OfficeMaster 3 Arbeitsplatz

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OfficeMaster 3
Arbeitsplatz
OfficeMaster ist Copyright © 2008 von Ferrari electronic AG. Alle Rechte vorbehalten.
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Herausgeber: Ferrari electronic AG
Ruhlsdorfer Str. 138
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www.officemaster.de
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+49 (3328) 455 90
Fax:
+49 (3328) 455 960
E-Mail: [email protected]
Autoren: Dr. Hartmut Fetzer, Ralf Jänike, Bert Mittelstedt, Marko Riebe
Redaktion: Chris Helbing
Layout: Antje Binas
Druckdatum: 1. April 2008
3. aktualisierte Auflage
Vorwort
Vielen Dank für Ihr Vertrauen in die Produkte der Ferrari electronic AG
und Ihre Entscheidung für OfficeMaster.
Seit Anfang der 90‘er Jahre entwickelt unser Unternehmen professionelle
Kommunikationstechnologien für komplexe Netze. Unsere OfficeMasterProdukte bieten heute eine Vielzahl von Messaging Diensten, wie Fax,
SMS, Voice, CTI für den integrativen Einsatz in jeder IT Struktur.
In der Ihnen vorliegenden Version 3 von OfficeMaster sind die Messaging
Dienste in einem Produkt vereint. OfficeMaster 3 verfügt in jeder Produkt
Ausprägung über diesen Messaging Server, die neue Basistechnologie
der Ferrari electronic AG.
Wir hoffen, dass Sie mit unserem Produkt zufrieden sind und es Ihre Anforderungen bestens erfüllt. Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben,
freuen wir uns über Ihre E-Mail an [email protected].
Teltow, 1. April 2008
Die OfficeMaster-CD enthält das komplette Handbuch als PDFDatei mit Verknüpfungen nach Inhalt und Index. Ergänzungen
bzw. die aktuellste Version (vgl. Druckdatum im Impressum)
finden Sie im Internet unter www.officemaster.de. Eine Übersicht
der Handbuchänderungen befindet sich im Anhang.
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Willkommen zu OfficeMaster................................................................. 10
1.1 Funktionsumfang. ..................................................................................... 10
1.2 Hilfe bei Problemen................................................................................. 13
2 Installation.............................................................................................................. 16
2.1 Komplettinstallation unter Windows............................................ 16
2.2 Installation unter anderen Betriebssystemen. ..................... 20
2.3 Parameter für programmgesteuerte Modifikation............. 21
3 Fax und SMS......................................................................................................... 26
3.1 ferrariFAX32-Windowsdrucker........................................................ 26
3.1.1 Druckertreiber und Fax-Tray. ............................................................ 26
3.1.2 Serienfax................................................................................................... 29
3.2 ferrariFAX32-Bediensoftware........................................................... 32
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6
3.2.7
3.2.8
3.2.9
ferrariFAX32-Programm...................................................................... 32
ferrariFAX-Werkzeugleiste................................................................. 36
Senden...................................................................................................... 39
Empfang.................................................................................................... 47
Faxabruf (Fax-Polling) ........................................................................ 48
ferrariFAX-Journal................................................................................. 49
ferrariFAX-Archiv. .................................................................................. 58
ferrariFAX-Einstellungen..................................................................... 61
ferrariFAX-Buch...................................................................................... 71
3.3 ferrariFAX32-MAPI-Transport.......................................................... 78
Inhaltsverzeichnis
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
Konfiguration........................................................................................... 78
Fax-Versand............................................................................................ 86
Fax-Empfang........................................................................................... 88
SMS-Versand.......................................................................................... 89
SMS-Empfang. ....................................................................................... 89
3.4 Adressautomatik für Outlook............................................................ 91
3.5 Sendeoptionen für Outlook................................................................ 94
3.6 Faxversand mit OfficeMaster Flex............................................... 98
3.6.1
3.6.2
3.6.3
3.6.4
Druckertreiber und Fax-Tray. ............................................................ 99
Einstellungen......................................................................................... 100
Faxversand............................................................................................ 103
Arbeiten mit Adressbüchern. ........................................................... 108
4 CTI mit OfficeMaster Flex.........................................................................118
4.1 Übersicht........................................................................................................118
4.2 Installation.....................................................................................................119
4.3 Einstellungen. ............................................................................................ 120
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.3.6
Dialog „Verbindung“............................................................................ 121
Dialog „Eingehender Anruf“. ............................................................ 124
Dialog “Ausgehender Anruf”............................................................ 129
Dialog “Maus/Tastatur”. ..................................................................... 129
Dialog “Fenster“. .................................................................................. 131
Export und Import................................................................................ 137
4.4 Telefonieren mit OfficeMaster Flex............................................ 138
4.4.1 Hauptfenster.......................................................................................... 138
4.4.1.1 Menüleiste............................................................................................. 139
4.4.1.2 Symbolleisten........................................................................................ 147
4.4.1.3 Kontextmenüs........................................................................................ 160
Inhaltsverzeichnis
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
Statusfenster......................................................................................... 165
Ausgehende Rufe................................................................................ 166
Ankommende Rufe ............................................................................ 171
Telefonieren mit Outlook................................................................... 172
4.4.5.1 Einstellungen in Outlook........................................................................ 173
4.4.5.2 Anrufe entgegennehmen....................................................................... 179
4.4.6 Telefonieren mit Lotus Notes........................................................... 180
4.4.6.1 Ausgehende Rufe.................................................................................. 181
4.4.6.2 Ankommende Rufe................................................................................ 184
5 Voicemail (Anrufbeantworter). ............................................................ 188
5.1 Voice-Client für Store-Server......................................................... 188
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Login und benutzerspezifische Einstellungen........................... 188
Die Bedienfunktionen......................................................................... 191
Darstellung der Sprachnachrichten im Hauptfenster. ............ 192
Arbeiten mit Sprachnachrichten..................................................... 192
5.2 Voice-Add-In für Outlook................................................................... 194
5.2.1 Einstellungen in Outlook................................................................... 195
5.2.2 Das Arbeiten mit Sprachnachrichten............................................ 200
5.3 Voice-Client für Notes.......................................................................... 203
5.3.1 Einstellungen in Lotus Notes........................................................... 203
5.3.2 Arbeiten mit Sprachnachrichten..................................................... 204
6 Anhang..................................................................................................................... 208
6.1 Messaging Server Status.................................................................. 208
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
6.1.5
Monitoring am Messaging Server.................................................. 208
Administrationsbenutzer anlegen.................................................. 209
Installation auf Windows-Arbeitsplätzen..................................... 210
Job-Status...............................................................................................211
Komponenten-Status. ........................................................................ 212
Inhaltsverzeichnis
6.2 +Fax-Steuerbefehle.............................................................................. 214
6.3 Endbenutzer-Lizenzvereinbarung (EULA)........................... 218
6.4 Handbuchänderungen. ....................................................................... 224
Index............................................................................................................................... 228
1
OfficeMaster
1 Willkommen zu OfficeMaster
1.1 Funktionsumfang
Die Fax-, SMS- und Voicemail-Funktion von OfficeMaster kann von den
Anwendern größtenteils durch alleinige serverseitige Installation genutzt
werden. Für die CTI-Funktion wird seitens des Anwenders OfficeMaster
Flex – das neue CTI-Arbeitsplatzprogramm benötigt. Daher wird jeder
OfficeMaster mit Arbeitsplatzsoftware ausgeliefert, die das für CTI notwendige Arbeitsplatzprogramm (OfficeMaster Flex) sowie Zusatzkomponenten für die Fax-, SMS- und Voicemail-Funktion von OfficeMaster
installiert. Durch den Funktionalitäts-Mix ist die Nutzung der Arbeitsplatzsoftware auf jedem Arbeitsplatz empfehlenswert; unabhängig davon, ob
OfficeMaster für Exchange, Notes, SMTP oder SAP eingesetzt wird.
Die Arbeitsplatzsoftware umfasst folgende Teilprogramme:
OfficeMaster Flex
Arbeitsplatzprogramm für CTI (und Voicemail, falls Voicemails statt in
einem E-Mail-Server im OfficeMaster Messaging Server gespeichert
werden sollen). Ab Version 3.1 von OfficeMaster enthält OfficeMaster
Flex einen Versendedialog für Faxe.
ferrariFAX-Windowsdruckertreiber
Ab Version 3.1 von OfficeMaster gibt es den Windows-Druckertreiber für
32-Bit und 64-Bit Betriebssysteme. In die Liste der Drucker werden sie
standardmäßig bei der Installation als ferrariFAX32 bzw. als ferrariFAX64
aufgenommen. Der Fax-Druckertreiber für Microsoft Windows übergibt
die gedruckten Daten wahlweise an
• ferrariFAX32-Bediensoftware
• MAPI-fähige Mail-Programme (Microsoft Outlook 97 bis 2007,
Outlook Express und Notes 6)
• Lotus Notes (per C-API von Notes)
• OfficeMaster Flex mit Faxversendedialog
10
ferrariFAX32-Bediensoftware
Proprietäre Bediensoftware für die direkte Kommunikation mit dem
FSRV-Server
ferrariFAX32-MAPI-Transport für Outlook
ferrariFAX-MAPI-Transport für Microsoft Outlook zur direkten Kommuni
kation mit dem FSRV-Server
Fax- und SMS-Adressautomatik für Outlook
Adressautomatik für Microsoft Outlook zur automatischen Erkennung
von Faxnummern als gültige Mail-Adressen in Verbindung mit
• FSRV-Server via ferrariFAX32-MAPI-Transport
• Fax-Connector via Exchange-Server
• Mail-Gateway via Mail-Server
Fax- und SMS-Sendeoptionen für Outlook
Client Extension für Microsoft Outlook und COM-Add-In für Microsoft
Word zur Kommunikation mit dem Fax-Connector über den ExchangeServer
Voice-Add-In für Outlook
Voice-Add-In für Microsoft Outlook zur Kommunikation mit dem Exchange-Connector MSX2KGate (bzw. MSX2KVoice bis Version 3.0 von
OfficeMaster)
Messaging Server Status
Programm für Key-User zum Monitoren des Messaging Servers (Komponenten- und Job-Status)
In Abhängigkeit von den jeweils vorhandenen OfficeMaster Produkten
werden nur einzelne Arbeitsplatzkomponenten benötigt. Die folgende
Tabelle gibt einen Überblick über die OfficeMaster-Arbeitsplatz-Komponenten und ihre Installation durch das Installationspaket:
11
ArbeitsplatzKomponente
OfficeMaster-Arbeitsplatz für…
Exchange
Notes
SMTP
(FSRV)
X
X
X
X
(für Mail)
X
(für Notes)
X
(für Fax)
-
-
X
ferrariFAX32-MAPI-Transport
-
-
X
Fax-/SMS-Adressautomatik für Outlook
X
-
X
Fax-/SMS-Sendeoptionen für Outlook
X
-
-
Voice-Add-In für Outlook
X
-
-
optional
optional
optional
OfficeMaster Flex
ferrariFAX32/64-Windowsdrucker
(OfficeMaster Flex-Tray)
12
1.2 Hilfe bei Problemen
Sollten Sie auf Probleme stoßen, wenden Sie sich vertrauensvoll an die
Sie betreuende Partnerfirma der Ferrari electronic AG. Alternativ steht
Ihnen die Hotline der Ferrari electronic AG [email protected]
wie folgt zur Verfügung:
So hilft Ihnen unsere Hotline, wenn Sie Endkunde sind
Mit Erwerb unserer Produkte erhalten Sie einen vierwöchigen kostenfreien telefonischen Installationssupport durch unsere Hotline. Damit
Ihnen unsere Hotline helfen kann, müssen Sie Ihre Produkte bei uns
registrieren. Allen Produkten liegt dazu eine Registrierkarte bei. Sie
erhalten bei Registrierung eine Supportnummer, mit der Sie schriftlich
oder telefonisch Unterstützung von unserer Hotline anfordern können.
Sie haben eine garantierte Reaktionszeit innerhalb von 24 Stunden. Die
Supportnummer ist 4 Wochen gültig.
Nach Ablauf dieses Installationssupports ist die weitere Unterstützung
durch unsere Hotline kostenpflichtig. Sie können entweder ein auf zwei
Wochen begrenztes Supportticket bestellen oder mit Ferrari electronic
einen Supportvertrag abschließen.
•
Beim Supportticket haben Sie weiterhin eine garantierte Reaktionszeit
von 24 Stunden.
•
Beim Supportvertrag, der mindestens ein Jahr läuft, erhalten Sie
unseren Hotline-Premiumsupport (garantierte Reaktionszeit von 4
Stunden). Darüber hinaus stehen Ihnen im Rahmen des Supportvertrags Software-Updates, die sonst kostenpflichtig sind, kostenlos zur
Verfügung wenn Sie beim Abschluss des Vertrags den aktuellen Softwarestand einsetzen.
So hilft Ihnen unsere Hotline, wenn Sie Vertriebspartner/Wiederverkäufer sind
Wenn Sie als Vertriebspartner unsere Produkte bei Ihren Endkunden
installieren, erhalten Sie von uns einen kostenfreien telefonischen Installationssupport. Dazu müssen Sie als Wiederverkäufer bei uns registriert
sein (Wiederverkäufernachweis) und eine Supportnummer beantragen,
die sechs Monate gilt.
13
2
Installation
2 Installation
2 Installation
Die Installation der OfficeMaster-Arbeitsplatzsoftware ist abhängig vom
Betriebssystem.
• Unter Windows stehen die Programme Setup-OfficeMaster-Client.
exe für 32-Bit Betriebssysteme und Setup-OfficeMaster-Client64.exe
für 64-Bit Betriebssysteme zur Verfügung.
• Die Software für Linux basierte Clients wird entweder als rpm oder
als tar-Archiv zur Verfügung gestellt.
• Für das Apple Mac OS wird ein Disk Image bereitgestellt, das in das
gewünschte Programmverzeichnis kopiert werden muss.
2.1 Komplettinstallation unter Windows
Die verschiedenen OfficeMaster Produkte erfordern unterschiedliche
Ausprägungen der Arbeitsplatzsoftware. Es wird jedoch nur ein Installationsprogramm für die Arbeitsplatzsoftware (in den Varianten für 32-Bit
und 64-Bit) bereitgestellt. In diesem Installationsprogramm kann ausgewählt werden, für welche Nutzungsumgebung die Installation durchgeführt werden soll. Außerdem ist es möglich, Setup-OfficeMaster-Client.
exe durch die Angabe von Kommandozeilenparametern so zu modifizieren, dass nur die jeweils benötigten Programmteile installiert werden
und dass mit der Installation bereits spezifische Voreinstellungen, nach
Wunsch der Benutzer, getroffen werden. Dadurch wird vermieden, dass
die Benutzer administrative Einstellungen durchführen müssen.
Die Installation kann auf Windows XP, Windows 2003, Windows 2008
und Windows Vista erfolgen (Windows NT/2000 wird nicht mehr unterstützt). Sie wird als Installationspaket für die Version 3.1 von Windows
Installer ausgeliefert. Soll OfficeMaster-Arbeitsplatz auf einem Terminalserver installiert werden, muss sich der Administrator an der Konsole des
Servers anmelden und die Installation über Start > Systemsteuerung > Software > Neue Programme hinzufügen starten.
Das Installationsprogramm muss unbedingt unter einem Benutzerkonto
erfolgen, das über volle administrative Berechtigungen auf dem Computer verfügt.
16
2 Installation
▼ Hinweis! Das Installationsprogramm für 64-Bit Betriebssysteme installiert
automatisch den 64-Bit Druckertreiber. Alle anderen Komponenten der
Arbeitsplatz-Software werden als 32-Bit Anwendungen installiert und
laufen im 32-Bit Modus unter dem 64-Bit Betriebssystem.
Die Installation beginnt mit der Akzeptanz der Lizenzbedingungen. Die
Installation kann für alle Benutzer des Computers oder nur für den Benutzer, unter dessen Konto die Installation ausgeführt wird, erfolgen.
Die Auswahl der Systemumgebung richtet sich nach der Arbeitsplatzsoftware. Falls durch die Angabe entsprechender Kommandozeilenparameter die Systemauswahl nicht bereits vorgegeben wurde, ist
standardmäßig Exchange/Outlook voreingestellt.
17
2 Installation
Für die Systemumgebung wird folgende Auswahl alternativ angeboten:
► Exchange/Outlook
► Domino/Lotus Notes
► SMTP/Windows
► Alcatel
(In zukünftigen Versionen der Installationssoftware kann sich diese Liste ändern.)
Im nächsten Schritt erfolgt die Auswahl der OfficeMaster-Dienste, für
deren Nutzung die Arbeitsplatzsoftware eingerichtet werden soll. Auch
diese Auswahl kann durch entsprechende Kommandozeilenparameter
vorgegeben werden.
Für die Dienste wird folgende Auswahl angeboten:
► Fax und SMS
► CTI via OfficeMaster Flex
► Voicemail
► Administration
Die Auswahl Administration ermöglicht dem Benutzer eine Sicht auf den
Status der verschiedenen Serverprogramme, die an der Bearbeitung
eines Benutzerauftrages beteiligt sind. Da die Interpretation dieser Daten
ein tieferes technisches Verständnis der Abläufe voraussetzt, sollte sie
für den normalen Benutzer nicht eingerichtet werden.
18
2 Installation
Für welche Dienste die Arbeitsplatzsoftware eingerichtet werden soll,
hängt davon ab, welche Dienste im OfficeMaster Server eingerichtet
und lizenziert wurden.
► Erweiterte Anpassung von Anwendungen
Mit dem Kontrollkästchen Erweiterte Anpassung von Anwendungen wird
festgelegt, ob eine Standardinstallation oder eine benutzerorientierte
Installation ausgeführt werden soll.
Bei der benutzerorientierten Installation können Details der Installation
festgelegt werden, in dem die Voreinstellungen verändert werden. Wenn
z. B. in einer Exchange/Outlook-Umgebung Faxe grundsätzlich nur durch
Zentralkonvertierung auf dem Server erzeugt werden sollen, kann die
Einrichtung des ferrariFAX32-Druckers entfallen.
Grundsätzlich werden bei der Installation der Arbeitsplatzsoftware sämtliche Komponenten auf dem Arbeitsplatzrechner gespeichert. Es werden
jedoch nur für die im Installationsprozess ausgesuchten Komponenten
die erforderlichen Registry-Einträge und Programmverknüpfungen eingerichtet. Dadurch ist es jederzeit möglich, den Installationsvorgang zu
wiederholen und dabei Einstellungen zu ändern.
Die Standardinstallation richtet den OfficeMaster-Arbeitsplatz unter
%ProgramFiles%\FFUMS\ ein. Es können weitere Komponenten
in der benutzerdefinierten Installation aktiviert werden.
19
2 Installation
Für die Installation des Druckertreibers bei OfficeMaster-Arbeitsplatz
für Notes ist es ggf. notwendig, den Pfad und Namen zur Lotus Notes
Konfigurationsdatei notes.ini anzugeben.
Nachdem ggf. die benutzerorientierten Einstellungen durchgeführt
wurden, wird der Installationsvorgang über die Schaltfläche Installation
gestartet.
2.2 Installation unter anderen Betriebssystemen
▼ Hinweis! Der Freigabestand von OfficeMaster 3.1 enthält Client-Kom-
ponenten, die nur unter Windows installiert werden können. Jedoch sind
einige Komponenten wie z. B. OfficeMaster Flex betriebssystemunabhängig entwickelt worden, um sie auch unter Linux und Mac OS einsetzen zu
können. Mit Verfügbarkeit der Programme für andere Betriebssysteme,
wird die elektronische Version des Handbuches angepasst und ist über
http://www.ferrari-electronic.de/index.php?id=29&path=fileadmin/download/OfficeMaster3/Manuals einsehbar.
20
2 Installation
2.3 Parameter für programmgesteuerte
Modifikation
In der folgenden Tabelle sind die Parameter aufgeführt, die beim Aufruf
des Installationsprogramms als Kommandozeilenparameter angegeben werden können. Die gleichen Parameter können auch verwendet
werden, um im Rahmen einer automatisierten Softwareverteilung die
Installationssoftware mit Werkzeugen wie z. B. Orca anzupassen.
Folende Werte werden von OfficeMaster Flex, während das Programm
gestartet bzw. ausgeführt wird, ausgewertet:
Einstellbare Option
Standard mögliche
wert
Werte
Bedeutung
REG_DEFAULT_CFGSET
<leer>
<beliebig>
Quelle der Benutzerdaten
REG_DEFAULT_FMSNAME
<leer>
<beliebig>
TCP/IP Adresse bzw. ComputerName des Hauptservers
REG_DEFAULT_FMSPORT
3216
REG_DEFAULT_LISTEN
tcp/0
REG_ENABLE_FMSCFG
1
1|0
Sichtbarkeit der Eingabefelder für
Name und Port des Hauptservers
REG_ENABLE_FMSPORT
0
1|0
Sichtbarkeit des Eingabefeldes
für Port des Hauptservers
REG_ENABLE_CTI
1
1|0
Anzeige der Telefonie-Details
REG_ENABLE_OAD
1
1|0
Sichtbarkeit der OAD Anzeige
REG_ENABLE_VOICE
1
1|0
Einstellung der Voice-Parameter
REG_LOG_LEVEL
4
1|2|3|4|5
Detailsanzahl, die in Logdateien
geschrieben werden (1 bis 5,
wenig bis sehr viel).
<Port
nummer>
TCP/IP Port des Hauptservers
TCP/IP Port der benutzt wird,
tcp/<Port
um Aufträge und Nachrichten zu
nummer>
empfangen.
21
2 Installation
Standard mögliche
wert
Werte
Einstellbare Option
Bedeutung
REG_SHOW_NOICON
0
1|0
Anzeige des Tray-Icons
REG_SHOW_NOSPLASH
0
1|0
Splashscreenanzeige beim Start
und Beenden.
REG_CTI_AVAIL
0
1|0
Bereitstellen von CTI-Funktionen
REG_FAX_AVAIL
0
1|0
Bereitstellen von Faxfunktionen
REG_VOICE_AVAIL
0
1|0
Bereitstellen von Voicefunktionen
REG_DEFAULT_GRABMAX
20
Zahl
Maximallänge von Zeichenketten,
die als Rufnummer in komplexen
Texten interpretiert werden soll.
REG_DEFAULT_GRABMIN
6
Zahl
Minimallänge von Zeichenketten,
die als Rufnummer in komplexen
Texten interpretiert werden soll.
Folgende Werte werden durch den Installations-Assistenten ausgewertet
und legen fest, welche Programmfunktionen installiert werden:
Einstellbare Option
Standard
wert
mögliche
Werte
Bedeutung
Systemumgebung in der die InstallatiE, L, SW, A on erfolgen soll (E Exchange, L Lotus
Notes, SW SMTP/Windows, A Alcatel).
PRODUCT
E
SERVICE_FAX_SMS
1
1|<leer>
Legt fest, ob Kommunikationsdienste
für Fax und SMS installiert werden
sollen.
SERVICE_CTI
1
1|<leer>
für CTI installiert werden sollen.
SERVICE_VOICE
1
1|<leer>
für Voicemail installiert werden sollen.
22
2 Installation
Standard
wert
mögliche
Werte
SERVICE_ADMIN
<leer>
1|<leer>
Legt fest, ob Endanwender Adminsitrations-Programme installiert werden
sollen
CTI_NOTESEXT
1
1|<leer>
Legt fest, ob CTI-Erweiterung für Notes
installiert werden soll
CTI_OUTLEXT
1
1|<leer>
Legt fest, ob CTI-Erweiterung für Outlook installiert werden soll.
ADMIN_FFSRV
1
1|<leer>
Legt fest, ob Administrationsprogramm
für ferrariFAX-serverPro installiert wird.
ADMIN_FMSRV
1
1|<leer>
Legt fest, ob Status-Programm für
OfficeMaster Messaging Server installiert wird.
ADMIN_MSX
1
1|<leer>
Legt fest, ob MMC-Erweiterung für
Exchange-Connectoren installiert wird.
FAX_ADDRESS
1
1|<leer>
Legt fest, ob Faxadress-Automatisierung für Outlook installiert werden soll.
FAX_MAPI
1
1|<leer>
Legt fest, ob MAPI Erweiterung für Fax
installiert werden soll.
FAX_NOTESEXT
1
1|<leer>
Legt fest, ob Fax-Integration für Notes
installiert werden soll
FAX_NOTESSEND
1
1|<leer>
Legt fest, ob Fax-Erweiterung für Notes
installiert werden soll.
FAX_OUTLEXT
1
1|<leer>
Legt fest, ob Fax-Erweiterung für Outlook installiert werden soll
FAX_SAMPLES
1
1|<leer>
Legt fest, ob Beispiel-Dateien für Fax
installiert werden sollen.
VOICE_FLEX
1
1|<leer>
Legt fest, ob Voice-Integration in OfficeMaster Flex installiert wird.
VOICE_NOTESEXT
1
1|<leer>
Legt fest, ob Voice-Erweiterung für
Notes installiert werden soll.
VOICE_OUTLEXT
1
1|<leer>
Legt fest, ob Voice-Erweiterung für
Outlook installiert werden soll.
Einstellbare Option
Bedeutung
23
2 Installation
Die einstellbaren Optionen können über eine Kommandozeile direkt
übergeben werden:
■ Beispiel
Setup-OfficeMaster-Client.exe /v“
REG_DEFAULT_CFGSET=\“Exchange2003\“
REG_DEFAULT_FMSNAME=\“Messaging\“
SERVICE_VOICE=\“\““
▼ Hinweis! Handelt es sich bei dem Wert für einen Parameter um eine
Zeichenkette, muss dem öffnenden und dem schließenden Anführungszeichen ein „\“ (Backslash) vorangestellt werden.
Die Parameter können auch genutzt werden, um sie in der Tabelle Properties des Installationspaketes (msi) zu setzen. Dazu muss zunächst
Setup-OfficeMaster-Client.exe mit dem Kommandozeilenparameter /a
ausgeführt werden, um das zugehörige msi-Paket zu entpacken.
24
3
Fax
und
SMS
3 Fax und SMS
3 Fax und SMS
3.1 ferrariFAX32-Windowsdrucker
3.1.1 Druckertreiber und Fax-Tray
Die Installation von OfficeMaster-Arbeitsplatz bringt auf Wunsch den
Drucker ferrariFAX32 mit. Beliebige Windows-Anwendungen können
somit Dokumente lokal am Arbeitsplatz in ein faxfähiges Grafik-Format
konvertieren. Im Anschluss an den Druckvorgang wird das Dokument
mit dem für OfficeMaster genutzten Programm geöffnet, also mit der
ferrariFAX32-Bediensoftware, mit MAPI-fähigen Anwendungen (Outlook,
Outlook Express, Notes 6, Quickmail etc.) oder mit Lotus Notes. Welches
Programm hierfür genutzt wird, entscheidet Fax-Tray. Fax-Tray wird bei
Auswahl des ferrariFAX32-Windowsdruckertreibers mit installiert und
startet bei jeder Windows Anmeldung automatisch mit. Es befindet sich
in der Windows Taskleiste neben der Uhr als Magenta-farbenes F.
Im Kontextmenü (Rechts-Maus-Klick) von Fax-Tray wird gewählt, mit
welchem Programm das konvertierte Windowsdokument nach dem
Drucken geöffnet werden soll.
Die Wahl besteht zwischen Fax, Mail, Notes und FASK.
26
3 Fax und SMS
Tray-
das Dokument wird nach dem Drucken
Sinnvoll bei Einsatz von
Einstellung
geöffnet mit…
OfficeMaster für…
Fax
SMTP (mit FSRV)
Mail
konfiguriertem MAPI-Programm (Outlook,
Outlook Express, Notes 6 etc.)
SMTP (MAPI Transport),
Exchange, Notes
Notes
Lotus Notes per „ffaxnotessend.exe“
Notes
FASK
Rückgabeclient FASK
SMTP (mit FFUMS)
► Fax-Tray: Fax
Die Einstellung Fax bewirkt, dass gedruckte Dokumente im Anschluss
mit der ferrariFAX32-Bediensoftware (siehe Abschnitt 3.2) geöffnet werden. Dies ist für alle OfficeMaster für SMTP Installationen sinnvoll, die
mit der ferrariFAX32-Bediensoftware an statt mit dem ferrariFAX MAPI
Transport arbeiten (siehe Abschnitt 3.3).
► Fax-Tray: Mail
Gedruckte Dokumente werden mit dem am Arbeitsplatz konfigurierten
MAPI-Client geöffnet. Die Konfiguration des MAPI-Client erfolgt in den
Internetoptionen des Microsoft Internet Explorers (Rechts-Mausklick).
27
3 Fax und SMS
Die Einstellung Mail ist für OfficeMaster für SMTP (bei Einsatz des
ferrariFAX MAPI Transports; siehe Abschnitt 3.3), für Exchange und für
Notes sinnvoll.
► Fax-Tray: Notes
Die Einstellung Notes ist nur bei OfficeMaster für Notes funktionsfähig.
Sie ist besonders für ältere Versionen von Lotus Notes (vor Version 6)
notwendig, die über keine MAPI-Integration verfügen. Nach dem Drucken
wird das Programm ffaxnotessend.exe gestartet, welches das gedruckte
Dokument per Notes-CAPI an Lotus Notes übergibt und in der speziell
einzurichtenden Ansicht bzw. View (ffaxprint) öffnet. Mehr Details hierzu
befinden sich im Handbuch OfficeMaster 3 Administration.
► Fax-Tray: FASK
Die Einstellung FASK ist nur bei vorhandenem Rückfrageclient auswählbar. Sie übergibt das gedruckte Dokument an den Rückfrageclient FASK
des Linux-basierten OfficeMaster für SMTP.
28
3 Fax und SMS
3.1.2 Serienfax
Serienfax mit ferrariFAX32-Windowsdrucker und ferrariFAX32-Bediensoftware
Mit OfficeMaster können Serienbriefe als Faxe versendet werden. Mit
der Seriendruck-Funktion der Textverarbeitung wird ein Hauptdokument,
das den Serienbrief enthält, und eine Steuerdatei, die die Adressdaten
der Empfänger beinhaltet, erzeugt. Über den ferrariFAX32 als aktiven
Drucker wird in den Druckereigenschaften die Druckertreiberoption eingebettete Befehle interpretieren aktiviert.
Für jedes per Fax zu versendende Dokument muss dem ferrariFAX32Windowsdruckertreiber die entsprechende Faxnummer übergeben
werden. OfficeMaster sendet die Faxe automatisch nacheinander. Die
Faxnummer kann als Feld in die Steuerdatei aufgenommen werden, eine
Eingabe per Hand entfällt. Weitere Felder können wie üblich Anrede bzw.
Firma, Name etc. sein.
Beim üblichen Seriendruck über die Variablen der Steuerdatei wird für
jeden Datensatz ein gesonderter Ausdruck auf den Drucker ausgegeben. Der ferrariFAX32-Windowsdruckertreiber benötigt spezielle Informationen, um die einzelnen Sendedokumente voneinander zu trennen.
Diese werden als so genannte Steuerbefehle bzw. Textbefehle in den
Text des Hauptdokuments eingefügt. Die Steuerbefehle müssen auf der
ersten Seite (vorzugsweise ganz am Anfang) des Dokumentes stehen.
Der wichtigste Parameter für das Versenden von Serienfaxen ist die
Faxnummer des Empfängers. Zusätzlich sollte der Empfängername
übergeben werden, um den Vorgang in der ferrariFAX32-Bediensoftware,
im Outlook bzw. im Notes wieder zu finden. Abschnitt 6.2 enthält eine
Übersicht, welche Steuerbefehle vom ferrariFAX32-Windowsdruckertreiber unterstützt werden.
Eingabe von Textbefehlen
Mit Hilfe von Textbefehlen können Faxe aus Applikationen versendet
werden, ohne dass der Sende-Dialog des Fax-Programms (ferrariFAX32Bediensoftware, Microsoft Outlook, Lotus Notes) aufgerufen wird. Diese
Möglichkeit gilt für Serienfaxe und für das Versenden einzelner Faxe.
Der Textbefehl hat die Syntax @@+FAX:Faxnummer;Parameter@@ und
ist in der Schriftart Ferrari mit Schriftgröße 10 zu übergeben. Den Befehl
29
3 Fax und SMS
leiten zwei Klammeraffen ein (@@), gefolgt von einem Pluszeichen
(+), dem Schlüsselwort FAX (in großen Buchstaben geschrieben) und
einem Doppelpunkt ohne eingestreute Leerzeichen. In die Parameter
können Leerzeichen eingefügt werden, mehrere Parameter sind durch
Semikolon zu trennen. Der Befehl ist durch zwei Klammeraffen (@@)
abzuschließen. Im konvertierten Dokument werden alle Buchstaben in
der Schriftart Ferrari durch Leerzeichen ersetzt. Im konvertierten Dokument erscheinen die Steuerbefehle nicht.
▼ Hinweis! Die meisten textorientierten Anwendungen erlauben die Benut-
zung von Textbefehlen. Grafikorientierte Programme hingegen wandeln
Text meistens vor der Übergabe an den Druckertreiber in Grafik um. In
diesem Fall sind die Befehle für den Treiber nicht sichtbar und können
deshalb nicht benutzt werden.
Die in der Regel genutzte Syntax des Steuerbefehls zur Übergabe der
Faxnummer und des Empfängernamens lautet:
@@+FAX:faxnummer;Ename@@
■ Beispiel: @@+FAX:03328/455-960;EFerrari electronic@@
Das Fax wird an die Nummer 03328/455-960 gesendet und übergibt
als Empfängernamen Ferrari electronic an das Fax-Programm (ferrariFAX32-Bediensoftware, Microsoft Outlook, Lotus Notes).
▼ Hinweis! Die frühere Syntax des +Kommandos mit Anführungszeichen
anstatt der Klammeraffen wird aus Kompatibilitätsgründen weiter unterstützt.
Serienfax mit ferrariFAX32-Windowsdrucker und MAPI fähigen Anwendungen
Ist auf dem Rechner des Microsoft Outlook Benutzers der ferrariFAX32Windowsdruckertreiber installiert, kann die Faxnummer mit der Schreibweise
@@+FAX:[Prio]Faxnummer@@
direkt in ein Seriendokument geschrieben werden.
▼ Hinweis! Es ist darauf zu achten, dass die Einfügung in der Schriftart
„Ferrari“ erfolgt, weil die Windows-Druckertreiber aus allen anderen
Schriftarten Pixel erzeugen, die es dem nachfolgenden Faxdruckertreiber
unmöglich machen, eingebettete Befehle zu erkennen.
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3 Fax und SMS
Die Faxnummer kann als Steuerfeld einer Steuerdatei entnommen
werden.
Die optionale Angabe [Prio] kann entweder L (low), M (middle) oder H
(high) sein und legt die Priorität beim Senden fest.
Die optionale Angabe des Empfängernamens hinter dem Buchstaben E
erlaubt es, diesen Namen automatisch in ein Deckblatt zu übernehmen.
Zusätzlich kann mit dem Buchstaben S ein Text übergeben werden, der
in die Nachricht als Betreff (Subject) integriert wird.
@@+FAX:Faxnummer;EName;SBetreff@@
Der Seriendruck muss in diesem Fall auf einen Drucker erfolgen. Als
Drucker wird der Faxdruckertreiber ferrariFAX32 ausgewählt. Der Druckertreiber erkennt beim Umwandeln des Dokuments die eingefügten
Befehle und generiert die entsprechenden Faxaufträge daraus. Die
Befehle selbst werden in dem erzeugten Fax durch Leerzeichen ersetzt,
sind also für den Empfänger nicht sichtbar.
Serienfax per E-Mail
Soll das Serienfax auch an Empfänger geschickt werden, die per E-Mail
erreichbar sind, kann deren Adresse in der Schreibweise
@@+FAX:@E-Mail-Adresse@@
eingegeben werden. Bei der Angabe der E-Mail-Adresse werden zwei
Fälle unterschieden:
1. Der Empfänger ist im Outlook-Adressbuch eingetragen.
Die Angabe des Namens aus dem Adressbuch reicht aus:
@@+FAX:@Max Pumpe@@
2. Der Empfänger ist nicht im Outlook-Adressbuch eingetragen.
Es muss zusätzlich der Adresstyp angegeben werden, also:
@@+FAX:@SMTP:[email protected]@@
Auf diese Weise ist es möglich, Adressdateien als Steuerdatei zu benutzen, die sowohl Fax- als auch E-Mail-Adressen beinhalten.
Abschnitt 6.2 enthält eine Übersicht, welche Textbefehle vom ferrariFAX32-Windowsdruckertreiber unterstützt werden.
31
3 Fax und SMS
3.2 ferrariFAX32-Bediensoftware
Die ferrariFAX32-Bediensoftware ist nur bei OfficeMaster für SMTP mit
FSRV essentiell notwendig, da hier eine direkte Verbindung zum Faxserver vorhanden sein muss. Bei OfficeMaster für Exchange oder Notes
stehen die Kommunikationsdienste (Fax und SMS) über den Mailclient,
also über Outlook oder Lotus Notes, zur Verfügung. Die Bediensoftware findet bei OfficeMaster für Exchange und Notes eine sinnvolle
Anwendung bei Serienfax-Aktionen. Die Behandlung und Auswertung
der Statusmeldung bietet höheren Komfort als mit dem Mailclient. Für
OfficeMaster für SMTP mit FFUMS kann die Bediensoftware rein technisch nicht eingesetzt werden.
Als Alternative zur ferrariFAX32-Bediensoftware kann Microsoft Outlook
bei OfficeMaster für SMTP zur direkten Kommunikation mit dem Faxserver genutzt werden. Hierfür wird der Outlook ferrariFAX MAPI Transport
benötigt, der Bestandteil der Arbeitsplatz-Installation ist, jedoch nicht
standardmäßig installiert wird.
Die ferrariFAX32-Bediensoftware ist nach der Installation unter der
Programmgruppe OfficeMaster-Arbeitsplatz im Windows-Startmenü zu
finden.
3.2.1 ferrariFAX32-Programm
Das Programm ferrariFAX32 wird zur direkten Kommunikation mit dem
Faxserver genutzt. Beim ersten Start von ferrariFAX32 erfolgt unter
Angabe des ferrariFAX-Benutzerkontos und ggf. des Passwortes die
Identifizierung am Faxserver.
32
3 Fax und SMS
■ Im Beispiel
Benutzer STANDARD am Faxserver FFSERVER.
Standardmäßig speichert ferrariFAX32 dieses Login, um es beim
nächsten Start ohne Rückfrage erneut zu verwenden. Man kann nach
Programmstart dieses Verhalten ändern, um sich unter einem anderen
Benutzerkonto am Faxserver anzumelden.
Nach erfolgreicher Anmeldung am Faxserver, bietet ferrariFAX32 eine
Vielzahl von Funktionen zum Senden/Empfangen von Nachrichten, wie
Kurzfaxe, Kurznachrichten/SMS, vorbereitete Faxe.
Information über Nachrichten (Fax und SMS)
• Statusinformation über aktuelle Vorgänge am Faxserver
• Journal mit bisherigen Sendevorgängen (gespeichert auf FaxserverComputer)
• Archiv mit veralteten Vorgängen (gespeichert auf Arbeitsplatz-Computer)
Konfiguration
• Briefpapier für Sendeaufträge hinterlegen,
• Sendezeitpunkte definieren,
• Empfängernummern (Fax/SMS) in Faxbüchern pflegen
• Faxserver-Login,
• Benutzerpasswort etc.
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3 Fax und SMS
Menüleiste
Menüpunkt
Funktionen
Abschnitt
Datei
Tools zum Bearbeiten von Dateien in unterstützten
grafischen Formaten (PCX, DCX, …)
Empfangen
Bearbeitung empfangener Faxe,
Faxabruf-Vorgänge beauftragen
3.2.4
Journal
Verwaltung vergangener Vorgänge auf dem FaxserverComputer
3.2.6
Archiv
Verwaltung archivierter Vorgänge (auf dem ArbeitsplatzComputer oder auf einem File-Server)
3.2.7
Einstellungen
Einstellen von Briefpapier, Sendezeitpunkt, FaxserverLogin, Benutzerpasswort etc.
3.2.8
Faxbuch
Erstellen und Pflegen von Faxbüchern
3.2.9
Symbolleiste
Hier sind Funktionen zur schnellen Ausführung von Faxprozessen zusammengestellt. Verweilt der Mauszeiger auf einem Symbolfeld, wird
seine Funktion als Quickinfo bzw. Tooltip eingeblendet.
• Kurzfax: Aufruf eines im Programm integrierten Texteditors, um ein
Kurzfax zu erstellen.
• Fax: Aufruf zur Auswahl von gespeicherten Faxen (Faxgrafik- oder
ASCII-Dateien), die nochmals versandt werden sollen.
• Dateitransfer: Aufruf zur Auswahl von gespeicherten Dateien, die per
Dateitransfer nach T434 versendet werden sollen (diese Funktion ist
an den Einsatz spezieller Faxhardware gebunden, die den Standard
T434 unterstützt).
• Kurznachricht/SMS: Aufruf eines im Programm integrierten Texteditors, um eine Kurznachricht/SMS zu versenden.
• Verteilen: Verteilt empfangene Faxe, die keinem Empfänger zugeordnet werden konnten.
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3 Fax und SMS
• Abrufen: Aufruf der Polling-Funktion die erlaubt, Faxe von Faxabrufanbietern zu empfangen – kann auch über das Menü Empfangen
gestartet werden (diese Funktion ist an den Einsatz von Hardware
gebunden, die den Faxabruf unterstützt).
• Einstellungen: Aufruf des Konfigurationsdialoges – auch im Menü
Einstellungen
• STOPP: Bricht den im Statusfenster laufenden Sende-/ Empfangsvorgang ab
• 1…8: Status Karte X: Blendet den Status der gewählten Faxleitung
im Statusfenster ein. Der Status kann gezielt oder zyklisch (siehe
entsprechendes Kontrollkästchen) angezeigt werden.
• Darstellung umschalten: Blendet das Statusfenster ein bzw. aus
Statusfeld
Das Statusfeld informiert über aktuelle Sende- und Empfangsvorgänge
des angemeldeten Benutzers auf dem gewählten Faxkanal. Hier kann
man z. B. kontrollieren, welcher Sendeauftrag zur Zeit bearbeitet wird,
ob ein Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde oder vielleicht gerade
ein Fax empfangen wird. Sofern die eingesetzte Hardware es ermöglicht,
werden folgende Übertragungsinformationen im Einzelnen angezeigt:
• Benutzer: Anmeldeinformationen, unter welchem Benutzernamen
jemand an welchem Faxserver angemeldet ist.
• Auftrag: z. B. Senden Fax fein.
• Status: z. B. Warten auf Sendung. In dieser Zeile werden auch Fehlermeldungen angezeigt.
• Absender/Empfänger: Name von Absender und Empfänger des Vorganges.
• Faxnummer: Faxnummer des Empfängers bei Sendevorgängen,
Leer bei Empfangsvorgängen
• Kennung: Faxkennung der Gegenstelle des aktuellen Vorgangs.
• Verbindung: Übertragungsgeschwindigkeit (z. B. 9600 bps).
• Seiten: Anzahl der aktuell übertragenen Seiten.
• Dauer: Dauer des aktuellen Vorganges.
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3 Fax und SMS
• Wiederholungen: Anzahl getätigter Wahlwiederholungen bei Sendefehlern.
• Kommentar: Infos, die der Anwender dem Dokument mitgegeben
hat, wie z. B. winword-fax.doc (interessant für die Status-Auswertung
einer Serienfaxaktion).
• Unverteilte Einträge: Anzahl der Einträge, die keinem Benutzer zugeordnet werden können (nur sichtbar, wenn das angemeldete Benutzerkonto über das Recht Verteilen verfügt).
• Auto-Druck>>: Konfiguriert und aktiviert den automatischen Druck
von Nachrichten und Sendeberichten (Kontrollabschnitte).
3.2.2 ferrariFAX-Werkzeugleiste
Die Werkzeugleiste befindet sich als Verknüpfung im Startmenü unter
OfficeMaster > ferrariFAX32-Bediensoftware. Sie wurde
konzipiert, um jederzeit Zugriff auf den Faxserver zu ermöglichen. Über
optische und akustische Signale wird der Anwender über neue Vorgänge
informiert. Die Werkzeugleiste wird bei jeder Anmeldung am Arbeitsplatzcomputer automatisch mit geöffnet, wenn man die Programmverknüpfung in die Autostart-Gruppe von Windows kopiert.
Die Werkzeugleiste kann nicht mit der Tastatur bedient werden. Lediglich
das Aufrufen des Anpassungsmenüs und damit das Beenden der Leiste
ist möglich, indem über die Task-Leiste (Alt+Tab) auf die Werkzeugleiste
gewechselt und die Tastenkombination Alt+Leertaste betätigt wird.
Die Werkzeugleiste besteht aus einer Sammlung von Schaltflächen und
Anzeigen, deren Funktion und Anzahl über das Anpassungsmenü eingestellt werden kann. Wird der Mauszeiger ca. eine Sekunde auf einer
Schaltfläche belassen, ohne sie anzuklicken, erscheint ein Tooltip bzw.
Quickinfo mit einer Kurzbeschreibung der Schaltfläche.
►F
Die Schaltfläche F ruft ferrariFAX32 auf.
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3 Fax und SMS
► Verschieben
Standardmäßig liegt die Werkzeugleiste am oberen Bildschirmrand und
passt in die Titel-Leiste eines Vollbild-Fensters. Sie kann mit der Verschieben-Schaltfläche beliebig positioniert werden. Die zuletzt eingestellte Position wird bei einem Neustart der Werkzeugleiste wiederhergestellt.
Ist Immer sichtbar aktiv (Voreinstellung unter Schaltfläche Anpassen),
wird die Werkzeugleiste über allen anderen Fenstern eingeblendet.
► Anpassen
Durch Anklicken der Schaltfläche Anpassen kann man einen Dialog
aufrufen, in dem die Schaltflächen innerhalb der Werkzeugleiste beliebig verschoben, weitere hinzugefügt und vorhandene entfernt werden
können. Lediglich das Symbol Anpassen kann man nicht entfernen. Alle
Schaltflächen werden durch den Faxserver entsprechend den zugeordneten Berechtigungen frei gegeben. Wenn man beispielsweise keine
Sendeberechtigung hat, erscheinen die Felder Gesendet, Senden OK
und Senden Fehler nicht in der Leiste, auch wenn diese im Anpassungsdialog in die Leiste aufgenommen wurden.
Die mit Funktion0 bis Funktion9 bezeichneten Schaltflächen sind frei
belegbar, z. B. für den Aufruf beliebiger Programme oder zum Aktivieren
anderer als der vordefinierten Journalabfragen. Nachdem diese Funktio
nen in die Leiste aufgenommen wurden, kann ihnen über Bearbeiten
entweder ein Programmaufruf oder eine Journalabfrage zugeordnet
werden.
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3 Fax und SMS
Zur Zuordnung eines Programmaufrufs gibt man Programmnamen (ggf.
mit Pfad) und Parameter in das Feld Befehlszeile ein, oder man wählt
Durchsuchen um das Programm zu suchen. Zur Zuordnung einer Journalabfrage klickt man auf Abfrage und wählt die gewünschte Journaloder Archivabfrage aus. Die Befehlszeile für den ferrariFAX-Aufruf wird
dann automatisch erzeugt.
Mit Beenden unter der Schaltfläche Anpassen wird die Werkzeugleiste
geschlossen.
► Login
Mit der Funktion Login wird der schnelle Zugriff auf das Login-Fenster
realisiert. Die Werkzeugleiste zeigt den Namen des aktuellen Benutzers
und des gewählten Faxservers an.
► Zähler
Rechts von den Journal-Schaltflächen Empfangen, Gesendet, Senden
OK, und Senden Fehler wird ein Zähler eingeblendet, der die Zahl der
entsprechenden Vorgänge seit dem letzten Start des Faxservers angibt.
Der Zähler kann durch Betätigen der Schaltfläche zurückgesetzt werden
und blinkt bei Veränderungen. Falls in den Zählerfeldern ein Fragezeichen erscheint (Signal 4 x Piepton), ist der Kontakt zum Faxserver abgebrochen. Alle Schaltflächen der Werkzeugleiste, die auf Kommunikation
mit dem Server angewiesen sind, werden grau und sind nicht benutzbar.
In diesem Fall ist der Menüpunkt Verbindung unter der Schaltfläche
Anpassen verfügbar, mit dem man in den online-Betrieb zurückkehren
kann. Bei früheren Versionen geschah dies automatisch, führte jedoch
u. U. zu Behinderungen am Arbeitsplatz. Sollte die Wiederherstellung
des online-Betriebs nicht möglich sein, wird dies mit dem Signal 4 x
Piepton mitgeteilt.
Die Zähler-Felder für Journalvorgänge in der Werkzeugleiste blinken,
wenn sich seit dem letzten Aufruf etwas geändert hat. Wenn das Blinken
abgestellt, aber nicht das Journal aufgerufen werden soll, klickt man auf
das Feld (nicht auf die Schaltfläche).
Die Vorgangszähler werden zurückgesetzt, wenn die entsprechende
Schaltfläche betätigt wird. Wird das Journal über die normalen Menüfunktionen aufgerufen, wird der Zähler nicht zurückgesetzt. Wenn bereits
eine Abfrage geöffnet ist, muss diese nicht erst verlassen werden, um
38
3 Fax und SMS
sie zu aktualisieren. Drückt man noch einmal auf die zugehörige Schaltfläche, wird das angezeigte Journal erneut durchsucht.
► STOPP
Die Schaltfläche Stopp passt sich automatisch der Zahl der vorhandenen
Faxleitungen/-kanäle an (meistens zwei). Rechts dieser Schaltfläche(n)
wird der aktuelle Status eingeblendet. Dieser Status wird nur in dem
Intervall aktualisiert, welches im Anpassen-Dialog (unter auf Vorgänge
prüfen alle ... Sekunden) angegeben ist. Es ist sinnvoll, den Vorgang
aus dem Programmfenster von ferrariFAX32 heraus abzubrechen, da
dort die Details des Vorgangs erkennbar sind.
3.2.3 Senden
Mit der ferrariFAX32-Bediensoftware lassen sich folgende Dokumente
versenden:
• kurze Nachrichten (Kurzfax und SMS) und Dokumente, die entweder
im Fax-Dateiformat oder als ASCII-Datei gespeichert sind (Versand
mit ferrariFAX32)
• Faxe aus Windows-Anwendungen (Versand mit dem mitgelieferten
Windows Drucker ferrariFAX32)
Senden mit ferrariFAX32
Innerhalb von ferrariFAX32 kann man einem Empfänger ein Fax oder
ein Kurzfax schicken. Im Gegensatz zu einem Fax, das mehrere Seiten
lang sein kann, hat ein Kurzfax immer nur eine Seite. Der Versand eines
Kurzfaxes wird in folgenden Schritten beschrieben:
1. Programm ferrariFAX aufrufen.
2. Mit dem Symbol Kurzfax das Dialogfeld Kurzfax öffnen.
3. Mitteilung im Textfeld eingeben.
4. Mit Ok das Dialogfeld Empfänger öffnen.
5. Im Rahmen Empfänger die Faxnummer und ggf. den Namen des
Empfängers eintragen oder aus dem Faxbuch auswählen.
6. Mit Ok den Empfänger-Dialog schließen und den Sendevorgang
starten.
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3 Fax und SMS
7. Im Statusfeld des Hauptfensters kann man den Sendevorgang
nun mitverfolgen. ferrariFAX32 kann man hier beenden – die
Übertragung läuft trotzdem weiter.
Senden mit ferrariFAX32-Windowsdrucker
Das Faxen aus Windows-Programmen ist sehr komfortabel. Ein Dokument, das aktuell in einem Windows-Programm bearbeitet wurde, kann
sofort aus diesem Programm als Fax gesendet werden. Grundlage ist
der Windows Drucker ferrariFAX32. Das Fax wird über den Druck-Befehl
des jeweiligen Programms übertragen.
1. Programm öffnen, mit dem ein Fax erstellt werden soll, z. B.
Microsoft Word.
2. Schreiben und formatieren eines Faxes.
3. Das Dokument auf den Windows Drucker ferrariFAX32 drucken.
4. Das Dialogfeld Empfänger blendet automatisch ein.
5. Im Rahmen Empfänger die Faxnummer und ggf. den Namen des
Empfängers eintragen.
6. Vor dem Senden kann man das Fax mit Vorschau ansehen,
dann den Sendeauftrag bestätigen.
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3 Fax und SMS
7. Mit Ok den Empfänger-Dialog schließen und den Sendevorgang
starten.
8. Im Statusfeld des Hauptfensters kann man den Sendevorgang
nun mitverfolgen. ferrariFAX32 kann man hier beenden – die
Übertragung läuft trotzdem weiter.
Ist die Übertragung gestartet, soll aber gestoppt bzw. unterbrochen werden, betätigt man das STOPP-Symbol in ferrariFAX32. Gestoppt wird
die Übertragung auf dem Kanal bzw. der Leitung, die im Status aktuell
angezeigt wurde. Das direkte Stoppen eines(r) Kanals/Leitung ist auch
über die Werkzeugleiste möglich. Vorgänge auf Kanälen/Leitungen, die
von anderen Benutzern ausgelöst wurden, können nur von diesen bzw.
vom Manager abgebrochen werden.
Die Empfängereingabe
Bei manueller Eingabe des Empfängers wird im Dialogfeld Empfänger
die Fax-Nummer und der Name des Empfängers eingetragen.
Wurde ein Faxbuch als Datenquelle ausgewählt, kann man über Gruppen die Auswahl der in diesem Faxbuch gespeicherten Empfänger
eingrenzen. Die Einträge werden in der Liste Faxbuch angezeigt. Ist der
gewünschte Empfänger ausgewählt, werden die Daten automatisch als
41
3 Fax und SMS
Empfänger übertragen. Über die Schaltfläche Bearbeiten wird das Dialogfeld zur Faxbuchbearbeitung aufgerufen. Dort kann man den Eintrag
ändern bzw. einen neuen Empfänger speichern.
Neben den Standardeinstellungen Sofort und Heute Nacht gibt es hier
fünf weitere Zeitzonen, die der Anwender selbst definieren kann. Mit
TT.MM.JJ HH:MM kann die jeweilige Vorgabe individuell überschrieben
werden.
• Sofort bedeutet, dass das entsprechende Fax von der Faxkarte bearbeitet wird, sobald sie frei ist. Ein Auftrag zum sofortigen Versand,
kann mit und ohne Priorität abgesetzt werden. Wer hauptsächlich
zum Billigtarif senden will, kann sich Standardvorgaben für neue
Sendeaufträge entsprechend einstellen.
• Heute Nacht ist ein für Wochentag und Wochenende unterschiedlich zu definierender fester Sendezeitpunkt für den tarifgünstigsten
Nachtversand, üblicherweise 02.00 Uhr oder besser etwas versetzt
02.10 Uhr oder 02:15 Uhr, um Auftragshäufungen zu vermeiden.
Nachdem Empfänger und Sendezeitpunkt und ggf. die Auflösung festgelegt wurden, wählt man Hinzufügen, um den Auftrag in die Sendeliste
einzutragen oder Entfernen um einzelne Empfänger nachträglich zu
stornieren. Für jeden Eintrag in der Sendeliste wird angezeigt, ob dieses
Fax mit Standardauflösung (S) oder mit Feinauflösung (F) gesendet wird.
Die Einträge in der Sendeliste können über Ändern bearbeitet werden.
So können z. B. spezielle Übertragungsparameter bestimmt werden. Mit
OK wird der Sendevorgang gestartet.
▼ Hinweis! Die Faxnummer ist der einzige Sendeparameter, der zwingend
benötigt wird. Der schnellste Weg ein Fax ohne zusätzliche Einstellungen
zu senden, erfolgt über die Eingabe der Faxnummer bzw. die Auswahl
des Empfängers aus dem Faxbuch gefolgt von zwei mal „Enter“.
Deckblatt
Das Deckblatt ist ein Vorlaufblatt für ein Fax auf dem ein kurzes
Anschreiben an den Empfänger gerichtet und, falls gewünscht, das
Firmenlogo und eine Unterschrift platziert werden können. Die DeckblattFestlegungen aus dem Dialogfeld Empfänger gelten für alle Aufträge in
der Sendeliste. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Deckblatt einzustellen:
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3 Fax und SMS
1. Sind für das Deckblatt Standardeinstellungen festgelegt, markiert
man in der Sendeliste den Sendeauftrag und wählt im Gruppenfeld Deckblatt die Option Aktiv. (Zum Festlegen von Standard
werten für das Deckblatt siehe auch Abschnitt 3.2.8)
2. Sollen Einstellungen modifiziert werden und eventuell noch eine
kurze Mitteilung auf dem Deckblatt gesendet werden, wählt man
unter Deckblatt den Befehl Einrichten. Es erscheint das Dialogfeld Deckblatt:
► Logo
In der Dropdown-Liste ruft man über Auswahl das Dialogfeld DeckblattLogo auswählen auf. Vor dem Schließen des Dialogfeldes, kann man
über Anzeigen die ausgewählte Logo-Datei zur Kontrolle am Bildschirm
ansehen. Wählt man innerhalb der Dropdown-Liste die Option Inaktiv,
wird kein Logo auf dem Deckblatt abgebildet.
► Von/An
Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, erscheinen Absender und Empfänger explizit auf dem Deckblatt.
► Absender
Aus der Dropdown-Liste kann man einen anderen, als den voreingestellten, Absender auswählen oder einen neuen Absender in das Textfeld
eingeben.
► Text
Man kann dem Empfänger auf dem Deckblatt eine kurze Mitteilung
oder einige einleitende Sätze zukommen lassen. Dieser Text lässt sich
zusätzlich über die Menüleiste bearbeiten, indem z. B. Textbausteine für
Kundenbriefe geladen werden.
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3 Fax und SMS
► Unterschrift
Hier kann eine Unterschrift für das Deckblatt festgelegt werden. Wie
beim Logo kann man die Vorgabe modifizieren, indem in der UnterschriftAusklappbox über Auswahl der Dialog Deckblatt-Unterschrift auswählen
aufgerufen und dort die gewünschte Datei geladen wird.
► Inaktiv
Hiermit kann man das Deckblatt deaktivieren. Im Gegensatz zu Abbrechen bleiben dabei die aktuellen Deckblatt-Einstellungen für andere
Sendeaufträge gespeichert. Mit OK schaltet man in den Empfänger-Dialog zurück. Vor dem Senden kann man den Befehl Vorschau aktivieren,
um sich das Fax anzusehen.Über OK erfolgt der Versand oder man trifft
weitere Vorgaben für den Sendevorgang.
Zusätzliche Sendeparameter
Um ein Fax zu versenden, ist es nicht unbedingt notwendig, spezielle
Sendeparameter festzulegen. Die unten beschriebenen Optionen sind
hilfreich, wenn eine fehlerfreie Übertragung gewährleistet werden soll.
• Um einen Sendeauftrag zu bearbeiten, der noch nicht in die Sendeliste eingetragen ist, wählt man Details.
• Ist der Sendeauftrag bereits in die Sendeliste eingetragen, markiert
man den Eintrag und wählt Ändern.
In beiden Fällen gelangt man in das Dialogfeld Empfänger-Details:
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3 Fax und SMS
Neben Nummer und Sendezeitpunkt werden im Rahmen Deckblatt die
einzelnen Elemente des Vorlaufblattes angezeigt.
Der Rahmen Übertragungsparameter gibt Auskunft zu:
► Geschwindigkeit
Mit der Voreinstellung Auto wird die schnellste Geschwindigkeit benutzt, die von beiden Seiten beherrscht wird. Gibt es bei bestimmten
Empfängern Übertragungsprobleme, verringert man schrittweise die
Geschwindigkeit und beobachtet das Leitungsverhalten. Manchmal ist
es kostengünstiger, mit einer geringen Übertragungsgeschwindigkeit zu
arbeiten, dafür nicht ständige Abbrüche und Wiederholungen in Kauf
nehmen zu müssen. Die Auto-Vorgabe verwendet die maximale analoge
Übertragungsrate, also 14400 bps.
► Priorität:
Dieses Fax wird, bei mehreren erteilten Aufträgen, zuerst übermittelt.
► Feinauflösung
Bei Feinauflösung wird die doppelte Anzahl von Zeilen übertragen. Die
Qualität ist dadurch höher, die Übertragungszeit ist jedoch erheblich
länger und damit steigen auch die Übertragungskosten.
► ECM (Fehlerkorrektur)
Diese Funktion sollte, sofern sie zur Verfügung steht, immer aktiviert
sein. Arbeitet die Gegenstelle nach dem ECM-Übertragungsprotokoll,
erfolgt zwischen beiden Faxgeräten eine automatische Fehlerkorrektur
während des Sendevorgangs. Die Daten werden bei der Gegenstelle
erst dann gedruckt oder gespeichert, wenn der Empfang fehlerfrei ist.
Bestimmte Übertragungsgeschwindigkeiten und ECM sind abhängig von
der eingesetzten Hardware des Faxservers und werden deshalb nicht
in allen Installationen freigegeben.
► Kommentar
Der Kommentar dient als Orientierungshilfe, wenn man später im Journal
bzw. im Archiv diesen Sendeauftrag abfragt.
Sind alle erforderlichen Parameter festgelegt, wählt man Hinzufügen
bzw. Ändern. Die Bezeichnung dieser Schaltfläche variiert, je nachdem
ob im vorhergehenden Empfänger-Dialog ein Eintrag aus der Sendeliste ausgewählt wurde oder ob der Sendeauftrag noch in die Sendeliste
eingetragen werden muss.
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3 Fax und SMS
Ist der Empfänger noch nicht im Faxbuch eingetragen, kann man
seine Daten dort aufnehmen. Über ins Faxbuch wird das Dialogfeld
Faxbucheintrag bearbeiten aufgerufen und man kann die Angaben
vervollständigen. Mit Hinzufügen wird der Eintrag im Faxbuch abgelegt.
Die Empfänger-Daten sind nun in dem Faxbuch gespeichert, welches
im Empfänger-Dialog unter Faxbuchdatei ausgewählt wurde. Den Sendevorgang kann man starten, wenn man in das Dialogfeld Empfänger
zurückschaltet.
Rundsenden
Die Funktion Rundsenden wird ebenfalls aus dem Dialog Empfänger
heraus gestartet. Sie ist von Vorteil, wenn ein Fax an eine im Faxbuch
gespeicherte Empfängergruppe gesendet werden soll. Damit kann ferrariFAX, mehrere Faxbuch-Einträge auf einmal übernehmen und in die
Sendeliste einzutragen.
■ Beispiel
Bestimmen Sie zuerst den Sendezeitpunkt. Sie können zusätzlich
festlegen, ob das Fax an alle Empfänger mit Feinauflösung und/oder
inklusive Deckblatt gesendet werden soll. Dann wählen Sie ein Faxbuchverzeichnis aus und legen fest, an welche Empfänger-Gruppe das
Fax übermittelt werden soll. In der Auswahlliste Faxbuch werden nun
die Empfänger gelistet. Aktivieren Sie den Befehl Gruppe senden. Die
Einträge werden in die Sendeliste übernommen. Falls Sie das Fax an
eine weitere Gruppe übermitteln wollen, wiederholen Sie die bisher beschriebenen Schritte. Darüber hinaus können Sie noch einzelne Einträge
in der Sendeliste markieren und für diese über Ändern spezielle Parameter festlegen bzw. den Sendezeitpunkt ändern. Außerdem können
jetzt noch einzelne Empfänger aus der Sendeliste gelöscht bzw. dieser
hinzugefügt werden.
▼ Hinweis! Beim Anlegen von Faxbuchdateien ist zu berücksichtigen,
dass Faxbücher keine Datenbanken sind. Ein zu großer Umfang führt
zu zeitlichen Verzögerungen in der Bearbeitung von Sendeaufträgen.
Die Zahl der in einer angemessenen Zeit verwaltbaren Faxbuchdaten
hängt von der Kapazität des Rechners ab. Soll ein Fax an eine große
Empfängergruppe gesendet werden, empfiehlt es sich, in Zusammenhang
mit einer Datenbank die Sendelisten-Import-Funktion von ferrariFAX32
zu nutzen.
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3 Fax und SMS
3.2.4 Empfang
Empfangene Faxe kann man sich auf dem Bildschirm ansehen, als Grafik abspeichern und auf Wunsch ausdrucken. Eingehende Faxe werden
automatisch oder über den Befehl Verteilen des Menüs Empfangen an
den jeweiligen Benutzer weitergeleitet. Benutzer können sich nur die
Faxe ansehen, die für sie bestimmt sind.
In das Dialogfeld Journalabfrage kommt man im Menü Empfangen von
ferrariFAX32 über den Menübefehl Alle oder Neu. Hier wird eine Liste
der empfangenen Faxe angezeigt. Anhand des Datums und des Absenders kann man den gewünschten Eintrag auswählen und markieren.
Über das Symbol Anzeigen bzw. durch Doppelklick auf den markierten
Eintrag ruft man das Dialogfeld Anzeigen auf und sieht dort die Abbildung des empfangenen Faxes.
Empfangene Faxe verteilen
Faxe, deren Durchwahlnummer keinem Benutzer zugeordnet sind, gelten als unverteilt und müssen von dazu berechtigten Benutzern manuell
an die Empfänger weitergeleitet werden. Den Befehl Verteilen kann nur
derjenige aufrufen, der vom Systemverwalter als autorisierter Benutzer
in der Faxserver-Konfiguration eingetragen ist und der unter seinem
Benutzernamen angemeldet ist. In der Statusanzeige von ferrariFAX32
wird mitgeteilt, ob eingegangene Faxe zu verteilen sind.
Im unteren Bildschirmbereich der Statusanzeige ist z. B. die Meldung 2
noch nicht verteilte Eingänge zu sehen. Im Menü Empfangen ruft man
den Befehl Verteilen auf.
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3 Fax und SMS
Die weitere Verarbeitung wird mit den Menüsymbolen gesteuert. Die Bedeutung der einzelnen Symbole wird mit Tooltips bzw. Quickinfos unter
dem Mauszeiger eingeblendet, wenn dieser kurze Zeit auf dem Symbol
verweilt. Diese Befehle stehen auch als Kontextmenü (in der Regel über
rechten Maustaste) zur Verfügung.
Über den Befehl Weiterleiten an ... wählt man aus der Liste der Benutzer
den entsprechenden internen Empfänger aus. Soll eine Kopie dieses
Faxes im eigenen Journal ablegt werden, aktiviert man vorher Kopie
behalten.
Einen Ausdruck des Dokumentes erhält man über den Befehl Vorgang
drucken. Das Verteilen kann unterbrochen werden, wenn das Fenster
geschlossen wird. Die Einträge bleiben dabei bis zum nächsten Verteilen-Vorgang erhalten.
3.2.5 Faxabruf (Fax-Polling)
Bereitgestellte Faxe können von einer Gegenstelle per Abruf abgeholt
werden. Diesen Vorgang, mit dem Faxe empfangen werden können,
obwohl man selbst anruft, nennt man Polling. Voraussetzung dafür ist,
dass die Gegenstelle über die Pollingfunktion verfügt. Man kann mehrere
Empfangsabruf-Aufträge bestimmen. Diese werden in die Liste Abrufquellen eingetragen und dann zu den festgelegten Terminen automatisch
von ferrariFAX ausgeführt.
Zunächst legt man die Adresse für den Empfangsabruf fest. Dazu wird
die Faxnummer der Gegenstelle eingetragen, die man anrufen will. Der
Abruf lässt sich aus Kosten- oder anderen Gründen zeitversetzt starten.
Über ein Dropdown-Menü können verschiedene Abrufzeitpunkte ausgewählt oder eingetragen werden. Mit dem Befehl Hinzufügen wird der
Auftrag in die Liste Abrufquellen aufgenommen. Hier können nun weitere Abruf-Aufträge eingegeben werden. Bei Bedarf kann man einzelne
markierte Aufträge aus der Liste entfernen.
Die gewünschte(n) Empfangsabruf-Adresse(n) lassen sich auch aus
einem Faxbuch mit Faxbuchdatei auswählen. Die Einträge werden im
Listenfeld Faxbuch angezeigt. Markiert man einen Eintrag wird er über
Hinzufügen oder Doppelklick in die Liste Abrufquellen aufgenommen.
Über den Befehl [Bearbeiten] im Gruppenfeld Faxbuch kann man einen
noch nicht gespeicherten Empfänger in das Faxbuch eintragen (wie auch
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3 Fax und SMS
im Abschnitt 3.2.9 Empfänger ins Faxbuch eintragen beschrieben). Wird
der Abruf-Auftrag bestätigt, kann man nun in der Statusanzeige den
Vorgang mitverfolgen (falls als Abrufzeitpunkt sofort festgelegt wurde).
Journalabfrage empfangener Faxe
Zusätzlich zu den bisher beschriebenen Funktionen kann man aus dem
Menü Empfangen Journalabfragen eingegangener Faxe aufrufen. Zwei
Journalabfragen sind bereits voreingestellt: Alle und Neu.
• Über den Menübefehl Alle wird eine Abfrage aller bisher empfangenen Faxe aufgerufen.
• Mit dem Befehl Neu erhält man eine Journalanzeige aller seit der
letzten Abfrage eingegangenen Faxe.
Über diese Journalabfragen können empfangene Faxe auf verschiedene
Weise bearbeitet oder im Menü Journal selbst definiert werden. In diesem Fall erweitert sich das Empfangen-Menü um die entsprechenden
Befehle.
3.2.6 ferrariFAX-Journal
ferrariFAX32 stellt im Hauptmenü Journal Abfragen zur Verfügung, mit
denen das Faxserver-Journal abgefragt werden kann, ohne Angabe der
Kriterien nach denen das Journal durchsucht werden soll. Mit diesen
Abfragen erhält man folgende Übersichten:
• Aufträge: Überblick über Faxsendungen, die zum Senden oder zum
Abruf bereitgestellt wurden. Dient dem nachträglichen Stornieren von
Sendeaufträgen.
• Erledigt: Statusbericht über alle abgeschlossenen Sende- und Empfangsaktivitäten. Die Liste bleibt solange erhalten, bis die Einträge
gelöscht werden.
• Gesendet: Enthält alle Sendevorgänge als Untermenge des ErledigtJournals. Weitere Untermengen daraus sind Senden OK und Senden Fehler.
Wird ein Journal aufgerufen, wird eine Liste der im Journal abgelegten
Einträge erstellt, die eine Reihe von Funktionen bietet, mit denen die
einzelnen Einträge bearbeitet werden können.
49
3 Fax und SMS
► Journal unter speziellen Kriterien abfragen
Das Journal kann im Laufe der Zeit – je nach Faxaufkommen – recht
umfangreich werden. Man erhält bei der Abfrage des Journals einen
besseren Überblick, wenn man Kriterien (Abfrageparameter) vorgibt,
nach denen das Journal die Einträge listen soll. Damit ist eine gezielte
Vorauswahl unter allen vorhandenen Journaleinträgen möglich (Abfrage
im Menü Journal).
50
3 Fax und SMS
In den einzelnen Gruppenfeldern des Dialogfeldes stehen verschiedene
Optionen zur Verfügung, die eine Vorauswahl aus der Liste aller vorhandenen Einträge im Journal ermöglichen. In jedem Gruppenfeld können
mehrere Optionen gleichzeitig ausgewählt bzw. aktiviert werden.
► Auftrag
• Senden: gesendete Faxe
• Empfangen: empfangene Faxe
• Senden auf Abruf: für den Abruf bereitgestellte Faxe
• Empfangsabruf: von externen Faxgeräten abgerufene Faxe
► Art
• Fax: als Fax gesendete Dateien
• Dateitransfer: mit Hilfe der Faxkarte übertragene Dateien
• Kurznachricht:
• Audionachricht:
► Status
• OK: fehlerfrei übertragene Faxe/Dateien
• Fehler: fehlerhafte Übertragungen
• Wartend: wartende, d. h. zum Senden bereitstehende Faxe
► Nur Neue
• Nicht gesehen: zeigt alle noch nicht gesehenen Journaleinträge an
• Nicht gedruckt: zeigt alle noch nicht gedruckten Journaleinträge an
• Nicht gesichert: zeigt alle noch nicht gesicherten Journaleinträge an
► Sortierung
• Aufsteigend: Die Einträge werden in chronologischer Reihenfolge
angezeigt.
• Absteigend: Der zuletzt gesendete bzw. empfangene Eintrag soll
zuerst gelistet werden.
► Datum
• Alle: zeigt alle vorhandenen Einträge an
51
3 Fax und SMS
• Festes Datum: listet die Einträge eines bestimmten Zeitraumes (TT.
MM.JJ)
• Tage bis heute: listet die Einträge eines bestimmten Zeitraumes relativ zum heutigen Tag. In die Felder von und bis trägt man die Anzahl
von Tagen ein, die rückwirkend vom heutigen Tag gelistet werden
sollen.
■ Beispiel: von 2 bis 4 listet alle Journaleinträge, die zwei bis vier Tage
zurückliegen.
► Benutzer
steht nur dem Manager zur Verfügung
► Weitere Textfelder (Stern [*] als Platzhalter ist zulässig)
• Absender: alle Faxe, die vom hier eingetragenen Absender gesendet
wurden
• Empfänger: alle Faxe, die an den hier eingegebenen Empfänger
gesendet wurden
• Faxnummer: alle Faxe, die an die hier eingetragene Faxnummer
gesendet wurden
• Nachwahl: alle Faxe mit dieser Durchwahlnummer
• Kennung: alle gesendeten und empfangenen Faxe mit der hier eingegebenen Faxkennung
• Kommentar: alle Faxe, die mit diesem Kommentar versehen wurden
Soll das Journal anhand der aktuell festgelegten Kriterien häufiger
abgefragt werden, können diese Voreinstellungen gespeichert werden,
indem über den Befehl Menüzuordnung eine neue Journalabfrage definiert wird. Mit Abfragen kann die Liste der vorhandenen Journaleinträge
gemäß den Abfrageparametern aufgerufen werden. Im oberen Bereich
des Dialogfeldes ist die Liste der Journaleinträge zu sehen.
52
3 Fax und SMS
• Typ: empfangenes Fax (EF), gesendetes Fax (SF), empfangene
Daten (ED), gesendete Daten (SD)
• Absender/Empfänger: Absender bei Empfangsvorgängen, Empfänger bei Sendevorgängen oder Kommentar (falls konfiguriert)
• Seiten: Seitenzahl des Faxdokumentes
• Status: OK, Fehler, Wartet
• Datum und Uhrzeit: selbsterklärend
Markiert man einen einzelnen Eintrag in der Journalliste, werden rechts
die Sende- bzw. Empfangsdetails des Faxes angezeigt. Hier können
Einträge mit einem Kommentar versehen oder bereits vorhandene
Kommentare überschrieben werden. Der Kommentar wird auf Wunsch
in der Journalliste unter Absender/Empfänger angezeigt, wenn im Menü
Einstellungen > Programmoptionen von ferrariFAX32 die Option
Kommentar statt Absender/Empfänger anzeigen aktiviert wird.
Aus dem Dialogfeld Journalabfrage kann man eine Reihe weiterer Aktivitäten starten. Bei allen im Folgenden beschriebenen Funktionen ist stets
das Dialogfeld Journalabfrage der Ausgangspunkt. Welche Aktivität sich
hinter welcher Schaltfläche in der Werkzeugleiste verbirgt, erfährt man
durch die Quickinfo (Tooltip), wenn man mit dem Mauszeiger einige Zeit
über einer Schaltfläche stehen bleibt. Häufig benutzte Aktivitäten stehen
auch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zur Verfügung.
• Journal drucken: Druckt Sendeberichte aus (analog zu herkömmlichen Faxgeräten)
■ Detaillierter Sendebericht:
Journal: Abfrage <Temp>
05.03.04
11:51
Seite
1
---------------------------------------------------------------------------Auftragsart
Empfangene Kennung
Datum/Uhrzeit
Seiten
Status
Rufnummer
Dauer
Geschw
E Fax Fein +49 30 3942482
23.01.04
1
OK
DATA-Style GmbH
00:00:31
Erfolgt die Sendung von einer
ferrariFAX-Karte, erscheint hier
der Absender, der hinter „Von/
From“ auf dem Deckblatt steht.
9600 ECM
DATA-service GmbH.
Wurde beim Versenden der Empfängername angegeben, erscheint der Name
im Journal.
53
3 Fax und SMS
■ Sendebericht, der nur die wichtigsten Auftragsinformationen angibt:
Journal: Abfrage Gesendet
05.04.04
15:38
Seite
1
---------------------------------------------------------------------------Auftragsart Empfangene Kennung
Datum/Uhrzeit
Seiten
Status
Rufnummer
Dauer
Geschw
Absender
Empfänger
S Fax Fein +49 3328 4559 60
23.01.04
1
OK
i960
00:00:04
6400 ECM
Holger Schröder
Schröder.
Journal-Export
Journal-Export exportiert das Journal als ASCII Datei, um diese später
in andere Anwendungen zu importieren und auszuwerten
► Datei
Datei als Export-Ziel erstellen oder auswählen (mögliche Dateiformate:
DOS-ASCII und Windows-ANSI)
► Export
alle Einträge oder markierte Einträge exportieren
► Feldbegrenzung
alle oder nur Textfelder in Begrenzungszeichen einschließen
► Feldtrennung
Tabulator oder anderes Zeichen für Feldtrennung
► Feldreihenfolge
legt Feldreihenfolge (Spaltenanordnung) für den Export fest
54
3 Fax und SMS
Das Journal kann im Laufe der Zeit recht umfangreich und damit unübersichtlich werden. Der Umfang kann reduziert werden, indem man Einträge in sogenannte Archiv-Dateien auslagert. Beim Archivieren werden die
Informationen über die jeweiligen Sende- und Empfangsvorgänge und
– je nach Einstellung – auch Kopien der Originaldokumente gespeichert.
Diese Archiv-Daten können später im Archiv-Menü in gleicher Weise
wie im Journal abgefragt und bearbeitet werden. Markierte Einträge in
der Journalliste werden über das Symbol Vorgänge Archivieren ausgelagert.
► Archivierungsumfang
• Alles: …oder nur gezielte Infos
• Alle Dateien: nur Fax Dokumente, nur die per Datenübertragung
gesendeten Dateien oder alle Dateien
► Ursprungs-Eintrag löschen
löscht archivierte Dokumente vom Faxserver-Journal
► Archivdatei
Archivierungsziel angeben. Man wählt innerhalb der Dropdown-Liste
eine der vorhandenen Archivdateien aus oder richtet über den Befehl
Erstellen eine neue Archivdatei ein. Zur besseren Übersicht sollten
Archiv-Dateien in eigenen Verzeichnissen und ggf. auf einem anderen
Laufwerk angelegt werden. Ebenso ist ein Auslagern von Journaldaten
auf ein anderes Speichermedium denkbar.
55
3 Fax und SMS
Weitere Funktionen in der Journalabfrage
• Nochmal: Sendevorgang mit gleichen Sendeoptionen wiederholen
• Ändern: Sendevorgang mit geänderten Sendeoptionen wiederholen
• Weiterleiten: Faxe an andere Benutzer des Faxservers weiterleiten
• Drucken: Fax-Dokumente ausdrucken
• Anzeigen: Dokumentanzeige aufrufen (auch Doppelklick)
► Journalabfragen einrichten und ändern
Kriterien können gespeichert werden, nach denen Journaleinträge abgefragt werden. Damit werden feststehende Journalabfragen definiert,
welche die Einträge jedes Mal in der gewünschten Form listen (z. B. nur
die fehlerhaften Einträge). Dies hat den Vorteil, dass die Abfrageparameter nur einmal festlegt werden müssen, um später das Journal gezielt
abfragen zu können. Über das Menü Journal wird der Befehl Abfrage
bearbeiten aufgerufen.
Es erscheint eine Liste der bereits vorhandenen Journalabfragen.
Journalabfragen können auch aus den Menüs Empfangen und Archiv
aufgerufen werden. Unter Menü wird angezeigt, welchem Menü die
Abfrage zur Zeit zugeordnet ist.
► Beenden
selbsterklärend
► Löschen
löscht eine markierte Journalabfrage
► Ändern
bearbeitet die markierte Journalabfrage
56
3 Fax und SMS
► Neu
definiert eine neue Journalabfrage.
Abfragen werden analog zum Abschnitt Journal unter speziellen Kriterien abfragen definiert. Mit Menüzuordnung ordnet man der definierten
Journalabfrage einen Menüpunkt zu.
Hier wird festgelegt, aus welchem Menü die Journalabfrage in Zukunft
aufgerufen werden soll. Standardmäßig ist Journal aktiviert. Die Abfrage
kann auch dem Empfangen- oder Archiv-Menü zugeordnet werden.
Eine Zuordnung zum Empfangen-Menü ist sinnvoll, wenn die Abfrage
empfangene Faxe anzeigen soll. Eine Zuordnung zum Archiv bietet sich
an, wenn die Abfrage die Faxvorgänge eines bestimmten Zeitraumes
(etwa die letzten 14 Tage) listen soll und diese im Anschluss an die
Journalabfrage archiviert wird.
► Name
Bezeichnung für die neue Journalabfrage
► Auswahlzeichen
ferrariFAX vergibt automatisch eine Tastenkombination. Damit kann
später einfach durch Eingabe eines Buchstabens die Abfrage aus dem
jeweiligen Menü heraus gestartet werden. Die vorgegebene Tastenkombi
nation kann geändert werden.
57
3 Fax und SMS
► Tastenkombination
In dieses Feld kann man eine Tastenkombination eintragen (z. B.
[Strg]+T), mit der die neuen Abfragen aus dem Hauptfenster heraus
gestartet werden sollen, ohne dass das Zuordnungs-Menü offen ist. Für
die Tastenkombination können die Funktionstasten [Strg], [Alt] und [Shift]
und die Buchstabentasten genutzt werden.
► Einfügen nach
Listen der Journalabfragen, die im ausgewählten Menü bereits vorhanden sind. Der Eintrag, hinter dem der neu definierte Journalabruf im
Menü eingefügt werden soll, wird markiert. Wenn Abfrageparameter oder
Menüzuordnung vorhandener Journalabfragen geändert werden sollen,
markiert man die entsprechende Abfrage in der Liste des Dialogfeldes
Journalabfrage bearbeiten und wählt Ändern. Im nächsten Dialogfeld
können die Kriterien, wie im Abschnitt Journal unter speziellen Kriterien
abfragen beschrieben, neu definiert und über Menüzuordnung die Abfrage einem anderen Menü zugewiesen werden.
3.2.7 ferrariFAX-Archiv
Archiv-Dateien anlegen
Bevor man mit einer Archivierung von Journaldaten beginnt, sollten spezielle Archivierungsziele (Archiv-Dateien) klar sein. Die Archiv-Dateien
können auch innerhalb des Journal-Menüs anlegt werden. Je nach Umfang des Faxaufkommens kann es sinnvoll sein, über das Archiv-Menü
Archivierungsziele vorzugeben, die dann im Journal-Menü genutzt werden. Die Kriterien, nach denen das Archiv verwaltet wird, sind beliebig
und hängen von individuellen Erfordernissen ab. Journaleinträge können
in regelmäßigen Abständen, etwa monatlich, ausgelagert werden, so
dass Monatsdateien im Archiv angelegt sind. Ebenfalls denkbar ist eine
Unterscheidung nach gesendeten und empfangenen Faxen oder auch
Archivdateien, in denen Faxe einzelner Abteilungen oder bestimmter
Kunden abgelegt werden. Zur besseren Übersicht, Datensicherheit und
zum leichteren Sichern, sollten Archive möglichst in eigenen Verzeichnissen angelegt oder auf ein anderes Speichermedium ausgelagert
werden. Eine neue Archiv-Datei lässt sich über den Befehl Erstellen im
Menü Archiv anlegen.
58
3 Fax und SMS
In Dateiname wird der Name der neuen Datei eingetragen. Archiv-Dateien werden von ferrariFAX automatisch mit dem Format *.idx versehen.
Nach dem Bestätigen der Eingaben mit OK ist die neue Archiv-Datei
angelegt und die Journal-Daten können nun dahin auslagert werden.
Archiv-Dateien abfragen
Bei der Abfrage von Archiven gibt man Kriterien vor, nach denen die
Einträge gelistet werden sollen, trifft eine Vorauswahl unter archivierten
Einträgen, die in einer bestimmten Archivdatei abgelegt sind. Über den
Befehl Abfrage im Menü Archiv wird das Dialogfeld Archivabfrageparameter aufgerufen. Bevor man die Abfragedetails festlegt, gibt man das
Archiv an, das die gesuchten Einträge enthält. In allen anderen Gruppenund Eingabefeldern können die gleichen Vorgaben getroffen werden, wie
für die Abfrage des Journals (siehe Abschnitt 3.2.6).
59
3 Fax und SMS
Archivabfragen einrichten und ändern
Kriterien zur Abfrage des Archivs können gespeichert und damit feststehende Abfragen definiert werden. Über das Menü Abfrage > Abfrage bearbeiten erhält man eine Anzeige der bereits vorhandenen
Archivabfragen und deren Menüzuordnungen. In diesem Dialogfenster
sind die gleichen Funktionen ausführbar wie bei der Bearbeitung von
Journalabfragen (siehe Abschnitt 3.2.6).
Reorganisation des Archivs
Wie bei der Verwaltung des Journals sollte der Umfang der Archiv-Dateien nicht zu unübersichtlich werden. Archiveinträge, die nicht mehr
benötigt werden, sollten regelmäßig in der Archivabfrage gelöscht werden. Die Einträge werden programmintern mit einem Löschkennzeichen
versehen. Einträge sind endgültig gelöscht, wenn eine Reorganisation
dieser Archiv-Datei durchgeführt wurde. Zur Reorganisation wählt man
die Menüfolge Archiv > Reorganisieren und gelangt in das folgende Dialogfeld:
► Gelöschte Einträge wiederherstellen
Als gelöscht gekennzeichnete Archiv-Einträge können zurückgeholt
werden, wenn diese Option aktiviert ist.
▼ Hinweis! Ein Wiederherstellen der zu den Einträgen gehörigen Dateien
ist nicht möglich!
Ist diese Option deaktiviert, werden nach einer Reorganisation des
Archivs alle als gelöscht gekennzeichneten Einträge unwiderruflich aus
dem Archiv entfernt.
► Archivdatei
Angabe der Archivdatei, die reorganisiert werden soll.
► OK
Startet die Reorganisation.
60
3 Fax und SMS
3.2.8 ferrariFAX-Einstellungen
Im Menü Einstellungen von ferrariFAX32 kann die Bediensoftware den
individuellen Bedürfnissen angepasst werden.
Standardwerte
In der Karteikarte Standardwerte wird festgelegt, welches Faxbuch
und Deckblatt in den Dialogen von ferrariFAX32 vorgegeben werden
sollen.
► Deckblatt
• Von/An: De-/aktiviert die Angabe der Absender- und Empfänger-Info
auf dem Deckblatt bzw. Kurzfax
• Logo: Auswahl Logodatei für Deckblatt bzw. Kurzfax
• Absender: Auswahl bzw. Eingabe der Absender-Information
• Unterschrift: Auswahl der Unterschrift für Deckblatt bzw. Kurzfax
(PCX-Grafik)
► Senden
• Feinauflösung standardmäßig aktiviert: De-/aktiviert Feinauflösung
(doppelte Zeilen-Anzahl bei Übertragung)
61
3 Fax und SMS
• Schmalschrift standardmäßig aktiviert: Textdateien (ASCII-Dateien)
werden mit 132 statt – wie sonst üblich – mit 80 Zeichen pro Zeile
gesendet
• 64K-Verbindung standardmäßig anfordern: erfordert ferrariFAX
ISDN-Karten auf Sender- und Empfängerseite
Programmoptionen
Die Programmoptionen legen Dialogsprache, Hintergrundfarbe des
Faxprogramms, Einstellungen für das Login sowie das Dateiformat zur
Ansicht (für Faxviewer) fest.
▼ Hinweis! Die eingegebenen Änderungen der Sprache und der Farbe
erfordern einen Neustart von ferrariFAX32.
► Dialoge
• Sprache: Englisch oder Deutsch
• Hintergrund Grau: De-/aktiviert weißen Fensterhintergrund
► Login
• Automatisches Login mit letzten Daten: Benutzer- und Faxservername der letzten Anmeldung werden ohne Abfrage beim Neustart von
ferrariFAX32 benutzt.
• Login-Dialog letzte Benutzernamen vorgeben: De-/aktiviert die Vorgabe der letzten 6 Benutzernamen im Login-Dialog
• Login-Dialog letzte Servernamen vorgeben: De-/aktiviert die Vorgabe
der letzten 6 Faxservernamen im Login-Dialog
62
3 Fax und SMS
► Ansicht
Standard Dateiformat: DCX, SFF oder FFF
Auftragszeiten
Als Auftragszeiten können bis zu fünf Zeitzonen eingegeben werden,
wobei in jeder Zeitzone sowohl für Werktage als auch für Wochenenden
jeweils zwei Anfangs- und Endzeiten festgelegt werden können. Wenn
bei einem Massenversand bis zum Ende der ersten Zone nicht alles
gesendet werden konnte, kann er optional erst zu Beginn des nächsten
definierten Bereiches fortgesetzt werden (sog. Intervallzwang).
Die fünf Zeitzonen kann man frei definieren und bezeichnen. Dabei können für jede Zone jeweils zwei Zeitintervalle festgelegt werden, wobei der
Intervallzwang gesondert aktiviert werden kann. Intervallzwang bedeutet,
dass jeder Faxauftrag, der für diese Zeitzone aufgelegt wird, nur innerhalb der dort definierten Zeitintervalle abgewickelt werden darf.
63
3 Fax und SMS
■ Beispiel:
Die Zeitzone Serienfax mit den Zeitintervallen 21:00 - 23:59 und 02:00
- 05:00 für den Bereich Wochentag wird definiert. Am Dienstag startet
ein Massenfaxversand von 3.000 Faxen für die Zeitzone Serienfax.
Pünktlich um 21:00 Uhr wird der Faxversand gestartet und genauso
pünktlich um 0:00 Uhr angehalten. Alle Faxe, die bis dahin noch nicht
gesendet werden konnten, bleiben solange im Auftragsjournal, bis das
nächste Zeitintervall beginnt, also um 02:00 Uhr. Um 05:00 Uhr werden
dann alle bis dahin noch nicht erledigten Faxe für das nächste Intervall,
am Mittwoch um 21:00 Uhr, ins Auftragsjournal gestellt und so weiter.
Standardverzeichnisse
Für die tägliche Arbeit mit ferrariFAX32 empfehlen sich Standardverzeichnisse. ferrariFAX32 wechselt automatisch in das vorgegebene
Verzeichnis, sobald der entsprechende Datei-Auswahl-Dialog aufgerufen
wird. Ist die Auswahl für eine der unten stehenden Kategorien getroffen,
wird das aktuelle Verzeichnis angezeigt.
64
3 Fax und SMS
Druckertreiber
Über Druckertreiber wird fest gelegt, welche Vorlage (z. B. Formular,
Briefpapier etc.) beim Versenden von Faxen in den Hintergrund geladen
werden soll. Außerdem können wichtige Vorgaben für das befehlsgesteuerte Faxen direkt aus der Anwendung getroffen werden.
► Briefpapier:
• Inaktiv: De-/Aktiviert das ausgewählte Briefpapier
Auswahl: Auswahl der Briefpapierdatei für den Druckertreiber
• Letzte Seite wiederholen: Die letzte Seite des Briefpapiers wird für
alle weiteren Seiten des Faxes benutzt, wenn es mehr Seiten hat als
das Briefpapier. Die Option kann auch für einseitige Briefpapiervorlagen benutzt werden.
• Nur die erste Seite verwenden: In Abhängigkeit von der vorstehenden Option wird allen Seiten bzw. nur der ersten Seite des Faxes die
Seite 1 eines mehrseitigen Briefpapiers hinterlegt.
► Optionen
• Eingebettete Befehle interpretieren: Diese Option muss aktiviert sein,
wenn Faxe aus Anwenderprogrammen mit Hilfe von Textbefehlen
versendet werden sollen. Solche Befehle haben eine feste Syntax
und werden in der druckereigenen Schrift Ferrari Größe 10 auf der
ersten Seite eingefügt, die im generierten Fax nicht sichtbar ist.
65
3 Fax und SMS
▼ Hinweis! Die Schrift „Ferrari“ ist verfügbar, wenn die entsprechende
Schriftartkassette in den Druckereigenschaften-Geräteeinstellungen aktiv
ist und das Dokument auf den Drucker „ferrariFAX“ ausgerichtet ist.
• Vorschau für programmgesteuertes Senden: De-/Aktiviert Rückfrage
beim Drucken mit eingebetteten Befehlen
Journaloptionen
Für die verschiedenen vorbereiteten bzw. frei anlegbaren Journalübersichten können hier allgemeine Vorgaben für das Aussehen und die
Funktionalität getroffen werden.
► Warnungen
• Löschen von Einträgen bestätigen: De-/Aktiviert die Sicher
heitsabfrage beim Löschen von Journaleinträgen
• Warnung, wenn Journalaufbau abgebrochen wurde: De-/Aktiviert
Sicherheitshinweis wenn der Aufbau eines (umfangreichen) Journals
abgebrochen wurde.
► Darstellung
• Kommentar statt Absender/Empfänger anzeigen: De-/Aktiviert die
Anzeige der Kommentar-Information statt der Empfänger/AbsenderInfo in Journalen.
66
3 Fax und SMS
• Journal anzeigen während des Aufbaus: De-/Aktiviert die Anzeige
des Journals während des Aufbaus.
• farbliche Hervorhebung von unbearbeiteten Vorgängen: Unbearbeitete Vorgänge werden standardmäßig in roter Schrift angezeigt. Sie
können hier eine andere Farbe auswählen.
► Gebühreninformation
• Wert Gebühreneinheit: Sofern Gebühren von der Vermittlungsstelle
übermittelt werden, wird der errechnete Wert im Journal eingetragen,
0 zeigt die Gebührenimpulse an.
Automatischer Druck
Über die Karte Automatischer Druck kann veranlasst werden, dass
Kontrollabschnitte bzw. Faxe nach dem Senden und/oder Empfang
automatisch ausgedruckt werden.
► Drucken nach Senden; Drucken nach Empfang:
Legt fest, ob generell nach jedem Empfang und/oder jedem Senden
eines Faxes automatisch ein Ausdruck des Dokuments oder des Kontrollabschnitts (Sendebericht) initiiert werden soll.
67
3 Fax und SMS
► Drucker
• Drucker wechseln: zeigt an, welcher Drucker zur Zeit aktiv ist. Mit
Druckereinrichtung kann man andere Drucker auswählen.
• Skalieren auf Seitengröße: Ein Fax ist etwas breiter als eine DINA4-Standardseite mit den druckerabhängigen Randeinstellungen.
Um ein Fax trotzdem passend auszudrucken, muss es skaliert, d.
h. verkleinert werden. Ist diese Option deaktiviert, werden Faxe in
Originalgröße ausgedruckt und sind dann ggf. am rechten Rand abgeschnitten und/oder über mehrere Seiten verteilt.
Festlegungen zum automatischen Drucken von Dokumenten oder
Kontrollabschnitten können auch über den Befehl Auto-Druck>> von
ferrariFAX32 getroffen bzw. modifiziert werden. ferrariFAX32 wird um
das Gruppenfeld Automatischer Druck erweitert. In der Statusanzeige
erscheint eine Meldung über die Betriebsbereitschaft, z. B. Keine unbearbeiteten Einträge. Der Auto-Druck ist nur solange aktiv, wie das
Gruppenfeld Automatischer Druck geöffnet ist.
Login
Faxbenutzer können sich mehrmals gleichzeitig an verschiedenen
Faxservern anmelden. Sofern nicht automatisches Login voreingestellt
wurde, wird das nachfolgende Fenster beim Start von ferrariFAX32
geöffnet.
► Aktueller Benutzer
In diesem Rahmen stehen die Angaben des zuletzt angemeldeten Benutzers.
68
3 Fax und SMS
• Benutzername: Ist der eigene Benutzername nicht eingetragen, öffnet man die Liste und wählt dort den Benutzernamen aus oder gibt
ihn in die Textzeile neu ein.
• Passwort: Der Benutzer kann ein Passwort festlegen
Der Passwortschutz verhindert, dass nicht autorisierte Personen auf
die Journale bzw. Dokumente oder bestimmte Funktionen zugreifen
können. Die Eingabe des Zugangscodes in dieses Eingabefeld wird
am Bildschirm nicht klarsprachig sondern mit Sternen (*****) angezeigt. Nur der Systemverwalter kann ein Passwort löschen, wenn es
nicht mehr verfügbar sein sollte. Ein bekanntes Passwort kann der
Benutzer selbst ändern.
► Aktueller Server
Hier wird der Faxserver angezeigt, auf den das am Arbeitsplatz installierte Faxprogramm aktuell zugreift (z. B. FFSERVER).
• Server: Sind im Unternehmen mehrere Faxserver eingerichtet, kann
in der Auswahlliste der passende Faxserver markiert werden oder
die Bezeichnung des Servers in diese Zeile eingetragen werden.
• Protokoll: Je nach Art des Netzwerkes können verschiedene Netzwerkprotokolle zur Kommunikation zwischen dem Faxserver und
einem Faxbenutzer zur Verfügung stehen. Die Box zeigt diese zur
Auswahl an.
Rufweiterleitung
Mit dieser Funktion können eingegangene Faxe, an eine andere Faxnummer oder einen anderen Netzbenutzer weitergeleitet werden.
■ Beispiel:
Ein Außendienstmitarbeiter erwartet ein wichtiges Fax. Er muss einen
Termin beim Kunden wahrnehmen und ist in den nächsten Stunden an
seinem Arbeitsplatz nicht erreichbar. Über die Funktion Rufweiterleitung
kann er veranlassen, dass der Faxserver alle Faxe während seiner Abwesenheit an die Faxnummer des Kunden weiterleitet. Dabei wird eine
Kopie dieser Faxe im Journal des Faxprogramms abgelegt, so dass es
der Mitarbeiter auch an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung hat. Über den
Menübefehl Rufweiterleitung wird das folgende Dialogfeld aufgerufen:
69
3 Fax und SMS
► Benutzer
Hier wird der aktuell angemeldete Benutzer angezeigt.
• Ziel: Geben Sie die Faxnummer ein, an die ankommende Faxe weitergeleitet werden sollen.
• Von/Bis: Geben Sie in diese Zeilen die Dauer der Rufweiterleitung
(TT.MM.JJ) ein, oder öffnen Sie die Dropdown-Listenfelder und wählen dort unter den vorgegebenen Optionen.
► Faxbuch
Sie können das Ziel für die Rufweiterleitung auch aus einem Ihrer Faxbücher aussuchen.
• Faxbuchdatei: Wählen Sie das entsprechende Faxbuch aus.
• Gruppen: Über Gruppen können Sie die Auswahl der in diesem Faxbuch abgelegten Empfänger eingrenzen. Sie können außerdem über
die Option <<Netz-Intern>> eine Liste der internen Netzbenutzer aufrufen und einen dieser Benutzer für die Rufweiterleitung auswählen.
Wenn Sie die Rufweiterleitung wieder aufheben wollen, wählen Sie innerhalb des Dialogfeldes Rufweiterleitung den Befehl Inaktiv. Die in der
Textzeile Ziel eingetragene Faxnummer wird automatisch entfernt.
Passwort ändern
Dokumente können durch ein persönliches Passwort vor unbefugtem
Zugriff geschützt werden.
70
3 Fax und SMS
Das Passwort kann geändert werden, z. B. wenn es ein Zweiter kennt,
weil er in einem Ausnahmefall Zugang zu Faxen eines anderen Empfängers bekommen sollte.
▼ Hinweis! Diese Funktion erlaubt nur das Ändern des bestehenden Kennwortes. Sollte jemand sein Passwort vergessen haben, kann es nur der
Systemverwalter löschen.
Der persönliche Benutzername wird angezeigt. Zuerst wird das bisherige und dann das neue Passwort eingegeben. Zur Bestätigung wird
es noch einmal in die letzte Zeile eingetragen. Mit OK erhält es seine
Gültigkeit.
Ein Passwort darf maximal achtstellig sein. Die Eingabe wird am Bildschirm nicht klarsprachig sondern mit Sternchen (*****) angezeigt.
3.2.9 ferrariFAX-Buch
Faxbuch erstellen
Je Faxbuch können ca. 6000 Einträge abgelegt werden. Die Einträge
können in mehreren tausend Gruppen sortiert werden. Die Zeichenlänge
der Felder ist logisch begrenzt.
Um ein neues Faxbuch einzurichten, wählt man in ferrariFAX32 den
Befehl Erstellen aus dem Menü Faxbuch. Hier wird der gewünschte
Dateiname angegeben und das (Netzwerk-)Verzeichnis ausgewählt,
in dem das neue Faxbuch gespeichert werden soll. Im Menü Faxbuch
von ferrariFAX32 wird mit dem Befehl Auswahl ein bereits angelegtes
Faxbuch bearbeitet, um zum Beispiel neue Empfänger einzutragen oder
weitere Gruppen einzurichten. Hier können verschiedene Faxbücher vom
Arbeitsplatzcomputer und von Netzwerkservern über Laufwerk, Verzeichnis und Dateiname ausgewählt werden. Faxbuch-Dateien werden von
71
3 Fax und SMS
ferrariFAX automatisch mit der Dateiendung bk versehen. Wurde das
gesuchte Faxbuch schon einmal geladen, d. h. zur Bearbeitung aufgerufen, wird diese Datei im Faxbuch-Menü angezeigt und kann direkt von
dort aufgerufen werden.
► Personen
Anzeige aller in diesem Faxbuch gespeicherten Einträge. Die Bezeichnung Personen steht immer für Einzeleinträge, gleichgültig ob es sich
tatsächlich um einzelne Personen handelt oder um Firmen, Vereine und
ähnliches. Wird einer der Einträge in der Liste markiert, erscheint unter
Details der vollständige Datensatz. Ein markierter Eintrag kann mit den
Befehlen im unteren Teil dieses Dialogfeldes bearbeitet werden.
► Gruppen
wechselt das Anzeigekriterium zwischen Gruppen und Personen.
Empfänger ins Faxbuch eintragen
► Name
Name, unter dem der Teilnehmer im Faxbuch abgelegt wird
► Empfänger An/To
Name der im Empfänger An/To- Feld auf dem Deckblatt bzw. Kurzfax
angezeigt wird
► Fax
Faxnummer für den Eintrag (Bindestriche, Leerzeichen, Schrägstriche
und Klammern sind zulässig)
72
3 Fax und SMS
► Telefon/SMS
Telefonnummer für den Eintrag (zur Info und für SMS)
► Bemerkungen
Kommentar oder Stichwort zu diesem Eintrag (zur Info)
► Optionen
• Geschwindigkeit: maximale Übertragungsgeschwindigkeit (Bit pro
Sekunde) für Faxe an diesen Empfänger
• ECM (Fehlerkorrektur): De-/Aktiviert ECM (Fehlerkorrektur) für diesen Empfänger
▼ Hinweis! Jeder einzelne Eintrag muss zunächst mit „Hinzufügen“ ab-
geschlossen werden, damit die eingegebenen Daten von „ferrariFAX32“
gespeichert werden können. Erst dann wird das Dialogfeld beendet, ohne
dass die aktuellen Eingaben verloren gehen.
Neue Gruppen einrichten
Ist das Faxbuch geöffnet, kann über den Button Gruppen vom Erfassen
einzelner Personeneinträge auf das Einrichten von Gruppen umgeschaltet werden. DieSchaltfläche wechselt automatisch die Bezeichnung in
Personen und die Liste den Titel Gruppen. Anschließend wählt man
Hinzufügen.
73
3 Fax und SMS
► Name
Name der neuen Gruppe.
► Bemerkungen
Kommentar oder Stichwort (zur Info)
Durch Hinzufügen wird der neue Gruppenordner im Faxbuch abgelegt.
Es können nun weitere Gruppen eingerichtet oder bearbeitet werden.
Die neu eingerichteten Gruppenordner werden gelistet. Wie bei Personeneinträgen können einzelne Gruppen markiert und damit der
vollständige Datensatz eingeblendet werden. Falls erforderlich, können
markierte Gruppen geändert oder gelöscht werden.
Empfänger in Gruppen zusammenfassen
Mit Hilfe von Gruppen können die im Faxbuch abgelegten Teilnehmer
sortiert werden. Für Werbe- und Informationsfaxe an bestimmte Zielgruppen, können diese Gruppenordner den Versand erleichtern. Falls erforderlich, kann ein Teilnehmer mehreren Gruppen zugeordnet werden.
74
3 Fax und SMS
Links sind alle im Faxbuch vorhandenen Personeneinträge, rechts die
Liste der in diesem Faxbuch eingerichteten Gruppen zu sehen. Zuerst
wird der Einzeleintrag, der einer Gruppe zugeordnet werden soll, markiert. Danach wird die gewünschte Gruppe ausgewählt. Mit Hinzufügen
>> ist die Zuordnung abgeschlossen. Mit Mausdoppelklick auf das
Gruppen-Symbol kann der Gruppenordner geöffnet werden, um die dort
abgelegten Einträge einzusehen.
Wird in einer längeren Personenliste ein bestimmter Eintrag gesucht,
markiert man einen beliebigen Einzeleintrag und gibt den Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens ein. Die Liste wird bis zum ersten
Eintrag mit diesem Anfangsbuchstaben verschoben. Zugunsten der
Übersichtlichkeit sollten nicht mehr als 100 Personendaten zu einer
Gruppe zusammengefasst werden. Empfänger können mehreren Gruppen gleichzeitig über Hinzufügen >> zugeordnet werden.
Wurde einem Empfänger eine falsche Gruppe zugewiesen, kann über
den Befehl << Entfernen die Zuordnung rückgängig gemacht werden.
Im geöffneten Gruppenordner markiert man den entsprechenden Eintrag
bzw. mehrere Einträge und wählt dann << Entfernen.
Teilnehmerdaten ändern und Gruppenordner umbenennen und löschen
Haben sich z. B. die Faxnummer oder der Name eines Empfängers geändert oder soll ein Gruppenordner umbenannt werden, wird der Eintrag
in der Auswahlliste markiert und mit Ändern im folgenden Dialog überschrieben. Zum Speichern bestätigt man die neuen Daten mit Ändern.
Zum Löschen markiert man in der Auswahlliste den Personeneintrag,
der aus dem Faxbuch entfernt werden soll, und wählt Löschen. Soll
eine gesamte Gruppe aufgelöst werden, wechselt man über Gruppen
das Anzeigekriterium der Liste, markiert den Gruppenordner und wählt
Löschen.
Fax-Telefonbuch ausdrucken
Das Drucken der Faxbucheinträge in alphabetischer Reihenfolge erfolgt
über Drucken. Im Anschluss legt man die Anzahl der gewünschten Kopien fest und stellt den Ziel-Drucker durch Einrichten ein, sofern nicht
mit den Standarddruckereinstellungen gearbeitet werden soll.
75
3 Fax und SMS
Teilnehmerdaten importieren
Empfängerdaten, die in anderen Programmen (z. B. einer Datenbank)
gespeichert sind, können in das Faxbuch importiert werden. Man öffnet
das Faxbuch und wählt Zuordnung. Im Anschluss bestimmt man ggf.
die Gruppe(n) für den Import oder die Daten werden keiner speziellen
Gruppe zugeordnet. Nach Betätigen von Import gelangt man in folgenden Dialog:
► Datei
Pfad und Name der Importdatei
► Import
In markierte Gruppen: De-/Aktiviert die automatische Zuordnung der
importierten Teilnehmer zu den markierten Gruppen
► Feldbegrenzung
Zeichen, das die einzelnen zu importierenden Datenfelder begrenzt
► Feldtrennung
Zeichen, das die zu importierenden Datenfelder voneinander trennt (z.
B. Tabulator)
► Feldreihenfolge
Zuordnung der Feldreihenfolge der Import-Datei zu den Faxbuchfeldern
Name, Anrede und Faxnummer sind unbedingt notwendig (Ziffer vergeben!).
Beim Import von Empfängerdaten wird überprüft, ob der Empfänger
bereits im Faxbuch vorhanden ist. Ist dies der Fall, blendet ferrariFAX32
einen Dialog ein, in dem der bereits vorhandene Eintrag ersetzt und
der Import-Eintrag übergangen oder abgebrochen werden kann. Eine
76
3 Fax und SMS
ähnliche Rückfrage erhält man, wenn Daten in eine nicht vorhandene
Gruppe importiert werden sollen. Dieser Dialog erlaubt es, eine neue
Gruppe zu erstellen. Mit OK wid der Import gestartet.
Teilnehmerdaten exportieren
In ähnlicher Weise wie beim Daten-Import können eigene Faxbuchdaten in andere Programme exportiert werden. Der Export von Teilneh
merdaten kann im entsprechenden Faxbuch in der Gruppenzuordnung
(Zuordnung) gestartet werden.
► Datei
Soll eine neue Datei angelegt werden, wählt man Erstellen und legt im
darauf folgenden Dialog Laufwerk, Verzeichnis, Dateiformat und Dateiname für die neue Datei fest. Man kann auch ein neues Verzeichnis
anlegen.
► Feldbegrenzung
Alle Felder oder Nur Textfelder lassen sich in Begrenzungszeichen einschließen. Das Zeichen, das zur Feldbegrenzung benutzt werden soll,
wird eingetragen.
► Feldtrennung
Zwischen den Optionen Tabulator oder Anderes Zeichen wird das Zeichen ausgewählt, das zur Feldtrennung benutzt werden soll.
► Feldreihenfolge
Hier legt man die Feldreihenfolge für den Export fest. Die Reihenfolge
kann im externen Programm anders als im Faxprogramm organisiert
sein. Mit OK startet man den Export.
77
3 Fax und SMS
3.3 ferrariFAX32-MAPI-Transport
Alternativ zur ferrariFAX32-Bediensoftware kann man OfficeMaster für
SMTP mit dem ferrariFAX MAPI Transport für den FSRV-Server nutzen.
3.3.1 Konfiguration
Wenn ferrariFAX MAPI Transport genutzt werden soll, erfolgt der
Eintrag im Mailprofil für Outlook unter Start > Einstellungen >
Systemsteuerung > Mail im Windows-Startmenü (alternativ unter
Eigenschaften im Kontext-Menü – mit der rechten Maustaste auf das
Outlook-Symbol auf dem Desktop klicken).
▼ Hinweis! Ist der Punkt „Mail“ nicht in der Systemsteuerung enthalten, ist
Outlook noch nicht installiert.
Hinzufügen in ein vorhandenes Profil
Der Profileditor arbeitet nach dem Start zunächst mit dem Standardprofil
(im Beispiel Stephan Lehmann). Bei Änderungen in Outlook 2000 wählt
man Hinzufügen. Im Fall von Microsoft Office XP klickt man erst E-MailKonten dann Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen.
78
3 Fax und SMS
In Microsoft Office XP, müssen vor der Auswahl zusätzliche Servertypen
selektiert werden.
79
3 Fax und SMS
Ist ferrariFAX MAPI Transport ausgewählt, erscheint der Konfigurations
dialog. Dieser besteht aus den drei Karteikarten Faxserver, Fax-Vorgaben und Debug.
Faxserver
► Absendername
Erscheint z. B. in Deckblättern als Absender.
► Adresstyp
Ist FAX eingetragen, kann man z. B. direkt aus dem Kontakte-Adressbuch faxen.
Ist am Faxserver die SMS-Kommunikation konfiguriert, gibt man für
SMS ebenfalls den Adresstyp ein (SMS). Bei SMS-Rufnummern, die
international codiert sind, wie +49 (3328) 455 960, ergänzt man in der
Liste zusätzlich den Ländercode.
▼ Hinweis! Wenn ferrariFAX MAPI Transport und ein Exchange-Server
verwendet werden, der auch über Fax- oder SMS-Connectoren verfügt,
müssen hier ggf. andere Adresstypen eintragen werden, wie FFAX und
FSMS, um gezielt zwischen den beiden Möglichkeiten MAPI-Versand
und Connector-Versand wählen zu können.
► Fax-Benutzername
Anmeldename für den Faxserver (max. 8 Zeichen).
80
3 Fax und SMS
► Passwort
Passwort zur Anmeldung am Faxserver (falls vergeben).
► Fax-Servername
Name des verwendeten Faxservers (max. 8 Zeichen).
► Netzwerkprotokoll
im Netzwerk verwendetes Protokoll (meist TCP/IP)
Fax-Vorgaben
► Deckblatt (RTF)
Pfad und Dateiname der zu nutzenden Deckblattdatei
Das Deckblatt ist eine Datei im Rich-Text-Format (RTF), es kann z. B.
mit Wordpad erstellt bzw. bearbeitet werden. Das Deckblatt kann Feldnamen, z. B. @@subject@@, als Platzhalter beinhalten. Diese Felder
werden beim Versand durch die Angaben in der Mail- bzw. Faxnachricht
ersetzt. Das Deckblatt-Beispiel cover.rtf befindet sich nach der Installation im ferrariFAX-Programmverzeichnis.
► Briefpapier (PCX)
Pfad und Dateiname des zu nutzenden Briefpapiers
Als Briefpapier wird ein grafisches Formular im PCX-schwarz/weiß-Format bezeichnet, das maximal 1728 Pixel breit und bis 2330 Pixel hoch
sein darf. Das Briefpapier-Beispiel brief.pcx finden Sie im ferrariFAX
Programmverzeichnis.
81
3 Fax und SMS
► Unterschrift (RTF oder PCX)
Die Unterschrift wird als Grafik im PCX-schwarz/weiß-Format angegeben. Beim Faxversand eines Textes als Mailnachricht, wird zuerst der im
Deckblatt vorhandene Text (ggf. mit Feldersetzungen), danach der eingegebene Mailtext und am Ende die Unterschrift – das Ganze hinterlegt
mit dem Briefpapier – gefaxt, sofern alle Optionen benutzt werden.
► Faxe in Standardauflösung senden (Vorgabe)
Wenn dieses Feld aktiv ist, werden Faxe in Standardauflösung (ca.
200x100 dpi) gesendet, sofern beim einzelnen Sendevorgang in den
Optionen keine abweichende Angabe gemacht wird. Ist das Feld inaktiv,
gilt als Vorgabe Feinauflösung (ca. 200x200 dpi).
► Gruppe 3 C (ISDN 64 Kbit) benutzen
Wenn häufig mit einer Gegenstellen kommuniziert wird, die nach dem 64
Kilobit Gruppe-3C-Standard faxen kann, sollte dieses Feld aktiviert sein.
Dadurch wird beim Versand zunächst versucht, eine 64 Kbit-Verbindung
aufzubauen. Bei einigen Faxgeräten älterer Bauart führt der Versuch
jedoch zum Leitungsabbruch.
► Senderückmeldung mit Dateianhang
Ist diese Option gewählt, wird nach dem Faxversand das gesendete
Dokument als Attachment (im TIFF-Format) zusammen mit der Sendebestätigung zurückgeliefert. Damit können Inhalte der gesendeten
Dokumente archiviert werden. Pro Faxseite werden dabei je nach Inhalt
ca. 15-50 KB benötigt.
Mit Fertigstellen kann man den Mail-Profileditor verlassen.
82
3 Fax und SMS
Erstellen eines neuen Profils
Der Mail-Profileditor wird mit dem Mail-Symol in der Windows-Systemsteuerung gestartet.
Unter Microsoft Outlook XP, wählt man Profile anzeigen.
Mit Hinzufügen erstellt man ein neues Mailprofil.
83
3 Fax und SMS
Hat das Mailprofil einen Namen bekommen, können weitere Dienste
bzw. Mail-Konten dem Profil hinzugefügt werden.
Unter Microsoft Outlook XP, kann die Anzeige der möglichen Dienste mit
Zusätzliche Servertypen gefiltert werden.
84
3 Fax und SMS
Durch markieren der benötigten Dienste, vor allem ferrariFAX MAPI
Transport, und Weiter werden die Dienste aktiv.
Da die kompletten Einstellungen im vorhergehenden Abschnitt detailliert
beschrieben sind, wird hier nur das Notwendigste erläutert:
► Absendername
Erscheint z. B. in Deckblättern als Absender.
85
3 Fax und SMS
► Adresstyp
FAX eintragen, damit direkt aus dem Kontakte-Adressbuch gefaxt werden kann.
FAX, SMS eintragen, wenn im Faxserver auch SMS vorbereitet ist. Für
SMS ist der Ländercode zusätzlich erforderlich.
► Fax-Benutzername und Passwort
Anmeldenamen für Faxserver (max. 8 Zeichen) und Passwort (sofern
vergeben)
► Fax-Servername
Die aufgelöste IP-Adresse des verwendeten Faxservers (max. 8 Zeichen).
Mit Fertigstellen ist das neue Mailprofil eingerichtet und der ferrariFAX
MAPI Transport hinzugefügt.
3.3.2 Fax-Versand
Neben dem Senden über die Bediensoftware (siehe Abschnitt 3.2) wird
hier der Versand von Dokumenten per MAPI-Transport beschrieben.
Fax-Versand aus Outlook
Der einfachste Weg ist die Eingabe einer neuen Nachricht, die anschließend an eine Faxadresse versandt wird. Der Text kann in verschiedenen
Schriftarten, -größen und -auszeichnungen formatiert werden. Es werden
die wichtigsten Rich-Text-Attribute unterstützt mit Ausnahme eingebetteter Grafiken.
Optional können als Dateianhang Dokumente in den Formaten PCX
(schwarz/weiß, max. 1728 Pixel breit), DCX, SFF, FFF und TIFF übergeben werden. Auch ein gemischter Versand an Fax- und E-Mail-Empfänger ist problemlos möglich.
Die manuelle Eingabe der Fax- bzw. SMS-Nummer erfolgt in das Adressfeld mit der Syntax Name[Adresstyp:nnnnn], wie z. B. Ferrari electronic
[FAX:03328/455-960] oder Marko Riebe [SMS:0177/4559420].
Komfortabler geht es mit der Outlook-Adressautomatik:
86
3 Fax und SMS
Nur die Faxnummer und/oder die Nummer des Mobiltelefons werden in
das Adressfeld geschrieben, die dann automatisch in die geeignete Syntax umgeschrieben wird. Weitere Infos befinden sich im Abschnitt 3.4.
Statt der manuellen Eingabe der Faxnummer kann man auch Adressen
aus den Outlook-Kontakten oder anderen Adressbüchern verwenden.
Fax-Versand aus beliebigen Anwendungen
Neben dem Versand aus Outlook ist das Faxen aus Windows-Anwendungen über den mitgelieferten ferrariFAX32-Windowsdrucker möglich.
Dokumente können direkt aus der Textverarbeitung versandt werden
– auf Wunsch auch mit Hinterlegung von Briefpapier. Die oben erläuterte Briefpapierauswahl im Profil gilt für eine in Outlook eingegebene
Faxnachricht. Beim Versand über den Druckertreiber muss das Briefpapier über Start > Einstellungen > Systemsteuerung > ferrariFAX-Exchange ausgewählt werden.
Zum Fax-Versand wird im Anwendungsprogramm ferrariFAX32 als
Drucker ausgewählt und der Druckvorgang gestartet. Dann erscheint
das Outlook Sendeformular, in das die Faxnummer eingegeben und das
Fax anschließend gesendet wird.
87
3 Fax und SMS
Deckblatt
Das Deckblatt ist eine Datei im Rich-Text-Format (RTF-Datei). Es kann z.
B. mit Wordpad erstellt bzw. angepasst werden. Als Ausgangsbasis kann
die mitgelieferte Datei cover.rtf dienen. Im Deckblatt können Schriften in
verschiedenen Größen und Formatierungen benutzt werden. Platzhalter,
die in der Syntax @@Feldname@@ angegeben sind, werden beim Versand durch die aktuellen Informationen aus dem Sendevorgang ersetzt.
Derzeit werden folgende Felder unterstützt:
@@from@@
Absendername
@@to@@
Empfängername
@@subject@@
Betreff
3.3.3 Fax-Empfang
Empfangene Faxe werden im TIFF-Format (mit 2-dimensionaler Komprimierung) übergeben. Je nach Inhalt belegt eine Seite normalerweise
ca. 20 bis 40 Kilobyte. Zusätzlich sind alle wichtigen Informationen über
den Faxempfang in der Nachricht enthalten.
Durch Doppelklick auf die TIF-Datei wird der mit diesem Format verknüpfte Viewer der Arbeitsstation gestartet, um das Dokument anzuzeigen. Meist handelt es sich hier um die Imaging-Software von Microsoft
88
3 Fax und SMS
(früher WangImg), die umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten bietet
(Anmerkungen, Stempel etc.).
Wenn beim Absender eine korrekte Faxkennung eingestellt war, erscheint diese als Absenderadresse. Dies ermöglicht das Antworten
über die entsprechenden Outlook-Schaltfläche, ohne die Faxnummer
eingeben zu müssen.
3.3.4 SMS-Versand
SMS sind in der Regel kurze Textnachrichten, die direkt im Eingabefenster von Microsoft Outlook verfasst werden können. Als Empfänger
kommen nur mobile Gegenstellen in Frage.
Bei der Festlegung des Outlook-Profils für den Mapi Transport Provider
wurde als Adresstyp neben FAX auch SMS angegeben. Soll eine SMS
adressiert werden ergibt sich für das An:-Feld folgende Schreibweise:
[SMS:0177/4559420].
SMS-Adressen können auch in den Outlook-Adressbüchern gepflegt
werden, wenn sie entsprechend als eigenständige Mailadresse z. B.
Muster-SMS und in der Schreibweise [SMS: 017nnnnnn] eingegeben
werden. Eine Nutzung der Mobilnummern aus den Kontakten ist nicht
möglich.
3.3.5 SMS-Empfang
Gewöhnlich wird für die vorhandene SMS-Netzwerklösung als Sendestation ein GSM-Funkmodem bzw. ein Mobiltelefon, das mit einem
speziellen Datenkabel angeschlossen wurde, benutzt. In diesem Fall
stammen alle aus dem Netzwerk versandten SMS-Nachrichten technisch
betrachtet immer vom gleichen Absender. Soll nun umgekehrt eine SMS
gezielt an Outlook-Empfänger geschickt werden z. B. als Antwort, steht
mit nur einer Telefonnummer technisch kein Kriterium zur differenzierten
Weiterleitung zur Verfügung.
Der Faxserver kennt jedoch verschiedene Wege, eingehende SMS im
Netz zu verteilen:
89
3 Fax und SMS
a) manuell
Wie bei unverteilten Faxen kann ein zum Verteilen berechtigter Benutzer
eingerichtet werden, der die Nachrichten sichtet und nach dem Inhalt
über die Weiterleitung entscheidet.
b) fest zugeordnet
Ebenfalls wie beim Faxempfang gibt es für eingehende SMS die Möglichkeit, über die Benutzerverwaltung Empfangszuordnung Mobilfunknummern als festes Kriterium der Zuordnung aufzunehmen. Natürlich auch
mit allen möglichen Nachteilen dieses Verfahrens.
c) automatisch
Um eingehende SMS-Nachrichten automatisch zu routen, muss die
Nachricht selbst eine auswertbare Information enthalten. So kann ein
Name oder eine Nummer eingefasst in Sonderzeichen z. B. „+“ (Plus)
oder alternativ „.“ (Punkt) solch eine Information darstellen.
In der Praxis bewährt haben sich die Verwendung der Faxdurchwahl
oder des Benutzernamens am Faxserver.
■ Beispiel
Der Empfänger Fred hat die Faxdurchwahl 221 und erhält diese SMS:
„+221+Hallo Fred Party zwei Stunden später Gruß Heinz“
Alternativ kann der Name Fred als Adresse genutzt werden:
„+Fred+Hallo Fred Party zwei Stunden später Gruß Heinz“
Nach welchen Kriterien die SMS-Nachrichten in Ihrem Netzwerk weitergeleitet werden, erfährt man vom Netzwerkadministrator, der die
geeignete Variante auswählen kann.
▼ Hinweis! Den potentiellen Absendern automatisch verteilbarer SMSNachrichten muss das Verfahren natürlich geläufig sein.
Bei der Eingabe von Zahlen z. B. der Faxdurchwahl ist auch die VanityDarstellung erlaubt, d. h.: +567+ kann auch als +jmp+ oder +kos+ etc.
eingegeben werden.
90
3 Fax und SMS
3.4 Adressautomatik für Outlook
Outlook erkennt standardmäßig nur Adressen vom Typ SMTP, wie info@
ferrari-electronic.de. Adressen anderen Typs, wie FAX und SMS benötigen eine Typangabe mit folgender Darstellung: Adresstyp und Adresse
werden mit Doppelpunkt voneinander abgegrenzt und mit eckigen Klammern zusammengefasst eingegeben.
■ Beispiel
[SMTP:[email protected]],
[FAX:03328/455-348],
[SMS:0177/4559420].
In jedem Fall handelt es sich bei dem ersten Wort um den Adresstyp
und beim zweiten um die eigentliche Adresse.
Kurz vor Senden der Nachricht oder beim Betätigen der Schaltfläche
Namen überprüfen in der Outlook-Werkzeugleiste werden die Adressen
überprüft. Richtig erkannte Adressen werden vereinfacht dargestellt und
unterstrichen. Durch Doppelklick auf die entsprechende Adresse lassen
sie sich anzeigen.
91
3 Fax und SMS
Bei Einsatz von OfficeMaster für SMTP mit FFUMS kann man auf die
Klammern verzichten, da Fax- und SMS-Adressen wie E-Mailadressen
eingegeben werden. Die Unterscheidung zwischen Mail, Fax und SMS
wird anhand der angewählten Domäne (z. B. @fax.local) getroffen. Somit
muss für Fax- und Kurznachrichten/SMS-Adressen immer die Domäne
von OfficeMaster mit angegeben werden.
Die Adressautomatik vereinfacht die Eingabe der Faxadressen mit
Microsoft Outlook. Im An-Feld eingegebene Adressen von Faxgerät und
Mobiltelefon werden von der Adressautomatik als entsprechende Rufnummer erkannt und in die korrekte Syntax für die eingesetzte Variante
für OfficeMaster umgesetzt. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick
über die erforderliche Eingabe-Syntax von Fax- und SMS-Adressen ins
An-Feld von Outlook:
Produkt
Syntax für Fax-Adressen
Syntax für SMS-Adressen
OfficeMaster für SMTP (FSRV)
[FAX:03328-455-960]
[SMS:0177-4559420]
OfficeMaster für Exchange
[FAX:03328-455-960]
[SMS:0177-4559420]
OfficeMaster für SMTP (FFUMS) [email protected] [email protected]
92
3 Fax und SMS
Um die Adressautomatik zu nutzen, aktiviert man sie bei der Installation
in der Komponentenauswahl des Installationspaketes von OfficeMasterArbeitsplatz. Nachträglich kann man die Installation der Adressautomatik
durchführen, indem im Software-Symbol (Add/Remove Programs) der
Windows-Systemsteuerung die OfficeMaster-Arbeitsplatz-Installation
geändert und die Adressautomatik aktiviert wird.
Ist die Adressautomatik korrekt installiert und geladen, wird sie in Outlook
unter der Menüfolge Extras > Optionen auf dem Register Adressautomatik konfiguriert.
Die Adressautomatik erkennt eingegebene Rufnummern und unterteilt
diese in Fax und SMS-Nummern. Die Vorwahlen der deutschen Mobilfunknetze sind dabei bereits als Adressbereich für SMS hinterlegt. Steht
fest, ob es sich um eine Fax- oder SMS-Adresse handelt, wird der Eintrag um das hier eingestellte Präfix und Postfix ergänzt. Aus Faxnummer
wird also PräfixFaxnummerPostfix.
■ Beispiel
aus 03328/455-960 wird [FAX:03328/455-960] erzeugt und
aus +49 177 4559420 wird [SMS:+49 177 4559420].
Diese Formate werden von Outlook erkannt.
93
3 Fax und SMS
▼ Hinweis! Fax- und SMS-Adressen können ohne Zusätze im An-Feld der
E-Mail eingegeben werden.
Im Fall von OfficeMaster für SMTP ist [SMTP:...] die korrekte Einstellung
sowohl für das Fax-Präfix als auch das SMS-Präfix. Die Unterscheidung
erfolgt hier anhand der gewählten Domäne. So lautet das Postfix für Fax
eventuell [[email protected]] und für SMS eventuell [[email protected]].
■ Beispiel
aus 03328-455-960 wird [SMTP:[email protected]] erzeugt
aus +491774559420 wird [SMTP:[email protected]].
Bei der Umwandlung zu SMTP-Adressen werden Fax- und SMS-Nummern gegebenenfalls normalisiert, d. h. Leerzeichen, Schrägstriche und
einige Sonderzeichen in der Nummer werden entfernt oder ersetzt.
3.5 Sendeoptionen für Outlook
Bei Einsatz von OfficeMaster für Exchange kann der in Outlook erstellte Sendeauftrag per Exchange-Server mit weiteren Parametern, wie
Sendezeit, an den Fax-Connector übergeben werden. Diese Parameter
werden als ferrariFAX-Sendeoptionen bezeichnet.
Die Sendeoptionen werden allen Arbeitsplätzen bis Microsoft Outlook
2000 zentral vom Fax-Connector in der E-Mail unter dem Menüpunkt
Datei > Eigenschaften zur Verfügung gestellt. Auf der Karteikarte
Allgemeines muss hier die Schaltfläche Sendeoptionen... betätigt werden. Die Tastenkombination ALT+EINGABETASTE führt ebenfalls zu der
Karteikarte Allgemeines.
Ab Microsoft Outlook 2002 bzw. Outlook XP können die Sendeoptionen
nicht mehr zentral vom Fax-Connector zur Verfügung gestellt werden
sondern müssen lokal am Arbeitsplatz installiert werden. Dafür werden
die Sendeoptionen zusammen mit dem Installationspaket Setup-OfficeMaster-Exchange.exe ausgeliefert.
▼ Hinweis! Sollten die Sendeoptionen in Microsoft Outlook-Versionen vor
Microsoft Outlook 2002 nicht erscheinen, kann die Client-Installation
„Setup-OfficeMaster-Client.exe“ auch auf diesen Arbeitsplätzen erfolgen.
In diesem Fall darf jedoch die Option „Microsoft Word als E-Mail-Editor
verwenden“ nicht eingeschaltet sein.
94
3 Fax und SMS
Die Sendeoptionen bestehen aus einer so genannten Client Extension
für Outlook und einem Com-Add-In für Microsoft Word. Letzteres ist
notwendig, da seit Outlook XP vermehrt Microsoft Word als E-Mail-Editor
für Outlook genutzt wird.
Nach der Installation der Sendeoptionen kann über Datei > Eigenschaften (in Outlook) bzw. ferrariFAX > ferrariFAX Optionen (in
Microsoft Word) eine neue Registerkarte für die Eingabe der Sendeoptionen benutzt werden. Von den angebotenen Sendeoptionen kann der
Benutzer nur die verwenden, zu denen ihn der Administrator berechtigt
hat. Aus der Anzeige der Sendeoptionen geht dies bisher nicht hervor,
da diese Anzeige für alle Benutzer identisch ist. Der Benutzer muss
sich vom Administrator informieren lassen, welche Optionen für ihn frei
geschaltet sind. Nicht zugelassene Angaben werden vom Fax-Connector
ignoriert.
► Sendezeitpunkt
Hier kann das Datum und die Uhrzeit für den Versendezeitpunkt angegeben werden. Erfolgt dort eine Eingabe, haben diese Angaben Priorität
gegenüber der Dringlichkeitsauswahl hoch, mittel oder niedrig. Wird nur
eine Uhrzeit ohne Datum vorgegeben, bezieht sich diese Uhrzeit auf das
95
3 Fax und SMS
heutige Datum, falls der Zeitpunkt nicht bereits verstrichen ist, sonst auf
den folgenden Tag.
► Auflösung
Es kann beim Faxversand zwischen Feinauflösung (200x200 dpi) und
Standardauflösung (200x100 dpi) gewählt werden. Feinauflösung bedeutet zwar geringfügig höhere Übertragungszeiten und somit auch
höhere Gebühren jedoch eine deutliche höhere Qualität des Faxes beim
Empfänger.
► Standarddeckblatt aus
In der zentralen Administration kann entweder ein Standarddeckblatt für
alle Benutzer oder ein Deckblatt für einen individuellen Benutzer vorgegeben werden. Mit dieser Option kann das jeweils selektierte Deckblatt
durch den Benutzer unterdrückt werden, z. B. wenn das zu versendende
Dokument in einem Textprogramm erzeugt wird und dort bereits mit
einem eigenen Deckblatt versehen wurde.
► Briefpapier für Nachricht aus
Diese Option wird nur wirksam, wenn in der zentralen Administration
die Verwendung von Briefpapier für Deckblätter eingestellt wurde. Falls
dort die Option Deckblatt aus aktiviert wurde, ist diese Einstellung bedeutungslos.
► Briefpapier für Anlage aus:
Diese Option wird nur wirksam, wenn in der zentralen Administration die
Verwendung von Briefpapier für einen Anhang eingestellt wurde.
► Dateitransfer einschalten
Mit dieser Option wird beim Faxversand die Möglichkeit genutzt, per Faxverbindung sowohl die Nachricht als auch eventuell vorhandene Anhänge als Datei an die Gegenstelle zu übertragen. Diese Option sollte aber
nur gewählt werden, wenn bekannt ist, dass die Gegenstelle über die
entsprechende Option des Faxprotokolls (ITU-Standard T.434) verfügt.
Der Empfänger hat dann die Möglichkeit, die Dateien direkt weiterzuverarbeiten bzw. in den Dateien enthaltene Programme auszuführen.
► Faxabruf (Polling)
Mit dieser Option wird die Möglichkeit geboten, Faxabrufdienste zu
nutzen. Die als Faxadresse eingegebene Faxnummer wird angerufen
und das Faxprotokoll signalisiert der Gegenstelle, dass ein zum Abruf
96
3 Fax und SMS
bereitgestelltes Faxdokument übermittelt werden soll. Der Benutzer erhält dieses Dokument in der gleichen Weise wie ein empfangenes Fax.
Wird zusätzlich die Option Dateitransfer aktiviert, kann auch eine Datei
abgerufen werden, z. B. die neue Version eines Programms. Unter der
Faxadresse +49 3328 455 10000 kann die Leitseite des Abrufdienstes
der Ferrari electronic AG abgerufen werden.
► Fehlerkorrektur (ECM) aus
Mit dieser Option kann die standardmäßig eingestellte Übertragung von
Faxen unter Nutzung von Error Correction Mode ausgeschaltet werden.
Da in der Kommunikation mit den meisten Faxgeräten, die nicht über
ECM verfügen, ECM automatisch unterdrückt wird, ist es im Normalfall
nicht notwendig ECM separat abzuschalten.
► keine Unterschrift
Über die zentrale Administration kann festgelegt werden, dass unter eine
Nachricht standardmäßig eine Unterschrift gesetzt wird, die je Benutzer
als Datei auf dem Server bereitgestellt werden muss. Ist der Benutzer
zu dieser Option berechtigt, kann er die Einfügung der Unterschrift
unterdrücken.
► kein Ausdruck
Der Administrator kann festlegen, dass alle versendeten Faxe automatisch auf einem Drucker ausgedruckt werden. Bei Aktivierung dieser
Option in den Sendeoptionen unterbleibt der Ausdruck.
► Rückmeldung mit Faxdokument
Beim Faxversand kann eingestellt werden, dass der Benutzer eine Rückmeldung erhält, aus der hervorgeht, ob sein Fax fehlerfrei übermittelt
werden konnte. Wird die Option aktiviert, enthält die Nachricht zusätzlich
zu den Statusinformationen auch das eigentliche Fax als Anhang in
Form einer Grafikdatei. Diese Option ist immer dann sinnvoll, wenn der
Benutzer mehrere Sendeaufträge ausgelöst hat und die Rückmeldungen
nicht ohne weiteres zuordnen kann.
► 64kbit-Übertragung versuchen
Bei Aktivierung wird zunächst versucht, zur Gegenstelle eine 64 kbit Verbindung aufzubauen und das Fax bzw. die Datei mit dieser Geschwindigkeit zu übertragen. Schlägt dieser Versuch fehl, weil die Gegenstelle
nicht über die entsprechende Funktionalität verfügt, muss erneut ein
Verbindungsaufbau erfolgen, bei dem die Standardgeschwindigkeiten
97
3 Fax und SMS
angewendet werden. Durch die zweimalige Anwahl wird zusätzliche
Zeit benötigt. Es empfiehlt sich daher die Option 64kbit-Übertagung
versuchen zu deaktivieren, um diese Zeit zu sparen, wenn eindeutig
bekannt ist, dass die Gegenstelle diese Übertragungsgeschwindigkeit
nicht unterstützt.
► Deckblattname
Falls der Benutzer vom Administrator zur Nutzung individueller Deckblätter autorisiert wurde, kann über die Angabe eines Namens ein Deckblatt ausgewählt werden, das für das gerade zu sendende Fax benutzt
wird. Voraussetzung ist natürlich, dass auf dem Rechner, auf dem der
Fax-Connector installiert wurde, eine entsprechende Deckblattdatei
hinterlegt wurde. Ein gegebenenfalls eingestelltes Standarddeckblatt
wird ausgeschaltet.
► Briefpapier (Nachricht)
Hier kann man den Namen der Briefpapierdatei, die für die Nachricht
bzw. das Deckblatt genutzt werden soll, eingeben.
► Briefpapier (Anhang)
Hier wird der Name der Briefpapierdatei, die für die Dateianhänge genutzt werden soll, eingeben.
3.6 Faxversand mit OfficeMaster Flex
Mit dem Release 3.1 von OfficeMaster wird die Client-Software OfficeMaster Flex zur Verfügung gestellt, mit der es auf einfache Weise
möglich ist, Dokumente als Fax zu versenden und die Rückmeldung
über den Versandstatus als E-Mail zu empfangen. Dieser proprietäre
Fax-Client ergänzt die in den vorangehenden Abschnitten beschriebenen
Möglichkeiten des Faxversands. Faxversand mit OfficeMaster Flex ist
insbesondere für Benutzer geeignet
• die nicht über einen MAPI-fähigen E-Mail-Client verfügen (z. B. Mail
nur über Webclients nutzen)
• die sich die Eingabe von Faxadressen (ohne E-Mail-Client) erleichtern wollen
98
3 Fax und SMS
• die Adressbücher mit Faxadressen in ihrem E-Mail-Client nicht verwalten können
• die mit ihrem E-Mail-Client keine Serienfaxe erzeugen können.
Der Faxversand mit OfficeMaster Flex unterstützt zusätzlich den Versand von Dokumenten (z. B. DOC, XLS, PPT oder PDF), die über die
Funktion Zentralkonvertierung auf dem OfficeMaster Messaging Server
in das Faxformat konvertiert werden. Das Programm kann unter Windows, Linux und Mac OS eingesetzt werden, wobei nicht alle Funktionen
unter allen Betriebssystemen zur Verfügung stehen. Die Faxfunktion ist
Bestandteil von OfficeMaster Flex, der in den Abschnitten 4 und 5 (für die
Funktionalität CTI und Voicemail) ausführlich beschrieben ist. Benutzer,
die nur an der Faxfunktionalität interessiert sind, finden in den Abschnitten 4.1 bis 4.3 die allgemeinen Bedienungshinweise für OfficeMaster
Flex, die im vorliegenden Abschnitt nicht aufgeführt sind.
3.6.1 Druckertreiber und Fax-Tray
Bei der Installation von OfficeMaster-Arbeitsplatz wird der Drucker ferrari
FAX32 zur Verfügung gestellt. Beliebige Windowsanwendungen können
damit Dokumente lokal am Arbeitsplatz in ein faxfähiges Grafikformat
konvertieren. Im Anschluss an den Druckvorgang wird das Dokument
mit der ferrariFAX32-Bediensoftware, mit MAPI-fähigen Anwendungen
(Outlook, Outlook Express, Notes 6, Quickmail etc.), mit Lotus Notes
oder mit OfficeMaster Flex geöffnet. Welches Programm genutzt wird,
entscheidet das OfficeMaster Flex-Tray.
▼ Hinweis! Bis zum Release 3.0 von OfficeMaster wurde das Fax-Tray
benutzt, das in der Taskleiste als Magenta-farbenes F angezeigt wurde.
Ab Release 3.1 wird dieses durch den roten Ballon von OfficeMaster
Flex ersetzt. Die Abbildung enthält zur Veranschaulichung beide Trays,
entspricht also nicht dem tatsächlichen Aussehen.
99
3 Fax und SMS
Da das Tray von OfficeMaster Flex nicht nur für die Auswahl des gewünschten Fax-Clients zuständig ist, sondern auch den Aufruf weiterer
Funktionen für CTI und Voicemail erlaubt, hängt das Aussehen des
Kontextmenüs davon ab, ob und welche Funktionen von OfficeMaster
Flex genutzt werden. Der Menüpunkt Fax über führt in den Fax-ClientAuswahldialog.
Die Einzelheiten zu den Auswahlmöglichkeiten sind in Abschnitt 3.1.1
beschrieben. Soll der Faxversand mit OfficeMaster Flex erfolgen, muss
der entsprechende Eintrag markiert werden.
3.6.2 Einstellungen
Bevor mit dem Faxversand über OfficeMaster Flex begonnen werden
kann, wird die Client-Software für den Benutzer einmalig am zugeordneten OfficeMaster Server angemeldet (siehe auch Abschnitt 4.2). Im
Kontextmenü wird der Menüpunkt Einstellungen angeklickt.
100
3 Fax und SMS
Im linken Auswahlmenü wird „Verbindung“ aktiviert.
Karteikarte Login
► Hauptserver
Hier gibt man den Namen des Hauptservers an. Normalerweise wird
dort nur ein Name zur Auswahl angeboten.
► Aktualisieren
Anschließend können über die Schaltfläche Aktualisieren alle auf dem
ausgewählten Server angelegten Quellen für Benutzerdaten aktualisiert
werden.
► Quellen für Benutzerdaten
Nachdem die gewünschte Quelle selektiert wurde, können die Daten mit
der Schaltfläche Übernehmen aktiviert werden.
Karteikarte Details
In der Registerkarte Details werden die Einstellungen des für den Benutzer auf dem Server angelegten Profils sichtbar. In dem Profil ist auch
festgelegt, über welches Mailgateway (Exchange, Notes oder SMTP)
der Benutzer über den Status eines versendeten Faxes informiert wird
und damit über das Format der Rückmeldung. Im Fehlerfall kann z. B.
das eigentliche Fax als Anhang Bestandteil der Statusmail sein, um dem
Benutzer zu ermöglichen, das Fax über seinen E-Mail-Client erneut zu
senden.
In der Rubrik Fax werden die benutzerspezifischen Einstellungen für den
Faxversand des Benutzers angezeigt. Dazu gehört seine Faxdurchwahlnummer, unter der er Faxe direkt empfangen kann sowie die Faxkennung, die beim Versand in die Kopfzeile des Faxes übernommen wird.
101
3 Fax und SMS
Im linken Auswahlmenü wird „Fenster“ aktiviert.
Wird in dem linken Auswahlmenü des Fensters Einstellungen der Punkt
Fenster ausgewählt, werden Kontrollkästchen angeboten, mit denen das
Erscheinungsbild von OfficeMaster Flex angepasst werden kann.
► Fensterpositionen merken
Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Positionen und die Größe
von Fenstern wie z. B. Fax senden oder Adressbuch auch über das
Beenden von OfficeMaster Flex hinaus gespeichert und nach einem
Neustart wieder an der gleichen Position angezeigt. Wird die Position
eines Fensters während einer Sitzung von OfficeMaster Flex geändert
und das Fenster anschließend geschlossen, wird es bei erneutem
Öffnen jeweils an der Position angezeigt, die es vor dem Schließen
eingenommen hat.
► Hinweis-Ballons anzeigen
Am OfficeMaster Flex Tray wird durch eine Textblase angezeigt, wenn
sich der Verbindungsstatus zwischen OfficeMaster Flex und dem Hauptserver ändert. Es erscheint eine Meldung, wenn:
• die Verbindung zum Server erfolgreich etabliert wurde
• die Verbindung zum Server unterbrochen wurde
• das Login des Benutzers nicht erfolgreich war
► Splashscreen beim Programmstart und -ende anzeigen
Beim Programmstart erscheint ein Bild, das Versions- und CopyrightInformationen enthält und über einen Fortschrittsbalken anzeigt, wie viel
Programmcode bereits in den Speicher geladen wurde. Das gleiche Bild
wird mit einem rücklaufenden Fortschrittsbalken auch beim Beenden des
Programms eingeblendet.
102
3 Fax und SMS
► OfficeMaster Flex bei jeder Windowsanmeldung ausführen
Startet OfficeMaster Flex bei Anmeldung des Benutzers am Arbeitsplatzrechner.
Import und Export der Einstellungen
Alle Einstellungen, die der Benutzer an OfficeMaster Flex vorgenommen
hat, können über die Schaltfläche Export in einer XML-Datei gespeichert werden. Experimentelle Veränderungen an den Einstellungen
überschreiben diese Daten nicht. Mit der Schaltfläche Import lässt sich
die Sicherung wieder herstellen. Wenn ein Benutzer unterschiedliche
Rechner betreibt (z. B. Arbeitsplatz und Laptop) kann er Einstellungen
für den einen Rechner über Exportieren und Importieren auf den zweiten
Rechner übernehmen.
3.6.3 Faxversand
Für den Versand eines Dokumentes als Fax steht unter OfficeMaster
Flex ein intuitiv zu benutzender Versendedialog zur Verfügung.
Dieser Dialog kann entweder aktiv über verschiedene Schaltflächen
aufgerufen werden oder er öffnet sich automatisch, wenn der Benutzer
ein Dokument aus einer Anwendung, auf den Faxdrucker, der standardmäßig unter dem Namen ferrariFAX32 eingerichtet wird, druckt.
Bei Nutzung des Faxdruckers ist im Dialogfeld Dokument(e) bereits
als Eintrag ein Verweis, auf das in ein Faxformat umgewandelte Ausgangsdokument, zu sehen. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet das
Dokument und erlaubt eine Vorschau auf das Fax.
103
3 Fax und SMS
Mit OfficeMaster Flex können auch Dokumente als Fax versendet
werden, die nicht auf dem Rechner des Benutzers in ein faxfähiges
Format umgewandelt wurden. Die Originaldokumente werden mit dem
Faxauftrag an den Messaging Server übertragen und dort mittels Zentralkonvertierung als Fax versendet.
▼ Hinweis! Mit der Zentralkonvertierung können u. a. Dateien bearbeitet
werden, die mit Microsoft Office erstellt wurden; aber auch viele andere
Dateiformate werden unterstützt. Einzelheiten dazu befinden sich im
Handbuch „OfficeMaster 3 Administration“ in Abschnitt 4.11.2.
Faxsendedialog
Öffnen
Kontextmenü des OfficeMaster
Flex-Trays
Schaltfläche Fax im Hauptfenster
von OfficeMaster Flex (nur vorhanden, wenn CTI im Einsatz ist)
Menüfolge Datei > Neu > Fax
im Hauptfenster von OfficeMaster
Flex
104
3 Fax und SMS
► Empfänger
In das Feld Empfänger kann direkt eine Faxnummer eingegeben werden.
Erlaubt ist nur die Eingabe von Ziffern, Leerzeichen und Pluszeichen (+,
um Rufnummern im Standardformat wie z. B. +49 3328 455960 eingeben zu können). Mit dem Häkchen-Symbol neben dem Eingabefeld kann
die syntaktische Richtigkeit der Eingabe überprüft werden. Soll das Fax
an mehrere Empfänger gesendet werden, können deren Faxnummern
getrennt durch ein Semikolon nacheinander angegeben werden.
Über das Adressbuchsymbol werden die für den Benutzer verfügbaren
Adressbücher angezeigt und er kann entsprechende Einträge selektieren.
Wenn der Versendedialog über das Drucken auf den Faxdrucker geöffnet wird, ist es möglich, in dem zu druckenden Dokument bereits einen
Faxempfänger in einer bestimmten Syntax (sogenannte +FAX-Steuerbefehle, siehe Abschnitt 6.2) anzugeben.
■ Beispiel
Wird in ein Dokument (z. B. Word oder Excel) die Zeichenkette
@@+FAX:03328455960@@
in der Druckerschriftart Ferrari bei einer Fontgröße von 10 eingegeben,
wird beim Druck auf dem Faxdrucker ferrrariFAX32 im dadurch geöffneten Versendedialog die Faxnummer in das Empfänger-Feld übernommen. Die Schriftart Ferrari in der Fontgröße 10 wird automatisch mit
dem Druckertreiber installiert. Sie steht nur dann zur Verfügung, wenn
in der Anwendung, mit der das Dokument erstellt wird, ferrrariFAX32 als
aktiver Drucker ausgewählt ist.
▼ Hinweis! Es ist nicht erforderlich, den ferrariFAX32 als Standarddrucker
zu erklären.
Im konvertierten Dokument werden alle Buchstaben in der Schriftart
Ferrari durch Leerzeichen ersetzt – sie erscheinen daher nicht.
105
3 Fax und SMS
Zusätzlich zur Faxnummer können weitere Parameter für den Faxvorgang im Ausgangsdokument angegeben werden:
• Die Angabe des Empfängernamens hinter dem Buchstaben E erlaubt, den Namen automatisch in ein Deckblatt zu übernehmen.
Beispiel @@+FAX:Faxnummer;EName;@@
• Der Sendezeitpunkt kann im Format Jahr-Monat-Tag-Stunde:Minute
hinter dem Buchstaben Z vorgegeben werden.
Beispiel @@+FAX:03328455960;Z2008-02-22-22:00@@
• Mit dem Buchstaben P und einem nachgestellten Minuszeichen wird
erreicht, dass im Anschluss an den Druck nicht mehr das Versendefenster geöffnet wird. Der Versendeauftrag für das Fax wird sofort an
den Messaging Server weitergeleitet.
Beispiel Serienfax
(Steuerbefehle für den Serienfax-Versand siehe Abschnitt 3.1.2).
► Dokument(e)
Falls der Versendedialog über die Nutzung des Faxdruckertreibers geöffnet wurde, befindet sich bereits der Verweis auf ein in ein faxfähiges
Format umgewandeltes Dokument in dem Feld. Über das BüroklammerSymbol lässt sich ein Dateiauswahldialog öffnen, über den (weitere)
Dokumente hinzugefügt werden können.
In dem Screenshot ist das erste Dokument durch Druck auf den Faxdrucker unter Microsoft Word erzeugt worden. Das zweite Dokument
wurde über den Dateidialog hinzugefügt. Die Eintragungen in dem Feld
Dokument(e) können nicht editiert werden. Sie sind als Link ausgelegt,
d. h. das jeweilige Dokument kann durch Doppelklick geöffnet werden.
106
3 Fax und SMS
▼ Hinweis! Der Name „Microsoft Word – Bestellung.docx“ verweist darauf,
dass das Ursprungsdokument mit Word erzeugt wurde.
Geöffnet wird das Dokument mit dem Programm, das das erzeugte
Faxformat anzeigen kann. Dies kann z. B. der Acrobat Reader sein,
wenn der Faxdruckertreiber so eingestellt ist, dass er PDF-Dokumente
erzeugt.
► Jetzt senden / Senden am
Mit den Radiobuttons Jetzt senden bzw. Senden am kann der Sendezeitpunkt über die Eingabe von Datum und Uhrzeit festgelegt werden.
► Kurzfax/Anschreiben hinzufügen
Mit der Schaltfläche Kurzfax/Anschreiben hinzufügen erweitert sich der
Dialog um ein Texteingabefeld.
Der Text wird entweder den übrigen Dokumenten als eigene Seite (Anschreiben) vorangestellt oder das gesamte Fax besteht nur aus diesem
Text. Auf diese Weise lässt sich sehr einfach ein Fax direkt erstellen,
ohne zuvor eine andere Anwendung öffnen zu müssen (Kurzfax).
Der Text selbst wird im RTF-Format erstellt. Daher stehen auch die
typischen Editorfunktionen zur Auswahl wie Schriftart und Schriftgröße
sowie die Einstellmöglichkeiten für Fett-, Kursiv- und Unterstrichschrift.
Es ist auch möglich, einen Text aus einer Datei zu laden bzw. einen
editierten Text in eine Datei zu speichern und/oder zu drucken.
107
3 Fax und SMS
3.6.4 Arbeiten mit Adressbüchern
OfficeMaster Flex unterstützt sowohl private, als auch globale Adressbücher. Alle Adressbuchdaten, also auch die privaten Adressbücher,
werden auf dem Server gespeichert. Dies hat u. a. den Vorteil, dass
Benutzer, die unterschiedliche Rechner (z. B. Laptop und Desktop)
benutzen, immer Zugriff auf ihre Adressbücher haben.
Ein Adressbuch mit dem Namen Kontakte ist automatisch Bestandteil
von OfficeMaster Flex. Es wird auch von der CTI-Anwendung, falls
diese genutzt wird, verwendet. Das Adressbuch gestattet unter einem
Namen mehrere Rufnummern zu verwalten (Telefon, Fax und Mobil).
In dem Adressbuchdialog für Faxnummern werden standardmäßig nur
die Kontakte angezeigt, für die eine Faxnummer definiert ist. Wird das
Kontrollkästchen Einträge ohne Faxnummer auch anzeigen unterhalb
der Liste aktiviert, werden auch die Kontakte angezeigt, für die keine
Faxnummer eingetragen ist.
108
3 Fax und SMS
Anzeigen, Bearbeiten und Verwenden von Kontakten
Um die Faxnummer eines Kontaktes der Empfängerliste hinzuzufügen,
gibt es folgende Möglichkeiten:
• Kontakt markieren und die Schaltfläche An-> betätigen
• Doppelklick auf den Kontakteintrag
• für einen markierten Kontakteintrag mit der rechten Maustaste ein
Kontextmenü öffnen, Schaltfläche der Empfängerliste hinzufügen
Über das gleiche Kontextmenü werden die Schaltflächen Neuen Kontakt
hinzufügen, Details, Kontakt bearbeiten und Kontakte importieren zur
Verfügung gestellt.
► Neuen Kontakt hinzufügen
Mit der Schaltfläche Neuen Kontakt hinzufügen aus dem Kontexmenü
des Adressbuchs Kontakte oder über die Schaltfläche Kontakt hinzufügen, die sich unterhalb der Anzeigeliste befindet, können durch den
Benutzer neue Daten ergänzt werden. Es öffnet sich darauf das leere
Bearbeitungsfenster für Kontakte, in das Name und Nummer eingetragen
werden können.
Da häufig Adressbuchdaten bereits in elektronischer Form vorliegen,
wurde eine Importfunktion für derartige Daten integriert. Der Import
wird über einen Assistenten unterstützt. Er wird über die Schaltfläche
Kontakte importieren gestartet oder über die gleiche Schaltfläche im
Kontextmenü, das sich öffnet, wenn mit der rechten Maustaste in den
Anzeigebereich geklickt wird.
109
3 Fax und SMS
► Details
Über Details wird ein Kontaktfenster geöffnet.
► Kontakt bearbeiten
Über Kontakt bearbeiten lassen sich die Details des Kontaktes im Bearbeitungsmodus anzeigen.
Mit einem Doppelklick auf eine der angezeigten Rufnummern (im Anzeigemodus) wird diese Nummer in das Empfängerfeld des Faxversanddialogs übernommen.
Mit einem rechten Mausklick in den Anzeigebereich des Fensters kann
über die Kontextschaltfläche Bearbeiten in den Bearbeitungsmodus umgeschaltet werden. In diesem Modus können Rufnummern hinzugefügt,
verändert und gelöscht werden.
110
3 Fax und SMS
Die einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten werden entweder über die
Schaltflächen neben dem Anzeigebereich oder über die Schaltflächen
des Kontextmenüs, das sich bei Betätigen der rechten Maustaste im
Anzeigebereich öffnet, angesteuert.
Werden für einen Kontakt mehrere Faxnummern eingetragen, z. B. eine
Privat- und eine Büronummer, wird dieser Kontakt im Adressbuchdialog
auch zweimal angezeigt.
► Kontakte importieren
Zunächst muss die Datei, die die zu importierenden Daten enthält, ausgewählt werden. Im nächsten Fenster, das über die Schaltfläche Weiter
erreicht wird, wird ggf. das Format der Daten genauer spezifiziert. In
der Regel erkennt der Assistent bereits die Formatierung. Er unterstützt
den Import aus Text- (.txt) und CSV- (.csv, comma separated value)
Dateien.
111
3 Fax und SMS
Separator
► Felder sind separiert durch
Es muss angegeben sein, wie die Felder voneinander separiert sind; die
wichtigsten Separatoren sind:
• Komma
• Semikolon
• Tabulator
► Feld-Werte sind in Anführungszeichen eingeschlossen
Doppelte oder einfache Anführungszeichen werden nicht unterschieden.
► Erste Zeile enthält Feldnamen
Falls die zu importierende Datei in der ersten Zeile Spaltennamen
als Überschrift enthält, muss das Kontrollkästchen Erste Zeile enthält
Feldnamen aktiviert werden, damit die Überschriften nicht als Daten
importiert werden.
► CSV-Dateiinhalt neu laden
Mit der Schaltfläche CSV-Dateiinhalt neu laden werden die Daten erneut eingelesen und die Darstellung ggf. den geänderten Einstellungen
angepasst.
112
3 Fax und SMS
Im folgenden Fenster, das über die Schaltfläche Weiter erreicht wird,
muss festgelegt werden, welches Feld der Ausgangsdatei welchem Feld
im Adressbuch Kontakte entsprechen soll. Wenn die Ausgangsdatei
keine Überschriften für die einzelnen Spalten enthält, werden statt der
Spaltennamen die Bezeichner Spalte1, Spalte2 usw. verwendet.
Für jeden Kontakt können jeweils drei Telefonnummern, drei Faxnummern, drei Mobilnummern und drei Rufnummern unter dem Sammelbegriff andere importiert werden.
Über die Schaltfläche Weiter wird ein Fenster geöffnet, aus dem der
Benutzer die Adresseinträge für den Import auswählen kann.
113
3 Fax und SMS
Im folgenden Fenster werden die tatsächlich zu importierenden Daten
angezeigt. Mit der Schaltfläche Fertigstellen wird der Import abgeschlossen. Die importierten Daten stehen anschließend im Adressbuchdialog
zur Verfügung.
Zusätzlich zu dem Adressbuch Kontakte kann der Administrator sowohl
private als auch globale Adressbücher auf dem Server einrichten. Als
Quelle für die globalen Adressbücher können sowohl Verzeichnisdienste
wie LDAP oder Active Directory bzw. Adressbücher aus Lotus Notes/
Domino über die entsprechenden Connectoren genutzt, als auch CSVDateien über entsprechende Werkzeuge importiert werden.
▼ Hinweis! Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Handbuchs war die Ein-
richtung globaler Adressbücher auf dem Server noch nicht implementiert.
In der aktuellen elektronischen Version des Handbuches „OfficeMaster
3 Administration“ gibt es einen Hinweis, ob diese Funktion inzwischen
zur Verfügung steht.
Einschränken der angezeigten Einträge bei umfangreichen Adressbüchern
Enthalten Adressbücher neben den Feldern Name und Vorname, z. B.
auch Adressinformationen können in die Anzeige der Adresseinträge
nicht alle Felder übernommen werden, da der Platz dafür nicht ausreicht.
Die Anzahl der angezeigten Adressbucheinträge bei großen Adressbüchern lässt sich durch eine Suchfunktion reduzieren.
114
3 Fax und SMS
► Adressbuch abfragen nach…
Alle vorhandenen Felder eines Adressbuches lassen sich in der Kombobox Adressbuch abfragen nach… anzeigen und dabei dasjenige
auswählen, das als Suchkriterium verwendet werden soll. Bei jeder
Auswahl von Einträgen beinhaltet die Anzeige mindestens einen Namen,
die Faxnummer und zusätzlich das Feld, das zur Einschränkung der
Anzahl der Einträge in einer Abfrage verwendet wurde.
▼ Hinweis! Für das interne Adressbuch „Kontakte“ ist das Feld „Adressbuch
abfragen nach…“ nicht anzeigbar. Da es neben dem Namensfeld nur
Felder für Rufnummern und ein Kommentarfeld gibt, werden bei einer
Abfrage grundsätzlich alle Felder in die Suche einbezogen.
► Suchkriterien
Das Feld Suchkriterien ist standardmäßig mit dem Platzhalterzeichen
* (Stern) vorbelegt. Dies bedeutet, dass das Suchfeld aus beliebigen
Zeichen zusammengesetzt sein kann, d. h. es werden alle vorhandenen
Datensätze angezeigt. Üblicherweise wird man in einem Adressbuch
nach einem Namen oder einer Nummer (z. B. Telefonnummer oder
Postleitzahl) suchen.
■ Beispiele für die Suche in Namensfeldern:
M*
Me*er
*r*
Müller
*Meier*
alle Namen, die mit M (oder m) beginnen
alle Einträge, die mit Me beginnen und mit er enden,
z. B. Meier, Meyer oder auch Merseburger
alle Einträge, in denen der Buchstabe r vorkommt
einen Eintrag, der exakt den Namen Müller enthält;
Namen wie Mueller oder Müllerjahn werden nicht angezeigt
alle Einträge, in denen Meier vorkommt,
z. B. Meier, Peter Meier oder R. Meiermann
115
4
CTI
mit
OfficeMaster Flex
4 CTI mit OfficeMaster Flex
4.1 Übersicht
Die in OfficeMaster enthaltene Lösung für die computerunterstützte Telefonie besteht aus einer CTI-Server-Komponente, die Bestandteil des
Messaging Servers von OfficeMaster ist, und aus der Client-Software
OfficeMaster Flex. Die CTI-Server-Komponente kommuniziert über
TAPI (Telephony Application Programming Interface) mit der oder den
angeschlossenen Telefonanlagen. Damit ein Anwender den vollen Leistungsumfang der CTI-Lösung nutzen kann, muss ihm eine TAPI-Leitung
an der Telefonanlage exklusiv zugeordnet werden.
Die Mehrzahl der Hersteller von Telefonanlagen verlangen für die Bereitstellung von TAPI-Leitungen Lizenzgebühren, die abhängig von der
Anzahl der Benutzer, Zusatzkosten verursachen. Die CTI-Lösung kann
auch so konfiguriert werden, dass TAPI-Leitungen nur für den Aufbau
ausgehender Rufe (CTI-Outbound) genutzt werden, ohne dass das
System die Kontrolle über diese Verbindung bis zum Verbindungsende
beibehält. In diesem Fall können keine ankommenden Rufe unterstützt
werden und Funktionen wie Rückfrage oder Weitervermitteln über
den Arbeitsplatzrechner stehen nicht zur Verfügung. Dafür ist es aber
möglich, mit wenigen TAPI-Leitungen (Lizenzen) eine große Zahl von
Benutzern beim Wählen von Telefonverbindungen zu unterstützen.
Die Client- und Server-Komponenten kommunizieren über TCP/IP und
tauschen Daten und Befehle über ein an XML angelehntes Protokoll
aus.
OfficeMaster Flex wurde betriebssystemunabhängig entwickelt und kann
unter Windows, Linux (KDE) und Mac OS eingesetzt werden. Neben der
eigenen grafischen Oberfläche für Telefoniefunktionen und Konfigurationseinstellungen beinhaltet es Integrationskomponenten für Microsoft
Outlook (Add-In) und Lotus Notes (Templates). Außerdem bietet es
Programmierschnittstellen (DLL-API und ActiveX), um Telefoniefunktionen in beliebige Anwendungen zu integrieren (siehe dazu OfficeMaster
Integrationshandbuch).
118
• Die ActiveX-Schnittstelle steht nur unter Windows zur Verfügung. Sie
wird in der Integrationskomponente für die Windows Vista Sidebar
genutzt.
• Die DLL-API wird für die mitgelieferte Integration von CTI-Funktionen
in Outlook und Lotus Notes eingesetzt.
• Die Windows Version von OfficeMaster Flex ist terminalserverfähig.
OfficeMaster Flex unterstützt zusätzlich Voicemail für die Anwendungen,
bei denen die Voicemails nicht im Messagestore eines Mailservers
(Microsoft Exchange, Domino Server, IMAP in beliebigen SMTP-Mailservern) sondern im OfficeMaster Voicemail-Speicher abgelegt werden. Der
Benutzer wird dann über OfficeMaster Flex über neue Voicenachrichten
informiert und kann diese Nachrichten bearbeiten (siehe Abschnitt 5).
Ab dem Release 3.1 der Serversoftware OfficeMaster kann OfficeMaster
Flex auch zum Versand von Faxen genutzt werden. Die Verwendung
als Fax-Client ist im Abschnitt 3.6 dieses Handbuchs beschrieben. Benutzer, die nur an der Faxfunktionalität interessiert sind, sollten auch die
folgenden Abschnitte 4.2 bis 4.3 lesen, da sie allgemeine Bedienungshinweise enthalten, die im Abschnitt 3.6 nicht aufgeführt sind.
4.2 Installation
Die Installation der Clientsoftware OfficeMaster Flex ist abhängig vom
Betriebssystem. Für die Installation unter Windows steht das Programm.
Setup-OfficeMaster-Client.exe zur Verfügung. Dieses Programm kann
für Zwecke der automatischen Softwareverteilung modifiziert werden,
um mit der Installation bereits spezifische Voreinstellungen, die für die
Benutzer gewünscht werden, vorzunehmen. Benutzer müssen dann
keine administrativen Einstellungen durchführen. Über diese Voreinstellungen kann z. B. festgelegt werden, in welcher Anwendungsumgebung
(Outlook, Lotus Notes oder die proprietäre Oberfläche von OfficeMaster
Flex) ankommende Telefonanrufe signalisiert werden sollen (siehe Abschnitt 2.3).
Die Software für Linux basierte Clients wird entweder als rpm oder als
tar-Archiv zur Verfügung gestellt.
119
Für das Apple Mac OS wird ein Disk Image bereitgestellt, das in das
gewünschte Programmverzeichnis kopiert werden muss.
Die folgenden Beschreibungen für die Benutzung von OfficeMaster Flex
beziehen sich auf die Windows Version des Programms.
4.3 Einstellungen
Die OfficeMaster-Arbeitsplatz-Installation richtet Programmverknüpfungen zu OfficeMaster Flex in der Programmgruppe OfficeMaster im
Windows-Startmenü ein. Der gestartete OfficeMaster Flex wird durch
ein Ballon-Symbol im so genannten System-Tray – dem Bereich in der
Windows-Taskleiste neben der System-Uhr – kenntlich gemacht.
Wird der Mauszeiger über das Symbol bewegt, erscheint als Tooltip
OfficeMaster Flex. Beim Mausklick auf das Symbol erfolgen als voreingestellter Standard folgende Reaktionen:
• rechte Maustaste: es erscheint das abgebildete Kontextmenü
• mittlere Maustaste: es erfolgt ein Anruf an eine in der Zwischenablage gespeicherte Rufnummer
• linke Maustaste: es wird das Hauptfenster geöffnet
Im Rahmen des Einstelldialoges kann diese Standardzuweisung zu den
Maustasten geändert werden. Dies wird weiter unten beschrieben. Über
Kontextmenü > Einstellungen öffnet sich der Einstelldialog.
120
Der Einstelldialog enthält mehrere Konfigurationspunkte, welche über die
im linken Fensterbereich angeordnete Liste ausgewählt werden:
• Verbindung zur Eingabe/Anzeige der Daten, die für die Kommunika
tion zwischen OfficeMaster Flex und dem Server erforderlich sind
• Eingehender Anruf zur Festlegung, mit welchen Programmen auf
ankommende Rufe reagiert werden sollen
• Ausgehender Anruf optimiert automatisiert eingeleitete Anrufe
• Maus/Tastatur zur Festlegung von Funktionen, die mit Tasten bzw.
Maustasten aufgerufen werden können
• Fenster zur Festlegung des Verhaltens und des Erscheinungsbildes
der Dialogfenster
4.3.1 Dialog „Verbindung“
Damit OfficeMaster Flex mit dem Hauptserver (dies ist der Rechner, auf
dem die Controllerkomponente des OfficeMaster Servers läuft) kommunizieren kann, muss OfficeMaster Flex den Namen (und den Port) dieses
Rechners und den Speicherort für benutzerspezifische Daten kennen.
Wird OfficeMaster Flex über eine automatisierte Softwareverteilung auf
den Arbeitsplatzrechnern installiert, können diese Informationen schon
bei der Installation automatisch eingetragen werden.
Registerkarte Login
► Hauptserver
Es muss der Name des Servers eingegeben werden, auf dem die
Controllerkomponente von OfficeMaster läuft. In dem Kombinationsfeld
werden die Namen aller im Netz sichtbaren Server angezeigt.
► Aktualisieren
OfficeMaster Flex benötigt benutzerspezifische Informationen wie z. B.
die Telefonnummer des Arbeitsplatztelefons, die in Verzeichnissen für
Benutzerdaten abgelegt werden. Je nach Art der Systemumgebung,
in der OfficeMaster Flex betrieben werden soll, unterscheiden sich die
Verzeichnisdienste. Nachdem der Hauptserver eingetragen ist, können
mit Aktualisieren der/die eingerichteten Zugriffsnamen ermittelt werden,
die im Kombinationsfeld Quelle der Benutzerdaten angezeigt werden.
121
► Quelle der Benutzerdaten
Systemumgebung
Speicherort der Benutzerdaten
Exchange/Outlook
Active Directory
Lotus Notes/Domino Server
Notes Datenbank (names.nsf)
beliebiger SMTP-Mailserver
LDAP
System ohne Verzeichnisdienst
OfficeMaster Benutzerverwaltung
In den meisten Fällen wird im Rahmen einer Installation für alle Benutzer
ein und dieselbe Benutzerverwaltung verwendet werden. Es ist aber
durchaus möglich, für unterschiedliche Benutzergruppen unterschiedliche Verzeichnisdienste zu benutzen. Z. B. könnte es sein, dass in einer
Organisation einige Benutzer mit Exchange/Outlook andere mit Lotus
Domino/Notes arbeiten. In der Administration der Serverkomponente
wird der Zugriff auf die verschiedenen Verzeichnisdienste jeweils unter
einem eindeutigen Namen als Konfigurations-Set eingerichtet (siehe
Handbuch OfficeMaster 3 Administration, Abschnitt 4.10.9).
Beim Erststart von OfficeMaster Flex werden die Namen der auf dem
Server eingerichteten Zugriffsmethoden zu den Benutzerdaten automatisch vom Server gelesen. Diese Daten werden in dem Kombinationsfeld
Quelle der Benutzerdaten angezeigt. Gibt es mehr als eine Quelle für die
Benutzerdaten, muss durch den Benutzer die für ihn gültige Einstellung
einmalig ausgewählt werden.
Registerkarte Details
Die Registerkarte Details dient dazu, Detailinformationen zum Benutzer
und seinen Telefonieeinstellungen anzuzeigen und u. U. zu verändern.
122
▼ Hinweis! Wenn OfficeMaster Flex auch für die Verwaltung von Sprach-
nachrichten (Voicemail) benutzt wird, werden in der Registerkarte „Details“
auch die Einstellungen für Voicemail angezeigt.
Benutzerdetails
► Benutzername
Der Benutzername ist der so genannte Anzeigename für den Benutzer.
Dieser Name wird zusätzlich zum Anmeldenamen im Verzeichnisdienst
gespeichert. In OfficeMaster Flex erscheint dieser Name in der Kopfzeile
des Hauptfensters.
▼ Hinweis! Der Name kann nur dann verändert werden, wenn für den
benutzten Verzeichnisdienst Schreibrechte existieren.
Für das Active Directory in einer Windows Domäne trifft dies nicht zu.
Telefonie
► Eigene Telefon-Nummer
Dies ist die Telefonnummer der Nebenstelle über die der Benutzer telefoniert.
► Eigene Telefon OAD
Die OAD (Originator Address) muss in der Regel nicht gesondert vergeben werden. Es ist die Rufnummer (Durchwahlnummer), die bei
einem abgehenden Ruf bei der Gegenstelle als Rufnummer angezeigt
wird. Standardmäßig ist dies die eigene Rufnummer. Abhängig von der
Konfiguration der Telefonanlage kann es erforderlich sein, die OAD
einzurichten, um einen Telefonanruf einleiten zu dürfen.
Falls die Telefonanlage so konfiguriert ist, dass auf dem Telefon eines
Benutzers die Anrufe für mehrere Rufnummern ankommen (shared
lines), wird zusätzlich angezeigt, für welche Leitung OfficeMaster Flex
ankommende Rufe signalisieren soll.
Durch Betätigen der Schaltfläche Übernehmen oder durch Schließen des
Dialogs über die Schaltfläche OK werden die Eingaben gespeichert.
123
4.3.2 Dialog „Eingehender Anruf“
Dieses Fenster dient dazu, das Verhalten von OfficeMaster Flex bei
einem ankommenden Telefonanruf festzulegen. Über diese Einstellungen kann gesteuert werden, ob dem Benutzer ein ankommender Ruf
in OfficeMaster Flex oder in Outlook oder auch in beiden Programmen
signalisiert werden soll. Falls CTI für OfficeMaster nur für abgehende
Telefonie eingerichtet wurde, ist dieser Dialog gegenstandslos.
Es gibt unterschiedliche Szenarien bei der Behandlung eines ankommenden Rufs, die sich gegenseitig nicht ausschließen, also auch parallel
genutzt werden können. Grundsätzlich ist ein ankommender Ruf ein
Ereignis, auf das mit unterschiedlichen Programmen reagiert werden
kann. Die Reaktion kann erfolgen mit:
• OfficeMaster Flex
• Microsoft Outlook
• Lotus Notes
• Einem Programm, das über eine Kommandozeile aufgerufen wird
• Einem Programm, das die Programmierschnittstelle fomflex.ocx bzw.
fomflex_api.dll benutzt
Jeder dieser Möglichkeiten ist eine eigene Registerkarte zugeordnet.
Jede dieser Registerkarten enthält das Kontrollkästchen Auf eingehenden Anruf reagieren. Ist dieses Kontrollkästchen für eine Methode
gesetzt, wird ein ankommender Ruf an das jeweils zugeordnete Programm signalisiert, vorausgesetzt das entsprechende Programm ist auf
dem Rechner installiert.
Wird keine der angebotenen Methoden aktiviert, erfolgt auf dem Arbeitsplatz des Benutzers bei einem ankommenden Ruf keine Anzeige. Es
läutet lediglich sein Telefon.
Registerkarte OfficeMaster Flex
Für einen eingehenden Anruf werden folgende alternative Einstellmöglichkeiten geboten:
► Desktopbenachrichtigung anzeigen
Bei dieser Auswahl wird bei einem ankommenden Ruf ein Fenster
eingeblendet, das über allen Fenstern auf dem Desktop sichtbar wird.
124
Position, Transparenz und Anzeigedauer des Fensters können in dem
Dialog Fenster, der weiter unten beschrieben wird, eingestellt werden.
In dem Desktopbenachrichtigungs-Fenster werden die Rufnummer und
der Name, sofern bekannt, des Anrufers angezeigt.
Das Desktopbenachrichtigungsfenster enthält zusätzlich Schaltflächen,
die es dem Benutzer ermöglichen, das Gespräch anzunehmen, abzulehnen oder auf einen Anrufbeantworter weiterzuleiten. Die exakten
Möglichkeiten, die dem Benutzer geboten werden, hängen von der
Telefonanlage ab, da nicht alle Telefone von der Telefonanlage ferngesteuert werden können bzw. nicht über die erforderliche Freisprech- und
Lauthöreinrichtung verfügen. Es kann daher auch erforderlich sein, dass
der Benutzer das Gespräch am Telefon entgegen nehmen muss.
► Zum Fenster ‚Status‘ wechseln, wenn der Anruf angenommen wurde
Optional kann das Kontrollkästchen Zum Fenster ‚Status‘ wechseln,
wenn der Anruf angenommen wurde aktiviert werden. Bei dieser Einstellung öffnet sich ein Fenster, mit dem der Benutzer das angenommene
Gespräch weiterhin über seinen Rechner steuern kann. Dies schließt
Telefonfunktionen wie Rückfrage, Makeln und Weiterverbinden ein. Das
Statusfenster bleibt bis zur Beendigung des Telefonats geöffnet.
► Status Fenster anzeigen
Bei dieser Auswahl wird bei einem ankommenden Ruf sofort das Statusfenster angezeigt, das dem Benutzer ebenfalls die Möglichkeit bietet, das Gespräch anzunehmen oder abzulehnen. Wird das Gespräch
125
angenommen, stehen die Telefonfunktionen wie Rückfrage, Makeln und
Weiterverbinden zur Verfügung. Das Statusfenster bleibt bis zur Beendigung des Telefonats geöffnet.
► Rufumleitung durch Telefonanlage
Über diese Schaltfläche ist es möglich, für die eigene Rufnummer eine
Rufumleitung in der Telefonanlage einzustellen. Welche Einstellungen
dabei im Einzelnen möglich sind, hängt von der jeweiligen Telefonanlage ab. Einige Telefonanlagen erlauben die Angabe von Bedingungen,
unter denen die Rufumleitung erfolgen soll. Z. B. kann es sein, dass die
Umleitung nur aktiv sein soll, wenn es sich bei dem kommenden Ruf
um einen externen Anrufer handelt. Andere Bedingungen können sein,
dass die Rufumleitung nur erfolgen soll, wenn der Anschluss besetzt ist
(die Umleitung kann dann z. B. auf die eigene Voicebox gehen) oder
wenn der Ruf nach einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen nicht
entgegengenommen wurde. Die Einstelldialoge für die Rufumleitung
sind daher nicht fest, sondern passen sich den Gegebenheiten der
Telefonanlage an.
Mit Hinzufügen kann eine neue Rufumleitung erstellt werden. Mit Bearbeiten kann eine vorhandene Rufumleitung modifiziert und mit Entfernen
gelöscht werden. Mit Umleiten wird die zuvor definierte Rufumleitung
aktiviert und mit Uml. aufheben wird sie deaktiviert.
► Rufumleitung durch OfficeMaster Flex
In dem Rahmen Rufumleitung durch OfficeMaster Flex können Rufumleitungen definiert werden, die von OfficeMaster Flex und nicht von der
Telefonanlage realisiert werden.
126
► Timeout für eingehende Anrufe (Sek.)
Es wird die Zeit in Sekunden eingestellt, ohne dass OfficeMaster Flex
eine automatische Reaktion auf den Anruf einleitet. Die Voreinstellung
‚0‘ bedeutet, dass keine automatische Reaktion erfolgt. Wird eine von ‚0‘
verschiedene Ablaufzeit eingestellt (der Maximalwert ist 300), wird nach
dieser Zeit die ausgewählte Aktion ausgelöst.
► Aktion wenn Zeit abgelaufen
Es kann eine der Aktionen Umleiten an Nummer, Umleiten auf Voicebox und Anruf ablehnen ausgewählt werden. Die Aktion Umleiten auf
Voicebox ist natürlich nur möglich, wenn für den Benutzer eine Voicebox eingerichtet ist (siehe Abschnitt 5). Die Aktion Anruf ablehnen ist
standardmäßig ausgewählt.
Registerkarte MS Outlook
Auf dieser Registerkarte kann eingestellt werden, dass für eingehende
Rufe Kontaktdaten aus Microsoft Outlook berücksichtigt werden sollen.
Dies ist nur möglich, wenn das mit der Arbeitsplatzsoftware mitgelieferte
CTI-Add-In in Microsoft Outlook aktiviert wurde.
Registerkarte Lotus Notes
Hier kann über das Kontrollkästchen Auf eingehenden Anruf reagieren
eingestellt werden, dass eingehende Rufe über Lotus Notes behandelt
werden sollen. Dabei kann festgelegt werden, ob der zu einer Rufnummer gehörende Eintrag aus einem Notes-Adressbuch geöffnet werden
soll oder ob nur der zu der Rufnummer des Anrufers gehörende Name
ermittelt und über OfficeMaster Flex angezeigt werden soll.
OfficeMaster Flex startet das Kommandozeilenprogramm omnotespop
up.exe, das bei der Installation im Verzeichnis %Programme%/
ffums/omflex/notes abgelegt wird. Dieses Programm benötigt
einige Lotus Notes spezifische Angaben. Normalerweise werden die
erforderlichen Angaben bei der Installation von OfficeMaster Flex in die
Registry geschrieben und in der Registerkarte nur zur Anzeige gebracht,
ohne dass der Benutzer diese Einstellungen ändern kann. Ob die Einstellungen änderbar sind, wird ebenfalls in der Registry festgehalten
(der Eintrag HKeyCurrentUser/Software/ferrari/omflex/Program/cfgnotesnotify ist entweder ‚0‘ (nicht editierbar) oder ‚1‘) Diese
Einstellungen sollten durch den Administrator während der Installation
gesetzt werden.
127
► Notes Formular des gefundenen Anrufers anzeigen
Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, öffnet sich das Notes Formular für
den Adressbucheintrag, in dem die Rufnummer des Anrufers gefunden
wurde. Da dieser Vorgang ggf. einige Zeit in Anspruch nimmt und die
bisherige Bildschirmarbeit des Benutzers unterbricht, wird empfohlen,
nur den Namen des Anrufers anzuzeigen.
► Server
Es wird der Name des Rechners angegeben, auf dem sich die Datenbank mit dem Adressbuch befindet, in dem nach der Rufnummer des
Anrufers gesucht wird. Der Standardwert ‚.‘ verweist auf den lokalen
Rechner, also auf den Arbeitsplatzrechner des Benutzers.
► Adressbuch-Datenbank
Es wird der Name der Datenbank angegeben, in der sich das Adressbuch befindet, das durchsucht werden soll. Der Standardwert ,.‘ verweist
auf die names.nsf.
► Datenbank-Abfrage
Hier wird eine Suchformel (query) definiert, die den Namen aus dem
Adressbuch an Hand der Rufnummer ermittelt.
Die eingetragene Formel ‚SELECT If(@IsAvailable(FullName);@If(@IsAvailable (OfficePhoneNumber);@Ends(OfficePhoneNumber;\“%s!\“);0);0)‘
durchsucht alle Einträge im Adressbuch, für die das Feld OfficePhoneNumber ausgefüllt ist und vergleicht die als Parameter übergegebene
Rufnummer des Anrufers mit diesem Eintrag. Bei Übereinstimmung ist
der richtige Eintrag gefunden.
128
► Pfad zur Notes.ini
Es wird der komplette Pfad der Datei notes.ini angegegeben. Standardmäßig ist das: c:\programme\lotus\notes\notes.ini
Registerkarte Kommandozeile
Auf dieser Registerkarte wird eingestellt, dass bei eingehenden Anrufen
ein bestimmtes Programm ausgeführt werden soll. Das Programm wird
mit kompletter Pfadangabe auf der Registerkarte eingegeben. Dem
Programm können die Rufnummer und der Name des Anrufenden als
Parameter übergeben werden. Details für die Anwendung der Kommandozeile finden sich im OfficeMaster Integrationshandbuch.
Registerkarte ActiveX Control
Auf dieser Registerkarte wird eingestellt, dass bei eingehenden Anrufen die Programmsteuerung über die Programmierschnittstelle fomflex.
ocx bzw. fomflex_api.dll an ein entsprechendes Programm übergeben
wird. Die beiden Dateien fomflex.ocx und fomflex_api.dll werden mit
der Arbeitsplatzsoftware installiert. Mit ihnen ist es sehr einfach, CTIAnwendungen z. B. in Microsoft Office zu integrieren. Details für die
Anwendung der Programmierschnittstelle finden sich im OfficeMaster
Integrationshandbuch.
4.3.3 Dialog “Ausgehender Anruf”
Eine Rufnummer kann in beliebigen Texten gefunden und für einen Anruf
benutzt werden.
Damit nicht jede beliebige Ziffernfolge in einem Text als Rufnummer
behandelt wird, kann hier eingestellt werden, dass nur Ziffernfolgen
einer Mindest- bzw. einer Maximallänge als Rufnummern verwendet
werden. Auf diese Weise wird vermieden, dass z. B. Postleitzahlen,
Jahreszahlen, Hausnummern oder Seitenzahlen als Rufnummern interpretiert werden.
4.3.4 Dialog “Maus/Tastatur”
Mit diesem Dialog kann sich der Benutzer Tastenkombinationen und
Mausklicks einrichten, um häufig benutzte Funktionen leichter erreichen
129
zu können. Da Hotkeys von vielen Programmen genutzt werden, kann
es vorkommen, dass eine gewählte Tastenkombination nicht mehr verfügbar ist.
Mit der Schaltfläche Test kann überprüft werden, ob die gewählte Tastenkombination verfügbar ist. Die Umschalttaste kann nicht allein mit einer
weiteren Taste kombiniert werden, da diese Kombination in praktisch
allen Schreibprogrammen für die Großschreibung reserviert ist. Für die
Benutzung der Maus gibt es die in der Abbildung sichtbaren Voreinstellungen, die benutzerindividuell verändert werden können:
•
•
•
•
Hauptfenster öffnen mit Klick auf linke Maustaste
Traymenü öffnen mit Klick auf rechte Maustaste
Anruf aus Zwischenablage mit Klick auf mittlere Maustaste
Neuer Anruf mit Doppelklick auf linke Maustaste
130
4.3.5 Dialog “Fenster“
Mit dem Einstelldialog Fenster wird das Verhalten von OfficeMaster Flex
im Betrieb festgelegt.
Die Registerkarte Erscheinungsbild legt dabei das Verhalten verschiedener Fenster bei der Anzeige auf dem Desktop fest. Mit der Registerkarte Hauptfenster wird eingestellt, welche Informationen in der Anrufliste
des Hauptfensters angezeigt werden sollen.
Registerkarte Erscheinungsbild
In dem Rahmen Allgemein gibt es folgende Kontrollkästchen:
► Fensterpositionen merken
Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Positionen und die Größe
von Fenstern wie z. B. Einstellungen, Hauptfenster oder Status auch
über das Beenden von OfficeMaster Flex hinaus gespeichert und nach
einem Neustart wieder an der gleichen Position angezeigt. Wird die
Position eines Fensters während einer Sitzung von OfficeMaster Flex
131
geändert und das Fenster anschließend geschlossen, wird es bei erneutem Öffnen jeweils an der Position angezeigt, die es vor dem Schließen
eingenommen hat.
► Hinweis Ballons anzeigen
Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird am CTI-Tray durch eine Textblase
angezeigt, wenn sich der Verbindungsstatus zwischen OfficeMaster Flex
und dem Hauptserver ändert. Es erscheint eine Meldung, wenn:
• die Verbindung zum Server erfolgreich etabliert wurde,
• die Verbindung zum Server unterbrochen wurde,
• das Login des Benutzers nicht erfolgreich war.
► Splashscreen beim Programmstart und -ende anzeigen
Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird beim Programmstart ein Bild
angezeigt, das Versions- und Copyright-Informationen enthält und außerdem über einen Fortschrittsbalken anzeigt, wie viel Programmcode
bereits in den Speicher geladen wurde. Das gleiche Bild wird mit einem
rücklaufenden Fortschrittsbalken auch beim Beenden des Programms
angezeigt.
► OfficeMaster Flex bei jeder Windowsanmeldung ausführen
Startet OfficeMaster Flex bei Anmeldung des Benutzers am Arbeitsplatzrechner.
Rahmen Status
In dem Rahmen Status werden Angaben zum Verhalten des Statusfensters gemacht. In dem Statusfenster werden die aktuellen Anrufe
(kommend und gehend) angezeigt.
► Fenster automatisch minimieren nach ... Sek.
Wird hier eine von ‚0‘ abweichende Zeit eingetragen, minimiert sich das
Statusfenster automatisch nach dieser Zeit und gibt auf dem Desktop
den Blick auf die darunter liegenden Fenster frei. Über die Taskleiste
kann das Fenster jederzeit wieder angezeigt werden, wenn weitere
132
CTI-Funktionen darüber gesteuert werden sollen. Wird die letzte im
Statusfenster angezeigte Telefonverbindung beendet, schließt sich das
Statusfenster in jedem Fall.
► Status von Anrufen anzeigen, die nicht von FLEX eingeleitet wurden
Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird das Statusfenster auch angezeigt,
wenn der Benutzer eine Telefonverbindung manuell über sein Arbeitsplatztelefon einleitet. Es wird dann die gewählte Nummer angezeigt und
dem Benutzer stehen anschließend die Telefonfunktionen wie Rückfrage,
Makeln und Weiterverbinden über seinen Rechner zur Verfügung.
► Nummernblock anzeigen
Ist diese Funktion aktiviert, wird das Statusfenster nach unten um den
Telefonnummernblock erweitert, um darüber mit der Maus Telefonnummern oder DTMF/MFV-Töne bei aktiven Gesprächen eingeben zu
können. Ist der Nummernblock nicht vorhanden, kann eine Rufnummer
über die Tastatur eingegeben werden oder es wird eine Rufnummer aus
der Anrufliste angewählt.
Rahmen Desktopbenachrichtigungs-Fenster
In dem Rahmen Desktopbenachrichtigungs-Fenster werden Angaben
zum Verhalten des Fensters gemacht, in dem OfficeMaster Flex dem
Benutzer einen ankommenden bzw. ausgehenden Ruf signalisiert.
► Langsames Ein-/Ausblenden
Wenn diese Funktion aktiviert ist, erscheint das Benachrichtigungsfenster nicht plötzlich auf dem Bildschirm sondern wird langsam heller und
verblasst anschließend wieder.
► Transparenz (0-90%)
Mit der Einstellung der Transparenz über den Schieberegler kann das
Benachrichtigungsfenster mehr oder weniger durchscheinend gestaltet
werden. Damit wird erreicht, dass auch unter dem Fenster befindliche
Informationen nicht vollständig abgedeckt werden.
► Anzeigedauer (1-30 sec)
Der eingegebene Wert (Standard 15 Sekunden) legt fest, wie lange das
Benachrichtigungsfenster auf dem Desktop sichtbar bleibt.
133
► Position
Mit der Schaltfläche Position wird ein Testbild des Benachrichtigungsfensters geöffnet:
Dieses Fenster kann der Benutzer auf die ihm genehme Position (z. B.
links oben) auf dem Desktop positionieren. Das Benachrichtigungs-Fenster wird dann immer an dieser Stelle auf dem Bildschirm erscheinen.
Registerkarte Hauptfenster
In diesem Fenster wird festgelegt, wie und welche Daten in der Anrufliste
des Hauptfesters angezeigt werden.
Standardmäßig führt jeder Anruf, unabhängig davon ob abgehend oder
ankommend, zu einem Eintrag in der Anrufliste. Wird eine Nummer
mehrfach angerufen oder wird ein Anruf von derselben Nummer mehr134
fach entgegengenommen, führt jeder Anruf zu einem separaten Eintrag.
Um die Menge der angezeigten Daten zu verringern, können Filter definiert werden, um Einträge ein- bzw. auszublenden.
Rahmen Anrufe filtern
In dem Rahmen Anrufe filtern werden die Anzeigeoptionen festgelegt.
► ‚Alle Anrufe‘ fasst Unteransichten zusammen
In dem Hauptfenster gibt es in der Auswahlliste links der eigentlichen
Anrufliste die Auswahl Alle Anrufe mit der Unterauswahl
• Ausgehende Anrufe,
• Nicht erreichte Anrufe,
• Angenommene Anrufe und
• Verpasste Anrufe.
Selektiert der Benutzer Alle Anrufe, werden ausgehende, angenommene
und verpasste Anrufe angezeigt. Gibt es unter einer Rufnummer mehrere
ausgehende Anrufe oder auch mehrere angenommene Anrufe, wird für
jede Anrufart nur der jeweils letzte Anruf angezeigt.
Gibt es unter der gleichen Telefonnummer sowohl ausgehende als auch
angenommene bzw. verpasste Anrufe, enthält die Anrufliste für jede
dieser Anrufarten einen Eintrag. Wird das Kontrollkästchen aktiviert, erscheint für eine Rufnummer nur ein Eintrag und zwar der zeitlich jeweils
letzte Anruf. Aus dem einem Anruf zugeordneten Symbol ist zu ersehen,
ob es sich um einen ausgehenden, angenommenen oder verpassten
Anruf handelt. Alle früheren Anrufe sind dann nur über Historie anzeigbar
(siehe Abschnitt 4.4.1).
► Keine Anrufe anzeigen, die älter sind als x Tage
Hier kann die Menge der angezeigten Anrufe eingeschränkt werden. Der
Standardwert ‚0‘ führt zur Anzeige aller Anrufe.
► Keine Anrufe anzeigen von Nummern kürzer als x
Diese Einstellung vermeidet, dass in der Anrufliste alle internen Anrufe
erscheinen. Da interne Rufnummern typischerweise fünf Ziffern nicht
überschreiten und externe Rufnummern eine Länge von mindestens
sechs Ziffern haben, kann durch eine geeignete Vorgabe die Anzeige
135
interner Anrufe unterdrückt werden. Der Standardwert ‚0‘ führt zur Anzeige aller Anrufe.
► Keine Anrufe anzeigen von Nummern, die anfangen mit xyz
Mit dieser Angabe kann die Anzeige bestimmter Anrufe an oder von
Nummern wie z. B. ‚0800…‘ unterdrückt werden.
► Weitere Filter - fortgeschritten
Die Schaltfläche Weitere Filter - fortgeschritten öffnet ein Fenster, in dem
komplexe Filter über reguläre Ausdrücke definiert werden können.
Die Nutzung regulärer Ausdrücke erfordert Kenntnisse, die den Rahmen
dieses Handbuchs sprengen. Die Schaltfläche am rechten Bildrand liefert
einige Beispiele, mit denen einfache Filter eingestellt werden können.
Prinzipiell können mehrere Ausdrücke untereinander angegeben werden. Sie werden nacheinander ausgewertet, um festzustellen, ob eine
Rufnummer nicht in der Anrufliste angezeigt werden soll.
■ Beispiel
Die Ausdrücke in der Abbildung (siehe oben) legen fest, dass nur Anrufe
deren Rufnummer mit ‚030‘ oder mit ‚+4930‘ beginnen, angezeigt werden sollen. Diese Art der Filter ist besonders gut geeignet, um größere
Anruflisten z. B. nach Länder- oder Ortsvorwahlen zu filtern. Um einen
Eintrag in der Liste Erweiterte Filter Einstellungen hinzuzufügen, zu
löschen oder zu bearbeiten, wird der Mauszeiger in das Eingabefeld
positioniert und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet,
in dem die entsprechende Funktion aufgerufen werden kann.
Rahmen Anrufhistorie
Im Rahmen Anrufhistorie wird die Anzeigeoption für die Anrufhistorie
festgelegt. Um die Anrufliste übersichtlich zu halten, wird für eine Rufnummer jeweils nur der letzte ausgehende (erreicht bzw. nicht erreicht)
und der letzte ankommende Anruf (angenommen bzw. verpasst) dargestellt. Es werden jedoch alle Anrufe registriert, um eine lückenlose
136
Historie über alle (versuchten) Telefonkontakte zur Verfügung zu stellen.
Um die Anrufhistorie sichtbar zu machen, kann in der Anrufliste über das
Kontextmenü zu einem markierten Eintrag die Anrufhistorie angezeigt
werden (Eintrag markieren rechte Maustaste > Historie).
► Bei Doppelklick anzeigen
Wird das Kontrollkästchen Bei Doppelklick anzeigen aktiviert, wird die
Historie für den Eintrag in der Anrufliste angezeigt, auf den ein Doppelklick erfolgt.
Ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert, führt ein Doppelklick auf einen
Eintrag in der Anrufliste zu einem neuen Anruf.
Rahmen Telefonbuch
Im Rahmen Telefonbuch wird die Anzeigeoption für die Anrufhistorie
festgelegt.
► Nummer anrufen, wenn Telefonbucheintrag doppelt geklickt
Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, führt ein Doppelklick auf einen Telefonbucheintrag dazu, dass dieser Teilnehmer angerufen wird.
Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, führt ein Doppelklick auf einen
Eintrag zum Öffnen des Dialoges Telefonbuch bearbeiten.
Registerkarte Team Aufgaben
Befindet sich zum Zeitpunkt der Drucklegung in der Entwicklung.
4.3.6 Export und Import
Alle Einstellungen, die der Benutzer an OfficeMaster Flex vorgenommen
hat, können über die Schaltfläche Export in einer XML-Datei gespeichert
werden, um dem Benutzer zu ermöglichen, experimentelle Veränderungen an seinen Einstellungen auszuprobieren. Mit der Schaltfläche
Import lässt sich eine Sicherung wieder herstellen. Wenn ein Benutzer
unterschiedliche Rechner betreibt (z. B. Arbeitsplatz und Laptop) kann er
Einstellungen für den einen Rechner über Exportieren und Importieren
auf den zweiten Rechner übernehmen.
137
4.4 Telefonieren mit OfficeMaster Flex
OfficeMaster Flex bietet dem Benutzer eine Vielzahl von Möglichkeiten,
um Anrufe zu initiieren und um getätigte Anrufe bzw. Rufnummern zu
verwalten. Sämtliche über OfficeMaster Flex geführten Anrufe werden registriert und können in der Anrufliste angezeigt werden. Zu Anrufen, von
denen nur die Rufnummer bekannt ist, kann ein Name hinzugefügt werden. Wichtige Rufnummern können in eine Favoritenliste aufgenommen
werden, in der weitere Details über den Anrufer, wie z. B. zusätzliche
Telefonnummern oder ein Bild, hinterlegt werden können. Einzelnen Favoriten kann eine Kurzwahltaste in der Kurzwahlsymbolleiste zugewiesen
werden, um sie mit einem einfachen Mausklick anrufen zu können. Für
jede Rufnummer kann die Anrufhistorie eingesehen werden.
4.4.1 Hauptfenster
Das Fenster enthält die Menüleiste, die Symbolleisten Standard, Wählen
und Kurzwahl, die Auswahlliste am linken Fensterrand und die zugehörige Detailliste, in der die Detaildaten zu dem Thema angezeigt werden,
das in der Auswahlliste markiert ist. Zusätzlich gibt es am unteren Bildrand eine optionale Statuszeile.
138
Die Auswahlliste bietet folgende Selektionsmöglichkeiten:
► Alle Anrufe
In der Detailliste wird die Anrufliste mit allen Anrufen angezeigt. Zu
jedem Anruf wird angezeigt, ob er kommend oder abgehend war und
ob das Gespräch zustande gekommen ist oder nicht. Die Unterpunkte
Ausgehende, Nicht Erreichte, Angenommene und Verpasste filtern die
Anzeige der Anrufliste.
► Telefonbuch
Alle Rufnummern, die über OfficeMaster Flex angerufen wurden oder
von denen ein Anruf von OfficeMaster Flex entgegen genommen wurde
und denen ein Name entweder automatisch oder manuell zugeordnet
wurde, werden in einem Telefonbuch gespeichert. Dieses Telefonbuch
wird benutzt, um bei ankommenden Rufen, eine Namensauflösung
durchzuführen und dem Benutzer zusätzlich zur Rufnummer auch sofort
den Namen des Anrufers anzuzeigen.
► Favoriten
In die Liste der Favoriten kann der Benutzer Teilnehmer mit Rufnummern, Namen und Bild aufnehmen, die er häufig anrufen muss. Mit
einem Mausklick auf einen Favoriten kann die Verbindung aufgebaut
werden.
Rufnummern, für die Kurzwahltasten eingerichtet werden sollen, müssen
als Favorit angelegt sein.
► Suchergebnisse
Anruflisten lassen sich nach Namen, Rufnummern und Zeitpunkten
durchsuchen. Die Suchergebnisse werden in der zugehörigen Detailliste
angezeigt.
4.4.1.1 Menüleiste
Die Menüleiste enthält die Menüpunkte Datei, Bearbeiten, Ansicht und
?. Sie ist im Unterschied zu den Symbolleisten immer sichtbar und kann
nicht ausgeblendet werden.
139
Datei
Der Menüpunkt Datei hat die Untermenüpunkte Neu, Öffnen, Einstellungen, Schließen und Beenden.
► Neu…
öffnet ein weiteres Untermenü:
Neuer Anruf
Mit diesem Menüpunkt wird ein leeres Statusfenster geöffnet, in das der
Benutzer eine Rufnummer eingeben kann, um einen Anruf zu tätigen.
Terminierter Anruf
Mit diesem Menüpunkt wird das leere Fenster Terminierter Anruf, in dem
der Benutzer Rufnummer, Name und den gewünschten Zeitpunkt für
einen Anruf eingeben kann.
Favorit
Dieser Menüpunkt ist nur dann aktiviert, wenn in der Detailliste eine
Rufnummer markiert wurde, für die noch kein Favorit angelegt wurde
(graues Telefonsymbol). Das Fenster zum Anlegen eines Favoriten wird
geöffnet (siehe Anlegen eines Favoriten weiter unten). Dabei werden die
Rufnummer und, falls vorhanden, der Name des in der Rufnummernliste
markierten Eintrags übernommen.
Telefonbucheintrag
Ein neuer Datensatz kann eingegeben werden (Name und Nummer).
140
► Öffnen…
öffnet ein weiteres Untermenü:
Im Untermenüpunkt Historie wird ein Fenster geöffnet, in dem die Anrufhistorie für den Eintrag angezeigt wird, der entweder in der Favoritenliste
oder in der Anrufliste markiert ist.
Mit Favorit wird das Fenster zum Bearbeiten eines Favoriten geöffnet.
Dieser Menüpunkt ist nur dann aktiviert, wenn entweder in der Favoritenliste ein Favorit oder in der Anrufliste eine Rufnummer markiert ist,
für die bereits ein Favorit eingerichtet wurde.
► Einstellungen
Das Einstellungsfenster wird geöffnet.
► Schließen
Das Hauptfenster wird geschlossen.
► Beenden
OfficeMaster Flex wird beendet.
Bearbeiten
Im Menüpunkt Bearbeiten öffnet sich ein Untermenü, dessen Aussehen
davon abhängt, ob in der Detailliste Anrufe, Favoriten, oder Telefonbucheinträge angezeigt werden.
wenn in der Anrufliste ein
Eintrag markiert ist
wenn in der Favoritenliste
ein Eintrag markiert ist
wenn im Telefonbuch ein
Eintrag markiert ist
141
▼ Hinweis! Punkte, die in jedem Menü vorhanden sind, gleichen sich in
der Funktion.
► Vor Anruf Bearbeiten
Es wird das Statusfenster geöffnet. Die Rufnummer und, falls vorhanden,
der Name, werden in dieses Fenster übernommen. Die Einfügemarke
befindet sich am Ende der Rufnummer, um diese ggf. zu korrigieren.
Diese Korrekturmöglichkeit ist z. B. wünschenswert, wenn in der Anrufliste nur die Durchwahlnummer eines Kontaktes steht, aber die Zentrale
angerufen werden soll. Durch die Korrektur wird nicht die ursprüngliche
Rufnummer in der Anrufliste geändert. Ein Anruf unter der geänderten
Rufnummer führt zu einem neuen Eintrag in der Anrufliste.
► Rückruf
Es wird das Statusfenster geöffnet. Die Rufnummer und, falls vorhanden, der Name werden in dieses Fenster übernommen. Der Anruf wird
automatisch begonnen.
► Umbenennen
Das Namensfeld des in der Anrufliste markierten Anrufes, wird zum
Editieren freigegeben.
► Nummer kopieren
Die Rufnummer des in der Anrufliste markierten Anrufs wird in die Zwischenablage übernommen und kann in anderen Programmen verwendet
werden.
► Alle markieren
Alle Einträge der Anrufliste werden markiert. Anschließend können über
das gleiche Menü auf die markierten Einträge die Funktionen Hervorheben, Hervorhebung aufheben und Entfernen angewendet werden.
Manchmal ist es flexibler, mit den Standardmethoden zum Markieren
von Listeneinträgen zu arbeiten, um bestimmte Einträge gemeinsam zu
bearbeiten (Mausklick nacheinander auf zwei Einträge bei gedrückter
Umschalttaste, um einen Bereich zu markieren bzw. Mausklick nacheinander auf mehrere Einträge bei gedrückter Steuerungstaste, um eine
Mehrfachselektion zu erreichen).
► Hervorheben
Der Benutzer hat die Möglichkeit, einzelne Einträge der Anrufliste hervorzuheben, z. B. um sich damit noch zu tätigende Anrufe vorzumerken.
142
Standardmäßig werden alle ankommenden Anrufe, die der Benutzer
nicht angenommen hat, als verpasste Anrufe mit Hervorhebung in die
Anrufliste aufgenommen.
► Hervorhebung entfernen
Für alle markierten und hervorgehobenen Anrufe in der Anrufliste wird
die Hervorhebung aufgehoben.
► Entfernen
Alle in der Anrufliste markierten Einträge werden gelöscht.
► Suchen
Es wird das Suchfenster geöffnet, mit dem Einträge in der Anrufliste
gesucht werden können. Durchsucht werden dabei die Felder Name,
Nummer und Datum/Zeit. Die Einzelheiten werden im Abschnitt über die
Symbolleiste Standard beschrieben.
Ansicht
Dieser Menüpunkt dient dazu, das Aussehen des Hauptfensters zu beeinflussen. Dazu stehen folgende Untermenüpunkte zur Verfügung.
► Aktualisieren
Die Anzeige der Detailliste wird aktualisiert. Die Daten der Anrufliste, der
Favoritenliste und des Telefonbuchs, die auf dem Server gespeichert
sind, werden neu eingelesen und angezeigt.
► Ordnen nach…
Es kann eingestellt werden, wie die Anzeige der ausgewählten Anrufliste
bzw. des Telefonbuchs sortiert werden soll. Bei Anzeige der Favoritenliste ist der Menüpunkt deaktiviert.
143
Die Sortierung der Anrufliste ist möglich nach Name, Nummer, Datum/
Uhrzeit oder Dauer der Anrufe.
Die Sortierung des Telefonbuchs ist möglich nach Name oder Nummer
der Einträge.
► Wechseln zu…
Es kann ausgewählt werden, welche Daten in der Detailliste angezeigt
werden sollen. Es steht dazu die gleiche Auswahl zur Verfügung, die
auch in der zur Detailliste gehörenden Auswahlliste angeboten wird:
Mit den Schaltflächen
• Alle Anrufe,
• Ausgehende,
• Nicht Erreichte,
• Angenommene,
• Verpasste
wird die gewünschte Anrufliste angezeigt.
Die Schaltfläche Telefonbuch führt zur Anzeige des Telefonbuchs.
Die Schaltfläche Favoriten führt zur Anzeige der Favoritenliste.
Die Schaltfläche Suchergebnisse zeigt die Ergebnisse der letzen Sucheinstellung an (siehe Beschreibung der Symbolleiste Standard).
Falls der Benutzer ein oder mehrere aktive Telefonverbindungen hat,
kann mit Aktive Gespräche das Status-Fenster geöffnet bzw. in den
Vordergrund des Bildschirms gerückt werden.
144
► Symbolleisten…
Die Symbolleisten Standard, Wählen und Kurzwahl können an- bzw.
abgeschaltet (sichtbar bzw. nicht sichtbar) werden.
Die Schaltfläche Anpassen öffnet einen Dialog, mit dem die Darstellung
der Symbolleisten verändert werden kann.
Mit den im linken Teil der Registerkarte Symbolleisten befindlichen
Kontrollkästchen kann festgelegt werden, ob die entsprechende Symbolleiste angezeigt werden soll. Die gleiche Einstellung kann auch über
die Menüfolge Ansicht > Symbolleisten… erreicht werden.
Jede Symbolleiste kann aus dem Hauptfenster herausgelöst (abgedockt)
und an einer beliebigen Position auf dem Bildschirm angezeigt werden.
In dem Rahmen Einstellungen für abgedockten Zustand werden die
Eigenschaften einer abgedockten Symbolleiste eingestellt. Die Einstellungen gelten jeweils für die Symbolleiste, die in der linken Auswahlliste
markiert ist, d. h. die Eigenschaften können für jede Symbolleiste unterschiedlich konfiguriert werden.
Wird das Kontrollkästchen Immer sichtbar für eine abgedockte Symbolleiste aktiviert, wird diese ständig angezeigt, also auch dann, wenn
das Hauptfenster geschlossen wird. Diese Eigenschaft ist vor allem für
145
die beiden Symbolleisten Wählen und Kurzwahl von Bedeutung, da sie
wenig Platz auf dem Bildschirm belegen und dem Benutzer ständig die
Möglichkeit für einen spontanen Anruf bieten.
Damit die abgedockten Symbolleisten die darunterliegenden Bildschirmfenster nicht vollständig verdecken, können sie transparent angezeigt
werden. Der Grad der Transparenz lässt sich über den Schieberegler
Transparenz (0-90%) einstellen.
Im Rahmen Ausrichtung wird eingestellt, ob die jeweilige Symbolleiste
horizontal oder vertikal ausgerichtet wird.
Über die Registerkarte Optionen lässt sich im Rahmen Icongröße einstellen, ob die in den Symbolleisten verwendeten Symbole als große
oder kleine Symbole angezeigt werden sollen.
Mit dem Kontrollkästchen Text wird festgelegt, ob und wo zu jedem Icon
ein bezeichnender Text angezeigt werden soll (rechts oder unterhalb
des Icons).
► Statusleiste
Die Aktivierung dieser Schaltfläche blendet am unteren Rand des Hauptfensters eine Statusanzeige ein, die über die Anzahl der in der Detailliste dargestellten Einträge Auskunft gibt. Im ersten Feld wird vor dem
Schrägstrich die Anzahl der markierten und dahinter die Gesamtzahl der
Einträge in der Detailliste angezeigt. Im zweiten Feld steht, wie viele der
Einträge als Hervorgehoben markiert sind.
?
Über diesen Menüpunkt können der Versionsstand der Software und die
Lizenzbedingungen eingesehen werden.
146
4.4.1.2 Symbolleisten
Das Hauptfenster enthält die Symbolleisten Standard, Wählen und Kurzwahl. Jede der drei Symbolleisten kann getrennt ein- bzw. ausgeblendet
werden. Außerdem kann jede aus dem Hauptfenster herausgelöst und
an einer vom Benutzer frei wählbaren Position auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Wird der Mauszeiger über die beiden senkrechten Balken am linken
Rand der Symbolleiste positioniert bis er sich in ein Kreuz verwandelt, kann die Leiste an eine beliebige Position auf dem Bildschirm
verschoben werden. Solange die linke Maustaste gedrückt bleibt, folgt
die Symbolleiste der Bewegung des Mauszeigers. Ob sie vertikal oder
horizontal ausgerichtet ist, wird in dem Dialogfenster eingestellt, das sich
über die Menüfolge Ansicht > Symbolleisten… > Anpassen
öffnet (siehe oben).
▼ Hinweis! Die Symbolleiste „Kurzwahl“ wird nur angezeigt, wenn der
Benutzer zuvor Favoriten eingerichtet und ihnen Kurzwahltasten zugeordnet hat.
Symbolleiste Standard
Mit der Symbolleiste Standard kann der Benutzer häufig verwendete
Funktionen, die auch über die Menüleiste erreicht werden, mit einem
Mausklick auslösen.
Anruf…
Diese Schaltfläche besteht aus zwei Teilen, die getrennt per Mausklick
betätigt werden können.
147
• Die linke Schaltfläche mit dem Telefonsymbol führt zu einem Anruf
der Rufnummer, die in dem Eintrag enthalten ist, der im Detailfenster
markiert ist. Ist kein Eintrag markiert, öffnet sich das Statusfenster
zur manuellen Eingabe einer Rufnummer.
• Der rechte Teil öffnet ein zusätzliches Menü, über das unterschiedliche Anrufmodi ausgewählt werden können.
► Neuer Anruf
Es öffnet sich das leere Statusfenster. Um einen Anruf zu tätigen, muss
der Benutzer eine Rufnummer eingeben.
► Rückruf
Es öffnet sich das Statusfenster. In Abhängigkeit davon, ob ein Eintrag
in der Anrufliste, im Telefonbuch oder in der Favoritenliste markiert ist,
werden Nummer und ggf. Name des Anzurufenden übernommen und
der Anruf wird sofort gestartet.
► Vor Anruf bearbeiten
Es öffnet sich das Statusfenster. In Abhängigkeit davon, ob ein Eintrag
in der Anrufliste, im Telefonbuch oder in der Favoritenliste markiert ist,
werden Nummer und ggf. Name des Anzurufenden übernommen. Die
Einfügemarke befindet sich am Ende der Rufnummer, um diese ggf. zu
korrigieren. Diese Korrekturmöglichkeit ist z. B. wünschenswert, wenn
in der Anrufliste nur die Durchwahlnummer eines Kontaktes steht, aber
die Zentrale angerufen werden soll.
▼ Hinweis! Durch die Korrektur wird die ursprüngliche Rufnummer in der
Anrufliste nicht geändert.
Ein Anruf unter der geänderten Rufnummer führt zu einem neuen Eintrag
in der Anrufliste.
► Terminierter Anruf
Es öffnet sich das Fenster für die Eingabe eines terminierten Anrufs.
In Abhängigkeit davon, ob ein Eintrag in der Anrufliste, im Telefonbuch
oder in der Favoritenliste markiert ist, werden Nummer und ggf. Name
des Anzurufenden übernommen. Der Benutzer hat die Möglichkeit, den
Anrufzeitpunkt relativ zur aktuellen Zeit oder einen konkreten Zeitpunkt
in der Zukunft anzugeben. Bei der Wahl eines Zeitpunkts, der in der
Vergangenheit liegt, erfolgt eine Fehlermeldung.
148
► Aktualisieren
Die Anzeige der Detailliste wird aktualisiert. Die Daten in der Anrufliste
oder im Telefonbuch oder in der Favoritenliste, die auf dem Server
gespeichert sind, werden neu eingelesen und angezeigt. Die gleiche
Funktion kann mit der Menüfolge Menüleiste > Ansicht > Aktualisieren ausgelöst werden.
▼ Hinweis! Wenn die Symbolleiste Standard abgedockt und das Hauptfenster geschlossen ist, ist diese Schaltfläche nicht verfügbar.
► Umbenennen
Wird im Detailfenster die Anrufliste angezeigt, wird das Namensfeld des
markierten Anrufs zum Editieren freigegeben. Die gleiche Funktion kann
mit der Menüfolge Menüleiste > Bearbeiten > Umbenennen
ausgelöst werden.
Falls im Detailfenster die Favoritenliste angezeigt wird, wird das Bearbeitungsfenster für Favoriten geöffnet und das Namensfeld zum Editieren
freigegeben. Die gleiche Funktion kann mit der Menüfolge Menüleiste
> Bearbeiten > Umbenennen ausgelöst werden.
Falls im Detailfenster das Telefonbuch angezeigt wird, wird das Bearbeitungsfenster für Telefonbucheinträge geöffnet, um den Namen oder die
Rufnummer zu editieren. Die gleiche Funktion kann mit der Menüfolge
Menüleiste > Bearbeiten > Namen ändern bzw. Menüleiste
> Bearbeiten > Nummer ändern ausgelöst werden.
149
► Löschen
Falls im Detailfenster die Anrufliste angezeigt wird, werden alle in der
Anrufliste markierten Einträge gelöscht. Die gleiche Funktion kann mit
der Menüfolge Menüleiste > Bearbeiten > Entfernen ausgelöst
werden.
Falls im Detailfenster die Favoritenliste angezeigt wird, wird der in der
Favoritenliste markierte Eintrag gelöscht. Eine Mehrfachmarkierung ist
in der Favoritenliste nicht möglich. Die gleiche Funktion kann mit der
Menüfolge Menüleiste > Bearbeiten > Entfernen ausgelöst
werden.
Falls im Detailfenster das Telefonbuch angezeigt wird, wird der in der Favoritenliste markierte Eintrag gelöscht. Eine Mehrfachmarkierung ist im
Telefonbuch nicht erlaubt. Die gleiche Funktion kann mit der Menüfolge
Menüleiste > Bearbeiten > Entfernen ausgelöst werden.
► Historie
Für den im Detailfenster markierten Eintrag (bei der Anrufliste darf nur
ein Eintrag markiert sein) wird die Anrufhistorie angezeigt. falls im Detailfenster das Telefonbuch angezeigt wird, kann es sein, dass für den
markierten Eintrag keine Historie gespeichert ist.
In der Anrufhistorie werden alle ankommenden und abgehenden Anrufe
angezeigt. Das Symbol vor jedem Anruf zeigt an, ob es sich um einen
kommenden (Pfeil nach links) oder um einen abgehenden (Pfeil nach
rechts) Ruf handelte. Die Farbe des Pfeils kennzeichnet, ob die Verbindung zustande gekommen ist (grün) oder nicht (rot).
Die Einträge sind nach dem Zeitpunkt (Datum/Uhrzeit) sortiert. Durch
einen Mausklick auf die Spaltenüberschrift Datum/Uhrzeit kann die Sortierreihenfolge, die durch ein Dreieckssymbol angezeigt wird, invertiert
werden.
150
•
Über die Schaltfläche Anruf wird das Statusfenster geöffnet. Die Rufnummer und, falls vorhanden, der Name werden in dieses Fenster
übernommen. Der Anruf wird automatisch begonnen.
•
Die Schaltfläche Vor Anruf Bearbeiten öffnet ebenfalls das Statusfenster. Die Rufnummer und, falls vorhanden, der Name werden in
dieses Fenster übernommen. Die Einfügemarke befindet sich am
Ende der Rufnummer, um diese ggf. zu korrigieren.
•
Die Schaltfläche Terminierter Anruf öffnet das Fenster für die Eingabe eines terminierten Anrufs. Die Nummer und ggf. der Name
des Anzurufenden werden übernommen. Der Benutzer hat die
Möglichkeit, den Anrufzeitpunkt relativ zur aktuellen Zeit oder einen
konkreten Zeitpunkt in der Zukunft anzugeben. Bei der Wahl eines
Zeitpunkts, der in der Vergangenheit liegt, erfolgt eine Fehlermeldung und es erfolgt keine Terminierung für den Anruf.
► Favorit
Rufnummern und/oder Gesprächspartner, die sehr häufig angerufen
werden, können zur Erleichterung als Favorit angelegt werden. Alle
Favoriten werden in der Detailliste Favoriten in aufsteigender Reihenfolge des Favoritennamens angezeigt. Falls einem Favoriten ein Foto
zugeordnet wurde (max. 150 x 150 Pixel), ist in der Favoritenliste das
Foto sichtbar. Falls für eine bestimmte Rufnummer eine Kurzwahltaste
angelegt werden soll, muss diese Rufnummer zu einem Favoriten gehören. Zu einem Favoriten können mehrere Rufnummern gehören (z.
B. Festnetz privat, Festnetz Büro, Mobiltelefon), von denen eine den
151
Status Standard Nummer hat. Diese Rufnummer wird angerufen, wenn
der Benutzer in der Favoritenliste einen Doppelklick auf einen Favoriteneintrag macht.
Wird die Schaltfläche Favorit betätigt, wenn in der Detailliste ein Favorit
markiert ist oder wenn in der Anrufliste ein Rufnummerneintrag markiert
ist, für den bereits ein Favorit angelegt wurde (Symbol in der Spalte
Favorit), wird das Eigenschaftsfenster dieses Favoriten geöffnet.
In diesem Fenster werden nur die Eigenschaften des bereits angelegten
Favoriten (Rufnummer, Kommentar und eine ggf. eingerichtete Kurzwahltaste) angezeigt. Im unteren Fensterbereich wird der Zeitpunkt des
letzten Anrufs mitgeteilt.
Ein Doppelklick auf einen Rufnummerneintrag im Favoritenfenster öffnet
das Statusfenster und löst einen Anruf an die gewählte Nummer aus.
Ein Klick mit der rechten Maustaste auf einen Rufnummerneintrag öffnet
ein Kontextmenü mit den Schaltflächen Anruf und Bearbeiten.
Die Betätigung der Schaltfläche Anruf öffnet das Statusfenster und löst
einen Anruf an die gewählte Nummer aus.
Die Betätigung der Schaltfläche Bearbeiten öffnet ein Fenster, in dem
die Favoriteneigenschaften für die selektierte Rufnummer bearbeitet
werden können (siehe Favoriten).
Wird die Schaltfläche Favorit aus der Symbolleiste Standard betätigt,
wenn in der Anrufliste eine Rufnummer markiert wurde, für die noch kein
Favorit angelegt wurde (kein Favoritensymbol in der entsprechnenden
Spalte), wird ein Fenster für die Anlage eines neuen Favoriten geöffnet,
in der die Rufnummer des ausgewählten Eintrags und ggf. der Name
bereits eingetragen sind.
152
Beim Öffnen des Fensters zum Anlegen eines Favoriten wird die Rufnummer in die Nummernspalte der Rufnummernliste als Standard Nummer übernommen. Wurde der Rufnummer in der Anrufliste bereits ein
Name zugewiesen, wird dieser in das Feld Name übernommen. Fehlt
der Name, wird die Rufnummer auch in das Namensfeld geschrieben.
Sie kann dann durch den vom Benutzer gewünschten Namenseintrag
ersetzt werden.
Die Schaltfläche … dient dazu, für den Favoriten ein Foto (oder ein
beliebiges anderes Bild) auszusuchen, das dann auch in der Favoritenliste angezeigt wird. Dabei werden die Grafikformate png, jpg, bmp
und xpm unterstützt. Das Bild darf eine maximale Größe von 150 x
150 Pixel haben. Mit der Schaltfläche Entfernen (rotes Kreuz) wird das
ausgewählte Bild wieder gelöscht und durch das standardmäßige Bildsymbol ersetzt.
Mit einem rechten Mausklick auf eine Rufnummer in der Spalte Nummern öffnet sich ein Kontextmenü mit den Schaltflächen:
► Bearbeiten
Die Schaltfläche Bearbeiten erlaubt es, der Nummer einen Kommentar
hinzuzufügen, z. B. ob es sich um eine private oder eine geschäftliche
Telefonnummer handelt, und ihr eine Kurzwahltaste zuzuordnen.
Im Kombinationsfeld Kurzwahl-Taste werden alle noch nicht belegten
Tasten angezeigt, die als Kurzwahltasten verwendet werden können.
153
Auch in diesem Fenster besteht die Möglichkeit, dem Favoriten ein Foto
zuzuordnen.
► Entfernen
Mit der Schaltfläche Entfernen aus dem Kontextmenü kann die markierte
Rufnummer für den Favoriten gelöscht werden. War dieser Rufnummer
eine Kurzwahltaste zugeordnet, wird diese Zuordnung ebenfalls aufgehoben und die Kurzwahltaste wird aus der Symbolleiste Kurzwahl
entfernt.
► Hinzufügen
Mit der Schaltfläche Hinzufügen aus dem Kontextmenü wird dem Favoriten eine weitere Rufnummer zugeordnet. Für jede Rufnummer eines
Favoriten kann eine separate Kurzwahltaste definiert werden. Sind für
einen Favoriten mehrere Rufnummern eingetragen, muss eine davon
als Standard Nummer festgelegt werden. Im Eigenschaftsfenster für
den Favoriten wird dieser Rufnummerneintrag in Fettschrift angezeigt.
Bei einem Doppelklick auf einen Favoriten in der Favoritenliste wird
automatisch ein Anruf an die Standard Nummer gestartet.
154
► Suchen
Die Schaltfläche Suchen dient in Verbindung mit dem dazugehörenden
Kombinationseingabefeld dazu, die Anrufliste nach einem Suchbegriff zu
durchsuchen und das Resultat in der Detailliste anzuzeigen.
Sowie in das Eingabefeld ein einzelnes Zeichen eingegeben wurde,
beginnt die Suche in der Anrufliste und ggf. gefundene Einträge werden
in der Detailliste angezeigt. In der Auswahlliste wird die Zeile Suchergebnisse markiert. Die Schaltfläche Suchen wird zum Anpassen der
Suchkriterien benötigt.
In dem Rahmen Suchen in: kann über die Kontrollkästchen Eingehende
bzw. Ausgehende eingestellt werden, ob nur ankommende oder nur
abgehende oder beide Arten von Anrufen aus der Anrufliste durchsucht
werden sollen. Werden die Kontrollkästchen deaktiviert, findet keine
Suche statt. Der Suchbegriff wird grundsätzlich mit den Feldern Name,
Nummer und Datum/Uhrzeit jedes Eintrags der Anrufliste verglichen.
■ Beispiel
Der Suchbegriff 30 kann sowohl in einer Rufnummer als auch in einer
Datums-/Zeitangabe (z. B. als Tag oder als Minute) vorkommen. Mit den
Suchoptionen kann der Benutzer Kriterien für die Suche festlegen
In dem Rahmen Suchoptionen befinden sich Kontrollkästchen, die aktiviert werden können.
Groß-/Kleinschreibung legt fest, ob bei dem Vergleich zwischen Suchbegriff und zu durchsuchendem Eintrag Groß- bzw. Kleinschreibung von
Buchstaben berücksichtigt werden soll.
155
Nur ganzes Wort besagt, dass der Suchbegriff vollständig mit dem
durchsuchten Feld übereinstimmen muss. Diese Einstellung ist nur für
die Suche von Namen und Rufnummern sinnvoll. Für eine Datums-/Uhrzeit-Suche müssen Datum und Uhrzeit komplett und exakt in dem in der
Anrufliste benutzten Format als Suchbegriff eingegeben werden.
Reguläre Ausdrücke verwenden ist nur für Benutzer, die sich in der
Handhabung regulärer Ausdrücke auskennen.
■ Beispiel
Der Suchbegriff (^030.*)|(^\+4930.*) führt dazu, dass alle Einträge angezeigt werden, deren Rufnummer mit 030 oder mit +4930 beginnt. Bei
komplexen regulären Ausdrücken ist es ratsam, das Kontrollkästchen
Nur ganzes Wort zu aktivieren.
Mit der Schaltfläche Suchen wird die Suche mit den eingestellten Optionen durchgeführt. Die Schaltfläche Schließen speichert die eingestellten Suchoptionen. Bei Eingabe von Zeichen in das Suchfeld in der
Symbolleiste werden dann die eingestellten Optionen berücksichtigt.
Symbolleiste Kurzwahl
Um häufig benutzte Telefonnummern mit einem Mausklick anrufen zu
können, kann sich der Benutzer eine Symbolleiste mit Kurzwahltasten
einrichten. In dieser Symbolleiste werden alle Kurzwahltasten, denen
eine Rufnummer zugewiesen wurde, angezeigt. Diese Symbolleiste ist
also zunächst leer. Eine Kurzwahltaste kann einer Rufnummer nur dann
zugewiesen werden, wenn diese Rufnummer ihrerseits einem Favoriten
zugeordnet ist (siehe Symbolleiste Standard, Schaltfläche Favoriten).
Es können insgesamt 16 Kurzwahlziele eingerichtet werden, die den
Tasten 0 bis 9, * (Stern), # (Raute) und A bis D zugeordnet werden
können.
Wenn für die Symbolleisten festgelegt wurde, dass zu jeder Taste eine
Beschriftung gehören soll, dann wird standardmäßig der im Favoriten
angegebene Name verwendet. Fehlt dieser Name, wird stattdessen die
Rufnummer als Beschriftung verwendet. Die Position der Beschriftung
(rechts oder unterhalb des Tastensymbols) wird über Menüleiste
> Ansicht > Symbolleisten > Anpassen > Registerkarte
Optionen eingestellt. Über den gleichen Weg können auch die Ausrichtung der Symbolleiste (horizontal oder vertikal) und die Größe der
Tastensymbole eingestellt werden.
156
Die Symbolleiste lässt sich aus dem Hauptfenster herauslösen (abdocken) und an einer beliebigen Position auf dem Bildschirm ablegen. Sie
steht dem Benutzer auch dann zur Verfügung, wenn das Hauptfenster
geschlossen ist. Über die Menüfolge Menüleiste > Ansicht > Symbolleisten > Anpassen > Registerkarte Symbolleisten und
anschließendem Markieren von Kurzwahl kann eingestellt werden, ob
die Symbolleiste immer im Bildschirmvordergrund angezeigt wird. Da
sie dann immer die darunterliegenden Fensterinhalte verdeckt, kann sie
über die gleiche Registerkarte durchscheinend gestaltet werden.
Wenn die Symbolleiste abgedockt und das Hauptfenster geöffnet ist,
kann die Symbolleiste mit einem Doppelklick auf ihre Kopfleiste wieder in
das Hauptfenster integriert werden. Ist das Hauptfenster nicht geöffnet,
führt der Doppelklick zum Schließen der Symbolleiste.
Mit einem Klick auf ein Tastensymbol wird das Statusfenster geöffnet,
Rufnummer und Name werden übernommen und der Anruf wird gestartet.
Symbolleiste Wählen
In das Eingabefeld der Symbolleiste Wählen kann eine Telefonnummer
über die Tastatur (oder durch Einfügen aus der Zwischenablage) eingegeben und mit einem Klick auf die Schaltfläche angerufen werden.
157
Wurde eingestellt, dass zu jeder Symbolleistenschaltfläche eine Beschriftung angezeigt werden soll, wird diese gemäß den Einstellungen unter
oder rechts neben dem Telefonsymbol angezeigt.
Die Einstellung erfolgt über die Menüfolge Menüleiste > Ansicht
> Symbolleisten > Anpassen > Registerkarte Optionen.
Über den gleichen Weg können auch die Ausrichtung (horizontal oder
vertikal) der Symbolleiste und die Größe des Telefonsymbols eingestellt
werden.
Die Symbolleiste lässt sich aus dem Hauptfenster herauslösen (abdocken) und an einer beliebigen Position auf dem Bildschirm ablegen. Sie
steht dem Benutzer auch dann zur Verfügung, wenn das Hauptfenster
geschlossen ist. Über die Menüfolge Menüleiste > Ansicht > Symbolleisten > Anpassen > Registerkarte Symbolleisten und
anschließendem Markieren von Wählen kann eingestellt werden, ob die
Symbolleiste immer im Bildschirmvordergrund angezeigt wird. Da sie
dann immer die darunterliegenden Fensterinhalte verdeckt, kann sie
über die gleiche Registerkarte durchscheinend gestaltet werden.
Wenn die Symbolleiste abgedockt und das Hauptfenster geöffnet ist,
wird die Symbolleiste mit einem Doppelklick auf ihre Kopfleiste wieder
in das Hauptfenster integriert. Ist das Hauptfenster nicht geöffnet, führt
der Doppelklick zum Schließen der Symbolleiste.
Symbolleiste OfficeMaster Flex in Taskleiste und Internet Explorer
OfficeMaster Flex bietet die Möglichkeit, eine spezielle Symbolleiste/
Taskleiste in den Internet Explorer zu integrieren. Die Integration erlaubt
es dem Benutzer beim Browsen auf Internet Seiten, direkt Anrufe zu
Telefonnummern zu initiieren, die auf der Seite angezeigt werden.
Wenn OfficeMaster Flex auf dem Rechner des Benutzers installiert ist,
steht im Explorer über die Menüfolge Ansicht > Symbolleisten
der Menüpunkt OfficeMaster Flex zur Verfügung, der aktiviert werden
muss, im Internet Explorer findet man OfficeMaster Flex unter Extras
> Symbolleisten.
▼ Hinweis! In dem gleichen Menü befindet sich der Punkt „Symbolleisten
fixieren“, der deaktiviert werden sollte, damit die Symbolleisten ordnungsgemäß angezeigt werden.
158
In der eingefügten Symbolleiste vom Internet Explorer befinden sich
folgende Bedienelemente:
► OfficeMaster Flex (roter Kreis)
Mit dieser Schaltfläche kann der Benutzer das Hauptfenster öffnen.
► Schaltfläche Untermenü
Es wird ein Untermenü geöffnet, über das das Hauptfenster, der Dialog
Einstellungen oder das Statusfenster für einen neuen Anruf erreicht
werden können.
► Eingabefeld für eine Rufnummer
Sowie in das Feld eine Rufnummer eingegeben wird, wird die rechts
neben dem Feld befindliche Schaltfläche aktiviert, mit der der Anruf ausgelöst werden kann. Das Eingabefeld ist als Kombinationsfeld ausgelegt,
in dem die letzten Einträge des Benutzers gespeichert werden.
► Schaltfläche Internet
Diese Schaltfläche löst einen Suchvorgang nach Telefonnummern in der
aktuellen Webseite aus. Dabei werden alle Zahlenfolgen als Rufnummern erkannt, wobei Leerzeichen ignoriert werden.
159
Werden eine oder mehrere Zahlenfolgen gefunden, die eine Rufnummer
darstellen könnten, werden diese in einem Auswahlfenster angeboten.
Um z. B. Jahreszahlen oder andere kurze Zahlen wie Hausnummern
nicht als Rufnummern zu identifizieren, kann festgelegt werden, dass
eine Rufnummer eine Mindestanzahl von Ziffern aufweist.
In der Auswahlliste muss die gewünschte Rufnummer markiert und mit OK
bestätigt werden. Danach wird das Statusfenster mit der eingetragenen
Rufnummer geöffnet und der Anruf startet.
4.4.1.3 Kontextmenüs
Für Funktionen, die direkt auf die Einträge im Detailfenster (Anrufliste,
Favoritenliste und Telefonbuch) wirken, steht über einen Klick mit der
rechten Maustaste auf einen Eintrag ein Kontextmenü zur Verfügung.
In diesem Kontextmenü sind die am häufigsten benutzten Untermenüpunkte aus der Menüleiste zusammengestellt. Sie werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Anrufliste bzw. in der Favoritenliste führt in Abhängigkeit von den Festlegungen im Einstellfenster
(Menüfolge: rechte Maustaste auf Tray-Symbol Einstellungen >
Fenster > Hauptfenster > Anrufhistorie) entweder zur Anzeige
der Anrufhistorie für diesen Eintrag oder zu einem Anruf der Rufnummer,
die dem Eintrag zugeordnet ist. Wird ein Anruf ausgelöst, öffnet sich
das Statusfenster. Die weitere Bedienung wird im Kapitel Statusfenster
beschrieben.
160
Anrufliste
► Rückruf
Es wird das Statusfenster geöffnet. Die Rufnummer und, falls vorhanden, der Name werden in dieses Fenster übernommen. Der Anruf wird
automatisch begonnen.
► Neuer Anruf
Nummer und ggf. der Name des Anzurufenden werden aus der Anrufliste
übernommen (Details siehe Abschnitt 4.4.1.2 Symbolleiste Standard).
der Name werden in dieses Fenster übernommen. Die Einfügemarke
angerufen werden soll.
in der Anrufliste.
► Aktualisieren
Die Daten der Anrufliste oder der Favoritenliste, die auf dem CTI-Server
gespeichert sind, werden neu eingelesen und angezeigt.
161
► Umbenennen
Das Namensfeld in dem in der Anrufliste markierten Anruf wird zum
Editieren freigegeben.
► Nummer kopieren
Die zu dem markierten Eintrag gehörende Rufnummer wird in die Zwischenablage kopiert, um sie in andere Anwendungen einzufügen.
► Hervorheben
Der Benutzer hat die Möglichkeit, einzelne Einträge der Anrufliste hervorzuheben, z. B. um sich damit noch zu tätigende Anrufe vorzumerken.
Standardmäßig werden alle ankommenden Anrufe, die der Benutzer
nicht angenommen hat, als verpasste Anrufe mit Hervorhebung in die
Anrufliste aufgenommen.
► Entfernen
Der in der Favoritenliste markierte Eintrag wird gelöscht. Eine Mehrfachmarkierung ist in der Favoritenliste nicht möglich.
► Favorit
Falls für die Rufnummer des im Telefonbuch markierten Eintrags
bereits ein Favorit angelegt wurde (entsprechendes Symbol in der
Favoritenspalte), wird das Eigenschaftsfenster für Favoriten geöffnet
(siehe Abschnitt 4.4.1.2 Symbolleiste Standard, Schaltfläche Favorit).
Andernfalls wird das Fenster zur Anlage eines neuen Favoriten geöffnet
und in dieses werden Name und Nummer aus dem markierten Eintrag
übernommen.
► Historie
Für den in der Anrufliste markierten Eintrag wird die Anrufhistorie angezeigt. In der Anrufhistorie werden alle ankommenden und abgehenden
Anrufe des Eintrages angezeigt. Das Symbol vor jedem Anruf zeigt an,
ob es sich um einen kommenden (Pfeil nach links) oder um einen abgehenden (Pfeil nach rechts) Ruf handelt. Die Farbe des Pfeils kennzeichnet, ob die Verbindung zustande (grün) gekommen ist oder nicht (rot).
werden (weitere Details siehe Abschnitt 4.4.1.2 Symbolleiste Standard,
Schaltfläche Historie).
162
Favoritenliste
► Standard Nummer anrufen
Es wird das Statusfenster geöffnet, die Standard Nummer für den Favoriten wird übernommen und der Anruf an diese Nummer wird gestartet.
Details zu Favoriten und zur Standard Nummer finden sich im Abschnitt
4.4.1.2 Symbolleiste Standard, Schaltfläche Favorit.
► mehr…
Mit dieser Funktion wird das Eigenschaftsfenster des ausgewählten
Favoriten geöffnet.
► Favorit bearbeiten
Mit dieser Funktion wird das Fenster für die Anlage und Veränderung
von Eigenschaften eines Favoriten geöffnet.
► Favorit entfernen
Mit dieser Funktion wird der markierte Favorit gelöscht. Wurden für eine
oder mehrere Rufnummern des Favoriten Kurzwahltasten eingerichtet,
werden diese ebenfalls gelöscht.
Telefonbuch
► Umbenennen
Es öffnet sich das Fenster Telefonbuch bearbeiten, in dem sowohl der
Name als auch die Rufnummer editiert werden können. Der Cursor
befindet sich in dem Feld Name.
163
► Nummer ändern
Es öffnet sich das Fenster Telefonbuch bearbeiten, in dem sowohl der
Name als auch die Rufnummer editiert werden können. Der Cursor
befindet sich in dem Feld Nummer.
► Entfernen
Der im Telefonbuch markierte Eintrag wird gelöscht. Es können mehrere
Einträge im Telefonbuch markiert und gleichzeitig gelöscht werden.
► Rückruf
Es wird das Statusfenster geöffnet. Die Rufnummer und der Name
werden in dieses Fenster übernommen. Der Anruf wird automatisch
begonnen.
► Neuer Anruf
Nummer und Name des Anzurufenden werden aus dem Telefonbuch
übernommen (Details siehe siehe Abschnitt 4.4.1.2 Symbolleiste Standard).
der Name werden in dieses Fenster übernommen. Die Einfügemarke
angerufen werden soll.
in der Anrufliste.
► Favorit
Falls für die Rufnummer des im Telefonbuch markierten Eintrags bereits
ein Favorit angelegt wurde (entsprechendes Symbol in der Favoritenspalte), wird das Eigenschaftsfenster für Favoriten geöffnet (Details
164
siehe Abschnitt 4.4.1.2 Symbolleiste Standard, Schaltfläche Favorit).
Andernfalls wird das Fenster zur Anlage eines neuen Favoriten geöffnet
und in dieses werden Name und Nummer aus dem markierten Eintrag
übernommen.
► Historie
Für den im Telefonbuch markierten Eintrag wird die Anrufhistorie angezeigt. In der Anrufhistorie werden alle ankommenden und abgehenden
Anrufe angezeigt. Das Symbol vor jedem Anruf zeigt an, ob es sich um
einen kommenden (Pfeil nach links) oder um einen abgehenden (Pfeil
nach rechts) Ruf handelt. Die Farbe des Pfeils kennzeichnet, ob die
Verbindung zustande (grün) gekommen ist oder nicht (rot).
werden (weiter Details siehe Abschnitt 4.4.1.2 Symbolleiste Standard,
Schaltfläche Historie).
4.4.2 Statusfenster
Im Statusfenster werden die aktiven Telefonverbindungen des Benutzers
angezeigt. Das Fenster wird geöffnet,
•
wenn es der Benutzer über die unterschiedlichen Bedienfunktionen
aktiviert,
•
wenn der Benutzer eine Verbindung über seinen Telefonapparat
wählt und OfficeMaster Flex so eingerichtet ist, dass auch diese
Verbindung auf dem Bildschirm angezeigt wird und der Benutzer
sie aktiv in das Statusfenster übernimmt,
•
wenn der Benutzer angerufen wird und das Gespräch über das
Anrufsignalisierungsfenster annimmt.
Das Statusfenster kann für die Rufnummerneingabe per Maus optional
mit einer Telefontastatur angezeigt werden (Datei > Einstellungen >
Fenster > Erscheinungsbild).
165
4.4.3 Ausgehende Rufe
Wird das Statusfenster für einen neuen Anruf geöffnet, enthält es in
dem oberen Rahmen einen Platzhalter für eine erste, noch nicht aktive
Verbindung. Solange noch keine Verbindung besteht, sind alle Schaltflächen deaktiviert. Gibt der Benutzer über die Tastatur oder über die
Maus eine Rufnummer in das Feld Nummer ein, wird die Schaltfläche
Anrufen aktiviert.
► Nummer
In das Feld Nummer dürfen nur Ziffern und die Sonderzeichen + (plus),
- (minus), ( (Klammer auf), ) (Klammer zu) und / (Schrägstrich) eingegeben werden. Diese Zeichen werden häufig bei der Speicherung
von Telefonnummern für deren bessere Lesbarkeit benutzt. Derartige
Rufnummern können daher auch per Kopieren und Einfügen aus der
Zwischenablage in das Feld übernommen werden.
► Name
Wird das Namensfeld ausgefüllt, erscheint der Name in der Anrufliste,
die im Hauptfenster angezeigt werden kann. Ist für die eingegebene
Rufnummer bereits ein Eintrag mit Name in der Anrufliste vorhanden,
wird dieser Name in die Verbindungsanzeige übernommen.
Mit der Schaltfläche Anrufen wird der Ruf aufgebaut. Falls von der Telefonanlage unterstützt, wird das eigene Telefon automatisch abgehoben
und auf Lauthören/Freisprechen geschaltet. Der Benutzer hört das
166
Rufzeichen beim Gesprächspartner. Während dieser Phase wechselt
die Schaltfläche in dem Verbindungsfenster auf Abbrechen; wird der
Verbindungsaufbau zum Gesprächspartner abgebrochen und sind
keine weiteren Verbindungen aktiv, wird das Statusfenster automatisch
geschlossen.
Ist die angerufene Nummer besetzt, wird das Verbindungsfenster sofort
geschlossen. Der Benutzer hört das Besetztzeichen und muss sein
Telefon (abhängig von der Telefonanlage) auflegen.
Hat die Gegenseite den Ruf angenommen, erscheinen im Verbindungsfenster die Schaltflächen Rückfrage/Halten und Auflegen.
167
Die Schaltfläche Auflegen beendet das Gespräch und führt zum Schließen des Verbindungsfensters. Gibt es keine weitere Verbindung, wird
auch das Statusfenster geschlossen.
Mit der Schaltfläche Rückfrage/Halten unterbricht der Benutzer die bestehende Verbindung, so dass ihn der andere Gesprächsteilnehmer nicht
mehr hören kann. Dies wird daran kenntlich, dass das Verbindungsfenster die Farbe wechselt und dass sich ein weiteres Verbindungsfenster
öffnet.
Will der Benutzer z. B. nur im Raum mit einer anderen Person eine
Rücksprache halten, die der Gesprächsteilnehmer nicht hören soll,
muss er das neue Verbindungsfenster nicht nutzen, sondern kann
das unterbrochene Gespräch im ersten Verbindungsfenster über die
Schaltfläche Fortsetzen wieder aufnehmen. In diesem Fall wird das
zweite Verbindungsfenster automatisch geschlossen und im aktuellen
Verbindungsfenster werden wieder die Schaltflächen Rückfrage/Halten
und Auflegen angezeigt.
Will der Benutzer bei einem anderen Teilnehmer eine telefonische Rückfrage halten oder das Gespräch an ihn weitervermitteln, gibt er dessen
Rufnummer in das Nummernfeld ein. Dazu kann er die Tastatur benutzen oder die Maus, falls der Tastaturblock eingeblendet ist. Er kann den
Eintrag auch über die Zwischenablage einfügen oder, bei geöffnetem
Hauptfenster durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Anrufliste
oder in der Favoritenliste.
168
Will er das Gespräch ohne vorherige Rücksprache mit dem anderen
Teilnehmer direkt an diesen weitervermitteln, betätigt er die Schaltfläche Vermitteln. In diesem Fall sind beide Verbindungen zum Benutzer
beendet. Die Verbindungsfenster und das Statusfenster werden geschlossen.
Möchte der Benutzer mit dem anderen Teilnehmer Rücksprache halten,
baut er eine Verbindung zu ihm über die Schaltfläche Anrufen auf. Solange der angerufene Teilnehmer noch nicht abgehoben hat, kann der
Benutzer die Verbindung über die Schaltfläche Abbrechen beenden. Hat
der Teilnehmer abgehoben, erscheinen in dem Verbindungsfenster die
beiden Schaltflächen Rückfrage/Halten und Auflegen. Außerdem werden unterhalb des Rahmens, in dem die Verbindungsfenster angezeigt
werden, die Schaltflächen Vermitteln und Konferenz aktiviert.
Der Benutzer hat jetzt vier Bedienungsalternativen.
• Mit der Schaltfläche Auflegen beendet er die Rücksprache mit dem
anderen Teilnehmer. Das Verbindungsfenster wird geschlossen, das
erste Verbindungsfenster wird wieder zum aktiven Fenster und er
kann über Fortsetzen das Gespräch mit dem ersten Teilnehmer wieder aufnehmen.
• Mit der Schaltfläche Rückfrage/Halten beendet er ebenfalls das Gespräch mit dem zweiten Teilnehmer, erhält aber erneut ein leeres
Verbindungsfenster, um eine Rückfrage mit einem weiteren Teilnehmer einzuleiten.
169
• Mit der Schaltfläche Vermitteln verbindet er seine beiden Gesprächspartner miteinander. Damit sind für ihn beide Gespräche beendet.
Die Verbindungsfenster und das Statusfenster werden geschlossen.
• Mit der Schaltfläche Konferenz schaltet er sich und die beiden Teilnehmer zu einer Dreierkonferenz zusammen.
Während der Konferenz hat der Benutzer die Möglichkeit aufzulegen. In
diesem Fall sind die Gespräche mit den beiden Konferenzteilnehmern
beendet. Die Konferenzteilnehmer bleiben jedoch miteinander verbunden. Über Rückfrage/Halten kann der Benutzer einen weiteren Teilnehmer anrufen, um eine Rückfrage zu halten oder um seine Gespräche
an diesen Teilnehmer zu vermitteln. Damit wird dieser Teilnehmer statt
des Benutzers in die Konferenz integriert.
Anruf aus der Zwischenablage
Das OfficeMaster Flex Traysymbol ist mit einer Rufnummern-Erkennungsautomatik ausgestattet, die auf Mausklick den Inhalt der
Zwischenablage nach möglichen Teilnehmerrufnummern durchsucht
und diese dem Anwender zum Rückruf anbietet. Wenn z. B. in einem
Worddokument ein Textabschnitt markiert wird, der Telefonnummern verschiedenster Syntax, wie +49 (3328) 455 90 oder 0177/4455948 enthält,
kann diese Erkennungsautomatik durch Klicken der mittleren Maustaste
(Scrollrad) auf das Traysymbol oder durch den definierten Hotkey ausgeführt werden. Werden in der Zwischenablage mehr als eine mögliche
Telefonnummer gefunden, muss die anzurufende Telefonnummer vom
Benutzer ausgewählt werden.
170
Dies funktioniert auch mit Objekten von Anwendungen, wie OutlookKontakte und Notes-Mails, sofern sie durchsuchbare Objekte in der
Zwischenablage darstellen.
4.4.4 Ankommende Rufe
Ein ankommender Anruf wird dem Benutzer durch ein eingeblendetes
Fenster signalisiert.
Ob zu der Rufnummer auch der Name des Anrufers angezeigt wird,
hängt von der Namensauflösung ab. Darunter wird verstanden, dass
in Verzeichnissen, in denen u. a. Namen und Telefonnummern gespeichert sind, zu der Rufnummer eines Anrufers sein Name ermittelt
werden kann. Diese Ermittlung kann sowohl auf dem Server als auch
auf dem Client stattfinden. Dies wird bei der Konfiguration des Systems
festgelegt.
Wird OfficeMaster Flex z. B. im Umfeld von Exchange benutzt, kann
festgelegt werden, dass für die serverseitige Namensauflösung das
Active Directory durchsucht wird, während clientseitig Adressbücher in
Outlook benutzt werden (siehe Abschnitt 4.4.5 bzw. 4.4.6).
Die Namensauflösung wird auch von OfficeMaster Flex direkt unterstützt.
Die Rufnummern aller Anrufe, die über OfficeMaster Flex geführt werden, denen ein Name zugewiesen wurde (entweder automatisch oder
manuell durch den Benutzer) werden in das Telefonbuch aufgenommen.
Diese Einträge bleiben auch erhalten, falls ein Anruf aus der Anrufliste
gelöscht wird, d. h., dass der Name eines Anrufers auch dann angezeigt
wird, wenn keine Anrufeinträge von ihm vorhanden sind. Erst wenn sein
Eintrag aus dem Telefonbuch gelöscht wurde, ist eine lokale Namensauflösung nicht mehr möglich. Mit Hilfe dieses Telefonbuchs kann ein Name
zu einer Rufnummer ermittelt werden.
▼ Hinweis! Ruft der Teilnehmer von einem Anschluss an, der keine Rufnummer übermittelt (Rufnummernunterdrückung oder analoger Anschluss),
wird weder eine Rufnummer noch ein Name angezeigt.
171
Der Benutzer kann den Ruf entweder annehmen (Schaltfläche Annehmen) oder ablehnen (Schaltfläche Ablehnen). Beim Ablehnen wird das
Fenster geschlossen und der Anrufende hört ein Besetztsignal.
▼ Hinweis! Wenn zusätzlich zu CTI auch Voicemail in OfficeMaster Flex
eingerichtet ist, erscheint neben den Schaltflächen „Annehmen“ und
„Ablehnen“ zusätzlich die Schaltfläche „Voicebox“, mit der der Benutzer
den Anrufer auf seine Voicebox weiterleiten kann.
Beim Annehmen wird das Signalisierungsfenster ebenfalls geschlossen,
gleichzeitig wird das Statusfenster mit einem aktiven Verbindungsfenster
angezeigt (in Abhängigkeit von der Konfiguration unter Einstellungen
> Fenster).
Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, ist deren weitere Handhabung unabhängig davon, ob sie durch einen ankommenden oder
einen abgehenden Ruf zustande gekommen ist. Die Möglichkeiten des
Benutzers wurden bereits im Abschnitt 4.4.3 beschrieben.
4.4.5 Telefonieren mit Outlook
Bei der Installation der Arbeitsplatzsoftware OfficeMaster Flex wird
optional auch ein Com-Add-In installiert, das sich in Outlook integriert.
Durch das Com-Add-In wird eine Eigenschaftsseite für CTI-spezifische
Einstellungen angelegt und es werden in verschiedenen Outlookformularen Schaltflächen für den Aufruf von Telefonfunktionen integriert.
172
4.4.5.1 Einstellungen in Outlook
Über die Outlook-Menüfolge Extras > Optionen > Registerkarte
Weitere > Schaltfläche Erweiterte Optionen… > Schaltfläche Com-AddIns… wird das Fenster mit den Com-Add-In-Einträgen
erreicht.
Sollte das OfficeMaster CTI-Add-In nicht angezeigt werden, kann über
die Schaltfläche Hinzufügen… der Pfad für das Programm fctiaddin.dll
eingestellt und das Add-In hinzugefügt werden.
Mit dem Com-Add-In wird in dem Fenster Optionen (Menüfolge Extras
> Optionen) die Registerkarte CTI Einstellungen hinzugefügt, in der
der Benutzer das Verhalten der CTI-Lösung anpassen kann.
173
► Wählen
Die Rubrik Wählen bezieht sich auf die Situation, in der zusätzlich zum
Dienst Telefonieren auch eine Voicebox für den Benutzer eingerichtet ist.
Die Voicemails werden dem Benutzer in seinem Outlook-Postfach zugestellt. Sie enthalten standardmäßig in der Betreffzeile die Rufnummer
des Anrufers, der die Sprachnachricht hinterlassen hat. Je nach Art der
Telefonanlage kann die dem Voicemailsystem übermittelte Rufnummer
•
eine ‚0‘ zur Amtsholung vorangestellt sein (d. h. die angegebene
Rufnummer entspricht exakt der Nummer, die am Telefonapparat
gewählt werden muss, um einen Rückruf zu tätigen) oder
•
ohne die führende ‚0‘ einer Vorwahlnummer angezeigt werden.
Da das CTI-System eine Rufnummer in der Form erwartet, wie sie z. B.
in Adressbüchern steht, muss im ersten Fall eine führende ‚0‘ entfernt
und im zweiten Fall eine führende ‚0‘ hinzugefügt werden, um dem CTISystem die richtige Rückrufnummer zur Verfügung stellen zu können.
Bei Bedarf kann also eingestellt werden, welches Zeichen am Anfang
einer Rufnummer einer Sprachnachricht entfernt oder hinzugefügt werden soll.
OfficeMaster Flex für Outlook unterstützt eine sehr komfortable Suchfunktion nach Rufnummern im Text von E-Mails. Dem Benutzer wird
dadurch erspart, die E-Mail öffnen zu müssen, eine Rufnummer zu
identifizieren und diese z. B. über die Zwischenablage in ein Rufnummernfeld zu kopieren.
► Nach Rufnummern suchen
Damit nicht jede beliebige Ziffernfolge in einem E-Mailtext als Rufnummer behandelt wird, kann in der Rubrik Nach Rufnummern suchen
eingestellt werden, dass nur Ziffernfolgen einer Mindest- bzw. einer
Maximallänge als Rufnummern angezeigt werden. Auf diese Weise wird
z. B. vermieden, dass Postleitzahlen, Jahreszahlen, Hausnummern oder
Seitenzahlen als Rufnummern interpretiert werden.
► Inbound
In der Rubrik Inbound wird eingestellt, ob Outlook in die Reaktion auf
ankommende Rufe einbezogen werden soll. Ankommende Rufe werden
dem Benutzer grundsätzlich über ein Direktfenster in OfficeMaster Flex
angezeigt. Dabei wird das Telefonbuch durchsucht, um festzustellen,
174
ob der Rufnummer ein Name zugeordnet ist, der dann zusätzlich zu
der Rufnummer angezeigt wird. Wird das Kontrollkästchen Auf eingehende Rufe reagieren aktiviert, werden die Outlook-Kontakte-Ordner
nach der Rufnummer durchsucht. Wird ein Kontakt ermittelt, zu dem
die Rufnummer gehört, wird der Name des Kontakts an OfficeMaster
Flex übertragen und angezeigt. Die CTI-Funktionalität in Outlook wird
dem Benutzer durch die Menüschaltfläche Wählen, die Bestandteil der
Symbolleiste ist, zur Verfügung gestellt.
► Erweitert
In der Rubrik Erweitert befinden sich zwei Kontrollkästchen, die auf das
Verhalten dieser Schaltfläche Einfluss nehmen. Das aktivierte Kontrollkästchen In geöffneten Outlook Elementen anzeigen sorgt dafür, dass
die Menüschaltfläche Wählen nicht nur in der Standardsymbolleiste im
Hauptfenster von Outlook angezeigt wird, sondern auch in den Formularen, mit denen Einträge wie E-Mails, Kontakte, Notizen, Aufgaben oder
Journale angezeigt werden.
Die Menüschaltfläche Wählen bietet dem Benutzer eine sehr leistungsfähige Suchfunktion nach Telefonnummern von Absendern erhaltener
E-Mails. Wenn der Benutzer eine E-Mail in seinem Posteingang oder
einem beliebigen anderen E-Mailordner markiert, werden automatisch
im Hintergrund Telefonnummern ermittelt, die der E-Mailadresse des
Absenders zugeordnet werden können. Dabei wird folgende Suchstrategie angewendet:
175
Zunächst wird untersucht, ob die E-Mailadresse im Globalen Adressbuch vorhanden ist. Auf diese Weise wird die Identität des Absenders
ermittelt und darüber werden die für ihn eingetragenen Rufnummern
gefunden. Falls der Benutzer die Schaltfläche Wählen betätigt, werden
die gefundenen Rufnummern sofort angezeigt. Dieser Suchvorgang ist
verhältnismäßig schnell, da er durch entsprechende Systemfunktionen
unterstützt wird.
Wird der Absender im Globalen Adressbuch nicht gefunden, wird untersucht, ob es sich um eine numerische Absenderadresse handelt. Numerische Absenderadressen treten auf, wenn über das Unified Messaging
System OfficeMaster Sprachnachrichten, Kurznachrichten (SMS) oder
Faxe empfangen wurden. Bei diesen Nachrichtenarten vom Adresstyp
Vox, SMS oder Fax wird die Rufnummer des Absenders in der E-Mail als
Absenderadresse angegeben. Handelt es sich um eine Sprachnachricht
oder eine Kurznachricht, wird dem Benutzer die entsprechende Rufnummer über die Schaltfläche Wählen angezeigt.
Kann eine Rufnummer für den Absender auch auf diese Art nicht ermittelt
werden, unterstützt die CTI-Funktion von OfficeMaster die Suche in allen
privaten Adressbüchern (Kontakteordner), die zum Outlookprofil des
Benutzers gehören. Diese Suche ist jedoch aufwendig, da jeder einzelne Kontakt geöffnet werden muss, um festzustellen, ob er die gesuchte
E-Mailadresse enthält. Es können daher auch nur Kontakte gefunden
werden, für die eine E-Mailadresse angegeben ist. Da in diesen Suchvorgang auch umfangreiche öffentliche Kontakteordner einbezogen werden,
kann er erhebliche Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund ist es
möglich, mit dem deaktivierten Kontrollkästchen Rufnummern in privaten
Adressbüchern suchen, diesen Suchvorgang zu unterdrücken.
Wählen
Die Menüschaltfläche Wählen ist Bestandteil der Symbolleiste Standard.
Welche Untermenüpunkte bei Betätigung der Schaltfläche angezeigt
werden, hängt von dem Kontext ab, in dem die Schaltfläche benutzt
wird. Wenn zu einem markierten Eintrag in einem Ordner Rufnummern ermittelt werden können, werden diese zu oberst im Untermenü
angezeigt. Ist z. B. in einem E-Mailordner eine E-Mail markiert, deren
Absender im Globalen Adressbuch zu finden ist, könnte sich folgendes
Bild ergeben:
176
Zusätzlich zur Rufnummer wird auch angezeigt, aus welchem Feld des
Adressbuchs die Nummer stammt. Handelt es sich bei der markierten
E-Mail z. B. um eine Voicemail aus dem Unified Messaging System
von OfficeMaster mit einer numerischen Absenderadresse, könnte sich
folgendes Bild ergeben:
Es wird die Rufnummer des Anrufers angezeigt, der eine Sprachnachricht hinterlassen hat.
▼ Hinweis! Die Rufnummer im Absenderfeld der E-Mail ist ohne Vorwahl
‚0‘ durch die Telefonanlage übermittelt worden. Das Com-Add-In fügt die
fehlende ‚0‘ aufgrund der Einstellung „Bei Sprachnachrichten führende 0
hinzufügen“ in der CTI-Eigenschaftsseite (Outlookmenüfolge Extras >
Optionen > CTI Einstellungen) automatisch hinzu.
Mit einem Mausklick auf eine angezeigte Rufnummer wird das Statusfenster von OfficeMaster Flex geöffnet und der Anruf begonnen.
Handelt es sich bei dem angezeigten Ordner um Kontakte, werden alle
für den markierten Kontakt eingetragenen Rufnummern im Untermenü
angezeigt.
177
Lassen sich für den markierten Eintrag im ausgewählten Outlook-Ordner
keine Rufnummern ermitteln, wird nur das Standardmenü angezeigt:
► Nach Rufnummern suchen
Die Schaltfläche Nach Rufnummern suchen ist nur aktiviert, wenn der
in einem Outlook-Ordner markierte Eintrag Text enthält, der durchsucht
werden kann, also z. B. bei E-Mails oder bei Notizen, nicht jedoch bei
Kontakten und Kalendern.
Der Text wird nach Ziffernfolgen durchsucht, die als Rufnummer interpretiert werden können. Da Rufnummern häufig Sonderzeichen enthalten, werden diese in Ziffernfolgen ignoriert. In den CTI Einstellungen
kann festgelegt werden, das nur Ziffernfolgen mit einer Mindestanzahl
bzw. einer Höchstanzahl von Ziffern als Rufnummern gewertet werden
sollen. Werden keine Rufnummern gefunden erhält der Benutzer eine
entsprechende Nachricht. Gefundene Rufnummern werden in einem
Fenster angezeigt.
Der Benutzer muss den gewünschten Eintrag markieren und kann über
die Schaltfläche Wählen den Ruf aufbauen.
► Outlook Adressbuch
Der Untermenüpunkt Outlook Adressbuch öffnet einen Adressbuchdialog. Dies gibt dem Benutzer die Möglichkeit verschiedene Kontakteordner zu öffnen und die eingetragenen Rufnummern für einen Kontakt
anzurufen.
178
Dazu wird ein Eintrag des gewählten Adressbuchs markiert und mit der
rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet. Über die Schaltfläche
Wählen werden alle für diesen Adressbucheintrag vorhandenen Rufnummern als Schaltfläche angezeigt. Mit einem Mausklick auf eine der
Rufnummern löst der Benutzer den Rufaufbau aus. Dabei wird auch der
Name des Teilnehmers mitgeliefert und in die Anrufliste/Telefonbuch von
OfficeMaster Flex übernommen.
► Gewählte Rufnummern
Gewählte Rufnummern öffnet das Hauptfenster von OfficeMaster Flex
und zeigt die Anrufliste an, in der alle Telefonnummern (angerufene
und anrufende) inklusive der Anrufhistorie bei Mehrfachverbindungen
angezeigt werden. Diese Liste enthält auch sämtliche Rufnummern und
Anrufe, die der Benutzer aus Outlook initiiert hat. Bei einem Anruf an
einen Outlook Kontakt wird auch automatisch der Name des Kontakts
in die Anrufliste übernommen.
► Neuer Telefonanruf…
Der Untermenüpunkt Neuer Telefonanruf… öffnet das Statusfenster von
OfficeMaster Flex und erlaubt dem Benutzer die Eingabe einer Rufnummer. U. a. hat er dabei auch die Möglichkeit, eine Rufnummer, die er
vorher aus einer E-Mail oder einem Adressbuch in die Zwischenablage
kopiert hat, einzufügen.
4.4.5.2 Anrufe entgegennehmen
Bei ankommenden Rufen geht es darum, dem Benutzer statt der Rufnummer möglichst bereits den Namen oder auch weitere Informationen
bezüglich des Anrufenden anzuzeigen, bevor er den Ruf entgegen
nimmt. OfficeMaster bietet dafür sowohl serverseitige als auch clientseitige Unterstützung.
▼ Hinweis! Ist die serverseitige Namensauflösung aktiviert, hat diese
Priorität.
179
Der CTI-Server durchsucht beim Betrieb im Umfeld von Exchange/Outlook das Active Directory. Die dafür notwendigen Einstellungen werden
im Konfigurationsprogramm von OfficeMaster gemacht. Bei der Suche
im Active Directory werden vor allem Anrufer aus der eigenen Organisation ermittelt.
Ist die serverseitige Namensauflösung deaktiviert oder wird kein Name
gefunden, können OfficeMaster Flex und Outlook jeweils ankommende
Rufe verarbeiten.
Das Outlook-Programm des Benutzers erhält von OfficeMaster Flex eine
Anfrage, ob die übermittelte Rufnummer einem Namen in den OutlookAdressbüchern zugeordnet werden kann. Wird ein Name gefunden, wird
dieser im Statusfenster angezeigt. Wird kein Name gefunden, versucht
OfficeMaster Flex den Namen in seiner eigenen Anrufliste aufzulösen.
4.4.6 Telefonieren mit Lotus Notes
OfficeMaster Flex bietet auch für Lotus Notes Telefonfunktionen z. B.
für Anrufe an Rufnummern aus Adressbüchern oder die Suche von Rufnummern des Absenders einer empfangenen E-Mail in Adressbüchern
und/oder in der E-Mail selbst. Die in Notes benutzen Masken bedürfen
einer Anpassung.
Im Ordner Programme/ffums/omflex/Notes werden Beispielscripte zur Verfügung gestellt, mit denen diese Anpassung erfolgen kann.
Die Integration dieser Programme und die sich daraus für den Benutzer
ergebende Funktionalität, werden nachfolgend beschrieben.
Die Programme benutzen eine Programmierschnittstelle (API), die
OfficeMaster Flex zur Verfügung stellt. Dazu wird mit der Installation
das Programm fomflex_api.dll im Ordner Programme/Gemeisame
Daten/FFUMS installiert.
Die Anpassung der Notes Formulare sollte durch einen Administrator auf
dem Dominoserver erfolgen, damit durch Replikation die modifizierten
Formulare automatisch auf den Benutzerrechnern zur Verfügung gestellt
werden. Zur Durchführung der Anpassung muss der Administrator das
Recht zum Benutzen des Notes Designers haben.
180
4.4.6.1 Ausgehende Rufe
Anrufen aus dem Adressbuch
Für die wichtigste Funktion des Telefonierens aus Lotus Notes, den Aufbau eines Rufes aus einem Adressbuch, wird eine Schaltfläche Anrufen
in den Notes View der Kontakte integriert.
• In Notes wird der Ordner Contacts geöffnet und anschließend der
Designer gestartet.
• Im Adressbuch (Address Book) wird mit einem Mausklick auf Views
die Liste der Views geöffnet.
• Ein Doppelklick auf den Eintrag Contacts (Alias People) öffnet ein
Fenster, in dem Schaltflächen und mit diesen verbundene Programme hinzugefügt werden können. Die Position der neuen Schaltfläche wird dadurch festgelegt, dass eine vorhandene Schaltfläche in
der Liste markiert wird, bevor mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wird.
Da die einzufügende Schaltfläche ein Untermenü öffnen soll, um einzelne
Schaltflächen für die unterschiedlichen Rufnummerntypen (Mobil, Office,
Privat) anzulegen, wird Create Action with Sub Action… ausgewählt. Es
wird eine Schaltfläche mit Unterschaltfläche erzeugt und gleichzeitig das
Eigenschaftsfenster für die Unterschaltfläche geöffnet.
■ Beispiel
In das mit (untitled) vorbelegte Namensfeld wird die gewünschte Beschriftung (Mobil) eingetragen. Ein Mausklick auf die übergeordnete
Schaltfläche führt zur Anzeige von deren Eigenschaftsfenster. Der Name
181
wird auf Anrufen gesetzt. Falls gewünscht, kann der Beschriftung ein
Icon hinzugefügt werden.
Der Schaltfläche Mobil, über die die Mobilnummer eines Kontakts angerufen werden soll, muss nun der zugehörige Lotus Script Programmcode
hinzugefügt werden. Dazu wird die Schaltfläche im Designer betätigt.
Im Programmierbereich des Designers muss für das Ereignis Click
der Aktion Mobil als Programmierverfahren Lotusscript ausgewählt
werden. Im Programmierfenster wird der Rumpf einer Prozedur angelegt. Dieser Programmiercode wird jetzt durch den Inhalt der Textdatei
Programme/FFUMS/omflex/Notes Scripte/People View in
Address Book(Phone_Mobil).rtf ersetzt.
▼ Hinweis! Der Programmcode enthält auch eine Funktionsdeklaration für
die fomflex_api.dll. Diese wird automatisch in den Deklarationsbereich
der Prozedur übernommen.
In gleicher Weise wird auch für die Schaltflächen Office und Privat verfahren. Nachdem alle Änderungen im Designer gespeichert wurden, sind
die Schaltflächen im Ordner Kontakte benutzbar.
Ein Mausklick auf den entsprechenden Rufnummerntyp öffnet das Statusfenster von OfficeMaster Flex und beginnt den Anruf. Ist für einen
Rufnummerntyp kein Eintrag im Adressbuch vorhanden, erhält der Benutzer einen entsprechenden Hinweis.
Anrufen aus einem Kontakt
Ebenso wie im voranstehender Abschnitt wird in das Formular für einen
einzelnen Kontakt eine Schaltfläche Anrufen integriert.
182
• Im Designer wird im Adressbuch mit einem Mausklick auf Forms die
Feldliste geöffnet.
• Ein Doppelklick auf den Eintrag Contact (Alias Person) öffnet ein
Fenster, in dem Schaltflächen und mit diesen verbundene Programme hinzugefügt werden können.
• Es werden die Schaltflächen angelegt
• Der im Verzeichnis Programme/FFUMS/omflex/Notes
Scripte/ zur Verfügung gestellte Beispielcode (z. B. Person Mask in
Address Book(Phone_Mobil).rtf) wird den Schaltflächen zugeordnet.
Da in den Kontakten direkt auf die Felder mit den Rufnummern zugegriffen werden kann, besteht die Möglichkeit, die Unterschaltflächen, die
einzelnen Rufnummerntypen zugeordnet sind, nur dann anzuzeigen,
wenn es tatsächlich eine Rufnummer dieses Typs gibt. Dazu wird in
das Feld Hide action if formula is true z. B. die Formel PhoneNumber=““
eingegeben. Dadurch wird die Schaltfläche Privat nur angezeigt, wenn
auch eine Rufnummer dafür eingetragen ist.
Anrufen aus dem Postfach
In gleicher Weise kann dem Postfach eine Schaltfläche Anrufen mit
entsprechendem Lotusscript Programmcode hinzugefügt werden, die
allerdings keine Unterschaltflächen aufweist. Bei Betätigung dieser
Schaltfläche wird der Text der markierten E-Mail an OfficeMaster Flex
183
übergeben und auf Rufnummern durchsucht. Sind mehrere E-Mails
markiert, wird ein Fehlerhinweis ausgegeben.
Wird in dem Text keine Rufnummer gefunden, erhält der Benutzer einen
entsprechenden Hinweis. Gefundene Rufnummern werden in einem
Dialogfenster angezeigt.
Zum Aufbau des Rufes muss der Benutzer einen Eintrag markieren und
mit OK bestätigen. In OfficeMaster Flex kann eingestellt werden, dass
nur Ziffernfolgen als Rufnummern gefunden werden, die eine Mindestanzahl von Ziffern aufweisen, damit häufig vorkommende Ziffernfolgen wie
Postleitzahlen, Hausnummern oder Datumsangaben ausgeschlossen
werden.
4.4.6.2 Ankommende Rufe
Bei ankommenden Rufen geht es darum, dem Benutzer statt der Rufnummer möglichst bereits den Namen oder auch weitere Informationen
bezüglich des Anrufenden anzuzeigen, bevor er den Ruf entgegen
184
nimmt. OfficeMaster bietet dafür sowohl serverseitige als auch clientseitige Unterstützung.
▼ Hinweis! Falls die serverseitige Namensauflösung aktiviert ist, hat diese
Priorität.
Der CTI-Server durchsucht beim Betrieb im Umfeld von Lotus Domino/Notes das Adressbuch auf dem Dominoserver (standardmäßig ist
dies die Datenbank names.nsf). Die dafür notwendigen Einstellungen
werden im Konfigurationsprogramm von OfficeMaster gemacht. Bei der
Suche im zentrale Adressbuch werden vor allem Anrufer aus der eigenen
Organisation ermittelt.
Ist die serverseitige Namensauflösung deaktiviert oder wird kein Name
gefunden, kann OfficeMaster Flex ankommende Rufe in Verbindung mit
Lotus Notes verarbeiten. OfficeMaster Flex startet das Kommandozeilenprogramm omnotespopup.exe, das bei der Installation im Verzeichnis
Programme/ffums/omflex/notes abgelegt wird. Dieses Programm,
dem die Nummer des ankommenden Rufs als Parameter übergeben
wird, durchsucht unter Nutzung der Notes-API das lokale Notes-Adressbuch des Benutzers. Die erforderlichen Angaben, welche Datenbank
durchsucht werden soll, werden unter Einstellungen > Eingehender Anruf > Registerkarte Lotus Notes durchgeführt.
Wird zu der Rufnummer ein Benutzer gefunden, wird dessen Name an
OfficeMaster Flex übergeben und dort zur Anzeige gebracht. Dabei wird
das Anzeigefenster um eine Schaltfläche mit Notes-Symbol erweitert,
die dem Benutzer erlaubt, sich den entsprechenden Kontakt in Notes
anzeigen zu lassen.
Wird kein Name gefunden, versucht OfficeMaster Flex den Namen in
seiner eigenen Anrufliste aufzulösen.
185
5
Voicemail
(Anrufbeantworter)
5 Voicemail (Anrufbeantworter)
5.1 Voice-Client für Store-Server
OfficeMaster Flex unterstützt zusätzlich zur CTI-Funktionalität (siehe
Abschnitt 4) Voicemail für die Anwendungen, bei denen die Voicemails
nicht im Messagestore eines Mailservers (Microsoft Exchange, Domino
Server, IMAP in beliebigen SMTP-Mailservern) sondern im Store-Server
von OfficeMaster abgelegt werden. Der Benutzer wird in diesem Fall von
OfficeMaster Flex über neue Sprachnachrichten informiert und kann sie
bearbeiten. Diese Funktionalität wird im Folgenden beschrieben, wobei
vorausgesetzt wird, dass sich der Benutzer mit den grundlegenden Bedienfunktionen von OfficeMaster Flex im Abschnitt 4 vertraut gemacht
hat.
5.1.1 Login und benutzerspezifische Einstellungen
Voraussetzung für die Nutzung von OfficeMaster Flex für Voicemail ist
die Einrichtung eines Nutzerprofils im Store-Server des Messaging Servers (siehe Abschnitt 4.10.2 im Handbuch OfficeMaster 3 Administration).
In diesem Profil wird festgelegt, wo die benutzerspezifischen Daten für
Voicemail (und für CTI) gespeichert sind.
► Quelle der Benutzerdaten
Wenn das Konfigurations-Set, das in dem Feld Quelle der Benutzerdaten
ausgewählt wird, auch Einstellungen für Voicemail enthält, werden diese
in der Registerkarte Details angezeigt (Abschnitt 4.10.9 im Handbuch
OfficeMaster 3 Administration).
188
Alle im Rahmen Voicebox angegebenen Felder bis auf die VoiceboxNummer kann der Benutzer editieren.
► Voicebox-Nummer
Die Voicebox-Nummer ist die Rufnummer, unter der der Benutzer seine
eigene Voicebox anrufen kann bzw. die Nummer, an die ein Anruf für
den Benutzer bei eingeschalteter Rufweiterleitung auf die Voicebox
umgeleitet wird.
Beim Einrichten eines Voicemailsystems kann je nach verfügbaren
Nummern im Rufnummernplan der Telefonanlage jedem Benutzer eine
eigene Rufnummer für seine Voicebox zugeordnet werden. In diesem
Fall kann er, oder auch ein beliebiger Anrufer, diese Voicebox direkt
erreichen. Auf diese Weise kann z. B. ein externer Anrufer eine Nachricht in der Voicebox des Benutzers hinterlassen, ohne diesen unter
seiner normalen Telefonnummer anzurufen. Der Benutzer kann seine
Voicebox direkt anwählen, um seine Sprachnachrichten per Fernfrage
abzuhören.
Gibt es nur eine Einwahlnummer für das Voicemailsystem, wird der
Benutzer, der bei einer Fernabfrage diese Einwahlnummer anruft, aufgefordert, seine Mailboxnummer anzugeben. Diese Mailboxnummer
identifiziert ihn gegenüber dem Voicemailsystem. Zusätzlich muss er
seine PIN eingeben, um sich zu authentifizieren.
189
► PIN für Fernabfrage
Hier gibt der Benutzer eine PIN ein, um seine Voicebox gegen das
Abhören durch Dritte zu schützen. Diese PIN wird bei der Fernabfrage
benötigt, um den Benutzer als Abfrageberechtigten zu authentifizieren.
► Abfrage Erlaubnis
Die in diesen Feldern eingegebenen Rufnummern dienen dazu, den
Benutzer im Rahmen einer Fernabfrage seiner Voicebox automatisch zu
authentifizieren. Das System verzichtet dann auf die Eingabe einer PIN,
da die Zugriffsberechtigung des Benutzers an der Absenderrufnummer
überprüft wird. Typischerweise werden hier die Rufnummern eingetragen, von denen aus der Benutzer seine Sprachbox anrufen wird, also
seine Bürodurchwahlnummer und seine Mobilnummer. Es können bis
zu drei Rufnummern angegeben werden.
► Voice-Projekt
Im Voicemailsystem können verschiedene Dialoge für die Nutzung des
Systems hinterlegt sein. Die Dialoge unterscheiden sich z. B. darin, dass
die Ansagetexte von einer Frauen- oder einer Männerstimme gesprochen werden. Außerdem gibt es alternative Abläufe, d. h. eine Funktion
wie Lösche Nachricht kann in einem Projekt über die Taste ‚3‘ in einem
anderen Projekt über die Taste ‚7‘ ausgelöst werden. Dies gibt dem Benutzer die Möglichkeit, ein Projekt zu wählen, dessen Dialoge möglichst
ähnlich zur Nutzung der ihm vertrauten Mobilbox sind. Die verfügbaren
Projekte könne in dem Kombinationsfeld angezeigt werden.
► Sprache
Hier kann der Benutzer auswählen, in welcher Sprache die Bedienungsanweisungen für seine Voicebox ausgegeben werden sollen.
► ‚Auf mein Telefon‘ Rufnummer
In OfficeMaster Flex hat der Benutzer die Möglichkeit, eine Sprachnachricht zu markieren und sie über eine Schaltfläche Auf meinTelefon
abzuhören. In diesem Fall baut das Voicemailsystem aktiv einen Ruf
zu der im vorliegenden Feld angegebenen Nummer auf und spielt dem
Benutzer die Sprachnachricht vor.
In der Regel wird diese Nummer mit der Durchwahlnummer des Arbeitsplatztelefons identisch sein. Falls der Benutzer aber zeitweise an einem
anderen Arbeitsplatz arbeiten sollte, kann er hier eine abweichende
Rufnummer oder auch seine Mobilnummer angeben.
190
► Anrufe aufzeichnen
Das Voicemailsystem bietet die Möglichkeit, den Benutzer nicht nur über
die Anrufe zu informieren (Einstellung Nur Voicenachrichten), bei denen
der Anrufer eine abhörbare Nachricht aufgesprochen hat, sondern es
kann dem Benutzer auch die Anrufe melden, bei denen der Anrufer die
Verbindung ohne Aufsprechen einer Nachricht vorzeitig beendet hat
(Einstellung Alle Anrufe). Der Benutzer erhält dann eine Benachrichtigung, in der die Rufnummer des Anrufers und ggf. sein Name enthalten
ist. Er wird also über die Tatsache des Anrufs informiert und kann einen
Rückruf einleiten.
Der Administrator legt beim Einrichten des Systems fest, welche Einstellung als Standard vorgegeben wird. Der Benutzer kann die Einstellung
für sich individuell festlegen. Die Benachrichtigung über entgangene
Anrufe ist vor allem dann sinnvoll, wenn die CTI-Funktionalität von
OfficeMaster nicht benutzt wird, da dort entgangene Anrufe ebenfalls
signalisiert werden.
► Übernehmen / OK
Mit der Taste Übernehmen werden die Eingaben des Benutzers gespeichert. Das Gleiche bewirkt die Taste OK, die zusätzlich den Einstelldialog
beendet.
5.1.2 Die Bedienfunktionen
Die grundsätzlichen Bedienelemente (Menüleiste, Symbolleisten und
Kontextmenüs) und ihre Funktionen sind ausführlich im Abschnitt 4.4.1
beschrieben. Daher berücksichtigt die vorliegende Beschreibung nur die
Erweiterungen für Voicemail. In der Abbildung des Hauptfensters sind
die vier Bereiche markiert, in denen sich die Verwaltung von Sprachnachrichten widerspiegelt:
• Auswahlliste,
• Detailliste,
• Standardsymbolleiste und
• Statusleiste
191
5.1.3 Darstellung der Sprachnachrichten im
Hauptfenster
In der Auswahlliste am linken Bildrand erscheint der zusätzliche Eintrag
Sprachnachrichten mit den Unterpunkten Neu und Gespeichert. Wird der
Punkt Sprachnachrichten markiert, erscheinen in der Detailliste sowohl
neue, noch nicht abgehörte als auch gespeicherte, aber bereits abgehörte Sprachnachrichten. Über die Unterpunkte Neu bzw. Gespeichert
wird nur die jeweilige Auswahl zur Anzeige gebracht. Neue Nachrichten
werden durch Fettschrift hervorgehoben.
Wenn in der Auswahlliste Sprachnachrichten oder einer der Unterpunkte
markiert sind, werden in der Statuszeile am unteren Bildrand Informationen wie Gesamtzahl der Nachrichten, Anzahl markierte Nachrichten
und Anzahl neue Nachrichten angezeigt.
5.1.4 Arbeiten mit Sprachnachrichten
Das Bedienelement für Sprachnachrichten in der Symbolleiste Standard
besteht aus der Schaltfläche Sprache… und aus einer Schaltfläche, die
ein Untermenü von mehreren Schaltflächen öffnet.
192
► Sprache…
Mit dieser Schaltfläche ruft der Benutzer seine Voicebox an, um Sprachnachrichten abzuhören. Dabei ruft das Voicemailsystem das für den
Benutzer in der Konfiguration festgelegte Telefon an. Ist in der Detailliste
eine bestimmte neue oder gespeicherte Nachricht markiert, wird diese
als erste abgespielt. Anschließend verzweigt das Voicemailsystem in den
normalen Fernabfragemodus. Hier wird die Anzahl neuer bzw. gespeicherter Nachrichten mitgeteilt, durch die man navigieren kann. Ist keine
Sprachnachricht markiert, ruft das Voicemailsystem ebenfalls den Benutzer an, verzweigt aber sofort in den normalen Fernabfragemodus.
Ist in der Detailliste eine Nachricht markiert, die einen Anruf ohne
hinterlassene Sprachnachricht signalisiert, erhält der Benutzer einen
entsprechenden Hinweis und der Anruf durch das Voicemailsystem
unterbleibt.
Das Untermenü bietet folgende Funktionen:
► Auf mein Telefon
Die Funktion ist identisch mit der der Schaltfläche Sprache….
► Nachricht als gespeichert markieren
Die Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn in der Liste eine neue, noch nicht
als abgehört gekennzeichnete Nachricht markiert ist. Diese Nachricht
wird dann als gespeichert markiert und wird nicht mehr in der Auswahl
Sprachnachrichten Neu sondern unter Sprachnachrichten Gespeichert
angezeigt.
► Nachricht als neu markieren
Die Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn in der Liste eine gespeicherte,
als bereits abgehört gekennzeichnete Nachricht markiert ist. Diese
Nachricht wird dann als neu markiert und wird nicht mehr in der Auswahl
193
Sprachnachrichten Gespeichert sondern unter Sprachnachrichten Neu
angezeigt.
► Abspielen über Lautsprecher
Die markierte Sprachnachricht wird über den am Arbeitsplatz angeschlossenen Lautsprecher abgespielt. Der Menüpunkt ist nur aktiviert,
wenn der PC und das Betriebssystem diese Funktion bereitstellen.
entsprechenden Hinweis.
► Abspielen über Media-Programm
Die markierte Sprachnachricht wird über das am Arbeitsplatz ggf. eingerichtete Wiedergabeprogramm (z. B. Mediaplayer) für Audiodateien (wav
bzw. mp3) abgespielt. Das entsprechende Programm wird automatisch
gestartet. Derartige Programme bieten dem Benutzer die Möglichkeit,
die Nachricht mehrfach abzuhören oder auch nur bestimmte Ausschnitte
wiederzugeben.
entsprechenden Hinweis.
► Speichern als …
Der Benutzer kann die Audiodatei, die zu der markierten Sprachnachricht
gehört, in einem beliebigen Ordner speichern.
5.2 Voice-Add-In für Outlook
Wenn die Funktion Voicemail in OfficeMaster für Exchange konfiguriert
wurde, kann der Benutzer auf seine Sprachnachrichten über seinen Outlook-Client zugreifen. Bei der Installation der Arbeitsplatzsoftware wird
dazu optional ein Add-In installiert, das sich in Outlook integriert. Durch
das Add-In wird eine Eigenschaftsseite (property page) für voicemailspezifische Einstellungen angelegt und es werden in Outlookformularen
Schaltflächen für den Aufruf von Voicemailfunktionen integriert.
Sprachnachrichten werden dem Benutzer als E-Mail mit einer Audiodatei
als Anhang in sein Postfach zugestellt. Dabei wird für Sprachnachrichten
194
ein eigenes E-Mail-Formular verwendet, das eine Sprachnachricht mit
einem Lautsprechersymbol im Posteingang anzeigt.
Zum Abhören einer Sprachnachricht werden dem Benutzer folgende
Optionen geboten:
• Abspielen der Nachricht über einen Lautsprecher an seinem PC.
• Anrufen seiner Voicebox und Abhören seiner Nachricht(en) (Fernabfrage).
• Über Outlook das Voicemailsystem beauftragen, ihn anzurufen, um
ihm seine Nachricht(en) vorzuspielen.
5.2.1 Einstellungen in Outlook
195
Über die Outlook-Menüfolge Extras > Optionen > Registerkarte
Weitere > Erweiterte Optionen… > Add-In-Manager… wird
das Fenster mit den Com-Add-In-Einträgen erreicht.
Sollte das OfficeMaster Add-In nicht angezeigt werden, kann über die
Schaltfläche Installieren… der Pfad C:\Programme\Gemeinsame
Dateien\FFUMS für das Programm FVoiceExt32.dll eingestellt und
das Add-In hinzugefügt werden.
Das Add-In bewirkt, dass in dem Fenster Optionen (Menüfolge Extras
> Optionen) die Registerkarte Voice Einstellungen hinzugefügt wird, in
der der Benutzer das Verhalten der Voicemail-Lösung anpassen kann.
Alle in der Registerkarte Voice Einstellungen angegebenen Felder bis
auf die Voicebox-Nummer kann der Benutzer editieren. Die VoiceboxNummer ist die Rufnummer, unter der der Benutzer seine eigene Voice-
196
box anrufen kann bzw. die Nummer, an die ein Anruf für den Benutzer
bei eingeschalteter Rufweiterleitung auf die Voicebox umgeleitet wird.
Beim Einrichten eines Voicemailsystems kann je nach verfügbaren
Nummern im Rufnummernplan der Telefonanlage jedem Benutzer eine
eigene Rufnummer für seine Voicebox zugeordnet werden. In diesem
Fall kann er oder auch ein beliebiger Anrufer diese Voicebox direkt erreichen. Z. B. kann ein externer Anrufer eine Nachricht in der Voicebox
des Benutzers hinterlassen, ohne diesen unter seiner normalen Telefonnummer anzurufen. Der Benutzer kann seine Mailbox direkt erreichen,
um seine Sprachnachrichten per Fernfrage abzuhören.
Gibt es nur eine Einwahlnummer für das Voicemailsystem (pilot number),
wird der Benutzer, der bei einer Fernabfrage diese Einwahlnummer anruft, aufgefordert, seine Voicebox-Nummer anzugeben. Diese VoiceboxNummer identifiziert ihn gegenüber dem Voicemailsystem. Zusätzlich
muss er seine PIN eingeben, um sich zu authentifizieren.
► ‚Auf mein Telefon‘-Nummer
In Outlook hat der Benutzer die Möglichkeit, eine Sprachnachricht in
seinem Posteingang zu markieren und sie über die Schaltfläche Auf
meinTelefon abzuhören. In diesem Fall baut das Voicemailsystem aktiv
einen Ruf zu der im vorliegenden Feld angegebenen Nummer auf und
spielt dem Benutzer die Sprachnachricht vor. In der Regel wird diese
Nummer mit der Durchwahlnummer des Arbeitsplatztelefons identisch
sein. Falls der Benutzer aber zeitweise an einem anderen Arbeitsplatz
arbeiten sollte, kann er hier eine abweichende Rufnummer oder auch
seine Mobilnummer angeben.
► PIN für Fernabfrage
Hier gibt der Benutzer eine PIN ein, um seine Voicebox gegen das
Abhören durch Dritte zu schützen. Diese PIN wird bei der Fernabfrage
benötigt, um den Benutzer als Abfrageberechtigten zu authentifizieren.
Nach der Installation ist diese PIN auf ‚0000‘ eingestellt. Es liegt in der
Verantwortung des Benutzers die PIN auf einen Wert einzustellen, den
nur er kennt.
► Abfrageerlaubnis
Die in diesen Feldern eingegebenen Rufnummern dienen dazu, den
Benutzer im Rahmen einer Fernabfrage seiner Voicebox automatisch zu
authentifizieren. Das System verzichtet dann auf die Eingabe einer PIN,
197
da die Zugriffsberechtigung des Benutzers an der Absenderrufnummer
überprüft wird. Typischerweise werden hier die Rufnummern eingetragen, von denen aus der Benutzer seine Sprachbox anrufen wird, also
seine Bürodurchwahlnummer und seine Mobilnummer. Es können bis
zu drei Rufnummern angegeben werden.
► Voice-Projekt
Im Voicemailsystem können verschiedene Dialoge für die Nutzung des
Systems hinterlegt sein. Es gibt alternative Abläufe, d. h. eine Funktion
wie Lösche Nachricht kann in einem Projekt über die Taste ‚3‘ in einem
anderen Projekt über die Taste ‚7‘ ausgelöst werden. Dies gibt dem Benutzer die Möglichkeit, ein Projekt zu wählen, dessen Dialoge möglichst
ähnlich zur Nutzung der ihm vertrauten Mobilbox sind. Die verfügbaren
Projekte werden in dem Kombinationsfeld angezeigt.
► Sprache
Hier kann der Benutzer auswählen, in welcher Sprache die Bedienungsanweisungen (voice prompts) für seine Voicebox ausgegeben werden
sollen.
► Anrufe aufzeichnen
Das Kombinationsfeld bietet dem Benutzer folgende Auswahlmöglichkeiten:
• Nur Voicenachrichten
Der Benutzer wird nur über Anrufe informiert, bei denen der Anrufer eine
Sprachnachricht hinterlassen hat.
• Alle Anrufe
Der Benutzer wird über Anrufe informiert, bei denen der Anrufer eine
Sprachnachricht hinterlassen hat. Zusätzlich wird er auch über die Anrufe auf die Voicebox informiert, bei denen der Anrufer keine Nachricht
hinterlassen hat. Der Benutzer erhält dann eine Benachrichtigung, in
der die Rufnummer des Anrufers enthalten ist. Er wird also über die
Tatsache des Anrufs informiert und kann einen Rückruf einleiten. Die
Benachrichtigung über entgangene Anrufe ist vor allem dann sinnvoll,
wenn die CTI-Funktionalität von OfficeMaster nicht benutzt wird, da dort
entgangene Anrufe ebenfalls signalisiert werden.
198
• <Standard>
Es wird die Einstellung übernommen, die der Administrator bei der Einrichtung des Systems zentral vorgegeben hat. Dies ist eine der beiden
vorgenannten Möglichkeiten.
Im Bereich Erweiterte Einstellungen auf der gleichen Registerkarte, der
über die Schaltfläche Erweitert… zu dem Dialogfenster Konfiguration
führt, muss normalerweise der Benutzer keine Veränderungen gegen
über den Standardeinstellungen der Installation vornehmen.
► Name des Messaging Servers
Im Feld Name des Messaging Servers wird der Rechnername des
Servers angegeben, auf dem die Serverkomponenten von OfficeMaster
installiert wurden. Muss diesem Rechner aus zwingenden Gründen ein
anderer Name zugewiesen werden, kann dieser abweichende Name
ggf. bei der Installation der Client-Software über Mechanismen der Softwareverteilung vorgegeben werden. Ist auch dies nicht möglich, muss
der Rechnername in dem Feld eingegeben werden.
Wird der Name verändert, muss die Schaltfläche Verbinden betätigt
werden. Dadurch wird die Verbindung mit dem angegebenen Server hergestellt und es werden die Konfigurations-Sets vom Server ausgelesen
die in dem Kombinationsfeld Voice Client Project auswählbar sind (siehe
Abschnitt 4.10.9 im Handbuch OfficeMaster 3 Administration).
In komplexen Umgebungen, bei denen z. B. nicht für alle Benutzer die
Voicemails über Exchange/Outlook verwaltet werden, können auf dem
Server unterschiedliche Konfigurations-Sets eingerichtet sein, die festlegen, wo die voicemailspezifischen Daten des Benutzers gespeichert
sind. Das Kombinationsfeld Voice Client Project zeigt die Liste der
eingerichteten Konfigurations-Sets an. Standardmäßig wird das Add-In
199
mit einem Profil installiert, das für den Betrieb unter Exchange/Outlook
zuständig ist.
► Übernehmen / OK
Mit der Taste Übernehmen werden die Eingaben des Benutzers in die
Registerkarte Voice Einstellungen gespeichert. Das Gleiche bewirkt die
Taste OK, die zusätzlich den Einstelldialog beendet.
5.2.2 Das Arbeiten mit Sprachnachrichten
Sprachnachrichten werden für einen Benutzer hinterlassen, wenn er
für sein Telefon über die Telefonanlage eine Rufweiterleitung auf seine
Sprachbox programmiert hat. Typischerweise verfügen die Telefonanlagen über verschiedene Modi für die Rufweiterleitung:
• unbedingte Weiterleitung
• Weiterleitung bei Besetzt
• Weiterleitung nach x-mal Klingeln
Ist für den Benutzer in der Telefonanlage eine eigene Rufnummer für
seine Sprachbox eingerichtet, kann ein Anrufer auch eine Nachricht
hinterlassen, ohne dass eine Rufweiterleitung eingerichtet ist.
Eine Sprachnachricht wird dem Benutzer als E-Mail mit Anhang in sein
Postfach gesendet. Der Anhang ist eine Audio-Datei im Format WAV
oder MP3. Der verwendete Dateityp wird durch den Administrator beim
Einrichten des Systems festgelegt.
Für die Anzeige der Sprachnachricht wird ein eigenes Formular in Outlook verwendet, das zentral über den Exchange Server vorgegeben
wird. Im Posteingang sind dadurch E-Mails für Sprachnachrichten mit
einem Lautsprechersymbol gekennzeichnet. Im Betreff-Feld wird für die
Sprachmail die Rufnummer des Anrufers und die Dauer der Nachricht
angezeigt. Die geöffnete Sprachnachricht enthält zusätzlich Informationen zum Zeitpunkt des Anrufs.
200
Zum Abhören einer Sprachnachricht werden dem Benutzer folgende
Optionen geboten:
• Anrufen seiner Voicebox und Abhören seiner Nachricht(en) per
Fernabfrage.
• Über Outlook das Voicemailsystem beauftragen, ihn anzurufen um
ihm seine Nachricht(en) vorzuspielen.
Die erste Methode bietet sich an, wenn der Benutzer nicht an seinem
Arbeitsplatz ist. Die beiden anderen Methoden nutzt er über Outlook.
Wird eine Sprachnachricht im Posteingang markiert, werden in der Standard-Symbolleiste von Outlook die Schaltflächen Auf mein Telefon und
Play aktiviert. Diese Schaltflächen sind deaktiviert, wenn
• eine E-Mail markiert ist, die keine Sprachnachricht ist oder
• mehr als eine Sprachnachricht markiert wurde oder
• die markierte Sprachnachricht keine Nachricht enthält.
201
Der Benutzer muss die Sprachmail nicht öffnen, um sie abzuhören. Mit
der Schaltfläche Play wird die Audio-Datei unter Nutzung der Anwendung, die für den Dateityp auf dem Rechner des Benutzers eingerichtet
ist, über die Lautsprecher seines Arbeitsplatzrechners abgespielt, wenn
der Rechner entsprechend ausgestattet ist.
▼ Hinweis! Wird Outlook auf einem Terminalserver betrieben, kann die
Audiodatei auf dem Arbeitsplatzrechner des Benutzers wiedergegeben
werden. Dazu muss bei der Einrichtung der Remotedesktopverbindung
eingestellt werden, dass Audio-Dateien, die sich auf dem Terminalserver
befinden, über die Lautsprecher des lokalen Rechners des Benutzers
abgespielt werden.
Nachdem die Sprachnachricht über Lautsprecher abgehört wurde, wird
sie im Posteingang als gelesen markiert.
Die Schaltfläche Auf mein Telefon bietet die Möglichkeit, Sprachnachrichten auch ohne einen Lautsprecher abzuhören. Das Voicemailsystem
ruft in diesem Fall das Arbeitsplatztelefon (bzw. das in den Voice Einstellungen angegebene Telefon) des Benutzers an. Er ist dann wie bei
der Fernabfrage mit dem Voicemailsystem verbunden. Zunächst wird
ihm die markierte Sprachnachricht vorgespielt. Anschließend informiert
ihn das System über weitere noch nicht abgehörte bzw. gespeicherte
Sprachnachrichten. Abgehörte Nachrichten werden in Outlook sofort als
gelesen markiert. Löscht der Benutzer über die Tastatur seines Telefons
eine abgehörte Nachricht, wird diese in den Outlook-Ordner Gelöschte
Objekte verschoben.
▼ Hinweis! Ist für OfficeMaster auch die CTI-Funktionalität eingerichtet,
kann der Benutzer, der eine Sprachnachricht markiert hat, über die
Schaltfläche „Wählen“ direkt einen Rückruf zu dem Anrufer starten.
202
5.3 Voice-Client für Notes
Alternativ zur Wiedergabe der Nachricht mit den PC-Lautsprechern
umfasst OfficeMaster optionale Voice-Client-Software zur Integration in
Lotus Notes am Arbeitsplatz-Computer.
Wenn die Funktion Voicemail in OfficeMaster für Notes konfiguriert
wurde, kann der Benutzer auf seine Sprachnachrichten über seinen
Lotus Notes Client zugreifen. Um die gewünschte Funktionalität in den
Lotus Notes Client zu integrieren, werden bei der Installation der Arbeitsplatzsoftware Notes Templates und Programme in LotusScript in das
Verzeichnis %Programme%\FFUMS\Notes\ kopiert.
Sprachnachrichten werden dem Benutzer als E-Mail mit einer Audiodatei
als Anhang in sein Postfach zugestellt. Zum Abhören einer Sprachnachricht werden dem Benutzer folgende Optionen geboten:
• Anrufen seiner Voicebox und Abhören seiner Nachricht(en) (Fernabfrage).
• Über Lotus Notes das Voicemailsystem beauftragen, ihn anzurufen
um ihm seine Nachricht(en) vorzuspielen.
5.3.1 Einstellungen in Lotus Notes
Wird OfficeMaster für Notes auch für Voicemail eingerichtet, können für
einen Benutzer, der für sein Telefon die entsprechende Rufweiterleitung
eingerichtet hat, Sprachnachrichten hinterlassen werden. Jede hinterlassene Sprachnachricht führt zu einer E-Mail im Posteingang des Benutzers. Diese E-Mail enthält als Attachment eine Audio-Datei im Format
WAV oder MP3. Die Audio-Datei kann der Benutzer über das für diese
Dateitypen eingerichtete Programm auf seinem lokalen Arbeitsplatzrechner abspielen, wenn dieser über Lautsprecher verfügt.
▼ Hinweis! Wird Lotus Notes auf einem Terminalserver betrieben, kann die
Audio-Datei auf dem Arbeitsplatzrechner des Benutzers wiedergegeben
werden. Dazu muss bei der Einrichtung der Remotedesktopverbindung
eingestellt werden, dass Audio-Dateien, die sich auf dem Terminalserver
befinden, über die Lautsprecher des lokalen Rechners des Benutzers
abgespielt werden.
203
5.3.2 Arbeiten mit Sprachnachrichten
Um Telefonfunktionen in Lotus Notes benutzen zu können, um z. B.
Anrufe an Rufnummern aus Adressbüchern zu initiieren oder die Rufnummer für den Absender einer empfangenen E-Mail in Adressbüchern
und/oder in der E-Mail selbst zu suchen, müssen die in Notes benutzten
Masken angepasst werden. Dazu werden Beispielscripte zur Verfügung
gestellt, mit denen diese Anpassung erfolgen kann. Die Beispielprogramme in Lotus Script befinden sich als Textdateien im Ordner Programme/ffums/omflex/Notes.
Die Programme benutzen eine Programmierschnittstelle (API), die
OfficeMaster Flex zur Verfügung stellt. Dazu wird mit der Installation
das Programm fomflex_api.dll im Ordner Programme/Gemeisame
Daten/FFUMS installiert.
Die Anpassung der Notes Formulare sollte durch einen Administrator auf
dem Dominoserver erfolgen, damit durch Replikation die modifizierten
Formulare automatisch auf den Benutzerrechnern zur Verfügung gestellt
werden.
▼ Hinweis! Zur Durchführung der Anpassung muss der Administrator das
Recht zum Benutzen des Notes Designers haben.
Registerkarte Lotus Notes
Auf dieser Registerkarte kann über das Kontrollkästchen Auf eingehenden Anruf reagieren eingestellt werden, dass eingehende Rufe über
Lotus Notes behandelt werden sollen. Dabei kann festgelegt werden,
ob der zu einer Rufnummer gehörende Eintrag aus einem NotesAdressbuch geöffnet werden soll oder ob nur der zu der Rufnummer
204
des Anrufers gehörende Name ermittelt und über OfficeMaster Flex
angezeigt werden soll. Dazu startet OfficeMaster Flex das Kommando
zeilenprogramm omnotespopup.exe, welches bei der Installation im
Verzeichnis %Programme%/ffums/omflex/notes abgelegt wird.
Dieses Programm benötigt einige Lotus Notes spezifische Angaben.
Die erforderlichen Angaben werden bei der Installation von OfficeMaster
Flex in die Registry geschrieben und in der Registerkarte nur zur Anzeige
gebracht, ohne dass der Benutzer diese Einstellungen ändern kann. Ob
die Einstellungen änderbar sind, wird ebenfalls in der Registry festgehalten (Der Eintrag HKeyCurrentUser/Software/ferrari_/omflex/Program/
cfgnotesnotify ist entweder ‚0‘ (nicht editierbar) oder ‚1‘).
► Notes Formular des gefundenen Anrufers anzeigen
Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird das Notes Formular für
den Adressbucheintrag geöffnet, in dem die Rufnummer des Anrufers
gefunden wurde. Dieser Vorgang nimmt ggf. einige Zeit in Anspruch und
unterbricht die bisherige Bildschirmarbeit des Benutzers. Häufig reicht
es, nur den Namen des Anrufers anzuzeigen.
205
► Server
Es wird der Name des Rechners angegeben, auf dem sich die Datenbank mit dem Adressbuch befindet, in der nach der Rufnummer des
Anrufers gesucht wird. Der Standardwert ‚.‘ verweist auf den lokalen
Rechner, also auf den Arbeitsplatzrechner des Benutzers.
► Adressbuch-Datenbank
Es wird der Name der Datenbank angegeben, in der sich das Adressbuch befindet, das durchsucht werden soll. Der Standardwert ‚.‘ verweist
auf die names.nsf.
► Datenbank-Abfrage
Hier wird eine Suchformel (query) definiert, die den Namen aus dem
Adressbuch an Hand der Rufnummer ermittelt.
Die eingetragene Formel
‚SELECT If(@IsAvailable(FullName);@If(@IsAvailable
(OfficePhoneNumber);@Ends(OfficePhoneNumber;\“%s!\“);0);0)‘
durchsucht alle Einträge im Adressbuch, für die das Feld OfficePhoneNumber ausgefüllt ist und vergleicht die als Parameter übergegebene
Rufnummer des Anrufers mit diesem Eintrag. Bei Übereinstimmung ist
der richtige Eintrag gefunden.
► Pfad zur Notes.ini
Es wird der komplette Pfad der Datei notes.ini angegeben. Standardmäßig ist dies c:\programme\lotus\notes\notes.ini.
206
6
Anhang
6 Anhang
6 Anhang
6.1 Messaging Server Status
6.1.1 Monitoring am Messaging Server
Der Messaging Server bietet dem Administrator zusammen mit der Messaging Server Konfiguration umfangreiche Möglichkeiten zum Monitoring
und zur Vorgangsverwaltung.
Die Statusanzeige informiert beispielsweise über die Liste der in Arbeit
befindlichen Vorgänge („Jobs“) unter Referenz auf den Benutzernamen,
über den aktuellen Verarbeitungsstatus, wie wird versendet, wird konvertiert oder gewartet. Bei Bedarf können einzelne Jobs abgebrochen
oder gelöscht werden.
Einzelne Komponenten des Messaging Servers können gestoppt und
gestartet werden, was eventuell zu Wartungszwecken erforderlich ist.
Sollen Job-Status und Komponenten-Status am Arbeitsplatz des Administrators oder sogar am Arbeitsplatz anderer berechtigter Benutzer
zur Verfügung stehen, kann das Programm Messaging Server Status
genutzt werden. Im Unterschied zur Messaging Server Konfiguration
bietet Messaging Server Status nur die beiden o. g. Statusanzeigen, so
dass versehentliche oder unberechtigte Konfigurationsänderungen des
Messaging Servers nicht möglich sind. Weiterhin unterliegt Messaging
Server Status dem Berechtigungskonzept Administrations-Benutzer,
das über individuelle Benutzerkonten die Nutzung des Programms in
fünf Berechtigungsstufen von Status nicht ansehen bis zu Job löschen
erlaubt.
Zur Nutzung von Messaging Server Status müssen zunächst entsprechende Administrationsbenutzer am Messaging Server angelegt werden. Anschließend wird Messaging Server Status auf die gewünschten
Arbeitsplatz-Computer verteilt.
208
6 Anhang
6.1.2 Administrationsbenutzer anlegen
Die Administrationsbenutzer werden in der Messaging Server Konfiguration unter der Menüfolge Datei > Administrationsbenutzer
gepflegt.
Hier werden Administrationsbenutzer hinzugefügt und entfernt. Zur
Konfiguration eines Administrationsbenutzers, selektiert man ihn mit der
linken Maustaste und pflegt im rechten Fensterteil Name und Passwort
sowie die Rechte des Administrationsbenutzers.
Es können personenbezogene Administrationsbenutzer (wie LEHMANN)
und gruppenbezogene Administrationsbenutzer (wie EDV) angelegt
werden. Personenbezogene Benutzerkonten sind zwar pflegeaufwendiger als gruppenbezogene, jedoch können die Berechtigungen feiner
gesteuert werden und bei Bedarf auch Passwörter geändert werden. Da
zwischen personenbezogenen und gruppenbezogenen Administrationsbenutzern keine technischen sondern rein organisatorische Unterschiede
bestehen, können auch beide Arten von Administrationsbenutzern
parallel auf einem Messaging Server eingesetzt werden (wie EDV und
LEHMANN). Die gepflegten Administrationsbenutzer werden im Messaging Server gespeichert und sind unabhängig von den Benutzerkonten
eventuell vorhandener Verzeichnisdienste, wie Windows-Domänen, Active Directory, LDAP, etc. Mit O K wird das Fenster geschlossen und die
Einstellungen zu den Administrationsbenutzern werden in den laufenden
Betrieb des Messaging Servers übernommen.
209
6 Anhang
6.1.3 Installation auf Windows-Arbeitsplätzen
Das Programm Messaging Server Status ist in jeder OfficeMaster-Arbeitsplatz-Installation enthalten, gehört aber nicht zur Standardinstallation. Entweder muss die angepasste Installationsvariante gewählt oder
Messaging Server Status über das Software-Symbol in der Windows
Systemsteuerung nachträglich aktiviert werden.
Nach der Installation kann Messaging Server Status über Start >
Programme > OfficeMaster > Messaging Server Status
aufgerufen werden. Es erscheint der Anmeldedialog (Log On):
Hier gibt man den Namen des Administrationsbenutzers (z. B. LEHMANN oder EDV) sowie das dazugehörige Passwort an.
210
6 Anhang
▼ Hinweis! Die Passworteingabe ist case-sensitiv (Groß- und Kleinschreibung beachten!)
Bei der ersten Anmeldung muss der Host angegeben werden. Hierbei
handelt es sich um die IP-Adresse oder den aufgelösten Namen des
Hauptservers CTRL des Messaging Servers. Die Standardeinstellung
von Port kann übernommen werden, sofern die Portkonfiguration des
Hauptservers CTRL nicht mittels Messaging Server Konfiguration geändert wurde.
Alle Folgeanmeldungen arbeiten standardmäßig mit den letzten Angaben
zu Host und Port, weshalb deren Eingabemöglichkeiten bei Folgeanmeldungen erst dann eingeblendet werden, wenn die Schaltfläche Erweitert
betätigt wird.
Nach Programmstart können die beiden eingangs erwähnten Funktionen
Job-Status und Komponenten-Status über das Menü Status oder über
die im linken Fensterbereich befindliche Schnellstartleiste aufgerufen
werden. Die Statusanzeige erfolgt in separaten Fenstern im rechten
Fensterbereich von Messaging Server Status. Beide Statusanzeigen
können über das Menü Fenster gleichzeitig einsehbar dargestellt werden.
▼ Hinweis! Es sind nur die Funktionen zugänglich, die über die Rechte der
zur Anmeldung genutzten Administrationsbenutzer verfügen. Alle anderen
Funktionen sind „ausgegraut“ und somit nicht zugänglich.
6.1.4 Job-Status
Mit Job-Status werden alle Vorgänge (Jobs) angezeigt, die sich derzeit
im Messaging Server befinden. Zur besseren Orientierung beginnt jeder
Vorgang mit einem Symbol, wobei sich ein Job entweder in Verarbeitung
befindet (Symbol: Auto) oder wartet (Symbol: Parken).
Obwohl fast jede Komponente des Messaging Servers einmal an der
Verarbeitung beteiligt ist, kann die Verarbeitung meistens nur durch die
Sendekomponenten OMCUMS (bei OfficeMaster Card und CAPI-Karten)
und DUOFAX (bei ferrariFAX-Duo) beobachtet werden, die entweder
gerade Faxe versenden oder empfangen. In Abhängigkeit von der Serverleistung und dem Auftragsvolumen kann auch die Verarbeitung des
Vorgangs durch die Konverterkomponente CONV ersichtlich sein.
211
6 Anhang
Wartende Jobs trifft man an, wenn z. B. nicht genügend ISDN-Leitungen
frei sind und die Sendekomponenten OMCUMS und DUOFAX erst
andere Vorgänge verarbeiten müssen. Auch Jobs, deren Übertragung
wiederholt werden müssen oder die zeitversetzt versendet werden sollen, werden als wartend angezeigt. In diesen Fällen kann im Job-Status
der genaue Zeitpunkt des Versands abgelesen werden.
Neben dem Symbol und dem Status wird die Komponente des Messaging Servers angezeigt, die für die Verarbeitung zuständig ist.
Interessant sind vor allem die Informationen zu Absender und Empfänger. Als Absender wird der Name des FSRV-Benutzers oder der Name
des SAP-Anwenders angezeigt. Als Empfänger ist die Rufnummer oder
E-Mail-Adresse des Adressaten ablesbar.
Sofern der Administrationsbenutzer über ausreichend Rechte verfügt,
kann er einzelne Jobs mit der linken Maustaste selektieren und abbrechen (Kreuz-Symbol in Werkzeugleiste) oder löschen (Papierkorb-Symbol in Werkzeugleiste). Während abgebrochene Jobs dem Absender als
Fehler gemeldet werden, verschwinden gelöschte Jobs ohne Statusmeldung aus dem System.
6.1.5 Komponenten-Status
Vergleichbar mit dem Job-Status zeigt der Komponenten-Status aktuelle
Informationen der einzelnen Komponenten des Messaging Servers an.
Auch hier vereinfachen Symbole die Darstellung. So können gestoppte
212
6 Anhang
Komponenten (Symbol: Stopp) und gestartete Komponenten (Symbol:
Autobahn) unterschieden werden.
Gestartete Komponenten zeigen im Leerlauf nur das Autobahn-Symbol
an. Werden Jobs verarbeitet, wird das durch ein Auto signalisiert. Ist der
Eingriff eines Administrators erforderlich oder liegt gegebenenfalls ein
Fehler vor, wird das Symbol Einfahrt verboten angezeigt.
Im Fußbereich vom Komponenten-Status werden die Anzeigen gefiltert.
Während normale Anzeige alle relevanten Komponenten anzeigt, sind
in Status aller Komponenten anzeigen auch die eher uninteressanten
Basis-Komponenten CTRL, CFG, SNFS, etc. zu sehen. Für den Fall,
dass nicht alle Komponenten der Installation übersichtlich dargestellt
werden können, weil die Bildschirmauflösung sehr klein ist oder die
anzuzeigende Komponentenanzahl zu groß, kann mit Status aktiver
Komponenten anzeigen die Anzeige weiter eingeschränkt werden.
Besonders die Sendekomponenten OMCUMS (für OfficeMaster Card)
und DUOFAX (für ferrariFAX-Duo) sind im Komponentenstatus interessant, da hier der Verkehr auf den ISDN-Leitungen beobachtet werden
kann. Unter OMCUMS wird jede zur Verfügung stehende OfficeMaster
Card angezeigt, die den Status wiederum in die Anzahl ISDN-Anschlüsse unterteilt. Pro ISDN-Anschluss stehen zwei oder 30 Leitungen zur
Verfügung. Besonders für den letzten Fall empfiehlt sich Status aktiver
Komponenten anzeigen als Anzeigefilter.
213
6 Anhang
Neben der Informationsgewinnung kann man im Komponentenstatus
ausgewählte Komponenten stoppen und starten. Dies ist bei der Inbetriebnahme oder bei planmäßigen administrativen Eingriffen, wie
Neustart des SAP-Servers (betroffene Komponente: SAPCONN), vorübergehendes Stoppen des Faxempfangs und -versands (betroffene
Komponente: OMCUMS oder DUOFAX), sinnvoll.
6.2 +Fax-Steuerbefehle
Mit Hilfe von Steuerbefehlen (auch als Textbefehle bezeichnet) können
Faxe aus Applikationen versendet werden, ohne dass der SendeDialog des Fax-Programms aufgerufen wird. Diese Möglichkeit kann
man sowohl für das Versenden einzelner Faxe als auch für Serienfaxe
nutzen.
▼ Hinweis! Die meisten textorientierten Applikationen erlauben die Benutzung von diesem Modus. Grafikorientierte Anwendungen hingegen
wandeln Text meist vor Übergabe an den Druckertreiber in Grafik um. In
diesem Fall sind Steuerbefehle für den Treiber nicht sichtbar und können
deshalb nicht benutzt werden.
Steuerbefehle sind stets exakt im Format
@@+FAX:Faxnummer;Parameter@@
und in der Schriftart Ferrari mit Schriftgröße 10 zu übergeben. Die Syntax leiten zwei Klammeraffen (@@) gefolgt von einem Plus-Zeichen,
dem Schlüsselwort FAX und einem Doppelpunkt ohne eingestreute
Leerzeichen ein. In die Parameter können Leerzeichen eingefügt werden, mehrere Parameter sind durch Semikolon zu trennen. Der Befehl
ist durch zwei Klammeraffen (@@) abzuschließen.
▼ Hinweis! Im konvertierten Dokument werden alle Buchstaben in der
Schriftart „Ferrari“, also auch die, die nicht Bestandteil des Steuerbefehls
sind, durch Leerzeichen ersetzt.
Folgende Parameter stehen für die Steuerbefehle zur Verfügung:
B
Übertragungsrate (nur bei ferrariFAX32-Bediensoftware)
Übertragungsrate in bit/sec, bzw. bit/sec / 100 oder 1000, z. B. 96 oder
9,6 für 9600 bps. Ohne Angabe wird in der höchstmöglichen Übertra214
6 Anhang
gungsrate versendet. Möglich sind zur Zeit 2400, 4800, 7200, 9600, ...
64.000.
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4567890;B48@@
C Fehlerkorrekturmodus (ECM) aus (nur bei ferrariFAX32-Bediensoftware)
Ohne Angabe ist ECM eingeschaltet.
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4567890;C@@
D
Name für Dateikopien (nur bei ferrariFAX32-Bediensoftware)
Dateikopien auf Faxserver erzeugen. Der Name sollte einen vollständigen Pfad bezeichnen. Der Typ der Datei wird aus der Dateiendung
abgeleitet, fehlt diese Endung, wird der aktuelle Eintrag aus der Druckertreiber-Konfiguration eingesetzt. Zulässige Typen sind BMP, PCX,
DCX, FFF und SFF. Bei Dateikopien auf einseitige Formate (PCX und
BMP) sollte der Dateiname auf 000 (drei Ziffern 0) enden, diese Ziffern
werden dann für Folgeseiten hochgezählt.
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4567890;Dc:\temp\test000.pcx@@
K
Kommentar (nur bei ferrariFAX32-Bediensoftware)
Ein Kommentar aus bis zu 30 Zeichen kann eingefügt werden.
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4567890;KSerienfax vom 10. 5. 2007@@
E Empfängername (bei ferrariFAX32-Bediensoftware und Microsoft
Outlook)
Im Namen eingebettete Leerzeichen werden übernommen, der Name
kann maximal 31 Zeichen umfassen.
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4567890;EFritz Müller@@
P
Vorschau ein- bzw. ausschalten (nur bei ferrariFAX32-Bediensoftware)
Ohne Angabe wird die Voreinstellung (aus Programmoptionen) verwendet. Bei eingeschalteter Vorschau wird vor Absetzen des Sendeauftrags
215
6 Anhang
der Versende-Dialog angezeigt. Bei Angabe eines Minuszeichens wird
die Vorschau ausgeschaltet, ohne Parameter wird sie eingeschaltet.
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4567890;P-@@
S
Standardauflösung (bei ferrariFAX32-Bediensoftware)
Ohne Angabe wird in der im Treiber eingestellten Auflösung versendet.
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4568790;S@@
S
Betrefffeld (bei MAPI)
Ohne Angabe wird kein Eintrag im Betreff (Subject) der Mail vorgenommen.
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4568790;SBetreffzeile@@
V
Deckblatt-Logo (nur bei ferrariFAX32-Bediensoftware)
Einstellen des Deckblatt-Logos. Ohne Angabe wird das voreingestellte
Deckblattlogo verwendet. Als Logo wird die angegebene Datei verwendet, oder, sofern keine Datei oder das Zeichen „*“ angegeben sind, das
voreingestellte Logo. Wird ein Minuszeichen „-“ angegeben, wird das
Deckblatt ausgeschaltet.
■ Beispiel:
@@+FAX:03328455960;X@@
X
Signatur ausschalten
■ Beispiel:
@@+FAX:030/4567890;Vc:\ferfax\logo.pcx@@
Z
Sendezeit (nur bei ferrariFAX32-Bediensoftware)
Einstellen des Sendezeitpunkts. Ohne Angabe wird sofort versendet. Die
Sendezeit ist im Format Jahr-Monat-Tag-Stunde:Minute oder als unter
Auftragszeitpunkt verfügbare Sendezeit anzugeben.
■ Beispiel:
216
@@+FAX:030/4567890;Z2007-05-10-10:25@@
@@+FAX:030/4567890;ZHeute Nacht@@
6 Anhang
@@+FILExx:PfadUndDateiname@@
Einstellen einer zusätzlich zu versendenden Datei. Der Befehl kann
wiederholt werden, um mehrere Dateien einzustellen. Die Datei kann im
Format DOS-ASCII, PCX, DCX, FFF, oder SFF vorliegen. Der Dateiname muss mit vollständigem Pfad angegeben werden.
xx ist eine beliebige Kombination folgender Zeichen:
B
Einfügen am Ende (Standard)
N
Schmalschrift für ASCII-Konvertierung
D
Standardschrift für ASCII-Konvertierung
■ Beispiel:
@@+FILEB:c:\windows\ferfax\mydoc.dcx@@
@@+PCXxx:PfadUndDateiname@@
Einmischen einer Grafik-Datei. Die Datei kann im Format PCX, DCX,
FFF, SFF, oder BMP vorliegen. Der Dateiname sollte stets mit vollständigem Pfad angegeben werden. Die Datei wird an der gegenwärtigen Position (bzw. der angegebenen) mit der bestehenden Ausgabe gemischt, es
muss daher ggf. ein genügend großer Leerbereich vorgesehen werden.
Das Mischen endet am Seitenende.
xx Optional eines der folgenden Zeichen:
R
Rechtsbündig
L
Linksbündig
C
Zentriert
Optional kombiniert mit
T
Am Anfang der Seite einblenden.
■ Beispiel:
@@+PCXCT:c:\windows\ferfax\logo.pcx@@
Die Option T zum Einblenden am Seitenanfang sollte möglichst nur am
Anfang einer Seite verwendet werden, ansonsten kann keine korrekte
Positionierung gewährleistet werden.
Xnnnn
pixelgenaue Positionierung der Grafik horizontal
Ynnnn
pixelgenaue Positionierung der Grafik vertikal
217
6 Anhang
Die Koordinaten gelten für die linke obere Ecke der Grafik, wobei der
Nullpunkt der Seite am oberen linken Rand ist.
▼ Hinweis! Eine Faxseite ist maximal 1728 Pixel breit und ca. 2400 Pixel
lang.
■ Beispiel:
@@+PCXX800Y300:c:\windows\ferfax\logo.pcx@@
6.3 Endbenutzer-Lizenzvereinbarung
(EULA)
Diese Endbenutzer-Lizenzvereinbarung (End User License Agreement,
kurz: „EULA“) ist ein rechtsgültiger Vertrag zwischen Ihnen (als natürliche oder juristische Person, nachfolgend Endbenutzer genannt) und
Ferrari electronic AG für die dieser EULA beiliegende Software und die
dazugehörigen Handbücher und andere Medien.
WENN SIE OFFICEMASTER INSTALLIEREN ODER VERWENDEN
AKZEPTIEREN SIE DIESE EULA UND ERKLÄREN SICH MIT DEN
DARIN GENANNTEN BEDINGUNGEN EINVERSTANDEN.
Diese EULA besteht aus drei Abschnitten. Abschnitt A betrifft die Lizenzvereinbarungen zu OfficeMaster von Ferrari electronic AG. Abschnitt
B betrifft die Lizenzvereinbarungen zum ABBYY SDK von der ABBYY
Europe GmbH. Abschnitt C betrifft die Lizenzvereinbarungen zur Adobe
PDF Library® von Adobe Systems Incorporated.
ABSCHNITT A: OfficeMaster von Ferrari electronic AG
1.
LIZENZGEWÄHRUNG
1.1 Sie sind berechtigt, die Software als ein produktives OfficeMasterSystem, bestehend aus einem Hauptserver mit optionalen Nebenservern, zu installieren und im lizenzierten Umfang im privaten Netzwerk
zu verwenden. Zusätzlich sind Sie berechtigt, ein weiteres, jedoch nicht
produktives OfficeMaster-System zur ausschließlichen Verwendung bei
Ausfällen des ersten Systems zu installieren.
1.2 Ergänzend zu Abschnitt 1.1 sind Sie berechtigt, die ArbeitsplatzSoftware von OfficeMaster in der lizenzierten Anzahl auf den Arbeits218
6 Anhang
platz-Computern im privaten Netzwerk zu installieren und zu verwenden.
Dazu sind sie berechtigt, die Arbeitsplatz-Software z. B. auf einen
Servercomputer zu kopieren, und den Arbeitsplatz-Computern in der
lizenzierten Anzahl zu erlauben, auf diese Kopie der Arbeitsplatz-Software über das private Netzwerk zuzugreifen und sie zu verwenden. Sie
müssen für jeden über die lizenzierte Anzahl hinaus gehenden Arbeitsplatz-Computer, der auf die im Computernetzwerk installierte Software
zugreift und sie verwendet, entsprechende Erweiterungslizenzen für die
Software erwerben.
1.3 Unterliegt die eingesetzte Lizenz einer zeitlichen Begrenzung, wie
es bei Testlizenzen der Fall ist, sind Sie nach Ablauf des Testzeitraumes
dazu verpflichtet, alle vorhandenen Installationen, Kopien und Lizenzen
der Software vollständig zu deinstallieren und der Ferrari electronic bzw.
Ihrem jeweiligen OfficeMaster-Vertragspartner auszuhändigen, falls
die zeitliche Befristung nicht verlängert oder eine unbefristete Version
erworben wurde.
1.4 Sie sind berechtigt, die Software und die Handbücher einmalig und
dauerhaft einem Dritten zu übertragen (zu veräußern). In diesem Fall
sind Sie verpflichtet, alle bei Ihnen vorhandenen Installationen, Kopien
und Lizenzen der Software auf Server- und Arbeitsplatz-Computern
vollständig zu deinstallieren und zu vernichten.
1.5 Die der Software beiliegende Dokumentation wird nur zu internen
Zwecken lizenziert.
2.
LIZENZDATEIEN UND REGISTRIERUNG
2.1 Die Softwarelizenz wird in Form von Lizenzdateien geliefert, die in
Basislizenzen, Leitungserweiterungslizenzen, Benutzererweiterungslizenzen und Funktionserweiterungslizenzen (Gateways) unterteilt
werden. Zur Inbetriebnahme müssen die Lizenzdateien auf dem Servercomputer, auf dem die Serversoftware läuft, kopiert werden. Jede
Lizenzdatei ist mit einer eindeutigen Seriennummer versehen. Setzen
Sie OfficeMaster z. B. zu Ausfall- oder Redundanzzwecken auf mehreren eigenständigen Servercomputern ein, sind Sie verpflichtet, jede
Lizenzdatei nur auf einem Servercomputer zu installieren.
2.2 Nach der Installation der Software ist es erforderlich, die eingesetzten Lizenzen bei Ferrari electronic zu registrieren. Dazu liegt jeder
Lizenz eine Registrierkarte mit deren Seriennummer bei, die zeitnah an
Ferrari electronic zurückzusenden ist. Alternativ kann die Registrierung
219
6 Anhang
auch elektronisch vorgenommen werden. Diese so genannte OnlineRegistrierung ist mit dem Konfigurationsprogramm der Software (der so
genannten Messaging Server Konfiguration) möglich.
2.3 Bei dem Produkt OfficeMaster over IP ist die (Online-)Registrierung
für die produktive Inbetriebnahme essentiell notwendig, da die finale
Lizenz erst nach erfolgter Registrierung zugestellt wird. Bis zur Aktivierung der finalen Lizenz kann OfficeMaster over IP mit eingeschränktem
Funktionsumfang im so genannten Demo-Modus betrieben werden.
2.4 Updates, Upgrades und Hotline-Unterstützung von der Ferrari
electronic können nur für ordnungsgemäß registrierte Softwarelizenzen
gewährt werden.
3. DISASSEMBLIEREN UND DEKOMPILIEREN (REVERSE ENGINEERING)
Sie sind nicht berechtigt, die Software zu dekompilieren oder zu disassemblieren (d. h. zurückübersetzen von Objektcode in Quellcode). Es
sei denn, dass eine solche Maßnahme trotz dieser Beschränkung durch
geltendes Recht ausdrücklich erlaubt ist.
4.
NUTZUNG VON DATEN
Sie stimmen zu, dass Ferrari electronic berechtigt ist, technische Daten,
die eventuell im Rahmen einer von Ihnen genutzten Hotline- und/oder
Installationsunterstützung gewonnen werden, zur Verbesserung der
Software, der angebotenen Hotlinedienstleistung und der Handbücher
zu nutzen.
5.
KÜNDIGUNGSRECHT
Ferrari electronic ist berechtigt, diese EULA zu kündigen, falls Sie gegen die Bestimmungen dieser EULA verstoßen. In dem Fall sind Sie
verpflichtet, sämtliche Kopien der Software zu vernichten.
6.
HAFTUNGSBESCHRÄNKUNG
6.1 Sie erkennen an, dass keine Software fehlerfrei ist. Ferrari electronic garantiert nicht, dass die Software frei von Fehlern ist.
6.2 OfficeMaster wird ohne Mängelgewähr ausgeliefert. Ferrari electronic haftet nicht für Schäden, wie entgangener Gewinn, Unterbrechung
der Geschäftstätigkeit, Einsparungsverluste oder andere finanzielle
Verluste, die durch OfficeMaster entstanden sind.
220
6 Anhang
6.3 Die in den Handbüchern enthaltenen Informationen wurden mit
größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch können fehlerhafte Angaben nicht völlig ausgeschlossen werden. Die Ferrari electronic AG haftet
nicht für eventuelle Druckfehler, Falschaussagen und deren Folgen.
ABSCHNITT B: ABBYY SDK von der ABBYY Europe GmbH
1. Dem Endbenutzer wird eine Laufzeitlizenz für das in OfficeMaster
integrierte ABBYY SDK gewährt, vorausgesetzt, dass der Endbenutzer
die Bedingungen der EULA einhält, die für das ABBYY SDK oder für
die Anwendung als Ganzes gelten. Die Laufzeitlizenz kann zeitlich oder
funktionell eingeschränkt und mittels eines Hardware- oder SoftwareLizenzschlüssels, der wesentlicher Bestandteil des ABBYY SDK ist, vor
unbefugter Vervielfältigung geschützt sein.
2. Der Endbenutzer ist nicht berechtigt, die in der folgenden Liste aufgeführten Aktionen durchzuführen, oder es Dritten zu ermöglichen, diese
Aktionen durchzuführen:
2.1 Disassemblieren oder Dekompilieren (d. h. Rückübersetzung von
Objektcode in Quellcode) des ABBYY SDK (Anwendung, Datenbanken
und sonstige Komponenten des ABBYY SDK) mit der Ausnahme und nur
in dem Umfang, in dem eine solche Maßnahme trotz dieser Beschränkung durch geltendes Recht ausdrücklich erlaubt ist.
2.2 Änderungen am ABBYY SDK einschließlich Änderungen am Objektcode der Anwendung und der im ABBYY SDK enthaltenen Anwendungen und Datenbanken vorzunehmen, die nicht durch das ABBYY
SDK vorgesehen und nicht in der Dokumentation beschrieben sind.
2.3 Übertragung jeglicher Rechte, die dem Endbenutzer hierdurch gewährt werden, sowie von anderen Rechten in Zusammenhang mit dem
ABBYY SDK auf Dritte, die nicht dazu berechtigt sind, das ABBYY SDK
zu verwenden.
2.4 Einräumung der Möglichkeit für nicht berechtigte Personen, das
ABBYY SDK zu nutzen und in einem Mehrbenutzersystem mit dem
Endbenutzer zu arbeiten, um das ABBYY SDK zu nutzen.
3. Das ABBYY SDK wird ohne Mängelgewähr ausgeliefert. ABBYY garantiert nicht, dass das ABBYY SDK frei von Fehlern ist und haftet nicht
für unmittelbare oder mittelbare Schäden. Auch für jegliche Schäden
durch entgangenen Gewinn, Unterbrechung der Geschäftstätigkeit,
221
6 Anhang
Verlust von Unternehmensdaten oder andere finanzielle Verluste, die
durch die Nutzung des ABBYY SDK entstanden sind, oder für Schäden
durch mögliche Fehler oder Druckfehler im ABBYY SDK übernimmt
ABBYY keinerlei Haftung.
4. Bestimmungen für den Export. Wurde das ABBYY SDK in den Vereinigten Staaten gekauft, sind sämtliche Exportbestimmungen der Vereinigten Staaten oder anderer geltender Gesetze bezüglich der Ausfuhr
oder Widerausfuhr zu beachten.
5. Sollten einzelne Bestandteile der EULA unwirksam sein oder werden,
wird davon die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen der EULA nicht
berührt. Dieser EULA lässt die gesetzlichen Rechte einer Partei, die in
ihrer Eigenschaft als Verbraucher handelt, unberührt.
ABSCHNITT C: Adobe PDF Library® von Adobe Systems Incorporated
1. Adobe PDF Library. Unter Adobe Software ist die Adobe PDF Library
für Windows NT, 2000, XP, 98, Me sowie die dazugehörige Dokumentation, außerdem jegliche Upgrades, modifizierte Versionen, Updates,
Ergänzungen und Kopien davon zu verstehen. ABBYY FineReader 7.0
verwendet die Adobe Software, um PDF-Dateien in Bilddateien umzuwandeln.
2. Lizenzgewährung und Einschränkungen. ABBYY gewährt Ihnen ein
nichtexklusives Recht, die in das ABBYY SDK integrierte Adobe Software
unter den Bedingungen dieser EULA zu verwenden. Sie sind berechtigt,
eine Sicherungskopie der in die Software integrierten Adobe Software
unter den Bedingungen der EULA zu verwenden. Sie sind berechtigt,
eine Sicherungskopie der in die SOFTWARE integrierten Adobe Software anzufertigen, sofern die Sicherungskopie nicht installiert oder auf
einem Computer verwendet wird.
3. Geistige Eigentumsrechte. Die in die SOFTWARE integrierte Adobe
Software ist Eigentum von Adobe und seinen Lieferanten, und ihre
Struktur und ihr Code sind wertvolle Geschäftsgeheimnisse von Adobe
und seinen Lieferanten. Die Adobe Software ist darüber hinaus durch
das Urheberrecht der Vereinigten Staaten sowie durch Bestimmungen
internationaler Verträge geschützt. Sie sind – mit Ausnahme der Bestimmungen dieser EULA – nicht berechtigt, die in die SOFTWARE
integrierte Adobe Software zu vervielfältigen. Sämtliche Kopien, die Sie
222
6 Anhang
im Rahmen dieser EULA anfertigen dürfen, müssen dieselben Copyrightund sonstigen Eigentumsvermerke enthalten, die sich auf oder in der
SOFTWARE befinden. Sie sind nicht berechtigt, den Quellcode der in die
SOFTWARE integrierten Adobe Software zu verändern, umzuarbeiten,
zu übersetzen, zurückzuentwickeln, zu dekompilieren, zu disassemblieren oder anderweitig zu versuchen, diesen abzuleiten. Mit Ausnahme
der oben erwähnten Bestimmungen gewährt Ihnen diese EULA keinerlei
geistige Eigentumsrechte an der Adobe Software.
4. Lizenz für Schriftarten. Wenn die SOFTWARE oder Adobe Software,
die in die SOFTWARE integriert ist, Schriftartensätze enthält, sind Sie
berechtigt, die Schriftartensoftware oder Bestandteile davon in Ihre
elektronischen Dokumente einzubetten, sofern der Anbieter der Schriftart/Inhaber des Urheberrechts eine solche Einbettung gestattet. Die
in diesem Paket enthaltenen Schriftarten können sowohl Schriftarten
von Adobe als auch solche von anderen Anbietern enthalten. Sie sind
berechtigt, in vollem Umfang jede Schriftart einzubetten, die Eigentum
von Adobe ist.
5. Garantie. ABBYY und seine Lieferanten übernehmen keinerlei Garantie dafür, dass die Nutzung der in die Software integrierten ADOBE
Software bestimmte Leistungsergebnisse herbeiführt.
6. Die vorbenannten Bestimmungen enthalten die allgemeinen und
ausschließlichen Rechtsbehelfe im Falle einer Gewährleistungsverletzung durch ABBYY. Mit Ausnahme der beschränkten Garantie gemäß
Abschnitt 13 dieser EULA übernehmen ADOBE und seine Lieferanten
keinerlei Garantie, seien sie ausdrücklich oder konkludent, für die Marktfähigkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck oder Nichtverletzung von
Rechten. ADOBE oder seine Lieferanten übernehmen keinerlei Haftung
für jegliche Schäden, auch durch entgangenen Gewinn oder Verluste
an Einsparungen, selbst wenn ein Vertreter von ADOBE von der Möglichkeit solcher Schäden Kenntnis hatte, oder für jegliche Ansprüche
von Dritten.
7. Einige Staaten oder Rechtssprechungen gestatten nicht den Ausschluss oder die Beschränkung von beiläufig entstandenen Schäden,
von Folge- oder konkreteren Schäden, den Ausschluss der gesetzlichen
Gewährleistung oder Beschränkungen der Dauer der Gewährleistung;
daher ist es möglich, dass die oben genannten Beschränkungen für Sie
nicht gelten. Im zulässigen Rahmen ist die Dauer der Gewährleistung auf
dreißig (30) Tage beschränkt. Diese Garantie gewährt Ihnen bestimmte
223
6 Anhang
rechtliche Ansprüche. Sie haben möglicherweise weitere Rechte, die in
den einzelnen Staaten und Rechtssprechungen unterschiedlich sind.
8. Bestimmungen für den Export. Sie erklären sich damit einverstanden,
dass die in die SOFTWARE integrierte Adobe Software nicht ausgeliefert, übertragen oder exportiert oder in irgend einer Weise verwendet
wird, die gemäß dem Exportkontrollgesetzt der Vereinigten Staaten
(United States Export Administration Act) oder durch andere Exportgesetze, Einschränkungen oder Bestimmungen (verallgemeinernd als
„Exportgesetzte“ bezeichnet) verboten ist. Für den Fall, dass die in die
SOFTWARE integrierte Adobe Software als der Ausfuhrkontrolle im Rahmen von Exportgesetzen unterliegendes Objekt identifiziert wird, sichern
Sie darüber hinaus zu, dass Sie nicht Staatsbürger oder Bewohner eines
Landes sind, dem ein Embargo auferlegt wurde und dass es Ihnen nicht
anderweitig im Rahmen der Exportgesetze verboten ist, die in die SOFTWARE integrierte Adobe Software zu erhalten. Sämtliche Rechte, die in
die SOFTWARE integrierte Adobe Software zu nutzen, werden verwirkt,
wenn Sie die Bedingungen dieser EULA nicht erfüllen.
9. Warenzeichen. Adobe und Adobe PDF Library sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Marken von Adobe Systems Incorporated in
den Vereinigten Staaten von Amerika und/oder in anderen Ländern.
6.4 Handbuchänderungen
Druckdatum
19.03.2008
14.03.2008
224
Änderungen
Abschnitt
Inhalt
1.1
Funktionsumfang
2.2
Installation unter anderen Betriebssystemen
2.3
Parameter für programmgesteuerte
Modifikation
3.6
Faxversand mit OfficeMaster Flex
neu
erweitert
X
X
X
X
6 Anhang
Druckdatum
Änderungen
Abschnitt
11.11.2007
4.4
26.03.2007
22.02.2007
09.02.2007
neu
erweitert
Telefonieren mit OfficeMaster Flex
X
2
Installation
X
4
CTI mit OfficeMaster Flex
X
5
Voicemail (Anrufbeantworter)
X
4 und 5
01.01.2007
02.02.2005
Inhalt
getauscht
Layout auf OfficeMaster 3.0
2.3
Softwareverteilung
X
3.6
Sendeoptionen für Notes
4.1
Voice-Client für Store-Server
X
4.2
Voice Add-In für Outlook
X
4.3
Voice-Client für Notes
X
aus Handbuch
Administration
5
CTI mit OfficeMaster Flex
X
10
CTI-Arbeitsplatz
X
11
Anhang
11.1
Steuerbefehle
11.2
Handbuchänderungen
25.10.2004
X
ehemaliger
Abschnitt 10
X
Layout auf OfficeMaster 2.0
3
X
225
7
Index
Index
Index
Symbole
+FAX-Steuerbefehle 105
64-Bit Druckertreiber 17
64kbit-Übertragung 97
A
Absenderadresse 89
ActiveX-Schnittstelle 119
Add-In 194, 196
Address Book(Phone_Mobil).rtf 182, 183
Administrationsbenutzer 208, 209
Adressautomatik 86, 92, 93
Adressbücher 87
Adresstyp
FFAX 80
FSMS 80
SMS 80
Amtsholung 174
Anrufe filtern 135
Anrufhistorie 136, 141
Antwortenfunktion 89
Arbeitsplatzsoftware
installieren 19
Archiv-Dateien 58
anlegen 58
Reorganisation 60
Archivabfragen 59
löschen 60
Parameter 59
speichern 60
Archivieren 55
Auflösung 96
Auf meinTelefon 190
Auftragszeiten 63
Ausdruck 97
B
Bediensoftware
anpassen 61
Beispielscripte 180, 204
228
Betrefffeld 31, 216
brief.pcx 81
Briefpapier 65, 81, 87, 96, 98
C
Com-Add-In 95, 172, 173, 177, 196
Connector-Versand 80
CONV 211
cover.rtf 81, 88
CSV-Datei 111
CTI-Add-In 127, 173
CTI-Tray 120, 170
D
Dateikopien 215
Dateitransfer 96
Deckblatt 42, 61, 81, 88, 106
Absender und Empfänger 43
deaktivieren 44
Empfängername 106
kurze Mitteilung 43
Logo 43, 216
Sereinfax 31
Unterschrift 44
Deckblattname 98
Designer 182
Desktopbenachrichtigungs-Fenster 125,
133
Detailliste 139
Disk Image 16
DLL-API 119
Dokument
anzeigen 88
Drucken
automatisch 68
Druckertreiber 30, 31, 65
Installation (Notes) 20
Optionen 29
Windows 30
DUOFAX 211, 213
Index
E
ECM 45, 97, 215
Empfänger
manuellen Eingabe 41
Empfängerdaten
importieren 76
Empfängername 31, 215
F
FASK 28
Favorit 139, 140, 141, 151
anlegen 152
löschen 163
Favoritenliste 138
Fax-Tray 26
Fax-Versand 86, 87
aus Windows-Anwendungen 87
Faxabruf 48, 96
Aufträge eingeben 48
Faxbuch 41, 46, 48, 61, 71, 73, 76
bearbeiten 71
einrichten 71
Empfänger eintragen 72
Faxbuchdaten
exportieren 77
Faxdruckertreiber 30, 31
Faxempfang 88
Faxnummer
als Steuerfeld 31
eingeben 105
Syntax 30, 86
Faxseite
mit Grafik 218
Faxserver 38
Journal 49
fctiaddin.dll 173
Fehlerkorrektur 45, 97
-modus 215
Fernabfrage 189
PIN 190
ferrariFAX32 40, 99
-Bediensoftware 26, 32
-Windowsdrucker 87
-Windowsdruckertreiber 26, 29, 30
Auto-Druck 68
Einstellungen 61
Programm 32
-funktionen 33
-optionen 62
Standardverzeichnisse 64
ferrariFAX MAPI Transport 32, 78
ferrrariFAX32 105
fomflex.ocx 129
fomflex_api.dll 129, 180, 182, 204
Format
BMP 215, 217
DCX 86, 215, 217
FFF 86, 215, 217
PCX 61, 81, 82, 86, 215, 217
RTF 88
SFF 86, 215, 217
TIFF 86, 88
Formular 65
Notes 180, 204
Foto 151, 153
FVoiceExt32.dll 196
G
Gebühren 67
Grafik-Datei
einmischen 217
Gruppen 75
ändern 74
bilden 74
einrichten 73
löschen 74, 75
GSM-Funkmodem 89
H
Hintergrundfarbe 62
Host 211
I
Inbound 174
Installation
benutzerorientierte 19
Standard 19
Installationssupport 13
Intervallzwang 63
ISDN 64 Kbit 82
229
Index
J
Job-Status 208, 211, 212
Journal 50
Abfrageparameter 52
archivieren 55
drucken 53
Kriterien für Abfrage 50
Journalabfragen 49, 52, 53, 56
ändern 56, 58
speichern 52, 56
Journaldaten
archivieren 58
Journalliste 53
K
Karteikarte
Allgemeines 94
Fax-Vorgaben 81
Faxserver 80
Standardwerte 61
Kommandozeilenparameter 21
Kommentar 215
Komponenten-Status 208, 211, 212
Konferenz 170
Kontrollabschnitt
drucken 67, 68
Kopfzeile 101
Kopie 48
Kosten 45, 48
Kurzfax 39, 107
Kurzwahl 147
Kurzwahltaste 151, 153
Werte 156
L
Lizenzdatei 219
Lizenzen
registrieren 219
Login 38, 62, 68
Logo 61, 216
M
MAPI-Versand 80
Masken 180, 204
Messaging Server 3, 208
230
Konfiguration 208
Status 208
Messaging Server Status 210
Mobilnummer 89
Mobiltelefon 89
N
Namensauflösung 171
Outlook 180
Nutzerprofil 188
O
OAD 123
OfficeMaster 3
OfficeMaster-Arbeitsplatz 16
Installation 26
OfficeMaster-Arbeitsplatz für Notes 20
OfficeMaster Flex 100, 118, 138
Erststart 122
Faxversand 98, 99, 100
Kurzfax 107
OMCUMS 211, 213
omnotespopup.exe 127, 185, 205
Online-Registrierung 220
Outlook 91
Adressautomatik 86
Adressbücher 89
P
Parameter
für Steuerbefehle 214
Passwort 71
pilot number 197
Polling 48, 96
Port 211
Priorität 45
Privat 183
Profileditor 83
Properties 24
R
Registrierung 219
Reguläre Ausdrücke 136, 156
rpm 16
Index
Rückfrage/Halten 168
Rückmeldung 97
Rücksprache 169
Rufnummer
-Erkennungsautomatik 170
in E-Mail 184
suchen 129, 174
Rufweiterleitung 69
aufheben 70
Rundsenden 46
S
Schaltflächen
hinzufügen 181
Schriftart „Ferrari“ 29, 30, 65, 214
einrichten 66
Sendelisten-Import-Funktion 46
Senden
an E-Mail-Adresse 31
Empfängergruppe 46
Fax- und E-Mail-Empfänger 86
Kurzfax 39
mit Bediensoftware 39
mit ferrariFAX32 39
Priorität 31
Sendeoptionen 94, 95
Sendeparameter
zusätzliche 44
Sendezeit 216
Sendezeitpunkt 95, 106
Sendezeitpunkt bestimmen 42
Serienfax 31, 106, 214
Setup-OfficeMaster-Client.exe 16, 119
Setup-OfficeMaster-Client64.exe 16
Setup-OfficeMaster-Exchange.exe 94
Signatur
ausschalten 216
Skalieren auf A4 68
SMS 89
verteilen 89
weiterleiten 89
SMS-Adresse
Syntax 86, 89
Sprache 62, 190
Sprachnachricht 194
abhören 190, 195
Standardauflösung 82, 216
Standarddeckblatt 96
Standardinstallation 19
Standard Nummer 152
Statusanzeige 47, 208
Steuerbefehl 214
Parameter 214
Syntax 30, 214
Store-Server 188
Subject 31
Suchfunktion
in E-Mails 174, 175
Supportticket 13
Supportvertrag 13
Symbolleiste 147, 157
System-Tray 120
T
TAPI 118
tar-Archiv 16
Textbefehl 65, 214
Syntax 29
U
Übertragungsrate 214
Unterschrift 82, 97
V
Vermitteln 169, 170
Viewer 88
Voice-Projekt 190
Voicebox 127, 174
PIN 197
Voicebox-Nummer 189
Voicemail 174
Vorschau 44, 215
W
Werkzeugleiste 36, 37, 53
Z
Zähler 38
Zeitzonen 63
231

OfficeMaster 3 Arbeitsplatz

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