Dr. Dirk Mellies
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Dr. Dirk Mellies
Bezirksamt Wandsbek – Fachamt Eingliederungshilfe Fachcontrolling und interne Steuerung im Fallmanagement der Hamburger Eingliederungshilfe Dr. Dirk Mellies, Fachamtsleiter 10. November, 16.50 Uhr Netzwerktagung des Deutschen Vereins für Controllerinnen und Controller sowie Führungskräfte aus den Bereichen des SGB VIII und XII 09.11.-11.11.2015, NH Berlin Alexanderplatz Gliederung Organisation der Durchführungsebene der Hamburger Eingliederungshilfe Seit wann, bei welchen Leistungen und mit welchen Ressourcen wird das Fallmanagement in Hamburg durchgeführt? Warum haben wir uns als Durchführungsbereich mit den Themen Fachcontrolling/interne Steuerung beschäftigen müssen? Was und warum ist derzeit Teil unseres Fachcontrollings? Wie sieht die Zukunft unseres Fachcontrollings aus? Fragen & Diskussion 2 Organisation der EGH-Durchführungsebene in HH Durchführung erfolgt in den 7 Hamburger Bezirken bzw. im zentralen Fachamt Eingliederungshilfe im Bezirksamt Wandsbek Ausnahme: EGH für Suchterkrankte ( BGV), Integrationshelfer in Schulen ( BSB) Aufgaben der Bezirke (Soziale Dienstleistungszentren GS/SDZ): Hier werden alle EGH-Erstanträge sowie auch alle Folgeanträge bei ambulanter EGH sozialhilferechtlich bearbeitet; Erstellung der Bescheide Aufgaben des zentralen Fachamtes Eingliederungshilfe im Bezirksamt Wandsbek (W/EH): EH 1: sozialhilferechtliche Bearbeitung für stationäre und teilstationäre EGH sowie ambulante EGH außerhalb Hamburgs; Erstellung der Bescheide [ Organigramm des Fachamts, EGH-Workflow usw. siehe auch: Back-Up-Folien am Ende des Handouts] 3 Organisation der EGH-Durchführungsebene in HH EH 4: sozialmedizinische Begutachtung/Feststellung der Zugehörigkeit zum Personenkreis § 53 SGB XII Ausnahme: Die Zuständigkeit für Kinder/Jugendliche und Sinnesbehinderte liegt weiterhin bei den bezirklichen Gesundheitsämtern EH 2/3: Fallmanagement für stationäre und ambulante EGH-Leistungen, die einen hohen Assistenzbedarf aufweisen Alle EGH-Erstanträge sowie alle laufenden Leistungsfälle, die bereits ein Fallmanagement durchlaufen haben Prüfung/Befürwortung von Art und Umfang der Leistung; elektronische Übermittlung an die sozialhilferechtliche Bearbeitung Prüfung erfolgt bei Neufällen immer in einer sog. Gesamtplankonferenz, bei Folgeanträgen i.d.R. über standardisierte Berichterstattung des Anbieters Fallmanagement = Back-Office-Funktion Ausnahme vom Fallmanagement: EGH-Leistungen mit geringem Assistenzbedarf (z.B. Pauschalen, Studienhilfen, Hilfsmittel usw.), ambulante Leistungen für Kinder EH G 30: Fachcontrolling für den Aufgabenbereich des Fachamtes Stelle seit 2015 wiederbesetzt 4 Seit wann wird ein Fallmanagement in der Hamburger EGH durchgeführt? Ab 2004: Einführung eines Fallmanagements für stationäre EGH-Leistungen im Rahmen des Ambulantisierungsprogramms Aufwändiges Gesamtplanverfahren für ca. 3.500 Leistungsempfänger unter der Fragestellung Ist eine ambulante Leistung möglich? 2009-2012: Einführung eines Fallmanagements für ambulante EGHLeistungen (Projekt; Organisation in gesonderter Abteilung des zentralen Fachamtes Eingliederungshilfe) 2013: Verstetigung des Projektes und Einführung einer Einheitssachbearbeitung A bis Z (Sonderbereiche: Persönliches Budget, Hörgeschädigte, behinderte Pflegekinder außerhalb Hamburgs) 2014: Zentralisierung der ärztlichen Begutachtung im Fachamt Eingliederungshilfe Ziel: Gewährung einer einheitlichen sozialmedizinischen Begutachtung Wesentliche qualitative Ergänzung des Fallmanagements der SozPäds bessere Berücksichtigung vorrangiger Kostenträger 5 Bei welchen EGH-Leistungen wird ein Fallmanagement durchgeführt? EGH-Leistungen mit verpflichtendem Fallmanagement sind in der „Gründungsdrucksache“ (Nr. 2008/1597) des Fachamtes W/EH festgelegt: Stationäre EGH für Kinder und Erwachsene: ca. 4.350 Leistungsfälle Teilstationäre EGH (WfbM, Tafö, sonstige Beschäftigungsprojekte) sofern es eine weitere EGH-Leistung gibt: ca. 3.960 Leistungsfälle Ambulante (Wohn-)hilfen (AWG, PBW, Wohnassistenz, Ambulante Sozialpsychiatrie (ASP, PPM und BeWo)) für Erwachsene: ca. 8.400 Leistungsfälle weitere EGH-Nebenmaßnahmen (in Hamburg: Haushaltshilfen, Beförderungspauschalen, Teilhabepauschale für Senioren usw.) und HzP werden im Fallmanagement mitbearbeitet, sofern es eine der o.a. EGH-Leistungen gibt 6 Ressourcen des Fallmanagements Qualifikation: Sozialpädagogen/innen mit staatlicher Anerkennung; TVL- E 9, Fallgruppe 1; Fachärzte: A 15/E 15; Ärzte: E 13. Abschnitt Fallzahl VZÄ EH 21, 22, 23, 31, 32, 34 (FM A bis Z) 14.299 61 (ohne Leitung) 235 EH 33 (FM Persönliches Budget) 393 3 (inkl. Leitung) 131 EH 23 H (FM Hörgeschädigte) 160 2 (ohne Leitung) 80 EH 21 P Im Aufbau (FM Pflegekinder) 2 (ohne Leitung Im Aufbau EH 4 (ärztlicher Fachdienst) 2,8 (inkl. Leitung) 60-80 Neufallgutachten pro Monat Ca. 190-240 Neufälle pro Monat Fallzahl pro VZÄ 7 Warum Fachcontrolling/interne Steuerung? Projektverstetigung „Einführung eines Fallmanagements in der ambulanten Eingliederungshilfe“ war an positive fachliche und fiskalische Evaluation geknüpft Einführung eines aufwändigen Gesamtplanverfahrens gemäß § 58 SGB XII Verstärkung der Kundenorientierung Optimierung der Verfahrensabläufe zur Qualitätssicherung und Kostenbegrenzung in der ambulanten Eingliederungshilfe Umsetzung/Nachweiserbringung Aufbau des derzeitigen Workflows und darüber Gewährleistung des aufwändigen Gesamtplanverfahrens = jede/r Leistungsberechtigte hat einen Gesamtplan einmalige Kundenbefragung; Messung der Bearbeitungszeiten Identifikation von Indizes, die einen fiskalischen Steuerungserfolg nachweisen Einbau eines elektronischen Zählverfahrens in das eigene FallmanagementDatenbanksystem Ergebnisse des Projektberichts im Internet: http://www.hamburg.de/4368848 8 Steuerungserfolg des Fallmanagements bis 2011 Kostenersparnis durch das Fallmanagement für amb. EGH-Leistungen durch Ablehnungen/Reduzierungen (siehe Projektbericht S. 14 u. 16): 2009 2010 2011 Eingesparte Kosten 2009 bis 2011 Zahl durch das FM abgelehnter Anträge auf amb. EGH 65 200 177 3.882.722 € Zahl durch das FM reduzierter Anträge auf amb. EGH 774 3.651 4.028 8.446.997 € SUMME 12.329,719 € Diese Zahlenwerte wurden nicht als Steuerungsnachweis anerkannt! 9 Steuerungserfolg des Fallmanagements bis 2011 Minder/Mehrausgaben durch veränderte durchschnittliche Fallkosten gegenüber 2007 in einzelnen amb. Leistungssegmenten (siehe Projektbericht, S. 12): Leistungsart 2009 2010 2011 -51.018 € -76.995 € -82.284 € 1.943 € 274.851 € 875.066 € HfbK -57.253 € -141.089 € -135.106 € PPM -205.490 € -848.768 € -2.503.789 € PBW WA SUMME - 311.818 € - 792.001 € -1.846.113 € Zahlen inflationsbereinigt unter Berücksichtigung der Kostensatzsteigerungen Diese Zahlenwerte wurden als Steuerungsnachweis anerkannt! 10 Was und warum ist derzeit Teil unseres Fachcontrollings? Direkter Refinanzierungsnachweis wie im Projekt ist nicht mehr erforderlich – Warum trotzdem ein Fachcontrolling? Neue externe Anforderungen: Kennzahlen im Rahmen des Berichtswesen der Strategischen Neuausrichtung des Hamburger Haushaltswesen an die Bürgerschaft Befürwortungsentwicklung im Rahmen der Trägerbudgets der neuen Ambulanten Sozialpsychiatrie Nachweis des Steuerungserfolgs des neuen ärztlichen Fachdienstes Internes Fachcontrolling/interne Steuerung Fachliche Entwicklungen der EGH frühzeitig erkennen Nachweis der eigenen Effizienz und Wirksamkeit/Effektivität jederzeit dokumentierbar machen! Gewährleistung einer einheitlichen Verwaltungspraxis Gewährleistung gleicher fachlicher Standards und Qualität Besserer Überblick, um die eigenen knappen Ressourcen effektiv und effizient einsetzen zu können! 11 Kennzahlen im Rahmen SNH an die Bürgerschaft Eingliederungshilfe (Bezirksamt Wandsbek; Fachamt EH) Plan-Wert 2015 Ist-Wert zum gesamt 30.06.2015 Plan-Wert zum 30.06.2015 Abweichung in % Ziel: Bedarfsgerechte Hilfe für berechtigt Antragstellende ist sichergestellt. Leistungen an Leistungserbringende im Zuständigkeitsbereich sind sichergestellt. EGH-Bedarf ist geprüft und befürwortet. Kennzahlen für Ziel: 1. Anzahl der Leistungsberechtigten (nur EH 1) insgesamt 2. Anzahl der erstellten Gesamtpläne insgesamt 6.835 6.776 6.835 -0,86% 5.300 2.502 2.650 -5,58% 3. Anzahl der erstellten Gesamtpläne in der stationären Eingliederungshilfe 610 309 305 1,31% 4. Anzahl der erstellten Gesamtpläne in der ambulanten Eingliederungshilfe 4.690 2.216 2.345 -5,50% 24.000 12.367 12.000 3,06% 6. Anzahl der Befürwortungen in der stationären Eingliederungshilfe 4.000 1.844 2.000 -7,80% 7. Anzahl der Befürwortungen in der ambulanten Eingliederungshilfe 16.500 8.464 8.250 2,59% 12 5. Anzahl der Befürwortungen insgesamt Befürwortungsentwicklung im Rahmen der Trägerbudgets der Ambulanten Sozialpsychiatrie Seit 2014 erhalten die Hamburger Anbieter, die Leistungen der Ambulanten Sozialpsychiatrie erbringen, feste Jahresbudgets Derzeit ca. 50 Anbieter mit 5.800 Leistungsempfängern Fachleistungsstunden bzw. sog. „Verrechnungseinheiten“ (1 Einzelstunde = 1,0 VE, 1 Gruppenstunde = 0,25 VE) werden auf Einzelfallebene nicht mehr mitgeteilt Dafür wird unterjährig und insbesondere vor den neuen Budgetverhandlungen den Anbietern und der Fachbehörde die jeweils über den Einzelfall befürwortete Summe an Verrechnungseinheiten pro Anbieter transparent gemacht Parallel können wir im Fachamt monatlich nachvollziehen, wie sich die Zahl der Leistungsempfänger, der Erstbefürwortungen, der beendeten Maßnahmen und der durchschnittlich befürworteten Einzel- und Gruppenstunden pro Anbieter entwickelt 13 Nachweis des Steuerungserfolgs des neuen ärztlichen Fachdienstes Erhebung diverser Kennzahlen: Anzahl Gutachten Neuanträge; Anzahl Nachbegutachtungen im Auftrag des Fallmanagements Anteil persönlicher Begutachtung vs. Gutachten nach Aktenlage Bearbeitungszeit ab Vorlage der Schweigepflichtentbindung Anteil der Ablehnungen des Fallmanagements Auswertung der Ablehnungsgründe zählt nicht zum Personenkreis § 53 SGB XII mangelnde Mitwirkung Bedarf wird durch andere/vorrangige Kostenträger gedeckt keine wesentliche Teilhabeeinschränkung trotz Zuordnung zu § 53 SGB XII keine Arbeit an EGH-Zielen (mehr) möglich usw. Weiterleitung an andere zuständige Stellen (z.B. bei Suchterkrankung andere Hamburger Zuständigkeit) 14 Fragen und Diskussion 15 Internes Fachcontrolling Erhebung diverser Kennzahlen: Erhebung Antragsart und –umfang; Vergleich mit tatsächlicher Befürwortung Steuerungserfolge können hierdurch eindeutig dem Fachamt zugeordnet werden Auswertung der Befürwortungen (Maßnahmenwechsel, Leistungsumfang, Zusammenhangsleistungen, Unterschiede zwischen Einzel- und Gruppenstunden, Alter und Geschlecht, Einzelfallentscheidungen mit besonderen Bedarfen, Einrichtungsspezifika, Persönliche Budgets) Kern eines Fachcontrollings Warum wird ein Fall z.d.A. gelegt? Auswahlgründe u.a.: „erfolgreich beendet“, „Abbruch auf Wunsch des Leistungsberechtigten“ usw. erste Stufe eines Wirksamkeitscontrolling? Auswertung von Widersprüchen (Häufigkeit und Ergebnis) Alter des letzten Gesamtplans Auswertung der Nationalitäten der Leistungsberechtigten 16 Fragen und Diskussion 17 Interne Steuerung Interne Zielsetzungen: Fachliche Entwicklungen der EGH frühzeitig erkennen Nachweis der eigenen Wirksamkeit jederzeit dokumentierbar machen! Gewährleistung einer einheitlichen Verwaltungspraxis Gewährleistung gleicher fachlicher Standards und Qualität Besserer Überblick, um die eigenen knappen Ressourcen effektiv und effizient einsetzen zu können! Ausgewählte Erkenntnisse nach außen und innen kommunizieren Benchmarking der sechs nach A-Z-Buchstabenzuordnung aufgestellten Abschnitte des Fallmanagements Regelmäßige Auswertung der Befürwortungen (Leistungsart- und umfang im Vergleich zur Antragstellung, Ablehnungsgründe, Befürwortungszeiträume, erfolgreicher Abschluss von Maßnahmen, usw.) gleichzeitige Nutzung der Daten als internes Personalbemessungsinstrument („Arbeitslast“, Bearbeitungszeiträume) Diskussion der Auswertungsergebnisse im Leitungskreis; ggf. Rücksprache mit den Abschnittsleitungen 18 Zukunft unseres Fachcontrollings? Ziele: Aufrechterhaltung und Ausbau der regelhaften internen Berichterstattung Interne Akzeptanz ggü. einem Fachcontrolling erhalten/ausbauen Stärkere Berücksichtigung/Evaluation der Messung von „Wirksamkeit“ und „Erfolg“ von EGH-Leistungen; langfristig auch bis auf die Einzelfallebene Problem der Ursache-Wirkungs-Kette Risiken: Vernachlässigung der Controllingberichte im Tagesgeschäft der Durchführungsebene Fachcontrolling im Fachamt Eingliederungshilfe derzeit abhängig von einer selbstentwickelten Access-Anwendung Access-Anwendung soll in den nächsten 2-3 Jahren von einer neuen Sozialhilfe-Standardsoftware abgelöst werden Unklar, im welchem Umfang eine neue Standardsoftware die gerade erarbeiteten Controlling-Möglichkeiten bieten kann 19 Fragen & Diskussion 20 Backup-Folien 21 Backup-Folien 22 Backup-Folien 23 Kontakt Fachamtsleitung: Dr. Dirk Mellies Freie und Hansestadt Hamburg Bezirksamt Wandsbek│Fachamt Eingliederungshilfe Fachamtsleitung W/EH L Postadresse: Barmbeker Markt 22 - 22081 Hamburg Tel.: +49 (0) 40 428 81-9415│Fax: +49 (0) 40 4279-05645 E-Mail: [email protected] Fachcontrollerin: Agnieszka Czarnecka Freie und Hansestadt Hamburg Bezirksamt Wandsbek│Fachamt Eingliederungshilfe Fachcontrolling/Leitungsassistenz W/EH G 30 Postadresse: Barmbeker Markt 22 - 22081 Hamburg Tel.: +49 (0) 40 428 81-9310│Fax: +49 (0) 40 4279-05301 E-Mail: [email protected] Internet: http://www.hamburg.de/fachamt-eingliederungshilfe/ 24