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Requisitos Sistema Integrado Prestador de Serviço
Requisitos Sistema Integrado Prestador de Serviço: Operadores Logísticos Manual Requisitos Sistemas Integrados 2009 v-01 jul/09 1 Índice CRENÇAS VALORES ................................................................................................... 3 INTRODUÇÃO ............................................................................................................4 DEFINIÇÕES ............................................................................................................. 5 1. REQUISITOS LEGAIS .............................................................................................. 7 2. REQUISITOS GERAIS.............................................................................................. 8 3. INFRAESTRUTURA ................................................................................................ 10 4. RECEBIMENTO ..................................................................................................... 14 5. ESTOQUE ............................................................................................................ 15 6. PROCESSO DE SEPARAÇAÇÃO - PICKING ................................................................ 18 7. TRANSPORTE - TRANSFERÊNCIA ............................................................................ 22 8. EXPEDIÇÃO ......................................................................................................... 25 9. LIMPEZA E ORGANIZAÇÃO .................................................................................... 26 10. PESSOAL & TREINAMENTO .................................................................................... 28 11. RESPONSABILIDADE AMBIENTAL ........................................................................... 29 12. GERENCIAMENTO DE RESÍDUOS ............................................................................ 30 13. SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO ..................................................................... 34 14. RESPONSABILIDADE SOCIAL................................................................................. 35 2 Nossa Visão A Natura, por seu comportamento empresarial, pela qualidade das relações que estabelece e por seus produtos e serviços, será uma marca de expressão mundial, identificada com a comunidade das pessoas que se comprometem com a construção de um mundo melhor através da melhor relação consigo mesmas, com o outro, com a natureza da qual fazem parte, com o todo. Nossa Missão O avançar em direção à Nossa Visão se dará através da permanente construção da marca Natura. Queremos que nossos consumidores, consultoras e consultores, colaboradores, fornecedores, acionistas, parceiros diversos e todos aqueles que de diferentes formas se relacionam com a Natura, vejam nossa marca como sinônimo de oportunidade de desenvolvimento, brasilidade, qualidade, confiança, inovação, amizade, preço justo e se sintam parte de uma comunidade de gente comprometida com a construção de um mundo melhor. Nossas Crenças A vida é um encadeamento de relações. A busca permanente do aperfeiçoamento é o que promove o desenvolvimento dos indivíduos, das organizações e da sociedade. O compromisso com a verdade é o caminho para a qualidade das relações. Quanto maior a diversidade das partes, maior a riqueza e a vitalidade do todo. A busca da beleza, legítimo anseio de todo ser humano, deve estar liberta de preconceitos e manipulações. A empresa, organismo vivo, é um dinâmico conjunto de relações. Seu valor e longevidade estão ligados à sua capacidade de contribuir para a evolução da sociedade e seu desenvolvimento sustentável. 3 INTRODUÇÃO Em todo o mundo, as empresas estão despertando para o fato de que possuem um papel fundamental na construção do futuro. Cresce a consciência de que o modelo atual de desenvolvimento apresenta claros sinais de esgotamento e é necessário buscar outro, que consiga aliar a prosperidade econômica ao atendimento das necessidades humanas e à preservação do planeta. Mais do que dar respostas às demandas de seus consumidores, as empresas, hoje, precisam ser capazes de reconhecer as necessidades da sociedade como um todo. Tudo isso faz parte de um só movimento em direção ao nosso projeto de contribuir para a construção de um mundo melhor. Não é possível ter um compromisso parcial com a transformação social e com o desenvolvimento sustentável. Esse compromisso precisa estar presente em todas as ações da empresa e ser cada vez mais intrínseco à nossa forma de fazer negócios. E sabemos que só será possível avançar nesse sentido com o envolvimento efetivo de todos aqueles que fazem parte da comunidade Natura. A Natura é a maior empresa de cosméticos no Brasil. O desenvolvimento sustentável e a qualidade das relações com todas as nossas partes interessadas norteiam o sucesso de nossa marca. Nossa reputação vem sendo construída há anos com produtos de qualidade e segurança para os nossos consumidores. A consolidação desta reputação se dá através de uma jornada para excelência que estamos apenas iniciando. Nesta jornada não estaremos sozinhos.Assim esperamos que nossos parceiros embarquem conosco, com melhorias conjuntas e perenes em nossos processos. Estamos cientes de que nosso desenvolvimento e nosso sucesso empresarial estão ligados à capacidade de atender de forma diferenciada todos os nossos públicos de relacionamento, agregando valor por meio de produtos e serviços de qualidade, ao mesmo tempo em que contribuímos para a sustentabilidade da sociedade. É com essa visão que reafirmamos o compromisso de incorporar políticas e práticas inovadoras, éticas e transparentes à nossa gestão, em um processo de aprendizado permanente junto com seus diversos públicos. Esperamos que nossos atuais e futuros parceiros conduzam seu negócio de maneira honesta e com integridade e respeitem os interesses daqueles com quem interagirem. Assim, acreditamos que a base para uma parceria de longo prazo está fundamentada em: Respeito aos colaboradores Prover condições de trabalho seguro e saudável para seus colaboradores Não utilizar nenhuma forma de trabalho forçado, escravo ou infantil. Respeito aos Consumidores Prover produtos e serviços que oferecem, consistentemente, valor em termos de preço e qualidade e que sejam seguros na sua utilização. Respeito ao Meio Ambiente Administrar o negócio de maneira ambientalmente responsável. 4 DEFINIÇÕES Operador Logístico Empresa especializada em transporte, movimentação, armazenagem, controle de estoque e/ou processamento de pedidos. Parceiro Terminologia para definir fornecedor de serviço. CN Consultora Natura. BOV Boletim de Ocorrência de Venda. BOT Boletim de Ocorrência de Transporte. Material / Produto Colaborador Material todo item caracterizado como insumo para fabricação (matéria-prima ou material de embalagem); Produto todo item pronto para entrega à CN (produto acabado). Pessoa contratada pelo Operador Logístico para prestar serviço. Prevenir Eliminar a ocorrência (objetivo de zero defeito). Controle Garantir a qualidade e segurança do especificações concordadas com a Natura. Armazenamento / Estocagem Procedimento que possibilita o estoque ordenado e racional de materiais ou produtos. Limpeza Remoção de sujeira, resíduos de produtos, poeira, graxa e outros materiais. Contaminantes Quaisquer agentes microbiológicos, físicos ou químicos, ou outra substância não intencionalmente colocada que possa comprometer a qualidade ou segurança do produto. FEFO (First to Expire First Out) Primeiro a Expirar – Primeiro a Sair. FIFO (First In First Out) Primeiro que entra - Primeiro a Sair. produto dentro das PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (Norma Trabalhista – NR9) PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (Norma Trabalhista – NR7). SESMT Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (Norma Trabalhista – NR4). CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Norma Trabalhista – NR5). Resíduo Sólido Todo material ou resto de material, cujo proprietário ou produtor não mais o considera com valor suficiente para conservá-lo, sejam eles de origem doméstica, hospitalar, comercial, de serviços, de varrição e industrial. 5 Resíduos Classe I Resíduos sólidos, semi-sólidos, líquidos ou mistura de resíduos que, em função de suas características de inflamabilidade, corrosividade, reatividade, toxicidade e patogenicidade, podem apresentar risco à saúde pública, provocando ou contribuindo para um aumento de mortalidade ou incidência de doenças e/ou apresentam efeitos adversos ao meio ambiente, quando manuseados ou dispostos de forma inadequada. A caracterização dos resíduos deverá seguir os requisitos das Normas Brasileiras Regulamentares NBR 10004/5/6/7. Resíduo Classe II - A São aqueles resíduos que não se enquadram nas classificações de resíduos Classe I - perigosos ou de resíduos Classe II-B - Inertes, conforme NBR 10004/5/6/7. Resíduo Classe II - B Resíduos sólidos, semi-sólidos, líquidos ou mistura de resíduos que, conforme teste de solubilidade não tiverem nenhum dos seus constituintes solubilizados a concentrações superiores aos padrões de portabilidade da água, conforme NBR 10004/5/6/7. DEVE (I) Imprescindível para todas as operações. PRECISA (N) Necessário para todas as operações. RECOMENDA-SE (R) Desejável como boa prática, porém não imprescindível. 6 1. REQUISITOS LEGAIS Objetivo A Natura acredita que o atendimento aos requisitos legais é fundamental para estabelecer uma conduta ética junto aos órgãos competentes, parceiros e colaboradores. Todo o parceiro deve possuir todos os documentos legais requeridos para a operação da organização, bem como estabelecer um controle adequado para as respectivas renovações. Requisitos legais: - Licenças sanitárias e ambientais; Normas do Ministério do Trabalho; Normas e requisitos legais ambientais. 7 2. REQUISITOS GERAIS Objetivo Apresentar um Sistema de Gestão que assegure a conformidade com os requisitos legais, satisfação de clientes e consumidores, bem como a regularidade dos processos e o compromisso com a melhoria contínua. Os pontos-chave de um sistema de Gestão são: Um colaborador designado para administrar e melhorar o processo; Controle de documentos; Um programa de treinamento estruturado; Uma série de objetivos com metas definidas para análise e monitoramento do sistema de gestão pautado com reuniões de análise crítica. Obs.: Os requisitos gerais descritos neste documento definem os padrões necessários que nossos parceiros devem perseguir em seus processos e instalações. Dependendo dos serviços a serem prestados, requisitos adicionais podem ser aplicáveis e estes serão comunicados diretamente pelo seu contato com a Natura. Todo parceiro deve ter uma Política de Qualidade atualizada, documentada e divulgada na organização. A Política de Qualidade é o ponto de partida para o Sistema de Gestão e deve definir a visão de qualidade da organização, incluindo a intenção de satisfazer seus clientes, o compromisso de treinar seus colaboradores, buscar a melhoria contínua e atender os requisitos legais; É imprescindível possuir um Manual de Qualidade, definindo papéis, responsabilidades, referência aos procedimentos e instruções de trabalho e descrição de elementos de boas práticas de armazenamento, operação e separação. O manual deve ser revisto regularmente pela equipe de gerenciamento objetivando a melhoria contínua; É necessário definir indicadores e metas para avaliação da performance do Sistema de Gestão1; Todos os procedimentos relevantes e instruções de trabalho devem ser controlados e estar disponíveis para os colaboradores que influenciam na qualidade do serviço prestado. Os procedimentos e instruções de trabalho devem de fácil compreensão e ainda e executados conforme o descrito; Todos os colaboradores devem receber treinamentos apropriados, alinhados também às descrições de cargo. É necessário estabelecer um plano de treinamento para todas as atividades para manutenção dos padrões de qualidade; O parceiro deve garantir uniformidade dos processos em diferentes turnos, além de estarem de acordo com as necessidades e especificações da Natura, CN e consumidores; É necessário ter um plano de auditoria estabelecido para avaliar se o sistema de gestão está conforme com os requisitos definidos pela organização com freqüência mínimo semestral e plano de ação para os pontos levantados. É recomendável que os resultados de auditorias façam parte de uma das entradas para a análise crítica (reunião documentada); 1 Incluir, quando aplicável, os indicadores e respectivas metas do Programa QLICAR. 8 O Contrato de Prestação de Serviço deve estar disponível e atualizado; quaisquer mudanças de especificação no serviço prestado devem ser autorizadas previamente pela Natura. Todas as alterações precisam ser documentadas e geridas de forma a manter o histórico e controle confiável das informações (gerenciamento de mudanças); É necessário definir um processo de ações corretivas e preventivas, para tratamento de não conformidades e oportunidades, respectivamente. O mesmo deve incluir as seguintes etapas2: 2 Identificação do problema/oportunidade; Análise dos dados para investigar e determinar a causa-raiz; Desenvolvimento e implantação de soluções; Monitoração e avaliação de resultados. O parceiro deve ter um Plano de Seguro com cobertura total das instalações, estoques e veículos como prevenção para sinistros e demais ocorrências que possam acarretar perda e/ou dano dos produtos/materiais. Recomendamos utilizar uma metodologia estruturada, como 5 etapas, DMAIC, etc. 9 3. INFRAESTRUTURA Objetivo Ter premissas, equipamentos e facilidades localizados, projetados e construídos para que: Condução das operações , limpeza, e manutenção adequada sejam facilitadas para minimizar os riscos de contaminação e preservação adequada dos materiais/produtos; Haja um fluxo de processo lógico e ordenado; Facilidades sanitárias adequadas são providenciadas, mantidas e segregadas adequadamente de áreas de produção; Prevenção de acesso de pragas. 3.1. Áreas Externas O acesso ao site deve ser controlado; É necessário que as estruturas físicas estejam em bom estado de conservação, ou seja, isentas de rachaduras, pinturas descascadas, infiltrações, etc; O pátio de movimentação dos veículos deve ter uma superfície firme adequada que minimize poeira e seja drenada adequadamente e a área deve possuir espaço suficiente para manobra e o parceiro deve ainda dispor de local para situações de espera para o descarregamento e carregamento; Recomenda-se demarcação visível no pavimento, visando auxiliar a localização das carretas e docas; Os niveladores de doca devem ter condições que permitem aos veículos descarregar e carregar de forma segura e eficiente; As docas ou áreas de recepção de materiais devem ser providas de proteção à intempéries (chuva, etc.) de forma a proteger os materiais/produtos de qualquer risco no momento do recebimento. 3.2. Instalações Gerais Espaço adequado para o trabalho precisa ser disponibilizado; As instalações devem ser mantidas em bom estado de conservação, de modo a propiciar um ambiente agradável e seguro aos seus colaboradores e ainda condições adequadas para prevenção de acesso e abrigo de pragas; Projeto das edificações deve permitir limpeza fácil e adequada, prevenir a entrada e abrigo de pragas e de contaminantes ambientais (ex. poeira); Áreas gerais e locais sociais (ex. entradas, salas de espera, cantinas, banheiros, vestiários) não devem ser abertas diretamente às áreas de armazenagem ou operação; No layout, um fluxo lógico de pessoas/processo e o mínimo de fluxo cruzado de materiais devem ser considerados; Refeitório, vestiários e banheiros precisam possuir condições sanitárias e espaços adequados para acomodar os seus colaboradores; 10 As instalações devem atender as exigências quanto a saídas de emergência e sinalizações adequadas; Os lixos devem ser identificados e mantidos fechados. 3.3. Armazéns (estocagem) As áreas de estocagem devem ter boas condições estruturais e de conservação e com acabamento adequado, ou seja, piso projetado para comportar a movimentação e volume de materiais/produtos, paredes com pintura isentas de buracos ou infiltrações; teto livre de goteiras, gretas e com proteção para prevenir acesso de pragas; As áreas de armazenamento devem ter capacidade suficiente para possibilitar o estoque ordenado de materiais e produtos; É imprescindível um sistema de endereçamento para facilitar a localização e também evitar trocas no momento da disponibilização destes; Todo material deve ser estocado fora do chão, em pallets e afastados das paredes e o empilhamento e armazenagem devem ser realizados de acordo com a especificação e característica de cada material ou produto para preservação de sua identidade e integridade física; Toda área de estocagem deve ser limpa, os corredores devem ser desimpedidos de materiais; É imprescindível, quando aplicável, a definição de uma área segura e protegida, de acordo com os requisitos legais, para substâncias inflamáveis e perigosas. 3.4. Instalações sanitárias, vestiários e banheiros. Vestiários e banheiros devem estar localizados de maneira adequada e ainda possuir espaço suficiente para o número de colaboradores; Devem ser disponibilizados armários individuais para os colaboradores, dotados de chave, para guarda de pertences durante a de trabalho; As instalações devem ser bem iluminadas e ventiladas e mantidas com condições de higiene adequadas. 3.5. Utilidades 3.5.1. Iluminação Luz natural ou artificial adequada para condução das atividades deve ser providenciada; Iluminação em todas as áreas de produção e estocagem (incluindo locais fora da área de estocagem gerenciada por terceiros) deve ser equipada com proteção para reter fragmentos de vidro no caso da quebra de lâmpada. 11 3.5.2. Água É imprescindível garantir o abastecimento e fácil acesso de água potável aos colaboradores, bem como monitorar a sua qualidade de acordo com as orientações sanitárias e orientações da OMS (Organização Mundial de Saúde) para água potável (potabilidade); As caixas, linhas e tubulações de água potável devem ser limpas e sanitizadas com freqüência definida. As limpezas devem ser documentadas. 3.5.3. Ventilação Ventilação adequada deve ser providenciada para remover calor, vapor e poeira excessiva e para secar a área em tempo hábil depois de limpeza com água; É necessário monitorar e registrar a temperatura e umidade das áreas de estoque para garantir a integridade dos produtos; Quando condições climáticas como temperatura ou umidade são críticas para o produto ou segurança de materiais, um sistema de controle deve estar instalado com capacidade adequada e monitorado. 3.5.4. Estocagem de resíduos Áreas de estocagem de resíduos devem ter uma superfície plana, drenagem adequada e provisões para manter a área limpa e organizada. As instalações devem ser projetadas de acordo com os padrões legais exigidos e de maneira a prevenir a contaminação do restante da área assim como o acesso de pragas. 3.5.5. Equipamentos Os equipamentos precisam ser inspecionados e limpos com frequencia para garantir o bom funcionamento e prevenir a contaminação dos produtos/materiais por lubrificantes, graxas, etc; Os equipamentos fora de uso ou “em manutenção”, quando possível, devem ser removidos da área de produção ou possuir identificação definindo o seu status e ainda devem ser construídos sem pontos mortos ou adaptações informais (“gambiarras”). A operação de qualquer equipamento deve ser realizada por pessoas autorizadas e habilitadas. 3.6. Área de Manutenção É necessário ter um programa estabelecido para as manutenções preventivas e corretivas incorporando todos os equipamentos das operações. Os registros das manutenções devem ser mantidos como histórico das ações e análise para definição do plano de manutenção preventiva; Os profissionais responsáveis pela manutenção, necessitam de treinamentos adequados, habilitando-os para o exercício da atividade; 12 É necessário observar e obedecer às recomendações dos fabricantes, quanto aos métodos adequados para realização da manutenção dos equipamentos; Deve existir local apropriado para estacionamento de empilhadeiras em manutenção ou carregamento de baterias. 13 4. RECEBIMENTO Objetivo Ter um processo gerenciado para assegurar a segurança e integridade dos materiais e produtos no recebimento. 4.1. Recebimento da Carga É necessário definir métodos ou instruções escritas para as etapas de descarregamento; As etapas de recebimento devem ser ordenadas, para tanto o parceiro deve dispor de equipamentos/dispositivos (esteira, transpaleteira, empilhadeira, rebocadores) e uma área para recebimento condizente com o volume das operações para garantir a correta conferência e avaliação dos materiais/produtos e estes devem permanecer o menor tempo possível na área de recebimento à espera da liberação para envio ao estoque; Todo material/produto deve ser acomodado em pallets para assegurar a eficiência do fluxo de movimentação; Todos os materiais, produtos e processos devem possuir identificação clara e padronizada de forma a garantir a rastreabilidade e prevenir trocas/misturas; Veículos e carga devem ser inspecionados em relação à higiene e contaminação antes da descarga. É necessário que se estabeleça diretrizes para ocorrências de não conformidade, todo material/produto danificado deve ser segregado e devolvido; Todos os materiais/produtos recebidos devem ser verificados de forma que seja assegurada que a entrega esteja em conformidade com o pedido. Cada entrega de material deve ser registrada e verificada quanto à integridade e identidade do material/produto; Todo material/produto com validade inferior a 180 dias (6 meses) não deve ser recebido, salvo sob concessão documentada pela Natura; O Operador Logístico deve avaliar toda documentação (recebida e emitida) durante o recebimento; Todo material deve ser estocado e preservado de acordo com os requerimentos inclusos na especificação e /ou definidos pelo fabricante. É recomendável programar os horários para o recebimento da carga, evitando congestionamento de veículos e falta de docas para o descarregamento da carga. 14 5. ESTOQUE Objetivo Assegurar um processo adequado para designação dos locais para guarda temporária dos materiais/produtos e a garantir a integridade e identidade destes durante a permanência no estoque. 5.1 Armazenagem de Materiais/Produtos Após a liberação pelo recebimento, o Operador Logístico deve endereçar os materiais e/ou produtos para os locais corretos, o sistema de endereçamento dos materiais e/ou produtos para o estoque deve ser informatizado; A área de estocagem deve possuir um layout eficiente, com espaçamento adequado para os corredores, bom sistema de localização e acesso fácil aos itens; Todas as posições das estanterias e/ou porta-paletes devem estar devidamente identificadas permitindo a fácil localização do material e/ou produto em estoque; É necessário, verificar se os materiais e/ou produtos estão em condições de alocação/armazenamento, ou seja, sem desvios, por exemplo: volumes avariados, sem identificação ou paletização;. Operador Logístico deve providenciar e disponibilizar a espaço suficiente para acomodar todos os materiais e/ou produtos de forma preservar a sua integridade; É proibido o armazenamento dos materiais e/ou produtos com produtos radioativos, tóxicos e alimentícios, para evitar contaminações; Todo material e/ou produto deve ser estocado fora do chão, em pallets e afastado das paredes, respeitando o limite de quatro (4) volumes de altura no empilhamento em arranjo trançado/amarrado e, quando necessário, empilhamento máximo de dois (2) pallets; Os corredores devem ser identificados, limpos e desimpedidos de materiais e/ ou produtos; É necessário que os materiais e/ou produtos de alta rotatividade (maior saída) sejam alocados em alturas acessíveis, ou seja, em níveis mais baixo; Operador Logístico deve ter métodos e sistema de controle de material e/ou produtos para certificar-se que todos os materiais estocados estão corretamente identificados (código, descrição do produto, quantidade, lote e validade) permitindo a rastreabilidade em todo o processo; A movimentação dos materiais e/ou produtos deve ser realizada de acordo com o conceito FEFO (First-Expire First-Out) evitando itens obsoletos no estoque, eliminando as perdas de estocagem por ineficiência do processo; Operador Logístico deve ter métodos e sistema de controle das validades dos materiais/produtos. Produtos com validade inferior a 180 dias (6 meses) deve ser retirado do estoque; Todo material/produto vencido deve ser identificado e segregado (fisicamente e/ou via o sistema de gerenciamento de material/produto), além da segregação, é imprescindível 15 ter um gerenciamento adequado destes itens com definição clara das responsabilidades para agilidade na disposição / destinação; Toda e qualquer movimentação deve ser registrada e documenta, para fins de verificação e rastreabilidade; Operador Logístico deve estabelecer periodicamente inventários cíclico e rotativo para todos os materiais e/ou produtos em estoque; Operador Logístico deve prover os recursos, equipamentos necessários movimentação dos materiais e/ou produtos ( ex.: transpaleteira, empilhadeira); Todos os colaboradores devem estar aptos e habilitados para realização das atividades. para 5.2 Produto Descontinuado Deve-se ter um processo estabelecido para retirada de produtos descontinuados, de acordo com a solititação da Natura. O Operador Logístico deve ter métodos e sistema de controle para os produtos descontinuados, ou seja, identificação, segregação, preservação (os produtos considerados próprios para uso, devem ser identificados e armazenados, preservando o código, descrição do produto, lote e prazo de validade) e, quando autorizado, devolução para Natura Cajamar; A movimentação desses produtos, em caso de eventuais saídas devido a ações extras da Área Comercial Natura (ex.: Empório) deve ser priorizada de acordo com o conceito FEFO (First-Expire First-Out). 5.3 BOT e BOV O Operador Logístico deve ter métodos e sistema de controle para os produtos oriundos do processo de BOT e BOV; Todos os produtos de origem do BOT e BOV devem passar por triagem, para analise e verificação quanto à integridade dos produtos; Os produtos considerados próprios para uso devem ser identificados e armazenados, preservando o código, descrição do produto, lote e prazo de validade; Os produtos considerados impróprios para uso (quebrado, vazando e vencido), devem ser identificados e destinados para sucateamento (vide tópico 12); A saída desses produtos deve ser priorizada de acordo com o conceito FEFO (First-Expire First-Out). 5.4 Abastecimento Linhas de Separação O parceiro deve garantir o abastecimento correto dos produtos nas linhas de separação, inclusive obedecendo ao FEFO (First-Expire First-Out); Deve ser verificado o código, descrição, lote e validade do produto, evitando erro de abastecimento. Nenhum produto com validade inferior a 180 dias, ou seja, seis (6) meses antes do vencimento deve ser alocado nas linhas para envio à CN; 16 Todas as movimentações de produtos/materiais devem ser realizadas concomitantes no sistema, ou seja, realizadas em sequência; O parceiro deve garantir e manter a ordem nas linhas de separação para prevenir qualquer desvio (ex.: trocas, dano produto) inclusive prevenção de acúmulo de poeira. 17 6. PROCESSO DE SEPARAÇAÇÃO - PICKING Objetivo Assegurar que os processos de separação sejam bem controlados, resultando em uma atividade isenta de erros de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos, garantindo o atendimento do serviço prestado as Consultoras Natura. 6.1 Requisitos Gerais O processo de separação precisa ser projetado para ser seguro e é necessária a avaliação de risco em todas as suas etapas; O Operador Logístico deve ter uma sistemática para garantir o processo de separação, ou seja, assegurar que os desvios de pedido sejam identificados antes do envio para a CN; Todos os colaboradores devem estar aptos e habilitados para realização das atividades; Instruções de trabalhos e manuais devem estar disponíveis aos colaboradores em local de fácil acesso; O fluxo de montagem das caixas precisa ser monitorado para garantir a integridade dos produtos e evitar retrabalhos; considerar ainda que quando houver reuso de caixas o parceiro deve assegurar que estejam em boas condições e que exista somente uma identificação válida (inutilizar a identificação obsoleta com um risco em formato de “x”); É imprescindível que o processo de identificação das caixas (etiqueta CN) seja monitorado para garantir legibilidade e que as mesmas estejam bem aderidas e na posição correta para evitar desvios no processo e/ou erro de leitura; É necessário realizar controle e registros dos parâmetros do processo de separação, recomenda-se a implementação do CEP (Controle Estatístico de Processo); A calibração de equipamentos críticos deve ser documentada e realizada de acordo com as com uma sistemática estabelecida e ainda devem ter manutenção adequada conforme a recomendações dos fabricantes. É necessário manter o registro histórico das manutenções corretivas e preventivas; Devem ser adotados procedimentos para tratamento de não-conformidades, como ações preventivas e corretivas para manter o processo dentro da conformidade; Toda documentação deve estar acessível sempre que solicitado pelo contato da Natura. 6.2 Separação O Operador Logístico deve prover todos os recursos necessários para este processo, assegurando a qualidade e quantidade necessária de insumos para as operações (ex.: caixa, etiqueta, papel e outros); O Operador Logístico deve ter métodos e sistema de controle dos produtos (código, descrição do produto, quantidade, lote e validade) disponíveis para separação; 18 O Operador Logístico deve realizar a separação dos produtos de acordo com o pedido da Consultora Natura / Centro de Distribuição; O produto que apresentar validade inferior a 180 dias, ou seja, seis (6) meses antes do vencimento deve ser retirado imediatamente da linha de separação; Somente produtos liberados devem ser disponibilizados nas linhas de separação; O Operador Logístico deve garantir que os produtos sejam acondicionados dentro da caixa padrão Natura preservando sua identidade e integridade física. Todos os produtos disponíveis nas linhas de separação devem estar devidamente arrumados, limpos e organizados em sua respectiva caixa e posição; É necessário evitar a formação de camada extra nas caixas de produtos disponíveis para separação; O Operador Logístico deve realizar a separação dos pedidos garantindo o nível de serviço e padrões de qualidade requeridos; Os produtos devem ser manuseados e acomodados adequadamente dentro das caixas, conforme procedimentos acordados e devem ser protegidos com saco bolha e/ou saco plástico, preservando a integridade física dos produtos para garantir sua entrega em perfeito estado; O Operador Logístico deve garantir que os produtos sejam acondicionados dentro da caixa Natura respeitando o limite máximo de peso estabelecido e otimização de cubagem, conforme abaixo: Caixa Padrão Caixa Média Material Tamanho Caixa Telescópica 490 x 250 x 300 mm Material Tamanho Caixa Telescópica 230 x 220 x 290 mm Peso - Kg Médio - 7 kg Máximo 11 Kg Mínimo 0,4 Kg Peso - Kg Médio - 3,5 kg Máximo 5,5 Kg Mínimo 0,4 Kg O Operador Logístico deve assegurar que as caixas sejam lacradas adequadamente (cintas ou hot melt); Caso falte algum produto nas linhas de separação, o responsável pelo Estoque/Abastecimento deve ser informado imediatamente para realizar a reposição na linha; Não devem ser feitas mudanças nas especificações do processo de separação sem autorização da Natura; É necessário que o local de trabalho permaneça sempre limpo e organizado, para tanto recomendamos que se estabeleça plano de Housekeeping. 19 6.3 Não conformidades Todos os produtos danificados devem ser devolvidos para retrabalho ou descarte; Todo material/produto com desvio deve ser identificado e segregado (fisicamente e via sistema de gerenciamento de material/produto). Além da segregação, é imprescindível ter um gerenciamento adequado destes itens com definição clara das responsabilidades para agilidade na disposição / destinação; Todas as não conformidades devem ter ações imediatas de acordo com procedimentos concordados e definição de investigação e ações corretivas para evitar reincidências. Estas situações devem ser registradas; Produtos bloqueados ou não conforme só devem ser liberados com autorização do contato Natura. 6.4 Rastreabilidade dos lotes e Identificação O Operador Logístico deve ter métodos e sistema de controle dos produtos (código, descrição do produto, quantidade, lote e validade) permitindo a rastreabilidade pelo processo até a distribuição final. 6.5 Conferência Obrigatória Todos os itens separados devem ser conferidos (descrição do produto e quantidade), conforme a descrição apresentada no pedido da Consultora Natura; Após finalização da separação dos produtos, as caixas devem passar por um processo de conferência obrigatória. A conferência deve obedecer ao FIFO (First In First Out), após conferência do pedido, e não havendo divergências os produtos devem ser acondicionados dentro da caixa original preservando a identidade e integridade física dos produtos. Quando for identificado qualquer tipo de desvio (falta, dano, excesso e troca), deve ser feita a correção imediata na caixa CN e tomar as ações abaixo: - caso o desvio identificado seja troca de produto, deve ser verificada imediatamente a posição de abastecimento do produto na linha de separação. Existindo divergência, realizar correção imediata e avaliar outros pedidos que contenham o mesmo item (varredura). É imprescindível a investigação da ocorrência com ações corretivas para evitar reincidências; - no caso de falta do item, o pedido deve ser separado e solicitado à reposição do item imediatamente; - no caso de dano, o item danificado deve ser retirado juntamente com outros itens se também foram avariados, identificar a caixa com o(s) produto(s) que devem ser repostos e solicitando reposição imediata do item(ns) e avaliação da caixa. - caso de excesso, deve ser retirado o item sobrando, realizando a devolução para linha de separação de origem. 20 6.6 Conferência Aleatória Numérica É imprescindível estabelecer um processo de conferência aleatória numérica dos pedidos após a conferência obrigatória; Deve ser conferida a quantidade dos itens constante na caixa de acordo com o pedido da Consultora Natura; Após conferência do pedido, e não havendo divergências os itens devem ser acondicionados dentro da caixa preservando a identidade e integridade física dos produtos e da caixa; Caso seja identificada alguma divergência quanto à quantidade dos itens, a caixa deve ser enviada imediatamente para a conferência obrigatória para nova conferência. 6.7 Dupla Conferência Obrigatória Está segunda conferência obrigatória deve ser realizada nos casos onde houver pedidos de Consultora Natura em “Prevenção”, ou seja, de alto risco; Deve ser conferida a quantidade dos itens constante na caixa de acordo com o pedido da Consultora Natura; Após conferência do pedido, e não havendo divergências os itens devem ser acondicionados dentro da caixa preservando a identidade e integridade física dos produtos; Caso seja identificada alguma divergência quanto à quantidade dos itens, a caixa deve ser separada para correção imediata. 21 7. TRANSPORTE - TRANSFERÊNCIA Objetivo Prever as possíveis situações de transporte e transferência, incluindo manuseio, proteção, identificação e particularidades em função de necessidade específicas da Natura. 7.1 Transporte A empresa deve possuir veículos em condições sanitárias adequadas para o tipo de transporte nos processos de transferência. Realizar sanitização e/ou desinsetização dos veículos envolvidos na operação; Os veículos devem estar em boas condições de uso (pneus, equipamentos de segurança e outros); É proibido o transporte de cosméticos com produtos radioativos ou tóxicos (inseticidas, detergentes, lubrificantes, agrotóxicos e outros) e, esta prática deve ser de conhecimento de todos; Os produtos devem ser transportados em veículos tipo baú, de forma a evitar exposição ao sol, umidade, e de qualquer outro fator que possa afetar o produto. 7.2 Carregamento Para o carregamento, deve ser observado o acondicionamento da carga atentando-se quando à disposição e alocação da mesma, sempre observando a simbologia das caixas no manuseio para garantir a preservação de integridade dos produtos e materiais. Alguns exemplos de símbolos: Símbolo Descrição Empilhamento máximo Este lado para cima Frágil Proteger da Umidade 22 7.3 Formação da Carga O Operador Logístico deve arrumar a carga de forma a observar e preservar a integridade dos volumes, durante o processo de formação da carga; Os volumes avariados devem ser separados para avaliação da integridade do conteúdo e, quando aplicável, a substituição da caixa de embarque, com cuidado de manter os mesmos dados da identificação. Quando não for possível a troca da caixa (ex.: vazamento, quebra), deve-se segregar o volume na área de não conforme; O Operador Logístico deve disponibilizar os materiais de apoio (insumos) para realização deste processo, como por exemplo: madeirite (comprimento 1200mm – largura 2000mm – espessura 10mm) cordas para amarração, lonas plásticas, pallets PBR, cintas de poliéster, filme strech, cantoneiras; Recomendamos que o empilhamento seja realizado de acordo com o tipo e peso do produto/material, ou seja, priorizar a colocação de produtos/materiais mais pesados na base (ex.: perfumes, sabonetes); O acondicionamento deve ser realizado conforme as diretrizes abaixo: Acondicionamento Granel - - o tipo de arranjo deverá ser trançado/amarrado (conforme figura 1). A base deve ser formada com volumes acondicionados na posição horizontal e vertical, respeitando este arranjo no empilhamento (ver figura 1); Figura 1 – formato para amarração (amarrado) a cada 3 (três) camadas empilhadas deve existir uma separação com madeirite para receber o empilhamento da próxima camada. O empilhamento máximo deverá ser de 12 volumes (vide figura 2); Madeirite Figura 2 – Formação da carga e colocação do madeirite 23 - a cada 4 metros de carga formada no comprimento do veículo, deve ser utilizada uma corda (amarração cruzada) para fixação e travamento dos mesmos, este procedimento deve garantir que a carga não se mova durante o trajeto percorrido. Acondicionamento Pallets - os pallets devem ser modelo PBR, estando em boas condições de uso, limpos e livres de defeitos; - o tipo de arranjo deverá ser trançado/amarrado ou colunar, sendo que a última camada do colunar deve ser amarrada, conforme figura 3; A B Figura 3 – A: amarração Coluna B: amarração Trançado - os pallets formados devem ter cantoneiras nos 4 (quatro) cantos e envolvidos com filme plástico (strech) visando manter a consolidação e preservação da carga; no caso de empilhamento de pallets na carga, deverá ser inserido um madeirite a cada dois (2) pallets. Acondicionamento com Gaiolas - o acondicionamento poderá ainda ser realizado em gaiolas onde estas deverão manter o empilhamento em coluna mantendo assim a integridade da caixa de envio; - não é permitido a utilização de gaiolas danificadas. 24 8. EXPEDIÇÃO Objetivo Assegurar que a expedição de todos os materiais/produtos seja controlada adequadamente de acordo com as especificações. Garantir que os procedimentos estejam em funcionamento para assegurar que condições críticas para a segurança e integridade do produto sejam mantidas e controladas. 8.1. Condições gerais Todo produto/material deve ser estocado fora do chão e longe o suficiente das paredes possibilitando inspeção e controle de pragas; Devem-se obedecer todas as orientações de empilhamento dos produtos bem as condições necessárias para manter a sua integridade. Os pallets (PBR) devem estar em boas condições, limpos e livres de defeitos. 8.2. Condições dos veículos Os veículos de transporte precisam ser inspecionados antes do carregamento quanto as condições gerais de preservação e higiene e também possibilidade de contaminação cruzada (prevenção de transferência de odor entre produtos, matérias primas, dano nas embalagens, etc). É recomendável que a inspeção seja registrada. 8.3. Conferência e Expedição Todas as caixas devem estar em boas condições e lacradas adequadamente; É necessário que as operações de separação de produtos sejam conduzidas de maneira ordenada a fim de evitar danos no manuseio das embalagens, falhas e/ou trocas; Todos os pallets formados devem ser conferidos quanto à integridade, identidade, quantidade e rota de destino; Os pallets devem ser separados por rota e alocados em área demarcada, o empilhamento não deve exceder o empilhamento máximo definido nas caixas; Toda a documentação do processo de expedição deve ser mantida, inclusive numeração de lacres, quando aplicável. 25 9. LIMPEZA E ORGANIZAÇÃO Objetivo Garantir uma sistemática para limpeza e organização contínua das áreas e um sistema de controle de pragas e o mau uso de químicos de controle de pragas seja prevenido. 9.1. Princípios de Limpeza & Organização Para todos os equipamentos de processo e áreas gerais, recomenda-se procedimentos de limpeza com definição: - método e a freqüência de limpeza; - nível de desmonte dos equipamentos (caso aplicável). Químicos de limpeza devem ser estocados em uma área dedicada longe dos materiais e produtos; É necessário prover instalações adequadas para higiene pessoal dos colaboradores; Todas as áreas necessitam ter condições de organização adequadas para condução das atividades, estabelecido como veículo para manter a limpeza dos ambientes (housekeeping). 9.2. Limpeza Recomenda-se limpeza úmida e precisa ser feita efetivamente com um detergente adequado e iniciado com uma remoção física dos resíduos (quando aplicável). 9.3. Organização Recomenda-se a aplicação de fundamentos de um programa de 5S para garantir a organização de todas as áreas. 9.4. Controle de Pragas Um programa de controle de pestes deve estar em funcionamento, com definição da freqüência, cronograma das aplicações e controles e tipos de produtos utilizados; Por causa da natureza especialista de controle de pragas é recomendado que o controle seja feito por uma empresa terceirizada especializada; A empresa contratada deve possuir todas as licenças requeridas para operação. 9.5 Regras de Higiene O parceiro precisa definir regras de higiene para os colaboradores prevendo inclusive que o consumo de qualquer tipo de alimento e cigarros nas áreas de estocagem e separação deve ser proibido; Ferimentos abertos devem ser completamente cobertos por curativos a prova de água com coloração distinta do produto. 26 As regras para os padrões de higiene e segurança precisam estar disponíveis a todo o pessoal incluindo temporários ou subcontratados e visitantes. É preciso assegurar que todos tenham entendimento destas instruções; É necessário fornecer uniforme para os colaboradores das áreas de operação com o produto/material. 27 10. PESSOAL & TREINAMENTO Objetivo Definir requisitos básicos de treinamento para assegurar que todos os colaboradores sejam treinados adequadamente e entendam os aspectos críticos relevantes das atividades e estabelecer diretrizes básicas para administração de pessoal. 10.1 Recursos Humanos Todos os colaboradores ligados à Operação Natura devem estar enquadrados no regime de contratação CLT (Consolidação das Leis do Trabalho); O parceiro deve estabelecer descrições de cargos para todas as funções ligadas diretamente à Operação Natura; As descrições de cargo devem compreender os requisitos mínimos para a função, ou seja, o perfil de contratação / recrutamento, bem como os treinamentos necessários (capacitação), além de detalhar responsabilidades e atividades executadas; Tanto os requisitos mínimos da função quanto a efetividade dos treinamentos realizados devem ser verificáveis e avaliados antes dos colaboradores iniciarem suas atividades na função, bem como devem ser estabelecidos critérios mínimos de aprovação; É necessário estabelecer um procedimento para os casos em que os colaboradores não atinjam os critérios mínimos de aprovação, considerando critérios claros para cada tipo de tratativa; Reavaliações devem ser aplicadas no mínimo anualmente, e a cada mudança de atividade; Recomenda-se que sejam realizadas avaliações de desempenho para todas as funções; O parceiro precisa realizar pesquisas de clima anualmente, bem como realizar a análise crítica dos resultados e estabelecer ações para os pontos de melhoria levantados; É recomendável manter um canal de comunicação para manifestações por parte dos colaboradores (sugestões, críticas e elogios), com foco na melhoria de processos internos, e que os dados oriundos deste sejam analisados trimestralmente. 10.2 Treinamento É necessário um programa estabelecido para conscientização dos requisitos de cGMP envolvendo também as Boas Práticas de Distribuição e Transporte; O parceiro deve assegurar que os colaboradores somente exerçam suas funções após receber capacitação adequada; É necessário estabelecer um plano de treinamentos para todas as funções, bem como manter registros acessíveis dos treinamentos realizados pelos colaboradores; É necessário que reciclagens sejam realizadas: - Se o colaborador não obtiver resultado satisfatório no teste de efetividade de um treinamento, ou seja, não atingir os critérios mínimos de aprovação; - Quando detectados desvios de conhecimento dos procedimentos por qualquer colaborador inserido na Operação Natura; - A cada mudança significativa de procedimento. É necessário definir treinamentos específicos para investigação de ferramentas da qualidade – para os colaboradores envolvidos nestas ações. desvios – 28 11. RESPONSABILIDADE AMBIENTAL Objetivo Gerenciar as atividades de maneira a identificar e minimizar os impactos ambientais, buscando a prevenção à poluição de seus processos, produtos e serviços, cumprindo a legislação ambiental aplicável e melhorando continuamente sua performance ambiental. 11.1. Geral É recomendável um Sistema de Gestão Ambiental básico incluindo política e concordância com os requerimentos legais e com a melhoria contínua. 10.2 Requisitos específicos Situações que podem comprometer a reputação da companhia devem ser reportadas imediatamente a Natura. Recomendamos procedimentos estabelecidos para as emergências ambientais; É recomendado que se tenha procedimentos documentados / Instruções de trabalho para o controle de aspectos ambientais significativos: - Emissões atmosféricas; Contaminação de solo e mananciais; Gerenciamento de utilidades; Consumo de água e energia; Gerenciamento e Destinação de resíduos sólidos perigosos e não perigosos; Garantir o correto gerenciamento e destinação dos resíduos sólidos e líquidos gerados provenientes das atividades, em conformidade com a legislação ambiental e a prevenção à poluição; Recomenda-se implantar um programa de conscientização ambiental, contemplando colaboradores, e se possível, a comunidade do entorno. É recomendável estabelecer um programa de gerenciamento de resíduos (exemplo: coleta seletiva), bem como de consumo de água e energia. O parceiro devem apurar e reportar à Natura periodicamente sua performance ambiental através dos indicadores 3: Tema Resíduos sólidos Água Energia Indicador Volume total de resíduos gerados Destinação de resíduos sólidos (incineração, reciclagem, aterro, etc) Consumo de água Consumo de energia Emissões Emissão de gases de efeito estufa atmosféricas 3 Unidade t (ton) % m³ kw/h t CO2 Deve-se informar a quantidade produzida (em unidades ou quilos) de modo que seja possível o cálculo relativo. 29 12. GERENCIAMENTO DE RESÍDUOS Objetivo Estabelecer as diretrizes para o correto manejo dos resíduos sólidos gerados nos processos, produtos e serviços dos Centros de Distribuição Logística da Natura, evitando ou mitigando os impactos ambientais negativos e os riscos associados à saúde e segurança. O gerenciamento de resíduos sólidos gerados nos Centros de Distribuição será realizado seguindo as informações constantes deste tópico, bem como apresentado no Anexo 1, contemplando às atividades de segregação, classificação, acondicionamento, identificação, coleta interna, armazenamento, transporte e tratamento e/ou destinação final. 12.1 Descartar Resíduos A atividade de descartar os resíduos é divida em três etapas distintas: Segregar Resíduos; Acondicionar Resíduos; Identificar Resíduos. 12.1.1 Segregar e Acondicionar Resíduos A segregação dos resíduos gerados nos processos dos Centros de distribuição deve seguir o padrão estabelecido para o Programa Coleta Certa da Natura, descrito para cada tipo de resíduo nas Planilhas de Resíduos; A Coleta Certa é o programa de coleta seletiva de resíduos utilizado em todas as unidades da Natura, que estabelece a segregação dos resíduos segundo as classes estabelecidas pela NBR 10004/04, bem como utiliza um padrão de cores para a segregação de cada, os quais são: Resíduos Recicláveis: Cores Azul Resíduos Papel e papelão Vermelho Plásticos Vermelh Amarelo Metais o o Verde Preto Cinza Vidros Descrição Papéis de impressora, folhas de caderno, envelopes, livros, revistas, jornais, caixas e tampas de papelão. Copinhos plásticos, embalagens de iogurte, garrafas de sucos, sacos, cintas plásticas. Inox, Alumínio, cavacos metálicos, latinhas de alumínio, metais em geral. Frasco de perfume, copos, potes, vidros em geral. Papel toalha, papel higiênico, Lixo Comum guardanapos, papéis multicamada, etiquetas, fitas adesivas. EPI’s contaminados, luvas, aventais, máscaras, perfex e panos contaminados Resíduo Operacional com matérias-primas, solventes e produtos. Acondicionamento Coletores de fibra de vidro com tampa basculante, capacidade 50 e 200 litros e/ou plásticos com tampa basculantes e mesma capacidade. Sacos plásticos no mesmo padrão de cores. 30 12.2.2 Coletar Resíduos A coleta interna dos resíduos nos pontos de geração deve manter a segregação e a identificação realizada pelos colaboradores responsáveis pela atividade; O acondicionamento dos resíduos deverá ser realizado observando-se o padrão de cores da Coleta Certa, inclusive nas cores dos sacos plásticos utilizados para acondicionamento dos resíduos; Translado dos resíduos dos pontos de geração para o armazenamento temporário em local adequado, onde o resíduo ficará disposto até a formação de carga para destinação final e/ou tratamento, deve observar as seguintes condições: - as coletas serão realizadas de forma intermitente, ter roteiros roteiro de coleta pré-estabelecido de acordo com a geração de resíduos, sendo realizada em sentido de fluxo único que não coincida com horários de refeições, entrada e saída de colaboradores; - os resíduos serão transportados em carrinhos coletores identificados e por profissionais capacitados; - após cada coleta os contêineres poderão sofrer higienização em local apropriado para lavagem, dependendo da necessidade e tipo de resíduo; Os resíduos recicláveis (papelão e strech) com geração contínua na operação dos Centros de Distribuição deverão ser destinados a cooperativas de catadores das comunidades de entorno. 12.3 Resíduos - Produtos Acabados A coleta dos resíduos de produtos acabados provenientes das perdas dos processos, (danificados em linha) e retorno de campo serão encaminhados para a área de danificados pelos operadores das linhas de separação. Nesta área estes resíduos devem ser analisados, acondicionados e identificados para posterior destino final. 12.4 Armazenamento Temporário de Resíduos O armazenamento temporário de resíduos deve ser executado de forma a não oferecer risco de poluição ambiental; Para que o risco de poluição ambiental seja minimizado deve ser observado o disposto nas Normas Técnicas da ABNT NBR 12.235 (Armazenamento de Resíduos Perigosos – Classe I) e na NBR 11.174 (Armazenamento de Resíduos Classe II-A e II-B). 12.5 Tratamento e Destinação de Resíduos (Produtos Acabados) Os produtos para sucateamento devem ser separados, identificados e segregados em local apropriado. A separação deverá ser realizada conforme a característica do resíduo, ou seja, vidros, plásticos, papel e latas, acondicionados em volumes/caixas (CN) Consultora Natura; 31 Não é permitido que o produto destinado para o sucateamento seja descaracterizado, ou seja, o conteúdo do produto não poderá ser desprezado, evitando possíveis ricos de contaminação e impactos ambientais; Para destinação dos resíduos considerados sucatas, os volumes/caixas devem ser acondicionadas preferencialmente em gaiolas, não podendo ultrapassar 28 (vinte e oito) volumes em cada gaiola, conforme a característica do resíduo (vidros, plásticos, cartucho/embalagem e latas). Ou seja, não será permitido envio de resíduos com características diferentes em uma mesma gaiola; Os resíduos para o sucateamento deverão ser enviados para área de Gestão de Resíduos da Natura, a cada (3) meses, antes da realização do inventário oficial nos Centros de Distribuição. 12.6 Tratamento e Destinação de Produtos Danificados para Área de Recuperação Os produtos classificados e considerados recuperáveis, devem ser identificados e segregados em local apropriado; A autorização para o envio dos produtos para recuperação ao posto avançado de origem deverá ser solicitada ao responsável da área de Recuperação do Picking; Todos os produtos devem ser preservados e/ou acomodados em volumes/caixas (CN) Consultora Natura, acondicionados em pallets PBR, com cantoneiras e strech; A formação dos pallets deverá ser realizada com 28 (vinte e oito) volumes/caixas, ou seja, lastro de 7 (sete) volumes com 4 (quatro) de altura, facilitando a movimentação e permitindo o correto armazenamento dos pallets recebidos. 12.7 Tratamento e Destinação de Produtos Obsoletos Os produtos considerados obsoletos (vencidos, descontinuados e quebra de promoção) devem ser identificados e segregados em local apropriado; A autorização para o envio dos produtos obsoletos ao posto avançado de origem deverá ser solicitada ao responsável da área de Planejamento e Controle Logístico Natura. Todos os produtos devem ser preservados e/ou acomodados em volumes/caixas (CN) Consultora Natura, acondicionados em pallets PBR, com cantoneiras e strech. A formação dos pallets deverá ser realizada com 28 (vinte e oito) volumes/caixas, ou seja, lastro de 7 (sete) volumes com 4 (quatro) de altura, facilitando a movimentação e permitindo o correto armazenamento dos pallets recebidos. 12.8 Indicadores Através da análise dos indicadores será monitorado o desempenho do gerenciamento dos resíduos sólidos, os quais demonstraram a melhoria contínua dos processos frente ao atendimento dos requisitos legais aplicáveis, bem como dos objetivos de minimização dos 32 impactos ambientais dos processos, produtos e serviços dos Centros de Distribuição da Natura; Serão monitorados os seguintes indicadores: - - Quantidade de resíduos gerados em toneladas – quantidade total de resíduos sólidos gerado pela unidade e destinado no período de referência; Percentual de resíduos reciclados – percentuais do total de resíduos da unidade que foram destinados a alguma forma de reciclagem e/ou reutilização interna e/ou externa à unidade no período de referência; Quantidade de resíduos gerados por unidade separada – quantidade de resíduos gerados por unidade separada no Centro de Distribuição no período de referência. 12.9 Saídas do Processo O gerenciamento de resíduos sólidos dos Centros de Distribuição terá o controle de registros de documento e dados, os quais serão identificados, coletados, indexados, arquivados, mantidos e disponíveis para consulta de modo a evidenciar objetivamente o cumprimento dos requisitos aplicáveis e da efetiva operação do processo; Os registros identificados para o processo de gerenciamento de resíduos são: - Documentos de controle de geração – Planilha de Balanço de massa; - Manifestos de Transporte de resíduos; - Nota Fiscal de destinação de resíduos; - Inventário Anual de resíduos. Os registros deverão ser armazenados por um período mínimo de 20 anos, segundo a legislação vigente. 33 13. SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO Objetivo Ter um sistema de gerenciamento efetivo para assegurar que colaboradores estão trabalhando em condições seguras e atendimento aos requisitos legais. 13.1 Geral É imprescindível um sistema efetivo de Saúde e Segurança no Trabalho em concordância com os requisitos legais do Ministério da Saúde e Trabalho; Condições seguras e saudáveis devem ser disponibilizadas para todos os colaboradores; Perigos e riscos associados com atividades de trabalho devem ser avaliados e controlados efetivamente, conforme laudo apresentado nos relatórios de PPRA e PCMSO. 13.2 Requerimentos Específicos Os colaboradores devem estar adequadamente treinados e entender os riscos relevantes e suas precauções antes de iniciar o trabalho; Máquinas e ferramentas devem estar protegidas ao acesso a partes em movimento, de acordo com os requerimentos legais; Equipamentos de proteção individual (EPI’s) devem ser adequados, disponíveis e utilizados pelos colaboradores; O parceiro deve possuir um plano de combate a incêndios, garantindo que os extintores e hidrantes estejam instalados de forma adequada e em número suficiente para a estrutura das instalações. O controle de validade dos extintores deve ser efetivo; Todas as áreas destinadas aos equipamentos de segurança obter fácil acesso, ou seja, acessos sempre desobstruídos; É necessário estabelecer Plano de Emergências, incluindo formas seguras de evacuação de áreas (rotas de fuga e mapas de risco). Recomenda-se simulados de abandono de área; Ingredientes que apresentem características de segurança críticas (irritante, explosivo, enzimas, etc.) devem ser manuseados adequadamente. Fichas de Segurança de Materiais devem estar disponibilizados. 34 14. RESPONSABILIDADE SOCIAL Objetivos Reafirmar o compromisso de incorporar políticas e práticas de gestão responsáveis, baseadas na ética e na transparência, num processo de diálogo permanente com seus diversos públicos. 14.1. Compromissos éticos É recomendável que a empresa tenha princípios éticos e que estes princípios estejam em um código de ética ou uma declaração de crenças e valores documentado e efetivamente lembrado nas ações do dia-a-dia; Recomenda-se que a empresa tenha uma política de diálogo aberto e transparência com os seus públicos. 14.2. Direitos Humanos (anexo 2) A empresa deve apoiar e respeitar a proteção de direitos humanos reconhecidos internacionalmente, assim como assegurar sua não-participação em violações desses direitos. 14.3. Direitos do Trabalho A empresa deve legalizar a relação de trabalho, apoiar a liberdade de associação e reconhecer efetivamente o direito à negociação coletiva. 14.4. Compromisso com o Futuro das Crianças É imprescindível o respeito à legislação que proíbe o trabalho antes dos 16 anos (exceto aprendizes). A empresa deve possuir políticas formais que visem à erradicação do trabalho infantil e discutir com seus fornecedores esta questão, estimulando-os a cumprir a legislação. Além disso, possuir cláusula específica em seus contratos relativa à proibição deste tipo de trabalho. 14.5. Valorização da Diversidade Recomenda-se o combate a todas as formas de discriminação e a promoção de programas de contratação de deficientes (oferecendo, inclusive recursos físicos para facilitar seu deslocamento), igualdade de remuneração e valorização das oportunidades oferecidas pela riqueza étnica e cultural de nossa sociedade. 14.6. Trabalho Forçado ou Compulsório É imprescindível o respeito à legislação que proíbe o trabalho forçado. A empresa deve possuir políticas formais que visem à erradicação de todas as formas de trabalho forçado ou compulsório e discutir com seus fornecedores esta questão, estimulando-os a cumprir 35 a legislação. Além disso, possuir cláusula específica em seus contratos relativa à proibição deste tipo de trabalho. 14.7. Combate à corrupção A empresa deve combater a corrupção em todas as suas formas, inclusive extorsão e propina. 14.8. Gerenciamento do Impacto da Empresa Junto à Comunidade A empresa precisa monitorar e reparar seus possíveis impactos na vida da comunidade (solicitação de equipamentos sociais, tráfego, zoneamento urbano, relações com vizinhos, etc.), mantendo canais de diálogo para o recebimento de demandas, reclamações e manifestações da comunidade. 36 Referências : - NBR IS0 9000:2000 - Sistemas de Gestão da qualidade; - NBR ISO 14000:2004 - Sistemas da Gestão Ambiental; - OHSAS 18000 - Sistema de Gestão de Segurança e Higiene no trabalho; - NBR ISO 16001 - Sistema de Gestão de Responsabilidade Social; - Portaria 3214 de 08 de Junho de 1978 - Ministério do Trabalho e Emprego; - Portaria 348 de 18 de Agosto DE 1997 – Agencia Nacional de Vigilância Sanitária; - Resolução 329 /MS/ANVS, de 22 de Julho de 1999 - Agencia Nacional de Vigilância Sanitária; - Normas Técnicas ABNT-NBR 10.004 – Resíduos Sólidos - Classificação; - Normas Técnicas ABNT-NBR 12.235 - Armazenamento de Resíduos Perigosos Classe I; - Normas Técnicas ABNT-NBR 11.174 - Armazenamento de Resíduos Classe II e III. 37 ANEXO 1 38 ANEXO 2 Declaração Universal dos Direitos Humanos Fonte: United Nations Information Centre http://www.unhchr.ch/udhr/lang/por.htm Preâmbulo Considerando que o reconhecimento da dignidade inerente a todos os membros da família humana e dos seus direitos iguais e inalienáveis constitui o fundamento da liberdade, da justiça e da paz no mundo; Considerando que o desconhecimento e o desprezo dos direitos do Homem conduziram a atos de barbárie que revoltam a consciência da Humanidade e que o advento de um mundo em que os seres humanos sejam livres de falar e de crer, libertos do terror e da miséria, foi proclamado como a mais alta inspiração do Homem; Considerando que é essencial à proteção dos direitos do Homem através de um regime de direito, para que o Homem não seja compelido, em supremo recurso, à revolta contra a tirania e a opressão; Considerando que é essencial encorajar o desenvolvimento de relações amistosas entre as nações; Considerando que, na Carta, os povos das Nações Unidas proclamam, de novo, a sua fé nos direitos fundamentais do Homem, na dignidade e no valor da pessoa humana, na igualdade de direitos dos homens e das mulheres e se declaram resolvidos a favorecer o progresso social e a instaurar melhores condições de vida dentro de uma liberdade mais ampla; Considerando que os Estados membros se comprometeram a promover, em cooperação com a Organização das Nações Unidas, o respeito universal e efetivo dos direitos do Homem e das liberdades fundamentais; Considerando que uma concepção comum destes direitos e liberdades é da mais alta importância para dar plena satisfação a tal compromisso: A Assembléia Geral proclama a presente Declaração Universal dos Direitos Humanos como ideal comum a atingir por todos os povos e todas as nações, a fim de que todos os indivíduos e todos os órgãos da sociedade, tendo-a constantemente no espírito, se esforcem, pelo ensino e pela educação, por desenvolver o respeito desses direitos e liberdades e por promover, por medidas progressivas de ordem nacional e internacional, o seu reconhecimento e a sua aplicação universais e efetivos tanto entre as populações dos próprios Estados membros como entre as dos territórios colocados sob a sua jurisdição. Artigo 1° Todos os seres humanos nascem livres e iguais em dignidade e em direitos. Dotados de razão e de consciência, devem agir uns para com os outros em espírito de fraternidade. Artigo 2° Todos os seres humanos podem invocar os direitos e as liberdades proclamados na presente Declaração, sem distinção alguma, nomeadamente de raça, de cor, de sexo, de língua, de religião, de opinião política ou outra, de origem nacional ou social, de fortuna, de nascimento ou de qualquer outra situação. Além disso, não será feita nenhuma distinção fundada no estatuto político, jurídico ou internacional do país ou do território da naturalidade da pessoa, seja esse país ou território independente, sob tutela, autônomo ou sujeito a alguma limitação de soberania. Artigo 3° Todo indivíduo tem direito à vida, à liberdade e à segurança pessoal. Artigo 4° Ninguém será mantido em escravatura ou em servidão; a escravatura e o trato dos escravos, sob todas as formas, são proibidos. Artigo 5° Ninguém será submetido a tortura nem a penas ou tratamentos cruéis, desumanos ou degradantes. Artigo 6° 39 Todos os indivíduos têm direito ao reconhecimento, em todos os lugares, da sua personalidade jurídica. Artigo 7° Todos são iguais perante a lei e, sem distinção, têm direito a igual proteção da lei. Todos têm direito a proteção igual contra qualquer discriminação que viole a presente Declaração e contra qualquer incitamento a tal discriminação. Artigo 8° Toda pessoa direito a recurso efetivo para as jurisdições nacionais competentes contra os atos que violem os direitos fundamentais reconhecidos pela Constituição ou pela lei. Artigo 9° Ninguém pode ser arbitrariamente preso, detido ou exilado. Artigo 10° Toda a pessoa tem direito, em plena igualdade, a que a sua causa seja eqüitativa e publicamente julgada por um tribunal independente e imparcial que decida dos seus direitos e obrigações ou das razões de qualquer acusação em matéria penal que contra ela seja deduzida. Artigo 11° Toda a pessoa acusada de um ato delituoso presume-se inocente até que a sua culpabilidade fique legalmente provada no decurso de um processo público em que todas as garantias necessárias de defesa lhe sejam asseguradas. Ninguém será condenado por ações ou omissões que, no momento da sua prática, não constituíam ato delituoso à face do direito interno ou internacional. Do mesmo modo, não será infligida pena mais grave do que a que era aplicável no momento em que o ato delituoso foi cometido. Artigo 12° Ninguém sofrerá intromissões arbitrárias na sua vida privada, na sua família, no seu domicílio ou na sua correspondência, nem ataques à sua honra e reputação. Contra tais intromissões ou ataques toda a pessoa tem direito a proteção da lei. Artigo 13° Toda a pessoa tem o direito de livremente circular e escolher a sua residência no interior de um Estado. Toda a pessoa tem o direito de abandonar o país em que se encontra, incluindo o seu, e o direito de regressar ao seu país. Artigo 14° Toda a pessoa sujeita a perseguição tem o direito de procurar e de beneficiar de asilo em outros países. Este direito não pode, porém, ser invocado no caso de processo realmente existente por crime de direito comum ou por atividades contrárias aos fins e aos princípios das Nações Unidas. Artigo 15° Todo o indivíduo tem direito a ter uma nacionalidade. Ninguém pode ser arbitrariamente privado da sua nacionalidade nem do direito de mudar de nacionalidade. Artigo 16° A partir da idade núbil, o homem e a mulher têm o direito de casar e de constituir família, sem restrição alguma de raça, nacionalidade ou religião. Durante o casamento e na altura da sua dissolução, ambos têm direitos iguais. O casamento não pode ser celebrado sem o livre e pleno consentimento dos futuros esposos. A família é o elemento natural e fundamental da sociedade e tem direito à proteção desta e do Estado. Artigo 17° Toda a pessoa, individual ou coletiva, tem direito à propriedade. Ninguém pode ser arbitrariamente privado da sua propriedade. Artigo 18° Toda a pessoa tem direito à liberdade de pensamento, de consciência e de religião; este direito implica a liberdade de mudar de religião ou de convicção, assim como a liberdade de manifestar a religião ou convicção, sozinho ou em comum, tanto em público como em privado, pelo ensino, pela prática, pelo culto e pelos ritos. Artigo 19° 40 Todo o indivíduo tem direito à liberdade de opinião e de expressão, o que implica o direito de não ser inquietado pelas suas opiniões e o de procurar, receber e difundir, sem consideração de fronteiras, informações e idéias por qualquer meio de expressão. Artigo 20° Toda a pessoa tem direito à liberdade de reunião e de associação pacíficas. Ninguém pode ser obrigado a fazer parte de uma associação. Artigo 21° Toda a pessoa tem o direito de tomar parte na direção dos negócios públicos do seu país, quer diretamente, quer por intermédio de representantes livremente escolhidos. Toda a pessoa tem direito de acesso, em condições de igualdade, às funções públicas do seu país. A vontade do povo é o fundamento da autoridade dos poderes públicos: e deve exprimir-se através de eleições honestas a realizar periodicamente por sufrágio universal e igual, com voto secreto ou segundo processo equivalente que salvaguarde a liberdade de voto. Artigo 22° Toda a pessoa, como membro da sociedade, tem direito à segurança social; e pode legitimamente exigir a satisfação dos direitos econômicos, sociais e culturais indispensáveis, graças ao esforço nacional e à cooperação internacional, de harmonia com a organização e os recursos de cada país. Artigo 23° Toda a pessoa tem direito ao trabalho, à livre escolha do trabalho, a condições eqüitativas e satisfatórias de trabalho e à proteção contra o desemprego. Todos têm direito, sem discriminação alguma, a salário igual por trabalho igual. Quem trabalha tem direito a uma remuneração eqüitativa e satisfatória, que lhe permita e à sua família uma existência conforme com a dignidade humana, e completada, se possível, por todos os outros meios de proteção social. Toda a pessoa tem o direito de fundar com outras pessoas sindicatos e de se filiar em sindicatos para defesa dos seus interesses. Artigo 24° Toda a pessoa tem direito ao repouso e aos lazeres, especialmente, a uma limitação razoável da duração do trabalho e as férias periódicas pagas. Artigo 25° Toda a pessoa tem direito a um nível de vida suficiente para lhe assegurar e à sua família a saúde e o bem-estar, principalmente quanto à alimentação, ao vestuário, ao alojamento, à assistência médica e ainda quanto aos serviços sociais necessários, e tem direito à segurança no desemprego, na doença, na invalidez, na viuvez, na velhice ou noutros casos de perda de meios de subsistência por circunstâncias independentes da sua vontade. A maternidade e a infância têm direito a ajuda e a assistência especiais. Todas as crianças, nascidas dentro ou fora do matrimônio, gozam da mesma proteção social. Artigo 26° Toda a pessoa tem direito à educação. A educação deve ser gratuita, pelo menos a correspondente ao ensino elementar fundamental. O ensino elementar é obrigatório. O ensino técnico e profissional dever ser generalizado; o acesso aos estudos superiores deve estar aberto a todos em plena igualdade, em função do seu mérito. A educação deve visar à plena expansão da personalidade humana e ao reforço dos direitos do Homem e das liberdades fundamentais e deve favorecer a compreensão, a tolerância e a amizade entre todas as nações e todos os grupos raciais ou religiosos, bem como o desenvolvimento das atividades das Nações Unidas para a manutenção da paz. Aos pais pertence a prioridade do direito de escolher o gênero de educação a dar aos filhos. Artigo 27° Toda a pessoa tem o direito de tomar parte livremente na vida cultural da comunidade, de fruir as artes e de participar no progresso científico e nos benefícios que deste resultam. Todos têm direito à proteção dos interesses morais e materiais ligados a qualquer produção científica, literária ou artística da sua autoria. Artigo 28° Toda a pessoa tem direito a que reine, no plano social e no plano internacional, uma ordem capaz de tornar plenamente efetivos os direitos e as liberdades enunciadas na presente Declaração. 41 Artigo 29° O indivíduo tem deveres para com a comunidade, fora da qual não é possível o livre e pleno desenvolvimento da sua personalidade. No exercício deste direito e no gozo destas liberdades ninguém está sujeito senão às limitações estabelecidas pela lei com vista exclusivamente a promover o reconhecimento e o respeito dos direitos e liberdades dos outros e a fim de satisfazer as justas exigências da moral, da ordem pública e do bem-estar numa sociedade democrática. Em caso algum estes direitos e liberdades poderão ser exercidas contrariamente e aos fins e aos princípios das Nações Unidas. Artigo 30° Nenhuma disposição da presente Declaração pode ser interpretada de maneira a envolver para qualquer Estado, agrupamento ou indivíduo o direito de se entregar a alguma atividades ou de praticar algum acto destinado a destruir os direitos e liberdades aqui enunciados. 42
