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IKEA Áustria
Case Study
Rápido controle sobre uma inundação de papéis
Continuar a trabalhar com documentos em papel significa que a IKEA Áustria teria de
aumentar o espaço do escritório substancialmente. Como uma alternativa para
expandir o edifício, a IKEA Áustria começou a arquivar eletronicamente os
documentos do departamento de contabilidade com DocuWare. Numerosas faturas de
120.000 clientes regulares são digitalizadas localmente em cada uma das cinco lojas
austríacas e transferidas eletronicamente para processamento no escritório de
contabilidade central em Wiener Neudorf.
A IKEA sediada na Suécia oferece móveis modernos,
funcionais, e acessórios a preços baixos. A empresa
distinguese ainda mais ao oferecer aos clientes uma
variedade de serviços associados à compra de móveis. A
linha de produtos da IKEA compreende mais de 10.000
artigos diferentes, obtidos de 2.000 fornecedores em 55
países.
Mais de 1.700 empregados trabalham nas cinco lojas na
Áustria, e duas lojas adicionais serão inauguradas em
breve. Na Áustria, as taxas de crescimento da casa de
móveis sueca são de longe melhores do que as taxas
médias da loja de móveis no mercado loca. O ano fiscal
2001/2002 da IKEA, que marcou o 25th aniversário da
empresa, as vendas alcançaram 364 milhões de euros.
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Requisitos e estrutura organizacional
Devido ao crescimento da empresa, o escritório de
contabilidade central enfrentava a desencorajadora tarefa
A tarefa
de arquivar e armazenas montanhas de papéis, que iam
se tornando cada vez mais difíceis de armazenar. Por
Transferência eletrônica de faturas de entrada
exemplo, faturas entrantes são recebidas em cada uma
das subsidiárias para o departamento de
das cinco lojas. Antes da introdução do sistema de
contabilidade central
gerenciamento de documentos DocuWare, as faturas
eram copiadas e enviadas por correio para as sedes, onde
Descarte de arquivos de papéis
eram classificadas alfabeticamente e por loja.
Economizar tempo e custos
Lamentavelmente, de vez em quando alguns desses
pacotes eram perdidos e a maioria dos documentos
precisava ser armazenada por sete anos. A IKEA decidiu
que um sistema de gerenciamento de documentos ofereceria a solução de que necessitava. A empresa começou a
tomar o caminho da digitalização em 1992, armazenando dados em placas ópticas (MOD 502) com o uso do
equipamento Canofile. A capacidade do DocuWare de importar os documentos das placas ópticas para um sistema de
gerenciamento de documentos eletrônico foi um importante fator na decisão da IKEA. Um sistema de gerenciamento de
documentos foi implementado para fornecer informações necessárias com mais segurança, mais facilidade e mais
rapidez. Na IKEA, cerca de 30.000 faturas entrantes e 35.000 faturas de saída, assim como 5.000 notas de crédito e
17.000 holerites precisam ser arquivados anualmente. Além disso, a IKEA precisava armazenar recibos bancários e
correspondência geral. Faturas de saída, notas de crédito e holerites são armazenados eletronicamente como arquivos
de spool. Cada uma das 25 estações de trabalho no departamento de contabilidade está equipada com um PC que
executa software MS Windows e um programa de contabilidade especial chamado CODAFinancials, que a IKEA usa no
mundo inteiro.
A solução
Todos os documentos relevantes são arquivados
eletronicamente em um arquivo do DocuWare. Com a
implementação do DocuWare, um fluxo de dados
eletrônico foi criado e os empregados obtiveram acesso
imediato aos documentos. Faturas entrantes são
verificadas em cada loja e autorizadas para pagamento.
Depois são digitalizadas, salvas no disco rígido local no
computador de digitalização e em seguida transferidas
várias vezes por dia para o servidor central. Na sede, as
faturas são registradas no sistema de contabilidade
diretamente das bandejas de entrada digitais. Os
empregados trabalham com telas de tamanho extra que
mostram o DocuWare em um lado e o sistema de
contabilidade e o CODA-Financial na outra metade da
tela. Os contadores trabalham diretamente na tela – com
facilidade e agilidade. Os protocolos do fluxo de trabalho
tornam possível reconstruir o empregado que liberou ou
registrou uma fatura. Códigos de barras são usados como
identificadores únicos para cada fatura. O DocuWare pode
ser os dados de contabilidade do CODA-Financials e
marcar automaticamente as faturas com os dados de
índice necessários e arquivá-los. O mesmo acontece com
faturas de saída, notas de crédito e holerites, todos
armazenados como arquivos de spool e vinculados ao
formulário correspondente, permitindo que as informações
sejam visualizadas como o documento original. O arquivo
de spool e o formulário são combinados com os dados de
impressão somente no momento em que o documento é
visualizado, de forma que a quantidade de dados
armazenados é bem menor que a imagem digitalizada.
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Módulos utilizados
Autoindex
Recognition
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Conclusão:
A implementação do DocuWare tornou o arquivo de papéis na sede completamente redundante desde que os
documentos foram armazenados eletronicamente. Faturas de entrada são transferidas eletronicamente, de forma que
não há necessidade de enviá-las por correio. Isso elimina o risco de perder documentos no correio ou durante os
processos de arquivamento. Com a ajuda de códigos de barras, os dados do CODA-Financials podem ser usados
como dados de índice para arquivamento automático. Todos os dados mais antigos das placas ópticas foram
transferidos para o novo sistema, atendendo os requisitos da IKEA.
As vantagens individuais
Mais transparência
Os protocolos do fluxo de trabalho criados pelo DocuWare
tornaram possível reconstruir registros e liberações de
pagamentos, de forma que o contato apropriado pode ser
facilmente identificado em caso de necessidade. Todos os
documentos podem ser localizados diretamente de uma
estação de trabalho com um clique do mouse. Isso
possibilitar responder a perguntas de clientes ou
fornecedores imediatamente, sem pesquisas demoradas
nos arquivos de papéis. Anotações e etapas de
processamento são documentadas eletronicamente no
arquivo do DocuWare. Por causa disso, os empregados
podem facilmente localizar informações não processadas
por eles. Esta vantagem também é verdadeira para
contadores certificados durante auditorias, como diz
Rudolf Bubich, diretor do departamento de contabilidade
da IKEA. Devido a esta transparência, a IKEA pode
oferecer um melhor serviço aos clientes e fornecedores, e
responder a mais consultas durante o mesmo tempo. Este
recurso aumentou a satisfação dos empregados. ”Quem
gosta de examinar arquivos empoeirados ao procurar
faturas antigas em papel? “, observa Bubich.
As vantagens
Mais transparência e melhor fluxo de trabalho
Maiores lucros ao se tirar proveito de descontos
e abatimentos
E redução substancial de requisitos de espaço
para armazenamento
Poucos esforços, poucos custos
Faturas entrantes chegam ao escritório de contabilidade
central eletronicamente; faturas de saída, notas de crédito
e holerites são salvos como arquivos de spool. Por causa
disso, a IKEA reduziu custos ao eliminar o uso de
dispendiosas cópias em papel carbono, assim como
conquistou bastante do espaço do escritório. A IKEA
calculou que durante os sete anos de tempo de retenção,
acumulavam 57 estrados de papéis. No total, 90% dos
custos de arquivamento anterior podem ser salvos. Além
disso, o processo de arquivamento automático poupa de
uma a duas horas do tempo de arquivamento diariamente.
Isso significa que os empregados ganham tempo para
tarefas mais produtivas e mais atraentes.
Maiores lucros
As faturas entrantes não são mais perdidas no caminho da subsidiária para o escritório central – um problema que a
IKEA Áustria teve de enfrentar com muita freqüências em tempos passados. Isso significa que não só poupam custos
de embalagem e postagem, mas também de solicitações posteriores de documentos perdidos – como tempo de
trabalho e custos de fax ou telefone. A transferência eletrônica também significa que as faturas podem ser registradas
antes, o que permite que a IKEA tire proveito de descontos e abatimentos com mais freqüência.
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Conclusão
A implementação do DocuWare tornou o arquivo de papéis na sede completamente redundante desde que os
documentos foram armazenados eletronicamente. Faturas de entrada são transferidas eletronicamente, de forma que
não há necessidade de enviá-las por correio. Isso elimina o risco de perder documentos no correio ou durante os
processos de arquivamento. Com a ajuda de códigos de barras, os dados do CODA-Financials podem ser usados
como dados de índice para arquivamento automático. Todos os dados mais antigos das placas ópticas foram
transferidos para o novo sistema, atendendo os requisitos da IKEA.
"O arquivamento eletrônico de nossos documentos tornou possível reduzir os custos para nosso arquivo em
mais de 90 por cento. A fácil operação e o constante acesso a todas as faturas nos economizou quantidades
imensas de tempo e dinheiro. A rápida aceitação pelos empregados em vários departamentos, como de vendas,
recursos humanos e contabilidade, prova que nossa decisão de implementar o DocuWare estava certa."
Mag. Rudolf Bubich, Diretor de contabilidade, IKEA Wien
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