Formvorschriften E-Mail

Herzlich Willkommen
zum bfd-Online-Seminar
Verständlicher Schriftverkehr
und korrekte E-Mails
Beate Schulz
Themen und Inhalte des bfd-Online-Seminares
Formvorschriften Schriftverkehr
Formvorschriften E-Mail
DIN 5008 auch für E-Mails
Schreibstil
Zusammenfassung und Richtlinie
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Schriftverkehr und E-Mails in der Kanzlei
Wie wichtig empfinden Sie eine
verständliche Sprache?
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Schriftverkehr
Durch die EDV wurde das Verfassen und Formatieren von Texten extrem
erleichtert, allerdings ist dadurch auch der Anspruch an die Korrespondenz
stark gestiegen
Jeder Brief ist eine Kontaktaufnahme zum Kunden und muss somit folgende
Kriterien erfüllen
absolut fehlerfrei / fleckenfrei
gestaltet nach den Regeln der DIN 5008
individuell und verständlich formuliert
persönliche Anrede / ansprechend formatiert
entsprechend dem CI der Kanzlei
Formvorschriften Schriftverkehr
DIN 5008 für Briefe
Die DIN-Vorschriften und die Vorstellungen bzw. der persönliche Geschmack
der Kanzleileitung lassen sich nicht immer in Einklang bringen
Gesamtbild sollte jedoch harmonisch, vollständig und in erster Linie gut lesbar
sein
Ein unbedingtes MUSS sind die folgenden Neuerungen der DIN 5008
Formvorschriften Schriftverkehr
DIN 5008 für Briefe
Adressfeld
keinerlei Hervorhebungen durch Fett und/oder Unterstreichungen evtl.
des Ortes bzw. des Empfängers
keine Leerzeilen im Anschriftenfeld auch nicht zwischen Straße und Ort
die Schriftgröße ist identisch mit der Schriftgröße des Textes
z. Hd oder z. HD bzw. zu Händen entfällt komplett, lediglich die Anrede
und der Name sind bei persönlichen Anschreiben anzugeben Beispiel:
PERSÖNLICH
PERSÖNLICH
Muster GmbH
Herrn Peter Müller
Herrn Peter Müller
Muster GmbH
Hierbei ist das Postrecht zu beachten!
Formvorschriften Schriftverkehr
DIN 5008 für Briefe
Bezugszeichen
Angabe der Telefon- und Telefaxnummer ohne Klammern, Schrägstrich
und Gliederung
Lediglich der Bindestrich für Nebenstellen
Beispiel: 0711 5627-10; 0160 8909876
Datum
Wahl zwischen nationaler 01.09.2012 und internationaler Schreibweise
2012-09-01 möglich
Alphanumerische Schreibweise gilt sowohl national als auch international
1. September 2012
Formvorschriften Schriftverkehr
DIN 5008 für Briefe
Betreff
Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben
Hervorhebung durch Fettschrift oder größere Schriftart
Briefanrede
Unbedingt persönlich
Bei Erstkontakt telefonisch Ansprechpartner erfragen
Vollständiger Name für Anschriftenfeld verwenden
Unnötiger Fehler, wenn im Anschriftenfeld der Name und in der Anrede
„sehr geehrte Damen ...“ verwendet wird
Formvorschriften Schriftverkehr
DIN 5008 für Briefe
Grußformel
individuell
und
wenn
möglich
abweichend
vom
Standard
„Mit freundlichen Grüßen“
Mögliche Alternative „Freundliche Grüße“
Kennen Sie den Empfänger bereits etwas besser können Sie
„Freundliche Grüße aus dem Süden“
...in den Norden“ oder verbunden mit
Wünschen zum Wochenende bzw.
zum Wochenstart oder den
Beginn/Ende eines Projektes senden
Das Verbinden der Grußformel mit dem Ende des letzten Satzes ist
veraltet und sollte nicht mehr angewendet werden
Formvorschriften E-Mail
Rechtssicherheit der E-Mail
E-Mail ist die unsicherste Form der Kommunikation
Weltweit kann mitgelesen oder verändert werden
Absenderangaben leicht manipulierbar
Nur sicher durch Verschlüsselungstechnik
Seit 2001 mit dem Signaturgesetz und der Signaturverordnung rechtliche
Grundlage zur rechtsverbindlichen Nutzung
Formvorschriften E-Mail
Einsatzmöglichkeiten der E-Mail
Informationen einholen / weitergeben / bestätigen
Termine vereinbaren
Aufträge erteilen
Zusammenfassung einer mündlichen bzw. telefonischen Unterredung
E-Mail eignet sich nicht für:
persönliche Kritik
Konflikte oder Diskussionen auszutragen
heikle oder komplexe Themen
vertrauliche Nachrichten
Formvorschriften E-Mail
wenn es wirklich dringend ist – dann geht es per Telefon immer schneller
Die schnelle und einfache Kommunikation verleitet zu
vorschnellen Antworten / unvollständigen Antworten
Antworten nur in Stichpunkten
Weglassen der Anrede / unangemessene Anrede
Verwenden von Abkürzungen / Einfügen von Symbolen
Weglassen der Grußformel / Vergessene Anhänge
Rechtschreib- und Tippfehlern
Formvorschriften E-Mail
DIN 5008 für E-Mails
Aussagekräftiger Betreff
Richtige Anrede
Inhalt
Korrekte Schriftsprache
Auf umgangssprachliche Füllwörter und auf mehrfache Satzzeichen ist zu
verzichten.
Beispiel: „Wie konnte das passieren?“ hat eine andere Botschaft als „Wie
konnte das passieren?!?“
Verzicht
auf
Abkürzungen,
diese
sind
unhöflich
Beispiel: (mfg, z. K., 4u, vlg, WE, uawg)
Formvorschriften E-Mail
Nicht den kompletten Text zitieren und auch nicht den Originaltext mit
den Antworten „zerschießen“ und zwischen den Text einfügen
Inhalt einer E-Mail kurz halten. Lange Briefe sind in einem kleinen
Fenster an einem kleinen Monitor schlecht lesbar.
Bei notwendigem längeren Text kann dieser nach der umgekehrten
Nachrichtenpyramide aufgebaut werden, also das Wichtigste zuerst
Keine endlosen Texte aus vorangegangenen Mails unterhalb der Mail
stehen lassen
Auf den Umgangston achten – Vorsicht Imageschaden
PS: E-Mails sind in Deutschland weiblich. Es handelt sich um die elektronische
Post. Richtige Schreibweise: E-Mail
Formvorschriften E-Mail
Absenderdaten/Signatur
Vollständige Adressdaten der Kanzlei als Absender
Automatische Signatur mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
International GERMANY und +49 einfügen
Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen ebenso wie auf Briefpapier, Beispiel
GmbH:
Firmenname / Rechtsform
Sitz der Gesellschaft, Registergericht, HR-Nummer
alle Geschäftsführer
Formvorschriften E-Mail
Disclaimer
Diese E-Mail und etw aige Anhänge können vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Falls Sie nicht der
angegebene Empfänger sind oder falls diese E-Mail irrtümlich an Sie adressiert w urde, benachrichtigen Sie uns bitte in diesem Fall
sofort durch eine Antwort-E-Mail und löschen Sie die E-Mail nebst etw aigen Anlagen von Ihrem System. Ebenso dürfen Sie diese EMail oder ihre Anlagen nicht kopieren oder an Dritte w eitergeben. Vielen Dank. Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie die E-Mail
drucken.
AUREN OHG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft/Steuerberatungsgesellschaft Amtsgericht Stuttgart HRA 390331 Sitz Rottenburg
Anhänge
Nur bei Bedarf
Größe sollte 5 MB nicht übersteigen
Aus datenschutzrechtlichen Gründen Anhänge verschlüsseln, z. B. pdf-Datei
Rechtschreibprüfung
Die automatische Rechtschreibprüfung vor dem Versenden der Mail
aktivieren
Formvorschriften E-Mail
Weitere Tipps zur E-Mail
Häufig verwendete Adressen speichern und evtl. kanzleiweit zur Verfügung
stellen
Keine Prioritäten hinzufügen
Lesebestätigung sparsam verwenden
Rechtzeitig antworten zwischen 1 – 24 Stunden
Niemals „an alle“ antworten
Niemals wütend E-Mails schreiben
Leitfaden zu diesem Thema für die Kanzlei erstellen incl. des Themas
„Private E-Mail-Nutzung“
Schreibstil
Der Schreibstil der Kanzlei sollte mit dem übrigen Erscheinungsbild
übereinstimmen
Auf positive und verständliche Formulierungen achten und beachten
Beispiele für den Briefbeginn:
 Bezug nehmend auf Ihr Schreiben ...
 Ihr Schreiben / Ihre Anfrage ...
 In Beantwortung Ihrer Anfrage vom ...
 Ihre Frage vom ...
 In der Anlage finden Sie …
 Gerne senden wir Ihnen …
 Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme übersenden wir Ihnen ..
 Sie erhalten heute eine Kopie des Schreibens …
 Bezugnehmend auf unser Telefonat erhalten Sie
 Wie besprochen senden wir Ihnen …
Schreibstil
Beispiele für angenehmes Klima und unkomplizierte Wortwahl
 Wir haben nunmehr bei unserer Buchhaltung veranlasst, …
 Sie erhalten eine Gutschrift über …
 Aus unserem Vertrag geht doch eindeutig hervor …
 Bitte lesen Sie in unserem Vertrag nochmals Artikel …
 Wenn Ihnen unser Angebot zusagt, dann …
 Gefällt Ihnen unser Angebot?
 Wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir nicht …
 Wir können nicht …
 Wie Ihnen bereits mitgeteilt …
 Am 1. Oktober teilten wir Ihnen mit …
Schreibstil
Beispiele für Anweisungen
 Es wäre schön, wenn Sie die zur Erstellung notwendigen …
 Bitte senden Sie uns folgende Unterlagen …
 Eine persönliche Unterzeichnung Ihrerseits …
 Bitte unterzeichnen Sie an der gekennzeichneten Stelle.
 Sie sind gemäß § xy verpflichtet, die Unterlagen, die zur Ermittlung Ihrer
Einkünfte herangezogen wurden, 10 Jahre aufzubewahren.
 Bitte bewahren Sie die Geschäftsunterlagen 10 Jahre auf.
 Das Formular ist bis 15. Mai ausgefüllt und unterschrieben an uns
zurückzusenden.
 Bitte senden Sie uns das ausgefüllte und unterschriebene Formular bis
15. Mai zurück. Vielen Dank.
Schreibstil
Beispiele für ein Danke schön
Herzlichen Dank für Ihren Besuch
Danke für Ihren Auftrag und Ihr Vertrauen
Sie haben mir sehr geholfen – Danke schön dafür
Beispiele Briefschluss
Freundliche Grüße
Freundliche Grüße aus dem Süden
Sonnige Grüße
Einen guten Start in die Ferienzeit wünscht Ihnen
Ein paar schöne Stunden im Advent wünscht Ihnen
Bitte rufen Sie uns an, wenn Sie weitere Fragen haben
Schreibstil
Doppeldeutige und umständliche Wortwahl vermeiden auch bei E-Mails
Rückantwort / Rückäußerung
Unkosten
Abklären / Abändern
Zurückerinnern
Einzelne Details
Mit Ausnahme von
In den meisten Fällen
… höflichst um Ihr Verständnis bitten
Wir möchten uns bedanken / … möchten gratulieren
Grundsatz: Schreiben wie gesprochen wird!
Richtlinie
Wortwahl und Schreibstil tragen auch zum Gesamteindruck einer Kanzlei bei.
Somit ist dies ein wichtiger Punkt im Außenauftritt der Kanzlei.
Häufig wird dies von Mitarbeitern nicht beachtet bzw. unterschätzt. Mit Hilfe
von Vorlagen für Anschreiben an den Kunden kann die Kanzleileitung ihre
Mitarbeiter optimal unterstützen.
Nachteilig wird es für die Kanzlei, wenn der Kunde seine Berater nicht
versteht, da zu fachlich oder zu kompliziert formuliert wurde.
Der Umgang mit E-Mails wurde in vielen Kanzleien nicht definiert bzw. die
Handhabung wurde dem einzelnen Mitarbeiter überlassen.
Als mögliche Hilfestellung für Ihre individuelle Richtlinie können Sie sich zu
diesem Seminar eine Richtlinie zum Thema „E-Mail“ herunterladen.
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
AUREN
Wirtschaftsprüfung - Steuerberatung
Rechtsberatung - Consulting
BEATE SCHULZ
Theodor-Heuss-Straße 9; 70174 Stuttgart
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Tel. 0711 997868-10; Fax 0711 997868-29
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