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São Paulo, 21/10/2008 Circular Nº 350 Às Agências de Viagem / Empresas Aéreas – Brasil Assunto : Procedimentos emissão reembolsos diretos via BSPlink Prezado Agente de Viagem, Este é um manual para o auxilio no preenchimento de reembolsos diretos emitidos através do site do BSPLink (www.bsplink.iata.org). Nas páginas seguintes a sua Agência encontrará um guia para o preenchimento do formulário e outros detalhes técnicos. Esta opção de emissão de reembolsos através do BSPlink é exclusiva aos Agentes que possuem a versão avançada do BSPLink, e somente estará disponível para as Empresas Aéreas que autorizam este tipo de reembolso, para as demais Empresas que não autorizam o reembolso direto, favor manter os procedimentos descritos na circular 303-A. Segue abaixo o procedimento a ser adotado para a emissão de reembolsos direto pelo BSPlink: 1. Entre no BSPlink e escolha a opção “Refund Notices/RN Issue”; 2. Preencha o formulário seguindo as instruções nas páginas seguintes; MENU DA FUNÇÃO DE REEMBOLSO NO BSPlink OPÇÕES DE MENU DO REEMBOLSO NO BSPlink Opção Tradução Objetivo RN Issue Emissão de Reembolso Direto Opção utilizada pelo Agente para emitir os reembolsos RN Query Consulta a Reembolsos diretos Refund Query By Reporting Period Consulta a Reembolsos por Período de Processamento Permite que o Agente consulte todos os Reembolsos emitidos pela Agência Permite que o Agente consulte os reembolsos gerados em um determinado período. RN Supervise Supervisão de Reembolsos diretos (Esta opção não é utilizada no Brasil) RN Airline Permission Permissão para emissão de Reembolsos Indiretos Lista as Empresas Aéreas que permitem o reembolso direto via BSPlink Página 1 de 5 A divulgação das informações contidas nesta circular é imprescindível para sua total compreensão. Distribua uma cópia aos departamentos envolvidos para o devido conhecimento e ações que se fizerem necessárias. 1. Formulário: (1) (2) (5) (3) (4) (6) (7) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (8) (9) (11) (20) (10) (21) (22) (13) (12) (23) (24) 2. Guia Campo a Campo Legendas Nome do Campo no Formulário Tradução do Nome do Campo no Formulário Instruções/Dicas/Comentários para o preenchimento do Campo no Formulário Moeda Sigla da moeda cujo valor será reembolsado. Automático Código numérico com 8 dígitos Automático Formato (DD/MM/AAA) Automático Nome do Passageiro que solicita o Reembolso Sim (1) Currency (2) IATA Agent Validation (3) Date of Issue of Refund Código IATA da Agência Data da inclusão do reembolso (4) Passenger Name Nome do Passageiro Obrigatório (S/N) Página 2 de 5 A divulgação das informações contidas nesta circular é imprescindível para sua total compreensão. Distribua uma cópia aos departamentos envolvidos para o devido conhecimento e ações que se fizerem necessárias. (5) FARE Tarifa (6) TAX Taxas (7) TAX Taxas (8) Penalty Charge (9) GROSS REFUND ( 10 ) Commission Amount ( 11 ) Net Remit Incentivo ( 12 ) Tour Code Codigo de Incentivo ( 13 ) Stat ( 14 ) Airline Code ( 15 ) For & Serial Number ( 16 ) Coupons ( 17 ) Date of Issue Refunded Document Data de emissão do bihete ( 18 ) Waiver Code Código de Desconto ( 19 ) CNJ ( 20 ) Credit Amount ( 21 ) Credit Card Number ( 22 ) Entity ( 23 ) Remarks ( 24 ) Accept Valor da Tarifa a ser reembolsada Código da Empresa Aérea Código ISO da taxa – duas letras. Exemplo: BR, YC, etc Valor em reais das taxas informadas no campo 6 Valor correspondente a Taxa de Serviço conforme regras tarifárias Valor a ser reembolsado sem considerar a comissão Informar o percentual de comissão recebida no tkt relacionado Marcar este campo caso tenha recebido algum incentivo para o tkt a reembolsar Informar o código de desconto fornecido pela Cia Aérea para o tkt a reembolsar Selecionar se trata-se de uma emissão doméstica ou internacional conforme itinerário do tkt a reembolsar Infomar o código númerico de 3 dígitos da cia. aérea Número do bilhete Informar o nº do tkt com 10 dígitos Taxa de Serviço Valor bruto Valor da Comissão Tipo de tráfego Cupons Conjugado Valor à Crédito Assinalar os trechos válidos que não foram utilizados e serão reembolsados Informar a data em que o tkt foi emitido. Formato DD/MM/AAA Em casos de reembolso sem a cobrança da taxa de serviço (campo 8) informar o código fornecido pela cia. Aérea para o abono da cobrança Campos destinados para informar a numeração e cupons válidos de enventuais bilhetes conjugados Infomar o valor que deverá ser reembolsado no cartão de crédito do passageiro (quando aplicável) Sim Não Não Não Automático Sim Não Sim Sim Sim Sim Sim Sim Não Não Não Sim - se o campo 20 for marcado Sim - se o campo 20 for marcado Número do Cartão de Crédito Informar o nº do cartão de crédito Entidade Informar a bandeira do cartão de crédito (código de 2 letras – AX – VI – CA) Observações Razão para o pedido do reembolso e informações relevantes – Campo Livre (usar apenas letras e números) Não Aceitar Clicar para finalizar a emissão Sim Página 3 de 5 A divulgação das informações contidas nesta circular é imprescindível para sua total compreensão. Distribua uma cópia aos departamentos envolvidos para o devido conhecimento e ações que se fizerem necessárias. 4. Dicas Importantes: a) Reembolsos de V-MPD´S = No campo (16) “Cupons” deve ser indicado somente o cupom “1”, os outros campos não devem ser indicados. b) Taxas = Em sua grande maioria, as taxas são representadas por códigos de 2 letras (BR, US, FR, XA, etc..). Excessão a esta regra é a taxa: • XF Deve sempre ser lançada seguida do código do aeroporto/cidade destino, seguido do valor em moeda local do aeroporto do país. Por exemplo: XFNYC4, onde: XF = código da taxa NYC = código do aeroporto/cidade 4 = valor da taxa em moeda estrangeira Neste exemplo, todo o código XFNYC4 deve ser informado no campo do código da taxa e em seguida o valor em reais na coluna da direita. Se for lançado somente XF, o BSPlink impedirá a emissão do documento. c) Lembramos que a XT não é uma taxa • XT Utilizada para consolidar diversas taxas quando já não mais há espaço para continuar a detalhá-las. Em função disso ela somente deverá ser utilizada no último campo de Taxas e somente se todos os demais estiverem preenchidos. Mesmo assim, o BSPlink abrirá uma nova janela para que o valor lançado como XT possa continuar a ser detalhado. Conforme ilustração acima, ao selecionar a taxa “XT”, abrirá uma nova janela solicitando que seja demonstrada sua composição, sendo na coluna da esquerda o código de duas letras e na coluna da direita o valor em reais. Importante: Caso o bloqueador de pop up de sua máquina esteja “ativo” no internet explorer, esta janela não abrirá, neste caso o mesmo deverá ser desativado. Página 4 de 5 A divulgação das informações contidas nesta circular é imprescindível para sua total compreensão. Distribua uma cópia aos departamentos envolvidos para o devido conhecimento e ações que se fizerem necessárias. d) Bilhetes emitidos com duas formas de pagamento Podem ser realizados via Reembolso Direto para as Cias Aéreas liberadas nesta modalidade. Basta que o valor total do bilhete seja informado no campo (9) e o valor pago no cartão de crédito no campo (20), dando sequência no preenchimento dos campos (21) e (22). O valor CASH é calculado pela diferença dos valores informados. Desde já gratos pela atenção, colocamo-nos à sua disposição para o esclarecimento de qualquer dúvida por meio do e-mail [email protected] Atenciosamente, Gerência IATA BSP Brasil Página 5 de 5 A divulgação das informações contidas nesta circular é imprescindível para sua total compreensão. Distribua uma cópia aos departamentos envolvidos para o devido conhecimento e ações que se fizerem necessárias.
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