Anwenderstudie zum
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Anwenderstudie zum
Die Lösung auf einen Blick Unternehmensportrait Programme/Module Branche: Facility Management Dienstleister Diamant®/3 Finanzbuchhaltung: 25.000 Belege Mitarbeiter: ca. 150 Online-Buchungsschnittstelle, Rechnungseingangsbuch, Kassenbuch, Web-Services, Prüferarbeitsplatz, Schnittstelle WinIdea Technische Plattform und Infrastruktur Serverdatenbank: Oracle 9 Diamant®/3 Kostenrechnung: 25.000 Belege Server-Betriebssystem: Microsoft Server 2003 Kosten- und Erfolgsplanung, Plankostenrechnung Client-Betriebssystem: Microsoft Windows XP Diamant®/3 Anlagenbuchhaltung: 2.500 Anlagegüter Anzahl der Computerarbeitsplätze im Rechnungswesen: Diamant®/3 Finanzbuchhaltung: 18 Übergreifende Funktionen: Diamant®/3 Kostenrechnung: 18 Administratorlizenz Berichtswesen Diamant®/3 Anlagenbuchhaltung: 1 Einfache Einbindung dezentraler Mitarbeiter Nahtlose Prozessintegration über Web-Services Bi-direktionale Echtzeit-Kommunikation mit Vorsystemen Hohe Kostentransparenz durch schnelle Informations verbreitung Sicherheit und Aktualität durch Wegfall manueller Die Archimedes Facility-Management GmbH aus Bad Oeynhausen ist ein Kom- Die 1980 gegründete Diamant Software GmbH & Co. KG ist Spezialist für Rech- plettdienstleister rund um das Thema Immobilien – von der Planung, über Bau nungswesen- und Controlling-Software. Über 4000 mittelständische Unterneh- und Betrieb bis hin zu Umnutzung oder Sanierung. Dank bedarfsgerechter, wirt- men sowie öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen im In- und Ausland schaftlicher Lösungen und qualitativ hochwertiger Serviceleistungen können sich arbeiten mit Lösungen von Diamant. Dazu gehören Finanz- und Anlagenbuch- die Kunden der Gebäudemanagement-Spezialisten auf deren Kernkompetenzen haltung, Kostenrechnung, Controlling und Konzernbuchhaltung. Die Programme konzentrieren. Archimedes betreut derzeit etwa 410 Objekte mit einer Fläche von werden einerseits direkt vertrieben, andererseits über ERP- und Branchensoft- 255.000 Quadratmetern. Das Unternehmen beschäftigt rund 150 Mitarbeiter warehäuser, die das Diamant Rechnungswesen in ihre Komplettlösungen inte- und erzielte im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von rund 21 Millionen Euro. griert haben. Ansprechpartner Ansprechpartner Lothar Maurischat, Bereichsleiter Informationstechnik Diamant Software GmbH & Co. KG Vertrieb Sunderweg 2 • 33649 Bielefeld Archimedes Facility-Management GmbH Mindener Straße 44 32547 Bad Oeynhausen fon +49 (0) 5731 / 255 82 55 fax +49 (0) 5731 / 255 82 56 e-mail: [email protected] internet: www.archimedes-fm.de fon +49 (0) 521 / 942 60 20 fax +49 (0) 521 / 942 60 29 Übertragungen Referenzstudie Diamant Software GmbH & Co. KG Feringastr. 6 • 85774 München fon +49 (0) 89 / 992 16 187 fax +49 (0) 89 / 992 16 200 e-mail: [email protected] internet: www.diamant-software.de Zukunftsfähiges IT-Gebäude errichtet Archimedes Facility-Management GmbH „Dank der offenen Schnittstellen von Diamant®/3 zu allen Systemen haben wir es geschafft, dass vollkommen fremde Produkte über Web-Services miteinander kommunizieren, als wären sie ein einziges System.“ Lothar Maurischat, Bereichsleiter Informationstechnik, Archimedes Facility-Management GmbH Lothar Maurischat Zukunftsfähiges IT-Gebäude errichtet Dr. Stephan Schumacher „Unsere nicht-kaufmännischen Mitarbeiter kontieren Leistungen auf Kostenträger und Kostenstellen, ohne irgendetwas davon zu merken, dass sie sich überhaupt in der Kostenrechnung von Ausschließlich Web-Anwendungen hat die Archimedes-Facility Management GmbH im Einsatz – so auch die Rechnungswe- Diamant®/3 befinden.“ sen-Software Diamant®/3. Über Web-Services ist die Lösung von Diamant Software nahtlos in die Prozessketten der west- Dr. Stephan Schumacher, Prokurist und Kaufmännischer Leiter, Archimedes Facility-Management GmbH fälischen Gebäudemanagement-Experten integriert. Damit verfügt Archimedes über eine moderne und leistungsstarke Unternehmens-EDV aus einem Guss. führt, für jedes dieser Objekte ist ein Verantwortlicher festgelegt. Informationen, Probleme. Dank der offenen Schnittstellen von Diamant®/3 zu allen Systemen Am Anfang stand ein Einschnitt: Der Vorgänger der Archimedes Facility-Mana In Sachen Rechnungswesen fiel die Wahl von Archimedes dabei auf Diamant®/3. die in der CAFM-Software entstehen und für die Kostenrechnung relevant sind, haben wir es geschafft, dass vollkommen fremde Produkte über Web-Services gement GmbH, ein Planungsbüro, war 1998 als Tochterunternehmen eines regio Diese Lösung ist unter Microsoft. NET entwickelt und basiert durchgängig auf In- werden über Web-Services automatisch und in Echtzeit auf die jeweiligen Ko- miteinander kommunizieren, als wären sie ein einziges System.“ nalen Energiedienstleisters gegründet worden. Im Rahmen eines Outsourcing- ternet-Technologien. Anwender benötigen keine Client-Installation, sondern kön- stenträger gebucht. Das können Erlöse bzw. Erlöserwartungen, Aufwendungen Projekts entstand dann 2005 die jetzige Form des Unternehmens: ein autarker nen das Programm über eine gesicherte Internet-Verbindung im Web-Browser für Material, Spesen oder geleistete Arbeitsstunden sein. Beispiel Arbeitsstun- Komplettdienstleister für das Gebäudemanagement. Rund 150 Mitarbeiter be- nutzen. Die mehrschichtige Softwarearchitektur von Diamant®/3 ermöglicht es den: Führt ein Mitarbeiter vor Ort einen Auftrag aus - etwa eine Reparatur oder wirtschaften heute die Immobilien der Archimedes-Kunden. Für die Unterneh- darüber hinaus, heterogene vor- und nachgelagerte Systeme mit so genannten Wartung –, meldet er die ausgeführte Tätigkeit inklusive der dafür benötigen mens-IT der Facility-Management-Experten bot diese Neuaufstellung eine einma- Web-Services zu integrieren – Softwarekomponenten mit offenen und standardi- Zeit in der Branchenlösung zurück. Dort kann der zuständige Teamleiter den Auf- lige Chance. „Wir konnten unsere EDV praktisch auf der grünen Wiese entwer- sierten Schnittstellen. Diese Dienste ermöglichen eine direkte Interaktion, indem trag kontrollieren und abschließen. Tut er dies, wird der zugehörige Kostenträger fen“, erinnert sich Lothar Maurischat, Bereichsleiter Informationstechnik bei XML-basierte Nachrichten über internetbasierte Protokolle ausgetauscht wer- in Diamant direkt mit den angefallenen Arbeitsstunden belastet. Archimedes. den. Der große Vorteil dieses Verfahrens: Die unterschiedlichsten Anwendungen können nicht nur Daten gemeinsam nutzen, sondern auch Funktionen anderer Akutelle und korrekte Kostenauswertungen Einzelne Systeme zu intelligenten Prozessketten verknüpft Anwendungen aufrufen, und zwar völlig unabhängig davon, welche Betriebssy- „Unsere nicht-kaufmännischen Mitarbeiter kontieren Leistungen auf Kostenträ- Die zentrale Aufgabe war es dabei, eine integrierte IT-Landschaft zu realisieren, steme und Datenbanken eingesetzt werden und in welcher Sprache diese An- ger und Kostenstellen, ohne irgendetwas davon zu merken, dass sie sich über- welche die Unternehmensprozesse durchgängig auf Basis von Internet-Technolo- wendungen programmiert sind. haupt in der Kostenrechnung von Diamant®/3 befinden“, bringt es Dr. Stephan gien unterstützt. Ein Hauptgrund dafür ist das äußerst dynamische Kundenum- Schumacher auf den Punkt. Im Hintergrund läuft dabei eine bi-direktionale feld von Archimedes: Die Nutzungszyklen der Immobilien verändern sich immer Erfasste Arbeitszeiten automatisch auf Kostenträger gebucht Kommunikation zwischen den beiden Systemen ab: Die Branchensoftware mel- schneller, ständig kommen neue Objekte hinzu. Dabei sind die Mitarbeiter des Auf diese Weise ist Diamant bei Archimedes nahtlos in die Unternehmens-EDV det sich online im Diamant®/3 Rechnungswesen an, diese identifiziert den An- FM-Spezialisten teilweise fest vor Ort beim Kunden beschäftigt, wo ihnen meist eingebunden. Ihre Leistungsfähigkeit zeigt die Integration über Web-Services wender, überprüft die Zulässigkeit der Buchung und sendet die entsprechende ein Büro mit PC und Internetanschluss zur Verfügung steht. „Wir müssen unse- beispielsweise beim Zusammenspiel von Diamant mit „sMotive“, der CAFM- Antwort zurück. So ist sichergestellt, dass Buchungen nicht falsch oder doppelt re Mitarbeiter einfach und schnell an unsere EDV anbinden können, ohne dass Software (Computer Aided Facility Management), die Archimedes einsetzt. Diese ausgeführt werden. „Unsere Auswertungen spiegeln immer den aktuellen und dazu Installationen vor Ort nötig sind“, erläutert Lothar Maurischat. „Ansonsten Branchenlösung basiert durchgängig auf Java und damit auf einer völlig anderen korrekten Stand wider, da wir nichts per Hand erfassen oder zeitverzögert und wäre die IT nicht Motor, sondern Bremse für unser Geschäft. Deshalb setzen wir Entwicklungsplattform als die Rechnungswesen-Software. fehleranfällig nachpflegen müssen. So können wir immer verlässlich und zeitnah heute im gesamten Unternehmen ausschließlich Web-Anwendungen ein – egal beurteilen, ob ein Auftrag wirtschaftlich erfolgreich ist, oder ob wir gegensteu- ob für Gehaltsabrechnung, Prozesssteuerung, Auftragswesen oder Rechnungs- „Diamant®/3 mit seinen offenen Schnittstellen hilft uns ganz entscheidend wesen. Dafür haben wir uns jeweils die Software gesucht, die die einzelnen Sys dabei, das Kostenbewusstsein unserer Mitarbeiter zu stärken“, sagt Dr. Stephan teme optimal integriert und zu Web-gestützten und intelligenten Prozessketten Schumacher, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei Archimedes. Alle betreuten Und das Fazit des IT-Experten Lothar Maurischat: „Wir konnten unsere Wunsch- verknüpft.“ Immobilien werden von den FM-Experten in Diamant als eigene Kostenträger ge- EDV vor drei Jahren realisieren, und sie funktioniert bis auf den heutigen Tag ohne ern müssen“, freut sich der Prokurist. Die Anwendung im Überblick Die Herausforderung Die Archimedes Facility-Management GmbH benötigte eine Rechnungswesen- und Controlling-Software, welche den hohen Ansprüchen ihrer EDV-Philosophie gerecht wird: Die jeweils optimalen Lösungen am Markt zu integrierten und zu Web-gestützten und intelligenten Prozessketten zu verknüpfen. Die Lösung Diamant®/3 basiert durchgängig auf Internet-Technologien und verfügt über eine mehrschichtige Software-Architektur. Diese Eigenschaften ermöglichen eine tiefe Integration vor- und nachgelagerter Systeme. Über Web-Services lassen sich dabei nicht nur Daten, sondern auch Funktionen plattformunabhängig gemeinsam nutzen. Der Nutzen Mit Hilfe der durchgängig Web-fähigen EDV kann Archimedes seine dezentralen Mitarbeiter einfach, schnell und sicher anbinden. Durch die bi-direktionale Echtzeit-Kommunikation von Diamant®/3 mit den anderen Systemen von Archimedes verfügen die FM-Experten über eine voll integrierte Unternehmenssoftware.