Powerpoint skript

Mairitsch Christian
Einführung in Microsoft PowerPoint 2000
960.020 PowerPoint
Datum
Start Ende Raum
Block: 07.10.2003 09.00 12.00 E.0.51
Block: 09.10.2003 09.00 12.00 E.0.51
Block: 14.10.2003 13.00 16.00 E.0.51
Erwerb grundlegender Kenntnisse im Umgang mit PowerPoint
Microsoft PowerPoint
Oktober 2003
Inhaltsverzeichnis
ERSTELLEN EINER NEUEN PRÄSENTATION
3
DIE VERSCHIEDENEN ANSICHTEN
4
ERSTELLEN & FORMATIEREN VON TEXTEN
4
ERSTELLEN VON GRAFIKEN
6
EINFÜGEN VON BILDERN
7
EINFÜGEN EINER EXCEL- TABELLE
9
EINFÜGEN EINES EXCEL– DIAGRAMMS
10
EINFÜGEN VON TON UND VIDEO
11
ANIMATIONEN
12
EINBAUEN VON SCHALTFLÄCHEN
13
VERWENDEN VON EINBLENDZEITEN
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MASTER
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ABSCHLUSS
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PRÄSENTATION
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DAS RICHTIGE PRÄSENTIEREN
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Microsoft PowerPoint
Oktober 2003
Erstellen einer neuen Präsentation
PowerPoint finden Sie auf der Universität unter: Start ⇒ Server Programme ⇒ Präsentation ⇒
PowerPoint 2000
Nun öffnet sich automatisch ein Auswahlfenster mit folgenden Optionen:
- Auto Inhalt Assistent
Ermöglicht eine schnelle Erstellung von Präsentationen, z.B. einer Urkunde
Vorteil: schön vorformatiert. Wenn die Vorlage genau dem entspricht, was man will,
beschleunigt dieses Feature die Erstellung einer Präsentation.
Nachteil: Meisten Vorlagen zu speziell, in diesen Fällen ist man meist schneller, wenn
mit einer komplett leeren Präsentation begonnen wird. Außerdem erkennen die meisten
PowerPoint User auf Anhieb, dass eine Vorlage verwendet wurde, was eventuell dem
Prestige des Vortragenden schaden könnte.
-
Entwurfsvorlage
Diverse Hintergründe & Stile. Recht hilfreich – Vorsicht: Zu bunt & kitschig ist meist
kontraproduktiv!
-
Leere Präsentation
Schriften und Hintergründe müssen selbst eingestellt werden.
Beginnen wir mit der Erstellung einer Präsentation, unter Zuhilfenahme einer Entwurfsvorlage!
Klicken Sie auf den Punkt vor »Entwurfsvorlage« und klicken Sie auf Ok. Nun erscheint ein Fenster
mit vielen verschiedenen Vorlagen, markieren wir z.B. Fabrik und bestätigen mit OK. Jetzt können
diverse Layoutvorlagen gewählt werden, nehmen wir gleich die Erste (»Titelfolie«) und bestätigen
abermals mit OK. Um in den zwei vorgegeben Textfeldern zu schreiben, müssen Sie einfach
hineinklicken und den Text eingeben. Ausserdem sollten Sie unter Datei → Seite einrichten
einstellen, ob es sich um eine Bildschirmpräsentation oder eine auf A4 Papier handeltstandardmäßig ist Bildschirmpräsentation eingerichtet. Vergessen Sie nicht Ihre Arbeit zu speichern:
wie in fast allen Programmen mit Datei → Speichern Unter.
FOLIE
Gliederung
Notizfeld
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Die verschiedenen Ansichten
PowerPoint ermöglicht verschiedene Ansichten, um das Arbeiten zu
erleichtern. Diese Symbole finden Sie unter der Gliederung links.
Die Erste (»Normalansicht«) zeigt Gliederung, Folie und Notizen. In
der Gliederung selbst erscheinen die Titel einer Folie, dies ist vor allem für die Navigation praktisch.
Im unteren Feld können Notizen eingegeben werden. Mit Zweitem erscheint die Folie nur klein,
diese Ansicht dient zur Bearbeitung der Notizen und Gliederung. Symbol #3 dient der Ansicht der
Folie, Notizen und Gliederung sind ausgeblendet. Angenehm ist das vorletzte Symbol, oder auch
»Folienübersicht«. Dies ist eine Übersicht über alle Folien und beinhaltet auch Informationen über
Animationen. Zum Schluss die Bildschirmpräsentation selbst, mit diesem Knopf kann sie gestartet
werden. Zum Arbeiten empfiehlt sich meist die erste Ansicht. Die Notiz- und Gliederungsbereiche
selbst können verschoben werden, indem man den Mauszeiger über die grauen Linien bewegt, die
linke Maustaste gedrückt hält und die Bereiche nun verschiebt.
Erstellen & Formatieren von Texten
Nun beginnen wir mit einer neuen Folie. Entweder man klickt auf das entsprechende Symbol (siehe
Abbildung unten – eingekreister Button), oder geht auf Einfügen ⇒ Neue Folie (Strg+M).
Jetzt wählen wir die vorletzte Layoutvorlage aus: Nur Titel. Wir klicken wieder in das Textfeld und
geben einen Titel ein. Um einen Text irgendwo auf der Folie zu erstellen klicken Sie unten, auf der
Zeichnen- Leiste, auf Textfeld.
Sollte sich diese Leiste nicht auf Ihren Bildschirm
befinden, klicken sie mit der rechten Maustaste in den
leeren grauen Bereich und überprüfen Sie, ob beim
Menüpunkt Zeichnen ein Häkchen steht. Auf diese
Weise können alle Symbolleisten aktiviert werden. Hier
sind die Standardleisten markiert, recht nützlich können
außerdem Grafik, Tabellen und Rahmen sowie Word
Art sein.
Klicken Sie nun auf den Textfeldbutton. Der Mauszeiger nimmt, sobald sie sich über der Folie
befinden, die Form eines verkehrten Kreuzes an. Klicken Sie auf die Stelle wo der Text stehen soll.
Nun erscheint ein Textfeld, in das Sie schreiben können. Mit Enter ↵ gelangt man in die nächste
Zeile.
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Oktober 2003
Beginnen wir mit einer Aufzählung. Erstellen Sie ein Textfeld und aktivieren danach die
Nummerierung, mit einem Klick auf den Button , rechts oben im Bild. Schreiben Sie Ihren Text –
sobald Enter gedrückt wird, beginnt die Zeile mit der nächsten Zahl. Um die Aufzählung zu
beenden, springt man mit Enter in die nächste Zeile und drückt danach Backspace ← – nun kann in
diesem Textfeld normal weitergeschrieben werden.
Bei der Verwendung von Aufzählungszeichen verfährt man gleich, nur dass der
Button gedrückt
wird. Oft ist es sinnvoll, den Abstand zwischen Aufzählungs- oder Nummerierungszeichen zu
verändern. Dies ist am einfachsten möglich, indem man das Lineal unter Ansicht → Lineal aktiviert.
Bei dieser Gelegenheit fällt Ihnen vielleicht auf, dass nicht immer alle Menüeinträge
vorhanden sind – in diesem Fall muss man entweder einige Sekunden warten, bis das ganze
Menü ausklappt, oder auf die nach unten zeigenden Pfeile am Ende des Menüs klicken. Dies
soll der besseren Überschaubarkeit dienen, oft benutzte Features werden sofort gezeigt und
weniger oft Benutzte versteckt.
Sie können außer dem Lineal auch Führungslinien anzeigen lassen, Sie finden diese Funktion
unter Ansicht → Führungslinien.
Wenn nun das Lineal vorhanden ist, klicken Sie in ein Textfeld. Daraufhin erscheint im Lineal ein
weißer Bereich mit 2 kleinen Dreiecken:
Wenn sie auf das obere kleine Dreieck klicken, die Maustaste gedrückt halten und es nach rechts
ziehen, verändern Sie den Einzug des gesamten Textes, mit dem kleineren Pfeil den Abstand
zwischen den Aufzählungszeichen und dem Text. Bei dem kleinen Rechteck verschieben sich beide
Pfeile. Diese Funktionen werden eher in Programmen wie Word angewandt, sind aber auch hier
äußerst praktisch. Die Einstellung der Schriftart und Größe erfolgt ganz gleich wie z.B. in Word.
Markieren Sie den Text und verändern Sie die Schriftart oder Größe. Fett, Kursiv und Unterstrichen
funktionieren gleich wie in anderen Programmen. In PowerPoint gibt es hier noch ein zusätzliches
Symbol, ein S, das der Schrift einen Schatten hinzufügt und vor allem für die Verfeinerung von
Überschriften geeignet ist. Sollen mehrere Einstellungen vorgenommen werden empfiehlt es sich,
nach markieren des entsprechenden Textes, das Menü Format → Zeichen aufzurufen. Um die Farbe
einzustellen, gehen Sie am Besten folgendermaßen vor: Markieren Sie den Text und klicken sie in
der Zeichenleiste auf den kleinen Pfeil neben dem A
.
Wählen Sie eine passende Farbe aus – unter »weitere Schriftartfarben« finden
sich alle Restlichen. Nun ist die ausgewählte Farbe als kleiner Balken unter dem
A zu sehen und der markierte Text entspricht auch dieser. Wollen Sie einen
anderen Text mit gleicher Farbe einfärben, muss nicht wieder neu ausgewählt
werden – ein Klick auf das A anstatt auf den kleinen Pfeil genügt.
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Oktober 2003
Erstellen von Grafiken
Das Erstellen von Grafiken ist komplizierter als das Erstellen der Texte, beginnen wir wieder mit
einer neuen Folie. Die Grafik-Symbolleiste ist die Selbe wie in anderen Officeprogrammen. Malen
wir nun z.B. ein Gesicht. Beginnen wir mit einer Ellipse. Klicken Sie auf den ovalen Kreis
in
der Zeichenleiste und malen sie eine Ellipse die länger als breit ist. Man klickt z.B. links oben, wo
die Ellipse entstehen soll, hält die Maustaste gedrückt und fährt nach rechts unten. Sobald man die
Maustaste los lässt erscheint die fertige Ellipse – zuvor nur strichliert. Wenn man mit der Maus auf
das Objekt klickt, hat man es markiert. An den kleinen weißen Rechtecken kann das Element
vergrößert werden. Erscheint ein Mauszeiger mit Pfeilen die in alle 4 Richtungen zeigen, kann der
Kreis verschoben werden. Mit dem Eimer- und der Linienfarbeinstellung
bestimmen wir
die Farbe gleich wie beim Text im vorigen Kapitel. Stellen sie eine passende Farbe ein und fügen
dem Gesicht noch 2 Augen hinzu – sprich 2 kleine Kreise. Ich würde vorschlagen Sie erstellen ein
passendes Auge, stellen die Farbe und Größe ein, halten die [Strg] Taste gedrückt und klicken auf
das Auge. Nun erscheint der Mauszeiger mit einem kleinen Plus und einem Rechteck. Klicken Sie
auf das Auge, halten die Maustaste gedrückt und ziehen es auf die Stelle, wo das zweite Auge sein
soll, lassen zuerst die Maus- und dann die [Strg] Taste los. Nun haben Sie einen Kreis dupliziert.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass es sich um einen Kreis handelt, doppelklicken Sie auf das
Element. Nun erscheint ein kleines Fenster, in dem sämtliche Einstellungen vorgenommen werden
können. Im Reiter Größe
, kann die Höhe und Breite genauer eingestellt werden.
Verlassen wir nun das Fenster wieder. Erstellen wir einen Mund. Wir könnten einen malen, jedoch
hat die Zeichenleiste einiges an Autoformen zur Auswahl. Klicken wir auf Autoformen →
Standardformen und wählen den Halbmond aus. Nun müssen wir
diesen Mond rotieren – sie können dies u.a. bei den Einstellungen der
Größe, über ein Feld dass Drehung heisst. Einfacher, aber auch
ungenauer, ist das Drehen Symbol
. Klicken Sie darauf und
anstatt der weißen Rechtecke erscheinen nun grüne Punkte, an denen
das Objekt gedreht werden kann. Wenn der Drehen- Button nochmals
gedrückt wird, kann wieder normal vergrößert werden. Der kleine
gelbe Punkt bestimmt wie stark gekrümmt der Mond, oder in unserem Fall der Mund ist. Sie können
auf ihn klicken und verschieben – bis zu einem bestimmten Grad. Malen wir noch einen Kreis.
Klicken Sie auf den Würfel am Ende der Leiste und auf den zweiten Würfel von links oben. Sie
haben den Kreis nun in einen Zylinder verwandelt. Klicken Sie auch auf das Gesicht und verfahren
Sie gleich. Klicken Sie auf den Würfel und auf 3D-Einstellungen. Nun können diverse Einstellungen
der 3D-Objekte verändert werden. Markieren Sie alle Elemente und klicken auf Zeichnen und
Gruppierung. Somit kann das ganze Gesicht als 1 Element behandelt werden. Um dies rückgängig zu
machen, gibt es die Funktion Gruppierung aufheben. Das Gruppieren von Objekten kann sehr
hilfreich sein – vor allem bei einer größeren Anzahl von Objekten. Als krönender Abschluss
verändern wir das Aussehen des Gesichtes noch ein bisschen. Markieren Sie das Gesicht, klicken Sie
auf den kleinen schwarzen Pfeil neben dem Eimer und wählen Sie Fülleffekte aus. Nun erscheint ein
neues Fenster in dem Sie nicht einfach eine Farbe einstellen können, sondern Farbverläufe,
Strukturen und Elementen oder eigene Bilder. Wir wollen uns diesmal mit einem Farbverlauf
begnügen. Markieren Sie den weißen Punkt vor Einfärbig und wählen Sie eine passende
Schattierungsart. Tipp: wenn Sie das Fenster verschieben und somit die Sicht auf das Gesicht
freigeben, können Sie den Vorschau- Button verwenden und unproblematisch mit Einstellungen
herumexperimentieren.
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Einfügen von Bildern
Das Einfügen von Bildern ist nicht weiter problematisch. Gehen Sie auf Einfügen → Grafik → Aus
Datei. Es können fast alle Formate importiert werden, z.B. auch Corel Draw Dateien (.cdr). GIF –
Bilder können animiert sein, diese werden dann bei der Präsentation von PowerPoint auch animiert.
Sobald sie eine Grafik eingefügt haben und Sie markiert ist, erscheint die Grafik Leiste
. Es ist empfehlenswert, diese Leiste neben die ZeichenLeiste unten hinzuschieben. Es sind nicht immer alle Funktionen möglich, z.B. weil in diesem Fall
ein animiertes GIF eingefügt wurde, kann PowerPoint das Bild nicht beschneiden (7. Symbol von
links). Bei JPG’s funktioniert dies problemlos. Mit dem ersten Symbol kann eine weitere Grafik
eingefügt werden, ohne in das Menü Einfügen gehen zu müssen. Das Zweite Symbol stellt das Bild
in Graustufen, Schwarz- Weiß, oder in Wasserzeichen dar. Praktisch sind folgende 4 Buttons –mit
ihnen kann der Kontrast (Mond), oder die Helligkeit (Sonne) des Bildes verändert werden. Auch
nützlich ist der vorletzte Knopf, wenn man ihn aktiviert und auf einen Bereich des Bildes klickt,
wird diese Farbe transparent, sprich verschwindet. Dies funktioniert zugegebenermaßen nicht
immer befriedigend, aber für einfache Fälle ist es ausreichend. Office besitzt einen ClipArt Katalog
auf den Sie auch in PowerPoint zugreifen können. Klicken Sie in der Zeichnen- Leiste auf den
Button
(links neben dem Eimer). Nun erscheint ein neues Fenster in dem Bilder nach Gruppen
geordnet sind, es können auch Sounds und Videos eingefügt werden, jedoch sind hier noch keine
vorinstalliert und vor allem mit Videos treten leicht Komplikationen auf. Wählen wir eine Gruppe
und ein Bild aus. Somit taucht ein kleines Feld auf, klicken Sie auf das erste
Symbol und die Grafik wird eingefügt. Sie müssen das Fenster schließen, wenn
Sie keine weiteren ClipArts einfügen wollen – Klicken Sie auf das r des
Fensters – rechts oben.
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Oktober 2003
Einfügen einer WordArt
Um eine WordArt zu erstellen, klicken Sie auf das blaue A
(Symbol zwischen dem Textfeld und
dem ClipArt- Button in der Zeichnen- Leiste). Wählen Sie nun das Aussehen der WordArt aus und
bestätigen Sie mit OK. Im nächsten Fenster wird der Text eingegeben, sowie formatiert. Die Größe
einzustellen ist nicht unbedingt nötig, da die WordArt wie eine Grafik verkleinert und vergrößert
werden kann. Bestätigen Sie wieder mit OK. Sobald Sie die WordArt markiert haben, erscheint eine
neue Leiste. Die WordArt- Leiste dient zur genaueren Einstellung der Eigenschaften.
Das erste Symbol entspricht demselben wie in der ZeichnenLeiste, es dient zum Einfügen einer Word- Art. Mit dem zweiten Eintrag lässt sich der Text
bearbeiten, mit dem dritten Button das Aussehen ändern. Klicken wir einmal auf den Eimer – nun
befinden wir uns im Eigenschaftsfenster. Klicken Sie auf das Drop- Down Menü neben Farbe und
wählen Fülleffekte aus. Hier könnten wir wie beim Gesicht einen Farbverlauf anwenden, diesmal
verwenden wir jedoch eine Struktur. Nach der Auswahl einer netten Struktur mit OK bestätigen und
auch das Eigenschaftsfenster mit OK wieder schließen. Sie können, um der WordArt den letzten
Schliff zu geben, ausprobieren ob sie 3 dimensional noch besser aussieht. Markieren Sie sie, klicken
in der Zeichnen- Leiste auf den Würfel und wählen eine 3d- Art aus, z.B. den ersten in der zweiten
Reihe. Rufen Sie die 3D-Einstellungen auf (auf den Würfel klicken und 3D-Einstellungen) und
stellen sie die Tiefe auf unendlich (langgezogener Würfel mit einem Pfeil daneben). Womöglich
reicht die Word Art jetzt über das Bild hinaus, dies kann ignoriert werden.
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Einfügen einer EXCEL- Tabelle
Nun wollen wir eine EXCEL- Tabelle einfügen. Meinen Erfahrungen nach ist es am Besten, das
Dokument in EXCEL zu erstellen, bzw., da dies meist schon geschehen ist, das Dokument zu öffnen
bevor man die Präsentation erstellt. Bei einer Tabelle stellt man zuerst die Hintergrundfarbe ein, da
ansonsten der Hintergrund einer Zelle transparent wäre und dies nur schwer zu lesen ist, außer man
verwendet eine helle Hintergrundfarbe in PowerPoint. Man markiert dazu die Zellen, rechtsklickt,
geht auf den Menüpunkt Zellen Formatieren, auf den Reiter Muster und aktiviert eine passende
Farbe. Danach markiert man die Zellen, kopiert sie mit STRG+C in die Zwischenablage und fügt sie
auf der entsprechenden Folie in PowerPoint wieder ein. Man sollte eventuell zuvor in EXCEL die
Schriftgröße korrekt einstellen und bedenken, dass auf der Folie nur begrenzter Platz herrscht und
somit kleine Schriften meist unlesbar sind, vor allem Tabellen sind oft problematisch, da sie Platz
brauchen aber nur schwer leserlich auf einer Folie untergebracht werden können. Nachdem eine
eingefügte Tabelle oft nicht sehr attraktiv aussieht, gibt es Möglichkeiten, dies zu verändern. Ich
male gerne ein abgerundetes Rechteck um die Folie herum. Gehen wir auf Autoformen→
Standardformen und Abgerundetes Rechteck. Stellen wir als Füllfarbe den Hintergrund der Tabelle
ein. Vergrößern wir es und schieben es über die Tabelle – von ihr ist nichts mehr zu sehen. Durch
Verschiebung des kleinen gelben Punktes können wir den Grad der Abrundung einstellen. Um die
Tabelle wieder sichtbar zu machen, gehen wir auf Zeichnen → Reihenfolge→ Eine Ebene nach
Hinten. Wenn Sie möchten, kann dem abgerundeten Rechteck noch ein Schatten verpasst werden,
hierfür ist der Button neben dem Würfel zuständig.
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Oktober 2003
Einfügen eines EXCEL– Diagramms
Hier geht man am besten gleich wie bei der Tabelle vor. Zwar gibt es zum Erstellen der Diagramme
eine Funktion in Power Point
(die dann in PowerPoint EXCEL öffnet), aber das Formatieren in
EXCEL und anschließende Kopieren nach PowerPoint bewährt sich meist besser. Oft ist es
praktisch, die Diagrammfläche (das Element hinter dem Diagramm das standardmäßig Weiß ist, auf
dem dann das Diagramm und die Legende Platz finden) »unsichtbar« zu machen und ihr keine
Füllfarbe zuzuweisen. Dann muss aber auch eine eventuell schwarze Schrift in weiß umgewandelt
werden – wichtig den Hintergrund der Schrift nicht auf automatisch lassen sondern auf unsichtbar
umstellen (Einstellung gleich neben der Farbe) – ansonsten malt EXCEL einen unschönen
schwarzen Rahmen um die weiße Schrift. Jetzt sehen Sie die Schrift zwar nicht mehr, aber sobald
Sie sie nach PowerPoint auf den dunklen Hintergrund kopieren, wird sie sichtbar. Fällt ihnen ein
Fehler auf, können Sie ruhig auf das Diagramm doppelklicken und nun Veränderungen wie in
EXCEL vornehmen. Bei größeren Veränderungen sind Sie vermutlich trotzdem besser beraten, dies
direkt in EXCEL zu erledigen und anschließend nach PowerPoint zu kopieren.
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Einfügen von Ton und Video
Das Einfügen von Ton und Video ist in PowerPoint kein Problem, aber dass dieser Ton und Video
auch wirklich korrekt abgespielt werden schon. Der Grund hierfür liegt in den extrem vielen
unterschiedlichen Formaten von Ton und Video. Es kann passieren, dass ein Video, auf dem Pc wo
die Präsentation erstellt wird ohne Probleme funktioniert, wenn sie aber auf einen anderen PC
kopiert wird kann nichts abgespielt werden. Am Besten ist es, das Video auf beiden Systemen
auszuprobieren. Ein gutes Mittel um dies sicherzustellen ist bei .mov Dateien Apples TM QuicktimeTM
zu installieren (www.apple.com) und für die meisten anderen Formate Microsoft Windows Media
Player 9 (www.microsoft.com). Man sollte immer bedenken, dass Ton- und Videodateien
Präsentationen speicherplatzmäßig aufblähen. Nachdem aber in den seltensten Fällen Präsentationen
aufgrund vieler Bilder etc. auf eine Diskette passen, müssen die meisten auf eine CD gebrannt oder
anderwärtig installiert werden. Ein Video bauen wir mit Einfügen→ Film und Sound → Film aus
Datei oder bei einem Ton → Sound aus Datei ein. Sie werden noch gefragt ob das Video oder der
Sound sofort abgespielt werden soll, bzw. ob erst darauf geklickt werden muss. Bei einem Ton
erscheint eine Lautsprechergrafik die sie irgendwohin verschieben können, z.B. auch außerhalb des
Folienrandes – somit ist das Symbol nicht mehr sichtbar und es kann auch nicht mehr darauf geklickt
werden. Dies ist also nur sinnvoll, wenn der Ton automatisch abgespielt wird und Sie das Symbol
nicht sehen möchten. Soll das Video oder der Ton endlos gespielt werden, müssen Sie auf das
entsprechende Objekt rechtsklicken und auf Film oder Soundobjekt bearbeiten gehen. Hier kann in
einem Fenster die Endloswiedergabe eingeschalten werden, einfach ein Häkchen im kleinen
Kästchen setzen.
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Oktober 2003
Animationen
Beginnen wir mit einer neuen Folie, schreiben einen Titel und markieren diesen. Nun mit der rechten
Maustaste darauf klicken und den Menüpunkt benutzerdefinierte Animation aufrufen.
Weisen Sie der Überschrift den »Erscheinen« Effekt zu, mit dem unteren Auswahlfeld könnten Sie
einen Toneffekt beifügen. Wichtig ist, dass die Überschrift nach der Animation nicht abgeblendet
wird. Sie könnten den Text auch als Ganzes erscheinen lassen, in diesem Fall empfiehlt sich jedoch
die »zeichenweise Einführung«. Im linken oberen Fenster werden alle Objekte angezeigt, die
animiert werden können. Im Reiter »Reihenfolge & zeitlicher Ablauf« können Sie hinterher die
Abfolge ihrer Animationen verändern. Ausserdem kann hier eingestellt werden, ob eine Animation
automatisch nach der vorherigen beginnt, eine gewisse Zeit wartet, oder einen Mausklick abwartet
bevor das Element animiert eingeblendet wird. Standardmäßig wird das nächste Objekt erst bei
einem Mausklick geladen. Es ist in PowerPoint 2000 nicht möglich, mehrere Animationen
gleichzeitig ablaufen zu lassen! Die Diagrammeffekte sind eher unausgereift und mit Vorsicht zu
verwenden, nicht selten treten Darstellungsfehler auf. Wenn Sie ein Diagramm animieren möchten,
kann dies automatisch nur unter »Diagrammeffekte« erfolgen. Lassen sie »alle Diagrammelemente
gleichzeitig einführen«, hier entstehen am wenigsten Probleme. Die Multimediaeinstellungen
beinhalten ein paar wenige Funktionen für Videos, sie selbst können jedoch nicht animiert werden.
Hinweis: eine WordArt wird wie eine Grafik behandelt, ihre Buchstaben können nicht einzeln
eingeflogen werden.
Folienanimation selbst ist recht einfach. Gehen Sie im Menü Bildschirmpräsentation auf
Folienübergang. Klicken Sie auf »Für alle Übernehmen«, werden alle Folien mit diesen
Einstellungen animiert, mit »Übernehmen« nur die gerade Aktuelle.
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Oktober 2003
Einbauen von Schaltflächen
In PowerPoint besteht auch die Möglichkeit
Schaltflächen einzubauen. Mit ihnen können einfache
Funktionen wie: gehe zur nächsten/vorherigen Folie,
öffne eine vorgegebene Datei, URL oder Programm
realisiert werden. Entweder rechtsklicken Sie auf
einen bestimmten Text bzw. eine Grafik und gehen
auf den Menüpunkt Aktionseinstellungen. Im Reiter
»Mauskontakt« können die gleichen Einstellungen
wie bei Mausklick vorgenommen werden, nur dass
hier der Vortragende oder Benützer der Präsentation
nur über den Text oder das Objekt den Mauszeiger
bewegen muss, um diese Aktion auszulösen. In der
Zeichnen- Leiste unter Autoformen existiert eine
Kategorie die sich »Interaktive Schaltflächen« nennt,
hier gibt es vordefinierte Grafiken.
Übrigens kann jedem Objekt eine Aktion oder
ein Hyperlink (=eine Internet Seite)
zugewiesen werden, z.B. auch einer Linie. Um
einem Objekt eine Verknüpfung zu Ihrer EMail Adresse zuzuweisen, rechtsklicken Sie
auf das Objekt oder den Text und wählen
Hyperlink. Im neuen Fenster kann dann unter
»E-Mail-Adresse« Ihre Adresse und ein
Betreff eingetragen werden.
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Oktober 2003
Verwenden von Einblendzeiten
Mit Hilfe von Einblendzeiten können Sie den Präsentationsablauf automatisieren, sprich die nächste
Folie wird automatisch nach einer gewissen Zeit aufgerufen. Dies eignet sich eher nicht für
Präsentationen vor einem aktivem Publikum, sondern eher auf Messen oder Infoständen, wo es
keinen Vortragenden gibt und die Präsentation in einer Endlosschleife läuft. Wenn Sie möchten, dass
die Folien nach bestimmten Zeiten automatisch wechseln, klicken Sie auf Bildschirmpräsentation →
Neue Einblendzeiten testen. Nun startet die Präsentation mit einer kleinen Stoppuhr links oben, die
Sie auch pausieren können. Gehen Sie nun die Präsentation durch – so wie sie dann auch vorgeführt
werden sollte. Nach der letzen Folie fragt PowerPoint ob die Zeiten übernommen werden sollen,
bestätigen Sie mit Ok. Somit wird nach den mitgestoppten Zeiten automatisch ein Folienwechsel
vollzogen, wie erwähnt eignet sich dies hauptsächlich für Präsentationen auf Messeständen oder
Ähnlichem. Unter Bildschirmpräsentation → Bildschirmpräsentation einrichten können Sie die
Option »Wiederholen bis ESC gedrückt wird« aktivieren. Dann wird die Präsentation in einer
Endlosschleife wiedergegeben, bis »ESC« gedrückt wird.
Master
Wenn Sie eine Vorlage ändern wollen, sprich Ihren Folienhintergrund, Aussehen der Titel usw.
gehen Sie auf »Ansicht ? Master ? Folienmaster« (oder Titel-, Handzettel-, Notizenmaster). Die
Einstellungen die Sie hier vornehmen (z.B. Objekte hinzufügen / ändern – in der Abbildung die
Zahnräder, oder Schriftfarben usw...) wirken sich auf die ganze Präsentation aus. Wenn in der
kleinen Symbolleiste Master auf »Schließen« geklickt wird, befindet man sich wieder im normalen
Modus.
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Oktober 2003
Abschluss
Gehen Sie Ihre Präsentation noch einmal sorgfältig durch, achten Sie auf Fehler jeglicher Art!
Meistens ist man stark erleichtert die Präsentation endlich fertiggestellt zu haben und beachtet diesen
Punkt nur halbherzig – er ist jedoch unerlässlich, da sich leider gerne Fehler einschleichen, auch
wenn es nur ein einfacher Tippgfehler in Irgendeinem Text ist!
Verwenden Sie die Möglichkeit von PowerPoint, Handzettel auszudrucken. Dies sind Miniaturen der
Folien und oft sehr hilfreich. Gehen Sie hierfür auf Datei → Drucken und links unten, im DropDown Menü, statt »Folien« - »Handzettel«. Hier kann auch die Gliederungsansicht und Notizen
gedruckt werden.
Nun muss die Präsentation nur noch exportiert werden. Im jetzigen Zustand könnte die Präsentation
ohne weiteres transportiert werden, auf dem anderen PC müsste jedoch PowerPoint 2000 oder höher
installiert sein. Für kleine Präsentationen reicht dies sicherlich, komplizierter wird es z.B. bei der,
die wir gerade erstellt haben. Hier besteht das Problem, dass Töne und Videos nicht mit der
Präsentation abgespeichert wurden, sonder der Ordner in dem diese enthalten sind mitkopiert werden
müsste.
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
•
Sie haben eine Präsentation ohne externe Töne und Videos (hierzu zählen nicht die Töne die
bei einer Animation verwendet werden und standardmäßig in PowerPoint vorhanden sind)
und auf dem Vortragungs- PC ist PowerPoint 2000 oder höher installiert.
Gehen Sie auf Datei → Speichern unter und wählen als Dateityp »Pack & Go
Präsentation« aus. Nun haben Sie eine pps (statt ppt) Datei, die komprimiert ist
(weniger Speicherplatz benötigt) und beim Öffnen automatisch die Präsentation
startet. Videos werden abgespielt, wenn sie im gleichen Pfad wie bei der Erstellung
der Präsentation befinden. Speicherten Sie z.B. verwendete Videos von Anfang an im
gleichen Ordner wie die Präsentation und sie befinden sich nun im gleichen Ordner,
wird PowerPoint das Video finden.
•
Die Präsentation enthält z.B. Videos die irgendwo auf Ihrer Festplatte liegen und/oder auf
dem Vortragungs- Pc ist kein PowerPoint installiert.
Klicken Sie auf Datei→ Pack & Go. Nun startet ein Wizard (Zauberer, sprich Helfer),
der Sie durch das Exportieren geleitet. Klicken Sie 2x auf »Weiter« und wählen Sie
nun statt dem A:\ Laufwerk »Ziel wählen«. Wählen Sie den gewünschten Ordner und
klicken Sie auf »Weiter«. TrueType Schriftarten müssen Sie in der Regel nicht
einbetten, ausser Sie verwendeten eine Schriftart, die nicht am Vortragenden- PC
vorhanden sein wird. Der Projektor muss hinzugefügt werden um die Präsentation
ablaufen zu lassen. Sie können den Wizard nun mit »Fertigstellen« schließen. Somit
haben Sie ein »pngsetup« und eine .ppz Datei. Mit der Anwendung pngsetup können
alle Dateien inklusive des Viewers in ein entsprechendes Verzeichnis am
Vortragenden- PC kopiert werden.
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Oktober 2003
Präsentation
Während der Präsentation haben Sie die Möglichkeit zwischen verschiedenen Folien zu
manövrieren, sollte dies nötig sein. Rechtsklicken Sie – nun kann im Menüpunkt »Gehe zu« »Nach
Titel« die entsprechende Folie aufgerufen werden. Unter dem Punkt »Besprechungsnotizen« können
Sie während der Präsentation Notizen hinzufügen, unter Vortragsnotizen schon Erstellte aufrufen.
Unter »Zeigeroptionen« können Sie »Stift« auswählen und damit zeichnen, jedoch ist es eher
schwierig während einer Präsentation mit der Maus zu malen, weswegen dieses Feature eher selten
zum Einsatz kommt.
Das richtige Präsentieren
Denken Sie an die Präsentation, wenn Sie z.B. mit einem Laptop präsentieren, positionieren Sie ihn
vor oder leicht neben sich, damit Sie immer wissen, was aktuell auf der Leinwand zu sehen istansonsten müssten Sie sich umdrehen und den Rücken zum Publikum wenden – sehr schlecht.
Verstecken Sie sich aber nicht hinter dem PC oder Laptop, das Publikum wird zwar hauptsächlich
auf die Leinwand starren, Sie sollten jedoch trotzdem Augenkontakt zum Publikum haben, es
handelt sich ja um keine Filmvorführung.
Vermeiden Sie viel Text und kleine Schriften!! Bei einer Bildschirmvorführung haben Sie die
Möglichkeit viele Folien zu erstellen, nützen Sie dies! Schriften kleiner als 24pt sollten vermieden
werden! Füllen Sie außerdem die Folie nicht vollständig aus, verwenden sie nur die Mitte und lassen
20% des Randes frei. Auch wenn dies als Platzverschwendung erscheint, es sieht besser aus und ist
angenehmer zu lesen, zumal oft der untere Teil der Folien nicht für alle Zuhörenden einsehbar ist.
Vergessen Sie nicht das technische Equipment zu testen, vor allem Beamer und Laptops sind gerne
Fehlerquellen.
Ansonsten, viel Glück bei Ihren Präsentationen!
Microsoft® PowerPoint® und Windows® sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation.
Copyright by Mairitsch Christian 2003. Vervielfältigung nur mit Erlaubnis des Autors gestattet.
Dokumentversion 1.1, Oktober 2003
http://www.uni-klu.ac.at/zid
[email protected]
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