Vortrag downloaden - Peter Steffan Project Consulting
Transcrição
Vortrag downloaden - Peter Steffan Project Consulting
Vom Projektleid zum Projektleiter Projekte als wirtschaftliches Risiko Hessen-IT Kongress 2007 "Soziale Aspekte der IT - Der Mensch im Mittelpunkt" Bernd Kloos und Peter Steffan Frankfurt, 6. Dezember 2007 1 Die Referenten Bernd Kloos 6. Dezember 2007 Jahrgang Geburtsort Wohnort 1960 Offenbach Weiterstadt E-Mail Web [email protected] www.bernd-bloos.de 1982-1987 1987-1991 1991-1992 1993-1996 1996-2002 2002-Heute Bankkaufmann Freiberuflicher Entwickler Dozent Erwachsenenbildung Selbständiger IT Berater GF Innovation Center GmbH Freiberuflicher Berater Lehrbeauftragter FH Gießen-Friedberg © Bernd Kloos & Peter Stef fan 2 Die Referenten Peter Steffan 6. Dezember 2007 Jahrgang Geburtsort Wohnort 1959 Mainz Oberursel E-Mail Web [email protected] www.petersteffan.de 1984-1988 1988-1990 1991-1997 1997-heute Selbständiger Entwickler Bank in Liechtenstein GF Union-Investment IT GF Peter Steffan Consulting © Bernd Kloos & Peter Stef fan 3 IT-Projekte Literaturempfehlungen w Prof. Kaufmann Achim H. Projektmanage ment Vorlesungsskript FH Gießen-Friedberg: 2002 w Burghardt M. Projektmanagement Siemens AG Berlin: 2000 ( ISBN 3-89578-120-7) w Hansel J., Lomnitz G. Projektleiter-Praxis Springer Verlag Berlin: 1983 (ISBN 3-540-56779-8) Henrich A. Management von Softwareprojekten Oldenbourg München: 1983 ( ISBN 3-486-25859-1) w w DeMarco T. Der Termin (Roman) Hanser Verlag München: 1998 ( ISBN 3-446-19432-0) w Malik Fredmund. Führen Leisten Leben Wilhelm Heyne Verlag München: 2000 ( ISBN 3-453-19684-8) w PMI A Guide to the Project Manage ment Body of Knowledge: 2003 (ISBN 1-930699-21-2) w Wieczorrek H. Management von IT-Projekten: 2007 (ISBN 3-540-22071-2) w Gadatsch A. IT-Controlling realisieren Vieweg-Verlag Wiesbaden: 2005 (ISBN 3-528-05926-5) w Kütz M. IT-Controlling in der Pra xis dpunkt.verlag Heidelberg: 2005 ( ISBN 3-89864-265-8) w DeMarco T. Bärentango Hanser Verlag München: 2003 ( ISBN 3-446-22333-9) 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 4 Vom Projektleid zum Projektleiter – Projekte als wirtschaftliches Risiko Von der Projekttragik … Projekte befinden sich sehr schnell in dem Zustand „fast fertig“, verharren dort rund 80% der Projektlaufzeit, verbrauchen derweil über 100% des Budgets und erreichen Ziele, die der Kunde nie definiert hat. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 5 Vom Projektleid zum Projektleiter – Projekte als wirtschaftliches Risiko … zur Projekttragödie – Beispiel: Inpol-Neu (1) w heise online 16.10.01: Neues Informationssystem der Polizei droht zu scheitern § "Inpol-neu" wurde 1992 geplant. Es sollte die verschiedenen Fahndungssysteme der Länder und des Bundes vernetzen . § Bisherige geschätzte Kosten 60 Millionen Mark. § Die Berater empfehlen das Projekt zu beerdigen § Weitere 195 Millionen sollen, so die laufende Planung, bis 2005 noch in die Entwicklung gesteckt werden. § Bund deutscher Kriminalbeamter und GdP fordern einen Neuanfang. § GdP-Computerexperte "Bereits die Controllingberichte der Projektgruppen AGIL und Inpol-Neu im Frühjahr wiesen auf die schweren Probleme bei Inpol-Neu hin". http://www.heise.de/newsticker/meldung/21864/ 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan http://www.heise.de/tp/r4/artikel/9/9834/1.html 6 Vom Projektleid zum Projektleiter – Projekte als wirtschaftliches Risiko … zur Projekttragödie – Beispiel: Inpol-Neu (2) w Bundestag 20.12.2001: Keine Alternativsysteme für Fahndungssystem "INPOL-neu" beabsichtigt § Bisher bekannt gewordene Anlaufschwierigkeiten, Leistungsmängel und konzeptionelle Schwächen bei … "INPOL-neu" führen nach Meinung der Bundesregierung nicht zu der Frage nach Alternativsystemen. http://webarchiv.bundestag.de/archive/2007/0108/aktuell/hib/2001/2001_333/02.html 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 7 Vom Projektleid zum Projektleiter – Projekte als wirtschaftliches Risiko … zur Projekttragödie – Beispiel: Inpol-Neu (3) w heise online 02.05.02: Neuer Anlauf für Polizei-Informationssystem Inpol-Neu § Die bisherigen Pläne für das polizeiliche Informationssystem Inpol-Neu dürfen als gescheitert betrachtet werden. Damit ist der bisherige Zeitplan, Inpol-Neu bis Ende 2003 "vollständig umzusetzen", obsolet. Bis Ende 2003 soll jetzt lediglich die alte Hardware abgeschafft und eine neue eingeführt werden. w heise online 16.08.03: Umstellung auf neues Rechnerverbundsystem bislang problemlos § Die jetzt eingeführte Form von "Inpol-Neu" stellt einen modifizierten Ansatz dar, der gegenüber dem ursprünglichen, als zu träge und kaum handhabbar kritisierten System eine gewisse Gesundschrumpfung erfahren hat. Umstellung bis 2004 beendet. http://www.heise.de/newsticker/meldung/27091 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan http://www.heise.de/newsticker/meldung/39470 8 Vom Projektleid zum Projektleiter – Projekte als wirtschaftliches Risiko Mögliche Gründe für Projekttragödien Verantwortlichkeiten unklar, Informations- und Entscheidungswege sind nicht ausreichend geregelt, Projektauftrag ist unklar, Projektplanung fehlt oder ist mangelhaft, Anforderungen werden nicht überprüft, Neue Forderungen verändern oder gefährden die ursprünglichen Projektziele, Termine werden von Wunschdenken diktiert, Kosten werden pauschal geschätzt, Zielabweichungen (Ergebnisse, Termine, Kosten) werden zu spät erkannt, Probleme werden gelöst, wenn sie aufgetreten sind, man reagiert, wenn es zu spät ist, Pannen werden mit "Sachzwängen" begründet, Mangelnde Fachkenntnis innerhalb des Projektteams, Projektmanager ohne Führungsqualitäten, usw. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 9 Vom Projektleid zum Projektleiter – Projekte als wirtschaftliches Risiko Motivation - gelungene Projekte w Bau der Cheops Pyramide § 147 Meter hoch § ca. 2,3 Millionen Steinquader § 20 Jahre Bauzeit § ca. 100.000 "Teilzeitkräfte" w Studium § Studiengang auswählen § Klausuren schreiben und bestehen § Praktika, Diplomarbeit § lukrativen Nebenjob einplanen 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Vom Projektleid zum Projektleiter – Projekte als wirtschaftliches Risiko Ziel des Vortrages Wie mit einfachen Mitteln des Projektmanagements Ziele in einem optimalen Verhältnis von Zeit und Kosten erreicht und Projekttragödien vermieden werden können. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 11 Agenda w Konventionen w Projektkommunikation w Projektplanung, -kontrolle und Steuerung w Fazit 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 12 Konventionen klar Projekt ? Arbeitsauftrag ? unklar Probleme / Ziel Projekt Blinder ? Aktionismus Experiment ? unklar klar Lösungsweg 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Konventionen Projektmanagementaufgaben Führungsaufgaben § § § Zielsetzung Personalführung Kontrolle und Steuerung Führungsorganisation § § Projektorganisation Projektabwicklung Führungstechniken § § § § Motivation der Mitarbeiter Besprechungstechniken Präsentationstechniken Entscheidungsfindungstechniken Führungsmittel § § Projektplanungssysteme Projektsteuerungssysteme 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 14 Konventionen Projektmanagement - Toolgläubigkeit w Frage: Haben Sie ein Projektmanagement System? w Antwort: Ja, MS Project! Ein Projektmanagement System ist keine Software, sondern eine die am Projekt Beteiligten verpflichtende Vorgehenssystematik, ein Verhaltenskodex und Kontrollsystem für die Dauer des Projektes. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Konventionen Projektmanagement - Toolgläubigkeit Nicht die Anzahl und Komplexität der Werkzeuge, sondern die Beherrschung von Hammer und Meißel haben es Michelangelo ermöglicht seine Werke zu erschaffen. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Konventionen Projektmanagement w Vier Grundsätze guten Managements § Wählen Sie die richtigen Leute aus. § Betrauen Sie die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Aufgaben. § Motivieren Sie die Mitarbeiter. § Helfen Sie den Teams, durchzustarten und abzuheben. … alles andere sind Administrivialitäten Tom deMarco, Der Termin 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Agenda w Konventionen w Projektkommunikation w Projektplanung, -kontrolle und Steuerung w Fazit 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 18 Projektkommunikation Die unterschiedlichen Sichtweisen … w Auftraggeber § Kennt die Projektziele nur sehr vage. § Kennt aber bereits das späteste Fertigstellungsdatum. § Kennt auch den maximalen Kostenrahmen. § Will das Projektrisiko nicht kennen. § Freut sich über jeden in Verhandlungen gesparten € oder MT und glaubt diese seien wirklich gespart. § Ist vom unbändigem Willen beseelt, dass man nur fest genug „daran glauben müsse“, damit ein Projekt erfolgreich wird. § Wenn das Projekt nicht wunschgemäß verläuft, macht er den Projektleiter zum Sündenbock und tauscht ihn aus. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektkommunikation Die unterschiedlichen Sichtweisen w Projektleiter § Kennt sein Fachgebiet gut. § Kennt Projektmanagement kaum. § Formuliert notgedrungen fehlende Projektziele. § Ahnt eine mögliche Fertigstellungsrange. § Ahnt die mögliche Kostenrange. § Kennt den steinigen Weg der Erkenntnis des Auftraggebers. § Lässt diesem deshalb so lange wie möglich seinen Glauben. § Denn er fürchtet nichts mehr, als den Verlust seines Jobs. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektkommunikation Die unterschiedlichen Meinungen w Es gibt zwei Zeitpunkte im Projekt, bei denen die Meinungen über das Projekt am meisten divergieren w Projektanfang § Auftraggeber ist der Ansicht, ist sei alles klar definiert § Projektleiter hält die Aufgabenstellung für zu ungenau w Projektende § Auftraggeber ist der Auffassung, nicht alle im Projektverlauf besprochenen Anforderungen wurden umgesetzt § Projektleiter sieht das Projektziel als erfüllt an. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektkommunikation Projektschaukel 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektkommunikation Projektsprache, Begriffsdefinition w Zweiundsiebzig Sprachen w Babylonische Sprachverwirrung w Maßnahmen: § Glossar § Diktionär § Wörterbuch § Telefonbuch 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektkommunikation Projektorganisation - Instanzen Antragsteller Entscheidungsgremium Projektgruppe Projektbewilligungsgremium Benutzer/ Betroffene Beratungsgremium Projektleiter Projektmitarbeiter 6. Dezember 2007 Leitung ORG/EDV © Bernd Kloos & Peter Stef fan Fachzuständige Projektkommunikation Sender - Empfänger Gedacht ist nicht gesagt, gesagt ist nicht gehört, gehört ist nicht verstanden, verstanden ist nicht getan. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektkommunikation Informationsrecht und -pflicht Jeder Projektbeteiligte hat die Pflicht und das Recht Informationen sind Bringschulden sich über das Projekt zu informieren. Jeder Projektbeteiligte hat die Pflicht projektrelevante Informationen Informationen sind Holschulden umgehend an die betreffenden Mitarbeiter und den Projektleiter weiterzuleiten. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektkommunikation Informationsrecht und -pflicht Informationen sind Bringschulden Informationen sind Holschulden 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Agenda w Konventionen w Projektkommunikation w Projektplanung, -kontrolle und Steuerung w Fazit 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 28 Projektplanung, -kontrolle und Steuerung Lebenszyklus-Analyse Entwicklungsbeginn Fertigungsbeginn Produktstreichung Standzeit Erträge Gewinn Kosten Produktumsatz Fertigungskosten Entwicklungskosten Definitio n Entw urf Realisierung Erprobung Mar kteinführung Wachstu m Reife Zeit 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Sättigung Degenerat ion Projektplanung, -kontrolle und Steuerung Lebenszyklus-Analyse - Auswirkungen Entwicklungsbeginn Produktstreichung Standzeit Erträge Verspäteter Markteintritt Gewinn Fertigungskosten Kosten Entwicklungskosten Zeit 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektplanung, -kontrolle und Steuerung Hauptabschnitte eines Projektablaufs (1) Projektdefinition § Gründung des Projektes § Definition des Projektziels § Organisation des Projektes § Organisation der Prozesse 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 31 Projektplanung, -kontrolle und Steuerung Hauptabschnitte eines Projektablaufs (2) Projektdefinition Projektplanung § Strukturplanung § Aufwandsschätzung § Terminplanung § Einsatzmittelplanung § Kostenplanung § Risikomanagement § Erstellen der Projektpläne 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 32 Projektplanung, -kontrolle und Steuerung Hauptabschnitte eines Projektablaufs (3) Projektdefinition Projektplanung Projektsteuerung Projektkontrolle § Terminkontrolle § Aufwands- und Kostenkontrolle § Sachfortschrittskontrolle § Qualitätssicherung § Konfigurationsmanagement § Projektdokumentation § Projektberichterstellung 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 33 Projektplanung, -kontrolle und Steuerung Hauptabschnitte eines Projektablaufs (4) Projektdefinition Projektplanung Projektsteuerung Projektkontrolle Projektabschluss § Produktabnahme § Projektabschlussanalyse § Erfahrungssicherung § Projektauflösung 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 34 Projektplanung, -kontrolle und Steuerung Hauptabschnitte eines Projektablaufs (5) - PM-Regelkreis Projektdefinition 6. Dezember 2007 Projektdurchführung © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektabschluss 35 Projektplanung, -kontrolle und Steuerung Hauptabschnitte eines Projektablaufs (6) - PM-Regelkreis Soll Projektkontrolle (Soll/Ist-Vergleich) Projektplanung Änderungen Abweichungen Mengengerüst Soll Projektsteuerung Ist Messdaten Maßnahme n Projektdefinition 6. Dezember 2007 Projektdurchführung © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektabschluss 36 Projektmanagement-Regelkreis Projektplanung Soll 1 Projektkontrolle (Soll/Ist-Vergleich) Projektplanung Änderungen Abweichungen Mengengerüst Soll Projektsteuerung Ist Messdaten Maßnahme n Wie will man Steuern, wenn man keinen Plan hat … ProjektProjektProjektdurchführung definition abschluss 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 37 Projektplanung Projektplanungselemente w Aufwandsschätzung w Terminplan w Ablaufplan w Kapazitätsplan w Kostenplan 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 38 Projektplanung Aufwandsschätzung (1) w Zweck § Ermittlung des Gesamtaufwandes durch Summierung der Einzelaufwände w Probleme § ungenügende Zieldefinition § schwer quantifizierbare Einflüsse w Im wesentlichen gibt es vier grundsätzliche Verfahren § Expertenbefragung (z.B. Delphi-Methode) § Vergleichsmethoden (z.B. Analogiemethode) § Kennzahlverfahren (z.B. Prozentsatzmethode) § Algorithmische Schätzverfahren (z.B. Function-Point- Methode) 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 39 Projektplanung Aufwandsschätzung (2) - Regeln w Schätzungen sind keine verbindlichen Voraussagen künftiger Ergebnisse (Weissagungen) § Voraussetzungen und Randbedingungen wichtig (angeben) § Risikobereiche deutlich machen § feste Zusagen nur bei klarer Spezifikation § Schätzungen bei Änderungen anpassen w Niemals global schätzen 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 40 Projektplanung Aufwandsschätzung (3) – Die Praxis 6. Dezember 2007 w Film Xaver und sein außerirdischer Freund 1986 von Werner Possardt w Genre Komödie, Heimatfilm und Sience Fiction w Status Kult w Ausschnitt „Aufwandschätzung“ w Personen Xaver Loisl (Alois der Außerirdische) Anni Hubert © Bernd Kloos & Peter Stef fan 41 Projektplanung Aufwandsschätzung (4) – Kleine Checkliste w Analyseaufwand § § § § § § Verstehen Lösungsweg finden und dokumentieren Knackpunkte finden und ggf. dokumentieren Alternative Lösungswege erarbeiten Vorbedingungen definieren Abgrenzung zu anderen Vorgängen/Aufgaben/Projekten w Entwicklungsaufwand w Ausbildungsaufwand w Kommunikationsaufwand , 40-80% des Entwicklungsaufwands w Dokumentationsaufwand, 15-30% des Entwicklungsaufwands w Qualitätssicherung, 15-40% des Entwicklungsaufwands w Produktionseinführung, 5-10% des Entwicklungsaufwands 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 42 Projektplanung Terminplan (1) w Zweck § Terminierung des Projektablaufes durch Bestimmung der Zeitdauer für jede Aufgabe, deren zeitliche Abfolge und Zuordnung zu Ressourcen w Tätigkeiten § Ermittlung der Dauer für jede Aufgabe § Zeitliche Anordnung der Aufgaben unter Berücksichtigung der Ablaufstruktur (Serialität, Parallelität) § Einplanung von Wartezeiten und Puffern § Berechnung der früh möglichsten Termine vom Starttermin § Berechnung der spähtest möglichen Termine vom geplanten (geforderten) Endtermin 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 43 Projektplanung Terminplan (2) - Probleme w Gründe für unrealistische Termine: § Wunschdenken § Planung aufgrund von Idealbedingungen § vorläufige Aufwandsschätzung § Vorspiegelung falscher Tatsachen § Wertänderung. w Oft genutztes Werkzeug zur Terminfindung: § Kristallkugel w Folgen eines unmöglichen einzuhaltenden Termins: § Verlust der Projektkontrolle § Fertigstellung von Systemen minderer Qualität § Motivationsschwund bei den Mitarbeitern. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 44 Projektplanung Terminplan (3) - Lösungswege w Umgang mit unrealistischen Terminen § Druck auf eigentlichen Urheber umlenken § Schutz der Projektgruppe vor übermäßigem Anforderungsdruck w Strategien, um enge Termine einzuhalten § Ressourcen umschichten auf die Aufgaben mit dem kritischen Termin § mindere Qualität liefern § Projektziele kürzen § mehr Ressourcen einsetzen 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 45 Projektmanagement-Regelkreis Projektkontrolle Soll 2 Projektkontrolle (Soll/Ist-Vergleich) Projektplanung Änderungen Abweichungen Mengengerüst Soll Projektsteuerung Ist Messdaten Maßnahme n Die Ergebnisse der Planung fließen als initiale Stellgröße in die Projektdurchführung ein. ProjektProjektDie Projektdurchführung verläuft allerdings selten wie geplant … Projektdurchführung definition abschluss 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 46 Projektkontrolle Operative Projektkontrolle w Projektmanagement als Methode einer effizienten Projektführung umfasst alle Aktivitäten, die für eine § sachgerechte § termingerechte und § kostengerechte Abwicklung von Projekten erforderlich sind. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 47 Projektkontrolle Operative Projektkontrolle - Zielsetzung sachgerecht Projekt termingerecht 6. Dezember 2007 kostengerecht © Bernd Kloos & Peter Stef fan 48 Projektkontrolle Operative Projektkontrolle - Zielsetzung Ziel (in scope) Projekt Zeit (in time) Kosten (in budget) w Aufgabe des Projektmanagers: Erreichen des Projektziels in einem optimalen Verhältnis von Zeit und Kosten 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 49 Projektkontrolle Operative Projektkontrolle - Zielsetzung Bewegliche Ziele (out of scope) Projekt Endlose Projekte (out of time) 6. Dezember 2007 Gesprengte Budgets (out of budget) © Bernd Kloos & Peter Stef fan 50 Projektkontrolle Projektüberwachung w Drei Phasen der Projektüberwachung § Ermittlung von Daten, welche die aktuelle Situation im Projekt wiederspiegeln § Soll-/Ist-Vergleich: Feststellung von Abweichungen § Bewertung: Feststellung von Gründen für Abweichungen w Ursachen für Abweichungen § Unrealistische Planung § falsche Einschätzung der Komplexität § unzureichende Planungserfahrung § fehlende Werte aus der Vergangenheit w Unvorhergesehene Änderungen im Projektablauf § neue Erkenntnisse § Verschiebung der Prioritäten 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 51 Projektmanagement-Regelkreis Projektsteuerung Soll 3 Projektkontrolle (Soll/Ist-Vergleich) Projektplanung Änderungen Abweichungen Mengengerüst Soll Projektsteuerung Ist Messdaten Maßnahme n Die beste Überwachung nutzt nichts, wenn festgestellte Abweichungen keinen Einfluss auf die Projektdurchführung haben. Projektdefinition 6. Dezember 2007 Projektdurchführung Dies ist Aufgabe der Projektsteuerung © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektabschluss 52 Projektsteuerung Aufgabengebiete der Projektsteuerung (2) w Veranlassung § Auslösung der Durchführung einer Arbeitsaufgabe § verbunden mit Arbeitsplanung und Koordination w Abstimmung § Prüfung von Teillösungen auf ihre Übereinstimmung § Ggf. erforderliche Anpassung dieser Teillösungen § einheitliche homogene Gesamtlösung w Review § Überprüfung des Projektstatus § Identifikation der Schwachstellen § Bewertung von aktuellen Problemsituationen § Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten und Lösungspotenziale w ACHTUNG - Änderungswesen etablieren! 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 53 Risikofaktoren Änderungswesen – Grundregeln w Zu Projektbeginn muss ein streng geregeltes Änderungsverfahren mit allen Beteiligten festgelegt werden. w Die Änderungen müssen schriftlich vereinbart werden. Damit ist eine Beschreibung sowohl der fachlichen wie auch der vertraglichen Konsequenzen verbunden. w Änderungen von vereinbarten Projektzielen und -inhalten sind nur möglich, wenn alle Beteiligten (Auftraggeber und Auftragnehmer) zugestimmt haben. w Die Arbeiten an den Änderungen dürfen erst begonnen werden, wenn über die Durchführung Einigung erzielt wurde. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan Projektmanagement-Regelkreis Projektabschluss Soll 4 Projektkontrolle (Soll/Ist-Vergleich) Projektplanung Änderungen Abweichungen Mengengerüst Soll Projektsteuerung Ist Messdaten Maßnahme n Projektdefinition 6. Dezember 2007 Projektdurchführung © Bernd Kloos & Peter Stef fan ProjektProjektabschluss abschluss 55 Agenda w Konventionen w Projektkommunikation w Projektplanung, -kontrolle und Steuerung w Fazit 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 56 Fazit Die wichtigsten Schritte w Aktives commitment des Vorstands zur Einführung eines Projekt Management Systems (PMS) w Eigens PMS (Regelwerk und Formularset) erstellen bzw. ein bestehendes PMS anpassen w Angemessenes Projektplanungswerkzeug einführen w Ausbildung aller Instanzen durch Schulung und/oder Projekt begleitendes Coaching w Nicht kritisches Projekt exemplarisch als Lernprojekt umsetzen w Voraussetzungen § Angemessene Unternehmenskultur § Investitionsbereitschaft 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 57 Controlling von IT-Projekten Ziel des Vortrages Projektmanagement können Wie mit Durch einfachen Mitteln des Projektmanagements Projektziele in einem optimalen Verhältnis Ziele in einem optimalen Verhältnis von Zeit und Kosten erreicht Projekttragödien vermieden werden und und Projekttragödien vermieden werden können. 6. Dezember 2007 © Bernd Kloos & Peter Stef fan 58 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Hessen-IT Kongress 2007 "Soziale Aspekte der IT - Der Mensch im Mittelpunkt" Bernd Kloos und Peter Steffan Frankfurt, 6. Dezember 2007 59