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Especificação Técnica
Abril de 2013
SOFTWARE DE GESTÃO DA MANUTENÇÃO
Índice
Especificação técnica ................................................................................................................................................................ 2
Um Software, 3 designações: ................................................................................................................................................... 2
Módulos da aplicação – Solução Integrada .............................................................................................................................. 2
Características técnicas do Software ........................................................................................................................................ 3
Funcionalidades em detalhe ..................................................................................................................................................... 3
Principais parametrizações do Sistema ............................................................................................................................ 3
Parque de Equipamentos - Codificação e registo detalhado dos bens ............................................................................ 7
Trabalhos – Gestão das Ordens de Trabalho .................................................................................................................. 11
Análises e Indicadores de Manutenção .......................................................................................................................... 16
Materiais – Gestão de Armazéns .................................................................................................................................... 18
Pedidos de Manutenção ................................................................................................................................................. 21
ManWinWin Software
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Especificação técnica
O ManWinWin é um software standard de gestão de manutenção que alcança, com grande detalhe, a codificação e
registo dos bens de manutenção, o planeamento e gestão dos trabalhos de manutenção, a quantificação do esforço e dos
custos de mão de obra, materiais e serviços, a gestão de armazéns e os consequentes indicadores de desempenho de
manutenção.
Um Software, 3 designações:
O ManWinWin é uma solução única e integrada que se apresenta comercialmente sob 3 designações que se destinguem,
essencialmente, pela parametrização base com que são fornecidas.
Manutenção
Industrial
Manutenção de
Edifícios
Manutenção de
Frotas
A solução flexível, modular e integrada
para gestão de manutenção industrial
O sistema fácil de implementar para
a gestão de manutenção de edifícios
Um produto de utilização simples para
a manutenção de frotas de automóveis
Módulos da aplicação – Solução Integrada
Manutenção
Módulo base do sistema que inclui o Parque - codificação detalhada dos equipamentos/Objectos de manutenção os Trabalhos - gestão das Ordens de Trabalho - os Custos - detalhe de custos em manutenção - e as análises e
indicadores de desempenho
Materiais
Registo dos materiais de manutenção com recursos para gestão centralizada de múltiplos armazéns e inventário
permanente.
Pedidos
Módulo independente, que funciona fora do interface principal, para a realização e gestão de pedidos de
manutenção.
Recursos Web
Recursos 100% web para a realização e acompanhamento de pedidos de manutenção.
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Características técnicas do Software
Desenvolvido na mais recentes tecnologias Microsoft .NET e Microsoft SQL Server.
Possibilidade de imprimir ou exportar todo o tipo de informação da aplicação utilizando relatórios em Crystal
Reports.
Plataforma Multi-utilizador.
Módulo de pedidos à manutenção integrado, sem limite de utilizadores, com plataforma Web.
Permite funcionamento remoto sob o conceito de Remote Application.
Interface utilizador e desenho dos formulários alinhados pelas práticas típicas das soluções Microsoft.
Funcionalidades em detalhe
O Software é fornecido com uma base de dados pré parametrizada de acordo com o que se pretende gerir; Edifícios,
Frotas ou parques industriais.
O sistema tem um interface moderno e intuitivo que pretende facilitar e acelerar as tarefas necessárias à criação e
actualização de dados. Alguns recursos transversais a toda a aplicação são:
Filtro de dados com recurso a wild cards. Ex: “Comp%” retorna todos os registos começados por “comp”.
Estruturas arborescentes. Para inserir um novo registo posiciona-se o cursor no registo imediatamente acima.
Label/botão num só. Todas as configurações pré parametrizadas podem ser chamadas a partir da própria label
que é, na prática, um botão.
Indicação a cor vermelha dos campos de preenchimento obrigatório e a cor azul os de preenchimento
preferencial.
As impressões permitem sempre pré visualização e exportação para os formatos mais comuns.
Principais parametrizações do Sistema
Organização Funcional
Como o nome indica, organização funcional
consiste em especificar a função ou sistema de
um determinado conjunto de bens no contexto
de uma instalação. Agrupar os equipamentos
que contribuem para determinada função
implica que uma anomalia, em qualquer dos
equipamentos desse sistema, pode afectar o
desempenho global dessa função. A
organização funcional exprime a forma de
olhar a instalação na óptica da engenharia. O
InnWinWin é fornecido com uma organização
funcional completa para edifícios, o
AutoWinWin para Frotas e o ManWinWin para
a Indústria.
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Centros de Custo
Exprime a forma de ver a instalação na óptica
da direcção financeira da organização, isto é, a
mesma informação de manutenção, mas vista
de forma mais sintética e conveniente para a
área da gestão financeira. Tipicamente,
podemos considerar cada edifício como um
Centro de custo desdobrando-o, depois, em
sub centros de custo.
Fornecedores
Entre os fornecedores relevantes para a
manutenção estarão os prestadores de
serviços de manutenção, os fornecedores ou
representantes dos equipamentos e os
fornecedores de peças e materiais de
manutenção.
Área de intervenção técnica
Designa as estruturas internas da organização
que intervêm na manutenção. A sua estrutura
é exibida na forma de um organograma, onde
se especificam as várias funções de forma
hierárquica, e onde será possível enquadrar
todo e qualquer funcionário que intervenha na
manutenção.
Os interventores mais directos estarão
normalmente incluidos num departamento de
manutenção com uma ou várias oficinas e,
dentro destas, as especialidades mecânico,
electricista, etc.
Para cada especialidade estará definido um
custo HH padrão, que exprima o custo médio
da mobilização directa do funcionário para a
realização dos trabalhos.
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Tipos de Equipamento
O tipo de objecto é uma parametrização que
permitirá uma codificação consistente de
qualquer objecto de manutenção. De forma
semelhante e com agrupamentos de letras,
mais ou menos sugestivos, podemos
convencionar, por exemplo, AL=Alternador,
BB=Bomba, AU=Autómato, etc.
Associado a cada tipo de objecto existirá um
desenho de ficha de características técnicas
(até 40 por cada tipo de objecto, definindo a
colecção de elementos de cada objecto que
interessa ter acessíveis para gerir a
manutenção.
Tipos de Trabalho
Na gestão da manutenção interessa ter alguma
forma de classificação dos trabalhos que seja
útil para sugestionar o gestor sobre o esforço
que está a empreender e os custos nos vários
tipos de manutenção, e habilitá-lo com
informação para poder alterar esse esforço no
sentido de optimizar os resultados da sua
gestão. Os trabalhos de manutenção podem
ser agrupados em 3 grandes tipos que se
desdobram, depois, em sub tipos de trabalho:
- Manutenção preventiva sistemática (revisões,
calibrações, lubrificações)
- Manutenção preventiva condicionada
(preventivos com base na condição, melhorias)
- Manutenção correctiva (Reparações)
Norma de codificação de materiais
A organização sistematizada das Classes,
Famílias e Subfamílias define a norma de
codificação de materiais. A ideia é conseguir,
através da estrutura lógica constituída pela
agregação da Classe + Família + Sub Família,
que dentro de cada estrutura exista um
número trabalhável de artigos que possam ser
facilmente pesquisáveis.
Exemplo: C=Classe material de consumo,
RE=Família Resinas, 010=Subfamília resinas
poliuretano, 023=número sequencial.
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Administração de Utilizadores
Os utilizadores do sistema têm que ser
obrigatoriamente registados como
funcionários. A tabela de utilizadores e
funcionários é a mesma. Para cada utilizador
existe, depois, a possibilidade de definir uma
senha e níveis de acesso.
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Parque de Equipamentos - Codificação e registo detalhado dos bens
O registo de um objecto de manutenção envolve sempre a codificação e a coordenação num centro de custo e na
organização funcional. Se for eleito como objecto de gestão, envolve também, o planeamento da manutenção preventiva
e o lançamento de ordens de trabalho
Os objectos são exibidos em lista, de acordo com o filtro definido pelo utilizador, com acesso a todas as funcionalidades
disponíveis para um objecto individual ou para o conjunto de objectos nessa lista.
Novo Objecto - Identificação
O código do objecto é estruturado com o tipo de
objecto + sequencial.
Coordenação obrigatória numa estruturação
funcional e num centro de custo.
Fotografia (jpg, gif, bmp. Etc.)
Associação de documentos (e.g. desenho,
folha de especificações, manual, etc.)
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Novo Objecto - Características
Ficha técnica (com até 40 características
parametrizadas)
O desenho de cada ficha técnica é definido pelo
utilizador para cada tipo de objecto.
Novo Objecto – dados operacionais
Tempos requeridos e de funcionamento para
calcular indicadores.
Possibilidade de cálculo automático de
funcionamento médio diário com base em
registos de funcionamento.
Consultas por objecto com garantias e contratos
de manutenção.
Novo Objecto – Info. Complementares
Possibilidade de atribuir códigos alternativos ao
objecto e escolher o código pelo qual o objecto é
gerido em toda a aplicação.
Informação adicional para EMM com
necessidade de calibração e Viaturas.
Existe ainda um separador com um campo livre
para observações.
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Fichas - Plano de Manutenção
Cada objecto de manutenção terá um plano de
manutenção.
Actividades sistemáticas controladas por tempo
de calendário (caso típico dos quartos, salas,
certificados, etc.), registos de funcionamento
(compressores, etc.) ou a combinação de ambos
(e.g. gerador de emergência)
Cada ficha de manutenção planeada (FMP) com
a descrição das precauções de segurança, tarefas
e previsões de duração, esforço HH,
necessidades de materiais e serviços, logo,
previsão de custos.
Artigos aplicados
Lista dos sobressalentes aplicáveis ou
componentes incorporados. Esta é uma relação
de muitos para muitos entre os artigos e os
objectos. Pode-se saber, inversamente, em que
objectos é aplicado determinado artigo.
Registos de funcionamento / contagem
Com recursos para realizar projecções do tipo:
“quantas horas terá na data X ?”, ou ainda “qual
será a leitura de electricidade no fim do ano?”
Vários modelos de impressão da informação
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Documentos associados
É possivel associar, sem limites, qualquer tipo de
documento a um objecto. Esta associação
permite, opcionalmente, a definição de uma
data de validade do próprio documento. O link
para o documento desta associação fica
disponível para todos os utilizadores.
Imprimir Objectos
O programa possui diversas listagens de
objectos.
As listagens incidem sempre sobre o objecto
seleccionado ou o conjunto de todos os objectos
na lista e podem, ainda, ser agrupadas de
diversas formas.
Outros recursos do parque de Equipamentos
Possibilidade de repetir objectos com os respectivos planos de manutenção e artigos aplicados. Este recurso
facilita e acelera o registo inicial de informação no sistema.
Possibilidade de filtrar os objectos de diversas formas e, para esse conjunto, obter diversas listagens.
Obter um plano de manutenção para os objectos da lista com a projecção automática dos trabalhos e
respectivos custos previstos.
Registos de funcionamento com ou sem abastecimento que alimentam o parâmetro “RF - Registo de
funcionamento”. Permite, por exemplo, conhecer em detalhe consumos de energia de um contador ou
quilómetros percorridos por uma viatura.
Registo de indisponibilidade. O sistema permite o registo automático de indisponibilidades a partir de ordens de
trabalho ou manual directamente no equipamento.
O sistema gera em tempo real um conjunto de análises para todos os parâmetros de manutenção afectados
pelos acontecimentos (custos, ocorrências, tempos, etc.). Estas análises estão sempre disponíveis para todo o
ano corrente, para o ano anterior ou para os últimos 5 anos.
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Trabalhos – Gestão das Ordens de Trabalho
A gestão dos trabalhos de manutenção é a função básica da Manutenção. Todas as intervenções que consumam recursos
– Hora.Homem, Materiais ou Serviços – são registadas no sistema sob a forma de Ordens de Trabalho.
O programa possui um sistema de alertas sob a forma de semáforo que é actualizado dinamicamente de acordo com a
data prevista. A periodicidade dos trabalhos pode ser definida em tempo de calendário ou em qualquer registo de
funcionamento definido para o equipamento (Kms, Horas, Ciclos, etc.).
Estados da Ordem de Trabalho
Sempre que se cria uma OT sistemática no sistema, a aplicação só vai criar a próxima OT, quando a OT anterior for
realizada. Para que tal aconteça, é necessário que o utilizador mude o estado da OT manualmente. As OTs passam
sempre pelos estados:
Programada – Trabalho planeado que tem uma data para realização;
Em Curso – Trabalho que já foi emitido e cuja gestão, até ser terminado, pertence à entidade responsável da área da
intervenção técnica;
Terminada – Trabalho que acabou mas que a OT ainda pode receber imputações e registos de informação.
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Nova Ordem de Trabalho – Origem
Identificação dos elementos principais de uma
Ordem de Trabalho. Os campos Tipo de Trabalho,
centro de custo e Tempo de manutenção (TDM)
são obrigatórios.
Nova Ordem de Trabalho – Gestão
Identificação dos elementos de gestão do
trabalho. As datas são preenchidas de acordo
com o estado do trabalho.
Nova Ordem de Trabalho – Pedidos
Separador que exibe os pedidos de manutenção
que estão na origem da Ordem de Trabalho.
Nova Ordem de Trabalho – Diagnóstico
Permite identificar o sintoma e causa de Ordens
de trabalho de avaria.
Nova Ordem de Trabalho – Tarefas
Descrição do trabalho a realizar
Nova Ordem de Trabalho – Custos
Quadro de comparação entre os custos
planeados e os executados.
Nova Ordem de Trabalho – Documentos
Separador que permite anexar documentos ao
trabalho.
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Registo de Mão de Obra
A mão de obra utilizada em cada trabalho é
registada de forma detalhada e sempre
coordenada num documento de custo.
Registo de Materiais
Identificação dos materiais utilizados na
execução do trabalho. Os materiais podem ser
imputados à Ot de forma directa ou com baixa
em stock.
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Registo de serviços (outros)
Identificação dos serviços utilizados na execução
do trabalho.
Os serviços são sempre coordenados num
documento de custo e devem ter a indicação do
fornecedor.
Calendário OTs
Este recurso permite a visualização dos trabalhos
em calendário e pode-se, com recursos drag &
drop, movimentar os trabalhos entre datas.
O calendário permite visualização em dias,
semanas ou meses e exibe os trabalhos com
simbologia relativa ao seu estado.
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Imprimir Ordens de Trabalho
O programa permite imprimir os trabalhos
planeados ou já executados de diversas formas.
A impressão incide sempre sobre a Ot
seleccionada ou o conjunto de Ots na lista.
Outros recursos de Gestão de Trabalhos
Os trabalhos sistemáticos são geridos por calendário e/ou registos de funcionamento (horas, Kms, Ciclos, etc.). O
sistema encarrega-se de calcular as datas com base nos registos de funcionamento e seleccionar
automaticamente a data que ocorre primeiro para cada trabalho.
Todos os registos de Ordens de Trabalho, tempos e recursos utilizados geram parâmetros automáticos que
podem ser analisados directamente ou utilizados para criar indicadores de manutenção.
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Análises e Indicadores de Manutenção
O sistema calcula, em tempo real, um conjunto de parâmetros automáticos para as principais entidades do sistema:
Objectos, Sistemas e Centros de Custo.
Parâmetros Automáticas
Lista de parâmetros automáticos disponíveis a qualquer
momento para o ano corrente, últimos 12 meses ou últimos 5
anos.
Estes parâmetros podem ser consultados directamente em
Objectos, Sistemas e Centros de custo ou ser utilizados no
cálculo de indicadores mais complexos.
Exemplo:
MTBF = Tempo Funcionamento / Número de avarias.
Exemplo de parâmetros automáticos para um sistema de AVAC. O ManWinWin só exibe na lista os prâmatros para os
quais exista pelo menos um valor.
A Data no canto superior direito permite obter parâmetros relativos a outros anos e as marcas (checkbox) permitem
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selecionar parâmetros para comparar sob a forma de gráfico.
Exemplo de comparação de 2 parâmetros automáticos.
Exemplo de um indicador calculado a partir de parâmetros automáticos.
Outros recursos de Análises e Indicadores
O sistema permite a definição de parâmetros manuais que podem, depois, ser utilizados nas fórmulas de cálculo
dos indicadores. Estes parâmetros automáticos são úteis quando se pretende efectuar cálculos com dados que
são externos à aplicação (ex: área útil, volume de vendas, etc.)
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Materiais – Gestão de Armazéns
A gestão de stocks é um módulo opcional que permite gerir um ou vários armazéns de manutenção de forma integrada.
A gestão de materias tem por base o conceito de Ficheiro Mestre de Artigos onde são registadas as referências de stock.
Os artigos podem, depois, existir num ou em vários armazéns com quantidades e custos unitários distintos.
Dentro de cada armazém os artigos são exibidos com uma etiqueta que muda de cor de acordo com as existências de
stock.
Ficha Artigo
Para cada artigo é possível definir o stock
máximo e mínimo e a localização.
O registo de novos artigos é efectuado apenas no
mestre de artigos.
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Entrada de artigo para armazém
A entrada é efectuada mediante uma factura,
guia de transporte ou outro documento e tem
alguns elementos obrigatórios.
A entrada pode ser efectuada sem consolidação
permitindo assim alterações ou correções. Após
a consolidação da entrada o sistema calcula as
quantidades e os custos unitários dos artigos
afectados e a entrada fica bloqueada.
Saída de artigo de armazém
A saída é efectuada mediante um documento
automaticamente sugerido pelo sistema.
As saídas podem ser dirigidas a Ots, objectos ou
centros de custo, sendo este último de
preenchimento obrigatório.
As saídas são automaticamente consolidadas e
irreversíveis. Para acrescentar quantidades é
necessário efectuar nova saída. Para retirar
quantidades é necessário efectuar devoluções.
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Inventário
O sistema permite efectuar inventários parciais
ou de todo o armazém, com recursos de
produtividade para o registo das contagens.
Outros recursos de Gestão Armazéns
Devolução a fornecedores, para corrigir entradas, e devolução ao armazém, para corrigir saídas.
Transferências entre armazéns para facilitar a movimentação rápida de artigos.
As entradas de stock alimentam, de forma automática, a relação entre artigos e fornecedores.
O sistema mantém um histórico permanente e de consulta directa dos movimentos de cada artigo.
É possível consultar de forma fácil e directa as existências de cada artigos em todos os armazéns.
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Pedidos de Manutenção
O módulo de pedidos de manutenção é executado fora do ManWinWin de forma autónoma.
A Janela de pedidos de manutenção exibe os pedidos em lista e muda de símbolo de acordo com o estado em que o
mesmos se encontram.
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Pedido de Manutenção
Este recurso permite efectuar pedidos à
manutenção de uma forma simples. Os campos
de preenchimento obrigatório são o título, a data
e o objecto de manutenção ou, pelo menos, o
centro de custo.
O pedido novo fica sempre no estado de
“Pendente”.
O Pedido de manutenção pode ser marcado para
“Solicitação de Orçamento”. Neste caso, o
pedido segue um percurso ligeiramente
diferente.
Gestão de Pedidos de Manutenção
Os pedidos são geridos dentro do ManWinWin.
Os pendentes podem ser rejeitados ou
aprovados. Excepto os pedidos com orçamento
que, em vez de aprovados, são orçamentados.
Os pedidos com orçamento são aprovados do
lado de quem pede, ou seja, é ao requisitante
que cabe a aprovação – ou não – do orçamento.
O Pedido aprovado passa a Em Atendimento no
momento que tem pelo menos uma Ordem de
Trabalho aberta e passa a Terminado quando
todas as Ots abertas para o pedido sejam,
também elas, terminadas.
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