Flint Group - Código de Conduta
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Flint Group - Código de Conduta
Flint Group - Código de Conduta conteúdo: Section 2. Cumprimento do Código de Conduta e da lei...........................................6 Section 3. Ética profissional...................................................................................8 Section 4. Segurança, saúde e meio ambiente .....................................................9 Section 5. Condições de trabalho .........................................................................10 Section 6. Informações confidenciais ..................................................................11 Section 7. Conflitos de interesse..........................................................................12 Flint Group Section 8. Suborno e corrupção .........................................................................13 O propósito deste Código de Conduta é definir os padrões gerais do Flint Group no que diz respeito a condutas ética e jurídica. Este Código rege as ações e relacionamento de trabalho entre os funcionários1, executivos, diretores, clientes atuais e em potencial, fornecedores, distribuidores e agentes do Flint Group assim como competidores, governos, agências autorregulatórias, a mídia e qualquer outra parte com a qual o Flint Group possa vir a ter contato. Section 9. Lavagem de dinheiro ...........................................................................15 Section 10. Fraude e práticas ilegais .....................................................................15 Section 11. Controle comercial .............................................................................16 Section 12. Leis antitrustes e de concorrência........................................................17 Section 13. Investigações oficiais ..........................................................................17 Section 14. Envolvimento político ......................................................................... 18 Section 15. Livros e registros do Flint Group ...........................................................18 Section 16. Uso dos bens do Flint Group ................................................................19 Section 17. Uso de internet e e-mail ..................................................................... 19 Section 18. Aconselhamento ético e como relatar as violações............................... 20 Section 19. Gestão e concessões deste Código de Conduta .................................. 22 Section 20. Flint Group: Política de Garantia de Integridade.....................................24 Flint Group - Code of Conduct Este documento foi adaptado do Código de Conduta do Grupo Flint publicado novembro 2014, que pode ser encontrado em: www.flintgrp.com/en/Codeofconduct.php cobertura: Flint Group’s Print Media Europe - Chemical Products Division, Irlam, UK. 2 Flint Group: Code of Conduct Antoine Fady - CEO, Flint Group “Agradeço por reservarem alguns minutos para ler na íntegra o Código de Conduta do Flint Group.” Este documento deixa bem claro os altos padrões éticos que mantemos quando fazemos negócios todos os dias. Ele define nosso compromisso para agir de acordo com a lei e em linha com nossos princípios de honestidade e integridade. Também fornece a informação que precisamos para esclarecer qualquer conduta comercial que possa não estar de acordo com estas orientações. Este Código de Conduta é para todos nós: funcionários, parceiros, fornecedores, distribuidores e agentes - qualquer um que trabalhe para o Flint Group ou em seu nome. Estamos juntos nessa jornada. Nossa dedicação em fazer a coisa certa fará a diferença em relação a nosso autorrespeito, bemestar de nossas comunidades e o nosso sucesso a longo prazo. Atenciosamente, Antoine Fady Diretor Executivo Flint Group: Code of Conduct 3 Antoine Fady - CEO Flint Group Flint Group: Mission and Guiding Principles Missão No Flint Group, nossa missão é tornar-nos o melhor fornecedor para as indústrias de impressão e embalagem, de acordo com os padrões de nossos clientes, acionistas e empregados, através da nossa habilidade de agregar valor, qualidade consistente e inovações contínuas aos nossos clientes ao redor do mundo. Criando valor para nossos clientes, acionistas e empregados Clientes Empregados Integridade Trabalho em equipe com liderança Melhora contínua 4 Flint Group: Code of Conduct Introdução: O Flint Group é totalmente comprometido com as práticas comerciais éticas, a integridade pessoal e a conformidade com este Código de Conduta ("Código de Conduta" ou "Código"), bem como com todas as leis aplicáveis em todos os países onde o Flint Group atua. A reputação do Flint Group, por atuar de uma forma responsável, desempenha um papel primordial no sucesso da empresa. Nossa reputação tem como origem nossos cinco princípios orientadores, que definem a essência de como atuamos e como fazemos negócios: - Cada um de nós é responsável por fazer do Flint Group um local de trabalho bom, de sucesso e honra. Nossos clientes são o foco de tudo que fazemos; - Todos contribuem para o nosso sucesso; - A integridade nunca será comprometida; - A melhora contínua gera desempenho e serve de base para nossas aspirações para alcançarmos a excelência; e - A liderança e o trabalho em equipe são pré-requisitos para alcançarmos nossos objetivos. Esses valores são demonstrados através de nossos princípios e padrões de conduta definidos em nosso Código de Conduta. Eles definem a maneira como gerenciamos os aspectos econômicos, sociais, ambientais e de segurança de nossas operações no mundo todo. O Código de Conduta será implantado com políticas e procedimentos mais detalhados, que abordarão áreas específicas de conformidade. Flint Group: Code of Conduct 5 Flint Group - Costa Rica Section 2: Cumprimento do Código de Conduta e da lei Cada um de nós tem a responsabilidade de trabalhar com integridade quando agirmos em nome do Flint Group. Em cada um dos países nos quais atuamos, todos os funcionários do Flint Group devem estar familiarizados com as leis, regras e regulamentações cabíveis a um determinado cargo e nossas responsabilidades - a ignorância da lei não é uma desculpa aceitável para não cumprila. Todos os funcionários devem cumprir com a lei, este Código de Conduta, as políticas do Flint Group e os padrões mínimos aplicáveis a seus respectivos cargos e responsabilidades. Além disso, aqueles com cargos gerenciais têm uma responsabilidade especial ao liderar com grande integridade através de seus exemplos. Eles devem procurar se assegurar que todos sob sua supervisão tenham sido treinados; conheçam e cumpram este Código de Conduta. Na eventualidade de você tomar conhecimento de alguma conduta que pareça estar violando a lei, este Código de Conduta ou as políticas do Flint Group e os padrões mínimos, você tem a responsabilidade de relatar a situação através dos mecanismos definidos na seção 18 Aconselhamento ético e como relatar as violações. Se você não tiver certeza sobre o que fazer em uma determinada situação, leia a seção apropriada deste Código de Conduta, fale com seu gerente ou, se preferir, entre em contato através de outros meios mencionados neste documento. “Se suas ações fossem parar nas manchetes de jornal, você se sentiria orgulhoso? Isto é uma boa forma de medir se seu comportamento é apropriado ou O Flint Group tratará de forma séria todas as violações deste Código de Conduta, independentemente do quão leve e insignificante possa parecer. Todas as alegações de violações serão investigadas rapidamente e as que forem comprovadas terão consequências disciplinares, incluindo a rescisão do contrato. Além disso, os Terceiros que falharem em obedecer este Código de Conduta; poderão ter seus contratos rescindidos ou não renovados. Se o Flint Group determinar que a violação deste Código também pode representar uma transgressão das leis cabíveis, a questão será investigada e, se necessário, encaminhada às autoridades pertinentes. Nosso Código não é um contrato. Ele não aborda nenhum direito empregatício específico ou garante emprego por um determinado período de tempo. O Flint Group respeita e apóia o espírito do Pacto Global da ONU http://www.unglobalcompact.org não.” Antoine Fady, CEO Flint Group Dirk Wollenweber - Operations Manager, Packaging and Narrow Web, Germany 6 Flint Group: Code of Conduct É importante que continuemos refletindo de forma contínua sobre nossa conduta e comportamento - pergunte a si próprio: Eu me comportei de acordo com nossos valores? Cumpri o Código de Conduta e a lei? Se o ocorrido fosse publicado nos jornais, eu estaria satisfeito com as decisões que tomei? Será que este é o caminho que as coisas deveriam ter seguido? Eu me sentiria orgulhoso de como nos comportamos nesta situação? Como eu me sentiria se a situação fosse oposta e eu fosse a pessoa afetada pelo mesmo tipo de comportamento? A decisão tomada foi justa, profissional e com base nos fatos? Meu comportamento afetou alguém de uma forma negativa, sem uma razão válida e justa? Permiti que meus interesses pessoais afetassem meu julgamento ou influenciassem meu comportamento? Flint Group: Code of Conduct 7 Alfred Karow - Application Technology, Flexographic Products, Germany Section 3: Ética profissional Além da esfera de conformidade jurídica, todos os funcionários do Flint Group e Terceiros devem manter altos padrões de ética profissional e pessoal durante a execução de suas funções e responsabilidades. Isto requer a prática de honestidade, integridade e discernimento em todos os aspectos da forma como tratamos os outros funcionários do Flint Group, o público, a comunidade empresarial, os clientes, fornecedores, competidores e autoridades governamentais e regulatórias. O comportamento típico de uma boa ética profissional pode estar acima do mínimo exigido pela lei. A política do Flint Group é operar nossa empresa em conformidade com os mais altos padrões éticos em cada um dos países onde atuamos. Desta forma, a integridade e a honestidade do Flint Group, de seus executivos e funcionários nunca serão questionadas. "Sempre faça a coisa certa." Bill Miller, Presidente de Print Media, termina suas reuniões de negócios ou encontros públicos com cinco das mais importantes palavras para qualquer funcionário do Flint Group. Bill Miller President Print Media Transatlantic 8 Flint Group: Code of Conduct Section 4: Segurança, saúde e meio ambiente O Flint Group é comprometido em conduzir suas atividades em conformidade com as leis e regulamentações cabíveis de segurança, saúde, meio ambiente e local de trabalho, de forma a manter os mais altos padrões sobre as questões de saúde e segurança de todos os seus funcionários e a proteção do meio ambiente. Portanto, o Flint Group espera que todos os funcionários tomem o máximo cuidado para seguir à risca as leis e regulamentações e os seguintes elementos básicos da Política de segurança, saúde e meio ambiente. Esperamos que cada funcionário seja responsável por sua própria segurança e que trabalhe de forma segura. Além disso, solicitamos que os funcionários informem seus colegas de trabalho quando notarem alguém trabalhando de uma forma que não seja segura. Um objetivo fundamental do Flint Group é ter um local de trabalho sem acidentes. Todas as atividades do local de trabalho devem seguir este padrão como princípio de orientação quando estiverem trabalhando nos processos novos ou atuais em andamento, bem como no desenvolvimento de produtos e design. O Flint Group é comprometido em fornecer um local de trabalho seguro para seus funcionários. Forneceremos todas as ferramentas e o treinamento necessários para assegurar que os funcionários possam desempenhar suas tarefas e conduzir suas atividades de uma maneira segura. Cumpriremos com todas as regras, leis e regulamentações aplicáveis ou os padrões do Flint Group, conforme os padrões que forem os mais elevados. Ferramentas e técnicas proativas serão usadas para este propósito e para anteciparmos orientações que possam futuramente se tornar leis. O Flint Group usará somente o material de fornecedores e terceirizados que tenham as aprovações regulamentares necessárias. Esperamos que nossos fornecedores e terceirizados compartilhem nossos princípios em relação à segurança no local de trabalho e proteção do meio ambiente. Uma forte cultura de segurança tem origem em muitas raízes. Treinamento, comensurabilidade, foco diário e até mesmo um pouco de humor, em conjunto, transformam os programas de O Flint Group irá se esforçar para reduzir a poluição causada pela emissão e descarga. Iremos reduzir o consumo de energia, feito de forma ativa, em todo o ciclo de vida de nossos produtos. segurança em uma cultura de Além disso, utilizaremos nossos registros sobre segurança, saúde e meio ambiente para disponibilizar informações adequadas para nossos funcionários e clientes, para que possamos trabalhar em conformidade total com as etiquetas e informações de segurança. segurança. Flint Group: Code of Conduct 9 Michael Tucker - Laboratory Technician, Print Media North America, Atlanta - USA Section 5: Condições de trabalho A. Trabalho forçado O Flint Group condena o trabalho forçado ou obrigatório e cumpre as respectivas leis de cada país onde atua. B. Trabalho infantil O Flint Group reconhece o direito de cada criança a ser protegida contra a exploração econômica e cumpre as leis de cada país onde atua com relação à idade mínima para trabalhar. Além disso, o Flint Group segue, permanentemente, a Declaração Universal dos Direitos da Criança da ONU. http://www.unicef.org/lac/spbarbados/Legal/global/General/declaration_child1959.pdf C. Anti-discriminação O Flint Group reconhece a dignidade de cada um de seus funcionários e o direto a um local de trabalho sem assédio, abuso ou punição corporal. As decisões sobre contratação, salário, benefícios, promoção, rescisão ou aposentadoria se baseiam, exclusivamente, nas habilidades do funcionário em desempenhar seu trabalho. O Flint Group não discrimina ninguém com base em quaisquer características protegidas pelas leis aplicáveis. Na eventualidade de certas características não serem previstas em lei, o Flint garantirá que nenhuma discriminação ocorrerá em razão de raça, credo, deficiência, sexo, estado civil, filiação, crenças políticas e religiosas, idade ou orientação sexual. D. Leis trabalhistas e Política de padrões mínimos O Flint Group cumpre todas as leis e regulamentações trabalhistas e padrões de mercado aplicáveis em cada um dos países nos quais mantemos postos de trabalho. Os funcionários do Flint Group deverão ter um salário digno pelos serviços prestados.O Flint Group realmente espera que todos os funcionários no mundo todo não sofram, em seus locais de trabalho, nenhuma forma de assédio, bullying, intimidação, tratamento com desrespeito ou ameaça. E. Declaração Universal dos Direitos Humanos da ONU O Flint Group respeita e apóia o espírito da Declaração Universal dos Direitos Humanos da ONU http://www.un.org/en/documents/udhr/index.shtml (L-R) Xintong Lu, Lead Scientist and Ayesha Syed R&D Technician - Chemical Products Division, Batavia, USA 10 Flint Group: Code of Conduct Section 6: Informações confidenciais O Flint Group acredita que as informações exclusivas que mantém, são um bem importante na questão operacional da empresa e é proibido o uso ou a divulgação não autorizada. Ocasionalmente, o Flint Group recebe informações confidenciais de outras empresas, que são amparadas por Acordos de Confidencialidade e os funcionários devem proteger tais informações conforme exigido pelo Contrato. O Flint Group respeita os direitos de outras empresas e suas informações exclusivas e exige que os funcionários cumpram, em sua totalidade e à risca, com as leis e regulamentações que amparam tais direitos. Todas as informações não destinadas ao público assim como as informações relacionadas aos seus funcionários, clientes e fornecedores são confidenciais. Os funcionários, executivos e diretores do Flint Group recebem informações confidenciais. Tais informações confidenciais podem ser usadas apenas para os devidos fins comerciais. As informações confidenciais não podem ser compartilhadas com pessoas externas ao Flint Group, incluindo membros familiares e amigos, ou com outros funcionários que não precisam ter acesso a tais informações para desempenhar suas tarefas. Os funcionários do Flint Group podem ter que assinar acordos de confidencialidade durante a execução de suas tarefas no Flint Group, onde esta lista não exaustiva fornece apenas uma orientação neste documento, mas que não deve ser considerada como lista final ou conclusiva. Os funcionários do Flint Group permanecem, na medida do possível, sob o amparo das leis e jurisdições e são obrigados e respeitar as informações confidenciais mesmo após o término do contrato com o Flint Group. A lista abaixo é uma versão não exaustiva das informações confidenciais: - Valores do exercício atual ou previsões do Flint Group antes de serem disponibilizados ao domínio público pelo Flint Group. - Segredos comerciais, que incluam quaisquer informações comerciais ou técnicas, tais como fórmulas, programas, métodos, processos, técnicas, resumos ou informações que possuam valor, por não serem de domínio público. - Todos os direitos de quaisquer invenções ou processos desenvolvidos por um funcionário usando as instalações do Flint Group ou informações comerciais secretas que resultem do trabalho do Flint Group, ou relacionadas aos negócios do Flint Group. - Detalhes de nossos clientes, licitações, preços e termos e condições. - Detalhes de nossos fornecedores, licitações, preços e termos e condições. - Processos de produção, capacidades e produção. - Informações exclusivas, como listas de clientes e informações confidenciais de clientes. - Toda e qualquer comunicação com a imprensa envolvendo o Flint Group (que não seja puramente divulgação comercial) devem ter autorização expressa do Diretor Executivo. Flint Group: Code of Conduct 11 E se... P: Como parte de um projeto recente, eu recebi informações consideradas confidenciais. Na minha opinião, o Flint Group se beneficiaria de compartilhar essas informações com nossos clientes. O que posso fazer? R: Em primeiro lugar, você pode perguntar ao pessoal que divulgou a informação para você. Talvez eles concordem em informar o grupo seleto de clientes que você identificou. Caso eles não concordem, as informações devem continuar confidenciais, conforme as instruções. Pode haver algumas particularidades que você desconheça, outras razões para a confidencialidade ou talvez simplesmente uma diferença de opinião. Neste caso, seu dever é seguir as orientações de confidencialidade daqueles que são os responsáveis pela decisão final. Christine Viklund - HR Director, Global Flexographic Products and Corporate Functions Section 7: Conflitos de interesse Conflitos de interesse têm o potencial de prejudicar o relacionamento com os clientes, além da reputação do Flint Group, assim como expor o Flint Group a consequências jurídicas. Portanto, comunicação e vigilância são primordiais para assegurar que você não se coloque em uma situação onde seus interesses ou relacionamentos pessoais possam gerar um conflito com os nossos ou de nossos clientes. Você deve ser profissional, objetivo e imparcial quando nos representar e trabalhar com nossos clientes. É importante que até mesmo o que possa ser visto como um conflito de interesse deva ser evitado. As decisões que você toma não podem ser influenciadas, ou serem vistas como tal, por quaisquer oportunidades e relacionamentos pessoais, ganhos financeiros em potencial ou outros benefícios para você ou terceiros, incluindo, amigos, parentes ou parcerias comerciais. Os conflitos de interesse podem envolver, entre outros: - emprego ou trabalho feito fora do expediente; Cada um de nós tem a obrigação de falar abertamente e de ser completamente honesto. Você pode encontrar maiores informações na página 20 desta brochura sobre como pode fazer alguma denúncia... Tang Tie, TS Technician - Narrow Web, Guangzhou, China - uma parceria comercial ou participação acionária em uma empresa cliente ou competidora; - uma relação comercial em nome do Flint Group com qualquer parente ou amigo pessoal, ou com uma empresa controlada por tal(is) pessoa(s); - um cargo no qual você possua influência ou controle sobre a remuneração de algum parente ou marido ou parceiro; ou - uma aceitação de benefícios pessoas, como algo que vá além de um presente ou entretenimento modestos, por parte de uma pessoa ou organização que esteja negociando ou venha a negociar com o Flint Group em qualquer tipo de transação comercial. Os funcionários devem relatar a seus supervisores qualquer situação que apresente a possibilidade de um conflito de interesses entre o funcionário e o Flint Group. O relato de qualquer possível conflito, mediante notificação prévia ao gerente ou supervisor dos empregados, é a chave para que se permaneça em total conformidade com este Código. 12 Flint Group: Code of Conduct Section 8: Suborno e corrupção Todos os funcionários, diretores, executivos, terceiros e qualquer outra parte trabalhando em nome do Flint Group têm a responsabilidade de se assegurar que o Flint Group não esteja envolvido em atividades ilícitas. Esta responsabilidade igualmente se aplica para todas as nossas transações comerciais no mundo todo, independentemente de quaisquer práticas locais habituais ou exigidas que se detecte. O Flint Group explicitamente proíbe o suborno e a corrupção em todas as suas formas, seja direta ou indiretamente, em nossas negociações em todas as partes do mundo onde atuamos. Isso se aplica a todos os funcionários e parceiros comerciais do Flint Group, bem como terceiros que negociem com outras pessoas em nome do Flint Group. Especificamente, o Flint Group proíbe a realização ou concessão de oferta, promessa, presente, autorização de pagamento ou outro benefício, favor ou hospitalidade – seja direta ou indiretamente – para: - Qualquer funcionário público que influencie ou tenha a intenção de influenciar qualquer ação, omissão ou decisão para obter ou reter negócio ou vantagem comercial para o Flint Group; ou - Qualquer pessoa que induza ou tenha a intenção de induzir a pessoa acima indicada, ou outra pessoa, a executar ou recompensar a pessoa por executar o trabalho dele(a) inadequadamente. Um “funcionário público” inclui qualquer funcionário ou empregado público do governo em qualquer lugar do mundo e em qualquer nível; entidades de propriedade ou controladas pelo governo, como universidades ou empresas de serviços públicos; partidos políticos; ou organizações internacionais, como a Cruz Vermelha. Independentemente das práticas locais, o Flint Group não permite, sob quaisquer circunstâncias, a ocorrência de “pagamentos facilitadores” – ou seja, pagamentos para um funcionário público por ato público de rotina (como o processamento da papelada, emissão de licenças, etc.) com o objetivo de agilizar a execução de tarefas (ou seja, tarefas que eles já possuem a obrigação de executar). “Pagamentos facilitadores” não incluem pagamentos de taxas fixas estipuladas pelas leis ou regulamentações locais pagas à autoridade governamental local. Também devemos ter consciência de que ajustes comerciais, como consultorias ou acordos de comissão, e doações a instituições de caridade podem, potencialmente, ser usados como um disfarce para o suborno. Todas as doações e acordos de caridade e terceiros podem ser efetuados somente de acordo com a política do Flint Group. O Flint Group incentiva o relato aberto e rápido de qualquer tentativa, real ou suspeita, de não conformidade com esta provisão do Código de Conduta. Ninguém deve fechar os olhos para a realização ou tentativa de suborno ou para sinais de alerta que possam indicar um suborno. Flint Group: Code of Conduct 13 Contando com mais de seis mil funcionários em 40 países, mil distribuidores e agentes e mais de 22 mil fornecedores, devemos assegurar que os negócios, o comportamento e a cultura em todas as localidades adiram aos padrões mundiais do Flint Group. Dan Xu - Quality Control Laboratory Technician, Shanghai Pigments Plant, China Subornation et corruption A. Suborno comercial O Flint Group não tolera a oferta, realização, solicitação ou recebimento de pagamentos ou pagamentos em espécie (presentes, favores, doações beneficentes, etc.) para influenciar pessoas a conceder oportunidades comerciais para o Flint Group ou tomar decisões comerciais em favor do Flint Group, ou que tenha a intenção de que execução de trabalho inadequadamente em razão da função ocupada. O objetivo do Flint Group é competir no mercado de trabalho com base em produtos e serviços superiores e preços competitivos. O suborno comercial, com o propósito de manutenção de negócio existente ou para obter quaisquer negócios novos, não é aceitável e é proibido em todos os casos. Tais ações, além de violar esta provisão do Código de Conduta, também podem violar as leis aplicáveis e sujeitar o empregado a multas e/ou prisão. Esta provisão não proíbe a prática comum da indústria de oferecer descontos antecipados, reembolsos ou pagamentos de bônus a clientes; ou a prática comum de financiar acordos com entidades jurídicas ou com os proprietários de tais entidades jurídicas. B. Presentes, entretenimento e patrocínios E se... P: Um fornecedor importante me ofereceu um convite para um grande evento esportivo. A maioria dos presentes deve comprar ingressos. Isto parece ser um presente inofensivo. Posso participar do evento? R: Se você acreditar que o convite represente uma recompensa ou incentivo para um tratamento preferencial, então você deve recusá-lo. Presentes e entretenimento de baixo valor, e que não sejam frequentes, podem ser aceitos desde que não sejam oferecidos com a intenção de influenciá-lo ou a Empresa. A situação deve ser analisada caso a caso. Sempre que houver alguma dúvida, converse com seu gerente ou a equipe jurídica para se assegurar de que sua decisão esteja de acordo com as orientações do Flint Group. (L-R) Ron Yarbrough, Product Development Engineer, Anthony Wilson - Department Manager, Transfer Media Division - Asheville, USA Não são permitidos presentes e entretenimento, oferecidos ou recebidos, como recompensa ou incentivo para tratamento preferencial. Em determinadas circunstâncias, a concessão e o recebimento de presentes e entretenimento modestos é aceitável. Por exemplo, um almoço de negócios pode gerar uma forma amigável para trocar informações. Entretanto, dependendo do valor, frequência e circunstâncias nas quais eles são concedidos, eles podem constituir subornos, pagamentos políticos ou influência indevida. O teste chave que devemos aplicar é se os presentes ou entretenimento podem ser destinados, ou mesmo razoavelmente interpretados, como uma recompensa ou incentivo para um favor ou tratamento preferencial. Se a resposta for sim, eles são proibidos sob a política do Flint Group. Trocas de presentes e entretenimento, incluindo pagamentos de despesas de viagem e de acordos de patrocínio, devem estar de acordo com a política do Flint Group. Presentes, incluindo qualquer forma de hospitalidade, não podem ser concedidos, direta ou indiretamente, para funcionários públicos sem a prévia aprovação do Departamento Jurídico do Flint Group. Serviços e favores, incluindo a provisão de dinheiro, viagem ou outros benefícios, não podem ser concedidos, direta ou indiretamente, a funcionários públicos sob quaisquer circunstâncias. Sempre leve em consideração a integridade – nós temos certeza de que nos comportamos de uma forma que seja válida em termos de presentes e hospitalidade que demos ou recebemos? 14 Flint Group: Code of Conduct Section 9: Lavagem de dinheiro Lavagem de dinheiro é o processo de ocultação da fonte de dinheiro obtido de forma ilícita, através de transações comerciais legítimas. Aqueles trabalhando para/ou em nome do Flint Group nunca devem se permitir serem usados ou explorados como instrumentos de lavagem de dinheiro, financiamento de atividades criminais ou auxílio de atividades ilegais. Aqueles trabalhando para/ou em nome do Flint Group não devem permitir que os recursos ou sistemas do Flint Group sejam usados para qualquer atividade criminal ou ilegal. Espera-se que eles ajam com a devida cautela caso tenham conhecimento de transações ou atividades que pareçam ser incomuns ou extraordinárias, ou onde eles sejam solicitados a fazer algo que não cumpra, estritamente, com nossos requisitos para avaliação de risco, manutenção de registros ou processos de análise. Section 10: Fraude e práticas ilegais Qualquer comportamento ou transação que vise desviar ou adquirir benefícios financeiros, ou de outra natureza, para você ou terceiros, incluindo apropriação indevida de ativos do Flint Group ou de clientes, não somente são uma violação a este Código e aos termos do seu contrato, mas também crime na maioria das jurisdições. O Flint Group investigará e, conforme o caso, relatará quaisquer práticas fraudulentas ou ilegais às autoridades pertinentes, além de exercer quaisquer outros direitos aplicáveis. O Flint Group exige que seus empregados, executivos e diretores denunciem qualquer fraude, suspeita de fraude ou outras práticas ilegais envolvendo o Flint Group e/ou aqueles trabalhando para/ou em nome do Flint Group, nos termos das diretrizes de denúncia estabelecidas na seção 18 deste Código, Aconselhamento ético e como relatar as violações. Devemos selecionar nossos parceiros cuidadosamente e eles devem manter os mesmos altos padrões que nós mantemos. Flint Group: Code of Conduct 15 Lisa Johnson - HR Director, Pigments, Chips and Resins, Elizabethtown - USA Section 11: Controle comercial Os funcionários do Flint Group devem prestar muita atenção às leis que regem o comércio internacional, incluindo controles de exportação, as exigências para importação e as leis de sanções econômicas (referidas coletivamente como "controle comercial"). As restrições comerciais normalmente abrangem: - Exportações e re-exportações são proibidas para um país que estiver embargado ou uma entidade ou um indivíduo que não possua uma licença ou autorização adequada; - Importação ou negociação de imóveis feitas de um país embargado; - Importação ou negociação de imóveis feitas por uma entidade ou indivíduo que estiver embargado; - Negociações comerciais feitas com um país, uma entidade ou indivíduo que estiver embargado; Andreas Tueschen Director Global Regulatory Alguns países, nos quais o Flint Group opera, impõem restrições comerciais a determinados países, entidades e indivíduos. A maioria dos países também impõe controles na exportação para alguns países de destino de certos produtos, tecnologia, software e serviços. As punições por transgredir as leis podem ser muito severas. As punições podem incluir multas, processo civil ou criminal, prisão, cancelamento de licenças de exportação e exclusão da permissão para trabalhar em contratos públicos. Essas leis frequentemente são aplicadas a pessoas ou atividades fora do país onde foram promulgadas. Aqueles trabalhando para/ou em nome do Flint Group sempre devem agir de forma consistente com quaisquer leis e regulamentos de controle comercial aplicáveis. Consequentemente, o Flint Group irá: - Observar os regulamentos pertinentes sobre exportação e importação que regem o envio de matérias-primas, produtos e serviços do Flint Group, bem como os acordos comerciais internacionais aplicáveis; - Transferência de produtos software, dados técnicos ou tecnologia que sejam proibidos ou que não possuam licença, através de e-mail, download ou divulgação para pessoas de ou em um país embargado. - Não realizar negócios (sejam importações ou exportações) com países que estejam sujeitos aos embargos comerciais e/ou sanções econômicas que sejam aplicáveis ao Flint Group e/ou aos seus negócios; e - A proibição de participação em determinadas atividades de boicote – por ex., leis americanas antiboicotes. - Nunca expandir negócios para um país estrangeiro onde o Flint Group não fez negócios anteriormente sem avaliar os riscos e discuti-los com a gestão e o Departamento Jurídico do Flint Group. 16 Flint Group: Code of Conduct Section 12: Leis antitrustes e de concorrência O Flint Group é comprometido em seguir os princípios de livre e justa concorrência. Faz parte de nossa política competir enérgica e efetivamente sempre em cumprimento das leis e dos regulamentos antitrustes e de concorrência aplicáveis em todos os países nos quais atuamos. Deste modo, devemos: Manter o mínimo contato com nossos competidores; - Não divulgar, não procurar obter ou trocar informações comercialmente sensíveis com competidores, tais como preços, negociações de contratos, capacidade, custos de produção, estratégias ou planos comerciais, intenções de licitações, clientes e participação de mercado; - Não discutir informações comercialmente sensíveis sobre joint ventures com competidores ou competidores em potencial salvo se relacionadas a uma joint venture específica; - Não discutir informações comercialmente sensíveis quando participar de associações industriais ou comerciais; e - Quando efetuar negociações com competidores sobre compra e venda de produtos, discutir somente as informações que forem legitimamente necessárias para completar a transação. É ilegal entrar em acordo com um competidor sobre preços, custos, termos e condições, clientes, mercados, produção, planos de negócios e outros assuntos que poderiam afetar a competição. Um acordo implícito para fixar preços ou alocar mercados é tão ilegal quanto um acordo oral ou por escrito. Section 13: Investigações oficiais Procuradores e fiscais do governo possuem ampla autoridade para investigar possíveis transgressões da lei. Eles podem convocar júris (ou equivalentes), documentos de intimação e buscar entrevistas ou depoimentos de empregados do Flint Group. Faz parte da política do Flint Group cooperar com solicitações razoáveis de investigadores públicos. Ao mesmo tempo, o Flint Group tem o direito a todas as proteções fornecidas por lei para o benefício de pessoas sob investigação ou acusadas de irregularidades, incluindo representação jurídica. Se um representante de qualquer governo ou agência do governo contrata algum empregado do Flint Group ou solicita acesso a dados ou documentos com o propósito de uma investigação, o empregado deve, imediatamente, notificar seu supervisor ou o Departamento Jurídico do Flint Group, e responder de acordo com as práticas comerciais habituais do Flint Group. Se exigido pelas leis cabíveis, deve ser fornecido o arquivamento de materiais usados em correspondência que possam estar relacionados a uma investigação. Se tiver dúvidas sobre investigações ou como agir, então o funcionário deve entrar em contato com o Departamento Jurídico do Flint Group. Flint Group: Code of Conduct 17 Russell Taylor - Senior VP - HR, Communications and Integrity/Compliance Section 14: Envolvimento político A política do Flint Group é de que nenhum fundo corporativo pode ser usado para fazer nenhum tipo de contribuição política para nenhum candidato ou partido político. Essa proibição inclui não somente as contribuições diretas, mas também a assistência indireta a candidatos ou partidos políticos através da compra de ingressos para jantares especiais ou eventos de angariação de fundos, assim como o fornecimento de bens, serviços e equipamentos para partidos ou comitês políticos. Nenhuma pessoa pode ser reembolsada, direta ou indiretamente, pelo Flint Group por qualquer contribuição política ou pelo custo de participar de eventos políticos. É proibido fazer qualquer tipo de lobby político. Section 15: Livros e registros do Flint Group Os livros e registros do Flint Group devem refletir, em razoável nível de detalhe, todas as suas transações e disposições dos bens do Flint Group. “O Flint Group trabalha com milhares de clientes e fornecedores no mundo todo. Todos os dias lidamos com uma quantidade impressionante de produtos e moedas estrangeiras. A chave para boas práticas comerciais é fazer o faturamento e a contabilidade de uma forma adequada”. Cada empregado deve manter registros precisos e razoáveis de transações, relatórios do tempo, notas de despesas e outros registros do Flint Group. O Flint Group deverá fornecer e manter um sistema interno de controle de conformidade suficientemente razoável para garantir que as transações sejam autorizadas, executadas e registradas corretamente. Todos os livros, registros, contas, fundos e ativos do Flint Group devem ser mantidos para refletir razoável e precisamente, e dentro do período contábil adequado, que a transação relevante ocorreu, as transações subjacentes e as disposições dos negócios do Flint Group com detalhes suficientes. Nenhum registro pode ser feito com a intenção de esconder ou disfarçar a verdadeira natureza de uma transação do Flint Group. Para este efeito, as seguintes orientações devem ser seguidas: Steve Dryden, CFO Steve Dryden CFO Flint Group 18 Flint Group: Code of Conduct 1. Nenhum fundo ou ativo não revelado, não registrado ou de “caixa dois” deve ser estabelecido para qualquer propósito. 2. Nenhuma fatura falsa ou fictícia deve ser paga ou criada. 3. Nenhuma entrada falsa ou artificial deve ser feita e nenhum relatório enganoso deve ser emitido. 4. Ativos e obrigações do Flint Group devem ser reconhecidos e declarados de acordo com as práticas padrão e os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos do Flint Group, conforme sejam adotados a qualquer período. Na eventualidade de um funcionário do Flint Group acreditar que os livros e registros não estejam sendo mantidos de acordo com estas orientações, o funcionário deve relatar a questão diretamente ao nível de gestão que ele sinta ser mais apropriado, ou conforme a orientação na seção 18 - Aconselhamento ético e como relatar as violações. Section 16: Uso dos bens do Flint Group Explicação de "uso não organisacional" Os funcionários do Flint Group não podem usar os recursos de TI para: - Trabalho externo remunerado, exceto se estiver autorizado pelo executivo sênior da divisão e um executivo sênior de Recursos Humanos. legítimos do Flint Group, conforme descriminados na política de TI, e apenas pelos - Benefício de organizações não relacionadas à Empresa, exceto se autorizado de um executivo sênior da divisão e de um executivo sênior de Recursos Humanos para o serviço relacionado à Empresa. funcionários autorizados ou seus representantes. - Ganhos ou benefícios pessoais Isto inclui tanto os bens tangíveis quanto os intangíveis. Alguns exemplos de bens tangíveis incluem equipamento de escritório, tais como telefone, copiadoras, computadores, móveis e maquinaria de produção. - Atividades políticas não aprovadas pelo Diretor Executivo Os bens do Flint Group devem ser usados exclusivamente para propósitos comerciais Section 17: Uso de internet e e-mail A internet e o e-mail são fornecidos pelo Flint Group aos funcionários para uso comercial e não uso pessoal. Espera-se que os funcionários usem estes recursos de uma maneira consistente com as políticas e procedimentos de TI do Flint Group. Além disso, os usuários são vinculados às exigências das leis locais, estaduais, federais, internacionais e obrigações contratuais aplicáveis, incluindo, mas não limitando-se a, a política do Flint Group sobre o uso da rede e dos serviços do(s) provedor(es) de internet. Flint Group: Code of Conduct 19 - Assuntos particulares ou empreendedorismo comercial Os recursos de TI da Empresa não podem ser usados para fins comerciais exceto aqueles especificamente expressamente permitidos por outras políticas da Empresa. Qualquer uso comercial deve ser adequadamente relacionado as atividades da Empresa e devem fornecer, de uma forma adequada, o reembolso à empresa de impostos ou outros custos que a Empresa possa incorrer em virtude de tal uso comercial. Toda comunicação deve ser feita de forma honesta, profissional e em bom-tom. Heinz EnsenChief Information Officer, Flint Group Section 18: Aconselhamento ético e como relatar as violações Não existem respostas prontas para muitas das questões éticas que encaramos durante nossas atividades diárias. Nossa política de tolerância zero à retaliação anda passo a passo com a nossa crença de que falar abertamente é sempre a melhor coisa a se fazer. Adrian Fradley - Aqueous Batch Maker, Chemical Products Division - Irlam, UK Em alguns casos, o procedimento correto será evidente, mas, em algumas situações mais complexas, pode ser difícil decidir o que fazer. Existe uma variedade de opções disponíveis para as pessoas trabalhando para/ou em nome do Flint Group em casos de dúvidas sobre conformidade ou como relatar os possíveis casos de não conformidade. Estas incluem: (1) conversar com um gerente ou supervisor; (2) usar o processo formal interno, como, por exemplo, o processo formal de reclamação; (3) falar com um funcionário de Recursos Humanos; (4) entrar em contato com o pessoal de Conformidade Corporativa do Flint Group. Além disso, a linha direta e gratuita de Integridade e Ética do Flint Group e um formulário de denúncia virtual podem ser acessados 24 horas por dia, 365 dias por ano, para casos de denúncias anônimas de não conformidades sérias, incluindo fraude, discriminação, assédio, violência, ofensas jurídicas, política ou regulamentar, ou questões ambientais. Todas as notificações serão levadas a sério. Cada notificação será investigada e, se comprovada, será resolvida através dos canais adequados para ações corretivas e/ou disciplinares. Se o funcionário decidir se identificar, ele(a) será notificado(a) sobre a resolução do caso quando a investigação tiver sido encerrada. O Flint Group não tolera qualquer forma de retaliação ou recriminação contra aqueles que fazem, de boa-fé, denúncias contra não conformidades em potencial. Nossa política de tolerância zero sobre a retaliação caminha lado a lado com nossa crença de que falar é sempre a coisa certa a fazer. Se você relata uma preocupação ou denuncia uma má 20 Flint Group: Code of Conduct conduta de boa-fé, ou participa de uma investigação referente à conformidade e ética, você está seguindo nosso Código. Em nenhuma circunstância o Flint Group irá tolerar retaliações contra você. O Flint Group considera os atos de retaliação como atos de má conduta e que, se comprovados, podem resultar em ação disciplinar, incluindo a rescisão do contrato. Se você denunciar uma suposta violação na qual participou, sua auto denúncia e cooperação contínua serão levadas em consideração ao decidir qual sanção, se for o caso, será apropriada para sua responsabilidade pela violação. O processo de denúncia deve ser usado somente para preocupações genuínas. Se, agindo de má-fé, você fizer alguma notificação de algo que saiba ser falso e/ou malicioso, a questão será encaminhada ao Vice-Presidente Sênior de Recursos Humanos, Comunicações e Conformidade, que irá recomendar a medida disciplinar apropriada contra você por ter feito tal relato. Se você fizer algum relato de conformidade com pessoas externas (diversas de um ente estatutário ou regulamentar reconhecido e apropriado) – por ex., com um jornalista ou com um website de mídia social –, em qualquer momento antes de levantá-la internamente e de acordo com esta provisão, durante o curso de uma investigação ou após uma investigação ter sido finalizada, a questão será encaminhada ao Vice-Presidente Sênior de Recursos Humanos, Comunicações e Conformidade, que irá recomendar a medida disciplinar apropriada contra você. Sempre que uma notificação ou reclamação de conformidade for levantada, a(s) pessoa(s) que supostamente estiver envolvida(s) na conduta de não conformidade será presumida inocente até determinação em contrário pelo Flint Group. Este princípio de presunção de inocência constitui uma proteção importante para os funcionários que forem sujeitos a uma notificação relacionada a uma possível não conformidade. Os Funcionários de Conformidade Corporativa que você pode entrar em contato para orientação incluem os Contatos Regionais de Integridade e Conformidade, os Funcionários de Integridade, o Chefe de Conformidade e o Presidente do Flint Group. Dúvidas relacionadas a denúncias... P: Quando uma questão é denunciada, qual é o prazo para que uma ação apropriada seja tomada? O contato entre a pessoa responsável pela investigação e o(s) denunciante(s) ocorrerá assim que possível e normalmente dentro de dez dias a partir da data da denúncia. P: Se eu fizer uma denúncia, receberei comentários sobre as ações tomadas? Sim, a(s) pessoa(a) fazendo uma denúncia receberá(ão) comentários sobre o resultado da investigação. P: Se alguém fizer uma denúncia caluniosa, que ação será tomada? http://intranet.flintgrp.com/en/flint-group-hub/Policies/IntegrityAssurance.php http://intranet.flintgrp.com/en/flint-group-hub/Policies/IntegrityAssuranceHotline.php Flint Group: Code of Conduct 21 Se um funcionário fizer uma denúncia que não seja de boa-fé e que seja caluniosa e maliciosa, o assunto será encaminhado ao vice-presidente sênior e aos departamentos de RH, comunicação, conformidade e integridade, que irão recomendar a ação disciplinar adequada contra o denunciante. Abhijit Rahate - Operations Manager, Chemical Products Division- Irlam UK Section 19: Gestão e concessões deste Código de Conduta Este Código de Conduta será administrado pela Diretoria do Flint Group. Quaisquer dúvidas ou maiores informações devem, em primeira instância, serem encaminhadas ao Diretor de Conformidade Corporativa. "Você faz o Flint Group o que ele é hoje: os mais altos padrões e a melhor equipe." Members of Flint Group’s second European Phoenix Leadership Training Course O Flint Group irá, periodicamente, distribuir o Código de Conduta a seus funcionários e conduzirá treinamento sobre o Código de Conduta. Existe um processo anual de registro das Declarações de Ciência do Funcionário (ERC), onde os funcionários designados e nossa Diretoria devem dar ciência de que leram, entenderam e devem declarar a conformidade com o nosso Código e divulgar conflitos de interesse em potencial ou exceções da conformidade do Código. O não cumprimento deste processo de declaração pode ser considerado uma violação do Código e pode estar sujeito à ação disciplinar ou outra ação a critério da empresa, conforme permitido pela lei. Em nenhuma 22 Flint Group: Code of Conduct circunstância, a falha em ler o nosso Código, declarar ou assinar a ciência irão isentá-lo da obrigação de cumprir com o nosso Código. Os funcionários, executivos e diretores do Flint Group devem seguir este Código de Conduta e representar, permanentemente, o Flint Group (e suas subsidiárias) de uma maneira responsável em todas as regiões e territórios. De uma forma geral, não deve haver variações ou concessões deste Código de Conduta. Entretanto, em circunstâncias muito raras, onde um conflito com este Código possa ocorrer, uma concessão pode ser requisitada. Todas as concessões devem ser aprovadas pela Diretoria. A análise e decisão sobre concessões deverão ser documentadas integralmente nas minutas da Diretoria. Violações suspeitas ou comprovadas deste Código de Conduta serão investigadas. Qualquer funcionário participando de tais violações, ou gerentes incentivando, apoiando ou conscientemente ignorando tais violações, estarão sujeitos a ação disciplinar e até mesmo a rescisão de contrato. Flint Group: Code of Conduct 23 As informações fornecidas ao Comitê de Auditoria do Flint Group incluirão: 1. Uma lista de todas as Declarações de Ciência do Funcionário (ERC) feitas, os comentários e conclusões; 2. O registro de todos os casos de integridade e conformidade - detalhes das notificações e resultados; e 3. Todas as atividades fraudulentas e criminosas sérias Flint Group Política de Garantia de Integridade O Flint Group continua se dedicando integralmente para promover os mais altos níveis de ética e integridade em toda a nossa organização. Esperamos que todos os funcionários façam negócios de uma maneira respeitosa, honesta e ética. No entanto, se você tiver uma preocupação genuína sobre práticas de negócios inapropriadas e não se sentir à vontade de falar com seu gerente, o EthicsPoint pode ajudá-lo a relatar essas preocupações de forma segura, confiável e confidencial. Portal direto baseado na internet www.flintgrp.ethicspoint.com Seus comentários serão ouvidos. Nós levamos muito a sério esse tipo de informação. www.flintgrp.com [email protected] linkedin.com/company/flint-group @flinteresting Flint Group