HiPath SimplyPhone for Lotus Notes

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HiPath
SimplyPhone for Lotus Notes
Version 4.0
Bedienungsanleitung
spoIVZ.fm
Nur für den internen Gebrauch
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
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Copyright und Handelsmarken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0-3
1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Dokumentationen zum Programm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Verwendete Auszeichnungen und Symbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3 SimplyPhone for Lotus Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.1 CTI – Computer Telephony Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.2 Das Programm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.3 Funktionsüberblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.4 Erzeugung und Nutzung von Anrufdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.5 Partneridentifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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2 SimplyPhone for Lotus Notes kennen lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
2.1 SimplyPhone for Lotus Notes starten/beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
2.2 Die Funktionsschaltflächen von SimplyPhone for Lotus Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
2.3 Der Anrufdaten-Dialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4
2.4 Die Telefonsymbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
2.5 Das Kontextmenü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-8
2.6 Der Dialer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-10
2.7 Der Team Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-11
2.8 Die Telefonsteuerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13
2.8.1 Display-Anzeige . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14
2.8.2 Telefonschaltflächen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14
2.8.3 Feld für Rufnummer mit Wählschaltfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-15
2.8.4 Bereich frei belegbarer Tasten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-15
2.9 Die Anruferanzeige . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-16
3 Grundeinstellungen vornehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
3.1 Kontextmenü “Einstellungen” aufrufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
3.1.1 Register Allgemein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
3.1.2 Register Direkte Anrufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
3.1.3 Register Indirekte Anrufe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
3.1.4 Register Anrufdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
3.1.5 Register Journal-Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
3.1.6 Register Lizenz-Agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
3.1.7 Register CMC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12
3.1.8 Register Telefonsteuerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-13
3.2 Telefonanschluss verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16
3.3 Festverbindungen verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-18
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HiPath SimplyPhone for Lotus Notes 4.0, Bedienungsanleitung
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Inhaltsverzeichnis
4 Grundfunktionen nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Anruf einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1.1 Anruf über Lotus Notes-Einträge einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1.2 Anruf mit dem Dialer einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1.3 Anruf mit der Telefonsteuerung einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1.4 Anruf durch „Drag-and-Drop“ einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1.5 Anruf über Telefondateien einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Anruf entgegennehmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Anruf beenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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5 Erweiterte Telefonfunktionen nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Rückfrage einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Anrufe umleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3 Anruf mit Rückfrage übergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.4 Anruf ohne Rückfrage übergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.5 Makeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.6 Eingehenden Anruf umleiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.7 Konferenzverbindung herstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.7.1 Weiteren Teilnehmer zu Konferenz hinzuschalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.7.2 Teilnehmer aus Konferenz entfernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.8 Rückruf einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.9 Verbindung parken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.10 Geparkte Verbindung wiederaufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.11 Gezielt parken/wiederaufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.11.1 Gezielt parken einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.11.2 Verbindung gezielt parken/wiederaufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.12 Anruf übernehmen in der Gruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.13 Anruf gezielt übernehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.14 Verbindung halten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.15 Gehaltene Verbindung wiederaufnehmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.16 Anklopfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.17 Aufschalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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6 Suchfunktionen anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Suchkriterien festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Schnellsuche durchführen und Anruf einleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3 Suchquellen konfigurieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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7 Mit dem Kontextmenü arbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.1 Liste nicht angenommener Anrufe nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.2 Wahlwiederholung durchführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.3 Kurzwahlliste nutzen und verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.4 Dialog “Telefonpartner suchen” öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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8 Funktions-Schaltflächen der Telefonsteuerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-1
Stichwörter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Z-1
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Copyright und Handelsmarken
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Die Vervielfältigung, Archivierung oder Weitergabe dieser Veröffentlichung in jeglicher Form
(mechanisch, elektronisch, als Fotokopie, Aufnahme oder sonstiger Art) ist auch in Teilen nur
mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung von Siemens gestattet. Die in dieser Veröffentlichung beschriebene Software wird dem Kunden im Rahmen eines Lizenzabkommens zur Verfügung gestellt und darf nur unter strikter Einhaltung der dort festgelegten Lizenzvereinbarungen genutzt werden.
Alle namentlich genannten Produkte sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Firmen.
Copyright © Siemens AG 2006.
Alle Rechte vorbehalten. Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten.
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Einleitung
Dokumentationen zum Programm
1
Einleitung
In dieser Einleitung erfahren Sie alles, was Sie bei der Arbeit mit SimplyPhone for Lotus Notes
wissen müssen. Es wird einfach und präzise erklärt, was das Programm kann und wie Sie es
nutzen können.
>
1.1
Welche Funktionen in Ihrem speziellen Fall zur Verfügung stehen, ist maßgeblich
von der Art und Konfiguration Ihrer Telefonanlage und deren verwendeten Komponenten abhängig. Sollte etwas nicht so funktionieren wie es in dieser Anleitung beschrieben ist, schauen Sie bitte nach, welche Funktionen mit Ihrer individuellen Konfiguration möglich sind oder fragen Sie Ihren Administrator.
Dokumentationen zum Programm
Die Dokumentation zu SimplyPhone for Lotus Notes ist in verschiedenen Formaten auf der
Produkt-CD vorhanden. Informationen zu dem Mail-Client Lotus Notes entnehmen Sie bitte der
Online-Hilfezu Lotus Notes.
Für Informationen zu SimplyPhone for Lotus Notes stehen folgende Quellen zur Verfügung:
●
Online-Hilfe
Die Online-Hilfe ist aktiv, sobald SimplyPhone for Lotus Notes gestartet wurde und bietet
Erklärungen für sämtliche Bereiche der Benutzeroberfläche.
●
Bedienungsanleitung als PDF
Diese Anleitung erklärt Ihnen die Funktionsweise von SimplyPhone for Lotus Notes und
liegt in elektronischer Form als Softbook (PDF) vor. Sie öffnen und lesen es mit dem lizenzfreien Reader aus der Acrobat-Produktfamilie der Firma “Adobe“.
●
Installations- und Administrationsanleitung als PDF
Diese Anleitung enthält detaillierte Informationen über Installation und Administration zu
SimplyPhone for Lotus Notes und liegt in elektronischer Form als Softbook (PDF) vor. Sie
öffnen und lesen es mit dem lizenzfreien Reader aus der Acrobat-Produktfamilie der Firma
“Adobe“.
>
Diese Anleitung richtet sich an den Endbenutzer, der mit SimplyPhone for
Lotus Notes seine alltäglichen Telefonaufgaben erledigt. Es vermittelt Ihnen einen
Überblick über die Möglichkeiten von SimplyPhone for Lotus Notes.
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Einleitung
Verwendete Auszeichnungen und Symbole
1.2
Verwendete Auszeichnungen und Symbole
... die Schaltfläche OK ...
Schaltflächen und Menüs sind fett gekennzeichnet.
...Datei localhost.cfg... Dateien oder Verzeichnisse sind mit der Schriftart Courier
gekennzeichnet.
<Platzhalter>
Einträge oder Ausgaben, die je nach Situation unterschiedlich
sein können, stehen zwischen spitzen Klammern.
>
Hinweise oder Empfehlungen sind mit diesem Symbol gekennzeichnet.
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Warnhinweise, die unbedingt zu beachten sind, sind mit diesem Symbol gekennzeichnet.
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Einleitung
1.3
1.3.1
CTI – Computer Telephony Integration
Das Telefon und der PC wachsen zusammen. Dabei hat sich der Begriff CTI (Computer Telephony Integration) etabliert. Das Telefon, nach wie vor unser wichtigstes Kommunikationsmittel, wird zunehmend in die Datenwelt der PCs integriert. Dies umfasst neben Adressen und
Rufnummern zu Kommunikationspartnern auch gesprächsbegleitende Informationen in elektronischer Form, wie z.B. vorbereitete Gesprächsnotizen oder Kundendaten aus Datenbanken,
die unmittelbar zur Zeit des Anrufs zur Verfügung stehen sollen.
Daneben haben sich die PCs in den letzten Jahren immer mehr als Multimediacenter entwickelt
und bieten heute ausgereifte Technologien für Sprache, Grafik, Video usw. Die Integration von
Telefonie mit dem Medium Sprache in die PC-Welt ist somit nur ein weiterer Schritt auf dem
Weg zum integrierten Arbeitsplatz. Die Siemens AG bietet bereits seit langem für den Bereich
CTI Lösungen an, die bisher vorwiegend in so genannten Call-Centern eingesetzt werden.
1.3.2
Das Programm
Mit SimplyPhone for Lotus Notes wird ein innovatives Softwareprodukt für den Bereich CTI zur
Verfügung gestellt. Es ist ideal geeignet für Arbeitsplätze, die Lotus Notes als universelles Kommunikations- und Organisationstool nutzen. Lotus Notes ist eine Software, mit der Sie Ihre EMail-Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben organisieren und verwalten.
SimplyPhone for Lotus Notes erweitert die Funktionalität von Lotus Notes um folgende CTIFunktionen:
Lotus Notes
Verwalten und Organisieren von:
- Kontakten
- Terminen
- Aufgaben
- Emails
zusätzliche Telefoniefunktionen wie:
- Telefonieren, Konferenz, Makeln, Umleiten, Rückrufen
- Telefonsteuerung mit variabler Tastenbelegung
- Anrufe protokollieren
- Anrufen aus Kontakten
- Anrufer identifizieren
- Anrufplanung und Listen nicht angenommener Anrufe
- Telefonnotizen mit Lotus Notes-Mail
- Email-Benachrichtigung
u.v.m.
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Einleitung
1.3.3
Funktionsüberblick
SimplyPhone for Lotus Notes setzt auf Lotus Notes auf und erweitert bzw. nutzt dessen Funktionalität.
Die wichtigsten Funktionen sind im Folgenden aufgelistet.
>
Welche Funktionen in Ihrem speziellen Fall zur Verfügung stehen, ist maßgeblich
von der Art und Konfiguration Ihrer Telefonanlage und deren verwendeten Komponenten abhängig. Sollte etwas nicht so funktionieren wie es in dieser Anleitung beschrieben ist, schauen Sie bitte nach, welche Funktionen mit Ihrer individuellen Konfiguration möglich sind oder fragen Sie Ihren Administrator.
●
Anrufe protokollieren
Für jeden kommenden und gehenden Anruf öffnet sich automatisch ein Anrufdaten-Dialog
(Abschnitt 2.3, “Der Anrufdaten-Dialog”). Der Anrufdaten-Dialog enthält Datum und Uhrzeit des Anrufs sowie den Namen des Teilnehmers oder die Rufnummer. Sie können Notizen zu dem Gespräch eintragen. Sie können festlegen, dass zu dem Anruf ein Journaleintrag und/oder eine Aufgabe in Lotus Notes erzeugt werden soll.
●
Anrufe über Lotus Notes-Einträge einleiten
SimplyPhone for Lotus Notes ermöglicht es Ihnen, aus einem Lotus Notes-Eintrag (Kontakt, Journaleintrag, Aufgabe, E-Mail oder Termin) heraus einen Anruf einzuleiten.
●
Partneridentifizierung bei eingehenden Anrufen
Wenn ein Anruf für Sie eingeht, ermittelt SimplyPhone for Lotus Notes automatisch die
Identität des Anrufers, wenn seine Rufnummer in den konfigurierten Adressbüchern gefunden wird.
●
Nutzung von Telefon-Komfortfunktionen
Sie haben Zugriff auf typische Telefoniefunktionen wie Makeln, Konferenz, Weiterleitung,
etc.Telefonsteuerung
Die Oberfläche der Telefonsteuerung bildet die Menüsteuerung und das Display Ihres Telefons ab. Darüber hinaus können Sie Namenstasten belegen und auf Funktionstasten alle
verfügbaren Funktionen speichern. Dadurch lassen sich alle Funktionen, die für Sie an Ihrem Telefon eingerichtet wurden, am PC durchführen. Mehrere dieser Tasten-Gruppen
sind speicherbar.
>
●
1-4
Die Telefonsteuerung ist nur beim Einsatz des TAPI Service Providers
CallBridge TA/TU verfügbar.
Liste der nicht angenommenen Anrufe verwalten
Wenn der Anrufer auflegt, ohne dass Sie den Anruf angenommen haben, schließt SimplyPhone for Lotus Notes den Anrufdaten-Dialog wieder und erzeugt einen Aufgaben- oder
Journal-Eintrag (je nach Einstellung, siehe Abschnitt 3.1.2, “Register Direkte Anrufe”. Die
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Einleitung
letzten 5 derartigen Anrufe können auch über das Kontextmenü Nicht angenommene Anrufe des Telefonsymbols angezeigt werden, so dass Sie direkt einen Rückruf einleiten können.
●
Übernommene Anrufe: Benachrichtigung schicken
Wenn Sie einen Anruf übernehmen, der an einen anderern Teilnehmer gerichtet war
(Gruppenfunktion der Telefonanlage oder Anrufumleitung), öffnet SimplyPhone for
Lotus Notes einen Anrufdaten-Dialog, wobei die E-Mail-Adresse des ursprünglich angerufenen Teilnehmers und der Name des Anrufers bereits eingetragen sind. Zusätzlich kann
statt einer Nachricht auch ein Journaleintrag erzeugt werden.
1.3.4
Erzeugung und Nutzung von Anrufdaten
SimplyPhone for Lotus Notes öffnet bei bestimmten Telefonereignissen automatisch den Anrufdaten-Dialog. Im Anrufdaten-Dialog werden alle Daten wie z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer
des Anrufs protokolliert. Sie haben hier die Möglichkeit Notizen zu dem Anruf einzugeben. Darüber hinaus können Sie festlegen, dass der Anruf mit allen Daten des Anrufdaten-Dialogs als
Journaleintrag oder Aufgabe abgelegt wird.
Sobald ein eingehender oder ausgehender Anruf beginnt, versucht SimplyPhone for
Lotus Notes, anhand der Rufnummer den Teilnehmer zu identifizieren (siehe Abschnitt 1.3.5,
“Partneridentifizierung”). Bei erfolgreicher Identifikation wird diese Information angezeigt bzw.
den jeweiligen Lotus Notes-Einträgen hinzugefügt.
Ob sich der Anrufdaten-Dialog öffnet und wie SimplyPhone for Lotus Notes Einträge in Lotus Notes erzeugt, hängt von dem jeweiligen Telefonereignis ab und davon, wie Sie SimplyPhone for
Lotus Notes konfiguriert haben (siehe Abschnitt 3.1, “Kontextmenü “Einstellungen” aufrufen”).
Bei eingehendem Anruf
Abhängig von der Konfiguration (siehe Abschnitt 3.1, “Kontextmenü “Einstellungen” aufrufen”)
verhält sich SimplyPhone for Lotus Notes wie folgt:
●
Ein Anrufdaten-Dialog wird geöffnet. Kommt der Anruf zustande, bleibt der Anrufdaten-Dialog offen, damit Sie eine Gesprächsnotiz schreiben können. Die Daten werden in den
Journaleintrag geschrieben, wenn Sie den Dialog mit OK bestätigen.
●
Es wird kein Anrufdaten-Dialog geöffnet. Der Journaleintrag wird im Hintergrund geschrieben.
●
Es wird weder ein Anrufdaten-Dialog geöffnet noch ein Journaleintrag geschrieben.
Die Kategorie des ggf. erzeugten Journaleintrags ist Eingang, wenn der Anruf zustande
kommt. Sofern vorhanden, werden folgende Informationen dem Journaleintrag hinzugefügt:
Im Notiz-Feld des Journaleintrags wird der Name des Anrufers und seine E-Mail-Adresse
eingetragen. Falls Sie Eingaben im Betreff- und im Notizfeld des Anrufdaten-Dialogs vorgenommen haben, werden diese ebenfalls übernommen.
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Einleitung
Bei eingehendem Anruf, der nicht angenommen wird
Wenn Sie auf einen eingehenden Anruf nicht antworten und der Anrufer wieder auflegt, so
schließt sich der Anrufdaten-Dialog automatisch (sofern dieser geöffnet wurde). Die Kategorie
des ggf. erzeugten Journaleintrags ist Eingang o.V. (ohne Verbindung).
werden die Daten
●
als Journaleintrag gespeichert,
●
als Aufgabeneintrag gespeichert.
In beiden Fällen wird ein entsprechender Eintrag unter dem Menüpunkt Nicht angenommene
Anrufe angezeigt.
Bei selbst eingeleitetem Anruf
verhält sich SimplyPhone for Lotus Notes wie folgt:
●
Ein Anrufdaten-Dialog wird geöffnet. Kommt der Anruf zustande, bleibt der Anrufdaten-Dialog offen, damit Sie eine Gesprächsnotiz schreiben können. Die Daten werden in den
Journaleintrag geschrieben, wenn Sie den Dialog mit OK bestätigen.
●
Es wird kein Anrufdaten-Dialog geöffnet. Der Journaleintrag wird im Hintergrund geschrieben.
●
Es wird weder ein Anrufdaten-Dialog geöffnet noch ein Journaleintrag geschrieben.
Die Kategorie des ggf. erzeugten Journaleintrags ist Ausgang. Sofern vorhanden, werden folgende Informationen dem Journaleintrag hinzugefügt:
Im Notiz-Feld des Journaleintrags wird der Name des Anrufers und seine E-Mail-Adresse
eingetragen. Falls Sie Eingaben im Betreff- und im Notizfeld des Anrufdaten-Dialogs vorgenommen haben, werden diese ebenfalls übernommen.
Bei selbst eingeleitetem Anruf, ohne dass eine Verbindung zustande kommt
Wenn ein von Ihnen eingeleiteter Anruf nicht zustande kommt und Sie wieder auflegen, so
schließt sich der Anrufdaten-Dialog automatisch (sofern dieser geöffnet wurde). Die Kategorie
des ggf. erzeugten Journaleintrags ist Ausgang o.V. (ohne Verbindung). Abhängig von der
Konfiguration (siehe Abschnitt 3.1, “Kontextmenü “Einstellungen” aufrufen”) werden die Daten
zum Anruf
●
als Journaleintrag gespeichert,
●
als Aufgabeneintrag gespeichert.
1-6
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Einleitung
Bei Übernahme eines Anrufs an einen anderen Teilnehmer
Wenn Sie einen Anruf übernehmen, der an einen Kollegen gerichtet war – entweder durch aktive Übernahme in der Telefongruppe oder durch Anrufumleitung des Kollegen – so können sie
zwischen den folgenden Aktionen wählen:
●
automatisch eine Nachricht an den entsprechenden Kollegen schicken,
●
Anrufdaten-Dialog öffnen, der so vorbelegt ist, dass bei Bestätigung mit OK eine Nachricht
an den entsprechenden Kollegen verschickt wird,
●
automatisch einen Journaleintrag erzeugen,
●
einen Anrufdaten-Dialog wie bei einem gewöhnlichen Anruf öffnen.
1.3.5
Partneridentifizierung
Sobald ein Anruf für Sie eingeht, versucht SimplyPhone for Lotus Notes die Identität des Anrufers zu ermitteln.
Wenn an der anrufenden Telefonanlage die Übermittlung der Rufnummer freigeschalten ist, so
wird die Rufnummer des Anrufers an Ihre Telefonanlage übermittelt. Ihre Telefonanlage gibt
diese Rufnummer an SimplyPhone for Lotus Notes weiter.
Auch wenn Sie einen Anruf einleiten, versucht SimplyPhone for Lotus Notes, aufgrund der gewählten Rufnummer die Identität des Angerufenen zu ermitteln.
Welche Datenbasen für die Identifizierung der Telefonpartner herangezogen werden, hängt davon ab, wie Ihr System konfiguriert ist.
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1-7
spoC01.fm
Einleitung
1-8
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spoC02.fm
SimplyPhone for Lotus Notes kennen lernen
SimplyPhone for Lotus Notes starten/beenden
2
In diesem Kapitel lernen Sie die wichtigsten Elemente der Benutzeroberfläche von SimplyPhone for Lotus Notes kennen. Es wird Ihnen gezeigt, wie das Programm Ihnen hilft, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Sie lernen häufig wiederkehrende Dialoge, Meldungen, Schaltflächen und Symbole kennen und erfahren, in welchen Situationen Sie die einzelnen Elemente
nutzen können.
2.1
SimplyPhone for Lotus Notes starten/beenden
Beim Start von Lotus Notes wird automatisch auch SimplyPhone for Lotus Notes gestartet. Sie
erkennen das daran, dass in der Windows-Taskleiste ein Telefonsymbol angezeigt wird:
In der Lotus Notes-Menüleiste werden unter dem Menüpunkt Aktionen die Telefoniefunktionen
als Menüeinträge in einer Auswahl angezeigt.
Welche Funktionen im einzelnen angezeigt werden, ist abhängig von der jeweiligen Telefonsituation und wie Ihr PC sowie Ihre Telefonanlage konfiguriert ist.
2.2
Die Funktionsschaltflächen von SimplyPhone for Lotus Notes
Für die Ausführung der verschiedenen Telefoniefunktionen stellt SimplyPhone for Lotus Notes
verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Die Funktionen sind entweder über das
Lotus Notes-Menü Aktionen zu erreichen oder können mit Hilfe von Schaltflächen im Anrufdaten-Dialog von SimplyPhone for Lotus Notes oder über den Dialer ausgeführt werden. Zudem
werden die Schaltflächen im Dialog Telefonpartner Suchen angezeigt.
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spoC02.fm
Welche Schaltflächen jeweils verfügbar sind, hängt einerseits davon ab, welche Aktionen von
dem jeweiligen Telefonie-Provider unterstützt werden, und andererseits, welche Funktionen in
der jeweiligen Anrufsituation ausgeführt werden können.
Symbol
Funktion
Aktion bei Mausklick (linke Maustaste)
(selektierten oder aktu- Startet den Anruf auf der Basis des angegebenen Naellen Eintrag) Anrufen mens bzw. der angegebenen Rufnummer.
Anruf annehmen
Hebt ab, um einen eingehenden Anruf entgegenzunehmen.
Anruf beenden
Legt auf und beendet damit den Anruf.
Rückfragen
Besteht bereits eine Verbindung, kann ein zweiter Anruf
eingeleitet werden.
Makeln
Wechselt bei zwei Anrufen vom einen zum anderen,
d. h. der eine, bisher ruhende, wird aktiv geschaltet, der
andere, bisher aktive, auf ruhend (Makeln).
Anruf übergeben
Verbindet bei zwei Anrufen die beiden Teilnehmer miteinander. Ihre eigenen Verbindungen werden dabei beendet.
Anruf übergeben ohne Stellt eine Verbindung zu einem markierten Teilnehmer
Rückfrage
her, um diesen mit dem aktiven Anruf zu verbinden. Die
eigene Verbindung wird beendet.
Eingehenden Anruf
umleiten
Leitet einen eingehenden Anruf im Rufzustand auf einen
anderen Teilnehmer um.
Konferenz
Verbindet bei zwei Anrufen die beiden Teilnehmer und
Sie selbst zu einem Dreiergespräch (Konferenz).
Zu Konferenz
hinzufügen
Fügt einen Teilnehmer, mit dem eine Rückfrage besteht,
zu einer bestehenden Konferenz hinzu.
Aus Konferenz
entfernen
Entfernt einen Teilnehmer aus der Konferenz.
Verbindung halten
Sie unterbrechen eine Verbindung vorübergehend. Der
Teilnehmer hört Musik oder einen gesprochenen Hinweis.
Gehaltene Verbindung Sie nehmen ein vorübergehend unterbrochenes Gewiederaufnehmen
spräch wieder auf.
2-2
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spoC02.fm
Rückruf einleiten
Setzt den momentan nicht erreichbaren oder besetzten
Teilnehmer auf Rückruf. Somit wird die gewünschte Verbindung automatisch hergestellt, wenn der Teilnehmer
sein Gespräch beendet hat oder nachdem der Teilnehmer das erste Mal wieder telefoniert hat. Der Rückruf
kann auch im Briefkasten des Teilnehmers angezeigt
werden und muss anschließend vom Teilnehmer eingeleitet werden.
Anklopfen
Ist das angerufene Telefon besetzt, machen Sie sich
durch ein Signal beim Angerufenen bemerkbar.
Aufschalten
Ist das angerufene Telefon besetzt, schalten Sie sich auf
das bestehende Gespräch auf, so dass Sie mit beiden
Teilnehmern sprechen können.
Aus Anrufgruppe
übernehmen
Nimmt einen eingehenden Anruf für einen anderen Teilnehmer in Ihrer Gruppe entgegen.
Anruf gezielt
übernehmen
Wird bei einem Teilnehmer in einem entsprechend eingerichteten Adressbuch ein eingehender Anruf signalisiert, nehmen Sie hiermit den eingehenden Anruf für
diesen Teilnehmer entgegen.
Verbindung parken
Unterbricht einen Anruf, indem Sie ihn „parken“. Auf den
Anruf können Sie z.B. von einem anderen Telefon aus
mit der Taste Parken wieder zugreifen.
Geparkte Verbindung
wiederaufnehmen
Sie nehmen ein vorübergehend unterbrochenes Gespräch wieder auf.
Verbindung gezielt
parken
Unterbricht einen Anruf und übergibt ihn durch Auswahl eines entsprechenden Teilnehmers an ein anderes Telefon.
Gezielt geparkte
Verbindung wiederaufnehmen
Sie nehmen einen Anruf wieder auf, den Sie zuvor
gezielt geparkt hatten.
Anrufe umleiten
Aktiviert die Anrufumleitung.
E-Mail schreiben
Ruft den E-Mail-Editor auf und verschickt eine Meldung
an den selektierten oder aktuellen Eintrag.
Leitung auswählen
Zeigt an, dass derzeit keine Leitung verfügbar und damit
keine Aktion ausführbar ist. Durch Auswahl einer Telefonleitung können Sie auf eine andere Leitung wechseln
oder die bestehende Leitung reaktivieren.
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2-3
spoC02.fm
Der Anrufdaten-Dialog
2.3
>
Nähere Informationen zum Thema “Suchen” finden Sie in Kapitel 6, “Suchfunktionen
anwenden”.
Nähere Informationen über die einzelnen Funktionen und von welchem TelefonieProvider sie jeweils unterstützt werden, erfahren Sie bei Ihrem Administrator.
Bei einem eingehenden oder einem ausgehenden Anruf öffnet sich automatisch der Anrufdaten-Dialog. Der Dialog gibt Ihnen Informationen über den aktuellen Anruf. Mit Hilfe dieses Dialogs haben sie Zugriff auf alle systembedingt zur Verfügung stehenden Telefon-Aktionen sowie
die Möglichkeit Notizen zu editieren.
Telefoniefunktionen
Anrufe
Notizen
Daten verwenden
Wenn Sie neben dem aktuellen Anruf weitere Anrufe einleiten, z.B. um zu makeln oder eine
Rückfrage durchzuführen, werden diese weiteren Anrufe als zusätzliche Einträge in der Tabelle
Anrufe sichtbar. Wenn Sie dagegen neben dem aktuellen Anruf einen zusätzlichen eingehenden Anruf erhalten, wird für diesen Anruf ein eigener Anrufdaten-Dialog geöffnet.
Der Anrufdaten-Dialog ist in vier Bereiche unterteilt:
●
Bedienfeld für die Telefoniefunktionen
●
Meldungsfeld Anrufe
●
Eingabefeld Betreff/Notiz
●
Auswahlmenüs Daten verwenden
Die einzelnen Bereiche und Ihre Funktionen:
●
2-4
Bedienfeld für die Telefoniefunktionen
Die Schaltflächen im Bedienfeld entsprechen den Funktions-Schaltflächen. Über die
Schaltflächen aktivieren Sie die verschiedenen Telefonfunktionen wie z.B. Rückruf, Makeln, Konferenz, etc. Welche Schaltflächen jeweils verfügbar sind, hängt einerseits davon
ab, welche Funktionen von dem jeweiligen Telefonie-Provider und der verwendeten Telefonanlage unterstützt werden, und andererseits, welche Funktionen in der jeweiligen Anrufsituation ausgeführt werden können.
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Meldungsfeld Anrufe
Im Meldungsfeld Anrufe wird eine Tabelle angezeigt, welche die Verbindung bzw. die Verbindungen des aktuellen Anrufs aufzeigt. Jede Zeile informiert jeweils über eine Verbindung bzw. einen Teilnehmer.
In der Spalte Richtung wird über ein Symbol dargestellt, ob es sich um ein eingehendes
oder ein ausgehendes
Gespräch handelt.
Die Spalten Beginn und Dauer liefern zeitliche Informationen über die Verbindung.
Unter Gespräch informiert ein Symbol darüber, ob eine Gesprächsverbindung zustande
gekommen ist.
Die Spalten Teilnehmer und Umleitung liefern die Nummern des Teilnehmers bzw. der
Umleitung.
In der Spalte Zustand erfahren Sie durch ein Symbol den aktuellen Telefonstatus der Verbindung, d.h. ob die Verbindung aktiv ist, ob sie gehalten wird, etc.
>
●
Nähere Informationen über die Bedeutung der verwendeten Symbole finden Sie
im Abschnitt 2.4, “Anzeige des Telefonstatus”.
Eingabefeld Betreff/Notiz
Im Eingabefeld Betreff/Notiz geben Sie ggf. einen Betrefftext und Notizen zu dem aktuellen Anruf ein.
Sofern eingeblendet (siehe unten „Darstellung des Anrufdaten-Dialogs“), ermöglicht auch
die Spalte Notiz die Eingabe von Notizen zu der jeweiligen Verbindung. Öffnen Sie das Notizeingabefenster, indem Sie doppelt auf das entsprechende Feld der Spalte Notiz klicken.
●
Auswahlmenü Daten verwenden
Im Auswahlmenü Daten verwenden haben Sie die Möglichkeit den aktuellen Anruf in die
unterschiedlichen Sparten der Lotus Notes-Datenverwaltung einfließen zu lassen, indem
Sie automatisch einen Journaleintrag, eine Aufgabe oder eine Nachricht erzeugen lassen.
Wenn bei einem Anruf keine Verbindung zustande kommt, schließt sich der AnrufdatenDialog automatisch wieder. Wenn die Verbindung zustande kommt, bleibt der AnrufdatenDialog auch nach Beendigung der Verbindung geöffnet. Auf diese Weise können Sie auch
nach dem Anruf noch Notizen eintragen und darüber entscheiden, auf welche Weise die
Anrufdaten in Lotus Notes weiterverwendet werden sollen.
Darstellung des Anrufdaten-Dialogs
Sie können die Größe des Anrufdaten-Dialogs frei verändern.
Beim nächsten Anruf erscheint der Anrufdaten-Dialog in der zuletzt eingestellten Form und
Größe.
Durch Ziehen der Linie oberhalb von “Betreff” können Sie die Aufteilung der Fensterfläche verändern. Diese Aufteilung sowie Größe und Position des Anrufdaten-Dialogs speichert SimplyPhone for Lotus Notes und verwendet sie für alle weiteren Anrufdaten-Dialoge.
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Die Tabellenspalten dieses Meldungsfeldes können auf verschiedene Weise verändert werden:
●
Spalten ein- und ausblenden
Sie können festlegen, welche der Spalten angezeigt werden und welche nicht, indem Sie
mit der rechten Maustaste in den Tabellenkopf klicken und im Kontextmenü die gewünschten Spalten selektieren bzw. deselektieren.
●
Spaltenbreite ändern
Sie ändern die Breite einer Spalte, indem Sie den Trennstrich zwischen den Spalten im Tabellenkopf mit der Maus nach links oder rechts verschieben.
●
Spaltenreihenfolge ändern
Sie ändern die Reihenfolge in der Spaltenanordnung von links nach rechts, indem Sie den
Kopf der Spalte, die Sie versetzen wollen, mit gedrückter Maustaste an die gewünschte
neue Position verschieben.
2-6
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spoC02.fm
Die Telefonsymbole
2.4
Die Telefonsymbole
Wenn SimplyPhone for Lotus Notes aktiv ist, finden Sie rechts in der Taskleiste Ihrer WindowsOberfläche ein Telefonsymbol vor.
Das Telefonsymbol hat drei Funktionen:
●
Anzeige des aktuellen Telefonstatus,
●
Öffnen des Dialers,
●
Zugriff auf das Kontextmenü von SimplyPhone for Lotus Notes.
Anzeige des Telefonstatus
Das Telefonsymbol signalisiert Ihnen durch verändertes Aussehen den jeweils aktuellen Telefonstatus. Das Symbol
zeigt den Ruhezustand an. Wenn Ihr Telefon z.B. angerufen wird,
erscheint in der Anzeige das folgende Symbol:
Abhängig davon, welches Symbol angezeigt wird, können Sie eine jeweils zu dem Status passende Aktion durchführen, indem Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol klicken.
Übersicht über die Bedeutung der Telefonsymbole
Symbol
Bedeutung
Aktion bei Klick mit linker Maustaste
Bereit
Öffnen/Schließen des Dialers
Rufzustand (eingehend)
Abheben
Rufzustand (ausgehend)
keine Aktion möglich
Wählen
Auflegen
Besetzt
Auflegen
Gehalten
Auflegen
Getrennt
Auflegen
Verbindung besteht
Auflegen
Bitte warten
Verbindung zum Telefon unterbrochen
In Konferenz enthalten
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spoC02.fm
Das Kontextmenü
>
2.5
Wenn mehrere Anrufe zugleich vorhanden sind, wird der Zustand des zuerst entstandenen Anrufs angezeigt.
Das Kontextmenü
Öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol
in der Windows-Taskleiste rechts unten klicken.
In diesem Kontextmenü rufen Sie verschiedene Komfortfunktionen sowie Einstellungsdialoge
auf (siehe auch Kapitel 7, “Mit dem Kontextmenü arbeiten”).
●
Unter dem Menüpunkt Nicht angenommene Anrufe sind die zuletzt eingegangenen Anrufe aufgelistet, die Sie nicht angenommen haben. Die Liste nicht angenommener Anrufe
ermöglicht das direkte Rückrufen. Das Untermenü enthält auch einen Eintrag Anzeigen...,
welcher das entsprechende Lotus Notes-Fenster öffnet. Ausführliche Beschreibung siehe
Abschnitt 7.1, “Liste nicht angenommener Anrufe nutzen”.
●
Unter dem Menüpunkt Wahlwiederholung sind die zuletzt über SimplyPhone for
Lotus Notes angewählten Telefonnummern aufgelistet und ermöglichen das direkte Wiederholen des Anrufs. Ausführliche Beschreibung siehe Abschnitt 7.2, “Wahlwiederholung
durchführen”.
●
Unter dem Menüpunkt Kurzwahlliste sind die von Ihnen definierten Kurzwahlnummern
verfügbar. Ausführliche Beschreibung siehe Abschnitt 7.3, “Kurzwahlliste nutzen und verwalten”.
●
Unter dem Menüpunkt Telefonbücher erreichen Sie den Suchen-Dialog. Ausführliche Beschreibung siehe Abschnitt 7.4, “Dialog “Telefonpartner suchen” öffnen”.
2-8
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spoC02.fm
Das Kontextmenü
●
Über den Menüpunkt Dialer öffnen wird der “Dialer“ geöffnet (der Menüeintrag wechselt
zu Dialer schließen). Das Aktivieren von Dialer öffnen hat also die gleiche Wirkung wie
der Klick auf das Symbol
, wenn kein Anruf besteht. Ausführliche Beschreibung siehe
Abschnitt 2.6, “Der Dialer”.
●
Über den Menüpunkt Telefonsteuerung öffnen wird die „Telefonsteuerung“ geöffnet (der
Menüeintrag wechselt zu Telefonsteuerung schließen). Ausführliche Beschreibung siehe Abschnitt 2.8, “Die Telefonsteuerung”.
●
Über den Menüpunkt Einstellungen ... können Sie Grundeinstellungen zu SimplyPhone
for Lotus Notes vornehmen bzw. ändern. Ausführliche Beschreibung siehe Abschnitt 3.1,
“Kontextmenü “Einstellungen” aufrufen”.
●
Über den Menüpunkt Leitung auswählen ... können Sie eine andere Leitung auswählen
oder die bestehende Leitung reaktivieren. Ausführliche Beschreibung siehe Abschnitt 3.2,
“Telefonanschluss verwalten”.
>
Der Begriff „Leitung“ beschreibt hier die Verbindung zwischen PC und Telefonanlage. Das kann entweder ein anderes Telefon bedeuten oder einen anderen
Telefonie-Provider, falls mehrere Telefonie-Provider installiert sind.
●
Über den Menüpunkt Festverbindungs-Nummern eintragen ... pflegen Sie die zwischen
Ihrem Standort und anderen Standorten Ihrer Firma eingerichteten Festverbindungen.
Ausführliche Beschreibung siehe Abschnitt 3.3, “Festverbindungen verwalten”.
●
Über Hilfe können Sie sich über die Funktionen von SimplyPhone for Lotus Notes informieren lassen.
●
Mit Hilfe von Information über ... können Sie die Versionsnummer von SimplyPhone for
Lotus Notes abrufen.
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2-9
spoC02.fm
Der Dialer
2.6
Der Dialer
Ein weiteres Element von SimplyPhone for Lotus Notes ist der Dialer.
Sie aktivieren den Dialer mit einem linken Mausklick auf das Symbol
.
Ermöglicht das Verschieben des Dialers
Ermöglicht die Eingabe von Nummern
oder Wahlwiederholungen
Selektierten oder aktuellen
Eintrag anrufen
Öffnet das Umleitungsmenü
Ermöglicht die Eingabe von
Suchbegriffen
Öffnet ein Fenster zur Suche
Öffnet die Kurzwahlliste
Öffnet die Telefonsteuerung
Schließt den Dialer
Der aktivierte Dialer braucht wenig Platz und ist stets im Vordergrund sichtbar, um die Telefonfunktionen noch direkter zur Verfügung zu stellen. Der Dialer ist auch dann verfügbar, wenn Lotus Notes minimiert ist. In sein Eingabefeld können Sie einfach eine Rufnummer eintippen, um
einen Anruf einzuleiten. Der Dialer ermöglicht auch das Öffnen des Dialogs “Telefonpartner suchen”.
>
2-10
Die Funktionsumfang des Dialers ist abhängig von dessen Konfiguration.
Eine genaue Beschreibung der Konfiguration finden Sie in Abschnitt 3.1.1, “Register
Allgemein”.
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spoC02.fm
Der Team Assistent
2.7
>
Der Team Assistent
Die Funktionalität “Team Assistant” wird nur in einer 3rd-Party-Umgebung unterstützt.
Den Team Assistenten können Sie über das Kontexmenü Einstellungen | Register Allgemein
mit der Option Team Assistent benutzen aktivieren oder deaktivieren.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol rechts unten in der Taskleiste und wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen.
Ist der Teamassistent aktiviert, wird er in einem separaten Fenster angeboten und zeigt Ihnen
den aktuellen Telefonstatus der eingerichteten Team-Mitglieder an. Dazu werden die in SimplyPhone for Lotus Notes gebräuchlichen Symbole verwendet. Die Erklärung der Symbole finden Sie in der Tabelle im Abschnitt 2.4, “Die Telefonsymbole”. Wenn Sie den Mauszeiger über
ein Team-Mitglied bewegen, wird Ihnen der Telefonstatus des betreffenden Team-Mitglieds in
Textform angezeigt.
Sie können den Team Assistenten auch als Leiste am Rand Ihres Desktops ablegen. Klicken
Sie dazu in die Kopfleiste des Team Assistenten und ziehen Sie ihn mit der Maus an die gewünschte Seite des Desktops. Über das Team Assistent-Menü Einstellungen | Einblenden/
Ausblenden können Sie zudem einstellen, ob der Team Assistent immer im Vordergrund angezeigt werden soll (Einblenden) oder nur dann angezeigt wird, wenn man die entsprechende
Seite des Desktops mit der Maus berührt (Ausblenden). Ist der Team Assistent ausgeblendet,
wird er bei einem Zustandswechsel eines Team-Mitglieds automatisch für 5 Sekunden eingeblendet. Das ist z.B. der Fall, wenn ein Team-Mitglied angerufen wird oder einen Anruf einleitet.
Team-Mitglied aufnehmen/löschen
Sie können bis zu 20 Kolleginnen/Kollegen zu Ihrem Team hinzufügen oder aus Ihrem Team
löschen. Dazu muss der System-Administrator für jedes Team-Mitglied eine TAPI-Leitung einrichten. Es werden Ihnen also nur die Kolleginnen/Kollegen zur Auswahl angeboten, für die
eine TAPI-Leitung eingerichtet wurde.
Wählen Sie über das Team Assistent-Menü Einstellungen | Mitglieder verwalten in der entsprechenden Liste eine TAPI-Leitung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
oder Entfernen.
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2-11
spoC02.fm
Der Team Assistent
Die Reihenfolge, in welcher die Team-Mitglieder im Team Assistenten dargestellt werden, entspricht der Reihenfolge der Team-Mitglieder in der Liste “Ausgewählte Leitungen”.
Sie können die Reihenfolge der Team-Mitglieder im Team Assistenten ändern, indem Sie in der
Liste “Ausgewählte Leitungen” ein Team-Mitglied mit der linken Maustaste markieren und mit
den Pfeil-Tasten rechts neben der Liste an die gewünschte Stelle setzen.
Team-Mitglied anrufen
Sie können ein eingerichtetes Team-Mitglied anrufen, indem Sie einfach im Team Assistent mit
der linken Maustaste auf das entsprechende Mitglied klicken.
Anruf an ein Team-Mitglied weiterleiten
Einen eingehenden Anruf können Sie an ein Team-Mitglied weiterleiten, indem Sie einfach im
Team Assistenten mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche des gewünschten Mitglieds klicken oder mit der rechten Maustaste das Aufklappmenü des gewünschten Mitglieds öffnen und
auf Anruf übergeben klicken.
Anruf eines Team-Mitglieds übernehmen
Einen eingehenden Anruf für ein Team-Mitglied können Sie gezielt übernehmen, indem Sie
einfach im Team Assistenten mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche des entsprechenden Mitglieds klicken oder mit der rechten Maustaste das Aufklappmenü des entsprechenden
Mitglieds öffnen und auf Anruf gezielt übernehmen klicken.
Eigenschaften eines Team-Mitglieds abrufen
Wenn Sie im Team Assistenten mit der rechten Maustaste auf ein Team-Mitglied klicken, erscheint ein Menü mit dem Menüpunkt Eigenschaften. Dort werden Ihnen der Name, die Leitung und die Telefonnummer des selektierten Team-Mitglieds angezeigt.
Sie können ein eingerichtetes Team-Mitglied anrufen, indem Sie einfach im Team Assistent mit
der linken Maustaste auf das entsprechende Mitglied klicken.
2-12
A31003-X7140-B200-3-19, 02-2006
spoC02.fm
Die Telefonsteuerung
2.8
>
Die Telefonsteuerung ist nur beim Einsatz des TAPI-Providers CallBridge TA/TU
verfügbar.
Die Oberfläche der Telefonsteuerung bildet die Menüsteuerung und das Display Ihres Telefons
ab. Darüber hinaus erlaubt sie Ihnen, beliebige Funktionen, die für Ihr Telefon eingerichtet sind,
zu bedienen. Das sind alle Funktionen, die Sie auch über die Funktionstasten Ihres Telefons
bedienen können, und in der Regel noch viel mehr. Welche Funktionen tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt davon ab,
●
welche Telefonanlage Sie benutzen,
●
welche Funktionen an dieser Anlage für Ihre Nebenstelle eingerichtet sind und
●
welche Direktwahl- oder Leitungstasten an Ihrem Telefon eingerichtet sind.
Eine der zentralen Funktionen der Telefonsteuerung ist die Möglichkeit der Nutzung von Funktionstasten. Jede Aktion, wie auch eingehende Anrufe, werden im Display der Telefonsteuerung angezeigt. Die Fenstergröße der Telefonsteuerung ist abhängig von der Anzahl und Anordnung der frei belegbaren Tasten.
Display-Anzeige
Telefonschaltflächen
Eingabefeld für Rufnummer
mit Wählschaltfläche
Bereich frei belegbarer Tasten
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2-13
spoC02.fm
2.8.1
Display-Anzeige
In der Display-Anzeige werden die Dialoge und Meldungen des angeschlossenen Telefons wiedergegeben.
2.8.2
Telefonschaltflächen
Die Telefonschaltflächen bilden Tasten Ihres Telefons ab und können parallel zur Bedienung direkt am Telefon genutzt werden.
Schaltflächen für Telefoneinstellungen
Öffnet die Wähltastatur
Schaltfläche zum Bestätigen einer Funktion
Schaltflächen zum Blättern zwischen Funktionen
Öffnet die Auswahlliste der Tastengruppen
(zum Einrichten siehe Abschnitt 3.1.8)
Eine genaue Beschreibung der Funktionen und Einstellmöglichkeiten am Telefon finden Sie in
der Dokumentation zu Ihrem Telefon.
Wähltastatur
Ein Klick auf die Schaltfläche Wähltastatur öffnet das Tastenfeld, mit dem Sie Rufnummern
wie an Ihrem Telefon eingeben können. Das heißt, ein Tastendruck ist wie am Endgerät sofort
wirksam.
2-14
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spoC02.fm
Auswahlliste der Tastengruppen
Sind mehrere Tastengruppen eingerichtet (siehe Abschnitt 3.1.8), können diese über eine Auswahlliste selektiert werden. Die Tasten werden im Bereich der frei belegbaren Tasten angezeigt.
2.8.3
Feld für Rufnummer mit Wählschaltfläche
Wählschaltfläche
Eingabefeld
Das Textfeld dient zur Eingabe bzw. zum Auswählen einer Rufnummer oder Nachwahlnummer.
Mit der Wählschaltfläche oder mit der Return-Taste wird die eingetragene Ruf- bzw. Nachwahlnummer gewählt.
Die Liste zeigt die 15 zuletzt gewählten Rufnummern an.
2.8.4
In diesem Bereich können Sie abhängig von den eigenen Bedürfnissen Funktionstasten einrichten.
Passt der Beschriftungstext nicht in die feste Breite einer Taste, wird beim Überfahren der Taste
mit der Maus der komplette Text als Pop-Up angezeigt, auch beim Konfigurieren der Telefonsteuerung (siehe Abschnitt 3.1.8).
>
Zum Einrichten der freibelegbaren Tasten siehe Abschnitt 3.1.8.
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2-15
spoC02.fm
Die Anruferanzeige
2.9
Die Anruferanzeige
Ist SimplyPhone for Lotus Notes gestartet, erscheint bei jedem eingehenden Anruf ein
Anruferanzeige-Fenster am Mauszeiger. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn das Öffnen
des Anrufdaten-Dialogs nicht eingestellt ist.
>
2-16
Nähere Informationen zur Einstellung der Anruferanzeige finden Sie im Abschnitt
3.1.1, “Register Allgemein”.
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spoC03.fm
Grundeinstellungen vornehmen
3
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die wichtigsten Einstellungen für SimplyPhone for
Lotus Notes treffen. Hierzu müssen Sie zunächst das Kontextmenü zum Telefonsymbol
aufrufen.
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche
in der Windows-Taskleiste.
Es öffnet sich das Kontextmenü von SimplyPhone for Lotus Notes:
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3-1
spoC03.fm
Kontextmenü “Einstellungen” aufrufen
3.1
1.
Aktivieren Sie im Kontextmenü zum Symbol
stellungen.
in der Task-Leiste den Menüpunkt Ein-
Der Dialog “Einstellungen” öffnet sich:
3-2
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spoC03.fm
Im Dialog “Einstellungen” finden Sie folgende Register vor:
–
Allgemein
–
Direkte Anrufe
–
Indirekte Anrufe
–
Anrufdaten
–
Journal-Server (nur beim Einsatz eines CAP TAPI Service Providers)
–
Lizenz-Agent
–
CMC (nur wenn vom Administrator vorher eingerichtet)
–
Telefonsteuerung (nur in einer 1st Party Umgebung)
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3-3
spoC03.fm
3.1.1
Register Allgemein
Im Register Allgemein können Sie Einstellungen für verschiedene Komponenten treffen.
3-4
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spoC03.fm
Ist eine Funktion angekreuzt, so ist die jeweilige Option eingeschaltet.
Die Schalter und Ihre Bedeutung:
●
●
●
Dialer
Telefonfunktionen
Es werden die Schaltflächen der Telefonaktionen im Dialer
angezeigt.
Telefonpartner suchen
Es wird die Eingabemaske für die Suche und die Schaltfläche
zum Öffnen des Suchenfensters im Dialer angezeigt.
Kurzwahlliste
Es wird die Schaltfläche zum Aktivieren der Kurzwahlnummern im Dialer angezeigt.
Telefonsteuerung
Es wird die Schaltfläche zum Öffnen der Telefonsteuerung im
Dialer angezeigt.
Anruferanzeige
Anzeigen
Es wird bei eingehendem Anruf die Rufnummer des Anrufers
in einem Feld am Mauszeiger angezeigt.
Bei Mausklick schließen
Es wird das Anzeigefeld am Mauszeiger beim nächsten
Mausklick geschlossen.
Posteingangs-Manager
Hier geben Sie ein, in welchen Zeitintervallen der Posteingang auf Nachrichten, die in
Journal- oder Aufgabeneinträge umzuwandeln sind, durchsucht werden soll.
●
HiPath SimplyPhone for Web
(jetzt HiPath ComAssistant)
Es werden eingehende, nicht angenommen Anrufe von SimplyPhone for Lotus Notes
nicht protokolliert. Statt dessen werden Nachrichten von HiPath ComAssistant (ehemals
SimplyPhone for Web) über solche Anrufe in Journal- bzw. Aufgabeneinträge umgewandelt.
●
Team Assistant
Team Assistant benutzen
Wählen Sie, ob der Team Assistant automatisch bei Start mit
aufgerufen werden soll.
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3-5
spoC03.fm
3.1.2
Register Direkte Anrufe
Im Register Direkte Anrufe legen Sie fest, bei welchen Ereignissen SimplyPhone for
Lotus Notes den Anrufdaten-Dialog öffnen bzw. Einträge in Lotus Notes eintragen soll.
In den Auswahlbereichen Eingehende Anrufe und Ausgehende Anrufe können Sie für zustandekommende Anrufe festlegen, ob ein Journaleintrag erzeugt werden soll oder nicht.
Durch Einschalten von Anrufdaten-Dialog öffnen können Sie entscheiden, ob automatisch
der Anrufdaten-Dialog geöffnet werden soll. Auf diese Weise können Sie sich sofort nach dem
Anruf die Information über den Anrufer am Bildschirm anzeigen lassen und ggf. eine Telefonnotiz eingeben.
In den Auswahlbereichen Fehlgeschlagene eingehende Anrufe und Fehlgeschlagene ausgehende Anrufe können Sie für nicht zustande kommende Anrufe festlegen, ob ein Aufgabeneintrag oder ein Journaleintrag oder keines von beiden erzeugt werden soll. Falls ein Aufgabenoder ein Journaleintrag erzeugt werden soll, werden die letzten fünf eingehenden Anrufe, die
nicht zustande gekommen sind, unter dem Menüpunkt Nicht angenommene Anrufe des Kontextmenüs zum Symbol
angezeigt.
3-6
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spoC03.fm
3.1.3
Register Indirekte Anrufe
Im Register Indirekte Anrufe legen Sie fest, bei welchen Ereignissen SimplyPhone for
Lotus Notes den Anrufdaten-Dialog öffnen bzw. Einträge in Lotus Notes eintragen soll.
Indirekte Anrufe kommen entweder durch Übernahme eines Gesprächs innerhalb einer Gruppe oder durch Umleitung von einem anderen Telefon zustande. Die zwei Bereiche haben folgende Bedeutung:
●
Angenommene indirekte Anrufe
Anrufe von Dritten, die an Sie umgeleitet und von Ihnen angenommen wurden.
●
Nicht angenommene indirekte Anrufe
Anrufe von Dritten, die an Sie umgeleitet, aber von Ihnen nicht angenommen wurden.
Sie können festlegen, ob automatisch ein Journaleintrag erzeugt werden soll oder nicht.
Im Auswahlbereich Angenommene indirekte Anrufe haben Sie zusätzlich die Möglichkeit
festzulegen, ob sich der Anrufdaten-Dialog öffnen soll.
>
Die Wahl von Anrufdaten-Dialog öffnen für Nachrichten schließt die Wahl von Anrufdaten-Dialog öffnen für Journaleinträge aus und umgekehrt.
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3-7
spoC03.fm
3.1.4
Register Anrufdaten
In diesem Register legen Sie fest, in welchen Ordnern die Journaleinträge abgelegt werden
sollen. Das können Sie für die eingehenden Anrufe, die fehlgeschlagenen eingehenden Anrufe,
die ausgehenden Anrufe und die fehlgeschlagenen ausgehenden Anrufe einstellen.
Wählen Sie die Einstellung Standard, werden die Einträge in die von Lotus Notes voreingestellten Standardordner gelegt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um die Einträge in einem eigenen persönlichen Ordner
abzulegen.
7
3-8
Die Einträge können nur in Ordnern abgelegt werden, die schon vorher im Lotus Notes als entsprechende Aufgaben- bzw. Journalordner angelegt wurden. Näheres
hierzu entnehmen Sie der Dokumentation zu Lotus Notes.
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spoC03.fm
3.1.5
Register Journal-Server
Das Register “Journal Server” wird nur beim Einsatz eines CAP Tapi Service Providers angezeigt.
Wenn SimplyPhone for Lotus Notes beendet wird, können die Anrufdaten von eingehenden,
nicht angenommenen Anrufen von einem Journal Server (HiPath ComAssistant) aufgezeichnet
und per E-Mail an Sie gesendet werden. Beim nächsten Öffnen von SimplyPhone for
Lotus Notes können Sie diese Daten über Ihr Postfach abfragen.
Legen Sie hier fest, ob der Journal Server beim Beenden von SimplyPhone for Lotus Notes aktiviert werden soll und somit die Anrufdaten an SimplyPhone for Lotus Notes übermitteln soll.
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●
URL Journal Server
Geben Sie hier die IP-Adresse und die Portnummer des Rechners an, auf dem der Journal
Server (HiPath ComAssistant) installiert ist. Wird der Default-Port 8180 verwendet, kann
die Portangabe weggelassen werden, z.B.:
http://139.176.11.103:8180 oder
139.176.11.103:8180 oder
<Rechnername>:8180
Erfragen Sie IP-Adresse, Rechnernamen und Portnummer Ihres Journal-Servers bei Ihrem System-Administrator.
●
Meine E-Mail-Adresse
Geben Sie hier die E-Mail-Adresse an, an die der Journal-Server die Benachrichtigungen
senden soll.
●
Journal Server aktivieren
Mit dieser Option können Sie das Senden der Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren.
●
Aktuelle Server Einstellungen
Hier werden Ihnen die aktuellen gültigen Einstellungen am Journal-Server angezeigt.
●
Aktualisieren
Mit der Schaltfläche Aktualisieren werden die geänderten Einstellungen übernommen
bzw. neu abgefragt.
3-10
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spoC03.fm
3.1.6
Register Lizenz-Agent
Damit Sie alle CTI-Funktionen von SimplyPhone for Lotus Notes nutzen können, sind Lizenzen
nötig. Die Lizenzierung erfolgt über das HiPath Lizenz Management. Dazu benötigen Sie auf
Ihrem PC oder auf einem anderen PC in Ihrem Netzwerk einen Lizenz-Agenten (CLA, Customer License Agent). Dieser verwaltet die Lizenzen, die mit dem Lizenz Management beantragt
und auf dem CLA installiert werden können. Für den CLA muss folgendes eingerichtet sein:
●
Lizenz-Agent (CLA)
Geben Sie hier die IP-Adresse und die Portnummer des Rechners an, auf dem der CLA
installiert ist. Ist der CLA auf dem eigenen Rechner installiert, geben Sie hier die IP-Adresse “127.0.0.1” an.
●
Verbindungsaufbau
Legen Sie hier die Anzahl der Wiederholungen fest, die durchgeführt werden sollen, um
eine Verbindung zum CLA herzustellen. Legen Sie hier zusätzlich die Zeitspanne in Sekunden fest, nach der ein Verbindungsversuch abgebrochen werden soll (Timeout).
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3-11
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3.1.7
Register CMC
Um eine verursachungsgerechte Zuordnung von Verbindungskosten zu Kunden oder Projekten zu ermöglichen, bietet SimplyPhone for Lotus Notes die Nutzung von Client Matter Codes
an. Beim Telefonieren wird zusammen mit der Rufnummer ein Client Matter Code gewählt, der
in der Telefonanlage gespeichert und später für Abrechnungszwecke benutzt wird. Das Wählen
von Client Matter Codes kann mit SimplyPhone for Lotus Notes automatisiert werden.
Dieses Register dient zur Konfiguration der Nutzung von Client Matter Codes (CMC).
>
Die Felder Hinweis ’Hörer abheben’ erforderlich und Zeitdauer in Sekunden bis
zum automatischen Schließen stehen nicht in allen Konfigurationen zur Verfügung.
●
Client Matter Codes benutzen
Hier stellen Sie ein, ob CMC prinzipiell zur Auswahl angeboten bzw. gewählt werden sollen.
●
Hinweis ’Hörer abheben' erforderlich
Schalten Sie diese Option ein, wenn Ihr Telefon nur bei abgehobenem Hörer Client Matter
Codes wählen kann. Fragen Sie ggf. den Administrator Ihrer Telefonanlage, ob dies der
Fall ist.
3-12
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●
Zeitdauer ...
Nach Ablauf dieser Anzahl Sekunden verschwindet die Aufforderung zum Abheben des
Hörers wieder. Ist hier nichts eingetragen, tritt die Voreinstellung von 30 Sekunden in Kraft.
Client Matter Codes pflegen
Um einem Geschäftspartner einen oder mehrere Client Matter Codes zuzuordnen, öffnen Sie
den entsprechenden Lotus Notes Adressbucheintrag. Der Eintrag für Client Matter Codes kann
in einem beliebigen Feld des Adressbucheintrags eingebracht werden, z.B. in einem Telefonnummernfeld oder im Kommentarfeld. Die Eingabe muss nur einem bestimmten Format genügen, das hier anhand von Beispielen dargestellt ist:
CMC:12345(Projekt1),67890(Projekt2);
CMC:12345;
CMC:12345,67890(Projekt3);
Der Eintrag beginnt mit dem Kennzeichen CMC: und endet mit einem Semikolon. Der Eintrag
kann einen oder mehrere CMCs enthalten, durch Komma getrennt. Jeder Code kann mit einer
Beschreibung versehen werden, die in runden Klammern angehängt wird.
Client Matter Codes wählen
Markieren Sie den gewünschten Kontakteintrag, und wählen Sie im Aktionsmenü den Eintrag
Selektierten oder aktuellen Eintrag anrufen. Wenn für den Kontakt CMC-Codes eingetragen
sind, und wenn in den Einstellungen die Nutzung von CMC eingeschaltet ist, erscheint dann
ein Menü, aus welchem Sie den gewünschten CMC-Code (oder auch die Nummer ohne CMCCode) auswählen können.
3.1.8
Register Telefonsteuerung
In diesem Register konfigurieren Sie die frei belegbaren Tasten der Telefonsteuerung (siehe
Abschnitt 2.8, “Die Telefonsteuerung”) durch Zusammenstellen von Tastengruppen per „Dragand-Drop“.
Sie haben die Möglichkeit alle Funktionen einzurichten, die unterstützt und die für Ihr Telefon
freigeschaltet sind.
Sie können max. 5 Tastengruppen mit jeweils max. 26 Tasten einrichten. Die Anzahl, Anordnung und Kombination der Tasten ist frei wählbar. Pro Tastengruppe kann eine Taste nur einmal
zugeordnet werden.
●
Liste der Tastengruppen:
Hier können Sie bis zu fünf verschiedene Tastengruppen anlegen und mit einem Namen
versehen, zur Änderung wieder auswählen und nicht benötigte Gruppen löschen.
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●
Textfeld für Wahlparameter:
In das Eingabefeld können für bestimmte Funktionen Ziffern eingegeben werden, die nach
dem Betätigen der Taste als weitere Eingabe von der Kommunikationsplattform verlangt
werden und für den Benutzer in der Regel immer gleich sind (z.B. die meistverwendete
Zielrufnummer einer Rückfrage oder die Kennziffer einer ACD-Gruppe zur Anzeige des
Gruppenstatus). Diese Nachwahlziffern werden zunächst nur im Eingabefeld für Rufnummern der Telefonsteuerung angezeigt und erst durch Klick auf die Wählschaltfläche oder
mit der Return-Taste gewählt, so dass der Benutzer die Möglichkeit hat, die Ziffern zu überprüfen und ggf. zu ändern.
●
Abbild der Telefonsteuerung:
Dieser Bereich zeigt die Anordnung der Tasten so, wie sie in der Oberfläche der Telefonsteuerung erscheinen. Display-, Navigations- und Wählfeld-Bereich sind als Platzhalter mit
abgebildet.
●
Liste der verfügbaren Tasten:
Die Liste zeigt die von SimplyPhone for Lotus Notes unterstützten und für Ihren Nebenstellenanschluss freigeschalteten Funktionen der Kommunikationsplattform.
>
Informationen zu den möglichen Funktionen mit Erklärungen erhalten Sie im Internet unter: http://www.siemens.de/hipath/ ...
Einrichten einer neuen Tastengruppe
Es sind maximal fünf verschiedene Tastengruppen einrichtbar.
1.
Wenn nicht bereits geschehen, schließen Sie die Telefonsteuerung mit Hilfe des Kontextmenüs (siehe Abschnitt 2.5, “Das Kontextmenü”).
2.
in der Windows-Taskleiste den Menüpunkt Einstellungen ... . Der Dialog “Einstellungen” öffnet sich.
3.
Wechseln Sie in das Register Telefonsteuerung.
4.
Um eine neue Tastengruppe anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, geben Sie
einen eigenen Namen für diese Gruppe ein (z.B.: “Keyset1”) und bestätigen Sie die Eingabe. Sie haben nun eine neue, noch leere Tastengruppe angelegt.
5.
Wählen Sie eine Taste aus der Liste der verfügbaren Tasten aus und ziehen Sie diese per
„Drag-and-Drop“ in das Abbild der Telefonsteuerung. Der Bereich, in dem Sie eine Taste
hinzufügen können, wird während des Ziehens durch ein am Mauszeiger angezeigt und
besteht aus einem Raster von drei Spalten und max. zwölf Reihen (max. 26 Tasten-Positionen).
Informationen zu den einzelnen Tastenfunktionen finden Sie in der Dokumentation zu Ihrem Telefon.
3-14
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spoC03.fm
6.
Wiederholen Sie Schritt 5 für jede weitere Taste, die Sie hinzufügen möchten.
Beim Ablegen einer Taste auf eine bereits belegte Position wird die bisherige Taste durch
die neue ersetzt.
Wenn Sie eine Taste von der Tastengruppe entfernen möchten, ziehen Sie diese aus dem
Abbild der Telefonsteuerung (z.B. auf den Windows Desktop), bis ein
am Mauszeiger
erscheint.
Bei manchen Funktionen, z.B. bei Rückfrage, können Sie für diese Taste noch eine Ziffernfolge als Parameter eintragen.
Wählen Sie dazu eine dafür geeignete Taste im Abbild der Telefonsteuerung aus und geben Sie die Ziffernfolge im Textfeld ein.
Passt der Beschriftungstext nicht in die feste Breite einer Taste, wird beim Überfahren der
Taste mit der Maus der komplette Text als Pop-Up angezeigt.
7.
Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Nach dem Öffnen der Telefonsteuerung (siehe Abschnitt 2.8, “Die Telefonsteuerung”) können nun mit
der Schaltfläche
die verschiedenen Tastengruppen auswählen (siehe Abschnitt 2.8,
“Die Telefonsteuerung”).
Ändern einer vorhandenen Tastengruppe
Gehen Sie vor, wie beim Anlegen einer Gruppe (siehe oben “Einrichten einer neuen Tastengruppe”). Statt dem Anlegen einer neuen Gruppe, wählen Sie eine Gruppe aus der Liste der
Tastengruppen aus.
Löschen einer vorhandenen Tastengruppe
Öffnen Sie das Register Telefonsteuerung (siehe oben „Einrichten einer neuen Tastengruppe“),
wählen Sie eine Gruppe aus der Liste der Tastengruppen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Beim Löschen der letzten Tastengruppe wird die Belegung der Standard-Tastengruppe wieder
hergestellt.
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Telefonanschluss verwalten
3.2
Leitung auswählen.
in der Windows-Taskleiste den Menüpunkt
Der Dialog “Telefonleitung” öffnet sich.
Über das Kombifeld Leitung auswählen wählen Sie die TAPI-Leitung aus, die Sie für SimplyPhone for Lotus Notes benutzen möchten.
Über die Schaltflächen Leitung und Standort wechseln Sie in den entsprechenden Dialog der
Windows-Telefoniefunktionalität.
●
Über die Schaltfläche Leitung wechseln Sie in einen Dialog zur Leitungskonfiguration.
>
●
Konfiguration von Leitungen und Wählparametern erreichen Sie auch über das
Symbol
in der Windows-Systemsteuerung. Wenn Sie eine Leitung hinzufügen oder löschen, oder wenn Sie den Namen einer Leitung ändern, müssen Sie
SimplyPhone for Lotus Notes neu starten, damit die Änderung wirksam wird.
Über die Schaltfläche Standort im Dialog “Telefonleitung” wechseln Sie in den Dialog “Telefon- und Modemoptionen”.
Hier legen Sie die standortbezogenen Nummern fest.
3-16
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spoC03.fm
7
Die Einstellung der Standortdaten ist in den Windows-Versionen unterschiedlich. Unser Beispiel zeigt die Ansicht bei Verwendung von Windows 2000.
Wichtig ist insbesondere das Eingabefeld Standort. Sie geben hier einen Namen für den
betreffenden Standort ein. Damit die Partneridentifizierung für interne Anrufer korrekt funktioniert, muss dieser Name die Amtsnummer der Telefonanlage als Namensbestandteil
enthalten. Wenn die Amtsnummer der Telefonanlage an Ihrem Unternehmensstandort z.B.
123 ist, vergeben Sie als Standortnamen z.B. „(123) Perlach".
>
Die Amtsnummer ist der Bestandteil der Telefonnummer, die Sie der Rufnummer des einzelnen Anschlusses voranstellen, wenn Sie von außerhalb des Unternehmens anrufen.
Bei der Installation von SimplyPhone for Lotus Notes wird automatisch ein geeigneter
Standort eingerichtet.
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Festverbindungen verwalten
3.3
Festverbindungen verwalten
Die Pflege von Festverbindungen ist nötig, wenn zwischen Ihrem Standort und anderen Standorten Ihrer Firma Festverbindungen eingerichtet sind.
Beispiel:
Sie sind im Standort Kurtstraße, ihr Kollege aus dem Standort Hofmannstraße ruft Sie an. In
Lotus Notes ist Ihr Kollege unter seiner externen Rufnummer gespeichert: +49 (89) 722-12345.
Da er aber über eine Festverbindung anruft, übergibt die Telefonanlage seine Rufnummer als
Festverbindungs-Nummer: 99-12345. Die Partneridentifizierung würde Ihren Kollegen daher
nicht identifizieren können.
Um diesem Problem abzuhelfen, können Sie Festverbindungs-Nummern pflegen, sodass die
Partneridentifizierung auch in solchen Fällen erfolgreich arbeiten kann.
bindung eintragen.
in der Task-Leiste den Menüpunkt Festver-
Der Dialog “Festverbindungen” öffnet sich:
Aktivieren Sie die Schaltfläche Neu, um eine neue Festverbindung einzurichten. In der Auswahlliste wird ein neuer Eintrag mit dem vorläufigen Namen “Festverbindung<Nr>“ eingefügt.
Diesen Namen überschreiben Sie im Eingabefeld Name mit dem Namen des gewünschten
Standortes. In das Eingabefeld Nummer geben Sie die Festverbindungsnummer ein. Im Auswahlbereich Standort geben Sie die Daten der Amtsnummer des betreffenden Standortes ein.
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Grundfunktionen nutzen
Anruf einleiten
4
Die Grundfunktionen von SimplyPhone for Lotus Notes bestehen aus dem Einleiten und dem
Entgegennehmen von Anrufen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Funktionen zu aktivieren. Das folgende Kapitel zeigt Ihnen diese Möglichkeiten auf.
4.1
Anruf einleiten
Sie haben folgende Möglichkeiten einen Anruf einzuleiten:
●
über Lotus Notes-Einträge,
●
über eine Partnersuche,
●
mit dem Dialer,
●
mit der Telefonsteuerung,
●
Anruf über Telefondateien einleiten.
Anzeige von SimplyPhone for Lotus Notes vor dem Einleiten des Anrufs
Im Lotus Notes-Menü Aktionen wird die Auswahl Selektierten oder aktuellen Eintrag anrufen angezeigt, und im Dialer die Schaltfläche
dargestellt.
Das Telefonsymbol in der Windows-Taskleiste ist als Telefon mit aufgelegtem Hörer dargestellt:
Anzeige von SimplyPhone for Lotus Notes nach dem Einleiten des Anrufs
Nach dem Einleiten des Anrufs ist die Anzeige von SimplyPhone for Lotus Notes abhängig von
der jeweiligen Situation:
●
Ist das Telefon besetzt, nimmt das Symbol in der Windows-Taskleiste die Form
an,
während im Menü Aktionen der Eintrag Anruf beenden angezeigt und im Dialer die
Schaltfläche
angezeigt wird.
●
Wenn das Telefon aus sonstigen Gründen nicht erreichbar ist, nimmt das Symbol in der
Windows-Taskleiste die Form
an.
●
Nachdem der Anruf eingeleitet wurde, öffnet sich der Anrufdaten-Dialog. Hier wird in der
Spalte Zustand der Tabelle das Symbol
angezeigt.
Dieses Symbol wird auch in der Windows-Taskleiste angezeigt.
Im Dialer erscheint die Schaltfläche
.
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4-1
spoC04.fm
Anruf einleiten
>
4.1.1
Informationen über den Anrufdaten-Dialog finden Sie in Abschnitt 2.3, “Der Anrufdaten-Dialog”.
Anruf über Lotus Notes-Einträge einleiten
Sie können prinzipiell über folgende Arten von Lotus Notes-Einträgen Anrufe einleiten:
●
Kontakte
●
Journal-Einträge
●
Aufgaben
●
E-Mails
>
Zum Einleiten eines Anrufs aus dem Adressbuch heraus muss der Feldname mit
dem Standardnamen von SimplyPhone for Lotus Notes übereinstimmen. Andernfalls ist das Anrufen aus dem Adressbuch nur aus der Detailansicht möglich.
Leiten Sie einen Anruf über einen der oben aufgeführten Lotus Notes-Einträge ein, indem Sie
den betreffenden Eintrag markieren und im Lotus Notes Menü Aktionen die Aktion Selektierten oder aktuellen Eintrag anrufen aktivieren.
Der Wählvorgang wird eingeleitet. Sobald der angerufene Teilnehmer Ihren Anruf entgegennimmt, nimmt das Symbol in der Windows-Taskleiste die Form
an und ein Anrufdaten-Dialog wird geöffnet.
>
●
●
●
●
●
4-2
Das Einleiten von Anrufen über Kontakte setzt voraus, dass die entsprechende
Rufnummer im kanonischen oder wählbaren Format vorliegt.
Beispiel für das kanonische Format: +49 (89) 956376-13.
Das wählbare Format ist so, wie Sie am Telefon wählen würden.
Das Einleiten eines Anrufes aus dem Adressbuch von SimplyPhone for
Lotus Notes ist nur aus der Detailansicht möglich.
Das Einleiten von Anrufen in der Listenansicht setzt voraus, dass der JournalEintrag oder die Aufgabe von SimplyPhone for Lotus Notes selbst erzeugt wurde. Andernfalls ist das Anrufen für solche Einträge nur aus der Detailansicht
möglich.
Ein Einleiten von Anrufen über E-Mails ist nur aus der Detailansicht möglich.
Voraussetzung für das Anrufen aus der Detailansicht ist, dass der Eintrag eine
Nummer im kanonischen Format oder im wählbaren Format mit dem Prefix
“Tel:” enthält.
Beispiel für wählbares Format mit Prefix: Tel:085637613.
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spoC04.fm
Anruf einleiten
4.1.2
Anruf mit dem Dialer einleiten
Wie bei der Outlook-Symbolleiste haben Sie bei dieser Variante die Möglichkeit die gewünschte Teilnehmernummer direkt einzugeben.
1.
Öffnen Sie den Dialer, indem Sie das Symbol
in der Windows-Taskleiste anklicken.
Die Schreibmarke befindet sich bereits im Eingabefeld.
2.
Geben Sie über Tastatur die gewünschte Rufnummer ein.
Es gibt zwei Möglichkeiten der Rufnummerneingabe:
3.
●
so, wie Sie sie am Telefon wählen würden,
●
im kanonischen Format, z.B. +49 (89) 85 63 76-13.
Durch Drücken der Return-Taste oder Klick auf die Schaltfläche
leitet.
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wird der Anruf einge-
4-3
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Anruf einleiten
4.1.3
Anruf mit der Telefonsteuerung einleiten
Durch Eingabe einer Rufnummer
1.
Öffnen Sie die Telefonsteuerung durch Auswahl von Telefonsteuerung im Kontextmenü
(siehe Abschnitt 2.8) oder durch Klick auf die Schaltfläche
des Dialers (wenn eingerichtet).
Eingabefeld für Rufnummer
2.
Setzen Sie die Schreibmarke in das Eingabefeld und geben Sie über Tastatur die gewünschte Rufnummer ein. Schreiben Sie die Rufnummer so hinein, wie Sie sie am Telefon
wählen würden.
3.
Durch Drücken der Return-Taste oder Klick auf die Schaltfläche
leitet.
4-4
wird der Anruf einge-
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spoC04.fm
Anruf einleiten
4.1.4
Anruf durch „Drag-and-Drop“ einleiten
Sie können einen Anruf einleiten, indem Sie:
●
eine Textdatei, die eine Rufnummer enthält auf das Eingabefeld des Dialers oder auf das
Telefonsymbol in der Windows-Taskleiste ziehen,
●
In einem Dokument eine Rufnummer selektieren und auf das Eingabefeld des Dialers oder
auf das Telefonsymbol in der Windows-Taskleiste ziehen, sofern die Anwendung des Dokumententyps “Drag-and-Drop” unterstützt.
>
Es gelten folgende Einschränkungen:
●
„Drag-and-Drop“ auf das Telefonsymbol in der Windows-Taskleiste nur bei horizontal und einzeilig eingestellter Taskleiste.
●
„Drag-and-Drop“ auf das Telefonsymbol in der Windows-Taskleiste ist bei
Windows XP nicht möglich.
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4-5
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Anruf einleiten
4.1.5
Anruf über Telefondateien einleiten
SimplyPhone for Lotus Notes ermöglicht es, Ihre Anrufe über Telefondateien einzuleiten. Eine
Telefondatei hat die Dateinamenserweiterung “.tel” und enthält eine Rufnummer.
Doppelklicken Sie auf eine solche Datei, wird der Wählvorgang eingeleitet.
Telefondatei anlegen
1.
Sie legen eine Telefondatei auf folgende Weise an:
Öffnen Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche eines Ordners oder
des Desktops das Kontextmenü und aktivieren den Menüpunkt Neu | Telefonpartner.
Ein neues Dateisymbol wird angelegt.
2.
Geben Sie der Datei den Namen des gewünschten Teilnehmers.
7
3.
Bei aktiver Anzeige von Dateinamenserweiterungen muss die Datei die Namenserweiterung “.tel“ beibehalten.
Aktivieren Sie im Kontextmenü der neuen Datei den Menüpunkt Bearbeiten.
Der Windows-Texteditor öffnet sich. Geben Sie in die erste Zeile der Datei die Rufnummer
des Teilnehmers ein.
●
●
Sichern Sie anschließend die Datei.
Tipp:
Auf diese Weise können Sie für alle Ihre häufigeren Gesprächspartner Telefondateien anlegen.
Sie können diese Telefondateien z.B. in einem eigenen Ordner auf Ihrem Desktop ablegen, der
dadurch als Kurzwahlverzeichnis fungiert.
Öffnen Sie den Ordner und leiten durch Doppelklick auf die Telefondatei den Wählvorgang zu
dem gewünschten Teilnehmer ein.
4-6
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Anruf entgegennehmen
4.2
Anruf entgegennehmen
Bei einem eingehenden Anruf öffnet sich der Anrufdaten-Dialog. Das Symbol
erscheint am
rechten Rand der Windows-Taskleiste und in der Zustandsleiste im Anrufdaten-Dialog.
Sie nehmen den Anruf entgegen, indem Sie:
●
auf das Symbol
im Dialer oder im Anrufdaten-Dialog klicken,oder indem Sie im Lotus
Notes Menü Aktionen die Aktion Anruf annehmen aktivieren.
●
das Symbol
●
den Telefonhörer abheben.
in der Windows-Taskleiste anklicken oder
Im Dialer und im Anrufdaten-Dialog ändert sich die Auswahl an Telefon-Schaltflächen.
Das Symbol in der Windows-Taskleiste und in der Zustandsleiste des Anrufdaten-Dialogs
nimmt die Form
an.
SimplyPhone for Lotus Notes versucht aufgrund der gewählten Rufnummer mit Hilfe der
Partneridentifizierung die Identität des anrufenden Teilnehmers zu ermitteln. Wird der Teilnehmer ermittelt, enthält das Lotus Notes-Fenster diese Informationen. Ansonsten ist nur
die Rufnummer des Anrufers angeben.
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4-7
spoC04.fm
Anruf beenden
4.3
Anruf beenden
Sie beenden einen eingegangenen oder selbst eingeleiteten Anruf, indem Sie:
●
im Lotus Notes Menü Aktionen die Aktion Selektierten oder aktuellen Eintrag anrufen
aktivieren,
●
auf das Symbol
●
das Symbol
●
den Telefonhörer auflegen.
im Dialer oder im Anrufdaten-Dialog klicken,
in der Task-Leiste anklicken oder
Um ein versehentliches Beenden eines Anrufs zu vermeiden, erscheint bei Klick auf das
Symbol
folgende Abfrage:
Im Dialer und im Anrufdaten-Dialog erscheint die Schaltfläche
. Im Lotus Notes-Menü Aktionen wird der Eintrag Selektierten oder aktuellen Eintrag wieder angezeigt.
Das Telefon in der Windows-Taskleiste nimmt wieder die Form
an.
4-8
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Erweiterte Telefonfunktionen nutzen
Rückfrage einleiten
5
Neben den Grundfunktionen bietet SimplyPhone for Lotus Notes über die Funktionsschaltflächen von SimplyPhone for Lotus Notes und über den Dialer erweiterte Telefonfunktionen.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie über die Funktionsschaltflächen von SimplyPhone for
Lotus Notes oder den Dialer Zugriff auf sogenannte Telefon-Komfortfunktionen wie Makeln,
Konferenz, Weiterleitung etc. haben.
>
5.1
Welche Telefonie-Provider diese Funktion unterstützen, erfahren Sie bei Ihrem Administrator. Einige Funktionen, die nur in Zusammenhang mit einem markierten Teilnehmer möglich sind, werden im Dialer und im Anrufdaten-Dialog nicht angeboten
(z.B. eingehenden Anruf übergeben).
Rückfrage einleiten
Unter einer Rückfrage versteht man, dass Sie bereits mit einem Telefonpartner verbunden sind
und einen zweiten Anruf einleiten möchten. Während Sie mit einem zweiten Telefonpartner
sprechen, wird der erste Anruf gehalten.
Sie haben die Möglichkeit, neben dem aktuellen Anruf eine Rückfrage einzuleiten. Sie haben
dazu die gleichen Möglichkeiten wie beim Einleiten eines Erstanrufs.
Die aktuelle Verbindung wird im Anrufdaten-Dialog angezeigt. Sie leiten einen Anruf z.B. über
einen Lotus Notes-Kontakt ein, indem Sie den betreffenden Eintrag markieren und auf
klicken.
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5-1
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Anrufe umleiten
5.2
Anrufe umleiten
Um die Anrufumleitung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
1.
Klicken Sie im Dialer auf die Schaltfläche
„Anrufe umleiten“ oder wählen Sie im Lotus
Notes-Menü Aktionen den Eintrag Anrufe umleiten.
Es erscheint die folgende Meldung:
2.
Wählen Sie Bearbeiten... aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Es erscheint der Dialog “Anrufumleitungen bearbeiten”:
3.
Geben Sie die gewünschten Daten in die Eingabefelder ein.
Sind mehrere Umleitungen definiert, können Sie mit den Schaltflächen
ge der Einträge verändern.
4.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche Beenden.
5.
Wählen Sie nun im Menü die gewünschte Umleitung aus.
>
5-2
die Reihenfol-
Bei der Verwendung des Telefonie-Providers CallBridge TA/TU (CorNet-TS)
wird der Status der Rufumleitung im Kontextmenü der Schaltfläche
nicht angezeigt. Eine aktive Anrufumleitung können Sie aber dennoch deaktivieren, indem Sie im Kontextmenü der Schaltfläche
den Menüpunkt Nicht aktiv auswählen.
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Anruf mit Rückfrage übergeben
5.3
Anruf mit Rückfrage übergeben
Sie können während eines Anrufs, z.B. um eine Rückfrage zu stellen, eine zusätzliche Verbindung aufbauen und den Anrufer dann mit dem neuen Teilnehmer verbinden.
>
Weitere Informationen zum Einleiten einer Rückfrage finden Sie im Abschnitt 5.1.
Sie führen z.B. ein Gespräch mit Teilnehmer A und wollen das Gespräch an Teilnehmer B übergeben. Dazu leiten Sie zusätzlich zu dem bereits geführten Gespräch ein Gespräch mit Teilnehmer B ein.
Um Teilnehmer A mit Teilnehmer B zu verbinden, klicken Sie im Anrufdaten-Dialog auf die
Schaltfläche
oder wählen im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Übergeben.
Daraufhin werden die beiden Teilnehmern untereinander verbunden. Beide Gesprächsverbindungen mit Ihnen werden beendet.
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5-3
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Anruf ohne Rückfrage übergeben
5.4
Anruf ohne Rückfrage übergeben
Sie können einen Anruf auch übergeben, ohne selbst eine Verbindung zu dem Partner aufzubauen, an den Sie den Anruf übergeben wollen.
Sie führen ein Gespräch mit Teilnehmer A und wollen das Gespräch direkt, d. h. ohne Rückfrage an Teilnehmer B weiterleiten. Sie markieren den Lotus Notes-Kontakt für Teilnehmer B und
wählen im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Übergabe ohne Rückfrage.
Daraufhin wird Ihr Gespräch mit Teilnehmer A beendet. Für Teilnehmer A wird das Gespräch
mit Teilnehmer B eingeleitet.
5.5
Makeln
Im Anrufdaten-Dialog werden zwei Verbindungen angezeigt (durch Rückfrage oder Annahme
eines Zweitanrufs). Über die eine Verbindung führen Sie z.B. gerade ein Gespräch mit
Teilnehmer B, die andere Verbindung mit Teilnehmer A befindet sich im Zustand Halten, d. h.
in der Spalte Zustand wird das Symbol
für Halten angezeigt.
Sie wollen nun von Teilnehmer B zu Teilnehmer A wechseln. Diesen Vorgang nennt man makeln.
Klicken Sie dazu im Anrufdaten-Dialog auf die Schaltfläche
oder wählen Sie im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Makeln. Daraufhin wechselt die Verbindung mit Teilnehmer B
in den Zustand
. Sie sind nun mit Teilnehmer A verbunden.
Wenn Sie erneut auf das Symbol
Teilnehmer B.
5-4
klicken, makeln Sie wieder zurück zum Gespräch mit
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Eingehenden Anruf umleiten
5.6
Eingehenden Anruf umleiten
Wenn keine Verbindung aktiv ist, können Sie einen kommenden Anruf an einen anderen Teilnehmer weiterleiten, ohne selbst den Anruf entgegenzunehmen. Wenn ihr Telefon klingelt,
wählen sie einen Lotus Notes-Eintrag, an den Sie den Anruf weiterleiten wollen, und klicken
auf die Schaltfläche
im Anrufdaten-Dialog oder aktivieren Sie im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Anrufe umleiten.
5.7
Konferenzverbindung herstellen
Im Anrufdaten-Dialog werden zwei Verbindungen angezeigt (durch Rückfrage). Über die eine
Verbindung führen Sie z.B. gerade ein Gespräch mit Teilnehmer B, die andere Verbindung mit
Teilnehmer A befindet sich im Zustand Halten, d. h. in der Spalte Zustand wird das Symbol
für Halten angezeigt.
Sie wollen mit Ihren beiden Gesprächspartnern eine Konferenzverbindung herstellen, d. h.
eine Verbindung, in der Sie alle gleichzeitig miteinander kommunizieren können.
Klicken Sie dazu im Anrufdaten-Dialog auf die Schaltfläche
tes-Menü Aktionen den Eintrag Konferenz.
oder wählen Sie im Lotus No-
Die Konferenzverbindung zwischen Ihren Gesprächspartnern und Ihnen wird hergestellt. In
beiden Einträgen des Anrufdaten-Dialogs wird in der Spalte Zustand das Symbol
dargestellt.
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5-5
spoC05.fm
Rückruf einleiten
5.7.1
Weiteren Teilnehmer zu Konferenz hinzuschalten
Diese Funktion setzt voraus, dass bereits eine Konferenz besteht. Rufen Sie einen weiteren
Teilnehmer an, wie in Abschnitt 5.1 beschrieben. Sobald Sie mit dem Teilnehmer verbunden
sind, können Sie ihn zur Konferenz hinzuschalten, indem Sie auf die Schaltfläche
klicken
oder im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Zur Konferenz hinzufügen wählen.
>
5.7.2
Wieviele Teilnehmer Sie maximal zu einer Konferenz dazunehmen können ist abhängig vom Telefonie-Provider.
Teilnehmer aus Konferenz entfernen
Diese Funktion setzt voraus, dass bereits eine Konferenz besteht. Sie entfernen einen Teilnehmer aus der Konferenz, indem Sie im Anrufdaten-Dialog den Eintrag für die entsprechende
Verbindung markieren und das Symbol
markieren oder im Lotus Notes-Menü Aktionen
den Eintrag Aus Konferenz entfernen wählen.
5.8
Rückruf einleiten
Ist ein Teilnehmer nicht erreichbar, z.B. wenn das Telefon besetzt ist oder der gewünschte Teilnehmer sich nicht meldet, können Sie bei dem Teilnehmer einen Rückruf einleiten. Im „Besetztfall“ wird die gewünschte Verbindung automatisch hergestellt, wenn der Teilnehmer sein Gespräch beendet hat. Im „Freifall“ wird die Verbindung hergestellt, nachdem der Teilnehmer das
erste Mal wieder telefoniert hat.
Es ist auch möglich, dass Ihre Rückfrage in den Breifkasten des Teilnehmers aufgenommen
wird. Dann erhalten Sie den Rückruf, wenn der Teilnehmer die Rückfrage aus seinem Breifkasten einleitet.
Für das Ausführen des Rückrufs muss im Anrufdaten-Dialog in der Spalte Zustand des Eintrags zu dem betreffenden Anruf das Symbol
für Besetzt oder das Symbol
für Telefon
abgehoben angezeigt werden.
Sie leiten die Rückruffunktion ein, indem Sie im Anrufdaten-Dialog auf die Schaltfläche
cken oder im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Rückruf wählen.
5.9
kli-
Verbindung parken
Eine Möglichkeit eine Verbindung zu unterbrechen, besteht darin, sie über die Schaltfläche
oder im Anrufdaten-Dialog zu „parken“ oder im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Parken zu wählen.
5-6
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spoC05.fm
Geparkte Verbindung wiederaufnehmen
5.10
Sie können eine geparkte Verbindung wiederaufnehmen, indem sie auf die Schaltfläche
oder im Anrufdaten-Dialog klicken oder im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Geparkte
Verbindung wiederaufnehmen wählen.
5.11
Gezielt parken/wiederaufnehmen
5.11.1
Gezielt parken einrichten
Das gezielte Parken einer Verbindung muss eingerichtet sein. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Legen Sie für jede mögliche Parkposition einen Adresseintrag mit Namen Parkposition 1,
Parkposition 2, an, und tragen Sie für jeden Adresseintrag als Telefonnummern die entsprechende Parkposition ein. Welche Parkpositionen möglich sind, erfragen Sie beim Administrator
Ihrer Telefonanlage.
5.11.2
Verbindung gezielt parken/wiederaufnehmen
Um eine Verbindung gezielt zu parken, markieren Sie entsprechend der gewünscheten Parkposition den Adresseintrag Parkposition x und wählen den Eintrag Gezielt parken aus dem
Menü Aktionen oder klicken Sie auf die Schaltfläche
in der Symbolleiste. Zum Wiederaufnehmen einer gezielt geparkten Verbindung wählen Sie entsprechend den Eintrag gezielt geparkte Verbindung wiederaufnehmen aus dem Menü Aktionen oder klicken Sie auf die
Schaltfläche
in der Symbolleiste.
5.12
Anruf übernehmen in der Gruppe
Voraussetzung: Ihr Telefon ist Teil einer Anrufübernahmegruppe.
Sie nehmen einen eingehenden Anruf für einen anderen Teilnehmer in Ihrer Gruppe entgegen.
Für den abwesenden Teilnehmer wird ein eingehender Anruf signalisiert, d. h. das Telefon auf
seinem Schreibtisch läutet.
Sie nehmen den Anruf entgegen, indem Sie im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Aus
Anrufgruppe übernehmen wählen.
Daraufhin stellt SimplyPhone for Lotus Notes die Verbindung her.
5.13
Anruf gezielt übernehmen
WähIen Sie einen Teilnehmer aus einem entsprechend eingerichteten Kontakt aus, bei dem ein
eingehender Anruf signalisiert wird und klicken Sie auf die Schaltfläche
oder aktivieren Sie
im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Anruf gezielt übernehmen.
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5-7
spoC05.fm
Verbindung halten
5.14
Verbindung halten
Eine Möglichkeit ein Gespräch zu unterbrechen besteht darin, es über die Schaltfläche
zu
„halten“ oder im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Halten zu aktivieren. Die Verbindung
bleibt bestehen, aber Sie können nicht mit dem anderen Teilnehmer sprechen. Der Gesprächspartner hört Musik oder einen gesprochenen Hinweis.
5.15
Gehaltene Verbindung wiederaufnehmen
Sie können ein gehaltenes Gespräch wieder aufnehmen, indem Sie auf die Schaltfläche
klicken oder im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Gehaltene Verbindung wiederaufnehmen aktivieren.
5.16
Anklopfen
Sie rufen einen Teilnehmer an, dessen Telefon besetzt ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche
oder aktivieren Sie im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Anklopfen, so wird der Teilnehmer durch ein Signal darauf hingewiesen, dass ein Anruf für ihn eingeht.
Voraussetzung ist, dass der Angerufene den Anklopfschutz nicht aktiviert hat.
5.17
Aufschalten
Sie rufen einen Teilnehmer an, dessen Telefon besetzt ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche
oder aktivieren Sie im Lotus Notes-Menü Aktionen den Eintrag Aufschalten, so schalten Sie
sich in das bestehende Gespräch ein, sodass Sie mit beiden Teilnehmern sprechen können.
Diese Funktion benötigt in der Regel eine besondere Berechtigung.
5-8
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spoC06.fm
Suchfunktionen anwenden
6
SimplyPhone for Lotus Notes bietet Ihnen die Möglichkeit die Suche nach Telefonteilnehmern
zu vereinfachen. Das Wählen entfällt völlig. Als „Telefonbücher“ stehen Ihnen in der Regel verschiedene Quellen zur Verfügung. Wie Sie die Suche in den zur Verfügung stehenden Datenquellen durchführen, wird in diesem Kapitel erklärt.
1.
Aktivieren Sie im Dialer die Schaltfläche
sich.
. Das Fenster “Telefonpartner suchen” öffnet
Unter der Titelzeile finden Sie wie im Anrufdaten-Dialog die Funktions-Schaltflächen vor.
2.
Wählen Sie in der Liste rechts den Adressbuchdienst aus, dessen Daten Sie durchsuchen
wollen.
3.
Konfigurieren Sie bei Bedarf die Suchkriterien, siehe Abschnitt 6.1.
4.
Geben Sie im Feld Name den Namen des gesuchten Teilnehmers ein. Bei der Eingabe haben Sie zwei Möglichkeiten:
5.
●
Eingabe der ersten Buchstaben des Namens.
●
Eingabe des vollständigen Namens mit abschließendem Dollarzeichen $.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Das Suchergebnis wird in der Liste angezeigt.
6.
Markieren Sie den gewünschten Teilnehmer und klicken auf die Schaltfläche
.
Der Anruf wird eingeleitet.
Wenn dem gewünschten Teilnehmereintrag mehrere Telefonnummern zugeordnet sind,
öffnet sich unterhalb des Anruffeldes ein Kontextmenü, in dem diese zur Auswahl angeboten werden.
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6-1
spoC06.fm
6-2
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spoC06.fm
Suchkriterien festlegen
6.1
Suchkriterien festlegen
SimplyPhone for Lotus Notes bietet Ihnen mehrere Kriterien an, nach denen in den Datenquellen gesucht werden kann.
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Dialog “Telefonpartner Suchen” auf Name, um
die Suchkriterien auszuwählen.
Es öffnet sich der Dialog “Einstellungen Suche”:
2.
Wählen Sie die gewünschten Suchkriterien aus und Bestätigen Sie mit OK.
>
6.2
1.
Abhängig von der Konfiguration Ihrer Adressbücher kann es sein, dass das Suchkriterium “Name” nicht zu dem gewünschten Erfolg führt. Dem Suchkriterium “Name”
entspricht im Adressbuch das Feld “Full Name”, und dieses wird oft gemäß dem
Muster <Vorname Mittelname Nachname> gefüllt.
Es gibt zwei Möglichkeiten der Abhilfe für dieses Problem:
●
Geben Sie den Namen beginnend mit dem Zeichen * ein.
●
Benutzen Sie statt des Suchkriteriums “Name” das Suchkriterium “Nachname”.
Schnellsuche durchführen und Anruf einleiten
Für die Schnellsuche geben Sie in das Eingabefeld links neben der Schaltfläche
ersten Zeichen des Namens des gewünschten Teilnehmers ein.
die
Wenn Sie die Eingabetaste drücken, öffnet sich das Fenster “Telefonpartner suchen” und
zeigt das Suchergebnis in der Liste an.
2.
Wenn Sie den gewünschen Teilnehmer markieren und auf die Schaltfläche
wird der Wählvorgang eingeleitet.
klicken,
Wenn dem gewünschten Teilnehmereintrag mehrere Telefonnummern zugeordnet sind,
öffnet sich unterhalb der Schaltfläche
ein Kontextmenü, in dem diese zur Auswahl angeboten werden.
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6-3
spoC06.fm
Suchquellen konfigurieren
6.3
Suchquellen konfigurieren
Sie können auswählen in welchen Adressbüchern SimplyPhone for Lotus Notes suchen soll.
1.
Klicken Sie im Suchen-Dialog mit der rechten Maustaste auf die Datenquelle.
2.
Klicken Sie auf Einstellungen....
3.
Wählen Sie im linken Fenster die gewünschten Adressbücher aus und bestätigen Sie Ihre
Wahl mit der Schaltfläche Hinzufügen.
Ihre Auswahl wird im rechten Fenster angezeigt.
6-4
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spoC07.fm
Mit dem Kontextmenü arbeiten
7
Öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Telefon-Schaltfläche
klicken.
Hier rufen Sie verschiedene Komfortfunktionen sowie Einstellungsdialoge auf.
Nicht angenommene Anrufe
siehe Abschnitt 7.1, “Liste nicht angenommener Anrufe nutzen”
Wahlwiederholung
siehe Abschnitt 7.2, “Wahlwiederholung durchführen”
Kurzwahlliste
siehe Abschnitt 7.3, “Kurzwahlliste nutzen und verwalten”
Telefonbücher
siehe siehe Abschnitt 7.4, “Dialog “Telefonpartner suchen” öffnen”
Dialer öffnen
siehe Abschnitt 2.6, “Der Dialer”
Telefonsteuerung öffnen
siehe Abschnitt 2.8, “Die Telefonsteuerung”
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7-1
spoC07.fm
Einstellungen...
siehe Abschnitt 3.1, “Kontextmenü “Einstellungen” aufrufen”
Leitung auswählen...
siehe Abschnitt 3.2, “Telefonanschluss verwalten”
Festverbindungs-Nummern eintragen...
siehe Abschnitt 3.3, “Festverbindungen verwalten”
Hilfe
Öffnet die Hilfe zum Programm.
Informationen über...
Öffnet das Info-Fenster.
7-2
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spoC07.fm
Liste nicht angenommener Anrufe nutzen
7.1
Liste nicht angenommener Anrufe nutzen
Wenn ein anrufender Teilnehmer auflegt, ohne dass Sie abgehoben haben, schließt SimplyPhone for Lotus Notes den Anrufdaten-Dialog und erzeugt einen Aufgaben- oder Journaleintrag.
Die letzten fünf derartigen Anrufe werden automatisch mit Rufnummer, Uhrzeit und (falls ermittelbar) mit dem Namen des Teilnehmers gespeichert. Auf diese Weise können Sie den Teilnehmer direkt zurückrufen.
Sie können den Rückruf entweder über das Kontextmenü von
den Lotus Notes-Aufgabeneintrag durchführen.
Rückruf über das Symbol
1.
oder über den entsprechen-
durchführen
in der Task-Leiste den Menüpunkt Nicht
angenommene Anrufe und wählen dort den Eintrag für denjenigen Teilnehmer aus, den
Sie zurückrufen wollen.
Der Wählvorgang wird eingeleitet.
>
Statt eines Aufgabeneintrags kann auch ein Journaleintrag erzeugt werden, siehe Abschnitt 3.1.2.
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7-3
spoC07.fm
Wahlwiederholung durchführen
7.2
Wahlwiederholung durchführen
SimplyPhone for Lotus Notes merkt sich automatisch die letzten 8 angewählten Telefonnummern. Dadurch ist eine Wahlwiederholung jederzeit möglich. Sie können die Wahlwiederholung
über das Kontextmenü von
oder über den Dialer durchführen.
●
Wahlwiederholung über den Dialer durchführen
Sie starten die Funktion über den Dialer, indem Sie den Pfeil rechts neben dem Eingabefeld aktivieren, und aus der Liste, die sich daraufhin unterhalb des Eingabefelds öffnet, die
gewünschte Rufnummer auswählen.
●
Wahlwiederholung über das Symbol
durchführen
in der Windows-Taskleiste den Menüpunkt Wahlwiederholung und wählen Sie dort die gewünschte Rufnummer aus.
●
●
7-4
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spoC07.fm
Kurzwahlliste nutzen und verwalten
7.3
Die wiederholte Suche in den Kontakten oder die Eingabe von Telefonnummern können Sie
sich bei Teilnehmern, die Sie häufig anrufen, ersparen, indem Sie sie in der Kurzwahlliste aufnehmen.
Eintrag in die Kurzwahlliste aufnehmen
Um einen neuen Eintrag in die Kurzwahlliste aufzunehmen verfahren Sie wie folgt:
1.
punkt Kurzwahl | Bearbeiten.
in der Windows-Taskleiste den Menü-
Daraufhin öffnet sich der Dialog “Kurzwahl”:
Bereits belegte Tasten sind beschriftet. Noch nicht belegte Tasten tragen keine Aufschrift.
2.
Um einen neuen Teilnehmer bzw. eine neue Rufnummer aufzunehmen, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf eine freie Taste.
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das Sie den Namen und die Rufnummer des Teilnehmers eingeben.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
nehmen.
, um diese Daten als neuen Kurzwahleintrag zu über-
4.
Schließen Sie das Fenster “Kurzwahltasten” durch Klick auf
.
Der neue Kurzwahleintrag steht jetzt zur Verfügung.
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7-5
spoC07.fm
Belegte Taste ändern
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Taste und überschreiben Sie
den Inhalt des Fensters mit den neuen Daten.
Kurzwahl durchführen
Sie können eine Kurzwahl entweder über das Kontextmenü von
durchführen.
●
oder über den Dialer
Kurzwahl über den Dialer durchführen
Starten Sie die Funktion, indem Sie auf die Schaltfläche Kurzwahlnummern klicken, und
aus der Liste, die sich daraufhin unterhalb des Eingabefelds öffnet, die gewünschte Rufnummer auswählen.
●
Kurzwahl über das Symbol
durchführen
in der Task-Leiste den Menüpunkt Kurzwahl und wählen dort den Namen des gewünschten Teilnehmers aus.
7-6
A31003-X7140-B200-3-19, 02-2006
spoC07.fm
Dialog “Telefonpartner suchen” öffnen
7.4
1.
fonbücher.
2.
Wählen Sie Telefonpartner suchen aus.
in der Task-Leiste den Menüpunkt Tele-
Es öffnet sich der Dialog “Telefonpartner suchen”.
>
Nähere Informationen über die Auswahl der Adressbücher finden Sie im Abschnitt 6.3, “Suchquellen konfigurieren”.
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7-7
spoC07.fm
7-8
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spoC08.fm
Funktions-Schaltflächen der Telefonsteuerung
8
>
Die Telefonsteuerung ist nur beim Einsatz des TAPI-Providers CallBridge TA/TU
verfügbar.
Standard-Schaltflächen
Taste/Funktion
Beschreibung
Verwendung
Service Menü
Diese Funktion öffnet das ServiceMenü an Ihrem Telefon.
Wahlwiederholung (speichern/
wählen)
Diese Funktion speichert eine soe- Rufnummer speichern
ben gewählte Rufnummer für eine Voraussetzung:
spätere Wahlwiederholung.
Sie haben eine Rufnummer gewählt (und führen ggf. ein Gespräch).
- Taste Wahlwiederholung
(speichern/wählen) drücken.
Wahlwiederholung ausführen
Voraussetzung:
Sie haben eine Rufnummer gespeicher (siehe oben).
- Taste Wahlwiederholung
(speichern/wählen) drücken.
Anrufübernahme
(Gruppe)
Mit dieser Funktion können Sie ei- Voraussetzung:
nen Anruf für einen Teilnehmer Ih- Sie sehen die LED der Leitungsrer Rufgruppe übernehmen.
taste eines Teilnehmers Ihrer Rufgruppe blinken oder hören den
Klingelton.
- Taste Anrufübernahme (Gruppe) drücken, um den Anruf zu
übernehmen.
Parken (Gruppe)
Diese Funktion parkt ein Gespräch
innerhalb einer Rufgruppe.
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8-1
spoC08.fm
Taste/Funktion
Beschreibung
Verwendung
Rückruf
Diese Funktion kann in drei verschiedenen Einsatzfällen genutzt
werden:
- Zum Rückruf bei Besetzt/nicht
melden.
- Zum Rückruf auf Grund einer
Rückruf-Meldung, siehe Briefkasten.
- Zum Rückruf auf Grund einer
PhoneMail-Meldung.
Rückruf anfordern
Voraussetzung:
Sie wählen eine Rufnummer und
der Teilnehmer meldet sich nicht
oder ist besetzt.
1. Taste Rückruf drücken.
Die LED der Taste Rückruf
leuchtet.
2. Sobald der Teilnehmer bei seinem Telefon ein Gespräch beendet hat, läutet Ihr Telefon.
3. Abheben. Der Teilnehmer wird
automatisch gewählt.
Rückruf löschen
Voraussetzung:
Sie haben einen Rückruf angefordert (siehe oben).
- Taste Trennen oder Löschen
drücken.
Die LED der Taste Rückruf erlischt.
Aufschalten/Anklopfen
Diese Funktion ermöglicht das
Übernehmen eines anklopfenden
Anrufs.
Trennen
Diese Funktion kann in drei verschiedenen Einsatzfällen genutzt
werden:
- Zum Beenden des aktuellen Gesprächs oder zum Löschen einer Textauswahl oder -anzeige
löschen im Service-Menü.
- Während eines Konferenz-Gespräches zum Trennen des zuletzt hinzugetretenen Gesprächspartners, ohne das
Telefonat zu beenden.
- Während eines Rückfrage-Gesprächs zum Trennen des Teilnehmers der Rückfrage, ohne
das Telefonat zu beenden.
8-2
A31003-X7140-B200-3-19, 02-2006
spoC08.fm
TAPI-unterstützte Funktionen
Taste/Funktion
Beschreibung
Verwendung
Konferenz
Diese Funktion erlaubt es Ihnen,
mit bis zu acht Teilnehmern (einschließlich Ihnen) gleichzeitig Gespräche zu führen, wovon max.
zwei davon externe Gespräche
sein können.
Voraussetzung:
Die Taste Rückfrage (Signaltaste) ist eingerichtet oder der Teilnehmer, der zur Konferenz hinzugeschaltet werden soll, ist als
Direktruftaste eingerichtet.
Voraussetzung:
Sie führen ein Gespräch.
Entweder:
1. Taste Rückfrage (Signaltaste)
drücken, um das erste Gespräch in Rückfrage zu legen.
2. Zweiten Teilnehmer anrufen.
3. Nach dem Melden des zweiten
Teilnehmers, die Taste Konferenz drücken.
4. Um weitere Teilnehmer zur Konferenz hinzuzuschalten, für jeden weiteren Teilnehmer Schritt
1 bis 3 wiederholen.
Oder:
1. Direktruftaste des zweiten Teilnehmers drücken.
Teilnehmers, die Taste Konferenz drücken.
3. Um weitere Teilnehmer zur Konferenz hinzuzuschalten, für jeden weiteren Teilnehmer Schritt
1 und 2 wiederholen.
Rückfrage (Signal- Mit dieser Funktion können Sie
taste)
während eines Gespräches einen
zweiten Teilnehmer anrufen um
das Gespräch an den zweiten Teilnehmer zu übergeben oder alle
Teilnehmer zu einer Konferenz zusammenzuschalten.
Während der Rückfrage kann der
erste Teilnehmer nicht mithören.
Halten
Voraussetzung:
Teilnehmers auflegen, um das
Gespräch weiterzugeben oder
die Taste Konferenz drücken,
um eine Konferenz einzuleiten.
Mit dieser Funktion können Sie ein Voraussetzung:
Gespräch halten.
- Taste Halten drücken, um das
Gespräch zu halten.
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8-3
spoC08.fm
Taste/Funktion
Beschreibung
Verwendung
Makeln
Mit dieser Funktion können Sie
zwischen zwei Gesprächen hinund herschalten (Makeln).
Voraussetzung:
Die Taste Rückfrage (Signaltaste) ist eingerichtet.
Voraussetzung:
Teilnehmers, die Taste Makeln
drücken, um zwischen dem ersten und zweiten Teilnehmer hinund herzuschalten.
Anruf Umleiten
Mit dieser Funktion können Sie An- Voraussetzung: Das Telefon läutet.
rufe temporär zu einer anderen in- 1. Taste Anruf Umleiten drücken.
ternen oder externen Rufnummer 2. Rufnummer wählen, zu der der
umleiten.
Anruf weitergeleitet werden soll.
Der weitergeleitete Anruf wird ggf.
mit der blinkenden LED an der Leitungstaste angezeigt.
Anruf Übernahme
Mit dieser Funktion können Sie ei- Voraussetzung:
nen geparkten Anruf wiederaufEin Gespräch ist geparkt.
nehmen.
1. Taste Anruf Übernahme drücken.
2. Parkpositionsnummer im Nummernfeld eingeben.
Parken (System)
Mit dieser Funktion können Sie ein Voraussetzung:
Gespräch parken, um es später an Sie führen ein Gespräch.
diesem oder einem anderen Tele- 1. Taste Parken (System) drüfon derselben Anlage wieder aufcken, um das Gespräch zu parzunehmen.
ken.
Im Display wird die Parkposition
angezeigt.
2. An diesem oder einem anderen
Telefon eine Leitungstaste drücken.
3. Taste Parken (System) drücken
und die Parkpositionsnummer
des geparkten Gesprächs im
Nummernfeld eingeben.
8-4
A31003-X7140-B200-3-19, 02-2006
spoC08.fm
Taste/Funktion
Beschreibung
Verwendung
Stummschalten,
Micro ein/aus
Diese Funktion schaltet das Mikro- Voraussetzung:
fon im Hörer oder das Mikrofon am Sie führen ein Gespräch.
Telefon (bei Freisprechen) ab.
- Taste Stummschalten, Micro
Ihr Gesprächspartner kann Sie
ein/aus drücken.
nicht mehr hören, Sie hören jedoch
nach wie vor Ihren Gesprächspartner.
Lautsprecher
während eines Gesprächs auf
Lauthören umschalten.
Voraussetzung:
1. Kündigen Sie das Lauthören Ihrem Gesprächspartner an.
2. Taste Lautsprecher drücken.
DSS (Direct Station Selection)
Taste/Funktion
Beschreibung
Direktruftaste
Diese Funktion zeigt den Status eines anderen Telefons und stellt eine
direkte Verbindung zu diesem her.
Voraussetzung:
Die Taste Direktruftaste muss am Telefon eingerichtet sein, bevor sie
von der Telefonsteuerung genutzt werden kann.
Statusanzeigen:
- LED aus: Ruhezustand
- LED blinkt: Telefon läutet
- LED leuchtet: Gesprächszustand
Zum Anrufen die Taste Direktruftaste des gewünschten Teilnehmers
drücken.
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8-5
spoC08.fm
Mailbox
Taste/Funktion
Beschreibung
Verwendung
Briefkasten
Diese Funktion ermöglicht es, Meldungen an anderen Telefonen zu
hinterlassen und empfangene Meldungen (z. B. Rückruf-, PhoneMail- oder FAX-Meldungen) abzufragen.
Je nachdem wie die Rückruffunktion in Ihrer Anlage konfiguriert ist,
kann die Funktion von dieser Beschreibung abweichen!
Rückruf-Meldung hinterlassen
Voraussetzung:
Sie wählen eine Rufnummer und
der Teilnehmer meldet sich nicht
oder ist besetzt.
- Taste Rückruf drücken.
Dem Teilnehmer wurde eine
Rückruf-Meldung geschickt.
Meldung(en) abfragen
Voraussetzung:
Die LED der Taste Briefkasten
leuchtet.
1. Taste Briefkasten drücken.
2. Ggf. mit der Taste Briefkasten
in der Liste blättern, um zur gewünschten Meldung zu gelangen.
3. Bei Rückruf-Meldung:
Taste Ausgeben drücken, damit
der Teilnehmer, der die Meldung
hinterlassen hat, automatisch
angerufen wird.
Meldung löschen
(nicht für PhoneMail- und FAX-Meldungen)
1. Meldung abfragen (siehe oben).
2. Taste Löschen drücken.
Ausgeben
8-6
Siehe Beschreibung zur Taste
Briefkasten.
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spoC08.fm
Intercom
Taste/Funktion
Beschreibung
Verwendung
Lautsprecherdurchsagen 1-8
Diese Funktion ermöglicht das di- 1. Taste Lautsprecherdurchsarekte Ansprechen eines Teilnehgen 1-8 drücken.
mers innerhalb Ihrer Rufgruppe.
2. Rufnummer des Teilnehmers IhSie können den Teilnehmer hören
rer Rufgruppe wählen, den Sie
und mit ihm sprechen, ohne dass
direkt ansprechen möchten.
er den Hörer abnehmen muss.
Nachtschaltung
Taste/Funktion
Beschreibung
Nachtschaltung
während der Nachtschaltung eingehende Anrufe zu einem Anrufbeantworter-Ziel umleiten.
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Verwendung
8-7
spoC08.fm
ACD
Taste/Funktion
Beschreibung
ACD Agent verfüg- Diese Funktion schaltet den ACD-Agenten auf „verfügbar“.
bar
ACD Agent nicht
verfügbar
Diese Funktion schaltet den ACD-Agenten auf „nicht verfügbar“. Dadurch erhält der Agent keine ACD-Anrufe, jedoch weiterhin nicht-ACDAnrufe.
ACD Agent arbeitet
Diese Funktion schaltet das Telefon des ACD-Agenten in den „ArbeitsModus“. Das Telefon kann nicht-ACD-Anrufe entgegennehmen.
ACD Nachricht
Mit dieser Funktion kann ein ACD-Supervisor eine von acht vordefinierzum Agent senden ten Meldungen an einen ACD-Agenten oder an eine ACD-Gruppe senden.
ACD Nachricht
zum Supervisor
senden
Mit dieser Funktion kann ein ACD-Agent eine von acht vordefinierten
Meldungen an den ACD-Supervisor senden.
Die Meldungen beinhalten die Agenten-Nummer und die Login-ID und
wird im Display am Telefon des ACD-Supervisors angezeigt.
ACD Notfallnachricht senden
Mit dieser Funktion kann ein ACD-Agent eine vordefinierte Notruf-Meldung an den ACD-Supervisor senden.
ACD Mithoeren
ohne Ton
Diese Funktion erlaubt es einem ACD-Supervisor einem Gespräch eines ACD-Agenten zuzuhören, ohne selbst gehört zu werden. Für den
ACD-Agenten ist das Mithören nicht erkennbar (kein Warnton).
ACD Mithoeren mit Diese Funktion erlaubt es einem ACD-Supervisor einem Gespräch eiTon
nes ACD-Agenten zuzuhören, ohne selbst gehört zu werden. Für den
ACD-Agenten und den Gesprächspartner wird das Mithören durch einen kurzen Warnton kenntlich gemacht.
ACD Primärer
Gruppenstatus
Diese Funktion zeigt einem ACD-Supervisor die Statusinformation der
primären ACD-Gruppe an.
ACD Sekundärer
Gruppenstatus
Diese Funktion zeigt einem ACD-Supervisor die Statusinformation der
sekundären ACD-Gruppe an.
ACD Primärer
Queuestatus
Diese Funktion zeigt einem ACD-Agenten oder Supervisor Informationen zur Warteschleife der primären ACD-Gruppe, wie die Anzahl der
wartenden Anrufe und die Wartedauer des als nächstes anzunehmenden Anrufs.
ACD Sekundärer
Queuestatus
Diese Funktion zeigt einem ACD-Agenten oder Supervisor Informationen zur Warteschleife der sekundären ACD-Gruppe, wie die Anzahl der
wartenden Anrufe und die Wartedauer des als nächstes anzunehmenden Anrufs.
8-8
A31003-X7140-B200-3-19, 02-2006
spoSIX.fm
Stichwörter
Stichwörter
Z
A
D
Anruf
Anklopfen 5-8
Aufschalten 5-8
beenden 4-8
eingehenden umleiten 5-5
einleiten 4-1
entgegennehmen 4-7
gezielt übernehmen 5-7
halten 5-8
makeln 5-4
mit Rückfrage übergeben 5-3
ohne Rückfrage übergeben 5-4
parken 5-6
übernehmen in der Gruppe 5-7
umleiten 5-2
Verbindung gezielt parken 5-7
Verbindung wiederaufnehmen
gehaltene 5-8
geparkte 5-7
gezielt geparkte 5-7
Anruf einleiten
durch „Drag-and-Drop“ 4-5
mit dem Dialer 4-3
mit der Telefonsteuerung 4-4
über Lotus Notes-Einträge 4-2
über Telefondateien 4-6
Anrufdaten
einstellen 3-8
nutzen 1-5
Anrufdaten-Dialog 2-4
Anruferanzeige 2-16, 3-5
Datenbasen 1-7
Dialer 2-10, 3-5
Dialog
Einstellungen 3-2
Festverbindungen 3-18
Kurzwahltasten 7-5
Telefonleitung 3-16
Direkte Anrufe einstellen 3-6
C
CLA (Lizenz-Agent) 3-11
Client Matter Codes einstellen 3-12
ComAssistant 3-5
CTI (Computer Telephony Integration) 1-3
E
erweiterte Telefonfunktionen 5-1
F
Funktion
Anklopfen 2-3
Anruf annehmen 2-2
Anruf beenden 2-2
Anruf gezielt übernehmen 2-3
Anruf übergeben 2-2
Anruf übergeben ohne Rückfrage 2-2
Anrufe umleiten 2-3
Anrufen 2-2
Aufschalten 2-3
Aus Anrufgruppe übernehmen 2-3
Aus Konferenz entfernen 2-2
Eingehenden Anruf umleiten 2-2
E-mail schreiben 2-3
Gehaltene Verbindung wiederaufnehmen 2-2
2-3
Gezielt geparkte Verbindung wieder aufnehmen 2-3
Konferenz 2-2
Leitung auswählen 2-3
Makeln 2-2
Rückfragen 2-2
Rückruf einleiten 2-3
Verbindung gezielt parken 2-3
A31003-X7140-B200-3-19, 02-2006
Z-1
spoSIX.fm
Stichwörter
P
Verbindung halten 2-2
Verbindung parken 2-3
Zu Konferenz hinzufügen 2-2
Partner-Identifizierung 1-7
Posteingangs-Manager 3-5
Programm
starten/beenden 2-1
G
Grundeinstellungen vornehmen 3-1
Grundfunktionen nutzen 4-1
R
I
Indirekte Anrufe einstellen 3-7
J
Journal-Server 3-9
K
Konferenz
schalten 5-5
Teilnehmer entfernen 5-6
Teilnehmer hinzuschalten 5-6
Kontextmenü 2-8
Dialer öffnen/schließen 2-9
Einstellungen ... 2-9
Festverbindungs-Nummern eintragen ...
2-9
Hilfe 2-9
Informationen über ... 2-9
Kurzwahlliste 2-8
Leitung auswählen ... 2-9
Nicht angenommene Anrufe 2-8
Telefonbücher 2-8
Telefonsteuerung öffnen/schließen 2-9
Wahlwiederholung 2-8
Kurzwahlliste
Eintrag aufnehmen 7-5
Kurzwahl durchführen 7-6
verwalten 7-5
Kurzwahlliste nutzen 7-5
L
Register
Allgemein 3-4
Anrufdaten 3-8
CMC (Client Matter Codes) 3-12
Direkte Anrufe 3-6
Indirekte Anrufe 3-7
Journal-Server 3-9
Lizenzierung 3-11
Telefonsteuerung 3-13
Rückfrage einleiten 5-1
Rückruf einleiten 5-6
S
Suche 6-1
Kriterien festlegen 6-3
Schnellsuche 6-3
T
TAPI-Leitung 3-16
Tastengruppen
auswählen 2-15
einrichten 3-14
Team Assistant 3-5
tel (Dateinamenserweiterung) 4-6
Telefonsteuerung 2-13
einstellen 3-13
Telefonsymbole 2-7
W
Wähltastatur 2-14
Wahlwiederholung durchführen 7-4
Liste nicht angenommener Anrufe nutzen 7-3
Lizenz-Agent (CLA) 3-11
Lizenzierung 3-11
Z-2
A31003-X7140-B200-3-19, 02-2006
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