GSK - GKO Informática

GKO FRETE
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Empresa: GSK
GKO FRETE elimina ineficiências de frete da GlaxoSmithKline
A solução ainda possibilita à empresa farmacêutica sistematizar seus processos, tornando-os mais ágeis e confiáveis
Com 100 anos de presença no Brasil completados em 2008, a GlaxoSmithKline (GSK), resultante da fusão entre a Glaxo Wellcome e a
SmithKline Beecham, ocorrida em 2001, dedica cerca de 3,5 bilhões de libras esterlinas à pesquisa e ao desenvolvimento de novos
medicamentos em todo o mundo, representando um dos maiores aportes do setor farmacêutico.
A empresa distribui produtos em 130 países e tem duas fábricas localizadas no Rio de Janeiro que abastecem o mercado nacional e
mais 11 países da América Latina.
Com capacidade para fabricar mais de 238 milhões de unidades de comprimidos, cremes, pomadas e líquidos nas unidades industriais do Rio de Janeiro, a GSK investiu 250 milhões de dólares nos últimos anos na modernização tecnológica e ampliação da capacidade produtiva.
Em janeiro de 1997, quando ainda era somente Glaxo Wellcome, foi uma das pioneiras na implantação do GKO FRETE, ainda escrito
em linguagem DOS, quase dois anos após seu lançamento, em outubro de 1995. Antes da implementação da solução, as planilhas de
Excel eram as ferramentas utilizadas para controle de expedição e fretes na empresa, encobrindo ineficiências e causando prejuízos
por erros de faturamento ou conflitos nas informações de transportadoras à farmacêutica.
O diretor da GKO INFORMÁTICA, Ricardo Gorodovits, explica que à época, o objetivo da implementação do sistema era totalmente
direcionado à auditoria de fretes, ou seja, assegurar que os pagamentos correspondiam aos valores devidos.
“A preocupação com a distribuição era incipiente no Brasil, muitas empresas simplesmente ignoravam seus problemas e as cobranças eram pagas sem qualquer controle. A Glaxo Wellcome foi pioneira na escolha de uma ferramenta que a apoiasse na melhoria de
sua eficiência”.
A solução
A princípio, não houve demanda de ampliações funcionais ao GKO FRETE por parte da Glaxo Wellcome: o sistema mostrou-se
aderente ao que a empresa necessitava e, a partir da disponibilidade da ferramenta, foi-se gradualmente ampliando sua utilização.
Com o tempo, ampliou-se o foco para o controle de datas de entrega de medicamentos, e durante um período houve uma baixa
utilização do sistema, situação revertida com a fusão da Glaxo com a SmithKline.
A união das empresas trouxe à baila necessidades prementes: às vésperas da fusão, a GKO INFORMÁTICA foi consultada pela equipe
de logística da SmithKline Beecham para implementação do GKO FRETE e então nivelar-se à Glaxo, que a esta altura já utilizava um
sistema mais avançado, em linguagem Windows. A decisão ficou em suspenso, mas no pós-fusão o GKO FRETE foi mantido pela
resultante GlaxoSmithKline e, mais ainda, ganhou novo fôlego graças às demandas motivadas pela diretoria da empresa.
“Esse estímulo reverteu-se em investimentos em treinamento e na aprimoração do software, a partir da contratação de funcionalidades para melhorar a gestão de prazos em horas”, comenta o executivo da GKO INFORMÁTICA.
As novas funcionalidades proporcionaram a visibilidade do shelf life dos produtos da GSK, e a mensuração das perdas derivadas dos
fretes cobrados como ‘frete mínimo’, ajudando a definir novos parâmetros de negociação com as transportadoras e novas políticas
comerciais.
O analista de informações logísticas da GSK, Moyses Alves Jr, vem complementar os comentários de Gorodovits, explicando que no
período pós-fusão o GKO FRETE passou a ter sob seu domínio todos os modais de transporte – rodoviário e aéreo - utilizados pela
empresa para expedir os produtos, incluindo, a pedido da fabricante de medicamentos, o controle do transporte em caminhões
refrigerados, conhecido internamente como “Picolé”.
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“A solução passou a nos fornecer informações detalhadas para medir o desempenho das expedições e transportadoras divididas por
modais de transporte, tipos de embalagem, tipos de produto, quantidades, código das embalagens, destinos, percursos, previsões
de entrega, entre outros dados”, descreve.
Outra funcionalidade do GKO FRETE que veio somar às necessidades da GSK, segundo Alves Jr, está relacionada à comunicação com
as transportadoras para a preparação de notas fiscais. O sistema gera antecipadamente informações em arquivo de texto para a
transportadora para a emissão de notas fiscais, eliminando o trânsito de papéis e os conflitos de dados.
Resultados
O analista de informações logísticas da GSK relata que desde a implementação e ajustes das funcionalidades do GKO FRETE com o
negócio da fabricante farmacêutica, os resultados têm sido, inquestionavelmente, positivos. Em termos financeiros, estancou-se a
perda de cerca de um milhão de reais anuais que a empresa registrava antes da solução; já com relação aos processos internos,
muito se avançou ao estabelecer-se a roteirização na expedição de mercadorias, comparação e simulação de fretes, registro de notas
fiscais emitidas e visualização do desempenho de cada transportadora.
“O GKO FRETE nos possibilitou tornar ágil o processo administrativo relacionado à expedição a partir da interface com o sistema
corporativo, facilitando e ampliado a acuracidade do livro fiscal”, assinala Alves Jr.
“O sistema corporativo gera as notas fiscais direto para o GKO FRETE, que devolve informações de impostos a pagar por conhecimento de transporte gerado para pagamentos futuros. Com isso, reduzimos de três dias para 10 minutos toda a apuração contábil e
geração de dados”.
Pela visibilidade que o GKO FRETE permitiu à GSK, Alves Jr. afirma que a empresa deseja extrair mais ganhos de suas funcionalidades, potencializando o relacionamento com transportadoras a partir de uma avaliação ainda mais criteriosa dos serviços prestados, com auxílio de parâmetros mais sofisticados que os atuais. O analista de informações logísticas da GSK revela que a empresa
deseja futuramente introduzir no GKO FRETE a funcionalidade de cálculos do frete de retorno, que no momento ainda é inexpressivo
– representa em torno de 5% dos pagamentos em termos de custo de frete da empresa.
“O GKO FRETE é sem dúvida uma poderosa ferramenta, pois não só nos permite obter rapidamente dados analíticos para a tomada
de decisões, como também nos devolveu a eficiência que tanto faz a diferença em logística de distribuição”.
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