HOTLINE DE ÉTICA DA SOJITZ PERGUNTAS FREQUENTES

HOTLINE DE ÉTICA DA SOJITZ
PERGUNTAS FREQUENTES
P. Por que a Sojitz tem uma Hotline de ética?
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Queremos assegurar que existam múltiplos caminhos para os funcionários informarem suas
preocupações sem medo de retaliação. A Hotline de Ética da Sojitz é uma ferramenta para
comunicação visando proteger o anonimato e a confidencialidade daqueles que usam o sistema,
nos termos da lei.
Ao abrir canais de comunicação, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e elevar ao
máximo a produtividade.
Um sistema eficaz de comunicação pode ser a nossa ferramenta mais útil na redução de perdas
ocasionadas por fraude e/ou abuso.
P. Quem opera a Hotline de Ética da Sojitz?
A Hotline de Ética da Sojitz é operada por uma organização externa chamada EthicsPoint Inc. A
EthicsPoint fornece uma ferramenta para comunicações confidenciais e anônimas, sempre que
permitido pelas leis e desejado. A EthicsPoint recebe as informações do funcionário que faz a
comunicação pelo site ou por telefone e, então, envia o relatório para a Sojitz, para acompanhamento e
investigação. Para obter mais informações sobre a EthicsPoint visite o site: www.ethicspoint.com.
P. Posso me comunicar usando tanto a Internet quanto o telefone?
Sim. Ao oferecer alternativas, a Hotline de Ética da Sojitz garante que os funcionários possam enviar
relatórios da maneira mais confortável ou conveniente.
Você pode enviar um relatório para a Hotline de Ética da Sojitz de qualquer computador com acesso à
Internet. Você pode enviá-lo de casa. Muitos locais públicos como, por exemplo, bibliotecas públicas,
têm computadores conectados à Internet.
Se você não tiver acesso ou não se sentir à vontade em usar um computador para fazer um relatório,
pode ligar para o número local gratuito da Hotline de Ética da Sojitz A Hotline telefônica da Sojitz é
operada por especialistas da EthicsPoint.
Tanto pelo site quanto pelo telefone, você pode fazer a sua comunicação em seu idioma nativo. A
Hotline de Ética da Sojitz e o número gratuito da Hotline estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por
semana, 365 dias por ano.
P. A direção quer mesmo que eu faça as comunicações?
Com certeza queremos. Na verdade, precisamos que você faça as comunicações. Você sabe o que
se passa na nossa Empresa - tanto de bom quanto de ruim. E pode ter conhecimento prévio de uma
atividade que possa ser causa de preocupação. O seu informe pode reduzir ao mínimo o potencial
impacto negativo na Empresa e no seu pessoal. Além disso, comunicações positivas podem ajudar a
identificar questões capazes de melhorar a cultura e o desempenho da corporação.
P. Por que devo informar o que sei? O que eu ganho com isso?
Todos temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo, e esse direito implica a responsabilidade
de agir de maneira ética e de informar as pessoas adequadas se alguém não estiver agindo de acordo.
Trabalhando juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. A má conduta corporativa
pode ameaçar a subsistência de toda uma empresa.
P. Que tipos de situação devo comunicar? Preciso obter provas da transgressão antes de fazer um
relatório?
A EthicsPoint é uma ferramenta de comunicação que fornece um caminho para você expressar as suas
sugestões, preocupações e informar condutas que possam ser antiéticas, ilegais, violadoras de normas
profissionais ou de outra forma inconsistentes com o nosso Código de Ética e Conduta.
Nós o incentivamos a comunicar quaisquer preocupações legítimas e em boa-fé, mesmo que você não
tenha nenhuma prova de transgressão. Entretanto, quem fizer uma falsa alegação intencional estará
sujeito a ação disciplinar, inclusive rescisão do contrato de trabalho.
P. Não estou certo se o que vi ou ouvi é uma violação da política da Empresa, ou se envolve conduta
antiética, mas simplesmente não me parece correto. O que devo fazer?
Envie um relatório. A EthicsPoint pode ajudá-lo a preparar e enviar seu relatório de modo que seja
entendido corretamente. Preferimos que você informe uma situação que se revele inofensiva a deixar
de verificar possíveis comportamentos antiéticos porque você ficou em dúvida.
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HOTLINE DE ÉTICA DA SOJITZ
PERGUNTAS FREQUENTES
P. Como funciona a Hotline de Ética da Sojitz? Para onde vão os relatórios? Quem pode acessá-los?
Se você fizer um relatório pelo site da Hotline de Ética da Sojitz, o site solicitará que você forneça
as informações necessárias para investigar sua preocupação. Você terá a opção de navegar pelo site
em vários idiomas, podendo fazer o relatório em seu idioma nativo.
Se você entrar em contato com a Hotline de Ética da Sojitz por telefone, sua chamada será
respondida em inglês por um especialista da EthicsPoint. Dependendo do idioma no qual você deseja
manter a conversação, o especialista do call center manterá a chamada ou a transferirá para um colega
que fale seu idioma. Ele também pode solicitar que um intérprete participe da conversa. A Hotline de
Ética da Sojitz é operada com a maioria dos idiomas.
Tanto pelo site como pelo número gratuito, você terá a opção de permanecer anônimo, se isso for
permitido pela lei, ou fornecer seu nome e dados de contato.
Os relatórios feitos na Hotline de Ética da Sojitz vão diretamente para o servidor seguro da EthicsPoint,
para evitar qualquer possível quebra da segurança. A EthicsPoint só disponibiliza esses relatórios para
pessoas específicas na Empresa, encarregadas de avaliar o tipo de violação e unidade onde o
incidente ocorreu. Todos os destinatários dos relatórios receberam treinamento para mantê-los sob o
máximo sigilo.
P. E se o meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos em uma violação? Eles não obterão o
relatório e começarão a ocultar provas?
O sistema da Hotline de Ética da Sojitz e a distribuição de relatórios foram criados de forma que as
partes envolvidas não sejam notificadas, a menos que exigido por lei, nem obtenham acesso a
relatórios em que tenham sido citadas.
P. E se eu lembrar de algo importante sobre o incidente depois de ter enviado o relatório? E se a
Empresa quiser me fazer perguntas sobre o meu relatório?
Ao enviar um relatório pelo site da Hotline de Ética da Sojitz ou pelo número gratuito da Hotline, você
recebe um código único de relatório e é solicitado a escolher uma senha. Você pode retornar à Hotline
de Ética da Sojitz pela Internet ou por telefone e acessar o relatório original para fornecer informações
adicionais. Sugerimos enfaticamente que você retorne à Hotline de Ética da Sojitz dentro de dez dias
para verificar a situação do seu relatório e responder as perguntas da Empresa.
Dependendo da complexidade do assunto, possivelmente, ao retornar à Hotline de Ética da Sojitz, você
será notificado de que o relatório ainda está em análise, ou que a investigação já foi concluída, bem
como se alguma ação está sendo tomada ou não. Também pode ser solicitado a fornecer mais
detalhes sobre o relatório para que a Empresa investigue o assunto mais a fundo. Entretanto, por
razões de sigilo, você não será necessariamente informado das particularidades de como um dado
assunto está sendo ou foi resolvido.
P. Os acompanhamentos dos relatórios são tão seguros quanto o relatório inicial?
Todas as correspondências da Hotline de Ética da Sojitz são mantidas no mesmo nível de sigilo que o
relatório inicial, permanecendo sob a proteção do anonimato se isso for permitido por lei.
P. Tenho conhecimento de que qualquer relatório que eu envie de um computador gera um registro no
servidor que mostra todos os sites ao qual meu PC se conecta. Esse registro não me identificará
como criador do relatório?
A EthicsPoint não gera nem mantém quaisquer registros internos de conexão com endereços de IP.
Assim, não registra nenhuma informação que ligue seu PC à EthicsPoint.
P. Se eu ligar para a Hotline de Ética da Sojitz, minha ligação será gravada?
Não. Entretanto, para criar um relatório, o especialista da EthicsPoint fará anotações durante a sua
chamada.
P.
É possível que minha chamada para a Hotline de Ética da Sojitz possa ser rastreada por um
identificador de chamadas?
Não. A identificação de chamadas está desabilitada para todas as chamadas de entrada.
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PERGUNTAS FREQUENTES
P. Eu me preocupo com a possibilidade de a informação que eu forneça à EthicsPoint acabar revelando
a minha identidade. Como a Empresa pode garantir que isso não acontecerá?
O sistema da EthicsPoint foi criado para proteger o seu anonimato, e você só será solicitado a fornecer
seu nome e dados de contato se isso for exigido por lei. Contudo, como parte informante, cabe a você
garantir que o conteúdo do relatório não revele a sua identidade por acidente, com informações como,
por exemplo, "Da minha mesa próxima ao da Jan Smith..." ou "Em meus 33 anos...".
P. E se eu quiser ser identificado no meu relatório? A minha identidade será mantida confidencial se eu
me identificar?
Você não é obrigado a se identificar quando faz um relatório pelo site da Hotline de Ética da Sojitz ou
quando liga para o número gratuito da hotline se isso for permitido por lei. Durante a ligação ou sessão
do relatório pelo site, se for adequado, você será solicitado a decidir se deseja permanecer anônimo ou
não. Você terá a opção de disponibilizar sua identidade e informações de contato para a Sojitz sem
restrições ou manter sua identidade e informações de contato disponíveis somente para o pessoal da
Sojitz responsável por investigar questões de ética, que será obrigado a manter essas informações em
sigilo. Além disso, pode optar por permanecer anônimo se isso for permitido por lei.
Você precisa estar ciente, porém, de que não é possível garantir confidencialidade absoluta em todas
as circunstâncias. A revelação para outras pessoas dentro ou fora da Sojitz pode ser obrigatória por lei
em certas circunstâncias, como, por exemplo, no caso de um relato de lavagem de dinheiro. Além
disso, é possível que alguém possa adivinhar sua identidade pelas circunstâncias do seu relatório.
Você não deve deixar que essas possibilidades o desencorajem de relatar uma preocupação.
P. O que acontece se alguém que citei em meu relatório descobrir que fui eu quem fez o relatório?
É política da Sojitz encorajar os funcionários a informar preocupações com comportamento antiético ou
ilegal ou atividades que não estejam de acordo com o nosso Código de Ética e Conduta e também
proteger de retaliação os funcionários que levantem estas preocupações. A Empresa tomará todas as
precauções possíveis para proteger seu anonimato, de forma consistente com a lei e com as políticas
da Empresa.
A retaliação é uma violação séria do nosso Código de Ética e Conduta, e qualquer retaliação feita por
um funcionário da Sojitz está sujeita a ação disciplinar, inclusive à rescisão do contrato de trabalho.
P. A quem devo contatar se tiver outras dúvidas sobre a Hotline de Ética da Sojitz?
Você pode entrar em contato com seu gerente, o pessoal local de recursos humanos ou seus
representantes regionais do Departamento Jurídico e/ou de Conformidade.
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