Forecast, Variante 1 - Guide Agentursoftware

Forecast, Variante 1
Zusatzmodul
Variante 1: Wir bieten mehrere Varianten der Forecast-Ermittlung an. Beide gehen von unterschiedlichen Voraussetzungen der Organisation/Branche aus. In diesem Fall werden die Prognosezahlen sehr nah an den Umsatzzahlen des letzten Jahres ermittelt. Dabei bewegt man sich als
„Prognostiker“ auf der Kundenebene. Man überlegt sich im Prinzip also: „Welchen Umsatz habe
ich im letzten Jahr mit Kunde X. gemacht, welchen werde ich vermutlich in diesem Jahr (oder
Saison) machen?“
Wir selbst waren oft Zeuge eines Umstrukturierungsprozesses deutscher Firmen. Grund dieser Maßnahmen war oft der Aufkauf durch ein amerikanisches Unternehmen. Eine der ersten Direktiven war
ein verändertes Controlling. In diesem Fall wurden die Vertriebsmitarbeiter aufgefordert, Prognosen
für zukünftige Umsätze abzugeben. Dabei orientierte man sich dann praktischerweise an den Zahlen
des letzten Jahres und zählte 5 Prozentpunkte hinzu. Der neue Geschäftsführer machte aus 5 Prozentpunkten 7 und übermittelte dies dann nach USA, zurück kam der geprüfte Forecast mit 12 Prozent
Vorgabe.
„Puh“ sagten die deutschen Vertriebler und setzten sich in den A6 …
Voraussetzungen zur Nutzung
Unser Forecast-Modul benötigt folgende Voraussetzungen, um korrekt zu arbeiten:
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Das Modul ist nicht im Standardumfang der Paketlösungen enthalten. Sie müssen es erwerben.
Sie brauchen einen Artikelstamm und Artikelkategorien – bitte lesen Sie ggf. auch das Infoblatt zu den Kategorien.
Sie benötigen idealerweise Vergleichszahlen aus Vorjahren.
Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen Benutzer von work … for all! sein.
Die Kunden sollten in Kundengruppen eingeteilt sein.
Und – zu guter Letzt: Sie müssen auch in der kaufmännischen Verwaltung mit Projekten arbeiten. Diese Einschränkung gilt vorläufig, wird in einer Weiterentwicklung evtl. nicht mehr
benötigt.
Beispiel:
In den nachfolgenden Erklärungen verwenden wir Daten aus der Modebranche. Das fiktive Beispiel
beschreibt eine Firma, die unterschiedliche Labels an Modehäuser weitervertreibt. Dabei werden
sehr unterschiedliche Artikel durch Artikelkategorien zu gemeinsamen Gruppen zusammengefasst.
Hier einige Artikel mit Zuordnung:
Sie vertreiben zwei Hosen der Firma NORDPAK.
Zusätzlich gibt es noch Hosen des Herstellers
TEACS.
Über gemeinsame Kategorien lassen sich diese
Artikel gemeinsam auswerten und im Forecast
verbinden. Die nebenstehenden Felder finden Sie
in der Artikelmaske.
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Forecast, Variante 1
Für die einzelnen Verkaufsphasen existieren Projekte. Im Bereich des Vertriebs von Mode-Kollektionen sind das drei oder vier pro Jahr, ggf. je Lieferant. Im Beispiel verwenden wir die Projekte
Fall 2012 (als Vergleichsprojekt) und Spring 2013 (als tatsächlicher Forecast).
Aufruf des Moduls
Starten Sie das Forecast-Modul über folgende Menüfolge:
Diesen Aufruf können Sie über Rechte absichern. Es erscheint die Forecast-Übersicht – beim ersten
Start ist diese natürlich leer. Legen Sie bitte als erstes einen neuen Forecast an.
Einen neuen Forecast anlegen
Sie können sich den Forecast für einen einzelnen Verkäufer, eine einzelne Aktion oder eine Produktgruppe als separates Objekt anlegen. Hierfür legen Sie jeweils eine eindeutige Bezeichnung fest, oder
Sie benutzen die Namensautomatik über die Projekte. In der nachfolgenden Maske wurde zunächst
das Projekt ausgewählt, alle anderen Felder (einschl. der Bezeichnung) füllen sich automatisch:
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Der verantwortliche Leiter sind zunächst Sie.
Der Status ist zunächst offen.
Beginn und Ende werden aus den Projektdaten generiert.
Ordnen Sie nun bitte noch das Vergleichsprojekt zu, dessen Umsätze Sie dann automatisch als Vergleichswert sehen werden.
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Forecast, Variante 1
Im unteren Bereich legen Sie dann die Zuordnungen fest, alle drei Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie
bitte auf den Begriff Ohne, um die Zuordnung durchzuführen:
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Der Kundenfilter kann z.B. ein Gebiet oder ein Land sein.
Der Artikelfilter stammt aus den Zuordnungen des Artikels zu seiner Kategorie.
Der Mitarbeiterfilter stellt die Beziehung der Vertriebsleute zu den Kunden dar.
Fertig! Speichern Sie nun Ihre Eingaben und kehren Sie zur Forecast-Liste zurück.
Die Forecast-Liste
Haben Sie einen aktuellen Forecast ausgewählt, sieht die Liste folgendermaßen aus:
Sie sehen alle Kunden, die aufgrund der Kundengruppe gefiltert wurden. Jeder Kunde bildet eine
einzelne Zeile und zeigt:
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Forecast, Variante 1
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Für das Vergleichsprojekt die Ist-Zahlen je Kategorie (in diesem Fall also für Hosen und
Schuhe getrennt). Diese Zahlen resultieren aus geschriebenen Aufträgen. Im oben abgebildeten Beispiel gibt es einen Verkauf von € 12.099 in der Artikelkategorie Hosen.
Gleiches gilt für das eigentliche Projekt des Forecasts (rechte Seite). Bei Beginn der Aktion
sind die Ist-Zahlen leer, im Verlauf des Verkaufs erhöhen sie sich.
Im mittleren Bereich bildet work … for all! den eigentlichen Forecast-Bereich ab. Hier tragen
die Kollegen die erwarteten Daten ein.
Erfassen des Planzahlen
Vor Verkaufsstart bzw. Start der Periode (dies kann auch ein ganzes Jahr sein) sollen Ihre Vertriebsmitarbeiter nun Ihre Planzahlen ermitteln. Hierfür starten Sie das Forecast-Modul und geben die
erwarteten Werte je Kunde ein.
Dabei stehen zwei Hilfsfunktionen zur Verfügung:
Die Funktion Soll=Ist setzt alle eigenen Werte für das aktuelle Projekt (bzw. den aktuellen Forecast)
identisch mit denen des Vergleichsprojekts.
Achtung! Dabei werden alle anderen, manuell eingegebenen Werte, zunächst gelöscht.
Die Funktion Erhöhung erlaubt anschließend die Erhöhung der Werte um einen prozentualen Wert.
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Forecast, Variante 2
Zusatzmodul
Variante 2: Wir bieten aktuell zwei Varianten der Forecast-Ermittlung an. Beide gehen von unterschiedlichen Voraussetzungen der Organisation/Branche aus. Variante 2 bewegt sich nicht (wie
Variante 1) auf der Kundenebene, sondern maximal auf der der Ebene eines Vertriebsmitarbeiters.
Ideal geeignet sind Firmen, die ein Investitionsgut vertreiben (langer Vertriebsprozess) und eine
entsprechende Vertriebsorganisation hierfür vorweisen.
Das hier behandelte Thema ist recht kompliziert, da es sich intensiv in die Ablauforganisation einordnet und zudem modellartig wirkt. Grob zusammengefasst: Das Ganze funktioniert nicht, wenn die
Kollegen nicht mitmachen und wenn die Grundvoraussetzungen nicht da sind oder eingehalten
werden.
Bitte lesen Sie ggf. auch das Infoblatt zu Variante 1 sowie den Verkaufschancen, um den
Gesamtzusammenhang zu verstehen.
Voraussetzungen zur Nutzung
Unser Forecast-Modul benötigt folgende Voraussetzungen, um korrekt zu arbeiten:
-
Das Modul ist nicht im Standardumfang der Paketlösungen enthalten.
Sie benötigen idealerweise Vergleichszahlen aus Vorjahren.
Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen Benutzer von work … for all! sein.
Sie benötigen Ist-Zahlen (Auftragszahlen und/oder Rechnungswerte).
Beispiel:
Sie sind ein Technologieunternehmen und entwickeln für Ihre Kunden Lösungen in der Robotertechnik (Anlagen zur Automation). In Ihrem Unternehmen sind neben der Geschäftsführung
(Controlling) sieben Personen im Vertrieb tätig. Diese Mitarbeiter haben jeweils Verantwortung für
einen eigenen Kundenkreis und deren Projekte. Verkaufschancen werden intensiv genutzt.
Aufruf und Rechte
Die Nutzung des Forecast-Moduls (in beiden Varianten) ist mit zwei Rechten verknüpft, die Sie unter
den ERP-Rechten finden:
Das erste Recht ordnen Sie den Vertriebsmitarbeitern zu, das zweite ist das der Verwaltung bzw.
Geschäftsführung.
Der Aufruf von Variante 2 der Forecast-Verwaltung und Auswertung ist in die Statistik integriert.
Starten Sie diese über das Ihnen bekannte Symbol auf dem Schreibtisch, und wechseln Sie
anschließend bitte zu den CRM-Auswertungen. Dort finden Sie auch die Forecast-Analyse:
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Forecast, Variante 2
Die Wasserfall-Ansicht
Aktualisieren Sie bitte sofort einmal die Ansicht. Es wird eine Tabelle ähnlich der nachfolgenden
erscheinen:
Die oben abgebildete Darstellung nennt sich in der betriebswirtschaftlichen Theorie „WasserfallDarstellung des Forecasts“. Hier zunächst Informationen zu den wichtigsten Bestandteilen:
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Die Auswertung kann sowohl für einzelne Vertriebsmitarbeiter als auch für die Gesamtfirma
erstellt werden.
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Zur Information werden die bewerteten Verkaufschancen eingeblendet.
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Die Treppe/der Wasserfall stellt die Ist-Zahlen bis zum Ultimo des abgelaufenen Monats dar:
entweder die Auftragswerte oder die Rechnungszahlen.
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Im unteren Bereich finden Sie neben einigen Summenwerten auch den sog. „Rolling-Forecast“
(erste Zeile).
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Rolling-Forecast: Im blauen Bereich sehen Sie die Ist-Zahlen (kumuliert), im gelben die
hochgerechneten Planzahlen.
Da in der Beispieltabelle noch keine Planzahlen erfasst wurden, ist der gelbe Bereich (überwiegend)
leer.
Was sagt die Beispielgrafik aus?
Damit Sie die Grafik verstehen, hier die (bislang mögliche) Aussage:
Es ist Mitte Mai des Jahres 2013. Das dargestellte Unternehmen hat bis zum 30. April einen
Gesamtumsatz von € 573.644,- gemacht. Der März war dabei am umsatzstärksten.
Erfassen des Forecasts
Nun kommt es zum (manuellen) Erfassungsvorgang. Dabei spielt die zeitliche Komponente natürliche
eine wichtige Rolle: Normalerweise erfasst man den Forecast vorher. Es ist aber zu vermuten, dass
auch Sie gerne irgendwann (mitten im Jahr nach dem Erwerb von work …. for all!) „loslegen“
möchten. In diesem Fall werden dann ggf. auch die Werte der bereits vergangenen Monate erfasst. So
verfahren wir nun auch in den Beispieldaten. Dabei klären Sie bitte zunächst die Frage, wer die Plan2
Forecast, Variante 2
daten eingibt, und ob Ihre Gesamt-Planwerte manuell erfasst werden oder durch die Summe der
Planwerte der einzelnen Vertriebsmitarbeiter zustande kommen. Dies wählen Sie im oberen Bereich
aus:
Es gibt dabei zwei Möglichkeiten:
1.
2.
Firmen-Forecast: Hier geben Sie für die gesamte Firma pro Monat eine Zahl ein.
Einzelner Mitarbeiter: Hier gibt jeder Vertriebsmitarbeiter „seine“ Prognose (ebenfalls eine
Zahl pro Monat) ein, die Summe dieser Zahlen bildet den Gesamtwert der Firma („Alle
Mitarbeiter, konsolidiert“). In dieser Variante ist bei der Gesamtansicht keine Eingabe
möglich.
Erfassungs-Zeiträume
Die obere, blaue Zeile, dient zur Erfassung des Jahres-Forecasts. Vermutlich werden Sie also zum
Jahresende darum bitten, den Forecast des kommenden Jahres zu erfassen. Es sind damit genau zwölf
Werte in den blauen Zellen zu erfassen:
Aktualisieren Sie anschließend bitte die Ansicht, dann erscheint folgende Gesamtdarstellung:
Sie sehen nun im gelben Treppen-Keil die Wiederholung der Jahresplanung, die Logik dieser
Übertragung wird später erklärt.
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Forecast, Variante 2
Was sagt die Beispielgrafik aus?
Es ist Mitte Mai des Jahres 2013. Das dargestellte Unternehmen hat bis zum 30. April einen
Gesamtumsatz von € 573.644,- gemacht. Geplant waren einheitlich 150.000,- je Monat. Durch die
schwachen Umsätze im Februar und März entsteht seit März ein Minus gegenüber dem Jahressoll.
Bei gleichbleibender Planung wird dies zum Jahresabschluss auch so bleiben (Minus € 47.948,-)
Korrekturen der Planwerte im Verlauf des Jahres
Controlling ist selten Selbstzweck. Größtes Ziel sollte immer eine Verhaltensänderung der Beteiligten
sein oder zumindest eine Frühwarn-Logik hervorrufen. Deshalb bietet die Wasserfall-Darstellung
genau diese Möglichkeit: Mit zunehmender Dauer wird Ihre Planung immer valider und sicherer. So
gehen Sie vor:
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Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Planungen monatlich zu überprüfen. „Schaffe ich meine
ursprünglichen Zielsetzungen?“ „Sollte ich die Jahresplanung nicht nach unten korrigieren?“
Innerhalb der Tabelle soll jedoch nicht die ursprüngliche Planung „gekillert“ werden (ich
habe mir den Begriff von meiner Tochter geborgt; aber er sagt genau das aus, was gemeint
ist ). Tragen Sie deshalb zum Monatsende Januar in die entsprechende Zeile alle neuen
Werte mit aktuellem Kenntnisstand ein. Das sind nun natürlich nur noch elf.
Was sagt die Beispielgrafik aus?
Es ist Mitte Mai des Jahres 2013. Das dargestellte Unternehmen hat bis zum 30.04. einen Gesamtumsatz von € 573.644,- gemacht. Geplant waren zunächst einheitlich 150.000,- je Monat. Der Januar
war sehr umsatzstark, deshalb erhöhte der Verantwortliche noch einmal die Monatswerte auf
250 T€ (bzw. 200 T€ für die Folgemonate). Durch die sehr schwachen Umsätze im Februar entstand
Panik, und die Werte wurden nun auf einheitliche 100 T€ angepasst. Die angepasste Planung läuft
damit (mit Stand Ende April 2013) auf ein Minus von ca. 40 T€ hinaus.
Natürlich ist das ein großes Hin und Her in unserem Beispiel. Eine solche Sprunghaftigkeit in den
Prognosen disqualifiziert sicher diese Person. Aber auch dies ist ja Ziel des Ganzen: In einer ExcelTabelle würde dieser Vertriebsmitarbeiter/Planer nicht auffallen, in work ... for all! schon.
Dies hängt mit der Möglichkeit zusammen, die Eingabe-Zeiträume zu sperren.
Der Rolling-Forecast
Im unteren Bereich der Tabelle finden Sie einige Summenzeilen. Die Oberste ist auch direkt die
Wichtigste: der sog. „Rolling-Forecast“ (RF). Hier die Theorie, die sich dahinter verbirgt:
Planzahlen sind oft schon Makulatur, bevor es „losgeht“. Ein Monat im Geschäftsjahr ist vergangen,
und man merkt bereits, dass man die Zahlen nicht schafft oder übererfüllt. Die Excel-Tabelle aus
Dezember muss also angepasst werden, sonst ist sie sinnlos. Deshalb bedient man sich des rollierenden
Elements in der Planungstabelle: Der Ist-Bereich liefert tatsächliche Zahlen, nur der Plan-Bereich geht
auf die Prognosezahlen zurück. Beides zusammen wird mit zunehmender Dauer immer besser bis hin
zum Jahresabschluss mit ausschließlichen Ist-Zahlen.
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Forecast, Variante 2
So stellt sich dies in unserer Beispielansicht dar:
Der blaue Balken stellt die summierten Ist-Werte dar, die gelben Zahlen sind die Planwerte (man
spricht in diesem Zusammenhang oft auch vom „Budget“).
Kumulationen und Differenzen
Als Hilfe für Ihre Analyse werden die Soll- und Ist-Zahlen im unteren Bereich der Ansicht summiert und
laufend zusammengezählt. Bei der Ursprungsplanung steigt so der erwartete Jahresumsatz auf
1,8 Mio, bei der revidierten Planung auf 1,4 Mio.
Die Differenzen zur Planung (Ursprung und revidiert) werden in den letzten beiden Zeilen gezeigt.
Ein roter Wert bedeutet, dass das Ziel unterschritten wurde, in diesem Fall jeweils auf die Kumulation
bezogen. Hier ist es natürlich von großer Bedeutung, auf welche Zahlen Sie den Bezug bilden. Wir
bieten Ihnen zwei Möglichkeiten: zu Auftragswerten und zu Rechnungswerten:
In beiden Fällen gilt das Datum des Dokuments. Das Splitten der Umsätze nach Vertriebsmitarbeitern
ist über die Verantwortlichkeit (im Auftrag und in der Rechnung) möglich:
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