Intranet Copy - Tungsten Network

Assunto: Simplificar processos com a faturação eletrónica
Caro Fornecedor,
Como parte dos nossos esforços permanentes para sermos eficientes e eficazes em tudo o que fazemos, a ColgatePalmolive Company (Colgate/Hill’s) está a implementar um programa de faturação eletrónica obrigatório para todas as
faturas submetidas à Colgate/Hill’s pelos seus prestadores de serviços e de mercadorias.
Com a faturação eletrónica, irá beneficiar de uma entrega de faturas segura e garantida numa questão de horas, o
que nos permitirá processar as suas faturas com rapidez e precisão. Ademais, recebera as ordens de compra
electronicamente e poderá consultar o estatuto das suas faturas online, através de www.Tungsten-Network.com.
A sua empresa foi incluída neste programa estratégico da Colgate/Hill’s e a sua participação é necessária. O
departamento de Contas a Pagar da Colgate/Hill’s já não aceitará mais faturas em papel, emitidas pela sua empresa.
Em alternativa, a faturação eletrónica será o único meio para enviar faturas à Colgate/Hill’s.
A Colgate/Hill’s associou-se à Tungsten Network, uma empresa de serviços de faturação eletrónica externa, no
sentido de facilitar a sua transição para a faturação eletrónica e gerir o processo no futuro. A Tungsten Network
oferece opções flexíveis para submeter as faturas eletrónicas que abrangem uma vasta gama de fornecedores de
várias dimensões, sistemas e necessidades de processamento.
Solicitámos à Tungsten Network, antigamente conhecida como OB10, que o contactasse nos próximos 10 dias
para o ajudar a compreender as opções disponíveis e a efectuar a mudança para a faturação eletrónica. Além
disso, quando fizer parte da rede Tungsten Network, poderá enviar faturas eletrónicas a outros clientes na rede
Tungsten Network e, assim, melhorar ainda mais o seu próprio processo.
Uma vez que o nosso objectivo consiste em começar a receber faturas eletrónicas através da rede Tungsten
Network, logo que possível, é necessário completar o registo na rede Tungsten Network antes de 31 de julho de 2015.
O consultor da Tungsten Network irá facultar-lhe os detalhes e informações necessários sobre as opções do serviço.
Pode obter mais informações sobre a rede e os benefícios resultantes para a sua empresa em www.TungstenNetwork.com/Colgate/.
Ser-lhe-á tudo explicado quando for contactado pela Tungsten Network.
Agradecemos-lhe antecipadamente o seu apoio nesta iniciativa crucial. Esperamos receber as suas faturas através da
Tungsten Network dentro em breve.
Se pretender contactar a Tungsten Network, envie um e-mail para: [email protected]
Manuel Arrese
Chief Procurement Officer
George Odegi
Finance Director Europe
PERGUNTAS FREQUENTES SOBRE A Tungsten Network
1. A faturação através da Tungsten Network é um requisito para fazer negócios com a Colgate/Hill’s?
Sim. Em vigor em 31 de julho de 2015, a Colgate/Hill’s só aceitará a entrega das faturas de fornecedores por
esta única via. A Colgate/Hill’s não pode garantir o pagamento se os fornecedores continuarem a enviar faturas
em papel.
2. Quais são os meus benefícios por usar a Tungsten Network?
 52 faturas gratuitas – recebe 52 transações gratuitas por ano
 Entrega de faturas segura e garantida, fim do extravio de faturas enviadas pelo correio
 Levaremos menos tempo a processar as suas faturas e, por conseguinte, conseguiremos
efectuar o pagamento atempadamente
 Fim dos atrasos devido à falta de informação, a entregas na secretária errada ou a intervenção
manual



Maior transparência no processamento e melhor Gestão do Fluxo Financeiro devido ao acesso
24/7 e relatórios
Em conformidade com o IVA, independentemente do local de envio ou recepção das faturas
É fácil e económico enviar faturas - em qualquer altura
3. Será necessário assinar um acordo com a Tungsten Network?
Se escolher usar o Formulário Web, terá de aceitar os termos e condições normais apresentados.
4. Terei que usar este serviço se os pagamentos estiverem a decorrer atempadamente?
Sim. Ao usar o serviço Tungsten Network irá ajudar a assegurar a continuidade dos nossos pagamentos
atempadamente.
5. Que pode acontecer se eu continuar a enviar faturas impressas?
Enquanto estiver a trabalhar com a Tungsten Network no sentido de concluir o seu registo, teremos todo o prazer
em continuar a receber as suas faturas em papel. Estabelecemos o prazo de 31 de julho de 2015, para a
transição dos fornecedores para a rede.
Quando estiver a enviar faturas através da rede Tungsten Network, certifique-se de que deixa de enviar cópias
em papel.
Nota: as faturas em papel recebidas após iniciar a transmissão através da Tungsten Network serão rejeitadas.
6. A Colgate/Hill’s irá usar a Tungsten Network para efectuar pagamentos?
Não. A Tungsten Network não é uma plataforma de pagamento. A Colgate/Hill’s continuará a usar o seu
método de pagamento actual.
7. Necessito de instalar qualquer software?
Não. Não é necessário nenhum software. A Tungsten Network fornece uma solução fácil de usar.
8. Já tenho facilidade em emitir faturas para os meus clientes através da Internet – permitindo- lhes visualizar
a imagem de uma fatura na web. Posso usar este sistema em vez do Tungsten Network?
Não, a rede Tungsten Network garante que a Colgate/Hill’s recebe os dados que envia num formato que será
carregado no nosso software contabilístico e, caso se aplique, corresponderá ao registo de recepção de
mercadorias. Oferecer à Colgate/Hill’s uma imagem da fatura ou uma opção para transferir os dados num formato
fixo não satisfaz os processos ou necessidades empresariais da Colgate/Hill’s.
9. E se eu não tiver um sistema capaz de criar faturas eletrónicas?
A Tungsten Network oferece um portal web fácil de usar para submeter as suas faturas eletronicamente. Fale com
o seu representante Tungsten Network relativamente a esta solução.
10. Posso enviar faturas eletrónicas a todos os meus clientes usando a Tungsten Network?
Sim. Quando se tiver registado na rede Tungsten Network, esta permitir-lhe-á enviar faturas eletrónicas para
quaisquer outros clientes que sejam membros da rede.
11. A Tungsten Network pode oferecer assistência em várias línguas?
Sim, a Tungsten Network faculta serviços de Vendas, Implementação e Apoio em Inglês, Francês, Alemão,
Holandês, Espanhol, Polaco e Italiano.
A Tungsten Network tem também números locais de apoio ao cliente para os seguintes países:
Austrália +61 (0)1800035399
Bélgica +32 (0)24031011
Dinamarca +45 (0)80885818
Finlândia +358 (0)800118871
França +33 (0)170708100
Alemanha +49 (0)69222220290
Irlanda +353 (0)12477709
Itália +39 0236006340
Malásia +60 (0)1800813158
Países Baixos +31 (0)207121385
Nova Zelândia +64 (0)800448121
Polónia +48 22 2953547
Singapura +65 (0)8001204757
Espanha +34 (0)914141472
Suécia +46 (0)850578418
Reino Unido +44 (0) 8701657420
14. Existe mais alguma informação disponível sobre o serviço Tungsten Network?
Sim, visite www.Tungsten-Network.com/Colgate/
15. Como posso obter mais informações sobre como me tornar um Comprador que utiliza o serviço
Tungsten Network?
Visite www.Tungsten-Network.com