Die Vorteile einer nahtlosen Lotus Notes/Domino

THE VIEW— Das Technik-Magazin für Lotus Notes und Domino
Die Vorteile einer nahtlosen
Lotus Notes/Domino-Faxintegration
— James Miller, Ingenieur, Esker Software
E
ine Vielzahl handelsüblicher Software bietet gute universale FaxServer-Funktionen für Lotus Notes und Domino. Allerdings variiert
der Grad sehr stark, mit dem diese Software in das eigentliche Notes
integriert wird. Je nahtloser die Faxintegration ist, um so mehr profitiert
die gesamte Notes-Ungebung davon. Die nahtlose Faxintegration bietet
deutliche Vorteile, die nicht mit Fax-E-Mail-Gateways und ähnlichen Technologien zu erreichen
sind. Der bedeutendste Vorteil liegt sicherlich darin, dass Administratoren und Anwender Faxe
senden und empfangen, den Faxstatus überprüfen und die Faxe vollständig und direkt in der
Notes-Umgebung verwalten können.
Faxe an den Server mit der geringsten Auslastung gesendet
werden. Anwender haben außerdem die Möglichkeit, sich
benachrichtigen zu lassen, wenn ein Fax aufgrund der
Lastverteilung oder geringerer Routingkosten an einen
anderen Server gesendet wurde.
Ê Was ist eine "nahtlose" Notes-/Domino
Fax-Integration?
Es gibt einige fundamentale architektonische Unterschiede
zwischen Fax-Gateways und nahtloser Notes-Faxintegration.
Grundsätzlich wird eine reine, d.h. nahtlose, Notes-Faxlösung
vollständig in die Notes-Architektur integriert und wird damit
quasi ein Teil des Systems selbst. Beim Fax-Gateway dagegen
werden Faxe an ein externes System, wie Microsoft Windows,
übermittelt.
„
ROUTING
Durch die Nutzung der Notes-Infrastruktur für die
geringsten Faxkosten erhöht Routing die DominoSicherheit und das administrative Leistungsvermögen.
Außerdem werden Sicherheitsrisiken verringert, da Faxe als
Dokumente so lang wie möglich in der Domino-Umgebung
gehalten werden können. Selbst Änderungen der Firewall
sind nicht mehr notwendig, da ausgehende Faxe in der
Notes-Umgebung verbleiben.
„
REPORTING
Protokolle in der Notes-Umgebung, Logging, stellen sicher,
dass über alle eingehende und ausgehende Faxe in NotesDatenbanken Bericht erstattet wird. Das ermöglicht allen
Usern, selbst Einsicht in ihre Log-Datenbank zu nehmen,
wo sie direkt den Status ihrer Faxe in der Notes-Umgebung
überprüfen können. Faxe können zusätzlich für Zwecke
der Betriebsprüfung und Berichterstattung archiviert
werden. Durch die Vergabe von Kostencodes können
Faxkosten Ihren Verursachern - Anwendern, Gruppen
oder Abteilungen - zugeordnet werden. Die meisten nicht
Notes-basierenden Datenbanken für ein- und ausgehende
Protokolle werden vornehmlich für den administrativen
Gebrauch entwickelt, so dass der Endanwender erst einen
Zugang erhalten muss, um den jeweiligen Status seiner Faxe
zu überprüfen.
Ê Clustering, Load Balancing, Routing
und Reporting
Eine reine Notes-/Domino-Faxlösung wie Esker Fax für Notes
von Esker Software (siehe Abb. 1) hat ihren Vorteil in den
speziellen Features von Notes und Domino.
„
CLUSTERING
Während Faxe, die aus dem Domino-Netzwerk entfernt
werden, von Microsoft Windows oder anderer externer
Cluster-Technologie abhängig sind, ermöglicht ein
Notes-basierendes Clustering eine hohe Verfügbarkeit
und Fehlertoleranz. Aktivitäten, die auf mehreren Servern
laufen, werden in dem Notes Wide Area Network (WAN)
verwaltet und nicht in einer getrennten Umgebung.
„
LOAD BALANCING
Notes-basierendes Load Balancing optimiert die
Nutzung von Hardware-Ressourcen und minimiert die
Anforderungen an die Telekommunikationswege, indem
Ê Notes Doclink
Sollte ein Fax nicht zustellbar sein, suchen Anwender oft ihre
Administratoren auf, um zu erfahren, warum ihr Fax nicht
gesendet werden konnte. Die nahtlose Notes Fax-Integration
minimiert diesen Aufwand für den Administrator, da jeder
Anwender die Möglichkeit hat, in sein Datenbankprotokoll zu
schauen und Informationen über einen Doclink zu erhalten.
Auf diesem Weg verweist jede E-Mail über den Faxstatus zu
einem Ausgangsprotokoll, welches die umständliche Suche in
unübersichtlichen Logfiles überflüssig macht.
Ê Notes Alarms and Statistics
Notes Alarms and Statistics geben Administratoren umfangreiche
Informationen und unverzügliche Meldungen über bevorstehende
Ereignisse. Durch die nahtlose Notes-Faxintegration können
Notes-Administratoren die Auslastung der Server exakt bestimmen
und Nutzungsverhalten, Faxaufkommen und Lastspitzen
analysieren. Statistiken können in die Statistikdatenbank
aufgenommen und mit dem NT Perfomance Monitor angezeigt
werden. Administratoren können außerdem Domino Statistics
Monitors erzeugen, um ein bestimmtes Ereignis aufzurufen,
wenn eine definierte Grenze erreicht wurde. Domino Event
Monitors können dann erzeugt werden, um den Administrator
zu alarmieren.
Ê Notes-basierende Faxformatierung
Da Faxe erstellt und in Notes-Datenbanken gespeichert werden,
können Administratoren den Domino Designer verwenden, um
die Faxe individuell zu gestalten und der jeweiligen Abteilung,
Unternehmung und Kundschaft anzupassen. Zusätzlich können
Informationen und Nachrichten der Gestaltung hinzugefügt
werden. Das erlaubt es Unternehmen, aktuelle Informationen aus
Notes-Datenbanken an jeden Empfänger zu kommunizieren.
Administratoren können außerdem überprüfen, welche Titelseiten
welchen spezifischen Faxdomänen zugeordnet werden müssen.
Das ermöglicht den Administratoren, dass sie spezifische
Titelseiten so zuordnen können, dass diese nur in der
entsprechenden fremden Domain genutzt werden können.
TIFF-Dateien können auf von Notes gesendete Faxe gelegt
werden. Die Anwender haben somit die Möglichkeit, ihre
Faxseiten zu nummerieren und ihnen zusätzliche Grafiken
hinzuzufügen.
Ê Umfangreicher Support für
Fax-Telefon-Umgebungen
Nahtlose Notes-Faxintegration bedeutet ebenfalls, dass
umfangreicher Support für eine Vielzahl von FaxTelefon-Umgebungen, sowohl Modems als auch intelligente
Faxboards umfassend, vorhanden ist, wobei die gesamten
Verwaltung in der Notes-Umgebung vorgenommen wird.
Ê Nahtlose Notes-Faxintegration
oder Fax-Gateway?
Betrachtet man die Faxserver-Anwendungen am heutigen
Markt, so wird man feststellen, dass viele dieser Anwendungen
den Anspruch für sich erheben, ein voll integriertes
Notes/Domino-Fax-Produkt zu sein. Professionelle Notesund Domino-Anwender sollten solche Aussagen sorgsam
überprüfen. Verarbeitet dieses Produkt die Faxe über ein Gateway?
Erfolgt die Anpassung der äußeren Form auf dem Notes-Client?
Muss man am Ende gar mehrere Faxserver zur gleichen Zeit
verwalten? Die Antworten auf diese Fragen zeigen schnell auf,
warum eine umfassende Lösung wie Esker Fax für Notes sich als
tatsächlich nahtlose und voll integrierte Notes-Faxlösung versteht.
Als Notes-Formular können Fax-Titelseiten zudem mit den
Programmiermöglichkeiten von Lotus zusätzlich gestaltet werden.
Zum Beispiel können Titelseiten so modifiziert werden, dass sie
ständig aktualisierte Informationen aus Datenbanken lesen und
integrieren. In einem Faxsystem, dessen Titelseiten nicht einem
Notes-Formular entsprechen und somit auch nicht die
Programmiermöglichkeiten von Lotus nutzen können, ist dieses
nicht möglich.
Weitere Information erhalten Sie hier :
Dillwächterstraße 5 „ 80686 München „ Germany
Tel: +49 (0) 89 700 887 0 „ Fax: +49 (0) 89 700 887 70
E-Mail: [email protected] „ www.esker.de
2004 Technical Solutions Supplement
Reprint
Assessing the Purity
of Notes/Domino
Fax Integration
James Miller, Engineer, Esker Software
THE VIEW 2004 Technical Solutions Supplement
Assessing the Purity
of Notes/Domino
Fax Integration
M
any commercially
available software applications provide good
general-purpose fax server functionality for Lotus Notes and Domino.
However, the degree to which
native Notes is integrated with these
products varies greatly. The most
native (or “pure”) fax integration
fully leverages the Notes environment, offering distinct advantages
that are not available with fax-toemail gateways and similar technologies. Perhaps the most significant of these advantages is that
Figure 1
James Miller
Engineer
Esker Software
administrators and users can send
and receive faxes, check fax status,
and manage faxes entirely within
the Notes environment.
architecture instead of moving
faxes out to an external system,
such as Microsoft Windows, where
fax processing occurs.
What Is “Pure”
Notes/Domino Fax
Integration?
Clustering, Load
Balancing, Routing,
and Reporting
There are several fundamental
architectural differences between
fax gateways and pure Notes fax
integration. At the foundation, a
“pure” Notes fax solution is engineered to integrate with the Notes
A pure Notes/Domino fax solution,
such as Esker Fax for Notes by
Esker Software (shown in Figure 1),
takes advantage of key Notes and
Domino features:
Notes-Based Fax Administration,
Logging, and Statistics
Clustering. While faxes that are
removed from the Domino network
must depend on Microsoft Windows
or other external clustering technology, Notes-based clustering helps
to ensure high availability and fault
tolerance, including failover for
enterprise-wide faxing. Multi-server
activity is handled through the Notes
Wide Area Network (WAN), not
through a separate environment.
Load Balancing. Notes-based
load balancing optimizes hardware
resource usage and minimizes phone
line requirements by sending faxes
to the server in the Notes cluster
with the least load. Users also have
the option of being notified when
a fax has been routed to another
server due to load balancing or
least-cost routing.
28
www.eVIEW.com
©2004 THE VIEW. All rights reserved.
Assessing the Purity of Notes/Domino Fax Integration
Routing. Using the Notes infrastructure for least-cost fax routing
leverages Domino security and
administration capabilities, helping to
eliminate security risks by keeping
faxes as documents in the Domino
environment as long as possible.
And firewall configuration changes
are not necessary because outbound
faxes stay within the Notes realm.
Reporting. Notes-based logging
maintains reporting on all inbound
and outbound fax traffic in Notes
databases. This enables all users to
have their own view into the log
database, where they can easily see
the status of their faxes directly from
the Notes environment. Faxes can
also be archived for auditing and
reporting purposes. Fax expenses
can be allocated to users, groups, or
organizational units by assigning cost
codes. Most non-Notes databases for
inbound and outbound logging are
designed primarily for administrative
use, so end users must request access
in order to view their fax logs.
Notes doclink
When a fax is undeliverable, users
often contact the help desk for more
detail about why the fax was not
sent. Pure Notes fax integration minimizes this burden by making it possible for each user to view a log database and retrieve more detail through
a doclink. This way, every fax status
e-mail points to the outbound log
entry for the fax, which eliminates
the need to search through log files.
Notes Alarms
and Statistics
Notes Alarms and Statistics give
administrators comprehensive
information and immediate notification of predetermined events.
With pure Notes fax integration,
Notes administrators can accurately
determine what load is being applied
to the servers — and analyze usage
patterns, fax heuristics, and peak
loads. Statistics can be recorded in
the Statistics database, which can
be used with the NT Performance
Monitor. Administrators can also
create Domino Statistics Monitors
to invoke a specific event when
a certain threshold is reached.
Domino Event Monitors can then be
created to alert the administrator.
Notes-Based Fax
Formatting
Because faxes are created and stored
in Notes databases, administrators
can use Domino Designer to create
customized fax cover page forms and
other modified forms for departments
or locations worldwide. In addition,
messages and information can be
applied automatically to cover
pages. This allows the enterprise to
communicate specific, up-to-date
information from Notes databases
for each recipient.
As a Notes form, a fax cover
page can also use Lotus programmability. For instance, cover pages can
be modified to read from a database
and include information that is
revised regularly. In a fax system
where the fax cover pages are not
Notes forms, LotusScript programming for dynamic content generation
is not supported.
Administrators can also control
which cover pages are assigned to
specific fax domains. This enables
administrators to assign specific
This article may be reproduced and distributed in its entirety.
cover pages to be used only in the
appropriate foreign domain. TIFF
files can be overlaid onto faxes sent
from Notes, enabling users to number their faxed pages and apply
additional graphical treatments.
Broad Support for
Fax Telephone
Environments
Pure Notes fax integration means
there is broad support for a variety
of fax telephone environments,
including modems as well as
intelligent fax boards, with all
administration done in the Notes
environment.
Esker Fax for Notes =
Pure Notes Fax
Integration
If you looked at a sampling of
the fax server software applications
on the market today, you’d see
many claiming to be “native”
Notes/Domino fax products. Notes
and Domino professionals should
examine such claims carefully.
Does the product process faxes
through a gateway? Is formsimaging done on the Notes client?
Do you end up having to manage
multiple fax servers? The answers
to these questions will demonstrate
why a comprehensive solution like
Esker Fax for Notes defines pure
Notes fax integration.
Esker Software
465 Science Drive
Madison, WI 53711
Telephone: 608-273-6000
Fax: 608-273-8227
E-mail: [email protected]
URL: http://www.esker.com
29