Guide for Participants (ger)
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REGIONALKOMITEE FÜR EUROPA 66. TAGUNG Kopenhagen (Dänemark), 12.-15. September 2016 © WHO Hinweise und Informationen WELTGESUNDHEITSORGANISATION REGIONALKOMITEE FÜR EUROPA 66. TAGUNG Kopenhagen 12.–15. September 2016 Hinweise und Informationen für Teilnehmer der 66. Tagung des WHO-Regionalkomitees für Europa 15. Juli 2016 W ELT G E S U N D H E I T S O R G A N I S A T I O N • REGIONALBÜRO FÜR EUROPA UN City, Marmorvej 51, DK-2100 Kopenhagen Ø, Dänemark Telefon: +45 45 33 70 00 Fax: +45 45 33 70 01 E-Mail: [email protected] Webadresse: http://www.euro.who.int/de/who-we-are/governance EUR/RC66/DIV/2 Seite 2 Inhalt Seite Ort und Zeit .......................................................................................................................3 Online-Registrierung .........................................................................................................3 Beglaubigungsschreiben ....................................................................................................4 Registrierung .....................................................................................................................4 Sicherheitsvorkehrungen in UN City ................................................................................4 Sitzordnung........................................................................................................................5 Arbeitssprachen und Dokumentation ................................................................................5 Vorlagen der Delegationen ................................................................................................ 5 Reisevorkehrungen ............................................................................................................5 Ankunft in Dänemark ........................................................................................................5 Transport vor Ort ...............................................................................................................6 Visa ....................................................................................................................................6 Mittagessen ........................................................................................................................7 Währung ............................................................................................................................7 Klima und Kleidung ..........................................................................................................7 Elektrizität .........................................................................................................................7 Versicherung......................................................................................................................7 Persönliche Sicherheit .......................................................................................................7 Ärztliche Hilfe ...................................................................................................................8 Internet-Café ......................................................................................................................8 Hotelunterkunft ..................................................................................................................9 Anhang 1: Liste der Hotels mit Vorzugspreisen .............................................................10 Anhang 2: Copenhagen Card für Begleitpersonen ..........................................................11 Anhang 3: Über UN City .................................................................................................12 EUR/RC66/DIV/2 Seite 3 Ort und Zeit Die 66. Tagung des WHO-Regionalkomitees für Europa wird am Montag, dem 12. September 2016, um 9.00 Uhr eröffnet. Sie endet am Donnerstag, dem 15. September 2016. Die Tagung findet am Sitz des Regionalbüros für Europa in Kopenhagen im Gebäudekomplex UN City statt. Anschrift: UN City Marmorvej 51 DK2100 Kopenhagen Ø Dänemark Online-Registrierung Die Anmeldung zur Teilnahme an den Tagungen des Regionalkomitees erfolgt online. Der Link zum digitalen Anmeldesystem ist im Einladungsschreiben an die Mitgliedstaaten vom Juni angeführt. Eine Ansprechperson pro Delegation kann sich für die Online-Anmeldung registrieren. Das Verfahren ist für alle Kategorien von eingeladenen Personen gleich. Nach Eintragung ins Anmeldesystem erhält die Kontaktperson eine E-Mail mit ihrem persönlichen Benutzernamen samt Kennwort und Link zum Anmeldesystem. Damit kann sie die Namen der übrigen Delegierten und eine Kopie des Beglaubigungsschreibens mit der Zusammensetzung der Delegation übermitteln. Das für die leitenden Organe zuständige Referat beim Regionalbüro prüft die Angaben der Kontaktpersonen und erstellt anschließend Namensschilder und Teilnehmerliste. Die Online-Anmeldung ist nur der erste Schritt. Anschließend müssen Angaben zu An- und Abreise, Hotelbuchung, Essenswünschen, Begleitpersonen, Rahmenprogramm usw. gemacht werden. Früher waren hierfür Formulare im Anhang der Hinweise und Informationen vorgesehen. In diesem Jahr werden diese Daten ausschließlich auf elektronischem Wege, über die Website des RC66, erhoben, die für diesen Zweck umgestaltet wird. Die registrierten Delegierten erhalten per EMail weitere Anweisungen für die elektronische Übermittlung dieser Daten. Die Online-Anmeldung sollte spätestens am Montag, dem 29. August 2016, erfolgen. EUR/RC66/DIV/2 Seite 4 Beglaubigungsschreiben Die Beglaubigungsschreiben sollten von Präsidialamt, Außenministerium, Gesundheitsministerium oder anderer befugter Stelle wie Ständiger Vertretung oder Regierungsbehörde ausgestellt werden. Trotz Vorlage einer Kopie im Online-Verfahren ist das Beglaubigungsschreiben des Mitgliedstaats dem Sekretariat (Referat für Leitende Organe des Regionalbüros) vor Eröffnung der Tagung des Regionalkomitees, vorzugsweise während der Registrierung, im Original zu überlassen. Nach Regel 1 der Geschäftsordnung des Regionalkomitees kann jeder Mitgliedstaat höchstens zwei Delegierte benennen, die jedoch von Stellvertretern und Beratern begleitet werden dürfen. Registrierung Die Registrierung beginnt am Sonntag, dem 11. September 2016, in der Zeit von 15.00 bis 18.00 Uhr und wird am Montag, dem 12. September 2016, ab 07.30 Uhr fortgesetzt. Namensschilder werden bei der Registrierung ausgegeben. Zu Beginn der Tagung wird eine vorläufige Teilnehmerliste herausgegeben. Sie wird auf der Grundlage der bis Montag, den 29. August 2016, um 18.00 Uhr beim Sekretariat eingegangenen Beglaubigungsschreiben erstellt. Es wird darum gebeten, alle Angaben zu überprüfen und das Sekretariat über etwaige Änderungen oder Berichtigungen für die endgültige Teilnehmerliste zu informieren. Sicherheitsvorkehrungen in UN City Der Zugang zu UN City erfolgt durch eine Sicherheitsschleuse. Taschen und dergleichen werden vor Betreten des Gebäudekomplexes durchleuchtet werden. Zur Vermeidung von Verzögerungen werden alle Delegierten daher gebeten, spätestens 45 Minuten vor der Eröffnung der Tagung zu erscheinen. Dies ist in den Transferszeiten aus Anhang 1 bereits berücksichtigt. Nach der Sicherheitskontrolle erhalten die Teilnehmer ihr Namensschild und eine Zugangskarte, die sie für den Zugang zu den Veranstaltungs- und Tagungsräumen sichtbar tragen müssen. Angesichts der Sicherheitsvorkehrungen in UN City wird darum gebeten, sich möglichst schon am Sonntag, dem 11. September, registrieren zu lassen und Namensschild sowie Zugangskarte in Empfang zu nehmen. Händigen Sie diese Zutrittskarte beim endgültigen Verlassen von UN City am letzten Tag bitte wieder dem Sekretariat aus. EUR/RC66/DIV/2 Seite 5 Sitzordnung Die Delegationen der Mitgliedstaaten sitzen in alphabetischer Reihenfolge ihrer Ländernamen in englischer Sprache. Arbeitssprachen und Dokumentation Die Arbeitssprachen des Regionalkomitees sind Deutsch, Englisch, Französisch und Russisch. In einer dieser Sprachen abgegebene Erklärungen werden simultan in die drei anderen Sprachen verdolmetscht. Die offiziellen Unterlagen für die 66. Tagung sind ab Anfang August in deutscher, englischer, französischer und russischer Sprache auf der Website des Regionalkomitees (http://www.euro.who.int/en/about-us/governance/regionalcommittee-for-europe) verfügbar. Die Unterlagen werden nicht mehr per Post versandt. Alle Delegierten werden freundlich gebeten ihre Tagungsunterlagen selbst mitzubringen, da aus Gründen des Umweltschutzes zusätzliche Ausdrucke nur auf Verlangen angefertigt werden (mehr hierzu in Anhang 3). Vorlagen der Delegationen Gemäß Geschäftsordnung sollen Resolutionsentwürfe an das Regionalkomitee mindestens zwei Tage vor ihrer Behandlung beim Sekretariat eingereicht werden, damit genügend Zeit für die Übersetzung in die Arbeitssprachen, die Vervielfältigung und die Verteilung an die Delegationen zur Verfügung steht. Auf Wunsch steht das Sekretariat gern logistisch für Redaktion und Recherche zur Seite. Reisevorkehrungen Die Delegierten sollten eigene Vorkehrungen für ihre Anund Abreise treffen. Für Änderungswünsche an bestehenden Buchungen und dergleichen steht Ihnen aber während der Tagung professionelle Hilfe zur Verfügung. Ankunft in Dänemark Kopenhagen verfügt über ein gut ausgebautes öffentliches Nahverkehrssystem. Das Stadtzentrum ist vom Flughafen aus mit Metro, Bus oder Bahn zu erreichen (Metro- und Bahnanschluss in Terminal 3). Fahrkarten für Metro und Bahn erhalten Sie am Schalter der DSB oder an Automaten im Bahnhofsbereich. Die Metro verkehrt ununterbrochen rund um die Uhr. Weitere Informationen finden Sie auf der Website Visit Copenhagen. EUR/RC66/DIV/2 Seite 6 Transport vor Ort Zwischen den Hotels und UN City werden an allen Tagen Bustransfers angeboten. Auch für das Rahmenprogramm werden Transfers angeboten. Achten Sie auf die Fahrpläne und Mitteilungen, die in den empfohlenen Hotels und am Tagungsort aushängen. Der Fahrdienst wird nur für die in dieser Broschüre genannten Hotels organisiert. Wer in anderen als den empfohlenen Hotels unterkommt, muss seine An- und Abfahrt selbst in die Hände nehmen. Auf der Website Rejseplanen können Sie Ihre Anfahrt genau planen. Visa Für die Einreise nach Dänemark benötigen Staatsangehörige folgender Länder ein Visum: Albanien*, Armenien*, Aserbaidschan*, Belarus, Bosnien und Herzegowina*, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien*, Georgien*, Kasachstan*, Kirgisistan*, Montenegro*, Republik Moldau*, Russische Föderation*, Serbien*, Tadschikistan, Türkei*, Turkmenistan, Ukraine*, Usbekistan. (*Ausnahmen sind für bestimmte Pässe möglich. Bitte erkundigen Sie sich ggf. auf der Website des dänischen Außenministeriums.) Allen Teilnehmern wird empfohlen, sich bei Buchung ihrer Reise über die Visabestimmungen zu erkundigen und sich auf eine Bearbeitungszeit für Anträge von bis zu 60 Tagen einzustellen. Bitte beantragen Sie Ihr Visum rechtzeitig. Das offizielle Einladungsschreiben der WHO sollte dem Visumantrag an die jeweils für Dänemark zuständige diplomatische oder konsularische Vertretung beigefügt werden. Die dänische Regierung wird ihre diplomatischen Vertretungen anweisen, bei Vorlage dieses Schreibens die Ausstellung eines Visums für die Einreise nach Dänemark zu unterstützen. Sollten Sie zur Begründung Ihres Visumsantrags ein persönliches Einladungsschreiben des Regionalbüros benötigen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an [email protected]. Weitere Informationen zu den Visabestimmungen Dänemarks sind auf der Website des dänischen Außenministeriums erhältlich. EUR/RC66/DIV/2 Seite 7 Mittagessen Das Regionalbüro lädt die Delegierten von Montag bis Donnerstag (12. bis. 15. September) zum Mittagsbüfett am Tagungsort ein. Morgens und nachmittags gibt es je eine Kaffeepause. Besondere Essenswünsche sollten im Online-Formular angegeben werden. Währung Landeswährung ist die Dänische Krone (DKK). Am 1. Juni 2016 kostete ein US$ = 6,67 DKK und 1 € = 7,44 DKK. Geldwechsel ist in Wechselstuben und Banken überall in der Stadt möglich. In UN City gibt es einen Geldautomaten, der DKK und € ausgibt. Klima und Kleidung Im September liegen die Temperaturen in Kopenhagen gewöhnlich zwischen 10 °C und 16 °C. Zwanglose Kleidung wird für alle Anlässe empfohlen. Elektrizität Das Stromnetz liefert 220 V bei 50 Hz. Zweipolige Europasteckdosen sind in Dänemark die Norm. Versicherung Das Sekretariat kann keine Haftung für Unfälle mit Personenschaden oder den Verlust von bzw. Schäden an Privatbesitz der Teilnehmer oder Begleitpersonen übernehmen, die sich während der 66. Tagung des Regionalkomitees für Europa ergeben oder indirekt durch die Teilnahme an der Tagung bewirkt werden. Die Teilnehmer sind daher gehalten, selbst für eine Kranken- und Reiseversicherung sorgen. Persönliche Sicherheit Wie in allen Großstädten werden die Delegierten auch in Kopenhagen zur Vorsicht ermahnt. Seien Sie auf der Hut: Behalten Sie Gepäck und Aktenbzw. Handtasche stets im Auge und vermeiden Sie es möglichst, Aufsehen erregende und wertvolle Gegenstände sichtbar mit sich zu führen. Fragen Sie immer nach einem Dienstausweis, bevor Sie Ihren Pass aushändigen. Besondere Vorsicht ist am Flughafen, am Bahnhof und bei der Ankunft am Hotel geboten. Die Notrufnummer für Polizei, Krankenwagen und Feuerwehr ist 112. EUR/RC66/DIV/2 Seite 8 Ärztliche Hilfe Ein medizinisches Team wird während der Tagung zur Verfügung stehen. Wenden Sie sich an die Information, wenn Sie Hilfe benötigen. Internet-Café Den Delegierten stehen während der Tagung Internet und Drucker zur Verfügung. In den Gemeinschaftsbereichen und Konferenzräumen sind Computer verfügbar und für mitgebrachte Geräte wird WLAN angeboten. Rahmenprogramm Montag, 12. September 2016 19.00 Uhr Empfang der dänischen Gesundheitsministerin in Louisiana, dem Museum für moderne Kunst. Anschrift: Gl Strandvej 13 3050 Humlebæk Dienstag, 13. September 2016 19.30 Uhr Empfang der WHO-Regionaldirektorin für Europa in der Königlichen Oper. Anschrift: Königliche Oper Ekvipagemestervej 10 1438 Kopenhagen K Bitte melden Sie sich für das Rahmenprogramm spätestens am 29. August 2016 an. Programm für Begleitpersonen Beim Sekretariat angemeldete Begleitpersonen erhalten kostenlos eine Copenhagen Card. Diese Karte ist drei Tage lang gültig für den öffentlichen Personennahverkehr und gibt Zutritt zu einer Reihe von Museen sowie kulturellen und historischen Stätten in Kopenhagen und Umgebung. Teilnehmer in Begleitung einer weiteren Person, erhalten kostenlos eine Copenhagen Card, wenn sie sich bis zum 29. August 2016 anmelden. EUR/RC66/DIV/2 Seite 9 Hotelunterkunft In den in Anhang 1 aufgeführten Hotels wurden Zimmer zu Vorzugspreisen reserviert. Das Kontingent der vorbestellten Räume wird ebenfalls angezeigt. Aufgrund gleichzeitig stattfindender großer internationaler Konferenzen besteht eine so große Nachfrage nach Hotelzimmern, dass das Sekretariat diese Kontingente zur Vermeidung von Stornogebühren nur bis zum 10. Juli 2016 garantieren kann. Die Delegationen und Teilnehmer sind daher gehalten, dem Sekretariat ihre Hotelpräferenzen bis zum 9. Juli 2016 mitzuteilen, so dass die Zimmer zu Vorzugspreisen gebucht werden können. Falls vor Ablauf der Buchungsfrist nicht alle Namen der Vertreter und Teilnehmer vorliegen, genügt eine vorläufige Ankündigung der Anzahl der benötigten Zimmer und des bevorzugten Hotels sowie der ungefähren An- und Abreisezeiten. Die Daten zur Person können nachgereicht werden. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte direkt an das Sekretariat, z. Hd. Frau Gitte A. Havn, unter [email protected]. Alle Preise in Dänischen Kronen angegeben und enthalten bereits sämtliche Steuern und Abgaben. Gängige Kreditkarten werden in allen Hotels akzeptiert. Das Regionalbüro kann Unterkunft und Preis nur garantieren, wenn die Buchung bis zum 10. Juli 2016 erfolgt. EUR/RC66/DIV/2 Seite 10 Anhang 1: Liste der Hotels mit Vorzugspreisen Hotels mit Vorzugspreisen Einzelzimmer Doppelzimmer Copenhagen Admiral Hotel (4*) (100 Zimmer reserviert) Toldbodgade 24-28 1253 Kopenhagen K Tel.: +45 33 74 14 14 E-Mail: [email protected] Website: www.admiralhotel.dk 1090 DKK 1420 DKK Frühstücksbuffet: 145 DKK pro Person Frühstücksbuffet: 145 DKK pro Person Das Admiral-Hotel befindet sich in einem umgebauten Speicher des 18. Jahrhunderts im Zentrum Kopenhagens in unmittelbarer Nähe zur Residenz der Königin und zum Hafen. Hotel Sankt Annæ (4*) (45 Zimmer reserviert ab 11. September) Sankt Annæ Plads 18–20 1250 Kopenhagen K Tel.: +45 33 96 20 00 E-Mail: [email protected] Website: www.hotelsktannae.dk 1395 DKK 1895 DKK Mit Frühstücksbuffet: Mit Frühstücksbuffet: Das Hotel Sankt Annæ liegt im Zentrum Kopenhagens nicht weit von der Touristenattraktion Nyhavn. Hotel 71 Nyhavn (4*) (50 Zimmer reserviert) Nyhavn 71 1051 Kopenhagen K Tel.: +45 33 43 62 00 E-Mail: [email protected] Website: www.71nyhavnhotel.dk 1495 DKK 1695 DKK Mit Frühstücksbuffet: Mit Frühstücksbuffet: Hotel 71 Nyhavn liegt am Museumshafen im Zentrum Kopenhagens. Das 1805 errichtete Speichergebäude wurde 1971 in ein Hotel umgewandelt. Phoenix Hotel (4*) (55 Zimmer reserviert) Bredgade 37 1260 Kopenhagen K Tel.: +45 33 95 95 00 E-Mail: [email protected] Website: www.phoenixcopenhagen.dk 1395 DKK Auf Anfrage Mit Frühstücksbuffet: Dieses Hotel befindet sich in einem Palais, dessen Ursprünge bis 1680 zurückreichen. Es liegt im Zentrum Kopenhagens nur wenige Schritte vom Königlichen Theater und der wichtigsten Einkaufsstraße entfernt. Wakeup Copenhagen, Borgergade (2*) (30 Zimmer reserviert) Borgergade 9 1300 Kopenhagen K Tel.: +45 44 80 00 00 E-Mail: [email protected] Website: www.wakeupcopenhagen.dk 830 DKK 930 DKK Mit Frühstücksbuffet: Mit Frühstücksbuffet: Wakeup Copenhagen ist ein Budgethotel, das der international anerkannte dänische Architekt Kim Utzon entwarf und das im Juni 2014 eröffnete. Es befindet sich im Zentrum Kopenhagens nur wenige Schritte vom Königlichen Garten und von der wichtigsten Einkaufsstraße entfernt. EUR/RC66/DIV/2 Seite 11 Anhang 2: Copenhagen Card für Begleitpersonen Teilnehmer in Begleitung werden gebeten, ihre Begleitpersonen online zu registrieren. Beim Sekretariat vorab gemeldete Begleitpersonen können kostenlos eine Copenhagen Card erhalten, die sowohl als Netzkarte für den Kopenhagener Großbereich gilt, als auch freien Zutritt zu einem breiten Spektrum aus Museen und kulturellen sowie historischen Attraktionen gibt. Die drei Tage lang gültige Copenhagen Card bietet: freien Zutritt zu 73 Museen und Attraktionen freie Fahrt in Bussen und Bahnen, im Hafenbus und in der Metro im Großraum Kopenhagen (einschließlich Flughafen). Rabatte für Mietwagen, Restaurants, Sehenswürdigkeiten Zwei Kinder im Alter bis zu 9 Jahren erhalten in Begleitung eines Erwachsenen mit gültiger Copenhagen Card freien Zutritt und freie Fahrt. Die vollständige Liste der Attraktionen entnehmen Sie der Website der Copenhagen Card. Musterprogramm für die optimale Nutzung der Copenhagen Card: 1. Tag: Morgens holen Sie Ihre Karte in UN City ab und besichtigen dann das Kastell (nahe der Østerport Station) und die Kleine Meerjungfrau. Am Wasser längs gehen Sie bis Nyhavn und besteigen dort ein Boot der Canaltours. Am Nachmittag besuchen Sie das Schloss Rosenborg und beenden dann den Tag mit einem Bummel in der Einkaufsstraße Strøget. 2. Tag: Besuchen Sie erst den Blauen Planeten, dann ein Museum, etwa die Glyptothek, und abschließend den benachbarten Vergnügungspark Tivoli. 3. Tag: Fahren Sie mit dem Zug zum Schloss Kronborg in Helsingør. Auf der Rückfahrt legen Sie einen Halt in Humlebæk ein und besuchen das Louisiana Museum für moderne Kunst. EUR/RC66/DIV/2 Seite 12 Anhang 3: Über UN City UN City öffnete im April 2013 seine Tore und beherbergt heute zehn Organisationen der Vereinten Nationen in Dänemark. Rund 1200 Bedienstete aus 104 Ländern arbeiten hier für die Vereinten Nationen. Das Gebäude hat die Form eines achtzackigen Sterns, der sich in alle Richtungen erstreckt. Der Komplex erhielt schon 2012 von der Europäischen Kommission eine Auszeichnung wegen umweltschonender Architektur und kürzlich als erstes Gebäude der Vereinten Nationen eine LEED-Auszeichnung (Leadership in Energy and Environmental Design) der Kategorie Platin. Diese prestigeträchtige Auszeichnung wird nur bei Erfüllung gewisser ökologischer Kriterien verliehen, etwa der Verwendung nachhaltiger Baumaterialien, der Verringerung von Abfallprodukten, der Minimierung von Auswirkungen auf angrenzende Ökosysteme und der Verbesserung des Innenklimas, der Energieeffizienz und der intelligenten Wassernutzung. In der Bauphase wurde etwa das für die Konstruktion benötigte Holz aus nachhaltig bewirtschafteten Wäldern im Umkreis von höchstens 800 km verwendet, um die Emissionen aus dem Transport zu verringern. Umweltfreundliche Technologien wie die Nutzung von Regenwasser für die Toilettenanlage bedeuten einen um 60% verminderten Wasserverbrauch und 1400 Solarmodule auf dem Dach verringern den Verbrauch von Netzstrom, der selbst aus Windenergie hergestellt wird. Die Hafenlage des Gebäudes ermöglicht dessen Kühlung durch eingeleitetes Meerwasser, was den Strombedarf weiter senkt. Blenden an der Fassade verhindern eine Überhitzung, jedoch nicht die Beleuchtung des Gebäudes mit Sonnenlicht. Vegetation bedeckt 2% der gesamte Oberfläche. Durch all diese Maßnahmen liegt der Energiebedarf in UN City 55% unter dem vergleichbarer Bürogebäude. Der Abfall wird der Wiederverwertung zugeführt und Radfahren als Transportmittel zur Arbeit wird durch 500 Stellplätze für Fahrräder gefördert. Das Regionalkomitee zu einem ökologischen Vorbild machen Die Lage des Regionalbüros in diesem beeindruckenden umweltfreundlichen Umfeld ist Ansporn, das Regionalkomitee zu einer wirklich ökologischen Veranstaltung zu machen. Darum werden grundsätzlich keine Ausdrucke der Dokumente verteilt. Den Teilnehmern wird nahegelegt, die Texte von der Website für das RC66 auf intelligente Lesegeräte zu laden. Wer keine Möglichkeit hat, sich die Dokumente über das Internet zu beschaffen, kann die Bediensteten der Dokumentationsabteilung an deren Stand um eine Druckfassung bitten, die dann in den Tagungsräumen ausgehändigt wird. Auf diese Weise soll möglichst wenig Papier verschwendet werden. Während der Veranstaltung wird Wasser aus Kannen gereicht und Kaffee aus nachhaltigem Anbau serviert. Für die Auswahl der Veranstaltungsorte spielte ihre Nähe zu UN City und den Hotels eine wesentliche Rolle, weil nicht nur die Fahrzeiten sondern auch der Energieverbrauch so begrenzt werden sollen. = = =