Introdução à postagem de faturas 1998BI LEDES

GUIA DE CONSULTA RÁPIDA DO LEDES GENERATOR
Introdução à postagem de faturas 1998BI LEDES
O LEDES Generator (Gerador LEDES) permite criar e postar faturas LEDES no formato 1998BI. O Legal Electronic Data
Exchange Standard, (LEDES, padrão de intercâmbio eletrônico de dados jurídicos) é um conjunto de especificações de
formato de arquivos que visa a padronizar os dados de fatura transmitidos eletronicamente de um escritório de advocacia para um cliente empresarial. (Para obter mais informações, veja http://www.ledes.org.) Uma fatura LEDES inclui
todos os detalhes que costumam constar em uma fatura, inclusive informações como autores das tarefas, horas, taxas
e descrições do trabalho realizado.
Abaixo mostramos um exemplo do modo como Serengeti apresenta uma fatura LEDES do formato 1998BI preenchida:
1
2
3
4
1.
A conversão de moeda é feita automaticamente
3.
Basta selecionar a moeda para a sua fatura e ela convertese automaticamente para a moeda preferencial do seu
cliente.
2.
Cada linha de tarefa tem um montante total cobrado. Este
montante é calculado automaticamente e exibido após a
inserção das horas e do preço.
Cada tarefa aparece em uma linha separada
Quando se cria uma fatura, é preciso digitar as informações
referentes a ela — uma descrição do trabalho realizado, o
autor da tarefa, o número de horas gastas na tarefa — em
linhas separadas, chamadas de "linhas de tarefa".
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Em cada linha de tarefa é feito o cálculo do
subtotal cobrado
4.
Cada despesa aparece em uma linha separada
Despesas como fotocópias, correio e taxas forenses são
inseridas em linha de tarefa separadas.
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Abra o LEDES Generator
preenchimento obrigatório
Digite o número da fatura. Este número deve ser exclusivo.
1.
Clique no botão Billing (Faturamento).
2.
Clique na guia Post Invoices (Postar faturas).
Invoice Date (Data da fatura)
3.
Selecione a opção LEDES Generator.
mento obrigatório
4.
Encontre a matéria para a qual deseja criar uma fatura e
clique em Post Invoice (Enviar fatura)
- ou se vir Incomplete(Incompleta), será preciso clicar em Edit
Firm Client & Matter # (Modificar número do cliente do
escritório e do assunto) e digitar o cliente interno do seu
escritório e as informações sobre a matéria antes de enviar
a fatura. Para obter mais informações, clique no botão Help
(Ajuda)
.
Informações sobre o cabeçalho
da fatura
O Invoice Header (Cabeçalho da fatura) contém informações básicas
e obrigatórias sobre a fatura. Todos os campos com setas vermelhas
são de preenchimento obrigatório. Se as informações exigidas
não forem fornecidas, a fatura não será postada.
Billed to Entity (A cobrar da entidade)
Billed to Entity (A cobrar da entidade) é composto do nome,
número do contribuinte e endereço do cliente que recebe a
fatura. Se estas informações não estiverem corretas, é possível
que se tenha escolhido a matéria errada e será preciso cancelar
o LEDES Generator e selecionar uma matéria diferente ou entrar
em contato com o cliente.
OBSERVAÇÃO: Este campo nem sempre é de
preenchimento obrigatório e pode não aparecer no
LEDES Generator, dependendo do modo como o cliente
configurou seu próprio sistema.
Law Firm Office (Escritório de advocacia)
campo de preenchimento obrigatório
Selecione o local do escritório de advocacia da fatura.
Matter Name (Nome da matéria)
campo de
preenchimento obrigatório
Se o nome da matéria não estiver correto, pode-se clicar em
CANCEL (Cancelar) na parte superior da tela ou clicar em Change
Matter (Mudar matéria).
Law Firm Internal Name and Number
(Nome e número interno do escritório de
advocacia) campo de preenchimento obrigatório
Selecione o nome do cliente interno do seu escritório e o
número da matéria na lista.
Invoice Number (Número da fatura)
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Clique no botão do calendário
para a fatura.
campo de preenchi-
para selecionar uma data
Billing Period Start/End Date (Data de
início e término do período de faturamento) campos de preenchimento obrigatório
Clique no botão de calendário
para selecionar a data de
início do período de faturamento — a data em que foi iniciado o
trabalho incluído nesta fatura. Faça o mesmo para selecionar a
data de término do período de faturamento.
Description/Comments (Descrições/
Comentários)
Digite uma descrição ou comentário sobre a fatura. Este campo
é de preenchimento opcional.
P.O. Number (Número do pedido de
compra)
Digite o número do pedido de compra que o cliente designoulhe, se aplicável. Este campo é de preenchimento opcional.
Dados da fatura
A seção Invoice Data (Dados da fatura) inclui todas as informações
relativas à taxa, despesas e impostos na fatura. Cada tarefa ou despesa
deve ser digitada em uma linha de tarefa separada.
Invoice Currency (Moeda da fatura)
campo de
preenchimento obrigatório
Escolha a moeda usada na fatura.
Invoice Data > Fees (Dados da
fatura > Taxas)
As linhas de tarefa das taxas fornecem detalhes sobre as taxas
incorridas, incluindo uma descrição do trabalho, a pessoa que realizou
o trabalho e o montante que está sendo cobrado. todos os campos
com setas vermelhas
são de preenchimento obrigatório. Se
as informações exigidas não forem fornecidas, a fatura não será
para obter
enviada. Clique no botão Field Help (Ajuda do campo)
mais informações sobre como adicionar linhas de tarefa de taxas.
Para adicionar a primeira linha de tarefa de taxa, clique em Add
Line Item (Adicionar linha de tarefa).
Fees > Date (Taxas > Data)
Clique no botão do calendário
que ocorreu a atividade.
campo obrigatório
para selecionar a data em
campo de
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acabou de completar, clique em Clone Line Item (Clonar
linha de tarefa). Após clonar a linha de tarefa, pode-se
modificar os campos individuais, como data, descrição e
informações financeiras.
Fees > Timekeeper (Taxas > Autor da
tarefa) campos de preenchimento obrigatório
1.
TK First Name: Digite o nome do autor da tarefa.
2.
TK Last Name: Digite o sobrenome do autor da tarefa.
3.
TK ID: Digite a identificação exclusiva do autor da tarefa
desta linha de tarefa. A identificação pode ser o número
do funcionário, suas iniciais ou algo que identifique
a pessoa com exclusividade. Geralmente, é a chave
principal do autor da tarefa, conforme usada no sistema
financeiro do escritório de advocacia.
4.
TK Classification: Selecione a classificação do autor da
tarefa em termos do seu cargo, tal como sócio, associado
ou paralegal.
Fees > Work Performed (Taxas > Trabalho
realizado)
1.
UTBMS Task Code (Código de tarefa UTBMS): Selecione
o código da atividade realizada (UTBMS: Uniform TaskBased Management System, Sistema de Gestão Uniforme
Baseado em Tarefas).
Observação: Os códigos de tarefa podem ser exigidos
para matérias referentes a marcas comerciais e
patentes.
2.
Description: Digite uma descrição da atividade realizada.
Fees > Fee (Taxas > Taxa)
campos de preenchimen-
to obrigatório
2.
Para excluir uma linha de tarefa, clique no botão de
excluir:
.
3.
Para adicionar uma linha de tarefa em branco, clique em
Add Line Item (Adicionar linha de tarefa).
Dados da fatura > Despesas
As linhas de tarefa de despesa contêm detalhes sobre a despesa
incorrida, a pessoa que incorreu a despesa e a quantia que está
sendo cobrada. Todos os campos com setas vermelhas
são de
preenchimento obrigatório. Se as informações exigidas não forem
fornecidas, a fatura não será postada. Clique no botão Field Help
para obter mais informações sobre como
(Ajuda do campo)
adicionar itens à linha de tarefa de taxas.
Para adicionar o primeiro item da linha de tarefa de despesas,
clique em Add Line Item (Adicionar item de tarefa).
Expenses > Date (Despesas > Data)
campo
de preenchimento obrigatório
Use o botão de calendário
a despesa foi incorrida.
para selecionar a data em que
Expenses > Timekeeper (Despesas >
Autor da tarefa)
Estes campos são de preenchimento opcional.
1.
Hours: Digite o número de horas gastas na tarefa descrita
naquela linha de tarefa.
1.
TK First: Digite o nome do autor da tarefa.
2.
TK Last: Digite o sobrenome do autor da tarefa.
2.
Rate: (Preço) Digite o valor que o autor da tarefa cobra
por hora.
3.
TK ID: Digite a identificação exclusiva do autor da tarefa
desta linha de tarefa. A identificação pode ser o número
do funcionário, suas iniciais ou algo que identifique
a pessoa com exclusividade. Geralmente, é a chave
principal do autor da tarefa, conforme usada no sistema
financeiro do escritório de advocacia. Este campo não é
de preenchimento obrigatório.
4.
TK Classification: Selecione a classificação do autor
da tarefa em termos do seu cargo, tal como assistente
jurídico ou paralegal.
Fees > Tax (Taxas > Imposto)
1.
Tax Type: Selecione o tipo de imposto aplicável na lista
suspensa.
2.
Tax %: Digite a alíquota aplicável do imposto.
Observação: Este campo só aparece e seu preenchimento
é obrigatório depois que se seleciona o tipo de imposto.
Fees > Adjustment (Taxas > Ajuste)
Adjustment: Digite todo ajuste aplicável, por exemplo, um
desconto.
Observação: Para inserir um desconto, é preciso usar um
número negativo. Um número positivo aumenta o valor.
Fees > Add or Delete a Line Item (Taxas
> Adicionar ou excluir uma linha de
tarefa)
1.
Expenses > Work Performed (Despesas >
Trabalho realizado)
1.
UTBMS: Selecione o código do tipo de despesa (UTBMS:
Uniform Task-Based Management System, Sistema de
Gestão Uniforme Baseado em Tarefas). Observação:
Muitos clientes exigem o uso de códigos UTBMS de
despesas.
2.
Descrição: Digite uma descrição da despesa.
Para adicionar uma linha de tarefa idêntica àquela que
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Expenses > Expense (Despesas >
Despesa) campos obrigatórios
1.
Units: (Unidades) Digite o número de unidades da
despesa. Por exemplo, o número de cópias feitas.
2.
Rate: (Preço) Digite o valor cobrado por cada unidade.
Expenses > Tax (Despesas > Imposto)
1.
Tax Type: Selecione o tipo de imposto aplicável na lista
suspensa.
2.
Tax %: Digite a alíquota aplicável do imposto.
Observação: Este campo só aparece e seu
preenchimento é obrigatório depois que se seleciona o
tipo de imposto.
Encontrar uma palavra na fatura
Para localizar uma palavra específica, clique em Find
(Encontrar) na parte inferior da tela.
Fazer o download da fatura
Para fazer o download e salvar a fatura como arquivo texto
delimitado por barra vertical (pipe), clique em DOWNLOAD
INV. (Fazer o download da fatura) na parte superior da tela,
sob What You Can Do (O que você pode fazer).
Postar a fatura
Para postar a fatura da matéria, clique em POST & CLOSE
(Postar e fechar) na parte superior da tela, sob What You Can
Do (O que você pode fazer).
Expenses > Adjustment (Despesas >
Ajuste)
Adjustment: Digite todo ajuste aplicável, por exemplo, um
desconto.
Observação: Para inserir um desconto, é preciso usar
um número negativo. Um número positivo aumenta o
valor.
Expenses > Add or Delete a Line Item
(Despesas > Adicionar ou excluir uma
linha de tarefa)
1.
Para adicionar uma linha de tarefa idêntica àquela
que acabou de completar, clique em Clone Line Item
(Clonar linha de tarefa). Após clonar a linha de tarefa,
pode-se modificar os campos individuais, como data,
descrição e informações financeiras.
2.
Para excluir uma linha de tarefa, clique no botão de
excluir:
.
3.
Para adicionar uma linha de tarefa em branco, clique
em Add Line Item (Adicionar linha de tarefa).
Totais e ajustes
O total das taxas e despesas é calculado automaticamente na parte
inferior da fatura. Se quiser ajustar o montante total da fatura, será
preciso ajustar o montante da fatura antes dos impostos. Para
fazer um ajuste no total de taxas ou despesas, clique em Add Fee
Adjustment (Adicionar ajuste de taxa) ou Add Exp Adjustment
(Adicionar ajuste de despesa). Observação: Para inserir um
desconto, é preciso usar um número negativo. Um número
positivo aumenta o valor.
Como postar a fatura
Imprimir a fatura
Para imprimir a fatura no formato em que aparece na tela,
clique em Print (Imprimir) na parte inferior da tela.
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