FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC FLORIANÓPOLIS CURSO
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FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC FLORIANÓPOLIS CURSO
FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC FLORIANÓPOLIS CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS FELIPE FLORES DA SILVA HUDSON DE SOUSA JOSÉ NARDELIO DE ABREU FILHO SOLANGE SONAGLIO DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA SAJ/ADV Florianópolis 2012 I FELIPE FLORES DA SILVA HUDSON DE SOUSA JOSÉ NARDELIO DE ABREU FILHO SOLANGE SONAGLIO DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA SAJ/ADV Projeto Integrador de Curso de PósGraduação apresentado à banca examinadora da Faculdade de Tecnologia Senac Florianópolis como requisito parcial para a obtenção do título de Especialista em Gerenciamento de Projetos. Orientador: Prof. Helio A. Ferenhof, M. Eng, MBA, PMP Florianópolis 2012 II FELIPE FLORES DA SILVA HUDSON DE SOUSA JOSÉ NARDELIO DE ABREU FILHO SOLANGE SONAGLIO DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA SAJ/ADV Projeto Integrador aprovado como requisito parcial para obtenção do grau de especialista, no curso de Pós-Graduação Lato Sensu de Gerenciamento de Projetos na Faculdade de Tecnologia Senac de Florianópolis. Comissão Avaliadora Docente da Disciplina Integradora: Prof. Dr. Paulo Roberto Ramos, PMP Docente Orientador: Prof. Helio A. Ferenhof, M. Eng, MBA, PMP Docente da Disciplina Técnicas de Pesquisa: Prof. Msc. Eli Lopes da Silva Florianópolis 2012 III Dedicamos este trabalho à empresa Softplan Planejamento de Sistemas, patrocinadora da nossa ideia. IV AGRADECIMENTOS Agradecemos aos nossos familiares pela paciência e apoio nas ausências necessárias para conclusão deste projeto. Aos professores que contribuíram para a construção do nosso conhecimento nas diversas áreas estudadas ao longo do curso. Ao professor Helio A. Ferenhof pela orientação e a disponibilidade. À Softplan empresa foco do nosso estudo. V “Em todas as coisas o sucesso depende de uma preparação prévia, e sem tal preparação o falhanço é certo”. Confúcio VI RESUMO No presente trabalho será abordado o guia PMBOK® com as técnicas de gerenciamento de projetos e as boas práticas utilizadas no cotidiano das corporações abordando as nove áreas de conhecimento do guia. O presente trabalho é desenvolvido com a utilização do método dedutivo que consiste em uma pesquisa a partir de uma premissa geral, para ao final obter a informação desejada, comparando diferentes opiniões para a conclusão do assunto estudado. Não será de menor importância a aplicação prática que também será avaliada. Durante muito tempo escritórios de advocacia buscam soluções para atender às crescentes demandas de seus clientes e a organização interna do escritório com o objetivo de alcançar a eficiência das operações, ou seja, produzir mais trabalho com menos esforço. Essa eficiência, indiretamente resulta em atendimento aos princípios basilares dos processos judiciais que estão elencados na Constituição da República Federativa do Brasil, dentre eles o princípio da Economia Processual, do Devido Processo Legal e da Razoável Duração do Processo, conhecido também como o Princípio da Celeridade. Assim, o presente trabalho objetiva demonstrar o planejamento do desenvolvimento de um sistema para a automação dos trabalhos em um escritório de advocacia, desde o cadastro do cliente até o acompanhamento das movimentações processuais. Para isso todo o trabalho será projetizado baseado no guia PMBOK® desde a fase da sua concepção até o monitoramento e controle do projeto. Este estudo apresentará a efetiva relevância do uso do guia PMBOK® nos dias de hoje nas corporações, como um meio de organização e de efetivação do gerenciamento de projetos e dos caminhos que garantam a sua perfeita execução. No primeiro capítulo serão apresentados os objetivos do presente trabalho acadêmico, a justificativa e a fundamentação teórica baseada em autores com nomes de peso em gerenciamento de projetos e também com abordagens do guia PMBOK®. No segundo capítulo tratar-se-á do desenvolvimento do projeto, onde se tem o termo de abertura do projeto assinado pelo patrocinador com as responsabilidades, autoridades, objetivos, premissas, restrições principais fases e investimento do projeto. Ainda nesse capítulo contém a análise do ambiente do projeto que é o documento que apresenta a as condições em que o projeto será executado, apresentando os agentes internos e externos que estarão envolvidos com o projeto. O terceiro capítulo contém detalhes mais específicos sobre o projeto com detalhes sobre o escopo, o produto final, os riscos que podem ameaçar ou impulsionar a execução do projeto, os recursos chaves que apoiarão a execução, requisitos e especificações contratuais, os critérios de aceitação, custos envolvidos, a análise da viabilidade financeira do projeto para mensuração do patrocinador. Tarefas e responsabilidades, cronograma e os indicadores de desempenho do projeto também serão discutidos. Por fim, o quarto capítulo terá como objeto a análise das áreas do Guia PMBOK® com maior relevância para o trabalho em questão, bem como a análise da aplicabilidade das áreas no presente trabalho. Palavras-chave: Desenvolvimento de sistema. Software Jurídico. Escritório de Advocacia. VII ABSTRACT This study will address the PMBOK® Guide with the Project Management techniques and practices used in everyday corporations approaching the nine knowledge areas of the guide. This study work is developed using the deductive method which consists of a survey from a general premise, to the end to get the desired information, comparing different opinions for completion of the subject studied. There will be minor practical application that will also be assessed. The deductive method is applied in this research. This method consists on a survey which starts with a general premise and, by comparing different opinions about the matter; at the end it is possible to reach the desired information. Its practical application, which is of the same importance, will also be evaluated. Since long has law firms been seeking for solutions to meet the growing demands of their customers and internal organization of the office with the goal of achieving operational efficiency, i.e., provide more work with less effort. This efficiency, indirectly results in compliance with basic principles of the judicial processes that are listed in the Constitution of the Federative Republic of Brazil, including the principle of procedural economy, the Due Process and Average Length of Procedure, also known as the Principle of Celerity. Thus, the aim of this study is to demonstrate a system develop planning for work automation in a law firm, since the client registration to the procedural move monitoring. Therefore, work, from the stage of conception to the monitoring and control of the project, will be developed based on PMBOK® Guide. This study will present the importance of effective use of the PMBOK® Guide today in corporations as means of organization and effectiveness of project management and ways to ensure its perfect execution. The first chapter will present the goals of this academic work, the theoretical foundation and justification according to experts in project management approaches and also with the PMBOK® Guide. The second chapter will deal with the development of the project, which includes the charter signed by the project sponsor, with the defined responsibilities, authorities, objectives, assumptions, constraints and key stages of the project investment. Although, this chapter contains the analysis of the project environment, which is the document that shows the conditions under which the project will be executed, showing the internal and external actors who will be involved with the project. The third chapter contains more specific details about the project with specificities about the scope, the final product, the risks that may threaten or push forward the implementation of the project, key resources that support the implementation, requirements and contractual specifications, acceptance criteria, costs involved, the analysis of the financial viability of the project to measure the sponsor. Tasks and responsibilities, schedule, and performance indicators of the project will also be discussed. Finally, the fourth chapter aims to analyze the PMBOK® Guide areas which are of greatest relevance to the presented work, as well as an analysis of the applicability of the areas in this study. Keywords: Development System. Legal Software. Law Office. VIII LISTA DE QUADROS QUADRO 1 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO ................................................ 19 QUADRO 2 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DO ESCOPO ........................................................ 19 QUADRO 3 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DO TEMPO .......................................................... 20 QUADRO 4 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DE CUSTOS ......................................................... 20 QUADRO 5 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DA QUALIDADE .................................................. 20 QUADRO 6 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS .................................... 21 QUADRO 7 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES ......................................... 21 QUADRO 8 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DE RISCOS .......................................................... 21 QUADRO 9 - PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES ................................................ 22 QUADRO 10 - PRINCIPAIS FASES DO PROJETO............................................................................. 27 QUADRO 11 - RISCOS E RESPOSTAS PLANEJADAS ....................................................................... 28 QUADRO 12 - RECURSOS HUMANOS DO PROJETO ....................................................................... 30 QUADRO 13 - FASES DEFINIDAS PARA O PROJETO ...................................................................... 31 QUADRO 14 - REVISÕES FORMAIS .............................................................................................. 32 QUADRO 15 - RESPONSABILIDADES ........................................................................................... 37 IX LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 - ANÁLISE DE AMBIENTE DO PROJETO ........................................................................ 26 FIGURA 2 - CUSTO POR FASE DO PROJETO .................................................................................. 33 FIGURA 3 - EAP SAJ/ADV ....................................................................................................... 34 FIGURA 4 - EAP DETALHADA DOS NÍVEIS "INICIAÇÃO" E "PLANEJAMENTO" ............................. 34 FIGURA 5 - EAP DETALHADA DO NÍVEL "EXECUÇÃO" ............................................................... 35 FIGURA 6 - EAP DETALHADA DO NÍVEL "ENCERRAMENTO" ...................................................... 35 FIGURA 7 - CRONOGRAMA DO PROJETO ..................................................................................... 39 FIGURA 8 - CRONOGRAMA DO PROJETO - INICIAÇÃO ................................................................. 39 FIGURA 9 - CRONOGRAMA DO PROJETO - PLANEJAMENTO ......................................................... 40 FIGURA 10 - CRONOGRAMA DO PROJETO – EXECUÇÃO - MACRO ............................................... 40 FIGURA 11 - MARCOS DE CONTROLE ETAPA DE PLANEJAMENTO E SUBETAPA DE MODELAGEM . 41 FIGURA 12 - MARCOS DE CONTROLE SUBETAPA DE IMPLEMENTAÇÃO E TESTES ........................ 42 FIGURA 13 - MARCOS DE CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO E ETAPA DE ENCERRAMENTO ........... 42 X SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................... 13 1.1 APRESENTAÇÃO ......................................................................................................... 13 1.2 OBJETIVOS .................................................................................................................... 14 1.2.1 Objetivo geral ........................................................................................................... 14 1.2.2 Objetivos específicos ................................................................................................ 14 1.3 JUSTIFICATIVA ............................................................................................................ 14 1.4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .................................................................................. 15 1.5 METODOLOGIA ........................................................................................................... 22 1.6 OBJETO DE ESTUDO ................................................................................................... 23 2 DESENVOLVIMENTO........................................................................................................ 25 2.1 INICIACAO DO PROJETO ............................................................................................ 25 2.1.1 Termo de abertura do projeto.................................................................................... 25 2.1.2 Análise do ambiente do projeto ................................................................................ 25 3 PLANEJAMENTO DO PROJETO ....................................................................................... 27 3.1 PLANO DO PROJETO ................................................................................................... 27 3.1.1 Escopo ....................................................................................................................... 27 3.1.2 Fases ou etapas .......................................................................................................... 27 3.1.3 Produtos .................................................................................................................... 28 3.1.4 Premissas .................................................................................................................. 28 3.1.5 Riscos e respostas planejadas ................................................................................... 28 3.1.6 Recursos chave para o projeto .................................................................................. 29 3.1.7 Restrições .................................................................................................................. 30 3.1.8 Projetos inter-relacionados........................................................................................ 30 3.1.9 Requisitos e especificações contratuais .................................................................... 31 3.1.10 Critérios de aceitação do projeto ............................................................................ 31 3.1.11 Assinaturas/aprovações ........................................................................................... 31 3.1.12 Revisões formais previstas...................................................................................... 32 3.1.13 Custos...................................................................................................................... 32 3.1.14 Análise de viabilidade econômico-financeira ......................................................... 33 3.1.15 Tarefas programadas ............................................................................................... 33 XI 3.1.16 Matriz tarefa x responsabilidade ............................................................................. 36 3.1.17 Cronograma ............................................................................................................ 39 3.1.18 Principais marcos de controle ................................................................................. 40 3.1.19 Indicadores de desempenho e metas ....................................................................... 43 4 GERENCIAMENTO DO PROJETO .................................................................................... 45 4.1 GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO ............................................. 45 4.2 GERENCIAMENTO DO ESCOPO ................................................................................ 46 4.3 GERENCIAMENTO DO TEMPO .................................................................................. 47 4.4 GERENCIAMENTO DO CUSTO .................................................................................. 47 4.5 GERENCIAMENTO DA QUALIDADE ........................................................................ 47 4.6 GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS ................................................... 48 4.7 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES ............................................................. 48 4.8 GERENCIAMENTO DOS RISCOS ............................................................................... 49 4.9 GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES ..................................................................... 49 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................ 51 REFERÊNCIAS ....................................................................................................................... 53 APÊNDICE A - TERMO DE ABERTURA DO PROJETO ................................................... 55 APÊNDICE B - ANÁLISE DE VIABILIDADE FINANCEIRA ............................................ 58 APÊNDICE C - PLANO INTEGRADO DE MUDANÇAS ................................................... 71 APÊNDICE D - DOCUMENTO DE REQUISITOS ............................................................... 73 APÊNDICE E - DECLARAÇÃO DE ESCOPO.................................................................... 102 APÊNDICE F - DICIONÁRIO DA EAP ............................................................................... 107 APÊNDICE G - PLANO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO ......................................... 119 APÊNDICE H – PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS ....................................... 131 A ESTIMATIVA DE CUSTO POR TAREFA ESTÁ DETALHADA ABAIXO: ................ 135 APÊNDICE I - PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE ................................ 155 APÊNDICE J - PLANO DE GERENCIAMENTO DE RH................................................... 160 APÊNDICE K - PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES .................... 177 APÊNDICE L - PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS ......................................... 184 XII APÊNDICE M - PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES ............................ 193 13 1 INTRODUÇÃO Após uma breve apresentação do trabalho, os seus objetivos são apresentados, assim como a justificativa para o seu desenvolvimento. Além disso, é apresentada uma fundamentação teórica para o projeto, a metodologia utilizada no desenvolvimento e o objeto de estudo. 1.1 APRESENTAÇÃO Tem-se observado e comentado durante muito tempo a morosidade do sistema judiciário brasileiro, que faz com que a resolução de ações judiciais, mesmo as mais simples, demore anos, às vezes décadas, gerando transtornos e insatisfação na sociedade. Nos últimos anos, no entanto, os brasileiros têm acompanhado com expectativa a gradual e silenciosa modernização do judiciário que, por meio de sistemas informatizados tem aos poucos deixado o papel de lado, as pilhas de processos impressos estão dando lugar aos processos digitais, dando mais agilidade à tramitação. Com esta mudança gradativa nos tribunais surge a necessidade de dar agilidade aos trâmites também para os órgãos que interagem diretamente com eles, como o Ministério Público, a Defensoria Pública, a Procuradoria, as delegacias de polícia e também para os advogados e escritórios de advocacia. Neste cenário atua a empresa Softplan Planejamento de Sistemas, fornecendo soluções para modernização do judiciário brasileiro, com o sistema SAJ - Sistema de Automação da Justiça, que atualmente oferece solução para tribunais de justiça, ministério público, procuradorias e outras integrações. Trabalhando na equipe de suporte ao cliente para estas soluções, percebe-se por meio das constantes ligações de advogados questionando sobre a existência e disponibilidade um sistema integrado ao SAJ que atendesse advogados e pequenos escritórios de advocacia, que o mercado comportaria uma nova solução para este segmento, com o diferencial da integração com o SAJ, atualmente em uso em dez tribunais do país, incluído neste o Tribunal de Justiça de São Paulo, um dos maiores do país. Assim, aliada à necessidade e desejo de complementação de estudos na área de gerenciamento de projetos, ao iniciar o curso de especialização apresentar como proposta para o SENAC e para a empresa o desenvolvimento de um projeto para desenvolver do SAJ/ADV, uma solução para este mercado, visando à criação de um software para pequenos escritórios de advocacia e advogados autônomos com integração ao SAJ utilizado nos tribunais. 14 1.2 OBJETIVOS Nas seções 1.2.1 e 1.2.2 são apresentados o objetivo geral e os objetivos específicos deste trabalho. 1.2.1 Objetivo geral Planejar com base nas melhores práticas de gestão de projetos o desenvolvimento de um software para controle e acompanhamento de processos judiciais para pequenos escritórios de advocacia e advogados autônomos. 1.2.2 Objetivos específicos • Fazer o levantamento de informações necessárias para o planejamento do projeto; • Fazer o levantamento das soluções existentes no mercado para atender o público alvo; • Levantar os requisitos necessários para o sistema; • Preconceber a execução da modelagem; • Idealizar o desenvolvimento do software; • Projetar os testes necessários para validação; • Planejar o gerenciamento do desenvolvimento com base no PMBOK®. 1.3 JUSTIFICATIVA Conforme mencionado anteriormente, recebe-se com frequência questionamentos de advogados e escritórios de advocacia sobre a existência de um módulo do SAJ ou um software integrado a ele para uso por este público alvo, demonstrando o interesse e a necessidade ainda não atendida nesta área. Como o sistema judiciário brasileiro está caminhando para aumentar a celeridade nas tramitações de processos judiciais, o que passa pela não mais utilização do papel - uso de processos em meio físico -, supondo o uso de tecnologias para atingir este fim, como sistemas informatizados (a exemplo do SAJ), internet, digitalização de documentos e assinatura digital, para diminuir ou pelo menos enfraquecer a ideia de um sistema jurídico ineficaz e moroso, como estamos acostumados a ouvir, como 15 concorda Lucon (2007, p. 3) que diz que “é unânime entre todos os integrantes da comunidade jurídica o entendimento de que o processo tem uma duração excessiva e que isso acaba por desvirtuá-lo de seus fins, uma vez que uma justiça tardia nem sempre é justiça”. Assim, cooperando para atingir este objetivo de dar maior celeridade ao sistema judiciário, propõe-se o desenvolvimento deste projeto de software, com base nas melhores práticas de gestão de projetos, baseada no guia PMBOK®, que tem como objetivo ter um impacto significativo no sucesso de um projeto, com a aplicação de conhecimentos, processos, habilidades, ferramentas e técnicas (PMI, 2008). Em relação ao desenvolvimento de um software para advogados, isso pode ajudar a diminuir a morosidade da justiça, visto que de acordo com Vieira (2009) o advogado é o primeiro juiz da causa, tendo em vista que ele é quem tem o primeiro contato com a possível solução do litígio, desta forma, Se ele tiver acesso rápido para pesquisar outros casos semelhantes (jurisprudência), ou para acompanhar com maior efetividade o andamento dos processos em que ele atua, sua resposta será mais rápida, mais bem preparada e bem informada e mais rapidamente o processo pode continuar tramitando. Além disso, com o processo eletrônico todos têm acesso, salvo restrições, aos autos por meio eletrônico e também às publicações eletrônicas, podendo o advogado ler o processo e fazer um novo peticionamento para ele enquanto o juiz, por exemplo, emite um mandado para um das partes. Essa situação não poderia acontecer com um processo físico, já que se o advogado estivesse com o processo, o juiz não poderia dar andamento a ele, precisando aguardar até ele retornar ao cartório. 1.4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Desde tempos mais remotos direito e justiça estiveram sempre juntos nas sociedades do Brasil e do mundo. No mundo as normas mais antigas surgiram com o código de Hamurabi, em 1780 a.C., que instituiu a Lei de Talião e previa aos criminosos da época uma pena exatamente na mesma proporção do crime praticado. Essa norma ficou também conhecida pelo dito popular “olho por olho, dente por dente”. No direito romano, diferentemente do que previa a Lei de Talião, instituiu-se a lei das 12 tábuas em meados de 450 a.C. que já continham uma estrutura semelhante ao que utilizamos nos dias de hoje. (PRATA, 1987). Sempre que uma pessoa sente que teve seu direito violado, e que através de meio extrajudiciais não conseguiu obter uma conciliação, recorre ao poder judiciário para satisfazer 16 seu direito satisfeito. Ocorre que o poder judiciário brasileiro é conhecido como um sistema moroso, lento, caro, inflado por legislações complexas e esparsas o que promove um grande descrédito com a sociedade brasileira. Madalena e Oliveira (2008) elencam ainda outros motivos que promovem a demora na prestação jurisdicional, dentre eles: a) falta de legislação processual compatível com as demandas das últimas décadas; b) ausência de sistemas informatizados com tecnologia avançada para automação de cartórios judiciais. A morosidade é consequência das constantes evoluções que ocorreram ao longo dos tempos e que poder judiciário não conseguiu acompanhar na mesma velocidade. Manuscritos em livros, folhas soltas e fichas de cartolina foram substituídas por maquinas de escrever e partir desse momento a caneta passo a ser um objeto utilizado quase que exclusivamente para assinaturas do operados do serviço forense. Com o advento da informática e a chegada do computador surgem, então, as primeiras adaptações para realização de serviços cartoriais (MADALENA; OLIVEIRA, 2008). A partir desse momento a informática, a evolução legislativa e a evolução da internet passam a ter papel fundamental dentro dos cartórios judiciais, contribuindo para elaboração de documentos, cartas de intimação e atos processuais praticados por cartorários no exercício da função. Nesse ritmo de evolução tecnológica nasce também um novo modelo de processo judicial, advindo da Lei n. 11.419, de 19 de dezembro de 2006, onde seu principal objetivo, de acordo com Abrão (2009, p. 2), é: Disciplinar o processo eletrônico, minando as resistências, reduzindo os custos, acarretando celeridade e economias processuais, na medida em que o papel deixa de existir e o armazenamento de toda a informação - do início até o final do procedimento, acontece pela via eletrônica. Nesse sentido, diminuindo as montanhas de papéis nos cartórios judiciais e escritório de advocacia. Em março de 2009 entrou em vigor a lei 11419/06 que trata sobre a informatização do processo judicial e que também alterou o código de processos civil. O principal objetivo no cerne dessa lei é de beneficiar a sociedade através de regulamentação de mecanismos que favorecem o andamento do processo judicial. A lei com quatro (4) capítulos, dividida em 22 artigos, conceitua o processo judicial eletrônico e regulamenta principalmente o horário de aceitação dos atos processuais que passam a ser aceitos como tempestivos, ou seja, aqueles praticados até às 24 horas do seu último dia. Para Calmon (2007) trata-se de uma inovação da lei 11.419/06 que beneficiará as partes, uma vez que promove a uniformização do horário de 17 expediente considerada a possibilidade dos computadores terem expedientes ininterruptos, ou seja, a possibilidade de manter o sistema funcionando 24 horas por dia. Calmon (2007) destaca ainda que a transmissão eletrônica é a parte da lei que mais interessa aos advogados, pois é capaz de reduzir a distância entre os escritórios de advocacia e os Tribunais de Justiça de todo o Brasil. A contagem dos prazos processuais também foi alterada com a lei 11.419/06, os prazos processuais terão início no primeiro dia útil que seguir ao considerado como data da publicação, diferentemente do que ocorria com o tradicional processo físico. Assim, com a evolução tecnológica instituída pela legislação, há necessidade também dos escritórios de advocacia evoluírem, utilizando sistemas informatizados para acelerar e dar andamento nos processos sob suas responsabilidades, controlando prazos de forma eficiente e economizando recursos naturais, conforme confirma Dariani (2006, p.7) que diz que “atualmente, o mercado exige dos escritórios de advocacia maior capacidade de organização. Neste sentido, os softwares jurídicos vêm ajudando os escritórios a atravessar esse período de ajuste”. Madalena e Oliveira (2000) reforçam que com a implantação de um sistema informatizado inteligente os advogados e demais interessados poderão ter acesso online de qualquer lugar que estejam para consultas, inserção de documentos, como petições, o que traria como benefício: evitar o desnecessário deslocamento ao fórum, evitar problemas como o fato do processo não ser encontrado quando necessário, reduzir despesas com material de escritório, redução na folha de pagamento e o extermínio das reclamações sobre a morosidade da Justiça brasileira. Pensando nisso, propõe-se o desenvolvimento deste projeto, visando facilitar o controle e acompanhamento de processos judiciais para pequenos escritórios de advocacia e advogados autônomos. Para tal, utilizaremos das melhores práticas de gerenciamento de projetos, com base no PMBOK®. Mas afinal, o que é um projeto? Um projeto, de acordo com o PMI (2008, p. 5) “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”, ou seja, é um grupo de atividades coordenadas e controladas estabelecido para alcance de um objetivo, com data iniciar e para terminar. Sendo assim, gerenciar um projeto “consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adequadas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos” (PMI, 2008, p. 6). Tendo como base o declarado por Ávila (2006, p. 1), que diz que o (PMI - Project Management Institute) é hoje “um dos principais difusores do gerenciamento de projetos e da 18 profissionalização do gerente de projetos” e o fato da pós-graduação cursada ter seu programa baseado no PMBOK®, desenvolvido pelo PMI, o projeto desenvolvido tem com diretriz para alcançar o objetivo utilizar as melhores práticas de gestão de projetos, este guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos denominado PMBOK®. De acordo com o PMI (2008, p. 6), o “gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos 42 processos agrupados logicamente em 5 grupos de processos e 9 áreas de conhecimento”. Sendo os grupos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento, detalhados a seguir: a) Iniciação: é o processo ocorre no início do projeto ou de cada fase de projetos grandes e confirma que um projeto ou fase deve ter início, consequentemente os recursos necessários da organização são concedidos para o projeto ou fase. As saídas produzidas por esse processo, inclusive o termo de abertura do projeto e as partes interessadas, se tornam entradas no grupo de processo do planejamento (HELDMAN, 2009); b) Planejamento: é o mais extenso do guia PMBOK® e consiste em detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto, delineando os planos que serão usados para cumprir os propósitos que o projeto se propôs a atingir. As saídas dessa fase são os planos de escopo, plano de gerenciamento de tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições são desenvolvidos. (HELDMAN, 2009); c) Execução: compreende a concretização dos planos do especificados no projeto, nesta fase fica evidente os erros cometidos nas fases anteriores. Segundo Heldman (2009), este grupo de processos envolve a coordenação de pessoas, recursos e também a integração, assegurando que sua execução permaneça em sincronia com os objetivos visados; d) Monitoramento e controle: segundo Heldman (2009) é onde são feitas e analisadas as avaliações de desempenho do projeto paralelamente às demais fases do projeto. Seu principal objetivo é acompanhar e controlar o que está sendo realizado de forma a propor ações corretivas e preventivas num menor espaço de tempo após a detecção da anormalidade; e) Encerramento: segundo Heldman (2009) é onde são documentadas as informações do projeto para referência futura, visando eliminar possíveis problemas em projetos futuros. Nesta fase o projeto dá-se como encerrado, com o encerramento 19 de todos os seus documentos, e a aceitação formal do fim do projeto é obtida junto às partes interessadas. Em relação às áreas do conhecimento, conforme citado anteriormente, são nove, também conhecidas como processos, e são integradas entre si. Dentre elas, o gerenciamento da integração é o processo responsável em garantir que todas as áreas estejam interligadas em perfeita harmonia garantindo o sucesso do projeto. Em teoria, cada uma das áreas é vista individualmente, permitindo a conceituação da seguinte forma: 1. Gerenciamento da integração: para Vargas (2009) este processo visa assegurar que todas as demais áreas do gerenciamento de projetos estejam integradas entre si, como um todo, e objetiva organizar o projeto para garantir que as necessidades dos envolvidos sejam atendidas pelo projeto. O guia PMBOK® (PMI, 2008) o subdivide em seis processos, cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado no Quadro 1. Quadro 1 - Processos do gerenciamento da integração Fases Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e controle Encerramento Processos Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto; Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Projeto; Orientar e gerenciar a execução do projeto; Monitorar e controlar o trabalho do projeto; Realizar o controle integrado de mudanças; Encerrar o projeto ou fase. Fonte: PMI (2008, p. 71) 2. Gerenciamento de escopo: tem por principal objetivo definir e controlar os trabalhos do projeto, visando produzir com eficiência somente o trabalho necessário (HELDMAN, 2009). O guia PMBOK® (PMI, 2008) subdivide o gerenciamento do escopo em cinco processos cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado no Quadro 2. Quadro 2 - Processos do gerenciamento do escopo Fases Planejamento Processos Coletar os requisitos; Definir o escopo; Criar a EAP - Estrutura Analítica do Projeto; Monitoramento e controle Verificar o escopo; Controlar o escopo. Fonte: PMI (2008, p. 103). 3. Gerenciamento de tempo: tem por principal objetivo garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo programado nos cronogramas e redes (VARGAS, 2009). Nele é realizada a 20 estimativa de duração das atividades do plano do projeto, monitorar e controlar desvios do cronograma (HELDMAN, 2009). O guia PMBOK® (PMI, 2008) subdivide esta área em seis processos, cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado no Quadro 3. Quadro 3 - Processos do gerenciamento do tempo Fases Planejamento Processos Definir as atividades; Sequenciar as atividades; Estimar os recursos da atividade; Estimar as durações das atividades; Desenvolver o cronograma; Monitoramento e controle Controlar o cronograma. Fonte: PMI (2008, p. 129). 4. Gerenciamento de custos: tem por principal objetivo garantir que o caixa do projeto será suficiente para obter todos os recursos necessários para a realização dos trabalhos do projeto (VARGAS, 2009). O guia PMBOK® (PMI, 2008) subdivide o gerenciamento de custos em três processos cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado no Quadro 4. Quadro 4 - Processos do gerenciamento de custos Fases Planejamento Processos Estimar os custos; Determinar o orçamento; Monitoramento e controle Controlar os custos. Fonte: PMI (2008, p. 165). 5. Gerenciamento da qualidade: processo de responsabilidade do gerente do projeto que visa garantir que a conclusão do projeto ocorrerá dentro dos padrões de qualidade desejados, garantindo a satisfação de todos os envolvidos na demanda (VARGAS, 2009). O guia PMBOK® (PMI, 2008) subdivide o gerenciamento da qualidade em três processos cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado no Quadro 5. Quadro 5 - Processos do gerenciamento da qualidade Fases Planejamento Execução Monitoramento e controle Processos Planejar a qualidade; Realizar a garantia da qualidade; Realizar o controle da qualidade. Fonte: PMI (2008, p. 189). 6. Gerenciamento de recursos humanos: tem como objetivo abranger todos os aspectos do gerenciamento e da interação das pessoas e visa ainda à resolução de conflitos, gestão de 21 avaliações de desempenho e uso eficiente dos recursos do projeto nas atividades para as quais foram designados (HELDMAN, 2009). O guia PMBOK® (PMI, 2008) subdivide o gerenciamento de recursos humanos em 2 processos cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado Quadro 6. Quadro 6 - Processos do gerenciamento de recursos humanos Fases Planejamento Execução Processos Desenvolver o plano de recursos humanos; Mobilizar a equipe do projeto; Desenvolver a equipe do projeto; Gerenciar a equipe do projeto. Fonte: PMI (2008, p. 215). 7. Gerenciamento das comunicações: é necessário para garantir que todas as informações desejadas cheguem às pessoas corretas no tempo certo e de uma maneira economicamente viável (VARGAS, 2009). O guia PMBOK® (PMI, 2008) subdivide o gerenciamento das comunicações em 5 processos cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado Quadro 7. Quadro 7 - Processos do gerenciamento das comunicações Fases Iniciação Planejamento Execução Processos Identificar as partes interessadas; Planejar as comunicações; Distribuir as informações; Gerenciar as expectativas das partes interessadas; Monitoramento e controle Reportar o desempenho. Fonte: PMI (2008, p. 243). 8. Gerenciamento de riscos: tem como objetivo identificar potenciais forças e riscos do projeto e responder a eles, geralmente associados a tempo, qualidade e custos (VARGAS, 2009). O guia PMBOK® (PMI, 2008) subdivide o gerenciamento das comunicações em 6 processos cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado no Quadro 8. Quadro 8 - Processos do gerenciamento de riscos Fases Planejamento Processos Planejar o gerenciamento dos riscos; Identificar os riscos; Realizar a análise qualitativa dos riscos; Realizar a análise quantitativa de riscos; Planejar as respostas aos riscos; Monitoramento e controle Monitorar e controlar os riscos. 22 Fonte: PMI (2008, p. 273). 9. Gerenciamento das aquisições: tem como objetivo dar garantia ao projeto de que todo elemento externo participante do projeto irá garantir o fornecimento de seu produto, ou serviço, para o projeto (VARGAS, 2009). O guia PMBOK® (PMI, 2008) subdivide o gerenciamento das aquisições em 4 processos cada um em uma fase do projeto, conforme demonstrado no Quadro 9. Quadro 9 - Processos do gerenciamento das aquisições Fases Planejamento Execução Monitoramento e controle Encerramento Processos Planejar as aquisições; Conduzir as aquisições; Administrar as aquisições; Encerrar as aquisições. Fonte: PMI (2008, p. 313). Conforme descrito anteriormente, nas nove (9) áreas de conhecimentos estão divididos os quarenta e dois (42) processos, alocados nas cinco (5) fases do projeto. Desta forma, seguindo esta abordagem esperamos atingir os objetivos previamente definidos. 1.5 METODOLOGIA Para alcançar os objetivos específicos estabelecidos para este projeto e consequentemente, o objetivo geral, será utilizada a metodologia descrita a seguir. Para fazer o levantamento de informações necessárias para o planejamento do projeto serão realizadas reuniões aproveitando o conhecimento da área existente dentro da empresa, o know-how e expertise que a empresa desenvolveu durante todos os anos em que atua na área da Justiça e que pode suprir grande parte das necessidades. Além disso, foi contratado para este projeto um analista de negócios que atuou por vários anos como advogado e já trabalhou com outros softwares para escritórios de advocacia. Para fazer o levantamento das soluções existentes no mercado para atender o público alvo, o principal meio de pesquisa é a Internet e a participação de advogados que atualmente trabalham na empresa e mantém ou não sua cartela de clientes fazendo uso de algum software para controle do processo. Em relação ao levantamento de requisitos necessários para o sistema, também se utilizará das reuniões e expertise existentes na própria empresa e sendo o caso, consultoria com advogados atuantes. 23 Para preconceber a execução da modelagem será necessária contaremos com a participação de analistas de sistemas contratados para participação neste projeto e apoiados pela equipe do projeto. O mesmo irá ocorrer com a idealização do desenvolvimento do software, para a qual contaremos com o apoio dos analistas implementadores. Desta forma também irá ocorrer a projeção dos testes necessários para validação, com apoio de analistas de testes para tal. Já em relação ao planejamento do gerenciamento do projeto com base no PMBOK®, este será de responsabilidade da equipe de projeto, especializada pelo SENAC para utilização das melhores práticas e com ânimo e disposição para encarar este desafio. 1.6 OBJETO DE ESTUDO A Softplan/Poligraph é uma das maiores empresas privadas de desenvolvimento de sistemas de gestão do Brasil. Com sede em Florianópolis, está no mercado desde 1990 desenvolvendo soluções corporativas para segmentos específicos de negócios e possui colaboradores alocados em grande parte dos Estados do Brasil. Com foco em cinco áreas de atuação, que são: gestão pública, indústria da construção, justiça, projetos cofinanciados e transportes e obras; a empresa possui mais de 1200 clientes no Brasil e no exterior. Possui aliança com os mais respeitados fornecedores mundiais de tecnologia como Sun, Microsoft, Oracle, IBM e Bry e convênios de ensino com instituições como SOCIESC e Fundação Getúlio Vargas, sustentando uma política de capacitação constante de sua equipe e desenvolvendo projetos de pesquisa e inovação. O resultado são soluções de alta qualidade e tecnologia com foco no cliente, que prestam agilidade aos processos de negócio, otimizam o tempo e economizam recursos por meio da automação, integração e padronização das rotinas de trabalho (SOFTPLAN/POLIGRAPH, 2012a). O SAJ, Sistema de Automação da Justiça, desenvolvido na Unidade de Justiça é o que há de mais moderno para informatização do poder judiciário brasileiro e todos os demais órgãos que permeiam a justiça, pois está na vanguarda quando o assunto é informatização e gestão de informações para a Justiça. Com 17 anos de desenvolvimento e constante evolução, passando por cinco ciclos de tecnologia, o sistema incorpora facilidades para a automatização das rotinas jurisdicionais e administrativas que asseguram excepcionais ganhos de produtividade e otimização dos recursos de Tribunais de Justiça, Ministério Público e Procuradorias. 24 Desenvolvido em parceria tribunais de justiça estaduais, o SAJ contribui para a formação de novos paradigmas, buscando uma prestação jurisdicional ágil e acessível, que aproxima o cidadão e o poder judiciário. Fazendo cumprir a missão prevista na estratégia empresarial que é “prover soluções nas quais a tecnologia, a inovação e o conhecimento especializado contribuam (SOFTPLAN/POLIGRAPH, 2012b). para a gestão corporativa” 25 2 DESENVOLVIMENTO Dando continuidade ao desenvolvimento do projeto, neste capítulo são apresentados os modelos de documentos iniciais do projeto. 2.1 INICIACAO DO PROJETO Nos itens a seguir serão apresentados o termo de abertura (item 2.1.1.) e a análise do ambiente do projeto (item 2.1.2.). 2.1.1 Termo de abertura do projeto Em relação ao termo de abertura, de forma resumida, diz-se que é o documento do projeto que contém as informações preliminares para o start do projeto. Esse documento apresenta a necessidade e objetivos no qual o projeto se propõe a atender. Premissas, restrições, estimativas de custo e prazo também são apresentadas nesse documento, mas serão mais bem refinadas ao longo do planejamento do projeto. Ou, de acordo com o PMI (2008, p. 444), o termo de abertura do projeto é “o documento publicado pelo iniciador ou patrocinador do projeto que autoriza formalmente a existência de um projeto e concede ao gerente de projeto autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto”. O Termo de Abertura encontra-se no Apêndice A. 2.1.2 Análise do ambiente do projeto A análise do ambiente do projeto é estruturada em um esquema gráfico cujo objetivo e facilitar uma visualização rápida e sintetizada do projeto em conjunto com suas partes interessadas. Por meio dela é possível diagnosticar itens internos (que estão dentro do círculo) e externos à organização (que estão fora do círculo) que estão relacionados com o projeto, servindo para comunicação e para esclarecimento de pontos chave e de condições importantes para o início do projeto. 26 Figura 1 - Análise de ambiente do projeto Fonte: Autores, dados primários. 27 3 PLANEJAMENTO DO PROJETO Nesta etapa são apresentados os modelos de documentos de planejamento do projeto. 3.1 PLANO DO PROJETO A seguir são apresentados os planos gerados para atender a demanda do projeto. 3.1.1 Escopo O projeto compreende a especificação dos requisitos do sistema, a análise do sistema, a modelagem conforme a análise, o desenvolvimento do sistema através da implementação do código fonte, os testes necessários para o bom funcionamento da solução e a documentação geral do sistema que permita o uso eficiente por parte dos usuários. O projeto se justifica porque atualmente o acompanhamento de processos judiciais é feito de forma ativa por parte do advogado. Com o desenvolvimento desta solução todo o acompanhamento poderá ser feito via sistema, contribuindo para diminuir a morosidade da Justiça brasileira. 3.1.2 Fases ou etapas As principais fases do projeto são listadas abaixo: Quadro 10 - Principais fases do projeto Principais Fases Data Final Elaboração da proposta de desenvolvimento 25/07/2012 Definição de requisitos 15/08/2012 Análise de requisitos 29/08/2012 Modelagem do sistema conforme análise 05/06/2013 Implementação do código fonte 18/12/2013 Realização de testes no produto 19/02/2014 Documentação geral do sistema 19/02/2014 Entrega do produto 27/02/2014 Fonte: Autores, dados de pesquisa. 28 3.1.3 Produtos O produto gerado a partir deste projeto será um software para acompanhamento de processos judiciais em escritórios de advocacia. 3.1.4 Premissas São consideradas premissas do projeto, o apoio da diretoria da empresa, o apoio da gerencia de desenvolvimento, a contratação/alocação de recurso humano para desenvolvimento da solução, a disponibilização de tecnologia e equipamentos necessários para o desenvolvimento e recurso financeiro disponível para o projeto. 3.1.5 Riscos e respostas planejadas O risco pode ser definido como um evento que surge a partir da possibilidade de acontecer alguma situação que cause consequências boas ou ruins. Os riscos podem ser classificados como internos ou externos e precisam ser analisados para que seus impactos sejam minimizados da melhor forma possível. O planejamento de risco é muito importante para um projeto, essa ferramenta permite que os riscos identificados no decorrer do projeto sejam analisados qualitativamente e quantitativamente, assim como as respostas definidas como contingência. Entende-se como risco o contexto que inclui as vulnerabilidades, ameaças e o valor a proteger da empresa. Os riscos identificados inicialmente no projeto foram declarados no quadro 11 a seguir, assim como sua respectiva classificação e resposta: Quadro 11 - Riscos e respostas planejadas Risco Classificação Resposta Falta de Atenção A - Capacitar qualificação da equipe do projeto B - Capacitar Ausência ou Aceitável A - Capacitar Descrição Promover a participação da equipe do projeto em um curso de gerenciamento de projetos (20h). Promover a participação da equipe do projeto em três (3) cursos de qualificação: curso de MS Project (30h), curso de gerenciamento de projetos (20h) e curso de ferramentas para gerenciamento de projetos utilizadas pela empresa (12h). Promover a participação do gerente do 29 ineficiência controle andamento atividades projeto no do das do projeto em cursos de qualificação: gerenciamento de tempo (8h), gerenciamento de pessoas (8h) e liderança de equipes (8h). BCompartilhar Falta de mão de obra especializada para desenvolvimento do software Atenção Resistência de empresas terceiras em integrar serviços Aceitável Novo framework da empresa não ficar pronto a tempo Atenção A – Treinar colaboradores B – Contratar mão de obra especializada A – Influenciar nos benefícios da integração B– Renegociar o valor da aquisição A – Contratar mais recursos para desenvolvimen to B – Utilizar framework atual Promover reuniões de acompanhamento e discussão em relação ao andamento do projeto, envolvendo a equipe e definindo responsabilidades. Capacitar colaboradores sobre as ferramentas utilizadas para o desenvolvimento do software, com curso de linguagem de programação. Contratação de mão de obra especializada. Conscientização dos benefícios gerados pelo produto em relação à integração. Negociação pela gerência e diretoria. Renegociação dos valores do contrato. Contratação de mais analistas de sistemas, analistas implementadores e designers de interfaces. Alterar o framework utilizado no desenvolvimento do código fonte para o framework atualmente em uso pela empresa. Fonte: Autores, dados primários. 3.1.6 Recursos chave para o projeto Para atingir o sucesso desejado são indispensáveis ao projeto, os recursos humanos citados a seguir, com suas aplicações em cada área do gerenciamento de projetos. 30 Quadro 12 - Recursos humanos do projeto X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Aquisições e contratos X X X X X X Riscos X X X X X X Comunicação X X X X X X RH Suporte Produto Serviços Suporte Relacionamento Relacionamento Relacionamento Relacionamento Diretoria Desenvolvimento Serviços Desenvolvimento Humano Desenvolvimento Humano Qualidade 1 Felipe Flores da Silva 2 Hudson de Sousa 3 José Nardelio de Abreu Filho 4 Solange Sonaglio 5 Analista de Negócio 6 Analista de Sistemas 7 Analista de Marketing 8 Gerente de Novos Negócios 9 Diretor da Unidade da Justiça 10 Gerente de Desenvolvimento 11 Analista de Qualidade e Processos 12 Analista de Recrutamento e Seleção 13 Assistente Administrativo Fonte: Autores, dados primários. Área Custo Nome Tempo No Escopo Planos X X X X X X X X X Em relação aos recursos materiais, a empresa irá fornecer todos os equipamentos e suprimentos necessários, sendo que estes não representarão um custo para o projeto, no entanto, são recursos indispensáveis para a execução dele. Estes são recursos como: salas com computadores com tecnologia atual para alocar a equipe e sala de reuniões, além de materiais de escritório. 3.1.7 Restrições Projeto deverá ser concluído até março de 2014 e utilizar as ferramentas homologadas pela empresa para desenvolvimento da solução. Além disso, o layout do software deverá seguir padrões de usabilidade. Para atender estas restrições será seguido o cronograma definido para o projeto, serão realizadas reuniões com os responsáveis pela área de P&D da empresa para garantir o uso de ferramentas homologadas; já em relação ao layout, o projeto contará com um consultor de usabilidade contratado pela empresa para melhorar a usabilidade de todos os produtos desenvolvidos, não apenas o deste novo projeto. 3.1.8 Projetos inter-relacionados 31 Não foram identificados outros projetos relacionados a este. 3.1.9 Requisitos e especificações contratuais Os requisitos e especificações contratuais são cláusulas que norteiam o andamento do projeto e estão ligadas as entregas, sendo geralmente definidas pelo contratante, ou seja, pelo cliente, de forma a garantir características qualitativas e também quantitativas. Estes requisitos e especificações devem ser considerados e acompanhados durante o projeto, uma vez que se não forem atendidos podem implicar em multas, processos judiciais ou mesmo cancelamento do projeto ou do contrato. Para o projeto SAJ/ADV nenhum contrato formal foi estabelecido, no entanto, em comum acordo as partes entendem que o projeto deve ser concluído no tempo programado cumprindo o estabelecido no escopo, seguindo as boas práticas do PMBOK®. 3.1.10 Critérios de aceitação do projeto Para a aceitação do produto, espera-se que o sistema permita o gerenciamento e acompanhamento de processos judiciais nos pequenos escritórios de advocacia ou advogados autônomos, de forma integrada aos tribunais que utilizam o sistema SAJ ou não, utilizando para isso os diversos módulos que o comporão. Para garantir a qualidade, serão utilizados cinco (5) indicadores, são eles: usabilidade, documentação (help), satisfação com o produto, desempenho do projeto e documentação do projeto. 3.1.11 Assinaturas/aprovações As aprovações serão feitas pelo gerente de projetos, José Nardelio de Abreu Filho, pelo coordenador do desenvolvimento, pelo gerente de novos negócios e pelo patrocinador, conforme as fases definidas para o projeto e apresentadas no quadro 13, a seguir. Quadro 13 - Fases definidas para o projeto Elaboração da proposta e desenvolvimento Gerente do projeto Definição de requisitos Patrocinador Gerente de novos negócios 32 Análise de requisitos Patrocinador Modelagem do sistema conforme análise Coordenador de desenvolvimento Implementação do código fonte Coordenador de desenvolvimento Realização de testes no produto Coordenador de desenvolvimento Documentação geral do sistema Patrocinador Fonte: Autores, dados primários. 3.1.12 Revisões formais previstas As revisões formais serão realizadas em reuniões com o patrocinador, o gerente de novos negócios, o coordenador do desenvolvimento e o gerente de projetos, que será responsável pela pauta e pela apresentação sucinta e direta da situação do projeto em cada fase. Abaixo um cronograma das revisões previstas. Quadro 14 - Revisões formais Revisões Data Revisão da proposta 25/07/2012 Revisão do levantamento de requisitos 15/08/2012 Revisão da análise de requisitos 29/08/2012 Revisão da modelagem do sistema conforme análise 05/06/2013 Revisão da implementação do código fonte 18/12/2013 Revisão dos testes no produto 19/02/2014 Revisão da documentação geral do sistema 19/02/2014 Fonte: Autores, dados primários. 3.1.13 Custos O plano de custos é muito importante para o sucesso de um projeto, pois permite estimar o esforço financeiro necessário para alcançar o objetivo desejado. Ele contém os centros de custo identificados no projeto e o detalhamento do plano de contas. Os marcos de controles também foram definidos, assim como a reserva de contingência definida com base no custo total do projeto e as ações utilizadas para controle gerencial do projeto. O custo total foi estimado com base nos recursos monetários relacionados ao projeto analisados e calculados por atividade. O investimento total foi orçado em R$ 422.870,22 e os valores rateados por fase podem ser analisados na figura 2. 33 Figura 2 - Custo por fase do projeto Fonte: Autores, dados primários. 3.1.14 Análise de viabilidade econômico-financeira Análise de viabilidade financeira consiste em avaliar se o investimento no projeto terá o retorno esperado, dentro do prazo previsto e com a taxa de retorno aceitável pelo patrocinador. Ela pode ainda conter informações detalhadas de especialistas de outros projetos semelhantes que contribuam com a experiência para a melhor aprovação dos ganhos reais do projeto. A conclusão da análise, portanto, definirá se o projeto é viável financeiramente, visto que de acordo com Souza e Clemente (2009, p. 66) “a decisão de se fazer um investimento de capital é parte de um processo que envolve a geração e a avaliação de diversas alternativas que atendam às especificações técnicas dos investimentos”. A análise de viabilidade financeira do projeto encontra-se no Apêndice B do projeto e considerando os dados levantados, o projeto é viável e rentável já que a taxa de mínima de atratividade é bem elevada e, apesar disso, o IBC é de 21,36 e a TIR é maior que 20 vezes a TMA de 1,5% a.m. 3.1.15 Tarefas programadas Abaixo é apresentada a EAP do projeto, dividida em quatro (4) níveis, sendo eles iniciação, planejamento, execução encerramento, conforme mostrado na Figura 3: 34 Figura 3 - EAP SAJ/ADV Fonte: Autores, dados primários. No nível de iniciação, tem-se basicamente outros dois (2) níveis, kick-off e reuniões de levantamento de informações. No nível de planejamento, os níveis abaixo dele são os de elaboração dos planos de projeto. Os níveis de “Iniciação” e “Planejamento” são detalhados na Figura 4. Figura 4 - EAP detalhada dos níveis "Iniciação" e "Planejamento" Fonte: Autores, dados primários. Os níveis abaixo do nível de execução são: detalhamento e análise de requisitos, modelagem do sistema, implementação do código fonte, testes e documentação, detalhados na Figura 5. 35 Figura 5 - EAP detalhada do nível "Execução" Fonte: Autores, dados primários. No último nível, Encerramento, estão as reuniões de apresentação do produto, a de entrega, a de lições aprendidas e o encerramento do projeto, conforme detalhado na Figura 6. Figura 6 - EAP detalhada do nível "Encerramento" Fonte: Autores, dados primários. 36 3.1.16 Matriz tarefa x responsabilidade Com base nas atividades do projeto, no Quadro 15 são listadas as responsabilidades de cada recurso, o trabalho envolvido e o tipo de responsabilidade pela tarefa. 37 Assistente administrativo Analista de recrutamento e seleção Analista de documentação Analista de teste Analista implementador Analista de sistemas Analista de qualidade e processos Analista de marketing Assistente de projeto Gerente do desenvolvimento Diretor UNJ Coordenador da equipe web Gerente de novos negócios Analista de Sistemas Analista de negócios Solange Sonaglio Hudson de Sousa Felipe Flores da Silva ATIVIDADES Jose Nardelio de Abreu Filho Quadro 15 - Responsabilidades Realizar kick-off R P P P P P C I C I I I I I I I I I I Realizar reunião de levantamento de informações R C C C C C P I I I I I I I I I I I I Realizar reunião de levantamento de informações R C C C C C P I I I I I I I I I I I I Realizar reunião de levantamento de informações R C C C C C P I I I I I I I I I I I I Realizar reunião de levantamento de informações R C C C C C P I I I I I I I I I I I I Realizar reunião de levantamento de informações R C C C C C P I I I I I I I I I I I I Realizar reunião de levantamento de informações R C C C C C I I I I I I I I I I I I I Elaborar plano de gerenciamento de escopo R C C C C I C I P I C I I I I I I I I Elaborar plano de gerenciamento de riscos R C C C C C C I I I C I I I I I I I I Elaborar plano de gerenciamento de recursos humanos R C C C I I I I I P I I I I I I I C C Elaborar plano de gerenciamento de tempo R C C C C C C I P I C I I I I I I I I Elaborar plano de gerenciamento de aquisições e contratos R C C C I I I I I I I I I I I I I I I Elaborar plano de gerenciamento de custos R C C C C C C I P I C I I I I I I I I Elaborar plano de gerenciamento da qualidade R C C C C C I I I I C I C I I I I I I Elaborar plano de gerenciamento das comunicações R C C C I I I I I I I I I I I I I I I Elaborar plano de gerenciamento da integração R C C C I I I I I I I I I I I I I I I Entregar planos de gerenciamento do projeto R I I I I I I I I I I I I I I I I I I Realizar reunião para apresentação da proposta de desenvolvimento R C C C P P P I P I I I I I I I I I I 38 Detalhar requisitos R C C C C C I I I I I I I I I I I I I Analisar requisitos R C C C C C I I I I I I I I I I I I I Desenvolver matriz de aprovação I I I I I I I I I I I I I R I I I I I Desenvolver matriz de regras I I I I I I I I I I I I I R I I I I I Entregar a modelagem conforme análise I I I I I I I I I I I I I R I I I I I Codificar I I I I I I I I I I I I I I R I I I I Inspecionar I I I I I I I I I I I I I I R I I I I Entregar a implementação do código fonte I I I I I I I I I I I I I I R C I I I Desenvolver casos de uso I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Entregar a modelagem conforme análise I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Homologar I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Entregar a implementação do código fonte I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Aplicar casos de teste I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Executar ensaio livre I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Homologar requisitos I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Homologar o sistema I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Entregar os testes no produto I I I I I I I I I I I I I I I R I I I Desenvolver o help do sistema I I I I I I I I I I I I I I I I R I I Desenvolver o guia do sistema I I I I I I I I I I I I I I I I R I I Desenvolver o guia rápido do sistema I I I I I I I I I I I I I I I I R I I Entregar a documentação do sistema I I I I I I I I I I I I I I I I R I I Realizar reunião de apresentação do produto R P P P P P P I P I I I I P P P P I I Realizar reunião de entrega do produto R I I I I I P P P P I P I I I I I I I Realizar reunião de lições aprendidas R P P P P P I I I P I I I I I I I I Realizar reunião de encerramento do projeto R P P P P P P P I P P I I I I I I I I Encerrar projeto R I I I I I I I I I I I I I I I I I I Legenda: R=Responsável; P=Participante; C=Cooperador; I=Informação. Fonte: Autores, dados primários. 39 3.1.17 Cronograma Em relação ao cronograma do projeto, na Figura 7 são mostradas as principais datas e durações em dias. Figura 7 - Cronograma do projeto Fonte: Autores, dados primários. Detalhando cada uma das etapas, iniciando pela de iniciação, percebe-se os marcos de controle, conforme Figura 8. Figura 8 - Cronograma do projeto - Iniciação Fonte: Autores, dados primários. A etapa de iniciação é seguida pela de planejamento, conforme demonstrado na Figura 9. 40 Figura 9 - Cronograma do projeto - Planejamento Fonte: Autores, dados primários. A etapa “Execução”, em uma visão macro é apresentada na Figura 10. Figura 10 - Cronograma do projeto – Execução - macro Fonte: Autores, dados primários. 3.1.18 Principais marcos de controle Para a identificação e correção de possíveis desvios no andamento do projeto, assim como para reavaliação dos parâmetros do projeto, além de orientação e motivação da equipe, alguns marcos de controle são definidos. Para este projeto, os marcos de controle estão logo após cada uma das entregas parciais de cada etapa da produção, conforme 41 notado nos itens da EAP (seção 3.1.15 deste capítulo). Ao término de cada etapa serão realizadas também as revisões formais, conforme descrito na seção 3.1.12. Nas figuras Figura 11, Figura 12 e Figura 13 são apresentados os principais marcos de controle. Figura 11 - Marcos de controle etapa de planejamento e subetapa de modelagem Fonte: Autores, dados primários. 42 Figura 12 - Marcos de controle subetapa de implementação e testes Fonte: Autores, dados primários. Figura 13 - Marcos de controle de documentação e etapa de encerramento Fonte: Autores, dados primários. 43 3.1.19 Indicadores de desempenho e metas Para garantir a qualidade, serão utilizados cinco (5) indicadores, são eles: • Usabilidade: este indicador está vinculado ao requisito não funcional “REQ-NF-01 – Usabilidade” e sua medição será feita a partir de pesquisas na fase de testes do produto e também após sua implantação, contando o número de cliques necessários para se chegar à opção desejada no sistema. A forma de coleta serão questionários eletrônicos disponíveis no próprio sistema e eles serão armazenados no Colabore. A fórmula será a quantidade de cliques e a unidade será um (1) clique. O critério de aceitação é atingir a meta é de três (3) cliques, sendo aceitável até quatro (4); • Documentação (help): este indicador está vinculado ao requisito funcional “REQF-01 – Help do sistema” e sua medição será o resultado da busca de uma informação no help do sistema, será questionado o usuário se a informação foi útil ou não. As respostas a esta pergunta direta serão armazenadas no Colabore e serão analisados manualmente. A fórmula para esta medição será a contagem do número de respostas sim e não. A unidade será a quantidade de respostas. O critério de aceitação é de 70% de respostas positivas; • Satisfação com o produto: este indicador está vinculado ao requisito não funcional “REQ-NF-02 – Questionário de avaliação de satisfação” e sua medição será feita pela aplicação de questionários eletrônicos com quatro (4) respostas possíveis: muito satisfeito, satisfeito, insatisfeito, muito insatisfeito. Este questionário estará disponível no sistema para os clientes, eles serão armazenados no Colabore e serão analisados manualmente. A fórmula para esta medição será a contagem do número de respostas, fazendo uma média ponderada. A unidade será a quantidade de avaliações. O critério de aceitação é de 85% de respostas devem estar entre muito satisfeito e satisfeito; • Desempenho do projeto: este indicador não está vinculado a um requisito e sua medição será feita a partir da análise do cronograma do projeto, no planejado versus realizado. A coleta da informação será baseada no controle de atividades do projeto. A fórmula é a subtração do realizado com o planejado. A unidade é a quantidade de atividades planejadas e executadas. O critério de aceitação: 90% das atividades deverão ser executadas conforme o planejado; 44 • Documentação do projeto: este indicador também não está vinculado a um requisito e sua medição será realizada com base no cronograma do projeto, em relação às tarefas de documentação (memória de reunião, RAPs, planos de gerenciamento, lições aprendidas). Na medição será verificado se a documentação foi realizada, se foi realizada no prazo, e se a qualidade da desta documentação é adequada ao solicitado. O relatório resultante da medição estará disponível no Colabore. Não será utilizada uma fórmula. A unidade de medida será a conformidade. O critério de aceitação é de 95%. 45 4 GERENCIAMENTO DO PROJETO Nesta seção serão apresentadas as informações referentes aos planos de gerenciamento da integração, do escopo, do tempo e dos custos; também os planos da qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições. 4.1 GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO No desenvolvimento do plano projeto a equipe do trabalho formada por Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa e Solange Sonaglio realizou levantamentos com a alta direção da empresa e a gerência de novos negócios para complementar o nicho de produtos oferecidos no mercado judiciário atualmente. Durante o curso de pós-graduação a equipe adquiriu conhecimento com os professores em sala de aula para transformar os dados capturados na empresa Softplan em versões prévias dos documentos oficiais do projeto. A equipe capturou os dados de entrada como informação histórica, necessidades de mercado, restrições e premissas, aplicou as técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos com metodologias de planejamento de projetos, sistemas de informação de gerenciamento de projetos habilidades e conhecimentos jurídicos e em sistemas de informação dos envolvidos, para gerar, ao final, a saída do desenvolvimento do plano do projeto. O plano de projeto apresentado no Termo de abertura do projeto, também conhecido como Project charter, considerou também as adequações ocorridas ao longo dos trabalhos, as revisões e atualizações dos documentos do projeto. Ainda nas primeiras aulas do curso, a equipe levantou três ideias de projeto e elegeu uma delas como sendo a mais forte e mais interessante para a empresa. Nos meses iniciais de curso a equipe elaborou o do termo de abertura do projeto que contém o objetivo do projeto, justificativa, premissas e restrições e também a estimativa prévia do investimento. Concluído o documento a equipe se reuniu com o patrocinador do projeto para aprovação que analisou a proposta do projeto, as principais fases com as respectivas datas de conclusão e o custo de cada uma dessas fases que aprovou o assunto do projeto. A equipe do projeto que é composta por profissionais com áreas de formação diferentes, o que fortaleceu ainda mais a ideação do projeto. Felipe Flores, Hudson de 46 Sousa e Solange Sonaglio são formados em Sistemas de Informação e contribuíram muito para a especificação das tecnologias envolvidas no produto, nas etapas de desenvolvimento e especificação dos requisitos da solução, além disso, José Nardelio de Abreu Filho, Bacharel em Direito, contribuiu também com as necessidades que um advogado pode ter no dia-a-dia no desempenho da sua função ajudando ainda mais a especificar os requisitos da solução SAJ/ADV. A divisão das tarefas entre os membros da equipe e a contribuição que cada um trouxe com os conhecimentos da sua área de formação e a função que desempenha na Softplan foi fundamental para a boa ideação do projeto. O Plano Integrado de Mudanças desse projeto está disponível no apêndice C do presente trabalho de conclusão. 4.2 GERENCIAMENTO DO ESCOPO O plano de gerenciamento de escopo tem por objetivo apresentar aos stakeholders qual o real tamanho do projeto no qual está inserido. O plano de gerenciamento do presente projeto contém informações claras sobre o objetivo do projeto, as entregas do projeto (escopo) com seus respectivos critérios de aceitação e as exclusões do projeto (não escopo). O gerenciamento do escopo do projeto segundo o Guia PMBOK (2008), possui os processos necessários para assegurar que o projeto contém o trabalho necessário para o término com sucesso, mensurando o que está e o que não está incluso no projeto. São processos que interagem entre si e com outras áreas de conhecimento, sendo todos eles utilizados no presente projeto e descritos a seguir: • Coleta de requisitos: Processo de definição e documentação das necessidades das partes para alcançar os objetivos do projeto • Definição de escopo: Processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e produto • Criação da EAP: Processo de subdivisão das entregas e dos trabalhos do projeto em pacotes menores • Verificação do escopo: Processo de formalização de aceite das entregas • Controle do escopo: Processo de monitoramento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das alterações na linha de base do projeto. 47 O Documento de Requisitos está no apêndice D, a Declaração de escopo no apêndice E, e o Dicionário da EAP do projeto está no apêndice F. 4.3 GERENCIAMENTO DO TEMPO Levando em consideração que o plano de gerenciamento do tempo preocupa-se em garantir que o projeto seja finalizado dentro do cronograma previsto e que nele é feita a estimativa de duração das atividades, o monitoramento e o controle deste cronograma, utilizando-se dos seis processos definidos no guia PMBOK®, sendo cinco deles ainda na fase de planejamento e um na fase de execução, elaborou-se este plano para o projeto visando fazer este acompanhamento. O Plano de Gerenciamento do Tempo está no apêndice G. 4.4 GERENCIAMENTO DO CUSTO O gerenciamento de Custos desenvolvido para o presente projeto inclui os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controles dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado PMBOK®. O plano contém o orçamento estimado detalhado por atividades, principais fases e plano de contas. O Plano de Gerenciamento de Custos está no apêndice H. 4.5 GERENCIAMENTO DA QUALIDADE Em relação ao gerenciamento da qualidade que, resumidamente, tem como objetivo garantir que o projeto atenda os seus requisitos, utilizou-se os processos definidos no PMBOK®. Para o planejamento da qualidade levou-se em consideração a política de qualidade da empresa, definida no documento Manual da Qualidade, disponível no ambiente Colabore. Já em relação ao controle da qualidade, pretende-se garantir a qualidade do produto 48 do ponto de vista da usabilidade, da documentação disponível para o cliente final e da satisfação geral do cliente com o produto; além disso, tem como objetivo garantir a qualidade do projeto do ponto de vista do desempenho e da documentação. Para isso, definiram-se cinco (5) indicadores, são eles: usabilidade, cuja medida será feita a partir de pesquisas na fase de testes do produto e também após sua implantação; documentação (help), medida pelas respostas dos usuários após a utilização do help do sistema; satisfação com o produto, que será medido por questionários de satisfação; desempenho do projeto, cuja medida será feita a partir da análise do cronograma do projeto (planejado versus realizado); e, documentação do projeto, medida com base no cronograma do projeto, em relação às tarefas de documentação. Além disso, para o processo de garantia da qualidade busca-se garantir a aderência do projeto aos processos de desenvolvimento de software e de gerenciamento de projetos existentes na organização. O Plano de Gerenciamento da Qualidade está no apêndice I. 4.6 GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS Em relação ao gerenciamento de recursos humanos que se resume em garantir a eficiência do uso dos recursos utilizados nas atividades do projeto, utilizaram-se os processos definidos no PMBOK®. Para a necessidade de novos recursos humanos, foi utilizada a metodologia da empresa que consiste em utilizar os recursos internos, e caso não disponível é aberto um processo seletivo visando encontrar no mercado externo. Para o monitoramento e controle da equipe foi definida a criação de relatórios semanais que serão encaminhados ao gerente de projetos contendo as atividades realizadas na semana O Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos está no apêndice J. 4.7 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES De acordo com o PMI (2008, p. 243), o gerenciamento das comunicações do projeto “inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna” e também de maneira apropriada. Assim, ao desenvolver este plano, buscou-se 49 contemplar estes processos, definindo como se daria a comunicação de forma geral durante o projeto, o fluxo de comunicação, de quem para quem, quando e com que periodicidade; quais são as necessidades dos interessados; quais serão os eventos de comunicação, como será a ata de reunião e os relatórios de comunicação; além de descrever a tecnologia do sistema de comunicações e como se dará a administração do plano. O Plano de Gerenciamento das Comunicações está no apêndice K. 4.8 GERENCIAMENTO DOS RISCOS O gerenciamento de Riscos resume-se em aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos PMBOK®. O Plano de Riscos desenvolvido para o presente projeto contém informações importantes que definem as etapas do plano, desde a elaboração, como a fase de identificação e resposta aos riscos, por exemplo, até o monitoramento e controle. Os riscos identificados foram descritos no plano assim como a escala de impactos e escala de probabilidades. O impacto dos riscos foi medido na análise qualitativa, já as respectivas respostas ou contingências foram declaradas na análise quantitativa. O Plano de Gerenciamento dos Riscos está no apêndice L. 4.9 GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES Em relação ao gerenciamento das aquisições, inicialmente foram levantadas as necessidades, que seriam os serviços de recorte de publicações online e de jurisprudência online e o serviço de servidor na nuvem, depois disso verificou-se que a melhor opção seria a contratação e não o provimento pela própria empresa, a partir da análise de fazer ou comprar. A partir disso, fez-se a declaração de trabalho para cada um dos serviços, a estimativa do prazo do contrato, a qualificação esperada da empresa, qual o modelo contratual a ser utilizado, como seria feita a avaliação do andamento do trabalho e os riscos envolvidos. Além disso, levantou-se os pré-requisitos e os critérios para avaliação de propostas, como se daria a solicitação de propostas e as cláusulas contratuais. Desta forma, 50 abrangendo os processos definidos pelo PMBOK® em relação ao gerenciamento de aquisições. O Plano de Gerenciamento das Aquisições está no apêndice M. 51 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS A escolha por desenvolver um software na área jurídica para controle e acompanhamento de processos judiciais para pequenos escritórios de advocacia e advogados autônomos se deu em função da constante solicitação por parte de advogados a partir do suporte ao cliente do sistema SAJ de uma solução integrada a este software que tornasse mais ágil e facilitasse os processos deste público alvo. Desta forma, supondo o uso de tecnologias para atingir este fim, como sistemas informatizados (a exemplo do SAJ), internet, digitalização de documentos e assinatura digital, para diminuir ou pelo menos enfraquecer a ideia de um sistema jurídico ineficaz e moroso, conforme já comentado. Assim, acredita-se que o objetivo geral proposto neste trabalho foi alcançado, uma vez que o projeto foi efetivamente elaborado e estruturado conforme descrito no item 1.2.1, tendo como objeto de estudo a empresa Softplan Planejamento de Sistemas e seguindo as diretrizes propostas no Guia PMBOK®, quarta edição. Os objetivos específicos foram igualmente alcançados, de forma que para realizar o projeto foi feito o levantamento de informações, buscando as informações necessárias dentro da empresa, que já possui grande know-how e é especialista em desenvolvimento de soluções para esta área, assim como se buscou conhecimentos específicos com especialistas no assunto e com possíveis clientes do novo sistema, de forma que pudesse ser desenvolvido o planejamento do projeto. Em relação ao levantamento das soluções existentes no mercado que visam atender o público alvo da solução proposta, ele foi realizado na etapa inicial do projeto pelos membros da equipe do projeto e em reuniões foram debatidos as características mais interessantes e que o novo sistema não poderia deixar de oferecer. Depois desta etapa preliminar, os requisitos da solução foram levantados e uma modelagem do sistema foi realizada. Partindo deste ponto, idealizou-se o desenvolvimento do software e os testes necessários para sua validação, considerando todos os requisitos. Tudo isso foi realizado com base no guia de melhores práticas do PMI, o PMBOK® e o fruto disso foram os planos nas nove áreas de conhecimento, que foram sendo atualizados à medida que o projeto avançava e novas informações eram arroladas. Em relação ao desenvolvimento do projeto, ao longo do planejamento verificou-se tratar de uma solução que tem boa viabilidade financeira e que teria diferencial no mercado, portanto é viável a sua execução. Tanto é assim, que a empresa apostou no projeto e ele está sendo executado. 52 O desenvolvimento do projeto se deu de forma gradual, à medida que os integrantes da equipe tinham acesso a novos conhecimentos e experiências nas disciplinas do curso de Gerenciamento de Projetos. No geral, o planejamento do projeto se deu da forma como foi planejado inicialmente, apesar de alguns percalços e pequenas alterações de foco e escopo que não prejudicaram o planejamento da solução proposta, mas serviram de experiência ao time deste projeto. 53 REFERÊNCIAS ABRÃO, Carlos Henrique. Processo eletrônico: (Lei 11.419, de 19.12.2006). São Paulo: Editora Juarez de Oliveira, 2009. ÁVILA, Márcio d'. PMBOK e Gerenciamento de Projetos. [2006]. Disponível em: <http://www.mhavila.com.br/topicos/gestao/pmbok. html>. Acesso em: 05 nov. 2012. CALMON, Petrônio. Comentários à lei de informatização do processo judicial. Rio de Janeiro: Forense, 2007. DARIANI, Carlos A. Os advogados e a tecnologia. Informativo Jurídico, Brasília, Consulex, v. 20, n. 2, p. 7, 16 jan. 2006. HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. 5. ed. revista e ampliada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009. LUCON, Paulo H. dos S. Duração razoável e informatização do processo judicial. Panóptica, Vitória, ano 1, n. 8, maio – junho, 2007, p. 368-384. Disponível em: <http://ww w.panoptica.org/maio_junto2007/N.8_016_Lucon.p.368-384.pdf>. Acesso em: 05 nov. 2012. MADALENA, Pedro; OLIVEIRA, Álvaro B. de. O Judiciário dispondo dos avanços da informática. Elaborado em 08/[2000]. Disponível em: <http://jus.com.br/revista/texto/255 3/o-judiciario-dispondo-dos-avancos-da-informatica>. Acesso em: 05 nov. 2012. MADALENA, Pedro; OLIVEIRA, Álvaro Borges de. Organização & informática no poder judiciário: sentenças programadas em processo virtual. 2. ed. rev. e atualiz. Curitiba: Juruá, 2008. MILONE, Giuseppe. Matemática financeira. São Paulo: Thomson Learning, 2006. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBoK). 4.ed. Pensilvânia: PMI, 2008. PRATA, Edson. História do processo civil e sua projeção no direito moderno. Rio de Janeiro: Forense, 1987. 54 SLONGO, Mauro Ivandro Dal Pra. O Processo Eletrônico Frente aos Princípios da Celeridade Processual e do Acesso à Justiça. Universo Jurídico, Juiz de Fora, ano XI, 05 de maio de 2009. Disponível em: <http://uj.novaprolink.com.br/doutrina/6248/o_processo _eletro nico_frente_aos_principios_da_celeridade_processual_e_do_acesso_a_justica>. Acesso em: 03 nov. 2012. SOFTPLAN/POLIGRAPH. Institucional. Disponível em: <http://www.softplan.com.br /empresa.jsf> Acesso em: 09 nov. 2012a. SOFTPLAN/POLIGRAPH. O SAJ. Disponível em: <http://www.softplan.com.br/saj/saj_ tour.jsf> Acesso em: 09 nov. 2012b. SOUZA, Alceu; CLEMENTE, Ademir. Decisões financeiras e análise de investimentos: fundamentos, técnicas e aplicações. 6.ed. São Paulo: Atlas, 2009. VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo diferenciais competitivos. 7.ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. VIEIRA, Leandro. Morosidade da Justiça: um problema de Todos. Universo Jurídico, Juiz de Fora, ano XI, 27 de out. de 2009. Disponível em: <http://uj.novaprolink.com.br/dou trina/ 6553/morosidade_da_justica_um_problema_de_todos>. Acesso em: 03 nov. 2012. TGA. TMA - TAXA MÍNIMA DE ATRATIVIDADE. Disponível em: <http://www.tgaonline.com.br/index.php?option=com_content&vi ew =article&id=141&Itemid=55>. Acesso em: 22 nov. 2012. 55 APÊNDICE A - TERMO DE ABERTURA DO PROJETO TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV SAJ Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 03/03/2012 Data da elaboração: 03/03/2012 RESUMO DAS CONDIÇÕES DO PROJETO A ideia do projeto surgiu da necessidade de mercado em atender escritórios de advocacia com um sistema informatizado de qualidade, integrado ao Portal e-SAJ, e SAJ, que permitirá ao escritório e advogado acompanhar o andamento de seus processos em um único sistema. DESIGNAÇÃO DO GERENTE DE PROJETO O gerente de projeto designado pela empresa Softplan é José Nardelio de Abreu Filho. RESPONSABILIDADES • • • • • • • • • Acompanhar andamento do projeto e das atividades do projeto. Assegurar que os membros do projeto tenham conhecimento das suas responsabilidades. Garantir que os compromissos assumidos pelos membros da equipe sejam entregues no prazo acordado. Manter atualizada toda documentação do projeto no repositório spTFS. spTFS Gerenciar a comunicação do projeto sendo o ponto focal da equipe. equipe. Gerenciar os prazos da equipe para que tudo seja realizado no tempo estipulado do planejado. Gerenciar os custos do projeto para que seja executado conforme o orçamento planejado. Conciliar possíveis conflitos entre os membros da equipe. Reportar semanalmente à Gerência de Relacionamento o realizado da semana que passou e previsto da semana que inicia. AUTORIDADES • • • Negociar com os gerentes alocação de recursos financeiros, humanos etc. Gerenciar a equipe do projeto. Delegar responsabilidades e autoridades aut aos membros da equipe 56 OBJETIVO DO PROJETO: Desenvolver um software para controle e acompanhamento de processo judicial em tramitação no SAJ – Sistema de Automação da Justiça, tendo como cliente alvo escritórios de advocacia. JUSTIFICATIVA DO PROJETO: O projeto se justifica porque atualmente o acompanhamento de processos judiciais é feito de forma ativa por parte do advogado. Com o sistema todo o acompanhamento poderá ser feito via sistema sem precisar acessar o portal do tribunal, fazendo isso pelo software acessado da sua máquina. PREMISSAS: • Apoio da diretoria da empresa. • Apoio da gerência de desenvolvimento. • Contratação/alocação de recurso humano para desenvolvimento da solução. • Disponibilização de tecnologia e equipamentos necessários para desenvolvimento. • Recurso financeiro disponível para o projeto. o RESTRIÇÕES: • Projeto deverá ser concluído em no máximo 2 anos. • Utilizar as ferramentas homologadas pela empresa para desenvolvimento da solução. • Layout do software deverá seguir os padrões de usabilidade desenvolvidos pelo setor de Pesquisa & Desenvolvimento da empresa. PRAZO INVESTIMENTO 2 anos R$329.200,00 PRINCIPAIS FASES DATA FINAL CUSTOS Elaboração da proposta e desenvolvimento 01/05/2012 R$100.000,00 Definição de requisitos 01/09/2012 R$30.400,00 Análise de requisitos 01/12/2012 R$10.800,00 Modelagem do sistema conforme análise 01/06/2013 R$60.000,00 Implementação do código fonte 01/12/2013 R$45.000,00 Realização de testes no produto 01/02/2014 R$75.000,00 Documentação geral do sistema 01/03/2014 R$8.000,00 57 PRINCIPAIS ENVOLVIDOS: • Direção: Diretor da Unidade Justiça • Gerência: Gerente de Novos Negócios • Coordenação de desenvolvimento: Coordenador de Desenvolvimento • Equipe do Projeto: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho e Solange Sonaglio • Analista de negócios • Analista implementador • Analista de suporte APROVADO POR: Diretor da Unidade Justiça (Patrocinador) 58 APÊNDICE B - ANÁLISE DE VIABILIDADE FINANCEIRA ANÁLISE DE VIABILIDADE FINANCEIRA Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 10/11/2012 Data da elaboração: 10/11/2012 1. OBJETIVO DO DOCUMENTO • Este documento tem como objetivo analisar a viabilidade financeira do projeto SAJ/ADV; • A criação, revisões da análise, aprovações e eventuais alterações estarão descritas no histórico deste documento de viabilidade financeira do projeto. 2. INTRODUÇÃO Análise de viabilidade dade financeira consiste em avaliar se o investimento no projeto terá o retorno esperado, dentro do prazo previsto e com a taxa de retorno aceitável pelo patrocinador. Ela pode ainda conter informações detalhadas de especialistas de outros projetos semelhantes ntes que contribuam para a melhor aprovação dos ganhos reais do projeto. A conclusão da análise, portanto, definirá se o projeto é viável financeiramente, visto que de acordo com Souza e Clemente (2009, p. 66) “a decisão de se fazer um investimento de capital tal é parte de um processo que envolve a geração e a avaliação de diversas alternativas que atendam às especificações técnicas dos investimentos”. Ainda segundo Souza e Clemente (2009) depois de analisadas as alternativas com viabilidade técnica é que se definem quais delas apresentam atratividade financeira, neste momento os indicadores auxiliarão na decisão. Os indicadores de análise de projetos de investimento podem ser divididos em dois grupos, de acordo com Souza e Clemente (2009), aqueles associados à rentabilidade e aqueles associados ao risco do investimento. 59 Em relação aos indicadores de rentabilidade, pode-se citar o VPL, VPLa, TIR, IBC e ROIA. Já em relação aos de risco, pode-se citar a TIR, Pay-back (SOUZA e CLEMENTE, 2009, p. 67). Os indicadores serão conceituados na sequência. 3. INDICADORES DO PROJETO Para a apuração da viabilidade financeira do projeto SAJ/ADV serão utilizados os seguintes indicadores: VPL – Valor Presente Líquido: de acordo com Milone (2006, p. 249), “é a diferença entre o valor atual das entradas e o valor atual das saídas”. Ele é o método de apuração da lucratividade de um projeto de investimento. Sua fórmula permite a análise de valores presentes de pagamentos futuros. O valor presente é calculado a partir do valor do investimento e do fluxo de caixa atual e futuro que são convertidos para um valor equivalente na data presente, por meio de taxa de conversão, que é a taxa de correção do valor com o passar do tempo. A seguir, a fórmula utilizada. Os resultados do cálculo do Valor Presente líquido podem ser analisados das seguintes formas: • Maior do que zero: significa que o investimento é economicamente atrativo, pois o valor presente das entradas de caixa é maior do que o valor presente das saídas de caixa; • Igual à zero: o investimento é indiferente, pois o valor presente das entradas de caixa é igual ao valor presente das saídas de caixa; • Menor do que zero: indica que o investimento não é economicamente atrativo porque o valor presente das entradas de caixa é menor do que o valor presente das saídas de caixa. VPLa - Valor Presente Líquido anualizado: também conhecido como Valor Anual Uniforme Equivalente (VAUE), de acordo com Souza e Clemente (2009, p. 77), “é uma variação do Método do Valor Presente Líquido. Enquanto o VPL concentra todos os valores do fluxo de caixa na data zero, no VPLa o fluxo de caixa representativo do projeto de 60 investimento é transformado em uma série uniforme”. IBC – Índice Benefício / Custo: De acordo com Souza e Clemente (2009, p. 78-79), “o Índice Benefício / Custo (IBC) é uma medida de quanto se espera ganhar por unidade de capital investido. A hipótese implícita no cálculo do IBC é que os recursos liberados ao longo da vida útil do projeto sejam reinvestidos à taxa mínima de atratividade”. ROIA – Retorno Adicional sobre Investimento: De acordo com Souza e Clemente (2009, p. 79), “é a melhor estimativa de rentabilidade para um projeto de investimento. Representa, em termos percentuais, a riqueza gerada pelo projeto. Assim, o ROIA é o análogo percentual do conceito de Valor Econômico Agregado (EVA)”. TIR – Taxa Interna de Retorno: De acordo com Assaf (2009, p. 149), “a Taxa Interna de retorno é a taxa de juros (desconto) que iguala, em determinado momento do tempo, o valor presente das entradas (recebimentos) com o das saídas (pagamentos) previstas de caixa”. A data de início da operação (momento zero) é utilizada como a data focal de comparação dos fluxos de caixa, que é representado pelo valor do investimento, ou empréstimo, ou financiamento. Todos os demais fluxos de caixa representam valores das receitas (ASSAF, 2009, p. 149). Pay-back – período de recuperação do investimento: De acordo com Souza e Clemente (2009, p. 88), “o Pay-back nada mais é do que o número de períodos necessários para que o fluxo de benefícios supere o capital investido”. Para sua análise, presume-se que quanto menor o payback, mais rápido será o retorno do investimento. 4. TMA – Taxa Mínima de Atratividade De acordo com Souza e Clemente (2009, p. 71), “entende-se como Taxa Mínima de Atratividade a melhor taxa, com baixo grau de risco, disponível para aplicação do capital em análise”. Em outras palavras, a TMA é uma taxa de juros que representa a taxa mínima de juros que um investidor se propõe a ganhar quando faz um investimento. Assim, para um projeto, a taxa mínima de atratividade é pessoal e intransferível e deve ser definida pelo patrocinador do projeto, que é o maior interessado no retorno do investimento que pretende fazer. Para mensurar a taxa de atratividade o investidor deve avaliar o investimento sob três 61 óticas: • Primeira: custo da oportunidade: que é a análise do próprio investidor para decidir se é mais interessante deixar o dinheiro investido em uma caderneta de poupança, fundo de investimento ou arriscar em um negócio; • Segunda: o risco do negócio: todos os negócios elencados pelo investidor possuem um risco, com maior ou menor grau, claro que o risco também está ligado diretamente à rentabilidade do investimento; • Terceira: liquidez: que é a velocidade com que o negócio objeto do investimento consegue mudar de posição no mercado, assumindo posição de destaque perante a concorrência. Seja por aumento da capacidade produtiva, agregação de valor ao produto, ou alteração na estratégia de mercado (TGA, 2012). A taxa mínima de atratividade (TMA) definida pelo patrocinador do projeto SAJ/ADV é de 1,5 % a.m. 5. FLUXO DE CAIXA O investimento inicial do projeto será de R$416.756.12, sendo que este valor representa todos os custos envolvidos durante o desenvolvimento do projeto, como quadro de colaboradores e contratos temporários com empresas terceiras. Na fase inicial de venda do produto, a partir do primeiro mês, existirão outros custos que deverão ser considerados para avaliar a viabilidade do projeto, como os custos com marketing, os contratos de fornecimento das publicações online, jurisprudência online e também o serviço de servidor na nuvem; além do salário do analista de marketing e da equipe de suporte e manutenção. Estes custos estão estimados a seguir, por mês, para o período de três anos (36 meses). 62 Já em relação à projeção de clientes, estima-se que no primeiro mês o número de clientes que irão adquirir uma licença do software seja de 200; isso foi estipulado levando em consideração que o software tem abrangência nacional e que existem hoje mais de 700.000 mil de advogados ativos no Brasil. Para o primeiro ano, estima-se um aumento mês de 30% no número de licenças vendidas. Os valores das licenças variam de acordo com as funcionalidades contratadas, mas em média custam R$50,00 mensais. Em relação ao segundo ano, o número de clientes tem um aumento de 20% a.m sobre o número de clientes projetados para o primeiro mês deste segundo ano. Em relação ao terceiro ano, o número de clientes tem um aumento de 10% a.m sobre o número de clientes projetados para o primeiro mês deste terceiro ano. No final destes três anos, estima-se que o número de clientes esteja em torno de 24.087. A seguir as receitas esperadas mensalmente. 63 Com isso, foi possível definir como se daria o fluxo de caixa, apresentado a seguir, em formato de gráfico, com as saídas (investimentos) e as entradas. 6. CÁLCULOS A seguir o cálculo utilizado na HP12c para o VPL: 416.756,12 CHS g CF0 59.800,00 CHS g CFj 64 47.800,00 CHS g CFj 43.900,00 CHS g CFj 38.830,00 CHS g CFj 32.239,00 CHS g CFj 23.670,70 CHS g CFj 12.531,91 CHS g CFj 1.948,52 g CFj 20.773,07 g CFj 45.244,99 g CFj 77.058,49 g CFj 118.416,04 g CFj (fim do primeiro ano) 109.416,04 g CFj 154.259,25 g CFj 190.102,46 g CFj 225.945,66 g CFj 261.788,87 g CFj 297.632,08 g CFj 333.475,29 g CFj 369.318,49 g CFj 405.161,70 g CFj 441.004,91 g CFj 476.848,12 g CFj 512.691,33 g CFj (fim do segundo ano) 508.691,33 g CFj 570.040,46 g CFj 627.389,59 g CFj 684.738,72 g CFj 742.087,86 g CFj 799.436,99 g CFj 856.786,12 g CFj 914.135,25 g CFj 971.484,39 g CFj 1.028.833,52 g CFj 1.086.182,65 g CFj 1.143.531,78 g CFj 1,5 i F NPV R$ 8.484.307,41 (VPL) Na sequência, o cálculo para o VPLa: 8.484.307,41 CHS PV 36 n 1.5 i PMT R$306.728,04 (VPLa) Já o cálculo para o IBC: 65 (416.756,12 +8.484.307,41)/ 416.756,12 21,36 (IBC) Em relação ao ROIA: 1 CHS PV 36 n 21,36 FV I 8,88 (ROIA) Cálculo da TIR: 416.756,12 CHS g CF0 59.800,00 CHS g CFj 47.800,00 CHS g CFj 43.900,00 CHS g CFj 38.830,00 CHS g CFj 32.239,00 CHS g CFj 23.670,70 CHS g CFj 12.531,91 CHS g CFj 1.948,52 g CFj 20.773,07 g CFj 45.244,99 g CFj 77.058,49 g CFj 118.416,04 g CFj (fim do primeiro ano) 109.416,04 g CFj 154.259,25 g CFj 190.102,46 g CFj 225.945,66 g CFj 261.788,87 g CFj 297.632,08 g CFj 333.475,29 g CFj 369.318,49 g CFj 405.161,70 g CFj 441.004,91 g CFj 476.848,12 g CFj 512.691,33 g CFj (fim do segundo ano) 508.691,33 g CFj 570.040,46 g CFj 627.389,59 g CFj 684.738,72 g CFj 742.087,86 g CFj 799.436,99 g CFj 856.786,12 g CFj 914.135,25 g CFj 971.484,39 g CFj 1.028.833,52 g CFj 1.086.182,65 g CFj 66 1.143.531,78 g CFj F IRR 0,2193 (TIR) 21,93% (TIR) Em relação ao ROI: [(1+TMA)*(1+ROIA)-1] [(1+0,015)*(1+ROIA)-1] [(1,015)*(1+0,0888)-1] [(1,015)*(1,088)-1] 0,105132 (ROI) 1,05132% (ROI) Já em relação ao PAY-BACK: 0 g CF0 59.800,00 CHS g CFj 1.5 i F NPV –58.916,26 47.800,00 CHS g CFj F NPV -105.313,89 43.900,00 CHS g CFj F NPV -147.296,20 38.830,00 CHS g CFj F NPV -183.881,22 32.239,00 CHS g CFj F NPV -213.807,40 23.670,70 CHS g CFj F NPV -235.455,26 12.531,91 CHS g CFj F NPV -246.746,84 1.948,52 g CFj F NPV -245.017,12 20.773,07 g CFj F NPV -226.849,15 45.244,99 g CFj F NPV -187.863,03 77.058,49 g CFj F NPV -122.445,52 118.416,04 g CFj (fim do primeiro ano) F NPV -23.403,83 109.416,04 g CFj F NPV 66.757,94 154.259,25 g CFj F NPV 191.993,13 190.102,46 g CFj F NPV 344.046,94 225.945,66 g CFj F NPV 545.740,07 67 261.788,87 g CFj F NPV 748.989,09 297.632,08 g CFj F NPV 1.042.222,67 333.475,29 g CFj F NPV 1.365.914,37 369.318,49 g CFj F NPV 1.719.099,92 405.161,70 g CFj F NPV 2.100.836,89 441.004,91 g CFj F NPV 2.510.204,25 476.848,12 g CFj F NPV 2.946.301,97 512.691,33 g CFj (fim do segundo ano) F NPV 3.408.250,60 508.691,33 g CFj F NPV 3.859.821,55 570.040,46 g CFj F NPV 4.358.374,51 627.389,59 g CFj F NPV 4.898.975,68 684.738,72 g CFj F NPV 5.480.273,13 742.087,86 g CFj F NPV 6.100.946,08 799.436,99 g CFj F NPV 6.759.703,76 856.786,12 g CFj F NPV 7.455.284,95 914.135,25 g CFj F NPV 8.186.457,41 971.484,39 g CFj F NPV 8.952.017,26 1.028.833,52 g CFj F NPV 9.965.646,34 1.086.182,65 g CFj F NPV 11.019.962,29 1.143.531,78 g CFj F NPV 12.113.541,17 7. ANÁLISE DESCRITIVA Em relação à análise de viabilidade financeira do projeto, verifica-se que o Valor Presente Líquido é de 8.484.307,41. Sendo este valor, o VPL, a concentração de todos os valores esperados de um fluxo de caixa na data zero e para seu cálculo utiliza-se a TMA, Taxa de Mínima Atratividade da empresa, que no caso é de 1,5% ao mês. A interpretação do VPL é dificultada em projetos de planejamento longos, então se pode pensar em termos de 68 um VPL médio para cada um dos períodos do projeto, como este, facilitando para o decisor a racionalização em termos de ganho médio por período, chamado de VPLa (Valor Presente Líquido anualizado) que para este projeto é de 306.728,04 por mês. Já em relação ao IBC – Índice Benefício/Custo, que é a medida de quanto se espera ganhar por unidade de capital investido, o projeto tem índice 21,36. Por ser um valor maior que 1, indica que este projeto merece continuar sendo analisado, ou seja, tem potencial para ser um bom investimento. Este índice nada mais é que a razão entre o Fluxo Esperado de Benefícios de um projeto e o Fluxo Esperado de Investimentos necessários para realiza-lo. Ou seja, no caso deste projeto, para cada R$1 imobilizado no projeto espera-se retirar após o horizonte de planejamento do projeto (3 anos ou 36 meses), R$21,36 após expurgado o ganho que se teria caso esse R$1 tivesse sido aplicado na TMA de 1,5% a.m. Para encontrar uma taxa equivalente para o mesmo período da TMA, de 36 meses, calcula-se o ROIA – Retorno Adicional sobre o Investimento, que apresentará a rentabilidade esperada do projeto para o mesmo período da TMA, sendo a melhor estimativa de rentabilidade para um projeto de investimento e representa, em termos percentuais, a riqueza gerada pelo projeto. Para este projeto, o ROIA é de 8,88, derivando da taxa equivalente ao IBC, que é de 21,36, para cada período do projeto. O ROIA é o análogo percentual do conceito de Valor Econômico Agregado (EVA). Já em relação à Taxa Interna de Retorno, a TIR, que é a taxa que torna o Valor Presente Líquido (VPL) de um fluxo igual à zero, e é utilizada tanto para analisar a dimensão retorno como também para analisar a dimensão risco, o projeto apresentou um valor 21,93. Na dimensão retorno, a TIR pode ser interpretada como um limite superior para a rentabilidade de um projeto de investimento, sendo relevante apenas se no projeto em questão não se souber a TMA. Caso a TMA seja conhecida, como no caso deste projeto, então a rentabilidade (ROIA) pode ser calculada e a TIR não melhora a informação já disponível. Em relação ao Retorno sobre o Investimento (ROI), para este projeto ele é de 1,05132, sendo a TIR 21,93, uma diferença de mais de 20 pontos percentuais. Como a TIR encontra-se muito distante da TMA, isso aponta para um projeto que não oferece risco no que tange ao retorno financeiro do investimento. Além dos indicadores de risco de projetos de investimentos apresentados, o Payback, que é o Período de Recuperação do Investimento, assume importância no processo de decisões de investimentos em contextos dinâmicos, como os de economias globalizadas. Ele nada mais é do que o número de períodos necessários para que o fluxo de benefícios supere o capital investido e para este projeto o número de períodos é de 16 meses e 10 dias, ou seja 69 ele ocorre somente entre o décimo quinto e o décimo sexto período do horizonte de planejamento. A seguir é apresentada uma tabela com o resumo dos indicadores utilizados no projeto. Indicador Valor Presente Líquido (VPL) Valor Presente Líquido Anualizado (VPLa) Índice Benefício / Custo (IBC) Retorno sobre Investimento Adicionado (ROIA) Retorno sobre Investimento (ROI) Taxa Interna de Retorno (TIR) Pay-back Valor encontrado 8.484.307,41 306.728,04 21,36 8,88 1,05132 21,93 16 meses e 10 dias Além disso, o resumo do Pay-back é apresentado na tabela a seguir. Período 36 meses 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Fluxo de caixa -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ 416.756,12 59.800,00 47.800,00 43.900,00 38.830,00 32.239,00 23.670,70 12.531,91 1.948,52 20.773,07 45.244,99 77.058,49 118.416,04 109.416,04 154.259,25 190.102,46 225.945,66 261.788,87 297.632,08 333.475,29 369.318,49 405.161,70 441.004,91 476.848,12 Valor recuperado com as parcelas -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ -R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ 58.916,26 105.313,89 147.296,20 183.881,22 213.807,40 235.455,26 246.746,84 245.017,12 226.849,15 187.863,03 122.445,52 23.403,83 66.757,94 191.993,13 344.046,94 545.740,07 748.989,09 1.042.222,67 1.365.914,37 1.719.099,92 2.100.836,89 2.510.204,25 2.946.301,97 70 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 R$ 512.691,33 R$ 508.691,33 R$ 570.040,46 R$ 627.389,59 R$ 684.738,72 R$ 742.087,86 R$ 799.436,99 R$ 856.786,12 R$ 914.135,25 R$ 971.484,39 R$ 1.028.833,52 R$ 1.086.182,65 R$ 1.143.531,78 R$ 3.408.250,60 R$ 3.859.821,55 R$ 4.358.374,51 R$ 4.898.975,68 R$ 5.480.273,13 R$ 6.100.946,08 R$ 6.759.703,76 R$ 7.455.284,95 R$ 8.186.457,41 R$ 8.952.017,26 R$ 9.965.646,34 R$ 11.019.962,29 R$ 12.113.541,17 Desta forma, considerando os dados levantados anteriormente, o projeto é viável e rentável já que a taxa de mínima de atratividade é bem elevada e, apesar disso, o IBC é de 21,36 e a TIR é maior que 20 vezes a TMA. 71 APÊNDICE C - PLANO INTEGRADO DE MUDANÇAS PLANO INTEGRADO DE MUDANÇAS Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV SAJ Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 03/03/2012 Data da elaboração: 03/03/2012 1. INTRODUÇÃO Os objetivos do plano integrado de mudanças contemplam a análise dos pedidos de mudança, acompanhamento do processo de mudança, tanto dos processos aceitos como dos não aceitos e o consequente ajuste do processo de desenvolvimento em função das mudanças aprovadas. O cumprimento do plano é de grande importância para diminuir os riscos do projeto em função de alterações na controladas. 2. SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA MUDAN Quando for identificada a necessidade de uma mudança, as pessoas autorizadas a solicitar alteraçõess deverão se utilizar do procedimento padrão para fazer esta solicitação. As mudanças podem ser solicitadas pelo diretor, pelo patrocinador e gerente de desenvolvimento de sistemas, via formulário padronizado para tal e será encaminhada ao gerente de projetos tos que coordenará a avalição de impacto do pedido. 3. SISTEMA DE MONITORAMENTO MONITORAM DAS MUDANÇAS O controle de mudanças será acompanhado com reuniões semanais pelo comitê de controle de mudanças para avaliar e acompanhar como está o andamento das alterações solicitadas que foram aprovadas, até o fim do processo. Além disso, todos os planos constarão na pasta do projeto do repositório TFS (Team ( Foundation Server). 4. REGISTRO DE ALTERAÇÕES ALTERAÇÕ Data: Modificado por: Descrição da mudança: Aprovado Por: 72 5. APROVAÇÃO ___Diretor da Unidade Justiça___ ___José Nardelio de Abreu Filho___ Diretor da Unidade Justiça – Patrocinador José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto 03/03/2012 03/03/2012 73 APÊNDICE PÊNDICE D - DOCUMENTO DE REQUISITOS DOCUMENTO DE REQUISITOS Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV SAJ Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 03/03/2012 Data da elaboração: 03/03/2012 DOCUMENT 1. OBJETIVO DO DOCUMENTO Este documento tem como objetivo identificar os requisitos do projeto para o desenvolvimento da solução SAJ/ADV SAJ – Escritório de Advocacia. A criação, revisões de requisitos, aprovações e eventuais alterações estão descritas no histórico do documento. 2. NECESSIDADE/OPORTUNIDADE NECESSIDADE/OPORTUNI Por muito tempo escritórios de advocacia são considerados considerados grandes depósitos de papel, que o advogado precisa ser o gestor de todos esses materiais com o auxílio de fichas, pastas e agendas. Fazer o controle dos prazos do escritório é um desafio, e pra isso além das convencionais agendas de papel, escritórios tórios tendem a utilizar sistemas de calendário informatizados, evitando a perda de prazos e, por conseguinte, prejuízos a seus clientes. Com o avanço tecnológico e o acesso à internet facilitado manter-se manter se atualizado é uma questão de necessidade de qualquer qualquer cidadão, e em um escritório de advocacia não poderia ser diferente, até mesmo para formação constante do operador do direito que foi estimulado para a atualização tecnológica quando a Lei 11.419/06, que versa sobre processos judiciais eletrônicos, foi sancionada. ncionada. Grandes tribunais da justiça estadual do Brasil já vêm se adaptando a nova tecnologia apregoada pela lei e, para possibilitar ao advogado acompanhar esse avanço, surge também a necessidade de um sistema informatizado que possa integrar o Tribunal de Justiça Estadual com o escritório de advocacia. Visando atender essa demanda de mercado, surge então a oportunidade de desenvolver uma solução tecnologicamente avançada com o fito de integrar Tribunal de Justiça ao escritório de advocacia que contenha mecanismos que possibilitem o gerenciamento da logística do escritório. 3. OBJETIVOS DO NEGÓCIO OU DO PROJETO Criar um projeto de desenvolvimento de software para controle e acompanhamento de processos judiciais em tramitação no sistema SAJ/PG – Sistema de Automação da Justiça do Primeiro Grau, com base nas diretrizes propostas da quarta edição do Guia PMBOK®. 74 4. REQUISITOS DO PRODUTO a) Requisitos funcionais: Identificação do requisito: REQ-F-21 - Pendências e Prazos Menu: 1 - Workflow Descrição: Permitir a geração de pendências no processo com a configuração de alarmes e avisos para os advogados do processo e outros advogados que poderão ser definidos pelo usuário no momento do cadastramento. Sincronizar com o REQ-"Agenda do escritório e do advogado". Critério de Aceite: Gerar nova pendência para o processo com ou sem agendar alarme, direcionando-a a um advogado. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 3 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir ao usuário cadastrar de pendências através de tabela ou de texto livre, descrever o objeto da pendência ou do prazo em uma data futura, com ou sem alarme prévio. Pode ser, por exemplo, cadastro de uma pendência para devolver processo retirado em carga. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-26 - Controle de audiências com vinculação do advogado Menu: 2 - Rotinas diárias / Administrativo Descrição: Sugestão de registro na agenda com geração de pendência na data da audiência definida pelo tribunal. Critério de Aceite: Comparar lançamento no tribunal com agendamento automático para as movimentações que tragam data/hora. Em todos os casos sugerir data e não permitir avançar sem confirmação pelo usuário. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 3 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Depende de sincronização com o Tribunal. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-27 – Gravação de audiências Menu: 3 – Processos Descrição: Sincronização de audiência gravada em arquivo multimídia Critério de Aceite: Permitir ao usuário optar em fazer o download do arquivo multimídia que corresponda à audiência realizada para o processo Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Permitir a sincronização da audiência cadastrada para o processo no tribunal com a agenda do escritório e do advogado no sistema SAJ/ADV. 75 Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-28 - Arquivos de processos findos Menu: 2 - Rotinas diárias / Administrativo Descrição: Sistema deve controlar armazenamento de documentos de processos findos. Deve mostrar em qual pasta / local estão armazenados os documentos. Critério de Aceite: Permitir o usuário cadastrar caixas no sistema, informando o número do processo, data da sentença, data do arquivamento, a localização física dos processos/caixas. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: As "caixas" podem ser as pastas do sistema. Podem ser utilizados para processos finalizados ou não. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-56 - Busca de autos Menu: 2 - Rotinas diárias / Administrativo Descrição: O sistema deve registrar a solicitação de busca de autos (pendência para alguém) Critério de Aceite: lançar a pendência e verificar no sistema o registro gravado. A pendência deve aparecer no workflow de um usuário. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Uma vez o processo em carga, deve ser registrada uma pendência de devolução que sensibilize a agenda. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-4 - Número de controle de atendimento. Equivalente a pasta Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a geração do número de controle de atendimento / pasta. Critério de Aceite: Geração do número de forma automática e sequencial ou outro formato, associando ao entendimento de pasta. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir o usuário acessar a tela de cadastro de atendimentos e clicar em novo, momento no qual o sistema gerará um número sequencial, sendo por exemplo AAAA.NNNNNN (ano com quatro casas decimais separado por ponto e seqüencial numeral com 6 casas decimais), e após informar o nome do cliente salvar o registro. O conceito de pasta é comum em softwares para escritório de advocacia. Fonte de informação: SAJ-ADV 76 Identificação do requisito: REQ-F-5 - Cadastro e acompanhamento de processos Menu: 3 - Processos Descrição: Ao cadastrar um processo o usuário "cria" um novo registro no sistema e a partir deste momento é possível fazer o acompanhamento do processo e seu andamento. Os dados são: número do processo (pode ser temporário), tipo de ação, local de tramitação, partes e testemunhas, valor da causa, valores para contingência (perda possível, remota e provável), objetos, anexos (digitalizados ou documentos PDF, XLS, DOC), data de início, andamentos processuais (inicialmente zerado, sendo preenchido de acordo com as movimentações do tribunal ou do diário da justiça ou ainda com inserção de movimento manual), valor de honorários a cobrar (tabela de honorários). Deve existir uma referência à pasta física de armazenamento de documentos originais (pasta). Deve permitir fácil acesso a processos relacionados (apensados, anexados) e também controlar o tempo de inatividade (diferença de dias entre hoje e o último movimento registrado para esse processo). Deve permitir fácil acesso aos processos vinculados (outro processo existente após o trânsito em julgado deste processo e aos dados das partes, recursos, embargos etc.). Critério de Aceite: Criação do novo registro, entrada dos dados, vinculação a outros processos, identificação da localização física da pasta (numeral crescente não reciclável), controle de tempo do processo (linha de tempo). Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Atuação do advogado: o advogado pode atuar em um processo de três formas apenas: quando seu cliente atua como autor de uma ação, onde os dados da ação ainda não existem no judiciário (nem número do processo e detalhes como vara e datas de início); como defensor de seu cliente, que recebeu uma citação / intimação e terá que fazer uma defesa par um processo que já existe no judiciário (com número, dados básicos); ou ainda como substabelecido, onde o cliente vem com documento de um processo em andamento e contrata os serviços do advogado para dar continuidade à sua ação (como requerente ou requerido) (e nesse caso também já existem os dados do processo no judiciário). Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-7 - Entrada de peças Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a digitalização / importação de documentos e peças que instruam a petição digital como documentos das partes, contratos, etc. A digitalização pode se dar em forma de anexo e, no momento da montagem da petição inicial, permitir a vinculação das peças na ordem desejada. Critério de Aceite: Acessar a tela de entrada de dados, anexar a peça digital ao número de controle do atendimento e salvar o registro. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Veirifcar restrições de tipo de arquivos anexáveis, e tamanhos limites. Ver SAJ. Fonte de informação: SAJ-ADV 77 Identificação do requisito: REQ-F-8 - Procuração one click Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a criação de procuração através de um click na tela da petição, onde o sistema fará a junção dos dados do escritório e advogados, com os dados da parte que estão previamente cadastrados no sistema em um modelo de documento padrão cadastrado no sistema. Critério de Aceite: Disponibilizar funcionalidade para geração automática da procuração que ao ser acionado monte o corpo da procuração com os dados do cliente. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 5 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir ao usuário acessar a tela de elaboração de petição One click informando o número de controle do atendimento permitindo ao usuário da elaboração selecionar quais os advogados devem constar na procuração e salvar o registro que ficará vinculado ao processo como documento digital anexado, mantendo ainda a data de criação. Possibilitar a inserção de "poderes especiais" para o processo. Este documento digital deve ser editável e salvo novamente, sendo possível alterações futuras. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-10 - Checklist de petição Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a verificação dos campos e documentos obrigatórios ao cadastrar uma petição no sistema, o que facilitará a conferência por parte do advogado antes do envio da petição ao tribunal. Exemplo: procuração em petição inicial. Critério de Aceite: Verificar se as pendências da petição estão cumpridas. Se não estiverem, alertar (permite ignorar sugestão) Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir ao usuário - na pasta digital do processo - clicar no botão “checklist da petição” o que mostrará a lista dos documentos relacionados ao caso em tela. Serve como lembrete das peças necessárias ao documento corrente. Exemplo: na apelação deve existir uma nova procuração sob pena de não conhecimento. Os poderes dessa procuração podem ser distintos da procuração do processo em primeiro grau. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-12 - Permitir o peticionamento de iniciais e intermediárias Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir o peticionamento de iniciais e intermediárias em tribunais que utilizam o SAJ ou não e o serviço peticionamento eletrônico. Deve arquivar petição na pasta digital. Critério de Aceite: Havendo integração SAJ deve existir um botão para realizar o protocolo da petição eletrônica e controles (validade do documento, assinatura digital etc.). Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F 78 Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Para os tribunais com integração SAJ: disponibilizar um botão de envio para que o advogado possa peticionar eletronicamente as iniciais cadastradas e ainda não enviadas e também encaminhar petições intermediárias (não iniciais). Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-13 - Desdobramentos Menu: 3 - Processos Descrição: O sistema deve permitir a vinculação entre processos relacionados (= desdobramentos de um processo, que podem ser: agravos, embargos, apelações etc.). Critério de Aceite: Mostrar a vinculação aos demais processos ligados ao principal, permitindo acesso rápido aos vinculados através de hiperlinks. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Utilizar nomenclatura do PG: processos vinculados. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-14 - Resumo do processo Menu: 3 - Processos Descrição: O sistema deve mostrar uma tela de "resumo" com os dados do processo, facilmente acessível, mostrando os principais campos do processo: natureza, partes, objeto, datas de movimentos relevantes (inicial, sentença, recursos etc.), valores históricos e atualizados etc., mantendo link deste resumo para o processo e também pasta digital. Critério de Aceite: Mostrar as principais informações do processo "em um clique" (resumo). Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O resumo serve para dar agilidade à consulta "rápida" ao processo. Deve mostrar os dados principais do processo. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-16 - "Parcelas" de objeto Menu: 3 - Processos Descrição: O sistema deve permitir cadastrar mais de um objeto para a ação. Critério de Aceite: Cadastrar e consultar as parcelas de um objeto. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Exemplo: em uma ação trabalhista normalmente existem vários pedidos com 79 valores distintos, cuja soma "deve" ser o valor da causa ("Deve" pois em muitos casos o valor é o de "alçada"). Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-22 - Pendências e Prazos Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a geração de pendências no processo com a configuração de alarmes e avisos para os advogados do processo e outros advogados que poderão ser definidos pelo usuário no momento do cadastramento. Sincronizar com o REQ-"Agenda do escritório e do advogado". Critério de Aceite: Gerar nova pendência para o processo com ou sem agendar alarme, direcionando-a a um advogado. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 1 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir ao usuário cadastrar de pendências através de tabela ou de texto livre, descrever o objeto da pendência ou do prazo em uma data futura, com ou sem alarme prévio. Pode ser, por exemplo, cadastro de uma pendência para devolver processo retirado em carga. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-27 - Controle de audiências com vinculação do advogado Menu: 3 - Processos Descrição: Sugestão de registro na agenda com geração de pendência na data da audiência definida pelo tribunal. Critério de Aceite: Comparar lançamento no tribunal com agendamento automático para as movimentações que tragam data/hora. Em todos os casos sugerir data e não permitir avançar sem confirmação pelo usuário. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 2 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Depende de sincronização com o Tribunal. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-29 - Movimentação de processos Menu: 3 - Processos Descrição: O sistema deve atualizar a movimentação dos processos – integração com tribunais / leitura de diário automaticamente. Esta funcionalidade deve ser transparente para o usuário (isto é: toda movimentação que ocorrer no processo deve ser incorporada ao sistema independente de ação do usuário). Uma vez identificada uma movimentação, o sistema deve alertar ao usuário que há uma movimentação não visualizada no processo xxx, permitindo classificação da mesma. Pode apresentar uma sugestão de data para prazo ou agendamento, devendo o usuário confirmar a sugestão para confirmar o lançamento na agenda. Critério de Aceite: Mostrar atualizações de andamento dos processos independente de ação do advogado. Sugerir classificação. Somente avançar quando o advogado confirmar a 80 sugestão ou propor nova data. Uma movimentação pode ser descartada (caso de erro de envio). Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Existem 2 possibilidades: processos que tramitam em tribunais que têm SAJ e os que ainda não tem SAJ. Nos que têm integração a movimentação é automaticamente disponibilizada no SAJ-ADV. Nos demais a informação é fornecida pelo parceiro que faz a leitura dos diários da justiça. Definir periodicidade da varredura dos tribunais NÃO SAJ. Estudar impactos de varreduras a cada dia x hora. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-31 - Controle de garantias Menu: 3 - Processos Descrição: O sistema deve controlar e permitir consultar as garantias atreladas ao processo, somente permitindo o encerramento do mesmo quando as garantias estiverem liberadas. Critério de Aceite: Tentar encerrar processo com e sem garantias. Somente deve ser possível o encerramento do processo sem garantias atreladas. O processo que tiver garantias deve mostar mensagem dizendo "Existe(m) garantia(s) pendente(s) de liberação para este processo. Pro Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Reservas, penhoras, liberações devem ser checadas quando do encerramento do processo. Havendo alguma garantia não liberada o processo não pode ser encerrado. O sistema deve checar se as garantias foram liberadas / resolvidas antes de permitir o arquivamento do processo. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-34 - Atualização das "parcelas" de objeto Menu: 3 - Processos Descrição: O sistema deve permitir que as parcelas sejam atualizadas de maneira independente, por índices informados pelo usuário. Critério de Aceite: Mostrar em tela e em relatório de objetos o valor original do objeto (pedido) e o valor atual. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 7 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Cálculo de valores de parcelas (pedido com mais de um item, cada item pode ser atualizado por índices diferentes) (IGPM, IPC...), conforme as datas de início de contagem de prazo de atualização dos valores. Fonte de informação: SAJ-ADV 81 Identificação do requisito: REQ-F-35 – Parcelas do processo Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a atualização de parcelas do processo com índices econômicos Critério de Aceite: Na consulta dos valores das parcelas dos objetos deve ser possível inserir uma data de "início de atualização" (default = cadastro). O sistema deve trazer o valor da parcela atualizada até hoje conforme os parâmetros informados Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): Duplicado: Prioridade: ( ) necessário ( X ) importante ( ) desejável Detalhamento: Responsabilidade do usuário em informar índices e forma de atualização (atualização, correção monetária, multa). O sistema deve ter uma forma de atualização padrão, aplicada a todos os casos. Cada caso específico deve trazer a possibilidade de atualização independente. Se preenchida, atualiza por este modelo. Se não preenchida, usa atualização padrão. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-36 - Favoritos Menu: 3 - Processos Descrição: O sistema deve permitir ao usuário "setar" um processo como "favorito", colocando-o em uma lista de acesso rápido, que pode ser uma caixa exclusiva para este fim (mostrada à critério do usuário). Critério de Aceite: Área de "favoritos" acessível em 1 click. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 7 Prioridade: ( ) necessário ( X ) importante ( ) desejável Detalhamento: Mostrar os dados básicos de acesso a um processo, via link, em uma tabela paginada. Os itens podem ser excluídos dessa lista, ou acrescentados livremente. Permitir inclusão de "apelido" para o processo. Mostrar na caixa de favoritos: número do processo, nome das partes (?), data (?), valor da causa (?) etc. O processo marcado como favorito recebe uma marcação, indicando que está na lista dos favoritos. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-38 - Locais físicos Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a vinculação de locais físicos às petições em elaboração e aos documentos entregues pelas partes que estão sob a responsabilidade do escritório. Critério de Aceite: A pasta do sistema deve ser correspondente à pasta física. Deve ser possível localizar os documentos originais do processo arquivados nesta pasta física. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permite ao usuário acessar a tela de Localização Física do menu Andamento, vincular o local físico à petição e/ou documentos da parte com a sugestão de data atual e 82 salvar o registro. Conceito de pasta do sistema. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-48 - Emissão de documentos Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a emissão de documentos avulsos e documentos vinculados a processos aproveitando os dados do cadastro das partes ativa e passiva e, ao finalizar o documento gerar o arquivo em formato pdf facilitando o envio para o peticionamento eletrônico Critério de Aceite: Permitir ao usuário emitir documentos de texto vinculados ao atendimento e/ou processo com a utilização de modelos previamente cadastrados com cabeçalho e rodapé padrão, vincular a logo do escritório, formatar tamanho cor e fonte das letras, gerar o arqui Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 7 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Para peticionamento eletrônico sem integração ou não eletrônico. O documento pode ser salvo e reutilizado (isto é: deve ser salvo em formato DOC e - sendo necessário protocolo eletrônico ou impressão, deve ser gerado o PDF). Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-57 - Pasta digital Menu: 3 - Processos Descrição: Permitir a visualização das páginas da petição e documentos do processo, disponíveis no escritório. Critério de Aceite: Permitir ao usuário acessar a pasta digital do processo, navegando entre as páginas escaneadas ou importadas no processo. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Difere dos arquivos disponíveis no tribunal. A pasta digital do tribunal também será acessível via link. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-55 - Permitir o acesso a informações dos processos em andamento pelo(s) advogado(s) Menu: 4 - Consultas Descrição: Cadastrando o número do processo o sistema vai ao tribunal e busca as informações do mesmo, exceto os que correm em segredo de justiça. Critério de Aceite: Acesso à informação de processo. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir consultar os dados do processo que o advogado está representando e 83 armazenar as atualizações no sistema local para consulta futura. Avaliar advogado vinculado e não vinculado ao processo. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-83 - Pesquisa de processos Menu: 4 - Consultas Descrição: O sistema deve permitir localizar um processo aplicando um filtro genérico para processos (ver exemplo Projuris). Usar "caixa mágica" do Zion. Critério de Aceite: Localizar um processo usando filtragem genérica e dinâmica. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Exemplo: cidade = abc .E. data = ___ .E. tipo = cível Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-2 - Cadastro de advogados do escritório Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: O sistema deve manter um cadastro completo de advogados relacionados ao escritório. Para o cadastro do advogado serão preenchidas as informações de CPF, OAB, RG, endereço, telefones e e-mails. Critério de Aceite: Se houver o cadastro de um escritório, permitir acessar a tela de cadastro de advogados, preenchendo os dados do formulário e salvar o registro. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Necessário por estar relacionado com o cadastro do escritório caso no cadastro anterior tenha sido cadastrado como escritório. Um escritório terá um ou mais advogados cadastrados e aptos a usarem o sistema. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-3 - Cadastro de demais usuários do sistema Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: Para o cadastro dos demais usuários do sistema, como estagiários, secretária e administrador, serão preenchidas as informações e dados completos dos usuários como matrícula, CPF, RG, endereço, telefones, e-mails etc. Critério de Aceite: Permitir ao usuário acessar a tela de cadastro de usuários, informar o nome, CPF, RG, matricula, e-mail, telefones, salvar o registro e gerar o formulário de senha que poderá ser impresso ou enviado por e-mail. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O cadastro deve ser completo, e pode seguir as definições de cadastro de usuários do SAJ. Ver campos atualmente utilizados no SAJ. 84 Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-6 - Cadastro de clientes / parte / pessoa Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: O sistema deve permitir o cadastro completo de cliente/parte/pessoa, testemunhas, pessoas físicas e jurídicas. Serão disponibilizados campos para preenchimento do cadastro completo. Critério de Aceite: Acessar a tela de cadastro preencher os campos do formulário e salvar o registro. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O cadastro deve ser completo, e pode seguir as definições de cadastro de partes do SAJ. Ver campos atualmente utilizados no SAJ (Nome não abreviado, categoria de pessoa (comum, advogado, contador, sindicato), gênero (masculino, feminino), tipo (física, jurídica), ramo de atividade (apenas para pessoas jurídicas), CPF, RG, órgão expedidor RG, CNPJ, OAB, CRC, certidão de nascimento, órgão expedidor da certidão de nascimento, CEP, município, logradouro, complemento, telefone (residencial, comercial), número do telefone, bairro, avaliação (positivo, negativo), correio eletrônico). Ponto de referência do endereço, fonte do endereço. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-9 - Procuração one click Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: Permitir a criação de procuração através de um click na tela da petição, onde o sistema fará a junção dos dados do escritório e advogados, com os dados da parte que estão previamente cadastrados no sistema em um modelo de documento padrão cadastrado no sistema. Critério de Aceite: Disponibilizar funcionalidade para geração automática da procuração que ao ser acionado monte o corpo da procuração com os dados do cliente. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 3 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir ao usuário acessar a tela de elaboração de petição One click informando o número de controle do atendimento permitindo ao usuário da elaboração selecionar quais os advogados devem constar na procuração e salvar o registro que ficará vinculado ao processo como documento digital anexado, mantendo ainda a data de criação. Possibilitar a inserção de "poderes especiais" para o processo. Este documento digital deve ser editável e salvo novamente, sendo possível alterações futuras. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-40 - Tabela de tipos de ação disponíveis para o Advogado Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: O sistema deve permitir cadastrar os seguintes tipos de ação: execução, mandado 85 de segurança, protesto de cheques etc. Critério de Aceite: Disponibilidade e possibilidade de seleção na tabela de tipos de ação. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Ver tabelas SAJ e CNJ Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-41 - Cadastro e visualização de perfil de usuários Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: O sistema deve ser acessado por todos os usuários da mesma maneira, sendo controlado o acesso via perfil do usuário. Critério de Aceite: Permitir ao usuário administrador vincular os perfis previamente definidos no sistema que concederão níveis de autorizações para advogados, estagiários, secretária, administrador e cliente (?). Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Ver cadastro de perfis do SAJ Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-42 - Tabelas do sistema Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: O sistema deve conter todas as tabelas de foros, tipos de ações, andamentos processuais e outras necessárias ao cadastro e movimentação de processos. Critério de Aceite: Tabelas disponíveis no sistema para preenchimento dos cadastros. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Ver todas as tabelas disponíveis no SAJ / CNJ Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-46 - Feriados Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: O sistema deve disponibilizar uma forma de setar os feriados na agenda, mantendo o cadastro dos feriados nacionais, e permitindo ao usuário que bloqueie os prazos que eventualmente poderiam cair em datas de feriados locais ou indisponibilidade do judiciário. Critério de Aceite: Definir dia de feriado e tentar agendar prazo para este dia. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante 86 ( ) desejável Detalhamento: Ver tabela de feriados nacionais conforme SAJ. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-50 - Modelos de documentos de instituição e de usuário Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: Permitir o cadastro de modelos padronizados de documentos definidos pelo administrador do sistema e o cadastro de modelos de usuários por qualquer usuário do sistema, podendo compartilhar com outros usuários através do próprio sistema. Critério de Aceite: Permitir o usuário cadastrar modelos de documentos informando se serão da instituição ou do usuário, com textos pré-elaborados, cabeçalho e rodapé padrão, logo do escritório, tamanho, cor, fonte das letras e salvar o registro. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: As petições do usuário podem ser arquivadas como modelos. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-89 - Cadastro de garantias Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: O sistema deve permitir cadastrar garantias no módulo de processos. As garantias servem de garantia para a execução. Critério de Aceite: Cadastrar a garantia vinculada ao processo. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: As garantias são comuns em execuções, e servem para garantir o pagamento forçado do valor discutido, no caso do devedor se recusar a cumprir a obrigação. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-66 - BI Menu: 6 - Relatórios Descrição: O sistema deve disponibilizar uma tela de pesquisa e cruzamento de dados também conhecida como módulo BI. Critério de Aceite: Teste de consulta usando cruzamento de informações. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 7 Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Exemplo: mostrar todos os processos da cidade XXX encerrados em 2009, cujo valor de honorários foi maior do que R$ 500,00. Este módulo não é previsto para o sistema fase 1. Fonte de informação: SAJ-ADV 87 Identificação do requisito: REQ-F-68 - Relatórios Menu: 6 - Relatórios Descrição: O sistema deve emitir diversos relatórios de acompanhamento dos processos. Deve existir um "pool" comum com os 20 (?) relatórios mais comuns. Critério de Aceite: Testar TODOS os relatórios do pool: impressão e geração em formatos externos (PDF, XLS, DOC) Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Relatórios: agenda de audiências (por advogado, por prazo, por área), resumo do processo, últimas movimentações, processos por advogado, por data, por cliente, por tempo parado, contingência, outros. Possibilidade de gerar em PDF ou exportar para XLS, DOC. Os demais relatórios (fora do pool) serão vendidos separadamente, como serviço. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-69 - Estatísticas Menu: 6 - Relatórios Descrição: O sistema deve permitir extrair estatísticas dos processos. Critério de Aceite: Mostrar estatísticas selecionadas na entrada do sistema. Opção ao advogado de selecionar qual estatística deseja seja mostrada na entrada do sistema. Se houver espaço mostrar 2 caixas com estatísticas. As estatísticas são vinculadas aos relatórios. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( X ) importante ( ) desejável Detalhamento: Estatísticas de processos, exemplos: ativos x encerrados x período; quantidades de processos por área; processos por advogado. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-70 - Gerador de relatórios Menu: 6 - Relatórios Descrição: O sistema deve disponibilizar um meio para que o usuário possa montar seus relatórios de maneira simples e intuitiva. Critério de Aceite: Teste de geração de relatórios simples. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Essa funcionalidade pode ser mesclada com a opção REQ-J-36 - BI, desde que seja possível exportar os dados da consulta feita o BI. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-17 - Base de conhecimento por advogado Menu: 7 - Ferramentas 88 Descrição: Permitir o cadastro de conhecimento que o advogado possui no seu acervo. Sendo livros, fazer o controle de empréstimo e o registro da localização física. Sendo jurisprudências e doutrina, poderão cadastradas e inseridas no texto da sua petição. Critério de Aceite: Acessar base e fazer consulta à informação, recebendo localização (livros) ou texto (jurisprudência / doutrina). Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Permitir o usuário informar o tipo de cadastro que pretende realizar: Sendo livros, informar o título, autor, edição, ano e localização física podendo fazer o controle de empréstimo com a data de entrega do livro e a pessoa que recebeu. Cadastrar jurisprudências classificadas por assunto, área e tribunal julgador. Cadastrar trechos de doutrina classificadas por assunto, título, autor, edição e ano e salvar o registro. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-23 - Agenda do escritório e do advogado Menu: 7 - Ferramentas Descrição: Permitir o cadastro de compromissos na agenda do advogado e para o escritório com apresentação de alertas no estilo Outlook antes do vencimento. Sincronizar com o REQPendências e Prazos. Deverá permitir o envio de e-mail com o prazo (configurável). Deve manter também avisos de alerta na entrada do sistema de compromissos urgentes. Critério de Aceite: Gerar agendamento; gerar agendamento com alerta xx dias/horas de antecedência do evento. Permitir agendar e excluir prazos agendados. Permitir agendar e excluir alarmes agendados. Permitir programar e-mails automáticos para os prazos agendados. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir o usuário cadastrar compromissos e eventos na agenda do advogado que conterá um calendário anual com 365 dias e 24 horas, podendo descrever os compromissos em texto livre, vincular processos, números de controle de atendimento e cadastrar avisos com data/hora do alerta. É desejável que a agenda permita receber e agendar os prazos das movimentações identificadas. A inserção de um prazo na agenda depende de uma "ação" humana. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-35 - Atualização das "parcelas" de objeto Menu: 7 - Ferramentas Descrição: O sistema deve permitir que as parcelas sejam atualizadas de maneira independente, por índices informados pelo usuário. Critério de Aceite: Mostrar em tela e em relatório de objetos o valor original do objeto (pedido) e o valor atual. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 3 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante 89 ( ) desejável Detalhamento: Cálculo de valores de parcelas (pedido com mais de um item, cada item pode ser atualizado por índices diferentes) (IGPM, IPC...), conforme as datas de início de contagem de prazo de atualização dos valores. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-37 - Favoritos Menu: 7 - Ferramentas Descrição: O sistema deve permitir ao usuário "setar" um processo como "favorito", colocando-o em uma lista de acesso rápido, que pode ser uma caixa exclusiva para este fim (mostrada à critério do usuário). Critério de Aceite: Área de "favoritos" acessível em 1 click. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 3 Prioridade: ( ) necessário ( X ) importante ( ) desejável Detalhamento: Mostrar os dados básicos de acesso a um processo, via link, em uma tabela paginada. Os itens podem ser excluídos dessa lista, ou acrescentados livremente. Permitir inclusão de "apelido" para o processo. Mostrar na caixa de favoritos: número do processo, nome das partes (?), data (?), valor da causa (?) etc. O processo marcado como favorito recebe uma marcação, indicando que está na lista dos favoritos. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-43 - Campos customizáveis Menu: 7 - Ferramentas Descrição: O sistema deve disponibilizar campos customizáveis. Critério de Aceite: Permitir que sejam facilmente (sem implicar em geração de novo pacote) criados campos extras com dados não especificados na solução padrão. Estes campos podem ser do tipo numérico, texto, data, lista de opções e podem ficar em uma aba específica de campos Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Definir quantidades de campos e se serão concentrados todos em uma aba específica (+ comum) ou cada aba contará com seus campos. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-45 - Personalizar logo Menu: 7 - Ferramentas Descrição: O sistema deve permitir que o usuário escolha uma figura ou logo para "imprimir" no sistema, dando característica visual personalizada em todas as páginas. Critério de Aceite: Cadastrar e visualizar as telas do sistema e nos relatórios e modelos de documentos a logo do cliente. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário 90 ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: A logo do cliente deve ser configurada no menu de configuração do sistema, e deve ser um arquivo do tipo PNG de até xxx Kbytes. Na ausência do arquivo será usado a logo padrão do produto. Deve estar também nos modelos de documentos e relatórios. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-47 - Editor de textos nativo Menu: 7 - Ferramentas Descrição: Disponibilizar um editor de textos nativo com característica semelhantes aos editores comerciais, permitindo mesclar campos do processo em documentos, salvar e imprimir documentos, vincular a logo do escritório, definir cabeçalho e rodapé padrão, formatar fonte, cores e tamanho. Deve aceitar imagens e tabelas. Critério de Aceite: Acessar e usar o editor. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir o usuário emitir documentos de texto vinculados ao atendimento e/ou processo com a utilização de modelos previamente cadastrados com cabeçalho e rodapé padrão, vincular a logo do escritório, formatar tamanho cor e fonte das letras e salvar o registro. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-49 - Emissão de documentos Menu: 7 - Ferramentas Descrição: Permitir a emissão de documentos avulsos e documentos vinculados a processos aproveitando os dados do cadastro das partes ativa e passiva e, ao finalizar o documento gerar o arquivo em formato pdf facilitando o envio para o peticionamento eletrônico Critério de Aceite: Permitir ao usuário emitir documentos de texto vinculados ao atendimento e/ou processo com a utilização de modelos previamente cadastrados com cabeçalho e rodapé padrão, vincular a logo do escritório, formatar tamanho cor e fonte das letras, gerar o arqui Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 3 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Para peticionamento eletrônico sem integração ou não eletrônico. O documento pode ser salvo e reutilizado (isto é: deve ser salvo em formato DOC e - sendo necessário protocolo eletrônico ou impressão, deve ser gerado o PDF). Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-54 - Gravação de entrevistas com o cliente Menu: 7 - Ferramentas Descrição: Registro em áudio da entrevista com o cliente no escritório para facilitar a compreensão do problema e a descrição dos fatos da petição inicial Critério de Aceite: Permitir o usuário acessar a tela de gravação de entrevista do cliente, 91 informar o número de controle do atendimento ou do processo caso já exista e iniciar a gravação, inserir marcadores, pausar, stopar e reproduzir, o salvamento ocorre automaticamente. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( X ) importante ( ) desejável Detalhamento: Podem ser gravados outros registros de áudio para o mesmo processo / pasta / cliente. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-60 - Consulta nos diários da justiça de estados contratados junto à publicações on-line ou outro parceiro. Menu: 7 - Ferramentas Descrição: Permitir o recebimento de arquivos de publicação que contém dados dos processos e advogados vinculados ao escritório, identificando visualmente a nova informação do sistema através de uma lista do workflow. Recebida a movimentação, deve ser classificada e - sendo o caso - confirmar o movimen to na agenda / workflow. Critério de Aceite: Acessar informações de movimentações de processos geradas em diários da justiça de estados onde haja processos e movimentações vinculadas a processos que o advogado esteja vinculado ou ao nome do advogado. A notificação do diário deve aparecer no workflow Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 9 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O recebimento de arquivos de atualização funcionará diretamente no ambiente do servidor, e será executado diariamente, mostrando para os usuários no dashboard os processos que receberam novos andamentos Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-62 - Pesquisa de jurisprudência Menu: 7 – Ferramentas Descrição: Permitir a pesquisa de jurisprudência no sistema em uma base de dados com jurisprudências previamente avaliadas por empresa parceira, especificadas por tribunal, assunto e grau de jurisdição, ou pesquisa livre. Critério de Aceite: Permitir o usuário consultar jurisprudências pesquisando por palavras chave. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: A pesquisa de jurisprudência será, inicialmente, contratada de um parceiro que disponibilizará em nosso ambiente os arquivos para atualização dos clientes do sistema. Fonte de informação: SAJ-ADV 92 Identificação do requisito: REQ-F-63 - Pesquisa de doutrina / legislação Menu: 7 - Ferramentas Descrição: Permitir a pesquisa de doutrina em uma base de dados com doutrinas previamente cadastradas de editoras parceiras. Critério de Aceite: Permitir o usuário consultar doutrinas / legislação pelo sistema. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: A pesquisa de doutrina e legislação será, inicialmente, contratada de um parceiro que disponibilizará em nosso ambiente os arquivos para atualização dos clientes do sistema. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-67 - BI Menu: 7 - Ferramentas Descrição: O sistema deve disponibilizar uma tela de pesquisa e cruzamento de dados também conhecida como módulo BI. Critério de Aceite: Teste de consulta usando cruzamento de informações. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 6 Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Exemplo: mostrar todos os processos da cidade XXX encerrados em 2009, cujo valor de honorários foi maior do que R$ 500,00. Este módulo não é previsto para o sistema fase 1. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-78 - Auditoria Menu: 7 - Ferramentas Descrição: O sistema deve permitir rastrear as movimentações feitas pelso usuários nos processos (inclusões, exclusões, alterações de prazos na agenda, alterações de partes). Critério de Aceite: Permitir verificar uma ação realizada por um usuário (ex. exclusão de pasta, exclusão de agendamento). Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Ver auditoria no SAJ. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-71 - Help Menu: 8 - Ajuda Descrição: O sistema deve trazer um tutorial on-line sensível ao contexto, ou help, ou vídeo com explicação da funcionalidade em evidência. 93 Critério de Aceite: Deve ser possível acessar o tutorial/help/vídeo em qualquer local do sistema. O help pode ser básico e remeter para um vídeo da tela em questão, com detalhamento de preenchimento desta tela. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O tutorial/help/vídeo deve ter as informações completas do contexto onde foi invocado. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-73 - Assinatura digital Menu: 8 - Ajuda Descrição: Permitir a assinatura de documentos com certificado digital padrão ICP-Brasil do tipoA3. Critério de Aceite: Protocolo eletrônico permitindo assinatura eletrônica, ou geração de documento com assinatura eletrônica. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O arquivo PDF gerado pelo sistema deverá conter chaves criptográficas garantindo a confidencialidade e a autenticidade da assinatura digital aplicada ao documento. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-24 - Agenda - pendência compartilhada Menu: 9 - Outros Descrição: Permite convidar usuários do grupo para reunião, sensibilizando a agenda dos convidados (se aceita). Critério de Aceite: Convocar reunião e convidar participantes. Checar se agenda dos convidados foi sensibilizada. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Agendamento de compromissos compartilhado. Deve sensibilizar a agenda dos participantes (regras de aceitação / negação etc.). Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-25 - Agenda - visualização compartilhada Menu: 9 - Outros Descrição: Permitir a visualização de diversas agendas lado a lado. Critério de Aceite: Abrir várias agendas simultaneamente. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário 94 ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O proprietário do escritório pode querer ver as agendas dos advogados empregados. A secretária pode ser reponsável por organizar / ver a agenda dos advogados simultaneamente. Definir perfil de usuário com acesso a várias agendas. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-30 - Envio de e-mail sobre movimentação de processos Menu: 9 - Outros Descrição: A cada determinada movimentação o sistema pode mandar e-mail para um advogado com alguns dados da movimentação. Critério de Aceite: Mostrar cadastro de e-mail e envio de movimentação ao advogado online. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O envio de e-mail deve ser configurável por processo / advogado: o que, para quem, quando (definir quais ações disparam e-mails). Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-44 - CEP integrado Menu: 9 - Outros Descrição: Ao digitar um endereço no sistema este deve fornecer automação pela digitação do CEP do endereço. Critério de Aceite: Automação do endereço iniciado com o CEP. O sistema deve sugerir o nome da rua, cidade, bairro, estado. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Ver SAJ Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-51 - Agrupamentos de modelos por peça / área Menu: 9 - Outros Descrição: Permitir o agrupamento e pesquisa de modelos por peças / áreas. Critério de Aceite: Permitir agrupamento de documento informando o assunto do modelo, área do direito e salvar o registro. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( X ) importante ( ) desejável Detalhamento: Vinculado à criação de modelos. Fonte de informação: SAJ-ADV 95 Identificação do requisito: REQ-F-61 - Consulta nos diários da justiça de estados contratados junto à publicações on-line ou outro parceiro Menu: 9 - Outros Descrição: Permitir o recebimento de arquivos de publicação que contém dados dos processos e advogados vinculados ao escritório, identificando visualmente a nova informação do sistema através de uma lista do workflow. Recebida a movimentação, deve ser classificada e - sendo o caso - confirmar o movimen to na agenda / workflow. Critério de Aceite: Acessar informações de movimentações de processos geradas em diários da justiça de estados onde haja processos e movimentações vinculadas a processos que o advogado esteja vinculado ou ao nome do advogado. A notificação do diário deve aparecer no workflow Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: Duplicado no menu 7 Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-65 - Identificar os processos com cores Menu: 9 - Outros Descrição: O sistema deve mostrar na tela de acesso aos processos quais estão ativos / inativos / encerrados, identificando-os com cores diferentes. Critério de Aceite: Visualizar processos ativos / inativos / encerrados na tela de consulta de processos Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: A visualização por cores agiliza o acesso aos processos. O sistema deve permitir visualizar apenas os processos ativos. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-72 - Visualização de últimos processos acessados, permitindo acesso rápido Menu: 9 - Outros Descrição: Ao entrar, o sistema deve listar os últimos processos/pastas vistos. Critério de Aceite: Verificação visual instantânea dos últimos processos / pastas vistas. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: A ideia é permitir, via hiperlink, acessar rapidamente as últimas pastas abertas no sistema. Estudar a possibilidade de manter lista crescente de pastas acessadas da mais recente para a mais antiga. Fonte de informação: SAJ-ADV 96 Identificação do requisito: REQ-F-90 - Mostrar compromissos urgentes na tela inicial Menu: 9 - Outros Descrição: O sistema deve mostrar na tela inicial, em local especial, os prazos importantes conforme se aproximam temporalmente. Os prazos vencidos devem ser marcados em vermelho, os a vencer nos próximos 3 dias em amarelo. Critério de Aceite: Verificar na tela principal a existência de prazos importantes que se aproximam. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Definir o que significa "urgente" e "importante" durante o cadastro do processo. Definir regras para inserir alerta no espaço especial. Sugestão: vencidos = vermelho, em curso = amarelo. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-F-64 - Linha do Tempo de movimentação Menu: 9 - Outros Descrição: Sistema deve mostrar a linha do tempo de cada processo. Critério de Aceite: A imagem da linha do tempo do processo deve ser mostrada na tela inicial de acesso ao processo. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): F Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Cada ponto incluído na linha do tempo pode ser expandido para mostrar os detalhes do ponto. Avaliar forma: por grau ou etapa, destacando a cor de cada etapa. Fonte de informação: SAJ-ADV b) Requisitos não funcionais: Identificação do requisito: REQ-NF-91 - Visualização no formato workflow Menu: 1 - Workflow Descrição: A agenda deve ser acessível no formato workflow. Critério de Aceite: Visualizar workflow com ações a ser executadas. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: O formato de workflow será o padrão Softplan de tratamento de informações de tarefas a executar para os produtos. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-18 - Anexos ao processo Menu: 3 - Processos 97 Descrição: O sistema deve permitir cadastrar anexos aos processos. Critério de Aceite: Permitir importar documento e mantê-lo como anexo ao processo. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Anexos são documentos de qualquer tipo que devam fazer parte do processo à critério do Advogado. Normalmente são DOC´s ou XLS´s, mas podem ser PDF´s ou outros padrões como AVI ou MPEG, MP3. Deve ser estudado tamanho limite e estudado o pior caso de armazenamento de anexos para dimensionamento do banco. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-19 - Atribuição de perfis Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: Atribuir um perfil a um usuário. Critério de Aceite: Ao cadastrar um usuário o "cadastrador" (definir quem é este super usuário) deve associar um perfil ao usuário. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Os perfis devem ser previamente definido e cadastrados. Na tela de cadastro de usuário deve ser disponibilizada a função para associar ao usuário o perfil cadastrado. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-20 - Unidades organizacionais Menu: 5 - Cadastros de tabelas Descrição: O sistema deve contemplar o conceito de unidades organizacionais. Critério de Aceite: Ao cadastrar um usuário o sistema deve disponibilizar que este seja vinculado à uma unidade organizacional. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Com o conceito de unidades organizacionais é possível separar o trabalho dos advogados de uma mesma equipe / empresa / cidade / região, e ou ainda por tipo de processo, área de atuação etc. Da mesma forma é possível gerar relatórios independente por unidade organizacional. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-74 - Criptografia para acesso de usuários e para transmissão de documentos (protocolo eletrônico) Menu: 8 - Ajuda Descrição: Permitir a criptografia de senhas e transmissão de dados do sistema. Critério de Aceite: Os dados devem ser enviados criptografados. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF 98 Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: As senhas dos usuários deverão ser criptografadas e armazenadas na base de dados, bem como a comunicação entre os sistemas envolvidos. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-75 - Interface com padrão do sistema Menu: 8 - Ajuda Descrição: A interface deve seguir o padrão novo Softplan. Critério de Aceite: Comparar a interface dos sistemas SAJ com o SAJ/ADV. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Novo padrão de usabilidade, com Zion. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-76 - Especificação técnica Menu: 8 - Ajuda Descrição: As especificações técnicas deverão ser apresentadas em um documento. Critério de Aceite: Disponibilizar a documentação da especificação técnica dos novos sistemas. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: A documentação de especificação técnica será elaborada pela equipe de desenvolvimento do produto. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-77 - Segurança para login de usuários Menu: 8 - Ajuda Descrição: O sistema deverá ser controlado por login e senha próprio. Critério de Aceite: Ao acessar o sistema deverá ter um controle de segurança com login e senha. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: A segurança será realizada por criptografia dos dados informados no login. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-11 - Proteção de dados sigilosos 99 Menu: 9 - Outros Descrição: Permitir a proteção de dados sigilosos do processo mediante senha cadastrada pelo advogado. A senha cadastrada pelo advogado será por processo e permitirá a recuperação da senha apenas se houver e-mail informado no cadastrado advogado. Critério de Aceite: Tentar acessar processo sigiloso com senha divergente. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Permitir o usuário na tela de cadastro de atendimentos marcar a checkbox demanda sigilosa, ao salvar o registro o sistema verificará se existe advogado com e-mail vinculado ao processo. Caso não possua advogado vinculado ou o advogado não possui email cadastrado o sistema alertará que não será possível salvar o registro com a informação de demanda sigilosa. Uma vez salvo o registro com a informação “demanda sigilosa” somente o advogado vinculado ao atendimento terá acesso ao conteúdo cadastrado que também poderá autorizar acesso a outros usuários do sistema. Após o envio da petição o processo respeitará as regas estabelecidas pela resolução 121do CNJ. Usuário depende de senha especial para acessar a pasta e de perfil compatível. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-79 - Customização de labels Menu: 9 - Outros Descrição: O sistema deve permitir a alteração de qualquer label do sistema Critério de Aceite: Fácil alteração de labels, sem implicar em geração de novo pacote. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: Os labels devem ser customizados de acordo com a necessidade e costumes do cliente. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-80 - Integração com o Outlook Menu: 9 - Outros Descrição: A agenda do sistema deve ser integrada com a agenda do Outlook. Assim, gerando um compromisso no Outlook, este deve poder ser exportado para a agenda do SAJADV, e vice-versa. A opção não precisa ser automática. Pode ser sincronizada ao desligar o sistema ou ainda admitir a sincronização forçada de ambos os lados. Critério de Aceite: Ao atualizar a agenda do Outlook as informações devem aparecer na agenda do sistema, e ao atualizar a agenda do sistema as informações devem ser mostradas no Outlook Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( X ) importante ( ) desejável Detalhamento: A integração é desejável, mas a aprovação da funcionalidade depende de uma 100 análise técnica de viabilidade, uma vez que depende de versões do Office. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-84 - Definir modelo de armazenamento de documentos Menu: 9 - Outros Descrição: Não funcional: file system ou banco. Critério de Aceite: Definição técnica do banco de dados. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( X ) necessário ( ) importante ( ) desejável Detalhamento: A especificação de banco de dados será realizada pelos mentores técnicos da equipe Suporte SAJ Banco de Dados. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-85 - Pesquisa fonética de campos Menu: 9 - Outros Descrição: O sistema deve permitir que sejam pesquisados dados de forma fonética. Desejável que a pesquisa possa ser feita em qualquer campo pesquisável (desde que seja textual). Critério de Aceite: Tela com possibilidade de pesquisa fonética de campos. Realizar pesquisa. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( X ) importante ( ) desejável Detalhamento: Filtro genérico de pesquisa de campos. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-86 - Pesquisa fonética de peças Menu: 9 - Outros Descrição: O sistema deve permitir que sejam pesquisados dados de forma fonética. Desejável que a pesquisa possa ser feita em peças anexadas Critério de Aceite: Tela com possibilidade de pesquisa fonética dentro das peças. Realizar pesquisa. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Filtro genérico de pesquisa de peças. Fonte de informação: SAJ-ADV Identificação do requisito: REQ-NF-87 - Acesso mobile Menu: 9 - Outros Descrição: O sistema deve ser acessível em dispositivos móveis, reconfigurando-se para os 101 sistemas da Apple e Android. Critério de Aceite: Realizar testes com dispositivos móveis em mais de um sistema operacional. Tipo Funcional (F) / Não Funcional (NF): NF Duplicado: N Prioridade: ( ) necessário ( ) importante ( X ) desejável Detalhamento: Utilização de dispositivos móveis com sistemas operacionais diferentes (Iphone, Ipad, Android) Fonte de informação: SAJ-ADV a. Impactos em outras áreas da organização O projeto vai impactar na área de marketing, visto que serão alocados recursos para produção de material para divulgação do produto e propaganda; também haverá impacto no setor de Pesquisa e Desenvolvimento que irá trabalhar com o estudo e desenvolvimento do framework e das tecnologias que serão utilizadas no desenvolvimento do produto; além disso, haverá impacto na área de desenvolvimento de software que fornecerá recurso humano para a implementação da solução; a área comercial também terá impacto, uma vez que trabalhará na venda e pós-venda do produto. b. Impactos em entidades externas à organização O projeto impactará também nas empresas parceiras, como a empresa que fornecerá os dados de jurisprudência selecionada, a empresa que fornecerá as doutrinas selecionadas, a empresa que faz os recortes das informações nos diários de justiça, além de impacto em entidades financeiras que podem aceitar convênio com o sistema. c. Premissas ou restrições associadas aos requisitos As premissas identificadas até o momento são: • Ter um Administrador do banco de dados que indique um SGBD compatível com os requisitos do projeto (desempenho, acesso simultâneo, escalabilidade etc). • O desenvolvimento do framework Zion concluído até a data do início do projeto. d. Histórico de revisões, aprovações e mudanças. Data 31/03/2012 Versão 1.0 25/04/2012 1.1 Descrição Primeiras definições de requisitos Reunião de revisão Assinatura 102 APÊNDICE PÊNDICE E - DECLARAÇÃO DE ESCOPO DECLARAÇÃO DE ESCOPO Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV SAJ Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 03/03/2012 Data da elaboração: 03/03/2012 1. OBJETIVO DO DOCUMENTO DOCUMENT Este documento tem como objetivo documentar o escopo do projeto e registrar suas aprovações e modificações. A criação, revisões do plano, aprovações e eventuais alterações estão descritas no histórico do documento. 2. OBJETIVO DO PROJETO Desenvolver um projeto projeto para desenvolvimento de um software para controle e acompanhamento de processo judicial em tramitação no SAJ – Sistema de Automação da Justiça. 3. JUSTIFICATIVA O projeto se justifica porque atualmente o acompanhamento de processos judiciais é feito de forma ativa por parte do advogado. Com o sistema todo o acompanhamento poderá ser feito via sistema sem precisar acessar o portal do tribunal, fazendo isso pelo software instalado / acessado da sua máquina. 4. PRODUTO DO PROJETO Software para escritórios de advocacia ou advogados autônomos. 5. ENTREGAS DO PROJETO Serão consideradas como entregas do projeto a elaboração da proposta de desenvolvimento do produto, a definição de requisitos, a análise de requisitos, a modelagem do sistema, a implementação do código fonte, a realização de testes no produto e a documentação geral do sistema. 103 6. EXCLUSÕES DO PROJETO Está fora do escopo desse projeto a integração com sistemas de Segundo Grau e Turmas Recursais. 7. RESTIRÇÕES DO PROJETO Projeto deverá ser concluído até dezembro de 2012 e utilizar as ferramentas homologadas pela empresa para desenvolvimento da solução. Além disso, o layout do software deverá seguir padrões de usabilidade. 8. PREMISSAS DO PROJETO São consideradas premissas do projeto o apoio da diretoria da empresa, o apoio da gerencia de desenvolvimento, a contratação/alocação de recurso humano para desenvolvimento da solução, a disponibilização de tecnologia e equipamentos necessários para o desenvolvimento e recurso financeiro disponível para o projeto. 9. CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO Para a aceitação do produto, espera-se que o sistema permita o gerenciamento e acompanhamento de processos judiciais nos escritórios de advocacia, de forma integrada aos tribunais que utilizam o sistema SAJ no Primeiro Grau, utilizando para isso os diversos módulos que o comporão. 10. RESPONSABILIDADES A. Gerente de projetos – [José Nardelio de Abreu Filho] • • • • • • B. Desenvolver o plano do projeto Atualizar o status do projeto Acompanhar a execução das tarefas Monitorar os riscos do projeto Agendar e documentar as reuniões da equipe do projeto Apoiar na especificação de requisitos do produto Patrocinador – [Diretor da Unidade Justiça] • • • • C. Definir os requisitos do projeto Autorizar a contratação de novos recursos Autorizar a aquisição de novas tecnologias Validar o protótipo do produto Gerente de Relacionamento – [Gerente de Novos Negócios] • • • Avaliar os nichos de mercado para o produto Contatar empresas parceiras (subcontratadas) Validar os requisitos do projeto 104 D. Assistente de projeto – [Felipe Flores da Silva] • • • E. Apoiar na especificação de requisitos do produto Apoiar o analista de negócio e analista de conhecimento com a bagagem de produtos da família SAJ Participar de todas as etapas do projeto Assistente de projeto – [Hudson de Sousa] • • • F. Apoiar na especificação de requisitos do produto Apoiar o analista de negócio e analista de conhecimento com a bagagem de produtos da família SAJ Participar de todas as etapas do projeto Assistente de projeto – [Solange Sonaglio] • • • Apoiar na especificação de requisitos do produto Apoiar o analista de negócio e analista de conhecimento com a bagagem de produtos da família SAJ Participar de todas as etapas do projeto G. Analista de negócios • • • • • Fazer o benchmarking de produtos Especificar os requisitos do produto Analisar a viabilidade técnica dos requisitos Especificar o grau de importância dos requisitos Documentar as reuniões do projeto H. Analista implementador • • I. Analista de Suporte • • • J. Apoiar na especificação de requisitos do produto Apoiar no benchmarking de produtos Participar de todas as etapas do projeto Coordenador de desenvolvimento • • 11. Analisar a viabilidade técnica das implementações Implementar os itens selecionados conforme ordem de prioridade Organizar a sprint da versão com os itens para desenvolvimento Reportar à equipe do projeto o andamento da sprint de desenvolvimento LIGAÇÕES COM OUTROS PROJETOS Não foram identificados projetos em andamento que tenham ligação com este até 105 o presente momento. 12. STAKEHOLDERS 12.1 Externos • • • • • Comunidade Escritórios de Advocacia Advogados SENAC Professor orientador do projeto 12.2 Internos • • • • • • • • • 13. Coordenador de Desenvolvimento Felipe Flores da Silva Analista de Suporte Hudson de Sousa Diretor da Unidade Justiça José Nardelio de Abreu Filho Analista de Negócios Gerente de Novos Negócios Analista de Sistemas CRONOGRAMA ESTIMADO Principais Fases Data Final Elaboração da proposta e desenvolvimento 01/05/2012 Definição de requisitos 01/09/2012 Análise de requisitos 01/12/2012 Modelagem do sistema conforme análise 01/06/2013 Implementação do código fonte 01/12/2013 Realização de testes no produto 01/02/2014 Documentação geral do sistema 01/03/2014 14. CUSTO ESTIMADO O custo estimado para esse projeto é de R$139.400,00 (Centro e trinta e nove mil e quatrocentos reais). 15. ANEXOS O projeto não possui anexos. 106 16. Data: HISTÓRICO DE REVISÕES, APROVAÇÕES E MUDANÇAS Versão Descrição 18/04/2012 1.0 Primeiros levantamentos 25/04/2012 1.1 Definição 03/08/2012 1.4 Revisão Assinatura José Nardelio de Abreu Filho 107 APÊNDICE F - DICIONÁRIO DA EAP DICIONÁRIO DA EAP Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV SAJ Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 06/11/2012 Data da elaboração: 05/07/2012 1. OBJETIVO DO DOCUMENTO DOCUMENT Este documento tem como objetivo descrever todos os pacotes de trabalho do projeto. A criação, revisões, aprovações e eventuais alterações estão descritas no histórico do documento. a. Pacotes de trabalho: Nome: Realizar kick-off Código: 1.1.1 Prazo estimado: 3 horas Custo estimado: 1.800,00 Principais tarefas a serem realizadas: Realizar reunião inaugural do projeto com os principais recursos envolvidos e cliente Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, Diretor da Unidade Justiça, Justiça José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Negócios Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de levantamento de informações Código: 1.1.2 Prazo estimado: 4 horas Custo estimado: 945,48 Principais tarefas a serem realizadas: Realizar reunião para especificação das necessidades do produto, abordando também os comportamentos necessários para que o produto funcione atendendo às necessidades de mercado Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Negócios Solange Sonaglio 108 Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de levantamento de informações Código: 1.1.3 Prazo estimado: 4 horas Custo estimado: 1.081,84 Principais tarefas a serem realizadas: Realizar reunião para especificação das necessidades do produto, abordando também os comportamentos necessários para que o produto funcione atendendo às necessidades de mercado Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de levantamento de informações Código: 1.1.4 Prazo estimado: 4 horas Custo estimado: 1.081,84 Principais tarefas a serem realizadas: Realizar reunião para especificação das necessidades do produto, abordando também os comportamentos necessários para que o produto funcione atendendo às necessidades de mercado Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de levantamento de informações Código: 1.1.5 Prazo estimado: 4 horas Custo estimado: 1.081,84 Principais tarefas a serem realizadas: Realizar reunião para especificação das necessidades do produto, abordando também os comportamentos necessários para que o produto funcione atendendo às necessidades de mercado. Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de levantamento de informações Código: 1.1.6 Prazo estimado: 4 horas Custo estimado: 1.081,84 Principais tarefas a serem realizadas: Realizar reunião para especificação das necessidades do produto, abordando também os comportamentos necessários para que o produto funcione atendendo às necessidades de mercado. Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de levantamento de informações Código: 1.1.7 Prazo estimado: 4 horas 109 Custo estimado: 1.081,84 Principais tarefas a serem realizadas: Realizar reunião para especificação das necessidades do produto, abordando também os comportamentos necessários para que o produto funcione atendendo às necessidades de mercado. Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento de escopo Código: 1.2.1 Prazo estimado: 20 dias Custo estimado: 38.547,31 Principais tarefas a serem realizadas: A elaboração do plano de gerenciamento de escopo conterá informações detalhadas sobre o escopo do projeto com todas as suas entregas, premissas e restrições e a proposta de desenvolvimento contemplando também o que está fora do escopo do projeto (o não escopo). Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Analista de Suporte Lucio Gonçalves, Hudson de Sousa, Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento de riscos Código: 1.2.2 Prazo estimado: 15 dias Custo estimado: 32.269,49 Principais tarefas a serem realizadas: A elaboração do plano de gerenciamento de riscos conterá informações detalhadas sobre os riscos do projeto com a identificação dos riscos iniciais, a escala de impacto dos riscos com o tipo e o impacto do risco, escala de probabilidade, análise qualitativa e quantitativa de cada um dos riscos, com exceção daqueles aceitáveis. Ao final será elaborado um item com as respostas aos riscos e a reserva de contingência caso os riscos elencados ocorram Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Analista de Suporte Lucio Gonçalves, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento de recursos humanos Código: 1.2.3 Prazo estimado: 5 dias Custo estimado: 6.927,52 Principais tarefas a serem realizadas: A elaboração do plano de gerenciamento de recursos humanos conterá informações detalhadas sobre os recursos envolvidos com o desenvolvimento do projeto. Conterá também informações detalhadas dos responsáveis por cada um dos planos de trabalho com a respectiva atribuição de cada um dos perfis e a respectiva competência “CHA – Conhecimento, Habilidades e Atitudes”. O procedimento de solicitação de novos recursos e realocação também serão descritos nessa tarefa junto com a avaliação de resultados. 110 Recursos previstos: Analista de recrutamento e seleção, Assistente administrativo, Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Luis Fernando Gerente de Desenvolvimento, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento de tempo Código: 1.2.4 Prazo estimado: 20 dias Custo estimado: 37.091,71 Principais tarefas a serem realizadas: O gerenciamento do tempo compreende a organização de todas as atividades do projeto sequenciando-as conforme a estrutura analítica do projeto. Após isso o tempo de cada atividade deve ser definido com base na estimativa de três pontos, definir o caminho crítico do projeto, calcular as folgas de cada uma das atividades, calcular a variação do projeto (tempo mínimo e máximo prováveis), levantar os recursos das atividades com o seu respectivo calendário Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Analista de Suporte Lucio Gonçalves, Hudson de Sousa, Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento de aquisições e contratos Código: 1.2.5 Prazo estimado: 5 dias Custo estimado: 6.000,40 Principais tarefas a serem realizadas: O plano de gerenciamento de gerenciamento das aquisições e contratos descreve os processos de gerenciamento das aquisições do projeto SAJ/ADV e as regras para escolha de cada uma das empresas analisadas na etapa da proposta. Os critérios de avaliação e riscos também devem ser mensurados para cada uma das propostas Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento de custos Código: 1.2.6 Prazo estimado: 15 dias Custo estimado: 33.273,68 Principais tarefas a serem realizadas: O gerenciamento de custos será a oportunidade de calcular o custa de cada uma das tarefas do projeto para que se chegue ao orçamento estimado. Nessa tarefa são levados em consideração os salários de cada um dos envolvidos e calculados os custos de horas de trabalho de cada um dos recurso e, ao final, a soma de todos os recursos das atividades Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Analista de Suporte Lucio Gonçalves, Hudson de Sousa, Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento da qualidade Código: 1.2.7 111 Prazo estimado: 2 dias Custo estimado: 4.509,22 Principais tarefas a serem realizadas: O gerenciamento da qualidade deve conter os padrões e políticas de qualidade da empresa e o alinhamento dos indicadores de qualidade com as metas e periodicidade de medição Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Analista de Suporte Lucio Gonçalves, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento das comunicações Código: 1.2.8 Prazo estimado: 2 dias Custo estimado: 2.400,16 Principais tarefas a serem realizadas: O gerenciamento das comunicações descreve os aspectos gerais das comunicações para atender os públicos interno e externo envolvidos no projeto. No plano devem ser descritas cada uma das necessidades dos interessados com o conteúdo, método, emissor e data da comunicação Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Elaborar plano de gerenciamento da integração Código: 1.2.9 Prazo estimado: 2 dias Custo estimado: 2.400,16 Principais tarefas a serem realizadas: Com o plano de gerenciamento da integração o gestor do projeto consegue visualizar de forma macro a comunicação entre todas as áreas do projeto e analisar sucintamente os cenários de todos os ambientes Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Solange Sonaglio Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião com o diretor Código: 1.2.10 Prazo estimado: 1 hora Custo estimado: 281,82 Principais tarefas a serem realizadas: A reunião com o Diretor visa apresentar o status de desenvolvimento do projeto abordando os pontos de destaque, os pontos críticos e os pontos de sucesso, também mensurando o andamento dos trabalhos na perspectiva do cronograma Recursos previstos: Diretor da Unidade Justiça e José Nardelio de Abreu Filho Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Entregar planos de gerenciamento do projeto Código: 1.2.11 Prazo estimado: 0 dias Custo estimado: 0,00 112 Principais tarefas a serem realizadas: Armazenar digitalmente os planos no repositório do projeto Recursos previstos: José Nardelio de Abreu Filho Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião para apresentação da proposta de desenvolvimento Código: 1.2.12 Prazo estimado: 3 horas Custo estimado: 1.800,00 Principais tarefas a serem realizadas: Com o plano de gerenciamento da integração o gestor do projeto consegue visualizar de forma macro a comunicação entre todas as áreas do projeto e analisar sucintamente os cenários de todos os ambientes Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Detalhar requisitos Código: 1.3.1 Prazo estimado: 15 dias Custo estimado: 28.364,40 Principais tarefas a serem realizadas: O detalhamento de requisitos consiste em especificar as funcionalidades do sistema. O detalhamento inclui requisitos funcionais e requisitos não funcionais que não aqueles implícitos no sistema, como os requisitos de segurança Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: Analista de Negócios Nome: Analisar requisitos Código: 1.3.2 Prazo estimado: 10 dias Custo estimado: 18.909,60 Principais tarefas a serem realizadas: A análise de requisitos consiste descrever como deve ser o comportamento de cada uma dos requisitos do sistema e o comportamento esperado de cada uma das funcionalidades. Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: Analista de Negócios Nome: Desenvolver matriz de aprovação Código: 1.3.3.1 Prazo estimado: 60 dias Custo estimado: 19.636,80 Principais tarefas a serem realizadas: O desenvolvimento da matriz de aprovação deverá conter os protótipos de tela e, com linguagem clara, descrever o comportamento das funcionalidades do sistema com base nos requisitos especificados previamente pela equipe do projeto e cliente. Recursos previstos: Analista de Sistemas 113 Responsável: Analista de Sistemas Nome: Desenvolver matriz de regras Código: 1.3.3.2 Prazo estimado: 120 dias Custo estimado: 39.273,60 Principais tarefas a serem realizadas: O desenvolvimento da matriz de regras deverá conter os detalhes técnicos (tabelas e campos, caso necessário) das funcionalidades do sistema com base nos requisitos especificados previamente pela equipe do projeto e cliente. Recursos previstos: Analista de Sistemas Responsável: Analista de Sistemas Nome: Desenvolver casos de uso Código: 1.3.3.3 Prazo estimado: 20 dias Custo estimado: 4.363,20 Principais tarefas a serem realizadas: Elaborar um conjunto de condições para testar o software, que permita identificar defeitos na estrutura interna do que foi desenvolvido Recursos previstos: Analista de Teste Responsável: Analista de Teste Nome: Realizar reunião com o diretor Código: 1.3.3.4 Prazo estimado: 1 hora Custo estimado: 281,82 Principais tarefas a serem realizadas: A reunião com o Diretor visa apresentar o status de desenvolvimento do projeto abordando os pontos de destaque, os pontos críticos e os pontos de sucesso, também mensurando o andamento dos trabalhos na perspectiva do cronograma Recursos previstos: Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Finalizar recebimento de propostas para aquisições Código: 1.3.3.5 Prazo estimado: 1 hora Custo estimado: 31,82 Principais tarefas a serem realizadas: Encerrar oficialmente com os potenciais fornecedores o período de recebimento de propostas para as novas aquisições e contratos do projeto Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Analista de Suporte Lucio Goncalves, Hudson de Sousa, Solange Sonaglio Responsável: Solange Sonaglio Nome: Entregar a modelagem conforme análise Código: 1.3.3.6 Prazo estimado: 0 dias Custo estimado: 0 114 Principais tarefas a serem realizadas: A entrega da modelagem de dados deverá ser feita em documento digital e inserida no repositório do produto para análise da equipe do projeto e do analista implementador Recursos previstos: Analista de sistemas, Analista de teste Responsável: Analista de sistemas Nome: Codificar Código: 1.3.4.1 Prazo estimado: 90 dias Custo estimado: 26.179,20 Principais tarefas a serem realizadas: Escrever o código fonte do sistema, em linguagem moderna, sob o mainframe da Softplan, conforme análise do sistema e especificação da matriz de regras Recursos previstos: Analista implementador Responsável: Analista implementador Nome: Inspecionar Código: 1.3.4.2 Prazo estimado: 30 dias Custo estimado: 8.726,40 Principais tarefas a serem realizadas: Inspecionar o código fonte para identificar que nenhuma referência a objeto esteja incorreta Recursos previstos: Analista implementador Responsável: Analista implementador Nome: Homologar Código: 1.3.4.3 Prazo estimado: 20 dias Custo estimado: 4.363,20 Principais tarefas a serem realizadas: Homologar o sistema com base em critérios de testes livres, antes mesmo da etapa oficial de testes do produto Recursos previstos: Analista de teste Responsável: Analista de teste Nome: Realizar reunião com o diretor Código: 1.3.4.4 Prazo estimado: 1 hora Custo estimado: 281,82 Principais tarefas a serem realizadas: A reunião com o Diretor visa apresentar o status de desenvolvimento do projeto abordando os pontos de destaque, os pontos críticos e os pontos de sucesso, também mensurando o andamento dos trabalhos na perspectiva do cronograma Recursos previstos: Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Entregar a implementação do código fonte Código: 1.3.4.5 Prazo estimado: 0 dias Custo estimado: 0 115 Principais tarefas a serem realizadas: A entrega da implementação do código fonte significa mais um marco de conclusão do projeto, é onde o sistema sai do forno e vai para a etapa de testes onde devem ser esgotadas as possibilidades para garantir que nenhum erro ocorra para o usuários final Recursos previstos: Analista implementador, Analista de teste Responsável: Analista implementador, Analista de teste Nome: Iniciar testes de integração Código: 1.3.5.1 Prazo estimado: 0 dias Custo estimado: 0 Principais tarefas a serem realizadas: Start-up dos testes de integração entre o sistema desenvolvido com os serviços de terceiros Recursos previstos: Analista de teste Responsável: Analista de teste Nome: Aplicar casos de teste Código: 1.3.5.2 Prazo estimado: 30 dias Custo estimado: 6.544,80 Principais tarefas a serem realizadas: Na aplicação de casos de teste o analista deverá testar a solução com base nos roteiros de testes elaborados previamente, fazendo os ensaios registrados e a documentação do esperado x realizado Recursos previstos: Analista de teste Responsável: Analista de teste Nome: Executar ensaio livre Código: 1.3.5.3 Prazo estimado: 15 dias Custo estimado: 3.272,40 Principais tarefas a serem realizadas: Executar os ensaios livre a fim de identificar possíveis casos de testes não documentados e aleatórios para garantir uma boa qualidade do produto desenvolvido Recursos previstos: Analista de teste Responsável: Analista de teste Nome: Homologar requisitos Código: 1.3.5.4 Prazo estimado: 15 dias Custo estimado: 3.272,40 Principais tarefas a serem realizadas: A homologação de requisitos tem como objetivo validar o atendimento total ou parcial de cada um dos requisitos especificados inicialmente Recursos previstos: Analista de teste Responsável: Analista de teste Nome: Homologar o sistema Código: 1.3.5.5 Prazo estimado: 15 dias Custo estimado: 3.272,40 116 Principais tarefas a serem realizadas: A homologação do sistema tem como objetivo validar solução como um todo, para entrega do produto ao cliente Recursos previstos: Analista de teste Responsável: Analista de teste Nome: Realizar reunião com o diretor Código: 1.3.5.6 Prazo estimado: 1 hora Custo estimado: 281,82 Principais tarefas a serem realizadas: A reunião com o Diretor visa apresentar o status de desenvolvimento do projeto abordando os pontos de destaque, os pontos críticos e os pontos de sucesso, também mensurando o andamento dos trabalhos na perspectiva do cronograma Recursos previstos: Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Entregar os testes do produto Código: 1.3.5.7 Prazo estimado: 0 dias Custo estimado: 0 Principais tarefas a serem realizadas: É o marco de entrega da conclusão dos testes do sistema desenvolvido Recursos previstos: Analista de teste Responsável: Analista de teste Nome: Desenvolver o help do sistema Código: 1.3.6.1 Prazo estimado: 45 dias Custo estimado: 3.636,80 Principais tarefas a serem realizadas: A elaboração do help será iniciada com as primeiras amostras do sistema para que seja possível capturar as telas. As matrizes de regra e servirão de documento base para a criação do help Recursos previstos: Analista de documentação Responsável: Analista de documentação Nome: Desenvolver o guia do sistema Código: 1.3.6.2 Prazo estimado: 20 dias Custo estimado: 3.636,80 Principais tarefas a serem realizadas: A elaboração do guia será iniciada logo após a conclusão do help e deverá conter informações mais amplas sobre as funcionalidades do sistema com detalhamento das principais operações do sistema Recursos previstos: Analista de documentação Responsável: Analista de documentação Nome: Desenvolver o guia rápido do sistema Código: 1.3.6.3 Prazo estimado: 20 dias Custo estimado: 1.818,40 117 Principais tarefas a serem realizadas: A elaboração do guia rápido será iniciada logo após a conclusão do guia do sistema e deverá conter dicas rápidas com algumas das teclas de atalho do sistema com condições de instruir rapidamente quaisquer novos usuários do sistema Recursos previstos: Analista de documentação Responsável: Analista de documentação Nome: Entregar a documentação do sistema Código: 1.3.6.4 Prazo estimado: 0 dias Custo estimado: 0 Principais tarefas a serem realizadas: É o marco de entrega da conclusão dos documentos do sistema desenvolvido Recursos previstos: Analista de documentação Responsável: Analista de documentação Nome: Realizar reunião de apresentação do produto Código: 1.4.1 Prazo estimado: 2 horas Custo estimado: 1.454,54 Principais tarefas a serem realizadas: É a reunião inaugural para apresentação de nivelamento a todos os membros da equipe do projeto, juntamente com a gerência e diretoria, para o lançamento oficial do produto Recursos previstos: Analista de documentação, Analista de sistemas, Analista de teste, Analista implementador, Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa, Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de entrega do produto Código: 1.4.2 Prazo estimado: 1 hora Custo estimado: 654,54 Principais tarefas a serem realizadas: É a reunião para repasse do produto da equipe do projeto para equipe Web e Suporte SAJ para conduzir os trabalhos ao encerramento do projeto e saneamento das pendências Recursos previstos: Analista de marketing, Coordenador da Equipe Web, Diretor da Unidade Justiça, José Nardelio de Abreu Filho, Gerente de Desenvolvimento, Gerente de Novos Negócios Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de lições aprendidas Código: 1.4.3 Prazo estimado: 2 horas Custo estimado: 536,38 Principais tarefas a serem realizadas: A reunião de lições aprendidas nivelará os membros do projeto sobre o que aconteceu ao longo do projeto e servirá de base para os próximos da mesma natureza 118 Recursos previstos: Felipe Flores da Silva, Analista de Suporte Lucio Gonçalves, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de encerramento do projeto Código: 1.4.4 Prazo estimado: 30 minutos Custo estimado: 306,82 Principais tarefas a serem realizadas: É a reunião que registra o encerramento efetivo do projeto Recursos previstos: Coordenador da Equipe Web, Felipe Flores da Silva, Analista de Suporte Lucio Gonçalves, Hudson de Sousa, José Nardelio de Abreu Filho, Analista de Negócios, Gerente de Desenvolvimento, Gerente de Novos Negócios, Solange Sonaglio, Analista de Sistemas Responsável: José Nardelio de Abreu Filho Nome: Realizar reunião de encerramento do projeto Código: 1.4.5 Prazo estimado: 0 dias Custo estimado: 0 Principais tarefas a serem realizadas: É o marco de encerramento do projeto após a entrega do produto Recursos previstos: José Nardelio de Abreu Filho Responsável: José Nardelio de Abreu Filho b. Anexos Não há anexos. c. Histórico de revisões, aprovações e mudanças. Data 03/03/2012 Versão 1.0 Descrição Elaboração Assinatura José Nardelio 119 APÊNDICE G - PLANO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO PLANO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor Unidade nidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 17/11/2012 Data da elaboração: 17/11/2012 1. Objetivo do plano O plano tem por objetivo apresentar o gerenciamento do tempo, a partir da listagem de todas as atividades do projeto, o seu sequenciamento, o tempo de cada atividade utilizando a estimativa de três pontos, o caminho crítico do projeto e as folgas das atividades, dades, o tempo mínimo e máximo prováveis do projeto, o levantamento dos recursos das atividades e o calendário dos recursos. 2. Listagem, sequenciamento das atividades e definição de tempo As atividades foram listadas e sequenciadas a partir da EAP, em fases fa conforme definido nesta, como pode ser visto na sequência no cronograma master. Em relação a fase iniciação, a listagem, o sequenciamento e a definição de tempo ficaram como demonstrado na imagem a seguir. 120 Para a fase de planejamento, as atividades ficaram como apresentado na imagem a seguir. Já para a fase de execução, as atividades ficaram como apresentado na imagem a seguir, em uma visão macro, a ser detalhada posteriormente. 121 Em relação à subfase de modelagem, as atividades são as apresentadas a seguir. Já em relação à subfase implementação do código fonte, a imagem a seguir demonstra as atividades. Em relação à subfase de testes, abaixo são apresentadas as atividades. 122 Já em relação à subfase documentação, a imagem a seguir apresenta as atividades. Já para a fase de encerramento, a última do projeto, as atividades ficaram como apresentado na imagem a seguir. 123 3. Estimativa de três (3) pontos Foi realizada a estimativa de três pontos para o projeto, calculando a duração a partir da duração otimista, da esperada e da pessimista, utilizando o cálculo PERT com os níveis de importância assim: otimista, 1; esperada, 4; e, pessimista 1. A seguir as durações nesta estimativa, de acordo com as fases. Da mesma forma que para as fases, a seguir a estimativa para a fase de iniciação. Também a estimativa para a fase de planejamento: 124 Da mesma forma, a estimativa para a fase de execução: Esta fase pode ser detalhada em suas subfases, conforme demonstrado a seguir, iniciando com a subfase de modelagem. Na sequência a subfase de implementação do código fonte. 125 A seguir, a subfase de testes. Na sequência a última subfase da etapa de execução, a documentação. 126 A seguir as durações da estimativa de três pontos para a última fase, a de encerramento. 4. Caminho crítico A seguir é apresentado o caminho crítico do projeto, juntamente com a informação do inicio e fim da tarefa, sua duração e a folga. 127 5. Folgas das atividades Já em relação às folgas das atividades (críticas ou não), a seguir é apresentado o gráfico com a representação. 128 129 6. Tempo mínimo e máximo provável do projeto (variação do projeto) Em relação ao tempo mínimo e máximo provável do projeto, verifica-se que não há muita variação em função do caminho crítico que abrange quase que sequencialmente o projeto. O tempo pode variar se ocorrerem atrasos (para mais) ou se mais recursos forem alocados para as tarefas que estão no caminho crítico (para menos). 7. Levantamento de recursos das atividades A seguir são apresentados todos os recursos utilizados no projeto, exceção para os recursos que serão fornecidos pela empresa, como local, máquinas, material de escritório, rede, telefone, etc, não contabilizados para o projeto, mas para a emmpresa como um todo. 8. Calendário dos recursos Na sequência um calendário parcial, com uma visão macro dos recursos, por trimestres nos anos em que o projeto terá duração. 130 9. Responsáveis pela administração do plano • José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto • Equipe do projeto 10. Aprovações _____Diretor Unidade Justiça_______ Diretor Unidade Justiça – Patrocinador 17/11/2012 ___José Nardelio de Abreu Filho___ José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto 17/11/2012 11. Registro de alterações Alteração realizada: Alteração aprovada por: Data da alteração: 131 APÊNDICE H – PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 27/10/2012 Data da elaboração: 27/10/2012 Memorial descritivo 1. Centro de custo Em relação aos centros de custo, identificamos dois (2) centros de custo, são eles: Centro de Custo Pessoal Serviços de terceiros A partir disso, identificamos as contas abaixo, organizadas com foco nos cargos ou serviços: Código 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. Contas Pessoal Diretoria/Gerência/Coordenação Equipe do projeto Analista de negócios Analista de sistemas Analista implementador Analista de testes Analista de documentação Analista de marketing Analista de recrutamento e seleção 132 1.10. 2. 2.1. 2.2. 2.3. Assistente administrativo Serviços de terceiros Recorte de publicação online Servidor na nuvem Jurisprudência online 2. Marcos de controle Em relação aos marcos de controle, eles serão acompanhados conforme descrito abaixo: Marco de controle Ações 22/11/12 – Verificar o andamento Solicitar relatório do desenvolvimento das matrizes. desenvolvimento das desenvolvimento. 6/8/13 – Verificar o andamento da Solicitar relatório codificação desenvolvimento das desenvolvimento. 6/1/14 – Verificar o andamento da Solicitar relatório documentação desenvolvimento das desenvolvimento. 30/1/14 – Verificar o andamento Solicitar relatório dos testes desenvolvimento das desenvolvimento. de andamento do matrizes ao gerente de de andamento do matrizes ao gerente de de andamento do matrizes ao gerente de de andamento do matrizes ao gerente de 3. Reservas de contingência Em relação à reserva de contingência, será reservado 20% do valor total do projeto. O valor total do projeto está orçado em R$422.870,00. Sendo assim, será reservado R$84.574,00, conforme demonstrado abaixo nas tarefas principais do projeto: 4. Custos Abaixo o custo por cada etapa do projeto: 133 Abaixo os custos das principais fases do projeto, organizados no Porject por custo: 134 Para agrupar no Project por centro de custo/contas, para cada recurso alocamos um grupo, conforme imagem abaixo: Assim, em resumo, os custos para cada centro de custo/conta são: 135 Em detalhe: A estimativa de custo por tarefa está detalhada abaixo: 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 1. APROVAÇÃO ___Diretor da Unidade Justiça___ Diretor da Unidade Justiça – Patrocinador 27/10/2012 ___José Nardelio de Abreu Filho___ José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto 27/10/2012 155 APÊNDICE I - PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV Versão do documento: documento 001 Patrocinador: Diretor Unidade nidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 11/08/2012 Data da elaboração: 11/08/2012 2. Objetivo O objetivo deste plano é descrever os processos de qualidade para o projeto SAJ/ADV. 3. Equipe de Qualidade A equipe responsável pela qualidade do projeto será o gerente do projeto e os membros da equipe, além da equipe de qualidade da empresa. 4. Políticas e padrões de Qualidade A política de qualidade ualidade da empresa está definida no documento Manual da Qualidade, disponível no ambiente Colabore, sendo resumidamente: - Satisfazer os clientes através de produtos e serviços de tecnologia da informação. - Valorizar e capacitar constantemente os colaboradores. - Utilizar adequadamente tecnologia como diferencial competitivo. - Cumprir os requisitos regulamentados, buscando a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade. Os procedimentos documentados pelo manual são: Controle de Documentos, Controle de Registros, Auditoria Interna, Controle de Produto Não Conforme, Ação Corretiva e Ação Preventiva. 156 Além disso, a área da qualidade define como fazer o controle de revisão de documentos. 5. Controle da qualidade Objetivo do controle da qualidade é garantir a qualidade do produto do ponto de vista da usabilidade, da documentação disponível para o cliente final e da satisfação geral do cliente com o produto. Além disso, tem como objetivo garantir a qualidade do projeto do ponto de vista do desempenho e da documentação. A equipe responsável pelo controle da qualidade será composta por Felipe Flores da Silva, Hudson de Sousa e Analista de Negócios, sendo que o Analista de Negócios será responsável por fazer o controle dos indicadores relacionados ao produto, que são os indicadores de usabilidade, documentação e satisfação com o produto; e o Felipe e o Hudson ficarão responsáveis pelo controle de qualidade dos indicadores relacionados ao projeto, que são os indicadores de documentação do projeto e desempenho. A coleta será feita conforme o que está definido nos indicadores (ver item 7), os resultados serão divulgados no ambiente Colabore, além de ser encaminhado ao gerente do projeto e o gerente da área envolvida no projeto. Abaixo um cronograma relacionado às atividades de qualidade: Atividade Medir o indicador 1 Gerar relatório do indicador 1 Medir o indicador 2 Gerar relatório do indicador 2 Medir o indicador 3 Gerar relatório do indicador 3 Medir o indicador 4 Gerar o relatório do indicador 4 Medir o indicador 5 Gerar o relatório do indicador 5 Data/Periodicidade Na etapa de testes. Após testes. Na etapa de testes. Na etapa de implantação. Após testes. Após período de implantação. Após período de implantação. Após 6 meses da implantação. Após 1 ano da implantação. Após período de implantação. Após 6 meses da implantação. Após 1 ano da implantação. Quinzenalmente Quinzenalmente Mensalmente Mensalmente 157 6. Garantia da Qualidade O objetivo da garantia da qualidade é garantir a aderência do projeto aos processos de desenvolvimento de software e de gerenciamento de projetos existentes na organização. A equipe da garantia da qualidade será formada pela atual equipe de qualidade da empresa. A esta equipe serão atribuídas às atividades de monitorar e acompanhar mensalmente a aderência dos processos envolvidos no projeto, gerando relatórios de conformidade e/ou não conformidade. Estes relatórios serão encaminhados ao gerente de projetos e as não conformidades deverão ser tratadas por ele. Caso nenhuma providencia seja tomada até um novo relatório ser feito, o relatório será encaminhado diretamente à gerência imediata. 7. Recursos necessários Os recursos necessários para fazer o controle e a garantia da qualidade do projeto e do produto já estão disponíveis na empresa (softwares de edição de documentos e de planilhas, modelos padrão de qualidade, etc.). Não serão necessárias viagens a clientes, visto que serão aplicados questionários via sistema. 8. Indicadores Abaixo os cinco (5) indicadores para a qualidade: 1) Usabilidade: a. Requisito: REQ-NF-01 - Usabilidade b. Medida: a medida será feita a partir de pesquisas na fase de testes do produto e também após sua implantação, contando o número de cliques necessários para se chegar à opção desejada no sistema. A forma de coleta serão questionários eletrônicos disponíveis no próprio sistema e eles serão armazenados no Colabore. A fórmula será a quantidade de cliques e a unidade será um (1) clique. c. Critério de aceitação: a meta é de três (3) cliques, sendo aceitável até 158 quatro (4). 2) Documentação (help): a. Requisito: REQ-F-01 – Help do sistema b. Medida: no resultado da busca de uma informação no help do sistema, será questionado o usuário se a informação foi útil ou não. As respostas a esta pergunta direta serão armazenadas no Colabore e serão analisados manualmente. A fórmula para esta medição será a contagem do número de respostas sim e não. A unidade será a quantidade de respostas. c. Critério de aceitação: 70% de respostas positivas. 3) Satisfação com o produto: a. Requisito: REQ-NF-02 – Questionário de avaliação de satisfação b. Medida: serão aplicados questionários eletrônicos com quatro (4) respostas possíveis: muito satisfeito, satisfeito, insatisfeito, muito insatisfeito. Este questionário estará disponível no sistema para os clientes, eles serão armazenados no Colabore e serão analisados manualmente. A fórmula para esta medição será a contagem do número de respostas, fazendo uma média ponderada. A unidade será a quantidade de avaliações. c. Critério de aceitação: 85% de respostas devem estar entre muito satisfeito e satisfeito. 4) Desempenho do projeto: a. Requisito: não se aplica b. Medida: será feita a partir da análise do cronograma do projeto, no planejado versus realizado. A coleta da informação será baseada no controle de atividades do projeto. A fórmula é a subtração do realizado com o planejado. A unidade é a quantidade de atividades planejadas e executadas. c. Critério de aceitação: 90% das atividades deverão ser executadas conforme o planejado. 5) Documentação do projeto: a. Requisito: não se aplica b. Medida: será realizada com base no cronograma do projeto, em relação às tarefas de documentação (memória de reunião, RAPs, planos de gerenciamento, lições aprendidas). Na medição será verificado se a documentação foi realizada, se foi realizada no prazo, e se a qualidade da 159 desta documentação é adequada ao solicitado. O relatório resultante da medição estará disponível no Colabore. Não será utilizada uma fórmula. A unidade de medida será a conformidade. c. Critério de aceitação: 95% conforme. 9. APROVAÇÃO ___Diretor da Unidade Justiça___ Diretor da Unidade Justiça – Patrocinador 11/08/2012 ___José Nardelio de Abreu Filho___ José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto 11/08/2012 160 APÊNDICE J - PLANO DE GERENCIAMENTO DE RH PLANO DE GERENCIAMENTO DE RH Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV SAJ Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio 10. ORGANOGRAMA DO PROJETO PROJE Data da versão: 18/09/2012 Data da elaboração: 08/08/2012 161 11. MAPA MENTAL DO GERENCIMANETO DE RECURSOS HUMANOS 162 12. EQUIPE DO PROJETO No Nome Área e-mail Telefone 1 Felipe Flores da Silva Suporte 2 Hudson de Sousa Desenvolvimento [email protected] (48) 8437-2680 3 José Nardelio de Abreu Serviços [email protected] (48) 8406-0585 4 Solange Sonaglio [email protected] (48) 8412-4879 [email protected] Suporte (48) 9131-9132 13. EQUIPE DO PROJETO a) Responsável pelos planos 10 11 12 13 Riscos Aquisições e contratos 9 Comunicação 8 RH 4 5 6 7 Qualidade 3 Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Analista de Negócio Analista de Sistemas Analista de Marketing Gerente de Novos Negócios Diretor da Unidade da Justiça Gerente de Desenvolvimento Analista de Qualidade e Processos Analista de recrutamento e seleção Assistente administrativo Custo 1 2 Nome Tempo No Escopo Planos Suporte Produto X X X X X X X X X X X X X X X X Serviços X X X X X X X X Suporte Relacionamento Relacionamento Relacionamento X X X X X X X X X X X X X X X X X Relacionamento X X X Diretoria X X X Área X X Desenvolvimento Serviços X X Desenvolvimento Humano X Desenvolvimento Humano X X X 163 b) Atribuições dos Cargos/Perfil Cargo Atribuição • • • • 1 Gerente do projeto • • • • • 2 Gerente de novos negócios Gerir os compromissos dos projetos Gerir operacionalmente os projetos Garantir a passagem para o suporte Gerir tecnicamente os projetos Envolver todos os stakeholders e estabelecer comunicação Conduzir negociações Distribuir as atividades dos projetos, acompanhar o andamento e solucionar eventuais dificuldades Gerir conflitos. Gestão estratégica do portfólio de projetos da unidade, e do portfolio de serviços, incluindo a • • • • • • • • Gerencimento de projetos MS Project PMBOK Inglês Técnico Engenharia de Software e Processos Certificação (PMP, IPMA, Prince, Scrum Master) ou pósgraduação na área • • Pós-graduação em uma área relacionada Acima de 10 anos de experiência • • • • • Negociação Gerenciamento de conflitos Organização Identificação de Riscos – Previsibilidade Implantação de sistemas de informática. Liderança de equipe Alto nível de relacionament Atitudes o Habilidades N Conhecimento Competência • • • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação • 164 estrutura para sua execução e a renovação do catálogo de serviços a partir das necessidades dos clientes, das tendências tecnológicas e das leis e regras de negócio que afetam a unidade. • • • Vivência e domínio da gestão de escritório de projetos, e de gestão de portfólios e projetos de TI Vivência em desenvolvimento e manutenção de processos de TI baseado nas melhores práticas de engenharia de software. Conhecimentos dos negócios e produtos da organização • • • • • • • • • 3 Gerente de desenvolvimento Garantir o desenvolvimento, a qualidade e o atendimento dos produtos, buscando as melhores soluções, por meio da criação, inovação e manutenção dos produtos, • • • Técnicas de apresentação Conhecimento dos sistemas sob sua responsabilidade Tecnologia e • • • o interpessoal Organização e disciplina Gestão de Equipe Negociação e gestão de conflitos Capacidade de Articulação Facilitação e Controle das variáveis do Projeto Apresentação e comunicação Domínio do Idioma Inglês Desejável certificação PMP Desejável certificação ITIL nível intermediário. Inglês e/ou espanhol avançado Negociação avançada. Liderança de • • Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. • • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime • 165 planejando e gerenciando a equipe de profissionais, e assegurando a disponibilidade dos produtos. • arquitetura adotada Gerenciamento de projetos; • • • • • 4 Coordenador da qualidade • Garantir o alinhamento estratégico das ações de qualidade na empresa, estabelecendo plano de qualidade e garantindo os resultados esperados dos processos dentro das unidades de negócio, assegurando o atendimento das políticas e padrões estabelecidos para a qualidade, a execução das auditorias e dos planos de melhoria, a capacitação e conscientização dos colaboradores para a qualidade e a divulgação dos resultados da qualidade. • • • • Ferramentas e técnicas de mapeamento de processos Estatística Ferramentas de qualidade Experiência em atividades de mapeamento, definição, redefinição, construção, implantação, avaliação e melhoria de processos de software; Modelos de maturidade CMMI ou MPS.Br, com experiência prática em sua implantação e operacionalização em empresas de desenvolvimento de • • • • equipe Alto nível de relacionament o interpessoal Organização e disciplina Gestão de Equipe Negociação e gestão de conflitos Liderança de equipe Alto nível de relacionament o interpessoal Organização e disciplina Gestão de Equipe • • • • • • • • nto Bom relacionamento Dinamismo. Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. 166 • • • • 5 Coordenador de desenvolvimento Coordenar as atividades de desenvolvimento dos produtos, estabelecendo estratégias, garantindo o cumprimento do planejamento e a execução do desenvolvimento dos sistemas sob sua responsabilidade, assegurando o cumprimento de prazos dentro dos padrões estabelecidos, visando a satisfação dos clientes. • • • • • • médio/grande port Conhecimentos avançados em qualidade de software, engenharia de software, metodologias de desenvolvimento e boas práticas; Sólida experiência em gerenciamento de projetos Experiência prática em atividades de análise, projeto e implementação de sistemas Técnicas de apresentação Inglês e/ou espanhol intermediário Conhecimento dos sistemas sob sua responsabilidade Conhecimento da tecnologia e da arquitetura adotada; Conhecimento em gerenciamento de projetos; • • • • Liderança de equipe Alto nível de relacionament o interpessoal Técnicas de negociação Administração de conflitos. • • • • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. 167 • • • • 6 Analista de negócio • • • • • • 7 Analista de sistemas • • • Identificar os processos, sub-processos, macroprocessos e rede de processos envolvidos no projeto Mapear, modelar e documentar os processos envolvidos no projeto Propor ações para controlar os processos Identificar a relação entre os processos e as áreas da empresa Identificar os processos críticos em função da estratégia Realizar atividades de elucidação de requisitos Planejar e monitorar a análise de negócios Gerenciar, comunicar e aprovar os requisitos Definir e validar a solução Comentar experiências positivas e dificuldades de implantação. Levantamento de requisitos Modelagem em alto nível do sistema Prototipação • • • • • Fundamentos de engenharia de requisitos e análise de requisitos Ferramentas para análise e melhoria dos processos do negócio Certificação PMP e ITIL Análise e projeto de sistemas Levantamento de requisitos • • • • • • Profundos conhecimentos do negócio Organização Identificação de Riscos – Previsibilidade Implantação de sistemas de informática. • • • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. Facilidade para trabalhar em equipe Boa • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação • 168 • • Definição de regras do sistema Contagem de pontos de função. • • • • • • • • • • 8 Analista implementador • • Elaborar, validar e testar programas de computador com base em especificações recebidas, atuando sob supervisão, valendo-se de métodos e técnicas adequadas às aplicações a que se destinam Programação em Java Análise de matrizes de regras. • • • • • • • • • 9 Analista de testes • Planejamento, design, implementação e avaliação • Regras de negócio; SQL Mapeamento de processos Modelagem de dados BPMN CMMI ou MPS-Br Análise de pontos de função Técnicas de redação. Domínio de orientação a objetos e componetização Java/JSP/JavaScript e SQL Experiência e domínio da linguagem JAVA em desenvolvimento Web Experiência com SQL e XML Design Patterns e UML JavaEE (EJB3, JPA) WebServices Spring/Struts/Hibernate /JSF/CDI testes unitários e TDD Ajax Processos adotados na área de testes comunicação escrita e verbal. • • • • • • Perfil investigativo Facilidade para trabalhar em equipe. Perfil investigativo • • • • • Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. • • Pró-atividade Disciplina • 169 • • • • • • • 1 0 1 1 Assistente administrativo Assistente financeiro • dos testes Avaliação dos resultados dos testes Geração dos testes Relatório de avaliação Aplicar as ferramentas de automação de testes dentro dos projetos Configuração e execução dos testes Empacotamento e compilação das versões que serão testadas (quando necessário). Executar atividades relacionadas aos processos administrativo e operacionais da área, recebendo, avaliando, tratando e registrando informações, visando à realização de atividades administrativas e operacionais inerentes à área de atuação. Manter o controle dos compromissos financeiros da empresa em dia, • • • • Cursos em testes de software CBTS (Certificação brasileira de teste de software) ISTQB (International Software Testing Qualifications Board) BSTQB (Brazilian Software Testing Qualifications Board). • Word, Excel e Power Point. • • • • • • • Word, Excel e Power Point Matemática financeira. • • • • • • Facilidade para trabalhar em equipe • Facilidade para trabalhar em equipe Organização Digitação Familiarizado e usuário de ambiente digital Atendimento ao cliente Facilidade para trabalhar em equipe • • • • • Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. • • • Pró-atividade Disciplina Interesse • 170 • 1 2 Assistente de projeto • 1 3 Analista de contratos realizando a emissão do faturamento em tempo hábil para os clientes, contribuindo para o recebimento das faturas e, consequentemente, a manutenção do fluxo de pagamento dos compromissos da empresa. Administrar ou suportar gestores/consultores/coorde nadores nas atividades de gestão de projetos, garantindo distribuição de atividades, comunicação entre os envolvidos, acompanhamento e visibilidade sobre os resultados, escalando dificuldades ou desvios que possam comprometer o atingimento dos compromissos, e atendendo a outras atividades administrativas necessárias ao bom andamento dos projetos. Monitorar e controlar os aspectos físicos e financeiros dos contratos, objetivando assegurar os • Organização. • • • • • • • • Conhecimento em gerenciamento de projetos e outros processos organizacionais. Desejável conhecimento MS Project. Domínio do Idioma Inglês Técnico. • • • Word, Excel e Power Point. • Organização e disciplina Habilidade de apresentação e comunicação. Facilidade para trabalhar em equipe; Organização. • • • • • Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação • 171 • • 1 4 Analista de marketing • 1 5 Analista de processos • • faturamentos previstos, analisando e elaborando documentos relacionados à gestão dos contratos e que apoiem a tomada de decisão. Analisar dados de mercado que possibilitem a produção de informações (mercadológicas financeiras e econômicas) Fornecer subsídio para os gestores nas tomadas de decisão mercadológicas ou estratégicas, que envolvam a promoção eficiente da imagem da empresa, devidamente alinhada com as diretrizes e políticas corporativas, visando a satisfação de seus consumidores. Analisar os processos produtivos e os serviços detalhadamente, bem como na sua globalidade Propor melhorias ou alterações quando necessário Monitorizar os processos e as alterações implementadas • • • • • • • • • • • Software de edição de imagens (Photoshop, Corel Draw) Experiência em criação de campanhas de comunicação Experiência em pesquisa de mercado Excel avançado Domínio de ferramenta de BI. (Qlick View). BPMN, IDEF ou a UML Entendimento claro do funcionamento geral de uma empresa Conhecimentos de marketing, finanças, assuntos regulatórios e de governança • • • Perfil investigativo Facilidade para trabalhar em equipe Organização. • • • • • • • • • Visão pragmática da tecnologia Facilidade para trabalhar em equipe. • • • • • • • Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. 172 • • 1 6 Analista de qualidade e processos • 1 7 Analista de documentação • • para determinar o sucesso das mesmas Procurar ativamente a excelência nos processos. Desenvolver os processos e executar as atividades relacionadas à qualidade da Softplan, garantindo conformidade com o sistema da qualidade nas definições e melhorias de processos, acompanhando o desempenho. Contribuir para o planejamento e a execução de projetos de mapeamento e melhoria dos processos internos e dos sistemas da qualidade. Elaborar, atualizar e disponibilizar materiais instrucionais de cunho técnico e de auxilio aos usuários do produto: ajuda do sistema, apostilas, manuais, boletins, entre outros Elaborar conteúdos programáticos para treinamentos Revisar e aplicar correções • • • • Process Flow Chart Conhecimentos dos modelos de maturidade CMMI ou MPS.Br Operation Description Sheet (Folha de Processo) Logística. • • • Perfil investigativo Facilidade para trabalhar em equipe Organização. • • • • • • • • • Experiência em redação e correção de textos Sólidos conhecimentos da Língua Portuguesa. • • Facilidade para trabalhar em equipe Organização. • • • • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. 173 • • 1 8 Analista de Desenvolvimento Humano e Organizacional nos documentos e materiais informativos que são enviados ao cliente Participar da elaboração e monitoramento de informativos internos em qualquer formato: blogs, emails, etc. Assessorar os demais integrantes (auxiliar e assistente) nas atividades de formação e desenvolvimento humano, assim como desenvolver, sob orientação e acompanhamento, programas, projetos e ações, de baixa complexidade, mediante a realização de diagnósticos em demandas encaminhadas pelos gestores das áreas ou estabelecidas no planejamento estratégico,visando contribuir com as condições exigidas para que a empresa possa recrutar, desenvolver, treinar e motivar os recursos humanos necessários ao seu desenvolvimento e • • • • Vivência e atuação em subsistema de Desenvolvimento Técnica de entrevista Técnica para ministrar treinamento Pacote Office • • Comunicativo; Ágil; Atenção Concentrada. • • • • • • • Pró-atividade Disciplina Interesse Dedicação Comprometime nto Bom relacionamento Dinamismo. 174 crescimento. 175 14. NOVOS RECURSOS, REALOCAÇÃO E SUBSTITUIÇÃO DE MEMBROS A necessidade de novos recursos, realocação ou substituição quando identificada pelo gestor do projeto deverá ser analisada a existência desse recurso no ambiente interno ou se deverá buscar novos recursos no mercado. Quando verificada a possibilidade de utilizar um recurso interno, mas alheio a equipe do projeto, o gestor deverá procurar o líder de equipe para verificar a disponibilidade do recurso e, estando disponível, formalizar o pedido indicando quais são os recursos, a quantidade de dias e a duração da tarefa. No caso da falta de recurso interno o gestor do projeto deverá solicitar à Equipe de Desenvolvimento Humano e Organizacional a busca de novos profissionais no mercado que se encaixam no perfil desejado. O trabalho da equipe de Desenvolvimento Humano e Organizacional consiste em elaborar a divulgação da vaga e quando necessário a divulgação em mídia impressa, é encaminhado um Briefing de Divulgação para o Marketing para que o mesmo providencie a divulgação. A pré-seleção e aplicação de avaliação técnica é feita com base nos currículos cadastrados no site corporativo. Para finalizar, o candidato aprovado na avaliação é entrevistado pelo gestor da área que solicitou. A re-alocação e a substituição de recursos deverão estar contidas no plano de gerenciamento de mudança. 15. TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO Para o treinamento e desenvolvimento do colaborador existe o chamado Túnel de Entrada. O túnel de entrada é um procedimento para a recepção e capacitação de novos colaboradores. Ele começa com um período de integração, com as noções gerais da Softplan, feito pelo DHO da empresa. A segunda etapa é o túnel da Unidade Justiça, que trata das noções gerais do nosso projeto (áreas de negócio, organograma, localização de arquivos, padrões de e-mails etc). Esta parte é organizada pela equipe de Comunicação. Pra fechar, o colaborador ganha um padrinho/madrinha: um colega dentro da equipe, que será sua referência para tirar todas as dúvidas e para aprender as informações específicas da equipe. 16. AVALIAÇÃO DE RESULTADOS DA EQUIPE DO PROJETO Os resultados da equipe são mensurados a partir de relatório semanal que são desenvolvidos pela equipe de trabalho do projeto. O relatório de desempenho semanal deverá conter as atividades o que foram executadas ao longo da semana, ou seja, o cumprimento ou não das tarefas delegadas nesse período com o respectivo apontamento de horas no Sistema de Atendimento ao Cliente; além disso, o relatório também prevê uma projeção das atividades que serão executadas na semana seguinte. 17. BONIFICAÇÃO – SITEMA DE RECONHECIMENTOS Não estão previstas bonificações ou incentivos para os participantes do projeto. Caso seja identificada a necessidade de incentivos para melhorar o desempenho, os procedimentos serão definidos pelo gerente de projeto e dependerão da aprovação do patrocinador Diretor da 176 Unidade Justiça. 18. FREQUENCIA DE AVALIAÇÃO CONSOLIDADA DOS RESULTADOS DA EQUIPE A frequência de avaliação da equipe será semanal, com base no item VII que trata sobre avaliação de resultados da equipe. 19. ALOCAÇÃO FINANCEIRA PARA O GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Não está previstas alocação financeira para o gerenciamento de recursos humanos. Caso seja identificada a necessidade de alocação financeira, os procedimentos serão definidos pelo gerente de projeto e dependerão da aprovação do patrocinador Diretor da Unidade Justiça. 20. ADMINISTRAÇÃO DO PLANO E GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS A administração do plano de gerenciamento de recursos humanos será feita pelo Gestor de Projetos utilizando os seguintes parâmetros: O plano de gerenciamento deverá ser revisado mensalmente, a atualização deverá ser feita sempre que houve alteração ou necessidade de inclusão de um novo membro da equipe do projeto. 21. REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data Modificado por Descrição da mudança 22. APROVAÇÃO ___Diretor da Unidade Justiça___ ___José Nardelio de Abreu Filho___ Diretor da Unidade Justiça – Patrocinador José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto 08/08/2012 08/08/2012 177 APÊNDICE K - PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor Unidade nidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 01/08/2012 Data da elaboração: 01/08/2012 1. Aspectos Gerais de Comunicação Este plano de comunicação foi desenvolvido para atender os públicos interno e externo da Softplan, no tocante ao projeto SAJ/ADV, com garantia e consistência das informações. As informações serão disponibilizadas na Internet e Intranet da Softplan, por meio das ferramentas tas Colabore e TFS, e do site da empresa. A comunicação se dará através dos seguintes meios: • E-mail mail informativo do andamento das atividades entre o gerente de projetos e os membros da equipe; • E-mail mail informativo entre o gerente de projeto e os principais stakeholders; • Documentação no Colabore; • Reuniões com atas no Colabore e no TFS; • Publicações sobre o projeto na página web da empresa (após a fase de lançamento do produto). As informações serão disponibilizadas no portal do projeto no Colabore e no TFS e estarão disponíveis 24h por dia. Seus níveis de visualização dependerão do tipo de permissão que o usuário tenha. 178 2. Necessidades dos Interessados Parte Interessada Ref. Assunto/Conteúdo (receptor) 1 Diretor Unidade - Status do projeto Justiça 2 Gerente de novos negócios - Progresso e status do projeto 3 Coordenador equipe web - Andamento das atividades 4 Analista de Negócio 5 6 7 8 - Condução das atividades, divisão das tarefas, acompanhamento do progresso do projeto. Analista Condução das atividades, implementador divisão das tarefas, Analista de Sistemas acompanhamento do progresso do projeto. Assistente do projeto - - Condução das atividades, Felipe Silva divisão das tarefas, acompanhamento do progresso do projeto. Assistente do projeto - - Condução das atividades, Hudson de Sousa divisão das tarefas, acompanhamento do progresso do projeto. Gerente do projeto – - Andamento e progresso José Nardelio das atividades Método de Comunicação - Reuniões com apresentação de slides - Reuniões com apresentação de slides e material impresso - E-mail - Reunião Responsável (emissor) - Gerente de projetos - Gerente de projetos - Diário - Semanal - Reunião - E-mail - Gerente de projetos - Semanais - A cada 2 dias - Reunião - E-mail - Gerente de projetos - Semanais - A cada 2 dias - Reunião - E-mail - Gerente de projetos - Semanais - A cada 2 dias - Reunião - E-mail - Gerente de projetos - Semanais - A cada 2 dias - Formulário por email - Membros da equipe - Semanal - Gerente de projetos Data ou Frequência Antes de cada marco de controle. Antes de cada marco de controle. Obs. Podem ocorrer apresentações menores entre os marcos. Podem ocorrer apresentações menores entre os marcos. Coordenação da equipe. Reportes de andamento das atividades. Reuniões informais 179 9 - Alocação de cada um dos recursos em outros projetos - Informativo do processo de contratação - Definição de sprint - Formulário por email - Por e-mail - Reunião com ata - Coordenador de desenvolvimento - Informativo do processo de desenvolvimento - Reunião com ata - Coordenador de desenvolvimento - Semanal - Reunião - Gerente de projetos - Semanais Assistente do projeto - - Condução das atividades, Solange Sonaglio divisão das tarefas, acompanhamento do progresso do projeto. 10 Assistente do projeto - - Condução das atividades, Analista de Suporte divisão das tarefas, acompanhamento do progresso do projeto. - Membros da equipe - Quinzenal - Gerente de RH - Quando da contratação - A cada 45 dias - E-mail - Reunião - E-mail - A cada 2 dias - Gerente de projetos - Semanais - A cada 2 dias - Esta reunião objetiva produzir um relatório dos itens que serão implementados no ciclo de desenvolvimento. - Visa fazer o acompanhamento dos trabalhos definidos no ciclo 180 3. Eventos de Comunicação Abaixo estão relacionadas às reuniões identificadas para o projeto: 3.1.Reuniões Programadas 3.1.1. Reunião de abertura do projeto. a. Objetivo – Apresentar a proposta inicial do projeto; b. Metodologia – Reunião expositiva com apresentação de slides; c. Responsável – Gerente do projeto; d. Envolvidos – Direção, gerência, equipe do projeto e gerente de projeto; e. Frequência – Única; f. Reuniões extraordinárias – Não necessário; g. Duração – 2h; h. Local – Sala de reunião do diretor; i. Outros – Fazer ata. 3.1.2. Reunião de status do projeto. a. Objetivo – Apresentar o status do projeto; b. Metodologia – Reunião expositiva com apresentação de slides; c. Responsável – Gerente do projeto; d. Envolvidos – Direção, gerência e gerente de projeto; e. Frequência – Antes de cada marco de controle; f. Reuniões extraordinárias – Eventualmente, por definição da direção; g. Duração – 1h; h. Local – Sala de reunião do diretor; i. Outros – Pode ser necessário levar a apresentação impressa; enviar apresentação por e-mail; fazer ata. 3.1.3. Reunião de progresso e status do projeto. a. Objetivo – Apresentar o progresso e o status do projeto; b. Metodologia – Reunião expositiva com apresentação de slides; c. Responsável – Gerente do projeto; d. Envolvidos – Gerência e gerente de projeto; e. Frequência – Antes de cada marco de controle; f. Reuniões extraordinárias – Eventualmente, por definição da gerência; g. Duração – 30min; h. Local – Sala de reunião da gerência; 181 i. Outros – Pode ser necessário levar a apresentação impressa; enviar apresentação por e-mail; fazer ata. 3.1.4. Reunião de Andamento das atividades. a. Objetivo – Apresentar o andamento das atividades do projeto ao coordenador da equipe; b. Metodologia – Reunião; c. Responsável – Gerente do projeto; d. Envolvidos – Coordenador da equipe e gerente de projeto; e. Frequência – Semanal; f. Reuniões extraordinárias – Eventualmente, por definição do coordenado ou do gerente de projetos; g. Duração – 30min; h. Local – Sala de reuniões; i. Outros – Fazer ata. 3.1.5. Reunião de Equipe do projeto. a. Objetivo – Definir e discutir a condução das atividades, a divisão das tarefas e fazer o acompanhamento do progresso do projeto; b. Metodologia – Reunião; c. Responsável – Gerente do projeto; d. Envolvidos – Gerente de projeto e membros do time; e. Frequência – Semanal; f. Reuniões extraordinárias – Eventualmente, por definição da gerência; g. Duração – 30min; h. Local – Sala de reunião da gerência; i. Outros – Fazer ata. 3.1.6. Reunião de Especificação do produto. a. Objetivo – Definir e discutir a especificação do produto; b. Metodologia – Reunião; c. Responsável – Membro do time; d. Envolvidos – membros do time e consultor; e. Frequência – Semanal; f. Reuniões extraordinárias – Eventualmente, por definição dos membros do time; g. Duração – 2h; 182 h. Local – Sala de reuniões; i. Outros – Fazer ata. 3.1.7. Reunião de encerramento do projeto. a. Objetivo – Apresentar o resultado do projeto do projeto e as lições aprendidas; b. Metodologia – Reunião expositiva com apresentação de slides; c. Responsável – Gerente do projeto; d. Envolvidos – Direção, gerência, equipe do projeto e gerente de projeto; e. Frequência – Única; f. Reuniões extraordinárias – Não necessário; g. Duração – 2h; h. Local – Sala de reunião do diretor; i. Outros – Fazer ata. 4. Ata de Reunião Todos os eventos do projeto que envolvem reuniões formais devem apresentar ata de reunião com, no mínimo, os seguintes dados: • • • • • Lista de presença; Pauta; Decisões tomadas; Pendências não solucionadas; Aprovações. 5. Relatórios RAP – Relatório de Acompanhamento de Projetos: tem como objetivo dar um posicionamento aos envolvidos no projeto referente ao andamento das atividades finalizadas, em andamento e as não iniciadas dentro da periodicidade da RAP. Além disso, o modelo contém o objetivo do documento, identificação do projeto, resumo da situação do projeto, atividades finalizadas, atividades em andamento ou não iniciadas, riscos e considerações finais. 6. Tecnologia do Sistema de Comunicações As tecnologias utilizadas na comunicação serão as ferramentas: • • Colabore: é um wiki que permite a criação e compartilhamento de páginas, documentos e conteúdos; TFS (Team Fundation Server): tem a finalidade de armazenar e controlar versões de documentos e código-fonte; 183 • E-mail; • Webex: Software para videoconferência. Essas ferramentas são de uso regular da empresa, onde o treinamento é realizado na primeira semana de trabalho do colaborador. 7. Alocação Financeira do Plano de Gerenciamento das Comunicações Não se aplica, visto que os custos serão tratados pela empresa, não sendo gerenciados pelo projeto. 8. Administração do Plano de Gerenciamento das Comunicações O plano será de responsabilidade do gerente de projetos, que poderá delegar a tarefa a um dos membros da equipe. O plano de gerenciamento das comunicações será revisado sempre que se fizer necessário ou mensalmente. Data REGISTRO DE ALTERAÇÕES Modificado por Descrição da mudança APROVAÇÃO Data 01/08/2012 Patrocinador Diretor Unidade Justiça 184 APÊNDICE L - PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS 1. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor da Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio Data da versão: 22/09/2012 Data da elaboração: 21/09/2012 2. PROCESSO DE GERENCIAMENTO GERENCIA DOS RISCOS • Os processos de gerenciamento dos riscos do projeto terão como base as informações disponibilizadas nos documentos do Plano de Gerenciamento de Riscos e da Declaração de Escopo do projeto. • Quaisquer modificações deste plano deverão ser realizadas respeitando-se respeitando as normas definidas no Plano Integrado de Mudanças do projeto. • A identificação dos riscos iniciais será feita na primeira reunião da equipe de projeto, com a participação do analista de negócios e gerente de novos negócios. negócios. • A identificação, a avaliação e o monitoramento de novos riscos após a reunião inicial devem respeitar as declarações contidas nos planos lanos de Gerenciamento de Custos, Tempo e Comunicações. • As respostas possíveis eis aos riscos devem estar classificadas nas seguintes categorias: eliminação, transferência, mitigação, aceitação (passiva e ativa), exploração, compartilhamento, melhoria e aceitação. • Após o término da execução do projeto, este plano deverá ser mantido inalterado i em arquivo por um período de no mínimo 5 anos, para consultas e requisições das partes envolvidas nele. 3. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS RI 185 3.1.Riscos internos: 3.1.1. Falta de qualificação da equipe do projeto; 3.1.2. Ausência ou ineficiência no controle do andamento das atividades do projeto. 3.2.Riscos externos: 3.2.1. Falta de mão de obra especializada para desenvolvimento do software; 3.2.2. Resistência de empresas terceiras em integrar serviços; 3.2.3. Novo framework da empresa não ficar pronto a tempo. 4. ESCALA DE IMPACTO DOS RISCOS Condições definidas para escalas de impacto de um risco para os objetivos do projeto. Impacto: Objetivo: Muito baixo Baixo Médio Custo Alteração no custo não significativa Alteração no custo menor do que 5% Tempo Alteração no tempo não significativa Alteração no Alteração no tempo menor tempo de 5% do que 5% a 10% Escopo Mudança no Mudança de escopo áreas menos imperceptível importantes Alto Muito alto Alteração no Alteração no Alteração no custo de 5% a custo de 15% custo maior 15% a 25% do que 25% Mudança de áreas de real importância Alteração no Alteração no tempo de 10% tempo maior a 30% do que 30% Mudança Produto final quase total do com utilidade escopo mudada Diferença na Diferença em Diferença em Diferença Produto final Qualidade qualidade aplicações aplicações quase total na com utilidade imperceptível menos críticas críticas qualidade distinta 5. ESCALA DE PROBABILIDADE DOS RISCOS Condições definidas para escalas de probabilidade de um risco ocorrer durante o projeto. Probabilidade: 0,95 Descrição: Muito alta 0,75 0,5 0,25 0,10 Alta Média Baixa Muito baixa Grau de impacto Muito alto Alto Médio Baixo Muito baixo Peso 5.0 4.0 3.0 2.0 1.0 186 6. ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOS Probabilidade: Impacto: Muito baixo (1.0) Baixo (2.0) Médio (3.0) Alto (4.0) Muito alto (5.0) Muito alta (0.95) 0,95 1.90 2.85 3.80 4.75 Alta (0.75) 0.75 1.50 2.25 3.00 3.75 Média (0.5) 0.50 1.00 1.50 2.00 2.50 Baixa (0.25) 0.25 0.50 0.75 1.00 1.25 Muito baixa (0.1) 0.10 0.20 0.30 0.40 0.50 Classificação: Baixo Médio Alto Impacto: Muito baixo (1.0) Baixo (2.0) Médio (3.0) Alto (4.0) Muito alto (5.0) 3.1.1. 3.2.1. 3.2.3. Probabilidade: Muito alta (0.95) Alta (0.75) Média (0.5) Baixa (0.25) 3.2.2. 3.1.2. Muito baixa (0.1) Classificação: Aceitável Atenção Crítico 7. ANÁLISE QUANTITATIVA DOS RISCOS (EXCETOS OS ACEITÁVEIS) 3.1.1. Falta de qualificação da equipe do projeto Alteração no tempo: 10 dias Alteração no custo: +R$12.000,00 Fatores considerados: Cursos de qualificação da equipe do projeto (4 pessoas, 62h cada a R$3.000,00 cada). Probabilidade de ocorrência: 2.0 187 Valor monetário esperado: +R$2.400,00 3.1.2. Ausência ou ineficiência no controle do andamento das atividades do projeto Alteração no tempo: 3 dias Alteração no custo: +R$1.000,00 Fatores considerados: Cursos de qualificação para o gerente do projeto de 24h. Probabilidade de ocorrência: 1.0 Valor monetário esperado: +R$100,00 3.2.1. Falta de mão de obra especializada para desenvolvimento do software Alteração no tempo: 2 meses Alteração no custo: +R$15.000,00 Fatores considerados: Curso de linguagem de programação (5 analistas implementadores 2 meses, 8h por dia) Probabilidade de ocorrência: 2.5 Valor monetário esperado: +R$3.750,00 3.2.2. Resistência de empresas terceiras em integrar serviços Alteração no tempo: 5 dias Alteração no custo: +R$7.700,00 Fatores considerados: Negociação pela gerência e diretoria (R$2.200,00) e viagens (R$5.000,00) Probabilidade de ocorrência: 0.75 Valor monetário esperado: +R$577,50 3.2.3. Novo framework da empresa não ficar pronto a tempo 188 Alteração no tempo: 3 meses Alteração no custo: +R$45.000,00 Fatores considerados: Analista de sistemas, analista implementador e designer de interface. Probabilidade de ocorrência: 2.5 Valor monetário esperado: +R$11.250,00 Custo total da contingência: R$18.077,50 8. RESPOSTAS PLANEJADAS AOS RISCOS (EXCETOS OS ACEITÁVEIS) 3.1.1. Falta de qualificação da equipe do projeto Atenção Plano A - Capacitar Etapa: 1.1. Iniciação Gatilho: RAP (Relatório de Acompanhamento de Projeto) Resposta: Mitigar Descrição: Promover a participação da equipe do projeto em um curso de gerenciamento de projetos (20h). Custo: +R$2.400,00 Responsável: Gerente de novos negócios – Gerente de Novos Negócios Plano B - Capacitar Etapa: 1.2. Planejamento Gatilho: RAP (Relatório de Acompanhamento de Projeto) Resposta: Mitigar Descrição: Promover a participação da equipe do projeto em três (3) cursos de qualificação: curso de MS Project (30h), curso de gerenciamento de projetos (20h) e curso de ferramentas para gerenciamento de projetos utilizadas pela empresa (12h). Custo: +R$12.000,00 Responsável: Gerente de novos negócios – Gerente de Novos Negócios 3.1.2. Ausência ou ineficiência no controle do andamento das atividades do projeto Plano A - Capacitar Aceitável 189 Etapa: 1.2. Planejamento Gatilho: RAP (Relatório de Acompanhamento de Projeto) Resposta: Mitigar Descrição: Custo: Promover a participação do gerente do projeto em cursos de qualificação: gerenciamento de tempo (8h), gerenciamento de pessoas (8h) e liderança de equipes (8h). +R$1.000,00 Responsável: Gerente de novos negócios – Gerente de Novos Negócios Plano B - Compartilhar Etapa: 1.2. Planejamento Gatilho: RAP (Relatório de Acompanhamento de Projeto) Resposta: Mitigar Descrição: Promover reuniões de acompanhamento e discussão em relação ao andamento do projeto, envolvendo a equipe e definindo responsabilidades. Custo: +R$2.000,00 Responsável: Gerente de novos negócios – Gerente de Novos Negócios 3.2.1. Falta de mão de obra especializada para desenvolvimento do software Atenção Plano A – Treinar colaboradores Etapa: 1.3. Execução Gatilho: Atraso na fase de desenvolvimento Resposta: Mitigar Descrição: Capacitar colaboradores sobre as ferramentas utilizadas para o desenvolvimento do software, com curso de linguagem de programação. Custo: +R$15.000,00 Responsável: Departamento de Recursos humanos Plano B – Contratar mão de obra especializada Etapa: 1.3. Execução Gatilho: Atraso na fase de desenvolvimento Resposta: Mitigar Descrição: Contratação de mão de obra especializada. Custo: +R$2.500,00 Responsável: Departamento de Recursos Humanos 3.2.2. Resistência de empresas terceiras em integrar serviços Aceitável 190 Plano A – Influenciar nos benefícios da integração Etapa: 1.2. Planejamento 1.3. Execução Gatilho: Rejeição dos contratos Resposta: Mitigar Descrição: Conscientização dos benefícios gerados pelo produto em relação à integração. Negociação pela gerência e diretoria. Custo: +R$7.700,00 Responsável: Gerente de novos negócios – Gerente de Novos Negócios Plano B – Renegociar o valor da aquisição Etapa: Planejamento Gatilho: Rejeição dos contratos Resposta: Mitigar Descrição: Renegociação dos valores do contrato. Custo: +R$2.800,00 Responsável: Gerente de novos negócios – Gerente de Novos Negócios 3.2.3. Novo framework da empresa não ficar pronto a tempo Atenção Plano A – Contratar mais recursos para desenvolvimento Etapa: 1.3.4. Implementação do código fonte Gatilho: Atraso na entrega Resposta: Mitigar Descrição: Contratação de mais analistas de sistemas, analistas implementadores e designers de interfaces. Custo: +R$45.000,00 Responsável: Departamento de recursos humanos. Plano B – Utilizar framework atual Etapa: 1.3.4. Implementação do código fonte Gatilho: Atraso na entrega Resposta: Eliminar Descrição: Alterar o framework utilizado no desenvolvimento do código fonte para o framework atualmente em uso pela empresa. Custo: +R$10.000,00 Responsável: Gerente de Pesquisa e Desenvolvimento – Gerente de Pesquisa e Desenvolvimento 9. RESERVAS DE CONTINGÊNCIA 191 • As reservas de contingência estão restritas exclusivamente ao processo de gerenciamento de riscos para os eventos de riscos aceitáveis, com resposta planejada ou riscos não identificados. • As respostas não planejadas aos riscos devem utilizar apenas as reservas de contingência do projeto. • As reservas serão consumidas com base nas solicitações de mudanças provenientes dos outros planos e dentro da autonomia do gerente do projeto e do patrocinador. • As reservas de contingência totalizam R$18.077,50 (soma dos valores monetários esperados). • Ao final das reservas, somente o patrocinador poderá solicitar a criação de novas reservas. 10. FREQUÊNCIA DE AVALIAÇÃO DOS RISCOS DO PROJETO • O gerente do projeto informará quinzenalmente ao time de projeto, por e-mail, sobre os riscos cujos gatilhos forem disparados ou se encontrem próximos disto. Da mesma forma serão informadas as respostas emergenciais que foram tomadas pela equipe de gerenciamento (com o aval do patrocinador). • O responsável sobre cada risco deverá contatar o mais rápido possível a equipe de gerenciamento do projeto caso seja observada alguma situação-gatilho. • A cada 2 semanas, durante as reuniões gerais de projeto, poderão ser adicionados novos riscos observados no monitoramento e controle do andamento do projeto. • Após a concretização de algum risco anotado neste documento, o seu impacto deverá ser atualizado semanalmente ou mensalmente (conforme ditado pelo gerente de projetos), para acompanhamento de lições aprendidas e medição de desvios para o escopo. 11. ALOCAÇÃO FINANCEIRA • As obrigações relacionadas à identificação, qualificação, quantificação e respostas aos riscos que não estiverem listados neste documento devem ser alocadas dentro da categoria de reservas de contingência, desde que dentro da alçada do gerente de projeto. • Para ações prioritárias que estejam fora da alçada do gerente de projeto, ou quando não existir mais reserva de contingência disponível, deverá ser acionado o 192 patrocinador. 12. RESPONSÁVEIS PELA ADMINISTRAÇÃO DO PLANO • José Nardelio de Abreu Filho 13. REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data: Modificado por: Descrição da mudança: Aprovado Por: José Nardelio de Abreu Filho Felipe Flores da Silva 22/09/2012 Criação do documento Hudson de Sousa Solange Sonaglio José Nardelio de Abreu Filho 14. APROVAÇÃO ___Diretor da Unidade Justiça___ Diretor da Unidade Justiça – Patrocinador ___José Nardelio de Abreu Filho___ José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto 22/09/2012 22/09/2012 193 APÊNDICE M - PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES Nome do projeto: Sistema SAJ/ADV Versão do documento: 001 Patrocinador: Diretor Unidade Justiça Gerente do projeto: José Nardelio de Abreu Filho Elaborado por: Felipe Flores da Silva Hudson de Sousa José Nardelio de Abreu Filho Solange Sonaglio 1. Data da versão: 13/10/2012 Data da elaboração: 29/09/2012 OBJETIVO DO DOCUMENTO • Este documento tem como objetivo documentar as aquisições do projeto SAJ/ADV e registrar suas aprovações e modificações; • A criação, revisões do plano, aprovações e eventuais alterações estarão descritas no histórico deste documento de gerenciamento de aquisições do projeto. 2. DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES • O gerenciamento das aquisições será executado sobre os seguintes contratos referentes ao projeto: - Contrato com empresa de recorte de publicações online; - Contrato com serviço de servidor na nuvem; - Contrato com empresa de jurisprudência. • Detalhamento das aquisições nos itens posteriores; • A escolha das empresas se dará pelo setor administrativo e de contratos da empresa; • O gerente do projeto será responsável responsável por passar as especificações necessárias à contratação; • O gerente do projeto deverá acompanhar a elaboração e a assinatura dos contratos; • Bem como acompanhar o cumprimento das cláusulas previstas neles. 2.1. CONTRATO COM A EMPRESA DE RECORTE DE PUBLICAÇÕES ONLINE 194 2.1.1. ANÁLISE DE FAZER OU COMPRAR (MAKE OR BUY) 2.1.1.1.Propósito do documento • Esta é uma técnica geral da administração e uma parte do processo de definição de escopo inicial que é usada para determinar se um produto ou serviço particular pode ser feito a um custo-benefício adequado pela organização executora; • O projeto aqui descrito tem como objetivo desenvolver um software para advogados autônomos e pequenos escritórios de advocacia até março de 2014; • O serviço em análise para a decisão de ser oferecido pela própria empresa ou terceirizado é o recorte de publicações online. 2.1.1.2.Produzir o recorte de publicações online • Para produzir os recortes é necessário contratar equipe especializada neste trabalho, além de disponibilizar um local para a equipe, equipamentos, material de escritório e acesso a internet. 2.1.1.3.Contratar o recorte de publicações online • Para contratar uma empresa parceira para produção dos recortes o custo varia de acordo com os requisitos solicitados, sendo que o tipo do contrato é definido pela empresa, mas precisa seguir os requisitos definidos pela equipe do projeto e posteriormente a entrega do projeto, ter manutenção enquanto o produto não sair de linha, por tempo indeterminado. 2.1.1.4.Análise • A produção dos recortes na empresa executora, basicamente, implicará na criação de uma nova empresa, o que não é o foco atual da empresa e não se alinha à estratégia de negócio; • A empresa parceira possui o know-how necessário para a execução e já possui os processos bem definidos para tal, sendo especializada neste ramo; • Assim, a escolha é pela terceirização com uma empresa parceira. 2.1.2. DECLARAÇÃO DE TRABALHO (SOW) 2.1.2.1.Descrição das atividades de responsabilidade da empresa contratada • Os recortes consistem em publicações do diário de justiça de todo o Brasil, coletados e processados, independente do advogado envolvido; • O contrato iniciará na fase de execução do projeto, mais especificamente na fase de testes, de forma que se possam realizar todos os testes e homologações necessárias para garantir que a integração funciona de forma a atender a necessidade do produto; 195 • O contrato deve ser expandido para utilização após conclusão do projeto, ou seja, para utilização do produto; • A empresa contratada deverá enviar os recortes das publicações em meio eletrônico, via webservice, em formato definido na matriz de integração com a publicação online, em documento que será desenvolvido na fase de execução do projeto; • O envio deve ocorrer todos os dias até as 23h50, sem falta; • Como os recortes disponibilizados afetam a validação do produto, serão definidas cláusulas contratuais para garantir a entrega. 2.1.2.2.Estimativa de prazo • Estima-se o prazo do primeiro contrato em 90 dias, com prorrogação por prazo a ser definido pela área de contratos da empresa. 2.1.2.3.Qualificação da empresa contratada • Analista de negócio especialista na área jurídica; • Experiência de mais de cinco (5) anos em fornecimento de recortes em meio eletrônico; • Experiência em integração via webservice; • Padronização de processos; • Desejável certificação ISO. 2.1.2.4.Modelo contratual • Verificar item 3. 2.1.2.5.Avaliação do andamento do trabalho da empresa contratada • Verificar item 4. 2.1.3. PRÉ-REQUISITOS E CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS 2.1.3.1.Tabela de avaliação Pré-requisitos Classificação Folha de capa assinada Atende/Não atende Referências corporativas Atende/Não atende Capacidade financeira Atende/Não atende Capacidade tecnológica Atende/Não atende Formato e tamanho da proposta Atende/Não atende Critérios de pontuação Pontuação máxima Conhecimento da área de negocio 100 196 Apresentação da proposta 25 Qualificação da equipe 70 Custo 100 2.1.3.2.Pré-requisitos • Cada proposta deve atender a todos os pré-requisitos, caso contrário será rejeitada; • Folha de capa assinada: a proposta deve incluir uma folha de capa completa; • A proposta deve incluir um mínimo de dez (10) referências de clientes de maior porte; • Para comprovar a capacidade financeira, a empresa contratada deverá apresentar o balancete anual; • Para comprovar a capacidade tecnológica por meio da apresentação da carteira de portfólio da empresa; • O formato e o tamanho da proposta devem indicar e dirigirem-se aos pré-requisitos e critérios pontuados de forma clara e objetiva. 2.1.3.3.Critérios de pontuação • A pontuação deve ser, pelo menos, baseada nas categorias descritas a seguir: • Conhecimento da área de negócio: apresenta o currículo do analista de negócio envolvido, além do portfólio relacionado na aquisição; • Apresentação da proposta: demonstra habilidade do fornecedor em definir claramente as ações a serem feitas e habilidade em executar as tarefas identificadas no escopo do trabalho; • Qualificação da equipe: apresenta o portfólio da empresa, demonstrando a experiência em integrações via webservice e em recortes em meio eletrônico; • Custo: será avaliado em relação ao atendimento dos demais itens e deverá estar na média do valor de mercado. 2.1.4. SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA (RFP) 2.1.4.1.Descrição • O serviço foi descrito no item 2.1.2.1. 2.1.4.2.Prazo de entrega das propostas • Prazo até 5/6/2013, na etapa 1.3.4. Implementação do código fonte do projeto. 2.1.4.3.Critérios de avaliação de propostas • Serão utilizados os critérios definidos no item 2.1.3. 2.1.4.4.Prazo e condições para assinatura do contrato 197 • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa. 2.1.4.5.Condições de pagamento e recebimento do objeto da seleção • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa. 2.1.4.6.Dados da empresa Solicitamos enviar a proposta assinada em papel timbrado da empresa, com respectivos dados cadastrais: • Nome/Razão social da empresa; • CNPJ/MF; • Inscrição estadual; • Inscrição municipal; • Fone/fax/e-mail; • Contato. 2.1.4.7.Especificações • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa. 2.1.5. RISCOS ENVOLVIDOS • Abaixo são descritos os riscos envolvidos nesta aquisição. 2.1.5.1.Erros de não conformidade com as especificações técnicas Crítico Etapa: 1.3.5. Realização de testes no produto Gatilho: Sem informação vinda do webservice. Resposta: Transferência. Descrição: Fornecer prazo para a falta de comunicação e envio de informações ao webservice, fornecendo relatório técnico sobre a situação relatada. Custo: Imensurável. Responsável: José Nardelio de Abreu Filho – Gerente de Projetos. 2.1.5.2.Não cumprimento do prazo acordado Atenção Etapa: 1.3.5. Realização de testes no produto. Gatilho: Identificação de atraso no envio dos recortes diários. Resposta: Transferência. Descrição: Fornecer prazo para sanar os atrasos de envio, fornecendo relatório técnico sobre a situação relatada. Custo: Imensurável. Responsável: José Nardelio de Abreu Filho – Gerente de Projetos. 198 2.1.6. CLÁUSULAS CONTRATUAIS 2.1.6.1.Cláusula do objeto • O presente contrato será de responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa e tem como objeto a aquisição do serviço de recorte de publicações online; • A equipe de projetos repassa à área responsável algumas restrições e requisitos que devem constar no contrato. 2.1.6.2.Cláusula das obrigações da contratante • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa. 2.1.6.3.Cláusula das obrigações da contratada • Envio até as 23h50 das informações das publicações do dia; • Envio de todas as informações publicadas em todos os Diários de Justiça eletrônicos ou não de todo o Brasil. 2.1.6.4.Cláusula do prazo • Início dos testes de integração em 18/12/2013. 2.2. CONTRATO COM SERVIÇO DE SERVIDOR NA NUVEM 2.2.1. ANÁLISE DE FAZER OU COMPRAR (MAKE OR BUY) 2.2.1.1.Propósito do documento • Esta é uma técnica geral da administração e uma parte do processo de definição de escopo inicial que é usada para determinar se um produto ou serviço particular pode ser feito a um custo-benefício adequado pela organização executora; • O projeto aqui descrito tem como objetivo desenvolver um software para advogados autônomos e pequenos escritórios de advocacia; • O serviço em análise para a decisão de ser oferecido pela própria empresa ou terceirizado é o servidor em nuvem, também conhecido como Cloud Computing que armazena o sistema remotamente e permite acesso aos usuários através da internet; • A tecnologia de servidor em nuvem deve ser do tipo IaaS - Infrastructure as a Service ou Infra estrutura como Serviço que é quando se utiliza uma porcentagem de um servidor, com configuração que se adeque à necessidade da contratante. 2.2.1.2.Desenvolver a solução de servidor em nuvem • Para produzir a solução de servidor em nuvem seria necessário contratar equipe especializada neste trabalho, além de disponibilizar um local para a equipe, servidores 199 robustos e acesso a internet. 2.2.1.3.Contratar a solução de servidor em nuvem • Para contratar uma empresa parceira para fornecer a solução o custo pode variar de acordo com os requisitos solicitados e a tecnologia oferecida pela contratada; • Na composição do custo são consideradas as disponibilidades dos recursos, a interoperabilidade do serviço, o backup dos dados armazenados, o acordo de nível de serviço para suporte, o monitoramento e a performance das transações que fornece produtividade aos usuários. 2.2.1.4.Análise • A criação de uma estrutura para servidor em nuvem na empresa executora implicaria na criação de uma nova área da empresa que demanda investimento em infraestrutura e mão de obra qualificada, o que não é o foco atual da empresa e não se alinha à estratégia de negócio; • Além disso, a instalação de uma sala para servidores demanda espaço físico, o que torna a possibilidade ainda mais remota devido à escassez de espaço na atual sede; • A empresa parceira possui o know-how necessário para a execução e já possui os processos bem definidos para tal, sendo especializada neste ramo; • Assim, a escolha é pela aquisição do serviço com uma empresa parceira. 2.2.2. DECLARAÇÃO DE TRABALHO (SOW) 2.2.2.1.Descrição das atividades de responsabilidade da empresa contratada • A empresa contratada deverá disponibilizar informações específicas sobre o ambiente disponibilizado e quem terá os privilégios de administrador no acesso aos dados; • A empresa contratada deverá ainda: o Fornecer os recursos de contingência para o serviço; o Oferecer condições de expansão ou retração dos recursos contratados; o Garantir a integridade de dados com backup; o Garantir a interoperabilidade do sistema 24x7 e restore completo dos ambientes em caso de incidentes dentro dos prazos definidos em Acordo de Nível de Serviço; o Garantir a velocidade nas transações com seus usuários; o Garantir por longo prazo o fornecimento do serviço prestado; o Garantir que na solicitação de dados por parte do contratante eles sejam entregues em formato que permita a importação para solução substituta. 200 2.2.2.2.Estimativa de prazo • O ambiente deverá ser disponibilizado em até três (3) meses a partir da data da contratação para que seja possível realizar testes com a aplicação. 2.2.2.3.Qualificação da empresa contratada • A empresa contratada deverá possuir, no mínimo, três (3) anos de experiência com cloud computing; • Deve possuir modelo integrado de prestação de serviços com padronização de processos; • Estar entre as cinco (5) melhores empresas no conceito de armazenamento em nuvem; • Portfólio com no mínimo dez (10) clientes pessoas jurídicas de grande porte utilizando a mesma solução por no mínimo um (1) ano; • Desejável: Certificação ISO/IEC 20000. 2.2.2.4.Modelo contratual • Verificar item 3. 2.2.2.5.Avaliação do andamento do trabalho da empresa contratada • Verificar item 4. 2.2.3. PRÉ-REQUISITOS E CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS 2.2.3.1.Tabela de avaliação Pré-requisitos Classificação Folha de capa assinada Atende/Não atende Referências corporativas Atende/Não atende Capacidade financeira Atende/Não atende Capacidade tecnológica Atende/Não atende Formato e tamanho da proposta Atende/Não atende Critérios de pontuação Pontuação máxima Conhecimento da área de negocio 100 Apresentação da proposta 25 Qualificação da equipe 70 Custo 100 Capacidade de armazenamento 100 2.2.3.2.Pré-requisitos • Cada proposta deve atender a todos os pré-requisitos, caso contrário será rejeitada; 201 • Folha de capa assinada: a proposta deve incluir uma folha de capa completa; • A proposta deve incluir um mínimo de dez (10) referências de clientes de maior porte; • Para comprovar a capacidade financeira, a empresa contratada deverá apresentar o balancete anual; • Para comprovar a capacidade tecnológica por meio da apresentação da carteira de portfólio da empresa; • O formato e o tamanho da proposta devem indicar e dirigirem-se aos pré-requisitos e critérios pontuados de forma clara e objetiva. 2.2.3.3.Critérios de pontuação • A pontuação deve ser, pelo menos, baseada nas categorias descritas a seguir: • Conhecimento da área de negócio: apresenta o portfólio da empresa e indicação de dois (2) clientes que se possa visitar, relacionados na aquisição; • Apresentação da proposta: demonstra habilidade do fornecedor em definir claramente as ações a serem feitas e habilidade em executar as tarefas identificadas no escopo do trabalho; • Qualificação da equipe: apresenta o portfólio da empresa, demonstrando a experiência em fornecer serviços na nuvem; • Custo: será avaliado em relação ao atendimento dos demais itens e deverá estar na média do valor de mercado. • Capacidade de armazenamento: demonstrar capacidade de armazenamento superior a 200 gigabytes para o contrato de testes e superior a 20 terabytes para possível expansão do contrato para a fase de produção. 2.2.4. SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA (RFP) 2.2.4.1.Descrição • Verificar item 2.2 2.2.4.2.Prazo de entrega das propostas • Até 15 dias após o envio da solicitação 2.2.4.3.Critérios de avaliação de propostas • Verificar item 2.4 2.2.4.4.Prazo e condições para assinatura do contrato • Até 60 dias após aprovação da direção da empresa 2.2.4.5.Condições de pagamento e recebimento do objeto da seleção 202 • A forma de pagamento será negociada na análise da proposta comercial onde deverão ser definidos a capacidade mensal de armazenamento x custo do pacote; • A negociação será realizada pela diretoria e gerência de novos negócios diretamente com a empresa contratada. 2.2.4.6.Dados da empresa Os dados da empresa deverão ser apresentados com: • O nome e razão social; • CNPJ; • Inscrição Estadual; • Inscrição Municipal; • Certidão negativa expedida pela fazenda Municipal, Estadual e Secretaria da fazenda nacional; • Endereço completo; • Fone e contato comercial; • Nome do consultor da empresa. 2.2.4.7.Especificações • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa; • Alguns itens que deverão estar contemplados: o A contratada deverá especificar ainda, dentro dos critérios da presente solicitação, as seguintes especificações: o Capacidade de armazenamento; o Capacidade de processamento; o Prazo de entrega do serviço; o Prazo de validade da proposta; o Outras informações pertinentes; o Data e assinatura. 2.2.5. RISCOS ENVOLVIDOS 2.2.5.1.Baixa qualidade do serviço que afete o desempenho da solução Crítico Etapa: 1.3.4. Implementação do código fonte Gatilho: Rejeição do produto pela análise técnica de monitoramento Resposta: Transferência Descrição: Fornecer prazo para melhorar o desempenho da solução, fornecendo relatório técnico sobre a causa e a solução do problema. 203 Custo: O custo só poderá ser calculado com a quantidade de dias que o serviço ficar indisponível quando em manutenção pela contratada. Responsável: José Nardelio de Abreu Filho – Gerente de Projetos 2.2.5.2.Não cumprimento do prazo acordado Atenção Etapa: 1.3. Execução Gatilho: Identificação de atraso em relação ao cronograma de fornecimento de serviço acordado. Resposta: Aceitação passiva e mitigação. Descrição: Notificar os responsáveis da empresa contratada a fim de reduzir ao máximo o tempo de atraso para não afetar o prazo final do projeto. Custo: Imensurável Responsável: José Nardelio de Abreu Filho – Gerente de Projetos 2.2.6. CLÁUSULAS CONTRATUAIS 2.2.6.1.Cláusula do objeto • O presente contrato tem por objetivo a aquisição do serviço de cloud computing para armazenamento da solução SAJ/ADV. 2.2.6.2.Cláusula das obrigações da contratante • Fornecer projeção de capacidade para armazenamento da solução em GB/mês no início da implantação; • Disponibilizar membros da equipe técnica (Administradores de banco de dados e analistas de sistemas) para validar a solução oferecida pela contratada; • Pagar pelo serviço adquirido. 2.2.6.3.Cláusula das obrigações da contratada • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa; • Alguns itens que deverão ser contemplados: o Garantir a segurança das informações; o Disponibilidade dos serviços 24h/dia; o Disponibilizar equipe técnica para tratativas da implementação. 2.2.6.4.Cláusula do prazo • Os primeiros acessos ao serviço deverão ser disponibilizados em até quinze (15) dias corridos após a data de recebimento do contrato assinado. 2.3. CONTRATO COM A EMPRESA DE JURISPRUDÊNCIA 204 2.3.1. ANÁLISE DE FAZER OU COMPRAR (MAKE OR BUY) 2.3.1.1.Propósito do documento • Esta é uma técnica geral da administração e uma parte do processo de definição de escopo inicial que é usada para determinar se um produto ou serviço particular pode ser feito a um custo-benefício adequado pela organização executora; • O projeto aqui descrito tem como objetivo desenvolver um software para advogados autônomos e pequenos escritórios de advocacia até março de 2014; • O serviço em análise para a decisão de ser oferecido pela própria empresa ou terceirizado é o de banco de jurisprudência online. 2.3.1.2.Produzir e manter o banco de jurisprudências online • Para produzir o banco de jurisprudências é necessário contratar equipe especializada neste trabalho, além de disponibilizar um local para a equipe, equipamentos, material de escritório e acesso a internet. 2.3.1.3.Contratar empresa de jurisprudência online • Para contratar uma empresa parceira para disponibilização de jurisprudências online o custo varia de acordo com os requisitos solicitados, sendo que o tipo do contrato é definido pela empresa, mas precisa seguir os requisitos definidos pela equipe do projeto e posteriormente a entrega do projeto, ter manutenção enquanto o produto não sair de linha, por tempo indeterminado. 2.3.1.4.Análise • A produção do banco de jurisprudências na empresa executora, basicamente, implicará na criação de uma nova empresa, o que não é o foco atual da empresa e não se alinha à estratégia de negócio; • A empresa parceira possui o know-how necessário para a execução e já possui os processos bem definidos para tal, sendo especializada neste ramo; • Assim, a escolha é pela terceirização com uma empresa parceira. 2.3.2. DECLARAÇÃO DE TRABALHO (SOW) 2.3.2.1.Descrição das atividades de responsabilidade da empresa contratada • O banco de jurisprudências consiste em um banco de dados com informações atualizadas sobre decisões judiciais nas mais variadas áreas do direito, de forma a embasar as petições de defesa e acusação dos advogados que contratarem ou adquirirem a licença do software sendo desenvolvido; • Este banco deve ser alimentado e disponibilizado à empresa contratada 205 independentemente do advogado envolvido; • O contrato iniciará na fase de execução do projeto, mais especificamente na fase de testes, de forma que se possam realizar todos os testes e homologações necessárias para garantir que a integração funciona de forma a atender a necessidade do produto; • O contrato deve ser expandido para utilização após conclusão do projeto, ou seja, para utilização do produto; • A empresa contratada deverá atualizar semanalmente o banco de jurisprudências em meio eletrônico, via webservice, em formato definido na matriz de integração com a base de jurisprudências online, em documento que será desenvolvido na fase de execução do projeto; • O envio deve ocorrer semanalmente, preferencialmente no domingo, até as 23h50, conforme necessidade ou disponibilidade de dados; • Como a disponibilidade da jurisprudência afeta a validação do produto, serão definidas cláusulas contratuais para garantir a entrega. 2.3.2.2.Estimativa de prazo • Estima-se o prazo do primeiro contrato em 90 dias, com prorrogação por prazo a ser definido pela área de contratos da empresa. 2.3.2.3.Qualificação da empresa contratada • Analista de negócio especialista na área jurídica; • Experiência de mais de cinco (5) anos em fornecimento de dados de jurisprudência em meio eletrônico; • Experiência em integração via webservice; • Padronização de processos; • Desejável certificação ISO. 2.3.2.4.Modelo contratual • Verificar item 3. 2.3.2.5.Avaliação do andamento do trabalho da empresa contratada • Verificar item 4. 2.3.3. PRÉ-REQUISITOS E CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS 2.3.3.1.Tabela de avaliação Pré-requisitos Classificação Folha de capa assinada Atende/Não atende 206 Referências corporativas Atende/Não atende Capacidade financeira Atende/Não atende Capacidade tecnológica Atende/Não atende Formato e tamanho da proposta Atende/Não atende Critérios de pontuação Pontuação máxima Conhecimento da área de negocio 100 Apresentação da proposta 25 Qualificação da equipe 70 Custo 100 2.3.3.2.Pré-requisitos • Cada proposta deve atender a todos os pré-requisitos, caso contrário será rejeitada; • Folha de capa assinada: a proposta deve incluir uma folha de capa completa; • A proposta deve incluir um mínimo de dez (10) referências de clientes de maior porte; • Para comprovar a capacidade financeira, a empresa contratada deverá apresentar o balancete anual; • Para comprovar a capacidade tecnológica por meio da apresentação da carteira de portfólio da empresa; • O formato e o tamanho da proposta devem indicar e dirigirem-se aos pré-requisitos e critérios pontuados de forma clara e objetiva. 2.3.3.3.Critérios de pontuação • A pontuação deve ser, pelo menos, baseada nas categorias descritas a seguir: • Conhecimento da área de negócio: apresenta o currículo do analista de negócio envolvido, além do portfólio relacionado na aquisição; • Apresentação da proposta: demonstra habilidade do fornecedor em definir claramente as ações a serem feitas e habilidade em executar as tarefas identificadas no escopo do trabalho; • Qualificação da equipe: apresenta o portfólio da empresa, demonstrando a experiência em integrações via webservice e em banco de jurisprudências em meio eletrônico; • Custo: será avaliado em relação ao atendimento dos demais itens e deverá estar na média do valor de mercado. 2.3.4. SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA (RFP) 2.3.4.1.Descrição 207 • O serviço foi descrito no item 2.3.2.1. 2.3.4.2.Prazo de entrega das propostas • Prazo até 5/6/2013, na etapa 1.3.4. Implementação do código fonte do projeto. 2.3.4.3.Critérios de avaliação de propostas • Serão utilizados os critérios definidos no item 2.3.3. 2.3.4.4.Prazo e condições para assinatura do contrato • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa. 2.3.4.5.Condições de pagamento e recebimento do objeto da seleção • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa. 2.3.4.6.Dados da empresa Solicitamos enviar a proposta assinada em papel timbrado da empresa, com respectivos dados cadastrais: • Nome/Razão social da empresa; • CNPJ/MF; • Inscrição estadual; • Inscrição municipal; • Fone/fax/e-mail; • Contato. 2.3.4.7.Especificações • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa. 2.3.5. RISCOS ENVOLVIDOS • Abaixo são descritos os riscos envolvidos nesta aquisição. 2.3.5.1.Erros de não conformidade com as especificações técnicas Crítico Etapa: 1.3.5. Realização de testes no produto. Gatilho: Sem informação vinda do webservice. Resposta: Transferência. Descrição: Fornecer prazo para a falta de comunicação e envio de informações ao webservice, fornecendo relatório técnico sobre a situação relatada. Custo: Imensurável. Responsável: José Nardelio de Abreu Filho – Gerente de Projetos. 2.3.5.2.Não cumprimento do prazo acordado Etapa: 1.3.5. Realização de testes no produto. Atenção 208 Gatilho: Identificação de atraso no envio das jurisprudências semanais. Resposta: Transferência. Descrição: Fornecer prazo para sanar os atrasos de envio, fornecendo relatório técnico sobre a situação relatada. Custo: Imensurável. Responsável: José Nardelio de Abreu Filho – Gerente de Projetos. 2.3.6. CLÁUSULAS CONTRATUAIS 2.3.6.1.Cláusula do objeto • O presente contrato será de responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa e tem como objeto a aquisição do serviço de jurisprudência online; • A equipe de projetos repassa à área responsável algumas restrições e requisitos que devem constar no contrato. 2.3.6.2.Cláusula das obrigações da contratante • Item sob responsabilidade da área administrativa e de contratos da empresa. 2.3.6.3.Cláusula das obrigações da contratada • Envio deve ocorrer semanalmente, preferencialmente no domingo, até as 23h50, conforme necessidade ou disponibilidade de dados; • Envio da compilação de todas as jurisprudências relevantes a partir de sentenças proferidas em todos os tribunais do Brasil. 2.3.6.4.Cláusula do prazo • Início dos testes de integração em 18/12/2013. 3. TIPOS DE CONTRATOS • Por determinação da empresa, a negociação do tipo de contrato é de responsabilidade dela, sem envolvimento da equipe do projeto, cabendo a equipe apenas a responsabilidade de fornecer as informações necessárias da necessidade de contratação, por meio dos documentos SAJADV.PGA01 e SAJADV.PGA02 e SAJADV.PGA03. 4. ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS • Por determinação da empresa, a administração dos contratos com as empresas terceiras é feita pela área administrativa e de contratos da empresa, sem envolvimento 209 da equipe do projeto; • Cabendo a equipe apenas a responsabilidade de fornecer as informações sobre o andamento dos serviços prestados, por meio do documento SAJADV.PGA04. 5. DOCUMENTOS PADRONIZADOS Serão utilizados os seguintes documentos para os processos de aquisições do projeto: • SAJADV.PGA01 – Declaração de trabalho: descreve os serviços necessários ao projeto e será gerado um para cada serviço terceirizado no projeto; • SAJADV.PGA02 – Pré-requisitos e critérios para avaliação de propostas: define os critérios da avaliação de propostas para o projeto, de forma a facilitar a análise pela equipe de contratos da empresa. • SAJADV.PGA03 – Solicitação de proposta: descreve os serviços necessários ao projeto para os fornecedores interessados; • SAJADV.PGA04 – Relatório de acompanhamento do contrato: descreve o andamento da prestação de serviço pela empresa contratada. 6. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS • As propostas apresentadas pelos fornecedores devem atender os pré-requisitos definidos no documento SAJADV.PGA02 e a área de contratos da empresa utilizará este documento para fazer a avaliação do fornecedor. 7. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS FORNECEDORES (durante a administração dos contratos) • Para avaliação dos fornecedores, a área de contratos da empresa utilizará o documento SAJADV.PGA04 fornecido pela equipe do projeto conforme solicitação com 10 dias de antecedência. 8. RESPONSÁVEIS PELA ADMINISTRAÇÃO DO PLANO • José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto 9. APROVAÇÕES _____Diretor Unidade Justiça_____ ___José Nardelio de Abreu Filho___ 210 Diretor Unidade Justiça – Patrocinador José Nardelio de Abreu Filho – Gerente do projeto 13/10/2012 13/10/2012 10. REGISTRO DE ALTERAÇÕES Alteração realizada: Alteração aprovada por: Data da alteração: