Out of Office Manager

CI-Out-of-Office LITE
Abwesenheiten unter MS-Exchange® 2010/2013/2016 und Office 365 Cloud®
verwalten und vereinheitlichen
Version 2
© ci solution GmbH 2011-2016
Handbuch Deutsch
Verfasser: ci solution GmbH
5. Januar 2016
berücksichtigt Version 2.0.10
Auszeichnungen des CI-Out-of-Office Manager:
ci solution GmbH
Andreas Stäblein Straße 14
97820 Remlingen
E-Mail: [email protected]
Fon: +49 (0) 9369 / 980-441
Fax: +49 (0) 9369 / 980-443
2 von 26
INHALTSVERZEICHNIS
Inhaltsverzeichnis .................................................................................................................................................................................................................... 2
1
CI-Out-of-Office LITE ................................................................................................................................................................................................. 3
1.1
Überblick ........................................................................................................................................................................................................ 3
1.2
Anmerkung ................................................................................................................................................................................................... 4
1.3
System Anforderungen ............................................................................................................................................................................ 4
1.4
Lizenzierung .................................................................................................................................................................................................. 4
2
Installation / Konfiguration - Schritt für Schritt .............................................................................................................................................. 5
2.1
Download und entpacken der Software CI-Out-of-Office LITE .............................................................................................. 5
2.2
Vorbereitung Exchange / Cloud -- zwingend erforderlich! .................................................................................................. 5
3
4
5
6
7
8
9
10
2.2.1
Vorbereitung Exchange / Active Directory ...................................................................................................................................... 6
2.2.2
2.3
Vorbereitung Office 365 Cloud / Impersonalisierung................................................................................................................. 8
Konfiguration der Software .................................................................................................................................................................... 9
2.3.1
Basis-Einstellungen .................................................................................................................................................................................... 9
2.3.2
Einstellung: WebService (Exchange 2010/2013).......................................................................................................................... 10
2.3.3
Cloud-Modus (Office 365 Cloud) konfigurieren.......................................................................................................................... 10
2.3.4
Vorlagen festlegen ................................................................................................................................................................................... 11
2.3.5
Erweiterte Einstellungen (nur in lizensierter Version verfügbar) .......................................................................................... 12
2.3.6
Software auf einem Netzlaufwerk ablegen ................................................................................................................................... 12
Verwenden der Software… .................................................................................................................................................................................... 13
3.1
…im Exchange-Modus ............................................................................................................................................................................ 13
3.2
…im Cloud-Modus ................................................................................................................................................................................... 14
Mitgelieferte Skripte (VBS-Dateien) & Parameter ....................................................................................................................................... 15
Beispiel-Vorlage ......................................................................................................................................................................................................... 16
Variablen ....................................................................................................................................................................................................................... 17
Fehler und deren Bedeutung ............................................................................................................................................................................... 19
Outlook integration .................................................................................................................................................................................................. 21
Hintergrundwissen.................................................................................................................................................................................................... 22
9.1
Warum ist keine Installation erforderlich? ..................................................................................................................................... 22
9.2
Ausführungsgeschwindigkeit der Software ................................................................................................................................... 23
9.3
Der technische Ablauf ............................................................................................................................................................................ 23
9.4
Art der OWA Authentifizierung (Client-Zugriff) ermitteln ...................................................................................................... 24
9.5
Cloud Servername ermitteln ................................................................................................................................................................ 25
Feedback und Kontakt ............................................................................................................................................................................................ 26
3 von 26
1
1.1
CI-OUT-OF-OFFICE LITE
Überblick
CI-Out-of-Office LITE (CI-OOF-LITE) ist eine Software mit der Abwesenheitsmeldungen („Automatische Antworten“)
zentral gesteuert und durch Vorlagen innerhalb einer Domäne vereinheitlicht werden können. Es ist möglich den
Abwesenheitsstatus (aktiv / inaktiv) sowie die Abwesenheitsmeldung (Out-of-Office Nachricht) eines anderen Benutzers zu
bearbeiten. Dies ermöglicht es z.B. Mitarbeiter(innen) der Personalabteilung, Abteilungsleitern, … die Abwesenheitseinstellungen anderer Mitarbeiter zu setzen / zu bearbeiten (z.B. im Krankheitsfall). Natürlich kann der Benutzer selbst
seinen eigenen Abwesenheitsstatus verändern und die Abwesenheitsmeldung auf Basis definierter Vorlagen (z.B. für
Urlaub, Schulung, …) setzen.
Die Vorlagen für Abwesenheitsmeldungen können mithilfe von Variablen gestaltet werden. Das ermöglicht eine
unternehmensweite Vereinheitlichung der Abwesenheitsmeldungen bei gleichzeitiger Flexibilität durch dynamische
Variablen und Benutzerdaten aus dem Active Directory (siehe Kapitel 5: Beispiel-Vorlage).
Beispiele für den Einsatz:
 Setzen / bearbeiten des eigenen Abwesenheitsstatus / der eigenen Abwesenheitsnotiz.
 Setzen / bearbeiten des Abwesenheitsstatus / der Abwesenheitsnotiz eines anderen Mitarbeiters z.B. durch die
Personalabteilung im Krankheitsfall.
Funktionen:
 Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen für jede Mitarbeiterin / jeden Mitarbeiten bzw. für jede
beliebige Mailbox oder Verteilergruppe
 Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen in der Office 365 Cloud
 Einfügen der E-Mail Signatur in die Abwesenheitsnotiz
 Durchführen von Ersetzungen innerhalb der Abwesenheitsmeldungen bzw. der Vorlagen
 Outlook-Integration über Toolbar möglich (Download und Beschreibung unter http://www.ci-solution.com/hilfesupport.html)
 E-Mail Weiterleitung bei Abwesenheit aktivieren (nur in erweiterter Version mit Lizenz verfügbar).
Vorteile / Besonderheiten:
 Vereinheitlichung der Abwesenheitsnotizen im Unternehmen – Stichwort: Corporate Identity
 Zentrale Verwaltung
 Keine klassische Installation erforderlich (weder Client- noch Serverseitig). Die Software muss lediglich
konfiguriert und verteilt werden, z.B. über eine Freigabe
 In der Basis-Version kostenlos (siehe auch Lizenzierung)
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1.2
Anmerkung
Achten Sie im weiteren Verlauf des Handbuches auf dieses Hinweiszeichen:
Es weist auf häufige Fehlerquellen und oft gestellte Fragen hin.
1.3
System Anforderungen





Windows XP und höher (inkl. Windows 7, Windows 8, … und alles was noch kommen mag…)
Prinzipiell jedes Betriebssystem auf dem .NET Framework 2 oder höher installiert werden kann.
Mindestens .NET Framework 2.0
Exchange 2010, Exchange 2013 oder Office 365 Cloud
Anbindung am Active Directory. Aus diesem werden die Benutzerdaten gelesen.
Ausnahme: Cloud-Modus – Im Cloud-Modus müssen die Benutzerdaten innerhalb der Software gepflegt werden
(siehe Hinweis).
Hinweis zu Cloud-Modus: Es ist möglich mit dem .Net Framework 4.5 und einem zusätzlichen Dienst von Microsoft, sowie
dem Vorhandensein der Powershell Benutzerdaten aus der Cloud zu extrahieren. Die Systemanforderungen erscheinen
uns derzeit noch zu hoch angesetzt, so dass wir uns bewusst dagegen entschieden haben diese Funktionalität zum
jetzigen Zeitpunkt anzubieten.
1.4
Lizenzierung
Den CI-Out-of-Office LITE stellen wir in zwei Varianten zur Verfügung:
1.
Die Basis-Version stellen wir „as is“ kostenlos (Lizenzfrei) und ohne telefonischen Support zur Verfügung.
2.
Die erweiterte Version mit zusätzlichen Funktionen, wie z.B. E-Mail Weiterleitungen bei Abwesenheit, können
Sie nur mit einer gültigen Lizenz des CI-Out-of-Office Manager nutzen.
3.
Die maximale Anzahl von Cloud-Benutzern ist auf 99 begrenzt. Weitere können Sie nur mit einer gültigen
Lizenz (Anzahl der Lizenzen) des CI-Out-of-Office Manager nutzen.
Neben dem CI-Out-of-Office LITE bieten wir mit dem CI-Out-of-Office Manager sozusagen einen „großen Bruder“, als
lizenzpflichtige Software mit spürbar mehr Funktionalität und vollem Support an.
Wir behalten uns das Recht vor, die „Lizenzpolitik“ zukünftig jederzeit ändern zu können. (Das müssen wir erwähnen. Sie
wissen bestimmt wie das ist… ;-)). Eine solche Änderung gilt ausschließlich für neue Versionen/Revisionen. Jede von uns
veröffentlichte kostenlose (lizenzfreie) Basis-Version wird es auch immer bleiben.
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2
INSTALLATION / KONFIGURATION - SCHRITT FÜR SCHRITT
Eines vorweg: Eine „klassische“ Installation (mit Installationsroutine und damit verbundenen Administrator-Rechten) ist
nicht erforderlich. Der CI-Out-of-Office Manager wird lediglich konfiguriert.
Dieses Kapitel zeigt Ihnen die Konfiguration des CI-Out-of-Office LITE Schritt für Schritt. Für den Zugriff auf Exchange oder
auf die Office 365 Cloud muss ein Benutzer mit entsprechenden Rechten angelegt werden, sofern nicht bereits vorhanden.
Auch das wird entsprechend beschrieben. Halten Sie am besten die Reihenfolge der nachfolgend beschriebenen Schritte ,
dann ist die Software in wenigen Minuten startbereit. Es ist wirklich kein Hexenwerk – versprochen.
1.
Download und entpacken der Software CI-Out-of-Office LITE
2.
Anlegen eines Benutzers für den Zugriff auf Exchange bzw. auf die Office 365 Cloud
3.
Konfiguration der Software
4.
Optional: Abwesenheitsvorlagen definieren und anlegen/bearbeiten
5.
Optional: Ablage der Software auf einem Netzlaufwerk
2.1
Download und entpacken der Software CI -Out-of-Office LITE
Falls noch nicht erfolgt, laden Sie die Software bitte von unserer Website www.ci-solution.com.
Entpacken Sie die .zip Datei auf Ihrer lokalen Festplatte – idealerweise unter: c:\ci-oof-lite.
(Sie können es später jederzeit im Netzwerk zur Verfügung stellen.)
2.2
Vorbereitung Exchange / Cloud -- zwingend erforderlich!
Der CI-Out-of-Office LITE ermöglicht es den Abwesenheitsstatus eines anderen Benutzers zu bearbeiten, ohne dessen
Anmeldedaten (vor allem dessen Kennwort) zu kennen. Deshalb muss ein „zentraler“ Benutzer mit den erforderlichen
Rechten erstellt werden, über den der CI-Out-of-Office LITE auf die Postfächer bzw. den Abwesenheitsstatus der Benutzer
zugreifen kann.
Wählen Sie bitte das zutreffende Kapitel entsprechend Ihrer Umgebung und führen Sie die notwendigen Schritte durch.

Kapitel 2.2.1: Vorbereitung Exchange / Active Directory

Kapitel 2.2.2: Vorbereitung Office 365 Cloud
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2.2.1
Vorbereitung Exchange / Active Directory
Hintergrund zur Kommunikation der Software mit dem Exchange Server
Die Software verwendet zur Kommunikation mit dem Exchange Server einen eigenen Benutzer. Das ist erforderlich, da
zum Lesen und Speichern von Abwesenheitsmeldungen spezielle Rechte benötigt werden (die der „normale“ Benutzer
nicht hat).
Wichtig: Sie brauchen für die Kommunikation mit Exchange einen Benutzer, der mindestens „SEND AS“ und „RECEIVE AS“
Rechte für den Exchange Server hat.
Sofern ein bereits existierender Benutzer über die geforderten „SEND AS / RECEIVE AS“ Rechte verfügt (z.B. ein Benutzer
den Sie für CI-Sign angelegt haben, ein Blackberry-Admin, …) können Sie diesen Benutzer verwenden. Andernfalls folgen
Sie der nachfolgenden Beschreibung um einen solchen Benutzer anzulegen und diesem die erforderlichen Rechte zu
gewähren.
Active Directory Benutzer „oofadmin“ anlegen
Legen Sie einen neuen Benutzer „oofadmin“ im Active Directory an. Legen Sie für diesen Benutzer auch ein Postfach für
Exchange an.
Abbildung 1: Active Directory Benutzer "oofadmin"
Verwenden Sie nicht die Gruppe Domänen-Administratoren. Diese hat unter Exchange das Recht „SEND
AS“ und „RECEIVE AS“ explizit verweigert! Tipp: Gruppe Administratoren
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Impersonalisierung einrichten / Berechtigung für Exchange (2010/2013) gewähren
Falls nicht unter Schritt 1 angelegt, dann legen Sie nun ein Postfach für den eben erstellten Benutzer im Exchange an.
Die Impersonalisierung ermöglicht es einem Benutzer die „Rolle“ eines anderen Benutzers einzunehmen. Dieser Zugriff ist
für die meisten Software-Produkte erforderlich, die auf den Exchange aufbauen.
Öffnen Sie die Exchange Management Shell (Exchange Verwaltungsshell). Führen Sie dort den nachfolgenden
Command (CMD-LET) aus, um den Benutzer oofadmin die erforderlichen Rechten (Impersonalisierung) zu gewähren:
Kopieren Sie den nachfolgenden Befehl. Passen Sie ggf. den Benutzernamen an:
New-ManagementRoleAssignment -Name:cisolutionImpersonation –Role:ApplicationImpersonation –User:oofadmin
Abbildung 2: Exchange Verwaltungsshell - CMD-LET ausführen
Prüfen Sie den Zugriff über OWA
Geben Sie die Adresse zu OWA inklusive der E-Mail Adresse eines existierenden Postfaches (nicht Ihr eigenes und nicht
das Postfach des oofadmin) im Internet Explorer ein.
Beispiel: https://internerExchangeServer/OWA/[email protected]
Melden Sie sich mit dem oofadmin und dessen Passwort an. Ist der Zugriff möglich, dann kann auch der CI-Out-of-Office
LITE auf das Postfach zugreifen. Ist der Zugriff nicht möglich, klappt es auch über die Software nicht.
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2.2.2
Vorbereitung Office 365 Cloud / Impersonalisierung
Für den Zugriff des CI-Out-of-Office LITE auf Benutzer innerhalb der Office 365 Cloud wird ein Benutzer mit
Impersonalisierung (Impersonation) benötigt. Im Nachfolgenden erfahren Sie wie ein solcher Benutzer angelegt werden
kann. Hier im Beispiel wird der Benutzer m.buettner (Administrator) verwendet.
Damit der Benutzer (in diesem Fall der Administrator m.buettner) auf alle Mailboxen
zugreifen kann wird eine sog. „ApplicationImpersonation“ Rolle benötigt.
Wechseln Sie unter Administrator -> Exchange in die Exchange-Verwaltungskonsole
Ihres Cloud Accounts.
Wählen Sie nun „Berechtigungen“ (linkes Menü) -> „Administratorrollen“ (oben).
Abbildung 3: ExchangeVerwaltungskonsole aufrufen
Falls noch keine Rolle für die Impersonalisierung
existiert legen Sie eine neue Rolle an.
Name: ApplicationImpersonation (kann beliebig
gewählt werden, sollte idealerweise aussägekräftig
sein.)
Beschreibung: optional; kann nicht schaden…
Rollen: fügen Sie ApplicationImpersonation hinzu.
Mitglieder: fügen Sie den entsprechenden Benutzer
hinzu.
Der hier angegebene Benutzer wird von CI-Out-ofOffice LITE als für den Zugriff auf CLoud Benutzer
verwendet. Tragen Sie dessen Zugangsdaten
(Benutzername und Kennwort) in der CI-Out-of-Office
LITE Konfiguration ein.
Abbildung 4: Rolle "ApplicationImpersonation" anlegen
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2.3
Konfiguration der Software
>> Benutzer angelegt? Rechte zugewiesen? Zugriff geprüft? Prima, dann geht es nun an die Konfiguration.
Starten Sie die Datei config.vbs. Es öffnet sich die Konfiguration.
Abbildung 5: CI-Out-of-Office LITE - Konfiguration
2.3.1
Basis-Einstellungen
Die Basis-Einstellungen können Sie in der Regel so verwenden wie angegeben. Änderungen sind selten erforderlich.
Pfad zum Öffnen: (Standard = leer) Wenn leer, dann der Pfad aus dem die Software aufgerufen wurde. Dieser bildet
zusammen mit der Angabe „Vorlagen Ordner“ den absoluten Pfad zu den Vorlagen. Falls diese z.B. auf einem
abweichenden Netzlaufwerk liegen geben Sie hier den Pfad zum OOF LITE Programmverzeichnis ein.
Vorlagen Ordner: (Standard = Vorlagen\) Ordner mit den Abwesenheits-Vorlagen. Bildet zusammen mit
Anzeigename: (Standard = @@displayName) Wert für die Anzeige des Stellvertreters.
Reg-Key: Die Software speichert den zuletzt gewählten Stellvertreter in der Registry (zu finden unter HKCU\Software\VB
and VBA Settings\ci-oof-lite\Optionen). Hier können Sie das bei Bedarf ändern.
GAL-Anzeige: Angabe der einzelnen Spaltenbreiten für die Anzeige der Globalen Adressliste (in Summe 100 %)
Schließe nach Aktivierung: Schließt den Benutzerdialog nach Aktivierung der Abwesenheit.
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2.3.2
Einstellung: WebService (Exchange 2010/2013)
Wählen Sie zunächst die Art der Authentifizierung für
Exchange/OWA aus (siehe auch Kapitel 9.4 Art der OWA
Authentifizierung (Client-Zugriff) ermitteln)
Benutzer: Tragen Sie hier den eben erstellten Benutzer ein
„oofadmin“ – oder einen anderen Benutzer mit den entsprechenden
Rechten im AD und am Exchange Server.
Passwort: Passwort des Benutzers.
Domain (FQDN): Ihre Domäne als Full-Qulified-Domain-Name
z.B. cisolution.local (wichtig!)
Server: Ihr Exchange Server.
Alias: Über diesen Wert erfolgt der Zugriff auf das Exchange
Postfach. In den meisten Fällen ist @@mail richtig.
Abbildung 6: Konfiguration - Exchange
Diese Variable wird zur Laufzeit durch den entsprechenden Wert
(des Benutzers) aus dem Active Directory ersetzt. Also im Falle von
@@mail beispielweise durch [email protected]. Wenn
damit das Postfach identifiziert werden kann, müssen Sie hier keine Änderung vornehmen. Eine andere Variante könnte
z.B. sein: @@givenName.@@sn
Startform: Legen Sie fest welches Formular der Benutzer zu sehen bekommt, bzw. welche Funktionen ihm zur Verfügung
stehen. Zur Auswahl stehen

Easy: Bearbeitung der eigenen Abwesenheit – kein Zugriff auf andere Mitarbeiter.

Standard: Zugriff auf andere Benutzer ebenfalls möglich.

Erweitert (nur in lizenzierter Version): Bietet zusätzlich die Möglichkeit eine E-Mail Weiterleitung bei Abwesenheit
zu aktivieren.
2.3.3
Cloud-Modus (Office 365 Cloud) konfigurieren
Die Software kann entweder im Exchange- oder im Cloud-Modus ausgeführt werden. Eine Kombination ist nicht möglich.
Aktivieren Sie die zunächst die Checkbox „Cloud-Modus“. Nun können die entsprechenden Werte eingegeben werden.
Benutzer: Die Email Adresse (Anmeldename) des Benutzers
mit Impersonalisierungsrechten.
Passwort: Dessen Kennwort
Domain: Ihre Cloud-Domäne
Server: Der Cloud Server. Nicht zwingend erforderlich. Die
Software führt eine Autodiscover durch. Bei
Verbindungsproblemen bitte prüfen und angeben. Siehe
Abbildung 7: Cloud-Modus Einstellungen
auch Kapitel 9.5 Cloud Servername ermitteln.
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Button „Cloud-Benutzer bearbeiten“: Im Cloud-Modus müssen die Benutzerdaten innerhalb der Software gepflegt
werden. Klicken die den Button. Es öffnet sich eine Formular mit dem Sie Ihre Cloud Benutzer anlegen und bearbeiten
können.
Es ist zwar möglich mit dem .Net Framework 4.5 und einem zusätzlichen Dienst von Microsoft, sowie dem Vorhandensein
der Powershell Benutzerdaten aus der Cloud zu extrahieren. Die Systemanforderungen erscheinen uns derzeit noch zu
hoch angesetzt, so dass wir uns bewusst dagegen entschieden haben einen automatischen Abgleich zum jetzigen
Zeitpunkt anzubieten. Um diesen Prozess dennoch einfacher zu gestalten ist ein .csv Export/Import aus der Cloud in den
CI-Out-of-Office LITE geplant. Sprechen Sie uns bei Bedarf an.
2.3.4
Vorlagen festlegen
Der CI-Out-of-Office LITE wird mit Basisvorlagen ausgeliefert. Diese dienen vor allem als Beispiel, können aber direkt
eingesetzt werden. Bei der Konfiguration unter „Betreff und Vorlagendefinition“ legen Sie fest, welche Vorlagen dem
Benutzer in der Anwendung zur Verfügung stehen. Die Vorlage wird immer mit einem „Grund der Abwesenheit“
verknüpft. Die Einstellungen sehen Sie in der Nachfolgenden Abbildung.
Abbildung 8: Definition "Grund der Abwesenheit" mit dazugehörigen Einstellungen
Sprache: Je nach ausgewählter Sprache, steht die Vorlage entsprechend in der Anwendung zur Verfügung.
Grund: „Grund der Abwesenheit“ steht dem Benutzer als Auswahl in der Anwendung zur Verfügung.
Stellvertreter: Muss ein Stellvertreter ausgewählt werden?
Signatur: Hier können Sie definieren welche Signatur dem Benutzer zur Auswahl steht und somit in die
Abwesenheitsmeldung eingefügt werden kann. Hierbei können Sie die sog. Wildcard „*“ verwenden. *.txt trifft auf alle
Signaturen zu die mit .txt enden; *_extern.txt auf alle die mit _extern.txt enden.
TXT-Vorlage: Hier wählen Sie die Vorlage für die Abwesenheitsmeldung. Derzeit werden nur Text-Vorlagen unterstützt.
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2.3.5
Erweiterte Einstellungen (nur in lize nsierter Version verfügbar)
In der lizensierten Version des CI-Out-of-Office LITE stehen
Ihnen erweiterte Funktionen zur Verfügung. Diese können
hier konfiguriert werden.
Änderungen im OOF-Text erlauben: Der Benutzer kann
die Abwesenheitstext vor dem aktivieren bearbeiten.
Signatur automatisch anfügen: Die Signatur (aus Outlook
Signaturen %appdata%\microsoft\signatures) wird
automatisch eingefügt.
Benutzerauswahl (anderer Benutzer) nur für diese Gruppe: Die Auswahl eines anderen Benutzers (um dessen
Abwesenheitsstatus zu bearbeiten) nur Mitgliedern der hier angegebene Active Directory Gruppe erlauben.
2.3.6
Software auf einem Netzlaufwerk ablegen
Die Software muss weder auf dem Server noch auf dem Client installiert werden. Nach der Konfiguration wird das lokale
Verzeichnis einfach auf eine Netzwerk-Freigabe gelegt und kann von dort mit CI-OoF-Lite-Net.vbs gestartet werden.
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3
VERWENDEN DER SOFTWARE…
Starten Sie den CI-Out-of-Office LITE entweder durch direkten Aufruf der ausführbaren Datei ci-oof-lite.exe oder über das
mitgelieferte Skript CI-OoF-Lite-Net.vbs. Verwenden Sie unbedingt letzteres beim Aufruf von einem Netzlaufwerk (siehe
auch Kapitel 2.3.6 Software auf einem Netzlaufwerk ablegen).
3.1
…im Exchange-Modus
Abbildung 9: Vergleich Benutzerdialog „Standard“ und „Easy“ – Easy erlaubt keine Auswahl eines anderen Benutzers
Beim Start wird der Abwesenheitsstatus des angemeldeten Benutzers angezeigt. Der Benutzerdialog „Standard“ erlaubt es
einen anderen Benutzer auszuwählen. Die Abwesenheit wird aktiviert, indem der Zeitraum, der Grund der Abwesenheit (=
Vorlage) sowie ein Stellvertreter (je nach Konfiguration erforderlich) ausgewählt und der Dialog mit OK bestätigt wird.
--- Zu beachten --Zeitraum der Abwesenheit: informelle Angabe für die Abwesenheitsmeldung (Ich bin abwesend von … bis …). Es ist nicht
möglich Abwesenheiten (Termine) im Voraus zu planen, da der Exchange-Server dies nicht unterstützt. Ein Benutzer ist
entweder anwesend oder abwesend. Falls Sie hier eine erweiterte Funktionalität suchen, so dass geplante Termine
automatisch zum gegebenen Zeitpunkt in Abwesenheiten umgesetzt werden, dann schauen Sie sich bitte den CI-Out-ofOffice Manager an (http://www.ci-solution.com/produkte/oof-abwesenheitsassistent.html).
Stellvertreter: hierbei handelt es sich um eine informelle Angabe. Es erfolgt keine Weiterleitung der E-Mails.
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3.2
…im Cloud-Modus
Abbildung 10: Benutzerdialog im Cloud-Modus
Beim Start werden alle angelegten Cloud-Benutzer in der Listenansicht dargestellt. Um den Status eines Benutzers
anzuzeigen / zu bearbeiten wählen Sie den Benutzer durch Doppelklick aus (alternativ: Benutzer auswählen und „Out-ofoffice Status anzeigen“ klicken).
Die Abwesenheit wird aktiviert, indem der Zeitraum, der Grund der Abwesenheit (= Vorlage) sowie ein Stellvertreter (je
nach Konfiguration erforderlich) ausgewählt und der Dialog mit OK bestätigt wird.
--- Zu beachten --Zeitraum der Abwesenheit: informelle Angabe für die Abwesenheitsmeldung (Ich bin abwesend von … bis …). Es ist nicht
möglich Abwesenheiten (Termine) im Voraus zu planen, da die Office Cloud – wie auch der Exchange-Server dies nicht
unterstützt. Ein Benutzer ist entweder anwesend oder abwesend.
Stellvertreter: hierbei handelt es sich um eine informelle Angabe. Es erfolgt keine Weiterleitung der E-Mails.
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4
MITGELIEFERTE SKRIPTE (VBS-DATEIEN) & PARAMETER
Die direkte Ausführung von einem Netzlaufwerk („Verteilung“) unserer Software übernimmt i.d.R. ein Script.
Es ist mit der Standard Einstellung des .NET Framework nicht (nur bedingt) mögliche eine .net exe (ausführbare Datei)
direkt von einem UNC Pfad (Netzlaufwerk) zu starten. Dies würde (teilweise) einen Ausnahmefehler erzeugen.
Siehe auch Kapitel 9 Warum ist keine Installation erforderlich?
Alle Skripte die mit –Net.vbs enden können direkt vom Netzlaufwerk ausgeführt werden,
Mit dem Download erhalten Sie vorgefertigte Skripte, deren Zweck hier erläutert wird.
CI-OoF-Lite-Net.VBS
StartScript - Zeigt NUR den angemeldeten Benutzer an. Persönliche Abwesenheiten/Termine
können hier eingestellt werden.
--- SCRIPTE zur Lokalen Ausführung… --Debug.VBS
startet die Software mit Parameter /debug. Erzeugt ein LOG-File ggf. zum Support.
CONFIG.VBS
startet die Software mit Parameter /config. Öffnet die CI-Out-of-Office LITE Konfiguration.
--- Parameter --/config
/debug
Öffnet die Software-Konfiguration
Erzeugt ein Log-File – wichtig bei Support-Anfragen.
(Beispiel: CI-OOF-Lite_20132524140638_m.mueller.log; Sie finden das Log-File im Temp Verzeichnis –
verwenden Sie %temp%)
/server
Fixiert den zu verwendenden Server.
/domain
eine vom RootDSE abweichende Domain angeben. Beispiel: /domain:dc=cis,dc=local



/cio – CheckInfoOnlyAndDisable. Aktiviert Weiterleitung nur als Vertreterinformation und last keine Änderung zu.
/cip – CheckInfoPreSelect. CheckInfoOnly als Vorauswahl. Änderung möglich.
/uio – UnCheckInfoOnlyAndDisable - Als Vertreterinfo wird ausgegraut und ist nicht klickbar.
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5
BEISPIEL-VORLAGE
Nachfolgend sehen Sie eine einfache „Standard“ Abwesenheitsmeldung bzw. -Vorlage. Diese Vorlage ist auch im
Download enthalten (Vorlagen\Standard.txt).
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin von ##ooffrom bis ##oofto nicht im Hause.
Ich bin am ##oofat nicht im Hause.
Ich bin zurück am ##oofback.
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich an ##oofforwarduser
E-Mail: ##oofforwardmail
Telefon: ##oofforwardtelephoneNumber
Viele Grüße
@@givenName @@sn
Die Vorlage verwendet zwei Typen von Variablen: @@-Variablen und ##-Variablen. ##-Variablen löschen die komplette
Zeile, wenn die Variable leer ist und keinen Wert enthält. Eine Übersicht aller Variablen finden Sie in Kapitel 6 Variablen.
Nehmen wir die Zeilen:
Ich bin von ##ooffrom bis ##oofto nicht im Hause.
Ich bin am ##oofat nicht im Hause.
Ich bin zurück am ##oofback.
Beispiel 1
Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über einen Tag von 03.10. – 03.10.2013 (Tag der Deutschen Einheit) ein.
Geht die Abwesenheit über nur einen Tag enthalten die Variablen ooffrom und oofto keinen Wert (diese sind nur bei
mehrtägiger Abwesenheit belegt). Folglich wird die erste Zeile gelöscht, da hier ##-Variablen verwendet wurden.
Lediglich oofat sowie oofback enthalten Werte.
Ergebnis:
Ich bin am 03.10.2013 nicht im Hause.
Ich bin zurück am 04.10.2013.
Beispiel 2
Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über mehrere Tage von 24.12. – 26.12.2013 ein.
In diesem Fall sind die Variablen ooffrom und oofto mit Werten belegt, nicht aber oofat. Die erste Zeile bleibt diesmal
stehen, dafür wird die zweite Zeile gelöscht.
Ergebnis:
Ich bin von 24.12.2013 bis 26.12.2013 nicht im Hause.
Ich bin zurück am 27.12.2013.
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6
VARIABLEN
Eine ausführliche Liste der Standard-Variablen finden Sie im Handbuch von CI-Sign (http://www.cisolution.com/fileadmin/downloads/ci-sign/handbuch.pdf). Die am häufigsten verwendeten sind:
Vorname
Nachname
Titel/Position
Abteilung
Firma
Straße
Stadt
PLZ
E-Mail
Telefon
Fax
Mobil
@@givenName
@@sn
@@title
@@department
@@company
@@streetAdress
@@l
@@postalCode
@@mail
@@telephoneNumber
@@facsimileTelephoneNumber
@@mobile
Zusätzlich können in CI-Out-of-Office-LITE die folgenden Variablen verwendet werden:
Von
Bis
Am
Zurück
@@ooffrom
@@oofto
@@oofat
@@oofback
Abwesend von; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit
Abwesend bis; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit
Abwesend am; belegt bei eintägiger Abwesenheit
Verwendet bis oder am und addiert einen Tag (nächster Werktag).
Daten des Stellvertreters
Vorname
@@oofforwardgivenName
Nachname
@@oofforwardsn
Titel/Position
@@oofforwardtitle
DisplayName
@@oofforwarddisplayName
an
@@oofforwarduser
gibt den Benutzer an, an den weitergeleitet wird.
Mail
@@oofforwardmail
Telefon
@@oofforwardtelephoneNumber
Privat
@@oofforwardhomePhone
Fax
@@oofforwardfacsimileTelephoneNumber
Mobil
@@oofforwardmobile
xData1..14
@@oofforwardxData1 bis @@oofforwardxData14
Datum-Variablen Formatieren:
@@oofformatfrom(M'/'d'/'yyyy)
@@ooffrom formatieren
@@oofformatto(M'/'d'/'yyyy)
@@oofto formatieren
@@oofformatat(M'/'d'/'yyyy)
…
@@oofformatback(M'/'d'/'yyyy)
…
Die verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten finden Sie unter: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/73ctwf33.aspx
FuncMonthEN(from, MM)
FuncMonthEN(to, MM)
FuncMonthEN(at, MM)
FuncMonthEN(back, MM)
Formatierungen:
Möglich: from, to, at, back
FuncFormat(from,ddd,en-US)
FuncFormat(from,dddd,en-US)
Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück – für @@ooffrom
Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück – für @@oofto
…
…
Thu
Thursday
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FuncFormat(from,MMM,en-US)
FuncFormat(from,MMMM,en-US)
Feb
February
FuncFormat(from,ddd,de-DE)
FuncFormat(from,dddd,de-DE)
FuncFormat(from,MMM,de-DE)
FuncFormat(from,MMMM,de-DE)
Do
Donnerstag
Feb
Februar
Alle oben aufgeführten Variablen können auch als ##-Variablen verwendet werden, um Zeilen bei leerer Variable zu
löschen (siehe Beispiel in Kapitel 5 Beispiel-Vorlage).
19 von 26
7
FEHLER UND DEREN BEDEUTUNG
Grundsätzliche Vorgehensweise bei Fehlern
Versuchen Sie einen direkten Zugang zum OWA. D.h. Starten Sie den Internet-Explorer und gehen Sie direkt in das
Postfach: http(s)://ExchangeServer/owa/E-Mail_Adresse_des_Benutzers.
Sollte eine Authentifizierung notwendig sein verwenden Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Benutzers, den Sie
in der Konfiguration des CI-Out-of-Office LITE eingetragen haben!
Ist diese Vorgehensweise erfolgreich klappt auch die Verbindung mit dem CI-OoF-Manager!
Die häufigsten Fehler
Die Suche nach dem Stellvertreter konnte nicht durchgeführt werden. Es besteht keine Netzwerkverbindung
Bitte prüfen Sie die Zugangsdaten des Benutzers in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration.
Prüfen Sie bitte auch die eingestellte Authentifizierung.
Mailbox not found // Die OOF-Einstellungen des Benutzers konnten nicht gelesen werden.
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Ist das Postfach des Cloud-Benutzers initialisiert?
Haben Sie die Impersonalisierung eingerichtet? (siehe Kapitel 2.2.2 Vorbereitung Office 365 Cloud /
Impersonalisierung)
Prüfen Sie bitte die Zugangsdaten Ihres Impersonalisierungs-Benutzers in der CI-Out-of-Office LITE
Konfiguration.
Fehler 401
Postfach initialisiert?
Melden Sie sich am betroffenen Postfach über OWA / in der Cloud an.
Hintergrund: Wenn ein Postfach neu erstellt wird ODER noch keine E-Mail eingegangen ist, wird dieses erst
erzeugt, wenn der erste Zugriff darauf erfolgt.
Berechtigung vorhanden?
Ist der Zugriff auf das Postfach über den „oofadmin“ über OWA möglich? Wenn der Zugriff über diesen Weg
nicht möglich ist, kann auch die Software nicht darauf zugreifen. Führen Sie ggf. nochmals das CMDLET aus
(siehe Kapitel Impersonalisierung einrichten / Berechtigung für Exchange (2010/2013) gewähren)
Das CMDLET muss für jeden neu angelegten Benutzer ausgeführt werden! (Exchange Eigenheit… )
Fehler 403 – Der Remoteserver hat einen Fehler zurückgegeben.
Aktivieren/deaktivieren Sie SSL (sichre Verbindung in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration) bzw. stellen Sie
sicher, dass das richtige Protokoll (http oder https) für verwendet wird.
Der Objektverweis wurde nicht auf eine Instanz gelegt.
Aktivieren Sie SSL in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration
Falls SSL aktiviert war, dann deaktivieren Sie das.
(Verwenden Sie sonst http oder https für den OWA Zugriff?) https = SSL ;-)
Bzw. stellen Sie sicher, dass das richtige Protokoll (http oder https) für OWA verwendet wird.
Fehler 500 – interner Serverfehler
Prüfen Sie bitte die Verbindung zum OWA manuell über einen Browser. Wurde ggf. die E-Mail Adresse des
Benutzers geändert?
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8
OUTLOOK INTEGRATION
Auf unserer Homepage www.ci-solution.com finden Sie unter Hilfe & Support eine Toolbar, mit der Sie diese Software
integrieren können. Die Bedienung kann damit also aus Outlook heraus erfolgen. Selbstverständlich ist auch dieses Add-in
zentral konfigurierbar und zu administrieren.
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Download der Toolbar.
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9
HINTERGRUNDWISSEN
9.1
Warum ist keine Installation e rforderlich?
Wir haben es uns zum Ziel gemacht, die Einrichtung unserer Software so einfach wie möglich zu gestalten. In einer
Windows Umgebung, in der normalerweise alles mittels einem Setup installiert und registriert wird, ist es schwer zu
verstehen, warum ausgerechnet wir ein solches Setup nicht anbieten.

Wir brauchen es nicht! Und Sie brauchen es auch nicht!
Mittlerweile haben die meisten Unternehmen einen WSUS (Windows Software Update Service), bzw. einen anderen
Update Service im Einsatz mit dem sichergestellt ist, dass unsere einzige Systemvoraussetzung

.net Framework 2 oder höher.
auf allen Clients zur Verfügung steht. (Das wären dann schon die ersten 30 Megabyte, die wir Ihnen nicht noch einmal
verkaufen müssen.)
Sollten Sie einen WSUS nicht einsetzen besteht über eine Gruppenrichtlinie eine weitere Möglichkeit der Verteilung.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Support-Bereich. Das Einrichten einer solchen Gruppenrichtlinie dauert ca. 5
Minuten!
Nachdem also .net Framework installiert ist sind alle Komponenten die wir verwenden automatisch bereits installiert.
Wir verwenden lediglich Standardkomponenten (Textfelder, Kalender, Listen usw.). Das muss nicht heißen, dass unsere
Benutzeroberfläche (GUI) deshalb schlechter aussieht oder funktionale Einschränkungen hat. Wir behaupten das
Gegenteil! Der Vorteil davon ist, dass wir keine Zusatzkomponenten registrieren müssen.

Dies wiederum hat den Vorteil, dass wir keine Administrator-Rechte benötigen.
Nachdem wir nicht bei jeder neuen Revision ein riesiges Setup erstellen müssen (das dann auch auf verschiedene
Webserver zum Download geladen werden muss), von dem Sie also nur einige Megabyte benötigen würden und wir dies
jedesmal aufs Neue testen müssten, sparen wir hier Manpower, die sich ganz einfach auf den Preis niederschlagen würde.
Aber: Der Preis ist nicht das Ausschlaggebende. Glauben Sie uns: Wenn Sie ein Setup bräuchten, dann bekommen Sie
auch eines! (Beispielsweise muss unser ci-Mail-Policy über ein solches Setup installiert werden).
Die „Verteilung“ unserer Software übernimmt i.d.R. ein Script, da die Standard Einschränkung einer .net Exe (ausführbare
Datei) von einem UNC Pfad (Netzlaufwerk) nicht möglich ist und ein Ausnahmefehler die Software an der Ausführung
hindert.
Der Aufruf per Script hat zudem noch folgende Vorteile. Durch den Aufruf wird die „Clientseite“ mit der „Serverseite“
abgeglichen. Was Sie davon haben? Egal ob 10 oder 10.000 PC-Systeme:

Ihre Software ist immer aktuell!
Wenn Sie also auf eine neue Version oder Revision umstellen, dann wird diese Datei einfach auf dem Netzlaufwerk
ausgetauscht. Es ist kein „Setup“ am PC erforderlich.

Wir glauben, mit Ihren anderen Setup’s haben Sie schon genug Arbeit.
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9.2
Ausführungsgeschwindigkeit der Software
Das Einlesen und damit der Start der Software ist von der Netzwerk-Verbindungs-Geschwindigkeit abhängig. In einer
Gigabit Umgebung wird die Software demnach wesentlich schneller starten und Abfragen absetzen können, als in einer
VPN Verbindung mit 2 Megabit. Beachten Sie dies vor allem bei automatischen Abläufen.
9.3
Der technische Ablauf
Ein Client startet beispielsweise eine Verknüpfung auf dem Desktop oder die ci-oof-lite.vbs.
1.) Ausführbare Dateien und Konfigurationsdatei vom
Server Synchronisieren
2.) Software starten
3.) Vorlagen ggf. von
Netzlaufwerk einlesen
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9.4
Art der OWA Authentifizierung (Client -Zugriff) ermitteln
Die Art der Authentifizierung für OWA wird für den Zugriff durch den CI-Out-of-Office LITE benötigt und ist in der
Software-Konfiguration anzugeben. Welche Art der Authentifizierung Ihr Exchange Server verwendet entnehmen Sie am
besten direkt der Exchange Konfiguration. Die nachfolgende Abbildung zeigt Ihnen wo Sie diese Einstellung finden.
Abbildung 11: Art der Authentifizierung für OWA in der Exchange Server Konfiguration ermitteln
Sie finden diese Einstellung in der Exchange Verwaltungskonsole unter:
Serverkonfiguration -> ClientAccess (oder Clientzugriff) -> owa -> Eigenschaften -> Authentifizierung
Für Sie ist wichtig zu wissen, ob der Server eine „Formularbasierte Authentifizierung“ oder die „Integrierte WindowsAuthentifizierung“ verwendet. Dies muss bei der Konfiguration von CI-Out-of-Office LITE angegeben werden.
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9.5
Cloud Servername ermitteln
Melden Sie sich mit einem Administrator-Benutzer an Ihrem Cloud-Account an. Hier im Beispiel wird der Benutzer
m.buettner verwendet.
Abbildung 12: Cloud Anmeldung > Einstellungen > Optionen
Wechseln Sie auf Outlook und wählen Sie rechts das Symbol für die Einstellungen. Wählen Sie „Optionen“. Wählen Sie auf
der nächsten Seite „Einstellungen für den Zugriff über POP oder IMAP…“.
Verwenden Sie den Servername für POP. In diesem Besipiel: outlook.office365.com
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10 FEEDBACK UND KONTAKT
Wenn Sie Fragen, Kritik oder Anregungen haben erreichen Sie uns gerne unter:
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 (0) 9369 / 980-441
Fax: +49 (0) 9369 / 980-443
Über ein positives Feedback würden wir uns ebenfalls freuen und hoffen, dass diese Software Sie in Ihren Vorstellungen
unterstützen wird.
Mit freundlichen Grüßen
ci solution – Team