Benutzerhandbuch – Desktop Messaging fur Microsoft Outlook

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Nortel CallPilot
Benutzerhandbuch – Desktop
Messaging für Microsoft Outlook
NN44200-103-DE
Status des Dokuments: Standard
Version des Dokuments: 01.03
Dokumentieren Sie Datum: 08.05.2007
Urheberrecht © 2007, Nortel Networks
Alle Rechte vorbehalten
Produziert in Kanada
Änderungen ohne vorherige Ankündigung vorbehalten. Nortel Networks behält sich das Recht vor, Änderungen an
Konstruktion und Komponenten vorzunehmen, wenn dies aufgrund der Fortschritte in Technik und Herstellung
berechtigt erscheint.
Der Vorgang der Übertragung von Daten und Anrufen zwischen CallPilot und den zugehörigen Servern, Switches und
dem System ist urheberrechtlich geschützt (Nortel Networks). Jede andere Verwendung der Daten und des
Übertragungsvorgangs ist eine Verletzung der Benutzer-Lizenz, soweit dies vorher nicht ausdrücklich von
Nortel Networks schriftlich genehmigt wurde. Verletzungen der Lizenz durch eine andere Verwendung im
Zusammenhang mit diesem Vorgang oder der zugehörigen Hardware stellen einen Grund für eine sofortige
Beendigung der Lizenz dar, und Nortel Networks behält sich das Recht vor, bei einem solchen Verstoß alle rechtlichen
Schritte einzuleiten.
Nortel Networks und Marken von Drittanbietern sind auf den folgenden Seiten aufgelistet:
*Nortel, das Nortel-Logo, das Globemark-Zeichen und Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250,
DMS-MTX, DMS-SCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail,
Norstar, SL-1, SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis und Unity sind Marken von Nortel Networks.
3COM ist eine Marke der 3Com Corporation.
ACCENT ist eine Marke von Accent Software International Ltd.
ADOBE ist eine Marke von Adobe Systems Incorporated.
AMDEK ist eine Marke der Amdek Corporation.
AT&T ist eine Marke der American Telephone and Telegraph Corporation.
ATLAS ist eine Marke der Quantum Corporation.
ATRIA ist eine Marke der Pure Atria Corporation.
BLACKBERRY ist eine Marke von Research in Motion Limited.
CASEWARE ist eine Marke von Caseware International, Inc.
CONTINUUS ist eine Marke der Continuus Software Corporation.
CRYSTAL REPORTS ist eine Marke von Seagate Software Inc.
DEFINITY ist eine Marke von Avaya Inc.
DIALOGIC, INTEL und VOICEBRIDGE sind Marken der Intel Corporation.
DIVX ist eine Marke von DivXNetworks, Inc.
EUDORA und QUALCOMM sind Marken von Qualcomm, Inc.
eTrust und InoculateIT sind Marken von Computer Associates Think Inc.
DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT,
MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO,
WINDOWS, WINDOWS MEDIA und WINDOWS NT sind Marken der Microsoft Corporation.
GROUPWISE und NOVELL sind Marken von Novell Inc.
HITACHI ist eine Marke von Hitachi Limited.
LOGITECH ist eine Marke von Logitech, Inc.
LUCENT ist eine Marke von Lucent Technologies, Inc.
MATRA ist eine Marke von Matra Hachette.
MCAFEE und NETSHIELD sind Marken von McAfee Associates, Inc.
MYLEX ist eine Marke der Mylex Corporation.
NET2PHONE ist eine Marke von Net2Phone, Inc.
NETOPIA ist eine Marke von Netopia, Inc.
NETSCAPE COMMUNICATOR ist eine Marke der Netscape Communications Corporation.
NOTES ist eine Marke der Lotus Development Corporation.
NORTON ANTIVIRUS und PCANYWHERE sind Marken der Symantec Corporation.
POWERQUEST ist eine Marke der PowerQuest Corporation.
PROMARK und RHOBOT sind Marken von DMI Promark, Inc.
QUICKTIME ist eine Marke von Apple Computer, Inc.
RADISYS ist eine Marke der Radisys Corporation.
ROLM ist eine Marke von Siemens ROLM Communications Inc.
SLR4, SLR5 und TANDBERG sind Marken von Tandberg Data ASA.
SONY ist eine Marke der Sony Corporation.
SYBASE ist eine Marke von Sybase, Inc.
TEAC ist eine Marke der TEAC Corporation.
UNIX ist eine Marke von X/Open Company Limited.
US ROBOTICS, das US ROBOTICS-Logo und SPORTSTER sind Marken von US Robotics.
WINAMP ist eine Marke von Nullsoft, Inc.
WINRUNNER ist eine Marke der Mercury Interactive Corporation.
WINZIP ist eine Marke von Nico Mark Computing, Inc.
Inhalt
So erhalten Sie Hilfe
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Verwenden von Desktop Messaging für
Microsoft Outlook
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Nortel CallPilot
Benutzerhandbuch – Desktop Messaging für Microsoft Outlook
NN44200-103-DE 01.03 Standard
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
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Inhalt
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Hilfe zu Produkten und
Dienstleistungen von Nortel erhalten.
Hilfe über die Nortel-Website
Am besten erhalten Sie technischen Support zu Produkten von Nortel über
folgende Website:
www.nortel.com/support
Diese Website bietet Ihnen schnellen Zugriff auf Software, Dokumentation
und Bulletins sowie auf Tools, mit denen Sie Probleme mit Produkten von
Nortel beheben können. Diese Seite ermöglicht Ihnen insbesondere
Folgendes:
•
Herunterladen von Software, Dokumentation und Produkt-Bulletins
•
Durchsuchen der Website des technischen Supports und der Nortel
Knowledge Base, um Antworten zu technischen Problemen zu erhalten
•
Anmelden für automatische Benachrichtigungen über neue Software und
Dokumentation zu Produkten von Nortel
•
Öffnen und Verwalten technischer Support-Fälle
Telefonische Hilfe über ein Nortel Solutions Center
Falls Sie die benötigten Informationen nicht auf der Website des technischen
Supports von Nortel finden können und einen Support-Vertrag mit Nortel
abgeschlossen haben, können Sie auch telefonische Hilfe über ein Nortel
Solutions Center erhalten.
Rufen Sie in Nordamerika 1-800-4NORTEL (1-800-466-7835) an.
Besuchen außerhalb von Nordamerika die folgende Website, um die
Telefonnummer für Ihre Region zu erhalten:
www.nortel.com/callus
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Hilfe von einem Experten über einen Expressumleitungscode
Beim Zugriff auf technische Solutions Centers von Nortel können Sie einen
Expressumleitungscode verwenden, um Ihren Anruf schnell an einen
Experten für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung von Nortel umleiten zu
können. Rufen Sie folgende Website auf, um den Expressumleitungscode
für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu erhalten:
www.nortel.com/erc
Hilfe über einen Händler oder Wiederverkäufer von Nortel
Wenn Sie einen Servicevertrag für Ihr Nortel-Produkt mit einem Händler oder
autorisierten Wiederverkäufer abgeschlossen haben, wenden Sie sich an die
Support-Mitarbeiter des jeweiligen Händlers bzw. Wiederverkäufers.
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Verwenden von Desktop Messaging für
Microsoft Outlook
CallPilot* von Nortel ist ein erweitertes Business Communications-System,
mit dem Sie Ihre Nachrichten besonders flexibel verwalten können.
Sie können von Ihrem Computer oder Telefon aus mit CallPilot arbeiten. Mit
Desktop Messaging können Sie über Microsoft Outlook auf Ihre CallPilotMailbox zugreifen. Im Folgenden werden einige der vielen Möglichkeiten
aufgeführt, mit denen Sie CallPilot per E-Mail verwenden können:
•
Abhören von Sprachnachrichten
•
Anzeigen und Drucken von Fax-Nachrichten
•
Aufzeichnen und Senden von Sprachnachrichten
•
Erstellen und Senden von Fax-Nachrichten, einschließlich Faxstapel
•
Weiterleiten und Beantworten von Sprach- und Fax-Nachrichten
•
Kontaktieren des Absenders einer Nachricht
•
Hinzufügen von Nachrichtenoptionen, z. B. dringend oder privat
•
Ausführen einer Rechtschreibprüfung für Nachrichten vor dem Senden
•
Hinzufügen von Sprach-, Fax- bzw. Text-Anlagen zu Nachrichten
•
Adressieren von Nachrichten an CallPilot-Benutzer auf lokalen und
externen Servern sowie an Nicht-CallPilot-Empfänger
•
Initiieren einer Instant Messaging-Sitzung über eine Nachricht
•
Erstellen persönlicher Verteilerlisten
•
Ändern des CallPilot-Passworts
•
Aufrufen der webbasierten Benutzeroberfläche My CallPilot zum
Anzeigen der Benutzerinformationen und zum Ändern der
Funktionseinstellungen
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Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook
Einige in diesem Handbuch erwähnte Funktionen sind möglicherweise nicht
für die CallPilot-Mailbox verfügbar. Weitere Informationen hierzu finden Sie
in dem Thema Verfügbarkeit von Funktionen in der Online-Hilfe von Desktop
Messaging. Sie können auch Ihren Administrator fragen.
Erste Schritte
Informationen zu diesem Handbuch
In diesem Benutzerhandbuch erfahren Sie, wie Sie CallPilot mit
Microsoft Outlook zusammen verwenden.
Die in diesem Handbuch enthaltenen Anweisungen und Screenshots bieten
allgemeine Informationen zur Verwendung von CallPilot mit E-Mails.
Abhängig vom Betriebssystem Ihres Computers, der verwendeten OutlookVersion und den für Ihre CallPilot-Mailbox verfügbaren Funktionen können
bestimmte Informationen voneinander abweichen.
Für Desktop Messaging steht zudem eine Online-Hilfe zur Verfügung. Sie
greifen darauf zu, indem Sie im Hilfemenü von Outlook CallPilot Desktop
Messaging wählen und auf Hilfethemen klicken.
Allgemeine Voraussetzungen
Vor der Verwendung von CallPilot stellt Ihr Administrator sicher, dass Ihr EMail-Konto ordnungsgemäß für CallPilot konfiguriert ist. Ihr Computer muss
folgende Konfigurationsanforderungen erfüllen:
•
CallPilot Player zum Wiedergeben und Aufzeichnen von
Sprachnachrichten
•
Nortel Faxtreiber zum Erstellen von Fax-Nachrichten
•
Microsoft Outlook 2002 (XP), Microsoft Outlook 2003 oder
Microsoft Outlook 2007
•
Windows 2000 Professional, Windows XP Professional oder Windows
Vista
•
Monitor mit mind. 256 Farben bei 800 x 600 Pixeln
•
15 MB freier Festplattenspeicher zum Installieren der Software
•
Soundkarte und Lautsprecher zum Wiedergeben von Sprachnachrichten
auf Ihrem Computer
•
Ein an den Computer angeschlossenes Mikrofon oder ein Telefon in der
Nähe des Computers zum Aufzeichnen von Sprachnachrichten
•
LAN (Ethernet), ISDN, ADSL oder DFÜ-Verbindung zum Abrufen von
CallPilot-Nachrichten vom CallPilot-Server
•
Für den Zugriff auf My CallPilot:
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Anmelden
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— Windows: Internet Explorer 6.0 und 7.0, Firefox 2.0 für Windows
— Macintosh: Safari 1.3.2 für Macintosh OS X
— Linux: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0
Wenden Sie sich an Ihren CallPilot-Administrator, um Updates zu den
neuesten unterstützten Versionen zu erhalten.
Anmelden
Wenn Sie sich bei Ihrer Outlook-Mailbox anmelden, können Sie sich
gleichzeitig bei CallPilot Desktop Messaging anmelden.
Bei der ersten Anmeldung bei Desktop Messaging werden Sie zur Auswahl
eines Posteingangs für CallPilot-Nachrichten aufgefordert (falls diese Option
für Sie verfügbar ist). Sie können folgende Optionen wählen:
•
Ihren E-Mail-Posteingang, sodass Ihre CallPilot-Nachrichten mit den
regulären E-Mails in Outlook zusammengeführt werden
•
Einen separaten CallPilot-Posteingang, sodass CallPilot-Nachrichten
getrennt von den regulären E-Mails in Outlook aufbewahrt werden
Sie können diese Angabe nach der ersten Anmeldung jederzeit wieder
ändern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ändern des
Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden.
So melden Sie sich über Microsoft Outlook an:
Schritt
Handlung
1
Öffnen Sie Microsoft Outlook.
Das Dialogfeld CallPilot-Anmeldung wird angezeigt.
2
Geben Sie in das Feld Mailbox Ihre Mailbox-Nummer ein, oder
wählen Sie sie aus.
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3
Geben Sie in das Feld Passwort das Passwort für diese Mailbox
ein.
4
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Passwort speichern, wenn
sich CallPilot automatisch anmelden soll.
Hinweis: Auf einem gemeinsamen genutzten Computer
sollte das Kontrollkästchen Passwort speichern nicht aktiviert
sein.
5
Klicken Sie auf OK.
6
Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, fordert die Software Sie
u. U. auf, einen Posteingang für Ihre CallPilot-Nachrichten
auszuwählen und Download-Optionen für Ihr CallPilot-Adressbuch
anzugeben. Reagieren Sie nach Bedarf auf diese
Eingabeaufforderungen.
Bei der Anmeldung wird Ihr Outlook-Fenster aufgerufen.
Eventuelle neue CallPilot-Nachrichten werden in dem
angegebenen Posteingang angezeigt.
—Ende—
So melden Sie sich ab:
Wenn Sie Microsoft Outlook beenden, werden Sie bei CallPilot automatisch
abgemeldet.
Externe Anmeldung
Sie können sich von jedem beliebigen Computer aus, auf dem CallPilot
installiert ist und der wie Ihr Bürocomputer konfiguriert ist, bei Ihrer Mailbox
anmelden. Sie können z. B. einen für Gastzugriff eingerichteten Computer
oder Ihren Computer zu Hause mit einer DFÜ-Verbindung zum Server
verwenden.
Arbeiten mit CallPilot-Nachrichten
Wenn Sie Ihre E-Mail öffnen und CallPilot installiert ist, werden Ihre
Nachrichten in dem Posteingang angezeigt, den Sie bei Ihrer ersten
Anmeldung angegeben haben.
Hinweis: An manchen Standorten haben Sie möglicherweise nicht die
Möglichkeit, Ihren Posteingang auszuwählen, da Ihr CallPilotAdministrator die Position des Posteingangs für Sie festlegt.
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Arbeiten mit CallPilot-Nachrichten
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Hinweis: Wenn Sie den E-Mail-Posteingang wählen, enthält die Liste
Ihrer Mail-Ordner u. U. trotzdem den separaten Ordner für CallPilot
Desktop Messaging, obgleich Sie sich entschlossen haben, diesen nicht
zu verwenden. Dies ist nur vorübergehend; wenn Sie Outlook schließen
und wieder öffnen, wird der Ordner für CallPilot Desktop Messaging nicht
länger angezeigt.
So rufen Sie neue Nachrichten ab
Wenn eine neue Nachricht in Ihrer Mailbox eingegangen ist, wird
das CallPilot-Symbol für neue Nachrichten in der Taskleiste rot
angezeigt. Weitere Tipps über die Verwendung des Symbols für
neue Nachrichten bzw. wie Sie es ein- oder ausschalten finden Sie
im Abschnitt Verwenden des Symbols für neue Nachrichten. Neue
Nachrichten werden fett angezeigt.
So öffnen Sie eine Nachricht
Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle der Nachrichtenzeile, um eine
CallPilot-Nachricht zu öffnen. Siehe Wiedergabe von Sprachnachrichten und
Anzeigen von Fax-Nachrichten.
So löschen Sie eine Nachricht
Um eine CallPilot-Nachricht aus dem Posteingang zu löschen, markieren
Sie die gewünschte Nachricht und klicken dann in der Symbolleiste auf
das Symbol Löschen. Auf dieselbe Weise können Sie auch eine
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geöffnete CallPilot-Nachricht löschen. Die gelöschte Nachricht wird
daraufhin in den Ordner für gelöschte Objekte verschoben. Wenn Sie
sich abmelden oder in Outlook auf Beenden klicken, werden die CallPilotNachrichten ohne vorherige Rückfrage sofort gelöscht.
So kennzeichnen Sie CallPilot-Nachrichten als gelesen oder ungelesen
In Ihrem Posteingang werden ungelesene Nachrichten fett und gelesene
Nachrichten in normalem Text dargestellt. Sie können mit Hilfe des
Kontextmenüs auswählen, ob eine Nachricht als gelesen oder ungelesen
gekennzeichnet wird. Diese Änderungen wirken sich auch auf das Symbol
für neue Nachrichten aus. Wenn beispielsweise keine ungelesenen
Nachrichten vorhanden waren und Sie dann eine Nachricht als ungelesen
kennzeichnen, wird das Symbol für neue Nachrichten wieder aktiviert.
Schritt
Handlung
1
Wählen Sie in Ihrem Posteingang eine oder mehrere Nachrichten
aus. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Nachrichten
auszuwählen.
2
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten
Nachrichten, und klicken Sie anschließend auf Als ungelesen
kennzeichnen oder Als gelesen kennzeichnen.
Diese Optionen sind auch im Menü Bearbeiten von Outlook
verfügbar.
Im CallPilot Player können Sie den Status einer geöffneten
Nachricht ändern, indem Sie Bearbeiten > Als ungelesen
kennzeichnen wählen.
—Ende—
So verwalten Sie Ihre Nachrichten
Sie können Ihre Nachrichten verwalten, indem Sie in Outlook neue CallPilotOrdner erstellen und Ihre Nachrichten in diese Ordner verschieben. Solange
die neuen Ordner sich innerhalb desselben Outlook-Ordnersatzes befinden
wie Ihre eingehenden CallPilot-Nachrichten, können Sie auf diese zugreifen,
wenn Sie sich per Telefon oder über My CallPilot anmelden. Wenn Sie
CallPilot-Nachrichten in eine PST-Datei verschieben, sind diese nicht länger
über das Telefon oder über My CallPilot verfügbar.
Wiedergabe von Sprachnachrichten
Wenn Sie eine reine Sprachnachricht öffnen, wird der CallPilot Player
angezeigt. Klicken Sie bei gemischten Sprach-, Fax- oder TextNachrichten auf das Sprachnachrichten-Symbol, um den CallPilot Player
zu öffnen.
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Wiedergabe von Sprachnachrichten
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Auf der folgenden Abbildung sehen Sie die Steuerungen, mit denen Sie
Sprachnachrichten im CallPilot Player handhaben.
So wählen Sie das Telefon oder den Computer zur Wiedergabe von
Sprachnachrichten aus
Sie können Sprachnachrichten von Ihrem Telefon oder Computer aus
wiedergeben. Hinweise zum Wechseln zwischen Telefon und Computer oder
zum Ändern der von CallPilot gewählten Telefonnummer finden Sie im
Abschnitt Ändern der Audio-Einstellungen. Sie können auch auf das Telefonoder das Computer-Symbol im CallPilot Player klicken, um die Einstellung
zu ändern.
So geben Sie eine Nachricht über Ihr Telefon wieder
Schritt
Handlung
1
Wenn Ihr Telefon für die Wiedergabe ausgewählt ist, doppelklicken
Sie zum Wiedergeben einer Sprachnachricht auf die gewünschte
Nachricht in Ihrem Posteingang. Heben Sie den Hörer ab, wenn
das Telefon klingelt.
2
Mit den entsprechenden Schaltflächen im CallPilot Player können
Sie die Nachricht wiedergeben, anhalten, zurück- und vorspulen
und den Absender kontaktieren.
3
Legen Sie abschließend den Hörer auf, und schließen Sie die
Nachricht.
—Ende—
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So geben Sie eine Nachricht über Ihren Computer wieder
Schritt
Handlung
1
Wenn Ihr Computer für die Wiedergabe ausgewählt ist,
doppelklicken Sie zum Wiedergeben einer Sprachnachricht auf die
Nachricht in Ihrem Posteingang. Die Nachricht wird über die
Lautsprecher Ihres Computers bzw. über Ihren Kopfhörer
wiedergegeben.
2
Mit den entsprechenden Schaltflächen im CallPilot Player können
Sie die Nachricht wiedergeben, anhalten, zurück- und vorspulen,
die Lautstärke und Geschwindigkeit anpassen und den Absender
kontaktieren.
3
Schließen Sie abschließend die Nachricht.
—Ende—
Anzeigen von Fax-Nachrichten
Hinweis: Zum Empfangen von Fax-Nachrichten muss Ihr CallPilotAdministrator die Faxfunktionalität Ihrer Mailbox aktivieren.
So zeigen Sie eine Fax-Nachricht an
Schritt
Handlung
1
Doppelklicken Sie in Ihrem Posteingang auf eine Fax-Nachricht.
Wenn Sie eine reine Fax-Nachricht öffnen, wird daraufhin das
Faxbild angezeigt. Klicken Sie bei gemischten Sprach-, Fax- oder
Text-Nachrichten auf das Fax-Symbol, um die Fax-Nachricht
anzuzeigen.
2
Daraufhin können Sie das Fax vergrößern oder verkleinern,
drehen oder verschieben, drucken, löschen, speichern,
weiterleiten, auf das Fax antworten oder zur gespeicherten FaxNachricht einen Sprachzusatz hinzufügen.
3
Schließen Sie abschließend die Nachricht.
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Erstellen von Sprachnachrichten
17
—Ende—
Erstellen von Sprachnachrichten
Sie können eine Sprachnachricht über den Computer oder das Telefon
aufzeichnen. Diese wird dann wie eine E-Mail-Nachricht adressiert und
versandt.
So zeichnen Sie eine Sprachnachricht auf und senden sie
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in Ihrem Posteingang in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Neue CallPilot-Nachricht.
Die CallPilot-Nachrichtenmaske wird mit dem CallPilot Player
aufgerufen.
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Hinweis: Falls der CallPilot Player nicht bereits geöffnet ist,
klicken Sie in der neuen Nachrichtenmaske auf das
Telefonsymbol der Symbolleiste, um ihn zu öffnen.
2
Wählen Sie, wie die Sprachnachricht aufgezeichnet werden soll:
Klicken Sie im Fenster des CallPilot Players auf das Telefon- oder
das Computer-Symbol.
3
Um mit der Aufzeichnung zu beginnen, klicken Sie auf die
Schaltfläche Aufzeichnen (mit dem roten Punkt darauf).
4
Wählen Sie eine der folgenden Verfahrensweisen:
•
Wenn Sie eine Sprachnachricht über den Computer
aufzeichnen, verwenden Sie dazu das Mikrofon. Klicken Sie
auf Stopp, um die Aufzeichnung zu beenden. Klicken Sie
auf Wiedergeben, um die Aufzeichnung zu überprüfen. Um die
Aufzeichnung zu bearbeiten, klicken Sie auf Aufzeichnen,
sprechen erneut, und klicken anschließend auf Stopp.
•
Wenn Sie die Sprachnachricht über das Telefon aufzeichnen,
nehmen Sie den Anruf an, wenn das Telefon klingelt. Nehmen
Sie nach dem Signalton Ihre Nachricht auf. Klicken Sie auf
Stopp, um die Aufzeichnung zu beenden. Klicken Sie auf
Wiedergeben, um die Aufzeichnung zu überprüfen.
5
Um die Nachricht zu adressieren, klicken Sie auf An. Stattdessen
können Sie auch eine formatierte Adresse in das Feld An
eingeben. Weitere Informationen über das Adressieren finden Sie
im Abschnitt Adressieren von Nachrichten.
6
Fügen Sie gegebenenfalls einen Betreff, Anlagen und Optionen
hinzu. Siehe Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten und
Festlegen von Nachrichtenoptionen.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Erstellen von Fax- und Text-Nachrichten
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Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Nachricht senden.
—Ende—
So speichern Sie eine neu erstellte Sprachnachricht als eine Datei
Schritt
Handlung
1
Zeichnen Sie in einer neuen Nachricht eine Nachricht auf.
2
Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
3
Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein,
und wählen Sie einen Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern
möchten.
4
Klicken Sie auf Speichern. Speichern Sie Sprachnachrichten als
VBK-Dateien. CallPilot kann VBK-Dateien automatisch in WAVDateien konvertieren, wenn diese an Nicht-CallPilot-Benutzer
gesendet werden. Siehe Ändern der MailÜbertragungseinstellungen.
—Ende—
Erstellen von Fax- und Text-Nachrichten
So erstellen und senden Sie eine einzelne Fax-Nachricht
Um eine Fax-Datei zu erstellen, muss Ihre CallPilot-Mailbox über
Faxfunktionalität verfügen. Die CallPilot-Empfänger Ihrer Fax-Nachricht
müssen über Faxfunktionalität verfügen, um das Fax auf ihrem Computer
anzeigen zu können. Wenn die Empfänger Nachrichten über ihr Telefon
abrufen, können sie die Fax-Nachricht nur ansehen, wenn sie diese drucken.
Sie können Ihre Fax-Nachricht auch an ein Faxgerät senden.
Schritt
Handlung
1
Starten Sie die Anwendung, die Sie zur Erstellung der FaxNachricht verwenden möchten (beispielsweise Microsoft Word).
Das Dokument, das Sie öffnen oder erstellen, darf nicht breiter als
21,5 cm sein.
Sie können auch mehrseitige Dokumente verwenden.
2
Wenn das Dokument fertig gestellt ist, wählen Sie im Menü Datei
die Option Drucken (oder eine andere Option, welche die Auswahl
eines Druckers ermöglicht).
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
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3
Wählen Sie Nortel Fax aus der Liste der Drucker aus.
4
Klicken Sie auf OK oder Drucken (oder eine andere Option,
welche die Datei an den ausgewählten Drucker sendet).
Das Dialogfeld Fax erstellen wird angezeigt.
5
Bevor Sie das Fax senden, können Sie weitere Dokumente
hinzufügen, indem Sie die Schritte 1 bis 4 wiederholen. Über die
Optionen des Dialogfelds Fax erstellen können Sie ein Deckblatt
hinzufügen, das Fax überprüfen und es für die spätere
Übertragung speichern.
6
Wählen Sie eine angemessene Option in der Drop-Down-Liste
Senden mit aus.
•
Um eine normale Fax-Nachricht zu senden, geben Sie in das
Textfeld Faxgerät(e) die Fax-Nummer oder die CallPilotMailbox-Nummer ein (fügen Sie der CallPilot-Mailbox-Nummer
den Buchstaben „m“ hinzu, z. B. m7366), geben Sie in das
Textfeld Betreff einen Betreff ein, und klicken Sie
anschließend auf Senden.
•
Wenn Sie die Fax-Nachricht als Anhang einer neuen CallPilotNachricht senden möchten, wählen Sie in der Drop-Down-Liste
Senden mit die Option CallPilot Desktop Messaging für
Microsoft Outlook aus, und klicken anschließend auf
Senden.
Es wird eine Maske für neue Nachrichten mit der angehängten
Faxdatei geöffnet.
7
Adressieren Sie die Nachricht über das CallPilot-, Outlook- oder
ein anderes Adressbuch. Siehe Adressieren von Nachrichten.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Erstellen und Senden von Faxstapel-Nachrichten
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8
Fügen Sie gegebenenfalls einen Betreff, Anlagen und Optionen
hinzu. Siehe Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten, und
Festlegen von Nachrichtenoptionen.
9
—Ende—
So erstellen und senden Sie eine Text-Nachricht
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in Ihrem Posteingang in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Neue CallPilot-Nachricht.
2
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue TextNachricht.
3
Geben Sie unformatierten Text in die Nachricht ein.
4
Adressieren Sie die Nachricht, und geben Sie einen Betreff ein.
5
—Ende—
Mit Hilfe der Microsoft Word-Seriendruckfunktion können Sie individuell
angepasste CallPilot-Fax-Nachrichten an mehrere Empfänger und den
Druckauftrag an den Nortel Faxstapel-Drucker senden. Sie müssen mit der
Microsoft Word-Seriendruckfunktion vertraut sein, um sie zu verwenden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Microsoft WordDokumentation. Beachten Sie, dass die CallPilot-Faxstapel-Funktion nur für
CallPilot Desktop- und Web-Benutzer verfügbar ist, die den Nortel FaxstapelDruckertreiber installiert haben.
Wenn Sie die Seriendruckfunktion mit CallPilot verwenden möchten,
benötigen Sie dafür ein Hauptdokument (die Datei, die Sie an Ihre Empfänger
senden möchten) sowie ein Datenquellendokument, das
Empfängerinformationen enthält, z. B. Namen und Fax-Nummern.
Ihre CallPilot Desktop Messaging-Installation enthält eine Beispieldatei für
ein Datenquellendokument von Microsoft Word (Data.doc) und eine
Beispieldatei für ein Hauptdokument von Microsoft Word (Sample.doc).
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
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Aufrufen und Ändern des Beispiel-Datenquellendokuments
Die Datei Data.doc enthält eine Microsoft Word-Tabelle mit je einer Zeile pro
Empfänger. Folgende Spaltenüberschriften sind in der Beispieldatei
enthalten: ToFax, ToName, DelReceipt, DelType, ToCompany und
ToPhone. Diese Spaltenüberschriften können geändert und gelöscht
werden. Sie können auch neue Spalten hinzufügen. Die Bezeichnungen der
Spaltenüberschriften dienen als Tags, die in das Hauptdokument eingefügt
werden können, um die Fax-Nachricht an jeden einzelnen Empfänger
individuell anzupassen oder um CallPilot anzuweisen, wie mit der FaxNachricht vorgegangen werden soll.
Schritt
Handlung
1
Rufen Sie das Verzeichnis \Programme\Nortel\CallPilot\Fax auf,
und öffnen Sie die Datei Data.doc.
2
Fügen Sie bei Bedarf neue Spalten hinzu, oder löschen Sie ggf.
bestehende Spalten. Wählen Sie für neue Spalten aussagekräftige
Spaltenüberschriften aus.
3
Fügen Sie die benötigten Daten unter jeder Spaltenüberschrift ein.
Die Microsoft Word-Tabelle für die Datenquelle kann wie jede
andere Tabelle erstellt werden, z. B. auch durch das Importieren
externer Daten.
Wenn Sie die Empfängerliste mit Hilfe der Seriendruckfunktion
bearbeiten, (indem Sie im Seriendruck-Manager von
Microsoft Word im Bereich Datenquelle auf Bearbeiten klicken),
wird das Fenster Datenformular geöffnet und zeigt alle Einträge
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
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aus der Datenquellentabelle an. In diesem Fenster können Sie
Datensätze hinzufügen, löschen, ändern und suchen. In der
Datenquelldatei hinzugefügte oder geänderte
Spaltenüberschriften werden automatisch in diesem Fenster
angezeigt. Beachten Sie, dass das Textfeld ToFax das einzige
obligatorische Feld für CallPilot ist.
Folgende Parameter und Zeichen werden im Textfeld ToFax
unterstützt:
•
Maximal 120 Zeichen
•
Die Ziffern 0 bis 9
•
„P“ bzw. „p“ sowie das Komma, wenn eine Pause erforderlich
ist
•
Das Rautezeichen (#)
•
Allgemeine Telefonnummernsymbole, z. B. die linke und die
rechte Klammer, sowie der Gedankenstrich
•
Leerzeichen
•
Wenn der Buchstabe „m“ vor der CallPilot Mailbox-Nummer
eingefügt werden soll, um die Mailbox-Adresse zu
kennzeichnen, muss die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet
werden
Die anderen Textfelder sind optional und dienen dazu, die FaxNachricht anzupassen oder ihre Verarbeitung durch CallPilot
festzulegen. Die drei spezifischen CallPilot-Textfelder und ihre
Parameter lauten:
•
ToName. Der Name des Faxempfängers (max. 256 Zeichen).
•
DelReceipt. Sie können dieses Tag dazu verwenden, um eine
CallPilot-Nachricht an Ihre CallPilot-Mailbox schicken zu
lassen, wenn die Fax-Nachricht an den Empfänger übermittelt
wurde. Wenn das Textfeld DelReceipt auf 1 gesetzt ist, wird
eine Übermittlungsbestätigung erstellt. Wenn im Textfeld
DelReceipt auf 0 gesetzt ist, wird keine
Übermittlungsbestätigung für diesen Empfänger erstellt. Wenn
das Textfeld DelReceipt leer ist oder das Feld nicht in der Datei
Data.doc enthalten ist, wird keine Übermittlungsbestätigung
erstellt.
•
DelType. Mit diesem Textfeld können Sie eine
Übermittlungspriorität für jeden Empfänger festlegen. Wenn
das Textfeld DelType auf 0 gesetzt oder leer ist (oder wenn das
Textfeld DelType nicht in der Datei Data.doc enthalten ist), wird
die Nachricht für eine Übermittlung mit der Prioritätsstufe
Nortel CallPilot
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Nortel Networks
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Normal gekennzeichnet. Wenn das Textfeld DelType auf 1
gesetzt ist, wird die Nachricht für eine Übermittlung mit der
Prioritätsstufe Sparmodus gekennzeichnet. Wenn das Textfeld
DelType auf 2 gesetzt ist, wird die Nachricht für eine
Übermittlung mit der Prioritätsstufe Dringend gekennzeichnet.
Nachrichten, die an Nicht-CallPilot-Empfänger gesendet
werden, bei denen die Übertragungsart auf Sparmodus
festgelegt ist, werden nach einem vom CallPilot-Server für die
Prioritätsstufe Sparmodus definierten Zeitplan gesendet.
Beachten Sie, dass an CallPilot-Mailboxen gesendete
Nachrichten von der Prioritätsstufe Sparmodus nicht betroffen
sind und mit der Prioritätsstufe Normal gesendet werden. Die
Übertragung von Nachrichten mit der Prioritätsstufe Normal
oder Dringend erfolgt sofort. Das Symbol Dringend wird von
My CallPilot oder einem Desktop Messaging-Client angezeigt.
Eine Sprachaufforderung identifiziert die Nachricht von der
CallPilot-Telefon-Benutzeroberfläche als Nachricht mit der
Prioritätsstufe Dringend. Nachrichten mit der Prioritätsstufe
Dringend werden als Nachrichten mit der Priorität Normal
behandelt, wenn sie an Nicht-CallPilot-Adressen gesendet
werden.
4
Nachdem Sie die Tabelle bearbeitet haben, speichern Sie alle
Änderungen. Normalerweise benennen Sie diese Datendatei mit
einem eindeutigen Namen. In den verbleibenden Anleitungen wird
jedoch der Einfachheit halber der Name Data.doc verwendet, um
auf die Datendatei Bezug zu nehmen.
5
Schließen Sie das Dokument. Sie können die Datei Data.doc jetzt
als Datenquelle für die Seriendruckfunktion von Microsoft
verwenden.
—Ende—
Aufrufen und Ändern des Beispiel-Hauptdokuments
Die Datei Sample.doc ist eine Beispieldatei für ein Microsoft WordHauptdokument.
•
Öffnen Sie in Microsoft Word aus dem Verzeichnis \Programme\Nortel
\CallPilot\Fax die Datei Sample.doc.
Dieses Dokument enthält gekennzeichnete Felder, die den Feldern in der
Beispieldatei Data.doc entsprechen. Sie können die Datei Data.doc als
Vorlage für Ihre Fax-Nachricht oder zum Üben verwenden. Wenn Sie die
Bezeichnungen der Spaltenüberschriften in der Datei Data.doc ändern,
müssen Sie diese auch in Ihrem Hauptdokument ändern.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
25
Erste Seite
Die erste Seite des Hauptdokuments ist eine besondere Seite und wird nicht
zur fertigen Fax-Nachricht hinzugefügt. Die Datei Sample.doc wird installiert,
wenn die erste Seite ordnungsgemäß eingerichtet ist.
Diese Seite enthält Pfadangaben zur Datenzuordnung von der Datenquelle
zu jedem benutzerdefinierten Faxdokument. Es müssen zwei bestimmte
Steuerungscodes auf der ersten Seite enthalten sein, um CallPilot darüber
zu informieren, dass es sich hierbei um eine Faxstapeldatei handelt, und um
zu verhindern, dass die erste Seite zur Fax-Nachricht hinzugefügt wird:
$SOJ$ Auftrag starten – erteilt dem Faxtreiber den Befehl, mit der Verarbeitung zu
beginnen. Dieser Steuerungscode kann an einer beliebigen Stelle auf der
ersten Seite eingefügt werden.
/zz
Nach dieser Seite starten – verhindert, dass die erste Seite zur FaxNachricht hinzugefügt wird. Dieser Steuerungscode kann an einer
beliebigen Stelle auf der ersten Seite eingefügt werden.
Die CallPilot-Software ruft die Fax-Nummer von der ersten Seite des
Dokuments ab. Des Weiteren ruft die Software den Empfängernamen, die
Übermittlungsbestätigung sowie die Übertragungsart ab, falls diese auf der
ersten Seite enthalten sind.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
26
/tp
Fax-Nummer – wird zum Adressieren der Nachricht verwendet. Dieses
Textfeld ist obligatorisch.
/dr
Übermittlungsbestätigung – kann für die einzelnen Empfänger aktiviert bzw.
deaktiviert werden. Dieses Textfeld ist optional.
/tn
Empfängername – kennzeichnet den Datensatz im Dialogfeld NortelFaxstapelstatus, wenn die Fax-Nummer fehlt bzw. ungültig ist. Dieses
Textfeld ist optional.
/dt
Übertragungsart – kennzeichnet die Nachricht als Normal, Sparmodus oder
Dringend. Dieses Textfeld ist optional.
Zum Abschließen dieser Seite müssen Sie mit Hilfe der Seriendruckfunktion
nach dem Steuerelement /tp die Spaltenüberschrift für die Fax-Nummer
(d. h. <<ToFax>>) einfügen. Außerdem können Sie nach dem
Steuerelement /dr die Spaltenüberschrift für die Übermittlungsbestätigung
(d. h. <<DelReceipt>>), nach dem Steuerelement /tn das Textfeld
Empfängername (d. h. <<ToName>>) und nach dem Steuerelement /dt das
Textfeld Übertragungsart (d. h. <<DelType>>) einfügen.
Hinweis: Bei allen Faxstapelsteuerungen wird zwischen Groß- und
Kleinschreibung unterschieden.
Als erweiterte Faxadressierungsfunktion können Benutzer alle Daten in einer
einzelnen Spalte ändern, ohne dass dabei die Datenquelldatei tatsächlich
geändert wird. Wenn z. B. eine vorhandene Datenquellentabelle FaxNummern für zahlreiche Empfänger enthält, die externe Zugriffsziffer 9
jedoch fehlt, kann diese Ziffer allen Fax-Nummern hinzugefügt werden,
indem das Steuerelement für die erste Seite des Dokuments wie folgt
geändert wird:
/tp9<<ToFax>>
Bei diesem Beispiel wird während der Faxstapel-Verarbeitung jeder
Telefonnummer die Ziffer 9 vorangestellt. Die Datenquelle bleibt unverändert
und kann von einem anderen Standort aus verwendet werden, für den die
Ziffer 9 nicht für den externen Zugriff benötigt wird.
Zweite Seite
Sobald das Datenquellendokument und die erste Seite des Hauptdokuments
erstellt sind, können Sie Ihr Fax individuell anpassen.
Hinweis: Die Seite darf nicht breiter sein als 21,5 cm.
Sie können alle Tags der Datenquellen-Spaltenüberschriften zum Anpassen
des Dokuments verwenden. Im folgenden Beispiel wird die Datei Sample.doc
verwendet.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
27
In diesem Beispiel wird das Dokument für jeden Empfänger individuell
angepasst. Die Datenquellen-Spaltenüberschriften werden mit Hilfe der
Microsoft Word-Seriendruckfunktion in das Dokument eingefügt. Nachdem
Sie das Hauptdokument individuell angepasst haben, kann das Dokument
mit den Informationen aus der Datei Data.doc zusammengeführt werden.
Weitere Informationen zum Einfügen von Datenquellfeldern in ein Dokument
finden Sie in der Microsoft Word-Hilfe zum Stichwort Seriendruck.
Zusammenführen von Daten aus dem Datenquellendokument mit dem
Hauptdokument
Wenn Sie bereit sind, Daten aus der Datenquelle mit dem Hauptdokument
zusammenzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Schritt
Handlung
1
Starten Sie die Seriendruck- oder Serienbrieffunktion in
Microsoft Word über das Menü Extras. Abhängig von der
verwendeten Microsoft Word-Version kann sich diese Option in
verschiedenen Untermenüs befinden.
a. Wählen Sie unter Office XP Extras > Briefe und
Sendungen > Serienbrieferstellung.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
28
b. Wählen Sie unter Office 2000 Extras > Seriendruck.
c. Wählen Sie unter Office 2007 Mailings > Seriendruck
starten > Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-SchrittAnweisungen.
2
Stellen Sie sicher, dass die Datei Sample.doc derzeit als
Hauptdokument und die Datei Data.doc als Datenquelle
ausgewählt ist.
3
Wählen Sie Seriendruck an Drucker, und wählen Sie
anschließend im angezeigten Dialogfeld Drucken den Nortel
Faxstapel-Treiber aus.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass in Microsoft Word die
Option zum Drucken von Seiten in der umgekehrten
Reihenfolge deaktiviert ist.
4
Klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf OK, um den
Faxstapelvorgang zu starten.
—Ende—
Beim Zusammenführen werden die Datenwerte aus der Datenquelldatei mit
dem Hauptdokument an den entsprechenden Tagpositionen
zusammengeführt, und für jeden Empfänger wird eine separate Fax-Datei
im TIF-Format erstellt. Die CallPilot-Software adressiert die Faxdateien und
überträgt sie an den Server. Der CallPilot-Server sendet das Fax an die
Empfänger.
Nach dem Starten dieses Vorgangs wird das Dialogfeld Druckstatus
angezeigt. Die Seitenzahl wird schrittweise erhöht, da jede Seite in eine TIFDatei konvertiert wird. Da die erste Seite übersprungen wird, wird diese nicht
mitgezählt. Wenn z. B. eine dreiseitige Fax-Nachricht an zehn Empfänger
gesendet wird, werden im Dialogfeld die Meldungen „Gedruckt wird Seite 1“,
„Gedruckt wird Seite 2“ usw. bis „Gedruckt wird Seite 20“ angezeigt. Es
werden nur 20 Seiten gedruckt, da bei jedem Dokument die erste Seite
übersprungen wird.
Probleme, die beim Erstellen von Fax-Nachrichten oder bei Faxadressen
auftreten, werden in einem eigenen Dialogfeld, Nortel-Faxstapelstatus,
angezeigt:
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
29
Probleme wie eine fehlende Faxadresse oder ein nicht unterstütztes
Adressenformat werden überprüft; allerdings wird eine falsche Fax-Nummer
beispielsweise nicht angezeigt, solange die Nummer ein zulässiges Format
hat. Im Falle einer falschen Fax-Nummer wird jedoch eine Meldung über die
nicht erfolgte Übermittlung an die CallPilot-Mailbox des Benutzers gesendet.
Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird der Stapelvorgang beendet,
und es werden keine Fax-Nachrichten gesendet. Geben Sie die richtige FaxNummer ein, und schicken Sie den Auftrag erneut ab.
Wenn alle Fax-Nachrichten und Adressen ordnungsgemäß erstellt sind, wird
während der Adressierung und Übertragung der Fax-Nachrichten an den
CallPilot-Server ein Dialogfeld angezeigt. Das Dialogfeld NortelFaxstapelstatus zeigt den Status des Stapelauftrags an. Wenn Sie vor
Abschluss dieses Auftrags in diesem Dialogfeld auf Abbrechen klicken, wird
ein weiteres Dialogfeld angezeigt, in dem Sie dazu aufgefordert werden, den
Abbruch zu bestätigen. Falls Sie Ja wählen, werden alle temporären Dateien
gelöscht, und der Prozess wird beendet. Alle Faxe, die bereits an den
CallPilot-Server übertragen wurden, werden jedoch gesendet.
Wenn beim Übertragen der Fax-Nachricht ein Problem auftritt, wird ein
Dialogfeld angezeigt, das folgendem Dialogfeld ähnelt:
Wenn Sie auf Ja klicken, wird die Fax-Nachricht erneut an den Server
gesendet. Wenn Sie auf Nein klicken, wird die aktuelle Fax-Nachricht
übersprungen, und der Vorgang wird mit der nächsten Fax-Nachricht in der
Liste fortgesetzt. Die übersprungene Fax-Nachricht wird nicht gesendet.
Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird ein anderes Dialogfeld angezeigt, in
dem Sie zum Bestätigen des Abbruchs auffordert werden. Wenn Sie auf Ja
klicken, werden alle temporären Dateien gelöscht und der Vorgang beendet.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
30
Alle bereits an den CallPilot-Server übertragenen Fax-Nachrichten werden
gesendet. Wenn Sie auf Nein klicken, wird die zuvor gezeigte Fehlermeldung
erneut angezeigt. Sie können dann eine andere Option auswählen.
Ein Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt, nachdem alle Fax-Nachrichten
an den Server übertragen wurden.
Verwenden eines benutzerdefinierten Fax-Deckblatts
Sie können Ihren Fax-Nachrichten ein Deckblatt hinzufügen. Normalerweise
werden diese Deckblätter vom Server-Administrator entworfen und
verwaltet. Sie können den gewünschten Stil des Deckblatts auswählen (falls
mehrere zur Verfügung stehen).
Mit diesen Tools erstellte Deckblätter enthalten folgende Informationen:
Informationen zum
Absender:
Informationen zum
Empfänger:
Titel
Name
Abteilung
Telefonnummer
Faxnummer
Titel
Abteilung
Name
Telefonnummer
Unternehmen
Unternehmen
Faxnummer
Anzahl der Seiten
Sendedatum und -uhrzeit
Memo-Bereich des Deckblatts
Aufnehmen eines Deckblatts in eine Fax-Nachricht
Auf der Registerkarte Mail des Konfigurationsdialogfelds für CallPilot
Desktop Messaging (wählen Sie Extras > CallPilot Desktop Messaging >
Konfiguration) befindet sich die Option Deckblatt beim Weiterleiten von
Faxen einschließen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
31
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie anschließend aus einer Liste
verfügbarer Deckblätter ein Standard-Deckblatt auswählen. Mit der
Schaltfläche Durchsuchen können Sie den Speicherort der Deckblätter
auswählen. Der standardmäßige Speicherort lautet folgendermaßen:
\Programme\Nortel\ CallPilot\cvrpages.
Auswählen des gewünschten Deckblatts
Beim Senden einer Fax-Nachricht enthält die CallPilot-FaxNachrichtenmaske ein Deckblattmenü mit Optionen für das Hinzufügen und
Ändern.
Im Menü Hinzufügen wird eine Liste aller verfügbaren Deckblätter angezeigt.
Wählen Sie ein Deckblatt aus, und klicken Sie auf OK.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
32
Im Menü Ändern wird der Inhalt des aktuellen Deckblatts angezeigt, den Sie
ändern können. Im Fenster Ändern können Sie auch eine Vorschau des
aktuellen Deckblatts anzeigen.
Wenn Sie die Option Deckblatt beim Weiterleiten von Faxen einschließen
aktivieren, fügt CallPilot das ausgewählte Deckblatt in das Fax ein. Das
Deckblatt wird in der Liste der Anlagen an erster Stelle angezeigt (linkes
Fenster). In der Anlagenansicht (rechtes Fenster) wird nur der MemoBereich des Deckblatts angezeigt. Hier können Sie alle weiteren benötigten
Informationen einfügen.
Nortel Fax-Druckertreiber-Maske
Sie können die Nortel Fax-Druckertreiber-Maske zum Senden einer FaxNachricht mit Hilfe eines CallPilot Desktop Messaging-Clients (z. B.
Microsoft Outlook) oder mit Hilfe der Quickfax-Funktion verwenden. Mit der
Quickfax-Funktion können Sie eine Fax-Nachricht direkt aus dem Dialogfeld
Drucken senden. Wenn Sie eine Fax-Nachricht mit Hilfe eines CallPilot
Desktop Messaging-Clients senden möchten, ist das Deckblatt in der
benutzerdefinierten CallPilot-Maske verfügbar.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
33
Wenn Sie Ihr Fax an ein bestimmtes Ziel senden (z. B. ein Faxgerät), wird
das Textfeld für das Deckblatt aktiviert, in dem Sie dann nach einem
Deckblatt suchen oder eines aus der Liste auswählen können. Anschließend
können Sie den Inhalt des Deckblatts ändern. Sie können sich auch gegen
ein Deckblatt entscheiden, indem Sie die Option Kein Deckblatt aus der Liste
auswählen.
Beachten Sie, dass Sie auch einen Betreff in das Feld Betreff eingeben
können. Die Informationen aus der Betreffzeile werden nur im E-Mail-Bereich
der Fax-Nachricht angezeigt, nicht jedoch auf einem Ausdruck.
Ändern und Anzeigen einer Vorschau des Deckblatts
Sie können sowohl in der benutzerdefinierten CallPilot-Maske als auch in der
Nortel Fax-Druckertreiber-Anwendung eine Vorschau des aktuellen
Deckblatts anzeigen und seinen Inhalt ändern.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
34
Klicken Sie auf Vorschau, um den aktuellen Zustand des Deckblatts
anzuzeigen.
Bei Ihrem ersten Zugriff auf diese Seite versucht CallPilot Desktop
Messaging, die Von-Angaben ausgehend von den zuvor eingegebenen
Daten auszufüllen. Auch wenn die Von-Informationen bereits angegeben
sind, können Sie diese ändern.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Durchführen eines Anrufs mit Hilfe des Anrufverzeichnisses
35
Im Bereich An ist das Textfeld Fax immer schreibgeschützt. Das Textfeld
Name ist schreibgeschützt, wenn das Deckblatt mit Hilfe der
benutzerdefinierten Maske ausgefüllt wird. In diesem Fall trägt CallPilot
automatisch den Empfängernamen in das Textfeld Name ein. Wenn Sie den
Fax-Druckertreiber verwenden, bleibt dieses Textfeld leer, und Sie können
es ausfüllen.
Wenn ein Deckblatt über den Fax-Druckertreiber verwendet wird, berechnet
CallPilot Desktop Messaging die Anzahl der Seiten und trägt diese in das
Feld Seiten ein. Wenn Sie die benutzerdefinierte Maske verwenden, bleibt
das Feld Seiten leer. Sie können dieses Feld in beiden Fällen ändern.
Das Feld Gesendet enthält standardmäßig das aktuelle Datum und die
aktuelle Uhrzeit. Dieses Feld kann ebenfalls bearbeitet werden. Der MemoBereich wird mit dem Feld Memo der benutzerdefinierten Maske
synchronisiert.
Hinweis: Das Feld Memo darf maximal 2500 Zeichen enthalten. Alle
anderen Deckblattfelder dürfen maximal 30 Zeichen enthalten.
Durchführen eines Anrufs mit Hilfe des Anrufverzeichnisses
Mit Hilfe der Funktion Anrufverzeichnis können Sie jede Person anrufen, die
in einem von Microsoft Outlook verwendeten Adressbuch aufgeführt ist.
Dazu gehören die globale Adressliste, Outlook-Kontakte und das CallPilotAdressbuch.
So führen Sie einen Anruf mit Hilfe des Anrufverzeichnisses durch
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die Schaltfläche
Anrufverzeichnis.
Das Dialogfeld für die Namensauswahl wird aufgerufen.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
36
2
Wählen Sie in der Liste Namen anzeigen aus das Adressbuch
aus, das durchsucht werden soll.
Hinweis: In Outlook 2007 heißt diese Liste Adressbuch.
3
Im Feld Name eingeben oder aus Liste auswählen können Sie
einen Teil bzw. den ganzen Namen des Empfängers eingeben, um
diesen im Adressbuch zu finden, wie in der obigen Abbildung
dargestellt.
Hinweis: In Outlook 2007 trägt dieses Feld den Namen
Suchen.
4
Wählen Sie den Namen der Person aus der Liste Name aus, und
klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Kontakt wird angezeigt; dieses führt alle
Telefonnummern auf, die in dem Adressbucheintrag des
ausgewählten Empfängers verzeichnet sind.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
37
Hinweis: Wenn CallPilot keine gültige Telefonnummer finden
kann, wird je nach Client nur die E-Mail-Adresse oder der
Name der Person angezeigt. Da E-Mail-Adressen oder Namen
nicht angewählt werden können, müssen Sie die vollständige
Telefonnummer der Person manuell in das Feld Nummer
überprüfen eingeben. Wenn Sie die Nummer, die Sie
eingeben, speichern möchten, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Änderungen speichern.
5
Wählen Sie im Feld Verfügbare Ziele die Nummer aus, die
angerufen werden soll.
6
Stellen Sie sicher, dass die Nummer korrekt ist, und klicken Sie auf
Anrufen.
7
Nehmen Sie den Hörer ab, wenn das Telefon klingelt. CallPilot ruft
sofort den Absender der Nachricht an.
—Ende—
Sie können auf eine CallPilot-Nachricht oder eine Microsoft OutlookNachricht mit einem Telefonanruf antworten, anstatt eine aufgezeichnete
Nachricht zu senden.
•
Wenn die Adresse des Absenders einer Nachricht von einem
Microsoft Exchange-Server stammt, wird sie als Bekannt angegeben, da
sie in Ihrem Adressbuch aufgeführt ist.
•
Wenn die Adresse des Absenders von einem externen SMTP-Server
stammt, wird der Absender im Posteingang und in der CallPilot-Maske
als Unbekannt angegeben, unabhängig davon, ob der Absender in
Ihrem Adressbuch aufgeführt ist oder nicht.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
38
So kontaktieren Sie den Absender einer Nachricht, wenn die Adresse
bekannt ist
Schritt
Handlung
1
Wählen Sie eine Nachricht in Ihrem CallPilot- oder
Microsoft Outlook-Posteingang aus.
2
Klicken Sie auf die Schaltfläche Absender kontaktieren.
Das Dialogfeld Kontakt wird angezeigt; dieses führt alle
Telefonnummern auf, die in dem Adressbucheintrag des
Absenders verzeichnet sind.
Hinweis: Wenn CallPilot keine gültige Telefonnummer finden
kann, wird je nach Client nur die E-Mail-Adresse oder der
Name der Person angezeigt. Da E-Mail-Adressen oder Namen
nicht angewählt werden können, müssen Sie die vollständige
Telefonnummer der Person manuell in das Feld Nummer
überprüfen eingeben. Wenn Sie die Nummer, die Sie
eingeben, speichern möchten, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Änderungen speichern.
3
Wählen Sie im Feld Verfügbare Ziele die Nummer aus, die
angerufen werden soll.
4
Stellen Sie sicher, dass die Nummer korrekt ist, und klicken Sie auf
Anrufen.
5
Nehmen Sie den Hörer ab, wenn das Telefon klingelt. CallPilot ruft
sofort den Absender der Nachricht an.
—Ende—
Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten
Bevor Sie eine Nachricht senden, können Sie eine oder mehrere Sprach-,
Fax- oder Textdateien anhängen. Sprachdateien können für CallPilotEmpfänger im VBK- oder WAV-Format vorliegen. CallPilot kann VBKDateien automatisch in WAV-Dateien konvertieren, wenn diese an NichtCallPilot-Benutzer gesendet werden. Siehe Ändern der MailÜbertragungseinstellungen. Fax-Dateien müssen im TIFF-F-Format
vorliegen. Textdateien müssen im TXT-Format vorliegen.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Festlegen von Nachrichtenoptionen
39
So fügen Sie Dateien an eine Nachricht an
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in einer neuen CallPilot-Nachricht auf das Symbol
Datei anhängen.
2
Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der gewünschten Datei.
3
Klicken Sie auf Öffnen, um die Dateien anzuhängen und zu der
neuen CallPilot-Nachricht zurückzukehren.
—Ende—
Festlegen von Nachrichtenoptionen
Bevor Sie eine Nachricht senden, können Sie Optionen zur Verarbeitung und
Übermittlung festlegen.
So legen Sie Nachrichtenoptionen fest
Schritt
Handlung
1
Wählen Sie in der Maske für neue Nachrichten nach Bedarf die
Optionen Übermittlung, Vertraulichkeit, Lesebestätigung
sowie Übermittlungsbestätigung aus.
•
Wählen Sie im Feld Übermittlung die Option Dringend oder
Sparmodus aus, oder behalten Sie die Einstellung Normal
bei.
•
Wählen Sie im Feld Vertraulichkeit die Option Privataus, oder
behalten Sie die Einstellung Öffentlich bei.
Wenn Sie eine als Privat gekennzeichnete Nachricht senden,
sollten Sie beachten, dass Nicht-CallPilot-Benutzer diese
Nachricht trotzdem weiterleiten können. Auch werden
Empfänger in Nicht-CallPilot-Systemen nicht über die
Vertraulichkeitsoption Privat informiert. Weisen Sie den
Empfänger in Ihrer Nachricht explizit darauf hin, dass es sich
um eine private Nachricht handelt.
•
Um eine Bestätigung zu erhalten, wenn der Empfänger die
Nachricht geöffnet hat, aktivieren Sie die Option
Lesebestätigung. Aktivieren Sie die hingegen die Option
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
40
Übermittlungsbestätigung, um eine Bestätigung zu erhalten,
sobald der Empfänger die Nachricht erhalten hat.
2
Fahren Sie wie üblich mit dem Verfassen, Adressieren und Senden
der Nachricht fort.
—Ende—
Weiterleiten und Beantworten von Nachrichten
Sie können eine Nachricht weiterleiten und ihr einen Begleittext anhängen.
Sie können auch eine Antwort für den Absender einer Nachricht oder für den
Absender und an alle Empfänger einer Nachricht verfassen.
So leiten Sie eine Nachricht weiter oder beantworten sie
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf die Schaltfläche
Antworten, Allen antworten oder Nachricht weiterleiten.
2
Erstellen Sie in der Maske für neue Nachrichten eine Sprach-, Faxoder Text-Nachricht.
3
Adressieren Sie weitergeleitete Nachrichten genauso wie eine
neue Nachricht. Antworten werden automatisch adressiert.
4
Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu, legen Sie Optionen fest, und
ändern Sie die Betreffzeile.
5
Hinweis: Ihr Administrator kann an externe E-Mail-Adressen
weitergeleitete Nachrichten blockieren.
—Ende—
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Einrichten der Nachrichtenweiterleitung
41
Einrichten der Nachrichtenweiterleitung
Sie können Ihre CallPilot-Nachrichten an eine andere CallPilot-Mailbox oder
eine externe E-Mail-Adresse weiterleiten. Hierzu müssen Sie eine Regel zur
Nachrichtenweiterleitung erstellen und aktivieren. Eine solche Regel enthält
Kriterien, mit denen Sie definieren, welche Nachrichten an welche Adresse
weitergeleitet werden sollen.
Wenn Sie eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung aktivieren, können Sie an
einem anderen Standort (z. B. über ein Internet-Konto oder einen PDA) auf
alle eingehenden Nachrichten zugreifen, welche den Kriterien entsprechen.
Sprachnachrichten können in dem Format weitergeleitet werden, in dem sie
eingehen, oder in das WAV-Format konvertiert werden.
Eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung kann von Ihnen selbst oder von
Ihrem CallPilot-Administrator erstellt werden. Wenn Sie selbst eine Regel
erstellen möchten, müssen Sie dazu My CallPilot verwenden. Sie können die
Regel anschließend jedoch über Desktop Messaging, My CallPilot oder per
Telefon (Option 8-5-1) aktivieren und deaktivieren.
So richten Sie die Nachrichtenweiterleitung ein
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang im Menü Extras auf
CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration.
2
Klicken Sie auf die Registerkarte Mail.
3
Klicken Sie auf den Eintrag Regel zur Nachrichtenweiterleitung
konfigurieren, um My CallPilot zu öffnen.
4
Falls die My CallPilot-Seite zur Konfiguration einer
Nachrichtenweiterleitungsregel nicht automatisch angezeigt wird,
gehen Sie folgendermaßen vor:
a. Melden Sie sich bei CallPilot an.
b. Klicken Sie auf das Register CallPilot-Funktionen, und
wählen Sie den Eintrag Regel zur Nachrichtenweiterleitung.
5
Konfigurieren Sie eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung.
Schrittweise Anleitungen finden Sie im Benutzerhandbuch –
Desktop Messaging für My CallPilot (NN44200-109).
—Ende—
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
42
So aktivieren oder deaktivieren Sie die Nachrichtenweiterleitung
Eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung muss zunächst konfiguriert werden,
bevor Sie sie aktivieren oder deaktivieren können. Im vorhergehenden
Abschnitt finden Sie eine Beschreibung des Konfigurationsvorgangs, falls
Sie diesen selbst durchführen möchten; andernfalls bitten Sie Ihren CallPilotAdministrator eine Regel für Sie zu konfigurieren. Aus Sicherheitsgründen
müssen Sie diese Funktion selbst aktivieren oder deaktivieren. Sie können
dies in My CallPilot, in Desktop Messaging über die folgende Methode oder
per Telefon erledigen (Option 8-5-1).
Hinweis: Falls Sie die Option Anonyme Anmeldung aktiviert haben,
können Sie Regeln zur Nachrichtenweiterleitung nicht über die DesktopMessaging-Software aktivieren oder deaktivieren. (Sie überprüfen dies,
indem Sie Extras > CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration wählen,
das Register Adressbuch aufrufen und auf Erweitert klicken).
Schritt
Handlung
1
2
3
Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Regel zur
Nachrichtenweiterleitung aktivieren.
—Ende—
Adressieren von Nachrichten
Sie können eine CallPilot-Nachricht über das CallPilot-Adressbuch
adressieren oder Adressen aus jedem verfügbaren Outlook-Adressbuch
auswählen. Sie können die Nachricht auch manuell adressieren.
Das CallPilot-Adressbuch auf dem Server wird von Ihrem Unternehmen
verwaltet und enthält die Adressen der CallPilot-Benutzer sowie die
Verteilerlisten, die Sie verwenden dürfen. Sie können diese Liste nicht
bearbeiten. Falls Sie offline arbeiten (ohne Verbindung zum CallPilotServer), können Sie das CallPilot-Adressbuch auf Ihren Computer
herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ändern Ihrer
Adressbuch-Einstellungen.
Zugreifen auf CallPilot-Adressen von anderen CallPilot-Netzwerkservern
Falls Ihr Standort über mehrere CallPilot-Server verfügt, kann Ihr CallPilotAdministrator Ihr CallPilot-Adressbuch erweitern und außer den Adressen
auf Ihrem lokalen Server auch die Adressen von CallPilot-Benutzern auf den
Netzwerkservern aufnehmen. Wenn Sie diese erweiterte Liste nicht
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
43
benötigen, können Sie Ihr CallPilot-Adressbuch so konfigurieren, dass es nur
die Adressen des lokalen Servers enthält. Weitere Informationen finden Sie
im Abschnitt Ändern Ihrer Adressbuch-Einstellungen.
So adressieren Sie eine Nachricht mit Hilfe des Adressbuchs
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in einer neuen CallPilot-Nachricht auf das Symbol An.
2
Wählen Sie in der Liste Namen anzeigen aus das Adressbuch
aus, das durchsucht werden soll, z. B. CallPilot-Adressbuch.
Hinweis: In Outlook 2007 heißt diese Liste Adressbuch.
3
Im Feld Name eingeben oder aus Liste auswählen können Sie
einen Teil bzw. den ganzen Namen des Empfängers eingeben, um
diesen im Adressbuch zu finden.
Hinweis: In Outlook 2007 trägt dieses Feld den Namen
Suchen.
4
Wählen Sie die Adresse aus.
5
Klicken Sie auf An.
6
Wählen Sie gegebenenfalls weitere Adressen aus, und klicken Sie
auf An, Cc oder Bcc.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
44
7
Klicken Sie nach der Auswahl der gewünschten Adressen auf
OK, um zu der CallPilot-Nachricht zurückzukehren.
—Ende—
So adressieren Sie eine Nachricht manuell:
Schritt
Handlung
1
Geben Sie die Adresse in einer neuen CallPilot-Nachricht direkt in
das Feld An ein. Schließen Sie die Adresse in eckige Klammern
ein.
Beispiel für ein korrektes manuelles Adressenformat:
[CALLPILOT:[email protected]]
Weitere Informationen über das Adressierungsformate finden Sie
in den Abschnitten Für CallPilot-Adressen erforderliches Format
und Für Fax- und Telefonnummern erforderliches Format.
—Ende—
So fügen Sie CallPilot-Adressen zu Ihren Outlook-Kontakten hinzu
Sie können CallPilot-Adressen zu Ihren Outlook-Kontakten hinzufügen.
Indem Sie das Wort „CallPilot“ an einen Empfängernamen anhängen, kann
zwischen CallPilot- und normalen E-Mail-Adressen unterschieden werden.
Schritt
Handlung
1
Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Adressbuch.
2
Klicken Sie auf das Symbol Neuer Eintrag.
Hinweis: In Outlook 2007 wählen Sie Datei > Neuer Eintrag.
3
Wählen Sie Neuer Kontakt, und klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Unbenannt - Kontakt wird angezeigt. Das folgende
Beispiel stammt aus Outlook 2003.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
4
45
Füllen Sie das Dialogfeld wie erforderlich aus. Bedenken Sie dabei
Folgendes:
•
CallPilot verwendet Informationen aus folgenden Feldern:
— E-Mail-Adressen: E-Mail, E-Mail 2, E-Mail 3
— Telefonnummern: Assistent, Geschäftlich, Geschäftlich 2,
Auto, Privat, Privat 2, ISDN, Mobiltelefon, Weitere
— Faxnummern: Fax geschäftl., Fax privat und Weiteres Fax
Weitere Informationen über Formate finden Sie in den
Abschnitten Für CallPilot-E-Mail-Adressen erforderliches
Format und Für Fax- und Telefonnummern erforderliches
Format.
•
CallPilot ignoriert alle Fax- und Telefonnummern, wenn das
Feld E-Mail eine Microsoft Exchange Server- oder CallPilotAdresse enthält.
—Ende—
E-Mail-Adressen im Vergleich zu Fax-/Telefonnummern
CallPilot sucht Kontaktinformationen für eine CallPilot- oder Microsoft
Exchange Server-Adresse. Ist weder das eine noch das andere verfügbar,
hängt die von CallPilot verwendete Adresse oder Nummer davon ab, ob es
sich um eine Sprach-, Fax- oder Textnachricht bzw. eine Nachricht im
Kombinationsformat handelt.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
46
Nachrichtentyp
Verwendete Adresse oder Nummer
Sprache
•
Wenn sowohl eine E-Mail-Adresse als auch eine
Telefonnummer verfügbar ist, fordert CallPilot Sie auf,
eine der Optionen auszuwählen.
•
Ist lediglich eine E-Mail-Adresse verfügbar, sendet
CallPilot die Nachricht an diese Adresse.
•
Ist lediglich eine Telefonnummer verfügbar, wird ein
Dialogfeld aufgerufen, in dem Sie die Nummer
überprüfen können. CallPilot sendet die Sprachnachricht
dann an diese Nummer.
•
Wenn sowohl eine E-Mail-Adresse als auch eine
Faxnummer verfügbar ist, fordert CallPilot Sie auf, eine
der Optionen auszuwählen.
•
Ist lediglich eine E-Mail-Adresse verfügbar, sendet
CallPilot die Nachricht an diese Adresse.
•
Ist lediglich eine Faxnummer verfügbar, wird ein
Dialogfeld aufgerufen, in dem Sie die Nummer
überprüfen können. CallPilot sendet die Nachricht dann
an diese Nummer.
Fax
Text
CallPilot sendet die Nachricht an eine E-Mail-Adresse, sofern
eine solche verfügbar ist.
Kombinierte
Sprach-/Fax- oder
Sprach-/
Textnachrichten
CallPilot sendet die Nachricht an eine E-Mail-Adresse, sofern
eine solche verfügbar ist.
Hinweis: Ist keine angemessene Adresse oder Nummer verfügbar,
sendet CallPilot Ihnen eine Benachrichtigung über die nicht erfolgte
Übermittlung, um Sie zu informieren, dass die Nachricht nicht gesendet
werden kann.
Überprüfen von Telefon- und Faxnummern
Die ursprüngliche Telefon- oder Faxnummer kann alle alphanumerischen
Zeichen enthalten. Darin eingeschlossen sind besondere Wählpräfixe, wie
z. B. + für internationale Nummern, und Abkürzungen, wie z. B. ESN, um
interne Anrufe zu kennzeichnen. Sie müssen die ausgewählte Nummer
jedoch im Dialogfeld CallPilot-Empfänger im Textfeld Nummer
überprüfen bearbeiten, um eine ordnungsgemäße Übermittlung
sicherzustellen. Die geänderte Nummer kann nur die folgenden
alphanumerischen Zeichen enthalten:
Die numerischen Zeichen 0123456789
Die numerischen Begrenzer ( ) Die Pausezeichen „P“, „p“ und „ , “ (Komma)
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
47
Das Rautezeichen #
Leerzeichen
Die Desktop-Messaging-Software versucht, die vorgenommenen
Änderungen zu speichern, sodass diese nicht jedes Mal erneut eingegeben
werden müssen, wenn Sie diese Telefon- oder Faxnummer verwenden.
Beachten Sie, dass das Wählen einer bestimmten Telefon- oder Faxnummer
vom CallPilot-Server eingeschränkt sein kann.
Beachten Sie auch, dass die Funktion zur Suche nach verfügbaren Telefonoder Faxnummern nur dann verfügbar ist, wenn Sie die CallPilotNachrichtenmaske verwenden. In der Standard-E-Mail-Maske wird nicht
nach diesen Nummern gesucht. Wenn in der Standard-E-Mail-Maske im
Textfeld eines Empfängers eine CallPilot- oder E-Mail-Adresse fehlt, wird für
diesen Empfänger eine Benachrichtigung über nicht erfolgte Übermittlung
erstellt.
So fügen Sie einen Absender oder Empfänger zu Ihren OutlookKontakten hinzu
Sie können einen Absender oder Empfänger über ein Kontextmenü schnell
in Ihre Outlook-Kontakte aufnehmen. Befindet sich ein Absender oder
Empfänger einer CallPilot-Nachricht nicht in Ihren Outlook-Kontakten, wird
der Anzeigename als „Unbekannt“ angezeigt.
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in einer geöffneten CallPilot-Nachricht mit der rechten
Maustaste auf den Absender bzw. Empfänger, der in Ihre OutlookKontakte aufgenommen werden soll.
2
Klicken Sie auf Zu Kontakten hinzufügen.
3
Geben Sie den Namen der Person sowie eventuelle zusätzliche
Informationen ein, die Sie speichern möchten.
4
Klicken Sie auf Speichern und Schließen.
Der neue Kontakt wird in Ihre Kontaktliste aufgenommen.
—Ende—
So aktualisieren Sie die vorhandenen Kontaktinformationen eines
Absenders oder Empfängers
Falls Sie die Kontaktangaben einer bereits in Ihren Outlook-Kontakten
vorhandenen Person bearbeiten möchten, können Sie dies schnell über das
Kontextmenü in einer geöffneten Nachricht tun.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
48
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in einer geöffneten CallPilot-Nachricht mit der rechten
Maustaste auf den Absender bzw. Empfänger, dessen Angaben
Sie in Ihren Outlook-Kontakten aktualisieren möchten.
2
Klicken Sie auf Vorhandenen Kontakt aktualisieren.
3
Wählen Sie den Namen der Person aus der Liste Name aus, und
klicken Sie auf OK.
4
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den
Kontaktinformationen vor.
5
Klicken Sie auf Speichern und Schließen.
6
Geben Sie im Dialogfeld Mehrfach vorhandener Kontakt an, wie
Sie mit doppelten Kontaktinformationen umgehen möchten, und
klicken Sie anschließend auf OK.
—Ende—
Für CallPilot-E-Mail-Adressen erforderliches Format
Wenn Sie eine CallPilot-Adresse im E-Mail-Textfeld eingeben möchten,
muss die Adresse über folgendes Format verfügen:
[CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ]
Wobei:
XXXX = VPIM-Netzwerk-Verknüpfung
YYYY = CallPilot-Mailbox-Nummer
ZZZZ = CallPilot-Server-FQDN (Server und Domäne)
Nehmen wir z. B. an, dass der CallPilot-Server „na12345“ in der Domäne
„us.nortel.com“ mit der VPIM-Netzwerk-Verknüpfung „1905555“ die
Mailboxnummer „1212“ enthält. In diesem Fall lautet die CallPilot-Adresse
für diese Mailbox:
Für Fax- und Telefonnummern erforderliches Format
Fax- und Telefonnummern müssen als alphanumerische Zeichenfolge in ein
Kontaktfeld eingegeben werden. Das Pausezeichen (P p ,) und die Raute (#)
werden unterstützt.
Erforderliches Format für eine Fax-Nachricht:
[CALLPILOT:FAX=XXXX@ZZZZ]
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Persönliche Verteilerlisten
49
Erforderliches Format für eine Sprachnachricht:
[CALLPILOT:SPRACH=XXXX@ZZZZ]
Wobei:
XXXX = Telefon- oder Faxnummer
ZZZZ = CallPilot-Server-FQDN (Server und Domäne)
Beispiele für gültige Fax- und Telefonnummern-Formate sind:
[CALLPILOT:(416) [email protected]]
[CALLPILOT:(800) 333-7777#[email protected]]
Microsoft Outlook unterstützt Telefon- und Faxnummern für Büro, Privat,
Auto usw. Einige Kontaktnummern werden nicht unterstützt. Beachten Sie,
dass Kontaktnummern eine Microsoft Outlook-Funktion sind. Im
CallPilot Desktop Messaging können nicht unterstützte Objekte weder
ausgeblendet noch geändert werden. Folgende Nummern werden
unterstützt bzw. nicht unterstützt:
•
Gültige Sprach-Kontaktnummern: Assistent, Geschäftlich,
Geschäftlich 2, Auto, Privat, Privat 2, ISDN, Mobiltelefon, Weitere
•
Gültige Fax-Kontaktnummern: Fax geschäftl., Fax privat und Weiteres
Fax
•
Nicht unterstützte Kontaktnummern: Rückmeldung; Firma; Pager;
Haupttelefon; Funkruf; Telex und Texttelefon
Persönliche Verteilerlisten
Es stehen zwei Arten von persönlichen Verteilerlisten zur Verfügung:
•
Eine persönliche CallPilot-Verteilerliste, die über My CallPilot oder per
Telefon erstellt werden kann.
•
Lokale Verteilerlisten, die über Ihre Outlook-Kontakte erstellt werden
können. Beachten Sie, dass diese Art der Verteilerlisten nicht per Telefon
aufgerufen werden können.
So verwenden Sie vorhandene persönliche CallPilot-Verteilerlisten
Sie können Nachrichten mit Hilfe der persönlichen CallPilot-Verteilerlisten
adressieren, die Sie in My CallPilot oder auf Ihrem Telefon erstellen. Wählen
Sie in Outlook diese Listen aus dem CallPilot-Adressbuch aus.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
50
So erstellen Sie eine persönliche Verteilerliste in Outlook
Sie können eine persönliche CallPilot-Verteilerliste in Outlook auf die gleiche
Weise wie eine persönliche E-Mail-Verteilerliste erstellen. Eine von Ihnen
erstellte Liste wird in den Outlook-Kontakten angezeigt, sodass Sie diese
zum Adressieren einer Nachricht verwenden können. Eine in Outlook
erstellte Liste kann nicht über Ihr Telefon oder über My CallPilot aufgerufen
werden.
Weitere Informationen zum Erstellen einer persönlichen Verteilerliste in
Outlook finden Sie in der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook.
Ändern des Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt
werden
CallPilot-Nachrichten können an die folgenden Ziele zugestellt werden:
•
Einen separaten CallPilot-Posteingang, sodass CallPilot-Nachrichten
getrennt von den regulären E-Mails in Outlook aufbewahrt werden
•
Ihren E-Mail-Posteingang, sodass Ihre CallPilot-Nachrichten mit den
regulären E-Mails in Outlook zusammengeführt werden
Die beiden folgenden Abbildungen verdeutlichen den Unterschied zwischen
diesen beiden Optionen.
CallPilot-Nachrichten in einem separaten Posteingang
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
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Ändern des Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden
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CallPilot-Nachrichten in Ihrem Outlook-Posteingang, zusammen mit der regulären E-Mail
Wenn Sie sich das erste Mal bei Desktop Messaging anmelden und die
entsprechende Option für Sie verfügbar ist, werden Sie aufgefordert, den
Posteingang auszuwählen. Sie können den Posteingang jedoch später
jederzeit über die unten beschriebene Methode ändern.
So ändern Sie den Posteingang, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt
werden
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in Ihrem Posteingang im Menü Extras auf CallPilot
Desktop Messaging > Konfiguration.
2
3
Wählen Sie im Feld Übermitteln an den Posteingang, an den die
CallPilot-Nachrichten zugestellt werden sollen.
4
Wenn Sie die Option E-Mail-Posteingang wählen und
Sprachnachrichten von Outlook Web Access mit Media Playern
von anderen Herstellern als Nortel wiedergeben möchten,
aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eingehende
Sprachnachrichten in das WAV-Format konvertieren.
5
Klicken Sie auf OK.
6
Schließen und öffnen Sie Outlook erneut, um die Änderungen zu
übernehmen.
—Ende—
Nortel CallPilot
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Nortel Networks
52
Info über das Zusammenführen von CallPilot-Nachrichten mit OutlookE-Mail
Im Folgenden finden Sie einige Tipps für das Zusammenführen von CallPilotNachrichten mit Outlook-E-Mail.
•
Wenn Ihr E-Mail-Posteingang von Outlook auf dem Microsoft Exchange
Server liegt, können Sie einige zusätzliche Funktionen von Outlook
verwenden:
— Empfangen einer Benachrichtigung über CallPilot-Nachrichten auf
einem Blackberry-Gerät
— Verwalten der CallPilot-Nachrichten mit dem Regelassistenten von
Outlook
— Anzeigen von CallPilot-Nachrichten in webbasierten E-Mail-Clients
wie Outlook Web Access
Hinweis: Der Outlook-Client muss ausgeführt werden, damit
diese Funktionen verwendet werden können.
•
Wenn Sie eine Verzögerung in der Nachrichtensynchronisierung
zwischen dem CallPilot-Server und Ihrem Microsoft Exchange Server
feststellen, können Sie sie reduzieren, indem Sie Ihren Microsoft
Exchange Server auf den Exchange-Cache-Modus einstellen. Dadurch
wird eine Kopie des Posteingangs auf dem Computer gespeichert.
Informationen darüber, wo diese Option eingestellt wird, finden Sie in der
Online-Hilfe von Outlook.
Hinweis: Der Exchange-Cache-Modus ist nur in Outlook 2003 und
höher verfügbar.
•
Da Sie sich dafür entschieden haben, Ihren CallPilot Desktop MessagingPosteingang nicht zu verwenden, wird dieser nicht in der Liste der E-MailOrdner angezeigt. In manchen Fällen ist er weiterhin in der Liste
enthalten, er ist jedoch deaktiviert.
Verwenden von Instant Messaging
Mit der Instant Messaging-Funktion können Sie eine Instant MessagingSitzung über einen Microsoft Windows Messenger/MSN Messenger oder
Nortel Multimedia-PC-Client (MCS 5100) von einer CallPilot- oder E-MailNachricht aus starten.
Sie können eine Instant Messaging-Verbindung mit anderen Benutzern
initiieren, vorausgesetzt, beide Teilnehmer verfügen über ein gültiges Konto
auf dem MCS 5100 (Nortel Multimedia-PC-Client) oder auf einem der
folgenden unter Windows/MSN Messenger verfügbaren Dienste:
•
NET Passport Service (Windows/MSN Messenger)
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Verwenden von Instant Messaging
•
SIP Communication Service (Windows Messenger)
•
Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger)
53
Für die Konfiguration dieser Dienste sind keine bestimmten
Voraussetzungen erforderlich. Sie müssen diese Konten den
Voraussetzungen für Windows/MSN Messenger entsprechend
konfigurieren. Für den SIP Communication Service unter der MCS 5100Konfiguration müssen Sie über einen konfigurierten und funktionsbereiten
Nortel Multimedia-PC-Client verfügen, um seine Instant Messaging-Funktion
verwenden zu können.
So aktivieren Sie die Instant Messaging-Funktion in CallPilot Desktop
Messaging
Schritt
Handlung
1
2
Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Instant
Messaging-Anwendung aus, die Sie verwenden möchten.
Folgende Optionen sind möglich:
3
•
Windows/MSN Messenger verwenden
•
Nortel Multimedia-PC-Client verwenden
Schließen und öffnen Sie Outlook erneut, um die Änderungen zu
übernehmen.
—Ende—
So verwenden Sie Instant Messaging aus einer geöffneten CallPilotNachricht
Sie können eine Instant Messaging-Sitzung über eine geöffnete CallPilotNachricht initiieren.
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in einer geöffneten CallPilot-Nachricht in der
Symbolleiste auf das Symbol für die gewünschte Instant
Messaging-Software:
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
54
Falls der Sender der Nachricht online ist, wird eine Instant
Messaging-Sitzung gestartet. Andernfalls wird das
Kontaktdialogfeld angezeigt.
2
Klicken Sie auf die Registerkarte der Instant Messaging-Software.
Auf der Registerkarte wird Ihre Kontaktliste aus der Windows/MSN
Messenger-Anwendung bzw. Ihre Freundesliste der Nortel
Multimedia-PC-Client-Anwendung angezeigt.
3
Wählen Sie die Instant Messaging-Adresse aus, und überprüfen
Sie sie, oder geben Sie den korrekten Anmeldenamen ein.
4
Klicken Sie auf Senden, um die Sitzung zu starten.
—Ende—
Hinweis: Die Instant Messaging-Symbole in der Symbolleiste werden
je nach Online-Status des Absenders in verschiedenen Farben
angezeigt:
Online
Offline
Status oder Anmeldename
des Absenders unbekannt
(Windows/MSN
Messenger)
Online
Offline
Status oder Anmeldename
des Absenders unbekannt
(Nortel Multimedia PC
Client (MCS 5100))
Der Anmeldename und der Online-Status werden auch als QuickInfo der
Instant Messaging-Schaltflächen angezeigt, sofern diese Informationen
verfügbar sind.
Verwenden von Instant Messaging über Microsoft Outlook
Schritt
Handlung
1
Wählen Sie in Ihrem Posteingang eine E-Mail-Nachricht aus.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Verwenden des Symbols für neue Nachrichten
2
55
Klicken Sie im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging >
Absender kontaktieren.
CallPilot ruft die CallPilot-Adresse des Nachrichtenabsenders ab,
und das Dialogfeld Kontakt wird angezeigt.
3
Klicken Sie auf die Registerkarte der Instant Messaging-Software.
Auf der Registerkarte wird Ihre Kontaktliste aus der Windows/MSN
Messenger-Anwendung bzw. Ihre Freundesliste der Nortel
Multimedia-PC-Client-Anwendung angezeigt.
4
Wählen Sie die Instant Messaging-Adresse aus, und überprüfen
Sie sie, oder geben Sie den korrekten Anmeldenamen ein.
5
Klicken Sie auf Senden, um die Sitzung zu starten.
—Ende—
Desktop Messaging enthält ein Symbol für neue Nachrichten, das als
Telefonhörer unten rechts in der Windows-Taskleiste angezeigt wird. Das
Symbol für neue Nachrichten benachrichtigt Sie, wenn neue Nachrichten
vorhanden sind, und bietet direkten Zugriff auf den Posteingang.
Ein roter Telefonhörer zeigt an, dass Sie neue Nachrichten haben:
Das Aussehen des Symbols für neue Nachrichten ändert sich wie folgt, um
Ihnen zusätzliche Informationen über Ihre Verbindung mit dem Server
anzuzeigen:
So konfigurieren Sie das Symbol für neue Nachrichten
Im Dialogfeld Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten
können Sie die nachfolgenden Einstellungen vornehmen.
•
Ein-/Ausblenden des Symbols für neue Nachrichten
•
Ein-/Ausblenden des entsprechenden Popup-Fensters
•
Steuern der Anzeigezeit des Popup-Fensters
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
56
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste
auf das Symbol für neue Nachrichten.
2
Klicken Sie auf Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue
Nachrichten.
Das Dialogfeld Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue
Nachrichten wird angezeigt.
Hinweis: Die ersten drei Felder (Server, VPIM-NetzwerkVerknüpfung und Mailbox) dienen lediglich der Information und
sind abgeblendet. Wenn Sie die Informationen in diesen
Feldern ändern möchten, greifen Sie über die Registerkarte
Allgemein darauf zu, indem Sie Extras > CallPilot Desktop
Messaging > Konfiguration wählen.
3
Falls Sie My CallPilot öffnen und Ihre neueste Nachricht durch
Doppelklicken auf das Symbol wiedergeben möchten, stellen Sie
sicher, dass im Feld My CallPilot-URL die korrekte URL
angegeben ist. Um diese Funktion verwenden zu können, müssen
Sie mit einem CallPilot 5.0-Server (oder einer höheren Version)
verbunden sein.
Die korrekte URL kann Ihnen Ihr CallPilot-Administrator mitteilen.
Normalerweise liegt die URL in einem der folgenden Formate vor:
http://präfix.hostname.com/mycallpilot/
http://IP-Adresse/mycallpilot/
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
4
57
Um das Symbol für neue Nachrichten ein- oder auszublenden,
aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Symbol für
neue Nachrichten in der Taskleiste anzeigen.
Hinweis: Wenn Sie das Symbol ausblenden und es
anschließend wieder einblenden möchten, klicken Sie in
Windows im Menü Start auf Programme > Nortel > CallPilotSymbol für neue Nachrichten. Das Symbol wird wieder in der
Taskleiste angezeigt.
5
Um das Popup-Fenster zu aktivieren oder zu deaktivieren,
aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen PopupFenster x Sekunden anzeigen. Sie können auch ändern, wie
lange das Popup-Fenster auf dem Bildschirm eingeblendet wird.
6
Sie speichern Ihre Änderungen, indem Sie Sie auf OK klicken.
—Ende—
Nachfolgend finden Sie nützliche Hinweise für die Verwendung des Symbols
für neue Nachrichten.
•
Wenn Sie Ihre Mailbox-Nummer, die Adresse des Servers und die Anzahl
der wartenden Nachrichten im Posteingang anzeigen möchten,
platzieren Sie den Mauszeiger über dem Symbol.
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, um ein
Kontextmenü anzuzeigen, das die folgenden Möglichkeiten bietet:
— Öffnen von My CallPilot (wenn in den Konfigurationseinstellungen für
das Symbol für neue Nachrichten eine URL für My CallPilot definiert
wurde)
— Konfigurieren des Symbols für neue Nachrichten
— An- oder Abmelden bei der CallPilot-Mailbox
— Beenden des Symbols für neue Nachrichten, damit es nicht mehr
angezeigt wird
•
Wenn Sie die neueste CallPilot-Nachricht in My CallPilot anzeigen
möchten, doppelklicken Sie auf das Symbol für neue Nachrichten.
Hinweis: Wenn dies nicht funktioniert, stellen Sie sicher, dass das
Feld CallPilot-URL im Dialogfeld Konfiguration des CallPilot-Symbols
für neue Nachrichten die korrekte URL enthält. Öffnen Sie das
Dialogfeld, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol für
neue Nachrichten klicken, und wählen Sie die Option Konfiguration
des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
58
Ändern Ihrer Mailbox-Einstellungen
So zeigen Sie Ihre CallPilot-Zugriffseinstellungen an bzw. ändern diese
Schritt
Handlung
1
Auf der Registerkarte Allgemein werden Ihre aktuellen
Zugriffseinstellungen angezeigt.
2
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie auf
OK.
—Ende—
So ändern Sie das CallPilot-Passwort
Beim CallPilot-Passwort handelt es sich um dasselbe Passwort, das Sie
auch mit dem Telefon verwenden.
Schritt
Handlung
1
Wiederholen Sie Schritt 1 des vorhergehenden Vorgangs, und
klicken Sie dann auf Passwort ändern.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Ändern der Mail-Übertragungseinstellungen
59
2
Geben Sie in das Feld Altes Passwort Ihr aktuelles Passwort ein.
3
Geben Sie in das Feld Neues Passwort das neue Passwort ein.
4
Geben Sie in das Feld Passwort bestätigen das neue Passwort
erneut ein.
5
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
6
Klicken Sie auf OK, um die allgemeinen Einstellungen
abzuschließen.
—Ende—
So zeigen Sie Ihre Mail-Einstellungen an bzw. ändern diese:
Schritt
Handlung
1
2
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
60
3
Ändern Sie nach Bedarf die folgenden Einstellungen:
•
Übermitteln an: Wählen Sie den Posteingang, in den Ihre
CallPilot-Nachrichten zugestellt werden sollen. Weitere
Informationen finden Sie im Abschnitt Ändern des
Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden.
•
Eingehende Sprachnachrichten in das WAV-Format
konvertieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um
eingehende Sprachnachrichten vom Nortel-eigenen VBKFormat in das WAV-Format zu formatieren. Sie können Ihre
Sprachnachrichten dann außer mit dem CallPilot Player auch
mit den meisten Media Playern von Drittanbietern
wiedergeben. Diese zwei Dateitypen verfügen über eine
vergleichbare Dateigröße. (Dieses Kontrollkästchen ist nur
verfügbar, wenn Sie im Feld Übermitteln an die Option E-MailPosteingang ausgewählt haben.)
•
Benachrichtigung: Wählen Sie zwischen automatischer,
manueller oder zeitlich verzögerter Benachrichtigung. Wählen
Sie die Option Manuell aus, um bei Ferngesprächen oder
ISDN-Verbindungen Kosten zu sparen.
•
CallPilot-Maske verwenden: Aktivieren Sie dieses
Kontrollkästchen, um CallPilot-Nachrichten mit Hilfe der
benutzerdefinierten CallPilot-Maske statt der OutlookStandardmaske anzuzeigen. In der benutzerdefinierten
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
61
CallPilot-Maske können Sie CallPilot-Sprachnachrichten durch
einmaliges Klicken wiedergeben.
•
Standard-Erstellungsmaske: Wählen Sie die
Standardmaske zur Anzeige bei neu erstellten CallPilotNachrichten.
•
Standard-Weiterleitungs-/Antwort-Maske: Wählen Sie die
Standardmaske zur Anzeige beim Weiterleiten und Antworten
auf CallPilot-Nachrichten.
•
Nachrichtenkopfzeile beim Weiterleiten/Antworten
einschließen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn
Nachrichtenkopfzeilen in weitergeleitete Nachrichten und
Antworten kopiert werden sollen. Wenn Sie dieses
Kontrollkästchen deaktivieren, werden die
Nachrichtenkopfzeilen nicht übernommen.
•
Deckblatt beim Weiterleiten von Faxen einschließen:
Informationen über das Hinzufügen oder Ändern von
Deckblättern finden Sie im Abschnitt CallPilot-Konfiguration.
•
Ausgehende Sprachnachrichten für Nicht-CallPilotBenutzer in das WAV-Format konvertieren: Aktivieren Sie
dieses Kontrollkästchen, um Sprachnachrichten automatisch
in das WAV-Format zu konvertieren, wenn Sie diese an NichtCallPilot-Benutzer senden.
•
Rechtschreibprüfung vor dem Senden: Aktivieren Sie
dieses Kontrollkästchen, wenn bei Text-Nachrichten, die mit
der benutzerdefinierten CallPilot-Maske erstellt wurden, beim
Klicken auf Senden automatisch eine Rechtschreibprüfung
vorgenommen werden soll. Wenn dieses Kontrollkästchen
deaktiviert ist, müssen Sie die Rechtschreibprüfung manuell
ausführen. Für die Rechtschreibprüfung muss Microsoft Word
installiert sein.
Hinweis: CallPilot verwendet die StandardRechtschreibprüfung von Microsoft Word. Manche der
erweiterten Rechtschreibprüfungsoptionen können beim
Durchführen der Prüfung für CallPilot-Nachrichten nicht
angewendet werden, z. B. die Option zum Ignorieren von
Internet- und Dateiadressen.
•
Symbol für neue Nachrichten in der Taskleiste anzeigen:
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Symbol für
neue Nachrichten in der Windows-Taskleiste anzuzeigen. Das
Symbol erscheint rot, wenn Sie neue Nachrichten empfangen
und zeigt Statusinformationen Ihrer CallPilot-Mailbox an.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
62
4
•
Regel zur Nachrichtenweiterleitung aktivieren: Aktivieren
Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie eine konfigurierte Regel
zur Nachrichtenweiterleitung, also eine Regel für die
Weiterleitung Ihrer CallPilot-Nachrichten an externe E-MailAdressen oder einen CallPilot-Posteingang, aktivieren
möchten. Wird dieses Kontrollkästchen nicht angezeigt, hat der
CallPilot-Administrator Ihnen keine entsprechenden
Berechtigungen eingeräumt, oder Sie haben die Option
Anonyme Anmeldung aktiviert. Ist das Kontrollkästchen
abgeblendet, ist keine Regel zur Nachrichtenweiterleitung für
Sie konfiguriert.
•
Regel zur Nachrichtenweiterleitung konfigurieren: Klicken
Sie auf diesen Link, um eine direkte Verbindung mit der
My CallPilot-Anwendung herzustellen und die Einstellungen
für die Weiterleitung Ihrer CallPilot-Nachrichten an externe EMail-Adressen oder einen CallPilot-Posteingang zu
konfigurieren. Wenn dieser Link nicht angezeigt wird, hat Ihnen
der CallPilot-Administrator diese Rechte nicht gewährt.
Hinweis: Manche Änderungen werden erst wirksam,
nachdem Sie Outlook geschlossen und erneut geöffnet haben.
—Ende—
Ändern Ihrer Adressbuch-Einstellungen
Ihr Administrator gibt die standardmäßigen Adressbuch-Einstellungen für Sie
ein. Sie können die Adressbuch-Einstellungen gegebenenfalls ändern.
So zeigen Sie Ihre Adressbuch-Einstellungen an oder ändern diese:
Schritt
Handlung
1
2
Klicken Sie auf die Registerkarte Adressbuch, um die aktuellen
Einstellungen anzuzeigen.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Ändern Ihrer Adressbuch-Einstellungen
3
63
Ändern Sie nach Bedarf die folgenden Einstellungen:
•
Pfad: Dies ist der Pfad des lokalen CallPilot-Adressbuchs.
•
LDAP-Suchbasis: Dies ist der Verzeichnisbaum für den Teil
Ihrer Firma, der auf den CallPilot-Server zugreift. Diese Basis
muss mit dem auf dem Server konfigurierten Verzeichnisbaum
übereinstimmen. Die LDAP-Suchbasis muss korrekt
angegeben sein, damit Sie das CallPilot-Adressbuch
herunterladen können. Wenn Sie die zu verwendende LDAPSuchbasis nicht kennen, wenden Sie sich an Ihren CallPilotAdministrator.
•
Reihenfolge: Hier können Sie angeben, ob die Namen im
CallPilot-Adressbuch nach Nachnamen oder nach Vornamen
sortiert werden sollen.
•
Benachrichtigung bei Suchbasis-Änderungen: Aktivieren
Sie dieses Kontrollkästchen, falls Sie Benachrichtigungen
erhalten möchten, wenn sich die auf dem CallPilot-Server
definierte LDAP-Suchbasis ändert.
•
Server-Adressbuch suchen: Verwenden Sie diese Option,
um das CallPilot-Adressbuch auf dem Netzwerk zu verwenden.
Wenn Sie über das Netzwerk auf das CallPilot-Adressbuch
zugreifen, stellen Sie sicher, dass die Adressinformationen
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
64
immer aktuell sind. Sie müssen hierzu mit dem Netzwerk
verbunden sein.
4
•
Server-Adressbuch in lokales Adressbuch
herunterladen: Wählen Sie diese Option, um die auf Ihrem
Computer gespeicherte Kopie des CallPilot-Adressbuchs zu
verwenden. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie
auch dann auf das CallPilot-Adressbuch zugreifen, wenn Sie
offline arbeiten, also nicht mit dem Netzwerk verbunden sind.
Laden Sie das CallPilot-Adressbuch regelmäßig herunter,
damit die Offline-Kopie immer auf dem neuesten Stand ist.
•
Erinnerung an Adressbuch-Download: Aktivieren Sie
dieses Kontrollkästchen, um eine Erinnerung zu erhalten, und
geben Sie die Anzahl der Tage ein, die zwischen den
Erinnerungen liegen sollen.
•
Nur lokalen CallPilot-Server verwenden: Aktivieren Sie
dieses Kontrollkästchen, wenn in Ihrem CallPilot-Adressbuch
nur die Adressen auf Ihrem lokalen CallPilot-Server enthalten
sein sollen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren,
enthält das CallPilot-Adressbuch je nach Standort Adressen
von allen CallPilot-Servern im Netzwerk oder von einem
gemeinsam genutzten Nortel-Netzwerkverzeichnis, das von
Ihrem Systemadministrator eingerichtet wurde. Ist dieses
Kontrollkästchen abgeblendet, steht Ihnen nur das CallPilotAdressbuch auf dem lokalen Server zur Verfügung.
Hinweis: Manche Änderungen werden erst wirksam,
nachdem Sie Outlook geschlossen und erneut geöffnet haben.
—Ende—
So melden Sie sich als anonymer Benutzer an:
Sie können sich als anonymer Benutzer anmelden.
Schritt
Handlung
1
2
Klicken Sie auf die Registerkarte Adressbuch.
3
Klicken Sie auf Erweitert.
4
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anonyme Anmeldung.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Ändern der Audio-Einstellungen
5
65
Klicken Sie auf OK.
—Ende—
Hinweis: Wenn Sie das Kontrollkästchen Anonyme Anmeldung
deaktivieren, lädt die Desktop Messaging-Software beim Herunterladen
des Adressbuchs auch BDLs, SDLs und Benutzer-PDLs herunter. Ist das
Kontrollkästchen Anonyme Anmeldung aktiviert, werden BDLs, SDLs
und Benutzer-PDLs ignoriert.
So laden Sie das Adressbuch auf Ihren Computer herunter:
Sie können das CallPilot-Adressbuch vom Server auf Ihren Computer
herunterladen, damit Sie im Offline-Modus arbeiten können.
Schritt
Handlung
1
2
Klicken Sie auf die Registerkarte Adressbuch.
3
Aktivieren Sie die Option Server-Adressbuch in lokales
Adressbuch herunterladen.
4
Wählen Sie Jetzt herunterladen, und klicken Sie auf OK, wenn
Sie eine Benachrichtigung über den Abschluss des Ladevorgangs
erhalten.
Wenn Sie eine CallPilot-Nachricht adressieren, greifen Sie folglich
auf das heruntergeladene Adressbuch zu, gleichgültig, ob Sie
online oder offline arbeiten.
5
Um sicherzustellen, dass Sie das CallPilot-Adressbuch
regelmäßig herunterladen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Erinnerung an Adressbuch-Download alle, und geben Sie die
Anzahl der Tage zwischen den einzelnen Erinnerungen an.
6
Klicken Sie auf OK.
7
Stellen Sie sicher, dass Ihre Änderungen wirksam werden, indem
Sie Outlook schließen und wieder öffnen.
—Ende—
Ändern der Audio-Einstellungen
So ändern Sie das Audio-Gerät und die Lautstärke:
Sie können Ihre Nachrichten von Ihrem Telefon oder Computer aus
wiedergeben und aufzeichnen.
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
66
Schritt
Handlung
1
2
Klicken Sie auf die Registerkarte Audio, um die aktuellen
Einstellungen anzuzeigen.
3
Klicken Sie im Bereich Gerät auf Telefon, wenn Sie
Sprachnachrichten von Ihrem Telefon aus wiedergeben und
aufzeichnen möchten. Stellen Sie sicher, dass die richtige
Telefonnummer angezeigt wird. Wenn Sie Sprachnachrichten
stattdessen über die Lautsprecher und das Mikrofon Ihres
Computers wiedergeben und aufzeichnen möchten, klicken Sie
auf Computer.
Hinweis: Sie können das Audio-Gerät auch im CallPilot
Player ändern.
4
Aktivieren Sie im Bereich Lautstärke die Kontrollkästchen
System-Lautsprecher-Lautstärke verwenden und SystemMikrofonpegel verwenden, falls Sie Ihre CallPilotLautstärkeeinstellungen mit dem Lautsprecher des Computers
und der Lautstärke des Mikrofons abgleichen möchten.
5
Wenn Sie daran erinnert werden möchten, diese Einstellungen zu
überprüfen, bevor Sie Sprachnachrichten wiedergeben oder
Nortel CallPilot
5.0 08.05.2007
Nortel Networks
Verknüpfung mit My CallPilot
67
aufzeichnen, aktivieren Sie die Option Vor Wiedergabe
Einstellungen bestätigen.
6
Wenn Sie Sprachnachrichten auf Ihren Computer herunterladen
möchten, bevor Sie diese wiedergeben, aktivieren Sie die
Option Datei vor der Wiedergabe herunterladen. Diese Option
bietet sich an, wenn Sie ein Modem verwenden.
7
Klicken Sie auf OK.
—Ende—
Verknüpfung mit My CallPilot
Desktop Messaging bietet Verknüpfungen zu webbasierten Ressourcen in
My CallPilot. Sie können entweder die Homepage oder die Seite
Begrüßungen verknüpfen. Hinweise zum Anzeigen oder Ändern der URL für
My CallPilot finden Sie im Abschnitt Ändern Ihrer Mailbox-Einstellungen.
Weitere Informationen über My CallPilot finden Sie im Benutzerhandbuch –
Desktop Messaging für My CallPilot (NN44200-109).
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie im Menü Extras Ihres E-Mail-Posteingangs auf
CallPilot Desktop Messaging > My CallPilot. Klicken Sie dann
entweder auf Home-Page oder auf Begrüßungen.
Hinweis: Sie können auf My CallPilot auch im CallPilot Player
über das Menü Ansicht zugreifen.
—Ende—
So zeigen Sie Ihre CallPilot-Funktionseinstellungen an bzw. ändern
diese:
Schritt
Handlung
1
Klicken Sie in My CallPilot auf die Registerkarte CallPilotFunktionen.
Nortel CallPilot
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Nortel Networks
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2
Wählen Sie eine beliebige Funktion aus, und ändern Sie bei Bedarf
Ihre Einstellungen. Unabhängig davon, ob Sie CallPilot von Ihrem
Computer oder Ihrem Telefon aus verwenden, werden alle
Änderungen einer Funktion sofort wirksam.
—Ende—
So zeigen Sie Benutzerinformationen an:
Klicken Sie in My CallPilot auf die Registerkarte Hilfreiche Informationen,
um für Ihre Mailbox spezifische Online-Benutzerinformationen anzuzeigen.
Nortel CallPilot
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Nortel Networks
Arbeiten im Offline-Modus
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Arbeiten im Offline-Modus
Wenn Sie offline arbeiten möchten, benötigen Sie einen Computer, auf dem
CallPilot auf dieselbe Weise installiert und konfiguriert ist wie auf Ihrem
Bürocomputer. Sie können Ihre Nachrichten und Adressen auf diesen
Computer herunterladen, bevor Sie offline arbeiten.
Schritt
Handlung
1
(Optional.) Sie können Ihre CallPilot-Nachrichten auf den
Computer herunterladen, an dem Sie offline arbeiten. Klicken Sie
in im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Alle
Nachrichten herunterladen. Melden Sie sich ab, wenn Ihre
Nachrichten heruntergeladen sind.
2
(Optional.) Sie können das Server-Adressbuch auf Ihren Computer
herunterladen. Siehe Ändern Ihrer Adressbuch-Einstellungen.
3
Öffnen Sie Ihre Mailbox, solange Sie noch nicht mit dem Netzwerk
verbunden sind, und warten Sie, bis das Dialogfeld CallPilotAnmeldung angezeigt wird. Sie müssen Ihr Passwort nicht
eingeben.
Nortel CallPilot
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4
Klicken Sie auf Abbrechen.
—Ende—
Sie können anschließend offline arbeiten, Ihre Nachrichten überprüfen und
aufzeichnen sowie neue Nachrichten adressieren. Wenn Sie Nachrichten
offline wiedergeben und aufzeichnen möchten, müssen Sie die Lautsprecher
und das Mikrofon Ihres Computers verwenden. Beim Offline-Zugriff können
Sie Ihr Telefon nicht verwenden.
CallPilot speichert Ihre aufgezeichneten Nachrichten im Postausgang und
sendet sie bei Ihrer nächsten Anmeldung am CallPilot-Server ab.
Nachrichtensicherheit im Offline-Modus
Falls Sie sich entschieden haben, CallPilot-Nachrichten in einem separaten
CallPilot-Posteingang zu speichern (und nicht in Ihrem regulären E-MailPosteingang), können Sie in Outlook einen Passwortschutz für Ihre
Nachrichten einrichten. Dies ist u. U. empfehlenswert, wenn Sie sich einen
Computer mit anderen Benutzern teilen. Weil Outlook im Postausgang
gespeicherte Nachrichten automatisch sendet, wenn Sie die Verbindung
zum Netzwerk wiederherstellen, können andere Benutzer mit Zugriff auf Ihr
Outlook-Profil Nachrichten im Offline-Modus ohne Ihr Wissen senden. Sie
sollten daher Ihrer CST-Datei von Microsoft Outlook ein Passwort zuweisen,
um Ihre Mailbox zu sichern. Weitere Informationen zu diesem Thema finden
Sie in der Online-Hilfe zu Desktop Messaging.
Nortel CallPilot
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Nortel Networks
Nortel CallPilot
Alle Rechte vorbehalten
Veröffentlichung: NN44200-103-DE
Dokumentieren Sie Status: Standard
Dokumentieren Sie Version: 01.03
Dokumentieren Sie Datum: 08.05.2007
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www.nortel.com/documentfeedback.
Produziert in Kanada
Die in diesem Handbuch enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in diesem Handbuch
enthaltenen Aussagen, Konfigurationen, technischen Daten und Empfehlungen werden für richtig und zuverlässig erachtet, werden
jedoch ohne ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung gegeben. Benutzer übernehmen die volle Verantwortung für
jegliche Anwendung der in diesem Handbuch genannten Produkte. Die Informationen in diesem Handbuch sind Eigentum von
Nortel Networks.
Nortel, das Nortel-Logo und das Globemark-Zeichen sind Marken von Nortel Networks.

Benutzerhandbuch – Desktop Messaging fur Microsoft Outlook

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