Reisekostenrecht - Universität Greifswald

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UNIVERSITÄT GREIFSWALD
Universität Greifswald Personal 17487 G reifswald
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Seit 1456
D ie Rektorin
Referat 5 Personal
An alle
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Süri Buck
Leiterin
Telefon: 03834 86-1341
T clcfax: 03834 86-1202
suri. buck@ um-gretfswald.de
Az. 0322/ 01
Bearb.: Grit Gicrsberg
[email protected]
Tel.: 03834 86-1254
01.02.2016
Reisekostenrecht
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Erwerb von Fahrausweisen
Beantragung Abschlagszahlungen
Änderungen, die sich vor oder während der Reise ergeben
Nutzung des Flug zeuges /Inland
Hinweis zur Abrechnung der Übernachtungsrechnung
Genehmigung der triftigen Gründe für Privat-Kfz
Ausschlussfrist
Hinweis zu den Kostenübernahmeerklärungen
MV-Hotelliste im Intranet der Universität Greifswald
Erhebung Kurtaxe im Zusammenhang mit Übernachtungen bei Dienstreisen
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich möchte Ihnen heute wieder einige aktuelle Hinweise rund um das Thema Dienstreisen geben:
1. Erwerb von Fahrausweisen
Die Fahrkarten können direkt am Schalter der DB erworben werden. Beim Kauf der
dienstlichen Fahrkarten ist stets die Kundennummer der Universität Greifswald
anzugeben. Außerdem
besteht die
Möglichkeit, dienstliche Fahrkarten unter
Inanspruchnahme des Großkundenrabatts, online (im Travel Management System M-V)
zu erwerben. Dazu müssen Sie sich als Selbstbuchet registrieren lassen. Hierzu wenden
Sie sich bitte an den Buchet Ihrer Einrichtung oder an den Travelmanager, Frau Ritz.
2. Beantragung Abschlagszahlung
Die Reisenden können auf Antrag eine Abschlagszahlung in Höhe von 80% auf die
voraussichtlich zustehende Reisekostenvergütung erhalten, sofern diese 50,00 €
übersteigt. Dazu bitte den Dienstreiseantrag/ die Kostenübernahmeerklärung (Original
oder Kopie) sowie die Belege der bereits verauslagten Kosten bzw. in Kürze anfallenden
Kosten beifügen und in der Reisekostenstelle einreichen. Dieser Betrag wird sofort zur
Ernst·Moritz-Arndt-Universität Greifswald
Referat 5 Personal
www.uni-greifswald.de/organisieren.html
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Sekretariat
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Zahlung angewiesen, der Restbetrag so, dass bei Antritt der Dienstreise das Geld auf dem
Konto des Reisenden ist.
Wird der Abschlag nicht innerhalb der Ausschlussfrist von 6 M onaten
abgerechnet, ist er zurückzufordern.
3. Änderungen. die sich vor oder während der Dienstreise ergeben
Änderungen, (z. B. des Verkehrsmittels oder des Reisezeitraumes), die sich vor Beginn
der Dienstreise oder während der Dienstreise ergeben, müssen vor Einteichung der
Abrechnung in der Reisekostenstelle auf dem Dienstreiseantrag geändert und
nachgenehmigt werden.
4. Nutzung des Flugzeuges im Inland
Die Nutzung des Flugzeuges im Inland ist zu begründen. Gründe für die Nutzung eines
Flugzeuges sind beispielsweise:
wirtschaftliche Gründe (Flugkosten günstiger als Bahnfahrt) oder
wenn die Benutzung des Flugzeuges zu geringeren Gesamtkosten führt (Einsparung
Übernachtung)
wenn auf Grund unaufschiebbarer Dienstgeschäfte am H ochschulort das auswärtige
Dienstgeschäft nur bei Benutzung des Flugzeuges termingerecht erreichbar ist.
Liegen keine triftigen Gründe für die Erstattung der Flugkosten vor, werden lediglich die
Kosten erstattet, die bei der Benutzung der niedrigsten Klasse eines regelmäßig
verkehrenden Beförderungsmittels auf der kürzesten Strecke entstanden wären (inkl.
Großkundenrabatt oder vorhandener Bahn-Card).
5. Hinweis zur Abrechnung der Übernachtungskosten
Nachgewiesene notwendige Übernachtungskosten werden bis zu einer Höhe von 65,00 €
je Übernachtung erstattet. D er Reisende hat sich vor Ort Rechnungen für die
H otelübernachtung (mit Aufschlüsselung Logis und Frühstückskosten) ausstellen zu
lassen.
Die alleinige R eservierungsbes tätigung is t nicht mit der Rechnung gleichzusetzen
und für die Abrechnung d er Dienstreise nicht au sreichend.
6. Genehmigung der triftigen Gründe für Privat-Kfz
Triftige Gründe für die N utzung des privaten Kfz müssen bereits im DR-Antrag/ in der
Anzeige nachvollziehbar dargelegt werden.
Auf die Genehmigung der triftigen Gründe für das Privat-Kfz tm
Dienstreiseantrag (rechts unten) ist zu achten.
7. Ausschlussfrist
Die Ausschlussfrist für Anträge auf Zahlung von Reisekostenvergütung beträgt 6 Monate.
Bei verspätetet Antragstellung ist die Gewährung einer Reisekostenvergütung nicht mehr
zulässig.
Für die Wahrung der Frist ist der Eingang des schriftlichen Antrages auf
Reisekostenvergütung im Referat Personal maßgebend.
8. Hinweis zu den Kostenübernahmeerklärungen
Reisende, die in keinem Arbeitsrechtsverhältnis mit der Universität stehen, aber im
Auftrag der Universität eine Reise durchführen, können per Kostenübernahmeerklärung
(nur aus Drittmitteln) ihre Aufwendungen geltend machen. Für die Abrechnung der
Kosten muss ebenfalls (wie bei Dienstreisen) der Vordruck Reisekostenrechnung
vollständig eingereicht werden.
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9. M-V Hotelliste im Intranet der U niversität Greifswald
Im Intranet der Universität steht zum internen Gebrauch em Hotelverzeichnis zur
Verfügung. Die in dieser Liste aufgeführten Hotelraten können als unvermeidbar
anerkannt und ohne Begründung erstattet werden, wenn sie eine H öhe von 80,00 € nicht
übersteigen. Bitte verwenden Sie den auf der Liste angegebenen Buchungscode. Sollte
kein Buchungscode angegeben sein, ist der Buchungscode Land MV zu nutzen. Bitte
geben Sie auf der Abrechnung an, wenn Sie ein Hotel der Hotelliste genutzt haben.
Die Liste finden Sie unter
www. unigreifswald.de/ organisieren I V erwaltung/personal/ Gesetze, Pkt. Reisekosten
10. Erhebung Kurtaxe im Zusammenhang mit Übernachtungen bei Dienstreisen
Ich weise darauf hin, dass von der H o tellerie ko mmunale Abgaben im Zusammenhang
mit Übernachtungen bei Dienstreisen wie City Tax, Kurtaxe, Kulturabgabe usw. nicht
erhoben werden dürfen. Falls derartige Abgaben in der Rechnung enthalten sind, weisen
Sie bitte bereits im H otel darauf hin. Diese A bgaben können ab sofort nicht mehr
erstattet werden.
Bitte lassen Sie die A nschrift auf der Rechnung auf den Arbeitgeber ausstellen
(Arbeitgeberveranlassung).
Ich möchte Sie bitten, alle Mitarbeiterinnen Ihrer Einrichtung in geeigneter Weise über den
Inhalt dieses Rundschreibens zu informieren.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
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Siiri Buck