2002 - Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro

Transcrição

Governo do Estado do Rio de Janeiro
Secretaria de Estado de Direitos Humanos
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
RELATÓRIO DE ATIVIDADES
2002
Carlos Roberto Bastos Freitas
Diretor Geral
Preservando a Memória do Estado
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
RELATÓRIO DE ATIVIDADES
2002
2
ÍNDICE
Apresentação..........................................................................................4
I – Situação encontrada...........................................................................5
II – Trabalhos Realizados......................................................................10
III – Relatórios Setoriais .......................................................................18
• Assessoria de Informática............................................................18
• Assessoria Técnica.......................................................................23
• Assessoria Jurídica.......................................................................25
• Coordenadoria de Documentação Permanente............................27
• Coordenadoria de Gestão de Documentos...................................32
• Coordenadoria Administrativa e Financeira................................38
• Coordenadoria de Conservação de Documentos..........................41
• Coordenadoria de Pesquisa e Informação....................................45
• Divisão de Documentação Especial.............................................47
• Divisão de Documentação Bibliográfica e Informação...............54
Planejamento de Atividades...................................................................57
Anexos
3
APRESENTAÇÃO
O presente Relatório tem por objetivo apresentar as atividades desenvolvidas no
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro durante o ano de 2002.
Por se tratar de um ano de transição, atípico no cenário político brasileiro e mais
especificamente no Estado do Rio de Janeiro, com mudanças no governo estadual,
tivemos à frente do Executivo Estadual o governador Anthony William Garotinho
Matheus de Oliveira (até abril de 2002) e a governadora Benedita da Silva Sampaio (de
abril a dezembro).
À frente da Secretaria de Direitos Humanos e Sistema Penitenciário, até o mês de abril,
esteve o Dr. João Luiz Duboc Pinaud, passando a partir desse mês a se denominar
Secretaria de Estado de Direitos Humanos, sob a orientação da Profª Wania Jesus de
Sant’Anna.
O Arquivo Público também passou por substituição em sua diretoria geral. A Profª Drª
Jessie Jane Vieira de Sousa permaneceu no cargo até o início do mês de abril, ficando o
Arquivo sem diretor até final de junho, quando, no dia 27, assumi a Direção Geral do
APERJ.
Apesar das profundas alterações, o Arquivo Público conseguiu através de suas parcerias
manter o atendimento aos usuários, desenvolver suas atividades técnicas, realizar
importantes recolhimentos, produzir instrumentos de pesquisa e publicações impressas e
em meio magnético, cumprindo assim seus objetivos de preservar e divulgar seu acervo.
Mesmo sendo ex-funcionário deste órgão, ocupando função exclusivamente técnica,
pude sentir uma certa resistência por parte de algumas pessoas ligadas à administração
anterior, afetando o desenvolvimento de algumas atividades. Além disso, a falta de
recursos sentida por todos os setores da administração, tornou mais lenta a execução de
projetos e atividades.
4
I – SITUAÇÃO ENCONTRADA
1
– Instalações
Ao assumir a Direção Geral do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, no dia 27 de
junho de 2002, pude constatar o estado precário em que se encontrava a instituição.
Situada à Praia de Botafogo nº 480, a edificação construída originalmente para abrigar uma
garagem de bondes, foi posteriormente utilizada como posto da Secretaria de Trabalho. Não
tendo sido planejada, portanto, para abrigar uma instituição arquivística, com a infraestrutura necessária para a implantação de políticas de gestão documental e a preservação
de acervos, com todas as atividades que permeiam o processamento técnico até sua
disponibilização à pesquisa.
O que se apresenta é um edifício com três andares corridos que receberam divisórias,
pintura, mobiliário e instalações de computadores e aparelhos de ar refrigerado, criando
com isso espaços físicos destinados às várias atividades desenvolvidas. A construção,
porém, apresenta instalações elétricas antigas e frágeis, possibilitando a ocorrência de
sinistros, e uma rede hidráulica antiga e deficiente. A estrutura está comprometida com
rachaduras nas lajes e desníveis de piso tanto nas áreas destinadas ao processamento técnico
e administrativo, quanto nas áreas reservadas aos depósitos.
Por ocasião das chuvas, o telhado exige um controle redobrado de conservação e limpeza,
em virtude de constantes infiltrações e vazamentos de água, ocasionadas pelos efeitos da
5
ação do tempo em sua estrutura de madeira, a proximidade com o mar e o ataque de cupins
de solo que existem no entorno do APERJ, e, apesar de estarem sob controle, exigem
vigilância permanente.
Com certeza, todas as modificações pelas quais passou a atual sede do APERJ foram de
extrema necessidade e importância, pois sem elas não haveria as delimitações dos setores e
condições de trabalho, porém não passaram de um simples aproveitamento de espaço. A
verdadeira adequação nesse edifício precisa ser feita em toda a estrutura e talvez não
compense aos cofres públicos o investimento, em virtude da futura mudança para a Rua da
Relação nº 40, fato que se torna cada vez mais urgente, para a salvaguarda da documentação
produzida pelo Executivo estadual aqui custodiada.
2
– Edifício Rua da Relação nº 40
2.1 - Obra realizada
A administração anterior realizou um Projeto Cultural de uso do edifício, aprovado pelo
Conselho Estadual de Cultura, tornando-o apto à realizar captação de recursos através de
leis de incentivo à cultura. Foi iniciada uma obra de reforço na estrutura e piso do segundo
andar, parte dos fundos, que se encontrava desocupada e que poderia abrigar algum setor do
APERJ após sua conclusão. Quando de minha posse, essa obra já se encontrava paralisada
em decorrência de uma ação judicial movida pela Associação dos Amigos do Museu da
Polícia junto ao Ministério Público.
No local, em sua portaria principal, funciona uma seção de Protocolo do Arquivo para
atendimento ao público, marcando assim a nossa presença em um edifício ainda
efetivamente ocupado por diversos setores da Polícia Civil e pelo Museu da Polícia.
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2.2 - Processos
Durante a minha permanência na Direção do APERJ respondi a três ofícios do Ministério
Público (anexo I) que solicitavam informações acerca dos procedimentos técnicos
empregados e plantas da edificação com as modificações realizadas. Até o momento ainda
não foi feita qualquer comunicação adicional por parte do MP.
O INEPAC realizou vistoria técnica no local, com análise das obras e suas implicações na
estrutura, emitindo parecer e solicitando providências (anexo II), tendo sido encaminhada
uma cópia para a Secretaria de Estado de Direitos Humanos.
Essa vistoria contou com as seguintes presenças: Diretor Geral do APERJ Carlos Roberto
Bastos Freitas, seu Assessor Jurídico, Dr. Francisco Alfredo Monte Vianna Pires e o
funcionário Mauro Fernando de Sousa da Secretaria de Direitos Humanos Dr. Otto Pinto
Hunder e Dr. Wolf Girsas; do INEPAC, os arquitetos Maria Regina Pontin de Mattos,
Marcos Bittencourt e Roberto Luíz Gomes.
3
– Situação Funcional
O Arquivo Público vem funcionando com um quadro precário de pessoal, tanto
numericamente quanto tecnicamente, onde alguns não possuem qualificação para exercer as
atividades para as quais estão designados.
Por não possuir funcionários efetivos do próprio órgão, conta para o seu funcionamento
com pessoal cedido de outras Secretarias, bolsistas da Fundação Carlos Chagas Filho de
Amparo à Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro – FAPERJ, NUSEG, VIGO, SHADOW e
estagiários da Secretaria de Estado de Justiça, além de voluntários e integrantes do Projeto
Todos pela Paz.
Essa é uma das prioridades para o próximo ano, pois o APERJ precisa formar minimamente
um corpo de funcionários estáveis, para que não haja perda de informações com cada
substituição de pessoal. Esse corpo de funcionários terá a responsabilidade da manutenção
da memória do Arquivo, no que diz respeito ao seu funcionamento e às atividades técnicas
desenvolvidas, através de relatórios periódicos e atualização de informações sobre o acervo,
garantindo a continuidade dos trabalhos
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4
– Projetos
4.1-
Projeto de Capacitação Profissional Francisca Abigail Barreto Paranhos para
Conservação Preventiva do Acervo do Arquivo Público do Estado do Rio de
Janeiro
Esse Projeto surgiu da necessidade do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro de
implementar uma política permanente de conservação preventiva em seu acervo. Ao
completar 70 anos de existência, o APERJ ainda não havia conseguido nem mesmo
reconhecer todo o acervo documental sob sua custódia.
Financiado com recursos oriundos do convênio nº 064/MJ, firmado entre o Ministério da
Justiça, a então Secretaria de Estado de Direitos Humanos e Sistema Penitenciário, foi
desenvolvido na Penitenciária Talavera Bruce, durante o período compreendido entre 1º de
fevereiro e 26 de junho do corrente.
O Projeto proposto conjuga os esforços do governo do Estado e da Secretaria de Direitos
Humanos e Sistema Penitenciário (Secretarias atualmente desmembradas), no sentido de
concretizar os desafios técnicos vividos, inserindo o APERJ no programa do Executivo
Estadual de constituir postos de qualificação e trabalho em presídios e penitenciárias.
A escolha da Penitenciária Talavera Bruce como espaço para a execução do Projeto deve-se
ao fato de que não tem havido prioridade na implementação de políticas públicas de
ressocialização em presídios femininos. O objetivo do Arquivo era tratar parte de seu
acervo, além de implementar um plano de capacitação profissional nas áreas de conservação
preventiva, possibilitando a ressocialização das internas e o exercício de sua cidadania.
8
Como principal objetivo, foram capacitadas 80 internas nas atividades pertinentes ao
tratamento técnico de documentos, abrangendo técnicas de higienização mecânica,
acondicionamento seletivo e pré-identificação em planilhas, de acordo com normas
arquivísticas e de conservação preventiva.
O acervo tratado nesse período, formado por códices de diversas procedências, alcançou um
total de 5.915 unidades, que passaram por todas as fases do tratamento técnico, para que
pudessem ser inventariados e catalogados por técnicos no Arquivo, para complementação
de informações.
No dia 2 de dezembro foi reativado, com previsão para seu encerramento no dia 30,
contando com recursos do governo do Estado para o pagamento de 40 internas e
supervisionado por técnicos do Arquivo. Nessa fase, apenas estão sendo confeccionadas
embalagens especiais para acondicionamento do acervo.
4.2 – As Polícias Políticas no Rio de Janeiro
Desde 1992 o APERJ passou a custodiar a documentação produzida e acumulada pelos
órgãos que exerceram a função de Polícia Política no Rio de Janeiro. A partir de então esse
acervo vem sendo objeto de tratamento técnico, com a finalidade de preservar e divulgar as
informações contidas para a pesquisa histórica e científica, como também àqueles cidadãos
que estejam em busca de recuperar seus direitos, através da pesquisa probatória.
O acervo se constitui em preciosa fonte de pesquisa cobrindo cerca de sessenta anos de
nossa história contemporânea, no período compreendido entre as décadas de vinte e oitenta,
podendo ser melhor analisado nos relatórios dos setores, responsáveis pelo tratamento
técnico dessa documentação.
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II – TRABALHOS REALIZADOS
1
– Convênios
1.1 - Corpo de Bombeiros do Estado do Rio de Janeiro.
O Convênio de Cooperação Técnica e Científica, celebrado entre a Secretaria de Estado de
Defesa Civil do Estado do Rio de Janeiro, a então Secretaria de Estado de Direitos
Humanos e Sistema Penitenciário e o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, firmado
em 10 de outubro de 2001 e publicado no Diário Oficial de 6 de novembro do mesmo ano,
tem por objetivo estabelecer a forma e as condições pelas quais os integrantes do convênio
se propõem a desenvolver, continuamente, um programa de mútua cooperação técnica e
científica, possibilitando a implementação de ações integradas na área de gestão de
documentos e de outras áreas de interesse comum.
A partir deste convênio, processo nº E-06/70.188/2001, o APERJ constata a necessidade de
reconhecer e tratar adequadamente o acervo museológico e arquivístico custodiado pelo
CBMERJ em virtude de seu grande potencial histórico, através do “Projeto de Assessoria
na Reestruturação do Museu e do Arquivo Geral do Corpo de Bombeiros do Estado do
Rio de Janeiro” (anexo III), e inicia sua efetiva concretização com a entrega do Projeto ao
Diretor do Museu Histórico do Corpo de Bombeiros e ao Chefe do Estado Maior em julho
de 2002.
1.2 – Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes
Em decorrência da política de interiorização de arquivos, foi assinado em 30 de agosto de
2002 um convênio (anexo IV) de cooperação técnica e científica entre o Arquivo Público
Municipal de Campos dos Goytacazes e o APERJ.
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Com a participação anterior, na sua implantação, foi criado um forte vínculo de cooperação
técnica entre as duas instituições, mantendo sempre atualizada essa parceria, através da
realização de eventos, palestras e cursos com a finalidade de treinar seus funcionários em
conservação preventiva do acervo e acondicionamento da documentação. Foi organizado
um seminário sobre gestão e acondicionamento de documentos para funcionários de várias
secretarias da Prefeitura, Fundação Estadual do Norte Fluminense - FENORTE e a
Universidade Estadual do Norte Fluminense - UENF.
.
1.3 - Publicação do livro Anos Tormentosos vols. 1, 2 e 3
A partir do convênio assinado entre a Associação Cultural do Arquivo Público do Estado do
Rio de Janeiro e a Editora Paz e Terra, foram publicados os três volumes do livro “Anos
Tormentosos Luiz Carlos Prestes, Correspondência da Prisão (1936-1945)”. Organizado
por Lygia Prestes, sua irmã mais nova, por Anita Leocádia, filha de Prestes, e Olga
Benário.
Essa obra contém 900 cartas que Luiz Carlos Prestes escreveu e recebeu durante os nove
anos em que esteve preso, durante o governo Vargas. A maior parte das cartas estava com a
irmã Lygia, que conservou o material por 60 anos. Outras estavam em poder do Arquivo. O
primeiro volume reúne a correspondência com a família; o segundo com a companheira de
lutas, Olga Benário; o terceiro, a correspondência com o advogado Sobral Pinto e outros
companheiros e amigos.
1.4 – Associação Nacional de História do Rio de Janeiro - ANPUH.
Convênio firmado no dia 14 de outubro, tendo como objetivo a cessão de uso de uma sala,
no prédio do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, destinada a abrigar a sede da
ANPUH no Rio de Janeiro, passando a se chamar Sala Sérgio Buarque de Holanda (anexo
V).
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Esse convênio busca trazer para o Arquivo maior participação de pesquisadores e alunos de
cursos de história, estimulando e integrando a participação da instituição arquivística com
as universidades.
2
– Exposições
2.1 - “Memória, Informação e Cidadania”.
Como parte da programação cultural, comemorativa da passagem de seus 70 anos, o
Arquivo organizou a exposição “Memória, Informação e Cidadania”, inaugurada no dia 3
de setembro do corrente ano, no mezanino da Estação Carioca do METRÔ, permanecendo
até o dia 5 de outubro com excelente público visitante.
Em função da diversidade da documentação, a exposição foi dividida em eixos temáticos
que mostram a dinâmica da formação de nossa sociedade através do acervo custodiado pela
instituição.
Com essa exposição, o APERJ cumpre seu papel enquanto instituição que preserva o
patrimônio documental público, e devolve à sociedade a informação como instrumento para
construção da cidadania.
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2.2 – “Carlos Mariguella – Um cidadão militante na cena política brasileira do século
XX”
No dia 18 de setembro foi inaugurada a exposição “Carlos Mariguella – Um cidadão
militante na cena política brasileira do século XX”, no Museu da República em parceria
com o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, onde, além da exposição, houve a
exibição do filme “Mariguella, o retrato falado do guerrilheiro”, de Sílvio Tendler, e
mesa redonda com a participação de Jessie Jane, Moacir Werneck e Clara Charf.
3
- Concurso de Monografias
Foi lançado o IV Concurso de Monografias, intitulado “Resgate da Memória
Fluminense”. A temática, de livre escolha do candidato, está relacionada ao Estado do Rio
de Janeiro na sua trajetória histórica, utilizando fontes arquivísticas aqui depositadas.
A monografia que obtiver aprovação em primeiro lugar terá como prêmio sua publicação
pelo APERJ. O prazo de entrega foi estabelecido entre 15 de setembro e 15 de dezembro e o
julgamento ocorre por meio de banca examinadora especialmente nomeada..
4– Publicações e Lançamentos
4.1 – Anos Tormentosos vol. 2 (Imprensa Oficial)
Foi produzida uma tiragem de mil exemplares do segundo volume pela Imprensa Oficial, já
parcialmente entregue e iniciada sua distribuição às bibliotecas e entidades de pesquisa
4.2 – Cadernos do Arquivo volume 1
A coleção “Cadernos do Arquivo” é uma publicação do Arquivo Público do Estado do Rio
de Janeiro, com o patrocínio da Fundação Carlos Chagas Filho de Amparo à Pesquisa do
Estado do Rio de Janeiro – FAPERJ (anexo VI). Direcionada ao público em geral, a
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coleção busca atingir principalmente adolescentes e jovens estudantes dos níveis
fundamental e médio, que não pesquisam em arquivos históricos.
A publicação dessa coleção tem como objetivos fundamentais democratizar a informação e
divulgar o acervo custodiado pela instituição junto a uma parcela da população, na faixa
etária que se espera alcançar, que normalmente não tem acesso à documentação de
arquivos.
Cada Caderno aborda um tema específico da história do Brasil, utilizando como principal
fonte de pesquisa documentos pertencentes ao acervo do APERJ. O primeiro volume,
baseado em um manuscrito incompleto de dezoito páginas, apreendido pela Polícia Política
em 1934, mas que remonta a 1876, intitula-se “Pão e Liberdade: uma historia de padeiros,
escravos e livres na virada do século XIX”.
Em virtude de sua finalidade didática, ao lado do texto analítico estão reproduzidos trechos
dos documentos pesquisados, com a inclusão de pequenos verbetes explicativos de eventos
e personagens históricos citados, tornando-o de fácil leitura e compreensão.
4.3 –Registros Paroquiais de Terras - Rio de Janeiro - Século XIX
No dia 14 de dezembro, em cerimônia realizada no Museu Imperial, na cidade de
Petrópolis, o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro passa a disponibilizar ao público
a documentação referente aos livros de Registros Paroquiais de Terras, versão digitalizada.
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Esse projeto contou com o patrocínio da FAPERJ, sendo realizado em parceria com
CPDOC-FGV, tem como objetivos principais a recuperação das informações, a preservação
dos originais em suporte papel muito fragilizados e danificados pela ação do tempo e ataque
de insetos e a disseminação e divulgação do acervo, através de acesso pela internet e
atendimento na sala de consulta.
Esse conjunto documental formado por 88 livros, manuscritos, contém as declarações de
todos os que tinham título de propriedade ou posse de terras, em meados do século XIX, na
antiga Província do Rio de Janeiro. Os vigários de cada freguesia abriam e controlavam os
livros e recebiam as declarações para o registro.
Pelo teor dos Livros de Registros Paroquiais de Terras pode-se atestar a importância desse
conjunto documental para a pesquisa histórica no Brasil. Esses documentos são fontes
preciosas para a compreensão de uma variada gama de questões que transpassam as áreas
econômica, político-administrativa e social da história do atual Estado do Rio de Janeiro: a
formação de sua estrutura fundiária; o padrão de ocupação de seu solo agrário; a evolução
da produção econômica; a formação político-administrativa dos municípios e a questão
secular e extremamente atual dos litígios de terra no Brasil.
5– Conselho Editorial
Foi realizada uma reunião com os membros do Conselho Editorial, reativando-o no dia 5 de
setembro. Na pauta da reunião constavam a reativação do Conselho e a apreciação de títulos
e materiais a serem publicados pelo APERJ.
Da reunião saíram com indicação de prioridade a publicação em meio magnético dos
Registros Paroquias de Terras e a impressão do primeiro exemplar da coleção Cadernos do
Arquivo, com o título Pão e Liberdade: uma história de padeiros escravos e livres na
virada do século XIX.
6- Comissão Permanente de Acesso a Documentos Sigilosos
Em reunião realizada em 30 de outubro, foi reativada a Comissão Permanente de Acesso a
Documentos Sigilosos do Arquivo, que analisou questões relativas ao acesso de
documentos. Dentre elas destaca-se a questão do acesso e direito de imagem de fotos de
militantes de organizações políticas, individuais ou em grupos. O material encontra-se em
análise.
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7– Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ
Com a mudança do representante do Executivo Estadual ocorrida em abril, esse Conselho
encontrava-se desprovido de representantes de três secretarias. Posteriormente, o novo
governo procedeu a transferência da vinculação do Gabinete Civil para a Secretaria de
Direitos Humanos.. Ao serem recompostos os representantes e após sua publicação no
Diário Oficial, foi marcada a segunda reunião ordinária, que aconteceu no dia 17 de
dezembro nas dependências do Arquivo.
Compareceram Conselheiros titulares e suplentes de: Secretarias de Estado de Direitos
Humanos, Ciência e Tecnologia, Administração e Reestruturação; Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro; Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro; Universidade do Rio
de Janeiro – UNIRIO; Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro; Conselho Nacional
de Arquivos – CONARQ; Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea
do Brasil da Fundação Getúlio Vargas – CPDOC/FGV; Associação dos Arquivistas
Brasileiros – AAB. A reunião foi presidida pelo Diretor Geral do APERJ, Vice Presidente
do CONEARQ.
Nessa ocasião deu-se posse aos novos Conselheiros, ficando estabelecida a criação de duas
Comissões para tratar de assuntos pertinentes a estudos preliminares para a elaboração de
Lei Estadual de Arquivos e assuntos ligados à gestão documental. Nessa mesma reunião
ficou acertado também que o CONEARQ solicitaria participação na Câmara Técnica de
Arquivos Municipais do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
8- Projetos para 2003
-
Uma Casa para a Memória Fluminense.
Em prosseguimento ao que já havia sido acordado por administrações anteriores, e pela
própria urgência face à situação precária em que o APERJ se encontra, em termos de sede,
torna-se necessária a sua instalação definitiva em um prédio condizente com as funções de
guarda, preservação, organização e acesso aos documentos públicos produzidos pelo estado
do Rio de Janeiro.
-
Interiorização da política arquivística.
A orientação aos municípios fluminenses quanto a guarda, preservação e recuperação das
informações produzidas e acumuladas, realizadas com freqüência, reflete a necessidade de
se incrementar políticas arquivísticas objetivando a criação e implantação de Arquivos
16
Municipais, tendo-se como exemplo o bem sucedido Arquivo Municipal de Campos dos
Goytacazes, criado em março deste ano com apoio técnico do APERJ, devendo ser
estendidos ao maior número possível de municípios.
-
Cadernos do Arquivo
A produção de textos no formato de cadernos, abordando um tema específico da história do
Brasil, baseados em documentos do acervo, tem por finalidade sua utilização pela rede
pública de ensino e a divulgação do acervo custodiado pela instituição junto a uma parcela
da população que normalmente não tem acesso à documentação de arquivos.
-
Quadro funcional
O Arquivo Público não possui previsão orçamentária para a contratação de mão-de-obra de
nível superior, médio ou básico, que atenda às diversas atividades desenvolvidas. Sendo
assim, seu corpo técnico é formado por bolsistas financiados pela Fundação Carlos Chagas
Filho de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro – FAPERJ.
A instituição necessita urgentemente de um quadro funcional efetivo, com profissionais
qualificados, para desempenhar as funções técnicas e administrativas para seu
funcionamento. Para isso já existe um processo, que tramita há várias administrações, que
trata de mudanças em sua estrutura, juntamente com plano de classificação de cargos e
salários,
contemplando
as
diversas
categorias
de
profissionais,
necessárias
ao
funcionamento adequado de um órgão destinado à guarda, preservação e manutenção da
memória fluminense.
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III – RELATÓRIOS SETORIAIS
ASSESSORIA DE INFORMÁTICA
RELATÓRIO ANUAL
2002
1. REDE LOCAL E EQUIPAMENTOS
A rede local, composta por 32 (trinta e dois) pontos distribuídos por todo o prédio do
APERJ, encontra-se em perfeitas condições de funcionamento. Os dois servidores de rede
têm sistema operacional Windows 2000. O servidor de acesso à Internet tem também
sistema operacional Windows 2000, com um firewall ISA. A rede dispõe de uma impressora
laser HP 4050N que atende a todos os usuários. As estações de trabalho permanecem
utilizando o Windows 98. As licenças Windows 2000 e Windows 98 foram disponibilizadas
pelo PRODERJ.
No segundo semestre deste ano o problema maior foi quanto à manutenção dos
equipamentos. O setor tem encontrado dificuldades para realizar os reparos necessários, em
virtude da contenção de despesas.
2. RECURSOS HUMANOS
A Assessoria de Informática começou o ano dispondo de um analista de sistemas sênior,
uma analista de sistemas júnior e dois estagiários, estudantes da área de Informática. Um
dos estagiários foi desligado, sem que fosse possível sua substituição. Com isso a equipe
teve que se desdobrar no atendimento às necessidades do APERJ.
A equipe da Assessoria executa a gerência da rede local, a manutenção física e lógica dos
servidores e das estações de trabalho, e o desenvolvimento de sistemas aplicativos
especialistas para uso nos diversos setores do APERJ.
3. HOMEPAGE
A homepage do APERJ foi reformulada em 2001, desenvolvida por pessoal de web design
do PRODERJ e contou com a participação de todo o quadro técnico do Arquivo na
preparação de seu conteúdo. Foi disponibilizada em dezembro de 2001, passando a permitir
diversos tipos de acesso aos fundos arquivísticos, à legislação existente sobre a área e a
outros serviços.
18
A Assessoria de Informática durante o ano de 2002 participou da inclusão de novos
Instrumentos de Pesquisas, preparando os volumes da História Administrativa do Estado
do Rio de Janeiro para inclusão na homepage. Participamos também da manutenção e
atualização dos Guias de Fundos e Temas já implantados.
4. ACESSO À INFORMAÇÃO:
Com o objetivo de disponibilizar ao máximo as informações ao público interessado, nossa
homepage permite acesso a algumas informações via Internet. Além da legislação e dos
fundos arquivísticos, podem ser consultados alguns instrumentos de pesquisa (6
disponíveis, atualmente) e obtidos os formulários de solicitação sobre o conteúdo dos
registros pessoais da Polícia Política, o que antes só era possível realizar pessoalmente no
Arquivo.
Os bancos de dados do APERJ são disponíveis atualmente apenas em nossa rede local e em
diversos tipos de bases de dados (Access, Sistema Lance, etc.). Visando sua posterior
otimização e a possibilidade de disponibilizá-los via Internet, começamos a prepará-los para
migração para uma base Access única. Neste sentido, e contando apenas com o software de
cujas licenças dispomos, foram desenvolvidos por esta Assessoria alguns novos bancos de
dados, enquanto outros foram convertidos para a base Access, a saber:
-
Fundo APERJ
-
Fundo IML
-
Fundo Ilha Grande
-
Fundo PROCON
-
Fundo Secretaria de Planejamento
-
Pesquisa Política
-
Periódicos 3º Milênio
-
Jornal Movimento
-
Jornal Em Tempo
-
5. SITUAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS NO APERJ
Computadores
Processador
AMD K6-2 / 500
Placa Mãe
RAM
HD
CDROM
Status
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
19
AMD K6-2 / 500
PC-CHIP
064 MB
18GB
x-x
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
SOYO
064 MB
8,4 GB
x-x
Operacional
PC CHIP
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
PC CHIP
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
PC CHIP
064 MB
10 GB
52X
Operacional
PC CHIP
064 MB
8,4 GB
52X
Operacional
Celeron 350MHZ
PC CHIP
032 MB
5,9 GB
40X
Operacional
Pentium 133MHZ
INTEL
032 MB
02 GB
48X
Operacional
Pentium 133MHZ
INTEL
032 MB
02 GB
x-x
Operacional
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
AMD K6-2 / 500
MHZ
20
Pentium 233MHZ
INTEL
032 MB
10 GB
40X
Operacional
Pentium 3 - 1.1 GHZ
ASUS
256 MB
20 GB
56X
Operacional
Pentium 3 - 1.1 GHZ
ASUS
128 MB
20 GB
56X
Operacional
Pentium 3 - 1.1 GHZ
ASUS
128 MB
20 GB
Pentium 3 - 550 MHZ
PC CHIP
128 MB
18 GB
52X
Operacional
Pentium 3 - 600 MHZ
ASUS
128 MB
18 GB
4X/2X + Jaz
Operacional
56X + CDW LG Operacional
drive
Pentium 3 - 600 MHZ
PC CHIP
256 MB
16 GB
CDW HP
Operacional
Pentium 3 - 600MHZ
PC CHIP
256 MB
16 GB
52X
Operacional
Pentium 3 - 750 MHZ
ASUS
064 MB
19 GB
52X
Operacional
Pentium 3 - 750 MHZ
ASUS
064 MB
20 GB
52X + CDW HP Operacional
+ ZIP Drive
Pentium 3 - 750 MHZ
ASUS
128 MB
18 GB
52X
Operacional
Pentium 3 - 750 MHZ
ASUS
064 MB
20 GB
52X
Operacional
Pentium 3 - 750 MHZ
ASUS
064 MB
20 GB
52X
Operacional
AMD K6-2 / 500
SOYO
064 MB
20 GB
52X
Danificado
MHZ
(Placa mãe)
Pentium 133MHZ
INTEL
Danificado
(Placa mãe +
Memória +
HD +
Processador)
Pentium 133MHZ
INTEL
48 MB
02 GB
2X/4X
Danificado
(HD)
Impressoras
Fabricante
Modelo
Tipo
Status
Epson
580
Inkjet
Operacional
Epson
900
Inkjet
Operacional
Epson
1070
Matricial
Operacional
21
HP
610
Inkjet
Operacional
HP
850
Inkjet
Operacional
HP
4050
LaserJet
Operacional
HP
610
Inkjet
Defeito mecânico
Epson
580
Inkjet
Cabeça de Impressão obstruída
Epson
580
Inkjet
Epson
580
Inkjet
Epson
580
Inkjet
Fabricante
Modelo
Tipo
HP
7450c
Scanjet
Operacional
HP
7450c
Scanjet
Operacional
HP
4c
Scanjet
Operacional
Scanners
Status
6. MATERIAL DE REPOSIÇÃO A ADQUIRIR
♦ Placa mãe socket 370 para Pentium 3 - uma
♦ Placa mãe super7 socket para K6-2 / 500 - uma
♦ Fonte ATX de 300 W - uma
♦ Cooler para - um
♦ Disco rígido de 10 GB - um
♦ Mouse serial - cinco
♦ Adaptador para teclado USB
♦ Conserto da cabeça de impressão de uma HP 610
Responsável: Aloísio Ribeiro da Costa
22
ASSESSORIA TÉCNICA
RELATÓRIO ANUAL
2002
Censo-Guia de Arquivos Brasileiros Públicos e Privados:
Término da revisão dos trabalhos ( janeiro e fevereiro )
Assessoria Técnica à Direção Geral:
•
Participação de reuniões com os Coordenadores e Diretores para discutir as metas e
prioridades para o 2º semestre.
•
Redimensionamento do Projeto Posto Avançado do APERJ, para apresentação junto à
Secretaria de Estado de Direitos Humanos, enquanto no aguardo da renovação por
Brasília, em julho.
•
Elaboração de planilhas para controle dos bolsistas e de controle de solicitação de novas
bolsas da Fundação Carlos Chagas Filho de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio de
Janeiro – FAPERJ.
•
Participação nos preparativos para a Exposição de CARLOS MARIGHELLA – um
cidadão militante na cena política brasileira do século XX , em setembro..
•
Participação nos preparativos para a Exposição: 70 Anos do APERJ no Metrô Estação
Carioca por ocasião do lançamento do Plano Estadual de Direitos Humanos, em
setembro.
•
Participação nos preparativos do lançamento dos livros Anos Tormentosos – Luís
Carlos Prestes pela Editora Paz e Terra, em dezembro.
•
Acompanhamento da equipe de produção do longa metragem sobre o Integralismo no
Brasil, com título provisório de “O Brasil Precisa de Você ”, dirigido por Sérgio Sanz.
•
Elaboração de relatório de atividades do APERJ para o Portal da Transição de Governo,
em dezembro.
•
Participação nos preparativos do lançamento do CD-Rom – Registros Paroquiais de
Terras, no Museu Imperial, em dezembro.
Assessoria à Comissão Permanente de Acesso aos Documentos Sigilosos do APERJ
•
Participação na organização de reunião.
23
Assessoria ao Conselho Editorial Multidisciplinar do APERJ.
•
Assessoria ao Conselho Estadual de Arquivos
•
Assessoria ao Projeto de Capacitação Profissional Francisca Abgail Paranhos para
Conservação Preventiva do Acervo do APERJ
• Assessoria na Prestação de Contas do Convênio MJ nº64/01.
• Participação na elaboração dos Relatórios Físico-financeiro e de Monitoramento do
Convênio nº64/01.
• Suporte técnico para a elaboração de planilhas de avaliação das internas da
Penitenciária Talavera Bruce que participaram do referido convênio.
• Elaboração de questionário a ser aplicado durante o processo seletivo, com as internas,
objetivando identificar aptidões para formação das novas equipes de trabalho.
Assessoria ao Projeto do APERJ / SEDHU no Posto Avançado do APERJ na
Penitenciaria Talavera Bruce
•
Projeto redimencionado, em execução durante este mês de dezembro.
Responsável: Maria de Fatima Carneiro da Cunha
24
ASSESSORIA JURÍDICA
RELATÓRIO ANUAL
2002
Durante o ano de 2002, a Assessoria Jurídica desenvolveu suas cinco atividades básicas, a
saber:
1. Pareceres e informações solicitadas pela Direção Geral;
2. Montagem do processo de documentação probatória com pesquisa feita no
Fundo Polícia Política no Rio de Janeiro;
3. Pesquisa e acompanhamento da Legislação em Diário Oficial, parte I - Poder
Executivo.
4. Digitação das fichas prontuários GB;
5. Elaboração de minutas de convênios e ajustes com diversos órgãos.
A primeira atividade desta Assessoria Jurídica foi a emissão de pareceres e consultas em
processos administrativos;
A segunda atividade a que esta Assessoria se dedicou em 2002 foi o atendimento às
solicitações de pesquisas probatórias. Esta atividade é de grande importância social e
empresta ao APERJ maior visibilidade pelo seu poder de abrangência. Por seu caráter legal
de cumprimento do preceito constitucional de “habeas-data”, possibilita a recuperação de
direitos trabalhistas àqueles que sofreram perseguições de ordem política, configurando-se
como afirmação de cidadania. O livre acesso ao material produzido sigilosamente por
órgão público imprime a esta atividade um caráter de consolidação da democracia.
Em 2002 a Assessoria Jurídica atendeu a 701 (setecentos e um) processos de documentação
probatória, conforme dados em anexo. O cálculo do número de setores e de pastas
consultadas para as pesquisas probatórias perfaz um total aproximado de 6.033 (seis mil e
trinta e três) pastas consultadas e 55 (cinqüenta e cinco) setores, tendo sido feitas
aproximadamente 21.211 (vinte e um mil , duzentas e onze) cópias xerográficas, ao longo
do ano.
25
A partir do mês de janeiro e abril a Assessoria Jurídica passou a contar com mais quatro (4)
estagiários bolsistas em seu quadro, a saber: Renato Vieira Pessoa, Isaias Alves dos Santos,
Camile Valentin Garzón P.de Farias, Juliana Macedo M.V. Pires e dois assessores:
Fernando Palha Freire e Ana Lucia Barbosa Pohlmann, como advogada. No ano de 2002
foi dada continuidade ao levantamento das leis estaduais, bem como de toda publicação
que afeta a SEDH, através do Diário Oficial do Poder Executivo, parte I.
A terceira atividade da Assessoria Jurídica foi a coleta e coleção da legislação estadual,
assim como de portarias e legislação, colhidas através do Diário Oficial Estadual – Parte I.
Tal coleção prende-se à necessidade imperiosa de acompanhamento da legislação recente,
ainda não compilada.
A quarta atividade refere-se à digitação de cerca de 45.000 (quarenta e cincos mil) fichas
nominais (Prontuários RJ) do acervo DOPS, o que veio facilitar e agilizar sobremaneira as
consultas nos processos de pesquisa probatória.
A quinta e última atividade foi a elaboração de minutas de convênios entre o APERJ e
diversos órgãos da administração pública, visando colaborações recíprocas entres os
órgãos. Estes convênios, em regra geral, foram firmados sem alocações de recursos
financeiros.
Responsável: Francisco Alfredo Monte Vianna Pires
26
COORDENADORIA DE DOCUMENTAÇÃO PERMANENTE
RELATÓRIO ANUAL
2002
TRATAMENTO TÉCNICO DOCUMENTAL
FUNDO: DEPARTAMENTO DE ORDEM POLÍTICA E SOCIAL DO ESTADO
DA GUANABARA - DOPS/GB (1962 -1975)
O tratamento dispensado a esse conjunto documental consiste de:
-
Identificação em planilhas específicas, de acordo com a Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística ISAD (G) do Conselho Internacional de Arquivos. O trabalho
realizado alcançou este ano 42 caixas, 475 dossiês e 194 códices;.
-
Revisão dos títulos das séries documentais;
-
Migração dos dados do programa LANCE para base de dados em Access, realizado
com apoio da Assessoria de Informática.
Resultados obtidos:
-
Identificação do acervo custodiado;
-
Disponibilização na Sala de Consulta de instrumento de pesquisa informatizado e
encadernado para uso do pesquisador.
-
Maior rapidez na recuperação da informação, tanto para o usuário interno quanto
externo.
OBS. O setor de Pesquisa ficou responsável pela identificação dos documentos avulsos, e a
Divisão de Documentação Especial (DDE) pela descrição das 346 fotografias, ainda não
identificadas.
FUNDO: DIVISÃO DE POLÍCIA POLÍTICA E SOCIAL – DPS (1944 – 1962)
-
Revisão do trabalho iniciado por outra equipe em um universo de 352 Caixas, 3.172
Dossiês e 168 Códices;
-
Diagnóstico e avaliação do inventário existente, corrigindo possíveis falhas;
27
-
Migração de dados do programa LANCE, para base de dados em Access, realizado com
apoio da Assessoria de Informática.
-
Atualização e elaboração de base de dados do topográfico, agilizando a recuperação das
informações no depósito;
Resultados obtidos:
-
-
Disponibilização na Sala de Consulta de instrumento de pesquisa informatizado e
encadernado para uso do pesquisador;
-
Maior rapidez na recuperação da informação para o usuário interno e externo.
OBS. Coube à Biblioteca identificar os periódicos contidos em 29 caixas. E a Divisão de
Documentação Especial (DDE) será responsável pela descrição de 2.523 fotos, 277 folhetos
e 2.146 panfletos, ainda não identificados.
FUNDO: PRESIDÊNCIA DA PROVÍNCIA DO RIO DE JANEIRO (1786 – 1892)
O instrumento de pesquisa da Presidência da Província está sendo revisado com base no
inventário anteriormente elaborado por outra equipe.
-
Revisão de 659 dossiês identificados em planilhas, de acordo com a Norma ISAD (G),
do Conselho Internacional de Arquivos;
-
Elaboração de tabela de equivalência para as novas notações adotadas;
-
Definição de novo arranjo do acervo custodiado;
-
Elaboração de inventário atualizado.
Resultados obtidos:
-
-
Elaboração de base de dados em Access para recuperação das informações, atualmente
com 330 registros.
Série: Registros Paroquiais de Terras (1854 - 1859)
Essa série documental integrante do Fundo Presidência da Província do Rio de Janeiro
(1786 - 1892) vem sendo objeto de estudo e processamento técnico desde o ano anterior,
visando à elaboração de CD-ROM, a ser lançado no dia 14 dezembro de 2002, no Museu
Imperial em Petrópolis. O tratamento técnico consistiu de:
28
-
Identificação em planilhas;
-
Preparação para digitalização;
-
Digitalização de 89 livros pela empresa terceirizada DOCPRO;
-
Revisão e correção das imagens digitalizadas;
Resultados obtidos:
CD-ROM com texto digitalizado.
FUNDO: CASA DE DETENÇÃO DO RIO DE JANEIRO (1860 - 1964)
-
Alimentação em base de dados;
-
Mudança de acondicionamento;
-
Atualização topográfica do acervo.
Resultados obtidos:
-
Identificação do acervo;
-
Elaboração de base de dados em Access para recuperação das informações, atualmente
com 623 registros.
OBS.: Alguns códices precisam ser reencadernados.
COLEÇÕES PARTICULARES
Coleção Jair Ferreira de Sá – 16 caixas
Coleção Jean Marc Van der Weid – 07 caixas
Coleção Daniel Aarão Reis Filho - 16 caixas
Essas três coleções particulares já tratadas possuem um instrumento de busca disponível
para pesquisa na Sala de Consulta, tendo sido objeto de novo processamento técnico,
visando atualização de informações e conservação de embalagens:
-
Revisão de todos os dossiês;
-
Mudança de invólucros e caixas;
-
Atualização topográfica do acervo, para localização rápida e guarda adequada dos
documentos.
Arquivo Ângela Borba – 10 caixas
Foram realizadas a revisão e a atualização do instrumento de pesquisa.
29
Resultados obtidos:
-
-
Disponibilização na Sala de Consulta de instrumento de pesquisa atualizado e
encadernado, para uso do pesquisador.
Movimento Feminino pela Anistia e Liberdade Democrática – MFALD
-
Identificação dos documentos em planilhas específicas, de acordo com a Norma
ISAD (G);
-
Definição de arranjo para a coleção;
-
Definição das séries;
-
Atualização topográfica do acervo.
FUNDO: INSTITUTO MÉDICO LEGAL – IML (1907 – 1965)
Esse conjunto de documentos é formado por laudos de exames realizados. Está dividido
em duas grandes séries:
•
Série VIVO - fazem parte dessa série os laudos de corpo de delito, isto é:
sanidade mental; lesões corporais; exames de virgindade;
•
Série MORTO – todos os laudos de necrópcia.
-
Revisão de 9.141 registros, digitados nas bases, com relatórios impressos.
FUNDO: DELEGACIA ESPECIAL DE SEGURANÇA POLÍTICA E SOCIAL DESPS (1905 - 1945)
-
Editoração do inventário;
Resultados obtidos:
-
2ª Edição do inventário que está disponibilizado na Sala de Consulta para uso do
pesquisador.
PROJETO NUMERAÇÃO DE FOLHAS
Este projeto foi elaborado, visando facilitar um possível processo de microfilmagem ou
digitalização dos acervos sob a guarda desta coordenação e controlar eventuais retiradas de
folhas dos dossiês. Para tanto, estão sendo seguidos os critérios de numeração do Arquivo
Nacional.
30
Recursos Humanos: 02 integrantes do Projeto Todos pela Paz.
Outras observações de caráter geral:
A Coordenação de Documentação Permanente ficou sob a responsabilidade de Mônica
Pérez da Silva até agosto de 2002, e, por necessidades desta instituição, Claudia de
Castro Bemfica foi transferida para esta coordenação a partir de 1º setembro de 2002.
Para que o tratamento técnico que esta Coordenação vem desenvolvendo no seu acervo não
sofra perda de suporte documental e não haja atraso nos projetos por nós elaborados,
gostaríamos de relatar alguns fatos que prejudicam o bom andamento dos trabalhos de nossa
equipe.
-
A situação no depósito do 3º andar vem se agravando a cada chuva forte que cai no Rio
de Janeiro. O rebaixamento do teto de gesso está desabando aos pedaços. Conforme
orientação do engenheiro da Secretaria de Estado de Direitos Humanos, será melhor
providenciar a retirada total do teto de gesso;
-
Transferência de códices do acervo para outro depósito no andar térreo, visando o
redimensionamento do peso do 3º andar;
-
A COMLURB foi oficializada para providenciar remédio que possa conter a
proliferação dos pombos no local.
Responsável: Cláudia de Castro Bemfica
31
COORDENADORIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
RELATÓRIO ANUAL
2002
O presente relatório tem por finalidade expor os trabalhos realizados por essa
Coordenadoria, no decorrer do ano de 2002, por bolsistas oriundos da Fundação Carlos
Chagas Filho de Amparo à Pesquisa – FAPERJ; Núcleo Superior de Ensino e Pesquisa
Governamental – NUSEG e Fundação Santa Cabrini. Está subdividido em: Recolhimentos;
Tratamento Técnico Documental; Visitas Técnicas; Comissões de Avaliação e Destinação
de Documentos, Projetos, Recursos Humanos e Observações
1 - RECOLHIMENTOS
•
Instituto Penal Cândido Mendes
Nos dias 26, 27 e 28 de fevereiro e 4 de março foi recolhida ao APERJ a massa documental
produzida e/ou acumulada pelo Instituto Penal Cândido Mendes – Ilha Grande, que desde
sua extinção, em 1994, se encontrava sob custódia da Penitenciária Vicente Piragibe, que
assumiu parte do seu efetivo carcerário. De acordo com o Censo-Guia de Arquivos
Brasileiros: Públicos e Privados. Instituição não Arquivística, realizado durante o ano de
2001, o acervo compreende predominantemente os anos de 1964 a 1994, distribuído em 100
metros lineares de documentação diversa: livros de ingressos de apenados; sindicâncias;
documentos referentes a pessoal, como fichas funcionais, férias e controle de freqüência;
memorandos; ofícios recebidos e expedidos; boletins e guias de remessa.
•
Casa de Detenção
No dia 8 de março foram recolhidos 2 (dois) códices sob o título “Livros para Matrícula de
Presos Políticos no Movimento Revolucionário de São Paulo”, provenientes da Escola de
Formação Penitenciária, e que pertencem ao fundo Casa de Detenção já existente no
Arquivo. Transferidos para a Coordenadoria de Documentação Permanente no dia 4 de
abril.
32
• Programa Estadual de Orientação e Proteção ao Consumidor do Estado do Rio de
Janeiro – PROCON/RJ.
Foi recolhida no dia 19 de março a documentação produzida nos anos de 19992000 e 2001
relativas às fichas de reclamação e conciliação, medindo aproximadamente 67,50 metros
lineares, com 450 caixas, completando assim o acervo do órgão já existente no APERJ.
•
Coleção Manoel de Jesus Soares
Foi doado ao APERJ o acervo de Manoel de Jesus Soares, no dia 4 de abril, com
aproximadamente 1,40 metros lineares de documentação textual. Transferido para a
Coordenadoria de Documentação Permanente na mesma data.
•
[Secretaria de Governo] – Série Decretos
No dia 9 de julho foram recolhidas ao Arquivo 13 caixas de decretos produzidos entre os
anos de 1994 e 2000. Transferidas para a Coordenadoria de Documentação Permanente na
mesma data.
•
[Assessoria de Saúde do Trabalhador]
Em 22 de agosto foram transferidos a este Arquivo vários conjuntos de documentos
produzidos pela Secretaria de Estado de Saúde/Assessoria de Saúde do Trabalhador,
compostos de exames radiológicos, com laudos, totalizando 45 exames.
•
Secretaria de Estado de Planejamento, Desenvolvimento Econômico e Turismo
Nos dias 16 e 26 de setembro foram transferidas ao Arquivo 38 caixas de processos
diversos, com data limite compreendida entre os anos de 1968 e 1973.
•
Secretaria de Estado de Direitos Humanos
Foram transferidas a esse APERJ, no dia 2 de outubro, 38 caixas de documentos diversos,
procedentes do Gabinete da Secretária.
2 - TRATAMENTO TÉCNICO DOCUMENTAL
•
Fundo PROCON-RJ (1993 – 2001)
A Coordenadoria de Gestão de Documentos tem dado continuidade ao processamento
técnico nessa documentação, através de: higienização mecânica, identificação em planilhas
e disponibilização em instrumentos de pesquisa por ano, com as seguintes totalizações.
33
Fichas de Reclamações
-
1997 – 18.767
-
1998 – 21.102
-
1999 – 9.732
Fichas de Conciliações
•
-
1996 – 9
-
1997 – 2.727
-
1998 – 9.893
Fundo Departamento de Educação – Série Mapa de Freqüência (ca 1920/1949)
Esse fundo é formado por documentos estatísticos do antigo Estado do Rio de Janeiro,
relativos às escolas primárias, rurais, urbanas, isoladas, anexas, mistas ou não.
Inicialmente houve uma organização geográfica com pré-identificação de 53 municípios,
ordenados alfabeticamente, já se encontrando prontos para consulta: Angra dos Reis,
Araruama, Barra Mansa, Bom Jesus do Itabapoana, Cabo Frio, Cachoeiras de Macacu e
Cambuci.
A partir dessa organização, os trabalhos obedeceram à seguinte metodologia:
-
Pré-identificação e separação das séries documentais. A maior série encontrada
até o momento é a de Mapa de Estatísticas – Freqüência.
-
Identificação das unidades de descrição, por escola, agrupadas cronologicamente
em dossiês.
-
Higienização mecânica para retirada de resíduos de poeira, insetos e ferragens.
-
Identificação de cada dossiê em planilha específica, que contém os seguintes
elementos de descrição: nº de dossiê, título, município, distrito, dimensão, datas
de produção e um campo para notas do arquivista.
-
Os dossiês são acondicionados em pastas de papel alcalino, que minimizam os
efeitos da acidificação do papel.
-
Substituição das caixas por outras, de poliondas, mais adequadas ao tamanho dos
documentos.
-
Identificação externa das caixas com etiquetas com o logo do APERJ e
numeração por fundo.
-
Armazenagem em estantes de aço no depósito intermediário.
34
O tratamento dispensado a esse fundo foi interrompido por falta de pessoal qualificado,
tendo sido identificado neste ano somente o município de Cambuci. A documentação
custodiada, que forma esse município, compreende 62 unidades de descrição (escolas).
•
Fundo APERJ
Em virtude do acervo da instituição não se encontrar identificado, o acesso a suas
informações torna-se prejudicado. Sendo assim, a principal meta para este ano foi realizar a
transferência dos documentos produzidos por cada setor para a Coordenadoria de Gestão de
Documentos, onde receberam tratamento técnico adequado, ou seja:
-
Identificação e separação das atividades meio e finalística;
-
Higienização mecânica com a retirada de resíduos de poeira e insetos;
-
Separação física e formação de dossiês, ordenados cronologicamente, de acordo
com a tipologia documental;
-
Identificação em planilha, de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição
Arquivística – ISAD (G);
-
Alimentação dos dados em programa informatizado específico para o fundo;
-
Acondicionamento dos dossiês em papel alcalino e caixas de polipropileno,
estocadas em estanteria de aço, no depósito intermediário.
•
Fundo Secretaria de Planejamento
O acervo recolhido foi incorporado ao já existente no APERJ, passando por todas as etapas
de processamento técnico: higienização, ordenação cronológica, identificação em planilha e
digitação em programa específico. Ao término deste, será produzido instrumento de
pesquisa, encadernado, estando disponível também em programa informatizado.
3 - VISITAS TÉCNICAS
•
Fundação Santa Cabrini
Visita realizada no dia 16 de junho, em resposta ao ofício PRES/GAB nº 289, de 4 de junho,
que solicitou o acautelamento dos documentos da Fundação, localizada à Praça Tiradentes
nº 31.
35
•
Grupo Tortura Nunca Mais
Visita realizada no dia 5 de junho, em atendimento à solicitação, com objetivo de avaliar as
condições de guarda, acesso e uso do acervo.
4 - COMISSÕES DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A Coordenação de Gestão de Documentos do APERJ possui um representante nas seguintes
comissões de avaliação de acervos:
•
Secretaria de Estado de Agricultura, Abastecimento, Pesca e Desenvolvimento do
Interior;
•
Departamento de Trânsito do Rio de Janeiro - DETRAN/RJ;
•
Fundação Santa Cabrini.
5 - PROJETOS
•
”Sugestões Técnicas para Renovação do Arquivo Central da Secretaria de Estado
de Fazenda”
Apresentado à SECFAZ, no dia 4 janeiro. Tem por objetivos principais a reorganização e a
modernização das instalações do Arquivo Intermediário desta Secretaria, localizado no
antigo Palácio São Domingos à Rua Marechal Deodoro, nº 30
•
“Projeto Francisca Abigail Barreto Paranhos de Capacitação Profissional para
Conservação Preventiva do Acervo do Arquivo Público do Estado do Rio de
Janeiro”
Elaborado no ano de 2001 e desenvolvido durante os meses de fevereiro até junho de 2002,
na Penitenciária Talavera Bruce, capacitando 80 internas em atividades pertinentes ao
tratamento de documentos em suporte papel, tais como: higienização, acondicionamento e
confecção de embalagens especiais.
•
Projeto Identificação da Massa Documental do APERJ
Apresentado à Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro – FAPERJ, em
setembro de 2002. Tem por objetivo tratar toda a documentação custodiada pelo APERJ, e
que por motivos diversos, como a falta de mão-de-obra qualificada o mais importante, ainda
não havia recebido qualquer tratamento técnico. Trata-se de um projeto grande, que será
apresentado em subprojetos de acordo com o fundo a ser tratado.
36
•
Projeto de Identificação da Massa Documental do Instituto Penal Cândido Mendes
– Ilha Grande
Apresentado à FAPERJ como primeiro subprojeto do anterior, visa o tratamento da
documentação recolhida este ano da Ilha Grande.
•
Projeto de Assessoria na Reestruturação do Museu e do Arquivo Geral do Corpo
de Bombeiros do Estado do Rio de Janeiro
Apresentado em função de Convênio de Cooperação Técnica e Científica, firmado em 10 de
outubro de 2001, entre a Secretaria de Estado de Defesa Civil do Estado do Rio de Janeiro,
a então Secretaria de Estado de Direitos Humanos e Sistema Penitenciário e o Arquivo
Público do Estado do Rio de Janeiro.
6 - RECURSOS HUMANOS
Para desenvolver suas atividades de processamento técnico, a Gestão de Documentos conta
com 2 (dois) bolsistas da FAPERJ, 2 (dois) NUSEG, 1 (um) da Fundação Santa Cabrini, 3
(três) do Projeto Jovens Pela Paz e 2 (dois) voluntários, estudantes de arquivologia e
história.
7 – OBSERVAÇÕES
•
Todos os procedimentos de identificação de documento foram orientados segundo a
Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística - ISAD (G), do Conselho
Internacional de Arquivos.
•
O tratamento técnico relativo à higienização dos documentos seguiu a metodologia
empregada pelo Projeto de Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
Responsável: Carla Regina Petrópolis Vieira de Castro Freitas
37
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
RELATÓRIO ANUAL
2002
O relatório anual concernente ao exercício de 2002 que ora apresentamos tem por objetivo
permitir a circulação do conhecimento das ações em desenvolvimento e as previsões,
visando a atuação e a continuidade desta Coordenação.
As precárias condições físicas do prédio onde está instalado o APERJ demandam obras e
manutenção de alto custo, que não foram executadas por falta de recursos. Assim sendo,
permanecem problemas estruturais como o do telhado, provocando infiltrações e danos
materiais e da rede elétrica e hidráulica.
Em virtude da insuficiência de pessoal qualificado para o exercício das atividades, é
necessário treinar prestadores de serviços e estagiários. A rotatividade dos mesmos
compromete a continuidade e eficiência do serviço.
1 – DIVISÃO ADMINISTRATIVA
1.1 - Atividades Administrativas exercidas:
•
Elaboração de ofícios, CI, encaminhamento de faturas;
•
Emissão de pareceres e encaminhamentos de processos;
•
Atendimento aos funcionários do APERJ;
•
Cópias xerox;
•
Leitura e recorte do D.O;
•
Atendimento ao Público:
-
Pesquisa Probatória;
-
Orientação sobre processos de indenização de anistiados;
-
Distribuição de livros editados pelo APERJ;
•
Plastificação de documentos;
•
Manufatura de caixas de polionda;
•
Encadernação de documentos;
•
Eventos: Montagem das exposições e publicações do APERJ;
•
Pesquisa de mercado, compra de material, equipamentos e mobiliário;
•
Controle dos itinerários e combustíveis das viaturas do APERJ;
38
1.2 - Protocolo do APERJ
•
Autuação de processos;
•
Atualização no sistema UPO;
•
Registro nos livros de entrada / saída e fichas;
•
Distribuição de documentos:
Janeiro a novembro de 2002
Total
Processos autuados no APERJ
689
Pesquisas probatórias
585
Processos diversos
104
Entrada de processos de outras secretarias
294
Total Geral
1.672
1.3 – Recursos Humanos
•
Freqüência dos cargos em comissão, contratados do NUSEG, estagiários SEDHU;
bolsistas FAPERJ, conveniados FSC e VEP;
•
Mapa de controle de freqüência;
•
Pastas funcionais – atualização dos assentamentos;
•
Atualização de listas de funcionários;
•
VIGO / Vigilantes / SHADOW;
•
-
Controle das atividades;
-
Freqüência;
-
Contato com supervisores, substituição de funcionários.
Jovens pela Paz
-
Lotação;
-
Freqüência;
-
Contato com supervisores e responsáveis.
1.4 - Manutenção operacional do APERJ
•
Elétrica e hidráulica – consertos, substituição de aparelhos, extensões.
•
Instalações e consertos.
1.5 - Bens Patrimoniais
•
Levantamento dos bens – identificação com etiquetas;
•
Elaboração de termos de responsabilidade pelos bens de cada setor do APERJ;
39
•
Atualização dos bens de cada setor;
•
Entrega e recebimento de material;
•
Elaboração de demonstrativo mensal (DMO);
•
Comissão de baixa dos bens patrimoniais inservíveis – seleção do material para doação
ou eliminação.
1.6 – Sede do APERJ – Rua da Relação
•
Atendimento ao público;
-
Pesquisa probatória;
-
Distribuição de publicações do APERJ;
•
Encaminhamento de processos para a PCERJ;
•
Manutenção das salas ocupadas pelo APERJ.
2. DIVISÃO FINANCEIRA
•
Administração da verba dos projetos do APERJ, em convênio com a FAPERJ e
Ministério da Justiça.
•
Prestação de contas dos Projetos do APERJ, em convênio com a FAPERJ e Ministério
de Justiça:
-
Memória do Estado do Rio de Janeiro – Tratamento Técnico do Acervo do Arquivo
Público do Estado do Rio de Janeiro;
. Fundo do Instituto Médico Legal;
. Registros Paroquiais de Terras;
. Guia de Fundos da Administração Pública;
. História Administrativa do Estado do Rio de Janeiro;
-
70 Anos de Memória Fluminense;
-
Posto Avançado do APERJ na Penitenciária Talavera Bruce (ACAPERJ).
•
Prestação de contas dos Adiantamentos / Pronto Pagamento de Despesas Miúdas, em
nome dos servidores:
-
Lilia M. P. Mendes de Moraes;
-
Francisco Alfredo Monte Vianna Pires;
-
Daniele França Sampaio Cunha.
-
Carla Regina P. V. de C. Freitas
Responsáveis: Cláudio Teodósio dos Santos e Lilia M. P. Mendes de Moraes.
40
COORDENADORIA DE CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
RELATÓRIO ANUAL
2002
O presente relatório refere-se às atividades exercidas na Coordenadoria de Conservação do
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, durante o ano 2002, de acordo com os padrões
técnicos de Conservação preventiva indicados pelo Projeto Cooperativo interinstitucional,
em parceria com a Commission on Preservation & Access. Este órgão tem atuado como
difusor de capacitação profissional, visando o desenvolvimento de estratégias de colaboração
e preservação entre bibliotecas e arquivos através de suas publicações.
Nosso setor esteve envolvido na orientação de 03 estagiários portadores de necessidades
especiais que atuam como auxiliares da conservação de documentos e na vistoria dos
depósitos.
Em conjunto com a Coordenadoria de Gestão de Documentos, apresentamos o Projeto
Talavera Bruce: um posto avançado do APERJ, visando a ressocialização de 80 internas na
sociedade, desempenhando funções de higienização, identificação e acondicionamento de
documentos e livros. Elaboração e execução do projeto Talavera Bruce; treinamento dos
monitores; planejamento de rotinas de trabalho. Quantidade de documentos tratados: 5.600
aproximadamente.
Durante o primeiro semestre, a Coordenadoria de Conservação atuou com um quadro
técnico de 12 pessoas: sendo uma coordenadora, sete bolsistas da FAPERJ, um agente
penitenciário e três estagiários do programa Jovens pela Paz.
Após este período, o número de bolsistas foi reduzido, porque a FAPERJ indeferiu a
renovação de algumas bolsas e, ainda, três bolsistas pediram seu desligamento para atuar
em outras instituições.
Atualmente existem três bolsistas da FAPERJ e sete estagiários do programa Jovens pela
Paz.
41
O tratamento destinado ao acervo consiste em reparos com papel japonês e carboximetilcelulose (cola especial, cuja principal vantagem é a reversibilidade pode ser removida
com água). As fotografias são separadas por tamanho, limpas com pó-de-borracha e
reparadas. A seguir, são confeccionadas pranchas e cantoneiras em papel alcalino,
procurando padronizar todo tipo de acondicionamento.
A utilização do papel alcalino nas embalagens se justifica pela necessidade de “estacionar”
o processo de acidificação dos dossiês, panfletos e livros deste fundo, prolongando seu
tempo de vida útil.
Os livros são limpos, costurados, reparados e reencadernados, procurando sempre manter as
características originais, pois o manuseio inadequado e as embalagens de má qualidade
também favorecem seu desgaste.
Tratamentos executados: substituição das costuras em livros, confecção de carcelas para
prender folhas soltas, colagem de lombadas, higienização folha a folha, pequenos reparos
com papel japonês, limpeza e remoção de fita adesiva, laminação com papel japonês em
documentos muito quebradiços.

Higienização de 4.250 dossiês do Fundo Instituto Médico Legal. Cada dossiê possui em
média 4 folhas, portanto foram tratadas aproximadamente 17.000 folhas avulsas.
Tratamento executado: Limpeza com trincha, planificação, seleção de documentação
para restauro, remoção de elementos estranhos, acondicionamento em pastas de papel
alcalino.

Confecção de pastas e envelopes de papel alcalino para atendimento da CGD e
Documentação Permanente, com as seguintes
gramaturas: 63, 120, 180, 300g/m².
Quantidade: 1.987 unidades.

Higienização de 245 livros do Fundo Ilha Grande. Tratamento executado: limpeza com
trincha e, quando necessário, pó-de-borracha nas folhas com maior incidência de
sujidades.

Higienização e acondicionamento de 832 fotografias alocadas na DDE.

Restauração dos Registros Paroquiais de Terras – 89 livros. Preparação da
documentação para digitalização. Tratamento executado: preenchimento de ficha de
diagnóstico e mapa de cadernos, limpeza com trincha, desmontagem, retirada de capas
danificadas, remoção de elementos estranhos, testes de solubilidade, banho para
desacidificação do suporte, reforços estruturais, faceamento com papel japonês e
42
carboxi-metilcelulose, planificação, acondicionamento. Após este processo, os livros
têm retornado, ao setor para serem encadernados.

Restauração do Termo de Fianças do cobrador de Barreiras (1842-1850). Tratamento
executado: desmontagem, higienização química, suturas, remendos e reforços
estruturais, banho de desacidificação, reencolagem, laminação, planificações, costura,
encadernação.

Conservação e restauro em 11 plantas de grande formato alocadas na Divisão de
Documentação Especial (DDE). Tratamento executado: higienização mecânica e
química, reencolagem, reforços com papel japonês e carboxi-metilcelulose, obturações,
planificação e minimização de vincos, laminação, reintegração cromática e, quando
necessário, acondicionamento.

Conservação e restauro no Livro de Visitantes da Casa de Correção da Capital Federal
(atual Instituto Penal Lemos de Brito). Tratamento executado: desmontagem,
higienização química, remoção das intervenções anteriores realizadas com papel vegetal
e adesivo à base de amido, remoção de fitas adesivas, suturas, reparos e reforços,
desacidificação por umidificação parcial e por contato, devido à grande solubilidade de
diversas tintas perante umidade, reencolagem, laminações, planificação, costura e
reencadernação utilizando capa original, reintegração cromática da lombada e áreas com
perda de revestimento da capa, acondicionamento.
•
Higienização, desacidificação e correção do Ph do papel (com hidróxido de cálcio) e
laminação em papel alcalino de 24 panfletos e recortes de jornais do Fundo DPS.
•
Confecção de embalagens especiais para documentação de tamanho diferenciado;
confecção de caixas e pastas de papelão e cantoneiras utilizadas no acondicionamento
do acervo.
•
Restauração de 04 códices da Delegacia Especial de Segurança Política e Social
(DESPS). Tratamento executado: reforços com papel japonês e carboxi-metilcelulose,
planificação e encadernação.
•
Atendimento sobre procedimentos de Conservação de documentos ao Arquivo Público
Municipal de Campos – treinamento de bolsistas na área de conservação preventiva e
encadernação; palestrante na I Jornada Arquivística: Gestão e Conservação de
documentos no Arquivo Municipal de Campos.
•
Higienização com pó-de-borracha e colocação em pranchas com cantoneiras de papel
alcalino revestidas com poliéster. Tratamento executado: remoção de resíduos de cola e
antigos suportes com solventes e bisturis e acondicionadas em pastas de polipropileno.
Quantidade: 643 unidades.
43
•
Conservação de Códices da DESPS – 1939. Tratamento executado: costura, reforços
das bordas danificadas, encadernação e acondicionamento.
•
Restauração do Relatório da Assembléia Geral do Ministério dos Negócios do Império
– 1872. Tratamento executado: desmontagem, reforços estruturais, costura de cadernos
com cadarços de algodão para reforço estrutural da lombada e confecção de capa para
encadernação.
Responsável: Daniele França Sampaio Cunha
44
COORDENADORIA DE PESQUISA E INFORMAÇÃO
RELATÓRIO ANUAL
2002
1. Caracterização das atividades e dos técnicos
A Coordenadoria de Pesquisa e Informação desenvolve atividades de pesquisa e elaboração
da história administrativa dos órgãos públicos produtores da documentação que se encontra
sob a guarda do APERJ. Esse trabalho subsidia as atividades de organização e tratamento
técnico dos fundos, desenvolvidas pela Coordenadoria de Documentação Permanente.
Esta Coordenadoria também desenvolve rotineiramente atividades de atendimento ao
pesquisador da Sala de Consultas, no sentido de facilitar seu acesso aos documentos do
Fundo Polícias Políticas no Rio de Janeiro. Essas atividades compreendem o atendimento
pessoal ao pesquisador e a busca nos fichários dos temas e pessoas pesquisados. Há que ser
ressaltado que o número de atendimentos tem crescido muito nos últimos anos.
Os técnicos desta Coordenadoria também oferecem apoio às demandas da Coordenadoria de
Documentação Permanente para identificação de documentos dos vários fundos,
especialmente os das parcelas ainda em fase de tratamento técnico.
A equipe desta Coordenadoria é composta de três historiadores, sendo importante ressaltar
que durante dois meses ela contou com apenas dois funcionários, enquanto o terceiro
colaborador era substituído.
2. Atividades desenvolvidas
Entre os meses de janeiro e novembro de 2002 esta Coordenação se dedicou a:
•
95 pesquisas nos fichários do Fundo Polícias Políticas para atender a pedido dos
pesquisadores na Sala de Consultas.
•
Finalização do nº 1 da Coleção Cadernos do Arquivo sob o título: “Pão e
Liberdade – uma história de padeiros escravos e livres na virada do século XIX”.
Seleção e edição de fotos e material iconográfico para esta publicação no próprio
APERJ, na Biblioteca Nacional, no Arquivo Nacional e no Museu Histórico
Nacional.
•
Finalização da história administrativa do PROCON/RJ e da FAPERJ.
45
•
História administrativa do Fundo Presidência de Província (1786-1889). Histórico
dos órgãos produtores das seguintes Seções de Fundo: Diretorias de Fazenda,
Diretoria de Obras Públicas, Diretoria de Instrução e Guarda Nacional.
•
Pesquisa nos documentos para elaboração de uma introdução ao Dicionário de
Segurança Nacional.
•
Reunião com a equipe da Sala de Consultas com a finalidade de dar orientação
sobre os instrumentos de pesquisa visando um melhor atendimento ao público.
•
Alimentação de um programa de cadastramento e indexação das fichas temáticas do
Fundo Polícias Políticas no Rio de Janeiro – 800 fichas cadastradas.
•
Início de revisão dos textos e organogramas explicativos da História Administrativa
da DESPS, DPS, DOPS/GB e DGIE para o site do APERJ, e adequação à
linguagem da internet.
•
Início do treinamento da equipe da Sala de Consultas para pesquisa aos fichários do
Fundo Polícias Políticas.
•
Início da pesquisa para identificação de mais de 30 conjuntos de fichas de nomes de
pessoas do Fundo Polícias Políticas. Trabalho de amostragem com as letras J e M
para os prenomes e P e S para os sobrenomes. A pesquisa busca identificar a origem
(setor do órgão que produziu) e a função das fichas produzidas para a
inteligibilidade dos conjuntos.
•
Levantamento dos conjuntos documentais existentes no APERJ, referentes aos
municípios de Araruama e Sapucaia, para atendimento à solicitação feita por suas
respectivas Secretarias de Cultura.
•
Revisão dos textos de história administrativa dos municípios e freguesias da
Província do Rio de Janeiro e da freguesia de Irajá, do Município da Corte, para
produção de um CD-ROM contendo o conjunto documental Registro Paroquial de
Terras, do Fundo Presidência de Província.
Responsável: Leila Menezes Duarte
46
DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL
RELATÓRIO ANUAL
2002
Catálogo Integralismo
Breve descrição do projeto/atividade
•
Realizada a redução da resolução das fotos do instrumento Integralismo até níveis
que não permitam sua utilização com qualidade em qualquer mídia, mas que
permita a consulta através do computador.
•
Elaborado banco de dados que possibilite a localização e visualização das imagens
solicitadas.
•
Inseridas as imagens e suas descrições na base de dados.
•
Finalização: apresentação eletrônica, apresentação gráfica.
•
Falta finalização da apresentação: textos de apresentação e créditos.
Produtos/Serviços alcançados
Catálogo da Série Integralismo do Fundo Polícias Políticas composto de 663 fotografias,
disponibilizadas em baixa resolução em banco de dados através de CD para divulgação a
baixo custo.
Elaboradas duas versões, uma integral para uso interno do Arquivo, e outra para consulta
externa, respeitando a lei de direito de imagens.
Instrumento já disponibilizado para consulta na biblioteca, mesmo sem os créditos.
Comentários
Todo o trabalho da criação do banco de dados, passando pela redução das fotos até a
digitação dos dados, foi desenvolvido pela equipe da DDE. Trabalharam neste projeto um
estagiário, Thiago Norton, e uma pesquisadora Carmen Astrid Julia Quintana Gonzalez em
dedicação parcial, devido à necessidade de dividir seu tempo com outras atividades diárias
da Divisão.
47
Catálogo Comunismo
•
Realizada a redução da resolução das fotos do instrumento Comunismo até níveis
que não permitam sua utilização com qualidade em qualquer mídia, mas que
permita a consulta através do computador.
•
solicitadas.
•
Inseridas as imagens.
•
Falta terminar a descrição física das imagens do instrumento e finalização:
apresentação eletrônica, apresentação gráfica, capa, créditos etc.
•
Catálogo da Série Comunismo do Fundo Polícias Políticas composto de 1.178
fotografias, disponibilizadas em baixa resolução em banco de dados através de CD
para divulgação a baixo custo.
•
Disponibilizada na sala de consulta uma listagem, por ordem de notação, com as
descrições das fotografias.
Comentários
Todo o trabalho de criação do banco de dados, passando pela redução das fotos até a
digitação dos dados, está sendo desenvolvido pela equipe da DDE. Trabalharam na
informatização um estagiário Thiago Norton e uma pesquisadora Carmen Astrid Julia
Quintana Gonzalez, em dedicação parcial, devido à necessidade de dividir seu tempo com
outras atividades diárias da Divisão.
Após um teste de consulta ao instrumento, ficou clara a necessidade de aprofundar a
descrição das fotografias. A equipe anterior aprofundou a contextualização histórica das
imagens, mas não detalhou a descrição física das mesmas, provocando dúvidas e enganos.
Tornou-se necessário rever e até refazer descrições.
Por conta disto houve um atraso na elaboração do instrumento. Contamos com um bolsista
de apoio técnico, Ivan de Souza Cruz, e dois de iniciação científica Thiago Norton e
Winston Sacramento, revendo o instrumento: refazendo descrições, inserindo-as nas normas
da biblioteca nacional e digitando as modificações. Já refeitas 50% das descrições
48
Digitalização das Fichas de Identificação
•
Digitalizadas 1.000 fichas de identificação em resolução de 300 dpi.
•
Redução das mesmas para 100 dpi.
•
Elaborado banco de dados que possibilite a localização e visualização das fichas.
•
Inseridas as imagens e suas descrições na base de dados.
Banco de dados das fichas de identificação do Fundo Polícias Políticas do Rio de Janeiro
disponibilizado em rede para os setores que consultam este acervo: Biblioteca, Pesquisa e
Jurídico, com as 24.000 fichas fotográficas de identificação policial sob responsabilidade
desta Divisão.
Comentários
Este trabalho está interrompido, pois, devido à falta de recursos humanos, equipamentos e
espaço físico para trabalho, tivemos que estipular prioridades. Por isto trabalhamos num
sistema de disponibilização parcial de tempo entre os projetos e o atendimento a pesquisas.
Esta fase inicial foi desenvolvida pelo estagiário Thiago Norton.
Cópias de segurança, digitalização e descrição dos negativos do Fundo Presidência do
Estado.
•
Foram feitas cópias de segurança de198 negativas.
•
solicitadas.
•
Foram digitalizadas188 cópias, descritas e com informações inseridas em banco de
dados.
Banco de dados das 454 fotos da série Secretaria de Obras do fundo Presidência do Estado
do Rio de Janeiro a ser disponibilizado na sala de consultas.
Estamos com 30% deste projeto realizado.
49
Comentários
Este projeto só não está mais adiantado, devido à falta de recursos destinados à compra de
equipamento para o laboratório fotográfico.
Na equipe estão trabalhando o fotógrafo Ivaldo Ribeiro e uma bolsista de apoio técnico
Érica Mota, o trabalho inicial contou com a participação de um bolsista de iniciação
científica Winston Sacramento.
Atualização do instrumento topográfico da Divisão
•
Foi conferido o conteúdo das 136 caixas existentes na Divisão.
Com base nestas informações atualizadas, e acrescidas do conteúdo das pastas e álbuns
antes isolados, foi refeito o instrumento topográfico.
Foi elaborada uma listagem atualizada, com a localização física dos documentos guardados
nesta Divisão.
Comentários
Trabalho desenvolvido por uma bolsista de apoio técnico, Érica Mota.
Videoteca
•
Descritos e decupados 80 vídeos existentes nesta Divisão.
•
Elaborado banco de dados com descrição detalhada dos vídeos.
•
Inseridas as informações no banco de dados.
•
Realizada a primeira correção ortográfica, em andamento para a última correção.
Banco de dados com as informações dos 80 vídeos.
Comentários
Trabalho iniciado pelo fotógrafo Ivaldo Ribeiro, continuado pelo bolsista de apoio técnico
Ivan de Souza Cruz; revisado e concluído pela bolsista de iniciação científica Euzilânea
Sant'Ana.
50
Mapoteca
•
Elaborado banco de dados com descrição detalhada dos mapas.
•
Realizadas revisão, descrição e inserção no banco dos 297 documentos listados em
nossa mapoteca.
•
Descrição e inserção no banco de dados de 157 mapas provenientes da Secretaria de
Governo do Estado do Rio de Janeiro.
•
Em fase de revisão do banco de dados.
Havia uma listagem impressa com 297 mapas.Existe agora um banco de dados com 454
mapas, plantas e organogramas, em fase de revisão a ser disponibilizado para consulta.
Comentários
Trabalho realizado pela bolsista de iniciação Euzilânea Sant'Ana e pelo estagiário Tiago
Palha.
Fotografia
Foram produzidas cerca de 1500 imagens fotográficas durante o ano. Distribuídas entre
eventos, atendimentos a pesquisadores, e documentação de obras.
As fotos de documentos são guardadas em alta resolução para evitar novos manuseios dos
originais.
As fotos estão datadas, identificadas e guardadas em diretórios por assuntos.
Comentários
Fotografias realizadas pelo fotógrafo Ivaldo Ribeiro.
Diagnóstico
Trabalho iniciado em janeiro com o objetivo de conhecer a totalidade de documentos sob a
guarda desta Divisão.
51
•
Feito levantamento aproximado de tipos de documentos por fundos.
•
Criada planilha em Excel para gerenciar os dados que foram inseridos.
Geração de documento e gráficos com totalização das informações.
Não havia nenhum instrumento que fizesse um gerenciamento da quantidade de
documentos por tipo e por fundo guardados na Divisão. A partir desta planilha poderemos
acompanhar inclusive através de gráficos como se distribuem os documentos por fundos e
por tipos. E podemos afirmar que estão sob a nossa responsabilidade aproximadamente
99.000 documentos.
Comentários
Trabalho realizado pela pesquisadora Carmen Astrid Julia Quintana Gonzalez, que
contou com a participação da estagiária Marisa Borges.
Atendimento
Atendimento a consultas internas e externas aos documentos sob nossa guarda, totalizando
80 solicitações, num total aproximado de 500 documentos consultados.
Um diretório no servidor, onde se encontram gravadas as principais consultas realizadas,
com data e nome dos usuários.
Crédito em publicações e filmes para o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.
Comentários
O trabalho de atendimento ao público é considerado prioritário para esta divisão, e conta
com atuação de todos os componentes. Todo o tratamento dado aos documentos é realizado
visualizando seu resultado como facilitador de localização para o usuário.
52
Apresentação 1º de Maio
Pesquisa, seleção, descrição, digitalização e tratamento de 100 fotografias que
representavam a história de luta das classes trabalhadoras.
•
Elaboração de apresentação em Power Point.
Apresentação, em Power Point, de 65 fotografias de manifestações de trabalhadores desde
1910 até a década de 80. Lançado nas manifestações do 1º de maio de 2002.
Comentários
Trabalho desenvolvido pela equipe da Divisão de Documentação,com o apoio da Divisão de
Informática.
Responsável: Luciano Caldas Felipe
53
DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA E INFORMAÇÃO
RELATÓRIO ANUAL
2002
Nas reuniões com o grupo de trabalho, procurei conhecer a equipe e as atividades que
exercem, definindo horários, rotinas de trabalho, tomando conhecimento das necessidades
dos funcionários, sugerindo novas estratégias, promovendo as mudanças necessárias no
espaço físico da sala de consulta, facilitando o acesso mais eficaz aos meios de busca,
catálogos, folhetos, avisos, folders, convites, etc... O objetivo da referida mudança foi o de
proporcionar autonomia aos pesquisadores e ampliar o espaço destinado aos funcionários e
suas tarefas.
Foi sugerida à Divisão, visitas guiadas aos diversos setores do Arquivo, a fim de
conhecermos nossos colegas de trabalho e o serviço que realizam. Ao utilizarmos os meios
de busca, podemos verificar a praticidade destes instrumentos nos setores, com uma visão
real dos problemas a serem encontrados nas pesquisas.
Deveria haver um maior entrosamento dos professores e suas pesquisas com o nosso
trabalho, por exemplo: reuniões sobre as pesquisas a serem realizadas com toda nossa
equipe.
Atualmente estamos identificando os assuntos das fichas de requisição de pesquisa com a
listagem dos assuntos pesquisados.
Quanto aos nossos recursos humanos, estamos precisando com urgência de pessoal técnico
nas áreas de documentação, e ciências humanas, além de digitadores auxiliares. O nosso
quadro funcional ficou reduzido em função de não terem sido renovadas algumas bolsas e o
indeferimento de outras pela FAPERJ. Teremos que aguardar até março para que o nosso
quadro possa ser ampliado.
O ideal seria a abertura de concursos públicos para preencher a falta de diversas categorias
profissionais no Arquivo Público do Estado.
54
No exercício da direção anterior o APERJ recebeu da Editora Terceiro Milênio a coleção de
sua biblioteca que foi desativada, contendo publicações de grande interesse para os
pesquisadores do APERJ. Esta coleção precisou ser separada por tipo de publicação, como
tarefa paralela à organização das fichas.
Foi dada atenção especial à coleção de periódicos que foram separados num primeiro
momento em ordem alfabética de títulos e armazenados em caixas. Num futuro próximo
estes periódicos deverão ser classificados e indexados, colocados à disposição dos
pesquisadores. O total de caixas ordenadas é de 150, sendo que em média cada caixa
comporta de 150 a 200 periódicos.
A digitação dos periódicos “EM TEMPO” e “MOVIMENTO” também foi iniciada na
direção anterior e o término trabalho em setembro; atualmente estamos indexando os
principais artigos da revista “VEREDAS” (Centro Cultural do Banco do Brasil) – os três
últimos anos.
Enviamos 27 cartas para centros culturais, arquivos e bibliotecas, solicitando publicações de
nosso interesse e já estamos conseguindo um retorno do Arquivo Nacional e do Gabinete
Português de Leitura. Foram criados dois modelos de carta – resposta aos usuários do email. Os modelos já foram implantados no sistema com o objetivo de facilitar em 50% o
nosso trabalho de responder às questões sobre “imigração” e as “pesquisas escolares” em
geral.
Implantamos um novo modelo de ficha do pesquisador que irá acompanhar o
desenvolvimento da pesquisa, tendo por finalidade ajudar pesquisas futuras e auxiliar no
controle interno do acervo.
Na gestão anterior realizamos: a recuperação do fichário das polícias políticas, de 1930 a
1983, em parceria com a FAPERJ; a identificação de cerca de 6.000 fichas; a realfabetação
da categoria “organizações” (parte de um conjunto de 200 mil fichas não identificadas que
se encontravam fora dos fichários produzidos pelas polícias políticas, já selecionados por
grandes temas) as fichas eram separadas por letras, fusão das categorias comuns: prenomes,
sobrenomes, codinomes, temas e outros; numeração das fichas; estabelecimento de planilha
abrangente para indexação e recuperação dos dados essenciais; composição de vocabulário
controlado a partir da indexação dos termos livres empregados no fichário; constituição e
55
revisão da nova base de dados; montagem dos produtos resultantes da base de dados:
índices específicos, sistema de consulta remota.
Atualmente está sendo feita a digitação das fichas das polícias políticas em sistema Access,
num total de 697 fichas (até 04/11/2002).
ESTATÍSTICA DE 2002
01 – Atendimento ao pesquisador
Total de usuários = em média de 30 a 40 mensais
Fundos mais pesquisados: A - Polícias Políticas: DOPS, DESPS, DPS
B - Presidentes das Províncias - PP
C - Registro de Terras
02 – Registro e digitação da coleção 3º Milênio – total = 150 caixas com periódicos
03 – Digitação dos periódicos “EM TEMPO” e “MOVIMENTO”
04 – Registro de livros - total = 144
05 – Classificação de livros - total = 144
06 – Catalogação de livros - total = 144
07 – Registro de periódicos no kardex - total = 22
08 – Etiquetagem de livros - total = 166
09 – Confecções de murais – total = 02
10 – Correção de verbetes do “Dicionário de Subversão” de A ao B (ficou incompleto
devido à ausência da funcionária que estava realizando a tarefa)
11- Arquivamento dos Diários Oficiais – total = 06 caixas
12 – E-mails respondidos – total = 44
13 – Telefonemas informativos atendidos (quantificação a partir de agosto 2002 – total = 69
14 – Cartas enviadas para centros culturais , arquivos e bibliotecas – total = 27
15 - Reuniões com a equipe de trabalho – total = 07
16 – Catalogação e indexação de artigos de periódicos.
Periódicos “VEREDAS” (Centro Cultural Banco do Brasil) – total = 37
Descritores de assuntos – total 66
Responsável: Liana Mendonça
56
57