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MONITORAMENTO DE LICITAÇÕES
Registros de controle interno
Manter um controle das licitações do município, por órgão público monitorado é
essencial.
Essas ferramentas poderão servir, especialmente, no fechamento de relatórios
quadrimestrais. Além disso, acelerar consultas futuras, por razão de comparações,
solicitações, controle de ofícios emitidos e respondidos.
Dessa forma, apresentamos os seguintes controles:
 Ofícios para solicitação de processos licitatórios ou editais;
 Planilhas de controles, por licitação;
 Planilhas de monitoramento de análise de editais;
 Planilhas de controle para numeração de ofícios e cartas;
 Relatório de certames;
 Capa de processos licitatórios.
Vamos compreender a utilização de cada um deles...
OFÍCIO PARA SOLICITAÇÃO DE CÓPIA DE
PROCESSO LICITATÓRIO OU EDITAL
Recomenda-se por meio de nosso Procedimento Operacional Padrão (POP), que a cada
licitação lançada, o OS faça um requerimento para obter cópias dos documentos.
Na fase inicial do OS, talvez seja necessário solicitar cópia do processo licitatório na
íntegra, para tomar conhecimento do fluxograma, ou seja, identificar quem pede,
quem autoriza e tudo mais.
Neste caso, podem ser utilizados ofícios como este modelo:
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Todavia, em algumas situações, obter apenas o edital é suficiente. E neste caso, o ideal
é que o OS possua um protocolo de pedido de acesso ao processo licitatório como um
todo.
Como assim? Servirá para eventuais consultas ao processo licitatório, no momento da
análise do edital ou no futuro.
Se este pedido foi antecipadamente protocolado, por exemplo, e o OS necessita
manusear o processo licitatório na vigência do contrato, ou após seu encerramento, o
gestor ou qualquer servidor não poderá impedir o acesso, com o argumento “que não
há pedido” ou “não há protocolo”.
A principal razão dessa diferenciação é tanto não acumular papeis no OS e
sobrecarregar arquivos, quanto não sobrecarregar o órgão público na reprodução de
processos.
Obs: caso o OS tenha acesso do edital por meio eletrônico, informe o gestor que não
necessita enviar cópia física do edital, mas mantenha o pedido no ofício.
Em processos licitatórios de Dispensa e Inexigibilidade é recomendado sempre o uso
do primeiro modelo.
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CONTROLES INTERNOS PARA LANÇAMENTO DE LICITAÇÕES
Ferramenta: planilha Excel.
Esta ferramenta facilita e organiza o controle das licitações e posteriormente, se torna
muito útil para sistematizar dados que serão apresentados em relatórios
quadrimestrais, além dos relatórios que obtemos no SIM.
Perceberá que tudo relacionado a determinada licitação ficará registrada em um único
local (linha).
Vamos entendê-la por etapas, lembrando que este modelo trata-se da planilha de
controle interno e precisa ser criado para cada modalidade. (tem uma pequena
diferença de modelo para Dispensa e Inexigibilidade).
Informações do processo licitatório:
Coluna a: para que você registre em qual relatório utilizou os dados.
Coluna b: registra Sim ou Não, se a licitação tem recursos de convênios federais ou
estaduais (esse dado encontrará no edital).
Coluna c: número do processo licitatório.
Coluna d: número da modalidade.
Coluna e: data em que a licitação foi lançada no site do tribunal de contas.
Coluna f: data do certame.
Coluna g: horário do certame (esse dado encontrará no edital)
Coluna h: modalidade
Coluna i: tipo: é o critério de avaliação. (no exemplo, o pregão presencial sempre é
pelo menor preço).
Coluna j: descrição completa do objeto.
Coluna k: valor máximo da licitação.
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Dados do certame:
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Coluna L: valor licitado.
Coluna M: montante em reais dos itens que não obtiveram lances. (Soma que deve ser
feita manualmente após o certame).
Coluna N: percentual de redução. (diferença entre o valor máximo, menos itens sem
lance, menos valor licitado).
Coluna O: montante em reais de recursos que ficaram no município. (neste caso
considera-se o valor para empresas do município que participaram da licitação e
venceram itens).
Coluna P: Montante em reais de recursos que ficaram no município de empresas de
outras localidades.
Coluna Q: registrar Sim ou Não, se algum representante do OS participou do certame.
Coluna R: registrar quantidade de empresas que retiraram edital (solicitar essa
informação do pregoeiro).
Coluna S: registrar quantidade de empresas que participaram do certame.
Coluna T: registrar total de empresas locais.
Coluna U: registrar total de empresas de outros municípios.
Coluna V: registras das empresas participantes do certame, quantas eram MPE (Micro
e Pequenas Empresas).
Coluna W: registrar número de empresas desabilitadas.
Coluna X: Registrar o nome da empresa vencedora da licitação (ou das).
Lançamento de ofícios emitidos:
 Nessa etapa registram-se os ofícios enviados para requerer cópias de edital,
outros documentos, e possíveis manifestações.
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Cópia de processo licitatório e/ou edital:
Coluna Z: registrar o número do ofício enviado pelo OS e finalidade, ex? 100/2012
edital.
Coluna AA: registrar a data em que o ofício foi protocolado no órgão público, somada
de 20 dias.
Coluna AB: registrar o dia em que o órgão público atendeu a solicitação,
disponibilizando os documentos.
Coluna AC: registrar o verificar. Normalmente quando o protocolo for eletrônico, vai
gerar um código de acesso (login) e uma senha. Com esses dados poderá acompanhar
o andamento do requerimento on line, no portal de serviços do órgão público.
Cópia de outros documentos, exemplo: ata, contratos, questionamentos.
Colunas AD até AG: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
anteriormente.
Cópia de manifestações por indícios de irregularidades:
Coluna AH até AK: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
anteriormente.
Lançamento de ofícios emitidos:
 Nessa etapa registram-se os ofícios enviados para Câmara de Vereadores e
Ministério Público.
Ofício à Câmara:
Coluna AL até AO: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
anteriormente.
Ofício ao Ministério Público:
Coluna AP até AS: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
anteriormente.
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Lançamento de ofícios emitidos:
 Nessa etapa registram-se os ofícios enviados para outros órgãos de fiscalização:
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Ofício ao Tribunal de Contas do Estado do Paraná:
Coluna AT até AV: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
anteriormente.
Ofício a Controladoria Geral da União - CGU:
Coluna AW até AY: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
anteriormente.
Ofício ao GAECO:
Coluna AZ até BB: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
anteriormente.
Mandado de Segurança:
Coluna BC até BE: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
anteriormente.
ORGANIZAÇÃO DESTAS PLANILHAS
Dicas de como organizar essas planilhas no seu computador:
Primeiro passo crie uma pasta e nomeie como: PROGRAMA QUALIDADE NA
APLICAÇÃO DE RECURSOS PÚBLICOS
Dentro dela outra pasta com o nome: CONTROLE DE LICITAÇÕES.
E dentro desta você organizará as licitações por ano, como a imagem, criando pastas
específicas:
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O passo seguinte é criar pastas POR ÓRGÃO PÚBLICO:
Observação: nesta mesma pasta, arquivamos os avisos de licitação que enviamos para
o Facebook, bem como a planilha de monitoramento de análises. Modelos que
explicarei na sequência.
Como fica a organização das planilhas dentro da pasta do órgão? Com uma planilha
por modalidade!
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Observação: note uma planilha “outros”. Serve para o registro de emissão de ofícios
que não estão relacionados à editais.
CONTROLE DE MONITORAMENTO DE ANÁLISES
Planilha que centraliza aspectos observados na análise de editais e registra a pessoa
que realizou.
Imaginamos ela como ferramenta de controle do coordenador executivo sobre suas
delegações de tarefas, por exemplo, para estagiários ou voluntários de universidades.
É um único arquivo que centraliza por planilhas todas as licitações de um mesmo órgão
público. No exemplo a primeira aba é Prefeitura, seguido de Codecar, Câmara e Saae.
Recomenda-se delegar à mesma pessoa responsável por acompanhar o lançamento de
novas licitações, que quando identificado, registre-a na planilha.
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Coluna a: identifica-se o órgão público.
Coluna b: registra-se a modalidade.
Coluna c: número do edital.
Coluna d: data do certame.
Coluna e: data que foi protocolado ofício requerendo cópia.
Coluna f: data que foi recebido a cópia.
Coluna g: registra-se o prazo para análise.
Coluna h: registra-se quem analisou.
Coluna i: registra-se OK se não houve irregularidades ou o número do ofício enviado
apontando os indícios.
Coluna j: registrar em síntese algumas observações que achar pertinente.
CONTROLE DE EMISSÃO DE OFÍCIOS E CARTAS
Planilha que centraliza o registro da emissão de ofícios e cartas.
RELATÓRIO DE CERTAMES
Modelo que pode ser utilizado para registrar acontecimentos do certame. Perceberá
que as informações aqui registradas depois serão transmitidas para a planilha de
monitoramento da licitação, na parte “dados do certame”.
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CAPA DE PROCESSOS LICITATÓRIOS
Utilizado para arquivamento de processos licitatórios ou editais.
Ferramentas: capa em word; grampo trilho, caixa arquivo morto e armário.
Recebido edital ou processo licitatório, realiza-se sua organização para posterior
arquivamento, da seguinte forma:
1 passo: elabora-se a capa:
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Observe que na primeira parte, serão lançados os dados referentes a licitação.
Na segunda parte, serão lançadas informações para controle interno, como
quem analisou o edital, se houve manifestação, etc.
E na terceira parte serão registrados os anexos, que são: ofícios, check list,
cotações de preços, etc.