Sourcing Travel Management Services

Sourcing Travel
Management Services
Patrocinado por
February 2009
Components
Moderator:
• Ricardo Mandarino – Santander, Brasil
Panelists:
• Robert Suquet – DuPont, América Latina
• Paulo Lima – TSA, Brasil
• Federico Rovida – Exiros, Argentina
Robert Suquet
DuPont
February 3rd
Patrocinado por
DuPont’s business needs
•
•
•
•
•
Consolidated Data Reporting;
Worldwide Efficiencies & Best Practices;
Premier Customer Service;
Controlled and Measurable Costs;
Produce Measurable Savings;
DuPont’s Procurement Guidelines
• Compliance Travel Policy – internal control
regulations;
• Optimize Cost;
• Local Culture vs. Global Management = SLA;
• Internal client service comprehension;
• Consistent service improvements.
Final Balance
• Scope volume vs. resource in place;
• Savings targets vs. Savings Achieved
(forecast) ;
• RFP process reviewed and analyzed with
the global team.
Thank You!
O QUE FAZER QUANDO
VOCÊ NÃO ESCOLHEU SEU
NOVO TMC?
Paulo Lima
GRUPO TSA / AST
Patrocinado por
03/02/2009
Motivos
• Qual é o real objetivo para a troca da TMC?
–
–
–
–
–
Melhora de performance no atendimento?
Melhor controle?
Melhor nível de relatórios gerenciais?
Automatizar o processo de solicitação?
Melhorar a capacidade de negociação com hotéis e
cias aéreas?
- Redução de custo?
- O chefe quer!
- Uma estratégia de negócio Regional ou Global?
Alice no País das Maravilhas!
• Caso não tenha, crie uma memória financeira e
operacional da conta viagens corporativa:
– Identifique suas despesas com
•
•
•
•
Transporte aéreo e terrestre
Hotéis
Internacional e nacional
Anualizado
• Qual o índice de performance da TMC atual?
– Há pesquisa de satisfação recente?
– Qual o índice de satisfação do executivo que usa os serviços?
– Qual o índice de satisfação das secretárias destes executivos?
• A empresa já tem política de viagens consolidada?
Benchmarking
• Grupo multidisciplinar
• Pares no mercado
• Visitar clientes dasTMCs participantes
LEMBRANDO QUE:
É um processo de descoberta e de uma experiência de aprendizado. Ele exige a identificação das melhores práticas e a projeção do desempenho futuro.
Benchmarking é aprender com os ERROS e ACERTOS dos outros.
O que buscar?
ATENDIMENTO
TECNOLOGIA
EXPERIÊNCIA
CUSTO
CONSULTORIA
Mercado global
• O que fazer quando você não escolheu
sua nova Agência de Viagens
Corporativa?
Decisão Regional
O que fazer?
• O gestor deve:
–
–
–
–
–
–
–
Se informar, em detalhes, sobre a Agência vencedora
Se informar sobre as bases contratuais negociadas pela Matriz
Se apresentar e apresentar sua empresa para a TMC
Apresente a cultura da sua empresa
Defina, claramente, responsabilidades e tarefas de cada um
Defina o cronograma
Comunique, exaustivamente, cada fase do processo, aos
viajantes
– Atraia multiplicadores – secretárias, gerentes de departamento,
etc
– Avalie a implantação a cada três meses
– Apresente os resultados para sua matriz
AGRADEÇO À TODOS!
[email protected]
55-11-2902-6902
Sourcing Travel
Management services
Federico Rovida ,
Exiros – Techint Group
Patrocinado por
February 2009
Objectives
• How to select the right TMC for a
successful corporate travel program?
Agenda
•
•
•
•
Company’s business needs
Work within company procurement guidelines
Manage the RFP process step-by step
Balance service, technology and cost in the selection
process
Company's business needs
Adaptation to our
business
Control
• Types of trips (complex, multi-city)
• Different companies = Different needs
• Flexibility to changes (temporaries projects)
• Capacity to control travel normative
• Capacity to apply corporate agreements
• Capacity to control security normative
Tools
•
•
•
•
Customized reports
Options for reservations (GDS or SBT)
Risk Tool (crisis management)
Air bookings (out of GDS)
Service
•
•
•
•
Service configuration
Qualified travel consultants
Customer relationship or Account Management
Local, regional and global support
Work within company
procurement guidelines
Sourcing
group of TMC
• Assess Global
preferred TMC
• Asses former
local TMC
• Analyze local
situation
• Contact other
suppliers
Sourcing
strategy BID
• Tool =
Suppliers
extranet
• Defining
technical
request
• Defining finance
proposal
BID
Process
• Send RFP
• Pricing analysis
• Comparative
proposal in a
matrix
• Select TMC
Implementa
tion
• Plan an
implement
transition to a
new TMC
• Conduct joint
process
improvement
activities
Manage the RFP process
step-by step
Phase 1
Create RFP
• Include
technical
information
required
• Include a
guide- help
to complete
the proposal
Phase 2
Phase 3
Distribute
& receive
RFP
Analysis
• Send RFP
• Monitor RFP
• Clarify
possible
suppliers
doubts
• Close RFP
process
• Initial
analysis of
responses
Phase 4
Negotiations
• Clarify
information
submitted in
response to RFP
• Clarify RFP in a
comparative
matrix
Balance service, technology
and cost in the selection
process
Service
Technology
Cost
• According to the complexity of transactions, volume
and local or regional needs
• Evaluate pros and cons of different configuration
services (in plant , out plant , dedicated or non
dedicated team)
• Assess if the TMC technology can be applied to the
country or region that is bidding
• Analyze the adoption of the tool on the local market
• Testing new tools in a small companies or areas
• Share company technology with TMC
• Set percentage of TMC cost by country or region
• Define all possible operation cost (emergency phones,
airports assistants, implementation, customized
reports)
Gracias!!!
Perguntas & Respostas
Questions & Answers
Gracias!!!
See you next LACTTE
March 1st to 3rd, 2010