Preservación de documentos digitales

La humanidad tiene experiencia de dos
mil años en la preservación del papel
manuscrito y de doscientos años en la
preservación del papel hecho por
máquinas, pero no tiene experiencia en
la preservación de documentos digitales
Howell (2000)
Sociedad sin Memoria
Considerando que el patrimonio archivístico
digital se encuentra en peligro de desaparición
y de la falta de confiabilidad, y que su
preservación en beneficio de las generaciones
actuales y futuras es una preocupación urgente
en el mundo entero.
Carta para la Preservación del Patrimonio
Del Archivo Digital Preservar para garantizar el acceso
CONARQ/CTDE (2004)
“Among the archival material from Salman
Rushdie currently on display at Emory
University in Atlanta are inked book covers,
handwritten journals and four Apple
computers (one ruined by a spilled Coke). The
18 gigabytes of data they contain seemed to
promise future biographers and literary
scholars a digital wonderland: comprehensive,
organized and searchable files, quickly
accessible with a few clicks…”
(NYT, 16/03/2010 >>)
“…But like most Rushdian paradises, this digital
idyll has its own set of problems. As research
libraries and archives are discovering, ‘borndigital’ materials — those initially created in
electronic form — are much more complicated
and costly to preserve than anticipated…”
(NYT, 16/03/2010 >>)
“… Electronically produced drafts, correspondence
and editorial comments, sweated over by
contemporary poets, novelists and nonfiction
authors, are ultimately just a series of digits — 0’s
and 1’s — written on floppy disks, CDs and hard
drives, all of which degrade much faster than oldfashioned acid-free paper. Even if those storage
media do survive, the relentless march of technology
can mean that the older equipment and software
that can make sense of all those 0’s and 1’s simply
don’t exist anymore.”
(NYT, 16/03/2010 >>)
(Todos los logos son propiedad de sus respectivos dueños)
Eso, por supuesto, sin contar el
problema de cómo almacenar y
catalogar correctamente todos los
componentes del acervo (el
hardware, el software, los archivos,
y el soporte físico mismo)
Debilidades:
Pérdida de acervos a lo largo del tiempo
Orientaciones:
- Crear un equipo multidisciplinario para el
establecimiento de una política de preservación
- Establecer una política de preservación
- Preparar infra-estructura
- Implementar la política de preservación
- Revisar y adaptar periódicamente la política
Debilidades:
Obsolescencia del hardware
Dependencia tecnológica del fabricante
Orientaciones:
- Mantener compatibilidad del hardware con las
diversas tecnologías y proveedores de la actualidad
- Verificar la estabilidad de la tecnología utilizada en
el hardware
- Verificar la especificidad del hardware en
relación al objeto digital
Debilidades:
Obsolescencia del software
Dependencia tecnológica del fabricante
Orientaciones:
- Utilizar estándares abiertos
- Permitir el acceso por diversos programas (software)
- Verificar la estabilidad de la tecnología
- Verificar la especificidad del formato con relación al
objeto digital
- Garantizar la forma de presentación
Debilidades:
Sistema gerenciador puede dejar de funcionar
Vencimiento de la licencia de uso o mantenimiento
Orientaciones:
- Mantener una estructura de directorios conocida y
con posibilidad de acceso independiente
- Mantener una organización y nomenclatura conocida
y con posibilidad de acceso independiente
- Mantener los formatos conocidos
Debilidades:
Obsolescencia del formato
Obsolescencia del soporte
Perdida de confiabilidad en el soporte
Orientaciones:
Poseer herramientas de migración (formato y soporte)
Establecer rutinas de rejuvenecimiento y/o migración,
teniendo como base:
Verificación de la confiabilidad del soporte
Verificación de la obsolescencia del software
Verificación de la obsolescencia del hardware
Debilidades:
Catástrofe con el acervo
Orientaciones:
- Mantener copias de seguridad y/o backup en
edificios físicamente separados y de preferencia
distantes
- Utilizar salas cofre si fuera posible
Debilidades:
Degradación del soporte
Daño físico por problemas de fabricación y manipulación
Orientaciones:
- Definir la vida útil de los diversos soportes
- Establecer una tabla de confiabilidad para el tiempo
de uso y almacenamiento de los diversos tipos de
soportes utilizados
- Implementar rutinas de verificación del tiempo de
uso y almacenamiento de los soportes
- Definir el ambiente de almacenamiento
Debilidades:
Daños en los equipos
Daños en los soportes de almacenamiento
Orientaciones:
- Establecer una política de backup y/o copia de
seguridad
Debilidades:
Sobrecarga de los depósitos digitales
Sobrecarga en el sistema gerenciador
Orientaciones:
- Establecer Tablas de Temporalidad
- Evaluar el acervo digital
Eliminar (basura digital)
Preservar el acervo digital
Debilidades:
Pérdida de datos o informaciones
Pérdida de estructura del acervo
Adulteración
Pérdida del acervo
Pérdida del contexto histórico
Pérdida del histórico de producción y elementos
Pérdida de metadatos
Orientaciones:
- Establecer caminos de auditoría
- Controlar acceso
- Exponer lo mínimo posible el acervo digital
- Mantener metadatos de preservación
Tenemos mucho más por discutir sobre el
documento digital antes de llegar a cualquier
fórmula o resultado, pero es intimidante
imaginar que mientras discutimos, muchos
documentos han sido y están siendo perdidos.
Innarelli (2003)
Verificar compatibilidade do
hardware com as diversas
tecnologias
Passo 01
Não
Formação de equipe
multidisciplinar/
interdisciplinar
Não
Retorna ao passo 01
Verificar a obsolescência do
hardware
Passo 04
Passo 05
Passo 03
hardware
obsoleto ?
Sim
Revisão e adaptação
periódica
Passo 02
hardware
estável ?
Não
Implantação da política
Passo 03
Verificar a estabilidade da
tecnologia utilizada no
hardware
Sim
Retorna ao passo 02
Preparação da infraestrutura e ambiente
Passo 02
hardware
compatível ?
Sim
Elaboração da política de
preservação digital
Passo 01
Providenciar migração do
hadware
Passo 04
Não
Verificar a possibilidade de
uso de padrões abertos
Permitir o acesso por
diversos softwares
disponíveis no mercado
Passo 01
Passo 02
Sistema gerenciador
Dados de banco
de dados
Depósito digital independente
Verificar a estabilidade da
tecnologia utilizada no
software
Passo 03
Links referenciais
Retorna ao passo 01
Sim
Não
é possível ?
software
estável ?
Conversor de dados de
banco de dados em
estrutura de dados aberta
Dados de banco
convertidos
Dados de banco de dados
em estrutura de dados de
codificação aberta
Arquivos com dados de
banco convertidos
Sim
Não
Verificar obsolescência do
software
Servidor(es) do(s)
depósito(os) digital(is)
Passo 04
software
obsoleto ?
Sim
Providenciar migração do
software
Passo 05
Links
referenciais
Estrutura de diretórios
conhecida e organizada da
documentação digital
Selecionar o suporte de
preservação
Local físico 01
Selecionar formatos de
preservação
Local físico 02
Depósito
digital 01
Depósito digital
formato
obsoleto ?
Não
Verificar obsolescência do
formato
Depósito
digital 02
Sim
Bases de
dados
Providenciar migração do
formato
Cópias de
segurança dos
pepósitos digitais
Política de
contingência
Transferência
periódica das
cópias de
segurança e
backup’s
Cofre de seguraça
para armazenamento
dos suportes de
backup
Verificar obsolescência do
suporte
suporte
confiável ?
suporte
obsoleto ?
Sim
Não
Providenciar migração do
suporte
Não
Verificar confiabilidade do
suporte
Não
Sim
Sistemas
Informatizados
Recuperar depósitos
digitais
Sim
Aciomamento da
contingência ?
Definir uma previsão de
vida útil por suporte
utilizado
Passo 01
Estabelecer uma tabela de
confiabilidade para o tempo
de uso e armazenamento
Passo 02
Elaborar e implementar
uma política de backup
Equipe responsável
Armazenar o suporte em
ambiente adequado
Passo 03
Implementar de rotinas de
verificação do tempo de uso
e armazenamento
Passo 04
Acervo digital
Normas e procedimentos
sim
Conscientização do usuário
Suporte
confiável ?
não
Implementação
Proceder migração ou
rejuvenescimento do
suporte
Passo 05
Revisão periódica
Estabelecer critérios e
selecionar ferramentas de
garantia da autenticidade
Trilha de auditoria
Preservar
Verificação do acesso
Verificação de alteração
Depósito
digital 01
Depósito
digital 02
Verificação de exclusão
Avaliação:
Bases de
dados
Verificação de visualização
Tabela de
Temporalidade
eliminar ou
preservar ?
Verificação de trâmite
Eliminar
Eliminação
Verificação de migrações
Preservação
Sistemas
Informatizados
Outros
Proceder destruição do
documento, informação,
dados etc.
Controle de acesso
Metadados de preservação
Exposição mínima do
documento digital
Ferramentas de migração
Libro de 1770 (Toinoulps, deviantART), Disquette Anverso (Gateway Technical College), Floppy Disk Pen
Holder (Geeksugar), Floppy Disk Notebook (designboom), Portavasos y cartera (QueNerd 2.0, CC:BY-NCND), Disquette Reverso (ThomsonLocal Marketing News), Disquette quebrado (Fotosearch, RF libre de
derechos) Daños a medios digitales, tarjeta perforadas (Innarelli, CIRI 2009), Salman Rushdie (New York
Times), Diagrama de hardware (CC:SA), Cinta magnética (Daniel P.B. Smith, CC:BY-SA), Floppies (DP1),
Sistema de almacenamiento holográfico (Royal Society of Chemistry), Captura de WordPerfect 5.1
(Derechos reservados, capturada por Ozzmosis; constituye un uso justo porque es una identificación de un
software, porque no hay una alternativa gratuita del ejemplo, y porque su uso es educativo y sin fines de
lucro), Unidad de 5¼ (Dave y Angela Watkins, WatWare), Caricaturas “Memoria” y “Archivos” (Dosis Diarias
de Alberto Montt, CC:BY-NC-ND), Fondo de piedra (CoolBackground@Blogspot), Política de preservación
(Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda), Esquema de preservación (Library and Archives Canada),
Macintosh Plus (Rama, CC:BY-SA), Zip Disk (DP1), Logos de Adobe Photoshop 3.0 y Lotus 123 (PCMagazine),
Estructura de archivos Petrolog (Petrolog), Estructura de archivos Unix (Arun Anjay Anantha Padmanabhan),
LP “A Hard Day’s Night” (Joerg Boettcher), Cassette Beatles (asd429, eBay.uk), CD Beatles Rock Band
(CoverGalaxy), iPod con Yellow Submarine (Rolling Stone), Quema de la Biblioteca de Alejandría (Michael
Rosemblum), Quema de libros en la Segunda Guerra Mundial (US National Archives), Computadora Rota
(Gizmodo), Disco duro horneado (secumem, CC:BY-SA), Backup Chart (Smith College), Full server backup
(TechNet), Firma con milímetros (Dino-Lite Digital Microscope), Librero antiguo (DP1 : Proyecto Gutemberg)
Tarjeta de Hardware (DP1), Ceros y unos (PC1News), Error 404 en el browser Camino (KEK, CC:BY-SA),
Diagramas Visio para cada mandamiento (Humberto Innarelli, 2009)
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