Museumsdatenbank Dresden - Deutsches Historisches Museum

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Linda von Keyserlingk, Vortrag zur Ausstellungsdatenbank des MHM
Symposium „Vom Ordnen der Dinge. Verzeichnen – Klassifizieren – Recherchieren“, Deutschen Historischen Museum, 12. Sept. 2011
Eine Museumsdatenbank als Managementtool
zur Planung und Vorbereitung neuer Ausstellungen
Ein Praxisbeispiel aus dem
Militärhistorischen Museum der Bundeswehr in Dresden
Vortrag für das Symposium „Vom Ordnen der Dinge. Verzeichnen – Klassifizieren –
Recherchieren“, Deutsches Historisches Museum, 12.-13. September 2011
Fassade des Militärhistorischen Museums, September 2011 (Foto: Keyserlingk)
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Linda von Keyserlingk, Vortrag zur Ausstellungsdatenbank des MHM
Symposium „Vom Ordnen der Dinge. Verzeichnen – Klassifizieren – Recherchieren“, Deutschen Historischen Museum, 12. Sept. 2011
Zu den Kernaufgaben jedes Museums gehören das Sammeln, das Bewahren und
das Ausstellen von Objekten. Eine gut sortierte Sammlung mit gut geführten
Verzeichnissen – seien sie analog oder bereits digital – erleichtert das Verwalten und das
Arbeiten mit dem Sammlungsbestand wesentlich. In vielen Museen haben
Objektdatenbanken bereits die analogen Zettelkataloge abgelöst. Auch im
Militärhistorischen Museum (MHM) gibt es seit Ende der 1990er Jahre eine digitale
Bestandsdatenbank, in welche die Informationen der alten Karteikarten übertragen worden
sind. Doch als wir vor einigen Jahren mit den Planungen der bald eröffnenden
Dauerausstellung begannen, zeigte sich, dass die existierende Bestandsdatenbank nicht
als Managementtool für die Vorbereitung der neuen Ausstellung dienen konnte. Wir
entschieden uns daher, eine neue Datenbank zu entwickeln, die uns bei den
Arbeitsabläufen direkt unterstützen konnte.
Die Konzeption der Ausstellungsdatenbank MACS, die Jens Wehner und ich
2006/07 im Auftrag es wissenschaftlichen Leiters des MHM, Dr. Gorch Pieken, entworfen
haben, wurde von der DeviD GbR programmiert und umgesetzt. Etwa zeitgleich begannen
die Arbeiten am Neubau von Daniel Libeskind und die Sanierungsarbeiten am alten
Arsenalgebäude, welches auf eine über hundertjährige Museumsgeschichte zurück
blicken kann. Nach dem Deutsch-Französischen Krieg 1870/71 wurde mit dem Bau des
Arsenals inmitten einer ebenfalls neu entstehenden großen Garnison am nördlichen
Stadtrand begonnen. Seit 1897 bestand mit nur wenigen Unterbrechungen eine museale
Nutzung des Arsenals. Im Oktober 2011 wird nun im Alt- und Neubau eine
Dauerausstellung eröffnet, in der die deutsche Militärgeschichte vom Spätmittelalter bis
heute mit ihren vielseitigen Bezügen zur Sozial-, Wirtschafts- und Kulturgeschichte
dargestellt wird.
Mit der bereits erwähnten Bestandsdatenbank unseres Hauses wäre eine effiziente
Verwaltung der Ausstellungsobjekte nicht möglich gewesen. Es fehlten Funktionen wie
eine flexible Suche und die Zusammenstellung von Exponaten nach bestimmten Kriterien.
Suchaufträge, wie „Was ist alles ein Desiderat (ein noch zu beschaffendes Objekt)?“ „Wie
viele Exponate müssen gerahmt werden?“ „Bei wie vielen Fotos sind die Rechte noch
ungeklärt?“ waren nicht möglich. Ebenfalls fehlte es an individuell und beliebig
zusammenstellbaren Suchlisten, die in unterschiedlichen Dateiformaten ausgegeben
werden können und die für eine effektive Ausstellungsvorbereitung besonders wichtig sind.
Zudem fehlte eine grafische Darstellung. Bis 2006 wurde die Ausstellung im Wesentlichen
mit in Word erstellten Objektlisten geplant. Die Übersichtlichkeit bei rund 10.000 Objekten
ging dabei schnell verloren, Objekte wurden doppelt vorgesehen, es gab mehrere
Versionen und Arbeitsstände und häufig arbeiteten verschiedene Mitarbeiter mit
unterschiedlichen Dateien. Erschwerend kam hinzu, dass die Ausstellungsgestalter rund
800 km entfernt waren. Ein eigenes grafisches Tool, das uns einen Überblick über die
mögliche Gestaltung der Ausstellung verschaffen konnte, erschien unter diesen
Bedingungen hilfreich.
Für die Verwaltung der rund 10.500 Objekte, die in der neuen Dauerausstellung auf
etwa 10.000 m² zu sehen sein werden, haben wir demnach eine eigene
Ausstellungsdatenbank entwickelt, in der die Objektangaben mit der Verortung des
jeweiligen Exponates im Ausstellungsgrundriss verbunden werden können. Sie war in den
vergangenen Jahren unser wichtigstes Managementtool für die Vorbereitung der
Ausstellung und diente vor allem der Übersichtlichkeit und Vereinfachung der
Organisationsabläufe.
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Linda von Keyserlingk, Vortrag zur Ausstellungsdatenbank des MHM
Symposium „Vom Ordnen der Dinge. Verzeichnen – Klassifizieren – Recherchieren“, Deutschen Historischen Museum, 12. Sept. 2011
Die erste Ansicht, die sich in der MACS-Datenbank öffnet, ist der Grundriss der
Ausstellung im Erdgeschoss. Im linken Bildbereich ist die Stockwerkinformation „EG“
eingeblendet. Über die Pfeile oder das Berühren der Einzelflächen lassen sich die
Stockwerke des Gebäudes anwählen. Oberhalb des Grundrisses sind die verschiedenen
Funktionen und Bereiche der Datenbank erkennbar und über das Anklicken der Reiter
verwendbar.
Erste Ansicht: Grundriss des Gebäudes
MACS-Datenbank, MHM 2011
Neben dem Zugang über den Grundriss kann sich der Nutzer auch über das
Drehbuch einen Überblick über die Ausstellung verschaffen. Das Drehbuch hat die
Funktion eines Inhaltsverzeichnisses der Ausstellung – ich werde später noch eine Ansicht
davon zeigen. Über den Reiter der Datenerfassung können neue Objekte in die
Datenbank eingegeben werden. Rechts davon können sogenannte Container erfasst
werden. Diese Container sind inhaltliche Einheiten – wie beispielsweise
Ausstellungsräume. Sie werden manuell im Grundriss angelegt. In diese Räume werden
wiederum Vitrinen eingezeichnet, in die schließlich die einzelnen Exponate verortet
werden können. Auf der rechten Seite sind die Reiter für die Such- und Druckfunktionen zu
sehen, auf die ich später noch eingehen werde. Um die Ladezeiten zu verkürzen, wird
beim Öffnen der Datenbank nur die erste grafische Ebene angezeigt. Der Nutzer kann sich
entscheiden, welchen Bereich er oder sie sich genauer ansehen möchte und diesen mit
der Maus aktivieren. Die nächste Container- bzw. Objektebene öffnet sich.
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Symposium „Vom Ordnen der Dinge. Verzeichnen – Klassifizieren – Recherchieren“, Deutschen Historischen Museum, 12. Sept. 2011
Grundriss mit aktiviertem Ausstellungsbereich „Leiden am Krieg“
MACS-Datenbank, MHM 2011
Hier sehen wir beispielsweise den Bereich „Leiden am Krieg“ in der Spitze des
Neubaus von Libeskind, im 1. OG. Die Ausstellung des MHM gliedert sich in einen
chronologischen Rundgang in den Flügeln des Altbaus und einen Themenparcours im
Neubau, in dem epochenübergreifende Themen wie „Leiden am Krieg“ oder „Krieg und
Gedächtnis“ oder auch „Militär und Technologie“ behandelt werden. Durch das Anklicken
der Vitrine öffnet sich die Objektebene. Die Exponate werden in der Regel schematisch als
Kästen dargestellt, wobei wir immer die Höchstmaße als Kriterium verwandt haben. Auf
Wunsch lassen sich Objekte auch manuell genau zeichnen.
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Grundriss mit vergrößertem Ausstellungsbereich „Leiden am Krieg“
MACS-Datenbank, MHM 2011
Über die Werkzeugleiste kann der Nutzer in den Grundriss herein zoomen. Die
Farben haben unterschiedliche Bedeutungen: Hellblau steht für zweidimensionale Objekte
– sogenannte Flachware. Dunkelblau steht für dreidimensionale Objekte, Grün für
Desiderate. So lässt sich schnell erkennen, wie viele Objekte in welchem Bereich noch
beschafft werden müssen. Wenn der Nutzer mit der Maus über ein Objekt fährt, öffnet sich
ein Feld mit der laufenden Nummer, dem Objekttitel, dem Verortungscode, dem Symbol
für die Objektart sowie dem Objektfoto.
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Grundriss mit aktivierter Vitrine „Reichswehr und Republik“
MACS-Datenbank, MHM 2011
Hier ist ein Beispiel für die Vitrinenstruktur in der Chronologie. Wir befinden uns nun
in dem Bereich der Weimarer Republik. Rechts erscheint der Name der Vitrine:
„Reichswehr und Republik“. Ebenfalls zu sehen sind die Maße des aktivierten
„Containers“/ der Vitrine. Auch hier sind wieder die hell- und dunkelblauen Objekte zu
erkennen. Doch viel interessanter sind die Vitrinen natürlich von der Seitenansicht als aus
der Vogelperspektive. Klickt der Nutzer auf den dunklen Pfeil, kann er die
Wandabwicklung sehen.
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Wandabwicklung der Vitrine „Reichswehr und Republik“
MACS-Datenbank, MHM 2011
Wiederum schematisch sind nun die Objekte zu erkennen, die sich in der Vitrine
befinden. Ist bereits ein Objektfoto vorhanden, wird es angezeigt. Jedes Objekt lässt sich
in der Seitenansicht, wie auch in der Draufsicht anklicken und öffnen. Man gelangt so zu
dem Datenblatt des Objektes, das ich Ihnen später noch an einem Beispiel zeigen werde.
Auf dem nächsten Bild ist ein Bereich des Drehbuches – des Inhaltsverzeichnisses
der Ausstellung – zu sehen:
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Drehbuch – das Inhaltsverzeichnis der Ausstellung
MACS-Datenbank, MHM 2011
Die Ebenen sind wie Ordner und Dokumente im Windowsexplorer angeordnet und
lassen sich genauso öffnen und schließen. Die leeren Kästen stehen für abstrakte
Einheiten – thematische Bereiche. Vitrinen sind mit einem „V“ gekennzeichnet.
Medienstationen mit einem „M“. Einzelne Exponate werden durch ein graues Quadrat
symbolisiert.
Nun kommen wir zum Befüllen der Datenbank mit Objektangaben. Die einzelnen
Objekte werden wie bereits erwähnt im Reiter „Datenerfassung“ angelegt. Hierzu wird das
jeweilige Sachgebiet gewählt, in dem das Exponat zu finden ist – die Auswahl entspricht
demnach der Sammlungsstruktur des MHM. Nach der Auswahl der spezifischen
Sachgruppe öffnet sich ein Datenblattfenster, das genau auf das gewählte Sachgebiet und
die Sachgruppe zugeschnitten ist. Im Sachgebiet Handwaffen sind Angaben wie
„Rohrlänge“ oder „Waffennummer“ von Bedeutung, die wiederum für Kunstobjekte
unsinnig wären. Wenn ein Objekt angelegt ist, erhält es eine Laufnummer, die als
Identifikation gilt. Sie wird kein zweites Mal vergeben. Alle Angaben lassen sich jederzeit
verändern – ebenso wie die Sachgruppenzuordnungen. Über das Admintool lässt sich
verfolgen, wann welche Änderung durch wen durchgeführt worden ist. Zudem können
verschiedene Nutzerrollen verteilt werden, durch die festgelegt wird, welcher Nutzer
welche Lese- und Schreibrechte für welche Objektfelder bekommen soll.
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Symposium „Vom Ordnen der Dinge. Verzeichnen – Klassifizieren – Recherchieren“, Deutschen Historischen Museum, 12. Sept. 2011
Objektdatenblatt
MACS-Datenbank, MHM 2011
Hier ist nun ein Objektdatenblatt aus dem Sammlungsbereich Kunst: Ein Gemälde,
das den General Kurt von Hammerstein als Chef der Heeresleitung zeigt. Die Textfelder
lassen sich mithilfe der jeweils links unten angelegten Pfeile öffnen, sodass der gesamte
Texteintrag zu sehen ist. Das Objektbild lässt sich in der Vorschau vergrößern oder auch in
der Originalgröße exportieren. Über die Pfeile neben dem Objektbild können weitere Bilder
angesehen werden. Neben dem Reiter zu dem allgemeinen Objektangaben liegt der
Reiter „Verwaltung“, über den sämtliche Daten von Leihgebern, Schenkern und Verkäufern
verwaltet werden können. Im Reiter „Restaurierung/Installation“ werden zum einen
Installationsmaße und –bemerkungen eingetragen, wie auch Vermerke zum
Restaurierungszustand und ggf. –aufwand. Im Reiter „Verwendung“ kann vermerkt
werden, ob dieses Objekt in einer Hörführung oder einer Museumspädagogischen Station
Verwendung findet. Über die Suche lässt sich auf diese Weise sehr schnell eine Übersicht
über sämtliche Objekte erstellen, die in der Hörführung erwähnt werden.
Über den links vom Objektdatenblatt eingerichteten Schiebebalken lässt sich der
Ausstellungsgrundriss in den Bildschirm hineinziehen. Somit ist eine Ansicht möglich, in
der teilweise der Grundriss und teilweise das Objektdatenblatt angezeigt werden.
Handelt es sich bei dem Exponat um ein Foto, wird das Objektdatenblatt um einen
Reiter „Rechte“ ergänzt. Hier können genauere Angaben zu den vorhandenen oder den
noch nicht vorhandenen Rechten gemacht werden:
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Objektdatenblatt für Fotos
MACS-Datenbank, MHM 2011
Eine für uns sehr wichtige und sehr geschätzte Funktion ist die sehr flexible Suche
der MACS-Datenbank – da wir in unserem Bestandsprogramm leider keine Volltextsuche
haben. In dieser Suchmaske lässt sich in „allen Texten“ suchen (Volltext), es lässt sich
nach der Systematik suchen (bspw. Alle Objekte aus dem Sammlungsgebiet Bildgut,
Sachgruppe: Fotoalben), oder es lässt sich nach konkreten Stichwörtern in bestimmten
Feldern suchen – wie im Objekttitel oder in den Bemerkungen – oder es lässt sich nach
dem Status suchen: alle Desiderate oder auch Leihnahmen anzeigen lassen. Die Art der
Suche lässt sich ebenfalls noch genauer festlegen. Beispielsweise kann nach unbelegten
Feldern gesucht werden – auf diese Weise lässt sich u.a. leicht heraus bekommen, bei
welchen Objekten noch keine Inventarnummer angegeben worden ist, oder bei welchen
Fotos die Rechte noch nicht geklärt sind o.ä. Die Suche lässt sich zudem durch beliebig
viele Kriterien ergänzen.
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Suchfunktionen
MACS-Datenbank, MHM 2011
Hier wird beispielsweise gesucht nach Leihnahmen, die im Zusammenhang mit der
Reichswehr stehen. Abrufbar sind die Suchergebnisse über den Reiter „Listen“:
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Suchergebnisse
MACS-Datenbank, MHM 2011
Die Symbole zeigen an, zu welcher Sachgruppe ein Objekt gehört. Der VOC
(Verortungscode) gibt an, in welchem Teil der Ausstellung das Objekt zu finden ist.Objekte,
die mal vorgesehen waren und wieder gestrichen wurden, werden bewusst nicht gelöscht,
sondern sind als nicht verortete Objekte noch einsehbar. Jedes Objekt lässt sich in dieser
Liste einzeln anwählen und öffnen. Oben ist ersichtlich, dass 100 Objekte pro Seite
angezeigt werden – es lassen sich auch 300 anzeigen. Über die Pfeile kann der Nutzer
zur nächsten oder vorherigen Seite gelangen. Die Ergebnisse werden automatisch nach
Laufnummern sortiert, lassen sich über die Titelzeile aber auch nach anderen Kriterien
sortieren – wie hier über den VOC – also eine systematische Gliederung. Auch eine
kombinierte Suche mit „Oder“ ist möglich. Beispielsweise lassen sich so Objekte zur
Reichswehr aus den Sammlungsbereichen Schriftgut und Bildgut des MHM finden.
Soll die Objektliste exportiert werden, kann entweder die gesamte Liste oder auch
nur eine Auswahl in den Druckbereich verschoben werden:
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Drucklistenerstellung
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Im Druckbereich lässt sich wiederum festlegen, wie die Exportlisten aussehen
sollen – beispielsweise ob sie als PDF, RTF oder als Exeltabelle erstellt werden sollen. Ob
sie im Hoch- oder Querformat ausgegeben und welche Informationen angezeigt werden
sollen. Jede Druckliste lässt sich individuell zusammenstellen. Der Nutzer kann sich die
Objektangaben, die er auf der Liste haben möchte, einzeln anwählen. Die
Zusammenstellung lässt sich speichern und ist unter dem entsprechenden Speichername
jederzeit wieder verwendbar. Auch hier lässt sich die Sortierung der Liste noch einmal
bestimmen. Wird „abstrakt“ gewählt, sind die „abstrakten Container“ – die Inhalte des
Drehbuchs – entscheidend. Die Auflistung folgt somit der inhaltlichen Gliederung der
Ausstellung. Jedem Druckjob wird vom Nutzer ein Dateititel vergeben, über den der
Auftrag aus einer Liste ausgewählt und herunter geladen werden kann. Bevor gedruckt
wird, lässt sich die Exportliste auf diese Weise noch prüfen und abspeichern – auch wenn
nicht gedruckt wird. Hier ein Beispiel einer PDF-Datei:
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Symposium „Vom Ordnen der Dinge. Verzeichnen – Klassifizieren – Recherchieren“, Deutschen Historischen Museum, 12. Sept. 2011
Druckliste im PDF-Format
MACS-Datenbank, MHM 2011
Links ist vermerkt, in welchem Ausstellungsteil die Objekte verortet sind. Es folgen
die Objektangaben, die ausgewählt wurden sowie das Objektbild in der rechten Spalte.
Als sehr hilfreich empfanden wir auch die Option, die Rechercheergebnisse in eine
Exeltabelle zu exportieren, die flexibel weiter verarbeitet werden kann:
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Druckliste im Exel-Format
MACS-Datenbank, MHM 2011
Zum Abschluss möchte ich mich für Ihre Aufmerksamkeit bedanken und Sie auch im
Namen meiner Kollegen sehr herzlich zu den Eröffnungstagen des Militärhistorischen
Museums vom 15. bis zum 18. Oktober 2011 einladen.