Microsoft Kundenreferenz hhpberlin SharePoint Server 2007

Microsoft Office System
Kundenreferenz
Thema: Unternehmensweite Suche
Jedes Dokument sofort zur Hand
Überblick
Land: Deutschland
Branche: Baugewerbe & Immobilien
Mitarbeiter: 66
Unternehmen
hhpberlin ist eines der führenden deutschen Ingenieurbüros für Brandschutz.
Am Hauptstandort in Berlin sowie in
den Niederlassungen München, Frankfurt/Main und Hamburg arbeiten insgesamt 66 Mitarbeiter.
Ausgangssituation
Aufgrund der enormen Menge an gespeicherten Daten verlief die Suche
nach Dokumenten und Informationen
nur schleppend. Was konkret an Daten
zu einem Projekt vorhanden war, geriet
nach Abschluss rasch in Vergessenheit.
Lösung
Microsoft Office SharePoint Server
2007 und Windows Desktop Search
3.01 dienen bei hhpberlin als unternehmensweite und standortübergreifende Enterprise-Search-Lösung. Sie
deckt Desktop, Intranet und Internet ab.
„Dank der Enterprise-Search-Lösung steht jedem
Mitarbeiter stets der wertvolle Wissensschatz, der in
unseren Daten steckt, vollständig zur Verfügung.“
Stefan Truthän, Mitglied der Geschäftsleitung, hhpberlin Ingenieurgesellschaft
für Brandschutz mbH
Welche Vorschriften gelten in China für Brandschutztüren? Wie
legt man in Grünanlagen eine Feuerwehrzufahrt an? Wo dürfen aus Brandschutzgründen keine Kabel in der Wand verlaufen? Und wie haben wir das beim letzten Projekt gemacht? Antworten auf solche und ähnliche Fragen benötigen die Brandschutzexperten von hhpberlin binnen Minuten. Zu finden sind
sie in dem derzeit 15 Terabyte großen Datenbestand des Ingenieurbüros. Bis vor kurzer Zeit war jede Suche allerdings nur
mit großem Zeit- und Personalaufwand zu bewerkstelligen –
und setzte auch noch voraus, dass der Nutzer von der Existenz
der Dokumente wusste, nach denen er suchte. Die Folge: So
manche Arbeit wurde doppelt und dreifach gemacht, Auskünfte gegenüber Kunden waren nicht immer einheitlich. Abhilfe
Nutzen
Interne Dokumente und Informationen
stehen umgehend zur Verfügung, unabhängig vom Standort. Suchergebnisse sind auf die Befugnisse des jeweiligen Nutzers abgestimmt, bei Bedarf
auch auf dessen Interessengebiet. Kunden erhalten rasch und auf einheitlich
hohem Qualitätsniveau Auskunft.
brachte die Einführung einer Enterprise-Search-Lösung. Über
eine einheitliche Benutzeroberfläche suchen Nutzer mit ihr
gleichzeitig auf dem Desktop, im Intranet sowie im Internet.
Auch Kollegen mit einer bestimmten Qualifikation sind auf diese Weise schnell gefunden.
„Die Möglichkeit, eine
Suche nach Themen in
Suchbereichen einzugrenzen, beschleunigt
jeden Suchlauf.“
Stefan Truthän, Mitglied der Geschäftsleitung, hhpberlin Ingenieurgesellschaft für
Brandschutz mbH
hhpberlin ist eines der führenden deutschen
Ingenieurbüros für Brandschutz. Das Berliner
Unternehmen betreut über zehn Prozent
des deutschen Baugeschäfts in diesem Bereich. Zu den Referenzen zählen zahlreiche
Tunnel, Stadien, Hochhäuser und Großbauten im In- und Ausland, darunter die
Münchner Allianz Arena, das Bundeskanzleramt, der Berliner Hauptbahnhof oder
auch das Pudong Museum in China. Die Ingenieure von hhpberlin erledigen die
brandschutzgerechte Fachplanung, kümmern sich um die behördlichen Genehmigungen, die fachgerechte Ausführung und
die Qualitätssicherung. In der Berliner Zentrale sowie in den Niederlassungen in
Frankfurt/Main, München und Hamburg
sind insgesamt 66 Mitarbeiter beschäftigt.
Hinzu kommen zahlreiche weitere freie Ingenieure.
Mächtige Informationsflut
Ob es um die Planung der Kabelverlegung,
einer Wand oder der Rasenflächen geht: In
jeder Disziplin im Baugewerbe sind die Belange des Brandschutzes zu berücksichtigen. Das kann schnell gewaltige Dimensionen annehmen. „An einem großen Bauprojekt sind im Schnitt 100 bis 200 Experten
beteiligt. Sie alle fügen Bestandteile hinzu,
die brandschutzrelevant sind“, erklärt CoGeschäftsführer Stefan Truthän den Grund
für das enorme Datenwachstum bei
hhpberlin. Die gespeicherten Informationen
in dem Berliner Ingenieurbüro lassen die
Datenmenge in nur einer Woche um ein
Gigabyte wachsen. Kein Wunder bei rund
1000 Projekten, die hhpberlin als Spezialist
für Brandschutz jährlich betreut. Aktuell
sind 15 Terabyte Speicherplatz mit Plänen,
Berechnungen und Projektunterlagen belegt. Schon die Suche nach einem bestimmten Dokument war bis in die jüngste Vergangenheit problematisch. Für das Aufspüren von Dateien stand den Mitarbeitern einzig die Suchfunktion von Microsoft Windows
Explorer zur Verfügung, die lediglich den eigenen Arbeitsrechner durchsuchte – und
das wiederum nur nach Dateinamen, nicht
nach Begriffen. Ansonsten half nur Nachfragen bei den Kollegen.
Die enorme Menge an gespeicherten Dokumenten stellte aber nicht nur an die
Technik hohe Ansprüche: „Wenn ein Projekt
abgeschlossen war, hatten wir spätestens
nach einem halben Jahr die Kontrolle über
die Daten verloren, weil niemand mehr
wusste, was genau existiert“, berichtet
Truthän. Die Folge: So manche Arbeit verrichteten die Angestellten, ohne es zu wissen, mehrfach, was unnötig Mitarbeiterkapazitäten band. Wo eine Suche gestartet
wurde, dauerte es oft sehr lange, bis das
gewünschte Ergebnis gefunden war – ein
weiteres Handicap angesichts der Tatsache,
dass die meisten Kunden Auskünfte nicht
mehr innerhalb eines Tags, sondern binnen
einer Stunde erwarten. Eine andere Suche
lief noch weit altmodischer ab: Wollte ein
Mitarbeiter herausfinden, ob und welche
Kollegen über ganz bestimmte Erfahrungen verfügen – zum Beispiel wie man ein
Veranstaltungszentrum in China brandschutztechnisch plant –, stand nur die
Rund-E-Mail zur Verfügung. Eine ebenso
ungenaue wie zeitaufwendige Methode,
die angesichts des rasanten Arbeitstempos
in der Branche nicht mehr tragbar war.
Lösung bereits im Haus
Als Abhilfe schwebte Truthän die Einführung einer echten Enterprise-Search-Lösung vor. Jede Suchanfrage sollte über eine
einheitliche Benutzeroberfläche die drei
Ebenen Desktop, Intranet und Internet erfassen. Eine wichtige technische Grundlage
hatte das Unternehmen praktischerweise
bereits im Haus. Schon seit längerer Zeit arbeitet hhpberlin mit Microsoft Office
SharePoint Server (MOSS) 2007. Der vor
Ort ansässige Microsoft-Partner status [C]
wies die Geschäftsleitung auf das leistungsstarke Suchmodul hin, das die SharePointLösung enthält. Nach einem Workshop
hatte status [C] den Auftrag in der Tasche,
eine kombinierte Suchlösung einzurichten,
Foto: hhpberlin Ingenieurgesellschaft für Brandschutz mbH
Den Mitarbeitern der hhpberlin steht dank
der Enterprise-Search-Lösung der Wissensschatz aus allen Daten zur Verfügung
Technik im Überblick
Microsoft Office SharePoint Server
2007
Mit ihrem Suchmodul bildet die Portalsoftware das Herzstück der quellen- und
standortübergreifenden Enterprise-SearchLösung von hhpberlin. Suchanfragen können von allen Standorten aus gestartet
werden. Die Suche im Intranet deckt alle
Dokumente ab, die auf dem Server liegen
und freigegeben sind. Sie geschieht dabei
stets rollenbasiert: Auf Basis der Mitarbeiterdaten aus Active Directory erhält jeder
Anwender bei hhpberlin nur Ergebnisse
gelistet, die sich mit seinen Berechtigungen decken. Mittels der Personensuchfunktion ist auch ein bestimmtes Knowhow, das bei einem Mitarbeiter lokalisiert
ist, schnell gefunden.
Microsoft Windows Desktop Search
3.01
Dieses Suchprogramm ist im Rahmen der
Enterprise-Search-Lösung von hhpberlin
für die Suche auf dem Desktop verantwortlich. Es durchforstet dabei mehr als
200 Dateiformate.
die alle drei Informationsquellen zusammenbringt. Die Desktop-Rechner (Betriebssystem: Windows XP) wurden zu diesem
Zweck mit Microsoft Windows Desktop
Search 3.01 ausgerüstet. Die Applikation indiziert den Desktop und Microsoft Outlook.
Mit MOSS, der die Intranetsuche abdeckt,
bauten die status-[C]-Techniker einen zentralen Suchindex auf. Er erfasst alle Dokumente, die auf dem Server abgelegt und für
die unternehmensweite Suche freigegeben
sind. Die Ergebnisliste wird von MOSS angezeigt. Wird auf einen Treffer in der Liste
geklickt, leitet MOSS direkt an das entsprechende Dokument weiter.
Dank der Anbindung an Active Directory
sind alle Ergebnisse, die eine Suchanfrage
aus dem Intranet auflistet, auf die Berechtigungen des jeweiligen Mitarbeiters abgestimmt. Um die Möglichkeit einer thematischen Eingrenzung der Ergebnisse zu bieten, werden spezielle Suchbereiche in der
MOSS-Suche eingerichtet. Sie fassen verschiedene Datenquellen zusammen, auf die
eine thematische Suche begrenzt werden
kann. So sind bewusste Beschränkungen
von Suchläufen auf für Bereiche wie Vertrieb oder Entwicklung relevante Ergebnisse
möglich. Ein möglicher Suchbereich sind
auch Projekte, wodurch die Recherche auf
die derzeit rund 6500 Projektordner, öffentlichen Ordner der Projekte und SharePointProjektsites eingeschränkt wird. Ein weiterer Suchbereich konzentriert sich ganz auf
die Bibliothek, die mehr als 10 000 brandschutzrelevante Publikationen umfasst.
Eine für hhpberlin besonders interessante
Funktion von MOSS, die Suche nach Personen („People Search“), die über ein bestimmtes Wissen oder Sachkenntnis verfügen, richteten die status-[C]-Techniker
ebenfalls ein. Die Personalabteilung und
auch die Mitarbeiter selbst können die Profile mithilfe von MySites, einer Funktion des
Microsoft Office SharePoint Server 2007,
selbstständig pflegen. Für die Suche im Internet verwendet die Lösung das MicrosoftSuchportal live.com.
Informationen sofort zur Hand
Mehr Geschwindigkeit, mehr Effizienz, bessere Ergebnisse: So lautet der gemeinsame
Weitere Informationen
Referenzkunde
hhpberlin Ingenieurgesellschaft für
Brandschutz mbH
Rotherstraße 19
10245 Berlin
Tel.: 030 895955-0
Fax: 030 895955-555
E-Mail: [email protected]
www.hhpberlin.de
Microsoft-Partner
status [C] Microsystems GmbH
Gerlosstraße 2
81671 München
Tel.: 089 45019955
Fax: 089 45019956
E-Mail: [email protected]
www.status-c.com
Geschäftskundenbetreuung
Microsoft Deutschland GmbH
Konrad-Zuse-Straße 1
85716 Unterschleißheim
Tel.: 0180 5 672330*
Fax: 0180 5 229554*
E-Mail: [email protected]
*0,14 Euro/Min., deutschlandweit
©2007 Microsoft Corporation.
All rights reserved.
Nenner für die vielen Vorteile, von denen
hhpberlin seit Einführung der EnterpriseSearch-Lösung profitiert. Ein Tastendruck
genügt, um gleichzeitig Desktop, Intranet
und Internet nach einem gewünschten Dokument oder zu einem bestimmten Thema
zu durchsuchen. Im Intranet berücksichtigt
die Lösung Kompetenzen und Zuständigkeiten, wodurch jeder Nutzer nur sieht, was
er sehen darf. Privatsphäre und sensible Daten sind entsprechend der Unternehmensrichtlinien geschützt.
Weiteren Komfort bietet die Möglichkeit,
die Suche nach bestimmten Themen einzugrenzen, um sich nicht durch eine unnötig
große Zahl an Ergebnissen arbeiten zu müssen. Seine Kunden kann hhpberlin dank der
Lösung einheitlicher und inhaltlich besser
bedienen denn je: Jede beliebige Information zu einem Projekt ist immer sofort zur
Hand. Mit der Funktion „Personensuche“ listet die Lösung bei Bedarf genau die Mitarbeiter auf, die bestimmte Kompetenzen ha-
ben, die ein Kollege gerade benötigt – unabhängig von dessen Standort. Der spielt
auch grundsätzlich keine Rolle mehr: Ob von
Berlin, München, Hamburg oder Frankfurt
aus – jeder Nutzer hat vollen Zugang zu allen Dokumenten und Informationen. Hinzu
kommen einige praktische Zusatzfunktionen. Beispielsweise kann sich ein Mitarbeiter automatisch benachrichtigen lassen, sobald in der Bibliothek ein neuer Fachartikel
zu seinem Interessengebiet vorliegt. Besonders hervorzuheben sind die vergleichsweise
geringen Kosten des Projekts. Da mit MOSS
die Kernkomponente der Lösung bereits vorhanden war, entfielen sämtliche Ausgaben
für spezielle Produkte und deren Lizenzierung, wie sie bei Konkurrenzlösungen entstanden wären. Kostensparend wirkt sich
auch die einfache Administration aus: Weil
hhpberlin bereits zahlreiche Microsoft-Lösungen im Einsatz hat, verfügt das Unternehmen über solides administratives Know-how,
das auch zur Wartung von MOSS bereitsteht.
Weitere Kundenreferenzen
finden Sie unter:
www.microsoft.com/germany/
kundenreferenzen
Software und Services
Partner
g
g
g
Microsoft Windows Server 2003
g
Windows XP
g
5000-788-24 YU 12/07
Microsoft Office SharePoint
Server 2007
Microsoft Windows Desktop
Search 3.01
status [C] Microsystems GmbH