ESF-Förderung in Sachsen 2014 - 2020: Auswertungstabelle

ESF-Förderung in Sachsen 2014 - 2020: Auswertungstabelle Vereinfachungsvorschläge, Stand: 04.08.2016
lfd. Nr.
Datum
Sachverhalt
Vereinfachungsvorschlag
Bewertung des Vorschlags
458024
07.12.2015
Schwierigkeit: (gefühlt) häufige Veränderungen in Verfahrensabläufen und
Dokumenten, teilweise auch kurze Zeit vor gesetzten Fristen, so dass innerhalb der
Arbeitsgruppen/Hochschulen immer wieder nachinformiert und nachgearbeitet
werden muss
Schwierigkeiten: mangelnde Berücksichtigung von Sonderfällen und
zielgruppenspezifischen Besonderheiten
Die Ausgestaltung der Förderverfahren war, insbesondere bedingt durch den Start der neuen Förderperiode und der Einführung beantwortet
neuer Rechtsgrundlagen, nicht bis in jedes Detail vor dem ersten Aufruf möglich. Der Vorschlag wird unterstützt und findet
Eingang in die weitere Arbeit der Programmverantwortlichen. Die Beteiligten sind an einem Erfahrungsaustausch interessiert.
Ein erstes Arbeitsgruppentreffen mit den Verantwortlichen in den Hochschulen wird im Frühjahr 2016 angestrebt. Sonderfälle
werden auch zukünftig stets einzeln bewertet, jedoch können nicht immer alle Sonderfälle berücksichtigt werden. Die
Förderrichtlinien und zugehörige Vorschriften bilden den einzuhaltenden Rahmen für eine Förderung.
459199
18.12.2015
- abschließende Festlegung aller das Verfahren
betreffenden Parameter vor Beginn des Aufrufs
- (jährliche) Arbeitsgruppe mit der Zielgruppe, in der
Probleme bei der vorangegangenen Förderrunde
vorgetragen und diskutiert werden können, um
eventuelle Änderungen rechtzeitig vor der neuen
Förderrunde einzubinden
- rechtzeitige Ankündigung von Verfahrensumstellungen
und nicht erst im Verlauf der Skizzenphase (aktuell
weniger als vier Wochen vor der Einreichung;
Hintergrund: Schließtage an Hochschulen)
- Überdenken der im Fördergeschehen üblichen
Pauschalen
- Berücksichtigung von hochschulspezifischen
Besonderheiten wie Lehrdeputaten an HAWs
460312
07.01.2016
Viele Fördermittelgeber gewähren Projektpauschalen i.H. von 20-25%. Der ESF
gewährt nur einen Bruchteil davon, was das Programm nur wenig attraktiv macht
und zudem die Kosten nicht deckt. Die Ankündigung der Umstellung von der
Stellenförderung zu 3,4% Pauschale kam kurzfristig. Dies bedurfte erhöhten
Nacharbeitungsbedarfs und es gab Bedenken auf der Hochschulseite, ob die
bisherige administrative Unterstützung noch gewährleistet werden kann.
Hinzu kommt, dass Hochschullehrer an HAWs mit einem höheren Lehrdeputat
belastet sind als an Universitäten. Deren Freiräume für Forschung und Betreuung
von Promovenden ist also deutlich geringer. Dieser Aspekt wird nicht hinreichend
berücksichtigt, bspw. durch die Förderfähigkeit von Lehrfreistellungen (möglich in
BMBF-Programm) oder durch Gewährung von Projektpauschalen, die als Ausgleich
Honorare für Dozenten ermöglichen (möglich über die o. g. Projektpauschale).
Hierdurch werden HAW-Projektleiter benachteiligt.
Papiereinsparung ergibt sich aus meinen Fragen - links.
Der Aufwand bei der Stammdatenerfassung für den Weiterbildungsscheck
betrieblich hat sich im Vgl. mit dem einzelbetrieblichen Förderverfahren nach
meiner Auffassung erhöht. Fragen: Weshalb muss jeder Teilnehmer 3 Listen
ausfüllen, wenn doch die Übersicht zu seinen Daten eins zu eins im
Stammdatenportal unter Indikatoren einzutragen ist? Weshalb müssen die
ausgedruckten Teilnehmerlisten aus dem Portal (5 - 7 Seiten) mit dem
Verwendungsnachweis und 6 Monate nach Projektabschluss in Papierform
eingereicht werden, wenn doch ohnehin alle Daten verbindlich im Portal
einzustellen sind? Schade um das viele zusätzliche Papier!
460324
07.01.2016
Zu einer Reise müssen alle anfallenden Kosten in
Prano-Antrag: Reisen: Informationen zu Fahrtkosten, Tagegelder,
Veranstaltungsgebühren, Übernachtungen müssen einzeln eingetragen werden, so einem Eintrag möglich sein.
dass keine Zugehörigkeit der Kosten zu EINER Reise erkennbar bleibt (ESFNachwuchsforschergruppen 2015)
460351
07.01.2016
Förderprogramm "Berufliche Bildung"
1) Verbundausbildung
2) Zusatzqualifikationen für Auszubildende
1.) Vereinfachung der Indikatoren-Erfassung
Verzicht auf die soeben eingeführte Nachforderung von
Darlegung der Ausbildungsmethoden bei
Verbundausbildung in der Wertschöpfung dritter
Unternehmen. Denn hieraus ergibt sich ja bereits die
Tatsache, "Wertschöpfung" = Ausbildung anhand
produktiver Tätigkeiten in diesem Unternehmen...
2.1) Wiedereinführung der pauschalierten
Verwaltungskosten
2.2) Verzicht auf Vorlage von Verträgen (die als Kopie
noch rechtsverbindlich unterzeichnet werden müssen)
und Gehaltsnachweisen für Vorjahre und Monat der
Beantragung zum Zeitpunkt der Beantragung.
2.3) Anerkennung von tatsächlichen ArbeitgeberSozialabgaben anstelle des Pauschalwertes von 19,3%.
Insbesondere kleine Unternehmen mit U1-Umlage der
Krankenkassen bekommen diese Kosten nicht
gefördert.
2.4) Vereinfachung der Indikatoren-Erfassung (aktuell 3
Stammblätter durch Teilnehmer auszufüllen).
Insbesondere das Blatt 6 Monate nach Maßnahmeende
ist kaum realisierbar, da die TN oftmals nur zu diesem
einen Kurs erscheinen...
Bei allen Vorhaben:
ESF-Vordrucke konstant lassen. Es ist ein enormer
Aufwand, Formulare auszufüllen, die Info zu
bekommen, dass es neue Formulare gibt und das
ganze nochmal einzureichen.
Status
beantwortet
Die frühzeitige Information über Details der Förderung wird angestrebt. Im konkreten Fall erfolgte die Veröffentlichung der
Verwaltungskostenpauschale vor Start des Antragsverfahrens zum Stichtag zu Beginn des Jahres 2016.
Die Höhe der Verwaltungskostenpauschale beruht auf geprüften Daten von in der Vergangenheit durchgeführten vergleichbaren
Projekten. Diese Datengrundlage rechtfertigt keine höhere Verwaltungskostenpauschale. Die in anderen Förderprogrammen
geltenden Pauschalen sind meist nicht vergleichbar. So deckt die Pauschale im EU-Förderprogramm HORIZON indirekte
Kosten ab, die mehr als die Verwaltungskosten umfassen. Hochschulspezifische Besonderheiten werden im entsprechend
möglichem Rahmen des Förderverfahrens berücksichtigt. Hochschulen für angewandte Wissenschaften werden den
Universitäten im Förderverfahren auf eigenen Wunsch und zur effektiven Zielerreichung weitestgehend gleichgestellt.
Hochschulische Besonderheiten wie die Notwendigkeit von Kooperationsuniversitäten werden, wenn zur Zweckerreichung
notwendig, berücksichtigt. Die Betreuung der Promovenden in kooperativen Vorhaben wird von Hochschul- und UniProfessoren gemeinsam wahrgenommen.
Der Umfang der Datenerhebung ergibt sich aus den Anforderungen der Europäischen Kommission gemäß Anhang I der
beantwortet
Verordnung (EU) Nr. 1304/2013. Die Teilnehmerdaten müssen zu Beginn, am Ende und sechs Monate nach Ende des
Vorhabens erhoben werden. Dafür stellt die Sächsische Aufbaubank Teilnehmerfragebögen zur Verfügung, mit welchen der
Nachweis der Erhebung geführt wird. Die Unterschrift des Teilnehmers auf dem Teilnehmerfragebogen soll gewährleisten, dass
es sich bei den Angaben im Fragebogen um seine eigene personifizierte Erklärung handelt. Für Prüfungen (u. a. jene, welche
die Europäische Kommission in Sachsen durchführt) sind die Teilnehmerfragebögen in Papierform mit der Unterschrift des
Teilnehmers im Original beim Zuwendungsempfänger aufzubewahren. Eine e-Signatur, für die technisch aufwendige und
komplexe Verfahren eingerichtet werden müssten, ist gegenwärtig nicht zugelassen. Eine Erhebung mittels
Teilnehmerfragebogen in Papierform inkl. Unterschrift des Teilnehmers stellt eine kostengünstige, niedrigschwellige Form der
Erhebung dar, mit der den Prüfanforderungen Rechnung getragen werden kann.
beantwortet
Die Trennung der verschiedenen Bestandteile der Reisekosten ist erforderlich, weil hier unterschiedliche Ausgabearten
abzubilden sind. Die Gewährung von Kilometergeld erfolgt als Pauschale. Alle anderen genannten Bestandteile als
Einzelausgaben. Die Anforderungen der EU-Kommission an die Meldung zu jedem Vorhaben umfassen, dass alle
Ausgabearten getrennt voneinander zu melden sind. Nur durch vorhergehende getrennte Erfassung kann diese Anforderung in
Bezug auf die Datenmeldungen erfüllt werden.
1.) Der Umfang der Datenerhebung ergibt sich direkt aus den Anforderungen der Europäischen Kommission gem. Anhang I der beantwortet
Verordnung (EU) Nr. 1304/2013 (ESF-Verordnung).
Die Förderung bei der Verbundausbildung erfolgt mittels Pauschale (22 € je Teilnehmertag). Für die Nachweisführung sind die
Anwesenheit der Auszubildenden und die vermittelten Ausbildungsinhalte, die im eigenen Unternehmen nicht vermittelt werden
können, zu dokumentieren. Dies gilt unabhängig davon, ob der Auszubildende die Verbundtage im Wertschöpfungsprozeß
anderer Unternehmen oder beim Bildungsunternehmen absolviert hat.
Gemäß den Anforderungen der Europäischen Kommission ist eine qualifizierte Teilnehmerbescheinigung erforderlich, u. a. mit
Angaben zu Dauer und Gegenstand der Maßnahme sowie Nachweis, dass der Teilnehmende die vorgesehenen
Maßnahmebestandteile absolviert hat. Die hierfür notwendigen Angaben finden sich nunmehr bereits im Dokument zur
Nachweisführung, so dass auf ein zusätzliches Formular verzichtet werden kann.
2.1) Die Einführung der Komplettpauschalierung im Förderzeitraum 2014-2020 war erforderlich, da die Kommission in Artikel 14
Abs. 4 der ESF-Verordnung für Vorhaben mit Zuschussbeträgen bis 50.000 EUR eine vollständige Pauschalierung verlangt.
Dies wurde mit dem jetzt eingeführten Verfahren umgesetzt.
2.2./2.3) Die Vorhaben "Zusatzqualifikationen für Auszubildende" werden mittels einer Pauschale pro Teilnehmerstunde
gefördert. Die Pauschale wird für jedes Vorhaben gesondert auf der Basis der kalkulierten Kosten ermittelt. Es sind die einzeln
anfallenden Kosten zu planen, insofern können in diesem Vorhabensbereich die voraussichtlich anfallenden Sozialabgaben
einkalkuliert werden. Die SAB prüft die Kalkulation auf Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Die erforderliche Vorlage von
Gehaltsbescheinigungen in diesem Vorhabensbereich dient dieser Prüfung.
2.4) Der Umfang sowie die Zeitpunkte der Datenerhebung ergeben sich direkt aus den Anforderungen der Europäischen
Kommission gem. Anhang I der ESF-Verordnung. Die SAB stellt für die Erhebung der Daten vom Teilnehmer zu jedem
Erhebungszeitpunkt (Beginn, Ende und 6 Monate nach Ende) einen Teilnehmerfragebogen zur Verfügung, mit welchem der
Nachweis der Erhebung geführt wird. Für alle Vorhabensbereiche wurde geprüft, welche der 32 Pflichtindikatoren relevant sind.
Dies wird in den Erhebungsdateien entsprechend angezeigt. Für die Programme Verbundausbildung und Zusatzqualifikation ist
dies bereits abschließend umgesetzt. Eine darüber hinaus gehende Verringerung des Umfangs ist nicht möglich.
Bei allen Vorhaben:
Die Bewilligungsstelle vermeidet die Änderung von Formularen, da der damit einhergehende Aufwand, der natürlich auch auf
Seiten der Verwaltung entsteht, reduziert werden soll. Jedoch müssen sich ändernde Rahmenbedingungen und Anforderungen
umgesetzt werden, was leider ggf. auch zu Änderungen in Vordrucken führt. Gerade zu Beginn einer neuen Förderperiode ist
dies nicht auszuschließen. Es ist davon auszugehen, dass mit Fortschreiten der Förderperiode zunehmend alle Anforderungen
abschließend bekannt sind und damit die Vielzahl an Änderungen von Formularen entbehrlich wird.
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ESF-Förderung in Sachsen 2014 - 2020: Auswertungstabelle Vereinfachungsvorschläge, Stand: 04.08.2016
lfd. Nr.
Datum
Sachverhalt
Vereinfachungsvorschlag
Bewertung des Vorschlags
Status
460571
11.01.2016
Da Indikatorenverfahren (Teilnehmerangaben) ist mit sehr hohem Aufwand auf
Seiten der Zuwendungsempfänger verbunden. Die Handhabung ist äußerst
unbequem. Eine Adressänderung eines Teilnehmers (Umzug) macht eine
komplette Stornierung sowie Neueinbuchung des Datensatzes notwendig. Mit
Zuwendungsbescheid werden wir regelmäßig aufgefordert weitere teilnehmespez.
Daten im dafür vorgesehenen Feld zu hinterlegen. Die geforderten Datenmengen
(Angaben zu abgeschlossen Modulen, Berührungspunkte mit anderen Projekten,
Gruppenzugehörigkeiten etc.) sind teilweise sehr umfangreich, sodass die daraus
resultierende Teilnehmerliste lang wird. Abgesehen von der Länge der
Indikatorenliste ist diese durch Teilung der Datensätze auf 2 A4 Blätter völlig
unübersichtlich. Hinzu kommt, dass stornierte Datensätze und neue Datensätze auf
der gleichen Liste stehen und zur völligen Verwirrung führen.
Ein Teilnehmerdatensatz sollte auf einem DIN A4 Blatt
stehen und nicht auf 2 Blättern. Stornierte Datensätze
sollten in einer verbindlichen Indikatorenliste nicht mehr
auftauchen. Eine Adressänderung des Teilnehmers
sollte auch ohne Storno möglich sein. Eine vernünftige
Integration in die Prano Software wäre wünschenswert.
Eine Integration der Teilnehmerdatenerfassung über die Prano würde lediglich eine Lösung für Projekte mit PranoAntragsstellung darstellen. Es bedarf aber einer einheitlichen Lösung, die für alle Vorhabensbereiche des ESF geeignet ist.
Darüber hinaus kann die Prano auch nicht die Anforderungen an die Datenverarbeitung für die Indikatorik erfüllen. An dem
Vorschlag, ein technisches Storno zu implementieren, wird bereits gearbeitet. Damit soll nach Einführung eine Änderung am
Datensatz ohne Stornierung durch den Zuwendungsempfänger vorgenommen werden können. Die Stornosätze sollen dann
auch nicht mehr in der Teilnehmerliste erscheinen. Es wird lediglich ein Hinweis im jeweils anhängenden Protokoll erscheinen,
dass der Datensatz geändert wurde. Der Zeitpunkt der Produktivstellung kann zzt. noch nicht verbindlich benannt werden.
Vorgesehen ist die Reduzierung der Anzahl der Spalten, um damit den Umfang der Seiten zu reduzieren. Zur Aufnahme der
Förderung im Zeitraum 2014-2020 stand zunächst die Herstellung der grundsätzlichen technischen Funktionalitäten im
Vordergrund.
beantwortet
460576/
460577
11.01.2016
Antrag & Abrechnung
Dozentenliste
Die Notwendigkeit der Dozentenliste ist fraglich, da nahezu alle Angaben ebenfalls
über die Kalkulationshilfen erfasst werden (doppelt).
Das PDF Formular "Dozentenliste" ist benutzerunfreundlich. Jedes einzelne Blatt
muss separat gespeichert werden. Änderungen im Maßnahmeverlauf führen zu
Verschiebungen zwischen den lokal gespeicherten Dozentenformularen.
Jedes Blatt der Dozentenliste muss rechtsverbindlich unterschrieben werden.
Ähnlich der Kalkulationshilfe sollte die Dozentenliste in
die Prano Software integriert werden und automatisch
zum Bestandteil des Antrages oder Nachweises
werden, welcher sowieso rechtsverbindlich
unterschrieben wird.
Die Kalkulationshilfen in Prano werden lediglich bei Antragstellung bzw. Änderungsantrag benötigt. Mit der Dozentenliste
werden im Projektverlauf Veränderungen der Planung des Dozenteneinsatzes angezeigt, die nicht in jedem Fall eines
Änderungsantrags bedürfen.
Am 09.10.2015 wurde das Formular in ein Excel-Dokument gewandelt. Nunmehr ist das Dokument lokal speicherbar, kann
fortgeschrieben, geändert und durch zusätzliche Zeilen ergänzt werden. Die Unterschrift erfolgt auf der letzten Seite des
Formulars.
beantwortet
460578
11.01.2016
Antrag & Abrechnung Personalkostenpauschalen
Seit der neuen Förderperiode ist die Anwendung von Personalkostenpauschalen
zur Vereinfachung vorgesehen. Die Umsetzung führt tatsächlich zu einer
Vereinfachung. Jedoch ist die Pauschale während des Projektverlaufes nicht
änderbar, was bei einer Gehaltserhöhung zu nicht förderfähigen Ausgaben auf
Seiten der Zuwendungsempfänger führt. (Stichwort: gesetzlicher Mindestlohn im
pädagogischen Bereich). Zuwendungsempfänger können diesen Zusatzausgaben
nur entgehen, indem ein völlig neuer Dozent in das Projekt eintritt.
Warum eine Personalkostenpauschale nicht erneut
festgelegt werden kann, ist uns bis heute nicht klar.
Personalkostenpauschalen sollten im Fall einer
Gehaltserhöhung veränderbar sein, da sonst Nachteile
für den Zuwendungsempfänger entstehen!
Die Optimierung/Anpassung der Personalkostenpauschale ist im Laufe des Förderzeitraumes 2014-2020 vorgesehen. Die
beantwortet
Umsetzbarkeit/Durchführbarkeit der Berücksichtigung von Tariferhöhungen bzw. Gehaltserhöhungen wird geprüft. Anzumerken
ist jedoch, dass nicht jede firmen-, tarif-, vorhabensspezifische Besonderheit in die Pauschale aufgenommen werden kann, da
sonst keine Vereinfachung oder eine Verringerung des Verwaltungsaufwandes gegeben wäre. Die Vorgaben der Verordnung
(EU) 1304/2013 Art. 67 (5) bezüglich einer fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Berechnungsmethode sind zu beachten.
460582
11.01.2016
Abrechnung Anwendung einer Verwaltungskostenpauschale im Förderbereich A1
Immer noch müssen im Förderbereich A1 Verwaltungsausgaben per Einzelbeleg
nachgewiesen werden. Der Nachweisaufwand ist damit unverhältnismäßig hoch.
Für alle Förderbereiche sollte eine prozentuale
Verwaltungskostenpauschale bezogen auf die
förderfähigen Ausgaben anerkannt werden.
Mit Beginn des Förderzeitraumes 2014-2020 wurde im Förderbereich A1 der SMK-ESF-Richtlinie die
beantwortet
Verwaltungssachkostenpauschale eingeführt, welche sich auf die Verwaltungspersonalstunde des Eigenpersonals bezieht. Der
Nachweis der Erbringung der Verwaltungspersonalstunde mittels taggenauer Tätigkeitsnachweise war daher unumgänglich. Im
Dezember 2015 wurde im Förderbereich A1/A2 der SMK-ESF-Richtlinie die Verwaltungskostenpauschale eingeführt. Diese wird
unter Anwendung des jeweiligen vorhabensbereichsbezogenen Prozentsatzes auf die direkten Kosten beantragt und bewilligt.
Der Nachweis der tatsächlichen Verausgabung der Verwaltungspersonal- und -sachkosten mittels Einzelbelegen ist nicht mehr
erforderlich.
Rückfrage durch die Verwaltungsbehörde ESF: "Um welches Förderprogramm
handelt es sich?"
Antwort des Vorschlaggebers: "Es handelt sich um das Förderprogramm 'Erhöhung
Abschlussquote und Schülercamps'. Beispielhaft kann ich Ihnen folgende
Antragsnummer nennen: xxxxxxxxxx. Tatsächlich wurde mit Beginn der
Förderperiode 14-20 eine stundenbasierende Sachkostenpauschale eingeführt.
Dahingehend war der Vorschlag also falsch.
Dennoch sind die geforderten Tätigkeitsnachweise des Verwaltungspersonales
meiner Meinung nach überflüssig, da der Zuwendungsgeber bereits mit Antrag eine
stundenmäßige Darstellung des beantragten Verwaltungsaufwandes forderte und
anschließend mehr oder minder bewilligte. Es ist anzunehmen, dass
Zuwendungsempfänger immer die bewilligten Verwaltungsstunden auch abrechnen
werden.
Von daher wäre die Anwendung einer prozentualen Verwaltungskostenpauschale
bezogen auf die projektnotwendigen Ausgaben absolut erstrebenswert. Dies würde
beide Seiten wesentlich entlasten."
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ESF-Förderung in Sachsen 2014 - 2020: Auswertungstabelle Vereinfachungsvorschläge, Stand: 04.08.2016
lfd. Nr.
Datum
Sachverhalt
460586
11.01.2016
Einführung einer "Betriebskostenpauschale". Diese
Antrag & Abrechnung von Betriebskosten (Miete)
sollte sich an durchschnittlichen Nebenkosten je qm in
projektspezifische Unterweisungen in eigenen Räumlichkeiten
Als Äquivalent zur Miete darf die projektanteilige Abschreibung sowie tatsächliche der Stadt/Gemeinde/Kommune orientieren.
Betriebsausgaben abgerechnet werden. Jedoch werden nicht alle Arten von
Betriebskosten als förderfähig anerkannt. Hinzu kommt, dass komplizierte
Umlageverfahren entwickelt werden müssen. Die tatsächlichen Betriebskosten
müssen monatlich ermittelt und abgegrenzt werden, was einen
unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand verursacht. Mietet ein Projektträger
hingegen ein Objekt an, werden anstandslos durch den Vermieter festgelegte
Betriebskostenvorauszahlungen als förderfähige Ausgaben anerkannt (unabhängig
davon ob die einzelnen Kostenarten förderfähig wären).
Dies stellt eine Benachteiligung der Projektträger dar, welche Maßnahmen in
eigenen Räumlichkeiten durchführen.
Vereinfachungsvorschlag
Grundsätzlich werden alle nach Betriebskostenverordnung umlagefähigen Betriebskosten als förderfähig anerkannt. Nur solche beantwortet
Kosten sind auch in den mit der Miete abzuführenden Betriebskosten Bestandteil, sie fallen tatsächlich an und werden folglich
als Ausgaben tatsächlich getätigt.
Bei der Abrechnung eigener Räume werden Betriebskosten analog anerkannt, die förderfähigen Anteile müssen jedoch - wie
dargestellt - über Umlageschlüssel ermittelt werden. Ein anderer Weg der Abbildung ist nicht möglich.
Bewertung des Vorschlags
Status
Bereits in der Vergangenheit wurde die Umsetzbarkeit einer Betriebskostenpauschale geprüft. Regional entstehen hier sehr
unterschiedliche Aufwendungen. Bspw. sind die Betriebskosten in einer Großstadt regelmäßig höher als in ländlichen kleineren
Gemeinden. Im Ergebnis wäre eine einzige Pauschale für die sachsenweite Förderung nicht sachgerecht, ausgewogen und fair,
vielmehr müssten verschiedene Pauschalen entworfen und hergeleitet werden. Für die Herleitung bedarf es zudem fundierter
Datengrundlagen, diese liegen nicht vor.
Zudem unterliegen die Betriebskosten auch stetigen Veränderungen. Dies würde die Notwendigkeit der fortlaufenden
Überprüfung und Anpassung nach sich ziehen, wofür ebenfalls Datengrundlagen fehlen.
464304
09.02.2016
a) Antragsverfahren wie auch Abrechnung/Prüfungen betreffend: es kam im letzten
Jahr vermehrt dazu, dass wir MEHRERE Aufforderungen zur Einreichung
fehlender/unvollständiger/neuer Dokumente/Formulare/Begründungen innerhalb
kurzer Zeit zum gleichen! Antrag/Sachverhalt bekamen und wir immer wieder etwas
Neues einreichen mussten. Dadurch gab es einen hohen Arbeitsaufwand.
b) Veränderungen von SAB vorgegebenen Dokumenten im Nachhinein (z.B.
Gliederung Sachbericht, TN-Liste). Dadurch entstand ein unglaublich hoher
Arbeitsaufwand, da diverse Dokumente im Nachgang geändert werden mussten.
Die Antragsteller müssen somit Fehler/Zeitverluste/etc. vom ESF/SAB ausbaden.
c) Ständiger Wechsel von Mitarbeitern in SAB. Dadurch muss immer wieder von
vorn haarklein die pädagogische Arbeit erklärt werden. Wissen und Erfahrung der
zuständigen Sachbearbeiter gehen immer wieder verloren. Oftmals muss
pädagogische Arbeit wie für Kindergartenkinder erklärt werden. Wissenschaftliche
und pädagogische Grundprinzipien werden von Sachbearbeitern als nichtig erklärt,
damit wird Professionalität der pädagogischen Arbeit nicht mehr gewährleistet.
d) Manche allgemeingültigen Dokumente (z.B. TN-Liste) sind nicht auf alle Projekte
zu übertragen. Bspw. gibt es in der aktuellen TN-Liste keinen Status "Schüler". Die
Liste ist ausschließlich auf Ü18 ausgerichtet.
a) SAB prüft Unterlagen/Antrag vollständig und
ausführlich und fordert in nur 1! Schreiben alle
notwendigen Sachen, die nachgereicht werden sollen.
b) Neue Dokumente werden frühestens mit dem Tag
der Veröffentlichung wirksam. Meldung (z.B. per
Newsletter) an Antragsteller, dass und welche
Dokumente geändert bzw. neu veröffentlicht worden
sind.
c) Einen so gering Mitarbeiterwechsel der SABSachbearbeiter wie möglich gewährleisten.
Sachbearbeiter im jeweiligen Förderbaustein schulen!
d) Vorgegebene Dokumente sollten allen Zielgruppen
der ESF-Förderbausteine gerecht werden.
a) Der Start der Förderperiode brachte neben inhaltlichen Änderungen auch neue formale Anforderungen. Neben der
beantwortet
Absicherung eines frühen Projektstarts sind aber auch die grundsätzlichen Zuwendungsvoraussetzungen vom Antragsteller
nachzuweisen, durch die Bewilligungsstelle zu prüfen und zu dokumentieren. Sofern es im Zuge der Antrags-/
Abrechnungsprüfung wegen fehlender oder nicht nachvollziehbarer Angaben zu Nachfragen kommt, wird der
Zuwendungsempfänger kontaktiert. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass zu bereits eingereichten Unterlagen/
Erklärungen Fragen entstehen und Weiterführendes angefordert wird. Auch aus nachgereichten Unterlagen können sich
wiederum Nachfragen ergeben. Die SAB ist bestrebt, unnötige Doppelanforderungen zu vermeiden. Liegen erforderliche
Unterlagen ggfs. an anderer Stelle in der SAB vor, kann vom Zuwendungsempfänger darauf verwiesen werden.
b) Sofern sich die Rahmenbedingungen ändern, sind betroffene Dokumente/ Formulare an die geänderten Vorgaben
anzupassen. Gerade zu Beginn der Förderperiode waren noch nicht alle Details zur Nachweisführung abschließend geklärt. Mit
Fortschreiten der Förderperiode dürften sich die notwendigen Anpassungen reduzieren, sind aber nicht ausgeschlossen. Die
geänderten Dokumente werden regelmäßig mit Veröffentlichung im Internet wirksam. Vordrucke sind bitte immer in der
aktuellen Version aus dem Internet zu nutzen.
Der Vorschlag, die Antragsteller z. B. per Newsletter zu informieren, ist auf Grund des stetig wechselnden potentiellen
Empfängerkreises nicht umsetzbar. Hinzu kommt, dass nicht alle Vordruckänderungen alle Zuwendungsempfänger betreffen.
c) Mitarbeiterfluktuation ist, wie in anderen Unternehmen auch, nicht zu vermeiden. Bei Neubesetzungen erfolgen Einarbeitung
und Schulungen. Das eingesetzte Personal hat grundsätzlich die für die Bewilligungsstelle erforderlichen Qualifikationen.
Unplausibel dargestellte Vorhabensspezifika können aber zu Rückfragen beim Zuwendungsempfänger führen (vgl. a).
d) Die Erfassungsdateien bilden alle Zielgruppen der betreffenden Förderung nach EU- und Landesvorgaben ab. Im konkreten
Fall: Schüler zählen zu den Nichterwerbstätigen (s. Erläuterungen in der Ausfüllhilfe).
464526
10.02.2016
Antrag & Abrechnung von Raumkosten (K2.5) bei Eigentum der Räumlichkeiten.
Wenn der Zuwendungsempfänger zugleich der Eigentümer der projektspezifischen
genutzten Räume ist, kann er 1. anteilmäßig AfA zum Ansatz bringen und 2.
Betriebskosten. Der Nachweis der Betriebskosten hat monatlich genau lt. Belegliste
zu erfolgen. Versicherungen, Grundsteuer sind im Wesentlichen nicht förderfähig.
Das monatliche Erzeugen einer Belegliste förderfähiger Betriebskosten ist ein
unverhältnismäßig hoher Aufwand. Zusätzlich kommt es, auf Grund des
Zahlungsflussprinzips, zu dramatischen Schwankungen. z.B.: Heizölkauf im Juni -->
Betriebskosten steigen auf 6 EUR je qm im Juni --> verbraucht wird das Heizöl
jedoch im folgenden Winter. Förderfähig ist es aber nur im Juni. Selbst das
Sächsische Staatsministerium für Finanzen hat bei einer Maßnahmeüberprüfung
vor Ort die Sinnhaftigkeit der monatlichen Ermittlung der Betriebskosten in Frage
gestellt. Ein projektspezifisches Anmieten von Räumen ist in jedem Fall
unproblematischer, da dort monatlich fixe Betriebskostenabschläge gefördert
werden.
Der Verwaltungs- und Nachweisaufwand ist bisher
unverhältnismäßig hoch! Hier sollte auf "ortsübliche
Betriebskosten je qm" umgestellt werden.
z.B: 2,50 EUR/qm und Monat (Pauschale)
Grundsätzlich werden alle nach Betriebskostenverordnung umlagefähigen Betriebskosten als förderfähig anerkannt. Nur solche beantwortet
Kosten sind auch Bestandteil der mit der Miete abzuführenden Betriebskosten. Sie fallen tatsächlich an und werden folglich als
Ausgaben tatsächlich getätigt. Bei der Abrechnung eigener Räume werden Betriebskosten analog anerkannt. Die förderfähigen
Anteile müssen jedoch - wie dargestellt - sachgerecht über Umlageschlüssel ermittelt werden.
Bereits in der Vergangenheit wurde die Umsetzbarkeit einer Betriebskostenpauschale geprüft. Regional entstehen hier sehr
unterschiedliche Aufwendungen. Bspw. sind die Betriebskosten in einer Großstadt regelmäßig höher als in ländlichen kleineren
Gemeinden. Im Ergebnis wäre eine einzige Pauschale für die sachsenweite Förderung nicht sachgerecht, ausgewogen und fair,
vielmehr müssten verschiedene Pauschalen entworfen und hergeleitet werden. Für die Herleitung bedarf es zudem fundierter
Datengrundlagen, diese liegen nicht vor.
Zudem unterliegen die Betriebskosten auch stetigen Veränderungen. Dies würde die Notwendigkeit der fortlaufenden
Überprüfung und Anpassung nach sich ziehen, wofür ebenfalls Datengrundlagen fehlen.
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ESF-Förderung in Sachsen 2014 - 2020: Auswertungstabelle Vereinfachungsvorschläge, Stand: 04.08.2016
lfd. Nr.
Datum
Sachverhalt
Vereinfachungsvorschlag
Bewertung des Vorschlags
465562
19.02.2016
Kompetenzprojekt an einer Oberschule
1. Die Förderkriterien zur inhaltlicher Arbeit erlauben kaum noch
Handlungsspielraum bei der täglichen Arbeit mit dem Klientel. Klientel braucht
umfassende Unterstützung und Begleitung durch eine Fachkraft auch über die
tägliche Schulzeit hinaus. Aus diesem Grund: Finanzierung der Fachkraft bei
außerschulischer Unterstützung notwendig.
2. Die Einreichung von Originalkassenbüchern als Nachweis der Zahlung der
einzelnen Ausgaben ist überaus aufwendig. Ein Mitarbeiter muss extra eine
Abrechnungsstelle der SAB aufsuchen, um dies beglaubigen zu lassen
(Kosten/Nutzen). Abrechnung der Arbeitszeit, Fahrtkosten nicht gerechtfertigt.
3. Bei Abrechnungen im Prano Programm zu aufwendige Angaben zu Teilnehmern.
4. Das Prano Programm wurde in Abständen überarbeitet, teilweise auch während
der Abrechnungsperioden, es bestand teilweise kein Zugriff mehr auf die letzten
Eingaben. Das Hochladen der Stammblätter funktionierte teilweise nicht mehr, da
einfach neue Spalten eingefügt worden waren.
5.Durch Einführen der Pauschalen und nicht Anerkennen von geleisteten Stunden
der Fachkraft, bspw. für Gespräche/Treffen mit den Vorgesetzten,
Klausurtagungen, wurden finanzielle Mittel extrem gekürzt, sodass der
Zuwendungsempfänger die Lohnkosten selbst tragen musste.
1. Fachkräften die Verantwortung überlassen,
Arbeitszeiten selbst gestalten zu können.
2. Kopie des Kassenbuches akzeptieren.
3. Mehr Schutz der persönlichen Daten. Einfachere
Angaben zu Teilnehmern.
4. Benutzerfreundlicheres Handling von Prano.
1.) Die Rahmenbedingungen für die sozialpädagogische Arbeit mit den Schülern wurden für das kommende Schuljahr
beantwortet
hinsichtlich der möglichen Einbeziehung der gesetzlich unterrichtsfreien Zeit angepasst (Förderbaustein SAB, Stand
12.02.2016). Fachkräfte können ihre Arbeitszeit unter Berücksichtigung der förderfähigen Projektinhalte, auf Grundlage eines
fachlichen Konzeptes und der Bedarfe der Zielgruppe selbst einteilen. Beim Nachweis der abgerechneten Stunden müssen
äußere Bedingungen, wie Schulbetrieb, die gesetzliche unterrichtsfreie Zeit, schülergerechte Zeiten usw. ebenso
Berücksichtigung finden wie die Übereinstimmung mit den Vorgaben des Arbeitsvertrages.
2.) Im Rahmen der Belegprüfung ist die Einreichung von Kassenbüchern als Zahlungsnachweis nicht vorgesehen. Im Einzelfall
kann es jedoch erforderlich sein, zur Plausibilisierung ergänzend ein Kassenbuch hinzuzuziehen. Als Zahlungsnachweis werden
Kontoauszüge, Quittungen oder gleichwertige Buchungsbelege anerkannt. Als Zahlungsnachweis für Barkäufe dient regelmäßig
die Quittung bzw. der Kassenbon. Auf Kassenbons ist i.d.R. die Zahlungsart (Bar oder Kartenzahlung) ausgewiesen und eine
Barzahlung somit quittiert. Nur bei Rechnungen bzw. Kassenbons, wo dieser Quittungsaufdruck fehlt, ist eine gesonderte
Quittung erforderlich. Aus Artikel 140 Abs. 3 der Verordnung (EU) 1303/2013 und Nr.6.5 NBest-SF ergibt sich, in welcher Form
Dokumente vorliegen müssen (im Original, als beglaubigte Kopie oder auf allgemein üblichen Datenträgern).
3.) Der Umfang der Datenerhebung ergibt sich aus den Anforderungen der Europäischen Kommission gemäß Anhang I der
Verordnung (EU) Nr. 1304/2013.
Alle Angaben zu den Teilnehmern werden außerhalb der Prano zusammengeführt. Hierzu wird eine Erhebungsdatei im EXCEL
oder CSV-Format zur Verfügung gestellt, die alle notwendigen zu erhebenden Daten umfasst. Dies betrifft sowohl alle
gemeinsamen Indikatoren nach Anhang I der Verordnung (EU) 1304/2013 als auch die weiteren programmspezifischen
Indikatoren für den jeweiligen Vorhabensbereich. Im Vorhabensbereich Kompetenzentwicklung wurde bereits die Prüfung der
Beschränkung auf die zutreffenden Indikatoren und die daraus resultierende Anpassung der technisch bereitgestellten
Erhebungsdatei abgeschlossen. Eine weitere Reduzierung der abzufragenden Daten ist nicht möglich.
4.) Sowohl die Antrags- und Abrechnungssoftware Prano als auch die Erhebungsdatei für die Angaben zu den Teilnehmern sind
jeweils anzupassen, wenn die Rahmenbedingungen sich entsprechend ändern. Gerade zu Beginn der Förderperiode waren
noch nicht alle Details abschließend geklärt. Mit Fortschreiten der Förderperiode dürften sich die notwendigen Anpassungen
reduzieren, sind aber nicht ausgeschlossen.
5.) Grundlage der Anerkennung von geleisteten Personalstunden sind tägliche Tätigkeitsnachweise. Diese müssen plausibel
den Projektbezug darstellen und zeitlich untersetzt sein.
Sollte der Projektbezug nicht nachgewiesen werden oder werden von der Förderung ausgeschlossenen Projektbestandteile
aufgeführt, dann können diese Stunden bzw. Ausgaben nicht gefördert werden.
Status
469262
18.03.2016
Neues Format der Tätigkeitsnachweise/Dozentenlisten im Excel ist unpraktikabel. Bitte wieder auf die PDF-Formulare zurückgehen. Diese
sind zwar vom Ausfüllen her etwas aufwendiger, aber
Durch Ausblenden bzw. Hinzufügen von Zeilen wird permanent die komplette
insgesamt praktikabler.
Formatierung entschärft, Summen werden teilweise nicht richtig berechnet.
Rahmenlinien sind teilweise nicht vorhanden und müssen für jede Zelle händisch
eingefügt werden. Auch das geht nicht für alle Zellen, da manche schreibgeschützt
sind. Ausgefüllt und gedruckt sieht das Ganze aus, als ob ein 5.-Klässler erste
Excel-Versuche unternommen hat.
beantwortet
Die Umstellung der Tätigkeitsnachweise und der Dozentenliste auf das Excel-Format erfolgte auf Grund des Wunsches
zahlreicher Zuwendungsempfänger, da die Handhabung der PDF-Vordrucke umständlich und unpraktikabel war. Eine Rückkehr
zu den PDF-Vordrucken ist derzeit nicht vorgesehen.
Auf Grund der Hinweise werden die Excel-Vordrucke umgehend angepasst.
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ESF-Förderung in Sachsen 2014 - 2020: Auswertungstabelle Vereinfachungsvorschläge, Stand: 04.08.2016
lfd. Nr.
Datum
476600
31.05.2016
480163
12.07.2016
Sachverhalt
allgemeiner Verbesserungsvorschlag Belegprüfung/Abrechnung
1) Mitteilungsschreiben "Prüfergebnis der Belegprüfung" insb. Anlage
2) Mitteilungsschreiben "Beleganforderung"
Vereinfachungsvorschlag
Bewertung des Vorschlags
1) Bitte auf den Dokumenten "Anlage Prüfergebnis Die angeregten Änderungen werden bei der nächsten Überarbeitung der Dokumente berücksichtigt. Voraussichtlich
ab August 2016 werden die gewünschten Angaben auf den Dokumenten ausgewiesen.
der Belegprüfung" zusätzlich zur Antragsnummer
die PRANOnummer angeben. Dies beschleunigt
die Korrektur beim Zuwendungsempfänger.
2) Bitte auf den Dokumenten "Anlage
Beleganforderung" zusätzlich zur Antragsnummer
die PRANOnummer angeben. Zusätzlich wäre es
hilfreich, wenn in der Tabelle je Beleg das
Zahlungsdatum angegeben werden würde. Damit
kann der Zuwendungsempfänger schneller den
Zahlungsnachweis finden, sonst ist es immer
notwendig in der PRANO das Zahlungsdatum zu
recherchieren.
Phase: Maßnahmeumsetzung
Das Formular SAB 61035 wird als bearbeitbares
Word Dokument zur Verfügung gestellt.
Jeder Teilnehmer muss das Formular SAB 61035 (Fragebogen Teilnehmer)
ausfüllen.
Status
beantwortet
beantwortet
Die Teilnehmerfragebögen stellen Prüfnachweise für die Teilnehmerdaten dar. Um sicherzustellen, dass die
Ursprungsform der Teilnehmerfragebögen nicht verändert wird, hat sich die SAB für die Nutzung des PDF-Formats
entschieden. Die SAB nutzt dieses Format für alle Dokumente, die extern verwendet und deren Inhalte nicht verändert
werden dürfen.
Dieses wird leider nur als PDF zur Verfügung gestellt. Grundlegende
Angaben (Maßnahmenummer, Name Vorname, Eintrittsdatum, interne ID,
Anschrift etc.) müssen somit leider händisch eingetragen werden, obwohl
dies per Serienbrieffunktion in Word viel schneller ginge.
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