Rechnung

Transcrição

Rechnung

Steuerberaterkammer
Thüringen
Elektronische Rechnungen richtig anwenden,
Kosten sparen und Prozesse optimieren
Status nach Steuervereinfachungsgesetz 2011
Referent:
André Hübel (DATEV eG, NL Berlin)
Steuerberater Thomas Kassner (Schmalkalden)
Suhl, 4. September 2012
Vorstellung Steuerberater Thomas Kassner
Steuerberater Thomas Kassner
 Einzelberater mit einer kleinen Kanzlei mit 7 Beschäftigten in Schmalkalden
 Mitglied des Vorstandes der Steuerberaterkammer Thüringen
 Mitglied im DATEV-Beirat
 Mitglied des Haushaltsauschusses und des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit
 Mitglied der Vertreterversammlung der DATEV eG
 umfangreiches ehrenamtliches Engagement:
 Schöffe am Landgericht Meiningen
 Schiedsperson der Stadt Schmalkalden
07.09.2012
©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
2
Das Unternehmen DATEV eG
 Genossenschaft der steuerberatenden Berufe (~40.000 Mitglieder, ~6.100 Arbeitnehmer)
 DATEV unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten mit
passenden Softwarelösungen und Services
Lösungen für Unternehmen
Beratung, Konzeption und Einführung von Software-Lösungen
Auftragsbearbeitung/
Rechnungsschreibung
Bestellwesen und
Lagerhaltung
Betriebliches
Rechnungswesen
Personalabrechnung
und -management
Office-Management
Online-Anwendungen
spezielle Lösungen für Branchen
softwareunabhängige Unternehmensberatung
Wissensvermittlung
Beratung, Konzeption und Einführung von IT-Lösungen (IT-Management)
DATEV – das Unternehmen in Zahlen
 führender Anbieter von Software und Services für
Finanzbuchführung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
in Deutschland und Europa
Kiel
Hamburg
Schwerin
 Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater,
Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte sowie deren Mandanten
Bremen
Berlin
Hannover
Münster
Essen
Dortmund
Düsseldorf
Köln
 über 40 Jahre Erfahrung mit Software und Services
Magdeburg
Leipzig
Kassel
Erfurt
Koblenz
Frankfurt
Mannheim
Saarbrücken
Stuttgart
Ulm
Freiburg
Nürnberg
Passau
München
Dresden
DATEV bedeutet …
… über 10 Mio. Lohn- und Gehaltsabrechnungen
werden über den steuerlichen Berater mit
DATEV-Software abgewickelt
… die Finanzbuchführung von 2,5 Mio. Unternehmen wird
über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software erstellt
Hauptsitz in Nürnberg und 25 Niederlassungen
bieten bundesweit Beratung und Schulung
07.09.2012
… rund 1.000 Mitarbeiter wickeln über
2 Mio. Servicekontakte ab
4
Datenübermittlungen 2011 übers DATEV-Rechenzentrum
berufsständische Versorgungswerke
(z. B. für Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte, Steuerberater)
(1,6 Mio. Datensätze)
Krankenkassen
(74,9 Mio. Datensätze*)
Berufsgenossenschaften
(377.086 Datensätze)
Ausgleichskasse für
Augenoptiker
Lohnausgleichskasse Dachdecker
Urlaubskasse Maler
und Lackierer
Statistische Ämter
(1.109.699 Datensätze)
Sozialkasse Gerüstbau
Datendrehscheibe
Garten- und
Landschaftsbau
DATEVRechenzentrum
Deutsche
Rentenversicherung
Steinmetzkasse
SOKA-BAU
(Sozialkassen der Bauwirtschaft)
(3,2 Mio. Datensätze )
Kreditinstitute
(47 Mio. Datensätze*)
Zentrale Speicherstelle
(ELENA, 152,1 Mio. Datensätze)
*Zahlen aus 2010
07.09.2012
Finanzbehörden
ZIVIT
(Zentrum für Informationsverarbeitung und
Informationstechnik (Elektronische Lohnsteuerbescheinigung)
(Übermittlung ab 2013)
5
Themen des Vortrags im Überblick
1.
Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben
2.
Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend?
3.
Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen („Altregelung“)
4.
Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene
5.
Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)
6.
Praxisbeispiel Rechnungseingang/-ausgang bei eRechnung
07.09.2012
6
Definition Rechnung und Definition eRechnung
Definition Rechnung: (UStG § 14)
„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige
Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im
Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
Definition eRechnung: (UStG § 14)
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung,
die in einem elektronischen Format ausgestellt und
empfangen wird.“
07.09.2012
• Übermittlungswege
• per E-Mail (z.B. PDF, Bilddatei,
Textdatei)
• De-Mail
• Computerfax oder Faxserver
• Webdownload
• EDI (Datenaustausch)
7
Grundbegriffe der Rechnung - Welche Rechnungsangaben sind Pflicht?
1.
vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2.
vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
3.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
4.
Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!)
5.
eine einmalig vom Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
6.
Menge und Art („handelsübliche Bezeichnung“) der gelieferten Gegenstände, Umfang
und Art der sonstigen Leistung
7.
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen: Angabe des
Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit
dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.
8.
nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im
Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
9.
der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen
10. der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen
11. Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen
12. Im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang
mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer muss ein Hinweis auf die
Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG erfolgen:
„Die Rechnung ist 2 Jahre lang aufzubewahren.“
07.09.2012
Anforderungen an die Rechnungsschreibung
8
Grundbegriffe der Rechnung - zusätzliche Angaben in Sonderfällen
13. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmer und des Leistungsempfängers in Fällen des
§ 14a Abs. 1 (sonstige Leistung), Abs. 3 (innergemeinschaftliche Lieferung) und Abs. 7 UStG (innergemeinschaftliches
Dreiecksgeschäft)
14. Hinweis auf Steuerbefreiung mit Bezeichnung des Grundes in umgangssprachlicher Form, z. B. „Ausfuhr“, „Krankentransport“
15. Angabe der Merkmale in § 1b Abs. 2 und 3 UStG bei innergemeinschaftlicher Lieferung neuer Fahrzeuge (motorbetriebene
Fahrzeuge, Wasserfahrzeuge, Luftfahrzeuge)
16. Im Fall einer Reiseleistung (§ 25 UStG) und der Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) einen Hinweis auf die Sonderregelung
17. Bei Abschlagsrechnungen muss auf der Schlussrechnung vermerkt sein, wann welcher Abschlag vereinnahmt worden ist.
07.09.2012
9
Vereinfachte Abrechnung
 Kleinbetragsrechnungen
(Entgelt zzgl. Steuer ≤ 150,00 Euro)
1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden
Unternehmers
2. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!)
3. Menge und Art („handelsübliche Bezeichnung“) der gelieferten
Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung
4. Der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen. Im Falle einer
Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
5. Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer
Summe auszuweisen.
07.09.2012
10
Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen?
Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig:
 steigende Bedeutung von Wissen und Bildung
83 %
 Knappheit bei Rohstoffen und Energie
72 %
 Digitalisierung der Arbeitswelt
72 %
 Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote
70 %
 Internationalisierung der Märkte
58 %
 Alterung und Rückgang der Bevölkerung
55 %
Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische
Strategien für den demografischen Wandel
07.09.2012
11
Elektronischer Rechnungsverkehr – Ein Trend!
elektronischer
Rechnungsverkehr
GDPdU
ELStAM
neuer
Personalausweis
(nPA)
Elektronische
Steuererklärung
E-Government
07.09.2012
Digitalisierung der
Geschäftsprozesse
E-Bilanz
12
Der Druck steigt …
elektronische Rechnungen/
elektronisch signierte Dokumente
Fluggesellschaften
Krankenkassen
Autokonzerne
Telekommunikationsanbieter
… für Kunden und Lieferanten!
07.09.2012
13
Internationaler E-Invoicing Markt 2012 (B2B, B2G, G2B und B2C)
Leader
Durchschnitt
Quelle:
Billentis Marktstudie 2012
„E-Rechnungen als Chance
in einem veränderlichen
Marktumfeld“
Entwickeln sich
Zögerer
07.09.2012
Elektronische Rechnung
14
Rechnungsvolumen (weltweit/europaweit)
Geschätztes jährliches
Rechnungsvolumen
(mindestens)
Empfänger
Welt
Europa
Verbraucher
200
Milliarden
17
Milliarden
Unternehmen
& öffentlicher
Sektor
150
Milliarden
Geschätzter elektronischer Anteil am
Gesamtvolumen 2012
Welt
16
Milliarden
Europa
Geschätztes jährliches
Wachstum der
E-Rechnungen
Welt
12 %
5%
Europa
25 %
20 %
18 %
30 %
Quelle: Billentis Marktstudie 2012
„E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld“
07.09.2012
Elektronische Rechnung
15
Verbreitung von eRechnungen in Deutschland
Elektronische Rechnungsstellung durch
kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
+ 21 %
50%
43 %
45%
40%
35%
 aktuell häufig Beibehaltung
der Papierrechnung
30%
22 %
25%
 Unsicherheit bei Umgang
mit eRechnungen
20%
15%
10%
8%
5%
0%
2006
2008
2011
Quellen: tns gallup/Itella 2008; Uni Hannover, Studie eRechnung 2008
07.09.2012
16
Vorteile: Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen
Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen …
… auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren.
… Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität).
… das Unternehmensimage modernisieren.
… umweltbewusst agieren.
… Kosten für Papier, Druck, Porto senken.
17
Liquiditätsgewinn: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel
 Umsatzerlöse
1.000.000 Euro
 Forderungen aus Lieferung und Leistung
100.000 Euro
 aktuelles Kundenziel in Tagen
36
z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (eRechnung)
 gewünschtes Kundenziel in Tagen
33
 verbleibende Forderungen
91.667 Euro
 Verminderung der Forderungen
8.333 Euro
 Kontokorrentzinssatz p. a.
12,00 %
 bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins
12.000 Euro
 verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins
11.000 Euro
 Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr
1.000 Euro
 Verringerung des Zinsaufwands pro Monat
83 Euro
07.09.2012
18
Elektronische Rechnungsstellung und Betriebsgröße
Versand und Erhalt elektronischer Rechnungen nach Beschäftigtengrößen (ohne Unternehmen mit 1 bis 9 Beschäftigen)
Unternehmen mit (von/bis Beschäftigten)
Insgesamt
10-49
Elektronische Rechnungsstellung
50-249
250 und mehr
Anteil in % an den Unternehmen mit Computernutzung
(ohne Unternehmen mit 1 bis 9 Beschäftigten)
Versand elektronischer Rechnungen,
die automatisch weiterverarbeitet werden konnten
nicht automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden konnten
7
4
14
33
24
21
34
40
16
14
19
33
Erhalt elektronischer Rechnungen,
die eine automatische elektronische Weiterverarbeitung ermöglichten
Statistisches Bundesamt, IKT in Unternehmen 2011
07.09.2012
19
Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger):
Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP
Quelle:
Esker GmbH:
www.esker.de
07.09.2012
20
Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender
* Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister
3,90 €
0,50 €
4,50 €
2,20 €
11,10€
0
0,40 €
3,00 €
0,80 €
4,70€*
Einsparung pro Rechnung 6,40€ = 57%
Archivierung
Zahlungsabgleich
Cash Management
Elektronisch,
automatisiert
Zahlung oder
Mahnung
Drucken
Kuvertieren
Verschicken
Papier
Vollkosten
„E-Rechnungen als Chance in
einem veränderlichen Marktumfeld“
Quelle:
Billentis
Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger
* Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister
Prüfen
Bestellabgleich
Reklamation
bearbeiten
Zahlung
Cash Management
Archivierung
3,00€
4,00€
2,50€
4,80€
2,20€
17,60€
Elektronisch,
automatisiert
0
0
1,20€
2,00€
2,00€
0,80€
6,70€*
Erfassen
1,10€
Empfangen
Zuordnen
Papier
Einsparung pro Rechnung 10,90€ = 62%
Vollkosten
Quelle: Billentis
eRechnungen in Europa / Deutschland: Formate heute und Ausblick
Quelle: Billentis Marktstudie 2012 „E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld“
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Reine Strukturdaten
EDI, XML
Hybrid
PDF + XML
Elektronische Bilder,
PDF, …
2000
2010
2020
Beispiel für digitale Unternehmensprozesse
Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?
07.09.2012
24
DATEV Bankkonto online – der Prozess
Unternehmen
Steuerkanzlei
prüft die Verknüpfung
Belegbild
setzt Status
Notiz
Kontrollstatus
DATEV-Rechenzentrum
Kontoauszug und Beleg
werden verbunden
Bank
07.09.2012
25
Detailansicht Kontobewegung - z.B. eRechnung als digitaler Beleg
07.09.2012
26
Zahlungsverkehr mit eRechnung
Direkte Zahlung
über digitalen
Beleg möglich.
Rechnungsbetrag:
07.09.2012
700,00 €
27
Buchen von eRechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro
07.09.2012
28
eRechnung - was galt bisher (bis 30.06.2011)?
Authentizität
Integrität
„Echtheit der Herkunft“
„Unversehrtheit des Inhalts“
Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers
Keine Veränderung der Daten
gewährleistet durch
Qualifizierte elektronische Signatur
Elektronischer Datenaustausch (EDI)
Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers
•
•
•
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
Bisherige Rechtslage eRechnungen (bis 30.06.2011)
§ 14 Abs. 3 UStG
 Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen
die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein.
Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des
Rechnungsausstellers sichergestellt ist.
Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG
erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert wurden.
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit
Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (…), oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der
Kommission vom 19. Oktober 1994 (…), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch
der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit
der Daten gewährleisten.
bisherige
Rechtslage
07.09.2012
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
30
Elektronische Rechnungen:
Praktische Rahmenbedingungen für den Vorsteuerabzug
„ordentliche
Rechnung“
Signaturprüfung
Prüfprogramm
(§14 Abs. 4 UStG)
Prüfprotokoll
Rechnung
Revisionssicheres
digitales Archiv für 10
Jahre (Aufbewahrung)
Signatur
(evtl. eingebettet)
Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen!
Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass
 die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist.
 der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde.
07.09.2012
31
Prozess: Eingang eRechnung bisher (vor „Erleichterung“)
Rechnung wird per E-Mail verschickt
Anhang:
 ein Bild der Rechnung (z. B. PDF-Datei)
 eine Signatur (pkcs7-Datei)
1. im Internet Signatur prüfen lassen
2. alle Dateien (inkl. Prüfprotokoll) im Archivsystem digital aufbewahren
3. für Kanzlei: Rechnung und Protokoll der Signaturprüfung bereitstellen
4. für Vorsteuerabzug: zusätzliche Zusicherung zur digitalen Archivierung
07.09.2012
32
eRechnung – rechtliche Hintergründe
Erhalt elektronischer
Rechnungen vom Lieferanten
Ausdrucken der
elektronischen Rechnungen
Weitergabe an Buchhaltung /
Steuerberater zur Buchung
Berechtigte nicht zum Vorsteuerabzug!
07.09.2012
34
Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen
Gegenüber den Finanzbehörden
Umsatzsteuergesetz
Abgabenordnung
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU
07.09.2012
35
Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage)
 Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige
Organisationsunterlagen
 empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe
 Buchungsbelege
 sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
 10 Jahre
 6 Jahre
 10 Jahre
 6 Jahre
 Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die
Rechnung ausgestellt wurde.
 Rechnungserhalt per E-Mail (z.B. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die E-Mail
archiviert werden muss  Thema: E-Mail-Archivierung
07.09.2012
36
Neue geplante (!) Aufbewahrungsfristen ab 2013/2015
 Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige
Organisationsunterlagen
 empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe
 Buchungsbelege
 sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
 8/7 Jahre ???
 6 Jahre
 8/7 Jahre ???
 6 Jahre
 Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die
Rechnung ausgestellt wurde.
 Rechnungserhalt per E-Mail (z.B. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die E-Mail
archiviert werden muss  Thema: E-Mail-Archivierung
07.09.2012
37
Entwicklung der Informationsmenge – insbesondere bei E-Mail
Volumen
E-Mail
elektronische
Dokumente
Papier
1990
2000
2010
exponentiell steigende Informationsflut
von elektronischen Dokumenten
Quelle: alpin
07.09.2012
38
Archivierung von E-Mails und rechtliche Anforderungen – Auszüge
… und das sagt der Gesetzgeber:
 § 147 Abs. 6 AO
„Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems
erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das
Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.“
 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
(GDPdU - BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 -)
„III. Archivierung digitaler Unterlagen
1. Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell
verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die
in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die
im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten (…) Die originär digitalen
Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm
aufbewahrt werden.“
 Eine Archivierung von E-Mails mit geschäfts- und steuerlich relevantem
Inhalt ausschließlich in Papierform genügt aus rechtlicher Sicht nicht!
07.09.2012
39
EU-Ziel (2007–2012):
Bürokratieabbau um 25 % (40 Mrd. Euro)
Beratung der EU-Kommission unter anderem durch „Stoiber-Gruppe“:
Zielstellung: Gleichstellung von Papier- und eRechnung: (Einsparpotenzial 18,8 Mrd. Euro)
 Kostensenkung/Umweltfreundlichkeit: weniger Papier, Druck und Transport
 Beschleunigung von Zahlungen: direkte Verarbeitung der Rechnungsinformationen in
Zahlungs- und Rechnungslegungssystemen
 Förderung des Binnenmarkts: Unterstützung von SEPA
 Wettbewerbsfähigkeit: höhere Produktivität und Verbraucherzufriedenheit
Hindernisse:
 fehlende EU-/weltweite Standardisierung
 Geltung unterschiedlicher nationaler Bestimmungen
 Defizit an Vertrauen und Marktakzeptanz aufgrund von Sicherheits-, Authentitäts- und
Integritätsrisiken
07.09.2012
40
Elektronischer Anteil der Rechnungen
Tief
Hoch
Zielrichtung Einsatz eRechnung (auch bei KMU erstrebenswert)
Ziel
Status
2012
Tief
Hoch
Automatisierungsgrad der Prozesse
07.09.2012
41
EU-Entwicklungen: eRechnung – Zeitachse
UN/ CEFACT
CII v.2
CEN/ISO: Workshops eInvoicing
CEN: Interoperabiltät?
EU: Bürokratieabbau um 25 % (40 Mrd. Euro)
eInvoicing-Expertengruppe EEIF?
Informelle
eInvoicing –
Task-Force:
„EEIF“ nötig
Konsultation
EEIF = KOM-Empfehlung?
Vorschlag zur MwSt-Richtlinie:
e-Rechnung = Papierrechnung?
elektronisch
= Papierrechnung
MwSt-Richtlinie 2006/112/EG inkl. Rechnungsvorschriften
Richtlinie 2001/115/EG:
MwSt-Anforderungen an
eRechnungen
KOM-Empfehlung: Akzeptanz von eSignaturen
i. Z. m Einheitlichem Ansprechpartner
Aktionsplan eSignatur
eSignatur-Richtlinie 1999/93/EG
‘99
‘00
‘01
‘02
‘03
‘04
07.09.2012
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
42
eRechnung – bisherige Meilensteine als Überblick
EU-MwSt.-Richtlinie
Juli 2010
2010
Verabschiedung
Steuervereinfachungsgesetz
BMF-Schreiben
Juli 2012
September 2011
2011
2012
Die Politik reagiert I - Änderung der MwSt-Richtlinie
Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG im Juli 2010
 Elektronische Rechnungen sind gültig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des
Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind.
 Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und der elektronische Datenaustausch (EDI) werden
explizit als geeignete Verfahren genannt.
 Kann auch durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen.
- Erstmalige Nennung eines „3. Weges“
- Förderung des Einsatzes der eRechnung durch Technologieneutralität
Die Richtlinie wurde am 13.07.2010 vom Rat verabschiedet
Die Richtlinie muss von Mitgliedstaaten bis 31.12.2012 ins nationale Recht umgesetzt werden
bisherige
Rechtslage
07.09.2012
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
44
Die Politik reagiert II - Steuervereinfachungsgesetzes 2011
Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen
umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit
einer Papierrechnung zu erhöhen.
In § 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer
Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist:
 Echtheit der Herkunft
 Unversehrtheit des Inhalts
 Lesbarkeit einer Rechnung
 Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten
Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des
Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche
innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad
zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.
bisherige
Rechtslage
07.09.2012
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
45
Die Politik reagiert II - Steuervereinfachungsgesetz 2011
Der § 14 Abs. 3 lautet:
Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen
Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch
 eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung.
 elektronischen Datenaustausch (EDI) (…), wenn in der Vereinbarung über diesen
Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die
Unversehrtheit der Daten gewährleisten.
Fazit: Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für
Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer
eRechnung gewährleisten.
bisherige
Rechtslage
07.09.2012
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
46
Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011 Teil I
Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am 4. November 2011
 Artikel 5: Änderung des Umsatzsteuergesetzes
Das Umsatzsteuergesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S.
386), das zuletzt durch Artikel 13 des Gesetzes vom 21. Juli 2011 (BGBl. I S. 1475) geändert worden
ist, wird wie folgt geändert:
1. § 14 wird wie folgt geändert:
a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst: „(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung
oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr
bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre
Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität
des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz
erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.
Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die
Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies
kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen
verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen
sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu
übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen
Format ausgestellt und empfangen wird.
07.09.2012
47
Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011 Teil II
Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am 4. November 2011
b) Absatz 3 wird wie folgt gefasst: „(3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger
Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit
des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte
elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl.
I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert
worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel
2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des
elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über
diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und
die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.“ 2. § 14b Absatz 1 Satz 2 wird wie folgt gefasst: „Die
Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2
erfüllen.“ 3. Dem § 27 wird folgender Absatz 18 angefügt: „(18) § 14 Absatz 1 und 3 ist in der ab 1.
Juli 2011 geltenden Fassung auf alle Rechnungen über Umsätze anzuwenden, die nach dem 30. Juni
2011 ausgeführt werden.“ 4. Dem § 27b Absatz 2 werden folgende Sätze angefügt:
„Wurden die in Satz 1 (eRechnungen) genannten Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf
Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.
Dies gilt auch für elektronische Rechnungen nach § 14 Absatz 1 Satz 8.“
07.09.2012
48
eRechnung - Rechnungsstellung künftig (ab 01.07.2011)
Rechnungsaussteller
Rechnung
Rechnungsempfänger
eRechnung - Steuervereinfachungsgesetz 2011
Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt
Authentizität
Integrität
„Echtheit der Herkunft“
„Unversehrtheit des Inhalts“
Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers
Keine Veränderung der Daten
gewährleistet durch
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
mit Prüfpfad
Alternativ: QES oder EDI
Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers
•
•
•
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
eRechnung - BMF-Schreiben
BMF-Schreiben
Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen
Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch
das Steuervereinfachungsgesetz 2011
 Veröffentlichung ist im Juli 2012 erfolgt
 11 Seiten (lesenswert)
Quelle: Bundesministerium der Finanzen
eRechnung - Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner
Zahlungsverpflichtung einsetzt.
d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien
durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad
zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen.
Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt:
 Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst
 Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann
jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein
 Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente,
Lieferscheine, buchhalterische Abbildung
bisherige
Rechtslage
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
eRechnung - innerbetriebliches Kontrollverfahren
… dient nicht zur
 Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen
 Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach §§14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen
Angaben
Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden!
bisherige
Rechtslage
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
eRechnung - Vorsteuerabzugsberechtigung
Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über
 Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie
 Besitz der Rechnung
BMF-Schreiben (Juli 2012)
 Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger
Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit
des Inhalts gegeben sind!
Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem
innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst
keine eigenständige Bedeutung mehr zu.
bisherige
Rechtslage
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
eRechnung - Authentizität
 Echtheit der Herkunft bedeutet,
dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht.
Kriterien:
 Wurde die Leistung bestellt?
eRechnung
 Wurde die Leistung korrekt erbracht?
Lieferschein
 Ist der Zahlungsanspruch korrekt?
Auftragsbestätigung
Als Prüfpfade eignen sich u.a.:
 Geschäftsbriefe und Verträge
 Bestelldokumente
 Lieferscheine
 Buchhalterische Abbildung
Angebot
eRechnung - Integrität
 Unversehrtheit des Inhalts bedeutet,
dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht
verändert wurden.
Kriterien und Prüfpfade:
 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
 Vollständig und inhaltlich richtig
(richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger)
 Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit
bisherige
Rechtslage
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
eRechnung - Lesbarkeit
 Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist.
 Rechnungsdaten (z.B. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o.ä.) sind im Originalformat nicht
lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung.
bisherige
Rechtslage
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
eRechnung - Dokumentationspflicht
 Nicht erforderlich
 Aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der
Rechnungsprüfung
 Empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren
durchlaufen wurde
 Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast
bisherige
Rechtslage
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
eRechnung - Aufbewahrung
 Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre
 Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach § 14b UStG, §147 AO, GoBS, GDPdU
Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug!
Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des
§ 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.
bisherige
Rechtslage
Kritik der
Wirtschaft
die Politik
reagiert
BMF-Schreiben
Fazit
Fazit: Elektronischer Rechnungsverkehr nach Änderung UStG § 14
 Ausgestaltung des dritten Wegs (z.B. entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen) wurde durch
das BMF klarstellend konkretisiert
 Notwendigkeit der Archivierung bleibt bestehen! (GoBS und GDPdU)
 Vorsteuerabzug ist nicht gebunden an die Anforderungen der Aufbewahrungsvorschriften
 Verletzung der Aufbewahrungspflichten ist Ordnungswidrigkeit (§26a Abs.1 Nr.2 UStG)
DATEV:
 Archivierung, z.B. in DATEV Belegverwaltung online, ist gesetzeskonform und komfortabel
 qualifizierte elektronische Signatur ist für den Rechnungsempfänger (rechts-)sicher
 Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen eRechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)?
DATEV eRechnung verwendet die qualifizierte elektronische Signatur und erfüllt somit
gleichermaßen bestehende Gesetzesvorgaben und Anforderungen, die sich durch die
Gesetzesänderung (Steuervereinfachungsgesetz) ergeben.
07.09.2012
60
Problemstellungen – offene Fragen
 Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung etc. trägt der
Rechnungsempfänger)
 werden Rationalisierungsmöglichkeiten hinreichend gewahrt? (Exkurs: digitales Belegwesen)
 Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen eRechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)?
 … wurden die der Umsatzsteuer-Nachschau betreffenden Unterlagen mit Hilfe eines
Datenverarbeitungssystems erstellt, hat der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht
in die gespeicherten Daten zu gewähren (§27b Abs.2 Satz 2 UStG). Soweit erforderlich, ist der
Amtsträger befugt, das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers zu nutzen (§27b Abs.2 Satz
3 UStG).
07.09.2012
61
Vertrieb/Verkauf
Vertrieb/Verkauf
– Angebote schreiben
Praxisbeispiel:
eRechnung als
Ausgangsrechnung
Schritt für Schritt
vom Angebot
zur eRechnung
 BILDER FÜR PROZESS ZU
AWO ergänzen
07.09.2012
DATEV-Lösungen für Unternehmen
Vertrieb/Verkauf
Vertrieb/Verkauf
- Auftragsbestätigungen
- Auftragsbestätigungen
Direkt aus den Daten
des Angebots die
Auftragsbestätigung
und/oder den
Lieferschein erstellen.
07.09.2012
Vertrieb/Verkauf
Vertrieb/Verkauf
Einfaches
Weiterführen in
den Folgebeleg
AWO ergänzen
07.09.2012
Vertrieb/Verkauf
Vertrieb/Verkauf
Rechnung ausdrucken
oder direkt per Email
(meist PDF-Format)
versenden
AWO ergänzen
IDEAL:
Buchungssätze für
Ausgangsrechnung
(inkl. digitalem
Belegbild) stehen
sofort in der
Buchführung zur
Verfügung.
07.09.2012
Rechnung: statt ausdrucken direkt per E-Mail versenden
07.09.2012
70
Kooperation E-Postbrief
71
DATEV Belegverwaltung online – Belegübersicht
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BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen
BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.
 1.
Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
 2.
Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
 3.
Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten
 4.
Signatur und EDI sind weiterhin möglich
 5.
Jede Rechnung muss lesbar sein
 6.
Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
 7.
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
 8.
Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
 9.
Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)
 10.
Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
(Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)
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eRechnungen – es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten!
Ihre Meinung, Ihre Fragen?
Interessant für Sie?
Was möchten Sie von uns wissen?
07.09.2012
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07.09.2012
laufende Berichte und Auswertungen - Controllingreport
Die wirtschaftliche
Situation Ihres
Unternehmens auf den
Punkt gebracht:
mit dem DATEV
Controllingreport.
07.09.2012
laufende Berichte und Auswertungen - Liquiditätsvorschau
Liquiditätsengpässe
frühzeitig erkennen.
Kreditkosten senken.
Finanzsituation optimieren.
Zahlungsfähig bleiben!
Mit der DATEV
Liquiditätsvorschau.
07.09.2012

Rechnung

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