Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover 1. Allgemeine
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Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover 1. Allgemeine
Nr. 11/2015 vom 30.09.2015 Verkündungsblatt der Hochschule Hannover Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover Zusammenstellung der allgemeinen Regelungen für den Einkauf (Stand: 01.10.2015) 1. 1.1 Allgemeine Einkaufsgrundsätze Diese Richtlinie findet für alle an der Hochschule Hannover zu vergebenden Aufträge über Lieferungen, Leistungen und Dienstleistungen (Beschaffungen) Anwendung. Dabei sind die einschlägigen Gesetze, Verordnungen und Erlasse für die Bewirtschaftung öffentlicher Mittel und die Vergabe öffentlicher Aufträge anzuwenden, insbesondere die Landeshaushaltsordnung (LHO), die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL), die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) sowie die Vergabeverordnung (VgV). Niedersächsische Landeshaushaltsordnung (LHO) Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF): Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) 1.2 Beschaffungen dürfen nur im Rahmen des verfügbaren Budgets (hierzu gehören gem. §22 Nds. Hochschulgesetz - NHG – auch Drittmittel) und nur soweit und nicht eher vorgenommen werden, als es zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich ist (§34 Abs. 2 Landeshaushaltsordnung - LHO). Soweit die Finanzierung aus Drittmitteln erfolgt, sind von den dezentralen Beschaffungsstellen die Verwendungsvorgaben des Drittmittelgebers (z.B. DFG, Bund und EU) zwingend zu beachten. 1.3 Vor der Beschaffung von wissenschaftlichen oder technischen Geräten ist sicherzustellen, dass die technischen Voraussetzungen für Anschluss und Inbetriebnahme der Geräte gewährleistet sind. Eventuell anfallende Kosten für den Anschluss und Inbetriebnahme der Geräte sind von der Beschaffung bei der Budgetplanung ebenso zu berücksichtigen wie Folgekosten, die durch den Betrieb der Geräte entstehen. 1.4 Bei Beschaffungen ab 10.000,00€ brutto bedarf es der vorherigen Erteilung einer “Haushaltsrechtlichen Genehmigung (HRG)“ durch das Dezernat IV. Alle relevanten Unterlagen (u.a. Formblatt der HRG, Vergleichsangebote, ggf. Vergabevermerk sowie Investitionsantrag) sind dem Finanzdezernat vor Beschaffung zur Erteilung der Haushaltsrechtlichen Genehmigung vorzulegen. Bei Beschaffungen mit baulichen oder vergleichbareren Veränderungen ist die Beteiligung von Dezernat II erforderlich. Die Beschaffung ist erst nach Erteilung der Haushaltsrechtlichen Genehmigung möglich. Als Zeitpunkt der Beschaffung gilt die Auftragsvergabe. Haushaltsrechtliche Genehmigung (HRG) Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover Seite 1 von 6 Nr. 11/2015 vom 30.09.2015 Verkündungsblatt der Hochschule Hannover 1.5 Bei Einkäufen in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) ist die Angabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer der HsH (DE-220492476) erforderlich, da aufgrund dieser Angabe der Lieferant keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist. Die Umsatzsteuer wird bei Bezahlung der Rechnung im Buchungssystem mit dem entsprechenden Steuerkennzeichen gebucht, so dass die Umsatzsteuer zentral an das Finanzamt Hannover abgeführt wird. 1.6 Bei Einkäufen im Ausland außerhalb der EU ist immer die zentrale Zollnummer (EORINummer) DE2604949 für die Hochschule Hannover anzugeben. Den Erklärungsvordruck Nr. 0121 für die Zollbefreiung bei der Einfuhr von wissenschaftlichen Geräten kann im Internet, unter www.zoll.de heruntergeladen werden. Bankverbindung sowie Umsatzidentifikations- und Zollnummer 1.7 Aspekte der Nachhaltigkeit – Umweltschutz, Abfallvermeidung, Entsorgungskosten, Energieund Wassereinsparung – sollten berücksichtigt werden. 1.8 Privatbeschaffungen von Bediensteten der HsH dürfen nicht über Aufträge im Namen der Hochschule Hannover oder eine ihrer Einrichtungen abgewickelt werden. 2. Zuständigkeitsregelungen für die Beschaffung 2.1 Für die Hochschule Hannover gilt der Grundsatz des dezentralen Einkaufs, sofern für einzelne Einkaufsbereiche bzw. Warengruppen nicht eine andere Zuständigkeit gemäß folgenden Abschnitten vorgesehen ist. Die dezentrale Beschaffung ist nur zulässig, wenn bei der zu belastenden Finanzstelle oder dem zu belastenden Fonds eine ausreichende Deckung vorhanden ist. 2.2 Das Dezernat II - Gebäudemanagement ist für die gesamte Hochschule u.a. für das Beschaffungswesen folgender Bereiche zuständig: 2.3 • Beschaffung von Dienstkraftfahrzeugen einschließlich der Bearbeitung aller KfzAngelegenheiten sowie die Beschaffung von Zubehör, Ersatzteilen, Kraft- und Schmierstoffen sowie die Wartung und Reparatur • Beschaffungen im Rahmen des Baumanagements wie beispielsweise für kleine und große Neu-,Um- und Erweiterungsbauten und Bauunterhaltung • Beschaffung im Rahmen des Liegenschaftsmanagements, z.B. Hygienematerial, Leuchtmittel, Materialien und Geräte für den Hausdienst • Erteilung von Aufträgen für Umzüge • Wartung und Reparatur von Anlagen der Betriebstechnik wie z.B. Brandmeldeanlagen, Lüftungs- und Kälteanlagen und Schließsystemen • Ausschreibungen für Unterhalts- und Glasreinigung, Fußwegreinigung, Pförtner- und Wachdienste (in Zusammenarbeit mit der OFD) Der Stabsstelle Arbeitssicherheit obliegt die Beschaffung von Erste-Hilfe Materialien (Komplettsätze) sowie die Durchführung von Entsorgungen aller Abfallfraktionen inkl. Sonderabfälle nach dem Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG). Einzelteile wie beispielsweise Pflaster, Verbände etc. können in eigener Verantwortung selbstständig beschafft werden. Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover Seite 2 von 6 Nr. 11/2015 vom 30.09.2015 2.4 Verkündungsblatt der Hochschule Hannover Kostenpflichtige Literatur für die Hochschule Hannover wird von der Hochschulbibliothek beschafft, registriert, inventarisiert, katalogisiert, erschlossen und bereitgestellt. Dabei ist sicherzustellen, dass der Bestandsaufbau unter Beachtung der Bibliotheksordnung der HsH zwischen Zentral- und Teilbibliotheken koordiniert erfolgt. Alle aus dem Hochschulbibliotheksbudget angeschaffte Literatur wird in den Bibliotheksbestand eingearbeitet und im via online weltweit zugänglichen Katalogsystem der Hochschulbibliothek nachgewiesen. Sie kann entsprechend der Benutzungsordnung der Hochschulbibliothek ausgewählt und ausgeliehen oder im Lesesaal genutzt werden. Des Weiteren steht sie auch für die Fernleihe anderen Bibliotheken zur Verfügung. Nachschlagewerke wie Duden, Wörterbücher, Tabellenbücher, Formelsammlungen, Ergänzungen zu Dokumentationen, Loseblattsammlungen, Foliensätze für die Lehre, Kommentare und Lehrbücher können ausnahmsweise aus Mitteln der Fakultäten bzw. Organisationseinheiten oder deren Drittmittel finanziert werden. Derart finanzierte Literatur wird nicht in das Bibliothekskatalogsystem eingearbeitet. 2.5 Der Abschluss von Arbeitsverträgen und Lehraufträgen sowie die Beauftragung von Stellenanzeigen und Nachrufen erfolgt ausschließlich über das Dezernat I - Personal. 2.6 Die Hochschul-IT beschafft Informationstechnik, Drucker und Kopierer, Software und ITnahe Dienstleistungen für alle Organisationseinheiten außerhalb der Fakultäten. Bei der Anmietung und Leasing von Kopier-, Multifunktions- sowie vergleichbaren Geräten mit Kopierfunktion ist die Hochschul-IT nicht nur Ansprechpartner sondern realisiert auch Aufträge im Namen der Fakultäten. Ebenso erfolgt hierüber die Verwaltung des RicohRahmenvertrags für die gesamte Hochschule. Weitere, detaillierte Informationen finden Sie im Leitfaden zur Beschaffung von Hard- und Software sowie zur Planung von IT-Vorhaben. 3. Rahmenverträge Für wiederkehrenden Bedarf können entsprechende Rahmenverträge abgeschlossen werden, um die für die Auftragsvergabe wirtschaftlichste Lösung anzustreben. Lieferanten und Leistungen aus Rahmenverträgen werden im Dezernat IV verwaltet und auf der Homepage veröffentlicht. Rahmenverträge der Hochschule Hannover: 4. 4.1 Vergabearten Für eine den Wettbewerbsregelungen entsprechende Vergabe öffentlicher Aufträge stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung, die nachfolgend kurz beschrieben werden. Die Wahl der Vergabeart soll in einem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zum Wert der Einkäufe/der Leistungen selbst stehen. Diesem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit folgend sieht der Abschnitt 1 der VOL/A fünf Vergabearten vor: Bis Ab 500,00 € netto - Direktkauf 25.000,00 € netto - Freihändige Vergabe 50.000,00 € netto - Beschränkte Ausschreibung 206.999,99 € netto - Öffentliche nationale Ausschreibung 207.000,00 € netto - Öffentliche europaweite Ausschreibung Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover Seite 3 von 6 Nr. 11/2015 vom 30.09.2015 Verkündungsblatt der Hochschule Hannover Eine Auftragsstückelung bei sachlich und/oder zeitlich zusammenhängenden Beschaffungsvorhaben zur Unterschreitung der Auftragswertgrenzen ist nicht zulässig. 4.2 Direktkauf Bis zu einem Wert von 500€ netto kann die Beschaffung unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit formlos freihändig vergeben werden, ohne dass drei Angebote einzuholen sind und ein Vergabevermerk zu erstellen ist. Rechtsgrundlage dieses vereinfachten Verfahrens ist § 3 Abs. 6 des Teils A der Verdingungsordnung für Leistungen VOL/A. 4.3 Freihändige Vergabe Die “Freihändige Vergabe“ ist die Vergabe einer Leistung nach freiem Ermessen des Auftraggebers ohne förmliches Vergabeverfahren. Sie soll nur in den im §3 (5) VOL/A abschließend aufgeführten Fällen Anwendung finden. Gem. Verordnung über Auftragswertgrenzen zum Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetz vom 19.02.2014 kann zur Verwaltungsvereinfachung gem. §3 (5) VOL/A die Freihändige Vergabe bis zu einem Nettoauftragswert von 25.000€ durchgeführt werden. Bei der Freihändigen Vergabe sind mindestens drei Angebote einzuholen (§ 3 Abs. 1 VOL/A). Es ist darauf zu achten, dass eine Streuung der aufgeforderten Unternehmen erfolgt. Ist die Einholung von Vergleichsangeboten nicht möglich, so sind in einem gesonderten Vergabevermerk die Gründe hierfür nachvollziehbar darzulegen. 4.4 Beschränkte Ausschreibung: Eine “Beschränkte Ausschreibung“ soll im Wesentlichen nur stattfinden, wenn Art und Umfang der Leistung besondere Zuverlässigkeit oder Fachkunde des Bewerbers erfordern und eine ausreichende Zahl (mindestens drei) leistungsfähiger Unternehmen vorhanden ist. Hinsichtlich des Zugangs zur Vergabeart sind zwei Varianten zu unterscheiden. Die Beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnehmerwettbewerb. Der Beschränkten Ausschreibung ist in der Regel ein öffentlicher Teilnehmerwettbewerb vorzuschalten. In diesem Schritt wird zunächst die Eignung der Anbieter geprüft um anschließend eine beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnehmerwettbewerb sollten mehrere – im Allgemeinen aber mindestens drei – Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Für diese Variante der Beschränkten Ausschreibung ist eine hohe Markttransparenz seitens des Auftraggebers notwendig, um genügend Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern zu können. Die Auswahl erfolgt weitgehend formfrei, wenngleich mit Bindung an die Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz. Darüber hinaus sind weitere folgende formelle Verfahrensregelungen zu beachten: Im Anschreiben ist der späteste Zeitpunkt für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) und für die Zuschlagserteilung (Zuschlagsfrist) anzugeben. Dem Anschreiben sind ein detailliertes fabrikatneutrales Leistungsverzeichnis beizulegen. Eine Ausfertigung des Leistungsverzeichnisses oder Angebots ist mit Datum, Firmenstempel und Unterschrift des Bieters zu versehen und in einem gesonderten Briefumschlag mit der Aufschrift “Beschränkte Ausschreibung von …..“ zu verschließen und in einem weiteren Umschlag an die ausschreibende Stelle zu versenden. Möglichst kurz nach der Angebotsfrist sind die Angebote von mindestens zwei anwesenden MitarbeiterInnen zu öffnen und auszuwerten. Hierüber ist eine Niederschrift zu fertigen, die von beiden Beteiligten zu unterzeichnen ist. Bieter sind bei der Öffnung der Angebote nicht zugelassen. Gem. §18 (1) VOL/A erhält das unter Würdigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag. Es ist nicht zwingend der niedrigste Preis entscheidend. Eine Beteiligung des Dezernat IV am Vergabeverfahren ist auf Wunsch der jeweiligen Vergabestelle möglich. Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover Seite 4 von 6 Nr. 11/2015 vom 30.09.2015 Verkündungsblatt der Hochschule Hannover Aufträge die auf Grund der genannten Wertgrenze vergeben werden und deren Nettoauftragswert 25.000€ übersteigt unterliegen der Ex-post-Transparenz. D.h. diese Aufträge sind in geeigneter Weise auf der Homepage der Hochschule zu veröffentlichen. Folgende Informationen sind daher unverzüglich dem Dezernat IV mitzuteilen: - Ort der Auftragsausführung - Auftragsgegenstand - Name und Anschrift der Auftragsnehmerin/des Auftragnehmers - Auftragsvolumen (ohne Umsatzsteuer) 4.5 Öffentliche nationale Ausschreibung: Bei einer “Öffentlichen Ausschreibung“ innerhalb der Bundesrepublik Deutschland wird eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Hierbei ist ein genau vorgeschriebenes förmliches Verfahren zu beachten. Aus diesem Grund sollte eine Öffentliche Ausschreibung nur unter Beteiligung des Dezernat IV der Hochschulverwaltung durchgeführt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit das Vergabeverfahren durch eine externe Vergabestelle wie beispielsweise dem Logistik Zentrum Niedersachsen abwickeln zu lassen (siehe hierzu Punkt 6). Vor Auftragserteilung ist eine Haushaltsrechtliche Genehmigung zu beantragen (siehe hierzu Punkt 1.4). 4.6 Sofern eine förmliche Ausschreibung durchzuführen ist, muss eine neutrale ausführliche Leistungsbeschreibung erstellt werden. In den Fällen, in denen die Hochschulverwaltung – Dezernat IV – aus wirtschaftlichen oder sonstigen Gründen eine vom Antragssteller abweichende Auftragsvergabe anstrebt, erfolgt im Zuge der Ausschreibungsvorbereitung eine Abstimmung mit dem Antragssteller. 4.7 Öffentliche europaweite Ausschreibung: Gem. VgV sind Liefer- und Dienstleitungsaufträge über einem Schwellenwert von 207.000€ europaweit auszuschreiben. In diesen Fällen findet der Abschnitt 2 der VOL/A Anwendung. Hier sind spezielle Formen und Fristen vorgeschrieben, so dass bei allen Aufträgen dieser Größenordnung in jedem Fall die Hochschulverwaltung (Dezernat IV) zu beteiligen ist oder eine externe Vergabeinstitution (z.B. Logistik Zentrum Niedersachsen). 5. Auftragserteilung und Zahlungsabwicklung Soweit Aufträge in eigener Zuständigkeit vergeben werden, soll dieses zur Vermeidung von rechtlichen Risiken grundsätzlich schriftlich geschehen. Unabhängig von Art und Höhe ist für jeden Zahlungsvorgang unten verlinkter Rechnungsprüfbeleg (RPB) auszufüllen und den zahlungsbegründenden Unterlagen i.S. der VV Nr. 10.1 zu §70 LHO beizulegen (Beispiele siehe Hinweise zum Rechnungsprüfbeleg). Rechnungsprüfbeleg + Hinweise: Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover Seite 5 von 6 Nr. 11/2015 vom 30.09.2015 6. Verkündungsblatt der Hochschule Hannover Einkauf über das Logistik Zentrum Niedersachsen Das Leistungsangebot des LZN umfasst u.a.: - Produktbeschaffung mit höchster Funktionalität zum günstigsten Preis, die unter humanen und umweltschonenden Bedingungen inkl. des Verzichts auf Kinderarbeit hergestellt wurden - Nachhaltige Qualitätssicherung durch fortlaufende Kontrolle sowie durch die konsequente Zusammenarbeit mit den Nutzern der über uns bezogenen Artikel und Dienstleistungen - Vergaberechtskonforme Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, z.B. Prüfung und Durchführung von Ausschreibungsverfahren, Erstellung der Verdingungsunterlagen, Angebotsöffnung und –auswertung sowie Begleitung der Zuschlagerteilung und Durchführung der Vergabe. Logistik Zentrum Niedersachsen (LZN) Betriebsanweisung und Beschaffungsordnung des LZN 7. Werkverträge Ein Werkvertrag wird abgeschlossen, wenn der Auftragnehmer von der Hochschule verpflichtet werden soll, ein genau bezeichnetes Arbeitsergebnis selbständig, eigenverantwortlich und unter Einsatz eigener Arbeitsmittel/Fachkenntnisse herbeizuführen. Es darf sich nicht um eine allgemein laufende Tätigkeit handeln. Werkverträge sind unbedingt vor Aufnahme der im Vertrag vorgesehenen Leistungen (Werk) abzuschließen. Um schlussendlich prüfen zu können, ob der Werkvertrag abgeschlossen werden kann, sind folgende Unterlagen im Justiziariat einzureichen: - das ausgefüllte Werkvertragsformular in dreifacher Ausfertigung - die Anlage 1 zum Werkvertrag (einfach) - die Anlage 2 zum Werkvertrag (einfach) Um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden, wird darum gebeten, die Unterlagen sorgfältig auszufüllen und zeitnah vor Vertragsbeginn einzureichen. 8. Versicherungen Im Rahmen des Selbstversicherungsprinzips des Landes Niedersachsen versichert die Hochschule ihre Risiken nicht. Es ist daher nicht möglich, Transport-, Unfall-, KFZ oder ähnliche Versicherungen zu Lasten von Haushaltsmitteln abzuschließen (Verwaltungsvorschriften Nr. 12 zu § 34 der Landeshaushaltsordnung). Eine Abweichung dieser Regelung kann nur mit vorheriger Zustimmung des Dezernats IV erfolgen. Verwaltungsvorschriften zur Niedersächsischen: Landeshaushaltsordnung (VV-LHO) Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Hannover Seite 6 von 6