Erfolgreiches Changemanagement
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Erfolgreiches Changemanagement
Erfolgreiches Changemanagement Tobias Riegger Quest Consulting AG Münchner Projektmanagement Stammtisch München, 18. Oktober 2012 1 Quest Consulting ist Teil der Quest-Gruppe und entstand vor 11 Jahren aus einen Spin-off aus Roland Berger Strategy Consultants Quest Consulting – wer sind wir? Spin-off Quelle: Quest Consulting AG 2 Unsere Dienstleistungen umfassen sowohl Konzepte & Gutachten als auch Umsetzungsbegleitung und Seminartätigkeiten Quest Consulting – welche Dienstleistung bieten wir an? Strategieentwicklung / -audit Restrukturierungs-/ Finanzierungskonzepte und Umsetzung Referenten- und Seminartätigkeiten InterimsManagement / CRO Quelle: Quest Consulting AG Gutachten Geschäftsplanung und Controlling 3 Agenda 1. Einführung 2. Grundlagen von Wandel 3. Phasenmodelle des Wandels 4. Schritte eines Change Prozesses 5. Charta des Managements von Veränderungen 6. Kommunikation 7. Widerstand 8. Schlüsselfaktoren erfolgreichen Vorgehens 4 1. Einleitung „Change we can believe in“ – Wahlkampfslogan von Barack Obama zu Beginn seiner Wahlkampfkampagne im Jahr 2008 Video - Barack Obama Victory Rally in Des Moines, Iowa, Mai 2008 Quelle: youtube.com, Quest Consulting 5 1. Einleitung Obama hatte viele konkrete Vorhaben - nach 3 Jahren konnte Obama seine innen- und außenpolitischen Vorhaben nur zum Teil realisieren Auszug der Innenpolitischen und Außenpolitischen Themen Wahlkampfversprechen Tatsächliche Umsetzung nach 2 Jahren Irak • Rückzug aller US-Kampftruppen binnen 16 Monaten • Rückzugsplan verlegt auf einen „verantwortungsvollen Rückzug“, dennoch Verbesserung der Sicherheitslage Gesundheitsreform • Krankenversicherung für alle Bürger • Zugeständnisse - bis zur Blockade der Gesetzesinitiative Wirtschaft • Sicherung von 3 bis 4 Mio. Arbeitsplätzen • Steuererleichterungen für KMUs und Startups • Abschaffung Steuererleichterungen für Einkommen über 250 TEUR • Arbeitslosigkeit steigt weiterhin • Kompromisslösung für KMUs und Startups • Abschaffung Steuererleichterungen für hohe Einkommen nicht durchgegangen Klimawandel • Abschaffung Atomwaffen • Einhaltung international bindende Ziele zur Verringerung der Emissionen • Abschaffung Atomwaffen nicht gelungen • Klimapolitische Abmachen zum Teil eingehalten Guantanamo • Schließung binnen eines Jahres • Schließung auf Ende 2012 verschoben Quelle: Süddeutsche Zeitung, Spiegel Nachrichtenmagazin, Zeit Online, Quest Consulting 6 1. Einleitung „It‘s harder than it looks“ – Trotz Willen und Rückhalt konnte Obama geplante und scheinbar einfache Veränderungen nicht implementieren Konsequenzen Herausforderungen der externen Umwelt Herausforderungen der internen Umwelt • Parteienlandschaft mit unterschiedlichen Interessen • Wählerinteressen • Hoher Widerstand der Republikaner • Interner Widerstand in der Partei • Schwierigkeit einer Mehrheit im Kongress • Parteipolitik Konsequenzen • Veränderungen sind abhängig von einer Vielzahl von Akteuren • Widerstände können sich überall befinden und unterschiedlichster Weise auftreten • Ganzheitliche Betrachtung von Veränderungsprozessen notwendig • Veränderungen brauchen Zeit Quelle: Quest Consulting 7 1. Einleitung Externe Veränderungen bergen Chancen und Risiken, die in Organisationen durch Wandelprozesse begegnet werden müssen Externe Veränderungen, die Wandel erfordern Technologische Veränderungen Politische Veränderungen Ökonomische Veränderungen Institutionelle Veränderungen Ökologische Veränderungen • Innovationssprünge in der Informatik und Telekommunikation • Immer kostengünstigere Informationsträger mit immer größerer Speicherkapazität • Produktion dadurch immer schneller, billiger, effizienter • Fall der kommunistischen und sozialen Regime • Gesetzliche Auflagen • Überschuldung Staaten, Länder, Gemeinden • Zunehmend höhere Steuern und Abgaben • Reife der Märkte in den Industrieländern • Globalisierung der Märkte und des Wettbewerbs • Interkulturelle Zusammenarbeit • Finanzkrise • Kundenorientierung • Fokus auf Kernkompetenzen • Umorganisierung • Rationalisierung / Kostendruck • Kulturänderung • Leistungs- und Veränderungsdruck • Steigerung der Komplexität • Verknappung von Ressourcen • Verstärktes Umweltbewusstsein • Klimapolitik / wandel • Gesetzliche Auflagen • Naturkatastrophen Quelle: Vgl. Doppler & Lauterburg, Quest Consulting Soziale Veränderungen Institutionell • Demographischer Wandel / Überalterung • Ungleicher Wohlstand • Vielfältige Lebensformen • Emanzipation der Frau 8 1. Einleitung In der Unternehmung ergibt sich Veränderungsbedarf aus den Feldern Strategie, Unternehmenskultur, Technologie und Organisation Interne Veränderungen, die Wandels erfordern Strategie Vision, Leitbild, Geschäftsstrategie Organisation Strukturen, Prozesse Change Management Kultur Führung, Kommunikation Technologie Methoden, Verfahren Quelle: Vgl. Rank / Scheinpflug, Quest Consulting 9 1. Einleitung Management des Wandels bewertet aktuelle Potenziale und Fähigkeiten der Organisation und plant systematische Veränderungen Definition von Change Management Change Management ist ein proaktives Vorgehen und umfasst die Planung, Implementierung, Kontrolle und Stabilisierung der Veränderungen in Strategien, Prozessen, Organisation und Kultur mit dem Ziel, die Effektivität und Effizienz des Veränderungsprozesses zu maximieren und die größtmögliche Akzeptanz der betroffenen Führungskräfte und Mitarbeiter zu erreichen. Quelle: Siehe Rank & Scheinpflug, Quest Consulting 10 2. Grundlagen von Wandel Der Both Directions Ansatz verbindet die Vorteile des Bottom-Up und Top-Down Ansatzes und hebt deren Nachteile auf Wandelstrategien 1. Bottom Up 2. Top Down • Veränderungsprozess setzt sich von der untersten • Veränderungsprozess wird vom Top-Management geplant, Hierarchieebene nach oben fort das Visionen und Leitbilder “vorlebt” und als Vorbild für alle • Veränderungen werden von den Mitarbeiter geplant, die untergeordneten Hierarchieebenen fungiert meist genau wissen, welche Veränderungen notwendig und • Mitarbeiter sollen die Pläne umsetzen, wobei sie nicht in die besonders dringend sind Planung einbezogen werden • Nachteile • Nachteile − Veränderungspotenzial wird nicht − Veränderungen von “oben herab” vollständig ausgeschöpft wodurch Widerstand entstehen kann − Evtl. fehlende fachliche und − Top-Management hat oft methodische Kenntnisse überhöhte Erwartungen 3. Both directions 4. Multiple nucleus • Gegenstromverfahren • Kombination von Bottom Up und Top Down • Verbindet Vorteile beider Ansätze und hebt Nachteile auf • Für Organisationen, in denen es keine ausgeprägten Hierarchiestrukturen gibt, (Teamorganisation, Netzwerke) • Veränderungen starten zeitgleich an verschiedenen Stellen und werden solange fortgesetzt, bis der Veränderungsprozess die gesamte Organisation umfasst • Nachteile − Evtl. Chaotischer Ablauf des organisatorischen Wandels − Gefahr unterschiedlicher Teillösungen die nicht abgestimmt sind Quelle: Vgl. Vahs: Organisation, Vgl. Rank & Scheinpflug, Quest Consulting 11 3. Phasenmodelle des Wandels Es gibt verschiedene Phasenmodelle des Wandels, die jeweils die Veränderung als einen in 3 Schritten durchführbaren Prozess sehen Phasenmodelle des Wandels Modell Phasen des Veränderungsprozess Lewin (1947) Unfreezing Changing Refreezing Beckhard / Harris (1977) Present State Transition State Future State Beer (1980) Dissatisfaction Xprocess XModel Kanter (1983) Departures From Tradition And Crisis Strategic Decisions and Prime Movers Action Vehicles and Internationalization Tichy / Devanna (1986) Act I Awakening Act II Mobilizing Act III (Epiloque) Reinforcing Nadler / Tushman (1989) Energizing Envisioning Enabling Tichy (1993) Act I Awakening Act II Envisioning Act III Rearchitecting Quelle: Accenture, Quest Consulting 12 3. Phasenmodelle des Wandels Lewin schuf das Basismodell für organisatorische Veränderungsprozesse – Unternehmenswandel als eine Veränderung von Kraftfeldern „Drei-Phasen-Modell“ / Kraftfeldansatz von Kurt Lewin Annahme • „Driving forces“ – „Wandeltreiber“ • „Restraining forces“ – Widerstände 3 Phasen des Wandlungsprozesses • Auftauen – „unfreezing“ • gegenwärtige Gleichgewicht auftauen • Verändern – „changing“ / „moving“ • Bewegung zum neuen Gleichgewicht Betriebsleistung (in %) 120 110 100 90 80 • Stabilisieren – „refreezing“ • „Einfrieren“ des neuen Gleichgewichts Unternehmenswandel als eine Veränderung von psychologischen Kraftfeldern unfreezing Gleichgewichtszustand vor der Veränderung Quelle: Vgl. Vahs: Organisation, Quest Consulting changing Veränderungsprozess refreezing Gleichgewichtszustand nach der Veränderung Zeit 13 3. Phasenmodelle des Wandels Nach Lewin ist die Verknüpfung von Sach- und psychologischer Ebene Voraussetzung für erfolgreichen Unternehmenswandel Das Phasenmodell nach Kurt Lewin - Change Management als integrativer Ansatz Sachebene 1. Vorbereitung 2. Analyse 3. Planung 4. Umsetzung Unfreezing 5. Kontrolle und Weiterentwicklung Refreezing Changing Psychologische Ebene Quelle: Vgl. Vahs: Workbook Change Management, Quest Consulting 14 3. Phasenmodelle des Wandels Somit werden Mitarbeiter mit zunehmendem Wissen über die Veränderung im Zeitablauf verschiedene emotionale Reaktionen zeigen Das Phasenmodell nach Kurt Lewin - Prozess der Verhaltensänderung wahrgenommene eigene Kompetenz 7. Integration 6. Erkenntnis 2. Ablehnung 5. Lernen 3. rationale Einsicht 1. Schock 4. Emotionale Akzeptanz Zeit Quelle: Vgl. Kostka & Mönch: Change Management, Quest Consulting 15 4. Schritte eines Change Prozesses Um Veränderung erfolgreich zu implementieren müssen die einzelnen Instrumente gezielt aufeinander abgestimmt und eingesetzt werden Instrumente des Change Managements (Auswahl) 1. Vorbereitung / Grundlagen • Auftrag und Auftragserklärung • Berater auswählen • Beratungsprozess • Betriebsrat/Personalrat • Change-Manager • Change-Team • Problembewusstsein schaffen • Projektorganisation • Unternehmenskultur (verändern) 2. Analyse / Diagnose • Benchmarking • Kundenbefragung • Umweltanalyse • SWOT-Analyse • Leitbild • Werte • Mitarbeiterbefragung • Stakeholder – Analyse • Analyse des organisatorischen Systems • Arbeits- und Aufgabenanalyse • Due Diligence Quelle: Vgl. Vahs / Weiand, Quest Consulting 3. Planung 4. Implementierung / Konzepterarbeitung Umsetzung 5. Kontrolle / KVP • Balanced Scorecard • Training & Partizipation • Controlling • Gremienlandschaft • Action-Learning • Kaizen • Kommunikationsmatrix • Erfahrungsaustausch • Six Sigma • Debriefing • Führungskräftekonferenz • Top-down und Bottom-up-Strategie • • TPC-Matrix • • Veränderungs• landkarte • Moderation Personalentwicklung Betriebsversammlung FAQ und Hotline • Newsletter • Commitment & Ziel/ Zeitvorgaben • Aufgaben & Rollen • Rituale & Kündigung 16 5. Charta des Managements von Veränderungen Konzeptarbeit für Wandel ist nicht der kritischer Teil eines Veränderungsprozesses, sondern dessen Realisierung in der Praxis 8 Prinzipien des Vorgehens, die eine erfolgreiche Implementierung sichern 1. Zielorientiertes Management „Wo drückt der Schuh?“ 8. Auswahl der Schlüsselpersonen 2. Keine Maßnahme ohne Diagnose „Personen steuern letztlich Prozesse“ „Eine gute Analyse ist der halbe Projekterfolg“ 7. Lebendige Kommunikation „Kommunikation als Steuerungsinstrument“ Transfer 6. Prozessorientierte Steuerung 3. Ganzheitliches Denken & Handeln „keine Vernachlässigung der Menschen“ 4. Beteiligung der Betroffenen „sachlichen und emotionalen Zusammenhängen“ „Schaffung von Identifikation“ 5. Hilfe zur Selbsthilfe „dezentrale Selbstorganisation der Mitarbeiter“ Quelle: Siehe Doppler & Lauterburg, Quest Consulting 17 6. Kommunikation Die wichtigsten Punkte, die kommuniziert werden sollten ist die Aufklärung der Mitarbeiter, warum der Wanden nötig ist Was waren die wichtigsten Punkte, die kommuniziert werden sollten? Antworten in % 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Warum Wandel nötig ist Den Mitarbeitern Dank ausdrücken Wie es nach dem Wandel werden wird Änderungsprozess erklären Mögliche Probleme vorwegnehmen Auswirkungen ohne Wandel Externe Kräfte identifizieren Herausfinden, was sich nicht ändern wird Wie man Widerstand ausdrücken kann Aufzeigen, wie weit man bereits gekommen ist Die gebrachten Opfer der Mitarbeiter anerkennen Frühere Änderungen anerkennen Anderes Quelle: ProSci Benchmarking Report 18 6. Kommunikation Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg des Change-Prozesses, bei nicht ausreichender Kommunikation entsteht Widerstand Kommunikation Kommunikationsaspekte, die zum Erfolg führen „Wie würden Sie Ihre Kommunikationsmethoden ändern?“ • Persönlich (für Wirkung) • Häufiger kommunizieren • E-Mail (für Effizienz) • Früher kommunizieren • Ehrlichkeit • Mehr direkte, persönliche Kommunikation • Häufig und regelmäßig • Konsequenz • Offen, transparent und sicher • Botschaften von der „richtigen“ Person verkünden lassen • Mehr Kommunikation von Führungspersonen und Führungsebene Wie entsteht Widerstand? • Betroffene haben Ziele, Hintergründe oder Motive der Maßnahme nicht verstanden • Betroffene haben Maßnahme verstanden, glauben aber nicht an sie • Betroffene versprechen sich keine positiven Konsequenzen der • Mehr Kommunikation über Wirkung Maßnahmen obwohl sie die auf Arbeitnehmer Maßnahmen verstanden haben und an sie glauben Quelle: Vgl. Dowling: Vorlesung „Management des organisatorischen Wandels„ 19 7. Widerstand Die Mitarbeiter werden mit zunehmendem Wissen über die Veränderung im Zeitablauf verschiedene emotionale Reaktionen zeigen Emotionale Reaktionen im Veränderungsprozess Emotionale Reaktion Aktiv Ärger Verhandeln Verdrängung Unbeweglichkeit Akzeptanz Ausprobieren Verzweiflung Passiv Zeit Quelle: In Anlehnung an Kübler-Ross, Quest Consulting 20 7. Widerstand Die empfundenen Veränderungen lassen die Mitarbeiter zwischen Optimismus und Pessimismus schwanken Emotionale Reaktionen im Veränderungsprozess Pessimismus 2. Informierter Pessimismus (Zweifel) 3. Hoffnungsvoller Realismus (Hoffnung) 4. Informierter Optimismus (Vertrauen) Optimismus 1. Uninformierter Optimismus (Sicherheit) 5. Vollendung (Zufriedenheit) Zeit Quelle: Vgl. Dowling: Vorlesung „Management des organisatorischen Wandels„, Accenture, Quest Consulting 21 7. Widerstand Der kumulierte Effekt der individuellen Reaktionen auf Veränderungen beeinflusst die allgemeine organisatorische Leistungsfähigkeit Emotionale Reaktionen im Veränderungsprozess – „Tal der Tränen“ Produktivität, Motivation Kontinuierliche Verbesserungen Uninformierter Optimismus Informierter Optimismus Verdrängung Tal der Tränen Akzeptanz Ärger Verhandeln Hoffnungsvoller Realismus Informierter Pessimismus Ausprobieren Verzweiflung Zeit Quelle: In Anlehnung an Kübler-Ross, Quest Consulting 22 7. Widerstand Die Praxiserfahrung zeigt eine Vielzahl von Maßnahmen und Instrumenten zur Reduktion von Widerständen Maßnahmen zur Behandlung von Widerständen Instrument Wirkung • Partizipation von Mitarbeitern • Identifikation mit dem Vorhaben • Professionelles Teambuilding • Sicherstellen von Motivation und Identifikation der Mitarbeiter • Coaching des Managements • Stärkung des Willens zur Veränderung (gelebtes Commitment) • Training der Mitarbeiter • Neuausrichtung der Mitarbeiter-Skills • Kommunikationsmanagement • Schaffen von Akzeptanz, zielorientiertes Mobilisieren • Recruiting und Personalentwicklung • Absicherung von Schlüsselfunktionen & Aufbau von Fähigkeiten • Vergütungs- und Belohnungssysteme • Anreize bieten und Förderung neuer Verhaltensweisen • Beurteilungs- und Zielsysteme • Stabilisierung neuer Verhaltensweisen Quelle: Vgl. Dowling: Vorlesung „Management des organisatorischen Wandels„, Accenture, Quest Consulting 23 7. Widerstand Aktiver und passiver Widerstand der Mitarbeiter gefährdet den Erfolg einer Veränderungsmaßnahme – den Mitarbeiter einbeziehen Ansätze für das Change Management Change Management sollte versuchen seine Mitarbeiter von Anfang an Beteiligung • Offen über Ursachen und Ziele des Wandels zu informieren • Ausreichend zu motivieren durch immaterielle und materielle Anreizsysteme, durch höhere Fehlertoleranz, durch frühe Erfolgserlebnisse, durch Delegation von Verantwortung der Mitarbeiter Information • Zu motivieren sich aktiv am Wandel zu beteiligen (“Betroffene als Beteiligte”) • Durch Weiterbildung sich methodisch/fachlich und persönlich zu qualifizieren • Mitarbeiter, die vom Wandel negativ betroffen sind, zu schützen und zu unterstützen (Entlassungsschutz, Umschulungen) Quelle: Vgl. Dowling: Vorlesung „Management des organisatorischen Wandels„, Quest Consulting Motivation Weiterbildung 24 8. Schlüsselfaktoren erfolgreichen Vorgehens 6 Faktoren bestimmen ob das Vorgehen des Change Management erfolgreich wird oder nicht Schlüsselfaktoren erfolgreichen Vorgehens Energie wecken & Vertrauen schaffen Lernen sicherstellen • Strategie, operative Maßnahmen, Aufbau- und Ablauforganisation Kommunikation regelmäßig überprüfen • Aufbau eines “Frühwarnsystems” • Workshops mit Gruppen von Mitarbeitern in wechselnder Besetzung Von außen nach innen organisieren • Betroffene abholen • Überprüfung Zielen, Informationsstand, Problembewusstsein Denken in Prozessen und Strukturen • Dynamischer Denk- & Handlungsansatz • Akzeptanz der Unkalkulierbarkeit dynamischer Systeme und lernen darin zu leben Schlüsselfaktoren erfolgreichen Vorgehens Unternehmen auf Umwelt ausrichten • Kunden und Markt Prio 1 • Ableiten von Strategie, Zielen und • Berücksichtigung der Faktoren und operativen Maßnahmen Rahmenbedingungen im externen Vernetzung durch • Jeder Schritt legitimiert durch Mehrwert Umfeld des Unternehmens Kommunikation • Bedürfnisse von Mitarbeitern und Anteilseignern Prio 2 • Interne Vernetzung durch • Sicherung der Existenz des Kommunikation sicherstellen Unternehmens • Kommunikation repräsentiert eine der wichtigsten Führungsaufgaben Quelle: Siehe Doppler & Lauterburg, Quest Consulting 25 8. Schlüsselfaktoren erfolgreichen Vorgehens Erfolgsfaktoren: effektive Führungskräfte, Teamarbeit, Kommunikation Hindernisse: Widerstand, Führungskompetenz, Ressourcen Wichtigste Erfolgsfaktoren und Hindernisse Wichtigste Erfolgsfaktoren Größte Hindernisse • Effektive Führungskräfte − unterstützen aktiv und sichtbar − versichern, dass Wandel eine Priorität bleibt − Zeigen ihr Engagement als Promotoren für Wandel − Bieten überzeugende Rechtfertigung für Wandel − Kommunizieren klares Verständnis der Ziele des Wandels − Bieten ausreichende Ressourcen für Erfolg • Widerstand der Arbeitnehmer − Angst vor dem Unbekannten • Ausgezeichnete Teams − Plus effektive Führung und Motivation • Begrenzte Zeit, begrenztes Budget, begrenzte Ressourcen − Überschattet von alltäglicher Arbeit und Verantwortungen • Ständige und gezielte Kommunikation − Konsequent, offen und ehrlich über verschiedene Medien • Gut geplante und organisierte Methode − Frühe Einführung von Aktivitäten − systematischer Ansatz Quelle: Vgl. Dowling: Vorlesung „Management des organisatorischen Wandels„ • Widerstand der mittleren Führungseben − Wegen Machtverlust und / oder begrenzter Projektbeteiligung • Unzureichende Führungspersonen − Keine aktive und sichtbare Unterstützung • Unbeweglichkeit der Firma − Zu viele Langzeitarbeitnehmer 26 8. Schlüsselfaktoren erfolgreichen Vorgehens Im Mittelpunkt des Change Managements steht der Mensch denn Markterfolge sind Verhaltenserfolge und somit wesentlicher Erfolgsfaktor Mensch im Mittelpunkt des Change Managements Der Mensch steht im Mittelpunkt aller Aktivitäten und spielt deswegen im Change Management eine besondere Rolle. Strukturen und Prozesse im Unternehmen können sich nur dann ändern, wenn die Mitarbeiter fähig und bereit sind, Veränderungen umzusetzen und mitzutragen. Das Change Management soll somit den organisatorischen Wandel optimal gestalten und ist daher ein Erfolgsfaktor. Für ein Unternehmen gilt demnach “Manage change or change management”. Quelle: Vgl. Vahs, Quest Consulting 27 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Quest Consulting Ansprechpartner Tobias Riegger Dipl. Kfm / M.B.A. / M.Sc. Tel. +49 (170) 767 44 88 [email protected] Quelle: Quest Consulting AG Büro Rosenheim Kunstmühlstraße 12a 83026 Rosenheim Tel. (08031) 408 66-10 Fax (08031) 408 66-11 28 Wir arbeiten für Menschen, nicht für Systeme! 29