07 Manual acolhimento_Ed03

Engenharia, Ambiente e
Qualidade de Vida
Manual do
Colaborador
Bem vindo à Prospectiva,
Na Prospectiva assumimos que a nossa maior força é o trabalho em equipa.
Apresentamos este Manual para dar a conhecer um pouco melhor a nossa
Empresa e inteirar-se dos procedimentos mensais necessários.
Contamos consigo e com a vossa melhor colaboração.
Sistema Integrado
LISBOA - Sede
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1500 - 411 Lisboa
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ALBUFEIRA - Delegação
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QUALIDADE,
AMBIENTE E
SEGURANÇA
desde 09 / 2009
Manual de Acolhimento
Edição 03 - Data: 08/02/2010
Manual
De Acolhimento
Edição 03
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APROVAÇÃO DO DOCUMENTO
Função
Nome e Assinatura
Data
Andreia Arruda
Elaborado por
GS
Pilar Brito
Aprovado por
ADM
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ÍNDICE
1
Ao Novo Colaborador ______________________________________________________ 5
2
Apresentação do Manual ____________________________________________________ 6
2.1
Objectivo _______________________________________________________________ 6
2.2
Porquê um Manual do Colaborador? ________________________________________ 6
2.3
Comunicação da Gerência ________________________________________________ 7
3
Actividades a Realizar na Entrada do Novo Colaborador _________________________ 8
3.1
Conhecer a Equipa de Trabalho ____________________________________________ 8
3.2
Recolha de Dados _______________________________________________________ 8
3.3
Assinatura do Contrato ___________________________________________________ 8
4
Apresentação da Empresa _________________________________________________ 10
4.1
Historial _______________________________________________________________ 10
4.2
Administração da PROSPECTIVA__________________________________________ 10
4.3
Instalações e Localização da PROSPECTIVA ________________________________ 11
4.4
Funções dos Colaboradores ______________________________________________ 12
5
Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho ___________________________________ 13
5.1
Formação Profissional___________________________________________________ 13
5.2
Conhecimento de Regras e Segurança e Saúde ______________________________ 14
5.3
Conhecimento da Organização dos Serviços de Segurança e Saúde ____________ 14
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5.4
6
Boas Práticas Ambientais ________________________________________________ 14
Cultura Organizacional ____________________________________________________ 15
6.1
Valores________________________________________________________________ 15
6.2
Direitos e Deveres ______________________________________________________ 15
6.3
Relações Humanas no Local de Trabalho ___________________________________ 16
7
Comunicação ____________________________________________________________ 17
7.1
Meios de Comunicação __________________________________________________ 17
7.2
Área de Colaboradores da PROSPECTIVA __________________________________ 17
8
Procedimentos Gerais _____________________________________________________ 17
8.1
Férias _________________________________________________________________ 17
8.2
Descanso Semanal, Feriados, Tolerâncias De Ponto __________________________ 18
9
Procedimentos Electrónicos ________________________________________________ 20
9.1
Material Informático e Procedimentos ______________________________________ 21
10
Procedimentos Específicos_______________________________________________ 21
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1 Ao Novo Colaborador
Desde já o nosso agradecimento e consideração pela escolha que fizeram. São, a partir de agora,
colaboradores da PROSPECTIVA e vão iniciar a vossa actividade. Estamos certos de que o farão,
com o maior profissionalismo e empenho, o que virá a fortalecer a nossa Cultura Organizacional,
assente num forte espírito de solidariedade e voluntarismo.
A principal riqueza de uma organização é os seus Recursos Humanos. Temos consciência dessa
realidade e, como é natural, procuraremos sempre responder de forma clara e peremptória a toda
e qualquer solicitação da vossa parte. No entanto, aqui como em qualquer Organização que se
preze, a cada direito dos colaboradores corresponde um dever dos mesmos perante a
PROSPECTIVA. Para que se atinja a entropia desejável na relação Colaborador – Prospectiva é
fundamental a clarificação dos Deveres e Direitos de ambos, visando uma adequada articulação
entre a Empresa e as Pessoas que nela trabalham. Esse é o objectivo deste documento.
Acolher um novo elemento é, acima de tudo, fornecer-lhes as melhores condições de integração
para que, o mais rapidamente possível, se sinta membro desta instituição.
Este documento foi feito a pensar em si, que passa participar na vivência da prospectiva.
É nossa intenção, fornecer-lhe uma imagem, a mais aproximada possível, desta empresa e
prestar-lhe todas as informações que possam contribuir para que a sua actividade na Prospectiva
seja pautada por um bom desempenho.
Sem pretender ser exaustivo, este manual deve ser encarado por si como um “guia” do
funcionamento desta empresa.
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2 Apresentação do Manual
2.1 Objectivo
O presente manual visa o fornecimento de melhor informação sobre a PROSPECTIVA aos novos
colaboradores.
Este documento deverá permitir a qualquer novo colaborador tomar conhecimento da estrutura da
organização, do seu funcionamento, a sua cultura e fundamentalmente o seu modo de estar no
mercado.
Espera-se, ainda, que este manual contribua para a criação de um bom ambiente de trabalho que,
naturalmente, terá consequências benéficas sobre o seu desempenho e progressão na
Prospectiva.
2.2 Porquê um Manual do Colaborador?
A quem se destina?
O Manual do Colaborador destina-se, em particular, a todos os colaboradores que iniciam a sua
actividade na empresa.
No entanto, dele podem tirar proveito, igualmente, os outros colaboradores já com algum tempo de
permanência na empresa, os quais desempenham um papel determinante na integração dos
novos colaboradores.
Para quê serve?
O Manual do Colaborador procura criar as melhores condições de integração aos novos
colaboradores para que se identifiquem o mais rapidamente possível com a cultura da empresa e
se sintam membros activos da mesma.
Tem, ainda, a finalidade de prestar todas as informações úteis no sentido de servir de “guia” ao
funcionamento da empresa e contribuir para o bom desempenho sócio-profissional.
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2.3 Comunicação da Gerência
Desde já o nosso agradecimento e consideração pela escolha que fizeram. São, a partir de agora,
colaboradores da PROSPECTIVA e vão iniciar a vossa actividade. Estamos certos de que o farão,
com o maior profissionalismo e empenho, o que virá a fortalecer a nossa Cultura Organizacional,
assente num forte espírito de solidariedade e voluntarismo e melhores valências técnicas.
A principal riqueza de uma organização é os seus Recursos Humanos. Tomando esta consciência
desta realidade, pretende-se sempre uma resposta clara e peremptória a qualquer solicitação da
vossa parte.
Acolher um novo elemento é, acima de tudo, fornecer-lhes as melhores condições de integração
para que, o mais rapidamente possível, se sinta membro desta instituição.
Este documento foi feito a pensar em si, para que possa participar na vivência da prospectiva.
É nossa intenção, fornecer-lhe uma imagem, a mais aproximada possível, desta empresa e
prestar-lhe todas as informações que possam contribuir para que a sua actividade na Prospectiva
seja pautada pelo seu melhor desempenho.
Sem pretender ser exaustivo, este manual deve ser encarado por si como um “guia” do
funcionamento desta empresa.
Seja Bem Vindo à PROSPECTIVA
Pilar Brito
_____________
Admnistração
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3 Actividades a Realizar na Entrada do Novo Colaborador
3.1 Conhecer a Equipa de Trabalho
A necessidade de recrutamento da Prospectiva resultou, de um conjunto de contactos que
envolveram o seu futuro responsável directo.
Possivelmente ainda não conhece a equipa com quem vai trabalhar directamente. Durante o
acolhimento será apresentado à sua equipa de trabalho, por um colaborador designado pela
gerência, e será transmitido a hierarquia que deverá seguir.
Será conduzido numa visita às instalações e apresentado aos diversos serviços de apoio.
3.2 Recolha de Dados
Após a fase de recrutamento, será necessário a recolha de dados fundamentais para a empresa. É
da responsabilidade de cada colaborador a entrega dos seguintes elementos:
•
CV actualizado em suporte digital “Word”;
•
Cópias do Certificado de Habilitações que indica no CV;
•
Cópia do Bilhete de Identidade actualizado, ou Cartão do Cidadão;
•
Número de beneficiário da Segurança Social;
•
Cópia do Cartão de Contribuinte ou Cartão do Cidadão;
•
2 fotografias tipo passe;
•
Número de Identificação Bancária
3.3 Assinatura do Contrato
Posteriormente será fornecido o contrato de trabalho, ou prestação de serviços e a respectiva
cópia, em consonância com o estatuto que o ligará à PROSPECTIVA.
Qualquer que seja o contrato de trabalho, assumirá o compromisso de confidencialidade perante a
Organização.
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No caso de ter assinado o contrato de trabalho, deverá tomar consciência de que são obrigatórios
os seguintes procedimentos:
•
Consulta da medicina no Trabalho até ao 15º dia da assinatura do contrato. Para tal, será
abordado pela Gestora de Recursos Humanos;
•
Ter um seguro de Trabalho. Para tal será-lhe indicado aquando a assinatura do contrato;
•
Receber ou adquirir EPI´s em acordo com a Avaliação de Riscos do seu posto de trabalho.
É obrigatório o preenchimento do MD.59 pelos colaboradores.
No caso de ser um prestador de serviço, deverá tomar consciência de que são obrigatórios os
seguintes procedimentos:
•
Apresentar uma declaração sob o compromisso de honra de conhecimento dos riscos
inerentes às funções e a respectiva aquisição de equipamentos, nomeadamente EPI´s para
o desempenho do serviço;
•
Apresentação de atestado de Robustez Física e Psíquica, ou em alternativa, ficha de
aptidão médica para o desempenho de Funções;
•
Apresentação do Seguro de Trabalho.
•
Fotocópia do Impresso de Início/Reinício da Actividade
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4 Apresentação da Empresa
4.1 Historial
A PROSPECTIVA – Projectos, Serviços, Estudos, Lda. iniciou a sua actividade no ano de 1977,
tendo como primeiro cliente a Câmara Municipal de Palmela e, desde essa data, opera no
mercado dos serviços, englobando a execução de estudos e projectos, nos mais diversos
domínios, a coordenação e fiscalização de empreitadas, representando estas duas áreas cerca de
95% da facturação da Empresa.
Trabalhamos há já 30 anos praticamente em regime de exclusividade para Autarquias,
Organismos Públicos, Direcções Gerais e Regionais, para quem temos desenvolvido um trabalho
que tem sido bem aceite.
No entanto, a nossa carteira de clientes também inclui entidades particulares Nacionais/
Internacionais e outros.
A PROSPECTIVA – Projectos, Serviços, Estudos, Lda., dispõe de equipas de técnicos
especializados nos vários domínios de Planeamento, Engenharia, Informática, Coordenação e
Fiscalização de Empreendimentos, Auditorias, etc.
4.2 Administração da PROSPECTIVA
Eng. J. F. Bernardo Luz
Eng. Luís Oliveira Brito
Maria do Pilar Luz Brito
N.º Contribuinte: 501 773 339
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4.3 Instalações e Localização da PROSPECTIVA
PROSPECTIVA – Projectos, Serviços, Estudos, S.A.
Administradores:
Eng. J. F. Bernardo Luz
Eng. Luís Oliveira Brito
Maria do Pilar Luz Brito
N.º Contribuinte: 501 773 339
Capital Social: 500 200 Euros (Quinhentos mil e duzentos euros)
Sede Social:
Rua Major Neutel de Abreu, 16 A/B/C
1500-411 Lisboa
Telefone: 21 771 19 70
Fax: 21 774 23 22
Email: [email protected]
Delegação Sul:
Rua do Estádio – Urb. Quinta da Bela Vista, Lt. A20 – Loja 4 e 5 R/c
8200-083 Albufeira
Telefone: 289 589 797
Fax: 289 589 795
Email: [email protected]
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4.4 Funções dos Colaboradores
Nota: As funções de todos os colaboradores estão no Manual de Funções. As suas funções estão
em anexo (ver anexo IX)
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5 Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho
O cumprimento das regras de saúde, higiene e segurança são parte fundamental das condições
de trabalho de uma instituição, para se atingir a necessária qualidade de vida, quer pessoal quer
profissionalmente.
Actividades de saúde, higiene e Segurança no trabalho visam a prevenção de riscos profissionais
a promoção da saúde do trabalhador e aplicam-se a nível individual e colectivo.
A Prospectiva possui uma equipa de técnicos especializados para a prestação de serviços na área
de segurança e higiene no trabalho, em que visam desenvolver ou promover actividades para o
cumprimento das normas de segurança no trabalho.
No âmbito da medicina do trabalho – que abrange os trabalhadores contratos – são realizados
exames médicos à posteriori a admissão do colaborador e de 2 em 2 anos, com vista a verificar a
aptidão laboral dos colaboradores.
No caso dos colaboradores tiverem menos que 18 anos de Idade, ou tiverem idade superior a 50
anos, são realizados exames médicos Anuais.
A medicina no trabalho é sempre realizada por um médico com a especialidade de medicina no
Trabalho.
Anualmente as Instalações e os postos de Trabalho são visitados pelo Médico do Trabalho.
5.1 Formação Profissional
Para o desenvolvimento profissional dos seus colaboradores, a PROSPECTIVA procura
assegurar a sua participação em acções de formação profissional, quer internamente, quer
promovidas por entidades externas.
A formação dos Recursos Humanos da Prospectiva decorre de necessidades emergentes dos
seus colaboradores, bem como das diversas áreas de intervenção.
Estas acções devem procurar conjugar as necessidades da PROSPECTIVA com os interesses de
aperfeiçoamento e desenvolvimento profissional dos Colaboradores.
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5.2 Conhecimento de Regras e Segurança e Saúde
A segurança dos colaboradores da PROSPECTIVA é fundamental para a organização.
O colaborador deverá ter conhecimento dos seguintes documentos:
•
Procedimento de Identificação de Perigos e Riscos
•
Plano de Emergência Interno da Sede
•
Plano de Emergência Interno da Delegação Sul
•
Folheto de Segurança (ANEXO III deste manual)
•
Matriz de identificação de Perigos e Avaliação de Riscos
Estas Informações podem ser consultadas no Site da prospectiva, de acordo com o ponto 6 deste
manual.
5.3 Conhecimento da Organização dos Serviços de Segurança e Saúde
O Responsável pela Segurança da PROSPECTIVA é a Engª Sara Martinho, Colega da
Fiscalização/CSO e da Equipa de Gestão do Sistema.
O Representante dos Trabalhadores dos Colaboradores da PROSPECTIVA é a D. Lurdes
Simões, Colega do Departamento Administrativo e Financeiro.
As obrigações destes colaboradores estão descritas no Manual de Funções.
Os Serviços de Segurança e Saúde da PROSPECTIVA são da Responsabilidade de uma
Entidade Externa, bem como os Serviços de Medicina no Trabalho.
5.4 Boas Práticas Ambientais
Qualquer Prestação de Serviços da PROSPECTIVA, nutre um profundo respeito pelo Ambiente e
pelas Partes Interessadas.
Os Colaboradores deverão consultar o Manual de Boas Práticas.
Qualquer questão relativa ao Ambiente, deverá ser contactada a Engª Ana Carla, responsável
pelo Ambiente
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6 Cultura Organizacional
6.1 Valores
Os Valores da PROSPECTIVA estão descritos no Manual do Sistema.
O colaborador, durante o seu período de experiência, deverá familiarizar-se com os valores que a
organização defende.
6.2 Direitos e Deveres
Direitos
Aqui apresentamos alguns dos mais importantes direitos dos Colaboradores:
•
Ser-lhe paga pontualmente a retribuição, que deve ser justa e adequada ao trabalho;
•
Ter boas condições de trabalho, tanto do ponto de vista físico como moral;
•
Ter acesso a formação profissional;
•
Ser respeitada a autonomia técnica do Colaborador que exerça actividades cuja
regulamentação profissional o exija;
•
Ser-lhe fornecida informação, formação e equipamento adequado à prevenção de riscos
de acidente e doença, bem como ser assegurada a higiene, segurança e saúde no
trabalho conforme as prescrições legais vigentes;
•
O colaborador tem direito à um Seguro de Acidentes de Trabalho da Real Seguro com a
Apólice nº 038139.
Deveres
Referenciámos alguns direitos dos Colaboradores, agora damos conta de algumas considerações
sobre os seus deveres:
•
Respeitar e tratar com urbanidade e probidade o empregador, os superiores hierárquicos,
os companheiros de trabalho e as demais pessoas que estejam ou entrem em relação com
a empresa;
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•
Comparecer ao serviço com assiduidade e pontualidade;
•
Realizar o trabalho com zelo e diligência;
•
Cumprir as ordens e instruções do empregador em tudo o que respeite à execução e
disciplina do trabalho, salvo na medida em que se mostrem contrárias aos seus direitos e
garantias;
•
Guardar lealdade ao empregador, nomeadamente não negociando por conta própria ou
alheia em concorrência com ele, nem divulgando informações referentes à sua
organização, métodos de produção ou negócios;
•
Zelar pela conservação e boa utilização dos bens relacionados com o seu trabalho que lhe
forem confiados pelo empregador;
•
Promover ou executar todos os actos tendentes à melhoria da produtividade da empresa;
•
Cooperar para a melhoria do sistema de segurança, higiene e saúde no trabalho, bem
como cumprir as prescrições de segurança, higiene e saúde no trabalho estabelecidas nas
disposições legais ou convencionais aplicáveis, bem como as ordens dadas pelo
empregador.
6.3 Relações Humanas no Local de Trabalho
O Ambiente de Trabalho da PROSPECTIVA requer:
•
Cooperação entre Colaboradores;
•
Compreensão e entreajuda;
•
Produtividade elevada e bens estar pessoal do Colaborador;
•
Realização profissional estimulante e Qualidade no Serviço desempenhado;
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7 Comunicação
7.1 Meios de Comunicação
O meio de Comunicação preferencial dentro da organização é o E-mail, e a rede Informática.
Todos os colaboradores da PROSPECTIVA deverão consultar pelo menos uma vez por dia o seu
E-mail.
7.2 Área de Colaboradores da PROSPECTIVA
Para aceder a noticias ou informação pertinente, os colaboradores devem consultar o site da
PROSPECTIVA www.prospectiva.pt
Para aceder a área dos colaboradores, deverão usar as seguintes codificações, deverá ser
contactado por E-mail o departamento de Gestão Integrada, [email protected]
8 Procedimentos Gerais
8.1 Férias
A marcação anual das férias é efectuada até 31 de Março do correspondente ano civil, em folha
própria distribuída pela PROSPECTIVA, sendo que a sua alteração tem que ser efectuada com
pelo menos 1 mês de antecedência do período que irá ser gozado.
Os novos Colaboradores assim que perfazem 6 meses de contrato têm a obrigação de enviar a
folha de marcação de férias o mais rapidamente possível para o departamento jurídico e recursos
humanos.
O período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis. A duração do período de férias é
aumentada no caso de o trabalhador não ter faltado ou ter apenas faltas justificadas no ano a que
as férias se reportam, nos seguintes termos:
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- Três dias de férias, até uma falta ou dois meios-dias;
- Dois dias de férias, até duas faltas ou quatros meios-dias;
- Um dia de férias, até três faltas ou seis meios-dias.
8.2 Descanso Semanal, Feriados, Tolerâncias De Ponto
8.2.1
Descanso Semanal
Os Colaboradores têm direito, em princípio, a dois dias de descanso por semana, sendo um de
descanso semanal obrigatório e um de descanso semanal complementar, os quais, sempre que
seja possível na organização dos horários, devem ser gozados consecutivamente. Os dias de
descanso dados são, normalmente, aos Sábados e Domingos.
8.2.2
Feriados
A PROSPECTIVA observa como feriados facultativos a Terça-feira de Carnaval e os feriados
municipais do concelho onde o Colaborador esteja a exercer funções.
8.2.3
Tolerâncias de Ponto
Sempre que circunstâncias de calendário o justifiquem, a PROSPECTIVA poderá conceder
tolerâncias de ponto em determinados dias desse calendário, dispensando os Colaboradores de
comparecer ao serviço.
8.2.4
Horário de Trabalho e Controlo de Assiduidade
O horário principal de trabalho é:
09h00 – 13h00 e 14h30 – 18h30 na Sede;
09h00 – 13h00 e 14h00 – 18h00 na Delegação Sul;
08h00 – 12h00 e 13h – 17h00 na Fiscalização.
Todos os Colaboradores que tenham como local de trabalho a Sede da PROSPECTIVA serão
titulares de um cartão de ponto, devendo utilizá-lo para accionar o respectivo registo sempre que
entram ou saem do edifício.
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Todo e qualquer Colaborador que se ausente ao serviço, deve comunicar impreterivelmente ao
seu superior hierárquico, e em simultâneo deve informar por e-mail o departamento jurídico e
recursos humanos. Isto visa, não só instituir um procedimento que leve a uma maior disciplina dos
trabalhadores, mas também servir de instrumento de gestão de pessoal.
8.2.5
Faltas
No sentido de proceder à um adequado controlo de ausências, todas as faltas, totais ou parciais,
justificadas ou injustificadas devem ser regularizadas mediante introdução da justificação de
ausência no Sistema de Registo de Faltas, sendo entregues no RH os respectivos documentos
justificativos da ausência.
O empregador pode, nos dias 15 dias seguintes à comunicação das faltas, exigir ao trabalhador
prova dos factos invocados para justificação.
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9 Procedimentos Electrónicos
- Utilizador de rede / Correio electrónico
A quando a entrada de um novo colaborador é criado um utilizador de rede ( sede e delegação )
tal como um endereço de correio electrónico personalizado.
Ex: Luis Silva – Dep. Informática
[email protected]
O utilizador de rede é criado na Active Directory posteriormente é configurado um computador.
O correio electrónico é criado no Servidor de correio electrónico POP3 Dominios.pt
O mail pode ser consultado através do Site mail.prospectiva.pt ou através do Outlook.
Assim basta ter acesso á Internet e colocar no URL do browser mail.prospectiva.pt
Colocar o endereço de mail e respectiva
palavra passe nos campos de
preenchimento
Para configurar o Outlook por favor contactar o departamento de informática.
A instalação de software nos equipamentos da Prospectiva terá de ter obrigatoriamente a
aprovação da gerência e respectivo departamento informático.
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9.1 Material Informático e Procedimentos
A aquisição de qualquer equipamento terá passar pelo preenchimento da requisição do impresso
46 (Requisição de Material de Informática) que se encontra nos anexos, do presente manual, tal
como a sua aprovação.
Qualquer equipamento informático de áudio vídeo imagem ou respectivos periféricos têm como
obrigatório o preenchimento da respectiva requisição.
A instalação de software nos equipamentos da Prospectiva terá de ter obrigatoriamente a
aprovação da gerência e respectivo departamento informático.
A utilização do correio electrónico da Prospectiva é obrigatória.
Qualquer dúvida ou esclarecimento adicional necessários por favor contactar: Dep.
Informática – Luis Silva
10 Procedimentos Específicos
Os colaboradores devem desenvolver o seu trabalho ao abrigo das ferramentas do S.G.I.
É proibido adulterar os logotpos da Empresa e de marcas associadas, como as da certificação.
O uso das marcas LNEC e S.G.I., são alvo de regulação especifica.
Aproveitamos para informar que a empresa é associada da AECOPS, podendo todos os
colaboradores entrar em contacto para solicitar explicação de dúvidas ou expor questões. Para
isso, basta dar o nome da empresa e do colaborador
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ANEXO I
CONTROLO DAS ALTERAÇÕES DO MANUAL
Edição
Data
Capitulo
Página Alterada
Motivo
01
26-12-2008
Todos
Todas
Redacção Inicial
02
28-04-2008
Todos
Todas
Reformulação do Manual
03
08-02-2010
Todos
Todas
Alteração do Logotipo
ANEXO II
DEFINIÇÕES, SIGLAS E ABREVIATURAS
ANEXO III
FOLHETO DE SEGURANÇA
ANEXO IV
DEPARTAMENTO DE PROJECTO, DAF E DEPARTAMENTO COMERCIAL
ANEXO V
DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO
ANEXO VI
LISTA DE E-MAILS
ANEXO VII
LISTA DE TELEFONES INTERNOS DA PROSPECTIVA
ANEXO VIII
PLANO DE EMERGÊNCIA INTERNO
ANEXO IX
AS SUAS FUNÇÕES
MD.02/02
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ANEXO II
DEFINIÇÕES, SIGLAS E ABREVIATURAS
ADM – Administração
RG – Representante da Gestão
GS – Gestor do Sistema
RA – Responsável pelo Ambiente
RS – Responsável pela Segurança
RT – Representante dos Trabalhadores
GRH – Gestor de Recursos Humanos
GI – Gestor de Infra-Estruturas
DC – Director Comercial
DAF – Departamento Administrativo e Financeiro
DEP – Departamento de Estudos e Projectos
DFC – Departamento de Fiscalização e Coordenação
DJ – Departamento Jurídico
RH – Recursos Humanos
Colab. - Colaboradores
MD.02/02
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ANEXO III
FOLHETO DE SEGURANÇA
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ANEXO IV
DEPARTAMENTO DE PROJECTO, DAF E DEPARTAMENTO COMERCIAL
Procedimentos Obrigatórios:
Os procedimentos Obrigatórios dos Colaboradores da Sede são:
•
Registo Diário do Relógio de Ponto através do Cartão Magnético Atribuído. Note-se que
este cartão é pessoal e intransmissível.
O registo do Horário de Trabalho por todos os colaboradores da SEDE é registado por meios
informáticos e controlados pelo Gestor de Recursos Humanos.
•
Imputação de Horas no Software GESTO
•
Comunicação de Férias à GRH, através por E-mail, com o preenchimento do Modelo
MD.83 para [email protected]
•
Comunicação de Falta e Respectiva Justificação;
•
Deslocação
em
Serviço
Externo.
Pode
ser
realizado
por
E-mail
para
[email protected]
•
Expedição de Correspondência através do Registo interno. Para tal contactar
[email protected]
•
Requisição de Material Diverso através do Preenchimento do MD.91 através de contacto
para [email protected]
Horário de Trabalho
O horário de trabalho nas instalações da PROSPECTIVA é:
09h00–13h00 e 14h30–18h30 na Sede;
MD.02/02
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Imputação de Horas no GESTO
Após admissão, é atribuído a todos os colaboradores uma palavra-chave de acesso ao GESTO
para imputação das horas laborais diárias e as respectiva tarefas.
A Imputação das horas devem ser o mais real possível onde deve referir os trabalhos realizados,
designando o código do trabalho, o nome do mesmo, a actividade realizada e a tarefa/fase.
É de notar que todos estes dados já estão pré-definidos no programa ao que o colaborador
apenas deverá seleccionar os campos correspondentes as funções desempenhadas e preencher
o campo das horas semanais.
Caso se verifique bloqueio informático durante o horário laboral, este deve ser assinalado ao
proceder a imputação das horas.
Para proceder ao registo das horas de trabalho deve ter em atenção as seguintes nomenclaturas
dos trabalhos:
Códigos Gerais:
P.01.99
Geral
P.01.01
Departamento Administrativo e Financeiro
P.01.02
Informática
P.01.03.1533
Apoio Geral H3P
P.01.03.1637
Apoio Geral NORAFR
P.02.99
Propostas
P.03.01
Gerência
P.03.02
Gerência
P.03.03
Gerência
P.04.99
Projecto
P.05.99
Geral/Fiscalização
P.06.99
Geral/Comercial
MD.02/02
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P.07.99
Geral/Qualidade
P.08.99
Geral/Formação
Quando se quer especificar um determinado trabalho a nomenclatura do código é a seguinte:
Trabalho relativo a Projecto
P.04.XX.0000 (os XX correspondem ao código da coordenação do projecto, os quatros zeros
deverão ser substituídos pelos dígitos ref. ao nº do trabalho em causa)
P.04.01
Eng. Luís Brito
P.04.02
Engª. Ana Martins
P.04.03
Rede Viária
P.04.04
Eng. Jorge Santos
P.04.05
Eng.Luis Ferreira
P.04.06
Engª. Maria Fátima Leal
P.04.07
Engª. Maria João Almeida
P.04.08
Eng. Pedro Azinheirinha
P.04.09
Eng. Renato Xavier
P.04.11
Eng. André Duarte
P.04.12
Eng. João Ornelas
P.04.13
Trabalhos Externos
P.04.13
Trabalhos Mistos Internos/Externos
P.04.15
Trabalhos Internos/Mistos
P.04.16
Consórcios
P.04.17
Eng. Gonçalo Delca
Obrigações Legais
A Comunicação de Férias e faltas seguem as disposições do código do Trabalho em Vigor em
Portugal.
MD.02/02
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A marcação anual das férias é efectuada até 31 de Março do correspondente ano civil, no MD.83.
sendo que a sua alteração tem que ser efectuada com pelo menos 1 mês de antecedência do
período que irá ser gozado.
Tolerâncias de Ponto
Sempre que circunstâncias de calendário o justifiquem, a PROSPECTIVA poderá conceder
tolerâncias de ponto em determinados dias desse calendário, dispensando os Colaboradores de
comparecer ao serviço.
Deslocação em Serviço Externo
Todos os Colaboradores que se desloquem em serviço externo e que estão afectos às instalações
da sede, são obrigados a:
•
Enviar um E-mail a [email protected], com a seguinte informação:
o
Dia previsto para a deslocação
o
Horas previstas de ausência do posto de trabalho
Horas afectas ao trabalho (indicar o P.)
Correspondência Recebida e Expedida
A correspondência dirigida à Prospectiva é entregue pelos Correios de Portugal ou empresas
privadas de correio, directamente nas nossas instalações. Toda a correspondência institucional é
aberta e registada centralmente no IPRO, ou na base de dados da PROSPECTIVA e enviada
posteriormente para os respectivos destinatários.
A correspondência para o exterior é depositada nos correios de Portugal pelas 18:00, pelo que
deve estar no depósito de correspondência da empresa até as 17:00, para que o nosso estafeta
possa ter tempo para organizar, verificar e endereçar toda a correspondência.
Quando existir correio expresso, este deve estar no mesmo depósito às 16:30.
O registo da Correspondência é tratada na SEDE através de E-mail para [email protected] e
na Delegação Sul para [email protected]
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Serviço de Correio interno
A circulação de correspondência na sede e na delegação da empresa é assegurada pelos
administrativos. A distribuição do correio é realizada uma vez por dia.
Alguns colaboradores da sede possuem uma gaveta para o recebimento de correspondência
interna, para qual solicitamos uma constante verificação de forma a obter eficazmente todas as
informações que lhe forem dirigidas.
Os comunicados elaborados por qualquer sector da empresa deverão ser distribuído em mãos
aos colaboradores da sede/delegação e por correio electrónico aos demais colaboradores que se
encontram deslocados da sede/delegação, quando assim se justifique.
Requisição de Material
A requisição de Material, pode ser realizada através de E-mail para [email protected], ou
através do contacto com a D. Carla Gouveia.
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ANEXO V
DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO
Os colaboradores destacados em Obra deveram realizar as seguintes actividades, no âmbito do
bom desenvolvimento da empresa:
1. Horário de Trabalho
2. Preenchimento das Afectações;
3. Despesas de Caixa
4. Comunicação de Férias
5. Comunicação da Justificação das Faltas
6. Períodos de Descanso e Férias
Horário de Trabalho
O horário de trabalho nas instalações da PROSPECTIVA é o
09h00 – 13h00 e 14h30 – 18h30 na Sede;
09h00 – 13h00 e 14h00 – 18h00 na Delegação Sul;
08h00 – 12h00 e 13h – 17h30 na Fiscalização
No caso dos Colaboradores destacados em obra, o horário de trabalho dos mesmos deverá ser
idêntico ao que é previsto no P.S.S.
Afectações
O Mapa de Afectações é um quadro individual onde cada Colaborador imputa diariamente a carga
horária e as respectivas tarefas, com a maior veracidade/realidade possível do dia-a-dia:
•
Nos meses em que se registem ausências ao trabalho, agradecemos que as considerem
no Mapa de Afectações/Mensal e enviem um justificativo dessas ausências para a Sede ao
c/ Sandra Caldeira, através de e-mail [email protected]
•
Nos meses em que se registem férias, agradecemos que em simultâneo com o envio do
Mapa façam a descrição do período de férias gozado.
MD.02/02
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O preenchimento correcto do referido mapa, após importação no programa “GESTO” efectuada
pelo DAF/Sede, contribui de forma fulcral para fornecer elementos sobre a rentabilidade de cada
trabalho.
Alertamos para o facto de que o envio por parte de V. Exas. atempadamente de toda a
documentação inerente à prestação de serviços (recibo verde, Mapa de Afectação), é fundamental
à empresa para o apuramento real de todos os custos e carga horária de cada colaborador.
Os Mapas de Afectações deverão ser enviados mensalmente para a Sede – Ao c/ Sandra
Caldeira – [email protected], excepto os colaboradores afectos à Delegação que
deverão enviar ao c/ Manuela Amaro – [email protected].
Os Mapas de Afectações deverão ser recepcionados até dia 01 do mês seguinte e só serão
validados quando enviados em suporte informático.
A estrutura do mapa nunca deverá ser alterada, nem em dimensão nem no seu conteúdo,
apenas se deverão preencher os seguintes “campos”:
Nome Colaborador
Data Inicio do mapa em conformidade com as afectações do mês respeitante (dia-mês-ano).
Nº Colaborador (fornecido pelo DAF na Admissão)
MD.02/02
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Na matriz não se deverá nunca escrever texto nas linhas. Estas são exclusivamente destinadas
ao Nº do Trabalho (código Projecto), ao código da Actividade e ao Nº de Horas/Dia (estes três
campos terão que ser obrigatoriamente preenchidos quando houver imputação de horas).
Coluna – Código Projecto
Existem os seguintes códigos GERAIS:
P.01.99
Geral
P.01.01
Departamento Administrativo e Financeiro
P.01.02
Informática
P.01.03.1533
Apoio Geral H3P
P.01.03.1637
Apoio Geral NORAFR
P.02.99
Propostas
P.03.01
Gerência
P.03.02
Gerência
P.03.03
Gerência
P.04.99
Projecto
P.05.99
Geral/Fiscalização
P.06.99
Geral/Comercial
P.07.99
Geral/Qualidade
P.08.99
Geral/Formação
Códigos Gerais Coordenação/Fiscalização:
P.05.01
P.05.01 - Barlavento
P.05.02
P.05.02 - Sotavento
P.05.03
P.05.03 - Centro
P.05.05
P.05.05 - Açores
P.05.06
P.05.06 - AML
MD.02/02
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P.05.07
P.05.07 - Norte
Trabalho relativo a Fiscalização
P.05.0X.0000 (o X corresponde ao código da coordenação da fiscalização, os quatros zeros
deverão ser substituídos pelos dígitos ref. ao nº do trabalho em causa)
Coluna – Código Tarefas
1
Peças Desenhadas
2
Memória Descritiva
3
Cálculos
4
Medições
5
Cópias
6
Serviço Administrativo - Projecto
7
Deslocações a Clientes - Projecto
8
Reuniões - Projecto
9
Aguardar trabalho
10
Grafismo
11
Deslocações a Obras - Fiscalização
12
Fiscalização
13
Gestão de Qualidade
14
Pausa
15
Fiscalização/Gestão de Qualidade Escritório
16
Escritório S/P
17
Serviço Administrativo - Fiscalização
18
Reuniões - Fiscalização
19
Arrumações
20
Bloqueio Informático
MD.02/02
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21
Projecto
22
Administração
23
Levantamento Topográfico - Fiscalização
24
Levantamento Topográfico - Projecto
25
Propostas - Fiscalização
26
Propostas - Projecto
27
Verificação de Projecto
Obrigações Legais
A Comunicação de Férias e faltas seguem as disposições do código do Trabalho em Vigor em
Portugal.
A marcação anual das férias é efectuada até 31 de Março do correspondente ano civil, no MD.83.
sendo que a sua alteração tem que ser efectuada com pelo menos 1 mês de antecedência do
período que irá ser gozado.
Despesas de Caixa
Relativamente às despesas de caixas, os colaboradores com caixa atribuida deverão proceder do
seguinte modo:
•
Os Caixas Mensais deverão ser enviadas para a Sede – Ao c/ Sandra Caldeira
([email protected]), no máximo, até dia 1 do mês seguinte, aquele a que
respeitam;
•
Modelo de caixa Mensal é enviado para o e-mail do Colaborador aquando da admissão;
•
Os documentos de despesa apresentados devem contemplar apenas as despesas
efectuadas no mês em causa;
•
Todas as despesas apresentadas devem ser comprovadas através de:
a) Factura / Recibo
b) Venda-a-Dinheiro
MD.02/02
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•
Os documentos de despesa que se encontrem ilegíveis e em mau estado de conservação
não são aceites e em consequência serão devolvidos;
•
Em todos os documentos de despesa devem constar o nome da empresa e o número de
contribuinte – 501 773 339, caso as despesas não apresentem o respectivo número de
contribuinte não serão aceites;
•
Quando os documentos de despesas estiverem impressos em papel “tipo fax” devem ser
acompanhados da sua fotocópia, agrafada ao documento original.
- Esta medida serve para viabilizar consultas futuras, uma vez que a impressão em papel
“tipo fax” tem tendência a desaparecer;
•
As despesas apresentadas nos Caixas Mensais devem ser agrupadas por tipo de despesa
e por nº de trabalho.
Este procedimento deverá abranger as fotocópias referidas no ponto anterior.
•
Os caixas devem ser validadas pelo coordenador de área.
•
Todos os documentos de despesas têm que estar obrigatoriamente identificados, a lápis,
no verso com o(s) respectivo(s) nº(s) do(s) trabalho(s), de acordo com os Códigos Projecto
mencionados no item “Afectações Mensais” deste Manual. Nesses documentos, nunca
deverá constar o nome do colaborador.
A aquisição/compra de determinado bem/serviço ou material de informática deverá seguir o que
está definido no processo de Infra-estruturas. Em \\Daf_server\Qualidade, ou no suporte
informático que lhe é distribuído.
O MD.38 deve ser devidamente preenchido e enviado para a Sede ao cuidado do Sr. Luís Silva
- [email protected] (informático da empresa).
O mesmo procedimento, referido no parágrafo anterior, deve ser aplicado para as
reparações/revisões de automóveis através do Modelo 71 – Serviço Auto, conforme cópia
anexa. Caso esse procedimento não se verifique, correrá o risco de penalização de não
ser liquidado, por não ter aprovação / autorização prévia da Gerência.
Este impresso deve ser preenchido devidamente e enviado para a Sede ao cuidado de
José Gouveia ([email protected]). O mesmo será, posteriormente, remetido ao
emissor com o resultado da apreciação.
MD.02/02
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•
Sendo os Caixas Mensais recepcionadas, impreterivelmente, até dia 1 do mês seguinte, o
pagamento das despesas efectua-se na última semana do mês seguinte da entrega,
depois de serem validadas e contabilizadas.
O pagamento é efectuado através de depósito na conta bancária, para o qual solicitamos a
V/ atenção para a entrega e confirmação do NIB.
•
Não são aceites despesas de caixa, sem a respectiva folha devidamente preenchida.
•
As caixas entregues até ao prazo estabelecido, serão pagas no próprio mês. Se
forem entregues após o prazo, apenas serão liquidadas no mês seguinte.
MD.02/02
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ANEXO VI
LISTA DE E-MAILS
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ANEXO VII
LISTA DE TELEFONES INTERNOS DA PROSPECTIVA
MD.02/02
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ANEXO VIII
PLANO DE EMERGENCIA INTERNO
Algarve
Sede
Obra (consulta P.S.S.)
MD.02/02
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ANEXO IX
AS SUAS FUNÇÕES
MD.02/02
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