Reisekosten richtig abrechnen

Geschäftsreise • Reisekostenabrechnung
Text Jürgen Baltes
Reisekosten richtig abrechnen
Gut jedes zweite Unternehmen arbeitet immer noch ohne professionelle Reisekosten-Software, schätzen
Experten. Excel-Tabellen und Papierformulare sind vielfach noch an der Tagesordnung. Dabei kann selbst eine
einfache Software das Leben deutlich erleichtern – ganz zu schweigen vom kompletten Outsourcing.
Bis zum Jahr 2003 verfügte der Reifenhersteller Michelin am Stammsitz in Karlsruhe über
eine Reisestelle mit drei Vollzeitmitarbeitern.
Die buchten nicht nur die Dienstreisen der
rund 700 Reisenden des Unternehmens in
Deutschland. Sie erledigten auch die Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter über die Personalsoftware, von der Belegerfassung bis zur
Auszahlung der Spesen.
Komplexe Anforderung. Doch vor fünf Jahren wurde die zentrale Reisestelle aufgelöst,
Dienstreisen werden nun von den Reisenden
selbst, von Sekretariaten oder dem Partner-Reisebüro gebucht. Und auch für die Abrechnung
musste damit eine neue Lösung gefunden werden. Für Michelin war klar, dass man die Reisekostenabrechnung möglichst mit Hilfe eines
professionellen Systems komplett outsourcen
wollte, wie Renate Häßler, Leiterin Plattform
Personaladministration, berichtet. Denn „in
steuerlichen Dingen selbst up to date zu blei-
ben, ist sehr aufwendig“, so Häßler. Gleichzeitig mussten die drei unterschiedlichen Prozesse im Unternehmen unter einen Hut gebracht
werden. Denn einerseits sollten die Mitarbeiter
in Karlsruhe ihre Belege möglichst selbst erfassen, andererseits aber auch einzelne Sekretariate zentral. Zudem arbeiten die Außendienstmitarbeiter mit einem eigenen Tool. Auch deren
Reisedaten müssen ins Reisekostenabrechnungssystem einfließen.
Wöchentlich abrechnen. Entschieden hat
sich Michelin für das System Travelline von
ADP. Die Abrechnung inklusive Überprüfung
der Belege erledigt komplett der Dienstleister,
nur die steuerrelevanten Daten werden ins Personalsystem übergeben. Ein weiterer Vorteil:
Die Reisekosten können nun wöchentlich
erstattet werden. Zuvor geschah dies nur einmal monatlich mit der Gehaltsabrechnung.
Und: Die Reisekostenabrechnung ist für Michelin heute kostengünstiger als früher. Renate
Häßler schätzt, dass ihr Unternehmen mit der
Umstellung umgerechnet „eine ganze Arbeitskraft“ einsparen kann.
Langer Weg. Einen langen Weg zu einer effizienten Abrechung musste indes der Automobilzulieferer Delphi zurücklegen: Im Jahr 1993
begann man, die manuellen Reisekostenabrechnungen über das Gehaltssystem zu erledigen. Das war aber unbefriedigend, da Verpflegungspauschalen oder Reisezeiten manuell
ermittelt werden mussten – was fehleranfällig
und aufwendig war. Zudem erfolgte die Auszahlung nur einmal im Monat mit dem Gehalt.
Weil dies für eine zeitnahe Erstattung zu selten
war, führte man eine 14-tägige Abschlagszahlung ein. Die ließ jedoch den Verwaltungsaufwand explodieren. Schließlich entschied sich
das Unternehmen dann für eine separate Reisekostenabrechnungssoftware. Die Wahl fiel
ebenfalls auf ADP. Mittlerweile hat Delphi die
gesamte Abrechnung ausgelagert.
••• Reisekosten-Software im Vergleich*
WORKFLOW
Unternehmen
Reisemitteleinkauf
online möglich
ADP
www.de.adp.com
nein
Concur
www.concur.de
ja
Hansalog
www.hansalog.de
nein
HR Works
www.hrworks.de
nein
I&K
www.iuk-software.de
nein
Inserv
www.inserv.info
nein
Lexware
www.lexware.de
1)
Datenübernahme
aus Reiseantrag
Konsolidierung
der Daten
Verfügbare Sprachen
Profil von Reisenden
selbst anlegen
ja
nein
D, EN, F
ja
ja
ja
mehr als 10 (darunter EN,
D, Schwed., Span., Ital., F)
ja
k. A.
nein
D, EN
ja
ja
ja
D, EN
ja
nein
nein
D, EN
ja
ja
ja
D, EN, F, Spanisch, Ital.,
Griech., Portugies., Nied.,
Dän., Schwed., Russ., Japan.,
ja
nein
nein
nein
D
ja
Numiga
www.numiga.de
nein
ja
nein
D, EN
nein
P+I
www.pi-ag.de
nein
nein
nein
D, EN, F, Nied., Span., Ital., Poln.,
Tschech., Ungar. + weitere
k. A.
SAP
www.sap.de
ja
ja
ja
mehrere
ja
Stratos
www.stratos-tms.de
nein
nein
nein
D
ja
2)
3)
6)
4)
7)
* Auswahl von Anbietern 1) Über IBE-Integration möglich, Stand 10.2008 mit Onesto und Cytric 2) in Planung 3) nur über hinterlegte E-Mail Adresse möglich
6) Über IBE-Integration, derzeit Cytric, E-Travel, Atlatos, demnächst auch Corporate World 7) über Kreditkartenimport
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Der Mobilitätsmanager 12.08
Reisekostenabrechnung
Online-Info www.albertakademie.de I www.datakontext.com
Trend Outsourcing. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich offenbar dafür, die Reisekostenabrechnung komplett nach draußen zu
geben. Zu den großen Komplettdienstleistern
hierzulande gehören ADP und Numiga. Auch
Hewlett Packard hat mit HP Services eine solche Dienstleistung aufgebaut. Numiga beispielsweise rechnet mit 75 Mitarbeitern jährlich
rund eine halbe Million Reisen hierzulande ab.
Der Dienstleister schätzt, dass im Schnitt rund
15 Prozent der Gesamtkosten einer Reise für
deren Abrechnung anfallen, von der Erfassung
über die Belegkontrolle bis zur Verbuchung
und Auszahlung der Spesen. Im Vergleich zur
Erledigung dieser Vorgänge im Unternehmen
könne ein spezialisierter Outsourcing-Dienstleister diese Leistungen etwa 50 Prozent günstiger erbringen, heißt es von Numiga.
Internationale Lösungen. Für international
orientierte Unternehmen ist eventuell interessant, dass das eingesetzte System im jeweiligen
Land verfügbar ist. Dazu muss einerseits eine
entsprechende Sprachversion existieren, andererseits müssen die jeweiligen Steuergesetze
abgebildet werden. Eine günstige Software wie
Lexware zum Beispiel ist nur in Deutsch verfügbar und daher eher für national ausgerichtete Unternehmen interessant. Die meisten Tools,
etwa HR Works, Hansalog, Numiga oder I & K
sind in Deutsch und Englisch verfügbar. Herausstechen die Systeme von Concur, Inserv und
P+I, die in bis zu zehn Sprachen verfügbar sind.
Inserv allerdings verfügt über keine eigene Software, sondern nutzt das Programm Mobile
Xpense, das in 28 Ländern präsent ist.
Besonderheiten. Je nach Branche müssen
auch Besonderheiten berücksichtigt werden.
Für Beamte beispielsweise gilt nicht das allgemeine Reisekostenrecht, sondern das Bundesreisekostengesetz. Ein Anbieter wie Stratos hat
dafür sogar zwei Produkte im Markt, Reiko
(öffentlicher Dienst) und Viatos (Privatwirtschaft). Auch ADP oder I & K sind im öffentlichen Dienst aktiv, Hansalog startet hier gerade.
Unterdessen hat jeder Anbieter seine eigenen
Stärken: Stratos etwa betont, dass man die Regelungen nach dem Montagetarifvertrag detailliert abbilden kann, bei Hansalog hat man auf
die berufliche Auswärtstätigkeit und einen
detaillierten Genehmigungsworkflow besonderen Wert gelegt, ADP baut auf sein Komplettangebot für unterschiedlichste Bedürfnisse.
Zukunft Online. Unterdessen läuft auch in der
Reisekostenabrechnung immer mehr online.
Bei Michelin etwa sollen in Zukunft die Mitarbeiter ihre Abrechnungen möglichst komplett
selbst online erfassen, schwebt beispielsweise
Renate Häßler vor.
Und für derartige Anforderungen haben sich
die Anbieter gerüstet. Hansalog etwa hat ein
Web-Modul programmiert, über das Mitarbeiter von überall ihre Reisekostenabrechnung
erstellen und in die Zentrale übertragen kön-
nen. Künftig sollen zur individuellen Abrechnung auch alle Reisedokumente gespeichert
werden, erklärt Hansalog-Manager Karl-Heinz
Zaum, so dass der Reisende über seine Abrechnung jederzeit Zugriff etwa auf die Flugzeiten,
seine Hotelbuchung oder die Mietwagenreservierung habe.
Andere Anbieter gehen bei der Verknüpfung
mit anderen Systemen bereits einen ganzen
Schritt weiter. Der US-Anbieter Concur bietet
seine Lösung ausschließlich online an und verfügt neben der Abrechnung auch über ein eigenes Buchungstool namens Cliqbook. So kann
mit der Buchung gleich auch die Abrechnung
angelegt werden – oder mit der Genehmigung
die Buchung. Die Systeme tauschen ihre Daten
problemlos aus. Ein Komplettpaket bietet auch
der deutsche Anbieter Corporate World.
Verschmelzung der Systeme. Eine zunehmende Verschmelzung von Reiseplanungs- und
Buchungssystemen (online wie offline) sowie
Kreditkartensystemen mit der Reisekostenabrechnungssoftware sieht auch Thomas Klug von
Numiga. Dies werde die Herausforderung der
kommenden Jahre sein, so Klug. Zudem muss
die Verknüpfung mit den ERP-Systemen des
Unternehmens sichergestellt werden, um eine
rechtssichere Archivierung der Belege zu gewährleisten. Die Vorteile liegen auf der Hand:
Verbesserte Transparenz und Controllingmöglichkeiten sowie eine größere Anwenderfreundlichkeit. •••
REISEKOSTENABRECHNUNG
Komplettes
Outsourcing
Digitale
Belegarchivierung
Kunden
1, 2, 3
ja
ja
BMW, Cap Gemini, Deutsche Bahn, Henkel, Landesbank Baden-Württemberg,
Michelin, Microsoft, WDR
3
ja
ja
Chubb USA, Texas Instruments, National Magazine, Cable & Wireless
1, 2, 3
ja
nein
Douglas, Innovex, Scholpp
1, 2, 3
nein
nein
Adecco, DKV, Gehring, Heine, Honda, Lexmark, Marc O’Polo,
McDonald’s, Mercury, Mitsubishi, Mexx, Seat, Skoda, Schiesser, Swarovski
2, 3
auf Anfrage
ja
3
ja
ja
Bank Julius Bär Deutschland AG, Billing & Loyalty Systems, Biotronik, EuroShell Card,
Fujitsu Microelectronics, HSH Nordbank, Kingston Technology, National Instruments,
UHU
2
nein
nein
MSD, Thyssen Group, Unicef Deutschland, RTL, Kabel Deutschland, Pfrimmer Nutricia,
Deutscher Caritas Verband, Lexmark, Gütermann
3
ja
ja
Deka Bank, Tui, Linde, Panasonic, Stadtwerke Hannover, VW, Thomson,
IVG, Airbus, Société Générale
1, 2, 3
ja
ja
Citroen, Panasonic, Bristol-Myers Squibb, Globus, Accor, Meyerwerft, Generali,
Deutsche Klassenlotterie, Klinikum Augsburg
1, 2, 3
über Partner
ja
Bertelsmann, Esprit, Messe Frankfurt, TÜV Nord, Osram, Porsche, Siemens, Daimler, VW,
Bosch, Deutsche Bank, Dr. Oetker, Roche Diagnostics, Schwarz Pharma, Aventis, T-Com
1, 2, 3
ja
nein
AOK Baden-Württemberg, Landesverwaltungen Brandenburg und MecklenburgVorpommern, Lexis Nexis Deutschland, Manz Automation, Südwestbank
5)
Total, Galeria Kaufhof, HDI, New Source, IST, Provinzial, Techniker Krankenkasse,
Varta, Arte, Stadtwerke Mainz, Dräger Medical, Nintendo, GE Money Bank,
Alstom, Falke, Behr, O2
Quelle: Angaben der Anbieter, DMM-Recherche
Miete (1), Kauf (2)
webbasiert (3)
4) begrenzt, keine umfangereiche Drill-Down Analyse mögl. 5) Archivierung nur außerhalb der Software mögl. (Barcode wird angedruckt)
www.dmm.travel
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