depósito diário

DEPÓSITO DIÁRIO
PROCEDIMENTOS EXCLUSIVOS PARA LOJAS QUE
EFETUAM DEPÓSITOS DA RECEITA EM DINHEIRO
1-FORMULÁRIO PADRÃO PARA INFORMAÇÃO DE DEPÓSITO
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QUANDO PREENCHER?
o Devem ser preenchido todas as noites assim que o caixa for fechado, antes do encerramento do expediente da loja.
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PARA ONDE ENVIAR?
o
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Deve ser enviado para [email protected].
QUANDO ENVIAR?
o Todas as noites, antes de fechar a loja.
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DEVO ENVIAR CÓPIA PARA ALGUEM?
o Em princípio não, trata-se de informação financeira com caráter confidencial que não
deve ficar circulando pela empresa, porém se sua supervisora pedir, é permitido enviar
uma cópia para ela.
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SE NÃO HAVERÁ DEPÓSITO, SEJA PORQUE NÃO HOUVE RECEITA EM DINHEIRO, SEJA PORQUE
TODA A RECEITA FOI UTILIZADA EM DESPESA AUTORIZADA, DEVO ENVIAR O FORMULÁRIO?
o Sim, é obrigatório o envio do formulário todas as noites mesmo zerado e principalmente no caso de despesa autorizada, precisamos saber o Valor, a Natureza da despesa e
Quem Autorizou.
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PORQUE É OBRIGATÓRIO ENVIAR O FORMULÁRIO A NOITE?
o Porque na primeira hora da manhã do dia seguinte ( 8:00) compilaremos todos os
formulários recebidos e apuraremos por banco quanto dinheiro a lojas depositarão.,
essa informação é imediatamente encaminhada ao Departamento Financeiro que
programará pagamentos já contando com os recursos de lojas a serem depositados no
dia. Por esse motivo o formulário deve vir a noite e também por esse motivo não poderá
haver falha a efetivação do depósito.
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COMO PREENCHO O FORMULÁRIO?
CAMPOS DO FORMULÁRIO PADRÃO PARA INFORMAÇÃO DE DEPÓSITOS
Número da Loja
Banco Onde é Feito o Depósito
CAIXA DIA
Dia do Movimento de Caixa
DATA DEPÓSITO
Dia em que será feito o depósito ( 1º dia útil posterior ao dia do
movimento de caixa)
VALOR DA RECEITA EM DINHEIRO
Total do Dinheiro recebido pela Loja
VALOR DAS DESPESAS AUTORIZADAS
Quanto foi utilizado para Despesas Autorizadas ( Informar a
Despesa, Justificar e informar o autorizante no campo
OBSERVAÇÃO) A Princípio SOMENTE A DIRETORIA pode
autorizar despesas a serem pagas com receita do caixa.
VALOR DO DEPÓSITO
Valor do Depósito ( Exato como será depositado )
VALOR DO DEPÓSITO CHEQUE A VISTA
Valor dos cheques a vista para o dia, recebidos desde que autorizado.
Fazer Depósito a parte
VALOR DO DEPÓSITO VENDA A FUNCIONÁRIO
Valor recebido de Venda a Funcionário.
Fazer depósito a parte.
VALOR OUTROS DEPÓSITOS
Valor referente a outros depósitos tais como recuperação de
cheques sem fundos.
Fazer Depósito a Parte
JUSTIFICATIVA DA DESPESA / OBSERVAÇÃO
Informar a Natureza da Despesa, o Motivo da Despesa ( quando
houver), Quem Autorizou ou qualquer outra observação necessária.
SOMENTE A DIRETORIA pode autorizar despesas a serem pagas com
receita do caixa. Todas as demais despesas poderão ser contestadas
2-DEPÓSITO DIÁRIO
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QUANDO FAZER?
o Todos os dias úteis ( Dias em que há expediente bancário) – O Depósito deve ser efetuado no dia útil subseqüente ao dia do caixa. Exemplos: Caixa da terça feira devo depositar na quarta feira, Caixas da Sexta feira, sábado e domingo devo depositar na segunda feira ( Um depósito para cada dia de caixa).
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POSSO DEIXAR DE DEPOSITAR?
o NÃO. O depósito diário é obrigatório e não há justificativa para não ser efetuado. Faz
parte da rotina diária da Gerente da Loja.
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E SE EU TIVER DIFICULDADES PARA DEPOSITAR?
o 1-Contate imediatamente sua supervisora, ela encontrará uma forma de facilitar seu
depósito.
o 2-O Departamento de Auditoria está a disposição para fornecer outras contas, Bancos
ou Agentes Financeiros ( Lotéricas, Correios etc...) que visem facilitar a efetivação do
depósito.
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A AUDITORIA PODE ME AUTORIZAR A NÃO FAZER DEPÓSITO?
o NÃO – A obrigatoriedade do depósito é uma determinação da Diretoria e ninguém tem
autonomia para desautorizar a Diretoria. Nunca Este Departamento te autorizará a não
depositar.
o Caso você nos comunique que não depositou ou não irá depositar por qualquer
motivo, não significa que foi autorizado e não isenta sua responsabilidade.
o Sempre te ofereceremos opções possíveis para que se torne mais fácil depositar e pediremos que entre em contato com sua supervisora.
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ONDE POSSO DEPOSITAR?
o DIRETAMENTE NO CAIXA DO BANCO ( NA BOCA DO CAIXA)- Esta é a modalidade de
depósito preferencial, pois assim que o comprovante for autenticado, e conferido a conta
de depósito, está encerrado o processo.
o EM CAIXAS ELETRÔNICOS-É autorizado pela Barred’s o uso de caixas eletrônicos para
depósito sob certas regras e cuidados:
 Efetuar os depósitos em caixas eletrônicos no mesmo horário do expediente
bancário porque depósitos efetuados após o fechamento dos bancos será considerados como feitos no dia útil seguinte.
 Conferir atentamente o dinheiro antes de lacrar o envelope.
 Ao digitar os dados da conta no terminal, conferir se está correto antes de efetivar
o depósito.
 Conferir o comprovante de depósito provisório fornecido pelo terminal.
Lembramos que o processo de depósito somente se encerra depois que o Banco
conferir o conteúdo do envelope e efetivar o depósito definitivo na conta corrente.
o EM AGENTES AUTORIZADOS PELOS BANCOS- ( Lotéricas, Correios e Algumas redes de
Lojas )- Idem aos depósitos efetuados na “Boca do Caixa” porém existe uma limitação de
valores que eventualmente impede o depósito.
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TENHO QUE DEPOSITAR SEMPRE NA MESMA CONTA CORRENTE?
o SIM – A Conta- Corrente para depósito e determinada levando-se em conta uma maior
facilidade de locomoção da funcionária da loja e também a estratégia administrativa
do Departamento Financeiro e por isso deve ser respeitada.
o Existe sempre a possibilidade de mudança, levando-se em conta esses fatores e deve
ser sempre previamente autorizada pela Auditoria.
o
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Em eventuais dificuldades de depósito, mediante consulta a Auditoria, poderemos
autorizar exclusivamente para aquele dia o depósito em outra conta a fim de facilitar
sua execução.
PRECISO AVISAR QUE FIZ O DEPÓSITO?
o NÃO – Se você efetuou o depósito no valor exato informado no Formulário Padrão,
nosso sistema de conciliação localizará seu depósito e efetuará a baixa da pendência.
Se Houver diferenças mesmo de centavos entre o valor informado e o valor depositado, essa conciliação se tornará mais difícil.
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O QUE ACONTECE SE EU NÃO DEPOSITAR?
o Lembra-se que a sua informação no Formulário Padrão e compilada e separada por
banco juntamente com todas as lojas e a informação é repassada ao financeiro para
programar pagamentos utilizando esses recursos? Pois bem, se o depósito não entrar (
você não fizer por qualquer motivo ) sacaremos a descoberto das contas o que gerará
custos adicionais e até mesmo estorno de pagamentos. Daí a importância de se efetuar
esses depósitos
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QUEM FICA SABENDO QUE O DEPÓSITO NÃO FOI EFETUADO?
o Assim que é findada a conciliação diária, eventuais DEPÓSITOS NÃO LOCALIZADOS EM
EXTRATO (porque não foram feitos ou foram feitos em caixa eletrônico após o encerramento do expediente bancário) serão imediatamente informados à Diretoria e à Supervisora responsável pela Loja para justificativa e providências.
LEMBRAMOS MAIS UMA VEZ
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A Auditoria nunca autorizará qualquer loja, por qualquer motivo a não efetuar depósitos. Não
podemos contradizer uma determinação da Diretoria.
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Estamos sempre a sua disposição para encontrarmos juntos uma alternativa nas dificuldades
de se efetivar os depósitos.
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Contate de imediato sua supervisora, ele deverá te orientar em toda e qualquer dificuldade
inclusive na de depositar.
Att
GERSON PEGORARO