Brainloop Outlook Add-In

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Handbuch
Brainloop Send-To
Version 2.02.018
Copyright © Brainloop AG, 2004-2011. Alle Rechte vorbehalten.
Alle Warenzeichen, die in diesem Dokument genannt werden, sind das Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer.
Inhalt
Handbuch Brainloop Send-To ................................................................................................................................ 1
Version 2.02............................................................................................................................................................ 1
1.
Überblick ............................................................................................................................................................. 3
2.
Release Notes .................................................................................................................................................... 3
3.
2.1
Nutzungs-Voraussetzungen ....................................................................................................................... 3
2.2
Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Version ................................................................................ 4
2.3
Neuerung im Vergleich zu vorangehenden Versionen .............................................................................. 5
Installation ........................................................................................................................................................... 6
3.1
Ausführbare Datei (Eingeschränkte Funktion) ........................................................................................... 6
3.2
Installationsprogramm ................................................................................................................................ 6
3.2.1
4.
5.
Allgemeines zur Installation.................................................................................................................... 7
Konfiguration ....................................................................................................................................................... 7
4.1
Konfiguration eines Brainloop Datenraum-Servers .................................................................................... 7
4.2
Weitere Optionen für Brainloop Send-To ................................................................................................... 8
Brainloop Send-To im graphischen Dialog ......................................................................................................... 8
5.1
Hochladen von Dokumenten und Ordnern................................................................................................. 9
5.2
Versenden von Dokumenten ...................................................................................................................... 9
5.2.1
Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden .......................................................................... 10
6.
Brainloop Send-To in der Kommandozeile ....................................................................................................... 11
7.
Reporting........................................................................................................................................................... 13
Handbuch Brainloop Send-To
2
1. Überblick
Brainloop Send-To ist eine PC-Software, die Ihren Windows Desktop nahtlos mit einem Brainloop Secure
Dataroom verbindet. Sie bietet folgende Funktionen:
•
Sehr einfaches Hochladen von großen oder vielen Dokumenten und Dokument-Hierarchien
Selektieren Sie im Windows Explorer die Ordner und Dokumente, die Sie in einen sicheren
Datenraum ablegen wollen. Wählen Sie dann über die rechte Maustaste den Menüpunkt „Senden an“
> „Brainloop Secure Datenraum“. Es wird ein Dialog-Fenster geöffnet. Wählen Sie den Ziel-Ordner
und überprüfen Sie den Ablageort für die Berichts-Datei. Auf Wunsch können Sie auch erst den
Transfer simulieren, um zu überprüfen, ob alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Upload
gegeben sind. Drücken Sie auf den Knopf „ok“ und das Hochladen beginnt.
•
Sicheres Versenden einzelner vertraulicher Dokumente per E-Mail.
Wenn Sie ein einzelnes Dokument im Windows-Explorer auswählen, dann können Sie beim
Hochladen optional E-Mail-Adressen und Text eingeben, um einen Link auf das Dokument per E-Mail
zu verschicken. Dadurch können Sie die Sicherheits-Funktionen des Datenraums nutzen, wie etwa
der Brainmark Dokument-Schutz, gesicherte Authentifizierung des Empfängers, oder sogar
Verschlüsselung des E-Mail Textes.
•
Integration in eine Job-Scheduling Infrastruktur
Das Programm steht auch in einer Form zur Verfügung, die sich auf Kommandozeilen-Ebene
ausführen lässt. Dadurch kann Brainloop Send-To z.B. in eine Anwendung zum Einplanen und
Ausführen automatisierter Prozesse integriert und zur Abbildung von sich wiederholenden
Synchronisierungen zwischen einem Dateisystem und einem Datenraum verwendet werden.
Das Brainloop Send-To 2.0 arbeitet mit Microsoft Windows Server, Windows XP und Vista. Es erfordert einen
Brainloop Secure Dataroom, für den der Zugriff über die Web-Services Schnittstelle freigeschaltet ist.
Fragen, die dieses Handbuch nicht beantwortet, oder Anmerkungen und Hinweise können Sie gerne an
[email protected] richten. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.
2. Release Notes
2.1 Nutzungs-Voraussetzungen
Für den Einsatz des Brainloop Send-To 2.0 sind folgende Voraussetzungen notwendig:
•
Installationsrecht:
Idealerweise hat der Benutzer das Recht, auf dem Arbeitsplatz-Rechner Software zu installieren. Es steht
aber auch eine eingeschränkte Version zur Verfügung, die ohne Installation ausgeführt werden kann.
•
Softwarevoraussetzungen:
Auf dem Arbeitsplatz-Rechner muss eine der folgenden Konfigurationen vorhanden sein:
−
Microsoft Windows XP mit Service Pack2 oder höher und
Microsoft .Net Framework 3.5 oder höher
−
Microsoft Windows Vista und
−
Microsoft Windows 7 32-bit oder 64-bit und
3
−
Microsoft Windows Server 2003 32-bit Service Pack 2 und
−
Microsoft Windows Server 2008 64-bit und
−
•
Brainloop Secure Dataroom Server Voraussetzungen:
−
7.00.054 oder höher
−
Für einen Datenraum, der durch Brainloop Send-To angesprochen werden soll, muss die WebServices Schnittstelle freigeschaltet sein. Bitte wenden Sie sich dazu ggfls. an Ihren DatenraumManager
2.2 Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Version
•
Send-To als ausführbare Datei
Diese Version hat den Vorteil, dass sie keine Installation und damit Administrationsrechte erfordert. Doch
folgende Einschränkung ist zu beachten:
−
Login mit Zertifikat wird nicht unterstützt.
•
Pfadlänge
Windows unterstützt Pfadlängen nur bis zu einem bestimmten Maximum. Wenn die Pfadlängen der
ausgewählten Dateien und Ordner zu lang werden, kann Brainloop Send-To nicht aufgerufen werden.
Verarbeiten Sie die Dateien in diesem Fall in kleineren Chargen oder verschieben bzw. benennen Sie die
Dateien anders.
•
E-Mail Versand
−
Länge der E-Mail Texte
Es werden nur E-Mail Texte bis zu 2000 Zeichen unterstützt. Längere Texte werden im Datenraum
automatisch in gekürzter Form abgelegt.
−
Versenden von Datenraum-Links an Externe
Verschickt ein Benutzer ein Dokument über einen Ordner, der das Versenden an Externe zulässt,
wählt aber dann als Versandart „Senden an Datenraummitglieder“ und adressiert die E-Mail sowohl
an Datenraum-Mitglieder als auch an Externe, so wird den Nicht-Mitgliedern keine E-Mail zugestellt.
−
Kennzeichnung von E-Mail Empfängern als CC
Das Kennzeichnen von Empfängern mit CC wird in dieser Version nicht unterstützt.
−
Explizite Auswahl des Ausliefer-Formates
Die Auswahl, ob ein Link auf das Original-Dokument oder auf die Brainmark-Version eines
Dokumentes verschickt wird, steht in dieser Version des Brainloop Send-To nicht im Dialog zur
Verfügung. Jedoch kann dies durch entsprechende Konfiguration des Ablage-Ordners abgebildet
werden.
−
Anforderung einer Empfangsbestätigung
Die aktuelle Version bietet keine Möglichkeit zum Anfordern einer Empfangsbestätigung. Jedoch
lässt sich diese im Datenraum aktivieren.
•
Doppelter Eintrag im „Senden an“ Menü
Wenn Sie bereits eine ältere Version < 2.0 des Brainloop Send-To installiert hatten und diese vor der NeuInstallation nicht vollständig entfernen, so erscheinen zwei Einträge im „Senden an“ Menü, „Brainloop
Dataroom“ und „Brainloop Secure Dataroom“. Bitte deinstallieren Sie daher zunächst die ältere Version,
bevor Sie mit der Neu-Installation beginnen.
•
Lokales Verzeichnis bei der Verwendung auf Kommandozeilen-Ebene
Wenn Brainloop Send-To auf der Kommandozeile aufgerufen wird, dann kann das SystemWurzelverzeichnis (typischerweise C:\) nicht als lokales Verzeichnis konfiguriert werden. Der
Wurzelordner enthält oft geschützte Dateien und Unterverzeichnisse, die Send-To nicht lesen darf und
4
nicht ändern darf. Daher kann Send-To nicht zuverlässig die lokale Dateistruktur mit der
Datenraumstruktur vergleichen, um zu bestimmen welche Objekte synchronisiert werden müssen.
2.3 Neuerung im Vergleich zu vorangehenden Versionen
Version 2.02 verbessert insbesondere die Integrierbarkeit in eine Job-Scheduling Server Landschaft und die
Arbeit mit der Kommandozeilen-Variante des Brainloop Send-To.
•
Ab Version 2.02 unterstützt die SendToShell Variante die Option /move. Dadurch werden die Quell-Dateien
nach dem Transfer gelöscht.
•
Ab Version 2.02 unterstützt die SendToShell Variante die Option /ignoreroot. Dadurch werden nur die Dateien
unterhalb eines spezifizierten Quellordners transferiert, nicht jedoch der Ordner selbst.
•
Ab Version 2.01 kann Brainloop SendToShell unter Microsoft Windows Server verwendet werden.
•
Es werden nun parallele unter verschiedenen Benutzern aktive Instanzen des SendToShells unterstützt.
•
Mit dieser Version wurde die Stabilität gegenüber Sicherheitsattacken insbesondere in Fehler-Situationen
verstärkt.
•
Ab dieser Version kann die Server-Verbindung pro Aufruf des SendToShell konfiguriert werden. Dafür wurde
die Liste der Eingabeparameter verändert. Wenn die Eingabeparameter aus einer XML Datei ausgelesen
werden, dann kann durch den Aufruf einer entsprechenden Batch-Datei das enthaltene Passwort
verschlüsselt werden (siehe Anhang A.2 und B).
•
Ab dieser Version verweist der Eingabeparameter /p an SendToShell auf das Passwort, um die ServerVerbindung herzustellen. In der vorangehenden Version markierte /p einen lokalen Pfad.
•
Ab dieser Version verweist der Eingabeparameter /t an SendToShell auf einen Pfad innerhalb des ZielDatenraums. In vorangehenden Versionen erforderte /t eine gültige Objekt ID.
•
In vorangehenden Versionen konnten unter bestimmten Bedingungen Änderungen der Server Konfiguration
über die graphische Oberfläche nicht abgespeichert werden. Das wurde gelöst
•
In vorangehenden Versionen wurden machmal die Ergebniswerte des SendToShell nicht korrekt übergeben.
Das wurde gelöst.
2.3.1
Wartungsrelease 2.02.012
•
Manuelle Proxy-Konfiguration
Ab Version 2.02.012 können über den Optionen Dialog, wenn Proxy aktivieren? ausgewählt ist, unter
Einstellungen die Proxy-Einstellungen manuell vorgenommen werden.
•
Verbessertes Öffnen der Datenraum-Hierarchie
Diese Version verbessert die Stabilität und das Antwortverhalten der Software beim Öffnen einer DatenraumOrdnerhierarchie von besonders grossen oder verschachtelten Datenräumen zum Auswählen eines
Zielordners.
•
Abbrechen des simulierten Transfers
Ab dieser Version, bietet der Dialog während dem Simulieren eines Dokumententransfers eine Schlatfläche
Abbrechen an.
•
In vorangehenden Versionen, kam es beim Hoch- oder Herunterladen mit Brainloop Send-To über die
Kommandozeile unter bestimmten Umständen zu einem Zustand, bei dem die Software nicht mehr zu
reagieren schien und die CPU Last auf 99% anstieg. Das ist hier gelöst.
•
Virtuelle Pfade bei Brainloop Send-To in der Kommandozeile
Die Verwendung virtueller Pfade zur Spezifikation des Datenraumsservers beim Verwenden des Brainloop
Send-To in der Kommandozeile funktioniert nun.
•
Passwörter bei Brainloop Send-To in der Kommandozeile
Ab dieser Version, werden Passwörter nicht mehr automatisch in Kleinbuchstaben gewandelt.
5
•
•
Verwenden von Datenraumnamen in der Kommandozeile
Datenräumen können bei Verwendung von Brainloop Send-To in der Kommandozeile nun auch mit den
folgenden Parametern über ihren Namen spezifiziert werden:
•
/dn
•
<DataroomName> in der XML Datei
Reportdatei wird geschrieben, auch wenn keine Dateien transferiert wurden.
2.3.2
Wartungsrelease 2.02.018
•
Skript-basierte Proxy-Konfigurationen
Ab dieser Version, kann Brainloop Send-To Proxy Konfigurationen des Internet Explorer auswerten, die durch
Ausführen eines Scriptes definiert werden.
•
Domänen-basierte Benutzernamen
Ab dieser Version, werden Benutzernamen in einer manuellen Proxy-Konfiguration, die Domänen-Bezeichner
enthalten, korrekt interpretiert.
•
Null-Referenz Fehler
In vorangehenden Versionen konnte es unter bestimmten Bedingungen vorkommen, dass bei der NeuInstallation von Brainloop Send-To Null-Referenz-Fehler erzeugt wurden, wenn keine Datenraum-Server
konfiguriert wurden oder wenn die konfigurierten Datenraum-Server nicht erreichbar waren. Das ist in dieser
Version gelöst.
•
Herunterladen von Dokumenten über die Kommandozeile
Ab dieser Version, wird beim Herunterladen von Datenraum-Dokumenten in ein lokales Wurzelverzeichnis
(mit Ausnahme des System-Wurzelverzeichnisses) mit Brainloop Send-To über die Kommandozeile nicht
länger eine Fehlermeldung erzeugt.
3. Installation
Brainloop Send-To steht entweder als direkt ausführbare Datei mit eingeschränkter Funktionalität oder als
installierbare Vollversion zur Verfügung.
3.1 Ausführbare Datei (Eingeschränkte Funktion)
•
Kopieren Sie die Datei SendTo.exe in ein Verzeichnis, in dem Sie Ihre Programme verwalten, etwa unter
C:\Programme\Brainloop\Brainloop Send To.
•
Führen Sie einen Doppelklick auf die Datei aus. Die Installation wird ausgeführt. Sie erhalten eine
Erfolgsmeldung, sobald das Brainloop Send-To Programm zur Verfügung steht.
3.2 Installationsprogramm
•
Deinstallieren Sie zunächst eine eventuell ältere Version des Brainloop Send-To.
•
Speichern Sie die Installationsdatei lokal in ein temporäres Verzeichnis.
•
Öffnen Sie die folgende Datei mit einem Doppelklick. Eventuell öffnet sich ein Fenster mit einer
Sicherheits-Warnung. Klicken Sie auf „Ausführen“ um die Brainloop Installations-Routine zu starten.
−
Setup.exe
•
Wenn eine der Installations-Voraussetzungen (siehe 2 oder 3.1.1) bei Ihnen nicht gegeben ist, dann lädt
die Installations-Routine die Komponenten nach, soweit das möglich ist, oder die Installation wird mit einer
entsprechenden Meldung abgebrochen.
•
Sind alle Installationsvoraussetzungen erfüllt, erfolgt die Installation in den folgenden Schritten:
6
1.
„Brainloop Send-To”: „Select Installation Folder“:
nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor und klicken Sie auf „Next >“, wenn Sie fertig sind.
∼
Es wird nach dem Zielverzeichnis, in das installiert werden soll, gefragt. Wenn Sie nicht mit
dem Standard-Vorschlag einverstanden sind, können Sie über die Schaltfläche „Browse“ Ihr
bevorzugtes Zielverzeichnis auswählen.
∼
Zusätzlich können Sie sich über „Disk Cost“ über den benötigten Plattenplatz informieren.
2.
„Confirm Installation“:
Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie alle Einstellungen wunschgemäß vorgenommen haben, klicken
Sie auf „Next>“ um die eigentliche Installation zu beginnen. Über die Schaltfläche „Back >“ können
Sie zurückgehen, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. Mit der Schaltfläche „Cancel“ brechen Sie
den Installationsvorgang ab.
3. „Installing Brainloop Send-To“:
Das eigentliche Installationsprogramm läuft. Der blaue Balken zeigt den Fortschritt an. Sobald die
Installation beendet ist, wird die Schaltfläche „Next“ aktiviert. Klicken Sie auf „Next“ um fortzufahren.
4. „Installation Complete“
Die Installation ist jetzt beendet. Klicken Sie auf „Close“ um das Fenster zu schließen.
3.2.1
Allgemeines zur Installation
Während der Installation werden die notwendigen Voraussetzungen geprüft und gegebenenfalls fehlende
Komponenten zusätzlich installiert bzw. Hinweise zur Installation gegeben:
•
Microsoft .NET Framework 3.5
4. Konfiguration
4.1 Konfiguration eines Brainloop Datenraum-Servers
Der Dialog zur Konfiguration eines Datenraum-Servers erscheint automatisch, nachdem Sie Brainloop Send-To
gestartet haben, wenn Sie bisher noch keinen Datenraum-Server konfiguriert haben. Darüber hinaus können Sie
später weitere Server-Konfigurationen anlegen oder bestehende ändern.
•
Dialog Server-Verbindung
Im Dialog zur Konfiguration der Server-Verbindung nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:
•
„Server URL“
Wählen Sie einen der vorkonfigurierten Server-Pfade aus oder geben Sie einen vollständigen URL-Pfad
neu ein (z.B. https://my.brainloop.net)
•
„Login Methode“
Wählen Sie eine Login Methode, mit der Sie sich normalerweise am Datenraum anmelden und tragen Sie
die Login Details ein:
−
„Benutzername und Kennwort“
Tragen Sie die E-Mail Adresse ein, mit der Sie sich sonst am Datenraum-Server anmelden, und
geben Sie das entsprechende Passwort ein.
Bitte beachten Sie:
Wenn Sie Ihr Passwort im Datenraum ändern, müssen Sie auch in der Konfiguration des
Brainloop Send-To Ihr Passwort anpassen.
−
−
„Zertifikat“
Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Login Methode zulässt. Ihnen
werden die auf Ihrem Rechner verfügbaren Zertifikate angeboten. Bitte wählen Sie das Zertifikat aus,
das auf dem Datenraum-Server für Ihren Benutzer hinterlegt ist.
7
−
•
„Windows-Login“
Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Login Methode zulässt.
Neue Server-Konfigurationen anlegen:
Im Send-To Dialog klicken Sie auf „Browse“ und wählen Sie dann das grüne
.
•
Bestehende Server-Konfiguration anpassen:
Im Send-To Dialog klicken Sie auf „Browse“ und dort auf den Namen des Servers, den Sie ändern wollen.
Dann wählen Sie entweder über die rechte Maustaste aus dem Menü „Server ändern“ oder das Icon
.
•
Löschen einer Server-Konfiguration
Im Send-To Dialog klicken Sie auf „Browse“ und dort auf den zu löschenden Server. Dann wählen Sie
entweder über die rechte Maustaste aus dem Menü „Server löschen“ oder das Icon .
4.2 Weitere Optionen für Brainloop Send-To
Weitere Optionen finden Sie über die Schaltfläche „Optionen“ im Send-To Dialog:
•
„Immer die vollständige Integritätsprüfung (Dokumenten-Fingerabdruck) durchführen“
Beim Hochladen von Dokumenten wird überprüft, ob das Dokument bereits im Ziel-Ordner existiert. Ist die
Option aktiviert, so wird immer der Fingerabdruck des Dokumentes berechnet, um die inhaltliche
Übereinstimmung mit dem Ziel-Dokument zu vergleichen. Ist die Option deaktiviert, so wird bei gleichem
Dokument-Namen nur der Zeitstempel verglichen.
•
„Verbindung“
Hier können technische Parameter verändert werden, die nur der erfahrene und technisch versierte
Benutzer anpassen sollte.
•
−
„Timeout“
Der Timeout gibt an, wie lange ein einzelner Auftrag an den Server maximal dauern darf. Das
Speichern großer E-Mail-Anhänge wird in der Regel auf mehrere Aufträge verteilt (siehe „Puffer
Größe“). Der Timeout bezieht sich dann auf die einzelnen Aufträge und nicht auf die Gesamtzeit der
Datenübertragung.
−
„Puffer Größe“
Der Parameter definiert, welche Puffergröße für große Dateien verwendet werden soll. Dabei wird
eine große Datei in kleinen Einzelstücken bzw. Einzel-Aufträgen übertragen und am Server wieder
zusammengesetzt.
„Proxy aktivieren“
Ist diese Option aktiviert, greift Brainloop Send-To über eine Proxy-Konfiguration auf den DatenraumServer zu. Klicken Sie auf Einstellungen, um die Proxy-Einstellungen zu ändern. Dabei gibt es folgenden
Möglichkeiten:
−
„Proxy automatisch ermitteln“
Mit dieser Option werden die Proxy Einstellungen vom Internet Explorer des lokalen PCs
übernommen und mit diesen Einstellungen die Verbindung zum Server aufgebaut. Je nach Proxy
Einstellungen müssen Sie hier evtl. Ihr Passwort für den Zugriff auf das Internet eingeben.
−
„Manuelle Proxy-Konfiguration“
Wählen Sie diese Option, um den Hostnamen, die Portnummer, Benutzername und Passwort des
Proxys manuell einzupflegen.
5. Brainloop Send-To im graphischen Dialog
Die graphische Oberfläche von Brainloop Send-To erlaubt Ihnen Dokumente und Ordner bequem in einen
sicheren Datenraum hochzuladen. Brainloop Send-To funktioniert dabei auch dann, wenn z.B. das Volumen die
normalen Grenzwerte für den Web-Upload oder WebDAV Upload überschreitet. Darüber hinaus können einzelne
Dokumente auch sicher per E-Mail Link über den sicheren Datenraum versendet werden.
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5.1 Hochladen von Dokumenten und Ordnern
1. Markieren Sie im Windows Explorer die Dateien und Ordner, die Sie in einen sicheren Datenraum
hochladen wollen.
2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Menü und wählen Sie „Senden an“ > „Brainloop Secure
Dataroom“
3. Wenn Sie Brainloop Send-To zum ersten Mal aufrufen, werden Sie zunächst aufgefordert eine ServerVerbindung zu konfigurieren und daraufhin einen Zielordner auszuwählen (siehe Abschnitt 4.1).
Desweiteren stehen Ihnen im Brainloop Send-To Dialog die folgenden Optionen zur Verfügung:
−
Zielordner
Wählen Sie einen Zielordner, in den Sie die Dokumente und Ordner ablegen wollen. Der zuletzt
verwendete Ordner ist bereits vorausgewählt. Die weiteren fünf zuletzt verwendeten Ordner können
Sie über die Drop-Down-Liste direkt im Dialogfenster auswählen. Wenn der gewünschte Ordner
nicht in der Liste enthalten ist, können Sie sich über „Browse“ sämtliche Ordner des Datenraums und
sämtliche Datenräume des Servers, auf die Sie Zugriff haben, anzeigen lassen. Hier können Sie
auch Verbindungen zu weiteren Servern konfigurieren (siehe Abschnitt 4.1).
−
Einfrieren der Dokumente beim Hochladen
Sie können entscheiden, ob der Dokumenten-Inhalt nach dem Hochladen automatisch eingefroren
werden soll. Dann wird die Dokumenten-Version für das weitere Editieren im Datenraum gesperrt
und steht unmittelbar als die Brainnmark-Version zur Verfügung. Falls allerdings im Datenraum für
den Ziel-Ordner Auto-Versionierung aktiviert ist, werden die Dokumente auch unabhängig von dieser
Option eingefroren.
−
Berichtsdatei
Hier können Sie einstellen, wohin der Detail-Bericht über den Transfer geschrieben werden soll.
Voreingestellt ist dasselbe Verzeichnis, das beim letzten Aufruf von Brainloop Send-To verwendet
wurde. Über „Browse“ können Sie ein anderes auswählen.
Bitte beachten Sie:
Die Berichtsdatei vom vorangegangen Brainloop Send-To Aufruf wird überschrieben, wenn
Sie den Pfad nicht ändern.
−
Simulieren
Wenn Sie viele Dateien auf einmal übertragen wollen, kann es hilfreich sein, den Transfer zunächst
zu simulieren. Dabei werden die formalen Kriterien und die Erreichbarkeit der Dateien und des
Zielordners überprüft. Die detailierten Ergebnisse der Überprüfung werden in die Berichtsdatei
geschrieben.
−
Optionen
Diese Schaltfläche öffnet einen Dialog zum Verändern weiterer Optionen. Die Beschreibung der
Optionen finden Sie in Abschnitt 4.2.
4. Klicken Sie auf „Ok“, wenn Sie die Einstellungen wie gewünscht vorgenommen haben. Nach der
Fertigstellung des Transfers finden Sie in der Berichtsdatei eine detaillierte Auflistung der transferierten
und der geprüften Dateien und ihren jeweiligen Status.
5.2 Versenden von Dokumenten
Wenn Sie im Windows Explorer eine einzelne Datei markieren und dann über das Menü der rechten Maustaste
„Senden an“ > „Brainloop Secure Dataroom“ wählen, werden Ihnen, neben den Optionen zum Hochladen von
Dateien, zusätzliche Optionen zum Versenden der Datei angeboten.
1. Markieren Sie die Datei, die Sie hochladen und versenden wollen, und wählen Sie über das Menü der
rechten Maustaste „Senden an“ > „Brainloop Secure Dataroom“
2. Wenn Sie Brainloop Send-To zum ersten Mal aufrufen, werden Sie zunächst aufgefordert eine ServerVerbindung zu konfigurieren und daraufhin einen Zielordner auszuwählen (siehe Abschnitt 4.1).
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3. Im Brainloop Send-To Dialog haben Sie verschiedene Optionen zum Hochladen von Dateien, wie oben
beschrieben (siehe Abschnitt 5.1). Zusätzlich gibt es die folgenden Felder zum Versenden einer E-Mail mit
einem Link zum Dokument, das im Datenraum abgelegt wird:
−
Empfänger
Geben Sie hier die E-Mail Adresse des oder der Empfänger ein. Über die Schaltfläche „An“ können
Sie E-Mail Adressen auswählen und hinzufügen, die Sie bereits vorher im Rahmen von Brainloop
Send-To verwendet haben.
−
Betreff
Sobald Sie etwas in das Feld „Empfänger“ eintragen, wird ein Feld zur Eingabe eines Betreffs für die
E-Mail sichtbar. Geben Sie den Text ein, der im Betreff der E-Mail erscheinen soll.
−
Nachricht
Sobald Sie etwas in das Feld „Empfänger“ eintragen, wird ein Feld zur Eingabe einer Textnachricht
sichtbar. Geben Sie die Nachricht ein, die zusätzlich zum Link auf das Dokument an den Empfänger
gesendet werden soll.
−
„Abholfrist“
Hier wird festgelegt wie lange der Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Nach Ablauf der Frist
kann der Empfänger das Dokument nicht mehr über den Link in der E-Mail öffnen. Der
vorgeschlagene Wert ist die maximal zulässige Frist des gewählten Ablage-Verzeichnisses für
externe Links.
−
„Versandart“
Die Versandart bestimmt die notwendige Authentifizierung durch den Empfänger, um auf das
Dokument zugreifen zu können. Die Werte, die angeboten werden, werden durch den ausgewählten
Ablage-Ordner bestimmt. Der vorgeschlagene Wert erfordert den schwächsten Grad der
Authentifizierung.
4. Klicken Sie „Ok“ nachdem Sie alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen haben. Nun wird das
Dokument in den von Ihnen spezifizierten Ordner im Datenraum hochgeladen und danach eine E-Mail mit
Ihrem Betreff, Ihrer Textnachricht und eingelagertem Link auf das Dokument an die von Ihnen
eingegebenen Empfänger verschickt. Über Ihren Nachrichten-Ausgang im Datenraum können Sie
nachverfolgen, ob und wann die Empfänger das Dokument heruntergeladen haben. Auch können Sie dort
eine automatische Benachrichtigung dafür aktivieren.
•
Die E-Mail Empfänger erhalten nun eine E-Mail, mit einem Link auf das Dokument im Datenraum. Das im
Datenraum abgelegte Dokument wird eingefroren. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche
Dokumentenversion verschickt wurde.
Existiert bereits ein Dokument mit demselben Namen und demselben Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, so
wird das Dokument nicht erneut im Datenraum abgelegt. Existiert ein Dokument mit demselben Namen aber
anderem Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, so wird für das Dokument im Datenraum eine neue Version
angelegt, sofern Sie die entsprechende Berechtigung auf dem Dokument haben.
5.2.1
Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden
Die Sicherheitsoptionen, die im Brainloop Send-To Dialog zur Verfügung stehen, werden durch die SicherheitsEinstellungen des Ablage-Verzeichnisses im Datenraum bestimmt. Diese werden durch die allgemeinen
Sicherheits-Einstellungen des Datenraums, durch eine auf das Verzeichnis angewendete Sicherheits-Kategorie
und durch die Berechtigungen auf das Verzeichnis konfiguriert.
Um die notwendigen Eingaben beim sicheren Versand mit Brainloop Send-To zu
minimieren, empfiehlt es sich, Ordner im Datenraum anzulegen, die bereits so konfiguriert
werden, wie sie für die Verwendung des Send-To gebraucht werden.
Dies betrifft folgende Optionen:
•
„Auslieferung über“
Um ein Datenraum-Verzeichnis für das sichere Versenden verwenden zu können, müssen Sie im
Datenraum auf diesem Verzeichnis die Berechtigung „Unterobjekt anlegen“ haben.
10
•
•
„Versandart“
Von den im gewählten Verzeichnis verfügbaren Arten, wird jeweils die ausgewählt, die den schwächsten
Authentifizierungsgrad erfordert:
−
„Senden an Datenraummitglieder“
Wird unter „Versandart“ nur der Wert „Senden an Datenraummitglieder“ angeboten, so sind die
Funktionen zum Versenden an Nicht-Datenraum-Mitglieder für dieses Verzeichnis deaktiviert.
Wählen Sie „Senden an Datenraummitglieder“, dann muss der Empfänger Mitglied des Datenraums
sein, Zugriffsberechtigung auf das Ablage-Verzeichnis haben und sich vor dem Zugriff auf das
Dokument am Datenraum anmelden.
−
„Senden an Externe mit PIN“
Diese Versandart erfordert von dem Empfänger vor dem Zugriff auf das Dokument die Eingabe einer
Einmal-PIN, die ihm per E-Mail zugesendet wird. In der Historie des Dokumentes wird die E-Mail
Adresse des Empfängers registriert.
−
Senden an Externe“
Wählen Sie diese Versandart, wenn Sie ein Dokument an einen Empfänger schicken möchten, der
kein Mitglied des Datenraums ist oder der sich nicht als solcher authentifizieren soll, um auf das
Dokument zuzugreifen. In der Historie des Dokumentes wird die E-Mail Adresse des Empfängers
registriert.
Auslieferformat
−
Die verfügbaren Auslieferformate werden durch das Ablageverzeichnis und die gewählte Versandart
bestimmt. Von den verfügbaren Formaten, wird das am stärksten geschützte vorausgewählt.
−
Brainmark-Format
Welche Ausprägung das Brainmark-Format hat, wird durch die Datenraum-Konfiguration und durch
die Sicherheitskategorie des Ablage-Ordners bestimmt. Nur bestimmte Datei-Formate können in ein
Brainmark-Format konvertiert werden (Word, Excel, PowerPoint, PDF, XPS, TXT, und die
Bildformate TIFF, JPEG, GIF, BMP, PNG).
6. Brainloop Send-To in der Kommandozeile
Brainloop Send-To steht auch als Funktion auf der Kommandozeilen-Ebene zur Verfügung. Über diese Funktion
ist es möglich, Brainloop Send-To z.B. in Job-Scheduling Anwendungen einzubinden. Die zur Verfügung
stehenden Optionen weichen etwas von der Funktion im graphischen Dialog ab. Zur Verfügung stehen folgende
Optionen:
•
Hochladen von Dateien von einem lokalen Dateisystem in den Datenraum
•
Herunterladen von Dokumenten aus dem Datenraum in ein lokales Dateisystem
•
Simulieren des Hochladens
Anhang A.1 zeigt ein Beispiel für die Verwendung von Send-To in einer Batch-Datei, die über die Kommandozeile
ausgeführt wird. Das dafür zu verwendende Programm heißt SendToShell. Es besteht auch die Möglichkeit die
Eingabeoptionen aus einer XML Datei herauszulesen (Dafür siehe Anhang A.2 und B).
SendToShell erfordert die folgende Syntax:
SendToShell.exe [/?] /s <Server> ( /u <Benutzername> /p <Passwort> | /winlogin |
/certissuer "<Herausgeber Zertifikat>" /certname "<Name Zertifikat>" ) /l "<lokaler
Pfad>" [/o <Objekt-Id> | /t "<Ziel-Pfad>"] [/d <Datenraum-Id>] [/m <Modus>]
[/simulate] [/r "<lokaler Pfad zur Berichtsdatei>"] [/move] [/ignoreroot]
oder
SendToShell.exe /i "OPTIONS PATH"
Wobei die Parameter die folgenden Bedeutungen haben:
11
/?
zur Ausgabe eines Hilfetextes mit Erläuterung der Syntax
/s
Geben Sie hier die URL des Servers ein, zu dem sich SendTo.exe verbinden soll, wie z.B.
my.brainloop.net. Die Server-Verbindung muss zunächst über den graphischen Dialog
eingerichtet werden.
/u
Name eines gültigen Benutzers, mit dem sich SendToShell an dem spezfizierten Server
anmeldet.
/p
Muß von einem Passwort gefolgt sein, daß zum Parameter /u paßt.
/winlogin
Markiert, daß zum Anmelden an den spezifizierten Server das aktuelle Windows Login
verwendet werden soll. Dies ist alternativ zu /u und /p zu verwenden.
/certissuer
Wenn der Login an den spezifizierten Server über ein Zertifikat erfolgen soll, dann markiert
dieser Parameter die Bezeichnung des Herausgebers des Zertifkats. Dies ist alternativ zu /u und
/p zu verwenden.
/certname
Wenn der Login an den spezifizierten Server über ein Zertifikat erfolgen soll, dann markiert
dieser Parameter den Namen des Zertifikats, dessen Herausgeber unter /certissuer spezifiziert
ist. Dies ist alternativ zu /u und /p zu verwenden.
/l
Geben Sie hier den vollen Pfad markiert mit „und“ ein, von dem aus Sie Dokumente hochladen
oder wohin Sie Dokumente herunterladen möchten.
Bitte Beachten: Wählen Sie nicht den Systemwurzel-Ordner, z.B. C:\, da dieser Ordner
meinstens speziell geschützte Dateien und Unterordner enthält, auf die Send-To nicht zugreifen
kann und die zu einem Fehler führen werden.
/o
Geben Sie hier die eindeutige Id-Nummer des Ordners im sicheren Datenraum ein, in den Sie
die Dateien hochladen oder von dem aus Sie die Dokumente herunterladen möchten, ein.
/t
Muß von einem Datenraum-Pfad in der Form "/My DRC/My Dataroom/Documents/My Folder"
gefolgt sein. Dies spezifiziert den Datenraum-Ordner von dem oder in den Dokumente herunteroder hochgeladen werden sollen. It specifies the Dataroom folder to which or from which SendTo should upload or download documents. Dies ist alternativ zu /o zu verwenden.
/d
Geben Sie hier die eindeutige Id-Nummer des Datenraums ein, in den Sie Dokumente
hochladen oder von dem Sie Dokumente herunterladen möchten, ein. Wenn dieser Parameter
weggelassen wird, wird die Datenraum-Id aus den Werten hinter /o oder /t ermittelt.
/m
Optional
Geben Sie gegebenenfalls einen Modus ein bzw. einen der folgenden Werte:
•
UPLOAD
wenn Sie Dokumente in einen sicheren Datenraum hochladen möchten. Das ist der
Standard-wert.
•
DOWNLOAD
wenn Sie Dokumente vom Datenraum in ein lokales Verzeichnis herunterladen wollen.
/simulate
Optional
wenn Sie den Vorgang simulieren möchten, ohne dass Dokumente übertragen werden
/r
Optional
Geben Sie hier den Pfad markiert mit “und” einschließlich Dateiname an, wohin die
Berichtsdatei geschrieben werden soll. Als Formate sind .xml und .xls möglich. Beispiel
"c:\temp\report.xls"
12
/move
Optional
Quell-Dateien werden die nach dem vollständigen Transfer gelöscht.
/ignoreroot
Optional
Es werden nur die Dateien unterhalb eines spezifizierten Quellordners transferiert, nicht jedoch
der Ordner selbst.
/i
Muß von einem gültigen Pfad zu einer XML-Datei gefolgt sein. In diesem Fall wird SendToShell
die Eingabe-Optionen aus der XML-Datei herauslesen. Der Parameter ist alternativ zu allen
anderen Parametern zu verwenden. Siehe Anhang B für weitere Details wie die XML-Datei
strukturiert sein muß.
Brainloop Send-To auf der Kommandozeilen-Ebene gibt die folgenden Status-Indikatoren zurück:
0
Alles ok, es sind keine Fehler aufgetreten.
1
Es ist mindestens ein nicht näher zu spezifizierender Fehler aufgetreten
2
Die eingegebenen Parameter entsprechen nicht der Syntax
3
Es sind keine Server-Verbindungen konfiguriert
4
Es konnte keine Verbindung zum Datenraum hergestellt werden. Der Datenraum wurde
nicht gefunden.
5
Der Ziel-Ordner im Datenraum wurde nicht gefunden
7. Reporting
Brainloop Send-To protokolliert jede Phase beim Übertragen der Dateien in einer Datei SendTo-Report.xml oder
SendTo-Report.xls. Für jede bearbeitete Datei wird eine Zeile in der Berichtsdatei eingetragen.
Der Bericht gibt Auskunft über:
−
Typ des bearbeiteten Objekts, entweder Datei oder Ordner
−
Status der Übertragung: entweder das Objekt wurde neu angelegt, oder es existiert bereits und
nichts wurde übertragen, oder es wurde eine neue Version angelegt, oder es gab einen Fehler
−
Anfangszeit der Bearbeitung
−
Ende der Bearbeitung
−
Dauer der Bearbeitung
−
Umfang der übertragenen Daten
−
Objekt-Identifikation falls das Objekt neu angelegt wurde oder schon existiert
−
Fingerabdruck des bearbeiteten Dokumentes
−
Pfad des Quellobjektes
−
Pfad des Zielobjektes
−
Konkrete Fehlermeldung, falls ein Fehler aufgetreten ist.
13
Tritt bei der Bearbeitung eines Objektes ein Fehler auf, so überspringt Brainloop Send-To diese und fährt mit dem
nächsten fort. Treten wären der Bearbeitung Verbindungsprobleme auf, so wird mehrmals versucht, die
Verbindung wieder herzustellen und mit der Übertragung fortzufahren.
Die Berichtsdatei wird standardmäßig in das lokale Temp-Verzeichnis geschrieben. Es kann aber auch ein
anderer Ablageort gewählt werden.
Die Datei kann entweder als reine xml-Datei oder in einem XML-Format, das in Microsoft Excel geöffnet werden
kann und bereits diverse Komfortfunktionen vorkonfiguriert hat (Filter), abgelegt werden. In ersterem Fall wählen
Sie „.xml“ als Dateierweiterung, in letzterem Fall ein Excel Format als Dateierweiterung.
14
A. Anhang Batch-Dateien
A.1. Batch-Datei für das Ausführen von Send-To auf Kommandozeile
::batch.bat
::
@ECHO OFF
ECHO RUNNING EXAMPLE BATCH FILE
ECHO.
:Run Send To Shell
sendtoshell /s my.brainloop.net /u [email protected] /p MyPassword /l "C:\temp\"
/t "/My DRC/My Dataroom/Documents/My Folder" /d 2010
ECHO.
ECHO.
IF ERRORLEVEL 7 GOTO SERVERCONNECT
IF ERRORLEVEL 6 GOTO OKWithErrors
IF ERRORLEVEL 5 GOTO DMONotFound
IF ERRORLEVEL 4 GOTO DataroomNotFound
IF ERRORLEVEL 3 GOTO NoServersConfigured
IF ERRORLEVEL 2 GOTO ArgumentException
IF ERRORLEVEL 1 GOTO UnknownError
IF ERRORLEVEL 0 GOTO AllOk
:UnknownError
ECHO Unknown Error!
GOTO END
:OKWithErrors
ECHO OK With Errors!
GOTO END
:DMONotFound
ECHO DMO not found!
GOTO END
:DataroomNotFound
15
ECHO Dataroom not found!
GOTO END
:NoServersConfigured
ECHO No servers configured!
GOTO END
:ArgumentException
ECHO Argument Exception!
GOTO END
:AllOk
ECHO All OK!
GOTO END
:END
16
A.2. Batch-Datei zum Aufruf von SendToShell mit XML-Datei
::batch.bat
::
@ECHO OFF
ECHO RUNNING EXAMPLE BATCH FILE
ECHO.
:Run Send To Shell
"C:\Program Files\Brainloop\Brainloop Send-To\sendtoshell" /i
ExampleSendToOptions.xml
ECHO.
ECHO.
IF ERRORLEVEL 7 GOTO SERVERCONNECT
IF ERRORLEVEL 6 GOTO OKWithErrors
IF ERRORLEVEL 5 GOTO DMONotFound
IF ERRORLEVEL 4 GOTO DataroomNotFound
IF ERRORLEVEL 3 GOTO NoServersConfigured
IF ERRORLEVEL 2 GOTO ArgumentException
IF ERRORLEVEL 1 GOTO UnknownError
IF ERRORLEVEL 0 GOTO AllOk
:SERVERCONNECT
ECHO Failed to connect to server!
GOTO END
:UnknownError
ECHO Unknown Error!
GOTO END
:OKWithErrors
ECHO OK With Errors!
GOTO END
:DMONotFound
ECHO DMO not found!
GOTO END
17
:DataroomNotFound
ECHO Dataroom not found!
GOTO END
:NoServersConfigured
ECHO No servers configured!
GOTO END
:ArgumentException
ECHO Argument Exception!
GOTO END
:AllOk
ECHO All OK!
GOTO END
:END
18
B. Anhang – XML-Datei Format
Der Anhang illustriert an einem Beispiel, wie eine SML-Datei strukturiert sein muß, damit sie von SendToShell
korrekt interpretiert wird. Die Parameter sind mit Volltext-Tags markiert und nicht mit den Symbolen, die direkt auf
der Kommandozeile interpretiert werden.
Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie die SML-Datei für Ihre eigenen Zwecke nutzen wollen:
1. Markieren Sie mit der Maus den untenstehenden XML-Inhalt.
2. Kopieren Sie den markierten Text und fügen Sie in eine leere Text-Datei ein. Dafür genügt ein ganz einfacher
Text-Editor.
3. Speichern Sie die neue Datei mit der Datei-Erweiterung ".xml".
4. Fügen Sie Ihre eigene Datenraum- Login-Information hinzu. Wählen Sie die Login-Methode, die Ihr ZielDatenraum erfordert. Das Passwort wird nachdem ersten Ausführen der Batch-Datei (siehe Anhang A.2) mit
dieser Datei als Eingabe-Option an SendToShell durch eine verschlüsselte Darstellung ersetzt.
5. Ändern Sie den lokalen Pfad durch den Pfad, von dem oder zu dem Sie Datenraum-Dokumente transferieren
wollen.
6. Aktualisieren Sie die Referenzen auf Datenraum und Datenraum-Objekte.
7. Aktualisieren Sie den Zielpfad für die Berichtsdatei, wenn gewünscht. Sie müssen das Verzeichnis ggfls
selbst anlegen, bevor Sie die XML-Datei verwenden.
8. Spezifizieren Sie, ob Sie zum oder vom Datenraum Hoch- oder Herunterladen wollen.
9. Entfernen Sie alle Zeilen, die Sie nicht benötigen, unterhalb von "Authentication" und "DR Item to Download
or Upload".
10. Entfernen Sie alle Kommentarzeilen. Das sind alle Zeilen die mit “>>” beginnen.
11. Passen Sie Ihre Batch-Datei so an, daß auf die neue XML-Datei verweist (siehe Anhang A.2).
XML Beispiel:
<brainloop>
<option>
<Server>my.brainloop.net</Server>
<LocalPath>c:\temp</LocalPath>
>> Authentication. Use Username and Password, Certificate or Windows Login
>> Username and Password
<Username>[email protected]</Username>
<Password>Password</Password>
>> Certificate
<CertIssuer>ou=brainloop,ou=com</CertIssuer>
<CertName>dn=user,dn=name</CertName>
>> Windows Login
<WindowsLogin>true</WindowsLogin>
>> DR Item to Download or Upload (Use EITHER object id OR target path!)
<ObjectID>201201</ObjectID>
19
<TargetPath>/My DRC/My Dataroom/Documents/My Folder</TargetPath>
>> Dataroom Containing DR Item (Use object ID)
<DataroomID>1111</DataroomID>
<Mode>UPLOAD or DOWNLOAD</Mode>
<Simulation>false</Simulation>
>> Quell-Ordner nicht übertragen, nur seine Inhalte, sonst false als Wert
<IgnoreRoot>true</IgnoreRoot>
>> Löscht die Quell-Objekte nach dem vollständigen Transfer, sonst false als Wert
<Move>true</Move>
>> Report Folder Must Already Exist
<ReportPath>c:\Report Files\report.xls</ReportPath>
</option>
</brainloop>
Falls der Transfer nur simuliert werden soll, ersetzen Sie hinter dem Tag <Simulation “false” mit “true”.
Falls irgendein Pfad eine der foglenden Symbole enthält, ersetzen Sie diese bitte entsprechend der folgenden
Tabelle:
Symbol
Entität
<
<
>
>
&
&
"
"
'
'
© Copyright © 2009, Brainloop AG. Alle Rechte vorbehalten.
Alle Warenzeichen, die in diesem Dokument genannt werden, sind das Eigentum Ihrer jeweiligen Besitzer.
20

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