formatieren in excel

MICROSOFT EXCEL XP
FORMATIEREN IN EXCEL
In diesem Modul lernen grundlegende
Formatierungstechniken in Excel kennen.
Inhaltsverzeichnis
5.
FORMATIEREN IN EXCEL ........................................5-1
5.1
Manuelle Formatierungen von Zellen................................ 5-1
5.1.1
Zahlen und Text formatieren (Rubrik Zahlen) .......... 5-2
5.1.2
Benutzerdefinierte Formatierungen.......................... 5-5
5.1.3
Ausrichtung des Zellinhalts (Rubrik Ausrichtung) .. 5-11
5.1.4
Schriftart festlegen (Rubrik Schrift) ........................ 5-13
5.1.5
Rahmen um Zellen erstellen (Rubrik Rahmen) ...... 5-15
5.1.6
Hintergrundmuster von Zellen festlegen (Rubrik Muster)
5-16
5.1.7
5.2
Zellschutz (Rubrik Schutz) ..................................... 5-17
Bedingte Formatierung von Zellen .................................. 5-18
5.2.1
Bezug auf Zellwerte................................................ 5-19
5.2.2
Bezug mit Formeln ................................................. 5-21
5.3
Formatvorlagen ............................................................... 5-22
5.4
Automatische Formatierung mit AutoFormat .................. 5-23
5.5
Zellen verbinden und trennen ......................................... 5-25
5.6
5.5.1
Zellen verbinden..................................................... 5-26
5.5.2
Verbundene Zellen trennen.................................... 5-27
Seite einrichten................................................................ 5-28
5.6.1
Die Rubrik Papierformat ......................................... 5-29
5.6.2
Die Rubrik Seitenränder ......................................... 5-30
5.6.3
Die Rubrik Kopf und Fusszeilen ............................. 5-31
5.6.4
Die Rubrik Tabelle.................................................. 5-33
© Alex Jung
HINWEIS ZU DEN TASTATUR-UNTERSCHIEDEN
DEUTSCHLAND/ÖSTERREICH – SCHWEIZ.
Die Tastaturen in Deutschland und Österreich unterscheiden sich häufig von denjenigen in
der Schweiz, wo andere (englische) Tasten verwendet werden.
Der Einfachheit halber werden im vorliegenden Handbuch die deutschen Begriffe
verwendet,
also z.B. STRG (Steuerung) anstatt CTRL (Control). Nachstehend eine Tabelle mit den
wichtigsten Tasten.
Deutsche Tastatur
(Feststellen)
© Alex Jung
Schweizer Tastatur
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5. FORMATIEREN IN EXCEL
5.1 M ANUELLE F ORMATIERUNGEN
VON
Z ELLEN
Markierte Zeichen (!) in Zellen, Zellen selbst oder Bereiche werden entweder über das
Kontextmenü oder das Menü FORMAT … ZELLEN….
Oder
Drücken Sie einfach
+
(Über dem Zeichenblock.
Sie erhalten dann den Dialog Zellen formatieren mit verschiedenen Rubriken für die
Formatierung des gewählten Bereichs.
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Manuelle Formatierungen von Zellen
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5.1.1 Zahlen und Text formatieren (Rubrik Zahlen)
In dieser Rubrik legen Sie Formatierungen für Zahlen und Text fest.
Die Liste Kategorie zeigt die möglichen (vorgegebenen) Formatierungsmöglichkeiten an.
Abb. 1:Zellen formatieren - Rubrik Zahlen
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Kategorie
Verwendungszweck
Beispiel
Standard
Allgemein ohne besonderes Format
(standard)
Zahl
Einfache Zahl mit/ohne Dezimalstellen,
Von
:1234
Tausendertrennzeichen oder
Auf
:1'234.00
Von
:01.05.60
Auf
:1. Mai 1960
Von
:13:35
Auf
: 1:35:00 PM
Prozentwert. Multipliziert den Zellwert
Von
:0.5
mit 100 und stellt den Wert mit einem
Auf
:50%
Von
:2.75
Auf
:2 3/4
Stellt Zahlen in wissenschaftlicher
Von
:1258777.756
Form (sog. Exponentialform) dar
Auf
:1,26E+06
Einstellungen für negative Zahlen
Währung
Für Währungen, mit freier Auswahl des
Währungssymbols für jede Zelle
(Man beachte die Ausrichtung
Buchhaltung
)
Wie Währung, richtet jedoch das
Währungssymbol und die
Dezimaltrennzeichen sauber aus
Datum
Uhrzeit
Prozent
Datumsformatierungen
Zeitformat
Prozentzeichen dar
Bruch
Wissenschaft
Stellt Dezimalwerte als Brüche dar.
in der Form Basis E+xx
(10 hoch 6 =
Basis ist ein Dezimalwert
1'000'000)
E steht für 10
xx für eine Zahl zwischen -99 und +99
(dies ist eigentlich die Anzahl
Nullstellen). 1,2E+03 würde
heissen: 1,2 mal 10 hoch 3
10 hoch 3 = 10 mal 10 mal 10 = 1000
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Kategorie
Verwendungszweck
Beispiel
1,2 mal 1000 = 1200
Text
Alle Zeichen, auch Ziffern, werden als
Text interpretiert.
Geht auch, wenn Sie die Eingabe mit
einem Hochkomma beginnen
Sonderformat
Formatierung für Postleitzahlen,
Telefonnummern und
Sozialversicherungsnummer
Benutzer-
Hier können Sie eigene
definiert
Formatierungen definieren
(siehe nächstes Kapitel)
Tab. 1: Zahlenformate
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5.1.2 Benutzerdefinierte Formatierungen
Benutzerdefinierte Formatierungen können sehr nützlich sein, um die Informationen speziell
darstellen zu können. Sie können sich dies als Maske vorstellen.
Hierzu sollten Sie zuerst die speziellen Zeichen und Regeln kennen lernen, welche Sie
beachten müssen.
#
zeigt nur signifikante Ziffern an, z.B. für Unterdrückung führender Nullen
oder visuelle Rundung
Beispiel: ####.#
#.000
0
macht aus
1234.59
1234.6
macht aus
8.9
8.900
zeigt insignifikante Nullen an, falls eine Zahl weniger Ziffern hat,
als Nullen im Format sind
Beispiel: . 0.#
macht aus
#.0#
und aus
?
631
0.6
12
12.0
1234.568
1234.57
sorgt dafür, dass Zahlen mit unterschiedlich langen Dezimalstellen beim
Dezimalpunkt ausgerichtet werden Beispiel: ?????.????
Ist die Anzahl Dezimalstellen grösser als die Anzahl Fragezeichen (?) im Format, so
wird auf die Anzahl Fragezeichen (?) gerundet. Bei ?????.??? würde die Zahl
25887.3367 zu 25887.337
/
wirkt als Divisionssymbol
Beispiel: # ???/???
und
macht aus
aus
5.25
5 1/4
5.3
5 3/10
Wenn Sie zwischen dem # und dem ersten ? ein Leerzeichen lassen, wird die Zahl als
echter Bruch (z.B. 5 ¼) dargestellt, sonst als unechter Bruch (z.B. 21/4).
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,
wirkt als Tausendertrennzeichen
Beispiel: #,###,##0.00
macht aus
12355.25
12'355.25
N OTIZEN
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Datumsangaben
Mit besonderen Platzhaltern können Sie Excel dazu veranlassen, z.B. den Monat 02 als
Februar darzustellen. Die Platzhalter sind
Platzhalter
Platzhalter
Englisch
Deutsch
D
T
oder
d
DD
t
oder
dd
DDD
oder
TT
oder
tt
oder
ddd
TTT
oder
ttt
Wirkung
Beispiel
Tag, zeigt die Ziffern für den
Eingabe: 09.03.82
Tag an (keine führende Null)
Anzeige: 9
Tag, zeigt die Ziffern für den
Eingabe: 09.03.82
Tag an (mit führender Null)
Anzeige: 09
Tag, zeigt das Wochentags-
Eingabe: 09.03.82
Kürzel für den Tag an,
Anzeige: Di
z.B. Di für Dienstag
DDDD oder
TTTT
dddd
M
MM
MMM
oder
Tag, zeigt den vollen
Eingabe: 09.03.82
tttt
Wochentag für den Tag an
Anzeige: Dienstag
Dito
Monat, zeigt die Ziffern für den
Eingabe: 09.03.82
Monat an (keine führende Null)
Anzeige: 3
Monat, zeigt die Ziffern für den
Eingabe: 09.03.82
Monat an (mit führender Null)
Anzeige: 03
Monat, zeigt das Monatskürzel
Eingabe: 09.03.82
für den Monat an,
Anzeige: Mrz
Dito
Dito
z.B. Mrz für März
MMMM
Dito
Monat, zeigt den vollen
Eingabe: 09.03.82
Namen für den Monat an,
Anzeige: März
z.B. März
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Platzhalter
Platzhalter
Englisch
Deutsch
Y
J
oder
Y
YY
j
oder
yy
YYY
oder
JJ
oder
Wirkung
Beispiel
Jahr, zeigt die zwei Endziffern
Eingabe: 09.03.82
für das Jahr an (mit einer
Anzeige: 82
führenden Null)
jj
oder
JJJ
yyy
jjj
YYYY oder
JJJJ
yyyy
jjjj
oder
Jahr, zeigt das Jahr mit vier
Eingabe: 09.03.82
Ziffern an
Anzeige: 1982
oder
Tab. 2: Datumsformate
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Zeitangaben
Auch Zeitangaben lassen sich speziell anzeigen. Die Platzhalter sind
Platzhalter
Platzhalter
Englisch
Deutsch
H,HH
Dito
oder
Wirkung
Beispiel
Stundenanzeige
Eingabe: 15:20:40
h,HH
Anzeige: 15
M,MM oder
Dito
Minutenanzeige
m,mm
S,SS
Eingabe: 09.03.82
Anzeige: 20
oder
Dito
Sekundenanzeige
s,ss
Eingabe: 09.03.82
Anzeige: 40
Tab. 3: Zeitformate
Beispiel:
Formatierung
HH "Uhr" MM "Minuten" SS "Sekunden"
(wird im Kapitel Text im Format erklärt)
Eingabe
13:45:18
Anzeige
13 Uhr 45 Minuten 18 Sekunden
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Manuelle Formatierungen von Zellen
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5.1.5 Rahmen um Zellen erstellen (Rubrik Rahmen)
Sowohl um einzelne Zellen als auch markierte Bereiche können Sie Rahmen
verschiedenster Art legen.
Abb. 4:Zellen formatieren - Rubrik Rahmen
Voreinstellungen
Vorgegebene Rahmen
Keine
= kein Rahmen
Aussen = aussen
Innen
= innen
Rahmen
Hier können Sie festlegen, wo der Rahmen gesetzt werden soll
Linien
Linienart
Farbe
Linienfarbe
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Manuelle Formatierungen von Zellen
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5.1.6 Hintergrundmuster von Zellen festlegen (Rubrik Muster)
Hier legen Sie die Hintergrundfarbe bzw. -muster fest, welches der markierte Zellbereich
erhalten soll.
Abb. 5:Zellen formatieren - Rubrik Muster
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5.1.7 Zellschutz (Rubrik Schutz)
Hier können Sie den Zellschutz eines Bereiches aktivieren oder deaktivieren, sowie Bereiche
"verstecken".
Abb. 6:Zellen formatieren - Rubrik Schutz
Gesperrt
Zelle oder Bereich gesperrt
Der Zellschutz wird erst dann aktiv, wenn auch die Tabelle oder die
Arbeitsmappe geschützt wird. Für Zellen, welche nach dem Schutz
also änderbar bleiben sollen, muss diese Option deaktiviert werden.
Ausgeblendet
verhindert die Anzeige der Formel in der Formelleiste, wenn eine Zelle
ausgewählt wird
Dies wird erst dann aktiv, wenn die Tabelle oder die Arbeitsmappe
geschützt wird
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5.2 B EDINGTE F ORMATIERUNG
VON
Z ELLEN
Die Bedingte Formatierung von Zellen und Bereichen ist eine weitere ganz starke Neuerung
in Version 97. Zellwerte abhängig vom Inhalt zu formatieren ist nun wesentlich einfacher als
zuvor mit den Formatierungen.
Wählen Sie im Menü FORMAT die Option BEDINGTE FORMATIERUNG
Folgender Dialog erscheint.
Abb. 7:Bedingte Formatierung
Sie können pro Bereich maximal 3 Bedingungen mit Formatierungen eingeben.
Genaueres auf den nächsten Seiten.
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Bedingte Formatierung von Zellen
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5.2.1 Bezug auf Zellwerte
Wenn Sie unter Bedingung den Wert Zellwert ist auswählen, dann beziehen Sie sich auf
den aktuellen Inhalt der Zelle oder des Bereichs.
Eine kleine Spielerei zur Veranschaulichung.
Vor einer Weile habe ich meinen Kindern ein paar Excel Tabellen mit Mathematikaufgaben
erstellt. Mein Ziel war es, dass die Kinder die Aufgabe lesen und die Lösung in eine
bestimmte (grau unterlegte) Zelle eingegeben sollten. Bei richtiger Lösung sollte es neben
der Eingabezelle
ein gelbes ☺ geben, bei falscher ein rotes
.
Springen Sie auf einem Blatt auf die Zelle C5 und geben Sie folgenden Text ein:
'2+2*2= (Mit Hochkomma, sonst wird gerechnet …, dies ist aber nur die Aufgabe)
Springen Sie auf die Zelle D5 und hinterlegen Sie die Zelle mit 25% Graustufe und
einem Rahmen von 1/2 Punkt Dicke.
Springen Sie auf die Zelle E5 und geben Sie folgende Formel ein:
=IF(D5=6;"J";"L") und schliessen mit Enter ab
Will heissen:
Wenn in der Resultatzelle D5 der Wert 6 eingegeben wurde (richtig),
dann (;)
(richtig)soll die aktuelle Zelle E5 den Wert J annehmen,
sonst (;)
(falsch) den Wert L .Ein L erscheint in der Zelle.
Ändern Sie nun die Schriftart der Zelle E5 auf Wingdings 16 Punkte.
Tataaaa ! Smileys !!! Setzen Sie noch die Spalte E auf optimale Breite.
Wählen Sie im Menü FORMAT die Option BEDINGTE FORMATIERUNG…
Bei Bedingung 1 stellen Sie folgende Bedingung über die Listboxen zusammen:
Wenn Zellwert gleich "J"
Klicken Sie nun auf Format .
Hier können Sie Schriftart, Hintergrund und Rahmen nach Ihren Bedürfnissen
anpassen. Bleiben wir beim Beispiel. Ändern Sie nur die Hintergrundfarbe auf Gelb
und klicken Sie auf OK .
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Bedingte Formatierung von Zellen
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Im Dialog Bedingte Formatierung sehen Sie nun in der Vorschau die Formatierung
unter Bedingung 1. Klicken Sie nun auf Hinzufügen >> um die zweite Bedingung für
die falsche Lösung zu definieren und ändern Sie nur die Hintergrundfarbe auf Rot.
Bestätigen Sie nun die Bedingte Formatierung mit OK .Auf Ihrem Bildschirm sollte
etwas Ähnliches zu sehen sein, wie unten abgebildet.
Geben Sie in der grauen Zelle 6 ein . Richtig geraten ….
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Bedingte Formatierung von Zellen
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5.6.1 Die Rubrik Papierformat
Abb. 9:Seite einrichten - Rubrik Papierformat
Orientierung
Hier legen Sie fest, ob das Papier in Hochformat oder Querformat haben soll.
Skalierung (Anpassen)
Hier können Sie Excel dazu veranlassen, eine Tabelle auf Seitengrösse anzupassen.
Papierformat
Meistens Format A4, manchmal US Letter
Druckqualität
Angabe der Druckdichte in dpi (engl.: dots per inch; dt.: Punkte pro Zoll). Je höher desto
feiner die Auflösung. Auswahl 75, 150 oder 300 dpi (Standard).
Erste Seitenzahl
Angabe der ersten zu druckenden Seite.
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5.6.2 Die Rubrik Seitenränder
Hier legen Sie fest, wo der beschreib- oder bedruckbare Bereich liegt.
Abb. 10:Seite einrichten - Rubrik Seitenränder
Geben Sie die Abstände vom Papierrand an. Ab hier wird gedruckt.
Kopf und Fusszeilen sollten kleinere Abstände als oben bzw. unten haben, um ein
Überlappen des Tabelleninhalts zu vermeiden.
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Seite einrichten
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5.6.3 Die Rubrik Kopf und Fusszeilen
Hier legen Sie Kopf- und Fusszeilen für den Ausdruck Ihrer Tabelle fest.
Abb. 11:Seite einrichten - Rubrik Kopf/Fusszeile
Über die Dropdown-Schaltfläche Kopfzeile bzw. Fusszeile können Sie vordefinierte Kopfbzw. Fusszeilen auswählen.
Über die Schaltflächen Benutzerdefinierte Kopfzeile… bzw. Benutzerdefinierte Fusszeile…
können Sie eigene Kopf- und Fusszeilen definieren. (siehe nächste Seite)
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Seite einrichten
Seite 5-31
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Folgender Dialog erscheint jeweils (nur der Titel ist anders):
Abb. 12:Seite einrichten - Rubrik Kopf/Fusszeile - benutzerdefiniert
Kopf- und Fusszeilen sind in drei Bereiche geteilt:
Linker Abschnitt
Linker Teil
Mittlerer Abschnitt
Mittlerer Teil
Rechter Abschnitt
Rechter Teil
Über die zur Verfügung gestellten Schaltflächen können Sie Datum, Zeit, Dateiname und
Seitennummern sowie Tabulatoren einfügen.
Über die Schaltfläche A können Sie Textformatierungen vornehmen.
Seite 5-32
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Tabellenverzeichnis
Tab. 1: Zahlenformate ................................................................................................5-4
Tab. 2: Datumsformate...............................................................................................5-8
Tab. 3: Zeitformate .....................................................................................................5-9
Seite 5-36
Abbildungsverzeichnis
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