Instrução de Serviço Nº IS / 04 / 2012

Instrução de Serviço Nº IS / 04 / 2012 - JUCEMG
Dispõe sobre os procedimentos de controle, utilização, distribuição,
transporte, guarda, armazenamento e anulação de papel de segurança
destinado à expedição de certidão simplificada e certidão específica de
atos arquivados na JUCEMG, e dá outras providências.
A Secretária Geral da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais - JUCEMG, no uso de
suas atribuições, conforme art. 11 do Decreto Estadual 45.790 de 1º de dezembro de 2011
e art. 67 da Resolução Nº RP/03/2012- JUCEMG, de 14 de fevereiro de 2012, e em
observância ao disposto no art. 26 da Lei nº 8.934, de 19 de novembro de 1994, art. 28 do
Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996 e ainda Instrução Normativa/DNRC nº 93, de 5
de dezembro de 2002, – JUCEMG,
RESOLVE:
Art. 1º O controle, utilização, distribuição, transporte, guarda, armazenamento e anulação
do papel de segurança destinado à expedição de certidão simplificada e certidão
específica pela JUCEMG, obedecerão às regras e procedimentos previstos nesta
Instrução de Serviço.
Parágrafo único. O papel de segurança somente será empregado para a expedição de
certidão, não podendo, em nenhuma hipótese, ter outra destinação, sob pena de aplicação
de sanções civis, administrativas ou penais, conforme o caso, ao responsável pelo seu
recebimento, guarda, controle e utilização.
Art. 2º O papel de segurança para a expedição de certidão obedecerá ao modelo e às
especificações técnicas de confecção constantes do contrato firmado com a empresa
fornecedora.
Art. 3º O papel de segurança será entregue pela empresa fornecedora, diretamente, à
Comissão de Recebimento do Objeto e Fiscalização do Contrato, no Serviço de
Almoxarifado da JUCEMG, cuja logística deverá garantir toda a segurança de transporte e
entrega.
Art. 4º Caberá à Diretoria de Registro Empresarial - DRE:
a) requisitar ao Serviço de Almoxarifado, via Sistema Integrado de Administração de
Materiais e Serviços – SIAD, o papel de segurança, observada a sua previsão de
consumo;
b) receber, mediante “Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento” (Anexo
I), os papéis requisitados;
c)providenciar o credenciamento do(s) responsável(eis) pela solicitação do papel de
segurança, por meio do “Termo de Indicação” (anexo II);
d) enviar às unidades administrativas da sede da JUCEMG, responsáveis pela emissão de
certidão simplificada e específica, os papéis de segurança, conforme solicitação assinada
pelo(s) responsável(eis) constantes do “Termo de Indicação” (anexo II), juntamente com o
“Pedido de Papel de Segurança, Termo de Encaminhamento e Declaração de
Recebimento” (Anexo III);
e) enviar, por meio de malotes, ou via “SEDEX”, conforme o caso, juntamente com o
“Pedido de Papel de Segurança” constante do Anexo III, os papéis de segurança aos
Escritórios Regionais da JUCEMG, às unidades Minas Fácil e demais órgãos e entidades
autorizadas, mediante convênio firmado com a JUCEMG para emissão de certidões
simplificadas;
f) enviar os papéis de segurança, às unidades indicadas nas alíneas “d” e “e” deste artigo,
exclusivamente à(s) pessoa(s) formalmente designada(s), nos termos do Anexo II –Termo
de Indicação, responsável(is) pelo recebimento, guarda, utilização e controle dos mesmos,
devidamente preenchido e assinado.
g) acompanhar e controlar, com base nas informações extraídas do banco de dados da
JUCEMG, os pedidos de papéis de segurança.
h) supervisionar, orientar, treinar sobre a utilização do papel de segurança, bem como,
observar as atribuições de sua competência previstas nesta Instrução.
§1º Os signatários do documento mencionados na alínea “f” deste artigo, bem como os
servidores da JUCEMG, responderão, solidariamente, civil, administrativa e criminalmente,
nos casos de inobservância ao disposto nesta Instrução de Serviço.
§2º Caberá ao responsável pela unidade solicitante planejar o consumo do papel de
segurança, de forma a permitir a prestação de serviços de expedição de certidão, sem
solução de continuidade e obediência aos prazos legais para entrega.
Art.5º O Serviço de Almoxarifado da JUCEMG, por meio do seu responsável, receberá os
papéis de segurança, da “Comissão de Recebimento do Objeto e Fiscalização do
Contrato”, devidamente acondicionados em caixas de papelão etiquetadas, fechadas com
lacre de segurança e inviolabilidade, de forma a permitir a identificação da seqüência
alfanumérica dos papéis nelas contidos.
Art. 6º Caberá ao Serviço de Almoxarifado, relativamente ao papel de segurança:
a) proceder ao registro de estoque;
b) guardar e armazenar em local seguro e em condições ambientais recomendadas pelo
fornecedor;
c) fornecer e entregar, exclusivamente, à DRE, única unidade administrativa responsável
pela requisição desse material.
§1º O “Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento” (Anexo I) deverá ser
emitido em 2 (duas) vias, pelo Serviço de Almoxarifado, destinando-se uma via ao seu
controle, a segunda à DRE.
§2º A unidade mínima de fornecimento de papel de segurança será pacote, com 250
(duzentas e cinquenta) folhas cada um, devidamente identificado quanto à seqüência
alfanumérica das folhas.
§3º O Serviço de Almoxarifado poderá atender à requisição de material (papel de
segurança) em quantidade inferior àquela solicitada, desde que devidamente justificada no
“Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento” (Anexo I).
Art. 7º O responsável pelo recebimento, guarda, controle e utilização
dos papéis de
segurança, deverá:
a) emitir o “Pedido de Papel de Segurança, Termo de Encaminhamento e Declaração de
Recebimento” (Anexo III), em 2 vias, e encaminhá-las à DRE;
b) receber e conferir os papéis de segurança, observadas a(s) etiqueta(s) de identificação
do(s) pacote(s) ou da(s) caixa(s) com o “ Pedido de Papel de Segurança, Termo de
Encaminhamento e Declaração de Recebimento”, constantes do Anexo III, de acordo com
a quantidade requisitada e a seqüência alfanumérica indicada;
c) após a conferência, assinar a “Declaração de Recebimento” constante do Anexo III,
arquivando uma via para o seu controle, e encaminhando a outra via à DRE;
d) guardar e armazenar os papéis de segurança, em local seguro e em condições
ambientais recomendadas pelo fornecedor;
e) executar as atribuições de sua competência previstas nesta Instrução de Serviço.
Art. 8º Se houver divergência entre os dados da etiqueta de identificação da embalagem
do papel de segurança e do “Pedido de Papel de Segurança, Termo de Encaminhamento
e Declaração de Recebimento” (Anexo III), bem como se detectada a violação ou avaria
na embalagem, deverá ser providenciada, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, a
devolução do material:
a) à DRE, pelas unidades mencionadas nas alíneas “d” e “e” do art. 4º desta Instrução;
b) ao Serviço de Almoxarifado, pela DRE.
§1º Deverão ser juntados ao material a ser devolvido, o “Pedido de Papel de Segurança,
Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento” (Anexo III) e a “Comunicação
de Ocorrência e Termo de Anulação de Validade de Papel de Segurança” (Anexo IV).
§2º No caso de unidades solicitantes, localizadas fora da sede da JUCEMG, a devolução
tratada no caput deste artigo deverá ser feita, via malote, pela mesma forma de seu
recebimento.
Art. 9º A utilização do papel de segurança deverá obedecer, criteriosamente e
obrigatoriamente, a seqüência alfanumérica contida no corpo do papel, não sendo
permitida, em nenhuma hipótese, desconsiderá-la (“saltar numeração”).
Art. 10 O extravio, furto ou roubo de papel de segurança, deverá ser comunicado, via
malote, à DRE, pelo responsável pelo seu recebimento e controle, no prazo máximo de 24
(vinte e quatro) horas de sua constatação, por meio do Anexo IV desta Instrução de
Serviço.
§1º Nos casos de furto ou roubo, o responsável pelo papel de segurança deverá, de
imediato, providenciar o “Boletim de Ocorrência Policial”, juntando-o ao Anexo IV desta
Instrução de Serviço.
§2º Compete à DRE, no prazo máximo de 48(quarenta e oito) horas, contados do
recebimento da comunicação mencionada no caput deste artigo, providenciar o “Termo de
Anulação de Validade de Papel de Segurança/Certidão” constante do Anexo IV e a sua
respectiva publicação no órgão de imprensa oficial do Estado.
§ 3º Após a publicação do “Termo de Anulação de Validade de Papel de
Segurança/Certidão (Anexo IV), a DRE deverá encaminhar, no prazo de 48 (quarenta e
oito) horas, o processo de anulação de que trata este artigo à Secretária-Geral da
JUCEMG, para análise dos fatos
ali
contidos, e sugerir ao Presidente a apuração
imediata, se for o caso, mediante instauração de sindicância ou processo administrativo
disciplinar.
Art.11 Deverá ser anulado o papel de segurança ou a certidão que apresentar erro
material e/ou formal, defeito de impressão, “atolamento” na impressora, que comprometam
o texto, a forma física do papel ou a qualidade de impressão.
§1º O responsável pelo papel de segurança deverá comunicar mensalmente à DRE, até o
dia 5 (cinco) do mês seguinte, as ocorrências, conforme Anexo IV desta Instrução,
juntando o(s) papel(eis) a ser anulados, ainda que fragmentados, colado a uma folha de
formato A4.
§2º Compete à DRE, no prazo máximo de 5 (cinco dias), contados do recebimento da
comunicação mencionada no §1º deste artigo,após conferência, assinar o “Termo de
Anulação de Validade de papel de Segurança” constante no Anexo IV e providenciar o
descarte dos papéis anulados, por meio de fragmentação mecânica, arquivando o “Termo
de Anulação de Validade de papel de Segurança”.
§3º Anualmente, no mês de janeiro, a DRE providenciará a publicação no órgão de
imprensa oficial do Estado das ocorrências registradas, constantes dos Termos de
Anulação de Validade de papel de Segurança”.
Art.12 - A DRE manterá, sob sua guarda e responsabilidade no período de 5 (cinco) anos,
os “Termos de Anulação de Validade de papel de Segurança” contendo a numeração dos
papéis anulados e publicações respectivas.
Art.13. A Diretoria de Gestão da Informação e Modernização – DGIM deverá, no prazo
máximo de 60 (sessenta) dias, da data de vigência desta Instrução de Serviço,
desenvolver sistema informatizado de controle instantâneo e on line de utilização do papel
de segurança, quando da expedição de certidão.
Art. 14. A JUCEMG somente se responsabilizará pela certidão simplificada ou específica
quando emitida e expedida, na sede e em suas unidades, no papel de segurança não se
responsabilizando por qualquer processo de sua reprodução, ressalvada a emissão de
certidão digital.
Art. 15. Os casos omissos serão resolvidos pela Secretária-Geral desta Junta Comercial.
Art. 16. Esta Instrução de Serviço entra em vigor na data de sua assinatura.
Art.17. Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Instrução de Serviço nº
IS/03/2007, de 11 de agosto de 2007.
Registre-se. Cumpra-se.
Belo Horizonte, 26
de outubro de 2012.
Marinely de Paula Bomfim
Secretária-Geral
JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO I
(INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/ 04 / 2012 - JUCEMG)
TERMO DE ENCAMINHAMENTO
UNIDADE REQUISITANTE: Diretoria de Registro Empresarial
O Serviço de Almoxarifado da JUCEMG encaminha os papéis de segurança, conforme
discriminado abaixo:
UNIDADE DE
FORNECIMENTO
QUANTIDADE
Caixa
ETIQUETA/NUMERAÇÃO
(indicar a seqüência alfanumérica enviada)
______ caixas
a
Total de folhas:
Guia de Material Siad nº ............................
Data:
SERVIÇO DE ALMOXARIFADO:
DATA
ASSINATURA:
_____________________________
MASP:
____/____/____
Junta Comercial do Estado de Minas Gerais
DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO
Declaro o recebimento de papéis de segurança, conforme discriminado abaixo:
UNIDADE DE
FORNECIMENTO
Caixa
QUANTIDADE
ETIQUETA/NUMERAÇÃO
(indicar a seqüência alfanumérica enviada)
_________ caixas
Total selos:
DATA
____/____/____
Diretoria de Registro Empresarial
Assinatura/ Masp
JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO II
(INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/ 04 /2012- JUCEMG)
Termo de Indicação de Responsável e de Assunção de Responsabilidade Solidária
UNIDADE:
(IDENTIFICAÇÃO DO ESCRITORIO REGIONAL OU UNIDADE MINAS FACIL OU ORGÃO AUTORIZADO E CONVENIADO COM A JUCEMG)
Por este termo, eu ______________________________________________________________
(NOME DO REPRESENTANTE LEGAL)
Carteira de identidade nº ________________________, expedida pelo(a) __________________
_________________________________, CPF nº ______________________, indico, para fins de
atendimento ao disposto no art. 4º, letra “e”, da Instrução de Serviços nº IS/04/2012, editada pela
Junta Comercial do Estado de Minas Gerais – JUCEMG:
Nome completo: ________________________________________________________________
Carteira de identidade nº ________________________, expedida pelo(a) __________________
_________________________________, CPF nº ______________________, para receber,
guardar, utilizar e controlar os papéis de segurança enviados pela JUCEMG, destinados,
exclusivamente, à expedição de certidão simplificada.
E, ainda,responsabilizamo-nos pelo recebimento, guarda, utilização e controle dos papéis de
segurança, enviados pela JUCEMG a esta unidade de atendimento, destinados à expedição de
certidão simplificada, conhecendo as responsabilidades civis, administrativas e criminais,
imputáveis quando da inobservância do disposto na Instrução de Serviço nº IS/04 /2012 –
JUCEMG.
RESPONSÁVEL INDICADO:
ASSINATURA:
__________________________________,
_____________________________________
_______/_______/_______
Local e Data:
REPRESENTANTE LEGAL:
ASSINATURA:
__________________________________,
_____________________________________
_______/_______/_______
Local e Data:
JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO III
(INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/ 04 /2012 - JUCEMG)
PEDIDO DE PAPEL DE SEGURANÇA
UNIDADE SOLICITANTE:
UNIDADE DE FORNECIMENTO
QUANTIDADE
Pacote (250 folhas)
_________pacote(s)
NOME DO SIGNATÁRIO:
__________________________________,
_______/_______/_______
Local e Data:
ASSINATURA:
_____________________________________
TERMO DE ENCAMINHAMENTO
UNIDADE DE
FORNECIMENTO
Pacote (250 folhas)
QUANTIDADE
ETIQUETA/NUMERAÇÃO
(indicar a seqüência alfanumérica enviada)
_______pacote(s)
a
a)
atendido integralmente o Pedido de Papel de Segurança.
b)
atendido parcialmente o Pedido de Papel de Segurança. (*)
c)
não atendido o Pedido de Papel de Segurança. (*)
(*) Justificativa
DIRETORIA DE REGISTRO EMPRESARIAL:
DATA
ASSINATURA:
_____________________________
MASP:
____/____/____
DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO
Declaro o recebimento de papéis de segurança, conforme discriminado abaixo:
UNIDADE DE
FORNECIMENTO
Pacote (250 folhas)
QUANTIDADE
ETIQUETA/NUMERAÇÃO
(indicar a seqüência alfanumérica enviada)
_______pacote(s)
NOME DO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO:
DATA
ASSINATURA: ____________________________
____/____/____
JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO IV
(INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/04 /2012 - JUCEMG)
Comunicação de Ocorrência e Termo de Anulação de Papel de Segurança
(Extravio/ Furto/Roubo de Papel de Segurança e Defeitos e Erros de Impressão de Certidão)
À Diretoria de Registro Empresarial:
Comunicamos a essa Diretoria, para as providências cabíveis, relativamente ao(s) papel(éis)
de segurança identificado(s) no quadro abaixo:
Extravio
Furto(*)
Roubo(*)
Forma física danificada
Qualidade/defeito de impressão
Outros (indicar):
(*) em anexo Boletim de Ocorrência Policial nº ____________.
Relato da(s) possível(eis) causa(s) da ocorrência acima assinalada:
NOME DO RESPONSÁVEL PELO PAPEL DE SEGURANÇA:
_________________________________________________
UNIDADE:
ASSINATURA:
__________________________________
DATA
____/____/____
Termo de Anulação de Validade de Validade de Papel de Segurança
Por este Termo de Anulação, fica(m) anulado(s) o(s) papel(eis) de segurança acima identificado(s), para
todos os efeitos legais, em razão da Comunicação de Ocorrência acima, encaminhada a esta Diretoria .
Diretoria de Registro Empresarial:
Nome:
Data: ___/___/_____
Assinatura: __________________________
MASP: