BASwARE E-InVOICE 100 % ELEKTROnISCHER
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BASwARE E-InVOICE 100 % ELEKTROnISCHER
Basware e-Invoice 100 % ELEKTRONISCHER RECHNUNGSEMPFANG Signifikante Einsparungen und bessere Verwaltung des Umlaufkapitals Möchte sich Ihr Unternehmen von Papierrechnungen und den damit verbundenen Fehlern, Kosten und dem Zeitaufwand verabschieden? Basware e-Invoice löst nicht nur die Probleme, die durch Papierrechnungen entstehen, es ermöglicht auch eine noch nie dagewesene Transparenz und Kontrolle Ihrer Geldmittel, Ausgaben und des Umlaufkapitals und ist der erste Schritt hin zu einem vollständig automatisierten Workflow. Die Vorteile von e-Invoicing sind beeindruckend. Kreditorenbuchhaltungen, die e-Invoicing einführen, erzielen enorme Einsparungen, eine größere Transparenz der Finanzen und mehr Kontrolle von Cashflow und Umlaufkapital. Effizienzsteigerungen ermöglichen eine Senkung der administrativen Kosten um bis zu 90 %. Und das sind nur einige der Vorteile. Mit der Unterstützung von Basware können Sie sich diese Vorteile zunutze machen – schnell, einfach und kostengünstig. Basware e-Invoice löst nicht nur Ihre Probleme in Bezug auf Papierrechnungen, sondern bringt Sie auf den Weg zu einem vollständig automatisierten Rechnungsworkflow. Unsere langjährige Erfahrung mit innovativen B2BFinanzprozessen ermöglichte uns die Entwicklung einer e-Invoicing-Lösung mit hoher Funktionalität, die dennoch einfach zu implementieren ist. Basware e-Invoice erfüllt die Anforderungen aller Unternehmen, unabhängig von der Größe und Komplexität ihrer Rechnungsprozesse. Mit Basware e-Invoice genießen Sie ab sofort alle Vorteile des e-Invoicing. Die Flexibilität der Anwendung erlaubt es Unternehmen, die Rechnungen exakt nach ihren Anforderungen zu empfangen. Darüber hinaus bieten wir einen Aktivierungsservice, der Ihre Lieferanten schnell anbindet. Mit Unterstützung des Basware Commerce Network – dem weltweit größten offenen B2B-Transaktionsnetzwerk – können Sie e-Invoices einfach, kostengünstig und sicher von Geschäftspartnern auf der ganzen Welt empfangen. Von Anfang an 100 % e-Invoices erhalten Stellen Sie sich vor, abhanden gekommene Rechnungen, verspätete Zahlungen und lange Rechnungsbearbeitungszyklen gehören der Vergangenheit an. Wir verstehen, wie zeitaufwendig und kostenintensiv die Rechnungsbearbeitung sein kann. Deshalb machen wir sie so einfach und kosteneffizient wie möglich. Damit Sie die Vorteile des e-Invoicing voll ausschöpfen können. Tatsächlich ist es so einfach, dass Sie sofort von Papierrechnungen auf 100 % e-Invoices umsteigen können. Unabhängig vom Rechnungsformat Ihrer Lieferanten können Sie alle Rechnungen als e-Invoices direkt in Ihr Bearbeitungssystem empfangen. Wir scannen die Papierrechnungen, erfassen und überprüfen die Daten, damit Sie sie als e-Invoices bearbeiten können. E-Invoices direkt in Ihr Rechnungsbearbeitungssystem empfangen Wir senden die e-Invoices sicher über das Basware Commerce Network direkt an Ihr Rechnungsbearbeitungssystem. Wir kümmern uns um die Datenüberprüfung, Formatkonvertierungen, rechtlichen Bestimmungen und, falls nötig, die digitale Signaturprüfung. Ihre Lieferanten haben eine Reihe an Möglichkeiten für den Versand von e-Invoices: direkt aus ihrem Abrechnungssystem über das Basware Commerce Network, per E-Mail, Virtual Printer oder über unser Supplier Portal. Wir liefern Ihnen alle e-Invoices in dem von Ihnen bevorzugten Format. Unabhängig davon, wie Ihre Lieferanten die Rechnungen versenden und wie Sie sie empfangen, garantiert unser Service eine sichere Beförderung. Was ist eine e-Invoice? Eine Rechnung, die elektronisch versendet und/oder empfangen und zur automatisierten Rechnungsbearbeitung verwendet wird. Sie enthält immer die Rechnungsdaten und ein Rechnungsbild und ist ein offizielles Dokument. Es handelt sich dabei nicht nur um eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, eine gescannte Papierrechnung, eine gefaxte Rechnung oder eine EDI- oder XML-Datei. Vorteile von e-Invoices Steigert Transparenz und Kontrolle des Cashflow, Umlaufkapital-Management Verbessert Prognosen Senkt administrative Kosten um bis zu 90 % Unterstützt bei der Vermeidung von Zuschlägen für Zahlungsverzögerungen und der Ausnutzung von Skonti Steigert Produktivität, senkt Fehler Verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten Verringert den CO2-Ausstoß Basware Supplier Portal Archivierung Das Supplier Portal ermöglicht Lieferanten eine schnelle und einfache Kommunikation mit ihren Kunden und den Versand von e-Invoices. Das Portal ist über das Internet verfügbar und beschleunigt Transaktionen, erhöht die Qualität der Rechnungsdaten und erlaubt die Nachverfolgung von Rechnungen in Echtzeit. Das Supplier Portal kann auch zur Übermittlung von Bestellmitteilungen, wie elektronischen Bestellungen, genutzt werden. Unser Basware e-Invoice Archiv speichert Ihre e-Invoices in einem Online-Archiv, das die Auflagen der Finanzämter erfüllt. Jede e-Invoice, die Sie erhalten, wird automatisch an das Archiv gesendet, zu dem Sie über ein leistungsstarkes und einfach zu bedienendes Webtool einen schnellen Zugang, Suchmöglichkeiten und Protokolle erhalten. Basware Scan & Capture Basware bietet einen vollständig ausgelagerten Scan & Capture-Service zur Konvertierung von Papierrechnungen in elektronische. Dies beinhaltet den gesamten Prozess vom Rechnungseingang in Papierform, der Entnahme und Überprüfung der Daten und die Zustellung in elektronischer Form. Basware Scan & Capture verbessert die Rechnungsqualität und Effizienz und senkt Kosten. Zudem muss weder Personal noch Scanning-Equipment bereitgestellt werden. Basware CloudScan CloudScan stellt eine weitere Möglichkeit zur Umwandlung von Papierrechnungen in e-Invoices dar. Es ist ideal für Unternehmen, die nur hin und wieder Papierrechnungen bekommen oder für die ein zentralisiertes Scannen durch eine dezentrale Organisation schwierig ist. Bei diesem CloudService werden die Papierrechnungen direkt an das Unternehmen geschickt, intern gescannt, und dann an Basware zur Datenübernahme und Prüfung weitergeleitet. Lieferantenaktivierung Die Lieferantenaktivierung senkt Ihre Kosten und hilft Ihnen dabei, so viele e-Invoices wie möglich zu erhalten. Unser Ansatz „ab sofort 100 % e-Invoices“ garantiert eine sinkende Kostenstruktur für den Rechnungseingang. Überwachung und Sicherheit Um eine reibungslose Zustellung der Rechnungen sicherzustellen, überwachen wir unsere Hardund Software und die Telekommunikationsverbindungen rund um die Uhr. Der gesamte Rechnungsverkehr wird mit Hilfe einer dedizierten VPN-Verbindung über unser sicheres Netzwerk authentifiziert und verschlüsselt, und alle Dateien im Transit werden für drei Monate gespeichert. Außerdem bieten wir Sendern und Empfängern einen Online-Zugriff auf unsere Basware Transactions Service Plattform, um den aktuellen Rechnungsstatus einzusehen und auf Fehlermeldungen zu reagieren. Basware Commerce Network Das Basware Commerce Network ist interoperabel und gestattet Unternehmen den einfachen und kostengünstigen Austausch von e-Invoices mit ihren Handelspartnern weltweit – alles über eine einzige Verbindung. Es ersetzt kostspielige und limitierte geschlossene Netzwerke und bietet Unternehmen eine höhere Effizienz, Transparenz und weitere Vorteile des e-Invoicing. Dieses größte offene Netzwerk seiner Art umfasst derzeit mehr als 160 e-InvoiceAnbieter und verbindet tausende Unternehmen weltweit. Rechnungsstatusverfolgung Mit unserem Service können Sie Ihren Lieferanten Einsicht in Ihre Kreditorenprozesse gewähren und dadurch Anfragen über den Rechnungsbearbeitungsstatus vermeiden. Die Nachverfolgung kann in jedes Rechnungsbearbeitungs-/ERP-System, das Rechnungsstatusinformationen außerhalb des Systems erzeugen kann, integriert werden. Rechnungen werden wie gehabt mit Ihrer Software bearbeitet und Lieferanten können den Rechnungsbearbeitungsstatus im Basware Portal einsehen. Warum Basware e-Invoice? Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie die Vorteile eines erstklassigen e-Invoicing sofort nutzen. Sie können ab sofort alle Rechnungen als e-Invoices empfangen. Die Lösung wurde für sehr komplexe Anforderungen entwickelt, ist aber dennoch sehr einfach zu handhaben. Wir bieten Ihren Lieferanten eine Anzahl verschiedener Möglichkeiten zum Versand von e-Invoices. Sie müssen kein bestehendes Softwaresystem und keine Prozesse verändern – wir kümmern uns um die Details. Die Übermittlung jeder Rechnung ist sicher und garantiert. Wir aktivieren Ihre Lieferanten für Sie. Basiert auf unseren Erfahrungen und Best Practices aus Millionen von Transaktion weltweit. Wird gestützt vom Basware Commerce Network, wodurch e-Invoices schnell, einfach und günstig weltweit versendet werden können. Wichtigste Features: Jeder-zu-Jedem-Verbindung (1:n) E-Invoice-Überprüfung Dokumentenweiterleitung Formatkonvertierungen Umsatzsteuer-Compliance Transaktionssicherheit & Überwachung rund um die Uhr Digitale Signatur-Prüfung Elektronische Archivierung Lieferantenaktivierung Basware bietet Purchase-to-Pay und e-Invoicing Lösungen für Unternehmen jeder Größe an. Damit lassen sich Finanzprozesse flexibel steuern und automatisieren, vom Einkauf bis zur Rechnungsbearbeitung. Das schließt sowohl die Debitorenund Kreditorenbuchhaltung als auch den indirekten Einkauf mit ein. Die abteilungs- und unternehmensübergreifenden Prozesse sorgen für einen transparenten Cash-Flow und eine enge Verzahnung von Lieferanten und Kunden. Mit dem offenen Basware Commerce Network haben Kunden und Lieferanten eine Plattform zur Verfügung, über die sie neben elektronischen Rechnungen sämtliche für den Finanz- oder Rechnungsprozess relevante Dokumente austauschen können. Es verbindet Millionen Nutzer in etwa 900.000 Unternehmen in über 100 Ländern – in der Summe wickeln sie 50 Millionen Finanztransaktionen jährlich ab. Dank der umfangreichen Branchen- und Prozesskenntnisse ist Basware ein leistungsfähiger Berater in diversen Industriezweigen. Das Unternehmen stellt seine Lösungen sowohl klassisch lizenzbasiert als auch in Cloud-basierten Modellen zur Verfügung. Basware GmbH | Neumarkter Straße 28 | 81673 München, Deutschland | Tel. +49 89 3750505 0 | Fax +49 89 3750505 30 www.basware.de © Copyright 2013 Basware Corporation