Administrando àrea de lentes de contato - interact

ADMINISTRANDO ÁREA DE
LENTES DE CONTATO
IX CONGRESSO INTERNACIONAL DE
ADMINISTRAÇÃO EM OFTALMOLOGIA
RIO DE JANEIRO– 03/04/2014
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
• Na oftalmologia:
SETOR DE LENTES DE CONTATO
• Unidade específica da clínica
• Deve ter seu planejamento e seus controles
• Deve contribuir com o lucro da clínica
• Deve ser fonte de atração de pacientes
UNIDADE ESPECÍFICA
• Objetivos definidos
• Estratégia de funcionamento
• Controles estabelecidos
• Atendimento padronizado e de qualidade
OBJETIVOS
• Ser fonte de retenção de pacientes por sua qualidade no
atentimento
• Ser ágil e eficiente na adaptação e entrega das lentes e
na solução de problemas
• Ser fonte de receita para clínica
• Ser fonte de referência da clínica
ESTRATÉGIA DE FUNCIONAMENTO
• Foco deste workshop: “COMO ADMINISTRAR O SETOR
DE LENTES DE CONTATO”
QUEM NÃO MEDE, NÃO CONHECE;
QUEM NÃO CONHECE NÃO CONTROLA;
QUEM NÃO CONTROLA, CHUTA;
QUEM CHUTA NÃO FAZ GESTÃO!
CONTROLE DE ESTOQUE DE LENTES
• OBJETIVOS:
• Controlar o movimento físico das lentes
• Controlar o movimento financeiro das lentes
• Estabelecer estoques mínimos
• Calcular lucratividade
• Otimizar o investimento em estoques
• Evitar perdas e roubos
CONTROLAR...
• “TER SOB DOMÍNIO” – Dicionário Aurélio
• Quantas lentes temos em estoque?
• Quantas vendemos?
• Quais tipos foram mais vendidos?
• Quais fornecedores foram os mais utilizados?
• Quanto recebemos pelas lentes adaptadas?
• Quanto pagamos pelas lentes compradas?
• Quanto temos em dinheiro investidos no estoque?
• Temos certeza de que nenhuma lente “despareceu”?
COMO COMEÇAR A CONTROLAR?
• ENTRADAS – quantidades e valores
• Compra
• Recebimento
• Estocagem
• SAÍDAS – quantidades e valores
• Adaptação
• Troca com laboratório
• Reposição
• PAGAMENTOS
• RECEBIMENTOS
ORGANOGRAMA DA ADMINISTRAÇÃO
SÓCIOS
GERENTE
FINANCEIRO
CONTAS A
REC E A PG
LENTES
ADMINISTRAÇÃO
R.H.
T.I.
ZELADORIA
FLUXO LENTES - ENTRADAS
REQUISIÇÃO
COMPRA
RECEBIMENTO
CONFERÊNCIA
NF E LENTES
NF - CONTAS
A PAGAR
ESTOQUE
FLUXO LENTES - SAÍDAS
REQUISIÇÃO
ESTOQUE
ADAPTAÇÃO
CONFERÊNCIA
LENTES E COBRANÇA
FINANCEIRO
FOLLOW UP
DADOS NECESSÁRIOS...
• DADOS IMPORTANTES NO SETOR DE LENTES
• Tipo de lente comprado e vendido
• Quantidade
• Fabricante
• Preço de compra
• Preço de adaptação
• Nome do cliente
• Forma de pagamento
• Repetição de adaptação
• Médico que indicou a adaptação
• Médico que realizou a adaptação
PESSOAS E LENTES...
• ENTRADA:
• Comprar
• Receber
• Conferir
• Estocar
• Enviar documentação para pagamento
• Pagar
PESSOAS E LENTES...
• ADAPTAÇÃO:
• Retirar do estoque
• Conferir
• Entregar
• Cobrar
• No pedido
• Sinal + na entrega
• Na entrega
PONTOS DE CONTATO COM CLIENTE
• CONSULTA
• ADAPTAÇÃO
• ENTREGA
• Atendimento
• Porque a lente continua parada aguardando retirada?
• Ligaram para o paciente avisando que a lente chegou?
• RECEBIMENTO (R$)
PESSOAS
• ATENDIMENTO
• ACUIDADE NAS INFORMAÇÕES
• EXECUÇÃO DOS PROCESSOS
• DADOS CONFIÁVEIS
• INFORMAÇÕES ÚTEIS
PESSOAS & PROCESSOS
ANÁLISE DE
RESULTADOS
DADOS
RESUMINDO...
• Controles tem que ser feitos conforme os processos
identificados – finanças
• Pontos de contato com o cliente no processo de
adaptação das lentes – qualidade de atendimento
• Responsabilidades de cada um
• “Cachorro que tem muitos donos morre de fome”
DOS DADOS ÀS INFORMAÇÕES
• Dado = descrição de uma realidade/perecível
• Informação = resposta a uma pergunta / reunião de
dados que reporta a um objetivo
• Conhecimento = aplicação da informação em uma ação
de SUCESSO
(Eliyahu Goldrat – autor de “A Meta”)
23
DOS DADOS ÀS INFORMAÇÕES
• Dados:
• Litros colocados
• Kms rodados
• Informações:
• Consumo por km rodado
• Custo de uma determinada viagem
• Autonomia do tanque
• Viagem:
• Distância a ser percorrida
• Custo de combustíveis
• Tempo de cada parte da viagem
• Tempo total de viagem
• Tempo de viagem entre os abastecimentos
• Localização dos hotéis para hospedagem
O CONTROLE...
• BÁSICO:
(=) SALDO INICIAL
(+) ENTRADAS
(-) SAÍDAS
(=) SALDO
(QUANTIDADE E VALOR)
FERRAMENTA
• “NA MÃO”
• SISTEMA DE GESTÃO”
CUSTOS
• Aquisição ou licença de uso ou aluguel de software
• CUSTO DE IMPLANTAÇÃO!!!!!!!!
• Equipamentos e acessórios
• Computador
• Leitor de código de barras
• Impressora
• Pessoas
FERRAMENTA
• QUAIS INFORMAÇÕES SÃO NECESSÁRIAS?
• COMO OBTÊ-LAS?
• ELAS TEM QUALIDADE?
• EM QUANTO TEMPO ELAS TEM QUE CHEGAR?
• QUEM SÃO OS RESPONSÁVEIS?
PLANO DE CONTAS
RECEITAS
∞ PARTICULAR
* Cartão de crédito
* Cartão de débito
* Cheque a vista
* Cheque pré-datado
* Depósito bancário
* Dinheiro
* Reembolso
* Taxa de sala
∞ CONVENIOS
* Abet
* Allianz
*Amil
*Bradesco
*Cabesp
*CET
*CESP
EXEMPLOS DE LENTES
LENTECH
Lente
Biofinity
Avaira
Proclear
Cooperflex
COOPER VISION
Lente
Cooper Flex
Pró Clear
Encore Tóric Descartável
Hydrasoft Tóric uso prolongado
Biofinity Toric
DEL LENTES - CIBA
Biomedcs Toric
Cooperflex
Frequency Aspheric
BLW
Lente
Soflens Multifocal 66
Lente
Focus
Focus Tóric
Fócus Dailies
O2
Night and Day
Soflens Toric
JOHNSON & JOHNSON
Purevision
Lente
JOHNSONS
Lente
One day Moist
One day Toric ( ASTGMATISMO)
Oasys
Oasys Toric
Acuvue
Acuvue 2
Acuvue Tóric
Acuvue Bifocal
One Day
AGENDA E FINANCEIRO
DATA HOR.
02/08/07 10:00
02/08/07 10:30
02/08/07 11:00
02/08/07 11:30
02/08/07 12:00
02/08/07 12:30
02/08/07 13:00
02/08/07 13:30
02/08/07 14:00
02/08/07 14:30
02/08/07 15:00
02/08/07 15:30
02/08/07 16:00
03/08/07 14:00
03/08/07 14:30
06/08/07 10:00
06/08/07 10:30
06/08/07 11:00
06/08/07 11:30
06/08/07 12:00
06/08/07 12:30
06/08/07 13:00
06/08/07 13:30
06/08/07 14:00
06/08/07 14:30
06/08/07 15:00
06/08/07 15:30
06/08/07 16:00
06/08/07 16:30
06/08/07 17:00
06/08/07 17:30
PACIENTES
ABC
BCD
EDF
ERG
THJ
YUI
OPL
ÇMN
VFR
BGT
NHY
MJU
KIM
EDC
RFV
TGB
YHN
UIO
ASD
QWE
VFR
XSW
ZSE
XDR
CFT
VGY
BHU
NES
QSE
RGY
UJO
ATENDIMENTO
SUL AMERICA
SUL AMERICA
PARTICULAR
CETESB
BRADESCO
SUL AMERICA
SUL AMERICA
SUL AMERICA
BRADESCO
SUL AMERICA
BRADESCO
SUL AMERICA
OMINT/ D
PARTICULAR
BRADESCO
SUL AMERICA
PORTO SEGURO
RETORNO
SUL AMERICA
SKILL
NOTRE DAME
SUL AMERICA
RETORNO
RETORNO
CETESB
SUL AMERICA
PARTICULAR
SUL AMERICA
SUL AMERICA
SUL AMERICA
SUL AMERICA
CONS. TRAT.
36,08
42,18
0,00
36,00
42,10
42,18
42,18
42,18
42,10
42,18
42,10
36,06
140,00
580,00
42,10
42,18
44,00
42,18
42,10
21,60
42,18
36,00
42,18
350,00
42,18
36,08
42,18
36,08
EXAMES LENTE TOTAL PART TOTAL CONV
42,93
0,00
79,01
35,00
0,00
77,18
0,00
0,00
0,00
36,00
35,00
0,00
77,10
0,00
42,18
0,00
42,18
0,00
42,18
0,00
42,10
47,70
0,00
89,88
150,00
0,00
192,10
42,93
0,00
78,99
0,00
140,00
580,00
0,00
0,00
42,10
89,04
0,00
131,22
40,00
0,00
84,00
0,00
0,00
0,00
42,18
92,50
0,00
134,60
67,50
0,00
89,10
0,00
42,18
0,00
0,00
0,00
0,00
20,00
0,00
56,00
0,00
42,18
350,00
0,00
47,70
0,00
89,88
42,93
0,00
79,01
47,70
45,00
0,00
134,88
0,00
36,08
O CONTROLE...
• INVENTÁRIO PERIÓDICO – CONTAGEM MANUAL
• As lentes estão dentro da validade?
• Os saldos físicos correspondem aos controles financeiros?
MAIS ESPECÍFICO
• POR TIPO DE LENTE
• POR FORNECEDOR
• POR CLIENTE
• LOCAL TRANCADO COM UM RESPONSÁVEL
ESPECÍFICO
DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA
• Pacientes:
• Nome, idade e sexo
• Endereço
• Grau de instrução
• Origem da indicação
• Convênio ou particular
• Médico responsável
DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA
• Administração :
• Grau da lente
• Fabricante
• Tipo
• Custo de aquisição das lentes
DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA
• Administração :
• Repetição ou 1ª. utilização
• Convênio ou particular
• Valor cobrado por adaptação
• Condições de pagamento
• Validade da lente
INFORMAÇÕES SOBRE LENTES
• Quantidades adaptadas / valores
• Por tipos
• Por fabricantes
• Por perfil de pacientes
• Verificação de estoque mínimo de lentes para o dia a dia
• Lentes mais/menos adaptadas
• Lentes que porventura tenham perdido a validade no estoque
• Médicos que mais adaptaram em seus clientes
INFORMAÇÕES GERADAS
EVOLUÇÃO MENSAL DE ADAPTAÇÕES
4.500
4.000
3.500
3.000
2.500
2.000
1.500
1.000
500
0
VALORES EM REAIS R$
VALOR MÉDIO DE ADAPTAÇÃO POR
PACIENTE POR MÉDICO
300
2009
250
2010
VALOR R$
200
150
100
50
0
Dr. A
Dra. C
Dra. N
MÉDICOS
Dr. Y
Dr. S
VALOR POR MÉDICO E NÚMERO
DE ADAPTAÇÕES POR MES
R$ 10.000
R$ 8.000
R$ 5.000
R$ 2.000
R$ 1.000
300
110
80
10
5
VALOR MÉDIO DE ATENDIMENTO
POR MES POR MÉDICO
R$ 1.000,00
R$ 1.000,00
R$ 500,00
R$ 145,45
R$ 133,33
PARTICIPAÇÃO DOS MÉDICOS
POR QUANTIDADE
PARTICIPAÇÃO DOS MÉDICOS
POR VALOR
COMPARAÇÕES...
140.000
120.000
100.000
80.000
TOTAL FATURAMENTO
CLÍNICA
60.000
TOTAL ADAPTAÇÃO
40.000
20.000
0
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
COMPARAÇÕES...
140.000
120.000
100.000
80.000
TOTAL FATURAMENTO CLÍNICA
TOTAL ADAPTAÇÃO
60.000
40.000
20.000
0
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
ADAPTAÇÃO
MES/LENTE
jan
fev
mar
abr
mai
ACUVUE COOPERFLEX FOCUS
14
10
7
18
10
10
2
4
8
1
5
7
9
11
13
EVOLUÇÃO ADAPTAÇÕES / LENTE
3000
2500
2012
2000
1500
1000
500
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
3.000
2.500
2013
2.000
1.500
1.000
500
0
10
11
12
RECEITAS X DESPESAS
30.000,00
25.000,00
20.000,00
15.000,00
RECEITAS
10.000,00
DESPESAS
5.000,00
LUCRO/PREJUIZO
0,00
5.000,00
10.000,00
15.000,00
JAN
FEV
MAR
ABR
MAI
JUN
JUL
RESUMINDO...
• SISTEMATIZAR INFORMAÇÕES
• ESTRUTURAR PROCESSOS
• DESENVOLVER PESSOAS
CONCLUSÕES
• Elaborar um organograma definindo RESPONSÁVEIS
por áreas chave
• Definir objetivos de cada área
• Fornecer infra-estrutura necessária
CONCLUSÕES
• Administrar pressupõe dedicação:
• Olhar crítico – enxergar os problemas
• Usar ferramentas disponíveis – pensar em soluções
• É PRECISO FAZER DA ADMINISTRAÇÃO UMA FONTE
DE SOLUÇÕES
MUITO OBRIGADA!!!!!!!!!
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