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Christine Carmichael, líder de soluções para o governo e o setor público
Como melhorar
o gerenciamento de
desempenho no governo
2
As expectativas de melhorias significativas no gerenciamento de desempenho e na
eficiência operacional nunca foram tão altas para líderes do governo e do setor público.
À medida que as organizações correm contra o relógio para criar uma infraestrutura mais
inteligente na economia global instável da atualidade, os líderes e as equipes precisam
aprender a fazer mais com menos.
Mas como os tomadores de decisões estão monitorando os custos e os resultados de
desempenho dos programas em relação à sua missão? Como as organizações estão
criando uma forma disciplinada de monitorar programas com a capacidade de tomar medidas
baseando-se em informações oportunas? Como essas informações estão sendo comunicadas
para os constituintes e cidadãos em um ambiente tecnológico cada vez mais complexo?
Como a maioria das organizações, os órgãos governamentais costumavam acessar os
dados através de relatórios estáticos gerados por aplicativos empresariais geralmente
pesados, complexos, inflexíveis e que precisam ser gerenciados pelos departamentos
de TI. Consequentemente, muitos profissionais da área de conhecimento usam planilhas
como sua principal ferramenta de análise. O problema é que as planilhas não oferecem
informações relevantes ou práticas de forma oportuna aos líderes, tomadores de decisões
ou equipes de campo.
As decisões orientadas por dados são úteis somente quando as pessoas podem entender e
comunicar informações a tempo de tomar as medidas necessárias. Além disso, os funcionários
de hoje que cresceram com a Internet e as redes sociais não estão dispostos a esperar durante
meses até que o departamento de TI gere um novo relatório. Eles não estão dispostos a carregar
pilhas de papéis e examinar tabelas para responder a perguntas importantes. É hora de adotar
uma nova abordagem para o gerenciamento de desempenho no governo.
Este documento descreve como as organizações dos governos municipal, estadual e federal
podem otimizar as informações extraídas dos dados para agir de 10 a 100 vezes mais rápido.
Estas são quatro maneiras de expandir o gerenciamento de desempenho moderno:
1.
2.
3.
4.
Oferecer análise visual de autoatendimento aos funcionários
Escolher métricas de scorecard relevantes
Utilizar dados atuais
Criar uma cultura colaborativa
3
1.
Oferecer análise visual de autoatendimento aos funcionários
Com o objetivo geral de tirar máximo proveito dos impostos, o gerenciamento de
desempenho no governo consiste em um conjunto de processos para otimizar o
desempenho financeiro. Ele oferece a estrutura para organizar, automatizar e analisar
sistemas empresariais para aumentar a eficiência operacional. O gerenciamento
de desempenho em órgãos governamentais e do setor público costumava ser
Assista para saber mais sobre
como a Hassett Willis usa a análise
de autoatendimento para acelerar
as informações extraídas de
dados, aumentar o controle dos
dados e ter uma visão abrangente
para tomar melhores decisões.
monitorado através de algum método de scorecard.
Mais recentemente, esse scorecard tem sido distribuído na forma de um painel criado
com dados. Os painéis com uma visualização de dados interativa e tecnologias de
análise vêm transformando econômica e operacionalmente a forma como os líderes
governamentais tomam decisões importantes, atingem as metas de suas missões
e interagem com as organizações públicas e os cidadãos.
Porém, um painel individual não é capaz de responder a todas as perguntas.
O elemento essencial para acelerar o desempenho com painéis de scorecard é permitir
que funcionários de todos os níveis façam suas próprias perguntas e obtenham
respostas para elas. A análise de autoatendimento é fundamental para melhorar
os processos. Para possibilitar essa análise, é necessário ter uma infraestrutura
gerenciada pela TI e dados que ajudem os usuários a ter mais sucesso.
Muitas vezes, o trabalho do governo deve ser comunicado e executado com rapidez.
Isso inclui situações como resposta a desastres, crises de saúde pública, remoção
de neve ou novas legislações. Nessas situações de urgência, o autoatendimento
é fundamental, pois oferece aos tomadores de decisões mais controle para definir
prioridades, alterar cronogramas e alocar recursos.
A Hassett Willis, uma empresa de consultoria especializada em gerenciamento, está
ajudando órgãos do setor federal como a Agência Federal de Gestão de Emergências
(Federal Emergency Management Agency, FEMA) e o Departamento de Segurança
Interna (Department of Homeland Security, DHS) a implementar metodologias mais
rápidas para a análise de desempenho com o objetivo universal de salvar vidas,
economizar dinheiro e poupar sofrimento humano.
Teri Caswell, associada sênior da Hassett Willis, admite: “O governo é lento. Quando
um relatório chega à mesa do responsável, essa pessoa já não trabalha mais na
organização ou aconteceram tantas coisas que outras prioridades surgiram. Não
é possível progredir dessa forma.”
“O setor público pode ser beneficiado pela análise de autoatendimento para
processos como o gerenciamento de desempenho, pois ela acelera a obtenção
de informações”, acrescenta. “Podemos fazer perguntas hipotéticas em vez de
esperar a geração de novos relatórios, que leva dias, semanas ou até meses.”
4
Na Hassett Willis, os consultores chamam isso de “informações claras”, pois tentam
encontrar histórias interessantes que promovam mudanças positivas.
Um painel de autoatendimento recente usando dados da Secretaria de Gestão de
Emergências do estado norte-americano de Nova Jérsei permite que os usuários
façam perguntas sobre o dinheiro que está sendo alocado para assistência
à população após o Furacão Sandy.
Em momentos de crise, quando os recursos são limitados, materiais e pessoal
representam os maiores gastos do governo. A mão de obra geralmente é responsável
por metade (ou mais) de todo o orçamento. Os painéis podem mostrar quais são as
prioridades de investimento de recursos e quanto é necessário para atender à demanda.
Expected FEMA payments
$3,853,322
Camden
$2,109,148
$3,007,425
$42,969,735
$8,034,336
$74,931,313
Middlesex
$211,961,524
Salem
Somerset
Sussex
$217,672,299
$7,176,151
$1,064,158
$11,613,537
Debris Removal
$3,563,589
Emergency Protective Measures
$34,184,327
Union
Warren
Debris
Removal
$15,455,090
Ocean
Passaic
Eligible by Project Type
$11,393,240
Monmouth
Morris
Public Private
Higher Higher
Ed
Ed
$0M
$914,805
Hudson
Mercer
Non
profit
$200M
$23,279,690
Essex
Hunterdon
Special County
Govt
Govt
$400M
$41,690,127
Cape May
Gloucester
State
Govt
$32,128,015
Bergen
Burlington
Cumberlan..
Muni
Govt
$24,377,066
Atlantic
Elig
Oblig
Paid
Elig
Oblig
Paid
Elig
Oblig
Paid
Elig
Oblig
Paid
Elig
Oblig
Paid
Elig
Oblig
Paid
Elig
Oblig
Paid
Leia este artigo para saber
mais sobre como a FEMA usa
visualizações interativas para o
gerenciamento de emergências.
Parks, Recreational Areas and Other Facilit..
$1,819,356
$367,872,793
Statewide
$0.0M
$100.0M
$200.0M
$300.0M
Utilities
Buildings and Equipment
Roads and Bridges
Management Costs
Source: NJ Office of Emergency Management
Water Control Facilities
No painel, os usuários podem aplicar filtros para ver exatamente o valor que está sendo gasto,
os tipos de projetos que devem ser priorizados e a origem do financiamento. Clique para conhecer
e interagir com essa visualização de dados.
Usando a análise visual de autoatendimento, os líderes governamentais podem
reagir com mais rapidez a dados confiáveis e fáceis de entender. Esses mesmos
líderes também podem transmitir informações de maneira clara e compreensível
tanto internamente, entre os tomadores de decisões, como externamente, para
os cidadãos e as organizações constituintes que servem.
5
2.
Escolher métricas de scorecard relevantes
A maioria dos órgãos governamentais já investiu milhões de dólares dos contribuintes
em sistemas operacionais e transacionais, mas tem em grande parte negligenciado a
prestação de contas sobre os requisitos necessários. Os governos precisam analisar
os dados com facilidade e certeza a fim de relatar com exatidão quanto os programas
governamentais custam e se estão atendendo às metas dos seus respectivos órgãos.
Acima de tudo, as métricas de um scorecard devem estar intimamente relacionadas
às metas em questão. A equipe deve ser muito seletiva ao determinar quais
métricas merecem ser incluídas no painel do scorecard. Considere o seguinte
ao escolher as métricas:
∙ Quais são os principais objetivos da sua organização?
∙ Como seus programas contribuem diretamente para esses objetivos e que valores você usa como critérios
para avaliá-los?
∙ Você utiliza os dados corretos, tanto internos como externos, capazes de tornar esses objetivos mais claros
ou simplesmente usa os dados que são mais fáceis de obter?
∙ Você é capaz de criar uma métrica relevante para avaliar essas contribuições?
∙ Essa métrica é realmente necessária para explicar como o programa contribui para os objetivos?
∙ Você é capaz de criar um método sistemático e contínuo de avaliação?
∙ O que os cidadãos e constituintes consideram mais importante saber?
∙ O que os cidadãos e constituintes precisam saber para participar ativamente nas atividades do governo?
Embora a maioria das métricas de desempenho permita que os líderes
identifiquem o que está acontecendo, as métricas certas ajudarão os usuários
a fazer e responder perguntas para descobrir os motivos. Você deve ser capaz
de explicar claramente como cada métrica do seu painel está relacionada aos
objetivos e à missão da organização.
6
O departamento financeiro da cidade de Houston, nos EUA, utiliza o seguinte painel
para monitorar como os membros do conselho alocam fundos para projetos. Os
usuários podem filtrar por distrito, fonte de fundos e status do projeto para ver onde
o dinheiro está sendo alocado em tempo real. Os usuários também podem ver
exatamente onde o dinheiro está sendo gasto usando um mapa geográfico.
City of Houston - Council District Service Funds Dashboard
City of Houston - Council District Service Funds Dashboard
The Council District Service Funds program sets aside $11 million - $1 million for each Council District member - to allow Council Members to fast track
projects. Approximately $6 million comes from capital monies while the remaining $5 million is pulled from operating funds.
Financial Dashboard
Financial Dashboard
Display By
Measure Dollars or Project Count
Color Bar Chart By
Funding Source
Status
District
Council District
Dollars
All
Council District
Multiple Values
1. Filters:
2. Color By:
All
All
Council District
All
Project Status
Multiple Values
Dollars
E
K
G
Measure By
800K
K
$924,337 / 8.8%
40 / 17.2%
I
$998,545 / 9.5%
19 / 8.2%
C
$989,545 / 9.4%
14 / 6.0%
E
$982,539 / 9.3%
17 / 7.3%
$1,049,487
$774,717
Project #: 22
C
$918,370
Project #: 30
J
$879,416
Project #: 19
$982,539
Project #: 17
I
$924,337
Project #: 40
A
$998,112
Project #: 15
H
$774,717
$989,545
Project #: 14
1000K
G
$918,370 / 8.7%
30 / 12.9%
A
$999,128 / 9.5%
24 / 10.3%
$999,128
Project #: 24
1200K
$998,545
Project #: 19
D
$879,416 / 8.4%
19 / 8.2%
H
$999,310 / 9.5%
13 / 5.6%
J
$998,112 / 9.5%
15 / 6.5%
Funding Source
Council District Map
Map Legend
B
$1,049,487 / 10.0%
19 / 8.2%
$1,049,487
Project #: 19
2. Filter By:
Council District Map
$999,310
Project #: 13
1. Display Slicers:
The Council District Service Funds program sets aside $11 million - $1 million for each Council District member - to allow Council Members to fast track
projects. Approximately $6 million comes from capital monies while the remaining $5 million is pulled from operating funds.
600K
400K
200K
0K
B
D
Project Listing
F
Project Listing
District
Project ID
Title
Status
Funding
Source
A
A-1
HPD Overtime - North Command
In-Process
Operating
$150,000
District
Project ID
Title
Status
Funding
Source
A
A-1
HPD Overtime - North Command
In-Process
Operating
$150,000
A-2
HPD Overtime - Northwest Command
In-Process
Operating
$50,000
A-2
HPD Overtime - Northwest Command
In-Process
Operating
$50,000
A-5
Overtime pay for employees reviewing plans for Residential Permits
Pending
Operating
$20,000
A-5
Overtime pay for employees reviewing plans for Residential Permits
Pending
Operating
$20,000
A-8
Three Speed Cushions
In-Process
Capital
$15,000
A-8
Three Speed Cushions
In-Process
Capital
$15,000
A-10
DoN Inspectors Overtime
In-Process
Operating
$60,000
A-10
DoN Inspectors Overtime
In-Process
Operating
$60,000
A-11
Food Truck Inspectors Overtime
In-Process
Operating
$20,000
A-11
Food Truck Inspectors Overtime
In-Process
Operating
$20,000
A-12
Hillendahl Library - Furniture
In-Process
Operating
$9,000
A-12
Hillendahl Library - Furniture
In-Process
Operating
$9,000
O programa Council District Service Funds (Fundos de Serviços de Distritos de Conselhos) reserva de 1 a 11 milhões de dólares para cada membro
dos Distritos de Conselhos para permitir que os membros dos conselhos acelerem projetos. Aproximadamente US$ 6 milhões são provenientes do
dinheiro da capital, enquanto US$ 5 milhões são extraídos de fundos operacionais. Clique para conhecer e interagir com este painel.
Neste scorecard de exemplo, os membros dos distritos de conselhos e, em
grande parte, o público, não só obtêm informações sobre a fonte do dinheiro
que financia um projeto, mas também podem associar projetos a um distrito
em particular. Além disso, os painéis rastreiam o número de projetos ativos
em relação a seus custos de execução.
The surgical service teams at Seattle
2 : : Some kind of Header Here
5
place, the person who makes sense of the data
first is going to win.
Speed: Get results
10 to 100 times faster
7
Tableau is fast analytics. In a competitive mark
Os funcionários do governo precisam
place, the person who makes sense of the dat
The surgical service teams at Seattle
first is going to win.
ser capazes de justificar as decisões
2 : : Some kind of Header Here
que tomam em prol da população.
Teri Caswell, Hassett Willis
8
3.
“Uma imagem vale mais
que mil palavras em
um mapa. Agora, cada
engenheiro do distrito pode
ver o que está acontecendo
em seu distrito. Estamos
falando de dados
verdadeiramente abertos,
acionáveis, que podem
ser usados e consumidos
por qualquer pessoa.”
—Keith Donley, gerente de dados
empresariais, Departamento
de Transportes da Virgínia
Utilizar dados atuais
Lidar com situações de emergência faz parte da realidade de qualquer governo.
Quer os dados sejam deste ano, deste mês, desta semana, desta hora ou, melhor
ainda, de alguns minutos atrás, não há dúvida de que dados confiáveis em
sintonia com as necessidades de um órgão elevarão a eficiência operacional.
Para que o processo decisório acompanhe a velocidade dos negócios, os dados
devem estar suficientemente atualizados de modo a poderem responder a perguntas
relevantes. Órgãos governamentais proativos estão recorrendo a feeds de dados
oportunos para melhorar a tomada de decisões e monitorar custos e resultados
ao longo do processo.
Os dados oportunos podem variar. Se um governo municipal tiver que decidir para
onde enviar viaturas policiais, precisará de dados o mais atualizados possível. Já
decisões de orçamento para uma cidade geralmente podem ser feitas com dados
atualizados semanalmente.
Quase tão importante quanto ter dados atualizados é poder alterar e atualizar
as métricas representadas em um painel. Se você ficar preso a uma métrica
desatualizada, o seu pensamento também ficará desatualizado. Você precisa
estar atualizado e ser flexível em relação àquilo que está avaliando.
O Departamento de Transportes do estado norte-americano da Virgínia opera a
terceira maior rede de estradas do país. Devido à geografia que vai das montanhas
ao mar, sua infraestrutura complexa está organizada em cinco regiões e nove distritos
e contém 58 mil milhas de estradas e 20 mil pontes.
Com a segurança pública em mente, o Departamento de Transportes da Virgínia
Assista a este webinar para
saber como o Departamento de
Transportes da Virgínia aproveita a
visualização de dados para analisar
operações e acidentes, bem como
otimizar a implantação dos recursos
do Departamento de Transportes.
enfrenta o desafio diário de decidir onde implantar os departamentos de engenharia
de tráfego e medidas corretivas.
9
Ao visualizar dados atuais e passados de relatórios de acidentes de automóveis,
empresas de seguros e do Departamento de Veículos Motorizados, os engenheiroschefes do distrito podem identificar altos volumes de atividade de acidentes,
ferimentos e fatalidades para priorizar a implantação de equipes.
Este painel é o “guia rápido” do Departamento de Transportes da Virgínia. Ele opera com uma página de filtro altamente detalhada
na guia principal e permite que os usuários nas cinco regiões e nos nove distritos apliquem filtros para ver as informações mais
recentes que sejam mais relevantes para as suas equipes específicas. Clique para conhecer e interagir com este painel.
A visualização de dados com estas informações oportunas traz “ordem ao caos”, pois
os tomadores de decisões podem tomar decisões semanais e até mesmo diárias para
deslocar equipes de trabalho, alterar o tempo de semáforos ou simplesmente aparar
arbustos que cresceram demais. Os dados oportunos facilitam a identificação
de urgências e priorizam áreas de alto risco para salvar vidas.
10
4.
“Costumávamos oferecer
aos nossos colegas
informações sobre ‘o quê’,
e geralmente não éramos
capazes de explicar ‘por
quê’. Estamos mudando
a forma como as pessoas
pensam nos dados e nos
serviços que prestamos,
pois agora elas podem
fazer perguntas e obter
respostas que antes
eram muito difíceis de
ser enxergadas.”
Criar uma cultura colaborativa
—Robert Radburn, líder da equipe do
Conselho do Condado de Leicestershire
“No ano passado, fizemos uma grande consulta de orçamento ao público para
Os governos não podem operar isoladamente. Para maximizar os resultados
das missões, os eles devem trabalhar colaborativamente com o público, o setor
privado, as universidades e as organizações sem fins lucrativos.
Nesse caso, os painéis fazem com que todos vejam as mesmas informações.
Quando diferentes usuários estiverem interagindo com os mesmos conjuntos de
dados, os visualizadores terão perguntas próprias sobre o que veem. É importante
que os usuários dos órgãos governamentais e os cidadãos possam interagir com
os mesmos dados para obter respostas às suas perguntas específicas.
O condado de Leicestershire, no Reino Unido, sabe muito bem como usar os dados
para colaborar com seus cidadãos.
Os cidadãos recorrem ao Conselho do Condado de Leicestershire para obter
ajuda sobre todos os assuntos, incluindo assistência social, educação, bibliotecas,
transporte e gestão de lixo.
Robert Radburn, pesquisador e líder da equipe de informações do conselho, explica:
descobrir onde os cidadãos queriam que o conselho gastasse seu dinheiro nos
próximos anos. Recebemos cerca de 7.000 respostas. Quando as pessoas
preenchem esse formulário, elas esperam receber um retorno.”
“Oferecemos uma ampla gama de serviços. Por isso, consultamos muitos dados de
análise na Web”, acrescentou. “Também consultamos dados referentes ao uso das
bibliotecas, dados de pesquisas para consultas de orçamento e crianças que estão
recebendo assistência do governo. Tivemos muitos resultados diferentes e, para
nós, nem sempre o que importa são os números.”
Com visualizações de dados interativas e compartilháveis, os líderes do conselho
Assista a este vídeo para saber mais
sobre como o Conselho do Condado
de Leicestershire usa painéis para
colaborar com os cidadãos.
municipal não precisam ser especialistas em todas essas áreas. Eles não precisam
ter um conhecimento aprofundado sobre serviço social ou manutenção de estradas
para oferecer informações práticas e decisões embasadas para os cidadãos.
“É incrível como você mostra algumas visualizações e todos começam a falar
sobre o que estão vendo. Para eles, é importante ver esses dados sobre coisas
que os afetam diariamente”, afirma Radburn.
11
Os painéis interativos também permitem que qualquer pessoa execute tarefas
analíticas básicas, como filtrar exibições, ajustar parâmetros, fazer cálculos rápidos
e detalhar itens para examinar os dados subjacentes – tudo isso com seleções
intuitivas no painel. Oferecer essa interatividade transforma uma pilha de dados em
informações úteis. Funcionários e cidadãos participam da solução de problemas e do
processo decisório, em vez de gastarem energia tentando compreender conjuntos de
dados. Eles podem ter conversas mais profundas sobre as conexões entre os dados,
Navegue por uma galeria de
diversas visualizações de dados
que o Condado de Leicestershire
compartilha com seus habitantes
e partes interessadas.
resolvendo questões mais complexas com mais rapidez.
Conclusão
Os painéis de gerenciamento de desempenho criados com visualizações de
dados estão transformando econômica e operacionalmente a forma como os
líderes governamentais tomam decisões importantes, atingem as metas de suas
missões e interagem com as organizações públicas e os cidadãos.
O gerenciamento de desempenho, junto com dados abertos, está economizando
milhares de horas de trabalho e milhões de dólares aos líderes governamentais,
reduzindo o tempo que gastam examinando montanhas de informações. Além disso,
à medida que mais cidadãos adotam a tecnologia de análise de autoatendimento,
as instituições governamentais estão começando a se tornar mais colaborativas
com os cidadãos que desejam participar ativamente.
Com os governos operando dentro do novo padrão de restrições fiscais, essas novas
tendências de avaliação do gerenciamento de desempenho prometem oferecer
oportunidades para aumentar o crescimento, a sustentabilidade e a eficiência. Não só a
transparência e a prestação de contas por parte dos governos vêm aumentando, como
também a capacidade de os mesmos serem mais fiscalmente responsáveis e ágeis.
12
Sobre a Tableau
A Tableau Software ajuda as pessoas a ver e a entender seus dados. Oferecendo business
intelligence de altíssima velocidade, as soluções da Tableau geram painéis visuais rápidos,
simples e em tempo real para gerenciamento operacional e de desempenho sem necessidade
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governamental baixando uma avaliação gratuita em www.tableau.com/pt-br/products/trial.
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