ERASMUS+ Info 2015/2016

ERASMUS+ Info 2015/2016
Liebe Teilnehmer und Teilnehmerinnen des Erasmus+ Programms,
bitte lesen Sie nachstehende Informationen zu Ihrem Studienaufenthalt an einer
Erasmus+ Partnerhochschule gründlich durch und gehen Sie entsprechend vor.
I. Wichtige Formulare:
1. Grant Agreement und Immatrikulationsbescheinigung der HHN:
Bitte reichen Sie das ausgefüllte und unterschriebene Grant Agreement umgehend nach
Erhalt im Original beim International Office (IO) ein. Falls von uns im Grant Agreement
eingefügte Angaben (z. B. Ihre Adresse, abgeschlossene Studienjahre, etc.) nicht korrekt
sein sollten, bitten wir um unverzügliche Information, damit wir das Grant Agreement
entsprechend abändern und Ihnen neu zukommen lassen können.
Des Weiteren reichen Sie uns bitte die Imma des SS15 ein und führen im Juli bitte
schnellstmöglich die Rückmeldung für das kommende WS 15/16 an der HHN durch und
lassen uns dann ebenfalls eine Imma zukommen ([email protected]).
2. Certificate of Arrival
Das Certificate of Arrival lassen Sie bitte nach Ihrer Ankunft an der Partnerhochschule
(PHS) vom dortigen International Office ausfüllen und unterschreiben (mit Stempel) und
schicken Sie es per E-Mail an das IO der HHN zurück (an [email protected]).
3. Confirmation of Stay
Am Ende Ihres Erasmus+ Aufenthalts lassen Sie sich bitte zeitnah (d. h. das
Ausstellungsdatum und das Aufenthaltsenddatum dürfen max. 2 - 3 Tage voneinander
abweichen) das Confirmation of Stay-Formular von der PHS unterschreiben u. abstempeln
und lassen uns dieses unverzüglich nach Ihrem Auslandssemester im Original , d. h.
nicht per E-Mail oder Fax zukommen. Behalten Sie sich bitte eine Kopie der Bestätigung.
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Confirmation of Stay-Formular um ein Dokument
handelt, das wir für eine evtl. Überprüfung durch die EU aufbewahren müssen. Wir benötigen
das Formular daher im Original und ohne nachträgliche Korrekturen (insbesondere bzgl.
der Aufenthaltsdaten). Falls beim Ausfüllen des Formulars ein Fehler auftreten sollte, lassen
Sie sich das Formular bitte noch einmal neu ausstellen.
Das Certificate of Arrival-Formular und das Confirmation of Stay-Formular finden Sie auf
unserer Homepage zum Downloaden unter:
https://www.hs-heilbronn.de/3591836/05_erasmusprogramm
4. Änderungen Learning Agreement (LA)/Changes-Formular:
Falls Änderungen des LA notwendig sein sollten, wenden Sie sich bitte innerhalb von
zwei Wochen nach Ankunft an der PHS per Email an den Departmental Coordinator, der Ihr
ursprüngliches Learning Agreement unterschrieben hat und stimmen die notwendigen
Änderungen und die Anerkennung von Fächern mit ihm/ihr entsprechend per E-Mail ab.
Wichtig: Für das Erasmus+ Programm füllen Sie bitte zusätzlich das Changes-Formular
aus unter Angabe der Gründe, warum das LA geändert werden muss (z. B. Überschneidung
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von Kursen, Kurse werden nicht angeboten, etc.). Dieses Formular schicken Sie bitte an
[email protected] – bitte erst, nachdem Ihnen das O.K. des Departmental
Coordinators für diese Änderungen vorliegt.
Bewahren Sie den E-Mail-Verkehr mit den Änderungen gut auf. Sie benötigen diesen im
Anschluss an das Auslandsstudium für die Anerkennung der Noten (Sie müssen
den E-Mail-Verkehr zusammen mit dem Proof of Recognition, dem Antragsformular zur
Notenanrechnung und dem Zeugnis der Partnerhochschule (Transcript of Records) bei
Ihrem Prüfungsausschuss vorlegen).
Falls es notwendig sein sollte, dass Sie Ihr LA noch einmal komplett neu erstellen müssen
(sollten sich mehr Kurse ändern als bestehen bleiben), verwenden Sie bitte das aktualisierte
Formular, s. Unterlagen in dieser Mappe sowie unter https://www.hsheilbronn.de/3591836/05_erasmusprogramm eingestellt.
5. Erasmus+ Fragebogen der EU:
Nach der Einreichung des Confirmation of Stay-Formulars werden Sie von der EU eine EMail erhalten, in der Sie aufgefordert werden, einen Online-Fragebogen auszufüllen und
online abzusenden. Bitte beachten Sie, dass der Link zum Fragebogen personifiziert ist
und Sie diesen nur einmal erhalten (bitte auch im Spam-Ordner nachschauen). Füllen Sie
den Online-Fragebogen unverzüglich nach Erhalt der E-Mail aus – jedoch bis spätestens 4
Wochen nach dem Auslandsstudium.
6. Erfahrungsbericht
Bitte lassen Sie dem IO innerhalb von 4 Wochen nach der Studienmobilität im Ausland per
E-Mail einen Erfahrungsbericht (max. 3 DIN A4-Seiten - gern auch mit bis zu 4 Bildern im
Format jpg) zukommen ([email protected]). Die eingereichten
Erfahrungsberichte werden ggf. online veröffentlicht. Die Veröffentlichung kann auf Anfrage
des betreffenden Teilnehmers auch anonym erfolgen.
In diesem Bericht sollen folgende Punkte einbezogen werden:
• Vorbereitung (Planung, Organisation und Bewerbung bei der Gasthochschule)
• Unterkunft
• Studium an der Gasthochschule
• Alltag und Freizeit
• Fazit (beste und schlechteste Erfahrung)
II. Mobilitätszuschuss:
1. Die Auszahlung des Mobilitätszuschusses:
Bitte denken Sie daran, das IO per E-Mail zu informieren, falls sich Ihre
Bankverbindung oder Adresse ändern sollte, um Fehlbuchungen zu vermeiden.
Der im Grant Agreement vereinbarte Mobilitätszuschuss wird in zwei Raten
ausgezahlt:
Die 1. Rate (Großteil der Gesamtsumme) wird nach Eingang des unterschriebenen Grant
Agreements, der Imma zum WS 15/16 der HHN sowie dem Vorliegen des komplett
unterschriebenen Learning Agreements zu Beginn des Auslandsstudienaufenthalts
ausgezahlt.
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Die 2. Rate wird nach dem Ende des Auslandssemesters ausbezahlt - spätestens 45 Tage,
nachdem Sie den EU-Online-Fragebogen abgesendet haben.
Bitte beachten Sie:
Die Hochschule Heilbronn behält sich vor, den Mobilitätszuschuss ganz oder teilweise
zurückzufordern, falls die im Grant Agreement gemachten Vorgaben vom Studierenden nicht
eingehalten werden.
2. Höhe des Mobilitätszuschusses:
Die finanzielle Förderung von Erasmus+ Aufenthalten von Studierenden orientiert sich an
den unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in den Zielländern („Programmländer“).
Die HHN wird – basierend auf den Vorgaben durch die EU - für das Hochschuljahr 2015/16
erst noch Länderfördersätze für Studienaufenthalte (SMS) festlegen. Zu Ihrer Orientierung
finden Sie nachstehend die Länderfördersätze des aktuellen Akad. Jahres 14/15:
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Gruppe 1 (monatlich 270 Euro): Dänemark, Finnland, Frankreich, Großbritannien,
Irland, Italien, Liechtenstein, Norwegen, Österreich, Schweden.
Gruppe 2 (monatlich 210 Euro): Belgien, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg,
Niederlande, Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechien, Türkei, Zypern.
Gruppe 3 (monatlich 150 Euro): Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta,
ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Polen, Rumänien, Slowakei, Ungarn.
Wir gehen davon aus, dass die neuen Fördersätze ähnlich ausfallen werden.
Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen aus Budget-Gründen nicht für den gesamten
Mobilitätsaufenthalt eine finanzielle Förderung zukommen lassen können.
Im Grant Agreement sind die Fördertage eingetragen sowie der Gesamtzeitraum der
Erasmus+ Förderung, d. h. dieser Zeitraum beinhaltet auch Zero-Grant-Tage, also Tage
ohne Förderung. Der genaue Erasmus+ Förderzeitraum (inklusive Zero-Grant-Tage) wird im
Anschluss an den Studienaufenthalt im Ausland anhand des Confirmation of Stay-Formulars
festgelegt. Dies ist auch der Zeitraum, der für evtl. weitere Erasmus+ Mobilitäten im gleichen
Studienzyklus (Bachelor, Master) maßgeblich ist (ein Auslandsaufenthalt über Erasmus+ ist
max. 12 Monate pro Studienzyklus möglich).
Wir halten uns offen, ggf. weitere Tage Ihres Auslandsstudienaufenthalts (im Rahmen des
Erasmus+ Förderzeitraums) als Tage mit finanzieller Förderung anzusetzen - abhängig von
den zur Verfügung stehenden Förderrestmitteln für das akad. Jahr 2015/16. In diesem Falle
würden wir Sie im Sommer 2016 entsprechend informieren.
III. Sprachenförderung:
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Sprachkenntnisse in der jeweiligen Hauptunterrichtssprache im Gastland durch einen kostenfreien Online-Sprachtest zu überprüfen, welcher
von der EU bereitgestellt wird. Es finden zwei Tests statt: einer vor Beginn der Mobilität und
der zweite nach Beendigung des Aufenthalts. Der Test stellt kein Auswahlkriterium für die
Förderung im Programm Erasmus+ dar; er soll Ihnen und uns als Einstufungstest Ihres
Sprachniveaus und zum Erfassen ggf. erzielter Fortschritte dienen.
Uns steht außerdem ein Kontingent an Lizenzen für einen kostenlosen Online-Sprachkurs
in der Unterrichtssprache begleitend zur Mobilität zur Verfügung. Wir werden an einen
Großteil von Ihnen eine Lizenz weitergeben können. Die Teilnahme am Sprachkurs ist
freiwillig, wird aber von uns empfohlen.
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IV. Versicherungen
Sie verpflichten sich, selbst für ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen, da die
Teilnahme am Erasmus+ Programm mit keinerlei Versicherungsschutz verbunden ist.
Zwischen den gesetzlichen Krankenkassen der EU-Mitgliedsstaaten gibt es ein
Krankenversicherungsabkommen. Gesetzlich Versicherte können sich von ihrer
Krankenkasse eine European Health Insurance Card (EHIC) ausstellen lassen bzw. diese
befindet sich oft bereits auf der Rückseite Ihrer Krankenversicherungskarte.
Auf jeden Fall sollten Sie sich bei Ihrer Krankenkasse/Ihrer Versicherung über Ihren
Versicherungsschutz (Krankenversicherung, Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung)
während Ihres Studienaufenthaltes im Ausland informieren und ggf. eine Zusatzversicherung
abschließen, z. B. die Gruppenversicherung des DAAD (s. Grant Agreement).
V. Studiengebühren
An der Erasmus+ Partnerhochschule fallen keine Studiengebühren für Sie an.
VI. Zero-Grant-Studierende: (= Erasmus+ ohne finanzielle Förderung):
Zero-Grant-Studierende erhalten keinen Mobilitätszuschuss (da sie ein anderes Stipendium
erhalten). Zero-Grant-Studierende sind jedoch wie alle anderen Erasmus+ Studierenden
auch dazu verpflichtet, die kommunizierten Programmvorgaben zu erfüllen. Der durch das
Confirmation of Stay-Formular bestätigte Zeitraum gilt auch bei Zero-Grant-Studierenden als
Erasmus+ Förderzeitraum (ohne finanzielle Förderung) und wird auf weitere Erasmus+
Mobilitätszeiträume des gleichen Studienzyklus angerechnet.
VII. Nicht-Antritt bzw. frühzeitige Beendigung des Auslandsaufenthaltes:
Sollten Sie Ihren Auslandsaufenthalt nicht antreten bzw. frühzeitig abbrechen, sind Sie
verpflichtet, das IO umgehend darüber zu informieren. Bereits ausgezahlte Fördergelder
müssen in diesem Fall ggf. zurückgezahlt werden.
VIII. Noten:
Falls Sie Ihre Noten nach dem Auslandstudienaufenthalt von der Gasthochschule direkt
erhalten sollten, lassen Sie dem IO bitte eine Kopie zukommen. Falls das IO die Noten
erhalten sollte, werden Sie entsprechend per E-Mail informiert.
IX. Notenanerkennung:
Bitte wenden Sie sich zwecks Notenanerkennung an den Prüfungsausschuss Ihres
Studiengangs (den Ansprechpartner finden Sie auf der Homepage bei den Ansprechpartnern
Ihres Studiengangs unter „Prüfungsausschuss“). Bitte verwechseln Sie den Prüfungsausschuss nicht mit dem Prüfungsamt.
IB-Studierende finden die entsprechenden Infos und den Antrag auf Notenanerkennung
unter: https://www.hs-heilbronn.de/ib/outgoing, Punkt „Nach dem Auslandsstudium“ und
WV-Studierende unter: http://www.hs-heilbronn.de/2647042/03_ablauf_auslandsstudium
Alle anderen Studierenden klären bitte mit dem Auslandsbeauftragten der Fakultät bzw. dem
Prüfungsausschuss des Studiengangs in welcher Form ein Antrag auf Notenanerkennung
gestellt werden kann.
Der Prüfungsausschuss benötigt in jedem Fall Ihr Zeugnis von der Partnerhochschule
sowie den unterschriebenen Proof of Recognition bzw. bei Änderungen des Learning
Agreements zusätzlich den E-Mail-Verkehr mit den Absprachen zwischen dem
Studierenden und dem Departmental Coordinator bezüglich Kursänderungen und
Anrechnungsvereinbarungen.
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Die Umrechnungstabelle von ausländischen Noten in Noten der Hochschule Heilbronn
finden Sie unter:
https://www.hs-heilbronn.de/3097853/04_ausgleichbarkeit_und_anerkennung
Bei Fragen zur Umrechnung wenden Sie sich bitte an den Auslandsbeauftragten Ihrer
Fakultät bzw. den Prüfungsausschuss Ihres Studiengangs.
X. Ansprechpartner:
1. Ansprechpartner für fachbezogene Fragen (z. B. zum Learning Agreement):
Bitte wenden Sie sich an Ihren betreuenden Professor/Ihre betreuende Professorin bzw. falls
Sie WV-, IB- , MV- oder T1-Studierende/r sind, an die entsprechende Internationalisierungsreferentin Ihrer Fakultät.
Bitte beachten Sie auch, dass bestimmte Formulare nur von Ihrem Studiengang
ausgefüllt werden können, so z. B. beim Bafög-Antrag die Bestätigung über Fachinhalte
und deren Anerkennung oder auch die Bestätigung von Sprachkenntnissen. Wenden Sie
sich daher diesbezüglich direkt an Ihre Fakultät.
2. Ansprechpartner für den administrativen Ablauf des Auslandssemesters:
Das IO kann Ihnen allgemeine Bafög-Bescheinigungen für das Erasmus+ Semester
ausstellen.
Fragen zur Organisation/zum administrativen Ablauf Ihres Auslandsstudienaufenthalts
können Sie – sofern diese nicht durch diese Informationsblätter geklärt werden können gerne an das International Office stellen.
Kontakt im IO für das Erasmus+ Programm:
•
[email protected] (Achtung: gültig ab 1. Juli 2015)
Sämtliche für den Erasmus+ Austausch benötigten Formulare und Infos finden Sie
auch im Internet unter:
http://www.hs-heilbronn.de/studium_im_ausland Unterpunkt: Erasmus+ Programm
XI. Beantragung von Sondermitteln
Studierende mit Behinderung und Studierende mit Kind können zusätzliche Fördermittel
für den Erasmus+ Auslandsstudienaufenthalt beantragen. Bitte wenden Sie sich an das IO.
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XII: Beantragung eines Visums:
Ggf. kann es notwendig sein, ein Visum für das Auslandssemester zu beantragen, z. B. falls
Sie keine europäische Staatsangehörigkeit haben sollten. Bitte wenden Sie sich in diesem
Fall an das zuständige Konsulat und klären Sie die notwendigen Schritte frühzeitig ab.
XIII. Auftreten von Problemen
Falls es wider Erwarten zu Problemen in Zusammenhang mit dem Erasmus+ Auslandsstudienaufenthalt kommen sollte, kontaktieren Sie bitte das IO.
Hier noch einmal in aller Kürze Ihre „To-do-Liste“ (keine Gewähr auf Vollständigkeit)
Vor dem Auslandssemester:
• Falls noch nicht geschehen - das unterschriebene Erasmus+ Learning Agreement
beim IO einreichen
• eine Immatrikulationsbescheinigung für das aktuelle SS 15 beim IO einreichen
• Falls noch nicht geschehen – den Letter of Acceptance der Gasthochschule oder
alternativ die E-Mail der PHS mit der Zusage für das Auslandssemester beim IO
einreichen
• Grant Agreement im Original beim IO einreichen
• Ggf. Sondermittel beantragen (Behinderung, Kind)
• Versicherungsschutz abklären (Krankenversicherung, Unfall- und Haftpflichtvers.)
• Rückmeldung an der HHN vornehmen (ab Juli)
• Imma-Bescheinigung der HHN für das WS 15/16 beim IO einreichen
• Ggf. Visum beantragen
Zu Beginn des Auslandssemesters:
• Certificate of Arrival per E-Mail schicken
• Ggf. Änderungen des LA/die Anerkennung der Fächer mit dem Departmental
Coordinator abklären und diesbezüglichen E-Mail-Verkehr aufbewahren
• Nach Abklärung der Änderungen mit dem Departmental Coordinator dem IO das
ausgefüllte Changes-Formular zusenden
Nach dem Auslandssemester:
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Confirmation of Stay-Formular im Original beim IO einreichen (unverzüglich nach dem
Ende des Auslandsstudiums).
Erfahrungsbericht per E-Mail an [email protected] senden (innerhalb
von 4 Wochen nach dem Auslandsstudium).
Nach Erhalt eines entsprechenden Links der EU: Online-Fragebogen der EU
ausfüllen und absenden (innerhalb von 4 Wochen!).
Dem IO eine Notenkopie einreichen, falls Sie das Zeugnis direkt von der PHS
erhalten sollten
Notenanerkennung beim Prüfungsausschuss Ihrer Fakultät beantragen
Wir wünschen Ihnen einen spannenden und schönen Auslandsstudienaufenthalt!
Viele Grüße
Ihr Team des International Office
Sie finden uns im Internet unter: https://www.hs-heilbronn.de/internationales
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