1 Outlook 2003/2007 - Urz

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Outlook 2003/2007
1
Version 11.1
20.09.2007
Outlook 2003/2007
In der folgenden kochbuchartigen Beschreibung versuchen wir, auf alle möglichen
Aspekte bei der Nutzung von Outlook 2003/2007 in Verbindung mit einem Microsoft
Exchange 2003 Server einzugehen einschließlich der Nutzung eines PDA/MDA.
Verbesserungsvorschläge sind gerne willkommen.
Zielgruppe dieses Artikels sind die EDV-Beauftragten bzw. Multiplikatoren in den
Instituten und Einrichtungen sowie versierte Anwender.
Um die volle Funktionalität zu erhalten, braucht man mindestens Office 2003 - nicht
nur Outlook 2003 mit einer älteren Officeversion – sowie Windows XP Professional !!!
1.1
Outlook für Exchange vorbereiten
Voraussetzungen:
 Im Microsoft Active Directory ist durch den Administrator ein Benutzerkonto
eingerichtet und
 auf dem Microsoft Exchange Server besteht ein Postfach für den Benutzer.
Der Exchange Server führt standardmäßig für jeden Benutzer eine „interne“
Mailadresse der Form
<Benutzerkonto>@ad.uni-heidelberg.de
Beim Einspielen der Benutzer wird durch den Administrator für jeden Benutzer ein
Umschreiben dieser „internen“ Mailadresse auf die normale Mailadresse definiert,
z.B. wird
[email protected] (intern) → [email protected] (extern)
umgeschrieben, sodass nur noch die externe Mailadresse zu sehen ist.
1.2
Windows Internet Name Service
Da das entsprechende Microsoft Netzwerkprotokoll NetBios nicht über
Subnetzgrenzen geht, muss man auf seinem PC WINS (Windows Internet Name
Service) eintragen :

Netzwerkumgebung – rechte Maustaste





Eigenschaften
Eigenschaften von TCP/IP
erweitert
WINS
hinzufügen 129.206.15.208 und 129.206.15.144
Kerstin Zapf, Michael Hebgen
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Outlook 2003/2007
1.3

Version 11.1
20.09.2007
Exchange Mailkonto erstellen für Outlook 2003
Einstellungen





Systemsteuerung
Mail
E-Mail- Konten
ein neues Konto hinzufügen
MS Exchange Server
 Microsoft Exchange Server : exchange.uni-heidelberg.de und
 Benutzername (Benutzerkennung im Microsoft Active Directory): z.B. xc8
 dann „Namen prüfen“ lassen; wenn er aufgelöst wird, erscheint er - wie
oben - unterstrichen dargestellt
 fertig stellen.

E-Mail- Konten nochmals öffnen
 vorhandene E-mail- Konten anzeigen auswählen
 und hier bei „Neue Nachrichten übermitteln an“ das „PostfachBenutzername“ auswählen und fertig stellen.
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Version 11.1
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Outlook 2003/2007
2
Version 11.1
20.09.2007
Migration von anderen Systemen nach Outlook 2003
Meistens hat man schon vorher Email benutzt oder einen elektronischen Kalender
geführt. Wie bekommt man seine Mailboxen, Mailadressen und/oder
Kalendereinträge vom „alten“ System nach Outlook 2003?
Für einige ausgewählte Szenarien wollen wir diesen Umstieg beschreiben.
2.1

Import von Outlook Express Daten
Outlook aufrufen
 Datei
 Importieren/Exportieren
 Internet- Mail und Adressen importieren auswählen
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Version 11.1
20.09.2007
 Outlook Express auswählen und „Weiter“…
Damit werden Mailadressen und alle Ordner importiert.
2.2
Umzug eines IMAP-Kontos
Zuerst muss man unter Outlook 2003 dieses IMAP-Konto anlegen mittels

Extras






E-Mail-Konten …
Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen
IMAP
Posteingangsserver (IMAP): cyrus.urz.uni-heidelberg.de
Postausgangsserver (SMTP): extmail.urz.uni-heidelberg.de
Usw.
Danach kann man unter Outlook 2003 die Mailboxen kopieren:

IMAP –Posteingang: alle Mails auswählen und kopieren in „Postfach –
Posteingang“ von Outlook 2003

IMAP- Postablage: jeden einzelnen Ordner verschieben nach „Postfach“ - Tipp:
am besten im Ordner „Postfach“ einen neuen Ordner „Postablage“ anlegen und
die IMAP-Ordner dahin verschieben.
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2.3
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Weiterleiten von Mail an Exchange 2003
Man kann natürlich auf Dauer mit Outlook 2003 mehrere Mail-Konten betreiben,
wie im vorigen Punkt beschrieben. Man kann aber auch alle Mail, die an das
„alte“ Email-Konto (IMAP-Konto auf cyrus) geht, weiterleiten an das neue
Exchange 2003 Postfach und hat dann nur noch ein Mail-Konto zu bedienen:

Web-Browser aufrufen







URZ: http://www.urz.uni-heidelberg.de
Service-Seiten
RZuser Profil
Anmelden
E-Mail-Verwaltung auswählen
Forward Mail
Adresse eingeben – wie unten, siehe „interne Mailadresse“ zu Beginn
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Danach kann das Cyrus-Postfach in Outlook 2003 gelöscht werden.
2.4
Konvertieren von Mailadressen
Siehe Microsoft Artikel „Importieren von Nachrichten und Adressen von Netscape
Messenger 4.5, später in Outlook 2002 und in Outlook 2003“ unter
http://support.microsoft.com/?kbid=291601
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3
Arbeiten mit Outlook von zuhause oder unterwegs
3.1
Web-Zugang (OWA)
Der Exchange Server 2003 bietet unter dem Namen „Outlook Web Access“ (OWA)
einen Web-Zugang. Man kann also mit einem Web-Browser auf sein Outlook-Konto
auf dem Exchange-Server zuzugreifen über folgende URL:
https://exchange.uni-heidelberg.de/exchange
Auf der Anmeldemaske muss man seinen Benutzernamen – wie dargestellt (ad\xc8)
das Benutzerkonto im Active Directory - und sein Kennwort angeben.
Bei Subdomänen (z.B. zuv) gilt dann Subdomäne\Benutzername (z.B. zuv\zk)
Damit stehen die meisten Anwendungen von Outlook zur Verfügung.
3.2
Verbindung via VPN
VPN (Virtual Private Network) baut einen Tunnel zu dem VPN-Server in der
Universität auf, über den die gesamte Kommunikation läuft – damit wird der PC ein
Teil des Universitätsnetzes und kann so alle Dienste nutzen, die nur innerhalb der
Universität funktionieren. U.a. kann man damit auch Outlook auf dem heimischen PC
mit dem Postfach auf dem Exchange Server verbinden und synchronisieren.
Dazu muss man im Wesentlichen ein E-Mail-Konto für den Exchange Server in
Outlook 2003 einrichten - wie oben beschrieben – und einen VPN-Clienten einrichten
(siehe http://www.urz.uni-heidelberg.de/Netzdienste/vpn/ ).
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Beim Aufruf des VPN-Clienten werden automatisch für den VPN-Adapter die
entsprechenden WINS-Einträge gemacht. Nach Starten des VPN-Client kann man
dann wie in der Uni gewohnt Outlook 2003 aufrufen und benutzen.
3.3
Verbindung via http
Wenn man von außerhalb NUR den vollwertigen Zugang von Outlook 2003 zum
Exchange Server benötigt (statt des vollen VPN-Zugangs), kann man dies auch über
entsprechende Proxy-Definitionen tun:
Um die volle Funktionalität zu erhalten, braucht man Office 2003 - nicht nur
Outlook 2003 mit einer älteren Officeversion – sowie Windows XP Professional !!!

Systemsteuerung









Mail
E-Mail-Konten
Vorhandenes Konto bearbeiten
„Microsoft Exchange Server“ auswählen
Ändern
Weitere Einstellungen
hier Karte „Verbindung“ auswählen
„Exchange-Verbindung mit HTTP herstellen“ und anschliessend
„Exchange- Proxyeinstellungen“ bearbeiten
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 die URL „exchange.uni-heidelberg.de“ eintragen und
 bei „Verbindungseinstellungen“ beide Felder auswählen – d.h. sowohl bei
schnellen als auch bei langsamen Netzwerken die Verbindung über HTTP
herstellen (genauer über HTTPS)!
 Die „Authentifizierung“ auf Standardauthentifizierung setzen
Bei Windows Vista – und manchmal auch bei Windows XP – sollte man einmal eine
Verbindung über VPN herstellen, erst danach funktioniert der oben beschriebene
Proxy (ohne VPN).
3.4
Zertifikate auf PC installieren
Wenn man eine SSL-verschlüsselte Verbindung zwischen dem PC und dem
Exchange-Server benutzen will (wird vom Exchange-Server erzwungen), muss man
mehrere Zertifikate auf dem PC installieren:




Root-Zertifikat des Deutschen Forschungsnetzes (DFN)
Zertifikat der Universität Heidelberg
Zertifikat des Universitätsrechenzentrums
Zertifikat des Exchange-Servers
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 Diese Zertifikate kann man auf den PC laden über die URL
http://www.urz.uni-heidelberg.de/Hardware/Exchange/
Eigentlich reicht es, wenn Sie die Zertifikate anklicken, öffnen, installieren und den
Zertifikatspeicher automatisch suchen lassen – Windows XP macht das richtig.
3.4.1
Zertifikate unter Windows Vista
Unter Windows Vista muss man den Zertifikatsspeicher selbst bestimmen.

DFN-Wurzelzertifikat doppelklicken
 Öffnen
 Zertifikat installieren ...
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 Weiter
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 Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern
 Durchsuchen
 Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen
 OK
 Weiter
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 Fertigstellen
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 "Ja" (Falls Fingerabdruck korrekt 1263...)
 OK
In ähnlicher Weise werden die Zertifikate für die Universität Heidelberg (uni-ca) und
das URZ (urz-ca) in den Speicher „Zwischenzertifizierungsstellen“ und das Zertifikat
für den Exchange-Server (exchange-ca) in den Speicher „andere Person“ abgelegt.
Den Stand der Zertifikate können Sie überprüfen, z.B. im Internet Explorer unter





Extras
Internetoptionen
Inhalte
Zertifikate
Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen
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3.5
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Mobiler Zugang mittels PDA (OMA)
Der Exchange Server 2003 bietet unter dem Namen „Outlook Mobile Access“ (OMA)
einen eigenen Zugang für Mobilgeräte (PDA)
.
Ein „Personal Digital Assistant“ (PDA) sollte die neueste Version des
Betriebssystems Windows Mobile 5 sowie über ein Telefonprogramm verfügen – wie
z.B. der MDA Pro/Vario von T-Mobile.
Dieser PDA kann jetzt auf verschiedene Weise mit Outlook 2003 bzw. Exchange
Server 2003 synchronisiert werden:



mittels eines USB-Anschlusses über den PC unter Verwendung der Software
„ActiveSync 4.1“ oder höher – aktuell 4.5 – für Windows XP oder „Windows
Mobile Geräte-Center 6.1“ für Windows Vista.
über WLAN (FunkLAN) innerhalb der Universität
über GSM (Telefonnetz) sonst
Nach Einspielen der Software „ActiveSync“ auf dem PC erscheint bei der ersten
Verbindung mit dem PC automatisch der Synchronisierungssetup-Assistent:
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bei dem man die direkte Synchronisierung mit dem Exchange-Server auswählt und
die benötigten Daten eingibt.
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Danach kann man auswählen, welche Daten synchronisiert werden – wir empfehlen
Kalender und evtl. Kontakte:
Bevor man die erste Verbindung mit dem Exchange-Server aufbaut, braucht man das
für die verschlüsselte Verbindung notwendige root-Zertifikat.
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3.5.1
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Zertifikate auf PDA installieren
Wenn man eine SSL-verschlüsselte Verbindung zwischen dem PDA und dem
Exchange-Server benutzen will (wird vom Exchange-Server erzwungen), muss man
mehrere Zertifikate auf dem PDA installieren:




Root-Zertifikat des Deutschen Forschungsnetzes (DFN)
Zertifikat der Universität Heidelberg
Zertifikat des Universitätsrechenzentrums
Zertifikat des Exchange-Servers
 Diese Zertifikate kann man auf den PC laden über die URL
 Anschliessend muss man die Zertifikate auf den PDA übertragen
Im Windows Explorer erscheint - wenn der PDA über das USB-Kabel
angeschlossen ist - ein Eintrag "Mobiles Gerät", auf den man mit normalem
„Kopieren/Einfügen“ die Zertifikate übertragen kann.
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 Auf dem PDA müssen die Zertifikate installiert werden durch einfaches Anklicken.
Dazu ruft man auf dem PDA über

Start
 Programme
 Dateiexplorer
auf und klickt auf das Zertifikat
3.5.2
Setzen/Ändern der „ActiveSync“-Optionen und –Parameter
Die Optionen und Parameter der Synchronisation kann man über die Software
„Active Sync“ entweder auf dem PC oder auf dem PDA setzen, sie werden bei der
nächsten Synchronisation vom anderen Partner übernommen:
Als erstes ist einzustellen, dass der Computer mit dem Internet verbunden ist mit

Datei
 Verbindungseinstellungen
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Die Auswahl, was von wo synchronisiert werden soll, trifft man mittels

Extras
 Optionen
wobei man so viel wie möglich direkt mit dem Exchange-Server synchronisieren
sollte. Auf diese Weise ist es egal, ob der PDA mit dem PC verbunden oder im
WLAN oder im GSM-Netz ist.
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Über die Auswahl Zeitplan
kann man den Netzverkehr kontrollieren. Wenn man ein Synchronisieren „Beim
Eintreffen neuer Elemente“ wählt, muss man unter „Geräteadresse“ eine SMSAdresse des Geräts angeben, z.B.
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3.5.3
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20.09.2007
Direct Push
Mit der neuesten Firmware für die T-Mobile MDAs und entsprechenden Updates für
den Exchange 2003 Server wird die „Direkt Push“ Technologie unterstützt, die einen
vollautomatischen Abgleich ohne Angabe einer SMS-Adresse ermöglicht.
3.5.4
ActiveSync über mehrere PCs
Sie können auf dem MDA Ihren Benutzernamen eintragen, dann meldet sich das
Gerät bei ActiveSync damit an – unabhängig an welchem PC Sie synchronisieren.

Start
 Einstellungen
 System
 Info
 Geräte-ID
 hier den Namen eintragen.
3.5.5
Mail schreiben über PDA/MDA
Damit Sie Mail auf dem PDA erstellen und verschicken können, müssen Sie bei den
„ActiveSync“-Optionen „E-Mail“ auswählen – siehe 3.5.2.
Dann kann man einfach den Posteingang öffnen und über den Menüpunkt „Neu“ die
Mail erstellen, die dann beim nächsten Sync an den Exchange-Server geschickt wird
– bei der Direct Push Technologie geschieht das Synchronisieren automatisch.
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Version 11.1
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Tipps und Tricks
Im Folgenden haben wir verschiedene Tipps und Tricks gesammelt, die beim
Umgang mit Outlook 2003, Exchange Server 2003 oder einem PDA aus unserer
Sicht von Interesse bzw. wichtig sind.
4.1
Web-Zugang zu anderen Kalendern
Normalerweise kommt man mit dem Web-Zugang nur an seine eigenen Ressourcen
(Postfach mit Posteingang, Postablage, Kalender, Kontakte). Wenn jetzt ein anderer
Benutzer seinen Kalender (zum Lesen) freigegeben hat, kann man auch über das
Web diesen Kalender einsehen mittels der URL
http://exchange.uni-heidelberg.de/exchange/<benutzerkonto>/kalender/
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4.2
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Kontakte
Outlook 2003 hat eine Standardreihenfolge für Kontakt-Einträge, nämlich „Vorname
Nachname“, was bei Suchen von Mailadressen zu Problemen führen kann. Wir
empfehlen daher diese Reihenfolge auf „Nachname, Vorname“ zu ändern mittels

Extras
 Optionen
 Kontaktoptionen
 Reihenfolge
Diese Einstellungen gelten nur für neu anzulegende Kontakte, bestehende müssen
per Hand korrigiert werden.
4.3
Adressbuch
Die gleiche Änderung (der Reihenfolge bei Kontakten) sollte man auch im
Adressbuch vornehmen mittels

Extras
 E-Mail- Konten
 Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen
 weiter
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 Outlook –Adressbuch auswählen und „Ändern“
Da kann dann angegeben werden, welche Adressbücher verwendet werden sollen
und wie die Namen angeordnet werden sollen.
Hinweis: Das ist der entscheidende Punkt, dass die Kontaktliste, die beim Schreiben
von Mail verwendet wird, ordentlich sortiert wird.
4.4
Ordner zurückholen
In Outlook 2003 kann man in der Navigationsliste Ordner löschen und damit nicht
mehr anzeigen lassen. Um solche Ordner, die zuvor in der Navigationsliste
geschlossen wurden, wieder herzustellen, muss man in Outlook 2003

Datei
 Öffnen
 Outlook Datendateien
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 dort den entsprechenden Ordner auswählen
 dann erscheint er wieder in der Navigationsliste.
4.5
Ändern der Übermittlungseinstellungen
Standard für die Übermittlung von neuen Mails sind 5 Minuten, ändern kann man
diesen Wert durch

Extras
 Optionen
 E-Mail Setup
 Senden/Empfangen
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Hier die Zeit nach Wunsch verkürzen, z.B. auf 1 min
4.6
IMAP-Konto in Outlook 2003
Gelöschte Mails werden nur „durchgestrichen“, d.h. als gelöscht markiert. Zum
endgültigen Löschen muss man in das IMAP-Konto wechseln und
o Bearbeiten
 Gelöschte Nachrichten permanent löschen
anklicken; erst dann werden die Mails - nach erneuter Rückfrage - entfernt.
4.7
4.7.1
AutoReplay – automatische Antwortmail
Abwesenheitsassistent
Mit Hilfe des Abwesenheitsassistenten
o Extras
 Abwesenheitsassistent
kann man einen Text eingeben, der automatisch als Antwort verschickt wird.
Allerdings wird diese Antwort nur einmal an jeden Absender geschickt.
4.7.2
Regeln und Benachrichtigungen
Falls man immer eine automatische Antwort wünscht, auch an den gleichen
Absender, oder andere Variationen, kann man dies erreichen über
o Extras
 Regeln und Benachrichtigungen
 wählen Sie „Regel ohne Vorlage erstellen“ aus und klicken Sie auf
weiter
 nun können Sie noch weitere Details auswählen; wenn diese Regel für
alle Mails gelten soll können Sie gleich auf „weiter“ klicken.
 Wichtig: das Häkchen bei „nur an diesem Computer“ darf nicht gesetzt
sein!
 im nächsten Fenster Häkchen bei „Diese vom Server mit einer
Nachricht beantworten“ setzen, unten können Sie nun auf „einer
Nachricht“ klicken und den Text/Betreff für die Antwort eingeben
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 Es können im nächsten Fenster noch Ausnahmen definiert werden.
 Dann der Regel einen Namen geben und die Regeloptionen festlegen.
 Fertigstellen.
4.8
Regeln für Spam-Mail
Alle an der Universität Heidelberg eingehenden E-Mails werden auf Werbemüll
(Spam) untersucht - d. h. Header und Text werden nach vielen Kriterien daraufhin
bewertet, ob es sich bei der E-Mail möglicherweise um eine Spam-Mail handelt.
Dabei werden für jeden Hinweis Punkte vergeben. Bei mehr als (zurzeit) 5 Punkten
wird die E-Mail im Betrefffeld als Spam markiert mit „[SPAM?]“ und im Text angeben,
wieso der Filter glaubt, dass es eine Spam-Mail ist. Der Rest des Textes wird
natürlich mitgesandt (Zur Sicherheit wird die Original-Mail auch noch als Attachment
angehängt) – siehe
http://www.urz.uni-heidelberg.de/Netzdienste/Mail/Antispam/SpamAssassin.shtml
Da diese Spam-Mails stören, kann man sie automatisiert z.B. in einen Ordner
ablegen, den man gelegentlich durchschauen sollte; ebenso kann man automatisch
Spam-Mails, die älter als 4 Wochen sind, löschen.
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4.8.1
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Ordner „Spam“ anlegen
Einen Ordner im Postfach anlegen mit Namen "Spam"
o Eigenes Postfach mit der rechten Maustaste anklicken
o „Neuer Ordner“ auswählen und den Namen „Spam“ vergeben
4.8.2
Als Spam markierte Mails in den Ordner "Spam" verschieben
o Regelassistenten aufrufen über
 Extras
 Regeln und Benachrichtigungen
 Regelassistent
 „Neue Regel“ auswählen und „OK“
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 Unter „Regeln ohne Vorlage erstellen“ den Punkt
 „Nachricht bei Ankunft prüfen“ auswählen und „weiter“
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 "mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile" auswählen
 unten „bestimmten Wörtern“ anklicken
 zu suchende Wörter „X-Spam-Level: XXXXXX“ eingeben
 „Hinzufügen“ und „OK“
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Version 11.1
20.09.2007
 „Weiter“
 „diese in den Ordner Zielordner verschieben“ auswählen
 Unten „Zielordner“ anklicken und den Ordner „Spam“ auswählen
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 nächste Karte überspringen mit „Weiter“
Ausnahmen definieren)
 Regelname ggf. ändern und „Fertig stellen“
20.09.2007
(ausser
man
will
 und „Fertig stellen“
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 hier noch auf „OK“ drücken.
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4.8.3
Version 11.1
20.09.2007
Als Spam markierte Mails automatisch nach 4 Wochen löschen
o Den Ordner „Spam“ anklicken, mit rechter Maustaste markieren und
„Eigenschaften“ auswählen
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o
o
o
o
o
4.9
Version 11.1
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Den Reiter „Autoarchivierung“ wählen
„Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden“ wählen
„Elemente löschen, wenn älter als“ „4“ „Wochen“ angeben
„Alte Elemente endgültig löschen“ anklicken
„OK“
Mail-Format zum Lesen und Versenden
Outlook bietet zwei verschiedene Formate zum Lesen und Versenden von Email an


Nur-Text-Format (empfohlen)
HTML-Format
Wir empfehlen, grundsätzlich das „Nur-Text-Format“ auszuwählen. Die meiste Mail
besteht nur aus Texten und ist mit dieser Einstellung beim Versenden auch auf
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jedem Zielsystem lesbar. Beim Lesen im HTML-Format besteht außerdem ein
Sicherheitsrisiko, da in HTML-Seiten ausführbarer Code versteckt sein kann.
Man kann die Standard-Formate für Lesen steuern über
o Extras
 Optionen
 Einstellungen
 E-Mail-Optionen
 „Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen“ auswählen
Damit wird eingehende Mail standardmäßig nur als Text angezeigt. Falls doch
eine Mail im HTML-Format vorliegt, wird dies beim Lesen der Mail angezeigt
durch eine blau unterlegte Meldung „Diese Nachricht wurde zum Nur-TextFormat konvertiert.“ Durch Klicken auf diese Meldung kann man dann sich
auch das HTML-Format anzeigen lassen.
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und zum Versenden über
 Optionen
 E-Mail-Format
 Bei „Verfassen im Nachrichtenformat“ auswählen „Nur Text“
 Internetformat
 „In Nur-Text-Format konvertieren“ auswählen
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4.10 Gelöschte Elemente wiederherstellen
Um (versehentlich) gelöschte Elemente wiederherstellen zu können, muss man auf
dem Rechner, auf dem Outlook 2003 läuft, die „Registry“ bearbeiten – bei Outlook
2007 ist das schon im Standard dabei.
Vorsicht: Die „Registry“ ist das Kernstück der Windows-Systeme und sollte nur mit
größter Vorsicht bearbeitet werden . ansonsten riskiert man ein nicht mehr
benutzbares System. Wir haben zur Vereinfachung einen fertigen Registry-File
abgelegt auf der Seite
den man nur noch herunterladen muß und durch Doppelklick aktivieren kann.
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5
Postfächer
5.1
Eigenes Postfach freigeben
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Sie können nicht nur einzelne Ordner wie z.B. den Kalender freigeben, sondern auch
ihr ganzes Postfach.

Ordnerliste




Postfach auswählen und rechte Maustaste betätigen
Freigeben
Hinzufügen
Namen auswählen
Leider genügt es nicht, nur das Postfach freizugeben, man muß auch alle
vorhandenen Unterordner, die man freigeben möchte wie z.B. den Posteingang und
ggf. den Postausgang, explizit freigeben.
Anders ist es mit neuen Unterordnern im Postfach, diese erben automatisch die
Freigabeberechtigungen.
Wenn für das freigegebene Postfach auch eine Schreibberechtigung bestehen soll,
muss noch der Stellvertreter bestimmt und mit entsprechenden Berechtigungen
ausgestattet werden – siehe 5.3.2. Alternativ kann auch durch den Administrator die
Berechtigung „im Auftrag senden“ erteilt werden.
5.2
Freigegebenes Postfach hinzufügen
Falls jemand sein eigenes Postfach für Sie freigegeben hat, müssen Sie folgende
Schritte unternehmen, um dieses freigegebene Postfach hinzuzufügen:

Extras






E-Mail Konten
Vorhandenes Konto bearbeiten
Ändern
Weitere Einstellungen
Reiter „Erweitert“
Hinzufügen
URZ
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Outlook 2003/2007
Version 11.1
20.09.2007
Und dort das freigegebene Postfach hinzufügen. Danach erscheint das Postfach in
der Navigationsleiste.
5.3
5.3.1




Eine Person hat mehrere Email-Adressen
Als erstes muss man in Outlook 2003 das Postfach auf dem Exchange-Server
festlegen. Dazu wählt man entweder die Email-Adresse, unter der man die meiste
Mail verarbeitet, oder die Email-Adresse, bei der die Kalenderfunktionalität
benötigt wird.
Danach legt man für die zweite (oder weitere ) Email-Adressen ein IMAP-Konto
an, damit ein separater Posteingang angelegt wird. Das IMAP-Konto kann man
auf dem Exchange- oder einem anderen Mail-Server (cyrus, instmail usw.)
anlegen.
Dann erscheint beim Schreiben einer neuen Mail in der Symbolleiste der Button
KONTO – hier kann man das Konto, d.h. die Emailadresse auswählen, unter der
die Mail verschickt wird. Die Standardeinstellung ist das Exchange Konto.
Hinweis: Alle verschickten Mails, egal von welchem Konto sie verschickt wurden,
landen im Ordner „Gesendete Objekte“ im Postfach. Daher sollte man die Mails
im Ordner „Gesendete Objekte“ markieren und in die entsprechende Ablage
verschieben – siehe auch Kapitel über Makros.
5.3.2

Mehrere Personen – mehrere Postfächer
Mehrere Personen bearbeiten ein Postfach (Email-Adresse)
Im Active Directory muss (durch den Administrator) bei dem Benutzer, dessen
Mails von einer oder mehreren Personen bearbeitet werden sollen, beim Reiter
Exchange – Allgemein unter Zustelloptionen eine Weiterleitung an die
betreffenden Personen eingerichtet werden. Es sollte dabei immer der Haken
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Outlook 2003/2007
Version 11.1
20.09.2007
„Nachricht an Empfänger und alternativen Empfänger übermitteln“ gesetzt
werden!!!

Danach muss der Postfachbesitzer im Outlook 2003/2007 den Stellvertreter
bestimmen und die entsprechende Berechtigung erteilen unter
o Extras
 Optionen
 Stellvertretungen
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Outlook 2003/2007



20.09.2007
Damit der Postfachbesitzer die Mails, die in seinem Namen erfolgen, auch sieht/
erhält, muss der Stellvertreter diese mit BCC an die Mailadresse des
Postfachbesitzers schicken. Dieser kann dann ggf. über Regeln entscheiden, wo
diese Mails abgelegt werden sollen – siehe auch Kapitel über Makros.
Wenn der Stellvertreter auch Mails im Namen des eigentlichen Postfachbesitzers
schreiben soll, muss im Outlook bei einer neuen Email zusätzlich die Option
„Von“ – wie auch „BCC“ - ausgewählt werden (in der Symbolleiste unter
Optionen). Einmal ausgewählt erscheinen diese beiden Felder bei jeder neuen
Email – siehe auch Kapitel über Makros.
5.4

Version 11.1
Mehrere Postfächer in einem Outlookprofil
Es können nicht nur einzelne Bereiche wie z.B. Kalender, sondern auch ganze
Postfächer für andere Personen freigegeben werden – z.B. Funktionsadressen.
Ein freigegebenes zusätzliches Postfach wird über
o Extras
 Email- Konten
 vorhandene Email-Konten bearbeiten
 Exchange-Konto
 Ändern
 weitere Einstellungen
 Reiter „Erweitert“
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Outlook 2003/2007



Version 11.1
20.09.2007
geöffnet. Dies erscheint dann im eigenen Outlookprofil als weiteres Postfach.solange man online ist!
Wichtig: ausgehende Mail wird standardmässig mit der Mail-Adresse dessen
versehen, dessen Outlookprofil geladen ist – und es gibt keine Kontoauswahl.
Statt dessen muss, wenn mit anderer Mail-Adresse gesendet werden soll, auch
wieder mit dem Feld „Von“ gearbeitet werden und alle gesendete Mail landet im
Ordner „Gesendete Objekte“ desjenigen, der in Outlook angemeldet ist.
Diese unterschiedlichen Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ können/sollten in
den passenden Ablage-Ordner verschoben werden.
5.5
Funktionsadressen
Oft macht es Sinn, eine „Funktionsadresse“ – z.B. [email protected]
– mehreren Personen zugänglich zu machen, die dann nach Absprache alle Mails an
die Funktionsadresse bearbeiten.




Zuerst muss (vom Administrator) ein separates Postfach angelegt und
entsprechende Freigaben und Berechtigungen vergeben werden – siehe oben.
Außerdem muss im Active Directory (vom Administrator) bei dem entsprechenden
Postfach unter Sicherheit die berechtigten Personen eingetragen werden und
ihnen das Recht „Senden als“ eingetragen werden, damit sie unter der
Funktionsadresse Mail schreiben dürfen.
Anschließend müssen die berechtigten Personen dieses Postfach in ihrem
Outlook-Profile einbinden – siehe 5.4.
Auch hier sollten die berechtigten Personen einmal bei einer neuen Email über






Optionen
Felder
Aktivieren der Felder VON und BCC (Outlook 2003) bzw.
BCC anzeigen & Anzeigen aus (Outlook 2007)
die Anzeige der Felder VON und BCC aktivieren, die dann für alle zukünftigen
Emails gelten.
Da es standardmäßig nur eine Absenderadresse (des Aufrufers) gibt, sollte man
beim Verarbeiten von Email aus dem Postfach der Funktionsadresse diese auch
im Feld VON eintragen.
Gleiches gilt für das Feld BCC (Eintragen der Funktionsadresse), da sonst die
verschickte Email nur dem Absender (im Ordner gesendete Objekte) zugänglich
ist, aber nicht der gesamten Gruppe.
Das Eintragen der Felder VON und BCC kann man automatisieren durch ein
entsprechendes Makro – siehe 6.2
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Outlook 2003/2007
6
Version 11.1
20.09.2007
Makros
Mit Outlook-Makros können Sie den Ablauf von Outlook steuern und an den
passenden Stellen auch Werte setzen. Zum Einbinden von Makros gehen Sie bitte
folgendermaßen vor:

Gehen Sie in Outlook auf
o Extras
 Makro
 Visual Basic Editor
 Projekt1(VbaProjekt.OTM)
 Microsoft Office Outlook Objekte
 Diese Outlooksitzung
 Öffnen Sie (durch Doppelklick) das Fenster „VbaProjekt.OTM – Diese
Outlooksitzung (Code)“
 Kopieren Sie eines der unten angegebenen Makros in dieses Fenster
und passen Sie die entsprechenden Zeilen „Mailboxname“ und „BCCAdresse“ entsprechend an
 Anschliessend speichern Sie das Makro über
 Datei
 VbaProjekt.OTM speichern
 Und kehren zu Outlook zurück durch
 Datei
 Schliessen und zurück zu Microsoft Office Outlook

Allerdings muss nun noch die Sicherheitsstufe für Makros angepasst werden, da
Outlook standardmäßig keine Makros zulässt:
o Extras
 Makro
 Sicherheit: hier Mittel auswählen
Sie werden bei jedem Start gefragt, ob das Makro aktiviert werden soll!!
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Outlook 2003/2007
6.1
Version 11.1
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Makro für das Feld „Bcc“
Wenn mehrere Personen eine Email-Adresse bearbeiten, landen die verschickten
Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ auf dem Computer, von dem man die Mail
verschickt hat. Daher bietet sich an, das BCC-Feld auf diese Email Adresse zu
setzen, damit alle Berechtigten sehen, dass die Mail bearbeitet wurde.
Wenn man die gesendeten Mails auch auf dem/den anderen Computern verfügbar
haben will, kann man das Feld „Bcc“ (blind carbon copy) auf die gemeinsam
bearbeite Mailadresse (z.B. Funktionsadresse) setzen. Dadurch erhält man
automatisch eine Kopie aller gesendeten Mails im Posteingang und kann sie im
Postfach ablegen.

Mit diesem Makro wird das Feld „Bcc“ automatisch gefüllt:
Dim WithEvents colInsp As Outlook.Inspectors
Private Sub Application_Startup()
Set colInsp = Application.Inspectors
End Sub
Private Sub colInsp_NewInspector(ByVal Inspector As Inspector)
Dim objMail As Outlook.MailItem
If Inspector.CurrentItem.Class = olMail Then
Set objMail = Inspector.CurrentItem
If objMail.Sent = False Then
objMail.BCC = "Ihre Adresse"
End If
End If
Set objMail = Nothing
End Sub
6.2 Makro für das Feld „Von“ und „Bcc“ abhängig vom
ausgewählten Postfach
Falls eine Funktionsadresse – siehe Kapitel 5.3.2 und 5.4 – von mehreren Personen
bearbeitet wird, benötigt man das folgende Makro, um


die Absenderadresse (Funktionsadresse) zu setzen und
eine Kopie der gesendeten Mails im Postfach zu erhalten.
Das Makro wirkt nur, wenn das Postfach der Funktionsadresse ausgewählt ist.
 Mit diesem Makro wird das Feld „Von“ und „Bcc“ automatisch gefüllt, wenn man
das Postfach der Funktionsadresse (in unserem Beispiel [email protected]) bearbeitet:
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Version 11.1
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Dim WithEvents colInsp As Outlook.Inspectors
Dim MailBoxFolders As New Collection
Dim BCCAdr As String
Dim MailBoxName As String
Private Sub colInsp_NewInspector(ByVal Inspector As Inspector)
Dim objMail As Outlook.MailItem
If Inspector.CurrentItem.Class = olMail Then
Set objMail = Inspector.CurrentItem
If objMail.Sent = False Then
Dim index
Dim str As String
Dim str2 As String
For index = 1 To MailBoxFolders.Count Step 1
str = MailBoxFolders.Item(index)
str2 = Inspector.Application.Explorers.Item(1).CurrentFolder.FullFolderPath
If str Like str2 Then
objMail.BCC = BCCAdr
objMail.SentOnBehalfOfName = BCCAdr
End If
Next index
End If
End If
Set objMail = Nothing
End Sub
Private Sub findMailbox(MailBoxName As String)
Dim i
Dim myFolders
For i = 1 To Application.Session.Folders.Count Step 1
If Application.Session.Folders.Item(i).Name Like MailBoxName Then
Set myFolders = Application.Session.Folders.Item(i)
MailBoxFolders.Add myFolders.FullFolderPath
findSubFolders (myFolders)
End If
Next i
End Sub
Private Sub findSubFolders(ByVal myFolder As Variant)
Dim i
MailBoxFolders.Add myFolder.FullFolderPath
For i = 1 To myFolder.Folders.Count Step 1
findSubFolders (myFolder.Folders.Item(i))
Next i
End Sub
Private Sub Application_Startup()
Set colInsp = Application.Inspectors
'Tragen Sie hier den MailBox-Namen mit führenden und abschließenden * ein
MailBoxName = "*Postfach - Sekretariat-URZ*"
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20.09.2007
'Tragen Sie hier die BCC Adresse ein
BCCAdr = "[email protected]"
'Hier werden die Unterordner einglesen
findMailbox (MailBoxName)
End Sub
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Outlook 2003/2007
7
Version 11.1
20.09.2007
Mac OSX
Auch für MacIntosh-Rechner gibt es von Microsoft ein Programm namens
„Entourage“ zur Kommunikation mit dem Exchange-Server. Um sich ein Microsoft
Entourage Email Konto einrichtet zu können, muss ein Postfach auf dem Server
bestehen.
7.1
Konfiguration
Klicken sie das Entourage Symbol im Dock an:
Wenn dieser nicht im Dock zu finden ist, gehen Sie zu
 Programme
 Microsoft Office
 Microsoft Entourage
Sobald Sie das Programm geöffnet haben erscheint eine Meldung die Sie je nach
Bedarf bestätigen können:
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20.09.2007
Sie werden jetzt gefragt welche Option sie auswählen möchten. Markieren Sie dies
wie im Beispiel angezeigt ist:
Bestätigen Sie mit der Pfeil Taste, die nach rechts zeigt.
Geben Sie jetzt ihre Email Adresse ein wie es im Muster vorgezeigt ist. Markieren Sie
nun das untere Kästchen (-Mein Konto befindet sich auf einem Exchange-Server).
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Version 11.1
20.09.2007
Es erscheinen jetzt drei weitere Felder. Geben Sie hier -wie im Muster angezeigt Ihre Benutzer-ID, die Domäne (ad.uni-heidelberg.de), und ihr Kennwort und Klicken
Sie auf den Pfeil nach rechts, um fortzufahren.
Wenn jetzt eine Fehlermeldung kommt dann haben Sie einige Ihrer Daten falsch
eingeben - fahren Sie trotzdem mit der Bestätigung des rechten Pfeils fort. Sie
können Ihre Daten auch in der nächsten Option korrigieren.
Nun sind noch zwei Felder offen, die ausgefüllt werden müssen. Um den Assistenten
für die Kontoeinrichtung abzuschließen, geben Sie die Domäne, den Exchange
Server und den LDAP-Server wie im Beispiel angezeigt ist ein:
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Es erscheint jetzt ein Feld, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie die Einstellung
überprüfen möchten - bestätigen Sie diesen Button und warten Sie auf das Ergebnis.
Falls jetzt eine Fehlermeldung erscheint, haben Sie sicherlich Ihre Daten falsch
eingeben. Korrigieren Sie diese bitte, indem Sie auf den linken Pfeil klicken um in die
vorherigen Optionen zu gelangen.
Falls alle Daten richtig eingegeben wurden, erscheint ein Ergebnis das wie folgt aussieht:
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Version 11.1
20.09.2007
Klicken zu auf den Pfeil der nach rechts zeigt um fortzufahren.
Schließen Sie den Entourage Setup-Assistenten ab indem Sie auf den „Fertig stellen“
Button klicken.
7.2
7.2.1


Zertifikate unter Mac OSX
Stammzertifikat unter Mac OSX 10.2.8 installieren
Kopieren Sie das Stammzertifikat im PEM-Format (Privacy Enhanced Mail, Base64) auf den Schreibtisch des Computers.
Geben Sie im Terminal Folgendes ein:
$ cd ~/Desktop
$ cp /System/Library/Keychains/X509Anchors ~/Library/Keychains
$ certtool i <Dateiname_des_Zertifikats> k=X509Anchors
$ sudo cp ~/Library/Keychains/X509Anchors /System/Library/Keychains/
<Geben Sie das root-Kennwort ein
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Outlook 2003/2007
7.2.2
Version 11.1
20.09.2007
Stammzertifikat unter Mac OSX 10.3 oder 10.4 installieren

Öffnen Sie auf dem Computer im Ordner Programme den Ordner
Dienstprogramme und suchen Sie nach der Anwendung „Schlüsselbund“. Sie
müssen Schlüsselbund nicht starten.

Ziehen Sie das Stammzertifikat in die Anwendung „Schlüsselbund“ Stammzertifikate müssen einzeln installiert werden.
Klicken Sie im Dialogfeld „Zertifikate hinzufügen“ auf „X509 Anchors“ und
anschließend auf OK.

7.2.3
Zertifikate für Entourage (Exchange) installieren
Die hierfür nötigen Zertifikate finden Sie auf:


Installieren Sie diese mit Hilfe des Microsoft Office Tools „Microsoft Cert
Manager“ nacheinander. Den Manager finden Sie im Programm-Ordner
„Microsoft Office 2004/ Office/“
Starten Sie das Programm und klicken Sie auf „Importieren“. Danach wählen Sie
das jeweilige Zertifikat aus und klicken auf „Open“. Dadurch wird dieses in den
entsprechenden Ordner des Schlüsselbundes übernommen und durch einen
Hinweis des Managers bestätigt.
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Outlook 2003/2007
8
1
2
3
4
5
Version 11.1
20.09.2007
Inhaltsverzeichnis
Outlook 2003/2007 ............................................................................................. 1
1.1 Outlook für Exchange vorbereiten ................................................................. 1
1.2 Windows Internet Name Service ................................................................... 1
1.3 Exchange Mailkonto erstellen für Outlook 2003 ............................................ 2
Migration von anderen Systemen nach Outlook 2003 ................................... 4
2.1 Import von Outlook Express Daten ................................................................ 4
2.2 Umzug eines IMAP-Kontos ........................................................................... 5
2.3 Weiterleiten von Mail an Exchange 2003 ...................................................... 6
2.4 Konvertieren von Mailadressen ..................................................................... 7
Arbeiten mit Outlook von zuhause oder unterwegs ....................................... 8
3.1 Web-Zugang (OWA) ...................................................................................... 8
3.2 Verbindung via VPN ...................................................................................... 8
3.3 Verbindung via http........................................................................................ 9
3.4 Zertifikate auf PC installieren ....................................................................... 10
3.4.1 Zertifikate unter Windows Vista ............................................................. 11
3.5 Mobiler Zugang mittels PDA (OMA) ............................................................ 16
3.5.1 Zertifikate auf PDA installieren .............................................................. 19
3.5.2 Setzen/Ändern der „ActiveSync“-Optionen und –Parameter ................. 20
3.5.3 Direct Push ........................................................................................... 23
3.5.4 ActiveSync über mehrere PCs .............................................................. 23
3.5.5 Mail schreiben über PDA/MDA ............................................................. 23
Tipps und Tricks .............................................................................................. 24
4.1 Web-Zugang zu anderen Kalendern............................................................ 24
4.2 Kontakte ...................................................................................................... 25
4.3 Adressbuch ................................................................................................. 25
4.4 Ordner zurückholen ..................................................................................... 27
4.5 Ändern der Übermittlungseinstellungen ....................................................... 28
4.6 IMAP-Konto in Outlook 2003 ....................................................................... 30
4.7 AutoReplay – automatische Antwortmail ..................................................... 30
4.7.1 Abwesenheitsassistent ......................................................................... 30
4.7.2 Regeln und Benachrichtigungen ........................................................... 30
4.8 Regeln für Spam-Mail .................................................................................. 31
4.8.1 Ordner „Spam“ anlegen ........................................................................ 32
4.8.2 Als Spam markierte Mails in den Ordner "Spam" verschieben ............. 32
4.8.3 Als Spam markierte Mails automatisch nach 4 Wochen löschen .......... 38
4.9 Mail-Format zum Lesen und Versenden ...................................................... 39
4.10
Gelöschte Elemente wiederherstellen ...................................................... 42
Postfächer ........................................................................................................ 43
5.1 Eigenes Postfach freigeben ......................................................................... 43
5.2 Freigegebenes Postfach hinzufügen ........................................................... 43
5.3 Mehrere Personen – mehrere Postfächer ................................................... 44
5.3.1 Eine Person hat mehrere Email-Adressen ............................................ 44
5.3.2 Mehrere Personen bearbeiten ein Postfach (Email-Adresse) ............... 44
5.4 Mehrere Postfächer in einem Outlookprofil ................................................. 46
5.5 Funktionsadressen ...................................................................................... 47
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Outlook 2003/2007
Version 11.1
20.09.2007
6
Makros .............................................................................................................. 48
6.1 Makro für das Feld „Bcc“ ............................................................................. 49
6.2 Makro für das Feld „Von“ und „Bcc“ abhängig vom ausgewählten Postfach 49
7 Mac OSX ........................................................................................................... 52
7.1 Konfiguration ............................................................................................... 52
7.2 Zertifikate unter Mac OSX ........................................................................... 56
7.2.1 Stammzertifikat unter Mac OSX 10.2.8 installieren ............................... 56
7.2.2 Stammzertifikat unter Mac OSX 10.3 oder 10.4 installieren .................. 57
7.2.3 Zertifikate für Entourage (Exchange) installieren .................................. 57
8 Inhaltsverzeichnis ........................................................................................... 59
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1 Outlook 2003/2007 - Urz

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