Anwenderbericht Zurbrüggen (951,4 KiB)

PROXESS live:
Kurzer (Rechnungs-)Prozess dank PROXESS
*Weniger Papier, mehr Leistung
Die PROXESS Lösung:
Dokumentenworkflow bei der
Zurbrüggen Wohn-Zentrum GmbH
PROXESS
®
Fünf Einrichtungshäuser, eines der höchsten vollautomatischen Hochregallager in Deutschland, über
1.600 Mitarbeiter und insgesamt mehr als 150.000
Quadratmeter Verkaufsfläche machen die in Unna
ansässige Zurbrüggen Wohn-Zentrum GmbH zu
einem der größten Einrichtungsunternehmen in
Deutschland. Für reibungslose Geschäftsabläufe
sorgt u. a. seit 15 Jahren das Dokumenten-Management-System PROXESS der Akzentum GmbH. Mitte
2011 erweiterte Zurbrüggen die Lösung um den
elektronischen Kostenrechnungsworkflow. Er sorgt
für eine deutliche Beschleunigung der Abläufe bei
gleichzeitig gestiegener Transparenz und geringerem
Personalaufwand.
Mit der Einführung von PROXESS als DokumentenManagement-System legte das Familienunternehmen
bereits 1997 den Grundstein für erfolgreiches Dokumentenmanagement. In den folgenden Jahren baute man die
Lösung kontinuierlich um weitere Module aus und integrierte sie zum Beispiel in das Küchenplanungs- oder
Finanzbuchhaltungssystem. Was bei Zurbrüggen alles
archiviert wird, fasst Verwaltungsleiter und Prokurist
Christian Gerigk kurz zusammen: „Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Kundenkorrespondenz, Auftragsberichte, Zeichnungen, Fotos,
Küchen- und Wohnraumplanungen, … Im Prinzip archivieren wir mittlerweile fast alles. Durch den Einsatz von
PROXESS ist im Laufe der Jahre unser Informationsfluss
sehr viel schneller geworden und die Informationen sind
auch wesentlich weiter gestreut. Das heißt, heute kann
fast jeder Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung
schnell auf für ihn relevante Dokumente zugreifen.“ Den
Nutzen der Lösung sieht der Verwaltungsleiter jedoch
nicht allein in der Archivierung der Dokumente.
Problem erkannt und behoben
Analysen hatten bei dem 1903 gegründeten Unternehmen ergeben, dass der Prüfungs- und Genehmigungsprozess von papiergebundenen Eingangsrechnungen
sehr zeitaufwendig war, insbesondere wenn Mitarbeiter an verschiedenen Zurbrüggen-Standorten involviert
waren. Vom Öffnen der Post über den Freigabeprozess
bis hin zur Buchung und Ablage durchlief eine Rechnungen etliche Stationen und benötigte mehrere Tage,
wenn nicht Wochen. Christian Gerigk: „Durch die unnötig hohen Durchlaufzeiten hatten wir relativ hohe
Skontoverluste. Hinzu kam, dass wir Mahnungen erhielten, uns aber die Rechnungen – warum auch immer
– nicht mehr vorlagen. Solche Vorgänge ließen sich früher kaum oder nur mit viel Zeitaufwand überprüfen und
nachvollziehen.“ Zur Beseitigung des „Rechnungsstaus“
implementierte Akzentum bei Zurbrüggen im vergangenen Jahr PROXESS Invoice zur elektronischen Kostenrechnungsbearbeitung.
Die Prozessverbesserungen zahlen
sich aus
Heute werden alle eingehenden Rechnungen zentral
gescannt und archiviert. Anschließend werden die Dateien von der Buchhaltung mithilfe von vorab definierten
Workflowtemplates automatisch und sekundenschnell
elektronisch zur sachlichen und rechnerischen Prüfung
und Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergeleitet. „Ich erhalte dann vom System eine E-Mail
‚Achtung Rechnungseingang‛. Mit dem im System hinterlegten Obergrenzen und Berechtigungsstufen kann
ich die Rechnung entweder freigeben oder nach meiner
sachlichen Prüfung zur abschließenden Zahlungsfreigabe
an die Geschäftsleitung übermitteln“, beschreibt Christian
Gerigk einen „ganz trivialen“ Weg einer Kostenrechnung.
„Durch den papierlosen Freigabeprozess haben wir
nun definitiv mehr Transparenz und Kontrolle über den
Bearbeitungsstatus jeder in der Unternehmenszentrale
und im Logistik- und Servicezentrum bearbeiteten Kostenrechnung. Jeder Vorgang wird protokolliert und so
nachvollziehbar. Skontifristen verstreichen bei uns heute
nicht mehr.“
Ein Vorgang, ein digitaler Ordner
Das Zurbrüggen Wohn-Zentrum Unna bietet auf vier Etagen mit über 40.000
Quadratmetern Verkaufsfläche individuelle Einrichtungslösungen. Im Gewerbegebiet Bönen – knapp 15 km vom Standort Unna entfernt und direkt an der Autobahn A2 – betreibt Zurbrüggen eines der modernsten Hochregallager in Europa. Mit
42 Metern Höhe zählt es zu den höchsten in Deutschland.
Ein weiterer wesentlicher Punkt, der sich in Sachen
Archivierung und Workflow bei Zurbrüggen verbessert
hat, ist das Sammeln unterschiedlichster Unterlagen
eines Vorgangs in einem digitalen Ordner: „Das Zusammenführen unterschiedlichster Dokumente wie Auftrag,
Auftragsbestätigung, Lieferschein, ggf. vorweg ein Angebot und vor der Beauftragung ein Materialbestellschein,
der von einem Zeichnungsberechtigten freigegeben
wurde, erledigen wir jetzt über den Workflow. Am Ende
haben wir zu jedem Vorgang einen digitalen Ordner, in
dem alle entsprechenden Dokumente hinterlegt sind.
Auch das mussten wir früher mit sehr viel Zeitaufwand
manuell erledigen.“
Archivierung an PROXESS DMS und an die automatische
Belegerkennung PROXESS Xtract übergeben.
PROXESS Xtract – Standardlösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Das System
extrahiert relevante Belegdaten und stellt diese Daten gängigen ERP- und Workflowlösungen, wie z. B.
PROXESS Documents, zur Verfügung.
„Im Dokumentenworkflow sehe ich den
größten Vorteil von PROXESS. Ich kann Dokumente digital verschicken, Genehmigungen
erteilen und Berechtigungen vergeben.“
Christian Gerigk, Verwaltungsleiter
Zurbrüggen Wohn-Zentrum GmbH
Fazit und Ausblick
Christian Gerigk: „Wir sind mit PROXESS sehr zufrieden.
Auch das Verhältnis zu den Akzentum-Mitarbeitern ist
durchweg positiv und von hoher gegenseitiger Wertschätzung und Offenheit geprägt.“ Wer das Unternehmen Zurbrüggen kennt, weiß, dass es dort keinen Stillstand gibt.
„Wir wechseln gerade den ERP-Anbieter. Für PROXESS
sehe ich bei diesem Wechsel unseres ERP-Systems keine Probleme, da Akzentum bereits Schnittstellen zu vielen Lösungen realisiert hat. Als nächsten Schritt in Sachen PROXESS gehen wir die Einbindung aller Filialen
in den Workflow an, damit wir die Prozesse auch standortübergreifend verbessern und beschleunigen können“,
schließt Christian Gerigk.
PROXESS Documents - Webbasierte Workflow-Lösung.
Mit PROXESS Documents können zahlreiche Lösungen
wie digitale Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement oder Supportabwicklung realisiert werden.
PROXESS ERP Connect – direkte Integration in das eingesetzte ERP-System durch schnelle Online-Archivierung
eingehender und ausgehender Dokumente. Bestandteil
des ERP-Connects sind neben umfangreichen Kontrollund Adminfunktionen die sofortige und direkte Dokumentanzeige aus dem ERP-System.
Die Lösungsbausteine in Kürze:
PROXESS DMS – skalierbares Dokumenten-Management-System zur rechtssicheren Langzeitarchivierung
aller Unternehmensdokumente mit umfassenden Funktionen zu Erfassung, Indexierung, Bearbeitung und Recherche. Mit Integrationen zu allen gängigen ERP-Systemen
und funktionalen Erweiterungsoptionen wie automatische
Belegerfassung, Workflow und E-Mail-Archivierung.
PROXESS Scan Link - Scanmodul mit integrierter Barcoderkennung für alle gängigen Twainscanner. Papierbelege werden online und offline gescannt und zur
Akzentum-Geschäftsführer Heinz Pretz im Gespräch mit Christian Gerigk,
Verwaltungsleiter und Prokurist bei Zurbrüggen (v. l.).
Dokumenten Management einfach einfach
PROXESS ist ein solides und anwenderfreundliches Dokumenten Management System. Für den Mittelstand
konzipiert, bietet es alle Funktionen, die Ihr Unternehmen braucht, um für die Zukunft gerüstet zu sein.
Insgesamt wurden mittlerweile ca. 2.000.000.000
Dabei sind Sie in guter Gesellschaft, denn bei mehr
bringend einsetzen können.
als 700 Installationen arbeiten rund 10.000 Anwen-
Dokumente archiviert. PROXESS ist ein modulares
und sehr leistungsfähiges System, das in vielen
Branchen zuhause ist. Wir beraten Sie gerne, wie
Sie PROXESS auch in Ihrem Unternehmen gewinn-
der Tag für Tag mit PROXESS.
PROXESS
®
Ein Produkt von
Ein TÜV-zertifiziertes Unternehmen
nach ISO Norm 9001:2000
Akzentum GmbH • Westerwaldstraße 29 • 56579 Rengsdorf
Tel.: 02634 / 66 55 300 • Fax: 02634 / 66 55 398
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