Wie Sie mit Terminbestätigungen Ihr positives Image stärken

Bestätigungsschreiben, Termine
B 34/1
Suchwortverzeichnis
Tipps & Trends
Wie Sie mit Terminbestätigungen
Ihr positives Image stärken –
privat und beruflich
Terminbestätigungen helfen dabei, Missverständnisse zu
Darum geht es: vermeiden. Darüber hinaus dienen sie als Image-Werkzeug für
Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Veranstaltung. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie eine
durchschnittliche Bestätigungsnachricht zum Instrument der Beziehungspflege
und Kundenbindung avanciert.
A
B
C
D
Die Themen:
E
Warum Sie sich die Terminbestätigung nicht sparen sollten ������ 2
Welche Angaben wichtig sind ���������������������������������������������������������� 5
Negativbeispiel: So bitte nicht! �������������������������������������������������������� 8
8 mustergültige Bestätigungsbriefe ������������������������������������������������ 9
H
F
G
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
Ihre Expertin: Agnes Anna Jarosch
T
Agnes Anna Jarosch ist Chefredakteurin von „Der große
Knigge“, Buchautorin und zertifizierter Coach. Sie leitet
den „Deutschen Knigge-Rat“, schult deutschlandweit
Führungs- und Nachwuchskräfte und wird überregional
in den deutschen Medien zitiert (Print, Rundfunk, Fernsehen).
U
V
W
X
Y
www.stil.de
Ausgabe 3/2012
•
15
Z
B 34/2
Bestätigungsschreiben, Termine
Warum Sie sich die Terminbestätigung
nicht sparen sollten
„Eine Terminbestätigung bedeutet nur doppelte Arbeit.“
So denken viele Entscheider und sind der Überzeugung,
dass es genügt, nur einmal die Fakten kundzutun. Doch
weit gefehlt. Sie vermeiden Missverständnisse, Nichterscheinen und spontane Absagen, wenn Sie ein wenig Zeit
in eine stilvolle Terminbestätigung investieren.
Eine Terminbestätigung ist allerdings nicht nur eine Gedankenstütze für den Empfänger, sondern auch ein Instrument, mit dem Sie Ihr positives Image fördern und
zum Gelingen Ihrer Veranstaltung beitragen. Sie agieren,
statt zu reagieren, und positionieren sich somit als vorausschauender Gastgeber, der um das Wohl seiner Gäste bemüht ist. Durch Ihre Verbindlichkeit reduzieren Sie das
Risiko, dass Gäste ihre Zusage auf die leichte Schulter
nehmen. Denken Sie beim Formulieren Ihrer Bestätigung
an folgende Aspekte:
Aktivität
So manche Gastgeber tappen in die Passivfalle. Sie verschicken ihre Einladung Wochen oder Monate im Voraus
und überlassen das weitere Geschehen dem Zufall. Anschließend wundern sie sich, dass viele Gäste den Termin
vergessen oder kurzfristig etwas anderes vorhaben. Eine
Terminbestätigung enthält ein doppeltes Ja.
 Auf der sachlichen Ebene: „Ja, die Veranstaltung findet wie angekündigt statt.“
 Auf der menschlichen Ebene: „Ja, Sie als Gast sind mir
wichtig und weiterhin herzlich willkommen.“
Diese emotionale Botschaft ist wichtiger, als Sie denken!
Sie zeigen Ihrem Gast: „Du bist mir wichtig, deine Anwesenheit liegt mir am Herzen.“
16
•
Ausgabe 3/2012
www.stil.de
Bestätigungsschreiben, Termine
B 34/3
Eine gelungene Terminbestätigung ist somit weit mehr als
das Wiederholen von Fakten: Sie ist ein Instrument der
Kundenbindung und der Beziehungspflege.
Verbindlichkeit
Wir leben in einer Zeit, in der Verbindlichkeit eine seltene
Tugend ist. Ob es sich um ein Bahnticket, die Mitgliedschaft im Fitness-Studio oder ein Zeitschriften-Abonnement handelt: Die meisten Menschen möchten sich nicht
mehr langfristig festlegen.
Legen Sie sich fest!
Verbindlichkeit erreichen Sie durch Verbindlichkeit. Legen Sie sich selbst fest, bekräftigen Sie Ihr Ja noch einmal, und animieren Sie Ihre Gäste somit ebenfalls dazu,
ihre Zusage einzuhalten. Die Verbindlichkeit steigt, die
Absage­quote sinkt.
Motivation
Werden Sie konkret! Verraten Sie dem Adressaten einige besondere Details und motivieren Sie ihn dadurch, an
Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Wecken Sie seine Vorfreude, indem Sie in Ihrer Terminbestätigung emotional
auf Ihre Veranstaltung einstimmen.
Werden Sie konkret!
Beispiele
 Es freut mich sehr, dass der Neurobiologe Friedrich
Frohmann nun doch als Ehrengast anwesend sein und
über seine neuesten Forschungsergebnisse berichten
wird. Wer Herrn Professor Frohmann schon einmal erlebt hat, weiß, dass uns ein spannender und unterhaltsamer Exkurs in die Welt der Neurobiologie bevorsteht.
 Für morgen Abend sind Gewitter angesagt. Doch das
soll nicht heißen, dass unsere Barbecue-Party ins Wasser fällt. Wir haben einen Plan B und werden unsere
Feier gegebenenfalls in den Wintergarten verlegen. Wir
freuen uns schon sehr auf den Abend mit euch!

www.stil.de
Ausgabe 3/2012
•
17
B 34/4
Bestätigungsschreiben, Termine
 Große Ereignisse werfen ihre Schatten voraus! Die
Band ist bereits in bester Stimmung, der Champagner
kaltgestellt, das Tanzparkett gewienert. Jetzt fehlen nur
noch … Sie! Wenn Sie morgen um 19 Uhr eine große Portion gute Laune mitbringen, kann bei unserer
Wohltätigkeits-Gala nichts mehr schiefgehen! Wir
freuen uns sehr darauf, mit Ihnen zusammen unser Jubiläum zu feiern!
 Der Raum „Berlin“ ist am Freitag von 9 bis 12 Uhr für
uns reserviert. Es freut uns, dass unser Vorstand, Herr
Dr. Höflich, anwesend sein und die Unternehmensphilosophie der Grünbaum AG persönlich vorstellen wird.
Sofern Ihre Zeit es zulässt, laden wir Sie anschließend
zu einem gemeinsamen Mittagessen im Schloss Fürstenhof ein.
Wenn einige Eingeladene noch unsicher sind, ob sie kommen sollen, beseitigt Ihre freundliche Bestätigung die letzten Zweifel. Sie überzeugen den Empfänger, doch noch zu
kommen – und zwar gern!
18
•
Ausgabe 3/2012
www.stil.de
Bestätigungsschreiben, Termine
B 34/5
Per Anruf, E-Mail oder Brief?
Prinzipiell ist es möglich, bei einem kleinen Gästekreis
zum Telefonhörer zu greifen, um den Termin zu bestätigen. Der Nachteil ist allerdings, dass Sie keine Unterlagen (wie zum Beispiel die Wegbeschreibung) übermitteln
können und Ihr Gast die Angaben nicht schwarz auf weiß
hat.
Schriftliche Angaben erhöhen die Verbindlichkeit. Daher
empfiehlt es sich, die Terminbestätigung per Post oder via
E-Mail zu verschicken.
Wecken Sie mit einem kreativen Betreff die
Neugier
Ob E-Mail oder Brief: Schreiben Sie nicht „Terminbestätigung“ in den Betreff, denn die meisten Menschen
haben zu viele Termine. „Terminbestätigung“ klingt
eher nach Last als nach Lust.
Wählen Sie einen Betreff, der Vorfreude weckt und
positive Assoziationen erzeugt:
 Wissensforum 2012: Es wird spannend!
Vorfreude wecken
 Lernen von den Besten: Bringen Sie gute Laune mit!
 Betriebsfest am 15. März: Wir freuen uns auf Sie!
 Erfahrungsaustausch: Schön, dass Sie dabei sind!
 Neueröffnung unseres Salons: Am Samstag ist es so
weit!
Welche Angaben wichtig sind
Wiederholen Sie alle wesentlichen Angaben in Ihrer Terminbestätigung, um Missverständnisse zu vermeiden:
www.stil.de
Ausgabe 3/2012
•
19
B 34/6
Bestätigungsschreiben, Termine
 Wann? Wiederholen Sie den Wochentag, das Datum
und die Uhrzeit.
 Zeitspanne? Nennen Sie die vorgesehene Dauer der
Veranstaltung und – bei geschäftlichen Besprechungen – gegebenenfalls die Eckpunkte der Agenda.
 Wo? Geben Sie die genaue Adresse (Raumnummer) an,
und schicken Sie eine Anfahrtsbeschreibung (Pkw und
öffentliche Verkehrsmittel) samt Parkmöglichkeiten
mit. Nennen Sie zur Sicherheit auch noch eine Telefonnummer, falls ein Gast sich verfahren oder verspäten
sollte.
 Wer? Manchmal ist es sinnvoll, Ihre Gäste über den
Teilnehmerkreis zu informieren (zum Beispiel alle
Mitarbeiter, Mitarbeiter mit Familien, Angestellte und
Kunden, alle Vereinsmitglieder, besondere Ehrengäste).
 Was mitbringen? Erinnern Sie Ihre Gäste, wenn sie
bestimmte Unterlagen, ihren Terminplan oder sonstige
Gegenstände mitbringen sollen.
 Weitere Angaben? Hilfreich sind Informationen zum
Ablauf und gegebenenfalls zur Verpflegung.
Der beste Zeitpunkt, um Ihre Termin­
bestätigung zu versenden
In der Regel ist es üblich, die Terminbestätigung direkt
nach der Terminabsprache, Anmeldung oder Zusage zu
versenden. Dabei funktioniert das Kurzzeitgedächtnis
der meisten Menschen gut.
Die Tage und Wochen vergehen, und erst kurz vor der
Veranstaltung kommen beim Eingeladenen Fragen, Unklarheiten und Zweifel auf.
20
•
Ausgabe 3/2012
www.stil.de
Bestätigungsschreiben, Termine
B 34/7
mein tipp: Versenden Sie Ihre Terminbestätigung deshalb erst einige Tage vor der Veranstaltung, um sich neu
ins Gedächtnis zu bringen und Vorfreude zu wecken.
Trennen Sie gegebenenfalls Ihre Terminbestätigung von
der Anmeldebestätigung.
Ihre Anmeldebestätigung kann wie folgt aussehen:
Liebe Frau Schreiner,
es freut mich sehr, dass ich Ihnen die Teilnahme an
unserer beliebten Weinprobe zusagen kann. Auch in
diesem Jahr waren alle Plätze innerhalb von wenigen
Stunden ausgebucht – und Sie sind dabei!
Vermutlich benötigen wir wegen der starken Nachfrage
einen größeren Raum. Meine Assistentin, Frau Weber,
wird Sie in der kommenden Woche darüber informieren, wo wir uns treffen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr
Joachim Säbel
Gehen Sie also in 3 Schritten vor:
1.Einladung
2.Anmeldebestätigung
3.Terminbestätigung inklusive Details
So beseitigen Sie Unsicherheiten und lassen keine Fragen
offen.
www.stil.de
Ausgabe 3/2012
•
21
B 34/8
Bestätigungsschreiben, Termine
Negativbeispiel: So bitte nicht!
Betreff: Terminbestätigung
Sehr geehrter Herr Dr. Schneider, 

hiermit bestätige ich Ihnen den soeben telefonisch vereinbarten Termin. Sie treffen sich mit Frau Standard
am: 26. März 20..
um: 11:00 Uhr 
in: unserem Besprechungsraum „Wanne-Eickel“ in der
3. Etage des Hauptgebäudes.
Bis dahin verbleiben wir 
mit freundlichen Grüßen
Schlunz GmbH
Rainer Durchschnitt
Eine schlechte Terminbestätigung ist zwar besser als gar
keine, hat aber keine imagefördernde Wirkung.
Die Schwachpunkte im Detail
1.Langweiliger Betreff.
2.Floskel „hiermit“ – Wenn nicht „hiermit“, womit dann
sonst?
3.Die Floskel „bis dahin verbleiben wir“ – „verbleiben“
klingt adynamisch und suggeriert Passivität.
4.Bei Terminen um die Mittagszeit sollten Sie einen Hinweis geben, ob Sie bewirten oder nicht.
22
•
Ausgabe 3/2012
www.stil.de
Bestätigungsschreiben, Termine
B 34/9
8 mustergültige Bestätigungsbriefe
Wie Sie es besser machen, sehen Sie an den Musterbriefen
auf den folgenden Seiten.
Bestätigung eines kurzfristigen Besprechungstermins –
per E-Mail
Ihr Besuch bei uns – der Raum ist reserviert
Sehr geehrter Herr Dr. Schneider,
wir freuen uns darüber, dass Sie auf Ihrer Durchreise
einen Stopp im Rheinland einlegen und uns besuchen
kommen.
Für Frau Pfiffig und Sie habe ich am 26. März ab
11:00 Uhr den Raum „New York“ in der 3. Etage
reserviert; belegte Brötchen sind bestellt.
Lassen Sie mir noch per E-Mail die aktuellen Konzepte zukommen, damit wir uns vorbereiten können?
Herzlichen Dank!
Mit freundlichen Grüßen aus Köln
Rainer Freundlich
Leiter Marketing und Vertrieb
Anders GmbH
Industriestraße 122
12345 Firmenhausen
Telefon: (0 23 45) 12 34 56
www.stil.de
Ausgabe 3/2012
•
23
B 34/10
Bestätigungsschreiben, Termine
Bestätigung eines verschobenen Besprechungstermins
Unser Wiedersehen in Frankfurt
Sehr geehrte Frau Kramer,
aller guten Dinge sind drei. Nachdem wir unseren
Termin zweimal verschieben mussten, bin ich optimistisch, dass uns diesmal nichts dazwischenkommt und
unser Gespräch auf der Frankfurter Messe stattfindet.
Wir treffen uns am
Freitag, den 21. Mai 20.., um 11 Uhr
an unserem Stand K34 in Halle 3.
Ich habe einen unserer Spezialisten, Bernd Eisener,
gebeten, an unserem Gespräch teilzunehmen. Es wäre
schön, wenn Sie noch Zeit für einen anschließenden
Imbiss einplanen könnten; nach heutiger Planung dürfte das Mittagessen um 14:30 Uhr beendet sein.
In dringenden Fällen erreichen Sie mich am besten
unter meiner Mobilnummer: (01 23) 44 55 66
Auf Wiedersehen in Frankfurt!
Mit freundlichen Grüßen
Sabine Sauer
Geschäftsführerin
PS: Im Kuvert finden Sie außerdem eine Eintrittskarte
und den Messeplan – unser Stand ist gelb markiert.
24
•
Ausgabe 3/2012
www.stil.de
Bestätigungsschreiben, Termine
B 34/11
Mehrere Termine: Bestätigung Terminauswahl
Der Tisch ist reserviert!
Sehr geehrter Herr Münz,
bei unserem letzten Treffen haben wir mehrere
­Terminoptionen ins Auge gefasst, eine davon war
der 12. April bei uns in Düsseldorf. Diesen von Ihnen
­favorisierten Termin können Sie nun verbindlich
­notieren und die anderen Optionen löschen.
Im Restaurant „Leckerlei“ habe ich um 19:00 Uhr
einen Tisch für uns reserviert.
Es freut mich, dass wir nach langer Zeit einmal wieder
die Gelegenheit haben, in entspannter Atmosphäre zu
plaudern und Zukunfts­pläne zu schmieden.
Ein solches Treffen ist längst schon überfällig. Ich
hoffe sehr, dass uns niemand einen Strich durch die
Rechnung macht!
Mit freundlichen Grüßen
Rudolf Schäfer
PS: Erinnern Sie sich noch an das Restaurant „Leckerlei“, oder benötigen Sie eine Anfahrtsskizze?
www.stil.de
Ausgabe 3/2012
•
25
B 34/12
Bestätigungsschreiben, Termine
Bestätigung Vorstandstreffen/Verein – Vorbereitung
Vereinsjubiläum
Unser Vorstandstreffen: Es bleibt beim 24. März
Liebe Nadine,
die Vorbereitungen für unser Vereinsjubiläum laufen
auf Hochtouren und bringen alle engagierten Mitglieder des Vorstands wieder zusammen an einen Tisch.
Wie angekündigt, wollen wir ein großes Sommerfest
veranstalten. Auch in diesem Jahr möchten wir neue
Sponsoren gewinnen und ehrenamtliche Helfer finden.
Heute haben wir Post von der Stadt Ludwigsburg bekommen. Die Stadt wird unser Vereinsjubiläum mit
einem Betrag von 500 € bezuschussen. Das ist eine
gute Nachricht!
Um Ideen zu sammeln und alle offenen Punkte zu besprechen, treffen wir uns wie vereinbart
am 24. März
von 11:30 bis 13:00 Uhr
im Vereinsheim.
Ab 13:00 Uhr gibt es eine besonders nette Überraschung für uns. Oma Maria wird uns mit ihren legendären selbst gemachten Käsespätzle verwöhnen.
Wir freuen uns, dass Du dabei bist!
Anita und Heiko
26
•
Ausgabe 3/2012
www.stil.de
Bestätigungsschreiben, Termine
B 34/13
Terminbestätigung Neukundin – Akquise-Termin
Vielen Dank für Ihre Zusage!
Sehr geehrte Frau Kerner,
wir freuen uns, dass Sie Interesse an unserem neuen
Gourmet-Sortiment haben und uns in einem persönlichen Gespräch Gelegenheit geben, Ihnen unsere exklusiven Bio-Kreationen aus der Region vorzustellen.
Unser Termin findet am 18. Februar 20.. in Ihrem
Hotel statt. Sie haben mit meinem Kollegen, Andreas
Stader, besprochen, dass er um 15:30 Uhr bei Ihnen
sein wird.
Gern schicke ich Ihnen unsere Broschüre und eine
Kostprobe unserer Erdbeer-Minz-Konfitüre mit, damit
Sie sich ein erstes Urteil über unser Sortiment erlauben
können.
Wenn Sie vorher noch Fragen oder Wünsche haben,
erreichen Sie mich unter (07 11) 87 65 43 21.
Mit freundlichen Grüßen
Biorosa GmbH
Detlef Allensbach
www.stil.de
Ausgabe 3/2012
•
27
B 34/14
Bestätigungsschreiben, Termine
Terminbestätigung Schulungstermine
Ihr Seminar findet statt!
Sehr geehrte Frau Sander,
es freut mich sehr, dass unser neues Angebot in Berlin
Zuspruch findet und die Schulung mit zehn Teilnehmerinnen und Teilnehmern stattfinden wird.
Mit der japanischen Mentalität sind wir bestens vertraut und besitzen langjährige Erfahrung. Seit 1986
unterhalten wir eine Filiale in Tokio, die japanische
Geschäftsleute für den Umgang mit deutschen Partnern sensibilisiert. Sie dürfen sich auf ein praxisnahes
Seminar mit vielen Beispielen und Erlebnissen aus dem
wahren interkulturellen Leben freuen.
Wir bestätigen Ihnen die vier gebuchten Schulungstermine, die jeweils montags von 18 bis 20 Uhr in
unseren Seminarräumen im Augustenweg 43 statt­
finden werden:
26. März, Raum 4
02. April, Raum 4
16. April, Raum 12
23. April, Raum 12
Viele Wege führen zu uns. Den schnellsten finden Sie,
wenn Sie unserer Wegbeschreibung folgen. Am ersten
Abend bieten wir Ihnen zur kulinarischen Einstimmung einige japanische Spezialitäten an. Seien Sie
gespannt!
Mit freundlichen Grüßen
Irene Panz
Assistentin der Geschäftsleitung
28
•
Ausgabe 3/2012
www.stil.de
Bestätigungsschreiben, Termine
B 34/15
Terminbestätigung mit Abweichungen
Guten Tag, Herr Thomas,
jetzt kann uns (fast) nichts mehr dazwischenkommen:
Der Termin steht fest. Schön, dass Sie
am Montag, den 16. April 20.., um 13 Uhr
zu uns nach Regensburg kommen.
Da der Raum B14 bereits belegt ist, verbinden wir
das Angenehme mit dem Nützlichen und laden Sie zu
einem Mittagessen in das Restaurant „Piccolino“ ein.
Das Restaurant ist nur wenige Schritte von unserem
Bürogebäude entfernt, sodass Sie Ihr Auto am besten
auf unserem Besucherparkplatz abstellen.
Viele Grüße aus Regensburg
Maria Plath
PS: Wenn Sie sich an der Zentrale melden, hole ich Sie
gerne dort ab.
www.stil.de
Ausgabe 3/2012
•
29
B 34/16
Bestätigungsschreiben, Termine
Terminbestätigung Erstberatung
Sehr geehrte Frau Seeger-Schmitz,
sehr geehrter Herr Schmitz,
es freut mich, dass Sie bei Ihrer Altersvorsorge
auf die Sorgfalt und die jahrelange Erfahrung der
Klipp-&-Klar-Bank setzen!
Wir treffen uns zu einem ersten Gespräch wie
besprochen
am: Dienstag, 27. März 20..
um: 10:30 Uhr
in unserer Filiale in der Zasterstraße 64
(gegenüber vom Schlossplatz).
Es wäre hilfreich, wenn Sie zu diesem Beratungstermin eine Übersicht Ihrer bisherigen privaten Vorsorge
und Ihrer gesetzlichen Rentenansprüche mitbringen,
damit wir Ihren persönlichen Bedarf bei Rentenbeginn
ermitteln können.
Freundliche Grüße
August Bertram
Privatkundenbetreuer
30
•
Ausgabe 3/2012
www.stil.de