Relatório de Gestão
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Relatório de Gestão
Relatório de Gestão Defensoria Pública-Geral maio/2014 a maio/2015 Administração Defensor Público-Geral: Defensora Chefe de Gabinete: Defensora Subchefe de Gabinete: Rafael Valle Vernaschi Fernanda Corrêa da Costa Benjamim Giovanna Blanco Magdalena 1º Subdefensor Público-Geral: Rafael Morais Português de Souza 2º Subdefensor Público-Geral: Bruno Diaz Napolitano 3º Subdefensor Público-Geral: Luís Gustavo Fontanetti Alves da Silva Assessor da 2ª Subdefensoria: Rafael Galati Sábio Assessor da 3ª Subdefensoria: Luís Marcelo Mendonça Bernardes Defensora Corregedora-Geral: Kathya Beja Romero Defensora Corregedora-Assistente: Defensores Corregedores-Auxiliares: Defensor Coordenador Geral de Administração: Defensores Coordenadores-Auxiliares de Administração: Defensor Coordenador de Comunicação Social: Defensor Coordenador de Tecnologia da Informação: Defensor Coordenador da Assessoria Jurídica: Carolina de Melo Teubl Gagliato Aluísio Iunes Monti Ruggeri Ré e Rafael Folador Strano Felix Ricardo Nonato dos Santos Eduardo Belmudes e Alessandro Izzo Coria Fabricio Bueno Viana Juliano Bassetto Ribeiro Pedro Pereira dos Santos Peres Defensores Assessores Jurídicos: Bruna Gonçalves Loureiro, Luiz Fernando Baby Miranda e Júlio Grostein Defensor Assessor Parlamentar: Rafael Gandara D`Amico Defensoras Assessoras de Convênios: Defensora Assessora da Qualidade do Atendimento: Defensor Assessor Cível: Defensor Assessor Criminal e Infracional: Paula Barbosa Cardoso e Tatiana de Souza Kotake Leila Rocha Sponton Antônio Machado Neto Bruno Girade Parise Defensor Coordenador da Divisão de Apoio ao Atendimento do Preso Provisório: Douglas Ribeiro Basílio Defensores Coordenadores de Atendimento Inicial na Capital: Luiz Felipe Azevedo Fagundes / Allan Ramalho Ferreira Sumário Apresentação _______________________________________________________07 1. Democratização, participação e transparência da gestão _______________________________________________________08 1.1 Reunião de Coordenadores _____________________________________________________________09 1.2 Visitas às unidades _____________________________________________________________10 1.3 Difusão de informações _____________________________________________________________11 1.4 Aperfeiçoamento da transparência institucional _____________________________________________________________11 2. Profissionalização, modernização e eficiência da gestão administrativa _______________________________________________________12 2.1 Planejamento Estratégico _____________________________________________________________12 2.2 Reestruturação da Coordenadoria Geral de Administração (CGA) _____________________________________________________________13 2.3 Meu RH e Gestão RH _____________________________________________________________15 2.4 Controle da gestão Financeira e coordenação do Grupo de Planejamento Setorial (GPS) _____________________________________________________________15 2.5 Sistemas digitais: Defensoria Online e Módulo de Indicações _____________________________________________________________16 2.6 Descentralização da gestão do quadro de Estagiários _____________________________________________________________16 2.7 Ativação do datacenter e atualização do parque tecnológico _____________________________________________________________17 2.8 Aperfeiçoamento da Gestão Documental _____________________________________________________________17 2.9 Programa de Capacitação e Desenvolvimento de Coordenadores e manuais de procedimentos _____________________________________________________________18 2.10 Reestruturação da Assessoria Jurídica e da Assessoria de Qualidade _____________________________________________________________18 3. Atendimento à população: Apoio e estruturação da atividade-fim _______________________________________________________19 3.1 Visitas aos presos provisórios _____________________________________________________________19 3.2 Implementação das Audiências de Custódia e organização da atuação nos Deecrims _____________________________________________________________19 3.3 Atuação Especial na Copa do Mundo _____________________________________________________________20 3.4 Expansão Institucional _____________________________________________________________20 3.5 Aperfeiçoamento do atendimento incial _____________________________________________________________21 3.6 Solução extrajudicial _____________________________________________________________22 3.7 Novos convênios para prestação de assistência jurídica gratuita _____________________________________________________________22 3.8 Novos parceiros para qualificar o atendimento _____________________________________________________________23 3.9 Educação em direitos _____________________________________________________________23 3.10 Acessibilidade _____________________________________________________________24 3.11 Atendimento multidisciplinar _____________________________________________________________24 4. Independência e fortalecimento institucional _______________________________________________________25 4.1 Atuação Parlamentar _____________________________________________________________25 4.2 Defesa das prerrogativas de Defensores Públicos _____________________________________________________________25 4.3 Atuação no Condege _____________________________________________________________26 4.4 Política de divulgação nas mídias digitais _____________________________________________________________26 4.5 Relações interinstitucionais _____________________________________________________________27 4.6 Ciclo de Conferências _____________________________________________________________27 4.7 Valorização dos Servidores _____________________________________________________________28 4.8 Ações afirmativas _____________________________________________________________28 4.9 Corregedoria _____________________________________________________________29 Desafios _______________________________________________________30 Apresentação A atual composição da administração superior iniciou seus trabalhos em maio de 2014 empenhada em aprimorar a gestão administrativa da instituição, com a convicção de que a Defensoria Pública paulista deve continuar avançando para manter-se como exemplo de dinamismo e inovação no Sistema de Justiça. A précondição para tanto nos parece ser a construção coletiva e democrática das decisões e objetivos estratégicos da instituição, por meio de uma gestão moderna, eficiente e desburocratizada. Superar o modelo de centralização e aproximar os gestores das realidades locais concretas foi o desafio colocado. Iniciado o mandato, diversas mudanças e inovações foram implementadas. Após pouco mais de um ano, se ainda nos restam muitos desafios a enfrentar, existe a certeza de que a Defensoria Pública segue no caminho correto e importantes avanços podem ser constatados. Neste relatório, buscamos apresentar de forma sintética as principais ações e projetos que levamos a cabo durante o primeiro ano de gestão, esperando com isso contribuir ainda mais na difusão de informações para que juntos possamos continuar avançando, sempre com o propósito de cumprir nossa maior missão institucional, qual seja, atender com excelência a população pobre do Estado de São Paulo e atuar como um efetivo instrumento de transformação social e combate das desigualdades e opressões. Rafael Vernaschi, Defensor Público-Geral 1. Democratização, participação e transparência da gestão Para se concretizar como instrumento de democratização do acesso à justiça, a Defensoria Pública deve também internamente ser cada vez mais democrática e, por isso, é imprescindível construir uma gestão participativa, transparente e desburocratizada. Nesse sentido, o grande esforço da atual administração tem sido fomentar a participação direta dos Defensores Públicos e Servidores no planejamento institucional e nos processos decisórios. que contem com o engajamento fim de concretizar tais objetivos, de todos na execução de metas foram formulados e postos em prática novos mecanismos de pardemocraticamente traçadas. ticipação, com destaque para as Outro norte tem sido buscar a reuniões periódicas entre admidescentralização da gestão, em- nistração superior e todos os Copoderando as unidades e os Co- ordenadores do Estado, as visitas ordenadores para que tenham au- das Subdefensorias às unidades e tonomia e voz ativa nas decisões a criação e aprimoramento de noe atividades institucionais cotidia- vos canais de comunicação internas, ao passo que a administração nos na instituição, conforme detasuperior pode então centrar seus lhado a seguir. esforços no apoio e no planejamento estratégico da instituição. Um dos objetivos é facilitar o diálogo e a troca de informações, pois somente com novos canais de comunicação e espaços institucionais de discussão os gestores podem compreender a realidade dos que atuam na base e elaborar processos de trabalho eficazes É certo que a construção de uma gestão democrática passa por uma mudança de cultura institucional, com a disposição de ouvir e viabilizar as propostas de Defensores Públicos e Servidores, mas também depende de mudanças administrativas efetivas. Assim, a 8 ... para concretizar tais objetivos, foram formulados e postos em prática novos mecanismos de participação... 1.1 Reunião de Coordenadores Após um período de transição e planejamento, foram realizadas a partir de outubro as seis primeiras reuniões periódicas de trabalho entre os Coordenadores Regionais e Auxiliares e a administração superior, concebidas como um espaço de participação horizontal dos Defensores Públicos Coordenadores. Trata-se de uma oportunidade para discutir desafios coletivamente, avaliar a Defensoria como um todo, identificar problemas recorrentes e alternativas, bem como para troca de informações e experiências exitosas que contribuam na tomada de decisões. ...Trata-se de uma oportunidade para discutir desafios coletivamente e trocar informações... Defensor Público-Geral e Subdefensores durante reunião de Coordenadores informes gerais e relatos atualizados sobre os principais projetos e medidas institucionais em curso ou em elaboração, e ainda previstos momentos para discussões e exposição de dúvidas, críticas e sugestões. Nos últimos meses, foram debatidos temas como as visitas aos presos provisórios, o modelo de atendimento inicial, ideias para diminuir a ocorrência de pautas As reuniões acontecem sempre duplas, os métodos de seleção com a presença de Coordenadores de estagiários, a implementação de todo o Estado, do Defensor Pú- dos sistemas digitais Defensoria blico-Geral, da 2ª e da 3ª Subde- Online (DOL) e Módulo de Indicafensorias Públicas-Gerais, além do ções (MI), a organização do V Ciapoio de Assessorias e Coordena- clo de Conferências, entre outros. dorias específicas. São realizados Organizaram-se ainda grupos de trabalho para discussão dos desafios envolvidos nas atividades de coordenação, distribuídos formulários para coleta de informações precisas sobre as unidades e construídos em conjunto manuais com orientações acerca de procedimentos burocráticos cotidianos. Os encontros têm não só permitido o debate qualificado na construção de soluções administrativas e possibilitado que os problemas deixem de ser tratados apenas de maneira reativa, mas também contribuindo para valorizar a função estratégica de Coordenador institucional e potencializar sua atuação nas tarefas administrativas das unidades. Oficina para discutir os desafios da função de Coordenador 9 1.2 Visitas às unidades A 2ª e a 3ª Subdefensorias Públicas-Gerais iniciaram um ciclo de visitas que irá contemplar todas as unidades do Estado até o fim de 2015, visando aproximar a administração superior do cotidiano e da realidade de cada local. Os encontros são agendados com antecedência de modo a não comprometer os trabalhos das unidades e possibilitando a participação do maior número de Defensores Públicos. Em cada visita, é aberto o debate sobre os grandes temas institucionais gerais, momento em que são esclarecidas dúvidas, ouvidas as críticas e coletadas sugestões. Além disso, são tratados das diversas questões específicas de cada unidade, como dificuldades, desafios e práticas exitosas desenvolvidas localmente. Já foram visitadas as Unidades Infância e Juventude, Guarulhos, Mogi das Cruzes, Nossa Senhora do Ó, Itaquaquecetuba, Lapa, Itaquera, Varas Singulares, Diadema, Santo Amaro, Júri, Santo André, Vila Prudente, Pinheiros, Bauru, Jaú, Piracicaba, Ribeirão Preto, Franca, Presidente Prudente, São Vicente, Guarujá, Caraguatatuba, Limeira, Rio Claro, São Carlos, Jacareí, Araçatuba, São José dos Campos, Taubaté, São Sebastião, Vila Mimosa, Praia Grande e Itapetininga. fensores Públicos para discutir A 1ª Subdefensoria Pública-Geral questões relacionadas ao planejatambém elaborou um calendário mento institucional, como o projede visitas, reunindo-se com De- to de expansão, entre outras. Nos 10 últimos meses, o órgão já realizou visitas em Santos, São Vicente, Butantã, Ferraz de Vasconcelos, Rio Claro, Itapetininga e Itaquera. 1.3 Difusão de informações A Coordenadoria de Comunicação estruturou um pacote de boletins informativos com a finalidade de difundir informações sobre temas afetos à Defensoria Pública, veicular o trabalho e as boas práticas da instituição, além de dar transparência aos atos de gestão. Logo nos primeiros meses do mandato, foi criado o informativo #gestão, um relato semanal das principais atividades desenvolvidas por todos os órgãos da administração superior. Seu propósito é a difusão acurada de informações e a aproximação entre todas as instâncias da Defensoria Pública, estabelecendo um canal direto de comunicação que se soma aos demais mecanismos de transparência e participação democrática. O boletim possibilitou a publicização de informações que careciam de espaço para divulgação, detalhando medidas, trazendo um histórico de ações e garantindo mais transparência ao trabalho realizado pela administração. Coordenadoria de Comunicação Social e Assessoria de Imprensa ... o #gestão é um relato semanal das principais atividades desenvolvidas por todos os órgãos da administração superior... Ademais, todos os informativos eletrônicos já existentes foram mantidos e aprimorados. O “Curtas da Defensoria de SP”, que divulga práticas e atividades de- senvolvidas em toda a instituição passou por uma robusta atualização, com um novo projeto gráfico, aumentando sua periodicidade e a quantidade de notícias. Por fim, a Coordenadoria de Comunicação iniciou o envio regular de clippings temáticos, com um apanhado de matérias e reportagens publicadas pela imprensa que tratam de temas afetos às atividades dos Núcleos Especializados da Defensoria Pública. Os boletins buscam auxiliar os Defensores Públicos em suas atividades cotidianas compartilhando os principais temas tratados pela imprensa. 1.4 Aperfeiçoamento da transparência institucional A atual gestão deu continuidade à estruturação do Serviço de Informações aos Cidadãos (SIC) com a publicação do ato normativo que regulamenta as atividades do órgão, apresentando como premissas a transparência ativa, com a divulgação de informações de interesse público independentemente de solicitações, e o atendimento célere de pedidos feitos por telefone, site ou correio. Definiu-se ainda uma Central do Serviço de Informações ao Cidadão para coordenar as ações de transparência, apresentar relatórios periódicos e orientar outros órgãos da instituição. Cumprindo uma de suas atribuições, o órgão realizou capacitações e elaborou materiais com orientações e divulgação de sua atuação. Foram recebidos e 11 respondidos diversas solicitações e questionamentos. Apenas em 2014, foram analisados pelo órgão mais de 10 mil pedidos de informações. 2. Profissionalização, modernização e eficiência da gestão administrativa 2.1 Planejamento Estratégico Após cerca de dois meses de construção conjunta entre todos os seus órgãos internos, a administração superior finalizou em novembro de 2014 seu planejamento estratégico, que consiste numa ferramenta gerencial para elaborar metas e objetivos de gestão e organizar sistematicamente as atividades necessárias à sua execução. O propósito é ampliar a profissionalização e a eficiência nas atividades de gestão, proporcionando melhor suporte na execução das atividades fim, superando a atuação reativa e viabilizando os objetivos institucionais pretendidos. ...O propósito do planejamento estratégico é ampliar a profissionalização e a eficiência nas atividades de gestão, superando a atuação reativa e viabilizando objetivos institucionais... Durante o processo, foram realizadas 11 grandes reuniões com a presença de todos os órgãos, além de diversos encontros de orientação com a 1ª Subdefensoria e reuniões internas de cada órgão. Ao final, foram definidos mais de 30 objetivos, agrupados em macroestratégias como atendimento, 2ª e 3ª Subdefensorias Públicas-Gerais e ATP ação parlamentar, núcleos especializados, comunicação, relação com a sociedade, infraestrutura, entre outros. Para o cumprimento das metas, foram elaborados indicadores e cerca de 90 iniciativas, destrinchadas em mais de 290 ações específicas. Desde sua conclusão, o planejamento vem sendo executado e acompanhado permanentemente por meio de uma ferramenta eletrônica colaborativa e do Comitê de Gestão Estratégica (CGE). Ainda foram desenvolvidos planejamentos estratégicos internos da 1ª, da 2ª e da 3ª Subdefensorias, definido os principais objetivos em cada órgão para esta gestão. Os Núcleos Especializados, com auxílio da 1ª Subdefensoria, também formularam conjuntamente seu planejamento, levantando demandas, objetivos e 12 iniciativas, propondo formas de encaminhamentos e, por fim, definindo suas próprias diretrizes estratégicas, ações e indicadores. Além disso foram realizadas reuniões mensais para busca de fortalecimento dos núcleos como orgãos centrais para uma atuação estratégica. Após essas etapas, a 1ª Subdefensoria Pública-geral vem estudando metodologias para fins de implementação do planejamento estratégico de toda instituição. 2.2 Restruturação da Coordenadoria Geral de Administração (CGA) Act), que consiste resumidamente em planejar, executar, conferir, padronizar ou corrigir o resultado obtido. O referido método de gestão é amplamente aplicado em instituições privadas e públicas, tendo como objetivo melhoria contínua nos processos e procedimentos. Coordenadoria Geral de Administração Iniciados os trabalhos junto à Coordenadoria Geral de Administração, considerando as atuais necessidades institucionais, os Coordenadores optaram pela adoção de um método de gestão apto a aumentar a produtividade e imprimir maior organização em todos os processos e procedimentos a cargo da CGA. Visando eliminar o desencontro de informações, atrasos nos andamentos dos processos e implementação de gestão funcional (interdepartamental), oriundos da insuficiência ou até mesmo falta de procedimentos operacionais padrão, bem como de rotinas previamente estabelecidas, deuse início a uma reestruturação de todos os Departamentos. Buscouse, em um primeiro momento, realocar material humano com a finalidade de se corrigir funções anômalas exercidas e, depois, implantar uma metodologia de trabalho fundada na profissionalização da gestão. A adoção da metodologia proporcionou os seguintes resultados: a) criação de um sistema de gestão alinhado com o planejamento estratégico; b) criação do grupo de planejamento e expansão; c) implementação do gerenciamento funcional (horizontal); d) Implementação da gestão de projetos; e) normatização de rotinas; f) mapeamento dos processos; g) realinhamento das funções; h) aumento na produtividade; i) decisões com base em dados gerenciais; e j) contratação de novos profissionais com conhecimento técnico especializado em sua área de atuação. Com a primeira etapa concluída, iniciou-se a segunda fase com a adoção de reuniões semanais com os Diretores de Departamentos e Assessores, visando a busca do conhecimento de cada área e a defiProjeto de manutenção predial: nição de qual método de trabalho Visando superar a atuação reatiimplantar. va e a limitação a reparos locais e isolados, começou a ser desenvolApós as discussões se concluiu vido um modelo de manutenção pela adoção do método de gestão predial estruturado e contínuo, fundado no PDCA (Plan, Do Check, RELATÓRIO DE VISITAS DO GRUPO TÉCNICO - 10/2014 A 08/2015 2014 2015 OUT NOV DEZ JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO TOTAL Visitas 51 26 15 26 24 18 16 31 25 34 19 285 Unidades 29 16 12 16 18 11 13 22 15 21 12 59 13 TOTAL DE PROCESSOS AUTUADOS NA INSTITUIÇÃO Gestão de projetos: zo para a execução das ativida2014 2015 Foi desenvolvido novo procedi- des correspondentes, de maneira mentos para gestão dos projetos que é possível aferir o prazo final para controle das ações dos imó- para a conclusão da estruturação veis locados para futura sedes, da nova sede. Este procedimento Uma das mudanças propostas é visando ocupá-los da forma mais promove a integração de todos os a estruturação das atividades de rápida e adequada. O controle se responsáveis pelas ações de ocumanutenção corretiva por meio de dá através de reuniões quinzenais, pação da nova sede, integrando as um Sistema de Registro de Preços com todas as áreas envolvidas, atividades e otimizando os prazos. seuE pradestas atividades, prestadas por em que cada um tem oN ÚM RO D E P ROCES S OS profissionais do ramo e com fornecimento de materiais e equipamentos obedecendo indicadores de custos de conhecimento geral, Média mensal de processos (Licitações) com acompanhamento de entida25 21,54 des públicas e de uso consagrado. 4.912 20 Título do Eixo Outras medidas tomadas são o início do mapeamento do histórico de atendimentos, verificando os itens de maior demanda, e uma programação de vistorias procurando identificar necessidades preventivas e corretivas. 6.714 com atenção à atuação preventiva adequada a uma instituição em crescimento orgânico e com instalações de grande porte. 16,75 15 10 5 0 2014 Climatização: O Grupo Técnico da CGA fez um planejamento para manutenção preventiva e corretiva nos equipamentos de ar condicionado instalados nas unidades, bem como para instalação em novas localidades. Atualmente, a grande maioria dos locais de trabalho, incluindo algumas salas de Fórum, são climatizadas e estão incluídas em um dos processos de manutenção. Para as futuras unidades alugadas, quando prospectadas, o Grupo Técnico opta que seja climatizada. Novos processos para manutenção preventiva e corretiva estão sendo abertos para abranger mais unidades. 2015 TOTAL DE PROCESSOS AUTUADOS NA INSTITUIÇÃO 2015 4.912 6.714 2014 N ÚM E RO D E P ROCES S OS Média mensal de processos (Licitações) 25 Eixo 20 15 21,54 14 16,75 2.3 Meu RH e Gestão RH Em funcionamento desde agosto, o sistema digital “Gestão RH” permite o controle descentralizado de procedimentos administrativos por todos os Coordenadores e Diretores da instituição, que passam a gerir autonomamente pedidos de afastamentos, substituições e plantão. De forma integrada, o “Meu RH” possibilita que Defensores e Servidores façam a gestão de todos os aspectos de sua vida funcional, de forma simples, ágil e desburocratizada, como pedidos online de afastamentos, férias, licenças e atividades extraordinárias, além da consulta sobre toda as informações funcionais. Desenvolvidas pelo DRH e pela Coordenadoria de Tecnologia da Informação desde 2012 e implementadas no último ano, as ferramentas possibilitaram agilizar processos, substituindo trâmites em papel e diminuindo a burocracia, trazendo assim mais transparência e autonomia para Servidores e Defensores. Ademais, os novos sistemas permitiram uma otimização gradual das funções das equipes, em especial a automatização de 100% dos processos relativos à folha de pagamento, gerando mais segurança e confiabilidade no processo. Redução de 85% no consumo de papel 2.4 Controle da gestão financeira e coordenação do Grupo de Planejamento Setorial (GPS) Coordenado pela 1ª Subdefensoria Pública-Geral, o Grupo de Planejamento Setorial desenvolveu atividades de análise de impacto orçamentário na instituição, estabelecendo mecanismos de controle financeiro e diretrizes para gestão orçamentária, bem como realizando estudos e uma proposta de ajuste financeiro. Nesse sentido, em razão da atu- gociou uma renovação do convêal conjuntura de escassez de re- nio com a OAB sem reajuste para cursos, foram envidados esforços o ano de 2015. pela administração para contenNas licitações, a ção de gastos por meio da utilização do gerenciamento matricial de competitividade despesas, além de diversas outras estimulada entre medidas como a reanálise e prioos interessados e a rização das reformas, a revisão de negociação de preços antigos contratos com vistas a não finais na modalidade pagar reajustes anuais, (o que gerou uma economia entre os meses pregão resultou na de maio a dezembro de 2014 de economia de R$236.000,00), a negociação de R$ 24.398.161,74 valores apresentados nas licitaem 2014, além de ções e um planejamento susten5.982.200,17 até maio tável para expansão institucional. Por fim, a Defensoria Pública nede 2015. 15 2.5 Sistemas digitais: Defensoria Online e Módulo de Indicações Assessoria da Qualidade do Atendimento Cumprindo integralmente o cronograma, o novo sistema informatizado de atendimento ao usuário, o Defensoria Online (DOL), foi instalado em todas as unidades do Estado. A primeira fase de implementação contemplou as funcionalidades de cadastro, avaliação financeira, atendimento inicial, atendimento inicial em continuidade, distribuição de DIs e agendamento. Inicialmente receberam o sistema todas as unidades do interior, seguidas das unidades da Capital e região metropolitana. Pesquisas Tecnológicas (IPT). Seu objetivo é oferecer mais eficiência e qualidade nos atendimentos. O DOL é um projeto da Assessoria da Qualidade do Atendimento (AQA), em parceria com a Coordenadoria da Tecnologia da Informação (CTI) e desenvolvido conjuntamente com o Instituto de Paralelamente, a Assessoria de Convênios em parceria com a CTI implementou o Módulo de Indicação de Advogados (MI), um sistema integrado ao DOL que permite maior controle e fiscalização dos A AQA e CTI também promoveram capacitações e treinamentos, presencialmente ou por vídeoconferência. Além disso, foi elaborado um material de apoio, com um manual e explicações sobre os principais conceitos e as aplicabilidades do DOL. Equipes técnicas ainda foram destacadas para acompanhar o andamento do atendimento inicial nos primeiros dias. convênios de assistência judiciária. O MI foi instalado em todos os Cartórios dos Tribunais de Justiça do âmbito criminal e Juizados Especiais, e nas subseções da OAB na esfera cível. A implementação foi precedida por 12 reuniões presenciais em subseções centrais da OAB por todo o Estado, com participação das subseções adjacentes, além de capacitação para os Servidores dos fóruns e explicação aos serventuários sobre o convênio. Todas as indicações de advogados conveniados passaram a ser provenientes do MI, abolindo-se o sistema utilizado pela OAB. Como consequência, a Defensoria passou a ter o controle de todo o atendimento realizado, desde a avaliação econômico-financeira até a efetiva indicação. 2.6 Descentralização da gestão do quadro de Estagiários As Subdefensorias e o Departamento de Recursos Humanos elaboraram uma nova sistemática que tornou mais célere e menos burocrático o processo de seleção e credenciamento dos Estagiários de direito nas unidades, além de conferir maior autonomia em relação à aplicação da prova em con- concurso e podem solicitar diretamente ao CIEE novos credenciamentos. Além disso, sempre que o cadastro de reserva de uma unidade estiver abaixo de 20% do número total de estagiários, é reaCom o novo modelo, as Diretorias lizado novo concurso. Regionais passam a ter acesso à lista de estudantes aprovados no cursos emergenciais. Para tanto, realizou-se um treinamento e foi entregue um material sistematizado com as orientações sobre o procedimento. 16 2.7 Ativação do datacenter e atualização do parque tecnológico Após finalizadas as obras para atualização do quadro elétrico e aumento da capacidade energética do edifício sede da Defensoria Pública, o novo centro processamento de dados (datacenter) da instituição entrou em funcionamento com a migração progressiva dos serviços e dados hospedados em servidores externos, como o processamento de email, videoconferência e mensagens instantâneas. O datacenter próprio oferece mais autonomia e segurança na gestão de dados, além de um incremento na performance e aumento na capacidade de armazenamento. Foi desenvolvido um novo procedimento para backups, que permite uma recuperação de arquivos em nível muito superior e a restauração de um serviço crítico em poucos minutos. Coordenadoria de Tecnologia de Informação A Coordenadoria de Tecnologia de Informação também realizou a atualização do parque de microcomputadores da instituição, com a instalação de novos desktops e segundas telas para atuação nos processos digitais. No mesmo período, ainda foram estruturados novos postos informatizados com infraestrutura de rede, acesso internet e intranet, desktops, impressoras e telefonia, contemplando as Unidades Mauá, Praia Grande, Franco da Rocha, Jacareí, Osasco Criminal (rede provisória) e Unidade Limeira (rede provisória), bem como as novas salas em fóruns em Rio Claro, Registro, Presidente Prudente, Guarulhos (Infância e Juventude), Taubaté (Cível e Criminal), São Carlos (Criminal), Jabaquara (Cível), Mogi das Cruzes, São José do Rio Preto (Criminal), São Vicente (Criminal) e na sala do Júri do Fórum Criminal de São Paulo. 2.8 Aperfeiçoamento da Gestão Documental Instituída em julho de 2014 pelo Ato Normativo DPG nº 88, a Comissão Central de Gestão de Documentos (CCGD) reúne diversos órgãos da administração superior e trabalhou no desenvolvimento de uma política permanente de gestão documental para a instituição, visando a padronização de procedimentos para produção, tramitação, preservação e destinação de documentos. O objetivo é assegurar o tratamento técnico adequado e evitar o acúmulo não planejado de arquivos, mas preservando os documentos com va- Gestão Documental de capacitação de Diretores Regionais e dos Servidores das Comissões Setoriais de Arquivo. AdeA Comissão coordenou a elabo- mais, a CCGD revisou as normas ração da Tabela de Temporalida- e procedimentos de protocolo da de, que define prazos de guarda e Defensoria, resultando na elabodestinação de documentos. Para ração de uma proposta de manual tanto, organizou-se um programa com orientações sobre procedimentos de protocolo. lor administrativo e histórico e facilitando o acesso a informações. 17 2.9 Programa de Capacitação e Desenvolvimento de Coordenadores e manuais de procedimentos Promovido pelo DRH, a 2ª e a 3ª Subdefensorias e a Edepe, foi dado início ao “Programa de Capacitação e Desenvolvimento de Defensores Públicos Coordenadores para incorporação de técnicas de gestão, administração, relacionamento interpessoal e liderança”. A proposta é apresentar elementos e técnicas de gestão pública aos Coordenadores, visando treiná-los em habilidades essenciais para o exercício da atividade de gestor, com a contribuição de professores e especialistas renomados em suas áreas. Com a contribuição direta dos Coordenadores regionais e de unidades durante as reuniões periodicas, também foram formulados manuais com orientações detalha- das sobre os procedimentos administrativos do cotidiano das unidades, com o objetivo de simplificar a execução de tarefas e melhorar a eficiência no trabalho. Ainda teve início uma série de capacitações por videoconferência para divulgação do material e alinhamento das práticas administrativas. 2.10 Restruturação da Assessoria Jurídica e da Assessoria da Qualidade Assessoria Jurídica Com o reforço de um Assistente Técnico na equipe, a Assessoria Jurídica passou a fazer os pareceres jurídicos em todas as licitações. Antes, os pareceres apenas eram elaborados na AJ para contratações superiores a R$ 650.000,00 e as contratações inferiores eram integralmente tocadas pela CGA. A Assessoria Jurídica também estabeleceu uma nova rotina para fazer a revisão técnica de todos os Atos DPG. Anteriormente, as Atos eram publicados a pedido dos diversos órgãos que os minutavam. a Assessoria da Qualidade do Atendimento também passou por um período de reestruturação. O intuito é aprimorar o suporte às áreas/unidades na promoção de um atendimento humanizado e também na padronização dos processos. Por Gestão pela Qualidade Total entende-se, além do enfoque no atendimento ao usuário da Defensoria Pública, a qualidade das estratégias e planos, a qualidade da informação, a qualidade Assessoria da Qualidade dos processos e resultados e o enPensando na implementação de volvimento de toda a instituição. uma Gestão pela Qualidade Total, da pela necessidade de discutir previamente os problemas e desafios com todos os envolvidos no processo de tomada de decisão, de modo a minimizar entraves e promover procedimentos mais céleres. A iniciativa facilitou a troca de experiências, fazendo com que a AJ deixasse de ser um obstáculo nos procedimentos e passasse a ser um aliado na busca da melhor solução. Além disso, a Assessoria Jurídica criou internamente três equipes de gestão jurídica, uma focada em contratos, outra em licitações e mais uma voltada à vida funcional, que contam com a participação de diversos órgãos em reuniões periódicas a fim de planejar essas três áreas. A mudança foi motiva- Assessoria Jurídica 18 3. Atendimento à população: Apoio e estruturação da atividade -fim 3.1 Visitas aos presos provisórios Aprovada no Conselho Superior em maio de 2014, a política institucional de atendimento aos presos provisórios, que prevê visitas regulares aos Centros de Detenção Provisória (CDPs) do Estado, foi implementada inicialmente na Capital e depois expandida ao interior e à região metropolitana de São Paulo. As visitas possibilitaram a prestação de informações processuais aos presos, a obtenção de elementos para auxiliar na defesa técnica e a identificação de violações de direitos. Para estruturar e monitorar a nova política, foi criada a Divisão de Apoio ao Atendimento aos Preso Provisório (DAP), órgão responsável pela organização das visitas, Assessoria Criminal e DAP preparação das escalas, organização dos fluxos e encaminhamento dos casos, bem como pela sistematização dos dados obtidos por meio de formulários. O início efetivo das visitas foi precedido de diversas reuniões de planejamento com os Defensores Públicos nas unidades, com os Diretores de cada CDP e com a Secretaria de Administração Penitenciária (SAP), que firmou um termo com a Defensoria Pública prevendo obrigações mútuas, como condições adequadas de estrutura e uma sala reservada para o atendimento em cada localidade. Além da preparação, a Assessoria Criminal e a DAP trabalham no acompanhamento das visitas a fim de que as prerrogativas dos Defensores Públicos sejam respeitadas, intervindo junto à SAP quando necessário. 3.2 Audiências de Custódia e organização da atuação nos Deecrims fensoria Pública. Foram realizadas diversas reuniões com as instituições externas envolvidas e com os Defensores Públicos da Unidade Dipo. Após as conversas e sugestões, um Ato da 2ª Subdefensoria definiu um modelo inicial, prevendo a atuação complementar de outros Defensores Públicos como atividade gratificada e uma remodelagem do atendimento inicial criminal. A administração superior prestou suporte e informação para Coube à Assessoria Criminal, em o início das atividades, fazendo conjunto com a 2ª Subdefensoria, um acompanhamento constante organizar a participação da De- da atividade junto aos Defensores Em fevereiro de 2015, após firmado acordo de cooperação técnica com o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Tribunal de Justiça de SP, foi iniciada a primeira fase do projeto piloto das audiências de custódia, com o objetivo de garantir que presos em flagrante sejam apresentados a um juiz num prazo máximo de 24 horas, visando a análise da legalidade da prisão e a prevenção da tortura. 19 Públicos e participando de reuniões de monitoramento com os demais órgãos. Em parceria com a Edepe, organizou-se ainda um evento de preparação para discutir questões teóricas e práticas a respeito das audiências de custódia, com participação presencial dos Defensores Públicos e transmissão por videoconferência. Além disso, os Defensores Públicos puderam participar de um curso de capacitação promovido pelo Tribunal de Justiça. 3.3 Atuação especial na Copa do Mundo também distribuiu material informativo com orientações sobre o livre exercício do direito de manifestação e o papel da Defensoria Pública na defesa dos direitos humanos. A 1ª Subdefensoria Pública-Geral coordenou a comissão Fests, nas delegacias, no Centro de e realização de reuniões preparaPronto Atendimento Judiciário em tórias com os Núcleos EspecializaPlantão do Tribunal de Justiça (Ce- dos, com outros órgãos públicos e prajud), no Juizado Especial do com representantes de entidades Torcedor e no Juizado da Infância da sociedade civil. e Juventude no interior da Arena Corinthians. A Defensoria Pública DEFENSORIA NA COPA Com a aproximação da Copa do Mundo da Fifa em 2014 e a multiplicação de protestos populares, instituiu-se uma comissão especial para prestar assistência jurídica e evitar qualquer tipo de violação de direitos humanos. Formada por Defensores Públicos e Oficiais de Defensoria, a comissão atuou nos entornos do estádio em Itaquera e nas Fan 3.4 Expansão Institucional Houve a estruturação do atendimento inicial especializado ao público em oito novas unidades: Praia Grande, Barretos, Limeira, Guarujá, Itapetininga, Mauá, Jacareí e Franco da Rocha. Em todas elas, a 2ª e a 3ª Subdefensorias prepararam a atuação dos Defensores Públicos que possuem atribuição nas áreas Cível, Família, Fazenda Pública e Violência Doméstica com foco nas demandas 20 prioritárias, de acordo com o que vem sendo construído historicamente no âmbito do Conselho Superior, nos Núcleos Especializados e nos Ciclos de Conferências. 3.5 Aperfeiçoamento do atendimento inicial com contribuição de experiências de unidades e das considerações levadas nas reuniões de Coordenadores, a nova sistemática será avaliada e aperfeiçoada a partir dos pilotos implementados nas Unidades Jacareí e Franco da Rocha. Em suma, o modelo leva em conta a necessidade de setorizaAdemais, constada a incapacidade ção das diversas atividades que do modelo atual de atendimento envolvem o atendimento inicial do para suportar adequadamente a cidadão e a divisão do atendimencrescente demanda, foi apresen- to inicial em duas etapas quando tada proposta de padronização de necessário. fluxos para o atendimento inicial da região metropolitana e interior Modelos de petições iniciais Diante da volumosa procura por (veja na imagem abaixo), visando Para trazer mais agilidade ao vagas em creche, desenvolveu-se humanizar e garantir a qualidade atendimento dos usuários, ainda um novo fluxo da triagem do serviço prestado, bem como também foi criado no portal da para atender essa demanda. Com melhorar as condições de trabalho Defensoria um botão de acesisso, a fila no agendamento, que de Servidores, Defensores Públiso a esboços de petições iniesteve próxima de dois meses, di- cos e Estagiários e evitar a extraciais, com modelos dos casos polação de horários. minuiu para cerca de três dias. mais frequentes selecionados Capital Visando a qualificação do serviço, o fluxo de atendimento especializado ao público da Capital foi reformulado, com a criação de novos setores, incremento do número de estagiários, dentre outros aperfeiçoamentos. Ademais, um Ato da 2ª Subdefensoria regulamentou as demandas que não necessitam passar pela triagem e previu regras para atendimentos que requerem providência imediata, padronizando fluxos que careciam de previsão normativa. mero de Defensores Públicos no atendimento inicial especializado ao público foi redimensionado de acordo com o porte de cada unidade, em especial para conciliar a atividade com a realização de visitas a presos provisórios por Defensores Públicos da área criminal. Interior e região metropolitana No interior e na região metropolitana, a partir de uma série de reuniões e consultas públicas, o nú- Formulada conjuntamente pela Assessoria Cível, 2ª e 3ª Subdefensorias Públicas-Gerais e Assessoria da Qualidade do Atendimento, 21 após consulta aos acervos de algumas unidades e do banco de peças já disponível no site. 3.6 Solução extrajudicial de conflitos A Assessoria Cível empreendeu uma série de atividades voltadas à identificação das práticas de aplicação de mecanismos alternativos de solução de conflitos pela Defensoria Pública, seja diretamente por intermédio de fluxo interno próprio, seja mediante atuação conjunta com outros órgãos ou instituições. Os objetivos de tais atividades foram o de identificar a forma como a Instituição vem promovendo ou fomentando a autocomposição de conflitos e refletir sobre a concepção e implementação de um política institucional de solução de conflitos por intermédio da aplicação de métodos alternativos ao processo judicial clássico, como o são a conciliação e a mediação. Para tanto, foram levantados dados junto à todas as Unidades e sistematizadas as informações coletadas. Foram também realizados estudos e reflexões so- Assessoria Civel bre a matéria, com a participação em eventos voltados à discussão dessa temática e visitadas algumas Unidades e Centros de Solução de Conflitos e Cidadania do Tribunal de Justiça (CEJUSC). Em alguns casos, foram redefinidos fluxos de trabalho da Defensoria com esses Centros. Todo o material reunido foi sistematizado e analisado e todas as reflexões e discussões realizadas serviram de fundamento para a concepção de um projeto de política institucional de tratamento de diversas demandas pela via autocompositiva da aplicação dos mecanismos de solução extralitigiosa de conflitos. A proposta será discutida e apresentada ao Conselho Superior da Defensoria Pública, a fim de que a questão seja internamente normatizada, conferindo atuação permanente e uniformizada dos órgãos de execução da Defensoria Pública nessa seara. 3.7 Novos convênios para prestação de assistência jurídica gratuita Com o propósito de ampliar e diversificar as parcerias para garantir atendimento à população onde a Defensoria Pública não é capaz de absorver toda a demanda, a Assessoria de Convênios expediu ofícios a faculdades de direito e articulou tratativas em conjunto com os Defensores Públicos Coordenadores para celebrar novos convênios com instituições de ensino para prestação de assistência jurídica. Como resultado, foram firmadas quatro novas parcerias em 2015. 1 2 Convênio com a Fundação Educacional Dr. Raul Bauab para 60 encaminhamentos das áreas cível e família e 30 da área criminal, a partir de 03/02/2015; Termo de Cooperação com o Instituto de Educação e Cultura Unimonte S/A, para 20 atendimentos das áreas cível e família e 10 atendimentos da área criminal, a partir de 23/03/2015; 22 3 4 Convênio com a Organização Educacional Barão de Mauá para 90 encaminhamentos nas áreas cível e família e 30 plantões JECRIM, a partir de 23/03/2015; Convênio com a Universidade Municipal de São Caetano do Sul, para 90 encaminhamentos nas áreas cível e família e integral atuação nos plantões JEC e JECRIM de São Caetano, a partir de 04/05/2015. 3.8 Novas parcerias para qualificar o atendimento Aditamento do convênio com o IMESC, passando a prever a possibilidade de realização de exame DNA post-mortem mediante a exumação e análise dos restos mortais de um dos envolvidos. Assessoria de Convênios Paralelamente ao incremento nos convênios para prestação de assistência jurídica gratuita, buscou-se a formalização de ajustes auxiliares ao bom desenvolvimento da atividade dos Defensores Públicos, entre eles: venções para um melhor atendimento e acolhimento ao público idoso da instituição. Convênio com o Conselho Regional de Engenharia e Agronomia de SP (CREA), que para realização de serviços de assistência Termo de Cooperação com técnica à perícia especializada de o Centro de Estudos e Distribuição engenharia nos processos judiciais de Títulos e Documentos da Ca- e expedientes preparatórios. pital de São Paulo (CDT), visando a disponibilização do acesso ao Termo de Cooperação com sistema de dados registrados dos o Alto Comissariado das Nações Oficiais de Registro de Títulos e Unidas para Refugiados (ACNUR) Documentos e Civil de Pessoas Ju- para a efetivação dos direitos dos rídicas das Comarcas da Capital e solicitantes de refúgio, refugiados, de Santos; apátridas e outros sujeitos que re Termo de Cooperação com Escola de Artes, Ciências e Humanidades da Universidade de São Paulo (EACH-SP) para possibilitar o estágio na Defensoria Pública de alunos do curso de gerontologia, proponham e desenvolvam inter- querem proteção internacional Termo de Cooperação com a Secretaria Nacional do Consumidor para acesso dos Defensores Públicos à plataforma do consumidor.org. Melhoramentos no Sistema de Pagamento de Peritos (SPP) para que, nas hipóteses em que os trabalhos técnicos devam ser custeados pelo Fundo de Assistência Judiciária (FAJ), o sistema informatizado não mais impeça o cadastramento da perícia e a reserva de honorários pela Regional ou Unidade, desburocratizando e trazendo mais celeridade processual. Assinatura de termo de cooperação com a Prefeitura de São Paulo, Ministério Público e Tribunal de Justiça para a prática de ações de justiça restaurativa em escolas da Capital. Parceria com a Fundação Getúlio Vargas (FGV) pela qual os Núcleos Especializados do Consumidor e de Combate a Discriminação, Racismo e Preconceito poderão encaminhar casos para conciliação e a mediação por alunos em estágio supervisionado do curso de Formação em Mediação. 3.9 Educação em Direitos Com a finalidade de otimizar a atuação dos Defensores Públicos em atividades de educação em direitos e garantir a padronização de infraestrutura mínima oferecida nesses eventos, a 2ª e a 3ª Subdefensorias Públicas-Gerais criaram um fluxo a ser seguido a partir do momento em que é re- cebido o convite para participação da instituição, propiciando que os Defensores Públicos encontrem estruturas razoáveis de trabalho, bem como seja disponibilizado material de suporte e divulgação da Defensoria Pública, como cartilhas e folders institucionais. 23 Além disso, a 1ª Subdefensoria, a Assessoria Cível e Edepe trabalham na elaboração de uma política institucional permanente de educação em direitos, aproveitando as experiências e práticas exitosas que acontecem nas diversas unidades da Defensoria Pública. 3.10 Acessibilidade diretrizes como a instalação de sala de atendimento especial para cadeirantes, projetos de banheiros respeitando normas de acessibilidade e a previsão de fraldários, disponibilização de espaço A Assessoria de Qualidade de de espera acessível e adequado Atendimento (AQA) e o Grupo a lactantes, gestantes, pessoas Técnico (GT) elaboraram um crocom deficiência, idosos e pessoas nograma de vistorias em todas as acompanhadas por crianças de unidades de atendimento do Estacolo, entre outras. do para verificar as condições de acessibilidade e estudar projetos As diretrizes são adotadas nas de adaptação. Além disso, a AQA obras e reformas realizadas pelo elaborou uma série de recomenGrupo Técnico, que em setembro dações técnicas para prospecção de 2014 contratou um engenheiro de novos imóveis, observando de segurança do trabalho para se 3.11 Atendimento multidisciplinar dedicar ao cumprimento das normas de segurança das unidades e apontar adequações necessárias para o recebimento de pessoas com deficiência. As medidas têm garantido que a maioria das unidades de atendimento da Defensoria Pública esteja com a acessibilidade regularizada ou em processo de regularização. Desde o segundo semestre de 2014, a Assessoria da Qualidade também realiza reuniões com a Corregedoria, a Ouvidoria e o Núcleo Especializado dos Direitos do Idoso e da Pessoa com Deficiência para tratar do tema acessibilidade. discutir organização do trabalho, rotinas e atuação dos CAMs. Foram 20 visitas às unidades realizadas em 2014 e outras 11 visitas no primeiro semestre de 2015. Grupos de discussão sobre atuação multidisciplinar A Assessoria Técnica Psicossocial (ATP) realizou diversas atividades visando a qualificação do atendimento multidisciplinar, prestando apoio técnico aos Assistentes So- ciais, Psicólogos e Defensores Públicos das unidades. Destacam-se as reuniões periódicas com conselhos profissionais e outros órgãos, bem como as visitas institucionais de apoio técnico às unidades para 24 A ATP também planeja a formação continuada aos profissionais, tendo promovido cursos e eventos de capacitação, além da elaboração e divulgação de cartilhas temáticas com orientações para atuação em situações encontradas cotidianamente nas unidades. 4. Independência e fortalecimento institucional 4.1 Atuação Parlamentar DPG e Assessor Parlamentar com o Presidente da Alesp Formalmente criada por meio do Ato Normativo DPG nº 80 em janeiro de 2014, a Assessoria Parlamentar foi efetivamente estruturada com a designação de um Assessor específico em agosto daquele ano. Entre as atividades desenvolvidas, destaca-se a constante interlocução com o Poder Legislativo estadual e federal, em especial com frequentes visitas a Assembleia Legislativa de São Paulo e reuniões com parlamentares e líderes de bancada, por vezes para tratar de casos específicos e outras para ressaltar o trabalho da Defensoria Pública, esclarecer sua atuação e evidenciar a importância da valorização da instituição. O órgão também realiza o acom- panhamento da tramitação dos anteprojetos e projetos de leis perante os poderes legislativo e executivo, tanto no caso de projetos de interesse institucional e administrativo direto como aqueles de interesse jurídico dos Núcleos Especializados e que implicam na atuação dos Defensores Públicos. São monitorados diariamente projetos nos sítios eletrônicos da Câmara Municipal da Capital, da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, da Câmara dos Deputados e do Senado Federal. As mais relevantes alterações legislativas são comunicadas aos órgãos internos afetos à respectiva matéria. Além disso, a Assessoria Parlamentar é responsável por articulações e intervenções diretas em projetos de interesse da Defensoria Pública. Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo 4.2 Defesa das prerrogativas de Defensores Públicos Diante da notícia de instauração de inquéritos policiais contra Defensores Públicos em razão de sua atuação, a administração superior, por meio da Assessoria Criminal, Assessoria Jurídica, 2ª e 3ª Subde- fensorias, com a colaboração da Comissão de Prerrogativas, prestou suporte e trabalhou na defesa permanente das prerrogativas, fazendo o acompanhamento in loco das investigações, reuniões 25 com Delegados e Promotores de Justiça, além de impetrar habeas corpus que resultaram no trancamento das investigações. 4.3 Atuação no Condege listas e uma mesa de debates entre os Defensores Públicos. Também a partir do Condege, a Defensoria Pública paulista integrou mutirões em presídios superlotados no Paraná e em Pernambuco, no âmbito do programa “Defensoria Pública sem Fronteiras”. Seminário Nacional sobre a Emenda Constitucional no 80/14 O Defensor Público-Geral acompanha regularmente as reuniões do Colégio Nacional dos Defensores Públicos-Gerais (Condege), discutindo as pautas nacionais da Defensoria Pública, tais como a criação do Conseho Nacional da Defensoria Pública, reforna da LC no 80/94 após Emenda Constitucional no 80/14 e a derrubada do veto à inclusão da Defensoria na Lei de Responsabilidade Fiscal. A partir de abril de 2015, Rafael Vernaschi passou a compor a diretoria do órgão, eleito 2º Secretário do Colégio. Participou de reuniões em Brasília com Ministros do Supremo Tribunal Federal para tratar de assuntos de interesse da Defensoria Pública e, em especial, argumentar pela improcedência da ADI ajuizada pela Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) que contesta a capacidade postulatória da Defensoria Pública. Em parceria com o Condege, a Associação Nacional de Defensores Públicos (Anadep) e o Colégio Nacional dos Corregedores Gerais das Defensorias Públicas, a Defensoria Pública de SP promoveu um seminário nacional para discutir as implicações legais da Emenda Constitucional nº 80/14, contando com palestras de juristas especia- 4.4 Política de divulgação nas mídias digitais A Coordenadoria de Comunicação implementou uma nova política de divulgação nas mídias digitais. O primeiro passo foi otimizar a utilização das redes sociais, que inclui o uso de imagens, infográficos, campanhas e novos tipos de postagens. A mudança triplicou o alcance da página da Defensoria Pública na rede social. A instituição também passou a contar com uma página no Flickr, na qual são disponibilizadas as imagens dos eventos e atividades institucionais da Defensoria Pública. Outra medida em andamento é a alteração da atual plataforma do Portal da Defensoria para torná-lo mais acessível, moderno e compatível com dispositivos móveis e redes sociais. Foram promovidas diversas alterações no layout, criadas páginas e disponibilizadas novas informações. 26 Atuação Interestadual: A Assessoria Cível representou a Defensoria Pública paulista em comissão criada para revisar o Termo de Cooperação entre Defensorias atualmente em vigor, que sugeriu alguns aprimoramentos do texto em vigência e elaborou uma proposta de aditamento ao Termo atual, já submetida à análise e eventuais sugestões das demais Defensorias do país. O objetivo é ampliar o intercâmbio de informações e petições processuais entre as Defensorias Públicas, aprimorando o atendimento prestado e aprofundando o acesso à Justiça aos usuários residentes em Estado diverso. 4.5 Relações interinstitucionais zação da instituição. Houve ainda reuniões com Secretários Municipais e o Prefeito da Capital, representantes de outras instituições, como Ministério Público, Tribunal de Justiça, Tribunal de Contas do Estado, entidades da sociedade civil, órgãos de governo, juristas, autoridades, entre outras. Defensor Público-Geral integra ato contra a redução da maioridade penal A Defensoria Pública-Geral realizou reuniões e compareceu a eventos de diversos órgãos, entidades e autoridades para estreitar laços, buscar parcerias e obter apoio para demandas de interesse da Defensoria Pública. Foram diversos os encontros com representantes do Governo do Estado, incluindo o Governador e Secretários, para tratar da atuação da Defensoria Pública, do andamento de projetos em parceria e discutir a necessidade de valoriO Defensor Público-Geral e o Governador do Estado 4.6 Ciclo de Conferências Realizado a cada dois anos para discutir com a sociedade civil demandas e definir parâmetros para atuação da Defensoria Pública, o Ciclo de Conferências, em sua quinta edição, foi construído por uma comissão organizadora composta pelas Subdefensorias Públicas-Gerais, Núcleos Especia- lizados, Ouvidoria-Geral, Edepe, Coordenadoria de Comunicação Social e Assessoria Técnica Psicossocial. A comissão promoveu reuniões para definir estratégias de divulgação do evento, pensar na mobilização da sociedade civil, aperfeiçoar a organização do ciclo e estimular o engajamento da instituição. No último período também foi realizado o monitoramento das propostas do ciclo anterior, com reuniões semestrais de avaliação para o acompanhamento da execução das propostas e a criação de indicadores. Reunião de monitoramento do último Ciclo de Conferências 27 4.7 Valorização dos Servidores Os Servidores do quadro de apoio são parte indispensável da Defensoria Pública e somente com profissionais motivados e participando ativamente é que a instituição será capaz de prestar um serviço de qualidade. Com o propósito de dar um passo na valorização dos Servidores, foi implementada em 2014 a Bonificação por Resultados, que consiste em um bônus para recompensar o alcance de metas previamente estabelecidas. A administração formulou normativa para definir as diretrizes para a bonificação, incorporando sugestões da Associação de Ser- vidores e estabelecendo as regras gerais. Soma-se a isso o reajuste concedido do auxílio-alimentação e a implementação do pró-labore. A Defensoria Pública também organizou curso de acolhimento dos novos Servidores que ingressa- ...somente com profissionais motivados e participando ativamente é que a instituição será capaz de prestar um serviço de qualidade... ram na instituição, oferecendo um treinamento inicial para conhecimento do regimento interno e das estruturas administrativas da instituição. A Divisão de Gestão de Pessoas, ligada ao DRH, foi criada no início de 2014 com o objetivo de promover a capacitação e aprimorar a qualidade de vida de todos que trabalham na Defensoria. Entre outras ações, a Divisão desenvolveu em parceria com outros órgãos cursos, palestras e programas de capacitação. 4.8 Ações afirmativas Após a aprovação no Conselho Superior de cotas étnico-raciais nos concursos para Defensor Público, a Defensoria Pública-Geral publicou ato normativo que estende a política afirmativa para o ingresso de Agentes e Oficiais de Defensoria Pública, prevendo a reserva de 20% das vagas a candidatos negros e indígenas, nos concursos realizados nos próximos dez anos. O ato segue as mesmas diretrizes traçadas na Deliberação CSDP nº 307/2014, que regulamenta as cotas no caso dos Defensores Públicos, com pequenas adequações em razão de diferenças na forma dos certames. A deliberação foi precedida de audiências e consultas públicas, debates no Conselho Superior e ampla participação da sociedade civil. Conselho Superior discute a implementação de cotas raciais 28 4.9 Corregedoria A Corregedoria-Geral é o órgão encarregado da orientação e fiscalização da atividade funcional e da conduta dos Defensores Públicos, Servidores e Estagiários de Direito. O órgão atua de forma preventiva, através da expedição de orientações, recomendações gerais e comunicados. Realiza também correições ordinárias e extraordinárias, nas quais são verificadas as condições da prestação dos serviços. A Corregedoria-Geral ainda é responsável pela apuração de faltas disciplinares, sendo possível a instauração de sindicâncias e processos administrativos disciplinares. Outra importante atribuição é a avaliação do desempenho dos Defensores Públicos em período de estágio probatório. As correições ordinárias informadas na planilha foram realizadas nas Unidades Ribeirão Preto, Santo Amaro, Santos, São José dos Campos, São Miguel Paulista, São Vicente, Núcleo de Segunda Instância instalado em Brasília, Bauru, Osasco, Mogi das Cruzes, Penha, Tatuapé e Piracicaba. ATIVIDADEs realizadas entre maio de 2014 e maio de 2015 Quantidade Expedientes CGDP abertos 123 Sindicâncias instauradas em face de Defensores Públicos 13 Processos administrativos disciplinares sumários – DP 04 Processos administrativos disciplinares ordinários - DP 03 Processos administrativos disciplinares sumários - Servidores 03 Processos administrativos disciplinares ordinários - Servidores 01 Sindicâncias instauradas em face de Servidores 09 Procedimentos administrativos – Estagiários de direito 09 Oitivas realizadas 115 Correições ordinárias – Unidades 13 Número de Defensores Públicos correicionados 132 Correições extraordinárias 01 Memorandos expedidos 2818 Ofícios expedidos 686 Recomendações gerais expedidas 06 Consultas respondidas a Defensores Públicos 251 Comunicados 30 Atos 12 Orientações Gerais 04 Reuniões Ordinárias do Conselho Superior 55 Reuniões Extraordinárias do Conselho Superior 19 Reuniões de trabalho em geral 58 Reunião com Corregedoria Geral de Justiça, Corregedoria-Geral do Ministério Público e Tribunal de Ética OAB 07 Reuniões do Conselho Nacional de Corregedores-Gerais 08 Autorização para atividades Docentes e Discentes 54 Reclamações de usuários 282 Pareceres proferidos em processos de estágio probatório 205 [1] Neste número não estão computadas as consultas respondidas no próprio corpo da mensagem do Defensor Público, em regra, de análise mais rápida. Atividades realizadas entre maio de 2014 a maio de 2015. 29 Desafios Os avanços que buscamos apresentar neste relatório demonstram que a Defensoria Pública deu passos importantes, inclusive para enfrentar muitos desafios que ainda se colocam a nossa frente. Para seguirmos avançando, reafirmamos nossa disposição para trabalhar por alguns compromissos fundamentais. O primeiro deles é continuar reforçando a democracia, o diálogo e a transparência interna, pois só com uma gestão horizontal e participativa poderemos construir coletivamente uma instituição forte e preparada para lutar pelo acesso à justiça. Além disso, serão mantidos os esforços que visam a contínua valorização de Defensores Públicos e Servidores, uma vez que contar com profissionais motivados é a maneira mais efetiva para aperfeiçoar os serviços da instituição. Outra importante tarefa que se aproxima é prosseguir com a expansão institucional, que deve ocorrer de maneira planejada e sustentável, com participação das carreiras da Defensoria Pública e da sociedade civil, sempre visando o atendimento com qualidade da população. Avançar em formas estratégicas de atuação é também uma prioridade, com o fomento de métodos alternativos de solução de conflitos, como a mediação e a conciliação, o incentivo à tutela coletiva de direitos e o desenvolvimento de uma política institucional de educação em direitos. Por fim, reiteramos o compromisso de manter relações interinstitucionais independentes e reforçar os laços da Defensoria Pública com a sociedade civil, incentivando a utilização democrática dos mecanismos de participação popular previstos na legislação.