TS01(EC)v08pt_Processo de Certificação CE_adaptado

TS01(EC)v08pt
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ECOCERT SA
Processo de Certificação CE
I.
Apresentação do processo de
certificação CE da Ecocert SA, de acordo
com o Regulamento CE 834/2007.
Resumo:
I
Ecocert: serviço competente e eficiente para a indústria de
orgânicos
II
Produção orgânica segundo o regulamento CE
III
Passo a passo da inspeção e certificação
IV
Sistema de certificação Ecocert
V
Publicações
VI
Contatos e informações
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I.
Ecocert: serviço competente e eficiente para a
indústria de orgânicos
A ECOCERT foi criada em 1991 por decisão da assembleia geral do CAAO
(Conselho da Associação da Agricultura Orgânica) como resposta ao
Regulamento Europeu no que diz respeito a certificação de produtos orgânicos.
A ECOCERT estabeleceu procedimentos para cada etapa de inspeção e
certificação, um Comitê Gestor e um Comitê de Supervisão, de acordo com o
Guia ISO 65 (EN 45011). Está registrada e aprovada por vários Estados Membros
da União Europeia e muitos outros países Não-Europeus que possuem legislação
própria em vigor.
A ECOCERT possui uma rede de escritórios internacionais, inspetores
locais, engenheiros ou técnicos agrícolas e agroalimentares, treinados de acordo
com todas as técnicas da agricultura orgânica.
II.
Produção Orgânica segundo o Regulamento CE
A produção orgânica na Europa é regida pelos seguintes Regulamentos:
O Regulamento CE N°834/2007, N°889/2008 e N°1235/2008 (regras de
implementação) conforme modificações no que diz respeito à produção
orgânica de produtos agrícolas e produtos da aquacultura (processados ou
não) e quando aplicável qualquer outro regulamento que faça referência a
eles (incluindo o “Ecocert Organic Standard for Third Countries”); ou
simplesmente “Regulation”.
O “Regulation” está disponível em www.ecocert.com ou sob consulta à
ECOCERT.
O Regulamento 834/2007 e as Instruções Normativas aplicáveis e suas
modificações, bem como outros padrões e referenciais oferecidos pela
ECOCERT estão disponíveis em www.ecocert.com ou sob consulta à
ECOCERT.
A ECOCERT disponibiliza em seu website www.ecocert.com: folhetos
explicativos, formulários para aplicação inicial, bem como qualquer outra
informação adicional (publicações sobre agricultura orgânica, insumos,
outros serviços…).
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De acordo com este Regulamento, cada solicitante deve:
A.
Informar-se
Sobre as regras gerais e o Regulamento CE (padrões para cultivo,
processamento, rotulagem etc…) e checar se os seus produtos estão ou não
incluídos no escopo do “Regulation”.
B.
Informar o início de sua operação
O operador deve informar à Ecocert sobre o início de suas operações
orgânicas, bem como sobre sua data final.
C.
Comprometer-se
Com um Organismo Certificador como a ECOCERT, competente para
certificar a produção orgânica, de acordo com o “Regulation”.
Solicitantes têm livre acesso aos serviços da ECOCERT caso demonstrem
estarem legalmente constituídos, em concordância com o procedimento de
demanda inicial, incluindo todos os acordos contratuais e arranjos internos
necessários e se a sua demanda é coberta pelo sistema de certificação requerido.
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III.
Passo a passo da Inspeção e Certificação
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A. Passos da Certificação
Qualquer operador que se comprometa a respeitar seu contrato com a
ECOCERT tem direito ao serviço de inspeção e certificação da ECOCERT.
A ECOCERT realiza a certificação de todos os produtos em conformidade
com os padrões e os referenciais aplicáveis “Regulation” desde que tenha acesso
a todos os meios técnicos que se façam necessários.
As solicitações serão recusadas nos seguintes casos:







Não-conformidade com o “Regulation” da produção orgânica aplicável.
Não estar dentro do escopo do “Regulation” da produção orgânica
aplicável.
Identificação de risco para a saúde do consumidor.
Práticas de produção que questionem o respeito ao ser humano.
Localização geográfica que represente impossibilidade técnica, ou risco
para o inspetor.
Fraude prévia ou crime relacionado com a atividade orgânica do
operador ou de seus representantes.
Insolvência financeira grave do solicitante.
Operadores têm a possibilidade de rejeitar membros designados pela
ECOCERT nas diversas etapas da certificação por razões válidas (ex.: conflito de
interesses,…).
1.
Questionário prévio à inspeção
O operador irá descrever sua atividade de produção e/ou seu
processamento e/ou sua distribuição/exportação (utilizando o formulário de
aplicação apropriado).
2.
Compromisso com o processo de produção
orgânica
A ECOCERT estabelece um orçamento para a(s) visita(s) de inspeção,
certificação e possíveis análises previstas para o ano em curso. O orçamento é
enviado ao operador juntamente com as condições gerais ou técnicas,
dependendo do caso.
Caso um orçamento assinado recebido até o final do ano civil em curso e
que não haja tempo hábil para realizar a visita anual de inspeção antes do dia 31
de dezembro, o operador em questão será considerado para ser inspecionado e
iniciar o processo no calendário do próximo ano.
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3.
Avaliação/Inspeção inicial
Após o recebimento do orçamento assinado e pagamento do total ou parte
dos custos estimados, a ECOCERT designará pessoal competente para realizar
cada etapa do processo.
A avaliação sobre o regulamento orgânico consiste em:
-
Revisão documental (formulário de solicitação/aplicação)
Inspeção no local
O inspetor organiza uma visita ao operador para a primeira inspeção in loco. Esta
visita deverá acontecer na época em que a ECOCERT tenha condições de bem
avaliar a conformidade ou capacidade de adequação do operador (antes do
período da colheita para produção vegetal ou no momento do processamento
quando se tratar de processamento…);
A inspeção pode ser realizada na presença de inspetores externos ou por um
terceirizado selecionado, como outro organismo certificador. Análises de
amostras serão realizadas por laboratórios selecionados.
A lista de terceirizados habilitados está disponível em www.ecocert.com
Grupos de Produtores:
No caso de grupos de produtores e de um percentual inferior a 100% de
visita externa nas unidades de produção, a implementação de um Sistema de
Controle Interno (SCI) é obrigatória e será avaliada pela ECOCERT antes e
durante a inspeção (veja o Guia ECOCERT para certificação de grupo de
produtores).
Visitas surpresa:
Visitas surpresa podem ser realizadas adicionalmente à primeira inspeção.
Em qualquer caso, um relatório de inspeção é escrito e entregue ao
operador, onde estão listadas as conclusões do inspetor e as não-conformidades
encontradas, bem como os resultados de análises, no caso de amostras terem
sido coletadas e análises feitas.
4.
Revisão do relatório e certificação
Após a inspeção, o relatório é revisado pelo pessoal da ECOCERT
responsável pela certificação. A Notificação da revisão do relatório se baseará
nas conclusões do relatório de inspeção e nas informações disponíveis de
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terceiros, como outros organismos de certificação, autoridades ou outros
operadores…
As conclusões desta revisão são enviadas ao operador, juntamente com o
relatório de inspeção. Não-conformidades e sanções, quando aplicáveis, estão
claramente informadas na Notificação da revisão do relatório com uma
solicitação de resposta dentro de um prazo estipulado.
No caso de não-conformidades, o operador tem a responsabilidade de
propor ações dentro do prazo estipulado, após o recebimento do relatório
final por escrito. As ações de melhorias propostas devem incluir ações corretivas
e preventivas que analisem as causas e a extensão das não-conformidades.
Isto significa que para cada não-conformidade apontada em relação à
exigência de certificação envolvida:
-
O operador entende totalmente o que foi apontado e a exigência da
certificação.
O operador avalia a extensão e planeja ações imediatas de modo a obter a
conformidade para seus produtos e atividades.
O operador avalia as causas e planeja ações corretivas para garantir que
as não-conformidades não voltem a ocorrer no futuro.
A Ecocert verificará se a resposta é pertinente e completa, incluindo os
prazos para as ações propostas.
Dentro dos prazos estipulados, o operador deve demonstrar evidências da
conformidade com as solicitações da certificação. Isto significa que para cada
não-conformidade:
- Evidência das ações implementadas
- Evidência da eficácia das ações
Isto pode ser demonstrado por evidências documentais e registros ou por
uma inspeção adicional in loco, dependendo da não-conformidade.
Quando a revisão do relatório for aceita (devidamente assinada pelo
operador), as solicitações de ações de melhorias estejam cumpridas e a taxa de
certificação paga pelo operador, a ECOCERT irá emitir uma decisão de
certificação, que pode ser positiva (acarretando na emissão de um atestado ou
certificado de conformidade listando os produtos e sua classificação como
orgânicos, não-orgânicos dependendo do Regulation) ou negativa, acarretando
uma recusa de certificação.
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Exportação para Estados Membros Europeus de países terceiros nãoequivalentes:
Existem duas possibilidades para importar produtos orgânicos na União Européia,
partindo de países terceiros:
1. Via o novo sistema de importação pela lista de organismos de controle
reconhecidos com o propósito de equivalência (regras de produção,
inspeção e supervisão emitidos pelo organismo de controle estão
aprovadas como equivalentes pela Comissão europeia).
2. Via Autorização de Importação (aplicável para todos os produtos
originários de países terceiros que não estejam listados e/ou sujeitos á
inspeção pelo organismo de controle reconhecido para o propósito de
equivalência).
Passo 1: Autorização de Importação
Antes de qualquer importação de produtos em algum Estado Membro da
União Européia, por países terceiros, o importador do operador certificado deve
ter obtido uma Autorização de Importação emitida pelas autoridades deste
Estado Membro específico.
Passo 2: Solicitação de Certificado de Inspeção
Após a obtenção do certificado de conformidade e quando aplicável, da
autorização de importação, um certificado de inspeção/transação deve ser
solicitado à Ecocert para cada embarque.
Para obter este documento, operadores certificados devem ter um
certificado de conformidade válido, uma cópia da autorização de importação
válida de seus importadores e disponibilizar para a Ecocert uma solicitação
completa que inclui:
-
-
Cópia do documento de Transporte (BL: Bill of lading, CMR: para
transporte por caminhão, AWB: conhecimento aéreo para transporte por
avião).
Cópia da Invoice / fatura comercial
Ambas devem conter a clara descrição dos produtos, seu status de
orgânico e código de referência do organismo certificador, número de lote,
bem como as seguintes informações:
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-
-
Indicação clara do destinatário (importador que possui a autorização de
importação)
ou
Se o destino final for diferente daquele do importador, mencionar o nome
completo e endereço da companhia que comercializará o produto (nenhum
despachante aduaneiro).
Favor notar que os documentos mencionados acima devem se referir ao
importador (destinatário das mercadorias). O produtor e o exportador devem
estar amparados pela autorização de importação.
A solicitação completa para a emissão do certificado de inspeção/transação
deverá ser enviada para a Ecocert assim que todos os documentos mencionados
acima estiverem disponíveis, mediante preenchimento de formulário específico
em todos os campos aplicáveis (especialmente o endereço para onde o
certificado de inspeção original deverá ser enviado pela Ecocert e o modo de
envio). Em relação ao modo de envio, a contratação de serviço de correio
expresso (DHL, Fedex, UPS etc.) é de responsabilidade do operador (neste caso
o mesmo deve acertar o pagamento dos custos diretamente com a empresa
escolhida).
O prazo de emissão dos certificados de inspeção/transação pela Ecocert é
de três dias úteis desde que a documentação necessária esteja completa. O
operador deve atentar também ao prazo de entrega da correspondência ao seu
destino final, considerando o tempo de emissão pela Ecocert e o tempo de
entrega pelo serviço de correio expresso (este último, de exclusiva
responsabilidade da empresa de logística contratada). Desta forma, as
solicitações dos certificados de inspeção/transação devem ser feitas com uma
antecedência mínima antes da chegada dos produtos nas respectivas Alfândegas
da União Européia.
Favor observar atentamente que a rescisão do contrato com a Ecocert por
qualquer causa, implica na impossibilidade da Ecocert em emitir um certificado
de inspeção/transação após a data da rescisão.
5. Monitoramento
Nos anos seguintes à certificação inicial, os procedimentos de
monitoramento incluem inspeção anual prevista, assim como inspeções surpresa.
O escopo das inspeções de monitoramento será determinado de acordo com o
resultado das inspeções do ano anterior; a conformidade com as condições de
certificação; toda e qualquer alteração nas exigências de certificação e/ou na
variedade de produtos propostos a certificação.
O operador deve informar à ECOCERT sobre qualquer modificação no
sistema de produção ou variedade de produtos propostos a certificação.
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A ECOCERT fará uma reavaliação de sua solicitação de certificação (vide §1) e
tomará as decisões apropriadas para cada passo seguinte, incluindo reavaliação
das condições necessárias para conduzir e continuar todo o processo de
certificação da operação e produtos. Isto pode acarretar numa nova cotação ou
atualização da mesma.
Os documentos relacionados com a operação com orgânicos devem ser
arquivados por pelo menos 5 anos; e poderão ser objeto de auditoria. Visitas de
monitoramento, dentre outros, focarão em ações corretivas tomadas após o
primeiro ano de certificação do processo.
IV.
Sistema de certificação Ecocert
A. O Comitê de Supervisão da ECOCERT
De maneira a garantir a independência e imparcialidade do sistema de
certificação e atendendo as exigências de acreditação, a ECOCERT criou um
Comitê de Supervisão.
Este Comitê de Supervisão é um organismo técnico independente e possui
as seguintes missões:




Supervisionar a política de certificação da companhia
Supervisionar o processo de certificação
Expressar sua opinião nas mudanças de procedimentos de certificação
Gerenciar os recursos em segunda instância de acordo com os
procedimentos determinados
 Aconselhar a equipe de certificação com relação a questões específicas e
concessões de derrogações aos operadores
 Assegurar a coordenação com o Diretor Técnico, responsável pela equipe
técnica
 Aconselhar nas oportunidades de desenvolvimento de referenciais técnicos
para novas categorias de produtos, serviços ou sistemas de qualidade.
B. Catálogo de Sanções
O catálogo de sanções da ECOCERT é baseado em vários níveis de
sanções. Isto permite tratar todos os tipos de não-conformidades.
A repetição de uma não-conformidade também é levada em consideração na
escolha das sanções a serem aplicadas e pela Notificação da revisão do relatório.
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







Solicitação de ação corretiva: notificação de um problema, emissão
de certificado, acompanhamento durante processo de monitoramento.
Certificação pendente: notificação de um problema, evidências
solicitadas dentro de um prazo anterior a emissão do certificado,
acompanhamento durante o processo de monitoramento.
Certificação pendente (análise solicitada): notificação de um
problema, análise solicitada antes da emissão do certificado,
acompanhamento durante o processo de monitoramento.
Certificação pendente (inspeção adicional solicitada): notificação
de um problema, inspeção adicional solicitada antes da emissão do
certificado, acompanhamento durante o processo de monitoramento.
Desqualificação de um produto ou lote: notificação de um
problema, suspensão do certificado prévio e não-emissão de
certificado para um dado produto(s) ou lote(s) que não possa(m) ser
vendido(s) como orgânico.
Desqualificação de um produto ou parcela: notificação de um
problema, suspensão do certificado prévio e não-emissão de
certificado para um dado produto(s) que não possa(m) ser vendido(s)
como orgânico(s) e parcelas que devem iniciar um período de
conversão.
Suspensão da certificação: notificação de um problema, suspensão
do certificado prévio e não-emissão de certificado durante um período
determinado para a totalidade da operação; produtos não podem ser
vendidos como orgânicos durante um período determinado.
Retirada da certificação: notificação de um problema, retirada do
certificado prévio e não-emissão de certificado para a totalidade da
operação, fim do processo de certificação; produtos não podem ser
vendidos como orgânicos.
C. Termos de sanção
Os termos de sanção da ECOCERT estabelecem um histórico de casos de
não-conformidades relacionados ao “Regulation” e as regras de execução
pertinentes e outras normas relevantes que possibilitem:
 A descrição fiel das situações encontradas.
 A equipe de certificação e o Comitê de Supervisão a aplicarem as medidas
mais apropriadas para ações corretivas.
 A aplicar o mesmo tratamento para todos os operadores.
 A retirada de produto do circuito orgânico pela suspensão do certificado de
conformidade em questão.
 A retirada da totalidade dos produtos de um operador do circuito orgânico
pela suspensão de toda a certificação.
A caracterização fraudulenta ou intencional de uma não-conformidade, bem
como da noção de uma primeira infração ou reincidência são levadas em
consideração na escolha das sanções a serem aplicadas.
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Os termos de sanção são impostos pelo serviço de certificação. Casos não
listados ou não-previstos de não-conformidades serão submetidos ao
Responsável de Certificação, que elabora sanções específicas que podem, por
sua vez, serem elaboradas em termos oficiais de sanções e finalmente aprovados
pelo Diretor Técnico.
D. Recursos
Um operador pode entrar com um recurso relacionado à certificação de
sua operação e/ou produtos junto à ECOCERT (ações de melhorias e sanções) ou
qualquer decisão na qual esteja envolvido(a). Este processo será conduzido pelo
Responsável de Certificação e aprovado pelo Diretor Técnico.
No caso de uma resposta não-satisfatória de um recurso, o operador
poderá entrar com um segundo recurso junto ao Comitê de Supervisão, que dará
à Ecocert o seu parecer e recomendações.
O Primeiro e Segundo recursos não são suspensivos, ou seja, a decisão
anterior da Ecocert se aplica até o novo recurso ser analisado.
E. Denúncias
A Ecocert registra e analisa toda denúncia formalizada por escrito e
que seja relacionada ao seu processo de certificação, de qualquer agente
(cliente, concorrente, autoridade, consumidor final…) pelo seu
Responsável de Qualidade. Medidas apropriadas necessárias são tomadas
e a resposta é enviada ao denunciante.
F. Pedido de dispensa especial
Qualquer operador que passe por uma dificuldade temporária em respeitar
seu termo de compromisso firmado, pode entrar com um pedido para dispensa
especial ao Responsável de Certificação, que poderá consultar o Comitê de
Supervisão ou outros especialistas. O Responsável de Certificação decide
conceder ou não a dispensa. Ele também pode enviar o pedido a uma autoridade
competente de sua escolha.
Quando se pretende comercializar os produtos num Estado Membro da
União Européia, a autoridade competente do Estado Membro pode confirmar ou
desabonar a concessão de uma dispensa previamente concedida pela ECOCERT,
o que acarretará uma autorização de importação ou uma negativa.
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V.
Publicações
A lista de operadores sob contrato, bem como a lista de seus produtos
certificados está disponível ao público em geral no escritório da Ecocert SA
durante horário comercial ou em seu website.
A ECOCERT também disponibiliza ao público em geral: regulamentos,
folhetos explicativos e publicações sobre agricultura orgânica e o sistema de
certificação.
Arquivos de informações sobre as normas orgânicas e sua aplicação
emitidos pela ECOCERT estão disponíveis aos seus consumidores e organismos
de desenvolvimento, sob consulta.
VI.
Contatos e informações
Você pode encontrar mais informações no website da ECOCERT:
www.ecocert.com (certificação, insumos certificados, outras atividades,…)
Website da Comunidade Européia:
http://ec.europa.eu/agriculture/organic/splash_en lhe dará todas as informações
sobre a produção orgânica européia (Regulamento CE, logo europeu e condições
de uso, banco de dados de fornecedores de sementes orgânicas,…)
Website da Europa Orgânica disponibilizará estatísticas, relatórios sobre a
agricultura orgânica, informações de cada país da União Européia e vários
endereços úteis.
http://www.organic-europe.net/
Se você necessitar de maiores informações, estamos à sua disposição para
responder às suas questões.
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