Erstattung von Fahrtkosten und Reisekosten

Vereinsberatung
Erstattung von Fahrtkosten und Reisekosten
Die Erstattung von Fahrtkosten kann in Sportvereinen vorgenommen werden
für ...
A) Fahrten
Wohnung – Arbeitsstätte
Fahrten von der Wohnung zum Vereinsgelände,
zum Training, Fahrten zum Heimspiel
B) Dienstfahrten
Auftragsfahrten und Besorgungsfahrten für den
Verein, Fahrten zu Auswärtsspielen
A) Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte (= Fahrten zu
vereinsgenutzten Anlagen)
Unterscheidung:
A 1) Die für den Verein tätige Person bekommt keinerlei pauschale Entgeltung
bzw. es werden nur die tatsächlich angefallenen Kosten (z.B.
Portokosten) gemäß § 670 BGB gegen Beleg erstattet.
A 2) Die für den Verein tätige Person bekommt
- ein Übungsleiter-/Trainerhonorar, das den Freibetrag von € 2.100,00
übersteigt bzw.
- sonstiges Entgelt wie Spielprämien, Trainingsprämien bzw.
- Gehalt als abhängig beschäftigt (z.B. Putzfrau,
Geschäftsstellenmitarbeiter)
Für den Fall A 1) gilt:
Werden ausschließlich Fahrtkosten erstattet, d.h. dass nicht auch nur ein Euro
pauschal (= ohne Einzelnachweis z.B. in Form von Punkteprämien,
Trainingsprämie etc.) hinzu kommt, können auch die Fahrtkosten zwischen
Wohnung und Arbeitsstätte / Vereinsgelände mit den tatsächlich gefahrenen
Kilometern mit € 0,30 / km Abgaben frei erstattet werden. Eine pauschale
Versteuerung ist in diesem Fall nicht notwendig, da es sich in diesem Fall um
einen reinen Auslagenersatz nach § 670 BGB handelt.
Tel. 089/15702-400, Fax 089/15702-299, [email protected], www.blsv.de
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Für den Fall A 2) gilt:
Für Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz können vom Arbeitnehmer
geltend gemacht werden (jeweils einfache Wegstrecke, Entfernungspauschale,
EStG § 9 Abs. 1 Nr. 4):
für jeden vollen Kilometer der
Entfernung
€ 0,30
Achtung
nur für den Entfernungskilometer =
einfache Fahrtstrecke
1. Fahrtkostenzuschuss für die Fahrt von der Wohnung zum Dienstort
durch den Arbeitgeber / Verein mit dem eigenen PKW (= Fahrten zu
vereinsgenutzten Anlagen)
Bitte beachten:
Bezahlt der Arbeitgeber / Verein einen Fahrtkostenzuschuss für die
Fahrt von der Wohnung zum Dienstort - dazu zählen auch Fahrten zu
Heimspielen und zum Training -, so handelt es sich um einen
geldwerten Vorteil mit pauschaler Versteuerung.
Beispiel: Die einfache Wegstrecke für Trainingsfahrten beträgt 15 KM.
Lösung:
15 Kilometer x € 0,30
Bemessungsgrundlage: Entfernungskilometer
€ 4,50
Erstattungsbetrag pro Fahrt
€ 4,50
Im Zusammenhang mit der Erstattung von Fahrten zum Dienstort,
Vereinsgelände, Training oder Heimspielen sind unter dem Aspekt des
geldwerten Vorteiles folgende steuerliche Auswirkungen zu beachten:
a.
Lohnsteuerpflicht
Der Verein hat als Arbeitgeber die Pflicht, pro Fahrtkostenerstattung den
Wert mit
15 % Lohnsteuer, 5,5 % Solidaritätszuschlag und 7 % Kirchensteuer zu
versteuern.
Beispiel:
Bemessungsgrundlage € 4,50 (siehe obiges Beispiel)
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Lösung:
Lohnsteuer 15 %
Solidaritätszuschlag 5,5 %
Kirchensteuer 7 %
von € 4,50 = € 0,68
von € 0,68 = € 0,04
von € 0,68 = € 0,06
Lohnsteuerpflicht gesamt pro Fahrt
€ 0,78
Wird mehr erstattet als die Entfernungspauschale, ist der übersteigende
Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtiger Lohnanteil.
Achtung:
b.
Die Lohnsteuerpflicht tritt auch dann ein, wenn der zustehende
Betrag dem Verein nachträglich gespendet wird.
Sozialversicherungspflicht
Durch die Versteuerung in der Lohnsteuer tritt für diesen
Fahrtkostenanteil sozialversicherungsrechtlich eine Befreiung ein.
2. Fahrten zu vereinsgenutzten Anlagen mit öffentlichen
Verkehrsmitteln
Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers für öffentliche Verkehrsmittel
können nicht steuerfrei erstattet werden. Sie unterliegen ebenfalls der
pauschalen Versteuerung.
Die Besteuerung erfolgt wie im obigen Beispiel ausgeführt mit 15 %
Lohnsteuer zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag und 7 % Kirchensteuer.
Hinweis zur Übungsleiterpauschale von € 2.100,00 (§ 3 Nr. 26 EStG)
und Ehrenamtspauschale von € 500,00 (§ 3 Nr. 26a EStG)
Mit Inanspruchnahme dieser Pauschalen sind Zeitaufwand und
tatsächliche Kosten Abgaben frei abgedeckt.
Bei Einzelnachweis können aber tatsächlich anfallende Kosten wie Fahrtund Reisekosten zusätzlich erstattet werden – allerdings mit der
Maßgabe, dass dann die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte /
Vereinsgelände ( = einfache Strecke) pauschal zu versteuern sind.
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B) Dienstfahrten (= Fahrten zu Auswärtsspielen und
Besorgungsfahrten)
Im Rahmen einer Dienstfahrt kann der Arbeitgeber / Verein dem Arbeitnehmer
steuerfrei erstatten:
B 1) Fahrtkosten
für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel:
den entrichteten Fahrpreis einschließlich Zuschläge gegen Beleg
für die Nutzung eines privaten Fahrzeuges
Abgaben frei bis zu:
Auto
bei Mitnahme eines/r Kollegen/in aus
dienstlichen Gründen zusätzlich
€ 0,30 pro gefahrenem Kilometer
Motorrad, Motorroller
bei Mitnahme eines/r Kollegen/in aus
dienstlichen Gründen zusätzlich
€ 0,13 pro gefahrenem Kilometer
Moped, Mofa
€ 0,08 pro gefahrenem Kilometer
Fahrrad
€ 0,05 pro gefahrenem Kilometer
€ 0,02 pro gefahrenem Kilometer
€ 0,01 pro gefahrenem Kilometer
Beispiel:
Die einfache Fahrtstrecke zu einem Auswärtsspiel beträgt
25 Kilometer
Lösung
Der Verein kann 25 KM x € 0,30 x 2 (= für Hin- und
Rückfahrt), insgesamt € 15,00 für die Fahrt erstatten.
Achtung: Erstattung für jeden gefahrenen Kilometer möglich
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B 2) Verpflegungsmehraufwendung
Abwesenheit mindestens 8 Stunden
€ 6,00
Abwesenheit mindestens 14 Stunden
€ 12,00
Abwesenheit 24 Stunden
€ 24,00
Übernachtungskosten (Hotelrechnung),
die die Kosten des Frühstücks
einschließen
Erstattung um € 4,80 kürzen
B 3) Reisenebenkosten
können in tatsächlicher Höhe steuerfrei erstattet werden gegen Beleg:
 Transport und Aufbewahrung von Gepäck und diesbezüglichen
Reiseversicherungen
 Ferngespräche und Schriftverkehr mit dienstlichem Inhalt
 Straßenbenutzungs- und Parkplatzgebühren
 Reiseunfallversicherung
 Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen bei dienstlichen
Reisen
 Wertverlust aufgrund eines Diebstahlschadens an reisenotwendigen
Gegenständen
Stand 10 / 2009