sped fiscal - Para a pasta superior

Transcrição

GUIA PARA GERAÇÃO DO
SPED FISCAL
LBCGAS STATION
VERSÃO DESTE GUIA: 1.4
Março de 2011
CONFIRA AS ALTERAÇÕES DESTA VERSÃO NO ÚLTIMO CAPÍTULO
“HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES DESTE GUIA”.
AS INFORMAÇÕES (LEIS, DECRETOS, PORTARIAS, LAYOUTS) AQUI CONTIDAS FORAM
EXTRAÍDAS DE VÁRIAS FONTES E PODEM TER SOFRIDO ALTERAÇÕES. É DE EXTREMA
IMPORTÂNCIA QUE SUA VALIDADE SEJA COMPROVADA PELO CONTRIBUINTE.
ÍNDICE
1.
2.
APRESENTAÇÃO
3
1.1.
4
PRÉ-REQUISITOS
INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE SPED FISCAL
5
2.1.
SINTEGRA
6
2.2.
PRAZO DE ENTREGA DO SPED FISCAL
6
2.3.
PENALIDADES
7
3.
MODELO OPERACIONAL
8
4.
INSTALANDO O SOFTWARE VALIDADOR PVA/EFD
9
5.
LBCGAS - DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AOS RECURSOS
16
6.
REVISÃO NOS CADASTROS
18
6.1.
CADASTRO DE BOMBAS
18
6.2.
CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES
18
6.3.
CADASTRO DE COMBUSTÍVEIS
19
6.4.
CADASTRO DE BOMBAS E LACRES
19
6.5.
CADASTRO DE BICOS
19
6.6.
MEDIÇÃO DOS TANQUES – MOVIMENTAÇÃO DE COMBUST.
19
6.7.
CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO
20
6.8.
CADASTRO DO CONTABILISTA RESPONSÁVEL
20
7.
REGISTRANDO LANÇAMENTOS PARA O SPED FISCAL
ENTRADA DE NOTA MODELOS 1/1A E 55: PRODUTOS PARA
REVENDA
ENTRADA DE NOTA MODELOS 1/1A E 55: PRODUTOS PARA
7.2.
USO E CONSUMO
ENTRADA DE NOTAS DE CONSUMO: ENERGIA ELÉTRICA
7.3.
(MODELO 06), ÁGUA CANALIZADA (MODELO 29) E
FORNECIMENTO DE GÁS (MODELO 28)
ENTRADA DE NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇO:
7.4.
COMUNICAÇÃO (MODELO 21) E TELECOMUNICAÇÃO
(MODELO 22)
ENTRADA DE NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇO DE
7.5.
TRANSPORTE: MODELOS 07, 08, 09, 10, 11, 27, 28, 57.
VENDAS REGISTRADAS ATRAVÉS DE EQUIPAMENTOS EMISSORES
DE CUPOM FISCAL (ECF)
7.1.
8.
21
22
23
29
30
31
32
8.1.
CADASTRANDO IMPRESSORAS FISCAIS (ECFS)
33
8.2.
LANÇANDO E CONFERINDO REDUÇÕES Z
34
Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 – Anchieta – Belo Horizonte – Minas Gerais – CEP 30310-530
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
www.LBC.com.br [email protected]
1
9.
VENDAS REGISTRADAS AO CONSUMIDOR FINAL ATRAVÉS DE NOTA
FISCAL MODELO 2 (SÉRIE D)
38
9.1.
DEFININDO O TIPO DE SAÍDA DE MERCADORIA
39
9.2.
GERANDO O MOVIMENTO DE SAÍDA
40
9.3.
REGISTRANDO A NOTA FISCAL NO SISTEMA
42
10.
INVENTÁRIO DOS PRODUTOS
44
11.
GERANDO ARQUIVO MAGNÉTICO DO SPED FISCAL
49
12.
REGISTROS GERADOS PELO SISTEMA
58
12.1.
BLOCO 0: ABERTURA, IDENTIFICAÇÃO E REFERÊNCIAS
59
12.2.
BLOCO C: DOCUMENTOS FISCAIS I – MERCADORIAS
(ICMS/IPI)
62
12.3.
BLOCO D: DOCUMENTOS FISCAIS II – SERVIÇOS (ICMS)
77
12.4.
BLOCO E: APURAÇÃO DO ICMS
81
12.5.
BLOCO H: INVENTÁRIO FÍSICO
83
12.6.
BLOCO 1: OUTRAS INFORMAÇÕES
84
13.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
87
ANEXO 1 – MINAS GERAIS - FIM DO GAM/57
88
ANEXO 2 – MINAS GERAIS – PRORROGAÇÃO PRAZO DE ENTREGA
89
HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES DESTE GUIA
90
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1. APRESENTAÇÃO
Este guia foi desenvolvido com objetivo de auxiliar na implantação e geração do
arquivo magnético contendo informações do SPED FISCAL (EFD).
Ao final deste guia, você estará apto a gerar o arquivo magnético no perfil desejado
(leia abaixo sobre perfis de informações) utilizando o módulo LBCGAS Station. Este
arquivo será submetido para validação no software PVA-EFD e, após a revisão e
aprovação pela sua contabilidade, assinado digitalmente e enviado para o fisco.
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1.1. PRÉ-REQUISITOS
Para a geração e envio do arquivo magnético do SPED FISCAL, devemos observar
alguns pré-requisitos.
1. Módulo LBCGAS na última versão disponível (verifique sempre).
2. Download e instalação do software PVA-EFD (Programa Validador).
Acesse o endereço “http://www.receita.fazenda.gov.br”. Clique no link “Sped”
localizado à direita da página principal. Selecione “Sped Fiscal”. Clique no link
“Download” e em seguida em “Download do Programa Validador da Escrituração
Fiscal Digital - EFD”.
3. Certificado digital válido e instalado no computador onde o PVA-EFD será
executado. Ele será necessário para a assinatura dos dados antes do envio aos
servidores da Receita Federal do Brasil.
4. Revisão nos cadastros do sistema objetivando a redução das advertências e erros
de validação.
Sempre que necessário, consulte o site “http://www.receita.fazenda.gov.br” e fique
por dentro das últimas informações e atualizações para a geração do arquivo magnético.
Mantenha sempre atualizada sua versão do LBCGAS como também do validador PVAEFD. Procure também por novas versões deste guia, clicando no botão “Ajuda” disponível
na tela de geração do arquivo magnético.
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2. INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE O SPED FISCAL
A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um dos subprojetos do Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED). Seu projeto piloto teve início em 2008 com várias empresas
parceiras e voluntárias. A partir de 2009, o SPED passou a ser obrigatório para empresas
contribuintes do ICMS/IPI de vários portes e setores econômicos.
Constitui-se de um arquivo digital, com um conjunto de informações referentes às
operações, prestações de serviços e apuração de impostos do contribuinte. Este arquivo
deve ser assinado utilizando-se um certificado digital e enviado mensalmente ao fisco.
Em seu primeiro módulo substitui os seguintes Livros Fiscais:
Registro de Entradas
Registro de Saídas
Registro de Inventário
Registro de Apuração do IPI
Registro de Apuração do ICMS
A Secretaria de Estado de Fazenda (SEF) de cada estado é responsável pela
divulgação da lista de contribuintes obrigadas ao EFD. Além do nome da empresa, esta
lista informa a data de início da obrigatoriedade assim como o perfil das informações em
que a empresa está enquadrada. Existem atualmente dois perfis em funcionamento (A e
B). Um terceiro perfil (C) está previsto e será futuramente disponibilizado.
Perfil A: Rico em detalhes, trazendo informações analíticas por documento emitido.
Perfil B: Resumido, trazendo informações analíticas totalizadas diariamente ou
mensalmente.
Perfil C: Ainda não disponibilizado.
O SPED fiscal marca uma das maiores transformações tributárias do país. O fisco
passa a utilizar a tecnologia da informação como ferramenta principal para análise das
empresas. Da mesma maneira, a exigência desta tecnologia nas empresas deixa de ser
um diferencial para com os concorrentes e passa a ser essencial para sua sobrevivência.
Não podemos esquecer que sistemas dependem diretamente de seus operadores e, em
especial para este processo, a qualificação é de extrema importância. Lançamentos de
entradas e saídas feitos com atenção gerarão qualidade na informação, fazendo com que
o processo de escrituração digital seja natural no dia-a-dia das empresas.
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2.1: SINTEGRA:
O contribuinte obrigado ao SPED FISCAL/EFD, a critério de cada Unidade
Federada, poderá ser dispensado da entrega dos arquivos do SINTEGRA (Convênio ICMS
57/95). Verifique com seu contador se, em seu estado, esta dispensa foi concedida.
Outros livros e documentações específicas do setor varejista de combustíveis como
LMC, DMC (RJ), GRF (SP) continuam sendo obrigados e informações sobre sua dispensa
ainda não foram divulgadas oficialmente.
Para Minas Gerais, foi publicado o decreto de número 45.543 em 03 de fevereiro de
2011 dispensando a entrega do arquivo GAM-57 para contribuintes obrigados ao SPED
FISCAL. Ao final deste guia, no ANEXO I, você poderá ler a circular divulgada pelo
Minaspetro sobre este assunto.
2.2: PRAZO DE ENTREGA DO SPED FISCAL:
A fixação do dia de entrega da EFD dependerá de cada Unidade da Federação. A
data de entrega da EFD foi assunto do Relatório Final da Reunião do GT48, de 05/10/09 a
09/10/09, realizada na cidade do Rio de Janeiro, sob a Coordenação da RFB e
participação de todas as unidades da federação.
O Representante do RN no GT48 – SPED Fiscal pondera: “Na ocasião, deliberou-se (…)
acerca da proposta de uniformização do prazo de entrega do arquivo da Escrituração
Fiscal Digital no dia 25 do mês subseqüente ao encerramento do mês da apuração, em
votação aprovada por unanimidade, na qual o GT48 decidiu que compete à autonomia
legislativa de cada unidade da federação definir a data de entrega das EFDs dos
estabelecimentos obrigados localizados em seus respectivos territórios.
Todavia, face às dificuldades relatadas por entidades representativas de estabelecimentos
obrigados em documentos encaminhados ao GT48, (..) as administrações tributárias lá
representadas sensibilizaram-se no sentido de envidar esforços, no âmbito de suas
atribuições, para fixar o dia 15 do mês subseqüente sem alteração do Ajuste SINIEF como
data mínima para o cumprimento da obrigação acessória.”
Recomenda-se que as empresas contatem as administrações fazendárias para
obterem informação precisa sobre o instrumento normativo que define as datas de entrega
do arquivo do SPED Fiscal.
Para contribuintes estabelecidos no estado de Minas Gerais, o artigo 54 do decreto
no 45.328 instituiu que o arquivo magnético do SPED FISCAL deve ser entregue até o dia
25 do mês subseqüente ao período apurado.
Redação original: “Art. 54. A transmissão do arquivo digital relativo à Escrituração Fiscal
Digital será realizada utilizando-se do Programa a que se refere o art. 53 desta Parte até o
dia 25 (vinte e cinco) do mês subseqüente ao período de apuração.”
INFORMAÇÃO IMPORTANTE PARA CONTRIBUINTES DE MINAS GERAIS: Em 18 de
janeiro de 2011 foi assinado o decreto número 45.554 prorrogando o prazo de entrega do
arquivo magnético para 25 de julho de 2011. Até esta data, devem ser entregues as
escriturações de janeiro à junho de 2011. Recomendamos o envio dos arquivos no menor
prazo possível para que esta rotina seja adaptada no dia-a-dia da empresa o quanto antes.
Veja o decreto na íntegra no ANEXO II deste guia.
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2.3: PENALIDADES:
O contribuinte do ICMS, obrigado à escrituração fiscal digital que deixar de entregar
o arquivo magnético ou entregá-lo em desacordo com a legislação vigente (erros, vazio ou
faltando informações), estará sujeito a multa. No estado de Minas Gerais, esta multa foi
estabelecida em 5.000 (cinco mil) UFEMG’s por infração.
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3. MODELO OPERACIONAL
O arquivo do SPED é gerado pelo sistema LBCGAS seguindo o lay-out
disponibilizado pela legislação. O software PVA-EFD importa estes dados e disponibilizaos para o contribuinte fazer suas revisões. Após sua validação, é assinado digitalmente e
enviado para os servidores da Receita Federal do Brasil que se encarrega de distribuir as
informações entre as unidades federadas envolvidas nas operações.
Fonte: http://www5.fazenda.mg.gov.br/spedfiscal/modelo.htm
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4. INSTALANDO O SOFTWARE VALIDADOR PVA/EFD
A Receita Federal do Brasil disponibilizou um software chamado PVA/EFD
responsável pela geração/importação, validação, assinatura e envio da escrituração para
seus servidores. Com este software é possível, até mesmo, criar uma escrituração
completa manualmente (o que não será necessário pois utilizaremos seu recurso de
importação aproveitando as informações geradas pelo LBC).
A instalação deste software é bem simples. Se houver dificuldade, recomendamos
a ajuda do técnico de informática responsável pela empresa.
O primeiro passo para a instalação do PVA do SPED Fiscal é acessar o site da
Receita Federal do Brasil em www.receita.fazenda.gov.br. No menu “Portais de Serviços”
localizado no lado direito clique na imagem que identifica o SPED.
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Uma nova página será aberta. Localize e clique em “SPED Fiscal”.
Um menu aparecerá ao lado esquerdo. Clique em “Download”.
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Serão exibidos vários links relacionados ao SPED Fiscal. Clique em “Programa Validador
do SPED Fiscal”.
Uma nova listagem será apresentada. Selecione “Download do Programa Validador da
Escrituração Fiscal Digital – EFD”.
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Na próxima página selecione o programa de acordo com o sistema operacional do
computador que irá validar, editar e transmitir o arquivo magnético do SPED.
Normalmente, “Windows”.
Finalizando o download, selecione na próxima página o arquivo (este nome pode estar
diferente atualmente - no momento da criação deste guia o arquivo chamava-se
“PVA_EFD_w32-2.0.13.exe”).
Após a conclusão do download localize onde o arquivo foi armazenado e execute-o. O
primeiro passo do instalador é verificar a instalação da máquina virtual do Java.
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Se ela não estiver instalada ou se por qualquer motivo o processo de instalação não
localizá-la a instalação será cancelada automaticamente e só passará deste passo quando
o problema for solucionado. Neste caso acesse www.java.com para instalar a máquina
virtual Java. Se o problema persistir, entre em contato com o técnico responsável pelos
computadores da empresa.
Caso a instalação da máquina virtual do Java esteja corretamente instalada será exibida
uma mensagem de boas-vindas do assistente de instalação do Validador do SPED Fiscal.
Clique em “Avançar”.
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No próximo passo existe a opção de escolher um diretório para instalação do validador do
SPED Fiscal. Caso não queira instalar no diretório padrão sugerido, clique em “Procurar” e
escolha o diretório desejado. Caso contrário clique em “Avançar”.
Informe se deseja criar um atalho do validador do SPED Fiscal na área de trabalho. Para
facilitar a execução do programa é recomendável selecionar “Sim”. Clique em “Avançar”.
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Um resumo das opções selecionadas será exibido. Para prosseguir com a instalação
clique em “Avançar” e aguarde a conclusão.
Após a confirmação de êxito na instalação do validador clique em “Concluir”.
Apesar de simples, o sucesso da instalação dependerá diretamente do estado do
sistema operacional. Em caso de problemas, recomendamos a consulta a um técnico
especializado em informática.
Lembramos que o suporte técnico da LBC Sistemas NÃO está habilitado a dar
suporte à instalação ou utilização de funções do PVA/EFD.
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LBC GAS STATION - MÓDULO GERENCIAL
Concluída a instalação do software validador PVA/EFD, passamos para o módulo
gerencial do LBCGAS. Antes de iniciarmos é importante verificarmos se a versão em
execução do módulo é a última disponível. Para isso, clique em “Utilitários > Atualização
de versão”. Se for necessário, atualize-a. Esta verificação deve ser feita freqüentemente
pois atualizações do SPED fiscal serão liberadas acompanhando as mudanças da
legislação.
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5. DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AOS RECURSOS
Por padrão, nenhum usuário do sistema está autorizado a gerar o arquivo
magnético do SPED FISCAL. Para que seja permitida a geração assim como a definição
de algumas informações, é necessário configurarmos o perfil de cada usuário. Acesse
“Cadastros > Usuários”. Selecione o(a) usuário(a) desejado(a) e clique em “Perfil de
acesso”.
Marque as opções de acordo com o perfil de cada usuário na empresa. Por segurança, é
interessante que somente os usuários do setor fiscal/contábil da empresa tenham acesso
irrestrito a todas as opções acima.
DICA: Libere o acesso as opções do SPED para definir as configurações e os campos
obrigatórios. Após gerar a primeira escrituração e validá-la, lembre-se de desmarcar as
três últimas opções evitando assim alterações indevidas ou acidentais.
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6. REVISÃO NOS CADASTROS
O software PVA-EFD, diferentemente de outros validadores já conhecidos como
SINTEGRA, GAM, DMC, GRF, etc, é bastante crítico ao verificar a importação do arquivo
do SPED FISCAL. Para que os registros sejam processados com o menor número possível
de erros ou advertências, é imprescindível uma revisão em alguns cadastros.
6.1: CADASTRO DE PRODUTOS:
CST de entrada e de saída: Verifique se o código da situação tributária do produto
está correto para utilização nas operações de entrada e saída. Em caso de dúvidas, entre
em contato com sua contabilidade.
Código NCM: Apesar de ser obrigatório somente para empresas industriais que
geram crédito ou débito de IPI, contribuintes do ICMS que sejam substitutos tributários e
para empresas que realizam operações de exportação e importação, este campo é
obrigatório para emissão de nota fiscal eletrônica. Portanto, se você está enquadrado ou
será brevemente obrigado a emitir NFe, preencha este campo.
Alíquota de PIS e COFINS: Alíquota de PIS e COFINS aplicados sobre a
movimentação do produto, se existente.
Alíquota de ICMS – Operação própria: É de extrema importância a correta definição
das alíquotas de ICMS de operação própria incidentes na venda do produto, pois o SPED
FISCAL faz a apuração de ICMS (débito/crédito).
DICA: Uma maneira prática de fazermos a revisão nos produtos cadastrados é utilizar o
relatório chamado “tributação” disponível na própria tela de cadastro (ícone ).
Outra ferramenta importante é a “alteração cadastral em lote” (ícone
) disponível
nesta mesma tela. Através dela é possível fazer a alteração de campos de vários produtos
cadastrados em um mesmo grupo de uma só vez.
6.2: CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES:
CPF/CNPJ: Verifique se este campo está preenchido corretamente.
Inscrição estadual: Verifique seu preenchimento para os clientes e fornecedores
que sejam pessoa jurídica.
Endereço: É importante que o endereço esteja totalmente preenchido. Uma atenção
especial deve ser dada ao nome da cidade e estado. Este campo será validado através da
tabela do IBGE, ou seja, qualquer digitação incorreta gerará crítica do validador. Para
consultar a lista de cidades existentes, clique na opção “consultar tabela de cidade do
IBGE” disponível na caixa de endereço dos cadastros.
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6.3: CADASTRO DE COMBUSTÍVEIS:
CST de entrada e de saída: Verifique se o código da situação tributária do produto
está correto para utilização nas operações de entrada e saída. Em caso de dúvidas, entre
em contato com sua contabilidade. Lembre-se que, via de regra, os combustíveis são
comercializados com CST 060. A única exceção é o etanol que na entrada será
relacionado como 010 e na saída como 060.
Código ANP e Código NCM: Estes dois campos não são relacionados diretamente
no SPED FISCAL mas são obrigatórios para emissão de nota fiscal eletrônica.
6.4: CADASTRO DE BOMBAS E LACRES:
Para geração dos registros 1350, 1360 e 1370 é necessário efetuarmos o
cadastramento de todas as bombas do posto e seus respectivos lacres. Acesse “Cadastros
> Bombas”. Informe o número da bomba (numeração seqüencial definida pelo
estabelecimento), nome do fabricante, modelo, número de série e o tipo de encerrante (se
mecânico ou eletrônico).
Após o cadastro da bomba, registre a numeração de seus lacres e a data de
aplicação. O guia do SPED FISCAL não é claro quanto a qual lacre deve ser relacionado
no registro 1360. Portanto, como medida preventiva, cadastre preferencialmente todos os
lacres acessíveis.
Sempre que, em uma manutenção da bomba, for necessária a aplicação de um
novo lacre, exija da empresa que executou o serviço um laudo técnico. Faça
imediatamente o cadastro do novo lacre no sistema. Os lacres inutilizados não devem ser
apagados.
6.5: CADASTRO DE BICOS:
Bomba: Após cadastrar as bombas e lacres, vincule o bico a sua respectiva bomba.
6.6: MEDIÇÃO DOS TANQUES – MOVIMENTAÇÃO DE COMBUSTÍVEIS:
Nos registros 1300, 1310 e 1320 todas as informações de movimentação de
combustíveis, como prestadas no LMC, são declaradas digitalmente. A conferência dos
valores das medições torna-se imprescindível e um detalhe deve ser observado: O SPED
FISCAL rejeita medições em que o estoque físico ou escritural é NEGATIVO.
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6.7: CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO:
O registro 1600 do SPED FISCAL relaciona todas as operações com cartão de
crédito e/ou débito realizadas no período. Para que o sistema identifique a empresa
administradora de cada bandeira, é necessário realizarmos o cadastro completo da
mesma como fornecedora (acesse: “Cadastros > Fornecedores”). No campo “empresa
administradora do cartão” de cada forma de pagamento do tipo “cartão”, identifique a
empresa administradora.
6.8: CADASTRO DO CONTABILISTA RESPONSÁVEL:
O registro 0100 do SPED FISCAL identifica o contabilista responsável pela
escrituração fiscal do estabelecimento. Este registro deve ser preenchido mesmo se o
contabilista for funcionário da empresa ou prestador de serviços. Acesse “Utilitários >
Configurações > Sistema > Dados do contabilista” e preencha todas as informações.
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7. REGISTRANDO LANÇAMENTOS PARA O SPED FISCAL
No arquivo do SPED FISCAL constarão todas as movimentações de entrada e
saída da empresa. São elas:
NOTAS FISCAIS MODELO 1/1A, 55 (NFe) : Produtos para revenda, consumo próprio, etc.
NOTAS DE CONSUMO: Energia elétrica (modelo 06), água canalizada (modelo 29) e
fornecimento de gás (modelo 28).
NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS TRIBUTADOS PELO ICMS: Comunicação
(modelo 21) e telecomunicação (modelo 22).
NOTAS DE SERVIÇOS DE TRANSPORTE: Nota fiscal de serviço de transporte (modelo
07), conhecimento de transporte rodoviário de cargas (modelo 08), conhecimento de
transporte de cargas avulso (modelo 8B), aquaviário de cargas (modelo 09), aéreo (modelo
10), ferroviário de cargas (modelo 11), multimodal de cargas (modelo 26), nota fiscal de
transporte ferroviário de carga (modelo 27) e conhecimento de transporte eletrônico – CTe
(modelo 57).
NOTAS FISCAIS PARA CONSUMIDOR FINAL: Nota fiscal para consumidor final modelo
2 (série D). Todas as saídas deste modelo devem ser registradas.
Não devem ser registradas entradas de notas série D (aquisições). Estas notas devem ser
relacionadas diretamente em despesas/contas a pagar.
CUPONS FISCAIS: Todas as vendas (saídas) realizadas através de cupons fiscais
emitidos por equipamento ECF.
A mesma regra da série D vale para cupons fiscais. Nunca deve ser dada uma entrada de
cupom fiscal no sistema. Ele deve ser relacionado diretamente em despesas/contas a
pagar.
IMPORTANTE: Somente os modelos de nota acima citados devem ser escriturados no
SPED FISCAL. Notas fiscais de serviço só devem ser relacionadas quando:
1. Há incidência de ICMS (modelos citados acima: energia, transporte, etc).
2. Nota de serviço emitida em formulário conjugado (formulário possui os campos
de produtos e serviços na mesma página).
Notas de serviço comuns (municipais) não devem ser escrituradas no SPED
FISCAL. Para seu controle gerencial, lance-as diretamente em despesas/contas a pagar.
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7.1: ENTRADA DE NOTA MODELOS 1/1A e 55:
PRODUTOS PARA REVENDA.
O processo de entrada de notas dos produtos para revenda não sofreu alterações
para compatibilização com o SPED Fiscal. O único detalhe é certificar-se que os produtos
estão sendo informados corretamente quanto a alíquotas, código de situação tributária
(CST) e código fiscal de operação (CFOP). O validador PVA/EFD seguirá a regra básica
de validação das tributações dos produtos por CST:
ICMS
Operação
Própria
Redução
na Base
de ICMS
ICMS
Subst.
Tributária
CST
Descrição
000
Tributada integralmente.
SIM
NÃO
NÃO
010
Tributada e com cobrança do ICMS por
substituição tributária.
SIM
NÃO
SIM
020
Com redução de base de cálculo.
SIM
SIM
NÃO
030
Isenta ou não tributada e com cobrança do
ICMS por substituição tributária.
NÃO
NÃO
SIM
040
Isenta.
NÃO
NÃO
NÃO
041
Não Tributado.
NÃO
NÃO
NÃO
050
Suspensão.
NÃO
NÃO
NÃO
051
Diferimento.
NÃO
NÃO
NÃO
060
ICMS cobrado anteriormente por
substituição tributária.
NÃO
NÃO
SIM
070
Com redução de base de cálculo e cobrança
do ICMS por substituição tributária.
SIM
SIM
SIM
090
Outras.
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7.2: ENTRADA DE NOTAS MODELOS 1/1A e 55:
PRODUTOS PARA USO E CONSUMO.
O sistema identifica automaticamente quando um produto é adquirido para uso ou
consumo do estabelecimento quando um dos CFOPs abaixo é informado:
CFOP
Descrição
1407
2407
Compra de mercadoria para uso ou consumo cuja mercadoria está sujeita ao
regime de substituição tributária.
1556
2556
Compra de material para uso ou consumo.
1557
2557
Transferência de material para uso ou consumo.
1653
2653
Compra de combustível ou lubrificante por consumidor ou usuário final.
CARACTERÍSTICAS ESPECIAIS DA ENTRADA PARA USO/CONSUMO:
NÃO MOVIMENTA ESTOQUE: Compras para uso/consumo não movimentarão estoque
dos produtos relacionados.
NÃO GERA CONTAS A PAGAR: Nenhuma parcela para pagamento é gerada
automaticamente. Para que o valor do item seja registrado, é necessário o lançamento de
uma despesa que caracterize sua entrada.
Desta maneira, é possível efetuarmos a entrada de uma nota inteira como uso/consumo ou
apenas de alguns itens nela relacionados.
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Veja a seguir o exemplo de uma nota fiscal com dois itens. O primeiro será
adquirido para revenda e o segundo, para uso/consumo.
Identifique o fornecedor.
Em “Tipo de entrada”, selecione “Produtos para revenda”. Informe o modelo (“Mod”),
“Série” e “Número” da nota fiscal de compra.
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Clique na aba “2. Valores e itens relacionados” para prosseguir.
Informe na barra superior os valores dos impostos relacionados na nota fiscal. Esta
barra é importante para auxílio do rateio dos tributos item a item.
O item 001, adquirido para revenda, será incluído com CFOP “1102” de “compra
para comercialização”, como feito normalmente.
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Já o item 002, adquirido para uso/consumo, será incluído com CFOP “1556” de
“compra de material para uso ou consumo”. Observe, no lado esquerdo da tela, que o
sistema identifica esta operação informando que o CFOP possui um tratamento especial.
Este item não movimentará estoque e não será considerado no valor a pagar da
nota fiscal.
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Para que seu valor seja considerado, será necessária a inclusão de uma despesa
na aba “3. Tanques destino, observações e pagamento”.
Observe que, em “Pagamento”, apenas o valor do item 001 (R$ 32,00) está sendo
considerado. Para que o valor do item 002 (R$ 68,00) seja computado, será necessário
incluirmos uma despesa que represente este material de uso/consumo em “Receitas e
Despesa vinculadas a esta entrada”.
Inclua uma despesa e, em “lançamento”, identifique-a selecionando um registro existente
em seu plano de contas. Neste nosso exemplo, utilizamos uma despesa genérica
cadastrada como “material de consumo”. Em “documento” será preenchido
automaticamente o número da nota fiscal. Em “descrição do lançamento”, descreva, para
controle interno, detalhes sobre a finalidade desta aquisição. Em “valor R$”, informe o valor
total dos itens registrados como uso e consumo (neste exemplo, R$ 68,00). Em “custo?”,
lembre-se de informar “NÃO” pois esta despesa não deve influenciar no custo dos outros
itens relacionados na nota fiscal.
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Após o registro, observe que em “Pagamento” o valor de R$ 68,00 foi computado,
chegando-se ao total da nota fiscal (R$ 100,00). Informe o número de parcelas e seus
respectivos vencimentos.
Confira os dados e finalize o processo clicando no
botão “salvar”.
Pronto. Desta maneira a nota fiscal foi registrada. O
item 001 foi incluído no estoque e o item 002
registrado como uso/consumo. A despesa relativa ao
uso/consumo foi lançada automaticamente e a parcela
de pagamento registrada em seu “contas a pagar”.
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7.3: ENTRADA DE NOTAS DE CONSUMO:
ENERGIA ELÉTRICA (MODELO 06), ÁGUA CANALIZADA(MODELO 29)
E FORNECIMENTO DE GÁS (MODELO 28)
Os registros C500 e C590 do SPED FISCAL relacionam todas as notas de
consumo de energia elétrica, água canalizada e fornecimento de gás. O exemplo a seguir
mostra a entrada de uma nota de energia elétrica (modelo 06). Os outros modelos (28 e
29) seguem o mesmo padrão.
Identifique a empresa distribuidora de energia. Selecione em “tipo de entrada” a “nota fiscal
de consumo (energia, água, ...)” ou simplesmente informe o modelo da nota no campo
“Mod”. Informe a série (normalmente “U”). Em “Número” da nota, informe os últimos oito
dígitos (menos significativos) do documento.
Clique na aba “2. Detalhes do consumo”. Em “Despesa vinculada”, informe uma despesa
cadastrada em seu plano de contas que representará este consumo. Em “vencimento”,
informe a data de vencimento da conta.
Preencha os campos de “totais e impostos” de acordo com as informações contidas na
nota fiscal. O preenchimento correto dos campos CFOP e CST é de extrema importância
para a validação do arquivo magnético (consulte seu contador sobre os códigos a serem
utilizados).
Campos de preenchimento obrigatório: Valor Total R$, CFOP, CST, Base de cálculo do
ICMS, Alíquota do ICMS, Valor do ICMS, Valor fornecido R$. Os outros campos devem ser
preenchidos quando constarem na nota fiscal.
Clique em “salvar” para registrar esta entrada.
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7.4: ENTRADA DE NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇO:
COMUNICAÇÃO (MODELO 21) E TELECOMUNICAÇÃO (MODELO 22).
Os registros D500 e D590 do SPED FISCAL relacionam todas as notas de
aquisição de serviços de comunicação e telecomunicação. O registro desta nota é idêntico
as notas de consumo de energia elétrica, água canalizada e fornecimento de gás. Veja
abaixo:
Identifique a empresa prestadora do serviço. Selecione em “tipo de entrada” a “nota fiscal
de serviço de telecomunicação – MOD.22” ou simplesmente informe o modelo da nota no
campo “Mod”. Informe a série. Em “Número” da nota, informe os últimos oito dígitos
(menos significativos) do documento.
Clique na aba “2. Detalhes do consumo”. Em “Despesa vinculada”, informe uma despesa
cadastrada em seu plano de contas que representará este consumo. Em “vencimento”,
informe a data de vencimento da conta.
utilizados).
ICMS, Alíquota do ICMS, Valor do ICMS, Valor fornecido R$. Os outros campos devem ser
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7.5: ENTRADA DE NOTAS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇO DE TRANSPORTE:
MODELOS 07, 08, 09, 10, 11, 26, 27 e 57.
Os registros D100 e D190 do SPED FISCAL relacionam todas as notas
transporte adquiridos pelo estabelecimento.
O exemplo a seguir mostra a entrada de uma nota modelo 07. Os outros modelos seguem
o mesmo padrão.
Identifique a empresa transportadora (deve ser cadastrada como “fornecedor”). Selecione
em “tipo de entrada” o “Conhecimento de transporte de cargas...” ou simplesmente informe
o modelo da nota no campo “Mod”. Informe a série e o “número” da nota.
Clique na aba “2. Detalhes do transporte”. Informe o responsável pelo pagamento do frete
em “Tipo de frete”.
utilizados).
ICMS, Alíquota do ICMS, Valor do ICMS, Valor serviço R$. Os outros campos devem ser
Se desejado, clique em “Registrar DESPESA vinculada a este frete” para que esta entrada
gere, no contas a pagar, uma despesa com valor e data de vencimentos específicos.
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8. VENDAS REGISTRADAS ATRAVÉS DE
EQUIPAMENTOS EMISSORES DE CUPOM FISCAL (ECF)
Os registros C400, C405, C410, C420, C425, C460, C470 e C490 contém
informações sobre as saídas registradas através de equipamento emissor de cupom fiscal.
Para que o sistema gere este movimento, é necessário realizarmos o lançamento das
reduções Z de todos os ECFs existentes no estabelecimento. É importante que esta tarefa
seja incluída na rotina diária do funcionário responsável pelos lançamentos fiscais,
evitando assim o acumulo de trabalho para o final do período de apuração.
Este registro é um dos considerados na apuração de ICMS, ou seja, seu
lançamento deve ser feito com bastante atenção para que a apuração seja feita
corretamente.
Nas páginas seguintes você verá como este lançamento deve ser registrado.
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8.1: CADASTRANDO IMPRESSORAS FISCAIS (ECFs):
Antes de iniciarmos o lançamento das reduções Z que farão a consolidação dos
movimentos diários, é necessário cadastrarmos todos os ECFs utilizados no
estabelecimento. É através destas informações que o sistema fará a captura dos
movimentos registrados.
No menu principal do sistema
acesse FISCAL e selecione a
opção CADASTRO DE ECFs.
Será exibida uma tela com a
listagem de todos os ECFs já
cadastrados. Para cadastrar
um novo ECF, tecle INSERT.
Na tela de cadastro será necessário preencher dados específicos do emissor de cupom
fiscal. Normalmente, estas informações podem ser adquiridas no rodapé de um cupom
fiscal impresso.
Selecione na listagem o nome
da empresa fabricante.
Em seguida, informe o modelo.
O próximo campo é o número
de série. Tenha bastante
atenção na digitação deste
campo pois esta informação
constará no arquivo magnético.
Para finalizar, informe o número
de caixa deste ECF. Este
número deve ser o mesmo
configurado no software emissor
de cupons LBCPDV.
Pronto. Agora basta salvarmos o cadastro clicando em salvar.
Se você utiliza mais de um ECF no estabelecimento, repita a etapa acima cadastrando
todos os demais equipamentos.
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8.2: LANÇANDO E CONFERINDO AS REDUÇÕES Z:
O segundo passo para a geração do arquivo magnético é o lançamento e
conferência das Reduções Z.
A Redução Z é um relatório FISCAL emitido pelo ECF diariamente, totalizando todo o
movimento registrado. Este relatório deve ser emitido pelo usuário do LBCPDV
preferencialmente até a 00:00hs do dia, concomitantemente ao fechamento de seu caixa.
Pela legislação, o ECF deve permitir que o movimento do dia seja registrado até as
02:00hs do dia seguinte, ou seja, o dia “fiscal” pode ser fechado até as primeiras 2 horas
do dia seguinte. Após as 02:00hs, o ECF fica travado aguardando o comando de Redução
Z, impossibilitando o registro de novas vendas.
É interessante que o lançamento da Redução Z no sistema gerencial seja uma rotina
diária, possibilitando a conferência e agilizando o processo de geração dos arquivos
magnéticos.
Para registrar as informações do movimento dos ECFs, acesse “Fiscal > Registro das
reduções Z”.
Será exibida uma tela como acima listando todas as Reduções Z registradas no mês e ano
selecionados. Para inserirmos um novo movimento, clique na opção “novo” disponível na
barra inferior.
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No campo “Identificação do ECF”, selecione na
listagem o número do caixa e número de série do
ECF que terá a Redução Z lançada. Observe que
esta lista contém as impressoras cadastradas na
etapa 1 deste guia.
No campo “Data do movimento” *1 informe a data
do movimento fiscal, ou seja, a data que a Redução
Z se refere.
Na sessão “Dados do cupom da Redução Z”,
entraremos as informações de número do cupom
(COO) *2, data e hora *3 da própria redução Z.
No campo “GT início do dia R$”, informe o grande
total inicial deste dia. Este valor pode ser adquirido
fazendo-se a leitura do grande total (também
conhecido como totalizador geral) da Redução Z do
dia anterior. Observe que a digitação deste campo
será necessária somente na primeira Redução Z.
Nos lançamentos posteriores, este campo será
automaticamente adquirido.
No campo “Reduções” *4, informe o número do
contador de Reduções Z do ECF.
No campo “Reinícios” *5, informe o número do
contador de Reinícios do ECF.
No campo “Último cupom”, informe o número do
último cupom fiscal emitido neste dia. Este número
é normalmente o número anterior ao da redução Z
em questão.
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Após o preenchimento dos campos, clique no botão “Processar”.
O sistema fará o cálculo do movimento registrado no banco de dados de acordo com os
parâmetros informados por você. Em alguns segundos, os valores serão apresentados
como na figura seguinte.
Os valores aqui apresentados são o somatório de todos os cupons fiscais emitidos e
gravados pelo software LBCPDV.
Faça a conferência de cada um dos totalizadores com a Redução Z. Observe também os
valores de “GT fim do dia R$” *6, “Venda bruta R$” *7 e “Venda líquida R$” *8. Todos os
valores apresentados devem estar idênticos aos impressos na Redução Z.
Se alguma divergência for detectada, será necessário identificá-la conferindo os cupons
fiscais emitidos. Esta conferência deve ser efetuada cupom a cupom acessando a opção
Cupons fiscais emitidos (PDV) dentro do menu Fiscal.
Divergências podem ocorrer quando alguma operação no PDV for interrompida
abruptamente impossibilitando seu registro no banco de dados. Se divergências forem
constantemente identificadas, uma análise no computador/operador do PDV deve ser
realizada para detecção destes procedimentos incorretos. Desligamento acidental ou não e
travamento do computador, ECF, sistema operacional dentre outros são as principais
causas destes problemas.
Uma vez lançada e conferida, salve as informações clicando em “registrar”.
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Faça o mesmo procedimento para lançar o movimento de outros ECFs que existirem no
estabelecimento.
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9. VENDAS REGISTRADAS AO CONSUMIDOR FINAL ATRAVÉS DE
NOTA FISCAL MODELO 2 (SÉRIE D)
Os registros C300, C310, C320, C321, C350, C370 e C390 contém informações
sobre as saídas registradas através de nota fiscal manual modelo 2 (série D). Para que o
sistema gere este movimento, é necessário realizarmos o lançamento destas notas. É
importante que esta tarefa seja incluída na rotina diária do funcionário responsável pelos
lançamentos fiscais, evitando assim o acumulo de trabalho para o final do período de
apuração.
Este registro é um dos considerados na apuração de ICMS, ou seja, seu
lançamento deve ser feito com bastante atenção para que a apuração seja feita
corretamente.
A seguir mostraremos um passo-a-passo de como registrar estes movimentos no
sistema.
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9.1: DEFININDO O TIPO DE SAÍDA DE MERCADORIA:
Para que a nota modelo 2 seja emitida, será necessário criarmos uma saída de
mercadoria em “Cadastros > Tipos de saída e entrada de mercadoria” para que o
movimento seja gerado e a nota fiscal registrada.
No campo
“Saída”.
“tipo”,
selecione
Em “descrição” informe uma
descrição para identificação
deste tipo de movimento.
A
configuração
“processar
estoque
dos
produtos
relacionados” deve estar “NÃO”
pois o movimento já foi
registrado nos fechamentos de
caixa.
Configure “NÃO” para “Gerar
contas a receber”. Este valor já
foi recebido pelo caixa no
momento da venda (já que a
nota modelo 2 é de venda ao
consumidor final).
Em “Utilizar como base para impressão de nota fiscal?” configure “SIM” e informe o CFOP
padrão a ser utilizado nesta operação. Este CFOP deve refletir a operação de venda e não
de substituição de cupom (simples faturamento). Informe-se com seu contador sobre qual
código deve ser utilizado.
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9.2: GERANDO O MOVIMENTO DE SAÍDA:
Para registro de todas as notas modelo 2 emitidas manualmente durante o dia, é
necessário gerarmos um movimento de saída para cada documento. Acesse
“Movimentações > Entrada e saída de mercadorias”. Clique em “Nova”.
Em “Tipo de movimentação” selecione “SAÍDA” e em seguida identifique o tipo de saída de
mercadoria criado no passo anterior para esta finalidade (em nosso exemplo, “SÉRIE D”).
Nos campos de “Saída” informe a data e hora do registro deste movimento (como escrito
manualmente na nota fiscal).
Identifique em “Vendedor” o responsável por esta emissão.
Em “Cliente – Destinatário” selecione o tipo “CLIENTE” e identifique-o. Muitas empresas
utilizam um cliente padrão para registro das notas modelo 2 (“Consumidor final”, por
exemplo). Para utilizar um cliente padrão, será necessário cadastrá-lo anteriormente em
“Cadastros > Clientes”.
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Na aba “2. Itens” identificaremos todos os produtos registrados na nota fiscal.
Todos os itens devem ser relacionados. O objetivo é gerar um espelho do conteúdo da
nota fiscal modelo 2 emitida manualmente.
Como em todas as telas do sistema, utilize as teclas “Insert”, “Delete” e “Enter” para inserir,
excluir ou alterar um item.
Na aba “3. Recebimento e Observações”, registre alguma observação que por ventura
constou na nota fiscal modelo 2 emitida manualmente. Observe que a sessão
“Pagamento/recebimento” estará desativada pois configuramos neste tipo de saída de
mercadoria que não existe geração de conta a pagar.
Quando pronto, clique em “Salvar” para registrar este movimento.
Anote o número do movimento de saída criado (coluna “Número” da listagem) para que
possamos finalmente criar o registro fiscal deste movimento (fazendo a “emissão” da nota
no sistema).
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9.3: REGISTRANDO A NOTA FISCAL NO SISTEMA:
Com o número da saída em mãos (gerado no passo anterior), chegamos ao último
processo que é “emitir” a nota fiscal de saída modelo 2. Este processo de emissão é
necessário para que o sistema registre a nota nos registros fiscais. Acesse
“Movimentações > Emissão de notas”.
Clique em “Nova”. Em “Origem das informações”, selecione “Saída e entrada de
mercadorias”.
Em “Código da operação”, informe o
intervalo de saídas que deve ser emitido.
Este é o número gerado no passo 9.2.
Em “CFOP” e “Natura da operação” informe
os códigos relativos a esta emissão (em
caso de dúvidas informe-se com o seu
contador).
Clique em “Processar” para que o sistema
gere o registro da nota fiscal.
O novo registro será exibido na listagem de notas fiscais com “Status atual” de
“DISPONÍVEL”. Confira os dados do registro gerado. Ele deve ser um espelho da nota
fiscal emitida manualmente. Se tudo estiver correto, o passo final é “imprimir” esta nota
para que o sistema registre seu modelo, série e numeração. O termo “imprimir” neste caso
não indica que será necessário imprimi-la na impressora. A simples visualização da nota
ao final do processo bastará para que registremos sua emissão. Clique em “Imprimir”.
Em “Origem das informações”, selecione
“Saída e entrada de mercadorias”.
Em “Código da operação”, informe o
mesmo intervalo de saídas informado no
processo anterior.
Muita atenção agora: Em modelo da nota
fiscal, informe “2” e em série “D”. Lembre-se
que, quando for emitir uma nota fiscal de
modelo diferente de 2, será necessário
alterar novamente este campo para outro
valor (por exemplo, notas de faturamento
modelo 1).
No campo “Número” da sessão “Próxima
nota fiscal” informe o número da nota que está sendo registrada no sistema (mesmo
número impresso no bloco manual). Se você estiver fazendo o processo em lote, ou seja,
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“imprimindo” várias notas de um intervalo, informe aqui o número da primeira nota fiscal
correspondente ao primeiro registro de saída de mercadoria que será processado.
Clique em “Processar”. A nota fiscal será exibida na tela para sua verificação. Feche a
janela de exibição e, quando perguntado...
...responda “Sim”.
Pronto. Desta maneira o sistema criou os registros fiscais a partir do registro de saída de
mercadoria criado por você.
NOTA: Notas fiscais modelo 2 que por ventura tenham sido canceladas também devem
passar por este processo. A única diferença é que, ao final de todo o processo, será
necessário localizar a nota e cancelá-la clicando em “cancelar”. Um motivo para o
cancelamento será solicitado. Informe-o e clique em “cancelar nota”.
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10. INVENTÁRIO DOS PRODUTOS
O inventário dos produtos é uma rotina bastante utilizada para acerto dos estoques
registrando assim as perdas, sobras e equívocos no registro das vendas (lançamento
incorreto, troca de produtos, etc).
O bloco H do SPED FISCAL trata exatamente desta questão. Ele contém a
quantidade em estoque de todos os produtos da empresa em determinada data.
Obrigatoriamente, este registro deve ser enviado na escrituração de fevereiro contendo o
estoque de fechamento do ano anterior (31 de dezembro). Este registro também pode, a
critério da fiscalização, ser solicitado em outras ocasiões.
Para que o inventário seja um retrato fiel de todas as operações fiscais de entradas
e saídas da empresa, é necessário que toda movimentação dos produtos (perdas e
sobras) sejam registradas através de notas de entradas e saídas.
Existem duas maneiras de se realizar o inventário para que esta questão seja
corretamente atendida. A primeira é a realização de inventários a partir do registro de
entradas e saídas de mercadorias. O funcionamento é parecido com o de emissão das
notas fiscais série D diferenciando-se apenas pelas características do movimento a serem
definidas no tipo de saída/entrada (recomenda-se a criação de um tipo de entrada e saída
específico para este movimento). Ao final da criação dos registros de entrada e saída, faça
a emissão das notas fiscais (veja o capítulo 9.2).
A segunda maneira é a partir do inventário (“Movimentações > Inventário de
produtos”). O inventário apura as perdas ou sobras e, quando finalizado, possibilita a
criação automática dos registros de entrada e saída das mercadorias.
Abaixo ilustraremos como emitir as notas fiscais relativas a um inventário seguindo
o segundo modelo.
Acesse “Movimentações > Inventário de Produtos”. Clique em “novo” para criarmos
um novo inventário. No exemplo abaixo estamos inserindo apenas dois produtos,
simulando uma situação de erro de identificação do produto cometido no momento da
venda.
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Após a contagem física do estoque, informamos o valor de cada produto.
Em nosso exemplo, estamos retirando uma unidade do estoque do produto “estopa extra
500grs” e acrescentando uma unidade no estoque do produto “estopa fabril têxtil”, gerando
no mesmo inventário os movimentos de perda e sobra.
Feche o inventário clicando no botão “Finalizar”.
Observe que na listagem é exibido o inventário de número 10. Selecione-o e clique no
botão “Gerar entrada e saída para nota fiscal”.
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Em “tipo de saída”, selecione o tipo cadastrado em “Cadastros > Tipos de saída e entrada
de mercadoria” destinado às operações de perda de inventário. Este tipo de saída deve ser
configurado da seguinte maneira:
Neste exemplo utilizamos o CFOP 5927 (lançamento efetuado a título de baixa de estoque
decorrente de perda, roubo ou deterioração) para emissão da nota fiscal. Consulte seu
contador sobre o código a ser utilizado.
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Selecione o “tipo de entrada” destinado às operações de sobra. Este tipo de entrada deve
ser configurado da seguinte maneira:
Neste exemplo utilizamos o CFOP 1949 (outra entrada de mercadoria ou prestação de
serviço não especificada) para emissão da nota fiscal. Consulte seu contador sobre o
código a ser utilizado.
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Em “destinatário”, selecione o cadastro da própria empresa na lista de fornecedores.
Em “data do movimento”, informe a data para geração dos movimentos de perda e sobra.
Esta data será utilizada na emissão do documento fiscal.
Em “preço unitário utilizado”, selecione se os itens devem ser registrados na saída/entrada
considerando seu “preço de custo” ou “preço de venda”.
Clique em “processar”. Será exibida uma mensagem informando o número dos
movimentos de entrada e saída gerados. Anote-os. Eles serão utilizados na emissão de
notas fiscais.
Com os movimentos devidamente gerados, o passo final é emitir as notas fiscais. Lembrese de conferir se o CFOP utilizado no momento da emissão da nota fiscal está coerente
com o tipo de operação realizada.
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11. GERANDO O ARQUIVO MAGNÉTICO DO SPED FISCAL
Após o lançamento e conferência de todas as informações envolvidas na
escrituração é hora de gerarmos o arquivo magnético. Acesse “Fiscal > SPED Fiscal
(EFD)”.
Na primeira vez, é necessário o preenchimento de alguns campos adicionais com
informações cadastrais do contribuinte e do contabilista (campos na cor branca). Estas
informações serão armazenadas após a geração do primeiro arquivo magnético e
utilizadas em futuras gerações.
DADOS DO CONTRIBUINTE:
No campo “Inscrição Municipal”, informe a inscrição municipal.
O campo “Código SUFRAMA” deve ser preenchido por empresas estabelecidas na Zona
Franca de Manaus.
Em “Fax”, informe o telefone do FAX do contribuinte.
Em “E-mail”, informe um endereço válido para comunicações com o responsável pela
empresa.
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DADOS DO CONTABILISTA:
No campo “Fax”, informe o número do FAX da empresa responsável pela contabilidade ou
da empresa contribuinte em caso de contabilidade própria.
Em “e-mail”, informe um endereço válido para comunicações com o contador responsável
pela escrituração.
CONFIGURAÇÕES:
Clicando em “configurações” será exibida tela contendo opções que devem ser
personalizadas para a geração da escrituração fiscal de sua empresa. É de extrema
importância que estas opções sejam analisadas e corretamente definidas. Consulte sua
contabilidade sobre quais configurações devem ser ativadas.
Uma atenção especial, na aba “configurações gerais”, deve ser dada ao bloco de CFOP
das vendas realizadas através de cupom fiscal. Observe que será solicitado um CFOP
específico para venda de combustíveis e prestação de serviços. Para a venda de produtos,
será necessário clicar no botão “clique aqui para definir o CFOP por grupo de produto” e
definir grupo a grupo qual CFOP deve ser informado.
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Na aba “inventário (bloco H)” defina em “grupos de produtos relacionados no inventário”
quais produtos devem constar na escrituração. Muita atenção nesta definição para não
incluir grupos de produtos que não devem ser escriturados (uso e consumo, por exemplo).
Em “Conta contábil (campo COD_CTA) no registro de inventário” informe o número padrão
para identificação da conta contábil de produtos e combustíveis. Este número pode, se
desejado, ser personalizado produto a produto através do campo “conta contábil”, existente
em seu cadastro. Informe-se com seu contador sobre estes códigos.
Uma vez definidas, as configurações serão salvar e só devem ser alteradas por usuários
autorizados. Por segurança, desabilite o acesso as configurações do SPED para os outros
usuários do sistema (consulte o capítulo 5 deste guia).
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DEFINIÇÕES DO ARQUIVO MAGNÉTICO:
Em “Período de”, informe o período para geração do arquivo magnético. O período padrão
de geração do arquivo magnético é mensal.
No campo “Finalidade do arquivo”, selecione:
“0.Remessa do arquivo original” para enviar o arquivo pela primeira vez.
“1.Remessa do arquivo substituto” para envio de um arquivo que fará a substituição
de uma escrituração previamente enviada. Esta opção só deve ser utilizada em
caso de necessidade. Informe-se com seu contador sobre esta possibilidade.
Em “Saldo credor de ICMS operação própria do período anterior” informe o valor de
crédito de ICMS que foi apurado na última escrituração. Este valor é de extrema
importância pois será base para a apuração de ICMS de operação própria. Se no período
anterior houve recolhimento de ICMS (débito), informe 0,00 (zero).
O campo “Incluir informações de inventário físico (registro H)” deve estar “SIM” na
escrituração de fevereiro, refletindo a posição de estoque do último dia do ano anterior (31
de Dezembro) ou quando houver solicitação do fisco.
Em “Perfil de apresentação do arquivo”, selecione entre “A” ou “B” o perfil em que a
empresa foi enquadrada para entrega da escrituração. Este perfil é definido pela Receita
Estadual e pode variar de empresa para empresa. Consulte esta informação com seu
contador.
INFORMAÇÃO: Para contribuintes de Minas Gerais obrigado a EFD a partir de janeiro de
2011, via de regra, o perfil de apresentação será o “B”.
No campo “Pasta destino do arquivo magnético”, informe uma pasta válida para a criação
do arquivo magnético. O nome do arquivo a ser gerado será exibido no campo “Nome do
arquivo magnético”.
Informações preenchidas e definidas, clique em “Processar”.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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Durante o processamento, se for apurado débito de ICMS de operação própria (valor a
recolher), a tela abaixo será exibida solicitando o preenchimento de alguns dados para o
registro E116 da escrituração. Entre em contato com seu contador para obter as
informações necessárias deste registro.
Ao final do processo, será apresentada uma tela de sucesso (verde) ou de críticas
(vermelha) para sua verificação.
As críticas apresentadas nesta tela são uma pré-validação que o sistema LBC faz da
escrituração fiscal. Uma verificação dos erros é de extrema importância principalmente
para identificar registros que não foram gerados ou gerados com incompletos. Corrija o
máximo de erros para evitar que nos meses seguintes as mesmas críticas sejam exibidas.
Para sabermos se o arquivo está correto será necessário passá-lo pela validação do
software PVA/EFD. É possível que um arquivo criticado pelo LBC seja aprovado sem
críticas/erros pelo validador PVA/EFD e vice-versa.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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Com o arquivo gerado, execute o PVA-EFD para sua importação e validação.
Clique no botão “Importar Escrituração Fiscal”.
Localize o arquivo a ser validado e clique em
“Abrir”. Várias telas de processamento serão
apresentadas.
Aguarde
pacientemente
enquanto a escrituração é importada (este
processo pode demorar alguns minutos).
É possível que, durante o processamento
do arquivo, o PVA apresente uma tela de
“atualização de tabelas”. Clique em
“Selecionar Tudo” para prosseguir.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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Se algum erro de validação for encontrado, um “relatório de pendências” detalhado será
exibido. Selecione a opção “erros” ou “advertências” e clique em “Exibir”.
Clicando no campo destacado (8 – COD_MUN, neste exemplo) o PVA abrirá o registro que
deve ser revisado. Corrija-o no módulo LBCGAS (e gere um novo arquivo magnético) ou
dentro do próprio PVA.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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Na guia “Relatórios”, é possível conferir
todas as informações da escrituração
fiscal. É de extrema importância que,
antes do envio, a escrituração seja
analisada e, em caso de erro, corrigida.
A correção pode ser feita no módulo
LBCGAS ou dentro do próprio PVA
(alterações, inclusões, exclusões, etc).
Uma vez corrigida, a escrituração deve
ser validada novamente até todos os
erros sejam sanados.
Um dos relatórios de extrema importância é o de “Apuração do ICMS > Operações
Próprias”. Confira-o atentamente.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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Na guia “Escrituração” é possível visualizar,
alterar, incluir ou excluir todas as
informações contidas na escrituração.
Após as alterações, será necessário
revalidar a escrituração clicando no botão
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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12. REGISTROS GERADOS PELO SISTEMA
Apresentaremos a seguir os registros gerados pelo sistema, baseados nas
informações de entradas e saídas registradas no período de apuração.
NOTA: Os layout apresentados abaixo foram extraídos do Guia do EFD disponibilizado
pela Receita Federal do Brasil em dezembro de 2010. Verifique por alterações no site
oficial do SPED.
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12.1: BLOCO 0: ABERTURA, IDENTIFICAÇÃO E REFERÊNCIAS.
Possui dados complementares do contribuinte como nome fantasia, endereço completo,
telefones e e-mail.
Registro utilizado para identificação do contabilista responsável pela escrituração fiscal do
estabelecimento. Este cadastro é realizado no sistema em “Utilitários > Configurações >
Sistema > Dados do Contabilista”.
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Registro gerado dinamicamente pelo sistema utilizado para informações cadastrais das
pessoas físicas ou jurídicas envolvidas nas transações comerciais com o estabelecimento,
no período apurado.
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12.2: BLOCO C: DOCUMENTOS FISCAIS I – MERCADORIAS (ICMS/IPI).
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12.3: BLOCO D: DOCUMENTOS FISCAIS II – SERVIÇOS (ICMS).
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12.4: BLOCO E: APURAÇÃO DO ICMS.
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12.5: BLOCO H: INVENTÁRIO FÍSICO.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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12.6: BLOCO 1: OUTRAS INFORMAÇÕES.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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O registro acima é gerado a partir das informações registradas nos fechamentos de caixa,
portanto, é de extrema importância que os valores sejam condizentes com as operações
realizadas por bandeira/administradora.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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13. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esperamos ter contribuído para que a geração da escrituração fiscal (SPED
FISCAL) seja um processo natural no dia-a-dia das empresas que utilizam nosso software
gerencial. Lembramos que o sistema é uma ferramenta imprescindível para que esta
obrigação seja gerada da maneira mais ágil e segura possível. Logicamente, sua operação
deve ser aprimorada para que mês a mês as rotinas sejam melhor definidas e as
informações mais apuradas.
É de extrema importância que, a partir do início da obrigação do EFD em sua
empresa, todos os funcionários envolvidos nos lançamentos do sistema tenham a
consciência da importância de sua correta efetivação. Desde os fechamentos de caixa
(que trazem informações sobre venda de combustíveis, produtos, cartões de crédito, etc),
medições de tanques, alterações nos lacres das bombas até as entradas e saída de notas.
Todos os processos devem ser realizados lembrando-se que no final do período de
exercício as informações imputadas serão prestadas ao fisco.
É comum, nos primeiros arquivos magnéticos, o aparecimento de vários erros e
críticas de validação. Corrija-os sempre que possível para que as escriturações futuras os
problemas não se repitam. Muitas vezes será mais prático e rápido fazer a correção dos
erros no próprio software validador (PVA/EFD).
Recomendamos que atualize sempre sua versão do módulo GERENCIAL pois
estaremos sempre pesquisando sobre alterações na legislação vigente e fazendo as
alterações necessárias para o funcionamento desta exportação.
Este manual também deve, sempre que possível, ser atualizado. Na primeira
página você encontrará o número de sua versão.
Criamos o endereço de e-mail [email protected] para o envio de dúvidas, críticas
e sugestões.
Bom trabalho!
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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ANEXO 1:
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
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ANEXO 2:
DECRETO Nº 45.554, DE 18 DE FEVEREIRO DE 2011
(MG de 19/02/2011)
Prorroga o prazo de transmissão do arquivo digital relativo à Escrituração Fiscal
Digital pelo contribuinte obrigado a partir de 1º de janeiro de 2011.
O GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso de atribuição que lhe confere o inciso VII do art. 90, da
Constituição do Estado, DECRETA:
Art. 1º O contribuinte relacionado no Anexo Único da Portaria SAIF nº 6, de 29 de julho de 2010, poderá transmitir os
arquivos relativos à Escrituração Fiscal Digital dos períodos de apuração de janeiro a maio de 2011 até 25 de julho de 2011,
não se aplicando, nesta hipótese, a dispensa de entrega do arquivo eletrônico de que trata o § 8º do art. 10 da Parte 1 do
Anexo VII do RICMS, aprovado pelo Decreto nº 43.080, de 13 de dezembro de 2002.
Parágrafo único. O disposto no caput aplica-se também na hipótese de adesão voluntária à Escrituração Fiscal Digital
ocorrida a partir de 1º de janeiro de 2011.
Art. 2º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio Tiradentes, em Belo Horizonte, aos 18 de fevereiro de 2011; 223° da Inconfidência Mineira e 190º da Independência
do Brasil.
ANTONIO AUGUSTO JUNHO ANASTASIA
Danilo de Castro
Maria Coeli Simões Pires
Renata Maria Paes de Vilhena
Leonardo Maurício Colombini Lima
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
89
HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES DESTE GUIA
Todas as alterações realizadas neste guia desde sua primeira edição estão
relatadas abaixo. Busque por novas versões do guia periodicamente clicando no botão
“Ajuda” da tela de geração do SPED FISCAL.
Versão 1.4 de 03/03/2011:
Capítulo “GERANDO O ARQUIVO MAGNÉTICO DO SPED FISCAL”. Alteração na
tela de configurações com inclusão de novas opções relacionadas ao inventário de
produtos.
Versão 1.3 de 23/02/2011:
Capítulo “DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AO RECURSOS”. Dicas de
segurança do cadastro.
Capítulo “REVISÃO NOS CADASTROS – CADASTRO DE COMBUSTÍVEIS”.
Comentário sobre CSTs de entrada e saída.
Capítulo “GERANDO O ARQUIVO MAGNÉTICO DO SPED FISCAL –
CONFIGURAÇÕES”. Nova configuração de CFOPs por grupo de produtos para vendas
através de ECF.
Capítulo ”GERANDO O ARQUIVO MAGNÉTICO DO SPED FISCAL –
DEFINIÇÕES DO ARQUIVO MAGNÉTICO”. Comentário sobre o preenchimento do
registro E116 em caso de recolhimento de ICMS operação própria.
Capítulo “REVISÃO NOS CADASTROS”. Novo item: MEDIÇÃO DOS TANQUES –
MOVIMENTAÇÃO DE COMBUSTÍVEIS.
Capítulo “INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE SPED FISCAL - SINTEGRA”.
Informações sobre a dispensa do GAM/57.
Capítulo “REVISÃO NOS CADASTROS – CADASTRO DE PRODUTOS”. Dica da
ferramenta de alteração cadastral em lote.
Capítulo “REGISTRANDO LANÇAMENTOS PARA O SPED FISCAL”.
Versão 1.2 de 04/02/2011:
Capítulo “REVISÃO NOS CADASTROS - CADASTRO DE PRODUTOS”: Dica de
relatório para revisão no cadastro dos produtos.
Versão 1.1 de 28/01/2011:
Capítulo “GERANDO O ARQUIVO MAGNÉTICO DO SPED FISCAL“: Alterações na
tela de configurações do SPED FISCAL. Inclusão de alguns campos.
Telefone : (31) 3215-6400 Fax : (31) 3215-6401
90

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